Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolahan Data Akuntansi Pada PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk

TUGAS AKHIR

PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT PENGOLAH DATA

AKUNTANSI PADA PT WAHANA OTTOMITRA

MULTIARTHA, Tbk

OLEH

NAMA

: RANI NURAISYAH

NIM

: 082102008

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA

: RANI NURAISYAH

NIM

: 082102008

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL

: PERANAN KOMPUTER SEBAGAI ALAT

PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI PADA

PT WAHANA OTTOMITRA MULTIARTHA, Tbk

Tanggal : Juni 2011

Pembimbing

(Abdillah Arif Nasution. SE.M.Si.Ak)

NIP : 19830406 200812 1 004

TaTanggal : Juni 2011

Ketua Program Studi Diploma III

Akuntansi

( Drs. Rustam, M.Si, Ak )

NIP : 19511114 198203 1 002

Tanggal : Juni 2011

Dekan

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec )

NIP :19550810 198303 1 004

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirahim,

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas

limpahan rahmat, rejeki dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas

akhir yang berjudul “Peranan Komputer Sebagai Alat Pengolahan Data

Akuntansi Pada PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk.” Dimana tujuan dari

pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk

menyelesaikan kelulusan pendidikan program Diploma pada fakultas Ekonomi

USU. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang

sebanyak-banyaknya kepada :

1.

Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga.M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2.

Bapak Drs.Rustam.M.Si.Ak, selaku Ketua Program Studi Jurusan D-3 Akuntansi

pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.

Bapak Drs. Chairul Nazwar.Ak, selaku sekretaris Jurusan D-3 Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4.

Bapak Abdillah Arif Nasution.SE.M.Si.Ak, selaku dosen pembimbing penulis

yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dan sabar

membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5.

Kepada Staf Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang

telah memberikan data kepada penulis.

6.

Ayahanda dan ibunda tercinta Amad dan ibunda Rismawati Hasibuan, yang

dengan penuh kesabaran telah membesarkan, mendidik dan yang tak

henti-hentinya banyak memberikan dukungan atas penulis baik moril maupun materil,

serta selalu mendoakan penulis disetiap kesempatan yang ada. Semoga tugas

akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda tercinta bangga dan bahagia

terhadap penulis.

Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas

segala bantuan dan rahmatnya yang telah diberikan, semoga akan memperoleh

balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat

bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal ibadah bagi penulis.

Amin yaa Rabbal Alamin ...

Medan, Juni 2011

Penulis

( Rani Nuraisyah )

Nim : 082102008

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... … i

DAFTAR ISI ... … iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masala ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Rencana Penulisan... ... 4

1. Jadwal Observasi... ... 4

2. Rencana Isi... ... 6

BAB II PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk A. Sejarah Ringkas Perusahaan... 8

B. Jenis Usaha atau Kegiatan ... 10

C. Struktur Organisasi ... 11

D. Job Description Atau Uraian Tugas... 12

F. Rencana Kegiatan……… ... 23

BAB III TOPIK PENELITIAN A. Penerapan Komputer ... 24

1. Komputer……… ... 24

2. Keuntungan Dan Kerugian Menggunakan Komputer……… ... 25

3. Siklus Pemroresan Informasi……… ... 28

4. Perangkat Pengolahan Data ... 28

a. Perangkat Keras (hardware)………... 29

b. Perangkat Lunak (software)………. ... 33

c. Pemakai (brainware)………. ... 33

B. Peranan Komputer ... 35

C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk ... 36

1. Sebagai Alat Pengolah Data………... ... 36

2. Sebagai Alat Pemroses Data………. ... 36

3. Sebagai Alat Penyimpan Data……… ... 37

4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data……. ... 38

5. Sebagai Pembuat Informasi……… ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah

Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan

oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan untuk memenuhi kebutuhan

informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem informasi

akuntansi. Sedangkan informasi itu sendiri dapat kita artikan sebagai suatu aktivitas

pelayanan jasa (service activity). Fungsinya adalah menyediakan informasi

kuantitatif terutama yang bersifat financial/keuanagan tentang suatu ekonomi dalam

penganbilan pilihan-pilihan yang layak diantara berbagai alternatif tindakan.

Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir

seluruh aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi

sudah tidak dapat diabaikan lagi.

Sistem informasi menghasilkan dan menyediakan informasi-informasi

keuangan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan keputusan secara

ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan hidup.

Informasi keuangan yang tidak relevan akan menghasilkan keputusan yang

salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang

diterapkan pada perusahaan/organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan

mengganggu kegiatan operasional organisasi termasuk kelangsungan hidup

perusahaan di masa yang akan datang. Oleh sebab itu setiap organisasi/perusahaan,

baik besar maupun kecil dituntut harus memiliki system informasi yang baik dan

handal, sehingga menghasilkan informasi yang relevan, akurat,dan tepat waktu.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakain canggih dan modern

maka diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan

masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam

pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer

merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.

Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu

faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan. Teknologi perangkat keras maupun

perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan dalam beberapa

tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.

Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai

kebutuhan manajemen. Selain itu, teknologi komputer berperan dalam

meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan kemampuan komputer untuk menghitung

angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara massal, menyajikan

informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik yang lebih cepat, rapi,

dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data akuntansi

merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara

tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga dapat menyimpan

data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktivitas

perusahaan setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual. Hal

ini mengakibatkan aktivitas perusahaan menjadi terhambat karena proses pengelolan

data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat

pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu, manajemen

perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan keterlambatan dalam

memperoleh informasi.

Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami

penerapan dan peranan komputer sebagai pengolah data pada PT Wahana Ottomitra

Multiartha, Tbk . Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil judul “Peranan

Komputer Sebagai Alat Pengolahan Data Akuntansi Pada PT Wahana

Ottomitra Multiartha, Tbk”.

B.

Perumusan Masalah

Mengingat pentingnya penerapan komputer tersebut dalam suatu perusahaan,

maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di PT

Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh

penulis adalah “Bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada PT

Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk?”

C.

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian adalah untuk mengetahui

bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada PT Wahana Ottomitra

Multiartha, Tbk

D.

Manfaat Penelitian

1.

Bagi penulis,

Sebagai bahan masukan mengenai peranan komputer sebagai pengolah data yang

diterapkan dalam suatu perusahaan.

2.

Bagi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk,

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah

selanjutnya mengenai penerapan komputer untuk mengolah data.

3.

Bagi peneliti sejenis,

Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian sejenis

berikutnya.

4.

Bagi Investor

Sebagai bahan masukan untuk memberikan informasi beragam wahana investasi

dan kinerja manajemen pada perusahaan.

E.

Rencana Penulisan

1.

Jadwal Observasi

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal penelitian

dan penulisan yang dibuat dalam bentuk table.

No.

Kegiatan

Mei

Juni

Minggu

Minggu

I

II III IV

I

II III IV

A. Persiapan

1

Pelaksanaan penelitian untuk

mendapatkan topik tugas akhir

√

2

Bimbingan untuk pelaksanaan

tugas akhir

√

B. Pelaksanaan

3

Bimbingan untuk pengolahan

data perusahaan

√

4

Pengolahan dataperusahaan

dalam penyusunan tugas akhir

√

C. Pelaporan

5

Bimbingan untuk penulisan bab

I tugas akhir

√

6

Bimbingan untuk penulisan bab

II tugas akhir

√

7

Bimbingan untuk penulisan bab

III tugas akhir

√

8

Bimbingan untuk penulisan bab

IV tugas akhir

√

9

Bimbingan tahap akhir dalam

penyusunan tugas akhir

√

2.

Rencana Isi

Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab.

Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih

sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan

Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

Bab II : Profil Perusahaan

Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat perusahaan,

jenis usaha atau kegiatan, struktur organisasi, job description, kinerja usaha

terkini, dan rencana kegiatan.

Bab III : Topik Penelitian

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian sesuai

dengan tema yang dipilih berdasarkan bidang studi mahasiswa.

