Peranan Email Broadcasting Sebagai Media Informasi Bagi Karyawan PT. Patra Niaga Jakarta

iv

EMPLOYEES PT PATRA NIAGA JAKARTA

By :

TIRA PUJI RAHMANI NIM : 41806118

Guide : Drs. Manap Solihat, M.Si

This research puspose to find out how the role of email broadcasting as media information for the employees of PT. Patra Niaga Jakarta. With the broadcast media, information communication technology, all information submitted via email broadcasting is online.

The method used in this research is descriptive method with data collection through interviews and literature study. The object of this research is the role of email broadcasting as media information for the employees of PT. Patra Niaga Jakarta, and which serve as informants were four people. The sampling technique used was purposive sampling.

From the results of this study can be said that employees use email broadcasting as a medium for their information in accordance with the work in PT. Patra Niaga Jakarta. By email broadcasting information delivered faster and easier than other broadcast media. Email Broadcasts assessed can provide space and unlimited time unlike other media, such as telephone, fax, internal tv media, etc..

Email Broadcasting is the communication media that have information content of the message include a variety of information such as company policies, activities that are or that will last, meeting invitation, vacant positions, motivation, appeal-appeal, to the obituary, as well as news, etc.

Researchers suggest to PT. Patra Niaga Jakarta to email broadcasting has become a good facilitator for the employees, one of them by providing information that can provide specific aspirations for employees

iii Oleh :

TIRA PUJI RAHMANI NIM : 41806118

Pembimbing : Drs. Manap Solihat, M.Si

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta. Dengan adanya teknologi komunikasi informasi media broadcast, semua informasi yang disampaikan bersifat online melalui email broadcasting.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara dan studi kepustakaan. Objek dalam penelitian ini adalah peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta dan yang dijadikan sebagai informan adalah 4 orang. Teknik sampling yang digunakan adalah purposive sampling.

Dari hasil penelitian ini dapat dikatakan bahwa karyawan menggunakan email broadcasting sebagai media informasi bagi mereka sesuai dengan cara kerja di PT. Patra Niaga Jakarta. Dengan email broadcasting informasi yang disampaikan lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan media broadcast lain. Email broadcast dinilai dapat memberikan ruang dan waktu yang tidak terbatas tidak seperti media lainnya, seperti telepon, faximili, media tv internal, dll.

Email Broadcasting adalah media komunikasi informasi yang memiliki isi pesan antara lain informasi-informasi yang beragam, seperti kebijakan-kebijakan perusahaan, kegiatan yang sedang atau yang akan berlangsung, undangan rapat, lowongan jabatan, motivasi, himbauan-himbauan, sampai pada berita duka cita, maupun berita gembira, dll

Peneliti menyarankan kepada PT. Patra Niaga Jakarta agar email broadcasting ini menjadi fasilitator yang baik bagi karyawan, salah satunya dengan menyediakan informasi yang dapat memberikan aspirasi khusus untuk karyawan

1 1.1Latar Belakang Penelitian.

PT Patra Niaga merupakan suatu entitas usaha yang dibentuk oleh Pertamina untuk menjalankan dan mengembangkan kegiatan usaha di sektor hilir industri minyak dan gas bumi (MIGAS) Indonesia. Sesuai Pasal 1 Undang-Undang Nomor 22 tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi, sektor hilir ini mencakup kegiatan-kegiatan pengolahan, pengangkutan, penyimpanan, dan niaga MIGAS. Dan aktivitas dari perusahaan ini adalah Bussiness To Bussiness.

PT Patra Niaga telah mengalami kemajuan yang pesat. Dimulai dengan konsolidasi usaha, PT Patra Niaga kemudian memutuskan untuk fokus pada bisnis hilir MIGAS. Kemudian, strategi efisiensi keuangan dan organisasional ditempuh oleh Perseroan agar dapat bersaing di pasar hilir MIGAS yang sangat kompetitif. Alhasil, saat ini PT Patra Niaga sudah meningkat pada tahap peningkatan daya saing (competitiveness).

Globalisasi telah memicu dinamika lingkungan hidup sosial saat ini. Perkembangan globalisasi yang begitu pesat telah menciptakan paradigma-paradigma baru disamping kemajuan teknologi yang telah mendorong terjadinya perubahan-perubahan secara cepat. Salah satunya yang paling menonjol adalah untuk kemudahan berkomunikasi yang semakin tidak terbatas ruang dan waktu yang pada akhirnya menggiring

manusia kepada suatu era baru yang dinamakan era informasi dan komunikasi. Ini merupakan desakan dan tuntutan, mengingat manusia tidak mungkin mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan tanpa adanya proses komunikasi. Sehingga komunikasi ini menjadi suatu kebutuhan vital mempengaruhi keberlangsungan hidup manusia sebagai makhluk social.

Manusia sebagai makhluk sosial, selalu berkomunikasi dengan manusia lainnya. Terdapat berbagai kebutuhan yang harus dipenuhi, menyebabkan manusia saling bergantung satu sama lainnya. Ia tidak dapat menghindarkan diri dengan orang lain. Aktitivitas semacam ini merupakan suatu bentuk interaksi social, dengan demikian maka diperlukan komunikasi yang menumbuhkan saling pengertian tersebut.

Peranan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah :’’ Tindakan yang dilakukan oleh seseorang disuatu peristiwa ”.(Depdikbud,1996:751)

Peranan adalah berfungsinya sesuatu atau seseorang dalam suatu peristiwa secara menonjol diantara yang lainnya sehingga memberikan dampak yang berarti terhadap peristiwa tersebut. Dari pengertian tersebut dijelaskan bahwa seseorang atau sesuatu dapat dikatakan berperan dengan baik jika tindakan atau keterlibatan seseorang atau sesuatu itu dominan atau menonjol diantara lainnya sehingga memberikan dampak yang besar terhadap sesuatu peristiwa.

Adanya globalisasi membawa pengaruh yang besar bagi setiap kehidupan manusia, misalnya saja dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, maka setiap orang dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik.

Dengan adanya kebutuhan akan informasi tersebutlah, manusia saling berinteraksi. Seiring dengan perkembangan teknologi, komunikasi yang dilakukan menjadi sangatlah mudah dalam mencari informasi yang dibutuhkan, tentunya manusia akan melakukan interaksi antara satu dengan yang lainnya melalui komunikasi. Sehingga dengan komunikasi tersebut manusia dapat mengeluarkan pendapat dan keinginannya serta dapat menerima pendapat orang lain baik dengan cara langsung (tatap muka) maupun melalui media. Dengan perkembangan teknologi yang semakin dinamis dan inovatif dimana kemajuan teknologi komunikasi telah semakin canggih, maka kebutuhan manusia untuk saling berkomunikasi semakin berkembang pesat. Perkembangan ini disebabkan karena bertambah rumitnya berbagai masalah yang harus dihadapi oleh manusia dan harus diselesaikan dalam waktu cepat dan singkat untuk menciptakan suatu pngertian yang satu dengan yang lainnya, kita membutuhkan komunikasi.

Komunikasi merupakan penyampaian informasi dimana informasi tersebut diharapkan dapat menimbulkan reaksi yang kemudian mencapai tujuan yang diharapkan bersama. Hal ini sesuai dengan pernyataan dari :

”bahwa komunikasi memungkinkan seseorang utuk mengkoordinasikan suatu kegiatan kepada orang lain untuk mencapai tujuan bersama, tetapi komunikasi tidak hanya sekedar penyampaian informasi/pesan dan mentransfer makna saja”.( 1998:80 )

Tidaklah mudah untuk membuat suatu daftar teknologi baru komunikasi dan inovasinya, kita sekarang mengenal telepon seluler, sms, surat elektronik, satelit, jaringan intranet dan internet, dll. Perubahan-perubahan teknologi ini terus meningkatkan kecepatan komunikasi secara menakjubkan. Selain kecepatan yang lebih besar untuk mengirimkan pesan, kita juga menyaksikan perubahan-perubahan yang besar dalam volume informasi yang dikirmkan, disimpan, dan diambil kembali.

William menjelaskan bahwa teknologi baru dapat dianggap sebagai ”perluasan media”, bahwa sementara media berfungsi sebagai perluasan indra-indra dasar dan cara-cara komunikasi kita, media baru biasanya bukan merupakan system tersendiri. Alih-alih, media baru memperluas system yang sudah ada.”(William,1989:122).

William juga menjelaskan “ Telekomunikasi menerapkan teknologi untuk memperluas jarak yang melaluinya manusia atau perantara, seperti computer, sms, dapat berkomunikasi.. Dalam penggunaan public, telekomunikasi merujuk kepada telepon, telegraf, atau jaringan data sebagai komunikasi dari satu tempat ke tempat lain, atau radio dan tv

sebagai media searah “. (William,1994:4)

Perkembangan teknologi informasi inisangat mempengaruhi perkembangan dunia ilmu pengetahuan dan teknologi, dimana selain mengakibatkan banyak perubahan & perkembangan yang sangat cepat di

bidang yang berkaitan dengan dunia pengolah data & informasi juga turut serta dalam proses kerja di perkantoran.

Pada era seperti sekarang perkantoran telah memanfaatkan teknologi informasi sebagai media informasi dan komunikasi, baik pada internal maupun eksternal perusahaan. Umumnya perusahaan hanya memanfaatkan sedikit dari sekian banyak teknologi yang dapat digunakan sebagai media komunikasi internal perusahaan.

Teknologi komunikasi computer seperti surat elektronik (email), video conference,voice messaging, faximili,dan papan bulletin computer (computer bulletin board) mengubah cara kerja kita.(Pare&Faules,2002:228)

Dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi bermedia komputer dapat memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu, sehingga karyawan dapat berkomunikasi pada siapapun dan dimanapun.

