TINJAUAN KHUSUS APOTEK Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas Di Apotek Pratama Medan

BAB III TINJAUAN KHUSUS APOTEK

3.1 Letak dan Bangunan

Apotek Pratama didirikan pada tahun 1983 dengan No. SIA: 1305SIA1983 yang dikelola oleh Dra. Yuanita Tanuwijaya, Apt. sebagai Apoteker Pengelola Apotek APA dan Drs. Salim Usman, M.Si., Apt. selaku Pemilik Sarana Apotek PSA. Apotek Pratama berada di Jl. Gatot Subroto No. 236 H Medan, terletak di daerah petokoan dan pemukiman yang ramai dengan penduduk yang cukup padat serta mudah dijangkau oleh kendaraan umum, tersedia tempat parkir yang luas dan dekat dengan tempat-tempat pelayanan kesehatan lain seperti praktek dokter dan klinik. Luas bangunan apotek ± 4 m x 22 m yang terdiri dari ruang tunggu, ruang penjualan bebas kasir, ruang peracikan, gudang, ruang APA, tempat pencucian dan kamar mandi WC.

3.2 Struktur Organisasi Personalia

Struktur organisasi Apotek Pratama Medan dapat dilihat pada bagan berikut : Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 APA PSA Administrasi Kasir Penjualan Asisten Struktur Organisasi Apotek Pratama Medan Apoteker Pengelola Apotek membawahi beberapa karyawan antara lain : 1. 3 Orang Asisten Apoteker 2. 1 Orang Petugas Administrasi Kasir 3. 2 Orang Petugas Penjualan Bebas

3.3 Pelaksaan Kegiatan Apotek

Kegiatan apotek dilakukan setiap hari kerja mulai pukul 08.30 WIB sampai dengan pukul 22.00 WIB , diaman pengaturan tenaga kerja dibagi dua yaitu shift pagi dan shift malam. Pada pagi dipekerjakan 2 orang karyawan dan pada malam hari 4 orang karyawan. Waktu pergantian shift pada pukul 15.00 WIB.

3.4 Pengadaan Perbekalan Farmasi

Pengadaan perbekalan farmasi pada Apotek Pratama Medan meliputi perencanaan pembelian, pelaksanaan pembelian, dan pemantauan hasil pembelian. 3.4.1 Perencanaan Pembelian Perencanaan pembelian dilakukan dengan menetapkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli dengan memperhatikan kebutuhan pada ruang peracikan dan penjualan bebas, menentukan pemasok dengan mempertimbangkan Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 legalitasnya, kondisi pembelian dan pembayaran yang diberikan, kondisi saat barang yang telah dibeli rusak ataupun expired dan juga kecepatan pengiriman barang. 3.4.2 Pelaksanaan Pembelian Pelaksanaan pembelian dilakukan dengan cara berikut : a. Pemeriksaan stok barang atau perbekalan farmasi di ruang peracikan, ruang penjualan bebas dan gudang. b. Menetapkan item dan jumlah barang yang akan dibeli berdasarkan sifat barang apakah fast moving atau slow moving. Barang yang sudah ditetapkan untuk dibeli diperiksa dan disetujui oleh APA, selanjutnya dicatat dalam buku pesanan. c. Pada pagi hari, buku pesanan diletakkan di bagian depan penjualan untuk memudahkan salesman mengetahui kebutuhan apotek. Bila ada barang yang tidak dapat disediakan salesman, maka apotek akan menghubungi pemasok lain melalui telepon Untuk pembelian narkotika, dilakukan dengan cara khusus. Pemesanan dilakukan langsung kepada Pedagang Besar Farmasi PBF Kimia Farma Medan dengan menggunakan surat pesanan narkotika Formulir N-9 rangkap 4 yang ditandatangani oleh APA. Pemesanan dan penerimaan barang dilakukan langsung oleh Apoteker Pengelola Apotek APA. 3.4.3 Penerimaan dan Pemantauan Hasil Pembelian Prosedur penerimaan barang, yaitu : Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 1. Petugas pembelian barang menerima barang yang diantar dari pemasok disertai dengan surat pengantar barang faktur rangkap 4 dan surat pesanan. 2. Pemeriksaan secara visual kondisi fisik dan jumlah barang dan disesuaikan dengan surat pesanan barang, tanggal kadaluarsa obat dan kondisi kemasan obat. Apabila sesuai petugas menandatangani faktur dan membubuhkan stempel apotek. Satu lembar copy faktur sebagai pertinggal untuk apotek, dan faktur asli beserta dua copy faktur lainnya dikembalikan kepada petugas pengantar barang. Pemantauan hasil pembelian dilaksanakan sebagai berikut : a. Menyesuaikan barang yang diterima dengan faktur meliputi jumlah, jenis, keadaan, kebenaran harga dan kondisi yang telah disepakati. b. Meminta penjelasan pemasok apabila keadaan barang tidak sesuai dengan yang diinginkan seperti yang tertulis di dalam faktur, untuk segera dikoreksi, ataupun bila ada kerusakan dari barang, segera diberitahukan kepada pemasok supaya ditukar c. Mencatat membukukan setiap pembelianpenerimaan barang setiap harinya

