Analisis Sistem Perbaikan Pelayanan Informasi Dan Publikasi Data Publik Di Pusdalisbang Jawa Barat

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:

“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu ”. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.

2.1.1 Elemen sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu: 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

Dengan definisi di atas kita bisa menggambarkan sistem dengan menentukan bagian– bagian dan cirri-ciri sistem dari tujuan yang harus di capai .

Sistem memiliki ciri-ciri yang secara umun terdiri dari:

1. Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang di capai oleh suatu sistem.

2. Batas sistem yang garis abtraksi yang memisahkan antara sub sistem dengan Lingkungannya.

3. Sub sistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem.

4. Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara sub sub–sub sistem lainnya setingkat.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut.

2.1.2.1 Komponen Sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2.1.2.2 Batas Sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

2.1.2.3 Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.

2.1.2.4 Interface

Interface Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya.

2.1.2.3 Input

Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.

2.1.2.4 Output

Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.

Pengolah Sistem (process) Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran Sistem (objective) Suatu sistem

mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini:

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik (physical sistem) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan manusia (human made sistem) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistematau ada yang menyebuy

dengan machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man-machine sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open sistem)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena

sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut:

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.

Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.

2.2 Pengetian Informasi

Informasi adalah hasil sebuah pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Beberapa pengertian sistem memiliki penda yang berbeda yaitu:

Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

Suatu sistem informasi (SI) atau information sistem (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses proses, dan antar muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuatkeputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.

Sebuah sistem informasi merupakan suatu kumpulan atau seperangkat komponen yang berhubungan dan mendukung dengan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi.

Hasil dari proses tersebut digunakan pihak manajemen sebagai suatu dasar dalam pembuatan keputusanorganisasi.

Selain itu sistem informasi yang baik juga dapat membantu dalam hal penganalisaan dan visualisasi masalah dalam penciptaan produk baru.

2.4.1 Flow map

Flow Map mendefinisikan hubungan antara bagian (Proses pelaku), proses (manual/berbasis computer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran masukan). Simbol-Simbol Flow Map

2.4.2 Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem informasi baik secara glonal ataupun menyeluruh mengenai keterkatan aliran-aliran data antara lain sistem dengan kesatuan luar. Diagram konteks menyeret sejumlah karakteriktik sistem yaitu :

1. Kelompok pemakai yaitu organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi.

2. Data masuk yaitu data yang di terima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

Data keluar yaitu data yang di hasilkan sistem Penyimpanan data yaitu digunakan secara bersama-sama antara sistem dengan terminator. Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu

sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Komponen DFD

Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksud mewakili:

1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. data flow (arus data)

3. process (proses)

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang

Kegiatan pembangunan di Jawa Barat sekarang sudah berkembang dan maju seperti pembangunan jalan,perbaikan jalan,pembangunan gedung sekolah,pembangunan pada setiap daerah yang terkena bencana dll. Hal ini dapat terlihat dari banyaknya bidang yang sudah tercapai pada pembangunan di Provinsi Jawa barat.

PUSDALISBANG ( Pusat data dan analisa pembangunan) adalah unsur pelaksana tugas teknis operasional dan teknis penunjang pada Bappeda Provinsi jawa barat.jadi semua data serta analisa pembangunan ada di pusdalisbang.adapun keluhan-keluhan masyarakat tentang pembangunan di Jawa Barat yang mungkin belum maximal atau belum rampung yang dimana keluhan tersebut bisa di aspirasikan ke Pusdalisbang. Pemerintah Provinsi Jawa Barat pada tanggal 1 Januari 2010 telah meluncurkan layanan pesan singkat (SMS) Komunikasi Interaktif Pembangunan yang diberi nama ”SMS Jabar Membangun“ Media interaktif masyarakat dalam menyalurkan inisiatif, inovatif, dan masukan bahkan keluhan yang berhubungan dengan pembangunan Jawa Barat. Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas dan akuntabilitas layanan perencanaan pembangunan di Jawa Barat yang dikelola oleh Pusat Data dan Analisa Pembangunan (Pusdalisbang) pada Bappeda Provinsi Jawa Barat, yang beralamat di Jalan Sangkuriang No. 2 Bandung . Dalam hal inilah akhirnya membuat penulis ingin berbagi pengalaman kepada semua

pembaca dan tertarik untuk menyusun laporan kerja praktek dengan judul “SISTEM PERBAIKAN PELAYANAN INFORMASI DAN PUBLIKASI DATA PUBLIK DI PUSDALISBANG JAWA BARAT”

1.2 dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Berdasarkan kerja praktek yang telah dijalani, maka kami bermaksud untuk memperbaiki sistem pelayanan sistem informasi dan publikasi data publik. Identifikasi masalah dari penggunaan sistem pengelolaan data dan dokumen yang ada, untuk kemudahaan permasalahan dapat diidentifikasi sebagai berikut:

1. Belum efektifnya sistem penyajian data publik kepada masyarakat

2. Sering terjadinya data data yang diberikan kepada masyarakat tidak sesuai dan tidak memakai prosedur.

b. Rumusan masalah

1. Bagaimana sistem penyajian data publik kepada masyarakat.

2. Bagaimana agar pemberian data bisa tersampaikan dengan baik kepada masyarakat dan sesuai dengan prosedur.

3. Bagaimana sistem yang dibuat bisa untuk menaikan kelayakan dan kebutuhan masyarakat

4. Bagaimana sistem yang baik pada bagian pelayanan informasi dan komunikasi

5. Bagaimana sistem informasi agar bisa menyampaikan aspirasi dan keluhan masyarakat.

1.3 Maksud dan Tujuan

Selain sebagai untuk syarat dari salah satu mata kuliah Kerja Praktek maksud dari pembuatan laporan ini adalah untuk :

1. Untuk memperbaiki pelayanan sistem informasi dan publikasi data publik. PadaUPTB- PUSDALISBANG JAWA BARAT.

2. Untuk membuat perancangan suatu sistem SOP ( Standard Operational Procedure)

3. Untuk mengetahui sistem informasi yang sedang berjalan.

4. Mengetahui sistem yang dipakai dalan penyajian data terhadap masyarakat. 5. Untuk menjadikan suatu sistem yang baru ini atau sop lebih baik dari sistem

yang lama.

1.4 Batasan Masalah

Batasan dari pembuatan laporan adalah merancang sistem penyajian publikasi data publik kepada masyarakat dengan lebih baik dengan menggunakan suatu sistem SOP(standar Operasional Prosedur) dalam ruang lingkup unit pelayanan informasi dan komunikasi serta analisis dan pendataan pada UPTB-Pusdalisbang

Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek di laksanakan selama 25 hari yaitu pada : Tanggal : 5 juli 2010 sampai dengan 30 juli 2010

Waktu : senin s/d jumat pkl. 07.30 s/d pkl.16.30

Tempat : UPTB - Pusat Data dan Analisa Pembangunan (Pusdalisbang) pada Bappeda Provinsi Jawa Barat

Alamat : Jalan Sangkuriang No. 2 Bandung .