Dengan pemanfaatan teknologi informasi ini, dalam proses kerja di perkantoran mengakibatkan perubahan yang cepat pula dalam peningkatan produktivitas dan efektivitas perusahaan tersebut. Email broadcasting merupakan salah satu teknologi informasi dan komunikasi yang cukup popular di kalangan karyawan Patra Niaga.

Menurut Julius Onggo, Email adalah :

“Aktivitas online yang paling popular di kalangan para pengguna internet baik anda yang menggunakannya hanya untuk sekedar

berkomunikasi atau yang bekerja dirumah ataupun yang bekerja di kantor. Hal ini menciptakan peluang bisnis yang besar bagi perusahaan kecil maupun besar. Para pemasar dapat menggunakan email untuk tetap berada di depan computer dengan kostumer maupun prospeknya”.(Onggo,2004)

Media email bukanlah media yang asing dewasa ini, hal tersebut dapat dilihat dari banyaknya penggunaan internet. Email (electronic mail) berkorespondensi melaui jaringan internet, tanpa batas ruang dan waktu. Alamat email dengan mudah dibuat dan cuma-cuma melalui berbagai situs(Hardiman,2006:57).

Dengan media email, komunikasi dapat berjalan dengan langsung dan informasi dapat diberikan dengan cepat keseluruh karywan dalam satu waktu. Dengan penggunaan email broadcasting ini, seluruh karyawan dapat terhubung dalam komunikasi internal perusahaan.

Corporate Secretary merupakan divisi komunikasi PT. Patra Niaga Jakarta yang berperan memfasilitasi segala bentuk komunikasi internal dan eksternal dengan cepat dan langsung tertuju kepada personal dengan konsep Paperless Office, untuk menjalankan Paperless Office tersebut maka dibuat beberapa media broadcast antara lain Email Broadcasting, Sms Broadcasting, Media Tv Internal, Running Text On Desktop,dll.

Email Broadcasting adalah suatu media informasi online internal perusahaan yang dapat digunakan baik di pusat maupun unit-unit daerah

dan diperuntukkan untuk semua pihak dari PT. Patra Niaga. Adapun bentuk informasi melalui email broadcasting ini adalah sebuah informasi yang di tujukan kepada seluruh karyawan / karyawan tertentu baik yang berada di pusat maupun yang berada di daerah.. Yang dimaksudkan dengan penyampain informasi kepada karyawan/ pihak-pihak tertentu adalah sebuah informasi yang terkait dengan perusahan, yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu yang bersifat undangan, himbauan, contohnya informasi rapat koordinasi perusahaan, ini ditujukan hanya kepada Direktur Utama dan General Manajer, serta staff-staff yang terpilih untuk mewakili divisi masing-masing. Sedangkan penyampain informasi yang menyeluruh adalah semua informasi yang diperuntukkan bagi semua pihak di perusahaan tersebut. Semua informasi tentang kegiatan internal yang berhubungan dengan perusahaan. Contohnya informasi penambahan cuti bersama, berita duka, berita kunjungan direksi ke daerah, berita kerjasama dengan company lain,dll

Dengan aplikasinya email broadcasting sebagai media komunikasi online internal di Patra Niaga, komunikasi berjalan sangat lancar dan dinamis terlihat dari tingkat penggunaan email broadcasting yang cukup tinggi di dalam proses komunikasi internal dan sangat ketergantungannya karyawan Patra Niaga terhadap media broadcast ini untuk memperoleh informasi.

Corporate Secretary adalah divisi komunikasi Patra Niaga yang memfokuskan diri pada merencanakan dan menetapkan kebijakan, sistem

dan prosedur dalam bidang komunikasi, teknologi informasi, melakukan komunikasi internal & eksternal untuk kepentingan perusahaan. Dalam kegiatannya, Corporate Secretary memfasilitasi email broadcasting ini sebagai salah satu media komunikasi online utama yang cepat dalam penyampaian informasi dan paperless . Corporate Secretary dan bagian IT memfasilitasi seluruh pegawai untuk dibuatkan akun email internal (akun email Patra Niaga) dan dengan adanya email broadcasting ini seluruh karyawan dapat menerima info dengan cepat dan up to date.

Email sangat melekat pada setiap kegiatan karyawan Patra Niaga dalam berkomunikasi online, informasi yang ada di perusahaan tersebut disampaikan menggunakan email, sehingga dengan sendirinya email ini sangat berguna bagi karyawan. Karena setiap informasi online yang diperuntukkan untuk karyawan, menuntut mereka wajib menggunakan email sebagai bentuk tercatat dalam komunikasi tersebut.

Keberadaan email secara tidak langsung menggantikan penggunaan media lain yang telah ada sebelumnya, hal ini terjadi karena informasi yang diberikan dengan melalui email broadcasting ini dapat langsung dan cepat tersampaikan.

Dari latar belakang peneltian diatas, maka rumusan masalah adalah “Bagaimana Peranan EMAIL Broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta”?

1.2Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang penelitian tersebut, maka penulis dapat mengidentifikasikan masalah sebagai berikut:

1. Seperti apa Isi pesan dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

2. Bagaimana Proses kerja dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

3. Bagaimana Efisiensi dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

4. Bagaimana Frekuensi dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

5. Seperti apa hambatan yang didapat dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

6. Bagaimana peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

1.3Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan maksud untuk mendeskripsikan tentang peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta.

1.3.2 Tujuan Penelitian

Agar peneliti ini mencapai hasil yang optimal maka terlebih dahulu perlu rumusan tujuan terarah dari penelitian ini. Adapun tujuan dari penelitian yaitu sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Isi pesan dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga.

2. Untuk mengetahui Proses kerja dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga.

3. Untuk mengetahui Efisiensi dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga.

4. Untuk mengetahui Frekuensi dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga

5. Untuk mengetahui hambatan yang didapat dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga. 6. Untuk mengetahui peranan email broadcasting sebagai media

1.4Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Teoritis

Hasil penelitian ini secara teoritis dapat memberikan masukan bagi perkembangan Ilmu Komunikasi khususnya mengenai bidang Public Relations. Penelitian ini juga lebih membuka wawasan dan pengetahuan baru bagi penulis terhadap penerapan teori-teori komunikasi dalam memecahkan masalah yang ada pada objek penelitian yang berhubungan dengan dunia ilmu komunikasi dan public relations khususnya yang berkaitan tentang pengkajian email broadcasting sehingga dapat menunjang kemajuan dalam dunia kerja, seperti memperoleh kecepatan dalam memperoleh informasi.

1.4.2 Kegunaan Praktis

1.4.2.1 Kegunaan bagi Peneliti

Penelitian ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dan pengalaman bagi peneliti, khususnya dalam mengetahui peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta.

1.4.2.2Kegunaan bagi Universitas

Penelitian ini diharapkan dapat melengkapi kepustakaan mengenai peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta dalam memperoleh informasi serta mampu memberikan konstribusi ilmu untuk pengembangan disiplin ilmu

komunikasi khususnya ilmu humas di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) program studi ilmu komunikasi dan sebagai masukan informasi yang lebih jelas bagi peneliti selanjutnya yang ada hubungannya dengan masalah ini.

1.4.2.3Kegunaan bagi Perusahaan

Secara praktis penelitian ini diharapkan dapat memberikan bahan masukan berupa ketepatan dan kecepatan penyampaian informasi kepada karyawan PT. Patra Niaga Jakarta bagaimana peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta.

1.5 Kerangka Pemikiran 1.5.1 Kerangka Teoritis

Peranan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah : “Tindakan yang dilakukan oleh seseorang disuatu peristiwa ”.(Depdikbud,1996:751)

Peranan adalah berfungsinya sesuatu atau seseorang dalam suatu peristiwa secara menonjol diantara yang lainnya sehingga memberikan dampak yang berarti terhadap peristiwa tersebut. Dari pengertian tersebut dijelaskan bahwa seseorang atau sesuatu dapat dikatakan berperan dengan baik jika tindakan atau keterlibatan seseorang atau sesuatu itu dominan atau menonjol diantara lainnya sehingga memberikan dampak yang besar terhadap sesuatu peristiwa.

Email Broadcasting merupakan salah satu media komunikasi online yang dilakukan di Patra Niaga dalam menjalankan komunikasi informasi internal perusahaannya. Kegiatan membina dan mengembangkan komunikasi internal dalam organisasi dengan cara :

Komunikasi horizontal antar karyawan

Komunikasi vertical antar manajer dengan karyawan melalui kegiatan dan media :

a. Employee Gathering

b. Rakor(Rapat Koordinasi)atau kegiatan meeting c. Pemanfaatan intranet yang ada

Steinfield dan fulk (1986) menyatakan bahwa surat elektronik (email) harus dimasukan ke dalam kontinum kesempurnaan antara telepon dan dokumen tertulis. Surat elektronik (email) memberikan umpan balik yang cepat tetapi tidak memiliki isyarat-isyarat non verbal antar persona lainnya seperti nada suara dan pengaruh tampilan masih belum jelas dimana surat elektronik harus ditempatkan pada kontinum sempurna sampai buruk.

Manusia adalah makhluk yang kompleks. Manusia memiliki banyak kebutuhan untuk melangsungkan kehidupannya. Mulai dari kebutuhan ragawi sampai kebutuhan yang bersifat rohani.

Setiap orang membutuhkan informasi sebagai bagian dari tuntutan kehidupannya, penunjang kegiatannya, dan pemenuhan kebutuhannya. Rasa ingin tahu seseorang timbul karena ia ingin selalu berusaha menambah pengetahuannya.

Krech, Crutchfield, dan Ballachey (Yusup, 1995: 15)

”lebih jauh menjelaskan karena adanya kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah sosial, seseorang termotivasi untuk mencari pengetahuan, bagaimana caranya agar dapat memecahkan masalah tersebut. Salah satu cara adalah mencari tambahan pengetahuan melalui membaca berbagai media bahan bacaan yang sebagian besar tersedia di perpustakaan-perpustakaan”.

