Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DI BIDANG EKONOMI BADAN PERENCANAANDAN PEMBANGUNAN DAERAH

PADA KANTOR WALIKOTA MEDAN

OLEH : TRIADEVI

122103042

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

i

Dengan mengucapkan Puji dan Syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT, yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada penulis

sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi serta

melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan Program

Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera

Utara.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Kearsipan Surat Masuk di

Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor

Walikota Medan”.Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini

masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan baik dari segimateril maupun

teknis.

Dalam Penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan moral

maupun materil. Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih

kepada :

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera

Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, Selaku Dekan Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, Selaku Wakil Dekan I

Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

ii

4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si, Selaku Wakil Dekan III Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara

5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, Selaku Ketua Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

6. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program

Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

7. Bapak Drs. Zulkarnain, M.Si, Selaku Kepala Badan Perencanaan

Pembangunan Kota Medan.

8. Bapak H.M. Reza Hanafi, SSTP.MAP, selaku Sekretaris Badan

Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Medan.

9. Ibu Siti Khalijah, SE, selaku kepala Sub bagian Umum Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan.

10.Bapak Regen, SE, M.Si, Selaku Kepala Bidang Ekonomi.

11.Seluruh Staff Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan

terkhususnya Staff di Bidang Ekonomi.

12.Kedua Orang Tua Tercinta, Bapak Trisman dan Ibu Khadijah, yang selalu

senantiasa memberikan do’a, motivasi dan dukungan. Terimakasih untuk

segala pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Allah SWT membalas

semua kebaikan kalian. Amin ya Allah.

13.Seluruh Sabahat dan Teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak

bisa penulis sebutkan satu persatu. Terimakasih atas persahabatan yang

iii

Medan, Juni 2015

Penulis

iv DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 5

C.Tujuan dan Manfaat ... 5

1. Tujuan Penelitian ... 5

2. Manfaat Penelitian ... 6

D. Jadwal Kegiatan ... 6

E. Sistematika Penulisan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas Bappeda pada Kantor Walikota Medan ... 9

1) Visi Bappeda Kota Medan ... 10

2) Misi Bappeda Kota Medan... 11

B. Kegiatan Organisasi ... 12

C. Struktur Organisasi ... 13

D. Job Description ... 14

E. Jenis Usaha/ Kegiatan ... 22

F. Kinerja Usaha Terkini Bappeda pada Kantor Walikota Medan 26 BAB III PEMBAHASAN ... 27

A. Pengertian Arsip ... 27

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip Bappeda di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan. ... 29

1. Pengorganisasian Arsip ... 29

v

Walikota Medan ... 33

1. Metode Penyimpanan Arsip ... 33

2. Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Bappeda di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan ... 37

D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip ... 38

1. Metode Pemeliharaan Arsip ... 38

2. Prosedur Pemeliharaan Arsip ... 40

E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip ... 40

1. Metode Penyusutan Arsip ... 41

2. Prosedur Penyusutan Arsip ... 43

F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk ... 44

1. Surat Penting ... 44

2. Surat Rahasia dan Pribadi (tertutup) ... 44

3. Surat Biasa ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 46

A. Kesimpulan ... 46

B. Saran ... 47

vi

DAFTAR TABEL

No Tabel Halaman

vii

No Gambar Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organiasi Bappedapada Kantor Walikota Medan. ... 13

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Kearsipan sangat diperlukan oleh setiap organisasi, baik badan usaha

pemerintahan maupun badan usaha swasta untuk menjamin keselamatan warkat

dan penyediaan kembali warkat dengan cepat ketika dibutuhkan sehingga dapat

digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil

keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Kearsipan adalah

salah satu macam pelayanan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak

dilakukan oleh setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang

berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen

kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat,

surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut dengan kearsiapan.

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksaanaan administrasi karena

arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalan satu kantor. Tanpa arsip

tidak mungkin seorang petugas dapat mengingat semua catatan dan dokumen

secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus

memperhatikan sistem kearsiapan yang sesuai dengan keadaan organisasinya

dalam mencapai tujuannya. Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor

dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau

fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber

informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,

perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,

pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Dalam hal ini

unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang

akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam

manajemen kearsipan pada khususnya.

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.

Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan sewaktu-waktu agar

kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Setiap kegiatan yang ada dalam

suatu organisasi, baik dalam instansi pemerintahan maupun instansi swasta selalu

ada kaitannya dengan masalah penataan arsip dan karenanya perlu

diselenggarakan sebaik-baiknya bahan keterangan di waktu yang akan

datang.Maka daripada itu dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu

organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, efisien dan

efektif.Dikatakan efisien dan efektif apabila suatu yang dibutuhkan sesuai dengan

yang diharapkan dengan cepat dan tepat. Keperluan akan pengelolaan arsip yang

baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektifitas dan

efisiensi dan kelancaran administrasi perkantoran Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah Kota Medan.

Hubungan Sekretaris dengan Kearsipan yaitu dalam membantu kelancaran

kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi perkantoran dan juga

3

mengelola berkas sampai pada penyimpanan dengan benar. Agar penemuan

kembali arsip-arsip surat masuk dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota

Medan memiliki fasilitas yang dapat digunakan oleh pegawai-pegawai dalam

melaksanakan suatu kegiatan. Salah satu sub bidang Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah Kota Medan yaitu Bidang Ekonomi. Bidang Ekonomi ini

adalah salah satu unit kerja yang mempunyai kewenangan untuk melaksanakan

usaha-usaha penyediaan data dan informasi yang berkaitan dengan segala urusan

Bidang Ekonomi dalam Pembangunan Daerah Kota Medan.Surat masuk pada

Bidang Ekonomi harus benar-benar dikelola dengan baik oleh pegawai kearsipan

Bidang Ekonomi sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja pegawai Badan

Perencanaan dan pembangunan Dearah.

Untuk dapat mengemban tugas ini, pegawai pada Bidang Ekonomi bukan

hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga

harus dibekali keterampilan khusus mengenai kearsipan surat masuk. Pegawai

yang terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam

suatu unit pengelolaan kearsipan surat masuk. Disamping itu jumlah pegawai pada

Bidang Ekonomi juga perlu disesuaikan dengan tanggung jawab mengelola surat

masuk pada bidang Ekonomi Badan perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota

Medan.

