Peranan Sistem Vendor Hold Stock Dalam Menunjang Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Pertamina Patra Niaga Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

SKRIPSI

PERANAN SISTEM VENDOR HELD STOCK DALAM MENUNJANG PENGENDALIAN INTERNAL

PERSEDIAAN PADA PT. PERTAMINA PATRA NIAGA MEDAN

Oleh :

NAMA : BAGINDA S.R.A. SORMIN

NIM : 110522126

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2014

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ABSTRACT

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2.Perumusan Masalah ... 3

1.3.Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Landasan Teori ... 5

2.1.1. Akuntansi Persediaan ... 5

2.1.2. Manajemen Persediaan ... 6

2.1.3. Sistem Informasi Persediaan ... 7

2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan ... 10

2.2. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 21

2.3. Kerangka Konseptual dan Hipotesis Penelitian ... 24

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 27

3.2. Jenis Data ... 27

3.3. Teknik Pengumpulan Data ... 27

3.4. Metode Analisis Data ... 29

3.5. Responden ... 29

3.6. Definisi Operasional ... 29

3.7. Jadwal Penelitian ... 30

BAB IV ANALISI HASIL PENELITIAN 4.1. Sejarah Singkat PT. Pertamina Patra Niaga ... 31

4.2. Struktur Organisasi ... 31

4.3. Jenis Persediaan Barang ... 34

4.4. Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan ... 35

4.5. Prosedur Pengendalian Internal Persediaan ... 47

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ... 56 5.2. Saran ... 57 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu 23

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

2.1 Sistem Vendor Held Stock 22

2.2 Kerangka Konseptual 27

4.1 Sistem VHS PT. Pertamina Patra Niaga 40

4.2 Siklus Sistem VHS PT. Pertamina Patra Niaga 43

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah Subhanawata’ala karena atas Kasih dan Anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul : “Peranan Sistem Vendor Hold Stock Dalam Menunjang Pengendalian Internal Persediaan Pada PT. Pertamina Patra Niaga Medan” Adapun skripsi ini ditujukan sebagai salah satu syarat dalam rangka untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dari Program S-1 Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, dukungan dan doa dari semua pihak baik secara moril maupun materil khususnya kepada kedua orangtua penulis Anwar Sanusi Sormin dan Nur A Yuni Br Pane. Dengan segala kerendahan hati, maka penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac.,Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM., Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatea Utara.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi S-1

Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Program Studi S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Erwin Abu Bakar, MBA, Ak selaku Pembimbing penulis yang

telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbing, memberi petunjuk dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Firman Syarif, Msi, Ak selaku Dosen Pembaca yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk membimbig penulis higga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan.

6. Buat saudara-saudara dan teman-teman penulis yang selalu memberi dukungan selama ini.

Semoga skripsi ini bermanfaat pihak-pihak lainnya sebagai tambahan pengetahuan dan dapat menjadi salah satu referensi dalam penyusunan skripsi berikutnya.

Medan, Juni 2014 Penulis,

Baginda S.R.A. Sormin 110522126

ABSTRAK

Persediaan merupakan aktiva paling penting bagi perusahaan. Pengendalian internal persediaan harus dilakukan dengan baik untuk menjaga persediaan perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pengendalian internal pada sistem Vendor Held Stock yang diterapkan oleh PT. Pertamina Patra Niaga.

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam peneletian ini maka penulis menggunakan alat pengumpul data berupa observasi, dokumentasi dan wawancara. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui observasi langsung, wawancara dan studi kepustakaan.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal atas persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup efektif, dimana terdapat internal auditor yang secara khusus melakukan pemeriksaan secara berkala, pemisahan tugas yang jelas antar fungsi-fungsi terkait dan pemantauan persediaan yang dilakukan secara berkala melalui kegiatan stok opname.

ABSTRACT

Inventory is the most important asset for the company. The internal control over inventory must be done to keep the company’s inventory. Therefore, the purpose of this study was to analyze the internal control in Vendor Stock Held system that implemented by PT. Pertamina Patra Niaga.

To obtain the necessary data in this intensive search, the authors use data collection tool in the form of observation, documentation and interviews. In this study, the type of data used is primary data and secondary data. The author obtained the data through direct observation, interviews and literature study.

From the results of the study concluded that the internal control over inventory at PT. Pertamina Patra Niaga is quite effective, where there are internal auditors who specifically do periodic inspections, a clear separation of duties between the functions and related to inventory monitoring is done periodically through stock opname.

ABSTRAK

Persediaan merupakan aktiva paling penting bagi perusahaan. Pengendalian internal persediaan harus dilakukan dengan baik untuk menjaga persediaan perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pengendalian internal pada sistem Vendor Held Stock yang diterapkan oleh PT. Pertamina Patra Niaga.

Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam peneletian ini maka penulis menggunakan alat pengumpul data berupa observasi, dokumentasi dan wawancara. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui observasi langsung, wawancara dan studi kepustakaan.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal atas persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup efektif, dimana terdapat internal auditor yang secara khusus melakukan pemeriksaan secara berkala, pemisahan tugas yang jelas antar fungsi-fungsi terkait dan pemantauan persediaan yang dilakukan secara berkala melalui kegiatan stok opname.

ABSTRACT

Inventory is the most important asset for the company. The internal control over inventory must be done to keep the company’s inventory. Therefore, the purpose of this study was to analyze the internal control in Vendor Stock Held system that implemented by PT. Pertamina Patra Niaga.

To obtain the necessary data in this intensive search, the authors use data collection tool in the form of observation, documentation and interviews. In this study, the type of data used is primary data and secondary data. The author obtained the data through direct observation, interviews and literature study.

From the results of the study concluded that the internal control over inventory at PT. Pertamina Patra Niaga is quite effective, where there are internal auditors who specifically do periodic inspections, a clear separation of duties between the functions and related to inventory monitoring is done periodically through stock opname.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perusahaan adalah suatu instansi yang terorganisir yang tidak dapat terlepas dari hukum ekonomi dan prinsip dasar perusahaan pada umumnya. Perusahaan didirikan untuk mencari laba yang sebesar-besarnya dan untuk dipertahankan kelangsungan hidup usahanya.

Untuk mencapai tujuannya perusahaan harus mengelola semua sumber daya yang dimilikinya seoptimal mungkin supaya perusahaan dapat menghasilkan dan menawarkan produk yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen dengan kualitas tinggi pada harga yang memadai.

Menurut Skousen (2005:323), persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja yang merupakan aktiva yang pada setiap saat mengalami perubahan. Persediaan adalah salah satu sumber daya penting penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, karena disamping merupakan aset yang nilainya paling besar dibanding aktiva lancar lainnya dalam neraca perusahaan, juga disebabkan sumber utama pendapatan perusahaan dagang berasal dari hasil penjualan persediaannya ini.

Persediaan adalah aktiva perusahaan yang memiliki nilai materil dalam jumlah yang relatif besar, serta merupakan aktiva yang sensitif terhadap waktu, penurunan harga pasar, kerusakan dan kelebihan biaya yang disebabkan oleh kesalahan dalam penanganannya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu dilakukan pengendalian internal dan pengelolaan persediaan dengan baik.

Aktivitas pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan persediaan secara wajar mulai dari pengadaannya, penyimpanannya, sampai pengeluarannya. Persediaan harus ada pada waktu yang diperlukan, dengan kuantitas dan kualitas yang memadai, pada tempat yang tepat dan harga yang wajar. Pengabaian salah satu tanggungjawab yang menyangkut persediaan akan membawa dampak negatif bagi kelancaran operasi perusahaan.

