TA : Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Unit Simpan Pinjam Pada Kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS).

KELUARGA SEJAHTERA (UPPKS)

Oleh :

Nama : EVI MUSTIKAWATI NIM : 95.41010.4249

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ABSTRAKSI .……….… vi

KATA PENGANTAR ………... vii

DAFTAR ISI ……….. ix

DAFTAR TABEL ……….. xi

DAFTAR GAMBAR ……….. xii

DAFTAR LAMPIRAN ……….. xv

BAB I PENDAHULUAN ………... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ………. 1

1.2 Perumusan Masalah ……….… 2

1.3 Pembatasan Masalah ………... 3

1.4 Tujuan .……… 4

1.5 Sistematika Penulisan …. ……… 5

BAB II LANDASAN TEORI ……….. 7

2.1 Sistem Informasi Manajemen ……….. 7

2.2 Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS) .……… 7

2.3 Pengembangan Sistem ……… 8

2.4 Database (Basis Data) .………. 10

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem ………... 12

2.6 Teori Perhitungan ………... 18

2.7 Microsoft Access 97 ……… 21

2.8 Microsoft Visual Basic 5.0 ……….. 21

3.2 Hasil Observasi dan Wawancara ……… 22

3.3 Analisis Permasalahan ……… 29

3.4 Desain Sistem ……… 34

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ………. 68

4.1 Implementasi ………..……… 68

4.2 Cara Menjalankan Program Aplikasi ………. 69

4.3 Evaluasi ……….. 81

BAB V PENUTUP ………... 83

5.1 Kesimpulan ……… 83

5.2 Saran ………... 84

DAFTAR PUSTAKA ………. 85

LAMPIRAN ………... 87

Tabel 3.1 Struktur Tabel ANGGOTA ………..……….… Tabel 3.2 Struktur Tabel KODEKAS ……… Tabel 3.3 Struktur Tabel PINJAM ………. Tabel 3.4 Struktur Tabel KASPINJAM ………. Tabel 3.5 Struktur Tabel KASANGSUR ……….….. Tabel 3.6 Struktur Tabel KASSW ………. Tabel 3.7 Struktur Tabel RIWAYAT ……… Tabel 3.8 Struktur Tabel UPPKS ……….….. Tabel 3.9 Struktur Tabel KASUPPKS ……….….. Tabel 3.10Struktur Tabel RESALDO ………. Tabel 3.11Struktur Tabel REKAS ……….. Tabel 3.12Struktur Tabel REBP ………. Tabel 3.13Struktur Tabel REBAGIBP ………...

47 47 47 48 48 49 49 50 50 50 51 51 52

Gambar 3.1 Context Diagram Sistem Simpan Pinjam UPPKS ...…….. Gambar 3.2 Diagram Jenjang Sistem Informasi Simpan Pinjam

UPPKS ……….. Gambar 3.3 Diagram Jenjang Proses 2 Sistem Simpanan ………. Gambar 3.4 Diagram Jenjang Proses 3 Sistem Pinjaman ……….. Gambar 3.5 Diagram Jenjang Proses 5 Merekap Kas Tabelaris ………… Gambar 3.6 Diagram Jenjang Proses 7 Pembuatan Laporan …...…….… Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Simpan Pinjam UPPKS ……….... Gambar 3.8 DFD Proses Pembuatan Laporan ………... Gambar 3.9 DFD Level 1 - Proses 2 Sistem Simpanan ………. Gambar 3.10 DFD Level 1 – Proses 3 Sistem Pinjaman ……...………….. Gambar 3.11 DFD Level 1 – Proses 5 Merekap Kas Tabelaris ……...….. Gambar 3.12 DFD Level 1 – Proses 7 Membuat Laporan Rekapitulasi

Kas ………. Gambar 3.13 DFD Level 2 – Proses 2.2 Proses Ambil SW ……….……... Gambar 3.14 ERD Konseptual Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS Gambar 3.15 ERD Physical Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS ….. Gambar 3.16 Rancangan Input Formulir Transaksi + Pendaftaran anggota

baru ……….………... Gambar 3.17 Rancangan Input Formulir Transaksi Pinjam Anggota …….. Gambar 3.18 Rancangan Input Pinjaman + Angsuran pada Buku Milik

Anggota ………. Gambar 3.19 Rancangan Input Simpanan Wajib pada Buku Milik

Anggota ………..………

35

35 36 36 37 37 38 39 40 41 42

43 44 45 46

53 54

54

55

pinjam/ambil SW) ………. Gambar 3.22 Rancangan Output Rekap Laporan Data Anggota ………... Gambar 3.23 Rancangan Output Rekap Laporan Pembagian SW Anggota. Gambar 3.24 Rancangan Output Rekap Laporan Data Pinjaman …...……. Gambar 3.25 Rancangan Output Rekap Laporan Pembagian Kas BP …… Gambar 3.26 Rancangan Output Rekap Kas Tabelaris untuk Penerimaan

Kas ………..……….………. Gambar 3.27 Rancangan Output Rekap Kas Tabelaris untuk Pengeluaran Kas ………..……….. Gambar 3.28 Rancangan Output Laporan Rekapitulasi Kas Bulanan …… Gambar 3.29 Dialog layar input Masuk Anggota Baru ………... Gambar 3.30 Dialog layar input Transaksi SW Keluar/Masuk

Keanggotaan Kembali ……… Gambar 3.31 Dialog layar input Transaksi Ambil SW Akhir Tahun …….. Gambar 3.32 Dialog layar input Persetujuan Hutang ……….. Gambar 3.33 Dialog layar input Kontrak Pinjam ……… Gambar 3.34 Dialog layar input Transaksi Angsuran Pinjam ………. Gambar 3.35 Dialog layar input Transaksi Kas Kegiatan UPPKS ……….. Gambar 4.1 Diagram pohon Sistem Menu …..………. Gambar 4.2 Tampilan Form Menu Utama Aplikasi ……….. Gambar 4.3 Tampilan Form Masuk Anggota Baru ……….…….. Gambar 4.4 Tampilan Form Persetujuan Hutang ………..…… Gambar 4.5 Tampilan Form Kontrak Pinjam ……….... Gambar 4.6 Tampilan Form Angsuran Pinjam ……….

57 57 58 58 59 60 61 63 64 64 65 66 66 67 67 70 71 72 73 74 74 xiii

Gambar 4.9 Tampilan Form Transaksi Kas UPPKS ……….… Gambar 4.10 Tampilan Form Merekap Kas Tabelaris ………..….. Gambar 4.11 Tampilan Form Meramalkan Alokasi Dana Pinjaman …….. Gambar 4.12 Tampilan Form Merekap Pengalokasian Kas BP Tahunan ...

77 77 78 79

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam gerakan pembangunan keluarga sejahtera nasional, pemerintah melalui Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) telah melaksanakan berbagai upaya untuk membangun dan meningkatkan fungsi-fungsi keluarga, salah satunya adalah fungsi ekonomi keluarga. Hal ini dilakukan berbagai pendekatan antara lain melalui pembentukan kelompok-kelompok usaha ekonomi produktif yaitu Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS).

Kegiatan UPPKS telah dimulai sejak tahun 1979 yang pada mulanya dinamakan Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Akseptor KB (UPPKA). Salah satu upaya pengembangannya, kelompok UPPKS diberikan modal/dana untuk membentuk suatu unit Simpan Pinjam di setiap kelurahan di bawah pembinaan BKKBN yang dilaksanakan tiap minggu. Dalam hal ini penulis mengambil UPPKS kelurahan Tlogopojok di kota Gresik, yang merupakan UPPKS terbaik ke-2 di kota Gresik yang mampu mempertahankan dan mengembangkan dana tersebut dengan baik yang dimulainya sejak tahun 1989. Dana awal dari pemerintah yang hanya Rp 200.000,00 saja kini telah berkembang sekitar 30 Juta lebih. Sedangkan di kelurahan-kelurahan yang lain dananya telah macet semua, sehingga UPPKS tersebut tidak dapat dijalankan dengan baik.

UPPKS Unit Simpan Pinjam tersebut beranggotakan masyarakat Tlogopojok terutama ibu-ibu peserta KB yang mempunyai usaha kecil-kecilan.

Jadi pemberian pinjaman dengan bunga relatif kecil tersebut, diharapkan dapat membantu masyarakat dalam mengembangkan usahanya. Kegiatan tersebut dilakukan tiap hari Senin, mulai pukul 08.00 – 16.00 WIB. Pengurus UPPKS yang beranggotakan ibu-ibu terpilih dari kelurahan tersebut didampingi seorang staf BKKBN, berupaya semaksimal mungkin untuk dapat memenuhi semua permintaan pinjaman dengan segera, mengingat tuntutan kebutuhan anggota meningkat akibat dampak perkembangan ekonomi yang melaju pesat.

Dalam kenyataan, pelayanan pinjaman uang masih dirasa lambat, karena masih menggunakan sistem manual, buku-buku besar dan kertas yang bertumpuk-tumpuk. Mutu informasi yang kurang baik mengakibatkan sering terjadi kesalahan. Waktu pengolahan informasi yang cukup lama mengakibatkan mutu pelayanan yang kurang baik. Penggunaan kertas berlebihan memakan biaya yang tidak kecil. Hal-hal di atas mengakibatkan keputusan mengenai persetujuan realisasi pinjaman tidak dapat segera diberikan. Dampak pemberian pinjaman ini nantinya ikut mempengaruhi pendapatan SHU (Sisa Hasil Usaha).

Alangkah baiknya jika pemerintah juga memikirkan jalan keluar kendala-kendala di atas. Oleh karena itu, penulis mencoba mencari jalan keluar dan diwujudkan dengan perbaikan serta penyelesaian dari penggunaan sistem manual menjadi terkomputerisasi, agar mutu informasi dan pelayanan lebih baik serta dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan ulasan pada latar belakang masalah di atas, maka dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut :

a. Transaksi dan pengolahan data simpan pinjam harus dicatat satu persatu dalam buku besar dan dijadikan arsip. Perhitungan-perhitungan yang ada masih dilakukan secara manual, kadang terjadi kesulitan dan kekeliruan.

b. Tidak ada informasi yang dapat digunakan untuk memutuskan pelepasan kredit UPPKS pada minggu berikutnya.

c. Pengambilan keputusan pada peminjaman uang, tidak dapat dilakukan segera karena keterlambatan dan ketidaktepatan dalam pembuatan laporan atau informasi mengenai posisi pinjam anggota sebagai dasar untuk pengambilan keputusan realisasi pinjaman.

