Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU
– Mei 2013 ‐
1
PENGEMBANGAN REPOSITORI INSTITUSI PENGALAMAN PERPUSTAKAAN USU
Jonner Hasugian
Abstract
Development of the Institutional Repository IR in University of Sumatera Utara USU was initiated in 2001, with digitized of lecturer scientific papers and research reports which are still few
numbers, and then published on the Web began in February 2002. USU Repository use the simplified application program which utilized the existing module Download of the CMS
PostNuke. IR development is aimed : 1 to provide open access to the output of the institution to maximize its
used, 2 to create global visibility to the work of institution, 3 to collect content in a single location, and 4 to keep and maintain the digital assets of the institution, including the gray
literature or unpublished easily lost. Development of IR in digital form is also motivated by strong growth in the form of printed gray literature produced each year. This case given to the various
kinds of problems such as the need for larger storage space, maintenance and handling of more complex, and greater cost. Otherwise, an electronic publication with open access is considered
plagiarism and duplication which is reduced and impact of the improving the quality of academic work produced.
In 2007, the Library developed the software for handling Repository “DELI” named. In April 2010, Repository migration from DELI into DSpace. DSpace DuraSpace is based on open source
software that is developed through collaboration between the Massachusetts Institute of Technology MIT Libraries and Hewlett-Packard HP since 2002.
USU Repository is built with the principle of open content that can be used or accessed in an open and free, both abstracts and full articles abstracts and full texts the condition must be first member
in the USU web site Repository. USU Repository is ranked 51 Top Institutional Repository July 2011 and 17 ranking in Top
Institutional Repository April 2012 in Web of World Repositories ranking organized by the Webometrics.
1. Pendahuluan
Institutional Repository IR adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian.
Pada perguruan tinggi, IR mencakup antara lain bahan seperti artikel jurnallaporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi; dan asset digital lainnya yang dihasilkan dalam
kehidupan akademik seperti dokumen administratif, bahan perkuliahan atau objek pembelajaran.
Pengembangan IR bertujuan antara lain untuk: 1 menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya, 2 menciptakan visibility global
terhadap karya institusi, 3 mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan 4
Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU
– Mei 2013 ‐
2 menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak
diterbitkan yang mudah hilang. Pengembangan IR perguruan tinggi dalam bentuk digital juga didorong oleh tingginya
pertumbuhan literatur kelabu dalam bentuk tercetak yang dihasilkan setiap tahunnya. Hal ini menimbulkan berbagai masalah seperti kebutuhan terhadap ruang penyimpanan yang
lebih luas, pemeliharaan dan penanganannya yang lebih kompleks, dan biaya yang lebih besar. Selain itu, publikasi elektronik dengan akses terbuka dipandang dapat mengurangi
plagiarisme dan duplikasi yang berdampak pada peningkatan kualitas karya akademik yang dihasilkan.
USU Repository terdiri dari karya oleh danatau tentang Universitas dalam bentuk elektronik termasuk laporan penelitian, disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir, danatau kertas
karya mahasiswa, pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar, prosiding, buku panduan departemen, jurnal internal, dan lainnya. Koleksi ini sangat diperlukan karena
pengembangan penelitian biasanya dilakukan berdasarkan penelitian sebelumnya. Manajemen yang baik tentang koleksi ini memberi kontribusi penting bagi dunia penelitian
dan pembelajaran. Selain itu, USU Repository dimaksudkan untuk perluasan pemanfaatan dan kemudahan
akses. Pemanfaatan dan akses terhadap sumberdaya informasi elektronik jauh lebih luas jika dibandingkan dengan bahan tercetak. Sumberdaya informasi elektronik dapat
digunakan oleh banyak pengguna dalam waktu yang bersamaan dan dapat dimanfaatkan melalui akses jauh tanpa harus datang ke perpustakaan. Penggunaan sumberdaya ini tidak
hanya terbatas bagi kalangan internal, tetapi dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas secara glogal.
Perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, dalam hal ini telah memainkan peran penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan dengan mengembangkan koleksi digital.
Oleh karena itu, kuantitas sumberdaya informasi yang dimiliki harus selalu diperbaharui untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2.