Sistem kearsipan yang terlihat pada Badan Perencanaan dan Pembangunan

daerah pada Kantor Walikota Medan yaitu dengan sistem kearsipan yang mudah

pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.Sistem kearsipan yang

diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya

maupun dalam pemakaian tenaga kerja, peralatan, atau perlengkapan arsip.

Sistem kearsipan juga harus mudah dimengerti oleh para pegawai

kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dan

pelaksanaannya.Sistem kearsipan yang mudah dilaksanakan hendaknya cocok

atau sesuai dengan jenis dan luang lingkup kegiatan organisasi.suatu sistem

kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila

dilaksanakan oleh organisasi lain. Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan

dengan baik, memelihara dengan mencegah dari berbagai macam bentuk

kerusakan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan

yang disebabkan oleh serangga, binatang rayap dan kelembapan udara.

Untuk mempermudah pengawasan dalam kearsiapan, sistem kearsipan

akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam

perlengkapan/peralatan misalnya, kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk

silang, kartu pinjaman arsip atau Out slip dan sebagainya. Kearsiapan juga disebut

dengan Fleksibel atau Luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat

ditetapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan

organisasi-organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang).Jadi jangan

sampai filling yang dilaksanakan setiap saat berubah karena perkembangan

organisasi.

Dari pra survei yang dilakukan terlihat adanya permasalahan seperti tidak

5

atau organisasi.Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dalam

waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan dan bertambahnya

surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusustan, sehingga tempat dan peralatan

tidak lagi mencukupi juga tata kerja dan peralatan kearsipan tidak berkembang

(out of date) dan tidak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena

kurangnya pengarahan kepada petugas kearsipan.

Berdasarkan uraian diatas penulismemilih judul “Sistem Kearsipan Surat

Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada

Kantor Walikota Medan” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang

menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Sitem

Kearsipan Surat Masuk pada Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan?”

C.Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Bagaimana Sistem

Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah:

1. Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk

penyempurnaan penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan

surat masuk bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan

Daerah.

2. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang

penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan surat masuk di

bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah.

3. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan rekomendasi terhadap objek

yang sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penulisan Tugas Akhir, Jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel

1.1. Untuk pengumpulan data dan penyusunan Tugas Akhir ini, penelitian

dilakukan di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kantor Walikota

7

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

Nomor Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III

1 Persiapan 

2 Pengumpulan data  

3 Penulisan   

E. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas

beberapa sub bab antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar Belakang Masalah, Perumusan

Permaslahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal

Penelitian, dan Sistematika Penelitian.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Organisasi, Job

Description, Kegiatan Organisasi, Kinerja Usaha terkini dan

Rencana Kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan Pembahasan tentang penelitian yang dilakukan

peneliti pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota

Medan yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan

kearsipan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisikan kesimpulan yang berdasarkan pembahasan dan

hasil penelitian yang dilakukan di Badan Perencanaan Daerah

Kota Medan dan beberapa saran yang bermanfaat di kemudian

9 BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

Kota Medan didirikan oleh Guru Patimpus, seorang keturunan Raja Singa

Maharajadari Negeri Berekah, Tanah Karo pada 1 Juli 1590. Awalnya Kota

Medan hanya berupakampung kecil bernama “Medan Putri” yang bernama

pertemuan dua sungai besaryang bermuara keselat malaka, yakni sungai Deli dan

Babura. Lokasinya yang strategismenjadikan kampung Medan Putri sebagai

pelabuhan transit terkemuka pada saat ini.

Kampung Medan Putri yang dipercaya pula sebagai cikal bakal kesultanan

Deli, pertama kali didiami oleh masyarakat suku Batak Karo. Namun, setelah

penguasa Aceh, Sultan Iskandar Muda mengirimkan panglimanya Gocah

pahlawan bargelar LaksamanaKhoja Bintam untuk menjadi wakil kepala kerajaan

aceh di tanah Deli, barulahkemudian datang berbagai suku bangsa lainnya

dinusantara dan tinggal menetapdikampung yang kemudian hari dikenal dengan

nama Kota Medan.

Pada pertengahan abad ke- 19, Medan mulai mengalami kemajuan pesat

dengandibukanya sejumlah perkebunan tembakau yang dipelopori oleh J.

Neinhuys Vander Falk, seseorang pengusaha berkebangsaan belanda. Ketika itu,

pasar tembakau internasional sangat menggemari Tembakau deli karena kualitas

Kesultanan Deli, membuat Kota Medan semakin ramai dan berkembang cepat

menjadi salah satu kota terindah di dunia.

Apalagi sejak kepindahan pusat pemerintahaan Kesultanan Deli dari

Labuhan ke sekitar Kampung Medan Putri pada tahun 1887, banyak perusahaan

perkebunan asing membangun kantor di kota ini. Wajar jika kota Medan pada

masa itu dijuluki Paris van Sumatera (kembaran Paris di sumatera. Pada 1 April

1909, pemerintah kolonial Belanda menetapkan Medan sebagai Kota Praja,

setelah membeli tanah seluas 15,83 KM² dari Sultan Deli untuk kepentingan

kotasetelah Indonesia merdeka, Kota Medan ditetapkan sebagai ibukota provinsi

Sumatera Utara dengan hari jadi 1 Juli 1590 dan tanggal 1 Juli diperingati sebagai

HUT KotaMedan.

1) Visi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan

Berdasarkan kondisi eksisting, potensi, karakteristik, peluang, tantangan,

sikap dan pandangan hidup bersama serta modal sosial pembangunan kota yang

dimiliki maka dirumuskan rancangan visi Bappeda Kota Medan tahun 2011-2015

sebagai berikut: “Terwujudnya Bappeda yang profesional dan partisipatif untuk

mendukung akselerasi pembangunan Kota Medan”.

Penjelasan Visi :

Proses perencanaaan pembangunan harus melibatkan para pelaku pembangunan

dan dilaksanakan secara akuntabel serta diarahkan untuk menyelesaikan

permasalahan pembangunan di berbagai bidang. Sejalan dengan itu, maka

pengertian profesional, partisipatif dan akselator adalah sebagai berikut :

Profesional : segenap jajaran Bappeda Kota Medan mampu bekerja sesuai dengan

11

sinkronisasi rencana pembangunan sesuai dengan tujuan pembangunan yang akan

dicapai, fokus terhadap tujuan yang akan dicapai serta peka terhadap segala

perubahan dan tuntutan perkembangan yang terjadi.