Menurut Krikelas (1983), kebutuhan informasi adalah pengakuan tentang adanya ketidakpastian dalam diri seseorang yang mendorong seseorang untuk mencari informasi. Dalam kehidupan yang sempurna kebutuhan informasi (information needs) sama dengan keinginan informasi (information wants), namun pada umumnya ada kendala seperti ketiadaan waktu, kemampuan, biaya, faktor fisik atau faktor individu lainnya yang menyebabkan tidak semua kebutuhan informasi menjadi keinginan informasi. Jika seseorang sudah yakin bahwa sesuatu informasi benar-benar diinginkan, maka keinginan informasi akan berubah menjadi permintaan informasi(information demands).

”Fungsi informasi bisa berkembang sesuai dengan bidang garapan yang disentuhnya. Namun, setidaknya yang utama adalah sebagai data dan fakta yang membuktikan adanya suatu kebenaran, sebagai penjelas hal-hal yang sebelumnya meragukan, sebagai prediksi untuk peristiwa-peristiwa yang mungkin akan terjadi pada masa yang akan datang. Nyatanya, informasi itu banyak fungsinya. Tidak terbatas pada salah satu bidang atau

aspek saja, melainkan menyeluruh, hanya bobot dan manfaatnya yang berbeda karena disesuaikan dengan kondisi yang membutuhkannya”. (Yusup, 1995: 13).

Taylor (Arsland dalam Rosita, 2006: 29) menjelaskan empat tingkat kebutuhan informasi yaitu: visceral, yaitu informasi aktual yang dibutuhkan tetapi tidak dapat diungkapkan; conscious, merupakan kebutuhan-kebutuhan yang dapat dijelaskan atau digambarkan; formalized, pernyataan resmi atas suatu kebutuhan; dan compromised, yaitu pertanyaan yang diajukan pada sistem informasi.

Empat jenis kebutuhan terhadap informasi (Guha dalam Syaffril, 2004: 18-19):

1. Current need approach, yaitu pendekatan kepada kebutuhan pengguna informasi yang sifatnya mutakhir. Pengguna berinteraksi dengan sistem informasi dengan cara yang sangat umum untuk meningkatkan pengetahuannya. Jenis pendekatan ini perlu ada interaksi yang sifatnya konstan antara pengguna dan sistem informasi.

2. Everyday need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna yang sifatnya spesifik dan cepat. Informasi yang dibutuhkan pengguna merupakan informasi yang rutin dihadapi oleh pengguna. 3. Exhaustic need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan

pengguna akan informasi yang mendalam, pengguna informasi mempunyai ketergantungan yang tinggi pada informasi yang dibutuhkan dan relevan, spesifik, dan lengkap.

4. Catching-up need approach, yaitu pendekatan terhadap pengguna akan informasi yang ringkas, tetapi juga lengkap khususnya mengenai perkembangan terakhir suatu subyek yang diperlukan dan hal-hal yang sifatnya relevan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Informasi Katz, Gurevitch, dan Haas (Tan dalam Yusup, 1995: 4) juga menemukan dalam penelitiannya bahwa orang yang tingkat pendidikannya tinggi lebih banyak mempunyai kebutuhan dibandingkan dengan orang yang berpendidikan rendah. Ini berarti bahwa orang yang mempunyai pendidikan relatif tinggi, seperti guru, dosen, dan peneliti, misalnya, lebih banyak mempunyai kebutuhan akan sesuatu yang bisa memuaskannya, dan lebih banyak mempunyai tujuan yang berkaitan dengan permasalahan kehidupannya daripada orang-orang pada umumnya.

Hal ini terjadi karena pada umumnya orang lebih senang berpikir simpleks daripada orang-orang yang berpendidkan tinggi yang lebih banyak menggunakan pola berpikir multipleks.

Konsep multipleksitas (dalam berpikir) ini diusulkan oleh Krech, Crutchfield, dan Ballachey :

”Untuk menjelaskan adanya perbedaan dalam cara orang mengalami perubahan kognisi yang di antaranya dipengaruhi oleh sistem kognisi yang sudah dipunyai oleh orang yang bersangkutan sebelumnya.Semua informasi yang menerpa orang yang berpikiran multipleks akan dikelolanya, dikaitkan dengan informasi lain yang sudah dipunyainya untuk kemudian dicari pola kaitannya guna menghasilkan pengetahuan baru atau informasi baru. ”.(Yusup, 1995:5)

Menurut Sulistiyo Basuki (2004: 396) kebutuhan informasi ditentukan oleh:

1. Kisaran informasi yang tersedia;

2. Penggunaan informasi yang akan digunakan;

3. Latar belakang, motivasi, orientasi profesional, dan karakteristik masing-masing pemakai;

4. Sistem sosial, ekonomi, dan politik tempat pemakai berada; dan 5. Konsekuensi penggunaan informasi.

1.5.2 Kerangka Konseptual

Informasi dan Kebutuhan Kognitif Seseorang

Informasi merupakan hal yang bisa memenuhi kebutuhan kognitif seseorang. Dengan informasilah kebutuhan kognitif seseorang bisa terpenuhi. Karena kebutuhan kognitif berkaitan erat dengan kognitif atau pola pikir seseorang.

Karyawan PT. Patra Niaga melalui email broadcasting informasi yang didapatkan diharapkan lebih bermanfaat bagi kelangsungan pekerjaan mereka, baik pada saat sekarang maupun masa datang. Informasi dalam hal ini bermakna segala jenis data, fakta, ataupun keterangan yang banyak berhubungan dengan pekerjaan yang bersangkutan adalah sebagai orang yang sedang melakukan proses kehidupannya, (bekerja). Mereka banyak membutuhkan informasi tentang

pekerjaan yang sedang dikerjakan atau yang akan dikerjakan, informasi tentang rapat koordinasi, dan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan kegitan internal perusahaan. Dengan penggunaan email broadcasting ini sikap bisa berubah karena adanya terpaan informasi yang terus bertambah. ”Perubahan ini hanya bisa terjadi apabila jumlah informasi yang menerpanya, atau yang dibacanya, cukup banyak dan dalam waktu yang cukup lama”. (Krech, Crutchfield, dan Ballachey dalam Yusup, 1995 : 5)

Konsep perubahan sikap ini serupa dengan konsep belajar yang terjadi pada diri seseorang yang memang berjalan atau berproses dalam waktu yang relatif lama dan menetap karena hasil interaksinya dengan lingkungannya (Bigge dalam Yusup, 1995: 5), termasuk informasi yang banyak menerpanya. Teori belajar ini pun banyak digunakan untuk menjelaskan bagaimana sikap seseorang berubah karena adanya perubahan dalam struktur kognitif, yang antara lain disebabkan adanya terpaan informasi dari berbagai media penyimpan informasi (sumber-sumber informasi) (Yusup, 1995: 5).

Seperti yang telah dijelaskan diatas mengenai kebutuhan manusia yang dikemukakan oleh Katz, Gurevitch, dan Haas (Tan dalam Yusup, 1995: 3), menempatkan kebutuhan kognitif pada urutan pertama. Kebutuhan kognitif ini erat kaitannya dengan informasi.

Dengan penggunaan email broadcasting ini tentunya kebutuhan informasi dari para karyawan PT. Patra Niaga dapat terpenuhi melihat dari

konsep multipleksitas berpikir mereka yang menganggap semua informasi dari email ini sangat bermanfaat bagi mereka.

Empat jenis kebutuhan terhadap informasi (Guha dalam Syaffril, 2004: 18-19):

1. Current need approach, yaitu pendekatan kepada kebutuhan pengguna informasi yang sifatnya mutakhir. Para karyawan umumnya adalah para pengguna yang dapat berinteraksi dengan sistem informasi dengan cara yang sangat umum untuk meningkatkan pengetahuannya. Jenis pendekatan ini perlu ada interaksi yang sifatnya konstan antara pengguna dan sistem informasi.Jadi karyawan harus terlebih dahulu mengenal mengenai teknologi ini,dalam hal ini adalah email broadcasting agar dapat berinteraksi dengan satu lainnya.

2. Everyday need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna yang sifatnya spesifik dan cepat. Informasi yang dibutuhkan pengguna merupakan informasi yang rutin dihadapi oleh pengguna. Informasi yang disampaikan oleh Admin kepada karyawan adalah informasi yang berhubungan dengan perusahaan yang melingkupi seluruh kegiatan dan kebijakan-kebijakan yang ada didalamnya. Agar informasi tersebut cepat sampai dan dapat dijangkau oleh karyawan, oleh karena itu melalui media broadcast inilah seluruh informasinya dapat diterima oleh karyawan.

3. Exhaustic need approach, yaitu pendekatan terhadap kebutuhan pengguna akan informasi yang mendalam, pengguna informasi

mempunyai ketergantungan yang tinggi pada informasi yang dibutuhkan dan relevan, spesifik, dan lengkap. Pada hal ini, admin harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan atau yang perlu diketahui oleh semua karyawan, seperti himbauan-himbauan tentang disiplin kerja, lowongan jabatan, kegiatan internal perusahaan, dll. 4. Catching-up need approach, yaitu pendekatan terhadap pengguna akan

informasi yang ringkas, tetapi juga lengkap khususnya mengenai perkembangan terakhir suatu subyek yang diperlukan dan hal-hal yang sifatnya relevan. Admin memberikan informasi melalui email broadcasting mengenai lowongan jabatan yang diperuntukkan bagi karyawan yang memiliki spesifikasi yang telah ditentukan, dan juga informasi yang bersifat hiburan seperti motivasi-motivasi yang dapat memaju masing-masing subjek.

