Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolah Data Akuntansi Pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

TUGAS AKHIR

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN

PROVINSI SUMATERA UTARA

Oleh :

SATYA WIRAWAN 112102056

PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2014

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

NAMA : SATYA WIRAWAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NIM : 112102056

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH

DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Tanggal : Agustus 2014 Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(

NIP. 19581114 198703 2 001 Dra. Hj. Nurzaimah, MM, AK)

(

NIP. 19511114 198203 1 002 Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA)

Tanggal : Agustus 2014 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU

NIP. 19560407 198002 1 001

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN

NAMA : SATYA WIRAWAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NIM : 112102056

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA

Medan, Agustus 2014

NIM. 112102056 (SATYA WIRAWAN)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim…

Segala puji hanya bagi Allah Subhanahu wa Ta’ala. Penulis panjatkan puji syukur kepada-Nya, hanya kepada-Nya kita memohon pertolongan dan ampunan. Berkat pertolongan-Nya, tugas akhir yang berjudul “Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolah Data Pada Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara” ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat beriring salam semoga senantiasa tercurah kepada Rasulullah Muhammad Shallalahu Alaihi wa Salam, keluarganya serta para sahabatnya dan orang-orang yang mengikuti sunnahnya hingga akhir zaman.

Dengan setulus hati, tugas akhir ini penulis persembahkan kepada kedua orang tua penulis, Ayahanda Ir. Salawaddin Iswanto dan Ibunda Ellyani Tanjung yang tidak henti-hentinya mencurahkan kasih sayang, perhatian, bimbingan, dorongan dan doanya kepada penulis. Dengan keindahan akhak, penulis menghaturkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayah dan Ibu yang telah menjadi orang tua terhebat sedunia. Mungkin tugas akhir ini belum ada artinya dibandingkan dengan pengorbanan yang Ayah dan Ibu berikan kepada penulis

Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak menerima bantuan, bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak. Pada kesempatan yang baik ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, AK, AC selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Hj. Nurzaimah, MM, AK selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.

4. Bapak dan Ibu Dosen dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Abangda Handy dan Adik-adik Elsa dan Nanda, yang penulis cintai. 6. Yang paling penulis sayangi seluruh teman-teman sekelas penulis di grup

A dan di kedai mamak.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari dari kata sempurna, masih terdapat kekurangan yang disebabkan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari berbagai pihak guna kesempurnaan tugas akhir ini dan kebaikan penulis pada masa yang akan datang.

Demikianlah yang dapat penulis sampaikan, semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi orang banyak khususnya bagi pembaca.

Medan, Juli 2014 Penulis,

Satya Wirawan 112102056

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan dan Manfaat ... 4

D. Rencana Penulisan ... 5

1. Jadwal Survei / Observasi ... 5

2. Rencana Isi ... 5

BAB II PROFIL DINAS PERHUBUNGAN PROPINSI SUMATERA UTARA ... 6

A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Jenis Kegiatan ... 9

D. Job Description ... 12

E. Kinerja Usaha Terkini ... 17

F. Rencana Kerja ... 19

BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH

DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN

PROVINSI SUMATERA UTARA ... 20

A. Pengenalan Komputer ... 20

1.

Definisi dan Peranan Komputer ... 20

2.

Ciri-ciri khusus Kemampuan Komputer ... 22

3.

Manfaat dan Kerugian Menggunakan Komputer ... 24

4.

Siklus Pemprosesan Informasi ... 26

5.

Komponen-komponen Komputer ... 28

B.

Peranan Komputer ... 34

C.

Peranan Komputer Khususnya Pada Dinas

Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ... 35

1.

Sebagai Alat Pengolah Data ... 35

2.

Sebagai Alat Pemroses Data ... 35

3.

Sebagai Alat Penyimpan Data ... 36

4.

Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan

Pengaman Data ... 37

5.

Sebagai Pembuat Informasi ... 37

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43

A.

Kesimpulan ... 43

B.

Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Halaman

1.1 Jadwal Penelitian Dan Penyusunan Tugas Akhir ... 4 1.2 Alokasi dan Realisasi Anggaran 2009 ... 16

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman 2.1 Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul 1. Surat izin riset Dinas Perhubungan Provinsi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha dewasa ini, menciptakan persaingan diantara perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini menimbulkan beban berat bagi manajemen dalam mengelola dan mengawasi organisasinya, dimana manajemen memerlukan informasi yang cepat (timeless), tepat (relevance), dan dapat dipercaya kebenarannya (realible) dalam rangka pengambilan keputusan.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan modern diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.

Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan. Teknologi perangkat keras maupun perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan dalam beberapa tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.

Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai kebutuhan manajemen. Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan kemampuan komputer untuk menghitung angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara missal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik yang

lebih cepat, rapi, dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data akutansi merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktifitas perusahaan setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual. Hal ini mengakibatkan aktivitas perusahaan menjadi terhambat karena proses pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam memperoleh informasi.

Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami peranan komputer sebagai alat pengolah data apda Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolah Data Pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”

B. Rumusan Masalah

Mengingat pentingnya peranan komputer tersebut dalam suatu perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh penulis adalah “Bagaimana peranan komputer sebagai alat pengolah data akuntansi pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara?”

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut :

Untuk mengetahui apakah peranan komputer sebagai alat pengolah data akuntansi pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara telah diterapkan dengan baik.

2. Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut :

a. Bagi penulis,

− Sebagai bahan masukan mengenai peranan komputer sebagai pengolah data yang diterapkan dalam suatu perusahaan.