Selain itu, lemahnya pengendalian internal atas persediaan akan membuat tindakan penyelewengan, penyalahgunaan wewenang dan pencurian. Kerugian

yang timbul akibat terjadinya penyimpangan dan kesalahan pengelolaan ini pada umumnya cukup besar.

Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian internal yang memadai terhadap persediaan pada suatu perusahaan. Pengendalian internal suatu perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberi jaminan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Kebijakan adalah pedoman yang dibuat manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dan prosedur merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan.

Menurut Fitrizal (2013) Pengendalian internal dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumberdaya perusahaan. Dengan adanya pengendalian internal yang baik dan teratur dalam mengelola persediaan, maka pimpinan perusahaan akan memperolah laporan-laporan yang bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas perusahaan, juga membantu dalam mengambil kebijakan keputusan maupun pertanggungjawaban dalam memimpin perusahaan. Pengendalian internal atas persediaan diharapkan dapat menciptakan aktivitas pengendalian terhadap perusahaan yang efektif dalam menentukan jumlah persediaan yang optimal yang harus dimiliki perusahaan, mencegah berbagai tindakan pelanggaran dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, pelanggaran terhadap kebijakan yang ditetapkan atas persediaan, serta memberikan pengamanan fisik terhadap persediaan dari pencurian dan kerusakan.

Selain itu, pengendalian internal atas persediaan akan sangat membantu perusahaan mencegah terjadinya kesalahan dalam penanganan persediaan. Hal ini dapat diatasi dengan penerapan sistem informasi akuntansi perusahaan tersebut terutama fungsi pencatatan persediaannya. Jika prosedur pencatatan persediaan sejak awal dan akhir sudah dilakukan dengan benar, penjumlahan dalam laporan keuangan akan baik dan benar.

Untuk mengatasi permasalahan di atas maka perlu dilakukan pengendalian internal persediaan dengan baik. Pengendalian internal yang baik harus ditunjang dengan sistem informasi akuntasi persediaan yang memadai pula.

PT. Pertamina Patra Niaga adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan Bahan Bakar Minyak (BBM). Dalam kegiatan usahanya, persediaan perusahaan ini adalah zat cair yang sulit dikelola dan dapat berubah

jumlahnya karena perubahan suhu dan harganya yang mahal membuka kesempatan untuk tindakan penyelewengan. Oleh karena itu, PT. Pertamina Patra Niaga memerlukan informasi persediaan BBM yang akurat agar penjualan perusahaan dapat berjalan lancar. Dan Vendor Held Stock merupakan suatu sistem yang diterapkan oleh PT Pertamina Patra Niaga dalam mengelola persediaannya.

Dari uraian di atas, penulis memandang bahwa pentingnya pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi persediaan. Maka penulis memilih judul “Peranan Sistem Vendor Held Stock dalam Menunjang Pengendalian Internal Persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang yang dikemukakan diatas, maka peneliti akan mengkaji sistem persediaan dengan rumusan sebagai berikut:

1. Apakah sistem Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga

Medan sudah memadai dan handal dan bagaimana proses input dan output data persediaan perusahaan tersebut?

2. Apakah sistem dan prosedur pengolahan data persediaan melalui sistem Vendor Held Stock yang diterapkan perusahaan mampu menjamin terlaksananya sistem pengendalian yang efektif?

3. Apakah karyawan yang terlibat dalam pengelolaan persediaan sudah

bekerja dengan optimal?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui apakah sistem Vendor Held Stock pada PT.

Pertamina Patra Niaga Medan masih efektif dan handal dan bagaimana proses input data dan output persediaan perusahaan tersebut.

2. Untuk mengetahui apakah sistem dan prosedur pengolahan data

perusahaan mampu menghasilkan informasi yang handal dan mampu menjamin terlaksananya sistem pengendalian yang efektif.

3. Untuk mengetahui apakah karyawan yang terlibat dalam pengelolaan

persediaan sudah bekerja dengan optimal.

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Memberikan rekomendasi atas berbagai alternatif pilihan yang tersedia bagi manajemen perusahaan dalam memilih sistem informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Sehingga diharapkan dengan memberikan rekomendasi keputusan yang terbaik bagi manajemen puncak perusahaan, maka sistem informasi dan teknologi informasi yang dimiliki dapat dimanfaatkan secara optimal oleh perusahaan.

2. Bagi lembaga pendidikan dapat bermanfaat untuk memberikan bahan dan

perbandingan dalam kegiatan penelitian selanjutnya,serta pengembangan Ilmu Pengetahuan khususnya dalam Ilmu Akuntansi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1. Akuntansi Persediaan

AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), mendefinisikan akuntansi adalah sebagai aktivitas jasa yang berfungsi untuk memberikan informasi kuantitatif terutama keuangan, kegiatan ekonomi yang dimaksudkan agar menjadi berguna untuk membuat keputusan dalam menentukan pilihan.

Dari definisi di atas disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak diluar perusahaan (pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.

Menurut (standar akuntansi keuangan, 1999) pengertian persediaan adalah aktiva:

1. Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; 2. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau

3. Dalam bentuk bagan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa

Pengertian persediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode waktu tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.

Pada prinsipnya persediaan mempermudah atau memperlancar kegiatan operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para pelanggan atau konsumen. Adapun alasan diperlukannya persediaan oleh suatu perusahaan menurut Freddy Rangkuti adalah:

1. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi dan untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan

2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan suatu unit membuat jadwal

operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya.

Hal-hal yang perlu diungkapkan dalam laporan keuangan sehubungan dengan persediaan meliputi:

1. Persediaan disajikan dalam kelompok aset lancar pada neraca pemerintah berdasarkan harga perolehan terakhir

2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang digunakan dalam pelayanan masyarakat, barang atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi, barang yang disimpan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat, dan barang yang masih dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat;

3. Kondisi persediaan; persediaan dengan kondisi rusak atau usang, tidak dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan. Karena sudah rusak, sedangkan neraca hanya mencatat yang masih layak pakai

2.1.2. Manajemen Persediaan

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Yohanes Yahya (2006) memberikan pengertian manejemen sebagai berikut:

“Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditatapkan.”

Menurut Mary Parker Follet Manajemen Adalah sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi

Menurut Ricky W. Griffin Manajemen Adalah sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien dengan menggunakan orang-orang melalui perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan pengendalian dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia.

Manajemen Persediaan adalah serangkaian kegiatan mengelola bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin.

2.1.3. Sistem Informasi Persediaan

Sistem informasi persediaan merupakan salah satu cara untuk menyajikan suatu informasi mengenai persediaan kepada pihak manajemen di dalam suatu perusahaan.

Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi persediaan yang terdiri dari sistem dan prosedur persediaan menurut Midjan dan Susanto (2001 : 150) adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut:

1. Sebagian besar kekayaan perusahaan dagang dan industri pada umumnya

prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya, juga dapat ditingkatkan efektivitasnya.

2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari

kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain demi mempertahankan kontinuitas perusahaan.

3. Perusahaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan

pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan. Kesalahan dalam pemasukan yang disebabkan karena harga dan kualitas akan mempengaruhi baik terhadap hasil produksi juga terhadap harga pokok penjualannya.

Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan yang ada di dalam perusahaan sudah seharusnya ditangani dengan baik oleh pihak yang pertanggungjawab dalam menanganinya, karena sebagian besar kekayaan perusahaan itu tertanam dalam persediaan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku sebagai alat bantu dalam pencapaian tujuan perusahaan.

A. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a. Mengambil pesanan pelanggan

b. Persetujuan kredit

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

d. Menjawab permintaan pelanggan

a. Ambil dan pak pesanan

b. Kirim pesanan

3. Penagihan dan piutang usaha

a. Penagihan

b. Pemeliharaan data piutang usaha

c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan 4. Penagihan kas

a. Menangani kiriman uang pelanggan

b. Menyimpannya ke bank

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi) 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat

5. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

B. Siklus Biaya

Siklus akuntansi biaya dalam suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh siklus kegiatan usaha perusahaan tersebut.