1.3 Pembatasan Masalah

Untuk memfokuskan pembahasan permasalahan pada Unit Simpan Pinjam ini, maka perlu adanya batasan permasalahan yang jelas dan pasti agar pemecahannya dapat dilaksanakan dengan benar. Adapun batasan masalah sebagai berikut :

a. Pengolahan data anggota peminjam (UPPKS). b. Mencatat transaksi pinjaman minggu ini.

c. Mencatat pembayaran angsuran pinjaman sebesar 10% dari besar pinjaman sebanyak 12 kali (minggu), yaitu terdiri dari angsuran BP (Biaya Pengelola), angsuran SW (Simpanan Wajib), dan pembayaran angsuran pinjaman sebanyak 10 kali.

d. Mencatat denda sebesar 1% dari besar pinjaman bila peminjam tidak dapat membayar tepat pada waktunya.

e. Pengolahan data penerimaan dan pengeluaran Kas Tabelaris Kelompok/Unit P2KS.

f. Perencanaan alokasi dana untuk keperluan pinjam tiap minggunya.

g. Pembuatan laporan Rekapitulasi Kas Bulanan/Unit P2KS yang akan diserahkan kepada petugas BKKBN, yaitu meliputi uraian dari:

g.1. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang sampai dengan bulan lalu. g.2. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang pada bulan ini.

g.3. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang sampai dengan bulan ini. h. Perhitungan tabungan peminjam yang berasal dari angsuran simpanan wajib

(SW) anggota, yang akan diberikan kepada anggota tiap akhir tahun sebesar 50% berdasarkan jumlah total SW anggota itu sendiri selama 1 tahun.

i. Perhitungan Total Biaya Pengelola (BP) yang dilakukan tiap akhir tahun akan dibagi dengan uraian sebagai berikut : 50% untuk biaya peserta KB yang tidak mampu, 30% untuk biaya administrasi, dan 20% untuk insentif pengurus (biaya para pengurus) yang akan dikeluarkan tiap akhir tahun tersebut.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari rancang bangun aplikasi Sistem Informasi Manajemen Unit Simpan Pinjam UPPKS ini diharapkan dapat membantu Unit Simpan Pinjam, dalam hal :

a. Dapat mengolah data anggota peminjam dengan mudah, sehingga mampu memberikan informasi daftar peminjam dengan segera bila data tersebut diperlukan.

b. Membuat rancangan subsistem Simpan, yang mampu mengolah data tentang penyimpanan uang dan pengambilan simpanan dengan cepat dan akurat. c. Membuat rancangan subsistem Pinjam, yang mampu mengolah data tentang

d. Mampu meramalkan jumlah pinjaman untuk minggu mendatang.

e. Pembuatan laporan Rekapitulasi Kas Bulanan/Unit P2KS dengan mudah dan tepat yang akan diserahkan kepada petugas BKKBN, yaitu meliputi uraian dari :

e.1. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang sampai dengan bulan lalu. e.2. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang pada bulan ini.

e.3. Jumlah pemasukan dan pengeluaran uang sampai dengan bulan ini. f. Perhitungan dan pembagian SHU (Sisa Hasil Usaha) dengan mudah dan tepat. g. Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan dan kinerja (hasil

kerja) yang lebih efektif.

Selain itu, penulis dapat menerapkan ilmu yang didapatkan selama kuliah serta menambah wawasan dan pengalaman dari masyarakat dan BKKBN secara langsung.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dibagi dalam beberapa bab dan sub bab. Adapun penjelasan secara umum masing-masing bab seperti berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan sistematika penulisan serta pembahasan dari rencana dan realisasi pengembangan perangkat lunak Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Unit Simpan Pinjam pada Kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS).

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi landasan teori tentang permasalahan dan ilmu yang terkait yang akan dipakai pada perencanaan pengembangan perangkat lunak. Landasan teori tentang permasalahan seperti, UPPKS dan informasi simpan pinjam secara umum. Sedangkan landasan teori tentang ilmu yang terkait seperti, sistem informasi manajemen secara umum, pengembangan sistem secara umum, dan uraian tentang konsep database.

BAB III METODE PENELITIAN

Pada bab ini berisi tentang analisa sistem yang lama yaitu, penjelasan tentang observasi dan wawancara, hasil dari observasi dan wawancara, analisis permasalahan, dan berisi tentang perancangan sistem yang akan dibuat yaitu, penjelasan yang mendetil tentang desain sistem seperti, pembuatan context diagram, hirarchy chart, DFD level, ERD, database, perancangan input/output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini membahas mengenai implementasi program dan evaluasi dari rancang bangun aplikasi Sistem Informasi Unit Simpan Pinjam pada Kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS). BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari permasalahan yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Manajemen

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 1995:8).

Sistem Informasi Manajemen secara umum adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi dan menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen yang mempengaruhi semua operasi organisasi.

Kualitas informasi, kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan serta harus jelas mencerminkan maksudnya. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.2 Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS)

Menurut Mongid (1997:9) UPPKS adalah kelompok usaha ekonomi produktif yang beranggotakan ibu-ibu/wanita yang antara lain berasal dari

keluarga Pra Sejahtera, Sejahtera I, Sejahtera II, Sejahtera III dan Sejahtera III Plus baik yang belum, sedang, maupun purna peserta KB guna meningkatkan pendapatan keluarga dalam rangka mewujudkan keluarga kecil bahagia dan sejahtera.

Menurut Mongid (1994:13) BKKBN perlu melaksanakan strategi pengembangan kelompok Usaha Peningkatan Pendapatan Keluarga Sejahtera (UPPKS) dalam Gerakan Pembangunan Keluarga Sejahtera Nasional, sesuai dengan Instruksi Menteri Negara Kependudukan/Kepala Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional Nomor : 80/HK.011/E3/95 beserta dasar hukum Undang-undang No. 10 tahun 1992 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga Sejahtera.

2.3 Pengembangan Sistem

“Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada” (Jogiyanto, 1995:35).

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru, yaitu :

a. Kinerja, peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.

b. Informasi, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

Dalam pengembangan sistem ada beberapa tahap yang perlu diperhatikan, yaitu :

a. Kebijakan dan perencanaan sistem, yang merupakan tahapan sebelum dilakukan pengembangan sistem atau awal terjadinya proyek sistem. Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem sedangkan perencanaan sistem merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.

b. Analisis Sistem, adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Langkah-langkah Analisis Sistem, yang ditempuh adalah : b.1. Mengidentifikasi masalah

Langkah pertama yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai.

b.2. Memahami kerja dari sistem

Mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Hal ini dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data melalui suatu penelitian.

b.3. Menganalisis hasil penelitian

Menganalisis data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan, yaitu menganalisis kelemahan sistem kebutuhan informasi, baik bagi pemakai atau bagi manajemen.

b.4. Membuat laporan hasil analisis

Temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan akan dipelajari oleh pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem.

c. Desain (perancangan) Sistem, yaitu penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu : c.1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.

c.2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

d. Seleksi Sistem, adalah tahap untuk memilih komponen fisik sistem yaitu komponen teknologi yang berupa perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi.

e. Implementasi Sistem, ini adalah tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.

f. Perawatan Sistem, yang merupakan tahap terakhir yaitu tahapan setelah pengembangan sistem selesai dilakukan dan sistem telah dioperasikan.

Menurut Jogiyanto (1995:51) proses pengembangan sistem yang utama adalah analisis sistem, desain sistem seleksi sistem dan implementasi sistem. Karena proses kebijakan dan perencanaan sistem sebenarnya merupakan tahapan sebelum dilakukan pengembangan sistem atau awal proyek sistem. Sedangkan perawatan sistem merupakan tahap manajemen sistem.

2.4 Database (Basis Data)

Menurut Sjartuni (1996:303) database (Basis Data) merupakan kumpulan dari beberapa tabel/file, dan tabel-tabel ini diatur saling berhubungan satu sama lainnya. Selain tabel, pada database juga terdapat objek bahasa SQL yang disebut

dengan QueryDef. Objek ini jika dibuka akan memberikan informasi seperti tabel, hanya saja isinya merupakan suatu kelompok perintah-perintah yang ditulis dalam bahasa SQL (bukan tabel sebenarnya).

Menurut Kristanto (1994:3) Database Management System (DBMS)

merupakan kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolanya. Database adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam database.

“Tabel (file), mengelompokkan informasi yang saling berhubungan” (Sjartuni, 1996:303).

Sebagai contoh untuk data Anggota, maka nomor anggota, nama anggota, alamat adalah informasi-informasi yang saling berhubungan. Satu bagian informasi ini disebut dengan field, dan jika field-field yang saling berhubungan dikelompokkan, maka akan menjadi satu record.

“Field, setiap satu informasi diletakkan pada sebuah field. Ketika pembuatan tabel, harus ditetapkan tipe, panjang maksimum, dan atribut lainnya untuk sebuah field. Pada field-field dapat diletakkan karakter, angka, atau juga dapat diletakkan gambar” (Sjartuni, 1996:304)

Menurut Sjartuni (1996:304) record adalah field-field yang dikelompokkan dan memberikan suatu arti atau informasi yang bermanfaat. Sebagai contoh informasi seorang Anggota, seperti nomor anggota, nama anggota, alamat dan lainnya diletakkan pada sebuah record. Setiap record memiliki informasi yang spesifik, dengan demikian tidak terdapat dua record yang sama.

QueryDef, satu objek query (SQL) yang telah tersimpan pada database (telah dikompilasi) dan dapat dipanggil hanya dengan menuliskan nama objek ini. Objek query ini dapat dibuat, diubah untuk mendapatkan informasi yang berbeda. QueryDef ini dibuat menggunakan bahasa SQL (Structured Query Language).

Referential Integrity, merupakan suatu teknik yang digunakan dalam merancang sistem database relasional. Informasi data disimpan dalam tabel-tabel yang saling berhubungan, dan field yang merupakan kunci penghubung harus didapat dari tabel lainnya. Jika pemakai melakukan kesalahan pemilihan data, maka sistem akan menolaknya secara otomatis. Demikian juga halnya jika sebuah field yang menjadi kunci dihapus, maka semua record yang berhubungan dengan field tersebut akan dihapus secara otomatis oleh sistem. Hal yang sama jika field tersebut diubah, maka semua tabel yang berhubungan dengan field tersebut akan diubah secara otomatis.

2.5 Analisis dan Perancangan Sistem 2.5.1 Konsep Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data di dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik di mana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya) dengan terstruktur dan jelas. Beberapa simbol yang digunakan di DFD :

a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);

Merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Simbol external entity : b. Data flow (arus data);

Arus data ini mengalir di antara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Simbol arus data : c. Process (proses);

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Simbol proses :

d. Data store (simpanan data);

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, suatu tabel, arsip/catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang atau suatu agenda/buku.

Simbol simpanan data :

P0

P0

2.5.2 Konsep bagan berjenjang (hirarchy chart)

Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi setelah context diagram. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD.

2.5.3 Perancangan Database A Teknik Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah/insert, menghapus/delete, mengubah/update, membaca/retrieve pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi.

A.1 Field/atribut kunci

Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Ada beberapa macam field kunci :

a. Candidate Key (Kunci Kandidat/Kunci Calon), adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.

b. Primary Key (Kunci Primer), adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

c. Alternate Key (Kunci Alternatif), adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan misalnya.

d. Foreign key (Kunci Tamu), adalah satu atribut (atau satu set atribut) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primary induk yang direlasikan. Hubungan antara entity induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak.