Partisipatif : aktif dalam turut menentukan arah dan tujuan perencanaan,

pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pembangunan kegiatan pembangunan kota

serta memberikan kontribusi secara signifikan dalam penyelesaian permasalahan

pembangunan.

2) Misi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan

Berdasarkan visi yang telah ditetapkan, maka dirumuskan Misi Bappeda

Kota Medan tahun 2011 sampai dengan 2015 sebagai berikut :

1) Meningkatkan kualitas ketersediaan rencana pembangunan kota.

2) Meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi dan

pelaporan capaian kinerja pembangunan kota.

3) Meningkatkan integritas dan koordinasi rencana pembangunan kota.

Penjelasan Misi :

Misi merupakann langkah utama dalam mencapai visi “Terwujudnya Bappeda yang profesional dan partisipatif untuk mendukung akselerasi pembangunan kota”. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kota medan berkewajiban dan bertanggung jawab dalam meningkatkan kualitas ketersediaan rencana

pembangunan kota, meningkatkan efektivitas pengukuran, pemantauan, evaluasi

dan pelaporan pencapaian kinerja pembangunan kota serta meningkatkan integrasi

dan koordinasi rencana pembangunan kota. Misi pertama sebagai bagian dari

B. Kegiatan Organisasi

Sesuai dengan pasal 109 dan 110 Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3

tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah

Kota medan, telah diatur dan fungsi badan perencanaan pembangunan daerah

Kota Medan.

Bidang Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Kota Medan,

merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang di pimpin oleh seorang kepala

badan yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

Medan melalui Sekretaris Daerah. Bappeda mempunyai tugas melaksanakan

penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan

pembangunan kota.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas Bappeda kota

Medan mempunyai fungsi:

1) Perumusan kebijakan teknis perencanaan

2) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan

3) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perencanaan pembangunan

kota.

4) Melaksanakan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Untuk melaksanakan tugas pokoknya Bappeda Kota Medan memiliki

fungsi pokok:

1) Fungsi Koordinasi perencanaan kota

13

C. Struktur Organisasi

Sumber: Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan (2015) Gambar 2.1 Bagan Struktur Organiasi Badan Perencanaan dan

D. Job Description

Berikut ini adalah job descrption dari setiap unit pada bagian Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan yang terdiri

dari :

RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI Bagian Pertama

Badan Pasal 3

Badan merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh Kepala

Badan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah.

Pasal 4

Badan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan

daerah dibidang perencanaan pembangunan daerah.

Pasal 5

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Badan

menyelenggarakan fungsi :

a. perumusan kebijakan teknis perencanaan;

b. pengoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan;

c. pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan daerah;

dan

d. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan

15

Bagian Kedua Sekretariat Pasal 6

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan bertanggung

jawab kepada Kepala Badan.

Pasal 7

(1) Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Badan

lingkup kesekretariatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum,

keuangan, dan penyusunan program.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Sekretariat menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program,dan kegiatan kesekretariatan;

b. pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Badan;

c. pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan

Badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan

kerumahtanggaan Badan;

d. pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan

organisasi, dan ketatalaksanaan;

e. pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Badan;

f. pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang

kesekretariatan;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

Paragraf 1

Sub Bagian Umum Pasal 8

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Sekretaris.

Pasal 9

(1) Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

Sekretariat lingkup administrasi umum.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub

Bagian Umum menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Umum;

b. penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

c. pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah

dinas, penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaraan

kerumahtanggaan Badan;

d. pengelolaan administrasi kepegawaian;

e. penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,

ketatalaksanaan, dan kepegawaian;

f. pelaksanaan hubungan masyarakat;

g. penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian;

h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

i. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas

17

Bidang Ekonomi Pasal 14

Bidang Ekonomi dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

Pasal 15

(1) Bidang Ekonomi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

Badan lingkup industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil

menengah.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Bidang Ekonomi menyelenggarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Ekonomi;

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup

industri, perdagangan, pertanian, koperasi, dan usaha kecil menengah ;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pertanian

dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan pariwisata,

koperasi usaha mikro kecil dan menengah, pendapatan, penanaman modal,

ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pertanian dan kelautan, perindustrian dan perdagangan, kebudayaan dan

pariwisata, koperasi usaha mikro kecil dan menengah, pendapatan,

penanaman modal, ketahanan pangan, dan pelayanan perijinan terpadu

yang disusun oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah

Daerah dan instansi / lembaga lain yang berada dalam wilayah Pemerintah

e. pelaksanaan inventarisasi permasalahan ekonomi, merumuskan

langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

f. pengoordinasian dan melaksanakan sosialisasi rencana kerja tahunan

dibidang ekonomi yang meliputi pertanian dan kelautan, perindustrian dan

perdagangan, kebudayaan dan pariwisata, koperasi usaha mikro kecil dan

menengah, pendapatan, penanaman modal, ketahanan pangan, dan

pelayanan perijinan terpadu dalam rangka pelaksanaan program

pembangunan kota atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke

pemerintah provinsi dan pemerintah pusat;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang ekonomi;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bidang Sosial Budaya Pasal 20

Bidang Sosial Budaya dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 21

(1) Bidang Sosial Budaya mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Badan

lingkup sosial kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Bidang Sosial Budaya menyelenggarakan fungsi :

19

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup

sosial, kemasyarakatan, pendidikan, dan kebudayaan;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan kota lingkup pendidikan,

kesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan, kependudukan dan

keluarga berencana, pemberdayaan perempuan, pemerintahan, informasi

dan komunikasi, capacity building, pemuda dan olah raga, agama, hukum,

dan budaya;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan kota lingkup

pendidikan, kesehatan, sosial, kemiskinan, ketenagakerjaan,

kependudukan dan keluarga berencana, pemberdayaan perempuan,

pemerintahan, informasi dan komunikasi, pembangunan kapasitas

(capacity building), pemuda dan olah raga, agama, hukum dan budaya

yang disusun oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah

Daerah dan instansi / lembaga lain yang berada dalam wilayah Pemerintah

Daerah;

e. pelaksanaan inventarisasi permasalahan dibidang sosial budaya,

merumuskan langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

f. pengoordinasian dan melaksanakan sosialisasi rencana kerja tahunan

dibidang sosial budaya yang meliputi pendidikan, kesehatan, sosial,

kemiskinan, ketenagakerjaan, kependudukan dan keluarga berencana,

pemberdayaan perempuan, pemerintahan, informasi dan komunikasi,

capacity building, pemuda dan olah raga, agama, hukum, dan budaya

kegiatan yang perlu diusulkan ke pemerintah provinsi dan pemerintah

pusat;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang sosial

budaya;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bidang Fisik dan Tata Ruang Pasal 26