− Untuk mengetahui perbedaan yang ada antara praktek yang dilakukan oleh perusahaan dengan teori bangku perkuliahan dan melalui buku – buku perusahaan.

b. Bagi Fakultas Ekonomi,

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah selanjutnya mengenai peranan komputer untuk mengolah data.

c. Bagi peneliti sejenis,

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis berikutnya.

D. Rencana Penelitian

Rencana penelitian terdiri dari jadwal survei/ observasi dan rencana isi. 1. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini daspat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini:

Tabel 1. 1

Jadwal penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir

NO. KEGIATAN

JULI MINGGU KE 1 II III IV 1 Pengesahan penulisan Tugas Akhir

2 Pengajuan Judul 3 Izin riset permohonan

4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data

6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir

2. Rencana Isi

Laporan penelitian terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan antara satu dengan yang lain. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan Tugas Akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan Tugas Akhir ini disusun sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan rencana isi.

BAB II : DINAS PERHUBUNGAN

Menguraikan sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan

BAB III : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN

Menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai komputer sebagai alat pengolah data akuntansi pada Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Menguraikan kesimpulan dan saran terhadap hasil penelitian

BAB II

PROFIL DINAS PERHUBUNGAN

PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Sejarah Ringkas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Departemen Perhubungan telah ada sejak periode awal kemerdekaan Indonesia yang dibentuk berdasarkan periode Kabinet-Kabinet Republik Indonesia. Rencana Strategis Dinas Perhubungan Provinsi disusun berawal dari pemikiran strategis tentang nilai-nilai luhur yang dianut /dimiliki oleh seluruh pimpinan dan staf Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang merupakan karakteristik inti dari tugas pokok yang diemban oleh Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

Berdasarkan Keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor: 060. 255. K Tahun 2002 tentang Tugas dan Tata Kerja Dinas Perhubungan serta Organisasi Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara menyatakan bahwa Kepala Dinas Perhubungan bertugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonom, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang perhubungan.

1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah mewujudkan penyelenggaran pelayanan perhubungan yang handal, berdaya saing dan memberikan nilai tambah dalam upaya menciptakan masyarakat Sumatera Utara yang beriman, maju, mandiri, mapan dan berkeadilan di dalam kebhinekaan yang didukung tata pemerintahan yang baik ”

Handal meliputi :

Aman, nyaman, tepat waktu, terpelihara, mencukupi kebutuhan menjangkau seluruh pelosok tanah air serta mampu mendukung

pembangunan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).

Berdaya saing meliputi :

Efesien, harga terjangkau, ramah lingkungan, berkelanjutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional, mandiri produktif.

Memberikan nilai tambah meliputi :

Tumbuhnya iklim yang kondusif bagi berkembangnya peran serta masyarakat dan pengusaha kecil, menengah, koperasi, memberikan kontribusi bagi percepatan pertumbuhan ekonomi daerah serta menciptakan lapangan kerja.

2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Misi dari Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah membangun dan mengembangkan Ekonomi Kerakyatan yang bertumpu pada pertanian, agroindustri, pariwisata dan sektor-sektor unggulan serta mengembangkan sumber daya alam yang berwawasan lingkungan dengan cara :

a) Mempertahankan tingkat jasa pelayanan sarana dan prasarana perhubungan (rekondisi/ survival),

b)Melaksanakan konsolidasi melalui restrukturisasi dan reforma si di bidang perhubungan dan menegakkan hukum secara konsisten (restrukturisasi dan reposisi),

c) Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap pelayanan perhubungan,

d)Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengelolaan jasa perhubungan yang handal, berdaya saing dan memberi nilai tambah.

3. Tujuan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Adapun tujuan dari Dinas Perhubungan ini adalah untuk mewujudkan pelayanan yang baik di bidang perhubungan yang semakin maju agar dapat terus memenuhi kebutuhan masyarakat sesuai dengan kemajuan Ilmu dan Tekhnologi yang berlaku.

B. Jenis Kegiatan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

Dinas Perhubungan adalah instansi pemerintah yang bergerak di pelayanan transportasi darat, laut dan udara. Instansi ini juga menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung transportasi. Dinas Perhubungan juga

mengadakan kegiatan pembangunan di bidang perhubungan pos dan telekomunikasi.

C. Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut.

Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan

serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Adapun struktur organisasi dari Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini:

KEPALA DINAS

SUB DINAS DARAT SUB DINAS LAUT BIDANG BINA PROGRAM BAGIAN TATA USAHA SUBBAG KEPEGAWAIAN SUBBAG KEUANGAN SEKSI PENYUSUNAN PROGRAM. SEKSI PENGENDALIAN DAN EVALUASI SEKSI LALU LINTAS SEKSI ANGKUTAN LAUT SEKSI KEPELABUHAN KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SUB DINAS UDARA

SEKSI ANGKUTAN UDARA SEKSI KESPEN SEKSI KAPPEL SEKSI ANGKUTAN SEKSI PRASARANA SEKSI KEBANDAR UDARAAN SUB DINAS PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

SUB DINAS POS DAN TELEKOMUNIKASI SUBBAG UMUM SUBBAG ORGANISASI & HUKUM SEKSI JEMBATAN TIMBANG SEKSI PKB DI JALAN SEKSI SAR SEKSI POS SEKSI TELEKOMUNIKASI SEKSI TEKNOLOGI INFORMATIKA WAKIL KEPALA DINAS SEKSI DATA DAN INFORMASI

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Sumatera Utara

Sumber : Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara – Medan (2010)

D. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang tediri dari :

1. Kepala Dinas

Kepala Dinas Perhubungan mempunyai tugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang perhubungan.