A.2 Bentuk-bentuk normalisasi

A.2.1 Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

A.2.2 Bentuk normal pertama (1NF/First Normal Form)

Bentuk normal pertama mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file datar/rata. Data dibentuk dalam satu record demi satu record. Tidak ada set atribute yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda (multivalue).

A.2.3 Bentuk normal kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal pertama. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

A.2.4 Bentuk normal ketiga (3NF/Third Normal Form)

Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key secara menyeluruh.

A.2.5 Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

BCNF mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal pertama dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.

B Teknik Entity Relationship

Database adalah kumpulan file yang saling berkaitan. Pada model data relational hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi (relation key), yang merupakan kunci utama dari masing-masing file.

B.1 Konsep Entity Relationship

Relasi antara dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam. Demikian pula untuk membantu gambaran relasi secara lengkap terdapat juga tiga macam relasi dalam hubungan atribut dalam satu file, yaitu :

a. One to one relationship 2 file

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Hubungan ini bermanfaat jika jumlah field yang akan dibuat untuk satu tabel sangat banyak dan untuk efisiensi dibuatkan dua tabel.

b. One to many relationship 2 file

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.

Beberapa ketentuan dalam hubungan one to many, adalah :

b.1. Field sebagai kunci pada tabel utama (primary key) harus memiliki sifat unik, dan tidak terdapat informasi ganda pada field tersebut.

b.2. Field sebagai penghubung dengan tabel utama (foreign key) harus memiliki tipe field yang sama dengan field kunci pada tabel utama.

c. Many to many relationship 2 file

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak.

d. Relasi One to one 2 atribut dalam 1 file

Hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan satu lawan satu.

e. Relasi One to many 2 atribut dalam 1 file

Hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan satu lawan banyak.

f. Relasi Many to many 2 atribute dalam 1 file

Hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang sama mempunyai hubungan banyak lawan banyak.

B.2 Memanfaatkan Referential Integrity

Hubungan antar tabel dapat bersifat kaku, dan juga dapat bersifat fleksibel. Untuk mencegah kesalahan pemasukan data, maka perlu melakukan tindakan referential integrity, yaitu membatasi pemakai untuk menggunakan data-data baku.

Tabel yang memanfaatkan referential integrity, dalam akses database akan terdapat beberapa ketentuan berikut :

a. Field foreign key pada tabel yang dihubungkan merupakan penghubung dengan tabel utama yang hanya dapat diisi dengan salah satu field yang terdapat pada field kunci tabel utama, kecuali jika dilakukan penambahan record baru pada tabel utama.

b. Record field kunci pada tabel utama tidak dapat dihapus atau diubah jika record tersebut masih terdapat pada tabel yang dihubungkan. Penghapusan record pada tabel utama hanya dapat dilakukan jika semua record yang dihubungkan telah dihapus.

c. Isi pada field kunci tidak dapat diubah jika field tersebut telah digunakan pada tabel yang dihubungkan.

2.6 Teori Perhitungan

Dalam proses pembuatan program aplikasi sistem informasi unit simpan pinjam UPPKS, terdapat beberapa teori perhitungan :

a. Simpanan/Simpanan Wajib (SW), yang meliputi : a.1. Rumus pembayaran SW dari angsuran pinjaman ke-2 :

SW = PI x 10 % (2.1)

Keterangan :

SW = Besar Simpanan Wajib yang dibayarkan oleh anggota PI = Besar Pinjaman

a.2. Rumus pengambilan SW tiap anggota pada akhir tahun :

SWT = TSW x 50 % (2.2)

Keterangan :

SWT = Besar SW tahunan yang diberikan kepada anggota TSW = Total SW tiap anggota

a.3. Rumus pengambilan SW oleh anggota untuk keluar keanggotaan :

SWK = TSW (2.3)

Keterangan :

SWK = Besar SW keluar keanggotaan yang diberikan kepada anggota TSW = Total SW tiap anggota

a.4. Rumus pembayaran SW oleh anggota untuk masuk keanggotaan kembali :

SWM = SWK x 50 % (2.4)

Keterangan :

SWM = Besar SW yang dibayarkan oleh anggota

SWK = Besar SW saat keluar keanggotaan yang diberikan kepada anggota b. Pinjaman, yang meliputi :

b.1. Rumus pembayaran angsuran pinjaman :

AP = PI x 10 % (2.5)

Keterangan :

AP = Besar angsuran pokok yang dibayarkan oleh anggota PI = Besar Pinjaman

b.2. Rumus pembayaran denda pinjaman yang lalu :

TDN = (PI x 1 %) x KAP (2.6)

Keterangan :

TDN = Total denda yang dibayarkan oleh anggota saat pinjaman baru PI = Besar Pinjaman

KAP = Banyaknya keterlambatan pembayaran angsuran pinjaman c. Biaya Pengelolaan (BP), yang meliputi :

c.1. Rumus pembayaran BP dari angsuran pinjaman pertama :

BP = PI x 10 % (2.7)

Keterangan :

BP = Besar BP yang dibayarkan oleh anggota PI = Besar Pinjaman

c.2. Rumus pengalokasian kas BP tahunan :

c.2.1. OG = TBP x 50 % (2.8)

Keterangan :

OG = Ongkos/biaya Gizi/KB/Kesehatan

TBP = Total BP seluruh anggota selama tahun tersebut

c.2.2. OA = TBP x 20 % (2.9)

Keterangan :

OA = Ongkos/biaya Administrasi

TBP = Total BP seluruh anggota selama tahun tersebut

c.2.3. OI = TBP x 30 % (2.10)

Keterangan :

OI = Ongkos/biaya Insentif Pengurus UPPKS

TBP = Total BP seluruh anggota selama tahun tersebut

(Prosentase pengalokasian dana di atas dapat berubah sesuai ketentuan yang berlaku)

d. Rumus menghitung alokasi dana pinjaman untuk minggu depan, meliputi :

d.1. SMH = SML + SKH (2.11)

Keterangan :

SML = Sisa Modal s/d minggu lalu SKH = Saldo Kas hari ini

d.2. AD = (SMH + TAP) x 75 % (2.12)

Keterangan :

AD = Jumlah Alokasi Dana Pinjam SMH = Sisa Modal s/d hari ini

TAP = Perkiraan Total Angsuran Pinjam minggu depan

2.7 Microsoft Access 97

Visual Basic telah menyediakan suatu fasilitas untuk pengelolaan database. Format Microsoft Access merupakan format standar untuk Visual Basic. Format ini juga digunakan oleh program paket database produk Microsoft yang bernama Microsoft Access. Microsoft Access sebagai DBMS dalam sistem ini dapat membantu untuk merancang database, karena dalam perancangan dengan menggunakan program ini semuanya dapat dilakukan dengan mudah secara visual, dan sangat sesuai dengan sistem operasi yang dipakai yaitu Microsoft Windows 98.

2.8 Microsoft Visual Basic 5.0

Microsoft Visual Basic 5.0 sebagai developer/bahasa pemrograman dalam sistem ini. Visual Basic memungkinkan pembuatan aplikasi Graphical User Interface (GUI), atau pemrograman yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pemakainya, yang dapat dilakukan dengan lebih mudah. Bahasa pemrograman ini dapat berinteraksi dengan baik dengan DBMS Microsoft Access.

BAB III

METODE PENELITIAN

Langkah-langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan rancang bangun aplikasi sistem informasi unit simpan pinjam UPPKS adalah :

3.1 Observasi dan Wawancara 3.1.1 Observasi

Pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung pada obyek yang diteliti untuk memperoleh data-data dan informasi yang diperlukan. Dalam hal ini, meneliti dan mempelajari sistem yang telah ada pada SP UPPKS melalui hasil laporan bulanan, arsip-arsip, buku-buku besar yang biasa digunakan UPPKS untuk menyimpan data-data dan informasi kegiatan simpan pinjam, serta mengamati langsung jalannya kegiatan simpan pinjam anggota-anggota UPPKS.

3.1.2 Wawancara

Pengumpulan data dengan melakukan wawancara/interview dengan pengurus UPPKS untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan permasalahan yang akan diselesaikan yaitu mengenai sistem kerja dan segala informasi simpan pinjam yang dibutuhkan.

3.2 Hasil Observasi dan Wawancara

Berdasarkan observasi dan wawancara yang telah dilakukan, yang menyimpulkan bahwa penyebab utama timbulnya permasalahan tersebut adalah belum memanfaatkannya teknologi komputer yang berakibat terlambatnya

laporan dan informasi yang tepat dan cepat, yang diperlukan untuk memutuskan persetujuan pinjam.

Maka salah satu penyelesaian yang dilakukan adalah dengan jalan memperbaiki sistem semula menjadi sistem komputerisasi yang lebih maksimal dan perencanaan dana untuk keperluan pinjam. Untuk melaksanakan komputerisasi pada sistem simpan pinjam, maka harus memahami cara kerja dari sistem tersebut.

Dalam Bab ini akan diuraikan tentang cara kerja simpanan bersama pengambilan simpanan dan pinjaman bersama pengangsurannya.

3.2.1 Struktur organisasi unit simpan pinjam pada kelompok UPPKS

Dalam Tugas Akhir ini akan dibahas unit simpan pinjam, dimana fungsinya adalah melayani anggota UPPKS untuk keperluan simpan dan pinjam uang.

Untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab pengurus sehari-hari diatur pada pembidangan, sebagai berikut :

Ketua Pengurus : Mengkoordinir dan mengontrol seluruh kegiatan atau bidang yang ada serta memutuskan realisasi pinjaman. Sekretaris : Membidangi dan bertanggung jawab atas kegiatan simpan

pinjam dan umum (pengisian TABELARIS).

Bendahara : Membidangi dan bertanggung jawab atas kegiatan administrasi dan keuangan serta pengendalian (TABELARIS, Realisasi Pinjam dan Laporan tiap bulan). Pembantu Umum : Membidangi dan bertanggung jawab atas kegiatan simpan

pinjam uang (mencatat pembayaran angsuran dan transaksi pinjaman).

3.2.2 Keanggotaan UPPKS unit simpan pinjam

UPPKS unit simpan pinjam tersebut beranggotakan masyarakat Tlogopojok terutama ibu-ibu peserta KB yang mana mempunyai usaha kecil-kecilan dalam memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Jadi pemberian pinjaman dengan bunga relatif kecil tersebut, diharapkan dapat membantu masyarakat dalam mengembangkan usahanya.

Sedangkan pengurus UPPKS tersebut beranggotakan ibu-ibu terpilih dari kelurahan tersebut beserta didampingi seorang staf BKKBN.

Untuk menjadi anggota UPPKS maka anggota harus memenuhi syarat dan kewajibannya, sebagai berikut :

a. Merupakan penduduk asli/tetap kelurahan Tlogopojok. b. Mempunyai KTP yang masih berlaku.

c. Mempunyai suatu usaha/pekerjaan, sehingga dapat membayar angsuran dengan tepat waktu.

d. Bagi ibu-ibu peminjam UPPKS, harus seizin/sepengetahuan Suaminya. e. Mendaftarkan diri sebagai Anggota UPPKS

f. Wajib membayar angsuran pinjaman sesuai waktu yang ditetapkan yaitu selama 12 kali (12 minggu) berturut-turut, dengan datang sendiri ke Unit Simpan Pinjam UPPKS tersebut.

g. Apabila melakukan keterlambatan pembayaran angsuran dari jangka waktu yang telah ditetapkan, maka dikenai sanksi denda sesuai ketentuan yang berlaku.