Gambar 1.1

Model Email Broadcasting

Person Info Admin

Person

Sumber: Modifikasi Corporate Planning.2010 Pesan

Semua Pilihan

Noise

Informasi yang didapatkan oleh admin (admin disini adalah Corporate Secretary dan HRD) siap untuk disebarkan. Ada dua alternatif atau pilihan dalam penyebaran informasi melalui email broadcasting ini. Adapun bentuk penyebaran informasinya terbagi menjadi dua, yakni secara pilihan berupa undangan, himbauan,kepada karyawan pilihan, seperti kepada Direksi,General Manajer, dan staff-staff terpilih. Sedangkan informasi yang disampaikan kepada semua pihak/seluruh karyawan contohnya berita-berita mengenai cuti bersama, berita duka,dll.

Adapun noise(gangguan atau hambatan) yang ada adalah berupa salah mengirimkan pesan, lupa mengirimkan pesan kepada karyawan yang dituju, server atau jaringan tidak berfungsi (mati), karyawan yang dituju tidak berada di tempat, dan yang terakhir adalah Quota dari email tersebut tidak mencukupi (terlalu penuh).

1.6Pertanyaan Penelitian

1. Seperti apa Isi pesan dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

a. Apa saja informasi yang diberikan melaui email broadcasting? b. Apakah bahasa yang digunakan melalui email broadcasting ini

c. Hal-hal apa saja yang dapat menarik perhatian karyawan dalam menerima informasi melalui email broadcasting ini?

2. Bagaimana proses kerja dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

a. Apa saja yang dibutuhkan karyawan dalam mengakses email broadcasting ini?

b. Apa saja faktor pendukung proses kerja dari email broadcasting ini?

c. Bagaimana setting atau pengaturan dari email broadcasting ini? 3. Bagaimana Efisiensi dari penggunaan email broadcasting sebagai

media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

a. Apakah penggunaan email broadcasting ini dapat menjangkau seluruh karyawan?

b. Adakah perbedaan yang didapat dari penggunaan email broadcasting ini dengan media broadcast lain yang ada di Patra Niaga?

c. Apakah akses dari email broadcasting ini mudah bagi karyawan di Patra Niaga Jakarta?

d. Apakah email broadcasting ini hanya dapat diakses jika karyawan berada di kantor saja?

e. Apakah email broadcasting ini merupakan sarana & prasarana yang cukup memadai bagi karyawan Patra Niaga Jakarta?

4. Bagaimana Frekuensi dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

a. Berapa kali dalam seminggu informasi yang disampaikan melalui email broadsacting sebagi media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

5. Seperti apa hambatan yang didapat dari penggunaan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

a. Apa saja hambatan yang sering ditemui dari penggunaan email broadcasting ini?

b. Apa cara yang dilakukan jika pesan atau informasi melalui email broadcasting tidak sampai pada karyawan?

6. Bagaimana peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan Patra Niaga?

1.7 Subjek Penelitian dan Informan 1.7.1Subjek Penelitian

Subjek penelitian adalah sesuatu, baik orang, benda ataupun lembaga (organisasi), yang sifat-keadaannya (“attribute”-nya) akan diteliti. Dengan kata lain subjek penelitian adalah sesuatu yang di dalam dirinya melekat atau terkandung objek penelitian.

Dalam penelitian ini, lokasi penelitian dilakukan di Corporate Secretary PT. Patra Niaga Jakarta. Karena Patra Niaga merupakan salah satu perusahaan yang menggunakan email sebagai media broadcast atau media komunikasi utamanya di kalangan internal.

Objek penelitian ini adalah peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta. Sedangkan yang menjadi subjek dalam penelitian ini 4 orang yakni Manajer HRD, Staff Corporate Planning, Programmer IT, Internal Audit.

1.7.2 Informan

Informan (narasumber) penelitian adalah seseorang yang, karena memiliki informasi (data) banyak mengenai objek yang sedang diteliti, dimintai informasi mengenai objek penelitian tersebut. Di antara sekian banyak informan tersebut, ada yang disebut narasumber kunci (key informan) seorang ataupun beberapa orang, yaitu orang atau orang-orang yang paling banyak menguasai informasi (paling banyak tahu) mengenai objek yang sedang diteliti tersebut.

Informan dalam penelitian ini yaitu berasal dari wawancara langsung yang disebut sebagai narasumber. Adapun definisi narasumber menurut Bagong Suyatna adalah:

“Peranan informan dalam mengambil data yang akan digali dari orang -orang tertentu yang dinilai menguasai persoalan yang hendak diteliti, mempunyai keahlian dan berwawasan cukup” (Suyatna, 2005 : 72)

Dari sini subjek akan dipilih dengan menggunakan teknik sampling, yakni purposive sampling, yaitu teknik yang menyeleksi orang – orang yang akan menjadi sample sesuai dengan kriteria–kriteria tertentu yang dibuat oleh peneliti berdasarkan tujuan penelitian.

Yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah, Manajer HRD, Staff Corporate Planning dan Internal Audit, Programmer IT yang berjumlah 4 orang. Untuk lebih rinci dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1.1 Informan Penelitian

No Nama Jabatan

1. Ika Yuliana Manajer HRD.

2. Anthon Adhikusuma Corporate Planning.

3. Muhammad Iqbal Internal Audit

Alasan pemilihan informan diatas karena dirasakan sudah cukup mewakili peranan dari email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan di PT. Patra Niaga Jakarta, karena melalui informan ini dapat diperoleh informasi yang lengkap dimulai dari otoritas yang berikan kepada Manajer HRD untuk menyebarkan informasi melalui email broadcasting dan mendapat support informasi dari corporate secretary untuk merencanakan dan menetapkan kebijakan, sistem dan prosedur dalam bidang komunikasi, teknologi informasi, melakukan komunikasi internal & eksternal untuk kepentingan perusahaan melalui Corporate Planning dan Programmer IT sebagai bagian yang membuatkan account email broadcasting, Internal Audit sebagai sample karyawan penerima email broadcasting, untuk dimintai keterangan seputar masalah yang diangkat oleh penulis yaitu peranan email broadcasting sebagai media informasi bagi karyawan PT. Patra Niaga Jakarta.

1.8 Metode Penelitian.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitaif dengan metode deskriptif, dimana peneliti hanya menggambarkan suatu karakteristik objek yang diteliti. Krisyantono dalam bukunya Teknik Praktis Riset Komunikasi menjelaskan bahwa :

Jenis riset ini bertujuan untuk membuat deskripsi secara sistematis, factual, dan akurat tentang fakta-fakta dan sifat-sifat populasi atau objek

tertentu, Periset sudah mempunyai konsep dan kerangka konseptual. (Krisyantono,2008:67).

Penelitian deskriptif merupakan cara untuk mendeskripsikan dan menginterpretasiakan hubungan yang ada, proses yang berlangsung akibat yang sedang terjadi atau fenomena yang sedang berkembang.

Penelitian deskriptif ditujukan untuk mengumpulkan informasi yang sedang actual secara rinci, mengidentifikasikan masalah, membuat perbandingan, dan menentukan apa yang dilakukan oleh orang lain yang dihubungkan dengan teori untuk memecahkan masalah secara rasional.

Penelitian ini dilakukan dengan cara menganalisis dan menginterpretasikan data yang dikumpulkan dengan tujuan mengumpulkan informasi yang actual secara rinci, membuat perbandingan atau evaluasi serta menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah.

1.9 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : 1. Observasi

Menurut Karl Weick (dikutip dari Seltiz, Wrightsman, dan Cook (1976:253) mendefinisikan observasi yaitu:

“Pemilihan,pengubahan, pencatatan,dan pengkodean serangkaian perilaku dan suasana yang berkenan dengan organism in situ,sesuai dengan tujuan-tujuan empiris”

Cara observasi dilakukan peneliti untuk menunjang data yang telah ada. Observasi penting dilakukan agar dalam penelitian tersebut data-data yang diperoleh dari wawancara dan sumber tertulis dapat dianalisis nantinya dengan melihat kecenderungan yang terjadi melalui proses observasi di lapangan.

2. Wawancara

Teknik pengambilan data dengan menggunakan tanya jawab langsung kepada perwakilan dari karyawan di PT. Patra Niaga Jakarta serta para pengurus lainnya yang secara structural dan fungsional dapat dijadikan sumber informasi tentang masalah yang diteliti, dengan tujuan untuk mengumpulkan data atau informasi tentang opini, persepsi, pengalaman dan perasaan. Kartono menjelaskan bahwa wawancara adalah suatu percakapan yang diarahkan pada suatu masalah tertentu, ini merupakan proses tanya jawab lisan dimana dua orang atau lebih yang berhadapan secara fisik.

3. Studi Kepustakaan

Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti dengan menelaah teori-teori, pendapat-pendapat serta pokok-pokok pikiran yang

terdapat dalam media cetak khususnya buku-buku yang menunjang dan relevan dengan masalah yang dibahas dalam penelitian.

4. Penelusuran Data Online

Penelusuran data online menurut Burhan Bungin adalah :

“Tata cara melakukan penelusuran data melalui media online seperti internet atau media jaringan lainnya yang menyediakan fasilitas online, sehingga memungkinkan peneliti dapat memanfaatkan data informasi online yang berupa data maupun informasi teori, secepat atau semudah mungkin dan dapat dipertanggungjawabkan secara akademis”.(Bungin,2008:148)

Dari pendapat Burhan Bungin yang dikutip, peneliti menggunakan sumber yang online sebagai data pendukung untuk kebutuhan informasi penelitian ini, baik dengan menggunakan jasa “search engine” seperti google, yahoo,plasa,Wikipedia,dan lain sebagainya, maupun dari situs resmi PT. Patra Niaga itu sendiri dengan situs www.patraniaga.com karena didalamnya didalam situs banyak informasi-informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan penelitian ini. Jadi, sudah selayaknya untuk mendapatkan informasi yang berkaitan, yang bisa didapat dari jaringan online untuk umum.

