Pengendalian persediaan obat sangat penting sebab apotek harus mempunyai stok yang benar agar dapat melayani pasiennya dengan baik. Apotek harus mempunyai
produk yang dibutuhkan pasienkonsumen dalam jumlah yang dibutuhkan konsumen. Bila pada sebuah apotek umum tidak tersedia obat yang dibutuhkan pasiennya pada
waktu mereka memerlukan, apotek akan kehilangan penjualan. Bila hal ini sering terjadi, apotek akan kehilangan konsumen. Oleh karena itu, pengendalian persediaan
yang efektif adalah mengoptimalkan 2 tujuan yaitu memperkecil total investasi pada persediaan obat dan menjual berbagai produk yang benar untuk memenuhi permintaan
konsumen. Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya
dilakukan sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku meliputi: perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Pengeluaran obat memakai
sistem FIFO First In First Out dan FEFO First Expire First Out.
2.6.1 Pembelian
Pada perencanaan pembelian perlu diperhatikan: pola penyakit yang ada di sekitar, kemampuan ekonomi masyarakat, budaya masyarakat. Secara umum, komoditi
di apotek dapat berupa obat, bahan obat dan alat kesehatan yang pengadaannya dilakukan sewaktu pembelian. Pembelian perbekalan farmasi didasarkan atas
kebutuhan penjualan melalui resep dan penjualan bebas. Pembelian harus direncanakan dengan baik untuk mencegah terjadinya kekosongan ataupun penumpukan barang
sehingga perputaran barang tidak mengalami hambatan.
2.6.2 Penyimpanan dan Penataan
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027MENKESSKIX2004 yang perlu diperhatikan pada penyimpanan:
1. Obatbahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus
dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru, sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
2. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam penyimpanan dan gudang yaitu:
1. Masalah keamanan dan bahaya kebakaran merupakan resiko terbesar dari penyimpanan. Apalagi barang-barang farmasi sebagian adalah mudah terbakar.
2. Pergunakan tenaga manusia seefektif mungkin, jangan berlebih jumlah
karyawannya sehingga banyak waktu menganggur yang merupakan biaya. Demikian juga sebaliknya, kekurangan tenaga akan menimbulkan antrian di
apotek. Jadi harus dijaga keseimbangan jumlah karyawan dan pembagian kerja yang sesuai.
3. Pergunakan ruangan yang tersedia seefisien mungkin baik dari segi besarnya ruangan dan pembagian ruangan.
4. Memelihara gudang dan peralatannya dengan sebaik mungkin. 5. Menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih memperlancar arus barang.
Barang yang datang lebih dulu harus dikeluarkan lebih dulu metode First In First
Out FIFO dan obat dengan tanggal kadaluarsa lebih dekat harus dikeluarkan lebih
dulu walaupun obat tersebut datangnya belakangan metode First Expired First Out
FEFO. Penataan dilakukan dengan memperhatikan efektivitas dan efisiensi
pelayanan, pembagian farmakologis dan urutan abjad. Keterbatasan seringkali bisa disiasati dengan optimalisasi penggunaan ruang yang ada serta
menyederhanakan alur pelayanan.
2.6.3 Penjualan dan Pelayanan
