Panduan Penggunaan Insititutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Panduan Penggunaan

Institutional Repository

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

1

I. Tujuan

Instruksi ini sebagai acuan kegiatan perubahan (update) data dan upload file metadata pada aplikasi Institutional Repository (IR) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Diharapkan intruksi ini dapat memberikan pemahaman bagi user tentang tata cara perubahan

(update) data dan upload file metadata pada aplikasi Institutional Repository (IR) UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

II. Ruang Lingkup

2.1 Kegiatan ini meliputi perubahan (update) data dan upload file metadata pada aplikasi Institutional Repository (IR) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2.2 Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Pengolahan Data, Tim Upload Data, dan Tim Verifikasi Data pada aplikasi Institutional Repository (IR) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

III. Penanggung Jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja

3.1 Koordinator Tim Pengolahan Data 3.2 Koordinator Tim Upload Data 3.3 Koordinator Tim Verifikasi Data

IV. Tahapan dan Target

Berikut tahapan pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut:

4.1 Pastikan komputer telah terhubung dengan internet dan software seperti Adobe Reader, Microsoft Office, web browser (Mozilla Firefox, dll) telah ter-install di komputer.

4.2 Jalankan Aplikasi Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di http://repository.uinjkt.ac.id melalui webbrowser.

2 Gambar 1. Tampilan Halaman Home di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

4.3 Pada bagian Members, silahkan login dengan klik menu My Repository (authorized users), kemudian tampil halaman form login seperti pada Gambar 2. 4.4 Isilah alamat email (E-Mail Address) dan sandi (Password) yang Anda miliki, lalu

klik tombol Log In.

Gambar 2. Tampilan Form Login di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

4.5 Setelah berhasil login ke IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, klik menu Administer

untuk masuk ke halaman administrasi sistem.

4.6 Klik menu Items untuk memulai perubahan data & upload file untuk item metadata, kemudian akan tampil form pencarian item metadata yang akan dirubah.

3 Gambar 3. Tampilan Administrasi Sistem di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4.7 Isilah kode item metadata yang ingin dirubah pada isian Internal ID. Kode item

metadata dapat dilihat dari file data.file.repository.xls

Gambar 4. Tampilan Form Pencarian Item di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4.8 Jika item metadata telah dicari, maka akan muncul form edit item seperti pada

Gambar 5. Pada form ini, harap dicek semua atribut item metadata apakah informasi metadata sudah benar atau salah, jika salah mohon dirubah data atribut item tersebut, lalu klik tombol Update untuk menyimpan perubahan item metadata.

4 Gambar 5. Tampilan Form Edit Item Metadata di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

List Upload File

Atribut Item

Metadata

5 4.9 Untuk upload file metadata, pada bagian Bitstreams klik tombol Add Bitstream,

kemudian akan tampil form upload file seperti pada Gambar 6.

4.10 Klik tombol Choose File untuk memulai dan memilih file yang akan di-upload, lalu klik tombol Upload. Setelah berhasil di-upload, akan diarahkan kembali ke halaman form Edit Item sebelumnya, dan klik tombol Update untuk mengakhiri proses perubahan data.

Gambar 6. Tampilan Form Upload File di IR UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

4.11 Jika item yang ditemukan terdapat kesalahan koleksi item, pada form Edit Item klik tombol Move Item.

kemudian tampil form pemindahan koleksi item sebagai berikut:

I.

Tujuan

Instruksi ini sebagai acuan kegiatan a k t i v a s d o s e n u n t u k m e n g u p l o a d k a r y a i l m i a h p a d a I R UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Diharapkan intruksi ini dapat memberikan pemahaman bagi user tentang tata cara u p l o a d p a p a r p a d a r e p o s i t o r y UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

II.

Ruang Lingkup

2.1 Kegiatan ini meliputi a k t i v a s i u s e r d o s e n p a d a I n s t i t u t i o n a l R e p o s i t o r y U I N J a k a r t a .

III.

Penanggung Jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja

Institutional Repository UIN dapat diakses dengan menggunakan aplikasi Web Browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain pada alamat/URL: http://repository.uinjkt.ac.id. Berikut ini adalah tampilan dari Institutional Repository UIN.

I.

Menjadi Anggota (Members)

Institutional Repository UIN adalah sistem akses terbuka (open access), artinya siapa saja dan di mana saja dapat mengaksesnya, akan tetapi untuk dapat mengunduh (download) artikel tertentu dibutuhkan otorisasi dengan menggunakan user id dan password. Untuk mendapatkan otorisasi pengunjung harus menjadi members terlebih dahulu.