3.2.3 Simpanan

Sumber dana awal UPPKS adalah bermodal dari pemerintah di bawah pembinaan BKKBN. Kemudian kegiatan simpan pinjam berjalan dan akhirnya dana UPPKS terus berkembang. Simpanan anggota yang terhimpun selama ini terbukti telah memberikan manfaat yang besar bagi kegiatan simpan pinjam tersebut.

Simpanan anggota ini disebut dengan Simpanan Wajib (SW), yang wajib dibayarkan pada angsuran ke-2 berikutnya, setiap setelah mendapatkan realisasi pinjaman baru. Besar SW ditentukan sebesar 10% dari besar pinjaman. Perhitungan untuk besar SW sesuai dengan persamaan (2.1).

SW ini bersifat sebagai tabungan bagi peminjam itu sendiri dan akan diberikan kepada anggota tiap akhir tahun (menjelang Hari Raya Idul Fitri), sebesar 50% berdasarkan jumlah total SW anggota itu sendiri selama 1 tahun ini. Perhitungan untuk besar SW tahunan yang akan diberikan kepada anggota sesuai dengan persamaan (2.2). Sedangkan 50%-nya akan ditambahkan pada SW berikutnya, demikian seterusnya. Bagi anggota baru yang belum setahun menjadi anggota atau dalam setahun ini belum melakukan transaksi pinjam sebanyak 4 kali, maka SW akan diberikan tahun depan (menjelang Hari Raya tahun depan).

Pengembalian seluruh simpanan (SW) dilakukan untuk anggota yang keluar dari keanggotaan UPPKS, dengan syarat telah melunasi sisa pinjaman atau beban anggota kepada UPPKS. Perhitungan untuk besar SW keluar keanggotaan yang akan diberikan kepada anggota tersebut sesuai dengan persamaan (2.3).

Namun, apabila kemungkinan anggota yang keluar tersebut suatu saat nanti ingin masuk anggota UPPKS kembali, maka anggota tersebut wajib

mengembalikan SW tersebut sebesar 50% dari total SW waktu lalu yang telah diberikan kepada anggota keluar tersebut. Perhitungan untuk besar SW yang dibayarkan oleh anggota tersebut sesuai dengan persamaan (2.4).

3.2.4 Pinjaman

UPPKS memberikan kebijakan penyediaan dana yang dapat dipinjamkan kepada anggota untuk minggu mendatang. Proses pengalokasian dana pinjam ini dilakukan tiap akhir jam kerja yaitu berdasarkan 75 % dari besar sisa modal s/d hari ini dan perkiraan total angsuran pinjam minggu depan. Perhitungan untuk sisa modal s/d hari ini sesuai dengan persamaan (2.11), sedangkan untuk jumlah alokasi dana pinjam sesuai dengan persamaan (2.12).

Pemberian kredit atau pinjaman kepada anggota dilakukan secara selektif yaitu kepada anggota yang memerlukan dengan memperhatikan tujuan pengambilan pinjaman tersebut dan mempertimbangkan kemampuan serta pengembaliannya dengan syarat-syarat yang berlaku.

Transaksi pinjaman melalui beberapa tahap atau langkah proses. Sebelum mendapat persetujuan meminjam uang, langkah yang harus dilakukan adalah dengan mengetahui apakah anggota masih mempunyai tanggungan pinjam atau status pinjamannya (lunas atau masih ada pinjaman). Apabila tidak mempunyai pinjaman atau pinjaman telah lunas maka anggota diperbolehkan melanjutkan pada tahap berikutnya. Besar pinjaman ditentukan minimal Rp 100.000,00 dan maksimal Rp 1.000.000,00. Namun ada kebijakan Ketua Pengurus UPPKS untuk dapat memberikan pinjaman lebih dari batas maksimal yang ditentukan, dengan mempertimbangkan kemampuan/tingkat ekonomi anggota yang lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Lama angsuran pinjaman ditentukan 12 kali

angsuran atau selama 12 minggu. Sehingga bila pengembalian angsuran sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka selama setahun anggota dapat melakukan 4 kali transaksi pinjam.

Dalam transaksi pinjam anggota dibebankan 2 beban pinjam, yaitu iuran dan Buku Anggota (hanya bagi anggota baru). Ketentuan beban tersebut adalah sebagai berikut :

a. Iuran : Rp 500,00 (dapat berubah sesuai ketentuan)

b. Buku Anggota (BA) : Rp 1.000,00 (hanya dibebankan pada waktu mendaftar menjadi anggota baru UPPKS).

3.2.5 Pengembalian atau pengangsuran pinjaman

Pengembalian atau pengangsuran pinjaman dilakukan setiap minggu oleh anggota peminjam itu sendiri, dimana pembayaran angsuran pertama dilakukan pada minggu berikutnya. Dengan demikian unit SP tidak melakukan penagihan kepada para anggota peminjam UPPKS tersebut.

Pembayaran angsuran pinjaman ditentukan sebesar 10% dari besar pinjaman, selama 12 kali angsuran atau selama 12 minggu, yaitu terdiri dari angsuran BP (Biaya Pengelolaan), angsuran SW (Simpanan Wajib) dan 10 kali angsuran pokok pinjam. Perhitungan untuk besar angsuran pinjaman yang dibayarkan oleh anggota sesuai dengan persamaan (2.5).

Angsuran Biaya Pengelolaan (BP), perhitungan Total kas BP seluruh anggota selama 1 tahun tersebut dilakukan tiap akhir tahun (menjelang Hari Raya Idul Fitri) yang akan dialokasikan terhadap kas ongkos/biaya Gizi/KB/Kesehatan, ongkos/biaya Administrasi dan ongkos/biaya Insentif Pengurus UPPKS. Perhitungan besar kas BP yang dibayarkan oleh anggota dari angsuran pinjam

ke-2 sesuai dengan persamaan (ke-2.7). Sedangkan perhitungan untuk pengalokasian kas BP tahunan sesuai dengan persamaan (2.8), (2.9) dan (2.10). Prosentase pengalokasian dana di atas dapat berubah sesuai ketentuan yang berlaku. Biaya/ongkos insentif pengurus selalu dikeluarkan semuanya pada saat dilakukan pembagian BP sesuai prosentasi di atas. Sedangkan perhitungan biaya peserta KB dan administrasi hanya sebagai perkiraan dana yang tersedia untuk keperluan tersebut pada periode tahun berikutnya, jadi kas yang dikeluarkan tidak sekaligus namun sesuai kebutuhan. Sedangkan untuk angsuran SW (Simpanan Wajib), telah dibahas sebelumnya dalam hal “Simpanan” di atas.

UPPKS memberikan sanksi denda bagi anggota sebesar 1% dari besar pinjaman, setiap tidak atau terlambat melakukan pembayaran angsuran pada minggu tersebut. Hal ini dilakukan oleh UPPKS, tidak lain diharapkan agar anggota tersebut tidak melakukan keterlambatan dalam pembayaran angsuran pinjaman. Perhitungan untuk total denda yang dibayarkan oleh anggota saat pinjaman baru sesuai dengan persamaan (2.6). Sanksi denda tersebut dibayarkan melalui pemotongan pada realisasi pinjaman berikutnya.

Jangka waktu angsuran yang ditentukan selama 12 kali angsuran, apabila anggota ingin meminjam kembali atau berniat segera melunasi pinjamannya, maksimal harus kurang 3 kali angsuran lagi, maka anggota dapat melunasi sisa pinjamannya dengan pembayaran tunai.

3.3 Analisis Permasalahan

Setelah melakukan observasi dan wawancara maka dapat disimpulkan : 3.3.1 Entity yang terlibat

Adapun entity yang terlibat pada sistem informasi simpan pinjam UPPKS tersebut ada tiga, yaitu :

a. Anggota

b. Ketua Pengurus c. BKKBN

3.3.2 Proses pada sistem simpan pinjam

Di dalam Sistem Simpan Pinjam terdapat 7 (tujuh) proses, yaitu :

A Pengolahan data masuk anggota

Pengolahan data masuk anggota merupakan proses pengolahan data bagi yang baru mendaftarkan diri untuk menjadi anggota Simpan Pinjam UPPKS dengan persetujuan ketua pengurus yang akan dilakukan pengecekan terhadap data anggota tersebut sudah pernah ada atau belum pernah terdaftar sebagai anggota UPPKS sebelumnya. Kemudian akan diberikan buku anggota yang harus dibawa anggota tersebut pada saat melakukan transaksi pinjam atau pembayaran angsuran pinjaman. Bagi data anggota baru dapat melanjutkan proses untuk keperluan pinjam.

B Sistem simpanan

Sistem simpanan meliputi Simpanan Wajib (SW) dan pengambilan simpanan, yang terdiri dari dua proses :

Anggota melakukan pembayaran SW sebagai syarat untuk masuk anggota kembali setelah sebelumnya pernah keluar keanggotaaan UPPKS, yaitu sebesar 50% dari jumlah SW anggota tersebut yang telah diberikan sewaktu keluar keanggotaan.

2. Proses ambil SW, yaitu terbagi menjadi dua proses : a. Ambil SW keluar anggota

Pada proses ini dilakukan pengambilan seluruh simpanan wajib yang dimiliki seorang anggota dikarenakan akan keluar dari keanggotaan UPPKS. Transaksi ini dapat segera disetujui apabila status pinjaman anggota dan sanksi denda yang dikenai telah terpenuhi. Pengurus akan merekam status keluar dari keanggotaan UPPKS setelah memenuhi ketentuan yang berlaku.

b. Ambil SW akhir tahun

Proses pembagian simpanan wajib tiap anggota tiap tahun sebesar 50% dari SW masing-masing anggota yang telah dilakukan pengecekan terhadap banyaknya pembayaran angsuran SW yang telah dilakukan anggota adalah minimal empat kali pembayaran SW berarti juga empat kali pinjaman dalam setahun.

C Sistem pinjaman

Sistem pinjaman meliputi pinjaman uang dan pembayaran angsuran pinjaman (pengembalian pinjaman), yang terdiri dari lima proses :

1. Transaksi dan cek status pinjam

Transaksi pinjam dapat segera disetujui apabila status pinjaman anggota telah terpenuhi (telah lunas).

2. Persetujuan hutang

Dari informasi terbaru tentang status pinjaman anggota dan jumlah dana yang dialokasikan untuk keperluan pinjam, Ketua UPPKS dapat segera mengetahui dan segera memberikan keputusan, dengan menetapkan nomor transaksi, tanggal persetujuan dan jumlah pinjaman.

3. Membuat surat kontrak pinjam

Surat ini dibuat setelah mendapatkan persetujuan dari Ketua UPPKS, yaitu sebagai bukti perjanjian telah meminjam uang dan akan ditandatangani oleh anggota peminjam tersebut.