Bidang Fisik dan Tata Ruang dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada di bawah

dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 27

(1) Bidang Fisik dan Tata Ruang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Badan lingkup prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

Bidang Fisik dan Tata Ruang menyelengarakan fungsi :

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Fisik dan Tata Ruang;

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup

prasarana kota, tata ruang, dan lingkungan hidup;

c. pelaksanaan kegiatan perencanaan pembangunan prasarana kota serta

pengendalian tata ruang dan lingkungan hidup;

d. pengoordinasian dan memadukan rencana pembangunan prasarana kota,

21

daerah di lingkungan Pemerintah Daerah dan instansi / lembaga lain yang

berada dalam wilayah Pemerintah Daerah;

e. pelaksanaan inventarisasi di bidang fisik dan tata ruang, merumuskan

merumuskan langkah-langkah, dan kebijakan pemecahannya;

f. pengoordinasian dan melaksanakan sosialisasi rencana kerja tahunan

dibidang fisik dan tata ruang yang meliputi prasarana kota, tata ruang, dan

lingkungan hidup dalam rangka pelaksanaan program pembangunan

daerah atau program dan kegiatan yang perlu diusulkan ke provinsi untuk

dimasukkan ke dalam program tahunan nasional;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang fisik dan

tata ruang;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi Pasal 32

Bidang Data Monitoring dan Evaluasi dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Badan.

Pasal 33

(1) Bidang Data Monitoring dan Evaluasi mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup data, monitoring, dan evaluasi.

(2) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

a. penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bidang Data Monitoring dan

Evaluasi;

b. penyusunan petunjuk teknis perencanaan pembangunan kota lingkup data,

monitoring, dan evaluasi;

c. pelaksanaan pengumpulan data dan informasi;

d. penyusunan data mengenai pelaksanaan program pembangunan;

e. pelaksanaan publikasi data dan informasi sesuai kebutuhan;

f. pengembangan pusat data perencanaan daerah;

g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang data,

monitoring, dan evaluasi;

h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

E. Jenis Usaha/ Kegiatan Program dan Kegiatan Pokok

Program dan kegiatan pokok Bappeda terdiri dari :

1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas dan rasio prasarana

dan sarana perencanaan pembangunan kota, dengan kegiatan pokok :

a. Penyediaan jasa administrasi keuangan

b. Penyediaan alat tulis kantor

c. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan

d. Penyediaan makanan dan minuman

23

f. Penyediaan jasa tenaga pendukung administrasi perkantoran

2. Program Peningkatan Disiplin Aparatur

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan disiplin aparatur, dengan

kegiatan pokok :

a. Pengadaan pakaian dinas harian (PDH)

b. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentuRenstra Beppeda Kota Medan

2011-2015 V – 2

3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

Program ini dimaksudkan untuk meningkatkan rasio antara sarana dan

prasarana kantor dengan jumlah pegawai dan beban kerja, dengan kegiatan

pokok :

a. Pengadaan peralatan gedung kantor

b. Pengadaan meubeleur

c. Pengadaan komputer dan perlengkapannya

d. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional

e. Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor

f. Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor

4. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja

Keuangan

Program ini dimaksudkan untuk melaksanakan pengukuran dan pemantauan

implementasi pelaksanaan rencana pembangunan kota, dengan kegiatan

pokok:

a. Penyusunan pelaporan keuangan semesteran dan akhir tahun

5. Program Pengembangan Data/Informasi

Program ini dimaksudkan untuk menyediakan data/informasi dalam

pelaksanaan rencana pembangunan kota, dengan kegiatan pokok :

a. Penyusunan dan Pencetakan Buku Medan Dalam Angka

b. Penyusunan Buku Kecamatan dalam Angka

c. Pencetakan Buku dan CD The Magic of Medan City

d. Penyusunan dan Pencetakan Buku Saku Data Pokok Statistika

e. Pembangunan Sistem Informasi Geo Spasial Kota Medan

f. Pengembangan Publikasi Elektronik Data/informasi Visual Pembangunan

Kota Medan

g. Penyusunan Manual Perencanaan Pembangunan Kota

h. Pembuatan Buku Selayang Pandang Kota Medan Renstra Beppeda Kota Medan 2011-2015 V – 3

i. Pemantauan dan Supervisi Program dan Kegiatan Pembangunan Kota

Medan

j. Pemantauan Program dan Kegiatan Dana Dekonsentrasi dan Tugas

Pembantuan

k. Penyusunan dan Analisis Data/Informasi Perencanaan Pembangunan

Ekonomi Daerah

l. Penyusunan Buku PDRB Kecamatan

m. Promosi dan Publikasi Pembangunan Kota Medan

n. Penerbitan Buletin Perencanaan Pembangunan Kota Medan

o. Penyusunan Buku ICOR Kota Medan

25

q. Studi Implikasi Penerapan Sistem Perpajakan Daerah Terhadap

Pengembangan Investasi di Sektor Swasta

r. Analisis Input-Output Pembangunan Ekonomi Daerah

s. Pembuatan Sistem Informasi Geografis Pusat-Pusat Pertumbuhan

Ekonomi Kota

t. Pengembangan Sistem Data Base Perencanaan Bidang Ekonomi

u. Analisis Data Survei Ekonomi Daerah

v. Penyusunan data base spasial perencanaan fisik dan prasarana wilayah

w. Identifikasi cakupan pelayanan air minum dan penyehatan lingkungan di

Kota Medan dengan menggunakan metode registrasi berbasis masyarakat

6. Program Perencanaan Pembangunan Daerah

Program ini dimaksudkan untuk menyediakan dokumen perencanaan

pembangunan daerah, dengan kegiatan :

a. Penyelenggaraan Musrenbang RKPD

b. Penyusunan Rancangan RKPD Kota Medan

c. Koordinasi Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ)

d. Koordinasi Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah

(LPPD)

e. Penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Prioritas Plafon

Anggaran Sementara (PPAS) Renstra Beppeda Kota Medan 2011-2015 V – 4

f. Penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA) dan Prioritas Plafon