1.10 Teknik Analisis Data

Dalam penelitian ini analisis data yang dipergunakan adalah teknik analisis deskriptif dengan melakukan analisis dan pengolahan data. Analisis data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan yang sudah dituliskan dalam catatan lapangan, dokumen pribadi, dokumen resmi, gambar,foto, dan sebagainya.

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan kegiatan merangkum catatan–catatan lapangan dengan memilah hal-hal yang pokok yang berhubungan dengan permasalahan penelitian, rangkuman catatan-catatan lapangan itu kemudian disusun secara sistematis agar memberikan gambaran yang lebih tajam serta mempermudah pelacakan kembali apabila sewaktu-waktu data diperlukan kembali.

Setelah dibaca, dipelajari, dan ditelaah, langkah berikutnya ialah mengadakan reduksi data yang dilakukan dengan jalan rangkuman yang inti, proses dengan pernyataan-pernyataan yang perlu dijaga sehingga tetap berada di dalamnya.

2. Display data

Display data berguna untuk melihat gambaran keseluruhan hasil penelitian, dari hasil reduksi data dan display data itulah selanjutnya

peneliti dapat menarik kesimpulan data memverifikasikan sehingga menjadi kebermaknaan data.

3. Keabsahan Data

Menguji keabsahan data peneliti menggunakan teknik trianggulasi, yaitu pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut, dan teknik trianggulasi yang paling banyak digunakan adalah dengan pemeriksaan melalui sumber yang lainnya.

Menurut Moleong (2007:330), trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik trianggulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber lainnya.

Trianggulasi dilakukan melalui wawancara, observasi langsung dan observasi tidak langsung, observasi tidak langsung ini dimaksudkan dalam bentuk pengamatan atas beberapa kelakukan dan kejadian yang kemudian dari hasil pengamatan tersebut diambil benang merah yang menghubungkan diantara keduannya. Teknik pengumpulan data yang digunakan akan melengkapi dalam memperoleh data primer dan skunder, observasi dan interview digunakan untuk menjaring data primer yang berkaitan penanganan

Langkah selanjutnya adalah menyusunnya dalam satuan-satuan. Satuan-satuan itu dikategorisasikan pada langkah berikutnya. Tahap akhir dari analisis data ini adalah mengadakan pemeriksaan keabsahan data..Analisis data dilakukan dalam suatu proses, proses berarti pelaksanaannya sudah mulai dilakukan sejak pengumpulan data dan dilakukan secara intensif, yakni sesudah meninggalkan lapangan, pekerjaan menganalisis data memerlukan usaha pemusatan perhatian dan pengarahan tenaga fisik dan pikiran dari peneliti, dan selain menganalisis data peneliti juga perlu mendalami kepustakaan guna mengkonfirmasikan atau menjustifikasikan teori baru yang mungkin ditemukan.

1.11 Lokasi dan Waktu Penelitian 1.11.1 Lokasi Penelitian

Pada Penelitian ini, peneliti melakukan penelitian di PT. PATRA NIAGA JAKARTA, yang berlokasi di Graha Elnusa 15th floor Jl.Tb.

Simatupang Kav1B. Jakarta Selatan

1.11.2 Waktu Penelitian

Waktu yang dibutuhkan untuk penelitian ini adalah 3 bulan, yakni bulan April 2010 sampai Juli 2010.

Tabel 1.2

Waktu dan Kegiatan Penelitian

No

Kegiatan Februari Maret April Mei Juni Juli 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan

Pengajuan Judul

ACC Judul Bimbingan

Perdana

Penulisan Bab I (Sambil Bimbingan)

Seminar UP

Penulisan Bab II (sambil Bimbingan)

Penulisan Bab III (Sambil Bimbingan)

Data

Perusahaan Wawancara Bimbingan 3. Pengolahan Data Penulisan Bab IV Bimbingan 4. Penulisan Bab V Bimbingan 5. Penyusunan

Skripsi

6. Sidang Kelulusan

1.12 Sistematika Penulisan BAB I : Pendahuluan

Bab ini membahas latar belakang penelitian rumusan masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian (kegunaan teoritis dan kegunaan praktis),kerangka pemikiran, pertanyaan penelitian,metode penelitian, populasi dan sampel, teknik

pengolahan dan analisa data, waktu dan lokasi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : Tinjauan Pustaka

Berisi tentang teori yang mendukung penelitian serta kaitannya dengan permasalahan yang diangkat. Menjelaskan tentang pengertian peranan komunikasi persuasi, berisikan tinjauan komunikasi organisasi, kerangka pemikiran. Pernjelasan tentang proses komunikasi persuasi dan tujuannya. Dalam bab ini juga dijelaskan mengenai ihwal organisasi serta komunikasi apa saja yang berada dalam organisasi.

BAB III : Objek Penelitian

Berisi mengenai latar belakang perusahaan, sejarah, visi, misi, target sasaran, perkembangan tentang Patra Niaga di bidang Hilir Migas, struktur organisasi,job description, sarana dan prasarana.

BAB IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan

Berisikan tentang uraian dari hasil penelitian berdasarkan angket data yang terkumpul, yang meliputi analisis deksriptif, identitas responden, dan analisis deskriptif hasil penelitian dan rangkuman.

BAB V : Kesimpulan dan Saran

Berisikan kesimpulan dari hasil pembahasan yang ada pada identifikasi masalah dan juga saran-saran pada perusahaan dan penelitian berikutnya.

37 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Tentang Komunikasi 2.1.1 Pengertian Komunikasi

„’Kata Komunikasi atau Communications dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama” communico,communication,atau communicare yang berarti “membuat sama”(to make common). Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling disebut asal-usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran , suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama”.

(Mulyana,2004:41).

Carl I Hovland yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy mendefinisikan sebagai berikut :

“The process by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behavior of other individuals

(communicates).”(Proses dimana seseorang (komunikator) menyampaikan

perangsang (biasanya lambing bahasa) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan). (Effendy,2002:49)

Sedangkan menurut Gerald A Miller yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy menjelaskan bahwa:

“In the main, communication has as its central interest those behavioral

situations in which a source transmits a message to a receiver (s) with conscious

intent to affect the latte’s behavior”. (pada pokoknya, komunikasi mengandung situasi keperilakuan sebagai minat sentral, dimana seseorang sebagai sumber menyampaikan suatu kesan kepada seseorang sebagai sumber menyampaikan suatu pesan kepada seseorang atau sejumlah penerima yang secara sadar bertujuan memperngaruhi perilakunya). (Effendy,2002:49)

Berdasarkan definisi di atas, dapat dijabarkan bahwa komunikasi adalah proses dimana seseorang (komunikator) menyampaikan perangsang (biasanya lambing bahasa) kepada orang lain (komunikan) bukan hanya sekedar memberitahu, tetapi juga mempengaruhi seseorang atau sejumlah orang tersebut untuk melakukan tindakan tertentu (merubah perilaku orang lain).

“Mengenai tujuan komuniasi R. Wayne Pace, Brent. D. Petterson dan M. Dallas Burnett mengatakan “Bahwa tujuan sentral dari komunikasi meliputi tiga hal utama, yakni : To Secure Understanding (memastikan pemahaman), To Establish Acceptance (membina penerimaan), To Motivate Action (Motivasi kegiatan).” (Effendy,1986:63)

Jadi pertama-tama haruslah diperhatikan bahwa komunikasi itu memahami pesan-pesan komunikasi, apabila komunikan memahami berarti adanya kesamaan makna antara komunikator dengan komunikan, karena tidak mungkin memahami sesuatu tanpa terlebih dahulu adanya kesamaan makna

(Communis). Jika komunikan memahami dapat diartikan menerima, maka penerimaannya itu perlu dibina selanjutnya komunikan dimotivasi untuk melakukan suatu kegiatan. Uraian tersebut jelas, bahwa pada hakekatnya komunikasi itu adalah proses penyampaiansuatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku orang lain, baik secara langsung melalui lisan maupun tidak langsung melalui media proses komunikasi.

Proses komunikasi pada dasarnya adalah proses panyampaian pesan yang dilakukan seseorang komunikator kepada komunikan, pesan itu bisa berupa gagasan, informasi, opini, dan lain-lain.

Dalam prosesnya Mitchall N. Charmley memperkenalkan 5 (lima) komponen yang melandasi komunikasi, yaitu sebagai berikut :

“Sumber (source) Komunikator (Encoder) Pertanyaan/pesan (Message) Komunikan (Decoder) Tujuan (Destination)” (Susanto,1988:31)

Unsur-unsur dari proses komuniaksi diatas, merupakan factor penting dalam komunikasi, bahwa pada setiap unsur tersebut para ahli komunikasi dijadikan objek ilmiah untuk ditelaah secara khusus. Proses komuniksi dapat diklasifikasikan menjadi 2 bagian, yaitu:

1. “Komunikasi Verbal

Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis symbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Hampir semua rangsangan bicara yang kita sadari termasuk kedalam kategori pesan verbal disengaja, yaitu usaha-usaha yang dilakukan secara sadar untuk berhubungan dengan orang-orang lain secara lisan. Bahasa dapat juga dianggap sebagai suatu system kode verbal.

2. Komunikasi Non Verbal

Secara sederhana pesan non verbal adalah semua isyarat yang bukan kata-kata. Menurut Larry A. Samovar dan Richard E. Porter. Komunikasi non verbal mencakup semua rangsangan (kecuali rangsang verbal) dalam suatu setting komunikasi, yang dihasilkan oleh individu dan penggunaan lingkungan oleh individu, yang mempunyai nilai pesan potensial bagi pengirim atau penerima”.

(Mulyana,2004:237)

Lasswel menerangkan bahwa cara terbaik untuk menerangkan komunikasi ialah menjawab pertanyaan, “who Says What In Which Channel To Whom With What Effect”, dibawah ini adalah penjelasannya:

Gambar 2.1 Model Lasswel

No Pertanyaan Jawaban

1. Siapa (Who) Komunikator :

Orang yang menyampaikan pesan

2 Mengatakan apa (Says What) ? Pesan :

Pernyataan yang didukung oleh lambang

3 Melalui Saluran apa ( In Which Channel ) ? Media :

Sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya.