Untuk menjadi members caranya mudah, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Masuk ke alamat UIN Repository dengan URL:

http://repository.uinjkt.ac.id

2. Klik Pada bagian My Repository, kemudian akan tampil seperti berikut:

Jika telah memiliki account pada repository uin, maka masukan username dan password. Jika belum memiliki account bisa

3. Masukkan account email Anda yang valid pada bagian E-mail Address, kemudian klik tombol Register. Setelah beberapa saat email balasan dari Administrator Sistem akan dikirimkan ke email Anda, yang berisi informasi berupa link yang mengarahkan ke Website Repository UIN.

4. Selanjutnya pada bagian “Create Profile”, Anda diminta untuk melengkapi data-data yang diperlukan, seperti: First name, Last name, Contact Telephone, serta

Password, selanjutnya klik tombol

5. Selesai.

II.

Submitt materials / Upload Karya Ilmiah

(Submitting Materials)

Untuk dapat melakukan submitt materials / upload karya ilmiah (submitting materials) seorang user (members) harus memiliki hak (authorized) yang sudah ditentukan oleh Administrator Sistem. Sebelum melakukan submitt materials / upload karya ilmiah, user harus melakukan login terlebih dahulu.

a. Login

Login adalah proses otorisasi untuk masuk ke dalam sebuah sistem. Untuk melakukan login pada Repository UIN langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Masuk ke alamat Repository UIN pada URL: http://repository.uinjkt.ac.id dari aplikasi

Browser yang digunakan (Internet Explorer atau Mozilla Firefox).

2. Pada bagian My Repository klik Login (authorize users), kemudian akan terlihat seperti Gambar (Form Login).

3. Ketikkan email address dan password yang Anda miliki, kemudian klik Login.

Form Login pada Repository UIN

b. Submitt Materials

Pada UIN Repository dapat dilakukan dengan dua cara yang berbeda, pertama: yaitu pada saat berada pada halaman My Repository, dan kedua: memilih jenis koleksi (collections) yang sesuai dengan dokumen yang akan diupload pada bagian Communities & Collections yang tersedia.

Pada panduan ini hanya akan dibahas submitt materials / upload karya ilmiah dengan cara yang kedua, yaitu memilih jenis koleksi (collections) yang sesuai dengan dokumen yang akan dientri pada bagian Communities & Collections. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pada bagian Browse, Klik Communities & Collections, kemudian akan terlihat seperti Gambar di bawah ini.

2. Pilih jenis koleksi tertentu, k e m u d i a n Klik Submit to This Collection untuk memulai submitt materials / upload karya ilmiah, kemudian akan terlihat seperti gambar.

3. Beri tanda centang (Checklist) pada bagian The item consist of more than one file_, kemudian pilih Next >, kemudian akan terlihat seperti Gambar.

Selanjutnya mengisi informasi yang sesuai ke dalam kotak. Berikut ini adalah informasi yang harus diisikan:

a. Authors: Last name _{(Diisi dengan Nama Belakang penulis/pengarang, contoh:}

Hasibuan) c, dan First name _{(Diisi dengan Nama Depan, contoh: Dedy). Sehinggan} nanti akan ditampilkan menjadi: Hasibuan, Dedy. Jika pengarang lebih dari

satu, maka harus dimasukkan semuanya dengan mimilih tombol Add More.

Catatan: Jika nama pengarang hanya terdiri dari satu kata, contoh: B u d i , maka cukup di masukkan pada bagian Last name _saja.

b. Advisors: Diisi dengan nama seluruh dosen pembimbing yang

ada. Bagian Advisors ini hanya diisi untuk dokumen jenis Student Papers, Master Theses, dan PhD Dissertations), dan pengetikkan namanya dibalik. Contoh: Siregar, A. Ridwan. Selanjutnya klik tombol Next.

c. Title: Diisi dengan judul dokumen secara utuh (tidak boleh

dipotong). Penulisan judul menggunakan format Title Case (Huruf besar di awal kata), contoh: Mencari Keadilan: Pengalaman yang Tertindas.

d. Series/Report No.: Hanya diisi untuk jenis dokumen/koleksi Jurnal.

e. Identifiers: Other: Diisi dengan nama uploader. (contoh: Pangky), sedangkan jika

ISSN: Diisi dengan ISSN dari Jurnal tersebut.

f. Type: Diisi sesuai dengan jenis dokumen. (contoh: Master Theses untuk Tesis)

g. Language: Diisi sesuai dengan bahasa yang digunakan dalam dokumen tersebut,

kemudian klik tombol Next. Maka akan tampil gambar seperti berikut.

h. Subject Keywords: Diisi dengan keyword/kata kunci dari dokumen dimaksud.