Anggaran Sementara (PPAS) Perubahan

g. Penyusunan Renja Bappeda

i. Sosialisasi RPJMD Kota Medan

j. Koordinasi Pelaksanaan SCBD Mandiri

k. Implementasi Pelaksanaan SCBD Mandiri

l. Simposium Perencanaan Pembangunan Kota

m. Penggandaan Perda RPJM Kota Tahun 2011-2015

n. Temu Diskusi Perencanaan Pembangunan Kota

F. Kinerja Usaha Terkini Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua. Begitu

juga pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada kantor Walikota

Medan, Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah terus berupaya agar tujuan

yang telah digariskan oleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah dapat

terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja

keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja

yang bermutu dan tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah adalah Menyelenggarakan Program

Pembangunan daerah terhadap masyarakat.Kemudian juga mengadakan bakti

social kepada masyarakat dan sebagainya. Badan perencanaan dan Pembangunan

Daerah melakukan pembinaan terhadap pegawai agar dapat menghasilkan Sumber

daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik untuk

27 BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa

Inggris disebut “Achieve”, kata inipun berasal darai bahasa Yunani yaitu dari kata

“Arche”, yang berarti “Permulaan”. Kemudian kata “Arche” ini berkembang

menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”

berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”.

Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa

Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

Menurut Basir Barthos (2007:01) arsip adalah setiap catatan tertulis atau

bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu ingatannya. Misalnya kuitansi, faktur, daftar gaji,

gambar bagan organisasi, tabel harga, kartu penduduk, ijazah, surat izin, dan

surat-surat organisasi pada umumnya. Sedangkan menurut Sedarmayanti

(2003:10) arsip ataupun warkat adalah setiap catatan tertulis ataupun bergambar

yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk

suatu keperluan.

Pengertian Arsip menurut Kamus Umum bahasa Indonesia adalah

Simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut tidak semua surat

dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan

1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi,

instansi, perorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan

datang.

2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat

ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang No.7 tahun

1971 tentang “Ketentuan pokok Kearsipan” pada Bab 1 pasal 1 berbunyi sebagai

berikut:

1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan

Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta

dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.

Dari defenisi tersebut jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi

dan pusat bagiseluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses

berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan

29

B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan.

3. Pengorganisasian Arsip

Pekerjaan Administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai

pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah Arsip, karena pekerjaan

administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran, dan arsip juga merupakan

alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi Badan

Prencanaan dan Pembagunan Daerah Kota Medan.

Menurut Sedarmayanti (2003:21-22), asas pengorganisasian pengelolaan

arsip terbagi atas :

a. Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang

dipusatkan di suatu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi

unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip.Asas

ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan

masing-masing unit tidak layak memerlukan informasi yang bersifat

khusus atau spesifik.

b. Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing

unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi

yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada

c. Azas Gabungan antara sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara

asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk

mengurangi kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi atau

desentralisasi.

Pelaksanaan sistem kerasipan surat masuk bidang Ekonomi yang

menyangkut pengorganisasian arsip yang dilakukan pada Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah kota Medan adalah asas gabungan antara sentralisasi dan

desentralisasi dimana arsip disimpan di tempat penyimpanan arsip tetapi

mendapat pengawasan dari atasan. Dari kondisi ini, pelaksanaan pengorganisasian

arsip pada Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kota Medan cukup Baik.

Menurut Saiman (2002:104) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip

sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti sebagai berikut:

a. File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih

aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari.

b. File in-aktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam

pekerjaan.

Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor

masing-masing.

Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED

Saiman, (2002:104-105), yang merupakan singkatan dari Administrative Value

(nilai administrasi), Legal Value (nilai hukum), dan Documentary Value (nilai

31

berdasarkan jumlah presentase dari keenam komponennya, Sehingga terdapat 4

(empat) golongan arsip, yaitu sebagai berikut :

1. Arsip Vital (presentase nilai 90-100) yaitu sangat penting dan tidak dapat

diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di

kantor yang bersangkutan.

2. Arsip penting (presentase nilai 50-89), arsip ini melengkapi kegiatan rutin

dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file

aktif selama lima tahun dan file inaktif selama 25 tahun.

3. Arsip berguna (presentase nilai 10-49) arsip ini berguna sementara dan

dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file akhir selama 2 tahun

di file inaktif selama 10 tahun.

4. Arsip tidak berguna (presentase nilai 0-9) arsip ini dapat dimusnahkan

sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip disimpan 3 bulan di file

inaktif.

Pengorganisasian arsip pada Badan Perencanaan dan Pembangunan pada

Kantor walikota Medan terdapat di dalamnya kriteria arsip Educational Value

(nilai pendidikan), yakni keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan

yang terkandung di dalamnya. Misalnya : Undang-undang kepegawaian sebagai

sumber informasi untuk pegawai. Legal Value (nilai hukum), adalah keberadaan

arsip dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya.

4. Penataan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003:68) penataan arsip adalah kegiatan mengatur

dan menyusun arsip dalam suatu tataan yang sistematis dan logis, menyimpan

serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar

mempermudah dan mempercepat pelaksanaan. Persiapan untuk menata arsip

terdiri dari :

1. Memisahkan

Yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan

arsip sesuai pokok permasalahannya.

2. Meneliti disposisi

Yaitu mengadakan penelitian agar diketahui surat yang akan disimpan

telah mendapat disposisi atau belum.

3. Memadukan

Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu

masalah atau yang saling berkaitan.

4. Mengklasifikasi

Yaitu menentukan klasifikasi arsip.

5. Mengindeks

Yaitu menentukan inti dari isi surat dan menetukan indeksnya.

6. Mepersiapkan tunjuk silang

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian

33

7. Menyusun arsip

Yaitu arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan

sistem yang digunakan.

8. Menyimpan arsip

Yaitu penyimpanan arsip secara benar kedalam penyimpanan sesuai kode

masing-masing.

Penataan arsip pada Badan Perencanaan dan Pembagunan Daerah Kota

Medan dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang

memungkinkan untuk :

a) Pencarian arsip akan lebih cepat, apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b) Pengambilan arsip akan mudah dilakukan

c) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan

mudah.

Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena

sering di ambil dari tempat penyimpanannya. Dari kondisi ini, pelaksanaan

penataan arsip pada Badan Perencanaan dan Pembagunan daerah Kota Medan

dapat dikatakan relatif-Baik.

