Pengendalian Intern terhadap PengadaanPembelian Barang Farmasi

77

B. PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN

PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta menetapkan sistem pengendalian intern dalam sistem pengadaanpembelian barang farmasi dan pengeluaranpenjualan barang farmasi, sehingga seluruh kebijakan, prosedur, dan praktik akuntansi yang dibuat oleh manajemen untuk membantu melindungi perusahaan dari kesalahan errors yang tidak disengaja dan penyalahgunaanpenyimpangan oleh manajemen yang disengaja. Pengendalian intern terhadap persediaan farmasi terdiri dari tiga bagian, yaitu pengendalian intern terhadap pengadaanpembelian, penghitungan fisik persediaan dan pengeluaranpenjualan barang farmasi. Berikut ini adalah uraian tentang pengendalian intern terhadap persediaan farmasi pada PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta, yaitu:

1. Pengendalian Intern terhadap PengadaanPembelian Barang Farmasi

a. Fungsi yang Terkait 1 Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan barang di gudang yang dikirim dari pemasok. 2 Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mengadakan barang dagangan baik rutin maupun non rutin, mengecek barang yang datang dan mencocokkan dengan pesanan mengenai item, jumlah, harga dan 78 kondisi diskonnya. Fungsi pembelian juga membuat surat permintaan pembelian dalam pengadaan barang. 3 Fungsi Administrasi Fungsi administrasi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah memeriksa kebenaran buku pembelian dan mencatat transaksi pembelian. b. Dokumen yang Digunakan 1 Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian untuk melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2 Surat Pesanan Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a Surat pesanan lembar pertama yang dikirimkan kepada pemasok sebagai surat pesanan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. b Surat pesanan lembar ke dua disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal. 2 Surat Kirim Barang SKB Surat kirim barang ini dibuat oleh pemasok berdasarkan surat pesanan yang dibuat oleh fungsi pembelian. SKB ini menunjukkan barang- 79 barang yang dikirim baik nama barang, kemasan, jumlah barang dalam bentuk kartonan, dus, eceran, nomor batch maupun expired date. c. Catatan yang Digunakan 1 Jurnal Pembelian Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi adalah jurnal pembelian. 2 Kartu Persediaan KantorAdministrasi Persediaan Kantor APK Catatan ini digunakan untuk mencatat mutasi setiap jenis persediaan baik barang yang keluar maupun masuk. 3 Kartu Administrasi Persediaan Gudang APG Berkaitan dengan pengadaan barangpembelian farmasi, catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi setiap jenis barang yang disimpan di gudang. d. Bagan Alir Flowchart Sistem PengadaanPembelian Barang Farmasi 80 Bagian Pembelian Dikirim ke pemasok Dikirim ke KFTD pusat Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta SPP 1 Membuat surat pesanan pembelian dg menentukan stock level 2 SP 1 SKB Mencocokkan SKB dg barang di aplikasi komputer Mencetak Laporan Pembelian Lap. Pembelian SKB 1 Kartu APK 3 5 mulai Membuat Surat Permintaan Pembelian 2 SPP 1 T 1 1 T 2 81 Bagian Pembelian Dari pemasok Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan SKB 2 T Kartu APG 4 Faktur Memeriksa faktur dan mencocokkan dengan aplikasi komputer Faktur 6 82 Bagian Penerimaan Fungsi Gudang Dari pemasok Menerima barang dari pemasok Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan SP 2 SKB Memeriksa mengecek barang dengan pesanan dan SKB 3 2 SKB 1 SP 2 T T 3 4 2 83 Bagian Administrasi Bagian Kasir Keterangan: SPP : Surat Permintaan Pembelian SKB : Surat Kirim Barang APG : Administrasi Persediaan Barang SP : Surat Pesanan APK : Administrasi Persediaan Kantor Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan Lap. Pembelian Jurnal Pembelian T 5 6 Faktur Membuat Bukti Kas Keluar Bukti Kas Keluar T T Register Bukti Kas Keluar 84

2. Pengendalian Intern terhadap Sistem penghitungan Fisik Persediaan