1. Siklus kegiatan perusahaan dagang dimulai dengan pembelian barang

dagangan dan (tanpa melalui pengolahan lebih lanjut) diakhiri dengan penjualan kembali barang dagangan tersebut. Dalam perusahaan tersebut, siklus akuntansi biaya dimulai dengan pencatatan harga pokok barang dagangan yang dibeli dan berakhir dengan penyajian harga pokok barang dagangan yang dijual. Tujuan akuntansi biaya dalam perusahaan dagang adalah untuk menyajikan informasi harga pokok barang dagangan yang dijual, biaya administrasi dan umum, serta biaya pemasaran.

2. Siklus kegiatan perusahaan jasa dimulai dengan persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan penyerahan jasa kepada pemakainya. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan biaya persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan disajikannya harga pokok jasa yang diserahkan. Akuntansi biaya dalam perusahaan jasa bertujuan untuk menyajikan informasi harga pokok per satuan jasa yang diserahkan kepada pemakai jasa.

3. Siklus kegiatan perusahaan manufaktur dimulai dengan pengolahan bahan baku di bagian produksi dan berakhir dengan penyerahan produk jadi ke bagian gudang. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan harga pokok bahan baku yang dimasukkan dalam proses produksi, dilanjutkan dengan pencatatan biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik yang dikonsumsi untuk produksi, serta berakhir dengan disajikannya harga pokok produk jadi yang diserahkan oleh bagian produksi ke bagian gudang.

2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan

Untuk dapat memahami pengendalian internal terhadap persediaan maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu apa itu pengendalian intern. Pengendalian intern berfungsi sebagai alat untuk membantu pimpinan perusahaan menilai struktur organisasi serta kegiatan yang dijalankan perusahaan sehingga dapat mencegah dan menghindari penyelewengan dan kecurangan yang dapat menghambat tercapainya tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

Pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan pengawasan intern yang memadai, sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Pengawasan intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan.

Menurut Joseph W. Wikinson (1995, hal 101) “ Sistem informasi akuntansi erat kaitannya dengan pengawasan intern, karena apabila suatu

sistem dijalankan dengan baik maka pengawasan pun akan lebih mudah untuk dilaksanakan, karena banyak informasi yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi ”.

Melalui sistem informasi inilah terkumpul dan tercatat seluruh transaksi dan bukti-bukti kegiatan perusahaan, yang kemudian disampaikan kepada yang memerlukan. Pengawasan intern dalam perusahaan oleh manajemen sistem informasi akuntansi sebagai salah satu alat pengawas intern harus dirancang dengan baik agar dapat membantu tiap-tiap kepala bagian dengan mengumpulkan informasi serta menetapkan titik pengecekan atas pekerjaan seorang pegawai dalam hubungannya dengan pegawai lain agar pimpinan memperoleh keyakinan bahwa pengawasan intern yang diciptakan berjalan efektif.

A. Definisi Pengendalian Internal

Pengertian pengendalian internal menurut COSO (Committee of

Sponsoring Organization) studi dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (20003) adalah sebagai berikut:

“Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: (1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting; (3) compliance with applicable laws and regulations.”

Pengertian di atas menyatakan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang dilaksanakan oleh dewan komisaris, manajemen dan pimpinan yang berada di bawah mereka untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian tercapai, yaitu:

1. efektivitas dan efisiensi operasi; 2. keandalan laporan keuangan;

3. ketaatan terhadap hukum dan peraturan. B. Tujuan Pengendalian Internal

Berdasarkan defines pengendalian internal yang dikemukakan COSO dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk (2003) di atas bahwa tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut:

(1) effectiveness and efficiency of operations; (2) reliability of financial reporting;

(3) compliance with applicable laws and regulations.

Tujuan pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi

Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien.

2. Keandalan laporan keuangan

Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang andal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan.

3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan

Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk menjapai tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan.

Pengendalian internal mengarah pada sebuah proses produksi karena pengendalian internal menyatu dalam kegiatan operasi organisasi dan merupakan bagian integral kegiatan utama manajemen yaitu perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh sebab itu untuk dapat menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat memepengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO 1992 dalam SAS No. 78 dikutip oleh Arens, dkk (2003) terdiri dari lima unsur, yaitu:

1. Control Environment 2. Risk Assesment 3. Control Activites

4. Information and Communication 5. Monitoring

Unsur-unsur pengendalian internal tersebut merupakan proses yang diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Kelima unsur pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian internal mencerminkan sikap dan tindakan manajemen mengenai pengendalian lingkungan perusahaan. Lingkungan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut:

a. Integrity and Ethical Value (Nilai integritas dan etika)

Etika dan kejujuran merupakan dasar bagi pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan

b. Commitment to Competent (Komitmen terhadap kompetensi)

Komitmen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan ke dalam

keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Komitmen terhadap kompetensi meliputi pertimbangan manajemen dan keahlian yang dibutuhkan. Kompetensi adalah pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas individu.

c. Participation of the Board of Director or Audit Committee (Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksa)

Dewan komisaris dan komite pemeriksa sangat mempengaruhi kesadaran pengendalian dari perusahaan. Komite pemeriksa atau komite audit adalah direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan komite pemeriksa harus melaksanakan tanggung jawab yang yang dipercayakan kepada mereka dengan baik dan mengawasi secara aktif pelaporan kebijakan serta prosedur perusahaan.

d. Management’s Philosophy and Operating Style (Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi)

Filosofi manajemen adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi manajemen perusahaan dan karyawannya. Filosofi manajemen merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh manajemen. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Filosofi dan gaya operasi manajemen mempengaruhi kualitas pengendalian internal.

e. Organizational Structure (Struktur Organisasi)

Individu bergabung dalam organisasi dengan maksud utama untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan kemampuan yang dimilikinya sendiri. Struktur organisasi mencerminkan pembagian wewenang di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai

tujuan organisasi. Disamping itu, dengan pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugasnya. f. Assignment of Authority and Responsibility (Pelimpahan wewenang dan

tanggung jawab)

Faktor ini meliputi bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi dilimpahkan dan bagaimana melaporkan hirarki wewenang dalam hubungan-hubungan yang telah dibentuk, juga meliputi kebijakan-kebijakan sehubungan dengan praktek bisnis yang berlaku, pengetahuan dan pengalaman personel, sumber-sumber yang ada untuk melaksanakan pekerjaan. Ini juga meliputi kebijakan dan komunikasi yang diarahkan kepada keyakinan bahwa seluruh personel memahami tujuan-tujuan perusahaan, mengetahui tindakan-tindakan bagaimana mereka saling berhubungan dan mendukung tujuan-tujuan tersebut, serta menyadari bagaimana dan untuk apa melaksanakan tanggungjawabnya.

g. Human Resource Policies and Practies (Praktir dan kebijakan personalia)

Suatu pengendalian yang baik tidak dapat menghasilkan informasi keuangan yang handal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Karenanya penting bagi perusahaan untuk memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang diharapkan, maka perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka

D. Perancangan Pengendalian Internal

Dalam merancang pengendalian intern (Mulyadi, 1995) perlu diperhatikan elemen pokok sistem pengendalian intern, yaitu:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab.

Di antara empat elemen pokok sistem pengawasan (pengendalian) intern tersebut diatas, elemen karyawan yang bermutu merupakan elemen sistem pengawasan yang paling penting. Jika karyawan kompeten (competent: meliputi kombinasi keahlian, pengetahuan, ketelitian/ketekunan dan cukup wewenang), dan dapat dipercaya, berbagai sistem pengawasan intern yang lain dapat ditiadakan.