Sejarah Ringkas USU Repository
Pengembangan USU Repository dimulai sejak tahun 2001, dengan mendigitalisasi karya ilmiah dosen berupa makalah dan laporan penelitian yang jumlahnya masih sedikit yaitu
298 judul, yang kemudian dipublikasikan pada Web mulai Februari 2002. Program aplikasi yang digunakan masih sederhana yaitu memanfaatkan modul Download yang ada pada
CMS PostNuke. Pada kurun waktu 2002-2006, proses digitalisasi dilanjutkan sehingga kotennya bertambah menjadi 1.981 judul. Kegiatan ini didorong dengan adanya program
TPSDP dimana salah satu indikator keberhasilannya adalah banyaknya karya yang dipublikasikan melalui Internet.
Pada tahun 2007 melalui Program Hibah Kompetisi INHERENT, Perpustakaan mengembangkan perangkat lunak untuk penanganan IR yang diberi nama DELI. Aplikasi
ini dibuat dan dikembangan dalam bentuk sebuah modul ekstensi yang diintegrasikan
Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU
– Mei 2013 ‐
3 pada CMS Joomla sebagai situs webnya. Melalui program ini konten USU IR bertambah
sebanyak 6.000 judul. Untuk mendukung peningkatan jumlah konten yang dapat diperoleh dalam bentuk file
elektronik, maka pada tahun yang sama diterbitkan Keputusan Rektor No. 1240H5SKPK2007 tentang Penyerahan Karya Akhir Mahasiswa kepada Perpustakaan
yang mewajibkan semua mahasiswa untuk menyerahkan karya tulis mereka dalam bentuk softcopy untuk dimuat dalam USU IR. Hal ini berdampak pada peningkatan jumlah karya
yang dimuat terutama yang berupa disertasi, tesis, skripsi, tugas akhir danatau kertas karya mahasiswa yang akan menyelesaikan masa studinya.
USU Repository yang dipublikasikan dan dapat diakses melalui internet dengan alamat library.usu.ac.id, dirasakan kian hari performa aplikasinya menurun. Hasil analisis
menunjukkan bahwa faktor penyebabnya adalah peningkatan jumlah akses dilihat dari statistik kunjungan, dan jumlah anggota terdaftar. Penurunan performa DELI juga
berdampak terhadap kinerja lain seperti entri data dan proses penelusuran menjadi terkendala karena prosesnya lambat dan kadang-kadang terjadi system error sehingga
secara otomatis menyebabkan situs web Perpustakaan tidak dapat diakses. Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan kemudahan akses diperlukan suatu program
aplikasi yang handal. Pilihan penggunaan suatu program aplikasi merupakan salah satu syarat penting agar penggunaan konten dapat meningkat sehingga dapat pula
meningkatkan kinerja institusi. 3.
Migrasi dari DELI ke DSpace
DSpace DuraSpace adalah paket perangkat lunak berbasis open source yang dikembangkan melalui kolaborasi antara Massachusetts Institute of Technology MIT
Libraries dan Hawlett-Packard HP sejak tahun 2002. DSpace dapat digunakan untuk pengelolaan konten digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks, dan
mendistribusikannya. DSpace dapat diperoleh secara gratis melalui dspace.org. Program ini mudah diinstal dan digunakan serta dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna.
DSpace memiliki banyak keunggulan dan fitur seperti: statistik, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting
yang dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis, selain itu pengguna DSpace juga tersebar hampir di seluruh dunia lihat wiki.dspace.org dengan komunitas
pengguna yang cukup besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi-pakai sharing informasi sesama komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan di atas, maka DSpace dipilih untuk digunakan sebagai digital repository software DRS dalam pengelolaan USU Repository
menggantikan DELI. Migrasi ke DSpace, juga diikuti dengan penamaan domain baru yang sebelumnya berada di bawah library.usu.ac.id, sekarang sudah memiliki URL sendiri dan
dapat diakses melalui alamat repository.usu.ac.id terhitung sejak 10 April 2010.
Jonner Hasugian, Pengembangan RepositorI Institusi: Pengalaman Perpustakaan USU
– Mei 2013 ‐
4
4. Penggunaan USU Repository