LKP : Rancang Bangun Website Surat Masuk Berbasis ASP.NET Pada Badan Pembangunan Wilayah Surabaya-Madura.

WILAYAH SURABAYA-MADURA

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

ILHAM EKA FAUZI 11410100081

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

ix

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR... xi

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB 1 PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar belakang... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Batasan Masalah ... 3

1.4. Tujuan ... 3

1.5. Manfaat ... 3

1.6. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI... 6

2.1. Sejarah Berdirinya Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura 6 2.1.1 Visi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 8

2.1.2 Misi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 8

2.2 Wilayah Usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura ... 9

2.3 Struktur Organisasi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura. ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

3.1. Sistem Informasi ... 11

3.2. Analisa Desain Sistem ... 12

3.3. System Flow ... 13

3.4. Data Flow Diagram... 15

3.4.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD ... 15

3.4.2. Context Diagram... 16

3.4.3. Data Flow Diagram Level 0 ... 17

3.4.4. Data Flow Diagram Level 1 ... 17

3.5. Entity Rational Diagram... 17

x

3.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data... 18

3.7. Database Management System ... 19

3.7.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS ... 19

3.7.2. Fungsi DBMS ... 19

3.8. Tools Program ... 20

3.8.1 XAMPP... 21

3.8.1.1. MySql... 21

3.8.1.2. Apache... 21

3.8.1.3. Notepad++... 22

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK... 26

4.1. Analisis Sistem ... 23

4.2. Perancangan Sistem ... 24

4.2.1 System Flow ... 24

4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO) ... 34

4.2.3. Context Diagram... 35

4.2.4 Data Flow Diagram ... 35

4.2.5 Conceptual Data Model (CDM) ... 40

4.2.6 Physical Data Model (PDM) ... 41

4.2.7 Struktur Tabel... 42

4.2.8 Desain Input/Output ... 50

4.3 Implementasi dan Evaluasi ... 66

4.3.1 Teknologi ... 66

4.3.2 Pengoperasian Program ... 67

BAB V PENUTUP ... 83

5.1 Kesimpulan ... 83

5.2 Saran ... 83

DAFTAR PUSTAKA... 84

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kegiatan perusahaan. Teknologi informasi dapat mempermudah dan mempercepat kegiatan perusahaan dalam langkah pencapaian tujuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan, dengan kata lain teknologi informasi menjadi salah satu faktor penunjang kegiatan bisnis suatu perusahaan. Pada era globalisasi ini setiap perusahaan berlomba – lomba untuk

mendapatkan teknologi informasi yang dapat meningkatkan profit dan memotong biaya secara efektif, dimana masyarakat mulai memilih fasilitas modern yang praktis, oleh karena itu peran teknolgi informasi benar _– benar berpengaruh sekali terhadap perkembangan sebuah perusahaan.

Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura adalah badan yang dibentuk oleh pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2008. Kegiatan pengelolaan dan pembangunan infrastruktur wilayah yang dilaksanakan Bapel BPWS dilaksanakan di 3 (tiga) kawasan, yaitu Kawasan Kaki Jembatan Sisi (KKJS) Surabaya (600 Ha), Kawasan Kaki Jembatan Sisi (KKJS) Madura (600 Ha) dan kawasan khusus di Utara Pulau Madura (600 Ha). Kawasan Kaki Jembatan Sisi Madura (KKJSM) dikembangkan untuk mendorong perkembangan kawasan Pelabuhan Peti Emas. BPWS sering kali menerima surat resmi dari berbagai pihak dengan tujuan bermacam_–macam,

mulai dari undangan, ajakan kerja sama hingga pemberitahuan resmi yang harus diketahui oleh BPWS. Surat_–surat tersebut kemudian akan disebarkan kepada divisi_– divisi BPWS yang berkepentingan dimana proses ini memakan banyak waktu dan kertas.

Dalam hal persuratan, semua surat harus tersimpan dengan baik, lalu surat di foto copy untuk diberikan kepada divisi yang bersangkutan berdasarkan disposisi dari kepala BPWS. Surat yang telah disimpan oleh BPWS selama ini sangatlah memakan tempat dan juga menghabiskan banyak kertas untuk pembuatan disposisi serta foto copy surat tersebut.

Berdasarkan masalah yang dihadapi, maka dirancanglah Website Surat Masuk BPWS Berbasis ASP.NET. Website ini diharapkan dapat memudahkan proses surat masuk dan disposisi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh BPWS. Website ini membantu proses disposisi dan distribusi surat menjadi lebih praktis, cepat, tidak memakan tempat dan hemat kertas.

1.2 Perumusan Masalah

Terkait dengan permasalahan yang telah dijelaskan pada latar belakang, maka didapatkan perumusan masalah : Bagaimana merancang dan membangun website surat masuk BPWS untuk mempermudah proses yang dibutuhkan.

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam Rancang Bangun Website Surat Masuk BPWS Berbasis ASP.NET dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

1. Website yang dibangun hanya digunakan untuk proses surat masuk BPWS

2. Surat dan Lampiran harus di-scan dalam format .JPG, .PNG ataupun .PDF dan digabung dalam satu file. Bila lampiran surat berupa buku, maka lampiran tersebut tidak di-scan dan harus diambil secara manual.

3. Lampiran surat tidak berupa buku.

4. Aplikasi pengarsipan ini berbasis web ASP.NET

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi pengarsipan ini adalah :

1. Membuat website surat masuk BPWS sehingga mempercepat proses surat masuk, disposisi, distribusi surat dan hemat kertas.

2. Menyimpan surat dalam bentuk digital yang dapat diakses oleh orang yang berwenang di dalam BPWS.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari Website Surat Masuk BPWS ini adalah : 1. Mengurangi risiko hilangnya informasi/data mengenai surat masuk BPWS. 2. Menyajikan informasi/data surat dan disposisi secara cepat dan efisien. 3. Penghematan kertas.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dibagi menjadi 5 bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan, inti permasalahan yang dijelaskan pada perumusan masalah, batasan masalah yang akan dibahas agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan pembuatan website, manfaat dan kontribusi yang dapat dihasilkan oleh aplikasi, kemudian dilanjutkan dengan sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum BPWS seperti sejarah singkat, visi dan misi, wilayah usaha BPWS, dan struktur organisasi.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori pendukung yang berkaitan dalam proses penyelesaian aplikasi dan laporan kerja praktek. Teori tersebut diperlukan untuk memecahkan masalah dalam aplikasi pengarsipan ini.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan saat kerja praktek, yaitu menganalisa dan mendesain sistem. Pada bagian mendesain sistem, dimulai dari pembuatan System Flowchart, Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Entity Relationship Diagram (ERD), Data Flow Diagram (DFD), Struktur tabel, dan Desain Input Output yang berupa capture dari aplikasi. Hasil dari pembuatan aplikasi juga akan dituangkan dalam listing code.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari website surat masuk yang telah dibuat agar aplikasi ini menjadi lebih baik untuk kedepannya.