2. Wakil Kepala Dinas

Wakil Kepala Dinas Perhubungan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas Dekonsentrasi dan tugas Pembantuan di bidang Perhubungan.

3. Kepala Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata usaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas di bidang Kepegawaian, Keuangan. Umum dan Perlengkapan, Organisasi dan Hukum.

a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan Standar administrasi pengelolaan pembinaan dan pemberdayaan Pegawai.

b. Menyelenggarakan Administrasi dan Analisis Kebutuhan pegawai, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

5. Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar verifikasi, perbendaharaan, pengelolaan, pertanggung-jawaban anggaran belanja rutin dan keuangan.

b. Menyusun rencana belanja rutin, melaksanakan anggaran, penerimaan/ penyimpanan/ pembayaran uang, pembukuan/ administrasi dan pertanggung-jawaban keuangan, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

6. Kepala Sub Bagian Umum mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar prosedur penyelenggaraan urusan Tata Usaha, urusan internal, kehumasan, perjalanan Dinas dan Administrasi, pengelolaan, pendayagunaan dan penghapusan barang aset milik Negara. b. Menyelenggarakan tata naskah, surat menyurat, tata Kearsipan,

dokumentasi, urusan internal, publikasi, komunikasi, perjalanan dinas, penataan ruang dan pengadaan, pendistribusian dan inventarisasi,

pemeliharaan, penyimpanan dan penghapusan barang-barang inventaris asset milik Negara, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

7. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan mengolah dan menyajikan bahan /data untuk penyusunan dan penyempurnaan Standar prosedur kerja, tata kerja, sarana Administrasi dan Pelayanan.

b. Melaksanakan upaya pemantapan tata hubungan kerja, pengawasan standar kinerja, sarana Administrasi, sistem pelayanan, serta pengkajian dan penalaahan produk Hukum, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

8. Kepala Sub Dinas Bina Program

a. Kepala Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang Data dan Informasi, Evaluasi dan Laporan serta Rencana Program.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Bina Program dibantu oleh:

1) Kepala Seksi Penyusunan Program 2) Kepala Seksi Pengendalian Dan Evaluasi 3) Kepala Seksi Data Dan Informasi

9. Kepala Sub Dinas Darat

a. Kepala Sub Dinas Darat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Lalu Lintas, Angkutan, Prasarana dan Keselamatan Tehnik Sarana serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub sektor Perhubungan Darat.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Darat dibantu oleh:

1) Kepala Seksi Lalu Lintas 2) Kepala Seksi Angkutan 3) Kepala Seksi Prasarana

4) Kepala Seksi Keselamatan Teknik Sarana 10.Kepala Sub Dinas Laut

a. Kepala Sub Dinas Laut, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Angkutan Laut, Kepelabuhan, Kappel serta Navigasi dan Gamat, pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub Sektor Perhubungan laut.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Laut dibantu oleh :

1) Kepala Seksi Angkutan laut 2) Kepala Seksi Kepelabuhan 3) Kepala Seksi Kappel

4) Kepala Seksi Nav Dan Gammat 11.Kepala Sub Dinas Udara

a. Kepala Sub Dinas Udara, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang pengawasan dan pengendalian kegiatan Angkutan Udara, Keselamatan Penumpang dan Penerbangan Kebandarudaraan serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi sub Sektor Perhubungan Udara.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Udara dibantu oleh :

1) Kepala Seksi Angkutan Udara 2) Kepala Seksi Kespen

3) Kepala Seksi Kebandarudaraan

12.Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian.

a. Kepala Sub/Dinas Pengawasan dan Pengendalian/mempunyai tugas membantu/ Kepala Dinas dalam pengawasan pengelolaan Jembatan Timbang, Pengawasan penegakan ketentuan pemeriksaan Kenderaan Bermotor di Jalan serta pembinaan/pengembangan kegiatan sarana.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian dibantu oleh :

1) Kepala Seksi Jembatan Timbangan

2) Kepala Seksi Pengawas Kendaraan Bermotor Di Jalan 3) Kepala Seksi Sarana

13.Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi

a. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Pos, Telekomunikasi serta Teknologi Informatika dan Asosiasi Sub Sektor Pos dan Telekomunikasi.

b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pads ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi dibantu oleh :

1) Kepala Seksi Pos

2) Kepala Seksi Telekomunikasi

3) Kepala Seksi Tekhnologi Informatika E. Kinerja Usaha Terkini

Secara umum hasil pembangunan perhubungan tahun 2009 telah mengalami beberapa kemajuan, sedangkan target utama dari Rencana Kerja Dishub Provinsi Sumatera Utara adalah pengembangan fasilitas keselamatan lalu lintas jalan dengan pengadaan dan pemasangan rambu lalu lintas jalan, guard rail, marka jalan, delineator dan RPPJ, Pembangunan dermaga laut dan dermaga sungai serta Peningkatan dan pembangunan bandara – bandara.

Tabel 1.2

Alokasi Dan Realisasi Anggaran 2009

No. Program/Kegiatan

Tingkat Pencapaian

SPM

Anggaran

Alokasi (Rp) Realisasi (Rp)

I. Pelayanan Administrasi Perkantoran Terlaksananya sistem administrasi dan meningkatnya pelayanan 3.441.242.220 3.053.910.622 II.