Jadwal Kegiatan kerja Praktek

No Aktivitas

Minggu Ke

1 2 3 4

1 Pengenalan Pusdalisbang 2 Menganalisis Pusdalisbang

3 Pembuatan laporan PKL

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem 4.1.1 Analisis Dokumen

Beberapa istilah yang digunakan dalam Pedoman Umum Sistem Penyediaan Layanan Informasi ini dan pengertiannya diuraikan sebagaimana berikut ini.

1. Akses

Hak, peluang, atau cara untuk mencari (searching), menggunakan (using), atau mengambil kembali (retrieving) informasi.

Akuntabilitas

Prinsip bahwa orang perorangan, organisasi, atau masyarakat bertanggung jawab atas tindakannya dan mungkin diharuskan menjelaskan tindakan mereka itu kepada pihak lain.

2. Badan Publik

Lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

3. Diseminasi

Prosedur penyebaran informasi, dilakukan secara aktif maupun pasif. Diseminasi ini merupakan elemen integral dari managemen sumber daya informasi, sehingga menjadi bagian yang perlu direncanakan, dikalkulasi pembiayaannya, dikelola dan dikontrol sejak dari proses awal penciptaan informasi.

4. Disposisi

Serangkaian proses yang berhubungan dengan pelaksanaan keputusan penyimpanan, penghancuran, atau transfer terhadap dokumen.

5. Dokumen

Informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang perorangan, karena kewajiban hukum atau berkaitan dengan transaksi kerja.

6. Informasi

Keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.

Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badanpublik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

8. Katalogisasi

Proses mengidentifikasi kategori aktivitas badan publik di mana dokumen akan ditempatkan selanjutnya.

9. Klasifikasi

Pengidentifikasian dan penyusunan kegiatan kerja dan atau dokumen secara sistematis ke dalam kategori-kategori mengikuti konvensi, metode, dan aturan-aturan terstruktur yang dinyatakan dalam sistem klasifikasi. 10.Konversi

Proses mengubah dokumen dari suatu medium ke medium yang lain atau dari suatu format ke format yang lain. Pelayanan Informasi Jasa yang wajib diberikan oleh lembaga publik berupa pemberian informasi kepada masyarakat dengan menyebutkan meliputi jenis informasi yang diberikan, pihak (atau bagian dalam organisasi) yang menyediakan pelayanan informasi, orang yang berhak mendapatkan pelayanan, mekanisme pelayanan serta konsekuensi biaya yang mungkin timbul dari proses pelayanan informasi.

11.Masa Retensi

Masa berlakunya suatu informasi di suatu badan publik untuk dipergunakan untuk kepentingan internal dan eksternal.

12.Migrasi

Tindakan memindahkan dokumen dari suatu sistem ke sistem yang lain, tetapi dengan tetap mempertahankan keotentikan, integritas, keandalan, dan kebergunaan dokumen.

13.Orang

Perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

14.Pejabat Publik

Orang yang ditunjuk dan diberi tugas untuk menduduki posisi atau jabatan tertentu dalam

15.badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik.

16.Pengguna Informasi Publik

Orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

17.Pemeliharaan

Proses merawat dan memelihara dokumen yang disimpan agar dapat dipergunakan lagi jika sewaktu-waktu diperlukan.

18.Pemohon Informasi Publik

Warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Penciptaan Proses menciptakan data/informasi untuk dimasukkan ke dalam sistem registrasi sebagai bukti formal atas suatu kegiatan /aktivitas/transaksi bisnis dari badan publik. Penelusuran Membuat, mengambil, dan memelihara informasi mengenai perpindahan dan penggunaan dokumen.

19.Pengarsipan

Proses memasukkan/menyimpan dokumen dalam arsip badan publik. Pengelolaan Dokumen (Records Management) Fungsi manajemen yang berkenaan dengan kontrol yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi dokumen, termasuk proses-proses untuk mengambil dan memelihara bukti dari dan informasi tentang kegiatan dan transaksi kerja dalam bentuk dokumen.

20.Penghancuran

Proses meniadakan atau menghapus dokumen, sehingga tidak mungkin diadakan lagi. Pengindekan Proses menetapkan operasi-operasi yang dibutuhkan untuk menjamin bertahannya dokumen yang otentik dari waktu ke waktu.

21.Pengumpulan

Proses mendapatkan Informasi yang diciptakan oleh pihak lain. 22.Penyimpanan

Proses menentukan media, cara, dan kondisi penyimpanan yang tepat bagi dokumen.

23.Preservasi

Proses dan operasi-operasi yang dibutuhkan untuk menjamin bertahannya dokumen yang otentik dari waktu ke waktu.

24.Produksi

Kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga pemerintah untuk mendapatkan informasi. Hasil dari produksi adalah informasi yang dikuasai dan dikelola badan publik.

25.Proteksi

Proses memastikan bahwa dokumen mendapat perlindungan yang cukup untuk menjamin keutuhan dan keamanannya.

26.Registrasi

Tindakan memberikan sebuah tanda pengenal unik kepada dokumen pada saat dimasukkan ke dalam sistem.

27.Sistem Dokumen

Sistem informasi untuk mendukung kegiatan pengambilan, pengelolaan, dan penyediaan akses terhadap dokumen dari waktu ke waktu. Standar Perjanjian terdokumentasi yang berisi ketentuan teknis atau criteria pasti lainnya yang akan digunakan sebagai aturan, panduan, atau definisi karakteristik, untuk menjamin bahwa bahan, produk, proses, dan pelayanan sesuai dengan peruntukannya. Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Suatu deskripsi tentang spesifikasi teknis (termasuk tatacara dan metoda) yang terkait dengan pengelolaan dan pemberian pelayanan informasi publik; yang masih mampu menjamin bahwa pelayanan informasi yang diberikan sesuai dengan tingkat akses jaminan informasi publik yang dijanjikan.

Hal ini berarti mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dan sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan. Pedoman ini mencantumkan beberapa parameter utama (SDM, Organisasi, proses pelayanan, biaya dan tarif dan sarana/teknologi) dalam proses pelayanan informasi yang merupakan prasyarat minimum berlangsungnya pelayanan tersebut.

28.Transfer

Memindahkan dokumen dari suatu lokasi ke lokasi lain, atau pengubahan kepemilikan dan atau penanggung jawab dokumen.

29.Updating

Proses memperbaharui informasi yang terkandung dalam dokumen.