BAB II

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Sejarah Berdirinya Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura Dimulainya aktifitas pembangunan bentang tengah Jembatan Suramadu ditandai dengan acara Start Up Ceremony Main Span Project of Suramadu Bridge yang dilaksanakan pada 19 November 2005, oleh Menteri Pekerjaan Umum Joko Kirmanto, didampingi oleh Duta Besar Republik Rakyat China, Lan Lijun, Gubernur Jawa Timur Imam Utomo, serta dari pihak proyek yaitu A.G Ismail dari Induk Pelaksana Kegiatan Jembatan Suramadu dan dari CCC yang diwakili oleh Wang Jian. Dalam kesempatan itu Duta Besar China menegaskan bahwa Jembatan Suramadu adalah simbol persahabatan hubungan antara dua negara yaitu China dan Indonesia, sehingga pihaknya sangat mendukung agar jembatan ini dapat selesai tepat waktu yaitu pada tahun 2008.

Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama degan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW.

Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPUPLN (Badan Piminan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak dibidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, dua

perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum.

Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero)dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang.

Pembangunan Jembatan Tol Suramadu diharapkan akan mendorong percepatan pengembangan sosial ekonomi dan tata ruang wilayah-wilayah tertinggal yang ada di Pulau Madura. Pemerintah menerbitkan Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2008 tentang Pembentukan Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura (BPWS), yang secara struktural terdiri atas Dewan Pengarah dan Badan Pelaksana. Peraturan perundang-undangan ini kemudian disempurnakan dengan Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2009 tentang Pembentukan Badan Pengembangan Wilayah Surabaya-Madura (BPWS) untuk lebih mendukung peningkatan kinerja BPWS dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagaimana termaksud didalam peraturan perundangan tersebut.

2.1.1 Visi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura

Terwujudnya Wilayah Suramadu Sebagai Pusat Pertumbuhan Ekonomi Jawa Timur dan Simpul Transportasi Nasional Dengan Mempertahankan Nilai Budaya Masyarakat.

2.1.2 Misi Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura

a. Meningkatkan ekonomi masyarakat diseluruh wilayah Suramadu melalui program fasilitasi sektor dan stimulasi oleh BPWS melalui koordinasi dengan unsur Pemerintah, Swasta dan Masyarakat.

b. Mempercepat pembangunan, pengelolaan dan pengusahaan Jalan Tol Lingkar Timur Surabaya serta Kawasan Suramadu, Jembatan Suramadu, Jalan Akses Suramadu menuju Pelabuhan Peti Kemas dan Pelabuhan Peti Kemas (Kawasan Kaki Jembatan Suramadu Sisi Madura, Surabaya dan Kawasan Khusus di Pulau Madura) melalui Koordinasi dengan Unsur Pemerintah, Swasta dan Masyarakat.

c. Meningkatkan profesionalisme manajemen internal.

d. Mengintegrasikan kawasan pertumbuhan di Pulau Jawa sinergi dengan pengembangan wilayah Surabaya_–Madura.

e. Mengintergrasikan pengembangan sistem perkotaan Pulau Madura dengan sistem perkotaan di Pulau Jawa.

f. Mengintegrasikan sistem kegiatan ekonomi dan transportasi internal wilayah Surabaya - Madura dengan wilayah sekitarnya.

2.2 Wilayah Usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura

Wilayah usaha Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura dibagi menjadi 2 daerah wilayah kerja yang menangani pembangunan dan fasilitasi Madura.

1. Penugasan A (Seluruh Madura)

2. Penugasan B (Kawasan dan Infrastruktur Inti)

Gambar 2.1 Skema Penugasan A

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi

Menurut (Ladjamudin, 2005), Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk pengendalian organisasi. Manfaat sistem informasi bagi organisasi sebagai sarana pengelolaan data, transaksi-transaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Komponen sistem informasi di ilustrasikan 5 komponen, yaitu: a. Hardware

Disk merupakan salah satu perangkat penyimpanan data yang paling sering digunakan. Disk diorganisasikan berupa silinder-silinder dengan tiap permukaan terdapat head yang ditumpuk secara vertikal dengan beberapa track yang menyusunnya.

b. Software

Software merupakan sekumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu.

c. Data

Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Himpunan data tersebut akan bersifat unik, antara lain:

a) Saling berkaitan (Interrelated) b) Kebersamaan (Shared)

c) Terkendali (Controlled) d. Prosedur

Dokumentasi proses sistem, buku penuntun operasional dan teknis. Prosedur menghubungkan berbagai perintah, dan aturan yang akan menentukan rancangan penggunaan aplikasi sistem informasi. User dari sistem dan staff akan mengatur serta merancang sistem informasi berdasarkan prosedur-prosedur yang didokumentasikan.

e. Manusia

Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan sistem informasi seperti operator, pemimpin sistem informasi, dan sebagainya.

Menurut (Nasrul, 2013), Sistem informasi adalah metode berorientasi objek yang di dalamnya terdapat proses analisa dan perancangan sistem dengan pendekatan objek. Dengan pemecahan masalah-masalah yang ada menjadi modul yang lebih kecil dapat mempersingkat waktu untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

3.2 Analisa dan Desain Sistem

Menurut (Ladjamudin, 2005), Analisa sistem yang ada sangat bergantung pada teori umum sebagai sebuah landasan konseptual. Bertujuan untuk memperbaiki fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan.

3.3 System Flow

System flow menurut (Jogiyanto, 1998) adalah bagan alir sistem menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan sistematika dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dilakukan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow sebagai berikut:

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output untuk proses manual atau komputer.

Gambar 3.1 Dokumen 2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual yang terdapat pada sistem.

Gambar 3.2 Kegiatan Manual 3. Simbol simpanan offline

Gambar 3. 3 Simpanan Offline 4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

Gambar 3.4 Proses 5. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.

Gambar 3.5 Database 6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses.

7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

Gambar 3.7 Penghubung 3.4. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Jogiyanto, 1998), DFD banyak digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa adanya pertimbangan khususnya lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.

3.4.1. Simbol-simbol yang digunakan DFD a) External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luar yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan notasi kotak.

b) Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c) Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

d) Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

3.4.2. Context Diagram

Context Diagram merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD. Pada context diagram dijelaskan sistem apa yang dibuat dan external entity apa saja yang terlibat. Dalam context diagram harus ada arus data yang masuk dan arus data yang keluar.

3.4.3. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.

3.4.4. Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di DFD level 0. 3.5. Entity Relational Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan diperlukan.