E. Aktivitas Pengendalian 1. Pembagian Tugas

Ada empat pedoman dalam pembagian tugas untuk mencegah kekeliruan

yang disengaja maupun tidak menjadi perhatian khusus:

a. Pemisahan Pengelolaan Aktiva - Akuntasi

Alasan untuk tidak memperkenalkan satu orang memegang tanggungjawab atas seluruh aktivitas ialah untuk menghindarkan perusahaan dari penipuan. Misalnya, jika kasir menerima uang masuk dan sekaligus pembukuan kas maupun piutang, akan sangat besar kemungkinannya bahwa dia akan menerima pembayaran dari seorang pelanggan, kemudian memanipulasi perkiraan pelanggan tersebut dengan cara tidak membukukan penjualan atau mencatat kredit palsu di dalam perkiraan itu. Contoh lain pemisahan fungsi yang tidak memadai ialah pembagian gaji oleh petugas pembukuan yang bertugas menangani gaji karyawan, serta pengolahan catatan persediaan barang oleh karyawan bagian gudang.

b. Pemisahan Otorisasi - Penanganan Aktiva

Sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak turut

berpartisipasi dalam pengendalian terhadap aktiva yang bersangkutan. Sebagai contoh, orang yang sama tidak boleh memberikan otorisasi untuk

pembayaran faktur penjualan, sekaligus menandatangani cek untuk pembayaran tagihan atas faktur tersebut. Demikian pula, otorisasi untuk menambah karyawan baru atau mencoret karyawan yang keluar dari daftar gaji, tidak boleh dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab membayar gaji.

c. Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi

Sistem akuntansi dapat dikatakan kurang baik apabila dalam sistem tersebut seorang karyawan bertanggungjawab untuk mencatat transaksi, dari sejak tahap pertama pembukuan sampai dengan akhir berupa posting dalam buku besar dan pelaporan. Ini memperbesar kemungkinan bahwa kesalahan yang tidak disengaja akan tetap tidak terungkap, dan mendorong pelaksanaan kerja yang serampangan.

d. Pemisahan operasi/akuntansi/pencatatan

Fungsi/unit dan laporan akuntansi mempunyai sifat independen terhadap kegiatan unit fungsional lain dari segi pandang pucuk pimpinan organisasi perusahaan. Apabila masing-masing departemen atau divisi menyelenggarakan pembukuan dan pelaporannya sendiri-sendiri, akan timbul kecenderungan untuk berat sebelah (subyekyif) mengenai hasil/kegiatan yang dilaporkan. Oleh karena itu untuk mencegah hal semacam itu secara khusus bagian penanganan catatan harus berada dalam departemen tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler.

2. Prosedur Otorisasi

Agar sistem pengendalian dapat berhasil dengan baik, setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya. Apabila seseorang dalam organisasi dapat melakukan pembelian dan penjualan aktiva dengan sekehendak hatinya, pasti akan timbul kekacauan. Otorisasi dapat diberikan dalam bentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan didalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijakan ini

dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang telah ditetapkan.

3. Dokumen dan Catatan Memadai

Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk membawa data (dokumen sumber, source document) ataupun membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan.

Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah pengendalian yang lebih besar.

Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut:

a. Diberikan nomor urut

b. Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya (mempengaruhi ketepatan waktu).

c. Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti.

4. Pengamanan Fisik

Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk pengenalian intern.

5. Verifikasi Independen

Disamping istilah sistem pengawasan intern (internal controls), dikenal pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi, yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka bekerja tidak terkait (independent).

Persediaan merupakan aset lancar yang seringkali jumlahnya material dalam suatu perusahaan (kecuali perusahaan jasa atau perusahaan tertentu yang tidak mempunyai persediaan dalam kegiatan operasional bisnisnya). Oleh karena itu pengendalian internal atas persediaan haruslah memadai, sehingga resiko terjadinya tindakan kecurangan maupun kesalahan (fraud and error) dapat dihindari.

Pengendalian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan tidak hanya saat persediaan telah berada di dalam gudang perusahaan, namun dimulai pada saat awal transaksi pengadaan persediaan, penyimpanan, hingga persediaan tersebut digunakan untuk transaksi baik antar departemen maupun transaksi dengan pihak ketiga. Pengendalian internal idealnya terdapat pada manajemen persediaan (dari transaksi awal hingga transaksi pengeluaran persediaan), penilaian persediaan, serta perhitungan jumlah persediaan. Bentuk pengendalian dapat berupa otorisasi kepala departemen dalam setiap transaksi persediaan. Selain itu juga adanya pemisahan tugas dalam siklus persediaan berperan sebagai penguat pengendalian perusahaan.

Pemisahan tugas (segregation of duties) sangatlah penting dalam pengendalian internal persediaan. Karena dengan adanya pemisahan tugas, maka resiko terjadinya tindak kecurangan oleh satu oknum dapat diminimalisir. Pemisahan tugas pada siklus persediaan dapat berupa pemisahan fungsi pada:

1. Pembelian persediaan 2. Input pesanan pembelian 3. Otorisasi pembelian persediaan

4. Verifikasi dan proses penerimaan persediaan

5. Jadwal produksi persediaan (untuk perusahaan manufaktur)

6. Otorisasi produksi atau permintaan transfer barang (untuk perusahaan manufaktur)

7. Terima/transfer barang ke/dari departemen produksi (untuk perusahaan manufaktur)

8. Pengolahan Persediaan (dari bahan baku menjadi barang setengan jadi, atau dari barang setengah jadi menjadi barang jadi)

9. Pengiriman persediaan ke customer 10.Pencatatan transaksi persediaan

11.Tanggung jawab penghitungan persediaan

12.Menyetujui Perubahan Inventarisasi Biaya / Quantity (termasuk

pembuangan)

13.Memelihara catatan persediaan 14.Mengedit Inventarisasi Master File

15.Akses dan / atau kustodian untuk persediaan

Selain adanya pemisahan tugas, pengendalian juga dapat disusun dengan mengadakan pemantauan secara rutin terhadap jumlah persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya observasi dan pemantauan secara rutin, maka akan diketahui jumlah persediaan secara riil sesuai dengan yang terdapat di catatan perusahaan, dan jika terdapat selisih maka catatan perusahaan dapat segera di update sehingga jumlah yang terdapat pada laporan keuangan perusahaan akan sesuai dengan jumlah yang nyata terdapat pada fisik perusahaan.

Pengecekan fisik persediaan juga bertujuan untuk melihat fisik persediaan yang terdapat dalam gudang, apakah ada persediaan yang rusak, usang ataupun mengalami penyusutan. Selain melakukan pengecekan fisik yang terdapat di dalam gudang perusahaan, pengecekan fisik juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan persediaannya. Hal ini sesuai dengan SA 331 tentang sediaan yang menjadi landasan bagi auditor dalam melakukan pemeriksaan persediaan, dimana disana disebutkan bahwa pemeriksaan persediaan juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan barang persediaannya.

Untuk itu manajemen perusahaan hendaknya juga melakukan prosedur pemeriksaan (opname) persediaan sebagai langkah preventif untuk mencegah terjadinya error and fraud pada persediaan yang dimiliki perusahaan. Sehingga pengendalian internal atas seluruh persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hanya pengendalian dokumen dan

pemisahan tugas, namun juga pengendalian yang berupa pengecekan secara langsung terhadap persediaan.