4. Memproses Realisasi pinjam

Realisasi pinjaman tunai dilakukan oleh pengurus UPPKS dengan merekamkan beban pinjam dan sanksi denda pinjaman lalu jika ada melalui pemotongan pada pinjaman pokok yang merupakan total pinjaman tunai yang diberikan. Setelah itu, buku anggota akan dikembalikan ke anggota tersebut. 5. Memproses pembayaran angsuran pinjaman

Anggota melakukan pembayaran angsuran dengan menyerahkan buku anggota kepada pengurus, yang kemudian akan dicatat ke buku anggota masing-masing sesuai data angsuran dengan disertai cap stempel UPPKS sebagai tanda telah diterimanya pembayaran angsuran. Kemudian dilanjutkan dengan perekaman data angsuran tersebut. Pembayaran angsuran pinjaman yang pertama akan direkam sebagai angsuran BP, angsuran kedua direkam sebagai angsuran SW, dan angsuran pinjaman ke-3 sampai dengan ke-12 akan direkam sebagai angsuran pokok pinjaman. Setelah itu, buku anggota akan dikembalikan ke anggota tersebut.

D Menghitung kas Biaya Pengelolaan (BP) akhir tahun

Menghitung total BP seluruh anggota yang dilakukan oleh pengurus UPPKS tiap akhir tahun dan akan dialokasikan berdasarkan prosentase yang berlaku berupa biaya administrasi, biaya gizi/KB/kesehatan anggota yang kurang mampu sebagai alokasi dana tahun mendatang yang tersedia untuk keperluan tersebut dan biaya insentif pengurus yang akan dikeluarkan seluruhnya setelah proses penghitungan selesai.

E Merekap kas Tabelaris

Pada akhir jam kerja, hasil pembayaran angsuran berupa BP, SW, 10 angsuran pokok pinjam, denda serta beban pinjam akan direkap sebagai penerimaan kas, sedangkan pengambilan SW yang terjadi, pinjaman uang yang dikeluarkan, biaya insentif, biaya gizi/KB/kesehatan dan biaya administrasi akan direkap sebagai pengeluaran kas.

Pada proses merekam kas Tabelaris, terdiri dari dua proses di dalamnya : 1. Merekam pengeluaran kelompok

Proses merekam pengeluaran kas untuk kepentingan kegiatan kelompok UPPKS, seperti pengeluaran dari iuran kelompok, biaya insentif, biaya gizi/KB/kesehatan dan biaya administrasi serta merekam transaksi kas denda pinjaman anggota yang akan keluar keanggotaan.

2. Rekap kas mingguan

Rekap kas mingguan berupa perincian jumlah total masuk/keluar per kode kas, saldo kas dan sisa modal setiap minggunya.

F Meramalkan/menghitung alokasi dana pinjaman

Pada akhir jam kerja setelah proses rekap penerimaan dan pengeluaran kas simpan pinjam dilakukan, maka dapat dihitung pengalokasian dana pinjaman untuk keperluan pinjam minggu depan.

G Pembuatan laporan

Proses pembuatan rekap/laporan, ada yang dilakukan tiap akhir kegiatan, tiap akhir bulan, tiap akhir tahun atau hanya jika diperlukan informasinya. Pembuatan laporan tersebut terdiri dari enam proses :

1. Rekap laporan data anggota

Rekap data anggota UPPKS akan dicetak bila dianggap perlu oleh Ketua Pengurus.

2. Rekap laporan pembagian SW anggota

Hasil rekap data pembagian SW anggota tiap akhir tahun akan dicetak sebagai dokumentasi yang ditujukan pada Ketua Pengurus.

3. Rekap laporan data pinjaman

Hasil rekap data kontrak pinjam anggota tiap minggu akan dicetak sebagai dokumentasi yang ditujukan pada Ketua Pengurus, yang nantinya akan ditandatangani oleh anggota pada saat pengambilan realisasi pinjaman.

4. Rekap laporan pembagian kas BP

Hasil rekap data pengalokasian dana kas BP tiap tahun untuk keperluan ongkos insentif, ongkos gizi/KB/kesehatan dan ongkos administrasi akan dicetak sebagai dokumentasi yang ditujukan pada Ketua Pengurus.

5. Rekap laporan kas tabelaris

Hasil rekap perincian data transaksi kas yang terjadi pada kegiatan simpan pinjam tiap minggunya, berupa tabel-tabel penerimaan dan pengeluaran kas akan dicetak sebagai dokumentasi yang ditujukan pada Ketua Pengurus

6. Pembuatan laporan rekapitulasi kas bulanan

Hasil rekap berupa perincian jumlah total masukan dan pengeluaran per kode kas serta saldo/sisa kas tiap bulan akan dicetak sebagai pelaporan yang ditujukan pada BKKBN tiap akhir bulannya.

3.4 Desain Sistem

Pembuatan desain atau rancangan sistem dengan menggunakan software tools Easy Case 4.2 dimulai dari membuat Context Diagram, Diagram berjenjang, kemudian membuat data flow diagram dan entity relationship diagram serta struktur database yang dibutuhkan.

3.4.1 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang ditujukan untuk menganalisis suatu sistem ditinjau dari arus data yang ada dalam suatu sistem. Langkah pertama dalam pembuatan diagram alur ini adalah membuat diagram konteks untuk memberikan gambaran secara keseluruhan, baru kemudian sistem-sistem yang masih bersifat global dibreakdown hingga menjadi sub-sub yang lebih kecil dan terperinci. DFD serta diagram jenjang Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 3.1 Context Diagram Sistem Simpan Pinjam UPPKS P0 Siste m Si mpan Pinja m a An ggota b Ketu a Pe nguru s

c BKKBN

b Ketu a Pe nguru s Data an ggota

Data pin jama n luna s

Pemb ayaran SW m asuk an ggota

Data pem inja m Data SW Pe ngam bila n

SW kelua r an ggota

Real isas i am bil SW kelua r angg .

Pe ngam bila n SW ta huna n Real isas i

amb il SW ta huna n

Persetujua n SW & kelua r angg .

Data pin jama n & SW

La p. Data Pin jama n

Persetujua n m asuk an ggota Persetujua n

h utan g

Acc pe mbayara n an gsura n Data ka s

tabe laris

min ggua n Data alo kas i dana min ggua n Data hasi l

p emba gian BP

Lap. Pemb agia n Kas BP La p. Ka s

Tab elari s Lap . Rekapitulas i

Ka s bu lana n Real isas i pin jama n Pe mbayara n

an gsura n

Data an gsura n p inja m Tan da tanga n

ko ntrak

La p. Data An ggota

Lap. Pemb agia n SW an ggota

Gambar 3.2 Diagram Jenjang Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS

Sistem Simpan Pinjam 0 Sistem Simpanan P2 Sistem Pinjaman P3 Merekap Kas Tabelaris P5 Meramalkan alokasi dana pinjaman P6 Menghitung

Kas BP akhir tahun P4 Pengolahan Data Masuk Anggota P1 Pembuatan Laporan P7

Gambar 3.4 Diagram Jenjang Proses 3 Sistem Pinjaman

Transaksi & cek status

pinjam P3.1

Persetujuan hutang

P3.2

Memproses realisasi

pinjam P3.4 Kontrak

Pinjam P3.3

Memproses pembayaran angsuran

P3.5 Sistem

Pinjaman P3

Gambar 3.3 Diagram Jenjang Proses 2 Sistem Simpanan

Sistem Simpanan

P2

Bayar SW Masuk Anggota Kembali P2.1

Proses ambil

SW P2.2

Ambil SW akhir tahun

P2.2.2 Ambil SW

keluar anggota

Gambar 3.5 Diagram Jenjang Proses 5 Merekap Kas Tabelaris

Gambar 3.6 Diagram Jenjang Proses 7 Pembuatan Laporan

Pembuatan Laporan

P7

Rekap Lap. Data Anggota

P7.1

Rekap Lap. Pembagian SW Anggota

P7.2

Rekap Lap. Data Pinjaman

P7.3

Rekap Lap. Pembagian Kas BP

P7.4

Rekap Lap. Kas Tabelaris

P7.5

Pemb. Lap. Rekapitulasi Kas Bulanan

P7.6 Merekap Kas

Tabelaris P5

Rekap kas mingguan

P5.2 Merekam

pengeluaran kelompok

Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Simpan Pinjam UPPKS a Anggota b Ketua Pengurus P1 Pengolahan data masuk anggota P2 Sistem Sim panan P3 Sistem Pinjaman P4 Menghitung kas BP akhir tahun P5 Merekap kas tabelaris P6 Meramalkan alokasi dana pinjaman b Ketua Pengurus a Anggota D1 ANGGOTA D7 RIWAYAT b Ketua Pengurus D1 ANGGOTA D11 REKAS D8 UPPKS D3 PINJAM D10 RESALDO D5 KASANGSUR D6 KASSW

D14 BUKUANGGOTA a

Anggota b Ketua Pengurus D4 KASPINJAM D14 BUKUANGGOTA D5 KASANGSUR D2 KODEKAS D12 REBP D13 REBAGIBP D3 PINJAM D10 RESALDO D9 KASUPPKS D2 KODEKAS D1 ANGGOTA D7 RIWAYAT D11 REKAS D3 PINJAM D4 KASPINJAM D5 KASANGSUR D6 KASSW Data anggota Pembayaran SW m asuk anggota

Data SW Pengam bilan SW keluar anggota Data riwayat s tatus Data riwayat s tatus Data anggota Persetujuan

m asuk anggota

Data anggota

Realisas i am bil SW keluar angg. Realisas i ambil SW tahunan Pengam bilan SW tahunan Persetujuan m asuk anggota

Data trans aks i SW

Persetujuan SW & keluar angg. Data anggota Tanda tangan kontrak Data rekap total per kodekas Data pinjaman Data riwayat s tatus Data trans aks i angsuran pinjam

Data kode kas Data nom or transaksi UPPKS

Data trans aks i SW Data riwayat s tatus Data anggota

Data pem injam Realisas i pinjaman Pembayaran angsuran Data angsuran pinjam

Data nom or transaksi UPPKS Data pinjaman lunas Persetujuan hutang Acc pembayaran angsuran Data anggota

Data alokas i dana mingguan Data rekap modal/s aldo kas Data pinjaman Data pinjaman Data trans aks i angsuran pinjam

Data trans aks i angsuran pinjam

Data trans . kas keperluan pinjam

Data ramalan dana pinjam

Data trans aks i kas kelompok

Data sim panan

Data pinjaman Data pinjaman

Data kas tabelaris mingguan

Data sis a modal

Data hasil pembagian BP Data kode kas

Data total kas BP Data angsuran

pinjam belum lunas

Data rekap kas BP

Data rekap kas BP Data rekap

bagi kas BP

Tot.angs.s eluruh angg.blm lunas Data sis a

m odal s/d m inggu ini Data jumlah ramalan dana pinjam Data anggota Data rekap modal/s aldo kas Data anggota baru

Data nom or transaksi pinjam Data trans . kas keperluan pinjam Data trans aks i angsuran pinjam Data trans aks i SW

Gambar 3.8 DFD Proses Pembuatan Laporan P7 Pembuatan Laporan D1 ANGGOTA D7 RIWAYAT D6 KASSW D3 PINJAM D12 REBP D13 REBAGIBP D10 RESALDO D11 REKAS D2 KODEKAS b Ketua Pengurus c BKKBN D4 KASPINJAM D5 KASANGSUR D8 UPPKS D9 KASUPPKS Data anggota

Data trans aks i kas kelompok Data trans aks i SW

Data nom or transaksi pinjam Data trans . kas keperluan pinjam

Data nom or transaksi UPPKS Data rekap modal/s aldo kas Data rekap total per kodekas Data kas modal awal Lap. Data Anggota Lap. Data Pinjaman Lap. Kas Tabelaris Lap. Pembagian Kas BP

Lap. Pembagian SW anggota

Lap. Rekapitulas i Kas bulanan Data trans aks i

angsuran pinjam

Data riwayat s tatus

Data rekap kas BP

Data rekap bagi kas BP

Gambar 3.9 DFD Level 1 - Proses 2 Sistem Simpanan a Anggota b Ketua Pengurus P2.1 Bayar SW masuk anggota kembali P2.2 Proses ambil SW a Anggota D1 ANGGOTA D3 PINJAM D6 KASSW D3 PINJAM D7 RIWAYAT D6 KASSW D14 BUKUANGGOTA D7 RIWAYAT D5 KASANGSUR D1 ANGGOTA Persetujuan

m asuk anggota

Data pinjaman & SW Persetujuan

SW & keluar angg.