3.6. Konsep Dasar Basis Data

Menurut (Haryanto, 2004), Basis data adalah kumpulan data (elemen) yang secara logika berkaitan dalam merepresentasikan fenomena. Fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Data yang ada biasanya saling terhubung untuk merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi, inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).

3.6.1. Sistem Basis Data

Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah kumpulan data yang memiliki relasi antar entitas, sehingga adanya basis data ini mempunya tujuan untuk mempermudah perolehan data dalam waktu yang singkat dan ketepatan data yang diperoleh.

3.6.1.1. Kelebihan Sistem Basis Data 1. Pengendalian terhadap redudansi data. 2. Mencegah ketidakkonsistenan data.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas data dapat dipertahankan. 5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

3.6.1.2. Kekurangan Sistem Basis Data

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. 4. Kompleksitas yang tinggi

5. Ongkos konversi dari sistem yang lama ke sistem baru 3.7. Database Management System

Menurut (Haryanto, 2004), Sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak untuk mendefinisikan, menciptakan, mengelola, dan mengendalikan pengaksesan basis data.

DBMS bertujuan menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan data dan pengambilan data dari basis data. DMBS sangat berperan memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai.

3.7.1. Bahasa-Bahasa Yang Terdapat Dalam DBMS 1. Data Definition Language (DDL)

Menurut (Kristanto, 1994), Pola skema basis data di spesifikasikan dengan satu set definisi yang di ekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

3.7.2. Fungsi DBMS 1. Data Definition

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data. 3.8. Tools Program

Dalam perancangan sebuah sistem informasi, pastinya membutuhkan sebuah alat bantu berupa bahasa pemograman untuk mensejajarkan bahasa dengan komputer. Tools dalam bahasa pemograman yang dipakai saat ini adalah XAMPP yang didalamnya terdapat MySQL serta menggunakan notepad ++.

3.8.1. XAMPP

Menurut (Widijanuarto, 2010), XAMPP adalah sebuah aplikasi yang berisi MySQL dan Apache. Aplikasi ini dapat membantu untuk membangun sebuah aplikasi berbasis web tanpa harus menginstal MySQL dan Apache secara terpisah/sendiri-sendiri.

3.8.1.1. MySql

“ MySQL dikembangkan oleh perusahaan Swedia bernama MySQL AB yang pada saat itu bernama TcX Data Konsult AB sekitar tahun 1994-1995, namun cikal bakal kodenya sudah ada sejak 1979. Awalnya TcX merupakan perusahaan pengembangan software dan konsultan database. Saat ini MySQL sudah diakuisisi oleh Oracle Corp. MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya” berdasarkan buku(Arief, 2011).

Menurut (Agus, 2005), MySQL adalah program untuk mengelola database dalam jaringan yang sangat populer, dengan menyediakan secara gratis yang menjadi kunci sukses dari MySQL tersebut. Walaupun dengan gratis MySQL tidak perlu diragukan mengenai kinerja maupun kelebihan yang dimiliki.

3.8.1.2. Apache

Apache merupakan sebuah web server yang digunakan karena handal dan stabil, hampir semua web master menggungkan apache karena perkembangan dari server ini cepat meyesuaikan dengan kebutuhan maupun perkembangan zaman. Cara instalasi juga sangat mudah tanpa harus konfigurasi yang rumit. (Dwiyoga, 2005)

3.8.1.3. Notepad++

Menurut (Kurniawan, 2010) Notepad ++ adalah sebuah aplikasi yang ditulis menggunakan jenis bahasa C++ yang berfungsi sebagai editor pengganti notepad default dari windows. Notepad ++ sering digunakan untuk meng-edit web yang berformat html. Keunggulannya diantara lain:

a. Tampilan lebih baik dan menarik. b. User friendly pada saat digunakan. c. Mendukung banyak bahasa pemograman.

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Untuk mengembangkan teknologi saat ini, diperlukan analisa dan keakuratan dalam perancangan sistem yang baik. Perancangan tersebut diharapkan mampu memberikan kemudahan kepada pengguna khususnya pihak Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura dalam proses surat masuk, dimana proses persuratan surat masuk masih menggunakan banyak kertas.

Data-data yang dibutuhkan untuk melakukan perancangan sistem adalah data mengenai data surat masuk, jalur proses disposisi, level-level divisi dan wewenang divisi yang bersangkutan. Data tersebut berhubungan dengan bagian persuratan dan disposisi yang diperlukan untuk menghasilkan proses surat masuk efektif, praktis dan paperless. Dari hasil analisa, didapatkan kesimpulan bahwa dalam perancangan aplikasi diperlukan basis data yang dapat menyimpan data-data surat masuk, lampiran surat masuk, divisi-divisi BPWS serta anggotanya yang bersangkutan dengan proses surat masuk dan disposisi.

Berikut ini adalah rancangan sistem yang akan digunakan dalam pembuatan website Surat Masuk BPWS pada Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura berbasis ASP.NET dengan language Visual Basic.

4.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan dari analisa sistem yang telah dilakukan, maka akan dirancang sebuah sistem sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang akan dibuat berupa alir sistem (System Flow), Diagram Berjenjang (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, dan Desain Input/Output.

4.2.1 System Flow

System Flowchart adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari sebuah sistem yang dimana bagan ini menjelaskan mengenai urutan-urutan prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dalam pembuatan system flowchart sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Berikut adalah system flow dari website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET pada Badan Pengembangan Wilayah Surabaya Madura.

4.2.1.1 System Flow Surat Masuk

4.2.1.2 System Flow Disposisi Kepala

4.2.1.3 System Flow Disposisi Divisi Level 2

4.2.1.4 System Flow Feedback Divisi Level 2

4.2.1.5 System Flow Feedback Divisi Level 3

4.2.1.6 System Flow Download Disposisi Divisi Level 2

4.2.1.7 System Flow Download Disposisi Divisi Level 3

4.2.1.8 System Flow Download File Surat Divisi Level 2

4.2.1.9 System Flow Download File Surat Divisi Level 3

4.2.2 Diagram Berjenjang (HIPO)

Gambar 4.10 Diagram Berjenjang (HIPO)

3

4.2.3 Context Diagram

Gambar 4.11 Context Diagram Website Surat Masuk BPWS

Context Diagram pada Gambar 4.11 untuk aplikasi ini memiliki empat external entity yaitu Sekretaris Kepala, Kepala, Divisi Level 2 dan Divisi Level 3. Empat external entity tersebut yang akan menunjang jalannya aplikasi ini.

4.2.4 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data atau informasi dimana didalamnya terlihat keterkaitan diantara data-data yang ada.