Adanya pengendalian atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan adalah hal yang penting. Mengingat jumlah persediaan yang seringkali material dalam aset yang dimiliki perusahaan. Sehingga terjadinya kerugian dalam laporan keuangan perusahaan akibat adanya kesalahan maupun kecurangan dapat diantisipasi.

Pengendalian internal persediaan yang baik, mengharuskan: 1. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan tegas antara fungsi otorisasi,

pencatatan dan penyimpanan

2. Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus. Pencatatan dilakukan baik dalam buku besar maupun buku pembantu (kartu gudang dan kartu piutang)

3. Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sudah diberi nomor urut.

4. Inventarisasi fisik dilakukan paling sedikit setahun sekali

2.1.5. Sistem Vendor Held Stock

Pengelolaan persediaan merupakan salah satu kegiatan usaha perusahaan yang paling penting. Salah satu konsep pengelolaan persediaan adalah Vendor-Managed Inventory. Konsep ini berjalan dimana vendor atau supplier yang bertanggungjawab memonitor dan mengatur persediaan konsumen (Evans, 2007).

Menurut Andre Steyndberg (2003) pengertian sistem Vendor Held Stock adalah routing of demands for specific goods/items directly to supplier warehouse on warehouse requisitions rather than to the mine warehouse.

Go wh acc Ca 2.2. Tinja pen stru teg per (c) org oedehoop (m Mine accou Mine Good End us G Pada s hen acquitin count dan ash/Bank (S auan Peneli Penelit ngendalian uktur organ gas, (b) sist rlindungan ) praktek ya ganisasi, (d) mine) unts e warehouse ds ser Gambar 2.1 sistem Ven ng warehou

at time of teyndberg, itian Terda tian yang intern men nisasi yang tem wewen yang cukup ang sehat d ) karyawan

* Delive ** Dou **

1. Sistem V ndor Held S use requisit f payment: 2003). ahulu dilakukan nurut Muly g memisahk nang dan p p terhadap k dalam mela

yang mutun

W/Re

*Goods

Invoice

ery lead time ble handling

Vendor Held Stock penca tion: DT Co

DT Vendo

oleh San yadi yang d kan tanggun prosedur pen

kekayaan, u aksanakan tu

nya sesuai d

eqn

Paym e

d Stock atatan akun

ost – CT V or suspense

nty mengan diantaranya ng jawab fu

ncatatan ya tang, penda ugas dan fu dengan tang S ment S ntansinya ad Vendor susp

e account –

nalisis akt a terdiri da ungsional s ang membe apatan dan b ungsi setiap ggung jawab upplier (tow Supplier acc Supplier wa dalah: pense – CT tivitas ri (a) secara erikan biaya, p unit bnya. wn) counts arehouse

Kesimpulan dari penelitian ini diantaranya : (a) PT. Cemara Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b) prosedur pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi

tentang persediaan,  (e) perushaaan ini telah menggunakan formulir

bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing.

Penelitian yang dilakukan oleh Indrayani adalah untuk mengetahui perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku bada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi Deli. Kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Indrayani menunjukkan perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan.

Tabel 2.1.

Tinjauan Penelitian Terdahulu

No Nama (T ah un) Judul Perumusan Masalah Hasil Penelitian 1 Santy (2005) Analisis Aktivi tas Penge ndalia Bagaimana penerapan aktivitas pengendali an intern

(a) struktur organisasi perusahaan garis lurus, (b) prosedur pengambilan

n Intern Pada PT. Cema ra Cahay a Gemil ang atas persediaaa n pada PT. Cemara Cahaya Gemilang ? perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory control sehingga semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan, (e) perushaaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur

penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing. 2 Indrayani (2005) Perencanaan dan Penga wasan Perse diaan Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya Tebing Tingg i Deli Apakah sistem perencanan dan pengawasan persediaan pada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi sudah dilakukan secara efektif Perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut

belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan 3 Dian Ra dia ni Peranan Penge ndalia n Apakah pelaksanaa n pengendali Pelaksanaan pengendalian internal yang diterapkan pada Toserba Yogya

(20 04) Intern al Perse diaan Baran g Dagan gan dalam Menu njang Efekti vitas Penge lolaan Perse diaan Baran g Dagan gan an internal persediaan barang dagangan di Toserba Yogya telah dilaksanak an secara efektif?

telah efektif dan tercapainya tujuan umum pelaksanaan pengendalian internal persediaan barang dagangan. 4 Paulus Kri stia nto Ku rni aw an (20 08) Penerapan Siste m Infor masi Akunt ansi Perse diaan Alat-Alat Sejauh mana sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan pada Sakit Santo Borromeu s Bandung

sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan pada Rumah Sakit Santo Borromeus Bandung sudah cukup menunjang dalam tercapainya efektivitas pengelolaan persediaan alat-alat

Medis Dala m Menu njang Keefe ktifan Penge lolaan Perse diaan Alat-Alat Medis Studi Kasus Ruma h Sakit Santo Borro meus Bandu ng menunjan g tercapainy a efektivitas pengelolaa n persediaan alat-alat medis? medis, namun Rumah Sakit Santo Borromeus Bandung dalam mengelola persediaan alat-alat medis sebaiknya menggunakan sistem komputerisasi yang maksima 5 Mega Per ma ta Sar i (20 08) Peranan Siste m Infor masi Akunt ansi Manaj Apakah sistem informasi akuntansi manajeme n yang digunakan oleh PT. Mutiara Sistem informasi akuntansi manajemen yang digunakan dalam pengambilan keputusan manajemen PT. Mutiara Mukti

emen Dala m Penga mbila n Keput usan Perse diaan Pada PT. Mutia ra Mukti Farma Meda n Mukti Farma Medan telah mendukun g pengambil an keputusan persediaan ? Farma Medan dalam pengelolaan persediaan adalah sistem pencatatan persediaan perpetual, sistem anggaran (budgeting) yang berupa anggaran produksi dan biaya, tanpa menggunakan sistem akuntansi biaya.

2.3. Kerangka Konseptual dan Hipotesis Penelitian 2.3.1. Kerangka Konseptual

Kerangka konseptual merupakan sintesis atau ekstrapolasi dari kejadian teori yang mencerminkan keterkaitan antara variabel yang diteliti dan merupakan tuntunan untuk memecahkan masalah penelitian serta merumuskan hipotesis dan merupakan tempat penulis memberikan penjelasan tentang hal-hal yang berhubungan dengan variabel ataupun masalah yang ada dalam penelitian.

Pada dasarnya setiap perusahaan, khususnya perusahaan industri selalu membutuhkan persediaan, karena tanpa adanya persediaan maka para pengusaha dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan dan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan.

Istilah persediaan, umumnya ditujukkan pada barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali dalam operasi normal perusahaan. Persediaan sangat penting bagi perusahaan karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pembuatan suatu barang dan menyampaikannya kepada konsumen secara tepat waktu. Hal ini dapat mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan, sehingga keuntungan yang diharapkan itu lebih besar dari biaya-biaya yang ditimbulkannya.

Perusahaan dalam melaksanakan persediaan tentunya memerlukan berbagai informasi yang menyangkut masalah persediaan agar menejer dapat melakukan aktivitas proses produksinya dengan lancar. Informasi yang diperlukan tersebut dapat disediakan oleh suatu sistem informasi akuntansi yang memadai, sehingga bisa menunjang kelancaran proses produksi perusahaan.

Jadi, sistem informasi akuntansi persediaan dapat menunjang kelancaran proses produksi, di mana bisa menunjang proses produksi berjalan sesuai dengan rencana, dan dapat menghasilkan kualitas barang sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

Dalam mendukung berjalannya sistem informasi akuntansi persediaan yang lancar maka diperlukan pengendalian internal yang baik.