C. Metode dan Prosedur Penyimpan Arsip Badan Perencanaan dan Pembagunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan 3. Metode Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto (2004:263-265) agar penyimpanan dapat berlangsung

dengan cepat dan tepat, serta untuk menjamin ketelitian dan kecermatan,

1. Pemberian tanda pelepas

Suatu warkat baru dapat disimpan oleh penata arsip apabila arsip tersebut

sudah memiliki tanda persetujuan dari pejabat yang bersangkutan berupa

kode tertentu yang menyatakan bahwa arsip tersebut boleh disimpan

karena sudah selesai diproses atau tidak perlu diproses lebih lanjut,

misalnya dengan menggunakan tanda-tanda berikut:

a. File, yang berarti bahwa arsip yang sudah dibubuhi dengan kata

file sudah dapat disimpan.

b. Tidak perlu dijawab (TDP) atau No reply (NRR) yang berarti arsip

tersebut tidak perlu balasan.

2. Mengindeks

Mengindeks dapat berarti:

a. Kegiatan menentukan tanggal pengenal masalah, terdapat dalam

surat yang berupa persoalan, perihal, gagasan, atau kegiatan.

b. Mencocokkan pokok masalah yang terdapat dalam surat dengan

daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah ditentukan untuk

mendapatkan kode penyimpanan.

3. Pemberian kode

Setelah pokok masalahnya diketahui, langkah selanjutnya ialah

mencocokkan pokok masalah tersebut dengan daftar indeks atau daftar

klasifikasi yang telah disediakan untuk menentukan kode penyimpanan.

4. Membuat tunjuk silang (cross reference)

Tunjuk silang atau cross reference diperlukan apabila informasi dari suatu

35

berlainan. Disamping itu, tunjuk silang juga diperlukan apabila dalam

suatu surat terdapat dua tanda pengenal yang dijadikan tanda pengenal

tunjuk silang. Tanda-tanda yang digunakan adalah :

a. Kata “lihat” atau dengan tanda silang “X”

b. Kata-kata “lihat juga” atau dengan tanda 2 silang “X”

5. Penyortiran (sorting)

Menyortir adalah kegiatan memilih dan memisahkan warkat untuk

dikelompokkan menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada

warkat. Warkat-warkat yang memiliki kode penyimpanan yang sama

dikelompokkan menjadi satu agar memudahkan penyimpanan dalam

folder.

6. Penyimpanan Warkat

Warkat-warkat yang telah disortir segera dipindahkan atau dimasukkan ke

dalam folder (map) sesuai dengan kodenya, dengan cara berikut:

a. Muka surat menghadap ke depan folder

b. Disimpan menurut tanggal (tanggal terima surat atau tanggal surat,

menurut ketentuan dari organisasi atau perusahaan yang

bersangkutan), yang terbaru ada di depan.

c. Arsip jawaban dijadikan satu (dijepitkan) dengan surat yang

bersangkutan.

Sedangkan menurut Serdamayanti (2003:70) terdapat lima macam metode

penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:

1. Metode Abjad (Alphabetical Filling System) Metode abjad adalah salah

menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada

peraturan indeks.

2. Metode Masalah (Subject Filling System)

Metode masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kegiatan-kegiatan yang berkenan dengan masalah-masalah yang

berhubungan dengan perusahaan.

3. Metode Nomor (Numerical Filling System)

Metode nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok

permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi

nomor tertentu.

4. Metode Tanggal (Chronological Filling System)

Metode tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal

dijadikan pedoman yang dimaksudkan untuk memperhatikan dari

datangnya surat.

5. Metode Wilayah (Goegraphical Filling System)

Metode wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

tempat atau lokasi daerah atau wilayah.

Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembagunan daerah pada Kantor Walikota Medan untuk surat

masuk menggunakan Metode Tanggal (Chronology Filling System) dan

mengurutkannya dengan Metode Nomor (Numerical Filling System) sebagai dasar

37

arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah kota

Medan dapat dikatakan Cukup baik.

4. Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan

Pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembagunan Daerah Kota

Medan, data-data atau dokumen yang diarsipakan adalah surat masuk yang

dieksposisi dari bagian Umum. Setelah dari bagian Umum surat-surat tersebut

diberikan ke setiap Bidang termasuk bidang Ekonomi. Surat masuk yang

diberikan dari bidang Umum ditulis kembali ke dalam buku Agenda surat masuk

bidang Ekonomi, lalu surat masuk tersebut di berikan ke kepala Bidang Ekonomi

untuk dieksposisi kembali kepada siapa surat tersebut ditujukan. Lalu surat

tersebut diarsipkan oleh petugas arsip.

Arsip dikelompokkan berdasarkan metodenya kemudian diberi nomor dan

diletakkan sesuai dengan lemari bagian masing-masing, namun terkadang masih

ada juga folder-folder yang ditemukan dengan nama yang sama. Hal ini dapat

membuat kebingungan sehingga dapat mempengaruhi pegawai dalam penyediaan

arsip kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dari kondisi ini prosedur

penyimpanan arsip paba bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan

Daerah pada Kantor Walikota Medan masih kurang Baik, sehingga perlu

ditingkatkannya ketelitian pegawai dalam mengarsipkan dokumen, agar tidak

D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip 3. Metode Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk

mencegah kerusakan akibat beberapa sebab Sedarmayanti, (2003:110). Sedangkan

menurut Wursanto (2004:272), Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang

dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.

Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada

Kantor Walikota Medan menggunakan Metode pemeliharaan arsip yang umum

digunakan oleh bidang lainnya. Metode pemeliharaan arsip yang terdapat pada

bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor

Walikota Medan yakni sebagai berikut:

1. Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip.

Ruangan penyimpanan arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan

dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan diatur sebagai

berikut:

a. Ruangan penyimpanan arsip selalu dijaga agar tetap rapi.

b. Ruangan penyimpanan arsip yang selalu dijaga agar tetap kering

dengan suhu udara dalam ruangan berkisar 65° sampai 75°F, dengan

kelembapan udara sekitar 50° sampai 65°%.

c. Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat

terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air, maupun serangga

39

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada

udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembapan yang diinginkan

perlu dipenuhi.

Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada

kantor Walikota Medan menggunakan lemari sebagai alat penyimpanan

arsip secara teratur agar arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu-debu

akan tetapi hal ini mengakibatkan arsip-arsip dilemari mudah lembap

sehingga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan

arsip dibuat renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut.

3. Kebersihan

Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada

Kantor Walikota Medan mengusahakan agar tempat penyimpanan arsip

selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak atau pemakan

kertas arsip. Pada bidang Ekonomi penyimpanan arsipnya dibersihkan

melalui cara sebagai berikut :

a. Membersihkan lemari penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari.

b. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat

menggunakan alat penyedot abu (vacuum cleaner)

c. Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas

digunakan klip dari bahan plastik agar tidak menimbulkan bekas.

Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan

dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dapat dikatakan Relatif

4. Prosedur Pemeliharaan Arsip

Dari hasil penelitian peneliti, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan

oleh bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor

Walikota Medan dengan cara :

1. Ruangan penyimpanan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan diatur penerangannya,

yaitu dengan cahaya lampu dan sinar matahari. Tetapi, sinar matahari tidak

langsung mengenai kertas-kertas arsip melainkan melalui jendela-jendela

dan celah-celah. Sebab sinar matahari langsung dapat menyebabkan arsip

menjadi cepat rusak.

2. Arsip-arsip pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembagunan

Daerah pada Kantor Walikota Medan selalu dijaga kebersihannya dengan

cara membersihkan debu-debu yang menempel pada arsip.

Dari kondisi ini, pemeliharaan arsip pada bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembangunan daerah dapat dikatakan Cukup Baik.

E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari

penyimpanan pengolah berkas/arsip ke arsip Nasional termasuk memusnahkan

berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi

perkantoran Wiyasa, (2001:165)

Penyusutan arsip merupakan kegiatan terakhir dari siklus atau daur hidup

41

pemusnahan arsip. Pemindahan dan pemusnahan arsip penting dilakukan juga

dalam rangka menjaga dan menjamin efektifitas kearsipan.

3. Metode Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas surat dari

penyimpanan pengolah berkas/arsip ke arsip Nasional termasuk memusnahkan

berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan administrasi

perkantoran Wiyasa (2001:165).

Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan arsip menurut

Wiyasa yaitu sebagai berikut :

1. Mengadakan inventarisasi data arsip yang akan digunakan.

2. Mengadakan penilaian kegunaan berkas/arsip.

3. Penyusunan jadwal penyusutan berkas/arsip.

4. Penyaluran berkas surat.

Sebelum diusutkan, arsip perlu dinilai terlebih dahulu. Kegiatan penilaian

arsip mencakup kegiatan pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat

penyimpanan arsip organisasi atau perusahaan dan kemudian penggolongan arsip.

Menurut Wursanto, (2004:276) pada dasarnya ada dua cara pemindahan arsip,

yaitu :

1. Pemindahan secara berkala

Pemindahan secara berkala dibagi menjadi tiga, yaitu pemindahan satu

kali dalam waktu tertentu, pemindahan dua kali dalam jangka waktu

2. Pemindahan secara terus-menerus

Dalam pemindahan arsip secara terus-menerus, pemindahan dari arsip

dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka waktu

tertentu tetapi dilakukan secara terus-menerus.

Adapun tujuan penyusutan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan adalah :

1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun referensi.

2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.

3. Mempercepat penemuan kembali arsip.

4. Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban.

Berdasarkan hasil peneltian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis

bahwa penyusutan arsip di bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan belum cukup baik, karena

masih banyak arsip yang sudah tidak digunakan lagi namun masih disimpan. Hal

ini membuat lemari arsip (filling cabinet) akan semakin penuh. Selain itu juga,

Bidang Ekonomi Badan perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor

Walikota Medan tidak memiliki jadwal retensi arsip yang pasti, bila lemari arsip

(filling cabinet) sudah penuh, barulah kegiatan penyusutan arsip dilakukan.

Sebaiknya Bidang Ekonomi menetapkan jadwal retensi arsip untuk

43

4. Prosedur Penyusutan Arsip

Menurut Wiyasa (2001:165) pelaksanaan penyusutan arsip dapat dibagi

tiga, yaitu :

1. Penyusutan arsip dari aktif ke inaktif.

File aktif yaitu yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak

dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan file inaktif yaitu

file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.

2. Pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip secara fisik yang

sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total

dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak

dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya.

3. Penyusutan arsip Instansi ke Arsip Nasional

Memelihara dan menyelamatkan arsip/dokumen sebagai bahan bukti

akuntabiitas kinerja instansi pemerintah dan pertanggung jawaban

nasional.

Langkah-langkah pelaksanaan penyusutan arsip Bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan adalah :

1. Memilih/mengambil yang tidak berguna, supaya arsip berkurang.

2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan diusutkan.

3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan diusutkan.

Tetap disimpan atau dipindahkan ke bagian perlengkapan untuk diproses lebih

arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau

pemindahan arsip.

F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Basir Barthos (2007:220-224)untuk memudahkan pengelolaan

surat dapat digolongkan secara sederhana berdasarkan 3 (tiga) golongan sebagai

berikut :

4. Surat Penting

a. Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan

masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung

terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

b. Pengurusan surat penting, semua surat masuk jenis ini harus

diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat

diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah

dilampiri 3 (tiga) lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi.

5. Surat Rahasia dan Pribadi (tertutup)

a. Surat rahasia yang biasanya beramplop dua dan surat pribadi ini

pemprosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si

alamat. Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini

harus disampaikan kepada pemimpin dalam keadaan masih terbungkus

oleh sampulnya (yang dalam).

b. Surat rahasia. Surat-surat pribadi langsung diberikan kepada

masing-masing pribadi tanpa diproses seperti surat penting. Jika nanti surat

45

penting atau biasa. Kalau penting maka proses pengurusannya seperti

surat penting dengan mempergunakan kartu kembali.

6. Surat Biasa

a. Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan

rahasia serta bukan pribadi. Surat-surat ini kegunaannya relative

singkat dan tidak perlu disimpan.

b. Pengurusan surat biasa, sama seperti pengurusan surat tertutup rahasia.

Hanya bedanya, lembar pengantarnya disebut “Lembar Surat Sutin”,

identitas surat biasa ini secara lengkap dapat diketahui sebelumnya.

Karena itu dapat dicatat secara lengkap pula dalam lembar pengantar.