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis dokumen pembangunan , analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks dan data flow diagram.

4.1.2.1 Flow Map

4.1.2.3 data flow diagram

4.1.3Evaluasi yang sedang Berjalan

Sistem Informasi penyajian publikasi data publik pada intansi pemerintah pusdalisbang di unit Sub. Bag Komunikasi dan Pendataan menggunakan suatu sistem pelayanan langsung terhadap publik tanpa adanya suatu susunan atau aturan yang baik dan baku. Yang mana pada sistem itu masih kurang terhadap pelayanan dengan suatu prosedur. Tidak hanya sistem yang sedang berjalan tetapi dari sistem yang lainnya pun masih kurang menunjang pada suatu sistem publikasi data untuk

publik.maka dari itu kami akan memperbiki pelayanan sistem informasi publikasi data publik ini dengan menggunakan suatu sistem yaitu sistem SOP (Standartd Operational Procedure) yang dimana sistem ini akan bisa memperbaiki kekurangan-kekurangan pada sistem yang sebelumnya,karena pada sistem SOP ini lebih mengutamakan suatu susunan atau tata cara yang baik dalam penyajian suatu data untuk memberikan data tersebut pada masyarakat.

4.2.Usulan Perancangan Sistem

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Pelayanan publik yang diberikan instansi Pemerintah (Pusat, Pemerintah Propinsi, Kabupaten, Kota dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah, fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja instansi pemerintah daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan publik harus lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat. Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah

kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7 Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah (SK Menpan No.KEP/25/M.PAN/2/2004). Langkah ini sebenarnya bukanlah hal baru, karena sebelumnya kebijakan serupa telah dikeluarkan pemerintah dalam bentuk Keputusan Menpan maupun Instruksi Presiden (Inpres). Kebijakan itu ternyata tidak secara otomatis menyelesaikan permasalahan pelayanan publik oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk, berbelit-belit, lamban, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan seberapa jauh berbagai peraturan pemerintah tersebut disosialisasikan di kalangan aparatur pemerintah dan masyarakat, serta bagaimana infrastruktur pemerintahan, dana, sarana, teknologi, kompetensi sumberdaya manusia (SDM), budaya kerja organisasi disiapkan untuk menopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut, sehingga kinerja pelayanan publik menjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya. Selain kebijakan pemerintah, upaya mewujudkan kinerja pelayanan publik di lingkungan unit kerja pemerintahan yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya, pemerintah daerah perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standar Operasional Prosedur / SOP). Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang

bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance. Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian SOP merupakan pedoman atau acuan untuk menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan procedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang dibahas dalam tulisan ini berkaitan dengan penilaian kinerja organisasi publik, Standar operasional prosedur (SOP) dan langkah langkah menyusun SOP, serta peningkatkan akuntabilitas pelayanan publik melalui penerapan SOP. Uraian berikut ini diharapkan dapat menciptakan komitment pemerintah daerah mengenai pentingnya penerapan SOP oleh setiap satuan unit kerja instansi pemerintahan dalam mewujudkan akuntabilitas pelayanan publik.

30.Penilaian Kinerja Organisasi Publik

Organisasi adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur dan kontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya terdapat tata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan. Organisasi tidak hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan, siapa mengatur apa dan kepada siapa harus bertanggung jawab (Gibson; 1996 :6).

Organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangan subyektif. Dari sudut pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan berdasarkan pada pandangan subyektif, organisasi berarti proses (Wayne Pace dan Faules, dalam Gibson, 1997 : 16). Kaum obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan serta menempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi, sedangkan kaum subyektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian (organizing behaviour). Organisasi sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif tertentu yang ingin dicapai (Muhadjir Darwin; 1994). Ciri pokok lainnya adalah adanya hubungan antar pribadi yang terstruktur ke dalam pola hubungan yang jelas dengan pembagian fungsi yang jelas, sehingga membentuk suatu sistem administrasi. Hubungan yang terstruktur tersebut bersifat otoritatif, dalam arti bahwa masing-masing yang terlibat dalam pola hubungan tersebut terikat pada pembagian kewenangan formal dengan aturan yang jelas. Fremont Kast dan James Rosenzweig (2000) mengatakan bahwa organisasi merupakan suatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas dan berorientasi tujuan (orang-orang dengan tujuan), termasuk subsistem teknik (orang-orang memahami pengetahuan, teknik, peralatan dan fasilitas), subsistem struktural (orang-orang bekerja bersama pada aktivitas yang bersatu padu), subsistem jiwa sosial (orang-orang dalam hubungan sosial), dan dikoordinasikan oleh subsistem manajemen (perencanaan dan pengontrolan semua kegiatan). Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai pencapaian hasil atau the degree of accomplishment. Sementara itu, Atmosudirdjo (1997) mengatakan bahwa kinerja juga

dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu. Faustino (1995) memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu-individu anggota organisasi kepada organisasinya. Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000) menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilan cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai dengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan. Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya, penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi pelayanan, memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, mendorong pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang

dilayani dan menuntun perbaikan dalam pelayanan publik. Berbeda dengan organisasi privat, pengukuran kinerja organisasi publik sulit dilakukan karena belum menemukan alat ukur kinerja yang sesuai. Kesulitan dalam pengukuran kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan dan misi organisasi publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifat multidimensional. Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan kompleks

ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali memiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya, seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat pengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. Lenvine (1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, yakni :

1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi publik dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat, data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan program organisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk

mengidentifikasi demand dan kebutuhan masyarakat.

2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan mencocokan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.

3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil

rakyat, para pejabat politis, dan oleh masyarakat.

Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi publik, yang meliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan kepemimpinan. Tujuan berkaitan dengan arah yang hendak ditempuh organisasi, karena itu tujuan organisasi harus direncanakan sebaik mungkin dengan melibatkan anggota organisasi, mulai dari perumusan sampai pada pelaksanaan atau upaya pencapaiannya. Struktur berkaitan dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi termasuk juga semua kegiatan pembagian kerja ke dalam satuan-satuannya dan koordinasi satuan-satuan tersebut. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masingmasing dalam suatu sistem kerjasama. Mekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu pada barang, aturan, organisasi, perilaku dan sebagainya. Mekanisme tata kerja akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalam koordinasi dan integrasi kerja, dan membantu memonitor kerja organisasi, sehingga dapat diketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk. Unsur-unsur penting dalam mekanisme tata kerja meliputi; prosedur kebijakan, agenda, pertemuan formal, aktivitas dan tersedianya sarana atau alat yang mungkin ditemukan untuk membantu orang-orang untuk bekerja sama; dan penemuan, kreativitas pegawai secara spontan untuk memecahkan permasalahan dalam bekerja. Pelayanan publik secara eksternal

melalui Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004. Berdasarkan Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah, terdapat 14 indikator kriteria pengukuran kinerja organisasi sebagai berikut:

1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.