Peningkatan Sarana Dan Prasarana

Aparatur

Peningkatan operasional

sarana dan prasarana

aparatur pemerintahan

3.264.300.000 1.800.726.650

III.

Peningkatan Disiplin Aparatur

Meningkatnya kinerja

dan disiplin aparatur

993.423.400 709.957.100

IV.

Peningkatan Sumber Daya Aparatur

Meningkatnya kinerja

aparatur

457.599.000 382.613.800

V. Program Peningkatan

Pengembangan Sistem Pelaporan

Pencapaian Kinerja

Peningkatan sistem

pelaporan kinerja

VI. Program Rehabilitasi Dan

Pemeliharaan Prasarana Dan

Fasilitas LLAJ

Terpeliharanya fasilitas

keselamatan LLAJ

600.000.000 547.185.500

VII.

Program Peningkatan Kapasitas

Prasarana Dan Fasilitas LLAJ

Meningkatnya data dan

laporan angkutan

Meningkatnya prasarana

12.497.835.676 5.566.310.900

VIII. Program Peningkatan Dan

Pembangunan Prasarana Dan

Sarana ASDP

Meningkatnya

Pelayanan Operasional

ASDP

1.182.000.000 315.716.000

IX. Program Peningkatan Dan

Pembangunan Prasarana Dan

Sarana Kereta Api

Mendukung

Pembangunan Jalan KA

Bandara

3.350.000.000 -

X. Program Peningkatan Dan

Pembangunan Prasarana Dan

Sarana Transportasi Udara

Meningkatnya

Pelayanan Operasional

pada Bandar Udara

120.000.000 116.650.000

Total 28.100.400.296 14.638.405.822

Sumber : Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara – Medan (2010)

Alokasi anggaran tahun 2009 mencapai Rp. 28.100.400.296, sedangkan realisasi anggaran ternyata hanya menggunakan Rp. 14.638.405.822 dari dana yang dianggarkan. Dari data alokasi dan dibandingkan dengan realisasi pelaksanaan kegiatan, ternyata realisasi Anggaran Tahun 2009 pada Dinas Perhubungan secara keseluruhan adalah +52%.

Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2010 merupakan rencana tahun kedua pelaksanaan pembangunan Rencana Strategis Dinas

Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2009 – 2013. Rencana Kerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2010 disusun

berdasarkan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) Provinsi Sumatera Utara Tahun 2010, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) 2009 - 2013 dan Rencana Strategis Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2009 – 2013, dimaksudkan untuk menjadi acuan dalam pelaksanaan tugas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara pada tahun 2010

Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2010 berisi kebijakan pembangunan perhubungan, yaitu transportasi dan kegiatan pendukungnya, yang akan dibiayai baik melalui APBD dan APBN. Uraian ini akan diawali dengan kondisi umum yang secara singkat menguraikan pencapaian kinerja sampai dengan tahun 2008 dan perkiraan tahun 2010, masalah dan tantangan yang harus dihadapi pada tahun 2010. Dari perkembangan keadaan tersebut kemudian dirumuskan prioritas-prioritas pembangunan tahun 2010 dan sasaran pembangunan yang hendak dicapai pada masing-masing prioritas dengan mengacu kepada agenda pembangunan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang perlu diselesaikan pada tahun 2010. Dengan arah kebijakan pada masing-masing bidang pembangunan perhubungan, yang meliputi transportasi darat, transportasi laut, transportasi udara, dan kegiatan penunjang transportasi, selanjutnya disusun program-program pembangunan dikaitkan dengan kebutuhan pendanaan.

Tujuan disusunnya Renja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai dokumen perencanaan pembangunan dalam rangka

penyusunan APBD Provinsi Sumatera Utara Tahun 2010 yang merupakan pegangan umum perencanaan bidang Perhubungan di Provinsi Sumatera Utara, yang merupakan penjabaran Renstra Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dalam bentuk program aksi atau kegiatan yang lebih spesifik, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, terkoordinir dengan baik dan merupakan bagian integral dari RPJMD Provinsi Sumatera Utara, dan dapat dilaksanakan dengan kemampuan dana yang tersedia serta sesuai dengan kondisi dan situasi lapangan.

BAB III

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA A. Pengenalan Komputer

1. Defenisi Dan Peranan Komputer

Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi membuat suatu perubahan dalam organisasi. Dalam hal ini, perkembangan teknologi informasi tersebut dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas dari suatu informasi akuntansi sehingga mendorong kinerja dalam organisasi untuk lebih baik lagi.

Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting,karena akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data keuangan dari hasil operasi perusahaan yang melaksanakan aktivitasnya.

Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulakan data ekonomis dan melaporkannya kepada bermacam-macam individu dan pihak –pihak yang berkepentingan. Biasanya setiap orang atau badan usaha membutuhkan informasi yang relevan dengan aktivitas yang dilaksanakan. Hal ini sesuai dengan american accounting assosiation. Menurut Soemarso (2003:3) dalam bukunya yang berjudul suatu pengantar akuntansi menjelaskan :

“Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan ,mengukur, dan melaporkan informasi ekonomis,untuk memungkinkan adanya penilaian

dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.”

Sedangkan menurut James A.Hall (2001:7) dalam bukunya yang berjudul sistem informasi akuntansi adalah :

“Suatu sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”.

