77
B. PENYAJIAN DATA DAN PEMBAHASAN
PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta menetapkan sistem pengendalian intern dalam sistem pengadaanpembelian barang farmasi dan
pengeluaranpenjualan barang farmasi, sehingga seluruh kebijakan, prosedur, dan praktik akuntansi yang dibuat oleh manajemen untuk membantu melindungi
perusahaan dari
kesalahan errors
yang tidak
disengaja dan
penyalahgunaanpenyimpangan oleh manajemen yang disengaja. Pengendalian intern terhadap persediaan farmasi terdiri dari tiga bagian, yaitu pengendalian
intern terhadap pengadaanpembelian, penghitungan fisik persediaan dan pengeluaranpenjualan barang farmasi.
Berikut ini adalah uraian tentang pengendalian intern terhadap persediaan farmasi pada PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta, yaitu:
1. Pengendalian Intern terhadap PengadaanPembelian Barang Farmasi
a. Fungsi yang Terkait
1 Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan barang di gudang yang dikirim dari pemasok.
2 Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mengadakan barang dagangan baik rutin maupun non rutin, mengecek barang yang datang
dan mencocokkan dengan pesanan mengenai item, jumlah, harga dan
78
kondisi diskonnya. Fungsi pembelian juga membuat surat permintaan pembelian dalam pengadaan barang.
3 Fungsi Administrasi
Fungsi administrasi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah memeriksa kebenaran buku pembelian dan mencatat transaksi
pembelian. b.
Dokumen yang Digunakan 1
Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian
untuk melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2 Surat Pesanan
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut: a
Surat pesanan lembar pertama yang dikirimkan kepada pemasok sebagai surat pesanan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b Surat pesanan lembar ke dua disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal. 2
Surat Kirim Barang SKB Surat kirim barang ini dibuat oleh pemasok berdasarkan surat pesanan
yang dibuat oleh fungsi pembelian. SKB ini menunjukkan barang-
79
barang yang dikirim baik nama barang, kemasan, jumlah barang dalam bentuk kartonan, dus, eceran, nomor batch maupun expired date.
c. Catatan yang Digunakan
1 Jurnal Pembelian
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi adalah jurnal pembelian.
2 Kartu Persediaan KantorAdministrasi Persediaan Kantor APK
Catatan ini digunakan untuk mencatat mutasi setiap jenis persediaan baik barang yang keluar maupun masuk.
3 Kartu Administrasi Persediaan Gudang APG
Berkaitan dengan pengadaan barangpembelian farmasi, catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi setiap jenis
barang yang disimpan di gudang. d.
Bagan Alir Flowchart Sistem PengadaanPembelian Barang Farmasi
80
Bagian Pembelian
Dikirim ke pemasok
Dikirim ke KFTD pusat
Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta
SPP 1
Membuat surat pesanan pembelian
dg menentukan stock level
2 SP 1
SKB
Mencocokkan SKB dg barang
di aplikasi komputer
Mencetak Laporan
Pembelian
Lap. Pembelian SKB 1
Kartu APK
3
5 mulai
Membuat Surat
Permintaan Pembelian
2 SPP 1
T 1
1
T
2
81
Bagian Pembelian
Dari pemasok
Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan
SKB 2
T Kartu
APG 4
Faktur
Memeriksa faktur dan
mencocokkan dengan aplikasi
komputer
Faktur
6
82
Bagian Penerimaan Fungsi Gudang
Dari pemasok Menerima barang
dari pemasok
Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan
SP 2 SKB
Memeriksa mengecek barang
dengan pesanan dan SKB
3 2
SKB 1 SP 2
T
T 3
4 2
83
Bagian Administrasi Bagian Kasir
Keterangan: SPP
: Surat Permintaan Pembelian SKB : Surat Kirim Barang
APG : Administrasi Persediaan Barang SP
: Surat Pesanan APK : Administrasi Persediaan Kantor
Gambar 2.1 Bagan Alir Flowchart PengadaanPembelian Barang Farmasi PT Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta Lanjutan
Lap. Pembelian
Jurnal Pembelian
T 5
6
Faktur
Membuat Bukti Kas
Keluar
Bukti Kas Keluar
T
T Register
Bukti Kas Keluar
84
2. Pengendalian Intern terhadap Sistem penghitungan Fisik Persediaan