Pembayaran SW m asuk anggota

Data SW

Pengam bilan SW keluar anggota

Realisas i am bil SW keluar angg. Pengam bilan SW tahunan Realisas i ambil SW tahunan Data anggota

Data trans aks i SW

Data trans aks i angsuran pinjam Data pinjaman Data riwayat s tatus Data riwayat s tatus

Data trans aks i SW

Data trans aks i SW

Data sim panan

Data sim panan Data riwayat s tatus

Data trans aks i SW

Data pinjaman Data anggota

Data riwayat s tatus

Gambar 3.10 DFD Level 1 - Proses 3 Sistem Pinjaman

a An ggota

b Ketu a Pe nguru s

P3.1 Trans aks i & cek status p inja m

P3.2 Persetujua n h utan g

P3.3 Ko ntrak Pinja m

P3.4 Mem prose s reali sasi p inja m

P3.5 Mem prose s pem bayaran an gsura n

D1 ANGGOTA D1 4 BUKUANGGOTA

a An ggota

b Ketu a Pe nguru s

D4 KASPINJAM

D5 KASANGSUR D3 PINJAM D3 PINJAM

D5 KASANGSUR

D1 0 RESALDO

D5 KASANGSUR

D1 4 BUKUANGGOTA D1 ANGGOTA

D1 ANGGOTA Data pem inja m

Data pin jama n luna s

Persetujua n h utan g

Real isas i pin jama n

Pe mbayara n an gsura n Data an gsura n p inja m

Acc pe mbayara n an gsura n

Data pin jama n Data an ggota

Data trans aks i a ngsu ran p inja m

Da ta ra mala n da na p inja m

Data pin jama n Data pin jama n

Data trans aks i a ngsu ran p inja m

Data pin jama n

Tan da tanga n ko ntrak Data trans aks i a ngsu ran p inja m

Data trans . kas kepe rluan p inja m

Data pin jama n

Data pin jama n Data pin jama n

Data an ggota Real isas i

Data trans . kas kepe rluan p inja m

Data pin jama n

Data trans aks i a ngsu ran p inja m

Data trans aks i a ngsu ran p inja m Kontra k p inja m

Data an ggota

Data pin jama n Data trans aks i

a ngsu ran p inja m

Data an ggota

Data an ggota Data an ggota

ba ru P1

Gambar 3.11 DFD Level 1 - Proses 5 Merekap Kas Tabelaris P5.1 Merekam pengeluaran kelompok P5.2 Rekap kas mingguan D2 KODEKAS D1 ANGGOTA D8 UPPKS D9 KASUPPKS D10 RESALDO D11 REKAS b Ketua Pengurus D1 ANGGOTA D4 KASPINJAM

D6 KASSW D5 KASANGSUR

D3 PINJAM Data UPPKS

Data trans aks i kas kelompok

Data kode kas

Data nom or transaksi UPPKS

Data nom or transaksi UPPKS

Data trans aks i kas kelompok Data rekap modal/s aldo kas Data rekap modal/s aldo kas Data rekap total per kodekas Data sis a modal

Data kas tabelaris mingguan

Data anggota Data nom or

transaksi pinjam

Data trans . kas keperluan pinjam Data trans aks i

angsuran pinjam Data trans aks i

SW P6

Gambar 3.12 DFD Level 1 - Proses 7 Membuat Laporan Rekapitulasi Kas P7.1

Reka p Lap . Data An ggota

P7.2 Re kap Lap . Pemba gian SW An ggota

P7.3 Re kap Lap . Data Pin jama n

P7.4 Re kap Lap . Pemba gian Kas BP

P7.5 Re kap Lap . Kas Tab elari s

P7.6 Lap . Reka pitu lasi Kas Bu lana n D1 ANGGOTA

D7 RIWAYAT

D6 KASSW

D3 PINJAM

D1 2 REBP

D1 3 REBAGIBP

D1 0 RESALDO

D1 1 REKAS

D2 KODEKAS

b Ketu a Pe nguru s

c BKKBN D3 PINJAM D4 KASPINJAM D5 KASANGSUR D6 KASSW

D1 ANGGOTA D2 KODEKAS

D8 UPPKS D9 KASUPPKS Data an ggota

Da ta ri wa ya t s tatu s

Data trans aks i SW

Data an ggota

Data pin jama n

Data reka p kas BP Data reka p b agi kas BP

Data reka p mod al/s aldo ka s

Data reka p tota l pe r kod eka s

Data reka p tota l pe r kod eka s Data reka p

mod al/s aldo ka s

Da ta kas moda l a wa l

Lap . Rekapitulas i Ka s bu lana n

La p. Data Pin jama n

Lap. Pemb agia n SW an ggota

La p. Data An ggota

Lap. Pemb agia n Kas BP

La p. Ka s Tab elari s Data trans aks i

SW Data an gsura n p inja m

Data trans . kas kepe rluan p inja m Data nom or

transa ksi p inja m

Data an ggota

Da ta kode ka s

Data nom or transa ksi UPPKS Data trans aks i kas kelo mpok

3.4.2 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu diagram yang ditujukan untuk menganalisa dan mengidentifikasi semua data, properti data, dan hubungan antar data dari suatu sistem. ERD dibedakan menjadi dua jenis yaitu ERD Konseptual yang menggambarkan hubungan antar data secara konsep dan ERD Physical yang menggambarkan hubungan antar data secara fisik. ERD Konseptual dan ERD Physical Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS dapat dilihat pada gambar 3.14 dan 3.15 berikut.

Gambar 3.13 DFD Level 2 - Proses 2.2 Proses Ambil SW a

An ggota b

Ketu a Pe nguru s

P2.2.1 Ambi l SW kelua r an ggota P2.2.2 Ambi l SW a khi r tahu n

D1 ANGGOTA

D1 ANGGOTA D3 PINJAM

D5 KASANGSUR

D1 4 BUKUANGGOTA D6 KASSW

D7 RIWAYAT Pe ngam bila n

SW kelua r an ggota

Real isas i am bil SW kelua r angg .

Data an ggota Persetujua n

SW & kelua r angg .

Pe ngam bila n SW ta huna n Real isas i amb il SW ta huna n

Data an ggota

Data trans aks i SW

Data pin jama n Data trans aks i a ngsu ran p inja m

Data trans aks i SW

Data trans aks i SW

Data trans aks i SW

Data sim pana n

Data sim pana n

Da ta ri wa ya t s tatu s

Da ta ri wa ya t s tatu s

Gambar 3.14 ERD Konseptual Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS

ANGGOTA PINJAM

KASSW

REBP KASPINJAM KASANGSUR RIWAYAT

UPPKS

KASUPPKS

KODEKAS

REKAS REBAGIBP

RESALDO

mempunyai

melakukan

digunakan untuk

melakukan

melakukan

digunakan untuk

digunakan untuk

dipakai untuk

dipakai untuk

dipakai untuk

terdiri dari dipakai untuk dipakai untuk

dipakai untuk

3.4.3 Struktur Database

Database yang penulis gunakan untuk membangun Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS adalah Microsoft Access 97. Rancangan database Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut :

a. Nama Database : SP

Nama Tabel : ANGGOTA

Fungsi : Menyimpan data anggota UPPKS

Gambar 3.15 ERD Physical Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS

ANGGOTA NOANG NAMA TGL LAHIR ALAMAT USAHA KONTRASEPSI PINJAM NOTRAN NOANG <FK> TGL JPINJAM TGLAWAL TGLAKHIR KASSW NOTRAN NOANG <FK> KODEKAS <FK> TGL JUMLAH REBP TAHUN TGL TOTBP KASPINJAM

NOTRAN <FK> KODEKAS <FK> JUMLAH

KASANGSUR NOTRAN <FK> KODEKAS <FK> TGL

JUMLAH SISAPINJAM RIWAYAT

NOANG <FK> TGL

STATUS

UPPKS NOTRAN NOANG <FK> TGL

KASUPPKS NOTRAN <FK> KODEKAS <FK> JUMLAH

KODEKAS KODEKAS NAMAKAS

REKAS TGL <FK> KODEKAS <FK> JTOTAL

REBAGIBP TAHUN <FK> KODEKAS <FK> JUMLAH RESALDO TGL SALDOKAS SISAMODAL JAL OKASI

Tabel 3.1 Struktur Tabel ANGGOTA

Nama Field Tipe

Key

Tabel FK

Tipe Data Lebar Keterangan

NOANG NAMA TGLLAHIR ALAMAT USAHA KONTRASEPSI

PK Text

Text Date/Time Text Text Text 5 20 - 30 30 8 Nomor anggota Nama anggota

Tanggal lahir (dd/mm/yyyy) Alamat rumah tanpa kota Jenis usaha produktif

‘Susuk’, ’Suntik’, ’Pil’, ’Kondom’, ‘IUD’, ‘MOW’, ‘MOP’ atau ‘Kalender’

b. Nama Database : SP

Nama Tabel : KODEKAS

Fungsi : Menyimpan data uraian/ macam transaksi kas

Tabel 3.2 Struktur Tabel KODEKAS

Nama Field Tipe Key Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

KODEKAS NAMAKAS

PK Text

Text

3 30

Kode transaksi kas Nama transaksi kas

c. Nama Database : SP Nama Tabel : PINJAM

Fungsi : Menyimpan data transaksi pinjam

Tabel 3.3 Struktur Tabel PINJAM Nama Field Tipe

Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN NOANG

PK

FK ANGGOTA

Text Text

12 5

Nomor transaksi pinjam Nomor anggota

TGL JPINJAM TGLAWAL TGLAKHIR Date/Time Number Date//Time Date/Time - Long - - Tanggal pinjam

