BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK BUHAMALA
3.1 Letak
Apotek Buhamala berlokasi di jalan Sei Mencirim No. 8 B Medan. Lokasi apotek Buhamala tergolong strategis karena merupakan daerah dekat pusat
perbelanjaan, pemukiman penduduk dan di tepi jalan sehingga mudah dijangkau dan dilalui oleh kendaran umum, tersedia tempat parkir yang luas dan juga
terdapat beberapa tempat praktek dokter di sekitarnya.
3.2 Struktur Organisasi dan Personalia
Apotek Buhamala dikelola oleh Apoteker Pengelola Apotek yang membawahi 3 orang yaitu 1 orang asisten apoteker, 1 orang kasirpenjualan
bagian depan dan 1 orang bagian administrasi merangkap bagian pembelian. Struktur organisasi apotek dapat dilihat pada gambar 1.
APA
Asisten Apoteker Administrasi
Kasir Gambar 1. Struktur Apotek Buhamala
3.3 Pembelian
3.3.1 Perencanaan Pembelian
Perencanaan pembelian di apotek Buhamala dilakukan sesuai dengan kebutuhan penjualan resep peracikan dan penjualan bebas. Barang yang sudah
habis atau stok yang sedikit dapat dilihat pada buku penjualan dan pada kotak tempat penyimpanan obat dan kemudian dicatat ke dalam buku barang
kosongpesanan. Jumlah barang yang akan dibeli disesuaikan dengan sifat barang, fast moving
atau slow moving.
3.3.2 Pelaksanaan Pembelian
Pembelian di apotek Buhamala dilakukan setiap pagi hari kecuali hari libur. Khusus untuk pembelian narkotik, pemesanan dilakukan langsung ke PBF
Kimia Farma Medan dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotik rangkap 5 yang ditanda tangani Apoteker Pengelola Apotek yaitu satu lembar pesanan untuk
satu item pesanan narkotika dan untuk pembelian psikotropika digunakan Surat Pesanan Psikotropika.
3.3.3 Pemantauan Hasil Pembelian
Barang yang telah dipesan oleh petugas apotek akan diantar siang atau sore harinya. Petugas penerima barang Asisten Apoteker melakukan
pemantauan hasil pembelian sebagai berikut : ̇ Memeriksa faktur yang diterima terhadap kelengkapan barang yang sudah
dipesan dan diparaf. ̇ Memeriksa barang yang diterima secara fisik seperti jumlah, ukuran, jenis,
registrasi, label, tanggal daluarsa dan bentuk barang, apakah sesuai atau tidak.
̇ Mencatat dan membukukan setiap penerimaan barang setiap harinya. Apoteker Pengelola Apotek melakukan pemeriksaan ulang hasil
pembelian pada malam harinya, meliputi:
̇ Memeriksa faktur-faktur yang diterima terhadap kelengkapan barang yang sudah dipesan serta kebenaran harga atau diskon yang disepakati.
̇ Membuat catatan untuk diberitahukan kepada pemasok besok paginya jika ada harga atau diskon harga barang yang tidak sesuai dengan perjanjian
dan meminta segera dikoreksi. ̇ Meminta penjelasan dari pemasok bila ada barang yang tidak dikirim atau
bila perlu membatalkan agar bisa dipesan dari pemasok lain.
3.4 Penyimpanan
Apotek Buhamala tidak mempunyai gudang khusus untuk penyimpanan barang. Stok barang dalam jumlah yang banyak disimpan dalam rak-rak lemari
tertentu. Penyusunan barang di Apotek Buhamala dilakukan berdasarkan bentuk sediaan, indikasi disusun secara alfabetis dan menggunakan sistem FIFO First In
First Out dan FEFO First Expired First Out. Obat-obat di ruang peracikan
ditempatkan pada kotak-kotak yang mencantumkan nama obat dan harga obat. Obat-obatan golongan narkotika disimpan dalam lemari khusus narkotika
yang terpisah dari obat-obat lain dan terkunci. Obat-obat psikotropika disimpan dalam lemari tersendiri sedangkan obat-obat seperti suppositoria disimpan dalam
lemari pendingin.
3.5 Penjualan
Pelayanan penjualan di Apotek Buhamala meliputi pelayanan resep, pelayanan obat bebas, kosmetika, alat-alat kesehatan, suplemen makanan, dan
susu.
3.5.1 Pelayanan Resep
Pelayanan resep dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Apoteker menerima resep dari pasien dan memeriksa apakah obat-obat yang tertulis pada resep ada atau tidak.
2. Apabila obat-obat yang tertulis pada resep ada, kemudian ditetapkan harga
obat-obat pada resep dan harga tersebut diinformasikan kepada pasien. 3.
Apabila pasien setuju dengan harga obat yang diberikan, maka obat disediakandiracik, diberi etiket, diperiksa apakah obat dan etiket yang
diberi telah sesuai dengan resep, lalu obat tersebut dikemas. 4.
Apoteker menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi yang diperlukan.
5. Pasien membayar harga resep.
6. Resep asli disimpan dan diarsipkan .
7. Resep yang mengandung narkotika dan psikotropika harus diperhatikan
kelengkapannya. Resep tersebut disimpan secara terpisah untuk memudahkan pelaporannya.
3.5.2 Pelayanan Penjualan Bebas dan Swamedikasi
Pelayanan penjualan bebas dilakukan sebagai berikut : 1.
Petugas penjualan menerima permintaan barang dari pasien dan menginformasikan harga.
2. Jika pasien datang dengan keluhan menderita penyakit maka Apoteker
Pengelola Apotek membantu memilihkan obat yang sesuai dengan
3. Bila harga sesuai maka barang diserahkan dan pasien membayarnya.
3.6 Administrasi
Pengelolaan administrasi di apotek harus dilakukan dengan baik dan benar sehingga apabila suatu saat diperlukan, dokumen tersebut dapat ditunjukkan
sebagai bahan pengawasan, pertanggung jawaban dan sebagai bahan pembantu bagi Apoteker Pengelola Apotek dalam pengambilan keputusan.
Petugas administrasi melaksanakan pencatatan : 1.
Administrasi pembukuan arus uang dan arus barang terdiri dari : ̇ Buku pembelian, mencatat semua barang yang diterima dari
pemasok ̇ Buku penjualan, mencatat omzet penjualan barang baik dari resep
maupun dari penjualan bebas ̇ Buku pesanan barang, mencatat barang yang diperlukan untuk
dipesan kepada pemasok. 2.
Administrasi pelaporan yaitu pelaporan narkotika dan psikotropika. Untuk obat-obatan golongan narkotika, pelaporan dilakukan sekali sebulan
paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Sedangkan untuk obat psikotropika dilakukan 2 kali setahun. Laporan-laporan tersebut ditanda
tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
3.7 Perpajakan
Kategori