Keywords bisa lebih dari satu, untuk menambahkan keywords pilih tombol Add More.

i. Abstract: Diisi dengan abstrak yang ada dalam dokumen. Jika

dengan menambahkan abstrak dengan pilihan tombol Add More.

j. Sponsors: Diisi dengan nama seluruh dosen pembimbing yang ada. Bagian

sponsors ini hanya diisi untuk dokumen jenis Student

Papers, Master Theses, dan PhD Dissertations), dan pengetikkan namanya dibalik. Contoh: Siregar, A. Ridwan. Selanjutnya klik tombol Next. Maka akan tampil gambar seperti berikut.

Gambar-11: Submit Item (Upload)

k. Document File: Bagian ini digunakan untuk meng-upload file-file yang merupakan

bagian dari metadata. Contoh nama file Cover.pdf.

l. File Description: Diisi dengan keterangan nama file dimaksud (lihat mekanisme

penamaan file pada proposal). Selanjutnya klik tombol Next. Jika proses upload sukses, maka akan tampil gambar seperti berikut.

m.Pilih Add Another File, apabila suatu metadata (rekord) memiliki lebih dari satu Document File. Misal: Cover.pdf, Abstract.pdf, Chapter I.pdf, dll. Jika dipilih Add

Another File, maka akan terlihat seperti Gambar di atas. Selanjutnya lakukan langkah

pada poin j dan k. Selanjutnya klik tombol Next. Maka akan tampil gambar seperti berikut. Pilih Next untuk melanjutkan.

m.Verify: Pada bagian Verify dapat digunakan untuk mengubah beberapa informasi yang dianggap perlu dengan mengklik tombol Correct one of these. Tahapan ini juga adalah tempat yang baik untuk memeriksa bahwa Anda tidak melakukan kesalahan dalam pengetikan. Bila Anda yakin tidak ingin mengadakan perubahan, klik NEXT untuk melanjutkan.

n. License: pada bagian ini menyajikan lisensi. Klik pada I Grant the License untuk

melanjutkan. Jika Anda memberikan lisensi, proses

submitt materials / upload karya ilmiah telah selesai. Seperti telihat pada Gambar.

Submit Item (License)

o. Jika Anda memberikan lisensi, proses submitt materials / upload karya ilmiah telah selesai.

c. Edit Data

Edit data pada UIN Repository dilakukan jika terdapat perubahan, baik metadata maupun

Bitstreams. Untuk dapat melakukan edit data dibutuhkan login terlebih dahulu. Adapun langkah-langkah edit data adalah sebagai berikut:

1. Pada Bagian my repository, klik tombol view accepted submission.

2. Setelah di klik akan tampil daftar submission yang telah di terima, Pilih pada record atau item yang akan diedit, kemudian klik Edit.

3. Lakukan perubahan atau perbaikan pada Lembar Kerja (Worksheet), jika selesai klik tombol

I.

Tujuan

Instruksi ini sebagai acuan kegiatan a k t i v i t a s a d m i n u n t u k v a l i d a s i p e n g g u n a y a n g m e n d a f t a r d a n p e n g g u n a y a n g p a d a I R UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Diharapkan intruksi ini dapat memberikan pemahaman bagi user

tentang tata cara v a l i d a s i p a d a r e p o s i t o r y UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

II.

Ruang Lingkup

2.1 _{Kegiatan ini meliputi a k t i v a s i a d m i n u n t u k v a l i d a s i p a d a}

I n s t i t u t i o n a l R e p o s i t o r y U I N J a k a r t a .

III.

Penanggung Jawab Pelaksanaan Instruksi Kerja

Institutional Repository UIN dapat diakses dengan menggunakan aplikasi Web Browser seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain pada alamat/URL: http://repository.uinjkt.ac.id. Berikut ini adalah tampilan dari Institutional Repository UIN.

a. Login

Login adalah proses otorisasi untuk masuk ke dalam sebuah sistem. Untuk melakukan login pada Repository UIN langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Masuk ke alamat Repository UIN pada URL: http://repository.uinjkt.ac.id dari aplikasi

Browser yang digunakan (Internet Explorer atau Mozilla Firefox).