Jumlah pinjaman pokok Tanggal awal angsuran Tanggal akhir angsuran

d. Nama Database : SP

Nama Tabel : KASPINJAM

Fungsi : Menyimpan data transaksi kas untuk keperluan pinjam

Tabel 3.4 Struktur Tabel KASPINJAM Nama

Field

Tipe Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN KODEKAS JUMLAH FK FK PINJAM KODEKAS Text Text Number 12 3 Long

Nomor transaksi pinjam Kode transaksi kas Jumlah kas

e. Nama Database : SP

Nama Tabel : KASANGSUR

Fungsi : Menyimpan data pembayaran angsuran pinjam anggota

Tabel 3.5 Struktur Tabel KASANGSUR Nama Field Tipe

Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN KODEKAS TGL JUMLAH SISAPINJAM FK FK PINJAM KODEKAS Text Text Date/Time Number Number 12 3 - Long Long

Nomor transaksi pinjam Kode transaksi kas Tanggal kas

Jumlah bayar angsuran Jumlah sisa pinjaman

f. Nama Database : SP Nama Tabel : KASSW

Fungsi : Menyimpan data transaksi kas SW anggota

Tabel 3.6 Struktur Tabel KASSW Nama

Field

Tipe Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN NOANG KODEKAS TGL JUMLAH PK FK FK ANGGOTA KODEKAS Text Text Text Date/Time Number 12 5 3 - Long

Nomor transaksi SW Nomor anggota Kode transaksi kas Tanggal kas

Jumlah SW yg diberikan

g. Nama Database : SP

Nama Tabel : RIWAYAT

Fungsi : Menyimpan data riwayat status anggota

Tabel 3.7 Struktur Tabel RIWAYAT Nama Field Tipe

Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOANG TGL STATUS

FK ANGGOTA Text

Date/Time Text 5 - 6 Nomor anggota Tanggal status Status anggota

h. Nama Database : SP Nama Tabel : UPPKS

Fungsi : Menyimpan data nomor transaksi kas yang dilakukan UPPKS

Tabel 3.8 Struktur Tabel UPPKS Nama Field Tipe

Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN NOANG TGL

PK

FK ANGGOTA

Text Text Date/Time 12 5 -

Nomor transaksi kas Nomor anggota Tanggal kas

i. Nama Database : SP

Nama Tabel : KASUPPKS

Fungsi : Menyimpan data transaksi kas yang dilakukan UPPKS

Tabel 3.9 Struktur Tabel KASUPPKS Nama Field Tipe

Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

NOTRAN KODEKAS JUMLAH FK FK UPPKS KODEKAS Text Text Number 12 3 Long

Nomor transaksi kas Kode transaksi kas Jumlah kas

j. Nama Database : SP

Nama Tabel : RESALDO

Fungsi : Menyimpan data saldo kas dan sisa modal per tanggal kegiatan serta alokasi dana untuk keperluan pinjam minggu depan.

Tabel 3.10 Struktur Tabel RESALDO Nama Field Tipe

Key

Tabel FK

Tipe Lebar Keterangan

TGL

SALDOKAS

PK Date/Time

Number

- Long

Tanggal rekap Saldo kas minggu ini

SISAMODAL JALOKASI Number Number Long Long

Sisa modal s/d minggu ini Jumlah alokasi dana pinjam

k. Nama Database : SP Nama Tabel : REKAS

Fungsi : Menyimpan data rekap jumlah total per kode kas tiap minggu

Tabel 3.11 Struktur Tabel REKAS Nama

Field

Tipe Key

Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

TGL KODEKAS JTOTAL FK FK RESALDO KODEKAS Date/Time Text Number - 3 Long Tanggal rekap Kode transaksi kas Jumlah total per kode kas

l. Nama Database : SP Nama Tabel : REBP

Fungsi : Menyimpan data rekap jumlah total BP per tahun

Tabel 3.12 Struktur Tabel REBP

Nama Field Tipe Key Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

TAHUN TGL TOTBP

PK Text

Date/Time Number 4 - Long Tahun rekap Tanggal rekap Jumlah total BP

m. Nama Database : SP

Fungsi : Menyimpan data rekap jumlah alokasi dana untuk keperluan ongkos insentif, gizi/KB/kesehatan dan administrasi dari total BP per tahun

Tabel 3.13 Struktur Tabel REBAGIBP

Nama Field Tipe Key Tabel FK Tipe Lebar Keterangan

TAHUN KODEKAS JUMLAH

FK FK

REBP KODEKAS

Text Text Number

4 3 Long

Tahun rekap Kode kas

Jumlah alokasi dana

3.4.4 Rancangan Dokumen Dasar

Rancangan dokumen dasar merupakan rancangan inputan yang berdasar pada dokumen-dokumen yang ada di Simpan Pinjam UPPKS yang nantinya digunakan untuk pengolahan data dan di antaranya adalah :

A Rancangan formulir pendaftaran anggota UPPKS baru

Formulir tersebut diisi oleh peminjam pada saat mendaftarkan diri menjadi anggota UPPKS dan sekaligus melakukan transaksi pinjam, seperti ditunjukkan pada gambar 3.16. Data tersebut akan disimpan sebagai data anggota dan data pinjaman pada proses komputerisasi.

B Rancangan formulir transaksi pinjam (anggota UPPKS)

Formulir tersebut diisi oleh anggota yang telah mempunyai nomor anggota untuk melakukan transaksi pinjam, seperti ditunjukkan pada gambar 3.17. Data tersebut akan disimpan sebagai data pinjaman pada proses komputerisasi.

C Rancangan input pinjaman + angsuran pada buku milik anggota

Rancangan ini digunakan untuk mencatat data setiap transaksi pinjam dan pembayaran angsurannya pada buku milik anggota yang diisi oleh pengurus UPPKS, seperti ditunjukkan pada gambar 3.18.

Gambar 3.16 Rancangan Input Formulir Transaksi + Pendaftaran anggota baru Formulir Pendaftaran Anggota Baru & Transaksi Pinjam

Kelompok Makmur UPPKS Kelurahan Tlogopojok - Gresik

Tanggal : ………

No. Anggota : ……….….(diisi oleh pengurus)

Nama : ………

Tanggal Lahir : ………

Alamat : ………

Jenis Usaha : ……… Alat Kontrasepsi : ( susuk/ suntik/ pil/ kondom/ IUD/ MOW/ MOP/

kalender *)

Jumlah Pinjam (Rp. 100.000,00 – Rp. 1.000.000,00) sesuai kemampuan : Rp.

Jumlah pinjam yang disetujui Ketua Pengurus : Rp. ………(diisi oleh pengurus) *) coret yang tidak perlu

Formulir Transaksi Pinjam (anggota UPPKS)

Kelompok Makmur UPPKS Kelurahan Tlogopojok - Gresik

Tanggal pinjam : ………..

No. Anggota : ……….……….

Nama : ………..

Jumlah Pinjam (Rp. 100.000,00 – Rp. 1.000.000,00) sesuai kemampuan :

Rp.

Jumlah pinjam yang disetujui Ketua Pengurus :

Rp. ………(diisi oleh pengurus)

Ketua Pengurus Anggota

Gambar 3.17 Rancangan Input Formulir Transaksi Pinjam Anggota

No. Trans.

Tgl. Trans.

S/d angsuran ke-

Besar pinjaman Angsuran _Sisa

pinjaman Denda

Tanda UPPKS Pokok BP SW BP SW Pokok

PINJAMAN + ANGSURAN

D Rancangan input simpanan wajib pada buku milik anggota

Rancangan ini digunakan untuk mencatat data setiap transaksi simpanan wajib pada buku milik anggota yang diisi oleh pengurus UPPKS, seperti yang ditunjukkan pada gambar 3.19.

3.4.5 Rancangan Output

Rancangan output merupakan rancangan hasil yang bisa berupa print out atau layar yang merupakan hasil dari inputan data atau dokumen yang telah diolah dan di antaranya adalah :

A Rancangan output keanggotaan pada buku milik anggota

Rancangan output keanggotaan pada buku milik anggota dapat dilihat pada gambar 3.20. Rancangan ini merupakan hasil dari inputan data anggota yang dijelaskan pada gambar 3.16.

No. Trans. Tgl. Trans. Simpanan Wajib Tanda UPPKS Masuk Keluar Saldo

SIMPANAN WAJIB

B Rancangan output bukti transaksi kas masuk/keluar

Rancangan ini berupa print out sebagai bukti transaksi kas yang dilakukan anggota seperti pada waktu merealisasikan pinjaman atau pengambilan SW anggota, seperti ditunjukkan pada gambar 3.21.

C Rancangan output rekap laporan data anggota

Rancangan output ini berisi daftar data anggota beserta status keanggotaan anggota tersebut pada saat itu, seperti ditunjukkan pada gambar 3.22.

DATA ANGGOTA

No. Anggota : ……….……….

Nama : ………..

Tanggal Lahir : ……….. Alamat : ……….. Jenis Usaha : ……….. Alat Kontrasepsi : ……….. Tanggal masuk : ……….. Tanggal keluar : ………..

Ketua Pengurus Anggota

D Rancangan output rekap laporan pembagian SW anggota

Rancangan ini berupa print out hasil pengolahan data simpanan wajib anggota dimana berisi daftar anggota yang akan menerima pembagian SW

BUKTI KAS KELOMPOK/UNIT P2KS

Kelompok Makmur UPPKS Kelurahan Tlogopojok - Gresik

Masuk Keterangan Keluar

Jumlah

Tanggal No. Anggota No. Transaksi

Ketua Pengurus Bendahara Penerima

Gambar 3.21 Rancangan Output Bukti transaksi kas (realisasi pinjam/ambil SW)

No.

Anggota Nama

Tgl.

Lahir Alamat Usaha Kontrasepsi

Tgl.

Status Status

Rekap Data Anggota

Kelompok Makmur UPPKS

Kelurahan Tlogopojok - Gresik Tanggal

masing-masing tiap tutup tahun beserta jumlah SW yang akan diberikan, seperti ditunjukkan pada gambar 3.23.

E Rancangan output rekap laporan data pinjaman

Rancangan ini merupakan hasil dari inputan data transaksi pinjam anggota yang dijelaskan pada gambar 3.16. dan 3.17. Rancangan ini berisi daftar anggota yang melakukan kontrak pinjam per tanggal (per kegiatan simpan pinjam) yang akan ditandatangani peminjam pada saat pengambilan uang pinjaman, seperti ditunjukkan pada gambar 3.24.

No. Anggota No. Transaksi Jumlah Pinjam Tanda tangan Anggota

Daftar Kontrak Pinjam Anggota

Kelompok Makmur UPPKS

Kelurahan Tlogopojok - Gresik Tanggal

Gambar 3.24 Rancangan Output Rekap Laporan Data Pinjaman

No. Anggota No. Transaksi Jumlah Bagi SW Tanda tangan Anggota

Daftar Pembagian/Pengambilan SW Anggota

Kelompok Makmur UPPKS

Kelurahan Tlogopojok - Gresik Tanggal

F Rancangan output rekap laporan pembagian kas Biaya Pengelolaan Rancangan ini berupa print out rekap data pengalokasian dana kas BP tiap tahun untuk keperluan ongkos insentif, gizi/KB/kesehatan dan administrasi, seperti ditunjukkan pada gambar 3.25.