4.2.4.1 Data Flow Diagram Level 0

Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 0

Dalam Data Flow Diagram Level 0 pada Gambar 4.12 ini terdapat empat proses dan empat external entity. Empat proses tersebut yaitu Surat Masuk, Disposisi, Feedback dan Download. Sedangkan external entity-nya adalah Sekretaris Kepala, Kepala, Divisi Level 2 dan Divisi Level 3.

4.2.4.2 Data Flow Diagram Level 1 Disposisi

Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level 1 Disposisi

Data Flow Diagram Level 1 Disposisi yang dapat dilihat pada Gambar 4.13 ini merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses Disposisi. Pada Data Flow Diagram Level 1 disposisi ini terdapat dua proses dan dua external entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Disposisi yaitu Disposisi Kepala, dan Disposisi Divisi Level 2. Sedangkan Kepala dan Divisi Level 2 menjadi external entity.

4.2.4.3 Data Flow Diagram Level 1 Feedback

Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Feedback

Data Flow Diagram Level 1 Feedback yang dapat dilihat pada Gambar 4.14 ini merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses Feedback. Pada Data Flow Diagram Level 1 Feedback ini terdapat dua proses dan tiga external entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Feedback yaitu Feedback Divisi Level 2 dan Feedback Divisi Level 3. Sedangkan Kepala, Divisi Level 2, dan Divisi Level 3 menjadi external entity.

4.2.4.4 Data Flow Diagram Level 1 Download

Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 Download

Data Flow Diagram Level 1 Download yang dapat dilihat pada Gambar 4.15 ini merupakan hasil dekomposisi dari Data Flow Diagram Level 0 pada proses Download. Pada Data Flow Diagram Level 1 Laporan ini terdapat empat proses dan dua external entity. Dua proses yang ada pada Data Flow Diagram Level 1 Download yaitu Download Disposisi Divisi Level 2, Download Disposisi Divisi Level 3, Download File Surat dan Lampiran Surat Divisi Level 2, dan Download File Surat dan Lampiran Surat Divisi Level 3 . Sedangkan Divisi Level 2 dan Divisi Level 3 menjadi external entity.

4

0

4.2.5 Conceptual Data Model (CDM)

4.2.6 Physical Data Model (PDM)

Gambar 4.17 Physical Data Model (PDM)

4

4.2.7 Struktur Tabel

Dalam melakukan perancangan website ini, diperlukan sebuah basis data. Maka dari itu, perlu dibuat struktur tabel yang berisikan nama tabel beserta atribut dan tipe datanya. Rancangan basis data tersebut terdiri dari beberapa tabel sebagai berikut:

1. Nama Tabel : Surat_Masuk

Fungsi : Menyimpan data surat dan file scan surat Primary Key : ID_MASUK

Foreign Key :

-Tabel 4.1 Surat_Masuk

Field Name Type

Field Size

Description

ID_MASUK Int - Id surat masuk

DARI Varchar 50 Pengirim surat

KEPADA Varchar 30 Destinasi surat

NOMOR_SURAT Varchar 30 Nomor surat

TGL_SURAT Varchar 30 Tanggal surat dibuat

TGL_SRT_MSK Varchar 30 Tanggal surat diterima

PERIHAL Varchar 100 Maksud dari surat

FILE_SURAT Varchar 100 Nama file surat

ContentType Varchar 50 Jenis file surat

Data Varbinary MAX File surat

2. Nama Tabel : Lampiran_Surat_Masuk

Fungsi : Menyimpan file lampiran surat masuk Primary Key : ID_LAMPIRAN

Foreign Key : ID_MASUK

Tabel 4.2 Lampiran_Surat_Masuk

Field Name Type

Field Size

Description

ID_LAMPIRAN Int - Id lampiran

ID_MASUK Int - Id surat masuk

NAMA_LAMPIRAN Varchar 50 Nama lampiran surat FILE_LAMPIRAN Varchar 50 Nama file lampiran surat ContentType Varchar 50 Jenis file lampiran surat

Data Varbinary MAX File lampiran surat

CATATAN_LAMPIRAN Varchar 100 Catatan untuk lampiran

3. Nama Tabel : Kepala

Fungsi : Menyimpan Data Disposisi yang dibuat oleh Kepala Primary Key : NO_DISPOSISI

Foreign Key : ID_MASUK

Tabel 4.3 Kepala

Field Name Type

Field Size

Description

NO_DISPOSISI int - Nomor disposisi

Field Name Type

Field Size

Description

SIFAT Varchar 50 Sifat dari disposisi

ISI Varchar 1000 Isi dari disposisi

CATATAN Varchar 1000 Catatan dari Kepala

DIKIRIM_KE Varchar 1000 Destinasi disposisi WAKTU_KIRIM Varchar 50 Waktu disposisi dikirim

4. Nama Tabel : Inbox_Atas

Fungsi : Inbox Divisi Level 2 untuk disposisi yang telah dibuat oleh Kepala kepada divisi yang telah ditentukan oleh Kepala

Primary Key : ID_INBOX_ATAS

Foreign Key : NO_DISPOSISI, ID_BAGIAN Tabel 4.4 Inbox_Atas

Field Name Type

Field Size

Description

ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2

NO_DISPOSISI Int - Nomor disposisi

ID_BAGIAN Int - Id bagian

CATATAN_KHUSUS Varchar 2000 Catatan khusus dari Kepala

STATUS_DISPOSISI Varchar 20

Status disposisi yang dibuat oleh divisi level 2

5. Nama Tabel : Status_Baca_Inbox_Atas

Fungsi : Status baca disposisi kepala untuk inbox divisi level 2 Primary Key : ID_STATUS_BACA

Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_USER Tabel 4.5 Status_Baca_Inbox_Atas

Field Name Type

Field Size

Description

ID_STATUS_BACA Int - Id status baca

ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2

ID_USER Int - Id user

STATUS_BACA Varchar 10 Deskripsi status baca

6. Nama Tabel : Disposisi_Sub

Fungsi : Menyimpan disposisi yang dibuat oleh divisi level 2 Primary Key : ID_DISPOSISI

Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_BAGIAN Tabel 4.6 Disposisi_Sub

Field Name Type

Field Size

Description

ID_DISPOSISI Int - Id disposisi

ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2

ID_BAGIAN Int - Id bagian

SIFAT Varchar 50 Sifat dari disposisi DIKIRIM_KE Varchar 1000 Destinasi disposisi

Field Name Type

Field Size

Description

WAKTU_KIRIM Varchar 50 Waktu kirim disposisi

7. Nama Tabel : Inbox_User

Fungsi : Inbox Divisi Level 3 untuk disposisi yang telah dibuat oleh divisi level 2 kepada divisi yang telah ditentukan oleh divisi level 2

Primary Key : ID_JABATAN Foreign Key :