4 Kepada Siapa ( To Whom ) ? Komunikan :

Orang yang menerima pesan 5 Dengan Efek apa (With What Effect ) ? Efek :

Dampak sebagai pengaruh pesan (Sumber: Mulyana, 2004:253)

2.1.2 Tujuan Komunikasi

Dalam penyampaian informasi dan mencari informasi kepda mereka, agar apa yang kita sampaikan dapat dimengerti sehingga

komunikasi yang kita laksanakan dapat tercapai. Pada umumnya komunikasi dapat mempunyai beberapa tujuan antara lain :

a. ’’Supaya gagasan kita dapat diterima oleh orang lain dengan pendekatan yang persuasive bukan memaksakan kehendak. b. Memahami orang lain, kita sebagai pejabat atau pimpinan

harus mengetahui benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkannya, jangan mereka menginginkan arah ke barat tapi kita member jalur ke timur.

c. Menggerakan orang lain untuk melakukan sesuatu , menggerakan sesuatu itu dapat bermacam-macam mungkin berupa kegiatan yang dimaksudkan ini adalah kegiatan yang banyak mendorong, namun yang penting harus diingat adalah bagaimana cara yang terbaik melakukannya.

d. Supaya yang kita sampaikan itu dapat dimengerti sebagai pejabat ataupun komunikator kita harus menjelaskan kepada komunikan (penerima) atau bawahan dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga mereka dapat mengikuti apa yang kita maksudkan”. (Effendy,1993:18)

Jadi secara singkat dapat dikatakan tujuan komunikasi itu adalah mengharapkan pengertian , dukungan, gagasan, dan tindakan. Setiap hari

kita bermaksud mengadakan komunikasi maka kita perlu meneliti apa tujuan kita tersebut :

1. Apakah kita ingin orang mengerjakan sesuatu atau supaya mereka mau bertindak

2. Apakah kita ingin menjelaskan sesuatu pada orang lain

3. Apakah kita ingin orang lain menerima dan mendukung gagasan kita.

2.1.3Konteks-Konteks Komunikasi

Komunikasi tidak berlangsung dalam suatu ruang hampa-sosial, melainkan dalam suatu konteks atau situasi tertentu. Secara luas konteks komunikasi disini berarti semua factor di luar orang-orang yang berkomunikasi, yang terdiri dari :

1. Aspek bersifat fisik, seperti iklim, suaca, suhu udara, bentuk ruangan, warna dinding, penataan tempat duduk, dan alat yang tersedia untuk menyampaikan pesan

2. Aspek psikologis, seperti: sikap dan emosi para peserta komunikasi.

3. Aspek social, seperti: norma, nilai serta budayanya 4. Aspek waktu, yakni waktu berkomunikasi.

Konteks Komunikasi antara lain :

1. Komunikasi Antarpersona 2. Komunikasi kelompok 3. Komunikasi Organisasi, dan 4. Komunikasi massa

2.2 Tinjauan Tentang Peranan

Peranan menurut Kamus Bahasa Indonesia adalah tindakan yang dilakukan seseorang atau sesuatu di suatu peristiwa. (Kamus Bebar Bahasa Indonesia, 1991:751)

Sedangkan menurut kamus komunikasi yang disusun oleh Onong Uchjana Effebdy mengatakan bahwa peranan adalh sesuatu yang menjadi bagian atau yang meemgang pimpinan sevara menonjol dalam suatu peristiwa. (Effendy,1989:315)

Jadi dapat disimpulkan bahwa peranan adalah tindakan yang dilakukan secara menonjol diantara yang lainnya terhadap suatu peristiwa sehingga member dampak yang berarti.

Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa seseorang atau sesuatu dapat dikatan berperan dnegan baik jika melakukan suatu tindakan yang menonjol diantara yang lainnya terhadap suatu peristiwa sehingga memberikan dampak yang besar.

2.3 Tinjauan Tentang Komunikasi Organisasi 2.3.1 Hakikat dan definisi organisasi

Organisasi atau organization atau bersumber dari kata kerja bahasa latin organizare ! to form as or into a whole consisting of interdependent orcoordinated parts, (membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yang saling bergantung atau berkoordinasi).

Everet M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communication in Organization : “a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarcy of rank and division of labour, common

goals” (suatu system yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai

tujuan bersama melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas).

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Istilah organisasi mengisyaratkan bahwa sesuatu yang nyata merangkum orang-orang, hubungan-hubungan, dan tujuan-tujuan. “jika dilihat dari pendekatan subjektif, organisasi berarti proses, sedangkan pandangan objektif mengenai organisasi, organisasi berarti struktur”. Penekanan pada perilaku atau struktur bergantung pada pandangan mana yang dianut. Organisasi secara khas dianggap

sebagai kata benda, sementara pengorganisasian dianggap sebagai kata kerja.(Pace dan Faules,2002:11)

Kelangsungan hidup suatu organisasi bergantung pada kemampuannya untuk beradaptasi dan berinteraksi dengan lingkungan. Manusia dilihat sebagai pemproses informasi yang member respon terhadap informasi yang ditemukannya dalam lingkungan.(Pace dan Faules,2002:14)

2.3.2Hakikat dan Definisi Komunikasi Organisasi

Mempelajari organisasi adalah mempelajari perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah komunikasi. Setelah mengetahui hakikat organisasi dan komunikasi, maka kita dapat melihat arah dan pendekatan yang ada pada komunikasi organisasi. ’’Komunikasi organisasi lebih dari sekedar apa yang dilakukan orang-orang. Komunikaasi organisasi adalah suatu disiplin ilmu yang mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. (Pace dan Faules,2002:25)

Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan. System tersebut menyangkut pertunjukan dan penafsiran pesan diantara lusinan atau bahkan ratusan individu pada saat yang sama, yang memiliki jenis-jenis hubungan berlainan yang menghubungkan mereka, yang pikirkan, keputusan, dan perilakunya diatur oleh kebijakan-kebijakan, regulasi dan aturan-aturan yang memiliki gaya berlainan dalam berkomunikasi, mengelola, dan memimpin, yang dimotivasi oleh kemunkinan-kemungkinan yang berbeda, yang berada pada tahap perkembangan berlainan

dalam berbagai kelompok yang mempersepsi iklim komunikasi berbeda yang mempunyai tingkat kepuasan berbeda dan tingkat kecukupan informasi yang berbeda pula, yang lebih menyukai dan menggunakan jenis, bentuk, dan metode komunikasi berbeda dalam jaringan yang berbeda, yang mempunyai tingkat ketelitian pesan yang berlainan, dan yang membutuhkan penggunaan tingkat materi dan energy yang berbeda untuk berkomunikasi yang efektif. ’’Interaksi diantara semua factor tersebut dan mungkin lebih banyak lagi disebut system komunikasi organisasi’’.( Pace dan Faules2002:33)

Definisi fungsional komunikasi orgnisasi adalah sebagai ’’pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu’’. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara satu dengan yang lainnya yang berfungsi dalam suatu lingkungan. (Pace dan Faules,2002:31)

Sedangkan definisi interpretative(subjektif) komunikasi organisasi adalah ’’proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi’’. Komunikasi organisasi adalah’’perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses untuk bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi’’.(Pace dan Faules,2002:33)

Dalam komunikasi organisasi terdapat 2 proses komunikasi, yaitu: 1. Komunikasi Internal

2.3.3 Hambatan-hambatan komunikasi organisasi 1. Hambatan Teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media komunikasi.

Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976, jenis hambatan teknis dari komunikasi :

a. Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

b. Kurangnya informasi atau penjelasan c. Kurangnya keterampilan membaca

d. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat. 2. Hambatan Semantik

Gangguan semantic menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantic sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.

Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya

3. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena factor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. 2.4 Tinjauan Tentang Komunikasi Internal

2.4.1 Pengertian Komunikasi Internal

Menurut Ido Priyono Hadi, komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen) (http://www.stekpi.ac.id/skin/kombis. 18 februari 2007).

Komunikasi internal menurut Lawrence D Brennan diartikan sebagai berikut :

“Interchanges of ideas among the administrators and vertically within the firm which gets work done corporation (operation and

management)”. (Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawaban yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.) (Effendy,1999:122)

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam perusahaan. Dalam komunikasi internal terdapat 3 dimensi komunikasi, yaitu :

1. Komunikasi Vertikal

a. Komunikasi dari atas ke bawah (Up Down Communication)

Komunikasi ini merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Dalam komunikasi ini terdapat 5 tujuan pokok, yaitu:

1. Memberi pengarahan 2. Memberi informasi

3. Memberi informasi prosedur dan praktek organisasi

4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja(penilaian atasan ke bawahan)

5. Menyajikan informasi, aspek ideology dalam menanamkan pengertian tentang tujuan dan system perusahaan.

b. Komunikasi dari bawah ke atas (Down Up Communication)

Komunikasi ini merupakan aliran komunikasi dari bawahan ke atasan dalam bentuk aspirasi dan kepercayaan terhadap perusahaan. Suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas merupakan esensi komunikasi ke atas (Pace dan Faules,2002:189

2. Komunikasi Horisontal

Komunikasi ini adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi yang sejajar dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah:

1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. 2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. 3. Untuk memecahkan masalah

5. Untuk mendamaikan,berunding, dan menengahi perbedaan

6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersona (Pace dan Faules,2002:195)

Umumnya komunikasi berlangsung tidak formal berbeda dengan komunikasi vertical dalam bentuk :

a. Persuasi

b. Berbagi informasi antar bagian 3. Komunikasi Diagonal (Cross Communication)

Komunikasi ini melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda.

Komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu :

1. Komunikasi Antarpersonal 2. Komunikasi kelompok

Tujuan dibinanya hubungan dengan pihak internal adalah menciptakan hubungan baik yang harmonis dalam rangka memperoleh kesediaan kerjasama diantara orang-orang yang menjadi bagian dari orang atau perusahaan serta menuangkan orang-orang tersebut untuk ikut partisipasi lebih tinggi dengan mendapatkan kepuasan dari hasilnya.

Menurut Hardiman, kegiatan membina dan mengembangkan komunikasi internal dalam organisasi adalah dengan cara :

1. Menciptakan komunikasi dua arah yang harmonis dalam organisasi,

2. Komunikasi horizontal antar karyawan, 3. Komunikasi vertical antar manajemen

dengan karyawan. Melalui kegiatan dan media :

1. Employee Gathering, 2. Penerbitan inhouse journal 3. Kotak pos/surat

4. Open talk

5. Pemanfaatan intranet (email) (Hardiman,2006:257)

2.5 Tinjauan Mengenai Media Informasi 2.5.1 Pengertian Informasi

Informasi sangat dibutuhkan oleh masyarakat dewasa ini, dengan informasi masukan-masukan yang dianggap penting dapat membantu masyarakat dalam menentukan sikap yang harus dilakukan, informasi sudah menjadi kebutuhan manusia, sehingga peranan informasi sangat dominan dalam kehidupan manusia, karena tanpa informasi manusia tidak akan berkembang.

Menurut Onong Uchjana Effendy(1989:177-178) Informasi atau tentang keterangan adalah :

1. Suatu pesan yang disampaikan kepada seseorang atau sejumlah orang yang baginya merupakan hal yang baru diketahui

2. Data yang telah diolah yang disampaikan oleh seseorang atau sejumlah orang yang baginya merupakan yang baru yang diketahui.

3. Kegiatan menyebarluaskan pesan disertai penjelasan baik secara langsung maupun melalui media komunikasi khalayak yang baginya merupakan suatu hal atau peristiwa baru.

Informasi harus mempunyai arti pada komunikan dan nilai nyata dalam kehidupan masyarakat maka keragu-raguan akan hilang dan akan timbul kepercayaan terhadap komunikator. Menurut Gordon B. Davis (1989:177-178) : “Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang memepunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan itu atau yang akan datang”.

2.5.2 Fungsi Informasi

Dalam sebuah informasi, proses komunikasi atau pesan merupakan elemen dasar yang tidak dilepaskan dari tujuan itu sendiri, informasi inilah yang menimbulkan perubahan sikap dan penilaian seseorang dan yang terpenting

informasilah yang menimbulkan pemahaman atau situasi saling memahami antara satu individu dengan individu yang lainnya dan diantara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

Menurut Shannon dan Weaver (1986:11) menyebutkan bahwa informasi sebagai objek materi ilmu komunikasi yang mempunyai makna, “Patterned mattr energy that to probabilities of alternative available to an individual

making decision”. (“informasi adalah hal atau energy yang mempengaruhi dan

memungkinkan seseorang membuat keputusan dari beberapa kemungkinan alternative yang ada”)

Berdasarkan pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa fungsi informasi adalah:

1. Esensi dari fungsi informasi untuk mengubah sikap,yangmenciptakan saling pemahaman antar individu yang terlibat dalam proses komunikasi.

2. Informasi menempatkan sumber pengetahuan bagi individu untuk mengetahui hal-hal yang terjadi disekitarnya.

3. Informasi merupakan sumber paling penting dalam menentukan pilihan dan pengambil keputusan.

2.5.3 Informasi Dalam Organisasi

Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini

berhubungan dengan aliran informasi. Proses aliran informasi merupakan proses yang rumit. Apa yang dikemukakan dalam struktur dapat saja bukan yang sebenarnya terjadi. Efisiensi dapat bergantung pada aliran informasi, tetapi ini bukan pertimbangan satu-satunya. Organisasi mengandalkan inovasi dan harus mampu menghasilkan informasi dari para anggotanya. Aliran informasi dapat membantu menentukaan iklim dan moral organisas, yang pada gilirannya berpengaruh pada aliran informasi. Teknologi baru menimbulkan pertanyaan mengenai bagaimana mempengaruhi aliran informasi.

2.5.3.1Sifat Aliran Informasi

Informasi tidak mengalir secara harfiah. Kenyataannya, informasi sendiri tidak bergerak. Yang sesungguhnya terlihat adalah penyampaian suatu pesan, interoretasi penyampaian tersebut, dan penciptaan penyampaian lainnya. Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisai.

Guetzkow(1965) menyatakan bahwa aliran informasi dalam suatu organisasi dapat terjadi dengan tiga cara : serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini. Kita akan menelaah cara-cara penyebaran informasi tersebut.

a. Penyebaran pesan secara serentak

Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber

dan penerima yang menginterpretasikan pesan sebagai tujuan akhir.

Pemilihan teknik penyebaran yang berdasarkan pada waktu (tiba secara serentak) memerlukan pemikiran mengenai metode penyebaran yang sedikit berbeda dari yang biasa kita kerjakan. Misalnya penyebaran memo dari atasan kepada bawahan mengenai proses pelaksanaan kerja, atau akan diadakannya rapat koordinasi

b. Penyebaran pesan secara berurutan

Haney (1962,:150) mengemukakan bahwa “penyampaian pesan berurutan merupakan bentuk komunikasi yang utama, yang pasti terjadi dalam organisasi”. Penyebaran informasi secara berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik, jadi pesan disampaikan dari Si A kepada Si B kepada Si C kepada Si D kepada Si E dalam serangkaian transaksi dua-orang, dalam hal ini setiap individu kecuali orang ke-1 (sumber pesan), mula-mula menginterpretasikan pesan yang diterimanya dan kemudian meneruskan hasil interpretasinya kepada orang berikutnya dalam rangkaian tersebut.

2.5.4 Media Komunikasi Internal

Media komunkasi merupakan komunikasi yang menggunakan saluran atau sarana untuk meneruskan pesan kepada komunikan yang jauh tempatnya atau banyak jumlahnya. Menurut Cangara (2000), media digolongkan atas empat macam, yakni :

1. Media Antarpribadi

Media antarpribadi digunakan oleh perorangan (antarpribadi), maka media yang digunakan misalnya surat atau telephone.

2. Media Kelompok

Media kelompok biasanya digunakan dalam aktifitas komunikasi yang melibatkan khalayak lebih dari 15 orang, media yang digunakan misalnya seminar, konferensi,dan lain-lain.

3. Media Publik

Media public digunakan jika khalayak sudah lebih dari 200 orang, misalnya dalam rapat raksasa dan sebagainya. 4. Media Massa

Jika khalayak tersebar tanpa diketahui dimana mereka berada, maka biasanya digunakan media massa. Media massa adalah alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima) dengan

menggunakan alat-alat komunikasi mekanis seperti surat kabar,televisi,radio,dan film.

Anggoro menggambarkan 2 sifat media, diantaranya 1. Primary Medium (media primer)

Media primer adalah media yang dijadikan ujung tombak dalam keseluruhan kegiatan.

2. Secondary Medium (media sekunder)

Media sekunder adalah media yang digunakan sebagai pelengkap atau penunjang sebagai media primer atau utama. (Anggoro,2005,313) Ada satu media yang ditujukan kepada perseorangan atau sekelompok orang tertentu, media yang demikian disebut nirmasa, seperti majalah organisasi, surat kabar kampus, radio telegrafi, atau radio citizen band, film documenter dan televise siaran sekitar (closed circuit television) (Effendy,2002:23).

2.6 Email

2.6.1.1Email sebagai salah satu media komunikasi Internal

Komunikasi online merupakan pemanfaatan cermat atas teknologi yang sudah ada dalam kombinasi dengan aplikasi cerdik atas teknologi baru dapat

mencapai tingkat kecanggihan yang tinggi. Komunikasi email mirip dengan voice mail, maksudnya jika tidak memberikan respon segera, maka hal itu menyiratkan bahwa anda tidak menganggap komunikasi dengan mereka sebagai sesuatu yang penting (Onggo,2004:26).

Email di Indonesia hadir dalam berbagai bentuk yang jenisnya bergantung pada frekuensi terbit, bentuk, kelas ekonomi pembaca, peredarannya serta penekanan isinya. Email (electronic mail) berkorespodensi melalui jaringan internet, tanpa batas waktu dan ruang. Alamat email mudah dibuat dan Cuma-Cuma melalui situs (Hardiman,2006:37)

Surat elektronik atau yang lebih dikenal dengan email menjadi sarana tambahan bagi yang bekerja dalam perusahaan, untuk berkomunikasi secara efektif yang akan meningkatkan kemampuan karyawan dan organisasi. Media email menjembatani karyawan untuk berkomunikasi tanpa dibatasi ruang dan waktu.

2.6.1.2Pengertian Email

Electronic Mail adalah salah satu fasiltas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di internet. Hal ini karena email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Dengan email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa local (bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax di massa kini.

Menurut La Quey, Surat elektronik (email) adalah aplikasi paling popular yang digunakan dewasa ini. Jenis surat ini merupakan perkakas yang sangat ampuh serta mudah digunakan dan dipahami. (LaQuey,1997:49).

Sifat utama email adalah kemampuannya untuk mengatasi kendala-kendala ruang dan waktu serta member kesempatan untuk mengubah jarak dan wilayah komunikasi seseorang(Pace dan Faules,2004:235).