G Rancangan output Rekap Kas Tabelaris

Rancangan ini berisi rekap data transaksi kas yang dilakukan masing-masing anggota tiap tanggal kegiatan simpan pinjam. Data tersebut berupa tabel yang dikelompokkan menjadi penerimaan kas (gambar 3.26) dan pengeluaran kas (gambar 3.27).

Kode Kas Prosentase Jumlah

TOTAL

Rekapan Data Alokasi Dana Kas BP

Kelompok Makmur UPPKS

Kelurahan Tlogopojok - Gresik Tanggal

Bulan ………( PB / V / P2K / 84 )

No-mor Urut

Nomor

Bukti NAMA / URAIAN

P E N E R I M A A N A N G S U R A N

Denda Iuran Lain-lain Jumlah

BP SW Pokok

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Total Total dlm bulan ini

Minggu ke- :

60

Bulan ………( PB / V / P2K / 84 )

No-mor Urut

Nomor

Bukti NAMA / URAIAN

P E N G E L U A R A N

Sisa kas Pinjaman

Pokok

Simpanan Wajib

Iuran

Kelompok Insentif

Gizi KB Kesehatan

Dana yang

dipindah-kan

Adminis-trasi & lain-lain

Jumlah

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Total Total dlm bulan ini

Minggu ke- :

61

H Rancangan output Laporan Rekapitulasi Kas Bulanan

Rancangan ini berupa print out sebagai laporan rekapitulasi jumlah masuk/keluar kas berdasarkan uraian data kas tiap bulan. Jumlah kas yang akan dilaporkan berdasarkan jumlah kas s/d bulan lalu, bulan ini saja dan s/d bulan ini. Laporan rekapitulasi kas tersebut akan dicetak tiap akhir bulan untuk diberikan kepada BKKBN dan dapat dilihat pada gambar 3.28.

3.4.6 Dialog Layar

Dialog layar merupakan rancangan form dalam komputer yang akan digunakan untuk menginputkan dokumen yang telah tersedia untuk nantinya disimpan dalam suatu database, di antaranya adalah :

A Rancangan dialog layar Masuk Anggota Baru

Rancangan ini berisi data anggota yang akan diinputkan oleh pengurus UPPKS yang dapat dilihat pada gambar 3.29, sesuai dengan dokumen formulir transaksi/pendaftaran anggota baru (gambar 3.16) yang kemudian akan disimpan dalam database sebagai data anggota dan data riwayat status keanggotaan.

B Rancangan dialog layar Transaksi SW Keluar/Masuk Keanggotaan Kembali

Rancangan ini digunakan untuk menginputkan data transaksi simpanan wajib (SW) berdasar perubahan status keanggotaan yang dilakukan anggota sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan, yaitu pada waktu keluar dari keanggotaan atau ingin masuk keanggotaan UPPKS kembali dan dapat dilihat pada gambar 3.30.

Kecamatan : Gresik Kabupaten : Gresik

No. Uraian Jumlah s/d bulan lalu Jumlah bulan ini Jumlah s/d bulan ini

Masuk Keluar Masuk Keluar Masuk Keluar

a b c d e f g h

1. Modal Kerja 2. Pemberian Pinjaman 3. Angsuran Pokok 4. Beaya Pengelolaan 5. Simpanan Wajib 6. Iuran Kelompok 7. Denda dan Nasabah 8. Ongkos Insentif

9. Ongkos Gizi/KB/Kesehatan 10. Ongkos Administrasi

11. Setoran dana yang dipindahkan 12. Pemasukan lain-lain

13. Jumlah

14. Sisa Kas / Bank 15. Kontrol Jumlah

16. Tabanas a/n Kepala BKKBN Tk. II

Keterangan : 1. Sisa Kas/Bank : - Tunai Rp. ………... (s/d bulan ini) - Tabanas Rp. ………. 2. Tunggakan merah : - Rp. ……… (s/d bulan ini) - ………..orang 3. Awal Kegiatan : Bulan ………...

Gresik, ……… PLKB, Kepala Desa, Ketua Kelompok UPPKS,

63

Gambar 3.29 Dialog layar input Masuk Anggota Baru

Gambar 3.30 Dialog layar input Transaksi SW Keluar/Masuk Keanggotaan Kembali

2. Sub-sub menu Kas Tabelaris

Untuk proses pelaporan data kas Tabelaris pada hari itu. Contoh output bisa dilihat pada Lampiran 2 dan 3.

B Sub menu Bulanan

Pada sub menu bulanan, proses pelaporan harus dilakukan tiap akhir bulan pada akhir jam kerja setelah proses merekap data, di dalamnya hanya terdapat satu sub-sub menu Rekapitulasi Kas Bulanan. Contoh output bisa dilihat pada Lampiran 4.

C Sub menu Tahunan

Pada sub menu tahunan, proses pelaporan harus dilakukan setiap 1 tahun sekali pada akhir jam kerja setelah proses merekap data, di dalamnya terdapat dua sub-sub menu, yaitu :

1. Sub-sub menu Pengalokasian Kas BP

Untuk proses pelaporan data pengalokasian pembagian kas BP selama 1 tahun tersebut untuk periode tahun berikutnya. Contoh output bisa dilihat pada Lampiran 5.

2. Sub-sub menu Pembagian SW Anggota

Untuk proses pelaporan data anggota yang melakukan transaksi kas ambil SW tahunan pada waktu yang ditentukan. Contoh output bisa dilihat pada Lampiran 6.

D Sub menu Rekap Data Anggota

Pada sub menu rekap data anggota, proses pelaporan dilakukan hanya bila rekap data tersebut diperlukan. Contoh output bisa dilihat pada Lampiran 7.

4.2.5 Menu Window

Untuk pengaturan tampilan apabila terjadi dua form atau lebih yang aktif.

4.2.6 Menu Keluar

Klik sub menu Keluar Aplikasi untuk keluar aplikasi sistem.

4.3 Evaluasi

Dalam evaluasi terdapat hal-hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan program yang ada pada tiap form atau dalam pengisian data pada tiap form, yaitu :

a. Untuk pengolahan data masuk anggota baru, setelah menginputkan dan menyimpan data anggota baru, harus dilanjutkan dengan menginputkan data persetujuan hutang. Jadi jangan melalui menu transaksi pinjaman (persetujuan hutang), karena telah diformat hanya untuk nomor anggota yang pinjamannya telah lunas.

b. Untuk menghapus data anggota hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar harus dihapus. Karena data anggota yang berstatus anggota keluar secara otomatis akan terhapus setelah tiga bulan kemudian terhitung sejak melakukan transaksi keluar anggota.

c. Untuk proses persetujuan hutang, nomor anggota yang boleh diinputkan hanya yang tidak mempunyai beban pinjaman (angsuran pinjaman telah lunas). d. Untuk proses kontrak pinjam, nomor anggota yang tersedia adalah nomor

anggota yang melakukan transaksi persetujuan hutang pada saat itu. Jadi setelah transaksi persetujuan hutang ditutup, kemudian dilanjutkan dengan proses kontrak pinjam dan cetak realisasi pinjam.

e. Untuk melakukan transaksi angsuran pinjam, setelah nomor anggota dimasukkan, data yang tampil adalah data angsuran yang lalu. Kemudian jika akan mengangsur, jumlah angsur yang tampil merupakan usulan yang harus dilakukan, namun dapat diedit bila akan mengangsur lebih dari jumlah yang diusulkan.

f. Untuk transaksi SW tahunan, jumlah yang diusulkan dapat diedit dengan tujuan untuk mempermudah realisasinya.

g. Untuk transaksi/proses pada menu UPPKS, harus dilakukan pada akhir jam kerja setelah transaksi-transaksi kas anggota selesai/ditutup. Dengan urutan kerja yang pertama transaksi UPPKS, kedua rekap kas Tabelaris, ketiga meramalkan alokasi dana pinjam, dan keempat pengalokasian kas BP tahunan (hanya dilakukan pada akhir tahun/waktu yang ditentukan).

h. Selanjutnya melakukan proses pembuatan laporan sesuai jadwal yang ditentukan.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah melakukan analisis, merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi Simpan Pinjam UPPKS Kelurahan Tlogopojok Gresik, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Pengolahan data anggota, data transaksi pinjaman, data angsuran pinjaman, data SW angsuran, data transaksi SW akhir tahun, data transaksi SW keluar anggota, data transaksi SW masuk anggota kembali, data pengalokasin kas BP, data pengalokasian dana pinjaman dan data transaksi kas UPPKS yang lain dapat dilakukan dengan baik, efektif dan efisien.

b. Sistem mampu menghitung jumlah alokasi pinjaman untuk keperluan pinjam minggu mendatang.

c. Sistem dapat menghasilkan rekap/laporan data yang harus dilakukan dengan lebih cepat dan efisien sesuai dangan waktu yang ditentukan, seperti : Laporan Rekapitulasi kas bulanan, rekap kas Tabelaris, rekap data anggota, rekap data pinjaman tiap minggunya, rekap transaksi ambil SW tahunan dan rekap alokasi kas BP

d. Proses perhitungan dan pembagian SHU, yaitu pembagian SW anggota tiap akhir tahun dan ongkos insentif pengurus dengan mudah dan tepat.

e. Informasi data-data yang dibutuhkan lebih berkualitas dan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) yang lebih efektif

5.2 Saran

Tugas Akhir yang penulis kerjakan saat ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan melakukan pengembangan sistem, yaitu :

a. Dari sistem yang dikonsentrasikan pada stand-alone PC, menjadi program jaringan atau Client/Server.

b. Menggunakan hardware dan software dengan konfigurasi yang lebih baik akan mendukung kinerja aplikasi.

H., Jogiyanto, 1990, Analisis & disain sistem informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi, Yogyakarta.

Kristanto, Harianto, 1994, Konsep dan perancangan DATABASE, Andi, Yogyakarta.

Mongid, A., 1994, Strategi Pengembangan Kelompok UPPKS dalam Gerakan Pembangunan Keluarga Sejahtera Nasional, Deputi Bidang Keluarga Sejahtera, Jakarta.

Mongid, A., 1997, Petunjuk Penetapan Usaha Potensial Bagi Kelompok UPPKS, Deputi Bidang Keluarga Sejahtera, Jakarta.

Nelson, Ross, 1995, Menguasai Visual Basic for Windows, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Okianto, Dani, 1997, Panduan Belajar Microsoft Visual Basic 5.0, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Sjartuni, Ananta, 1996, Tuntunan Praktis Pemrograman Visual Basic 4.0 dan Akses Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta.

Yuswanto, 2001, Panduan Belajar Microsoft Visual Basic 5.0 Untuk Program Multi-User, Prestasi Pustaka, Jakarta.