-Tabel 4.7 Inbox_User

Field Name Type

Field Size

Description

ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3 ID_DISPOSISI Int - Id disposisi divisi level 2

ID_BAGIAN Int - Id bagian

CATATAN_KHSUSUS Varchar 500 Catatan khusus dari divisi level 2

8. Nama Tabel : Status_Baca_Inbox_User

Fungsi : Status baca disposisi divisi level 2 untuk divisi level 3 Primary Key : ID_STATUS_BACA

Tabel 4.8 Status_Baca_Inbox_User

Field Name Type

Field Size Description ID_STATUS_BACA_ INBOX_USER Int

-Id status baca inbox divisi level 3

ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3

ID_USER Int - Id user

STATUS_BACA Varchar 50 Deskripsi status baca

9. Nama Tabel : Feedback_Ats

Fungsi : Umpan balik untuk kepala dari divisi level 2 Primary Key : ID_FEEDBACK_ATAS

Foreign Key : ID_INBOX_ATAS, ID_USER Tabel 4.9 Pekerjaan

Field Name Type

Field Size

Description

ID_FEEDBACK_ATAS Int - Id feedback divisi level 2 ID_INBOX_ATAS Int - Id inbox divisi level 2

ID_USER Int - Id user

KEPADA Int - Destinasi feedback

FEEDBACK_ATAS Varchar 500 Isi feedback

TANGGAL Varchar 30 Tanggal feedback dikirim STATUS_BACA Varchar 20 Deskripsi status baca

10. Nama Tabel : Feedback_Usr

Fungsi : Umpan balik untuk kepala dari divisi level 3 Primary Key : ID_BANK

Foreign Key :

-Tabel 4.10 Feedback_Usr

Field Name Type

Field Size

Description

ID_FEEDBACK_USER Int - Id feedback divisi level 3 ID_INBOX_USER Int - Id inbox divisi level 3

ID_USER Int - Id user

KEPADA Varchar 500 Destinasi feedback

TANGGAL Varchar 30 Tanggal feedback dikirim STATUS_BACA Varchar 50 Deskripsi status baca feedback

11. Nama Tabel : Bagian

Fungsi : Menyimpan data divisi BPWS Primary Key : ID_BAGIAN

Foreign Key :

-Tabel 4.11 Bagian

Field Name Type

Field Size

Description

ID_BAGIAN Int - Id bagian

12. Nama Tabel : User1

Fungsi : Menyimpan data user (username, password dan level user) Primary Key : ID_USER

Foreign Key : ID_BAGIAN

Tabel 4.12 User1

Field Name Type

Field Size

Description

ID_USER Int - Id user

ID_BAGIAN Int - Id bagian

LEVEL_USER Int - Level user

NAMA_USER Varchar 100 Nama user

USERNAME Varchar 20 Username

PASSWORD Varchar 20 Password

STATUS_LOGIN Varchar 10 Status login user

13. Nama Tabel : Log_Login

Fungsi : Menyimpan catatan aktifitas login user Primary Key : ID_LOG

Foreign Key : ID_USER

Tabel 4.13 Log_Login

Field Name Type

Field Size

Description

ID_LOG Int - Id log login

Field Name Type

Field Size

Description

STATUS Varchar 10 Status login

TANGGAL Varchar 50 Tanggal login

JAM Varchar 50 Jam login

4.2.8 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan sebuah rancangan yang berbentuk website untuk melakukan proses pengiriman surat masuk dan menghasilkan sebuah disposisi dari website. Selain itu, desain input/output juga digunakan sebagai acuan untuk merancang sebuah website.

1. Desain Input

Desain input merupakan perancangan sistem untuk masukan dari pengguna ke dalam website dan kemudian dicocokkan dengan data dalam database.

a. Halaman Login

Pada Gambar 4.18 ini adalah sebuah rancangan desain input untuk halaman login. Pengguna yang akan mengakses website ini harus mengisi username dan password terlebih dahulu.

b. Halaman Kirim Surat Masuk Sekretaris Kepala

Gambar 4.19 Halaman Kirim Surat Masuk Sekretaris Kepala

Pada halaman sekretaris kepala yang terlihat pada Gambar 4.19 ini adalah tampilan halaman sekretaris kepala untuk mengirim surat masuk. Setelah sekretaris kepala mengisi form login, maka otomatis akan tersambung dengan halaman ini. Pada halaman utama ini sekretaris kepala dapat mengirim file dan data–data surat

masuk serta file lampiran surat masuk yang ditujukan kepada kepala BPWS. Sekretaris kepala dapat mengakses semua fungsi divisi level 2 seperti halnya membuat disposisi dan feedback.

c. Halaman Inbox Sekretaris Kepala

Gambar 4.20 Halaman Inbox Sekretaris Kepala

Pada halaman inbox ini, terdapat gridview yang berisi mengenai data-data surat masuk yang telah dikirim sesuai dengan disposisi yang dibuat oleh kepala BPWS seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.20. Pada halaman ini, sekretaris kepala dapat melihat lebih detil data-data surat beserta dengan informasi dari disposisi yang telah dibuat oleh kepala BPWS.

d. Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala

Halaman detil inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan disposisi kepala. Pada halaman ini, sekretaris kepala juga dapat membuat disposisi divisi level 2 dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada Gambar 4.21 di atas.

e. Halaman Inbox Kepala

Gambar 4.22 Halaman Inbox Kepala

Pada halaman inbox ini, terdapat gridview yang berisi mengenai data-data surat masuk yang telah dikirim oleh sekretaris kepala seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.22. Pada halaman ini, kepala dapat melihat lebih detil data-data surat.

f. Halaman Detil Inbox Kepala

Gambar 4.23 Halaman Detil Inbox Kepala

Halaman detil inbox kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat masuk dan akses untuk download file surat dan lampiran surat. Pada halaman ini, kepala juga dapat membuat disposisi dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada Gambar 4.23 di atas.

g. Halaman Disposisi Kepala

Gambar 4.24 Halaman Disposisi Kepala

Halaman disposisi kepala ini berfungsi untuk membuat disposisi surat masuk yang akan dikirim kepada divisi level 2. Kepala dapat memilih divisi yang dituju beserta catatan khusus untuk masing-masing divisi, sifat disposisi, isi disposisi dan catatan disposisi seperti pada gambar 4.24.

h. Halaman Lembar Disposisi Kepala

Gambar 4.25 Halaman Lembar Disposisi Kepala

Halaman Lembar Disposisi yang terlihat pada Gambar 4.25 di atas berfungsi untuk melihat semua disposisi yang telah dibuat oleh kepala.

i. Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala

Gambar 4.26 Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala

Halaman detil lembar disposisi kepala pada Gambar 4.26 ini berfungsi untuk melihat detil disposisi dan download disposisi kepala.