2.6.1.3Pengertian Email Broadcasting

Email Broadcasting adalah suatu media informasi internal perusahaan yang dapat digunakan baik di pusat maupun unit-unit daerah dan diperuntukkan untuk semua pihak dari PT. Patra Niaga. Adapun bentuk informasi melalui email broadcasting ini adalah sebuah informasi yang di tujukan kepada seluruh karyawan / karyawan tertentu baik yang berada di pusat maupun yang berada di daerah.. Yang dimaksudkan dengan penyampain informasi kepada karyawan/ pihak-pihak tertentu adalah sebuah informasi yang terkait dengan perusahan, yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu yang bersifat undangan, himbauan, contohnya informasi rapat koordinasi perusahaan, ini ditujukan hanya kepada Direktur Utama dan General Manajer, serta staff-staff yang terpilih untuk mewakili divisi masing-masing. Sedangkan penyampain informasi yang menyeluruh adalah semua informasi yang diperuntukkan bagi semua pihak di perusahaan tersebut. Semua informasi tentang kegiatan internal yang berhubungan dengan perusahaan. Contohnya informasi penambahan cuti

bersama, berita duka, berita kunjungan direksi ke daerah, berita kerjasama dengan company lain,dll

Dengan aplikasinya email broadcasting sebagai media komunikasi internal di Patra Niaga, komunikasi berjalan sangat lancar dan dinamis terlihat dari tingkat penggunaan email broadcasting yang cukup tinggi di dalam proses komunikasi internal dan sangat ketergantungannya karyawan Patra Niaga terhadap media broadcast ini untuk berkomunikasi sehari-hari.

2.6.1.4Efektivitas penggunaan Email

Efektivitas penggunaa email dapat dilihat dari besarnya penggunaan media tersebut dibandingkan dengan media lainnya. Setiap organisasi memiliki pandangan yang berbeda seperti pandangan PT. Patra Niaga yaitu, tepat sasaran, karena informasi yang diberikan dapat disampaikan dengan tepat dan mudah. Proses cepat, dalam berkomunikasi dan publikasi dapat disampaikan dengan cepat serta feedback langsung dengan cepat tanpa membuang waktu karena frekuensi tanpa batas. Hemat biaya, semua informasi dapat disampaikan dengan mudah dalam bentuk softcopy tanpa perlu mencetak dalam bentuk hardcopy seperti kebijakan perusahaan, undangan, himbauan,pengumuman,dan lain-lain. Dan selanjutnya adalah Up to date, karena informasi dapat dnegan cepat disampaikan dan disebarkan dalam waktu yang singkat.

63 3.1Sejarah Perusahaan

PT. Patra Niaga didirikan pada 27 Februari 1997. Sebagai bagian dari Anak perusahaan Pertamina mereposisi Bisnis Prakarsa, PT Patra Niaga ditempatkan secara aktif mengembangkan dan membangun kehadiran di sisi hilir sektor minyak dan gas. Sebagai akibat langsung dari posisi yang unik ini, semua peluang yang ada di hilir sektor Minyak dan Gas Bumi terbuka bagi perusahaan untuk mengejar dan memanfaatkan.

PT Patra Niaga merupakan suatu entitas usaha yang dibentuk oleh Pertamina untuk menjalankan dan mengembangkan kegiatan usaha di sektor hilir industri minyak dan gas bumi (MIGAS) Indonesia. Sesuai Pasal 1 Undang-Undang Nomor 22 tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi, sektor hilir ini mencakup kegiatan-kegiatan pengolahan, pengangkutan, penyimpanan, dan niaga MIGAS.

Pada awal pendirian di tahun 2004, PT Patra Niaga bernama PT Elnusa Harapan, yang merupakan sebuah perseroan yang dibentuk untuk menghimpun dan mengembangkan anak Perseroan dalam kelompok usaha PT Elnusa yang saat itu belum layak untuk dibawa menjadi bagian dari suatu Perseroan Publik.

Pendirian PT Elnusa Harapan adalah berdasarkan pengesahan Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia nomor : M-13. HT.03.05 tahun 1998.

PT Elnusa Harapan kemudian berganti nama menjadi PT Patra Niaga, sesuai hasil Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (RUPS-LB) tanggal 19 Januari 2004. Perubahan nama ini kemudian diakta-notariskan oleh Notaris Ny. Pudji Redjeki Irawati S.H. dengan akta Notaris No. 69 tanggal 14 Mei 2004. Akta ini selanjutnya disahkan oleh Departemen Kehakiman dan HAM RI pada tanggal 6 Juli 2004, dengan nomor pengesahan C-16711.HT.01.04.TH.2004.

Adapun tujuan dari perubahan nama yang dialami oleh Patra Niaga terutama adalah untuk menegaskan posisi usaha Perseroan di bidang hilir MIGAS, di samping untuk membedakan diri secara definitif dengan sister-company, PT Elnusa yang bergerak di sektor hulu MIGAS. Proses perubahan nama ini juga bergulir bersamaan dengan perkembangan organisasional, operasional dan finansial Perseroan.

Dalam perjalanannya, PT Patra Niaga mengalami kemajuan yang pesat. Dimulai dengan konsolidasi usaha, PT Patra Niaga kemudian memutuskan untuk fokus pada bisnis hilir MIGAS. Kemudian, strategi efisiensi keuangan dan organisasional ditempuh oleh Perseroan agar dapat bersaing di pasar hilir MIGAS yang sangat kompetitif. Alhasil, saat ini PT Patra Niaga sudah meningkat pada tahap peningkatan daya saing (competitiveness).

Orang-orang yang paling berbahagia tidak selalu memiliki hal-hal terbaik,

mereka hanya berusaha menjadikan yang terbaik dari setiap hal yang hadir

dalam hidupnya…..

“Believe in yourself! Have faith in your abilities! Without a humble but

reasonable confidence in your own powers you cannot be successful or

happy.”

_Norman Vincent Peale_

Skripsi ini kupersembahkan untuk Mama dan Ayah,,

Kebahagian terbesar dalam hidupku adalah

melihat kalian tersenyum,, Terima Kasih

Atas Seluruh Cinta yang telah

diberikan,, Izinkan Ananda mengganti

setiap tetesan keringat kalian dengan

sejuta

kebahagian…

163 I. IDENTITAS DIRI

Nama : Tira Puji Rahmani

TTL : Bogor, 23 Maret 1986

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Alamat : Jl. Ciheulang II No 19 C

Kelurahan Sekeloa - Bandung

E-mail : ialahaku@yahoo.co.id

164

II. PENDIDIKAN FORMAL

No. Tahun Uraian Keterangan

1. 2006-sekarang

Mahasisiwi Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM Bandung) Fakultas Ilmu Sosial Politik Jurusan Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas Semester 8.

-

2. 2004-2006 Universitas Negeri Jember Jurusan Ilmu Kesejahteraan Sosial

-

3. 2001-2004 SMU Negeri 10 Bogor Berijazah 4. 1998-2001 SLTP Negeri 4 Bogor Berijazah 5. 1992-1998 SDN Polisi V Bogor Berijazah 6 1990-1991 TK Insan Kamil Bogor Berijazah

III. PENDIDIKAN NON FORMAL

No Tahun Uraian Keterangan

1. 2004-2005 Pelatihan Jurnalistik Bersertifikat

IV. PELATIHAN DAN SEMINAR

No. Tanggal Uraian Keterangan

1. 11-13 September 2006

Orientasi Lingkungan

Mahasiswa Kampus

(OLIMPUS 2006)

Bersertifikat

2. 11 Januari 2007

Pelatihan Table Manner di Hotel Jayakarta Bandung

Bersertifikat

3. Maret 2007 Ceramah Umum Peningkatan Kualitas Mahasiswa di Kampus UNIKOM

Bersertifikat

4. Desember-Mei 2007

Mentoring Agama Islam di Auditorium UNIKOM

Bersertifikat

5. 22 Maret 2008 Pendidikan Jurnalistik Dasar IV Unit Kegiatan Pers

Mahasiswa BIRAMA

UNIKOM

Bersertifikat

6. 27 Mei 2008 Pelatihan Personal Development & Brain Management Serta Pelatihan Master of Ceremony di Auditorium Unikom

Bersertifikat

7. 3 Mei 2008 Open House Sanggar Kreasi Seni Islam (SKSI) LDK UMMI UNIKOM

Bersertifikat

8. Juni 2008 Workshop Sunsilk “Dare To Shine “

Bersertifikat

9. 9 April 2008 Seminar dan Talk Show

“Woman’s Day 2008”

UNPAD

166

11. 18-19 Juni 2008

Kunjungan ke Media Massa “Aneka Yess” dan Media Televisi “Trans TV” di Jakarta

Bersertifikat

12. 31 Maret 2009 Pelatihan melejitkan Potensi dan Pengembangan Diri di Kampus UNIKOM

Bersertifikat

13. 24 November 2009

Kuliah Umum “ Kebudayaan Film & Sensor Film” (Ilustrasi Tentang Perfilman) di Auditorium Unikom.

Bersertifikat

14. 23 Maret 2010 Islamic Wedding Fair “Inspiring Moment For My Wedding”

Bersertifikat

15. 20 Mei 2010 Workshop Penyuluhan Pencegahan Pemberantasan Penyalahgunaan dan Peredaran Gelap Narkoba (P4GN) di Lingkungan Mahasiswa

Bersertifikat

Dengan ini saya menyatakan bahwa :

1. Karya tulis ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar

akademik (Ahli Madya, Sarjana, Master dan Doktor ) baik di Universitas Komputer

Indonesia maupun Perguruan Tinggi Lainnya.

2. Karya tulis ini murni gagasan, rumusan penelitian saya sendiri tanpa bantuan pihak

lain, kecuali arahan dati tim pembimbing.

3. Dalam karya tulis ini tidak terdapat /pendapat yang telah dipublikasikan orang lain,

kecuali secar a tertulis dan telah ditentukan sebagai acuan dalam naskah yang

disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.

4. Pernyataan ini saya buat sesungguhnya dan apabila dikemudian hari terdapat

penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia

menerima sangsi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena

karya tulis ini serta sangsi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di Perguruan

Tinggi ini.

Bandung, Juli 2010