Karena itu lembar pengantarnya berlainan dengan kolom lembar

46 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Sistem pengorganisasian arsip yang dilakukan bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

cukup baik karena menggunakan gabungan antara sentralisasi dan

desentralisasi yang dapat memudahkan pegawai untuk menyimpan dan

menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu diperlukan sehingga dapat

meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.

2. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembanguanan Daerah pada Kantor Walikota Medan

belum cukup baik karena saat melakukan penyimpanan arsip masih

terdapat folder-folder yang ditemukan dengan nama yang sama sehingga

dapat membuat kebingungan yang dapat mempengaruhi pegawai dalam

penyediaan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Sistem pemeliharaan yang dilakukan bidang Ekonomi Badan Perencanaan

dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sudah melakukan

metode pemeliharaan yang umum dilakukan oleh bidang lainnya, seperti

pengatur ruangan, tempat penyimpanan arsip, kebersihan tempat, dan

47

4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan bidang Ekonomi

Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota

Medan belum cukup baik karena memiliki jadwal retensi yang pasti

sehingga sulit untuk melakukan penyusutan maupun pemusnahan arsip.

B. Saran

Berdasarkan Kesimpulan, penulismembuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sistem pengorganisasian arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya

menggunakan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi secara

berkelanjutan agar sistem pengorganisasian pada bidang Ekonomi dapat

lebih meningkat efisiensi dan efektifitas kerja pegawai dimasa yang akan

datang.

2. Sistem penyimpanan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya dilakukan

lebih teliti agar tidak terjadi penyimpanan arsip dengan nama folder yang

sama sehingga tidak membuat kebingungan dan agar pegawai dapat

dengan cepat menyediakan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Sistem pemeliharaan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya

melaksanakan tindakan pemeliharaan tambahan seperti melakukan

pemeriksaan arsip secara berkala untuk melihat kaedaan atau kondisi arsip.

pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pemabangunan Daerah

pada Kantor Walikota Medan dapoat lebih baik.

4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip bidang Ekonomi Badan

Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan

sebaiknya menetapkan jadwal retensi arsip yang pasti agar mempermudah

proses penyusutan dan pemusnahan arsip secara berkala dan sesuai

49

DAFTAR PUSTAKA

Basir Barthos, 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi Negeri, Jakarta: Bumi Aksara

Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta: Ghalia Indonesia

Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar maju

Wiyasa, 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta: Pradnya Paramita

arsip harus ditetapkan terlebih dahulu, agar mempermudah pemusnahan atau pemindahan arsip.

F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Basir Barthos (2007:220-224)untuk memudahkan pengelolaan surat dapat digolongkan secara sederhana berdasarkan 3 (tiga) golongan sebagai berikut :

4. Surat Penting

a. Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.

b. Pengurusan surat penting, semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. 5. Surat Rahasia dan Pribadi (tertutup)

a. Surat rahasia yang biasanya beramplop dua dan surat pribadi ini pemprosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai kepada si alamat. Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh penerima surat. Surat ini harus disampaikan kepada pemimpin dalam keadaan masih terbungkus oleh sampulnya (yang dalam).

b. Surat rahasia. Surat-surat pribadi langsung diberikan kepada masing-masing pribadi tanpa diproses seperti surat penting. Jika nanti surat pribadi tersebut ternyata bersifat dinas, kemudian dilihat termasuk

45

penting atau biasa. Kalau penting maka proses pengurusannya seperti surat penting dengan mempergunakan kartu kembali.

6. Surat Biasa

a. Surat biasa, adalah surat yang tidak tergolong penting dan bukan rahasia serta bukan pribadi. Surat-surat ini kegunaannya relative singkat dan tidak perlu disimpan.

b. Pengurusan surat biasa, sama seperti pengurusan surat tertutup rahasia. Hanya bedanya, lembar pengantarnya disebut “Lembar Surat Sutin”, identitas surat biasa ini secara lengkap dapat diketahui sebelumnya. Karena itu dapat dicatat secara lengkap pula dalam lembar pengantar. Karena itu lembar pengantarnya berlainan dengan kolom lembar pengantarnya surat rahasia.

46 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Sistem pengorganisasian arsip yang dilakukan bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan cukup baik karena menggunakan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi yang dapat memudahkan pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang sewaktu-waktu diperlukan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.

2. Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembanguanan Daerah pada Kantor Walikota Medan belum cukup baik karena saat melakukan penyimpanan arsip masih terdapat folder-folder yang ditemukan dengan nama yang sama sehingga dapat membuat kebingungan yang dapat mempengaruhi pegawai dalam penyediaan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Sistem pemeliharaan yang dilakukan bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sudah melakukan metode pemeliharaan yang umum dilakukan oleh bidang lainnya, seperti pengatur ruangan, tempat penyimpanan arsip, kebersihan tempat, dan penyimpanan arsip.

47

4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip yang dilakukan bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan belum cukup baik karena memiliki jadwal retensi yang pasti sehingga sulit untuk melakukan penyusutan maupun pemusnahan arsip.

B. Saran

Berdasarkan Kesimpulan, penulismembuat saran-saran sebagai berikut :

1. Sistem pengorganisasian arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya menggunakan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi secara berkelanjutan agar sistem pengorganisasian pada bidang Ekonomi dapat lebih meningkat efisiensi dan efektifitas kerja pegawai dimasa yang akan datang.

2. Sistem penyimpanan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya dilakukan lebih teliti agar tidak terjadi penyimpanan arsip dengan nama folder yang sama sehingga tidak membuat kebingungan dan agar pegawai dapat dengan cepat menyediakan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Sistem pemeliharaan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya melaksanakan tindakan pemeliharaan tambahan seperti melakukan pemeriksaan arsip secara berkala untuk melihat kaedaan atau kondisi arsip. Dengan melaksanakan tindakan tersebut maka sistem pemeliharaan arsip

pada bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pemabangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan dapoat lebih baik.

4. Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan sebaiknya menetapkan jadwal retensi arsip yang pasti agar mempermudah proses penyusutan dan pemusnahan arsip secara berkala dan sesuai prosedur.

49

DAFTAR PUSTAKA

Basir Barthos, 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi Negeri, Jakarta: Bumi Aksara

Saiman, 2002. Manajemen Sekretaris, Jakarta: Ghalia Indonesia

Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar maju

Wiyasa, 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Jakarta: Pradnya Paramita