j. Halaman Feedback Kepala

Gambar 4.27 Halaman Feedback Kepala

Halaman feedback kepala ini berfungsi untuk melihat feedback divisi level 2 dan divisi level 3 yang memberikan informasi umpan balik proses pekerjaan mereka saat ini. Data feedback ditampilkan pada gridview seperti Gambar 4.27 di atas, kemudian kepala dapat memberikan balasan feedback kepada mereka.

k. Halaman Inbox Divisi Level 2

Gambar 4.28 Halaman Inbox Divisi Level 2

Halaman inbox ini menampilkan data-data surat masuk dan disposisi yang dibuat oleh kepala sesuai dengan divisi mereka masing-masing. Divisi Level 2 dapat melihat detil surat dengan menekan tombol More Detail seperti pada Gambar 4.28 di atas.

l. Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Gambar 4.29 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Halaman detil inbox divisi level 2 ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan disposisi kepala. Pada halaman ini, divisi level 2 dapat membuat disposisi divisi level 2 dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada Gambar 4.29 di atas.

m. Halaman Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.30 Halaman Disposisi Divisi Level 2

Halaman disposisi divisi level 2 ini berfungsi untuk membuat disposisi surat masuk yang akan dikirim kepada divisi level 3. Divisi level 2 dapat memilih divisi yang dituju beserta catatan khusus untuk masing-masing divisi, sifat disposisi, isi disposisi dan catatan disposisi seperti pada gambar 4.30.

n. Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.31 Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2

Halaman Lembar Disposisi yang terlihat pada Gambar 4.31 di atas berfungsi untuk melihat semua disposisi yang telah dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan divisinya masing-masing.

o. Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2

Halaman detil lembar disposisi divisi level 2 pada Gambar 4.32 ini berfungsi untuk melihat detil disposisi dan download disposisi divisi level 2 sesuai dengan divisi masing-masing.

p. Halaman Feedback Divisi Level 2

Gambar 4.33 Halaman Feedback Divisi Level 2

Halaman Feedback divisi level 2 ini berfungsi untuk mengirim feedback proses pekerjaan kepada kepala. Divisi level 2 juga dapat melihat feedback yang telah dikirim kepada kepala dan juga feedback dari kepala sesuai dengan divisi masing-masing seperti pada gambar 4.33.

q. Halaman Inbox Divisi Level 3

Halaman inbox ini menampilkan data-data surat masuk dan disposisi yang dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan divisi mereka masing-masing. Divisi Level 3 dapat melihat detil surat dengan menekan tombol More Detail seperti pada Gambar 4.34 di atas.

r. Halaman Detil Inbox Divisi Level 3

Gambar 4.35 Halaman Detil Inbox Divisi Level 3

Halaman detil inbox divisi level 3 ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat dan disposisi beserta akses download file surat, lampiran surat dan disposisi divisi level 2 seperti pada gambar 4.35 di atas.

s. Halaman Feedback Divisi Level 3

Gambar 4.36 Halaman Feedback Divisi Level 3

Halaman Feedback divisi level 3 ini berfungsi untuk mengirim feedback proses pekerjaan kepada kepala. Divisi level 3 juga dapat melihat feedback yang telah dikirim kepada kepala dan juga feedback dari kepala sesuai dengan divisi masing-masing seperti pada gambar 4.36.

t. Halaman Admin

Gambar 4.37 Halaman Admin

Halaman admin ini adalah halaman khusus untuk admin. Halaman ini berfungsi untuk menambah user, edit user dan delete user. Untuk melakukan edit dan delete user admin harus menekan tombol select terlebih dahulu agar tombol edit dan delete muncul seperti pada gambar 4.37.

2. Desain Output

Desain output merupakan rancangan sebuah laporan yang merupakan hasil dari pemrosesan data pada aplikasi. Data yang telah tersimpan di database akan diolah sedemikian rupa menjadi sebuah informasi bagi pengguna aplikasi.

a. Disposisi Kepala

Gambar 4.38 Disposisi Kepala

Disposisi kepala ini adalah laporan yang berisi mengenai data disposisi yang dibuat oleh kepala dan disimpan dalam database. Disposisi kepala dapat dilihat pada Gambar 4.38 di atas.

b. Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.39 Disposisi Divisi Level 2

Disposisi divisi level 2 ini adalah laporan yang berisi mengenai data disposisi yang dibuat oleh divisi level 2 dan disimpan dalam database. Disposisi divisi level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.39 di atas.

4.3 Implementasi dan Evaluasi

Pada bagian implementasi dan evaluasi sistem ini akan menjelaskan mengenai detail dan pengoperasian aplikasi, serta hardware dan software yang dibutuhkan oleh aplikasi.

4.3.1 Teknologi

1. Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ini adalah:

a. Processor 1 GHz

b. Memory dengan RAM 512 MB c. VGA on Board

d. Monitor Super VGA (1024x768) dengan minimum 256 warna e. Keyboard + mouse

2. Perangkat Lunak (Software)

Spesifikasi perangkat lunak minimum yang harus diinstal pada sistem komputer adalah:

a. Windows

b. SQL Server 2008 c. Microsoft Office 2003

4.3.2 Pengoperasian Program

Bagian ini menjelaskan mengenai langkah-langkah dalam menjalankan website surat masuk BPWS berbasis ASP.NET :

A. Login

Gambar 4.40 Login

Proses login adalah proses awal untuk dapat mengakses semua fungsi pada website ini. Pada Halaman login ini pengguna memasukkan username dan password pada kolom yang tersedia seperti Gambar 4.40 di atas, kemudian tekan tombol login. Jika username dan password tidak sesuai, maka akan muncul pesan eror seperti pada Gambar 4.41 berikut ini

B. Halaman Surat Masuk Sekretaris Kepala

Gambar 4.42 Halaman Surat Masuk Sekretaris Kepala

Jika pengguna adalah sekretaris kepala, maka setelah proses login sekretaris kepala otomatis akan terhubung dengan halaman seperti pada Gambar 4.42. Pada halaman surat masuk sekretaris kepala terdapat tampilan textbox dan upload file surat dan lampiran surat yang harus diisi. File surat dan lampiran surat dapat diupload dengan menekan tombol File surat dan lampiran surat yang harus discan seperti pada gambar 4.43.

Gambar 4.43 Form Upload File Surat dan Lampiran Surat

File surat wajib upload, sedangkan lampiran surat optional. Setelah semua data diisi dan berhasil dikirim maka akan tampak seperti pada gambar 4.44

Gambar 4.44 Surat Masuk Berhasil Dikirim

Jika data surat masuk belum diisi dengan tuntas ataupun file surat belum dipilih maka akan gagal kirim seperti yang terlihat pada Gambar 4.45 di bawah.