2. Persyaratan pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya.

3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang memberikan pelayanan (nama, jabatan serta kewenangan dan tanggung jawabnya).

4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.

5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggung jawab petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.

6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang dimiliki petugas dalam memberikan/menyelesaikan pelayanan kepada

masyarakat.

7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan oleh unit penyelenggara pelayanan.

membedakan golongan/status masyarakat yang dilayani.

9. Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan perilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara sopan dan ramah serta saling menghargai dan menghormati.

10. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya yang ditetapkan oleh unit pelayanan.

11. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang telah ditetapkan.

12. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

13. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang bersih, rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada

penerima pelayanan.

14. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit penyelenggara pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga masyarakat merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan.

4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip

corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitasaktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja. Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku.

analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi-fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat.

Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :

a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.

c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik

d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain

e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan.

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut

Dalam menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :

1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan. 2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya.

3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. 4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya. 5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan.

6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan. 7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu.

8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah. 9) Pembagian tugas tepat.

10) Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan. 11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya.

12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.

13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum. 14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya.

SOP kemudian menjadi alat untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :

1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen. 2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.

3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi.

4) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku.

5)SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan.

6) SOP tidak terlalu rinci.

7) SOP dibuat sesederhana mungkin.

8) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain. 9)SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan. Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan. Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart) dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap

satuan unit kerja memiliki SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit kerja memiliki lebih dari satu SOP. Bentuk SOP dituangkan dalam tiga Format (Form SOP Pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi evaluasi mencakup aspek efisiensi dan efektivitas SOP.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan 4.2.2.1 Flow Map

4.2.3 Data flow diagram

!

4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang

Setelah menganalisis sistem penyajian data pusdalisbang yang telah berjalan masih butuh penggunaan sistem yang menunjang, selain dengan metoda pemberian penyajian data secara langsung, Sistem yang diusulkan ialah menggunakan software pendukung yakni Microsoft Visual Basic untuk mengoptimalisasikan software dari pengelolaan sistem informasi penyajian data perusahaan.

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah diuraiakan pada bagian sebelumnya yaitu mengenai “Analisis Sistem Perbaikan Pelayanan Informasi Dan Publikasi Data Publik Di Pusdalisbang Jawa Barat”, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Kemudahan dalam penyajian data sangatlah diperlukan oleh semua orang, hanya saja fasilitas dan penunjang lainnya yang kurang mendukung. Kemajuan sistem informasi membuat orang membutuhkan kemudahan dalam pelaksanaan kerja.

2. Selain kemudahan dalam proses penyajian data, kemudahaan penyimpanan data menjadi suatu peminimalan keborosan ruang dan tempat, selain memudahkan dalam penyimpanan memudahkan juga untuk pencariaan data tersebut.

3. Dari hasil analisis untuk pelayanan data perusahaan dinas membutuhkan biaya yang cukup banyak. Dengan proses sistem informasi yang diusulkan dapat meminimalisasi biaya.

Berdasarkan pada uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa standar operasional prosedur sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standar operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan program. Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Dwiyanto. 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah Seminar Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya. Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta.

Charles Lenvine. 1990. Public Administration : Challenges, Choice, Consequences. Glenview Illinois : Scott Foreman/Little Brown Higher Education.

Djamaludin Antjok. 1999. “Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia”. Makalah.

Disampaikan pada Diskusi Panel Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia yang diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara, Jakarta. Inpres No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja InstansiPemerintah.

James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan Proses.Jakarta : Erlangga.

Jogiyanto, HM. (1995). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.

L.W. Rue dan L.L. Byars. 1980. Management : Theory and Application. Homewood Illinois : Richard D. Irwin Inc.

Keputusan Gubernur Jawa Barat No.6 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit Badan Pengawasan Daerah Propinsi Jawa Barat.

Keputusan Gubernur Jawa Barat No.67 Tahun 2004, tentang Pedoman Penyusunan SOP.

Martin R. Weisbord. 1988. Organisational Diagnosis : A Workbook of Theory and Practice. USA : Addison-Wesley Publishing Co.

Michael Sokol dan Robert Oresick. 1986. “Managerial Performance Appraisal” dalam Performance Assesment: Methods and Appreciations, ed. Ronald A. Berk. The John Hopkins UP.

Miftah Thoha. 2001. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta : RajaGrafindo Persada. 1993. Pembinaan Organisasi : Proses Diagnosa dan Intervensi. Jakarta : Raja Grafindo Persada.

Richard M. Steers. 1980. Efektivitas Organisasi. Jakarta : Erlangga.

Suhadi Sigit. 2000. Teori Kepemimpinan dalam Manajemen. Yogyakarta : Arrmurita. Surat Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yeremias T. Keban. 1995. “Kinerja Organisasi Publik”. Bahan Seminar Sehari dalam rangka Purna Tugas Drs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta.

William B. Werther, Jr dan Keith Davis. 1996. Human Resources and Personnel Management. USA: McGraw-Hill,Inc.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 TINJAUAN UMUM PUSDALISBANG 3.1.1 Sejarah Pusdalisbang

PUSDALISBANG ( Pusat data dan analisa pembangunan) adalah unsur pelaksana tugas teknis operasional dan teknis penunjang pada Bappeda Provinsi jawa barat

Ide dasar pembentukan PUSDALISBANG sikemukakan oleh Kepala Bappeda Provinsi Jawa Barat, Prof. Dr. Ir. Denny Juanda Puradimaja, DEA pada pertemuan Degan Para Sruktural di lingkungan Bappeda Provinsi Jawa Barat, bertempat di Ruang Rapat Sidang A Bappeda Jawa Barat Jalan Ir. H. Juanda No. 287 Bandung.

Pada dasarnya gagasan tersebut muncul karena belum optimalnya integrasi data perencanaan Pembangunan Provinsi Jawa Barat, yang bersumber dari OPD Provinsi, Bappeda Kabupaten dan Kota, serta instansi vertikal (BPS), khususnya meyangkut Data serta sistem penyajian, sehingga sering menyulitkan pada saat dilakukan integrasi data. Oleh sebab itu kebtuhan data yang akurat bagi pembangunan jawa barat sangat mendesak, maka Pusdalitbang perlu segera dibentuk untuk menghasilkan data yang sama atau satu data untuk pembangunan Jawa Barat. Dengan data yang seragam dan valid. Sehingga akan memudahkan perencanaan pembangunan.