2. Pada bagian My Repository klik Login (authorize users), kemudian akan terlihat seperti Gambar (Form Login).

3. Ketikkan email address dan password yang Anda miliki, kemudian klik Login.

b. Pengelompokan User

1. Setelah login, maka admin dapat memvalidasi user yang sudah mendaftar, untuk mengetahui user mana yang baru mendaftar. Dapat melihat di notifikasi email admin seperti gambar berikut:

2. Setelah mengetahui user yang baru mendaftar, maka lakukan pengelompokan user pada IR. Sebelum di

lakukan pengelompokan, pastikan sudah ada grup yang di buat. Untuk mengetahui grup apa saja yang di buat, dapat di akses dengan cara klik administer  group . Maka akan tampil seperti berikut:

3. Kemudian lakukan grouping pada user yang sudah mendaftar dengan cara mengklik edit pada grup yang telah di pilih, pada contoh ini user akan dimasukan ke dalam group PAI.

Pilih user yang akan dipilih, dengan mengklik tombol select e- people. Setelah dipilih maka akan tampil seperti berikut:

Maka setelah di pilih, akan tampil seperti berikut :

c. Validasi dokumen upload

1. Sebelum validasi dokumen yang telah di upload, admin harus login ke sistem untuk melakukan proses validasi. Setelah validasi, masuk ke menu my repository, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

Yang terdapat di dalam kotak merah adalah dokumen yang akan di validasi, untuk memvalidasi dokumen klik tombol take task pada data yang mau di validasi, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut :

2. Jika ingin memvalidasi klik accept this task, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

Klik tombol approve jika sudah mereview dokumen yang di upload. Setelah di klik tombol approve maka akan tampil seperti berikut :

3. Setelah mereview submission selesai, untuk memvalidasi dokumen supaya bisa di lihat oleh user yang lain maka harus melakukan proses check submission, untuk melakukan proses check submission, maka klik tombol my repository , setelah di klik maka akan tampil seperti berikut

Jika ingin memvalidasi klik accept this task, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

Klik tombol approve jika sudah mereview dokumen yang di upload. Setelah di klik tombol approve maka akan tampil seperti berikut :

5. Setelah check submission selesai, untuk memvalidasi dokumen supaya bisa di lihat oleh user yang lain maka harus melakukan proses Final Edit Of submission, untuk

melakukan proses check submission, maka klik tombol my repository , setelah di klik maka akan tampil seperti berikut

6. Jika ingin memvalidasi klik take task, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

berikut:

Untuk menambahkannya ke dalam archive, klik tombol commit to archive, setelah berhasil maka data yang di upload telah selesai di validasi, dan bisa dilihat oleh pengguna lain, untuk user yang melakukan upload akan ada notifikasi pada emailnya bahwa submissionnya telah di terima untuk di terbitkan. Untuk melihat apakah data sudah masuk klik issue date.

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 5 c. Validasi dokumen upload

1. Sebelum validasi dokumen yang telah di upload, admin harus login ke sistem untuk

melakukan proses validasi. Setelah validasi, masuk ke menu my repository, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

Yang terdapat di dalam kotak merah adalah dokumen yang akan di validasi, untuk

memvalidasi dokumen klik tombol take task pada data yang mau di validasi, setelah di klik

maka akan tampil seperti berikut :

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 6

2. Jika ingin memvalidasi klik accept this task, setelah di klik maka akan tampil seperti

berikut:

Klik tombol approve jika sudah mereview dokumen yang di upload. Setelah di klik tombol

approve maka akan tampil seperti berikut :

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 7

3. Setelah mereview submission selesai, untuk memvalidasi dokumen supaya bisa di lihat

oleh user yang lain maka harus melakukan proses check submission, untuk melakukan

proses check submission, maka klik tombol my repository , setelah di klik maka akan

tampil seperti berikut

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 8

Jika ingin memvalidasi klik accept this task, setelah di klik maka akan tampil seperti

berikut:

Klik tombol approve jika sudah mereview dokumen yang di upload. Setelah di klik tombol

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 9

5. Setelah check submission selesai, untuk memvalidasi dokumen supaya bisa di lihat oleh

user yang lain maka harus melakukan proses Final Edit Of submission, untuk

melakukan proses check submission, maka klik tombol my repository , setelah di klik

maka akan tampil seperti berikut

6. Jika ingin memvalidasi klik take task, setelah di klik maka akan tampil seperti berikut:

Panduan Validasi Pengguna dan dokumen oleh admin pada Institutional Repository UIN 10

berikut:

Untuk menambahkannya ke dalam archive, klik tombol commit to archive, setelah berhasil

maka data yang di upload telah selesai di validasi, dan bisa dilihat oleh pengguna lain, untuk user yang melakukan upload akan ada notifikasi pada emailnya bahwa submissionnya telah