Gambar 4.45 Surat Masuk Gagal Dikirim

Jika surat gagal dikirim maka akan muncul notifikasi seperti pada gambar 4.45 diatas. Proses surat harus diulangi kembali hingga berhasil dikirim.

C. Halaman Inbox Sekretaris Kepala

Gambar 4.46 Halaman Inbox Sekretaris Kepala

Halaman Inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk mengakses surat masuk yang sudah didisposisi oleh kepala. Sekretaris kepala dapat melihat detil surat dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.46.

D. Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala

Gambar 4.47 Halaman Detil Inbox Sekretaris Kepala

Halaman detil Inbox sekretaris kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat dan juga akses download file surat, lampiran surat dan disposisi kepala. Sekretaris kepala juga dapat melakukan disposisi dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada gambar 4.47.

Gambar 4.48 Halaman Detil Inbox Sudah Terdisposisi

Jika surat sudah didisposisi oleh sekretaris kepala, maka tombol buat disposisi akan berubah menjadi sudah terdisposisi seperti pada gambar 4.48 diatas.

E. Halaman Inbox Kepala

Gambar 4.49 Halaman Inbox Kepala

Halaman Inbox kepala ini berfungsi untuk mengakses surat masuk yang dikirim oleh sekretaris kepala. Kepala dapat melihat detil surat dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.49.

F. Halaman Detil Inbox Kepala

Gambar 4.50 Halaman Detil Inbox Kepala

Halaman detil Inbox kepala ini berfungsi untuk melihat secara detil data-data surat dan juga akses download file surat dan lampiran surat. Kepala juga dapat melakukan disposisi dengan menekan tombol buat disposisi seperti pada gambar 4.50.

Gambar 4.51 Halaman Detil Inbox Kepala Sudah Terdisposisi

Jika surat sudah didisposisi oleh kepala, maka tombol buat disposisi akan berubah menjadi sudah terdisposisi seperti pada gambar 4.51 diatas.

G. Halaman Disposisi Kepala

Gambar 4.52 Halaman Disposisi Kepala

Pada halaman disposisi kepala ini, kepala dapat membuat disposisi dengan memilih divisi level 2, sifat disposisi, isi disposisi dan catatan disposisi yang sesuai dengan prosedur BPWS. Setelah semua data diisi maka disposisi dapat dikirim.

Gambar 4.53 Halaman Disposisi Kepala Error

Gambar 4.53 diatas merupakan macam-macam error yang terjadi di halaman disposisi kepala. Pada keterangan paling atas menjelaskan error belum

memilih divisi, pada keterangan tengah menjelaskan error belum memlih sifat disposisi dan pada keterangan terakhir menjelaskan belum memilih isi disposisi. H. Halaman Lembar Disposisi Kepala

Gambar 4.54 Halaman Lembar Disposisi Kepala

Halaman lembar disposisi kepala ini berfungsi untuk melihat data-data disposisi yang sudah dibuat oleh kepala. Kepala dapat melihat detil data disposisi dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.54.. I. Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala

Gambar 4.55 Halaman Detil Lembar Disposisi Kepala

Halaman ini berfungsi untuk melihat informasi disposisi yang dibuat secara detil, mulai dari data-data surat, isi disposisi, catatan disposisi dan divisi apa saja yang menerima disposisi ini.

J. Halaman Feedback Kepala

Halaman ini berfungsi untuk melihat feedback dari divisi level 2 dan divisi level 3 bagaiman proses kerja mereka saat ini.

Gambar 4.56 Feedback Divisi Level 2 Kepala

Pada tab Feedback divisi level 2 akan menampilkan kumpulan data feedback khusus dari divisi level 2.

Gambar 4.57 Feedback Divisi Level 3 Kepala

Pada tab feedback divisi level 3 akan menampilkan kumpulan data feedback khusus dari divisi level 3.

K. Halaman Inbox Divisi Level 2

Gambar 4.58 Halaman Inbox Divisi Level 2

Setelah kepala melakukan diposisi surat masuk, surat masuk tersebut akan dikirim secara otomatis kedalam inbox divisi level 2 sesuai dengan divisi yang dipilih oleh kepala. Divisi level 2 kemudian dapat melihat detil surat dengan menekan tombol more detail.

L. Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Gambar 4.59 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data-data surat beserta data-data disposisi yang dikirim oleh kepala. Divisi level 2 mendapatkan akses untuk download file surat, lampiran surat dan disposisi kepala. Divisi level 2 yang memiliki wewenang dalam membuat disposisi level 2 akan memiliki hak akses untuk membuat disposisi divisi level 2 dengan menekan tombol buat diposisi,

bila tidak maka tombol tersebut tidak akan muncul. Bila surat sudah dibuat disposisinya maka tombol akan berubah menjadi seperti pada gambar 4.59. M. Halaman Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.60 Halaman Disposisi Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk membuat disposisi level 2 yang hanya dapat diakses oleh divisi level 2 yang memiliki wewenang untuk melakukan disposisi. Setiap divisi level 2 memiliki divisi bawahannya masing-masing, sehingga tiap divisi level 2 memiliki batasan dalam memilih divisi level 3 dengan indikator checkbox tidak dapat dicentang.

N. Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.61 Halaman Lembar Disposisi Divisi Level 2

Halaman lembar disposisi divisi level 2 ini berfungsi untuk melihat data-data disposisi yang sudah dibuat oleh divisi level 2 sesuai dengan divisi user. Divisi level 2 dapat melihat detil data disposisi dengan menekan tombol more details seperti pada gambar 4.61.

O. Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2

Gambar 4.62 Halaman Detil Lembar Disposisi Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk melihat informasi disposisi yang dibuat secara detil, mulai dari data-data surat, isi disposisi, catatan disposisi dan divisi apa saja yang menerima disposisi ini.

P. Halaman Feedback Divisi Level 2

Gambar 4.63 Halaman Feedback Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan disposisi saat ini.

Q. Halaman Inbox Divisi Level 3

Gambar 4.64 Halaman Inbox Divisi Level 3

Setelah divisi level 2 melakukan diposisi, surat masuk akan dikirim secara otomatis kedalam inbox divisi level 3 sesuai dengan divisi yang dipilih oleh divisi level 2. Divisi level 3 kemudian dapat melihat detil surat dengan menekan tombol more detail.

R. Halaman Detil Inbox Divisi Level 3

Gambar 4.65 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data-data surat beserta data-data disposisi yang dikirim oleh Divisi level 2. Divisi level 3 mendapatkan akses untuk download file surat, lampiran surat dan disposisi divisi level 2.

S. Halaman Feedback Divisi Level 3

Gambar 4.64 Halaman Feedback Divisi Level 3

Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan disposisi saat ini.