Dari uraian defenisi – defenisi diatas menjelaskan hubungan antara sistem dan akuntansi dengan sistem informasi akuntansi mengasilkan laporan yang ditujukan bagi kepentingan ekstern dan intern perusahaan informasi akuntansi yang berperan .

Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu perusahaan. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak yang berhubungan dengan perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur arus pengelolaan data akuntansi dalam perusahaan.

Komputer dengan perkembangannya sekarang sangat membantu bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi. Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondesi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer dan penggunaanya.

Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer diambil dari bahasa latin computare yang mepunyai arti menghitung. Komputer merupakan perangkat elektronik, beroperasi dibawah perintah pengendalian yang disimpan pada memori komputer, dapat menerima data, memproses data berdasarkan aturan tertentu, mencetak hasilnya, dan menyimpan data untuk penggunaan dimasa yang akan datang.

2. Ciri-ciri Khusus Kemampuan Komputer

Beberapa hal yang menjadi suatu karakteristik fungsi dari komputer adalah:

a. Komputer bekerja secara elektronik

Komputer merupakan rangkaian komponen yang bekerja secara elektronik. Kemampuan teknologi dibidang elektronika telah menemukan integrated circuit (IC) yang mengoperasikan komputer dengan sistem signal digital elektronika. Komputer bukan komponen mekanik. Signal elekronika mengalir melalui sirkuit komputer dengan kecepatan cahaya yang tidak mungkin dilakukan oleh komponen mekanik.

b. Komponen bekerja dibawah suatu Operating System

Komputer sebagai hardware tidak dapat berfungsi tanpa dukungan software. Operating system merupakan software yang berfungsi untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan jalannya kegiatan komponen-komponen komputer.

c. Komputer dapat melakukan operasi aritmatika dan proses logika Komputer dapat menambahkan, mengurangi, melipat gandakan, atau membagi data angka–angka (numerik). Kemampuan komputer untuk membandingkan satu data dengan data yang lainnya dalam menghasilkan informasi. Komputer melakukan proses logika, apakah data yang satu sama dengan data yang lainnya ,lebih besar atau lebih kecil.

d. Komputer mempunyai memory dan internal storage

Kemampuan komputer diukur dengan operating system dan kapasitas memori. Selama listrik masih menyala atau komputer masih hidup, data dalam komputer tersimpan dalam memori yang dikenal dengan istilah RAM dan ROM. Komputer memiliki tempat penyimpanan ( internal storage ) yang besar di CPU. Interal storage dapat menyimpan data dan program dalam jumlah besar.

e. Komputer dapat mengeksekusi program dan mengambil alih data dari internal storage

Komputer menerima dan menganalisis instruksi-instruksi untuk beroperasi melakukan pengolahan data. Satu rangkaian instruksi disebut dengan program. Dengan bantuan program, komputer dapat mengambil data dan memuatnya ke dalam memori untuk proses lebih lanjut.

f. Komputer dapat memilih dan menjalankan program menu

Komputer dapat memilih dan menyelusuri cabang-cabang instruksi (menu) program berdasarkan perintah dari user melalui media input ( input device ). Contohnya pengambilan gaji terdiri dari beberapa sub-program

g. Komputer dapat dihubungkan dengan peralatan lain

Dengan kemajuan teknologi dibidang telekomunikasi, komputer single-user dapat dipakai secara optimal menjadi komputer multy-user. Komputer dapat melakukan tukar-menukar data jarak jauh melalui satelit tanpa kabel (wireless). Untuk menghasilkan output ke media kertas, komputer dapat dihubungkan ke media printer (output device).

3. Manfaat dan Kerugian Menggunakan Komputer

Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer. Masyarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang membutuhkan infromasi yang cepat dan akurat.

1) Dapat diperoleh ( availability )

Dapat diperolehnya suatu informasi yang semula tidak dapat diperoleh. Misalnya data pegawai yang semula hanya diperoleh menurut nomor pegawai, dapat pula diperoleh menurut pangkat, abjad dan sebagainya.

2) Ketepatan Waktu ( time lines )

Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat diperoleh dalam waktu yang relatif cepat dan tepat.

3) Ketelitian ( accuracy )

Informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih terjamin ketelitiannya.

4) Kelengkapan ( completeness )

Informasi yang dihasilkan komputer terjamin kelengkapannya. 5) Penyajian ( presentation )

Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat disajikan menurut kepentingan pengguna informasi.

b. Kerugian Menggunakan Komputer 1) Pelanggaran privasi

Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, dimana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa

kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.

2) Dampak terhadap tenaga kerja

Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.

3) Risiko Kesehatan

Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup.

4) Dampak terhadap lingkungan

Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur

komputer, dan penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai.

4. Siklus Pemprosesan Informasi

Komputer memproses data ( input ) menjadi sebuah informasi ( output ). Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan raingkaian input, proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi ( information processing cycle )

Informasi akuntansi dipergunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan. Sistem informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber dayanya. Sistem informasi terbagi dua yaitu:

1.Sistem informasi yang didominasi oleh suber daya manusia dikenal sebagai sistem informasi manual. Sistem manual membentuk peristiwa-peristiwa fisi, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Kelebihan dari proses manual ini adalah:

(1) Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi akuntansi dan bidang akuntansi lainnya,

(2) Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi.

(3) Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi pegawasan, verifikasi independen, jejak audit dan kontrol akses, Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi. 2. Sistem informasi yang mengutamakan peralatan dikenal dengan sistem

informasi yang menggunakan komputer serta peralatan pendukungnya disebut sistem informasi yang berdasarkan komputer.

