TINJAUAN PUSTAKA Tujuan Pengamatan

3. Fungsi dan Tujuan surat

Semakin canggihnya peralatan berkomunikasi antarmanusia seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi atau bahkan email electronik mail dan internet, surat masih saja digunakan dalam dunia komunikasi. Hal ini dapat terjadi karena dengan surat seseorang akan lebih bebas dalam menyampaikan panjang pendeknya informasi sedangkan surat yang isinya rahasia pun akan terjamin keamanannya. Menurut Drs. Slamet dan Drs. Sutono Syahban 1996:17-18 surat berfungsi sebagai : a. Sarana komunikasi Surat dapat menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. b. Wakil atau duta Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima baik dari seseorang maupun instansi. c. Bahan bukti Surat merupakan sarana komunikasi tertulis maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum. d. Sumber data Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti. e. Bahan pengingat Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan dimasa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya. f. Jaminan Surat dapat menjadi jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas pada surat jalan g. Alat pengikat Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. h. Alat promosi Dalam perkembangannya, surat dapat juga digunakan oleh pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produk-produk yang dihasilkan termasuk jasa kepada pihak lain baik perorangan maupun lembaga atau organisasi. Sebagai contoh : surat perkenalan perusahaan, surat penawaran poduk dan surat pemberitahuan. i. Alat ukur Surat dapat dijadikan alat pengukur maju mundurnya suatu perusahaan atau kantor. Surat merupakan urat nadi suatu organisasi atau badan, bila kegiatan surat-menyurat berhenti berarti bahwa organisasi atau badan itu berhenti pasif. Seseorang dalam melakukan kegiatan apapun pasti mempunyai suatu tujuan, baik untuk kepentingan dirinya sendiri maupun untuk kepentingan bersama. Begitu juga dalam kegiatan surat-menyurat bertujuan untuk : a. Menyampaikan informasi.