T. Halaman Admin

Gambar 4.65 Halaman Admin

Halaman khusus admin ini berfungsi untuk mengatur data user BPWS. Admin dapat menambah user, edit data user dan delete user sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah user admin harus menekan tombol Add User dan akan muncul tampilan seperti pada gambar 4.66.

Gambar 4.66 Form Tambah User

Admin cukup mengisi data-data yang dibutuhkan, divisi dan level user, lalu tekan tambah user untuk menambah user baru. Untuk melakukan edit user, admin harus memilih user terlebih dahulu dengan menekan tombol select, lalu tekan tombol edit user dan akan muncul tampilan form seperti pada gambar 4.67.

Gambar 4.67 Form Edit User

Admin cukup merubah data-data sesuai dengan kebutuhan dan tekan tombol Save Change. Untuk delete user, sama seperti edit user, admin harus memilih user yang akan dihapus dan tekan tombol delete user.

Gambar 4.68 Form Delete User

Admin cukup menekan tombol Delete User untuk menghapus user yang dipilih seperti pada gambar 4.68.

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET pada Badan Pembangunan Wilayah Surabaya Madura adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil uji coba, Website Surat Masuk BPWS dapat berjalan dengan baik.

2. Website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET yang telah dibangun dapat mempermudah proses surat masuk dan disposisi bagian internal BPWS dan juga hemat kertas.

5.2 Saran

Berdasarkan website yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan aplikasi untuk menjadi lebih baik kedepannya sebagai berikut :

1. Website ini dapat dikembangkan menjadi website yang dapat melakukan proses surat keluar.

2. Website ini dapat dibuat terintegrasi dengan SMS Gateway untuk notifikasi surat masuk baru.

84

Arief, M. R. (2011). Pemograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: ANDI.

Haryanto, Bambang I. (2004). SISTEM MANAJEMEN BASISDATA. Bandung: BI-Obses.

Dwiyoga, A. (2005). Membangun Mail Server Handal dengan Fedora dan Qmail. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Jogiyanto. (1998). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, I. H. (1994). Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI. Kurniawan, D. (2010). 145 Freeware Pilihan Untuk Berbagai Kebutuhan.

Jakarta: PT Alex Media Komputindo.

Kusrini, M. (2007). Strategi Perencanaan Dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Ladjamudin, A.-B. B. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.

YOGYAKARTA: GRAHA ILMU.

Agus, M. J. A. (2005). MySQL Sever Dan Aplikasinya Versi 5. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.

Nasrul, Moh. Aziz E. W. (2013). Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Dalam Menentukan Pilihan Program Studi Pada. Jurnal Sistem Informasi, 17.

Widijanuarto, A. S. (2010). Membangun Blog Cantik Dengan Drupal. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.

P. Halaman Feedback Divisi Level 2

Gambar 4.63 Halaman Feedback Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan disposisi saat ini.

Q. Halaman Inbox Divisi Level 3

Gambar 4.64 Halaman Inbox Divisi Level 3

Setelah divisi level 2 melakukan diposisi, surat masuk akan dikirim secara otomatis kedalam inbox divisi level 3 sesuai dengan divisi yang dipilih oleh divisi level 2. Divisi level 3 kemudian dapat melihat detil surat dengan menekan tombol more detail.

80

R. Halaman Detil Inbox Divisi Level 3

Gambar 4.65 Halaman Detil Inbox Divisi Level 2

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan data-data surat beserta data-data disposisi yang dikirim oleh Divisi level 2. Divisi level 3 mendapatkan akses untuk download file surat, lampiran surat dan disposisi divisi level 2.

S. Halaman Feedback Divisi Level 3

Gambar 4.64 Halaman Feedback Divisi Level 3

Halaman ini berfungsi untuk mengirimkan feedback kepada kepala untuk memberitahu bagaimana proses pekerjaan yang bersangkutan dengan surat dan

T. Halaman Admin

Gambar 4.65 Halaman Admin

Halaman khusus admin ini berfungsi untuk mengatur data user BPWS. Admin dapat menambah user, edit data user dan delete user sesuai dengan kebutuhan. Untuk menambah user admin harus menekan tombol Add User dan akan muncul tampilan seperti pada gambar 4.66.

Gambar 4.66 Form Tambah User

Admin cukup mengisi data-data yang dibutuhkan, divisi dan level user, lalu tekan tambah user untuk menambah user baru. Untuk melakukan edit user, admin harus memilih user terlebih dahulu dengan menekan tombol select, lalu tekan tombol edit user dan akan muncul tampilan form seperti pada gambar 4.67.

82

Gambar 4.67 Form Edit User

Admin cukup merubah data-data sesuai dengan kebutuhan dan tekan tombol Save Change. Untuk delete user, sama seperti edit user, admin harus memilih user yang akan dihapus dan tekan tombol delete user.

Gambar 4.68 Form Delete User

Admin cukup menekan tombol Delete User untuk menghapus user yang dipilih seperti pada gambar 4.68.

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET pada Badan Pembangunan Wilayah Surabaya Madura adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan hasil uji coba, Website Surat Masuk BPWS dapat berjalan dengan baik.

2. Website Surat Masuk BPWS berbasis ASP.NET yang telah dibangun dapat mempermudah proses surat masuk dan disposisi bagian internal BPWS dan juga hemat kertas.

5.2 Saran

Berdasarkan website yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan aplikasi untuk menjadi lebih baik kedepannya sebagai berikut :

1. Website ini dapat dikembangkan menjadi website yang dapat melakukan proses surat keluar.

2. Website ini dapat dibuat terintegrasi dengan SMS Gateway untuk notifikasi surat masuk baru.

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M. R. (2011). Pemograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: ANDI.

Haryanto, Bambang I. (2004). SISTEM MANAJEMEN BASISDATA. Bandung: BI-Obses.

Dwiyoga, A. (2005). Membangun Mail Server Handal dengan Fedora dan Qmail. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Jogiyanto. (1998). Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, I. H. (1994). Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: ANDI. Kurniawan, D. (2010). 145 Freeware Pilihan Untuk Berbagai Kebutuhan.

Jakarta: PT Alex Media Komputindo.

Kusrini, M. (2007). Strategi Perencanaan Dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET.

Ladjamudin, A.-B. B. (2005). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.

YOGYAKARTA: GRAHA ILMU.

Agus, M. J. A. (2005). MySQL Sever Dan Aplikasinya Versi 5. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.

Nasrul, Moh. Aziz E. W. (2013). Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Dalam Menentukan Pilihan Program Studi Pada. Jurnal Sistem Informasi, 17.

Widijanuarto, A. S. (2010). Membangun Blog Cantik Dengan Drupal. Jakarta: PT Alex Media Komputindo.