Perbedaan sistem informasi manual dengan sistem informasi akuntansi yang menggunakan komputer hanya disebabkan oleh perkembangan ilmu akuntansi dengan penerapan peralatan teknologi canggih (komputer) yang dapat menggantikan sebagian tenaga kerja manusia yang lebih efisien dan dapat mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak, sehingga tuntutan penambahan informasi dapat diupayakan terpenuhi.

Output informasi akuntansi itu dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer. Laporan-laporan tersebut yang merupakan informasi bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan didalam suatu perusahaan manajemen memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang mendalam, untuk memecahkan masalah yang timbul setiap hari, bahkan setiap saat dalam suatu organisasi.

5. Komponen-komponen Komputer

Komputer memiliki komponen-komponen yang meliputi hardware, software, dan brainware. Adapun penjabaran dari ketiga komponen ini adalah sebagai berikut :

a.Hardware

Hardware merupakan sarana fisik pengolahan data elektronik pada sistem komputer. Oleh karena itu, pemilihan hardware yang dipakai harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan ditinjau dari segi jumlah atau banyaknya data yang akan diolah sserta banyaknya jenis informasi yang dibutuhkan. Hardware terdiri atas input device, computer unit, dan

output device.

1) Input device

Input device merupakan komponen perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan data ke dalamsistem komputer. Input device yang digunakan secara kuas adalah keyboard, mouse, scanner, dan disk driver. Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai komputer untuk mengetik, mengubah program, dan memasukkan data. Mouse merupakan alat untuk memudahkan penggunaan software yang bersifat desktop publishing. Scanner merupakan alat yang dapat mengubah materi cetak (seperti teks dan gambar) menjadi bentuk yang dapat digunakan oleh komputer.

2) Computer Unit

Merupakan suatu rangka yang di dalamnya terdapat komponen elektronik yang digunakan untuk memproses data. Sirkuit dari computer unit ini tersambung dengan papan sirkuit yang disebut motherboard. Motherboard merupakan sirkuit utama dari suatu komputer Motherboard terdiri atas prosesor atau yang disebut central processing unit (CPU) dan memori. CPU Merupakan central unit dari komputer, berfungsi melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan logika serta mengawasi seluruh kegiatan komputer. CPU terbagi menjadi empat bagian utama, yaitu : · Control Unit, berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengukur

semua kegiatan dalam sistem komputer. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program komputer mana yang dikerjakan terlebih dahulu,mengatur input atau output memasukkan dan mengeluarkan data serta tempat penyimpanan.

· Arithmetic Logic Unit (ALU) yaitu komponen yang berfungsi untuk melakukan operasi perhitungan aritmatika, perbandingan, dan operasi-operasi lainnya. Operasi aritmatika adalah perhitungan dasar seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Operasi perbandingan melibatkan perbandingan sebuah data dengan data lainnya untuk menentukan apakah bagian pertama lebih besar, sama, atau kurang dari bagian lainnya. Berdasarkan hasil perbandingan, data-data yang berbeda dapat diproses.

· Machine Cycle, untuk setiap perintah, CPU mengulangi suatu rangkaian yang terdiri atas empat operasi dasar, yaitu pengambilan, penerjemahan kode, eksekusi, dan penyimpanan. Pengambilan adalah proses menemukan sebuah perintah program atau item data pada memori. Penerjemahan kode merujuk pada proses penerjemahan perintah menjadi sinyal-sinyal yang dapat dieksekusi oleh komputer. Eksekusi adalah proses pelaksanaan perintah-perintah. Penyimpanan berarti menulis hasi eksekusi pada memori. · Clock System, CPU bergantung pada sebuah sirkuit kristal quartz

yang disebut clock system untuk mengatur waktu seluruh operasi-operasi komputer. Clock System menghasilkan detak-detak elektronik secara teratur, yang mengukur kecepatan operasi dari komponen-komponen pada komputer.

Memori pada umumnya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu ROM (Read 5Only Member) dan RAM(Random Access Memory). ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca dan tidak dapat dihapus atau diubah oleh pengguna komputer. RAM merupakan bagian memori yang dapat dibaca dan diubah isinya, sifatnya hanya sementara.

3) Output Unit

Output Unit merupakan komponen Hardware yang

menyampaikan informasi kepada satu atau banyak penggunanya. Media output yang digunakan secara umum adalah printer, monitor, dan loudspeaker. Printermerupakan peralatan output yang

memiliki fungsi untuk mencetak hasil dari suatu proses maupun program pada sebuah kertas baik dalam bentuk teks maupun gambar. Printer yang digunakan pada bagian data usaha adalah printer dengan merk HP. Monitor berfungsi untuk menampilkan teks, gambar, dan video pada layar. Banyak monitor yang telah menggunakan filter yang berguna sebagai low radiator characteristic. Loudspeaker digunakan untuk mendengarkan musik, suara, dan bentuk audio lainnya.

b. Software

Merupakan suatu rangkaian instruksi agar komputer dapat bekerja mengolah data atau mewujudkan keinginan pemakainya dalam mendapatkan informasi dalam proses pengambilan keputusan. Menurut jenisnyaSoftware dibagi menjadi tiga jenis yaitu:

1) Operating System Software

Merupakan kumpulan program/instruksi yang dibuat oleh pabrik komputer untuk berbagai fasilitas bagi para pemakai komputer semaksimal mungkin. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah Windows XP.