Setelah hampir dua tahun sejak awal gagasan tersebut digulirkan oleh Prof. Dr. Ir. Deny juanda puradimaja, DEA, terwujudlah pembentukan Pusdalitbang melalui terbitnya peraturan gubernur jawa barat Nomor 113/2009 tentang Organisasi dan Tatakerja Unit Pelaksana Teknis Dinas/Badan di lingkungan Pemerintah

Provinsi Jawa Barat Tahun 2009 Nomor 186 Seri D. Maka sejak tanggal 11 september 2009, Pemerintah Provinsi Jawa Barat Resmi Memiliki Balai Pusdalitbang sebagai UPTB di lingkungan provinsi Jawa Barat.

Dengan Terbentuknya Pusdalisbang, siharapkan akan terwujud suatu unit teknis di Bappeda Provinsi Jawa Barat yang dapat berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menganalisa data dpasial dan a-spasial pembangunan Jawa Barat setrta mengelola sistem Informasi dan infrastuktur jaringan informatika data pembangunan Jawa barat, serta mampu merajut perencanaan dengan data dan informasi yang lebih teliti, akurat dan bermakna bagi kemajuan Jawa Barat.

3.1.2 Maksud dan Tujuan:

Maksud dan Tujuan didirikannya UPTB Pusdalisbang adalah :

1. Perlunya suatu lembaga yang menangani pengelolaan integrasi data dalam rangka mewujudkan satu data pembangunan Jawa Barat

2. Mewujudkan perencanaan pembangunan Jawa Barat yang didukung oleh ketersediaan data yang akurat

3.1.3 Visi dan Misi

VISI

“Mewujudkan Satu Data Untuk Pembangunan Jawa Barat yang Berkualitas dan Akuntabel”

MISI

1. Menyediakan data dan informasi pembangunan yang cepat, akurat dan terkini.

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas analisis data dan informasi untuk pebaikan perencanaan pembangunan.

3. Mengoptimalkan pembuatan infrastruktur jaringan dalam mendukung integrasi data dan informasi pembangunan lintas OPD Provinsi dan integrasi data dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Kabupaten/Kota.

4. Menjalin komunikasi dalam tugas pelayanan data dan informasi hasil-hasil pembangunan kepada masyarakat.

5. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia pengelola data dan informasi pembangunan Jawa Barat pada seluruh OPD Provinsi Jawa Barat.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Sasaran tugas dan Layanan:

1. Penyediaan Data dan Analisa untuk Perancangan. 2. Penguatan Informasi Analisa Data Pembangunan. 3. Penerbitan Warta Bappeda.

4. Layanan Komunikasi Interaktif (SMS Jabar Membangun). JABATAN

FUNGSIONAL

KEPALA

SUBAG TATA USAHA

SEKSI PELAYANAN INFORMASI DAN

KOMUNIKASI SEKSI

PENDATAAN DAN ANALISA

Rincian Tugas UPTB

KEPALA :

1. Merumuskan, menetapkan, memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokok UPTB;

2. Memberikan saran pertimbangan dan rekomendasi kepada Kepala Badan sebagai bahan penetapan kebijakan pembangunan Jabar;

SUB BAG TATA USAHA :

1. Melaksanakan urusan administrasi umum dan keuangan UPTB 2. Menyusun rencana kerja dan pengembangan UPTB

3. Mengelola administrasi personalia UPTB

4. Melaksanakan tugas lain yang dilimpahkan pimpinan 5. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain

SEKSI PELAYANAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI :

1. Mengelola Perpustakaan Badan;

2. Mengelola website dan sarana sistem informasi serta infrastruktur jaringan informatika Badan;

3. Menyelenggarakan komunikasi publik tentang pembangunan Jabar; 4. Melaksanakan publikasi data dan hasil analisa pembangunan Jabar; 5. Penyelenggaraan koordinasi dengan unit kerja terkait

SEKSI PENDATAAN DAN ANALISA :

1. Merumuskan kebutuhan data dan informasi pembangunan Jabar

3. Melaksanakan pengolahan, analisa dan pemeliharaan data spasial serta a-spasial pembangunan Jabar ;

4. Merumuskan bahan rekomendasi kebijakan pembangunan Jabar 5. Penyelenggaraan koordinasi dengan unit kerja terkait

3.3Deskripsi Kerja

Tugas Pokok,Fungsi dan Rincian Tugas

a. Balai Pusat dan Analisa Pegembangan Jawa Barat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian fungsi Badan di Bidang pengumpulan,pengolahan dan analisa data pembangunan serta pelayanan informasi pembangunan Jawa Barat.

b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud,mempunyai fungsi:

1.Penyelenggaraan pengkajian bahan petunjuk teknis pengumpulan,pengolahan data pembangunan serta pelayanan informasi pembangunan Jawa Barat.

2. Penyelenggaraan pengumpulan,pengolahan dan analisa data spesial dan aspasial pembangunan jawa barat serta pelayanan informasi pembangunan Jawa Barat.

c. Rincian Tugas:

1.Menyelenggarakan penyusunan program balai kerja.

2. Menyelenggarkan pengolahan data spasial dan a spasial pembangunan Jawa barat.

3.Menyelenggarakan pengolahan data bahan spasial dan a-spasial pembangunan jawa barat.

4.Menyelenggarakan pengumpulan data spasial dan a spasial pembangunan jawa barat.

5.menyelenggarakan analisa data spasial dan a-spasial pembangunan jaw barat.

6.Menyelenggarakan penyusunan standar pengelolaan data dan informasi pembangunan jawa barat.

7.Menyelenggarakan pelayanan data dan informasi pembangunan Jawa Barat. 8.Menyelenggarakan pengelolaan sistem informasi dan infrastruktur jaringan

informatika data pembangunan Jawa Barat.

9.Menyelenggarakan penyusunan saran dan rekomondasi penetapan kebijakan pembangunan jawa barat berdasarkan analisa data pembangunan. 10.Menyelenggarakan hasil analisa data pembangunan.

11.Menyelenggarakan tatausahaan balai.

12.Menyelenggarakan telahaan staf sebagai bahan pengambilan keputusan kebijakan.

13.Menyelenggarakan koordinasi dengan unit terkait. 14.Menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan.

15.Menyelenggaran tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. a. Susunan Organisasi Balai adalah :

1) Kepala

2) Subbagian Tata Usaha 3) Seksi Pendataan dan Analisa

4) Seksi Pelayanan Informasi dan Komunikasi 5) Kelompok Jabatan Fungsional

b. Kepala Balai mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikaan, membina dan mengendalikan pelaksaan kegiatan tugas pokok balai.

1) Penyelenggaraan pengkajian bahan petunjuk teknis pengumpulan, pengolahan dan analisa data pembangunan Jawa Barat.

