5
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
1
KEGIATAN BELAJAR 1
a. Arti Dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran
1. Hakikat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi dalam
bahasa Inggris disebut automation memiliki
padanan kata mechanization dan computerization Lernout Hauspie
Speech Products
N.V., 1993.
Automation memiliki dua makna yaitu:
1 The use of automatic equipment to save mental and manual
labour penggunaan peralatan otomatis
untuk menghemat
pikiran dan tenaga dan 2 The automatic control of the
manufacture of
a product
through its successive stages kendali
otomatis dalam
pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis.
Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a
mechanical caracter to menerapkan sistem mekanis, dan compurization
dengan kata kerja computerize
mengandung makna: 1 Equip with a computer, install a
computer in
menggunakan komputer dan
2 Store, perform, or produce by computer
menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan
dengan komputer AND Complex for Windows, 1993.
Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan peralatan otomatis
yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi
akan berdampak pada pengurangan
penggunaan tenaga
manusia, yang
tentu saja
akan menimbulkan masalah tersendiri dan
akan kita bahas dalam sub bab yang akan
datang. Otomatisasi
sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan
komputerisasi. Hal ini
mengisyaratkan bahwa
otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer.
Dengan kata
lain, membahas
otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu
saja dengan tetap memperhatikan relevansinya
dengan objek
yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
6
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
Waluyo 2000 menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai
bersamaan dengan berkembangnya teknologi
informasi, penggunaan
perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
erkantoran sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
pelayanan services
dalam perolehan,
pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan
aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan,
pembuatan dan pengolahan naskah word processing; penyajiandisplay, pengelompokansortir, dan kalkulasi data spreadsheet; pengelolaan
database; melakukan
perjanjian, pertemuan,
dan penjadwalan
appointment; presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan
kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran
elektronis electronic office e-office.
Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran
yang mengganti
proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan
memanfaatkan fasilitas jaringan lokal Local Area NetworkLAN. Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur
negara nomor 13KEPM.PAN12003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab
otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi
otomatis. akpahan 2006 menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan
bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin- mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk
keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap
mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.
Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain,
mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran
merupakan proses pengalihan metode
pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan
keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis
P
P
7
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
bahkan komputer. Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat
dikelompokkan sebagai berikut:
Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu: Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
Mesin listrik elektrik ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya: Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak
bergerakndalam operasinya. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik, berupa kabel-kabel.
Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu: 1 Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
Mesin tulis Mesin penomor
Mesin dikte Asahan pensil
2 Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan; Pembuka surat
Pemotong kertas Mesin penjilid
Pencatat uang kas Hechtmachine
3 Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan; Mesin jumlah
Komputer Mesin hitung
4 Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan; Mesin stensil
Mesin perekam sheet Mesin stencil spirtus
Mesin offset Mesin fotocopi
Berbagai mesin cetak
5 Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan; Telepon dan interphone
Facsimile Teleprinter
8
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
6 Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan; Mikrofilm
Pelubang kertaskartu Penghancur kertas
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efisiensi proses
kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan
global dan perkembangan teknologi informasi
yang menuntut
terselesaikan proses
pengolahan informasi secara cepat dan akurat,
kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi
keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta
merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga
kerja, sebab banyak aspek-aspek lain
yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi. Otomatisasai perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata
lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini
diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar sistem
otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk
memenuhi
keperluaannya sendiri.
Dan otomatisasi
perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan
maupun secara tertulis. sal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika
IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic TapeSelectric Typewriter MTST yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat
kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
A
9
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
1 Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2 Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya
mis. Pembeli,
wiraniaga, dan
asisten staff
khusus. Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai
pekerja terdidik. 3 Sekretaris bisanya ditugaskan pada
pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas
menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4 Clerical Employee
pegawai administratif melaksanakan tugas
untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy,
menyusun dokumen
dan mengirimkan surat.
tomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektronik formal dan
informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar
perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua
perusahaan menerapakan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke
manajer berupa laporan-laporan periodic maupun laporan khusus. Sistem Elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan atau
diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya
melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
Sistem informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi
perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan
jenis komunikasi.
Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain diluar lingkungan
perusahaan.
Dalam gambar model otomatisasi perkantoran di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data
sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi
lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi
antara dua obyek atau lebih.
O
10
Direktorat Pembinaan SMK 2013 OTOMATISASI PERKANTORAN 1
O T
O M
A T
IS A
S I
P E
R K
A N
T O
R A
N 1
2. Konsep-konsep otomatisasi