2) Application Software

Merupakan kumpulan program/instruksi yang dibuat oleh para pemakai atau programmer, untuk menyelesaikan satu jenis pekerjaan tertentu yang disebut sebagai aplikasi. Application software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Excel yang

berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan melihat halaman web.

3) Language

Merupakan bahasa yang dipergunakan untuk membuat sistem software maupun application software.Contohnya: Basic.

c. Brainware

Ada empat perangkat palaksana yaitu terdiri atas :

1) Computer Operator

Computer Operator adalah orang yang akan menangani

langsung pengolahan datanya di ruang komputer.

2) Data Entry Operator

Data Entry Operator adalah orang yang melakukan pengurusan data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data ke dalam media-media komputer hingga kepada pemeriksaan dan pengiriman informasi yang dihasilkan oleh komputer.

3)Programmer

Programmer adalah orang yang merancang program-program komputer apa saja yang tepat dipakai perusahaan dalam menjalankan perusahaan. Dalam hal ini programmer dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok, yaitu:

·Application Programmer

Yaitu orang-orang yang menulis program untuk menjalankan aplikasi. Jenis brainware ini harus menguasai konsep membuat program dan harus memahami informasi apa yang dibutuhkan. ·Maintanance Programmer

Yaitu orang-orang yang bertanggung jawab untuk merevisi dan memperbaiki program jika diperlukan.

·System Programmer

Yaitu orang-orang yang mempunyai latar belakang teknik pemprograman yang tinggi yang merancang program untuk mempertinggi efisiensi dari software dan operating system.

4)System Analist dan Designer

Adalah orang yang bertanggung jawab atas analisa dan rangsangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya. B. Peranan Komputer

Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pengguna.

Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di pengawasannya.

Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.

Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal. C. Peranan Komputer Khususnya Pada Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara

1. Sebagai Alat Pengolah Data

Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan langsung.

2. Sebagai Alat Pemroses Data

Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemprosesan data.

Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata usaha antara lain adalah :

a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.

b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau lebih.

c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari semua pemprosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk dianalisis.

d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk di proses lebih lanjut dan hasilnya di cetak.

3. Sebagai Alat Penyimpan Data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabia dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya.

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memiliki media berupa magnetik dengan kepadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.

Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk, USB flash device, CD, DVD, dan memory

card. Perangkat penyimpanan (storage device), merekam (menulis) atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.

Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik berbentuk segi empat. Floppy diskumumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter. USB flash device adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa dalam saku.

CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari bahan logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD-ROM.

4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data

Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pegawasan dan pengamanan terhadap data transaksi 5. Sebagai Pembuat Informasi

Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka komputer pada bagian tata usaha berperan dalam membuat informasi, baik itu informasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, maupun perlengkapan.

Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganaisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara untuk pengambilan keputusan.

D. Analisa dan Evaluasi

Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.

Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Adapun beberapa software

yang mendukung kinerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah data Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data Dinas

Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.

Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :

- Melalui menu program

- Klik tombol start yang terdapat di task bar

- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan

- Melalui short cut

- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper - Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan - Memulai dengan menu New Office Document

- Klik tombol start yang ada di task bar

- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

- Klik ok, jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang

dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara · Dari menu start, pilh sub-menu Program, dan klik mouse pada

pilihan Microsoft Excel.

· Akan tampak pada layar tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :

1) Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat dimana input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.

2) Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Dinas Perhubungan berada dalam suatu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling

mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).

Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut : · Mempermudah pertukaran informasi

· Mempermudah perawatan perangkat lunak · Mempermudah komunikasi antar pengguna · Sebagai sarana aplikasi multi user

· Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :

A. Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software , memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah tersimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal

ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

B. Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

C. Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakain software diperlukan agar tidak terjadi pengguhaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, penulis akan memberikan beberapa kesimpukan dan saran kepada perusahaan.

A. KESIMPULAN

1. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini

2. Penggunaan sumber daya manusia sebagai pengolahan data komputer sudah baik

3. Kebijaksanaan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara untuk menerapkan penggunaan komputer untuk memproses data akuntansinya sudah tepat, mengingat komputer mempunyai kecepatan dan ketepatan dalam pengolahan data dan dapat melakukan proses akuntansi sehingga akan menghemat pemakaian waktu.

4. Pada tingkat instansi seperti saat-saat ini pemrosesan data dengan elektronik ternyata lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan pemrosesan data secara manual.

5. Karena tingkat efesiensi kerja yang dicapai diukur dengan nilai mata uang, maka ini berarti dengan sistem komputerisasi yang diterapkan instansi bila jumlah data yang diolah sedikit, maka biaya yang terpakai akan mahal, sebab untuk investasi dalam

sistem komputer cukup besar dan mahal biaya yang terpakai akan semakin relevan pula.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan diatas maka penulis mencoba mengemukakan saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain :

1. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk menguasai sebaik kegiatan operasional perusahaan sekaligus mengikuti perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar pengembangan sistem pengawasan dan audit intern dapat ditingkatkan

2. Sumber daya atau skill menjadi saran dari setiap personilnya harus terus ditingkatkan sesuai dengan perkembangan komputer yang semakin cepat dan canggih oleh sebab ini sumber daya manusia sebagai alat faktor penentu haruslah selalu disesuaikan kebutuhan. Hal ini dapat ditempuh dengan cara pengembangan dan pelatihan terhadap sumber daya itu sendiri.