2) Penyelenggaraan pengumpulan, pengolahan dan analisa data pembangunan serta pelayanan informasi pembangunan serta pelayanan informasi pembangunan Jawa Barat.

d. Rincian tugas Kepala Balai :

1) Menyelenggarakan penyusunan program kerja Balai

2) Menyelenggarakan koordinasi, memimpin, pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan fungsi Balai

3) Menyelenggarakan pengkajian bahan petunjuk teknis pengumpulan, pengolahan dan analisa data pembangunan serta pelayanan informasi pembangunan Jawa Barat

4) Menyelenggarakan pengkajian hasil pengolahan data spasial dan a spasial pembangunan Jawa Barat

5) Menyelenggarakan pelayanan data dan informasi pembangunan Jawa Barat

6) Memberikan saran dan rekomendasi penetapan kebijakan pembangunan Jawa Barat berdasarkan hasil analisa data pembangunan

7) Menyelengarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

8) Menyelenggarakan kooridinasi dengan unit kerja terkait 9) Menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan

10) Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

e. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan data dan informasik, penyusunan rencana, program, pengeloaan admisnistrasi keuaangan, kepegawaian dan umum

f. Dalam menyelenggarakan tugas pokok, Subbagian Tata Usaha mempunyai fungsi :

1) Pelaksanaan koodinasi dan penyusunan rencana, program, pengendalian dan pelaporan

2) Pelaksanaan pengelolaan data dan informasi, kepegawaian dan umum 3) Pelaksanaan pengelolaan urusan keuangan

g. Rincian Tugas Subbagian Tata Usaha :

1) Melaksanakan penyusunan program kerja Balai dan Subbagian Tata Usaha 2) Melaksanakan pengelolaan data dan informasi

3) Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian 4) Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan

5) Melaksanakan pengelolaan tata usaha, meliputi naskah dinas dan kersipan, urusan rumah tangga serta perlengkapan

6) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan peritimbangan pengambilan kebijakan

7) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait

8) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan program kerja Balai dan kegiatan Subbagian Tata Usaha

9) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

h. Seksi Pendataan dan analisa mempunyai tugas pokok melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan analisa data pembangunan Jawa Barat.

i. Dalam menyelenggarakan tugas pokok, seksi Pendataan dan Analisa mempunyai fungsi :

1) Melaksanakan penyusunan bahan petunjuk teknis

2) Pelaksnaan pengumpulan, pengolahan dan analisa data spasial dan a-spasial pembangunan Jawa Barat

1) Melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pendataan dan analisa 2) Melaksanakan penyusunan bahan petunjuk teknis pengumpulan,

pengolahan dan analisa data pembangunan Jawa Barat

3) Melaksanakan analisa data spasial dan a-spasial pembangunan Jawa Barat 4) Melaksanakan penyusunan bahan standar pengelolaan data pembangunan

Jawa Barat

5) Melaksanakan penyusunan kebutuhan data dan informasi pembangunan Jawa Barat

6) Melaksanakan penyusunan bahan rekomendasi kebijakan pembangunan Jawa Barat berdasarkan hasil pengolahan data

7) Melaksanakan pemeliharaan data spasial dan a-spasial pembangunan Jawa Barat

8) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan

9) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait 10) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan

11) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

k. Seksi Pelayanan Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi pembangunan Jawa Barat.

l. Dalam menyelengarakan tugas pokok Seksi Pelayanan Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :

1) Penyusunan bahan petunjuk teknis pelayanan informasi dan komunikasi pembangunan Jawa Barat;

2) Pelakasanaan pelayanan informasi dan komunikasi hasil analisa data pembangunan Jawa Barat.

m. Rincian tugas Seksi Pelayanan Informasi dan Komunikasi :

1) Melaksanakan penyusunan program kerja Seksi Pelayanan Informasi dan Komunikasi;

2) Melaksanakan penyusunan bahan petunjuk teknis pelayanan informasi dan komunikasi pembangunan Jawa Barat;

3) Melaksanakan pengelolaan website dan sarana sistem informasi serta infrastruktur jaringan Informatika Badan;

4) Melaksanakan penyusunan bahan komunikasi publik tentang pembangunan Jawa Barat

5) Melaksanakan komunikasi publik tentang pembangunan Jawa Barat; 6) Melaksanakan penyusunan bahan publikasi hasil analisa data

pembangunan pembangunan Jawa Barat;

7) Melaksanakan publikasi hasil analisa data pembangunan Jawa Barat; 8) Melaksanakan pengelolaan perpustakaan;

9) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;

10) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; 11) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan;

12) Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

n. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan o. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang

diatur dan ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan p. Kelompok Jabatan Fungsional dipimpinan oleh seorang tenaga fungsional

q. Jenis dan jenjangh Jabatan fungsional diatur berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

r. Jumlah tenaga Jabatan Fungsional ditentukan berdasarkan beban kerja

s. Rincian tugas kelompok Jabatan Fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

t. Tata Kerja

1) Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Kepala Balai, Kepala Subbagian Tata Usaha, Kepala Seksi dan Kelompok Jabatan Fungsionalk, Wajib menerapakan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan orgnasisasi di lingkungan Balai, sesuai denngan tugas pokok masing-masing.

2) Kepala Balai wajib mengawasi bawahannya, dengan ketentuan dalam hal terjadi penyimpangan harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3) Kepala Balai bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan, memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

4) Kepala Balai wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan serta menyampaikan laporan berkala secara tepat waktu

5) Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Balai dari bawahannya wajib diolah dan dipertimbangkan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut

6) Dalam penyampaian laporan kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja

7) Dalam melaksanakan tugas, kepala Balai dan unit organisasi di bawahannya wajib mengadakan rapat berkala dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawannya.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem 4.1.1 Analisis Dokumen

Beberapa istilah yang digunakan dalam Pedoman Umum Sistem Penyediaan Layanan Informasi ini dan pengertiannya diuraikan sebagaimana berikut ini.

1. Akses

Hak, peluang, atau cara untuk mencari (searching), menggunakan (using), atau mengambil kembali (retrieving) informasi.

Akuntabilitas

Prinsip bahwa orang perorangan, organisasi, atau masyarakat bertanggung jawab atas tindakannya dan mungkin diharuskan menjelaskan tindakan mereka itu kepada pihak lain.

2. Badan Publik

Lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

3. Diseminasi

Prosedur penyebaran informasi, dilakukan secara aktif maupun pasif. Diseminasi ini merupakan elemen integral dari managemen sumber daya informasi, sehingga menjadi bagian yang perlu direncanakan, dikalkulasi pembiayaannya, dikelola dan dikontrol sejak dari proses awal penciptaan informasi.