Gambar 2.2 Kerangka Konseptual. PT. Pertamina Patra Niaga

Sistem Vendor Held Stock

Pengendalian Internal Persediaan

2.3.2. Hipotesis Penelitian

Hipotesis menurut Kuncoro (2003;47) merupakan penjelasan sementara tentang perilaku, fenomena, atau keadaan tertentu yang telah terjadi atau akan terjadi. Dari kerangka konseptual dan uraian teoretis tersebut, maka hipotesis dalam penelitian ini adalah sistem Vendor Held Stock yang diterapkan PT. Pertamina Patra Niaga dapat menunjang pengendalian internal persediaan perusahaan.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif. Menurut Erlina (2007:64), “Penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap fenomena atau populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek beberapa individu, organisasional, industry atau persfektif lain”.

Menurut Sugiono (2007:11), “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel lain”.

3.2. Jenis Data

Jenis data yang digunakan untuk melakukan penelitian adalah: 1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan dan belum

diolah. Dikumpulkan melalui wawancara, observasi dan kuesioner guna mendapatkan jawaban atas permasalahan yang diteliti, kemudian diolah lebih lanjut.

2. Data sekunder, yaitu data yang telah diolah dan telah menjadi dokumentasi di perusahaan. Antara lain adalah sejarah singkat perusahaan, struktur perusahaan, prosedur pembelian persediaan bahan baku dan sebagainya.

3.3. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1. Observasi, merupakan kegiatan yang dilakukan penulis dengan cara mengamati secara langsung objek yang diteliti. Adapun data yang diperlukan berupa gambaran umum PT Pertamina Patra Niaga Medan, khususnya dalam bidang persediaan dan pengendalian internal yang erat kaitannya dengan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku dalam menunjang kelancaran

aktivitas perusahaan.

2. Dokumentasi, yaitu dengan melalui pencatatan atas data sekunder untuk

mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian.

3. Wawancara, yaitu dengan melalui pengajuan pertanyaan-pertanyaan yang

berkaitan dengan objek penelitian kepada pimpinan dan karyawan perusahaan. Pihak-pihak yang akan diwawancara sebagai narasumber adalah sebagai berikut:

a. Operation Area Manager Sumbagut

b. Site Spv. Fleet Sumbagut

c. Finance Business Support Sumbagut

d. Performance Support Sumbagut

e. Pengawas Operasi Lapangan

f. Staff Admin

g. Kepala Regu Operasi Lapangan

h. Operator Lapangan

Daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada narasumber adalah sebagai berikut: a. Bagaimana sejarah berdirinya PT. Pertamina Patra Niaga?

b. Bagaimana perkembangan PT. Pertamina Patra Niaga hingga sekarang? c. Bagaimana proses bisnis PT. Pertamina Patra Niaga?

d. Bagaiamana struktur organisasi pada PT. Pertamina Patra Niaga?

e. Bagaimana pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing

bagian?

f. Apa saja fungsi/bagian yang terkait dengan sistem Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga?

g. Dokumen dan catatan akuntansi apa saja yang terkait dengan sistem Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga?

h. Bagaimana prosedur yang terkait dengan sistem Vendor Held Stock

pada PT. Pertamina Patra Niaga?

i. Bagaimana prosedur penerimaan, pengelolaan dan pengeluaran

persediaan pada PT. Pertamina Patra Niaga?

j. Apa saja dokumen yang terkait dengan pengelolaan persediaan?

Vendor Held Stock pada PT. Pertamina Patra Niaga

3.4. Metode Analisis Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode analisis data sebagai berikut:

1. Metode deskriptif, merupakan suatu metode atau prosedur pemecahan

masalah yang diselidiki, dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan objek penelitian pada saat sekarang. Menurut Sugiyono bahwa “metode deskriptif adalah metode penelitian yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi” (2003 : 142).

2. Metode komparatif, merupakan metode analisis yang dilakukan dengan

membandingkan teori-teori dengan praktek dalam perusahaan. Kemudian mengambil kesimpulan-kesimpulan dan selanjutnya memberikan saran-saran dari hasil perbandingan.

3.5. Responden

Responden pada penelitian ini adalah pimpinan dan karyawan PT. Pertamina Patra Niaga Medan yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.

3.6. Definisi Operasional Variabel

Defenisi operasional adalah memberikan pengertian terhadap suatu variabel dengan menspesifikasikan kegiatan atau tindakan yang diperlukan peneliti untuk mengukur atau memanipulasinya (Sularso, 2003:41).

1. Pengendalian Internal

dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang, dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Al Haryono Jusup (2001:252).

2. Persediaan

Persediaan adalah barang yang tersedia di gudang yang tersedia di jual sekarang atau pun di masa yang akan datang.

3.7. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dimulai pada bulan Oktober 2013 sampai dengan selesai dan lokasi penelitian di PT Pertamina Patra Niaga yang beralamat di Jalan K.L. Yos Sudarso No. 8-10 Medan Sumatera Utara.

Jadwal penelitian direncanakan sebagai berikut:

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian Okt Nov Des Jan Feb Pengajuan Judul

Penyelesaian Proposal Pengumpulan Data Penulisan Laporan Penyelesaian Laporan

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

4.1. Sejarah Singkat PT. Pertamina Patra Niaga

Awalnya di tahun 1997, Perseroan didirikan dan terdaftar dengan nama PT Elnusa Harapan. Kemudian pada tahun 2004, didirikanlah PT Patra Niaga sebagai perusahaan yang khusus bergerak di bidang usaha sektor hilir industri minyak dan gas (MIGAS).

Pada tahun 2011, satu per satu logo anak perusahaan PT Pertamina (Persero) yang bergerak di bidang Pemasaran dan Niaga mulai dibenahi, termasuk logo dan nama perusahaan PT Patra Niaga yang berubah menjadi PT Pertamina Patra Niaga. Perubahan logo mencerminkan kemauan yang kuat dari seluruh insan Patra Niaga untuk terus tumbuh dan berkembang serta menjadi yang terunggul. Nama Pertamina Patra Niaga sendiri merupakan kombinasi dari nama Pertamina dan Patra Niaga mencerminkan dua hal yang diminta oleh mitra Patra Niaga. Para mitra usaha kami berharap bahwa perubahan logo ini dapat menjadikan layanan Patra Niaga lebih fleksibel, lebih baik, dan harga lebih kompetitif. Ketiga hal tersebut merupakan cerminan brand equity PT Pertamina Patra Niaga. Dengan tampilan logo baru tersebut kami yakin akan bisa meningkatkan kepercayaan konsumen dan para mitra usaha.

Saat ini bidang usaha PT Pertamina Patra Niaga mencakup perdagangan BBM, pengelolaan BBM, pengelolaan armada/fleet, dan pengelolaan depot.

Selain itu, di tengah persaingan pasar saat ini Perseroan terus mengupayakan berbagai strategi efisiensi baru serta upaya pembenahan organisasi secara menyeluruh guna memperkuat posisinya agar bisa terus berkiprah di kancah industri MIGAS nasional maupun global.

4.2. Struktur Organisasi PT. Pertamina Patra Niaga

Stuktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga didasarkan pada fungsi-fungsi yang telah ada, yang terdiri dari 3 (tiga) bagian besar, yaitu bagian Administrasi dan Keuangan, bagian Operasi dan bagian Marketing. Wewenang dan tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis lurus vertikal.

Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan atas 3 (tiga) tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah dan puncak. Manajer tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah bertanggung jawab terutama dalam mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta bimbingan organisasi dengan lingkungannya.

1. Tingkat Manajemen Puncak

Manajer puncak yang ada pada PT. Pertamina Patra Niaga adalah General

Manager Region atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut:

a. mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,

b. bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan (sales), operasi, dan keuangan

c. mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat.