3. Bagi personil fungsi lain yang akan melakukan penginputan data, bila personil sesungguhnya tidak bertugas sebaiknya diberi password tersendiri, sehingga berdasarkan password tersebut, komputer dapat merekam personil mana yang menggantikannya, data yang diinput, sampai dimana personil menggantikan dapat mengoperasikan komputer dan keterangan lain sehingga bila ada

kesalahan dapat dengan segera diketahui dengan personil yang membuat kesalahan.

4. Perlu diperhatikan tentang pentingnya internal control dalam struktur organisasi, penetapan sebuah badan independen yang bertugas mengawasi atau sebagai controller terhadap pelaksanaan sistem akuntansi demi terciptanya suatu sistem informasi akuntansi yang dapat dipercaya semua pihak

DAFTAR PUSTAKA

Melayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi. 2001, Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Ritonga Parlaungan, dkk. 2011, Bahasa Indonesia Praktis, Cetakan kelima, Bartongan jaya, Medan.

Roechaty, Tresnati. 2007, Metodologi Penelitian Bisnis, Edisi Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.

Warren, Carl S, James M, Reeve, dan Philip E, Fees, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Winarni, F dan G. Sugiyarso. 2006, Administrasi Gaji & Upah, Cetakan

DAFTAR PUSTAKA

Melayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi. 2001, Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Ritonga Parlaungan, dkk. 2011, Bahasa Indonesia Praktis, Cetakan kelima, Bartongan jaya, Medan.

Roechaty, Tresnati. 2007, Metodologi Penelitian Bisnis, Edisi Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.

Warren, Carl S, James M, Reeve, dan Philip E, Fees, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Winarni, F dan G. Sugiyarso. 2006, Administrasi Gaji & Upah, Cetakan

ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

B. Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

C. Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakain software diperlukan agar tidak terjadi pengguhaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, penulis akan memberikan beberapa kesimpukan dan saran kepada perusahaan.

A. KESIMPULAN

1. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem komputer ini

2. Penggunaan sumber daya manusia sebagai pengolahan data komputer sudah baik

3. Kebijaksanaan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara untuk menerapkan penggunaan komputer untuk memproses data akuntansinya sudah tepat, mengingat komputer mempunyai kecepatan dan ketepatan dalam pengolahan data dan dapat melakukan proses akuntansi sehingga akan menghemat pemakaian waktu.

4. Pada tingkat instansi seperti saat-saat ini pemrosesan data dengan elektronik ternyata lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan pemrosesan data secara manual.

5. Karena tingkat efesiensi kerja yang dicapai diukur dengan nilai mata uang, maka ini berarti dengan sistem komputerisasi yang diterapkan instansi bila jumlah data yang diolah sedikit, maka biaya yang terpakai akan mahal, sebab untuk investasi dalam

sistem komputer cukup besar dan mahal biaya yang terpakai akan semakin relevan pula.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan diatas maka penulis mencoba mengemukakan saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain :

1. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk menguasai sebaik kegiatan operasional perusahaan sekaligus mengikuti perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar pengembangan sistem pengawasan dan audit intern dapat ditingkatkan

2. Sumber daya atau skill menjadi saran dari setiap personilnya harus terus ditingkatkan sesuai dengan perkembangan komputer yang semakin cepat dan canggih oleh sebab ini sumber daya manusia sebagai alat faktor penentu haruslah selalu disesuaikan kebutuhan. Hal ini dapat ditempuh dengan cara pengembangan dan pelatihan terhadap sumber daya itu sendiri.

3. Bagi personil fungsi lain yang akan melakukan penginputan data, bila personil sesungguhnya tidak bertugas sebaiknya diberi password tersendiri, sehingga berdasarkan password tersebut, komputer dapat merekam personil mana yang menggantikannya, data yang diinput, sampai dimana personil menggantikan dapat mengoperasikan komputer dan keterangan lain sehingga bila ada

kesalahan dapat dengan segera diketahui dengan personil yang membuat kesalahan.

4. Perlu diperhatikan tentang pentingnya internal control dalam struktur organisasi, penetapan sebuah badan independen yang bertugas mengawasi atau sebagai controller terhadap pelaksanaan sistem akuntansi demi terciptanya suatu sistem informasi akuntansi yang dapat dipercaya semua pihak

DAFTAR PUSTAKA

Melayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi. 2001, Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Ritonga Parlaungan, dkk. 2011, Bahasa Indonesia Praktis, Cetakan kelima, Bartongan jaya, Medan.

Roechaty, Tresnati. 2007, Metodologi Penelitian Bisnis, Edisi Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.

Warren, Carl S, James M, Reeve, dan Philip E, Fees, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Winarni, F dan G. Sugiyarso. 2006, Administrasi Gaji & Upah, Cetakan

DAFTAR PUSTAKA

Melayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyadi. 2001, Sistem Informasi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Ritonga Parlaungan, dkk. 2011, Bahasa Indonesia Praktis, Cetakan kelima, Bartongan jaya, Medan.

Roechaty, Tresnati. 2007, Metodologi Penelitian Bisnis, Edisi Revisi, Mitra Wacana Media, Jakarta.

Ruky, Ahmad S, 2001, Manajemen Penggajian dan Pengupahan Untuk Karyawan Perusahaan, PT. Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.

Warren, Carl S, James M, Reeve, dan Philip E, Fees, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi Dua Puluh Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Winarni, F dan G. Sugiyarso. 2006, Administrasi Gaji & Upah, Cetakan