4. Disposisi

Serangkaian proses yang berhubungan dengan pelaksanaan keputusan penyimpanan, penghancuran, atau transfer terhadap dokumen.

5. Dokumen

Informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau orang perorangan, karena kewajiban hukum atau berkaitan dengan transaksi kerja.

6. Informasi

Keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik.

7. Informasi Publik

Informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badanpublik yang berkaitan dengan penyelenggara dan

penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang- Undang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

8. Katalogisasi

Proses mengidentifikasi kategori aktivitas badan publik di mana dokumen akan ditempatkan selanjutnya.

9. Klasifikasi

Pengidentifikasian dan penyusunan kegiatan kerja dan atau dokumen secara sistematis ke dalam kategori-kategori mengikuti konvensi, metode, dan aturan-aturan terstruktur yang dinyatakan dalam sistem klasifikasi. 10.Konversi

Proses mengubah dokumen dari suatu medium ke medium yang lain atau dari suatu format ke format yang lain. Pelayanan Informasi Jasa yang wajib diberikan oleh lembaga publik berupa pemberian informasi kepada masyarakat dengan menyebutkan meliputi jenis informasi yang diberikan, pihak (atau bagian dalam organisasi) yang menyediakan pelayanan informasi, orang yang berhak mendapatkan pelayanan, mekanisme pelayanan serta konsekuensi biaya yang mungkin timbul dari proses pelayanan informasi.

11.Masa Retensi

Masa berlakunya suatu informasi di suatu badan publik untuk dipergunakan untuk kepentingan internal dan eksternal.

12.Migrasi

Tindakan memindahkan dokumen dari suatu sistem ke sistem yang lain, tetapi dengan tetap mempertahankan keotentikan, integritas, keandalan, dan kebergunaan dokumen.

13.Orang

Perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

14.Pejabat Publik

Orang yang ditunjuk dan diberi tugas untuk menduduki posisi atau jabatan tertentu dalam

15.badan publik.

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik.

16.Pengguna Informasi Publik

Orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.

17.Pemeliharaan

Proses merawat dan memelihara dokumen yang disimpan agar dapat dipergunakan lagi jika sewaktu-waktu diperlukan.

18.Pemohon Informasi Publik

Warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Penciptaan Proses menciptakan data/informasi untuk dimasukkan ke dalam sistem registrasi sebagai bukti formal atas suatu kegiatan /aktivitas/transaksi bisnis dari badan publik. Penelusuran Membuat, mengambil, dan memelihara informasi mengenai perpindahan dan penggunaan dokumen.

19.Pengarsipan

Proses memasukkan/menyimpan dokumen dalam arsip badan publik. Pengelolaan Dokumen (Records Management) Fungsi manajemen yang berkenaan dengan kontrol yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi dokumen, termasuk proses-proses untuk mengambil dan memelihara bukti dari dan informasi tentang kegiatan dan transaksi kerja dalam bentuk dokumen.

20.Penghancuran

Proses meniadakan atau menghapus dokumen, sehingga tidak mungkin diadakan lagi. Pengindekan Proses menetapkan operasi-operasi yang dibutuhkan untuk menjamin bertahannya dokumen yang otentik dari waktu ke waktu.

21.Pengumpulan

Proses mendapatkan Informasi yang diciptakan oleh pihak lain. 22.Penyimpanan

Proses menentukan media, cara, dan kondisi penyimpanan yang tepat bagi dokumen.

23.Preservasi

Proses dan operasi-operasi yang dibutuhkan untuk menjamin bertahannya dokumen yang otentik dari waktu ke waktu.

24.Produksi

Kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga pemerintah untuk mendapatkan informasi. Hasil dari produksi adalah informasi yang dikuasai dan dikelola badan publik.

25.Proteksi

Proses memastikan bahwa dokumen mendapat perlindungan yang cukup untuk menjamin keutuhan dan keamanannya.

26.Registrasi

Tindakan memberikan sebuah tanda pengenal unik kepada dokumen pada saat dimasukkan ke dalam sistem.

27.Sistem Dokumen

Sistem informasi untuk mendukung kegiatan pengambilan, pengelolaan, dan penyediaan akses terhadap dokumen dari waktu ke waktu. Standar Perjanjian terdokumentasi yang berisi ketentuan teknis atau criteria pasti lainnya yang akan digunakan sebagai aturan, panduan, atau definisi karakteristik, untuk menjamin bahwa bahan, produk, proses, dan pelayanan sesuai dengan peruntukannya. Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Suatu deskripsi tentang spesifikasi teknis (termasuk tatacara dan metoda) yang terkait dengan pengelolaan dan pemberian pelayanan informasi publik; yang masih mampu menjamin bahwa pelayanan informasi yang diberikan sesuai dengan tingkat akses jaminan informasi publik yang dijanjikan.

Hal ini berarti mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dan sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan. Pedoman ini mencantumkan beberapa parameter utama (SDM, Organisasi, proses pelayanan, biaya dan tarif dan sarana/teknologi) dalam proses pelayanan informasi yang merupakan prasyarat minimum berlangsungnya pelayanan tersebut.

28.Transfer

Memindahkan dokumen dari suatu lokasi ke lokasi lain, atau pengubahan kepemilikan dan atau penanggung jawab dokumen.

29.Updating

Proses memperbaharui informasi yang terkandung dalam dokumen.

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang dilakukan atau berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis dokumen pembangunan , analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks dan data flow diagram.

4.1.2.1 Flow Map

4.1.2.3 data flow diagram

4.1.3 Evaluasi yang sedang Berjalan

Sistem Informasi penyajian publikasi data publik pada intansi pemerintah pusdalisbang di unit Sub. Bag Komunikasi dan Pendataan menggunakan suatu sistem pelayanan langsung terhadap publik tanpa adanya suatu susunan atau aturan yang baik dan baku. Yang mana pada sistem itu masih kurang terhadap pelayanan dengan suatu prosedur. Tidak hanya sistem yang sedang berjalan tetapi dari sistem yang lainnya pun masih kurang menunjang pada suatu sistem publikasi data untuk publik.maka dari itu kami akan memperbiki pelayanan sistem informasi publikasi data publik ini dengan menggunakan suatu sistem yaitu sistem SOP (Standartd Operational Procedure) yang dimana sistem ini akan bisa memperbaiki kekurangan-kekurangan pada sistem yang sebelumnya,karena pada sistem SOP ini lebih mengutamakan suatu susunan atau tata cara yang baik dalam penyajian suatu data untuk memberikan data tersebut pada masyarakat.