2. Tingkat Manajemen Menengah

Manajer menengah di PT. Pertamina Patra Niaga bertanggung jawab atas suatu fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi operasi, dan fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut :

Sales manager mengepalai sales department, yang bertanggung jawab atas sales target. Sales manager berhubungan dengan beberapa bagian, seperti Sales Representative (SR), Vice President Marketing (VPM) & Finance Business Support (FBS).

b. Operation Manager (OM)

Operation Manager bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan,

pengeluaran barang ke pelanggan, dan mempunyai RSL (Recommended

Stock List) yang ditetapkan oleh pusat. c. Finance Business Support (FBS)

Finance Business Support bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan administrasi finansial.

3. Tingkat Manajemen Lini Pertama

Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian yang ada di PT. Pertamina Patra Niaga, yaitu :

a. Sales Representative (SR)

Supervisor yang bertanggung jawab atas sales kepada konsumen. b. Finance Business Support (FBS)

FBS bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban atas aktiva yang besar.

c. Supervisor Fleet

Supervisor Fleet bertanggung jawab atas persediaan, pengeluaran barang ke langganan. Supervisor Fleet memimpin beberapa sub bagian yang mempunyai kegiatan operasi yang secara khusus mendukung tugas-tugasnya, yaitu :

Pengawas operasi secara khusus bertugas melakukan pengawasan terhadap kegiatan penerimaan produk, penyimpanan hingga pengeluaran produk ke konsumen.

2. Performance Support

Performance Support secara khusus bertugas melakukan pengumpulan data-data penerimaan produk, pengeluaran produk, SDM dan kegiatan operasional di wilayah kerja Supervisor Fleet.

3. Staff Administrasi & Keuangan

Staff Administrasi & Keuangan secara khusus bertugas melakukan pencatatan transaksi penjualan, piutang dan hutang di wilayah kerja Supervisor Fleet. 4. Loading Master

Loading Master secara khusus bertugas melakukan penerimaan produk dan memastikan kuantitas produk yang dipesan sesuai dengan yang diterima di tangki timbun.

4.3 Jenis Persediaan Barang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Pertamina Patra Niaga termasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang oil & gas maka PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai persediaan berupa Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Non BBM yang terdiri dari:

1. BBM

a. ProHSD (merek dagang: Patra Diesel)

b. HSFO 180/ IFO 180 cSt (merek dagang: Patra Fuel 180) c. HSFO 380/ IFO 380 cSt (merek dagang: Patra Fuel 380)

d. IDO

e. Avtur – Jet A1 (merek dagang: Patra Avtur) f. Gasoline RON 95 (merek dagang: Patra Ultra) g. Gasoline RON 91 (merek dagang: Patra Extra) h. Gasoline RON 88 (merek dagang: Patra Power) i. Kerosene (Patra Kerosene)

2. Non BBM

a. Gas (merek dagang: Patra Gas) b. Aspal penetrasi 60/70

c. Minarex, Paraffinic

d. Solvent (SBPx, LAWS, Pertasol, Minasol) e. Green cokes

f. Slack wax g. Smooth fluid h. Paraffin Wax i. Sulfur

4.4. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang

1. Lingkungan Pengendalian Internal Persediaan Barang

Pengendalian intern PT. Pertamina Patra Niaga terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun lingkungan pengawasan dibawah ini.

1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT. Pertamina Patra Niaga, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perusahaan besar di bidang oil & gas, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk Bahan Bakar Minyak (BBM). Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Pertamina Patra Niaga secara tegas mengutarakan bahwa apabila ada ”need and want” dari para konsumen terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka

perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk-produk

lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini.

Gaya operasi manajemen PT. Pertamina Patra Niaga menekankan pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target-target yang telah disusun. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan

kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

2) Struktur Organisasi

Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi operasi. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT. Pertamina Patra Niaga karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga

pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Pertamina Patra Niaga.

3) Komite Audit

PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai komite audit dan dewan komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada saat-saat tertentu atau minimal 2 (dua) kali dalam setahun mengadakan pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup memadai karena fungsi ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan usaha PT. Pertamina Patra Niaga.

4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Pertamina Patra Niaga juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya.

Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan.

5) Metode Pengendalian Manajemen

Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Pertamina Patra Niaga menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik :

• rasio perputaran persediaan, • pertimbangan manajemen,

• analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan.

6) Fungsi Audit Intern

PT. Pertamina Patra Niaga cabang Medan tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabang Medan, secara berkala dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta

menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan.

7) Praktek dan Kebijakan Karyawan

Penerimaan pegawai atau staff di PT. Pertamina Patra Niaga ini ditangani oleh bagian Human Resource , sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan penghargaaan (reward) kepada karyawan yang berprestasi.

8) Pengaruh Ekstern

Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Pertamina Patra Niaga juga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk Bahan Bakar Minyak (BBM) yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Performance Support. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang dilarang penggunaanya.

2. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan

PT. Pertamina Patra Niaga menilai persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) dengan memperhatikan sifat minyak yang dapat menguap di suhu tinggi. Jadi apabila kelebihan stock pada mobil tangki akan membuat resiko berkurangnya minyak karena suhu akan semakin besar, maka hal tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan

fisik ini dipimpin oleh Supervisor Fleet, yang juga turut diperiksa oleh Operation Manager. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Operation Manager berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname.

Perusahaan ini mengendalikan persediaan dengan cara melakukan penjadwalan pendistribusian produk ke konsumen dengan persediaan yang tersedia.

3. Sistem Vendor Held Stock

Pengertian Vendor Held Stock adalah perniagaan dengan titik penyerahan BBM ke pelanggan dari depot PT Pertamina Patra Niaga, termasuk didalamnya perawatan, penyimpanan dan pengelolaan tangki milik pelanggan BBM.

Ruang lingkup pekerjaan sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga adalah sebagai berikut:

1. Penanganan penerimaan BBM dari mobil tangki transportir ke tangki timbun PT. KAI

2. Penimbunan BBM di setiap tangki PT. KAI

3. Penyediaan stok yang mencukupi sesuai dengan permintaan

4. Pendistribusian BBM dari tangki timbun ke Lokomotif / Genset Kereta / sarana

lain yang membutuhkan BBM dengan custody transfer melalui Flowmeter

sesuai dengan jumlah permintaan pada Fuel Chit

5. Penanganan losses BBM pada saat penerimaan dari mobil tangki, pada tangki timbun dan pada saat penyaluran.

6. Melakukan pencatatan pada setiap transaksi yang dilakukan pada Fuel Ticket 7. Administrasi dan pelaporan dengan cut off setiap hari pada pukul 16.00 antara

lain:

a. Jumlah volume BBM yang diterima

b. Jumlah volume stok yang tersedia di tangki timbun c. Jumlah volume yang disalurkan

PT Pertamina Patra Niaga menggunakan software SAP dalam kegiatan operasinya. SAP yaitu singkatan dari System Application and Product in data processing, merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu software IT dan manajemen yang digunakan untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

a. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

b. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian

(procurement) dan pengelolaan inventory

c. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol

daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

d. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di

keseluruhan rantai logistik

e. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan

perbaikan sistem secara teknis

f. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR

mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

g. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash

management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

h. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center

i. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

j. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan

project, pengerjaan dan kontrol

Gambar 4.1. Sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga

Dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Pertamina Patra Niaga membuat kebijakan terhadap sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.

1) Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai

Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi operasi. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :

• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan,

• faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan,

• delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan perincian dan tanggal pengiriman,

• surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan,

• pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti bahwa

pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”,

• faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai (PPn) untuk barang yang dijual,

• kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan dokumen bank (seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain) yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke bank.

2) Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit

Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Sales

Representative (SR) berdasarkan prinsipal yang diwakilinya. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :

• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan,

• faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 2/7, n/30, tanggal penjualan dan lain-lain,

• delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan perincian produk, jumlah dan alamat penerima,

• faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak pertambahan nilai (PPN) untuk barang yang dijual,

• bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh debitur terhadap piutangnya,

• memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang,

• bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang

dikembalikan,

• bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian barang.

3) Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas

Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :

• faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan, syarat, tanggal, dan lain-lain,

• kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank, • bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur, • bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas persediaan barang dagangan adalah :

• jurnal ; penjualan dan penerimaan kas,

• buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial,

• buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan penjualan dan perkiraan piutang,

• buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang.

Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat beberapa laporan penjualan. Bagian operasi akan membuat laporan

penerimaan barang dari pusat, laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang.

Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijakan dan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian operasi yang disebut dengan laporan posisi stock (buffer stock), sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh bagian operasi.

Pengelolaan Stock Penyaluran BBM

Invoice Tagihan sebesar BBM yang digunakan

Pembayaran Invoice

Gambar 4.2. Siklus Sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga

4. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Pertamina Patra Niaga meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori seperti diuraikan dibawah ini :

1) Pemisahan tugas yang cukup

Tangki BBM  Vendor/Konsumen  Tangki BBM 

PT. Pertamina Patra 

Penggunaan BBM  oleh 

mengeluarkan barang, mengirimkan barang, yang mencatat, dan bagian yang membuat faktur.

5. Pemantauan

Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT. Pertamina Patra Niaga melakukan pemantauan persediaan barang dagangan dengan melakukan stok opname setiap bulannya untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen, serta memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem Vendor Held Stock dalam pengendalian intern atas persediaan barang pada PT. Pertamina Patra Niaga, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga berbentuk fungsional, yang

terdiri atas fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, dan fungsi operasi. Pembagian tugas-tugas ke dalam setiap bagian didasarkan fungsi-fungsi utama yang dilaksanakan perusahaan. Namun hal ini belum mencerminkan adanya prinsip pemisahan fungsi yang baik, yaitu pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan.

2. PT. Pertamina Patra Niaga sudah memiliki fungsi internal auditor, yaitu bagian khusus yang secara independen melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan prosedur dan pencatatan yang ada dalam perusahaan.

3. Penilaian resiko yang dilakukan oleh perusahaan atas persediaan barang sudah cukup memadai. Hal ini terlihat dengan adanya penaksiran resiko atas faktor

losses dari setiap produk migas yang dimiliki perusahaan, serta menentukan

resiko atas produk migas yang diregulasi pemerintah untuk dijual. Perusahaan juga telah membuat kebijakan stock opname secara rutin setiap bulan untuk mengatasi resiko persediaan tersebut.

4. Pelaksanaan sistem Vendor Held Stock untuk meghasilkan informasi dan komunikasi atas persediaan barang secara umum masih memadai untuk mendukung pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedur-prosedur, dokumen dan catatan yang diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian rupa agar informasi persediaan barang yang wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan setiap hari.

5. Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan juga masih memadai. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas yang jelas pada fungsi-fungsi

terkait. Setiap transaksi dan aktivitas perusahaan juga telah di otorisasi oleh pegawai yang berwewenang. Pengawasan fisik atas persediaan dan catatan, serta pengecekan independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan juga telah memadai karena adanya kejelasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. 6. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian intern persediaan barang telah

dilaksanakan oleh bagian operasi melalui kegiatan stock opname secara periodik setiap bulannya. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh bagian operasi ini dilaporkan kepada Operation Area Manager untuk dievaluasi kembali dan di follow up untuk lebih menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT. Pertamina Patra Niaga yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern atas persediaan.

Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Pemisahan fungsi operasi, pencatatan, dan penyimpanan kas sebaiknya dilakukan dengan memadai, dimana kasir hanya berfungsi sebagai penyimpan kas perusahaan dan tidak boleh memiliki akses ke sistem komputer untuk melakukan pencatatan terhadap penjualan barang.

2. Untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai terhadap persediaan perusahaan secara keseruluruhan sebaiknya perusahaan membentuk suatu bagian agar dapat menyelidiki dan menilai efektivitas pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern persediaan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

3. Kebijakan perusahaan dalam menentukan resiko persediaan barang telah memadai dan harus semakin ditingkatkan dengan lebih tanggap terhadap perubahan teknologi dan informasi, perubahan peraturan pemerintah, serta penilaian resiko terhadap faktor losses produk migas. Hal ini dilakukan untuk

menjaga kredibilitas PT. Pertamina Patra Niaga yang harus berpacu dengan tingkat persaingan yang semakin ketat di era globalisasi ini.

4. Pelaksanaan sistem Vendor Held Stock untuk menghasilkan informasi dan komunikasi atas persediaan telah memadai dan semakin ditingkatkan dengan lebih mengefektifkan pengkoordinasian fungsi-fungsi yang terkait, prosedur-prosedur, dokumen-dokumen, dan catatan yang diperlukan dalam semua transaksi persediaan barang. Disamping itu, perusahaan juga perlu meningkatkan keefektifan penggunaan jaringan komputer sebagai sarana pengolahan data elektronik perusahaan agar lebih akurat dan tepat waktu dalam mengkomunikasikan informasi yang wajar mengenai persediaan barang dagangan.

5. Aktivitas pengendalian terhadap persediaan barang yang meliputi pemisahan tugas yang jelas pada setiap fungsi terkait dan otorisasi yang pantas atas setiap transaksi dan aktivitas agar dipertahankan karena sangat berpengaruh terhadap pengecekan secara independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan. Namun perusahaan sebaiknya menyimpan dokumen-dokumen dengan baik untuk menghindari kemungkinan adanya kesilapan dalam pencatatan transaksi, sehingga mendukung terciptanya pengendalian intern yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.

6. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian persediaan barang yang dilaksanakan oleh Operation Area Manager melalui stock opname secara periodik adalah sudah cukup memadai, namun sebaiknya ditingkatkan lagi dengan agar lebih efektif dalam memantau pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan PT. Pertamina Patra Niaga.

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., dan James K. Loebbecke. 2000. Auditing An Integrated

Approach, Eighth, Prentice-Hall International, Inc, New York.

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, PT. Indeks Kelompok, Gramedia, Jakarta.

Boyton, William C., dan Walker G. Kell. 2002. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Erlangga, Jakarta.

Daft, L. Richard. 2007. Manajemen. Edisi Keenam, Salemba 4, Jakarta.

Erlina, Sri Mulyani. 2007. Metodelogi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan

Manajemen, Terbitan Pertama, USU Press, Medan.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen. 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi Tujuh, Salemba Empat, Jakarta.

Indrayani, 2005. Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku Pada PT. Serasi

Jaya Tebing Tinggi. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi

Medan.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

______. 2008. Auditing, Edisi Keenam, Buku Satu dan Dua, Salemba Empat, Jakarta.

Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat tri dan Pujiati, Asti. 2006. ”Pengembangan Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan Faktor Unit Diskon”, Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volume 4 No.3, Universitas Muhammadyah, Surakarta.

Santy, 2005. Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya

Gemilang. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Medan.

Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.

Stice dan Skousen. 2009. Akuntansi Intermediate. Edisi Keenam Belas, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.

Sugiyono, 2006. Statiska Untuk Penelitian, Cetakan Sembila, CV Alfabeta, Bandung.

Warren S. Carl, James M. Reeve dan Philip E. Fees. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2001. Standar Profesi Akuntan Publik, Salemba Empat, Jakarta.