3.5 Penyimpanan dan Penataan

Setelah dilakukan penerimaan, barang tersebut akan disimpan untuk sementara waktu di gudang. Kemudian diperiksa bila barang di lemari bagian penjualan atau ruang peracikan sudah habis atau tinggal sedikit, maka barang Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 disusun di lemari tersebut berdasarkan bentuk sediaan, abjad dengan menggunakan prinsip FIFO First In First Out dan FEFO First Expired First Out Penyimpanan perbekalan farmasi di apotek dilakukan sebagai berikut : 1. Obat bebas dan bebas terbatas disimpan di etalase penjualan bebas berdasarkan efek farmakologinya. Misalnya kelompok obat analgetikantipiretik, obat batuk, vitamin, dan lain-lain. 2. Obat-obat keras disimpan di ruang peracikan yang disusun menurut bentuk sediaan kemudian diurutkan menurut abjad 3. Barang yang fast moving yang dipesan dalam jumlah besar, sebagian disimpan di gudang sebagai stok 4. Bahan baku obat disimpan dalam wadah tertutup rapat dan diberi label 5. Sediaan obat yang penyimpanannya di bawah suhu kamar disimpan dalam lemari pendingin 6. Narkotika dan psikotropika disimpan di lemari khusus.

3.6 Pelayanan

Kegiatan pelayanan di Apotek Pratama Medan dapat berupa pelayanan resep tunai, pelayanan resep kredit, penjualan bebas, kosmetik, alat kesehatan, suplemen kesehatan dan susu. 3.6.1 Pelayanan Resep Tunai Prosedur pelayanan resep tunai, yaitu : Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 a. Petugas menerima resep dari pasien dan memeriksa apakah obat yang tertulis dalam resep ada atau tidak. Jika ada, maka dihitung harga obat dalam resep tersebut, dan diberitahukan kepada pembeli b. Ditanya kepada pembeli apakah jadi membeli semua obat atau tidak. Jika ya, maka resep diteruskan ke Asisten Apoteker untuk disiapkan obatnya, diberi nomor, diracik yang perlu diracik, lalu diberi etiket, diperiksa dan dikemas. c. Obat diberikan ke bagian penjualan untuk diperiksa kembali kelengkapan dan ketepatan obat yang diberi dengan yang tertulis di resep, serta penulisan etiketnya lalu diserahkan kepada pembeli dan diberikan informasi mengenai pemakaian obat seperlunya dan jika perlu sekalian dijelaskan kegunaan dari masing-masing obat tersebut. d. Pembeli membayarkan harga resep ke kasir e. Resep asli disimpan untuk diarsipkan 3.6.2 Pelayanan Resep Kredit Untuk pelayanan resep tunai maka pembayaran dilakukan pembeli langsung di kasir, sedangkan untuk pelayanan resep kredit maka dibuat tanda terima obat yang ditandatangani oleh pembeli untuk nantinya ditagih ke debitur yang bersangkutan. Pelayanan resep kredit antara lain : a. Konsumen menyerahkan resep beserta surat pengantar atau identitas lainnya kepada petugas apotek b. Resep diteruskan ke Asisten Apoteker untuk disiapkan obatnya, diracik yang perlu diracik, lalu diberi etiket, diperiksa dan dikemas. Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008 c. Obat diberikan kepada petugas penjualan, kemudian diserahkan kepada pembeli dan memberikan informasi seperlunya dan dibuat tanda terima obat d. Resep asli diserahkan ke asisten apoteker untuk diberi harga. Dibuat copy resep yang diberi harga dan daftar tagihan untuk penagihan ke debitur 3.6.3 Pelayanan Penjualan Bebas Selain pelayanan resep, ada juga pelayanan penjualan bebas atau tanpa resep dengan pembayaran langsung. Prosedur pelayanan penjualan bebas antara lain : a. Petugas menerima permintaan dari pembeli dan memberitahukan harganya b. Jika harga dan barang yang akan dibeli sudah sesuai, maka petugas akan menerima pembayaran dari pembeli serta menyerahkan barang dan memberikan informasi yang dibutuhkan seperlunya. 3.6.4 Pelayanan Swamedikasi Prosedur pelayanan swamedikasi di Apotek Pratama meliputi : a. Pasien datang dan langsung berjumpa dengan apoteker b. Pasien akan menyampaikan keluhan-keluhan yang dirasakannya yang berhubungan dengan kesehatannya c. Apoteker memilih cara pengobatan yang sesuai dengan keluhan pasien tersebut, dan bila pasien sudah setuju dengan pengobatan yang diberikan, apoteker akan segera menyediakan obatnya dan kemudian menyerahnya kepada pasien disertai dengan pemberian informasi yang diperlukan. Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008

3.7 Administrasi

Administrasi yang dilakukan di Apotek Pratama Medan, meliputi : - Buku Pembelian, yaitu buku yang mencatat semua barang yang diterima dari distributor sebagai hasil pembelian - Buku penjualan, yaitu buku yang mencatat seluruh penjualan barang, baik melalui resep maupun penjualan bebas - Buku nomor resep, yaitu buku yang mencatat pemberian nomor resep dan dilakukan secara berurutan - Buku pesanan barang, yaitu buku yang mencatat daftar barang yang akan dipesan - Buku hutang dagang, yaitu buku yang mencatat pembelian secara kredit - Buku stok, yaitu buku yang mencatat pemasukan dan pengeluaran barang dari gudang - Buku pencatatan OKT, yaitu buku yang mencatat pemasukan dan pengeluaran golongan OKT psikotropika. - Buku pencatatan narkotika, yaitu buku yang mencatat pemasukan dan pengeluaran obat-obat golongan narkotika Untuk obat-obat golongan narkotika, pelaporan dilakukan sekali dalam satu bulan, selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulannya. Sedangkan untuk obat-obat psikotropika, pelaporannya dilakukan satu kali dalam setahun. Laporan- laporan ini ditandatangani APA dan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Medan, dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM Medan Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008

3.8 Perpajakan

Apotek Pratama Medan mempunyai kewajiban membayar Pajak Penghasilan PPh pasal 21 yaitu pajak atas gaji upah honorarium, imbalan jasa dan kenikmatan lain yang dibayarkan kepada orang pribadi terhitung oleh pemberi pajak sehubungan dengan pekerjaan, jabatan dan hubungan kerja lainnya yang dilakukan di Indonesia. Sistem pemungutan pajak PPh pasal 21 yang meliputi menghitung, memotong, membayar dan pelaporan besarnya pajak, dilakukan sendiri oleh Apotek Pratama Medan. Janti Kosman : Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Komunitas di Apotek Pratama Medan, 2008 USU e-Repository © 2008

BAB IV PEMBAHASAN