4.2.Usulan Perancangan Sistem

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Pelayanan publik yang diberikan instansi Pemerintah (Pusat, Pemerintah Propinsi, Kabupaten, Kota dan Kecamatan) kepada masyarakat merupakan perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah, fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja instansi pemerintah daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan publik harus lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat. Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistem dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7 Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah (SK Menpan No.KEP/25/M.PAN/2/2004). Langkah ini sebenarnya bukanlah hal baru, karena sebelumnya kebijakan serupa telah dikeluarkan pemerintah dalam bentuk Keputusan Menpan maupun Instruksi Presiden (Inpres).

Kebijakan itu ternyata tidak secara otomatis menyelesaikan permasalahan pelayanan publik oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk, berbelit-belit, lamban, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan seberapa jauh

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-nya berupa pikiran, tenaga dan segala sesuatu yang

di anugerahkan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek

ini.Laporan Kerja Praktek ini yang Berjudul

”

ANALISIS SISTEM PERBAIKAN

PELAYANAN

INFORMASI

DAN

PUBLIKASI

DATA

PUBLIK

DI

PUSDALISBANG JAWA BARAT” ,

yang di susun untuk memenuhi salah satu

syarat dalam menempuh program strata – 1.Selama mengikuti program kerja praktek

di Bagian Pendataan dan Analisa Pembangunan Jawa Barat, penulis mendapat

pengetahuan dan pengalaman baru di bidang Instansi pemerintahan di bagian

pembangunan.Pengetahuan yang didapat dari berbagai literatur menjadi lebih

dimengerti karena para pembimbing memberikan penjelasan yang cukup di mengerti

di sertai contoh penerapanya. Penulis juga diberikan pengetahuan tentang cara

menggunakan aplikasi sistem yang sedang berjalan dan permasalahan teknis yang

sering muncul di lapangan, serta cara mengatasinya. Penulis yakin pengalaman ini

akan sangat bermanfaat.

Dengan segala kerendahan hati,penulis sadar bahwa apa yang tertuang dalam

tulisan / tugas ini belum mencapai standar kesempurnaan,namun sejujurnya semua

ini adalah merupakan hasil perasaan muatan pemikiran yang mengkristal dari apa

yang dirasakan,dilihat,diamati,dan dipelajari.

Penulis juga mengharapkan kritik dan saran,mengingat dalam penyusunan

tugas ini masih banyak kekurangan yang perlu dibenahi dan Penulis berharap

semoga laporan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan bagi semua para

pembaca. sebagai akhir kata,penulis mengucapkan banyak terima kasih.

Akhirnya hanya kepada Allah jualah yang maha mengetahui dan maha

berilmu.Semoga Alloh senantiasa melimpahkan ilmu-nya yang bermanfaat bagi kita

semua, amien.

Bandung, Juli 2010

LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM PERBAIKAN PELAYANAN INFORMASI DAN

PUBLIKASI DATA PUBLIK DI PUSDALISBANG

JAWA BARAT

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek

Program strata satu program studi sistem informasi

Oleh

Hasan Taufik

NIM 10507654

Rendi Marliyadi

NIM.10507634

Ganjar Ginanjar

NIM10507617

Bandung, ... 2010

Pembimbing Jurusan,

R.Fenny Syafariani,S.Si, M.Stat

NIP. 4127. 70. 26. 016

Pembimbing Lapangan,

Diding Wahyudin, S.Si, M,Si

NIP. 196212121983031017

Ketua Program Studi Sistem Informasi

Dadang Munandar, S.E., M.Si.

NIP. 4127. 70. 26. 019

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI D A T A P R IB A D I

Nama Lengkap Hasan Taufik

Jenis Kelamin Laki – Laki

Tempat ,Tanggal Lahir Bandung, 28-09-1989

Agama Islam

Status Belum Menikah

Alamat Jl.cebek kp.Pajagalan rt.02 rw.04 no.16

desa soreang kec.soreang kab.Bandung

No.Telp 085721628971

E-mail Gam.muhajirin@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL P en d id ik an F o rm a

l 1995 – 2001 SD Negeri 4 Soreang

2001– 2004 Smp Negeri 1 Soreang

2004 – 2007 SMK Prakarya Internasional jurusan Otomotif

2007-sekarang Uiversitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

SERTIFIKAT – SERTIFIKAT

S er ti fi k at – S er ti fi k at

_{Melaksanakan kerja lapangan dengan baik di} Mitshubishi PT.Wicaksana Motors jl.Ahmad yani

PT.Mitshubishi Wicaksana Berlian Motor

Pesantren Kilat juara 1 tahun 2001 Mesjid Al-muhajirin kopo Pereng

(jalur stadion jalak harupat)

Telah melaksanakan kerja lapangan Smk Prakarya Internasional

Bandung 21 Januari 2011 Hormat saya

DATA PRIBADI

D

A

T

A

P

R

IB

A

D

I

Nama Lengkap Ganjar Ginanjar

Jenis Kelamin Laki – Laki

Tempat,Tanggal Lahir Bandung, 18 januari 1989

Agama Islam

Status Belum Menikah

Alamat Kp.rancabali,rt01/rw02,No

30,desa:majakerta,kecamatan:majalaya Kab Bandung

No.Telp 022-5952112

E-mail Wadull07@yahoo.com

PENDIDIKAN FORMAL

P

e

n

d

id

ik

a

n

F

o

rm

al 1995 – 2001 SD Negeri 2 Majalaya

2001– 2004 Smpn 1 Ibun

2004 – 2007 SMAN 1 Majalaya

2007-sekarang Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

Bandung 21 Januari 2011 Hormat saya

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

D

A

T

A

P

R

IB

A

D

I

Nama Lengkap Rendi Marliyadi

Jenis Kelamin Laki – Laki

Tempat ,Tanggal Lahir Cianjur, 26-03-1989

Agama Islam

Status Belum Menikah

Alamat Kp Babakan Malanding Rt/Rw : 05/08

Kelurahan Pamoyanan, Kecamatan Cianjur, Kabupaten Cianjur, Provinsi Jawa Barat

No.Telp 085624854783

E-mail rendimar.milano@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL

P

en

d

id

ik

an

F

o

rm

a

l 1995 – 2001 SD Negeri Ibu Dewi 2 Cianjur

2001– 2004 Smp Negeri 1 Cianjur

2004 – 2007 SMA PAsundan 1 Cianjur

2007-sekarang Uiversitas Komputer Indonesia (UNIKOM)

SERTIFIKAT – SERTIFIKAT

S

er

ti

fi

k

at

– Sertifikat Komputer SMP Negeri 1 Cianjur SMP Negeri 1 Cianjur

Pesantren Kilat Mesjid Baeturrohman Garut

Sertifikat Wimax UNIKOM BANDUNG

Bandung 21 Januari 2011 Hormat saya