Bab IV : Penutup

Dalam bab ini peneliti memberikan kesimpulan berdasarkan uraian - uraian

diatas dan peneliti juga mencoba mengemukakan beberapa saran yang

mungkin bermanfaat untuk meningkatkan efektivitas perusahaan di masa

yang akan datang.

BAB II

PT WAHANA OTTOMITRA MULTIARTHA, Tbk

A.

Sejarah Ringkas Perusahaan

Sebagai perusahaan pembiayaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia, PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk.(WOM Finance) memiliki sejarah yang cukup panjang.

Perusahaan pernah beberapa kali berganti nama. Semula adalah PT Jakarta Tokyo Leasing yang berdiri tahun 1982. Kemudian di tahun 1997, menjadi PT Wahana Ometraco Multiartha yang diakuisisi oleh PT Fuji Semeru Leasing. Mulai tahun 2000, Perusahaan bertransformasi menjadi WOM Finance serta menyediakan pembiayaan untuk sepeda motor baru dan bekas khususnya merk Honda, Yamaha dan Suzuki.

Tahun 2003, Perusahaan memasuki pasar modal dengan menerbitkan Obligasi I senilai Rp 300 miliar. Tahun 2004, WOM Finance menjadi perusahaan publik melalui Penawaran Umum Saham Perdana dan pencatatan saham di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.

Setahun kemudian, PT Bank Internasional Indonesia, Tbk.(BII) dan konsorsiumnya, International Finance Corporation (IFC) dan DBS nominees Pte. Ltd., menjadi mitra strategis dengan mengakuisisi 67% saham Perusahaan. Kemudian WOM Finance menerbitkan Obligasi II senilai Rp 500 miliar.

Tahun 2006, WOM Finance menerbitkan Obligasi III senilai Rp. 825 miliar. Karena kinerjanya yang cemerlang, WOM Finance memperoleh berbagai penghargaan bergengsi

antara lain Multifinance Awards 2006 oleh Majalah Infobank dan Multifinance Awards 2007 oleh Majalah Investor.

Obligasi IV senilai Rp 1 triliun kemudian diterbitkan kembali oleh WOM Finance pada tahun 2007. Di tahun yang sama, Perusahaan menduduki peringkat ketiga terbesar perusahaan pembiayaan sepeda motor dengan total asset Rp 4,8 triliun.

Sebagai Perusahaan yang adaptif, fleksibel dan peka terhadap kebutuhan masyarakat, WOM Finance memperkenalkan semboyan baru, “Wujudkan Impian Menyentuh Hati”. Lebih dari sekedar mitra kredit yang strategis – WOM Finance membantu mewujudkan impian masyarakat Indonesia untuk memiliki sepeda motor apapun pilihan merek dan jenisnya.

Selain pemekaran jaringan penjualan, pada akhir tahun 2008 WOM Finance telah melakukan konsolidasi internal dan penyempurnaan kebijakan dalam manajemen resiko. Dengan pemilihan portofolio yang tepat, WOM Finance mampu meningkatkan profit dan mengarahkan bisnisnya ke arah yang lebih baik dan sehat.

WOM Finance telah membukukan lebih dari 1 juta pelanggan serta senantiasa memudahkan pelayanan dan meningkatkan kepuasan kepada para konsumen. Hal ini dicanangkan dengan program PeSAT (Pelayanan cepat, Syarat mudah, Aman dan Terpercaya).

WOM Finance kini menuju layanan one day service dengan selalu memperbarui dan mempersiapkan infrastruktur yang tepat khususnya di bidang teknologi informasi.

Visi

Visi PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah menjadi salah satu perusahaan pembiayaan konsumen terbaik di Indonesia.

Misi

Misi PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah sebagai berikut :

a.

Mengutamakan kepuasan pelanggan dan mitra kerja lainnya

b.

Membangun kepercayaan dunia perbankan

c.

Pengembangan dan perluasan jaringan usaha, terutama di daerah potensial

d.

Mengoptimalkan kinerja Perusahaan

Tujuan

Tujuan PT Wahana Ottomitra Multiartha Tbk adalah sebagai berikut :

a.

Meningkatkan mutu layanan melalui program menarik serta strategi pemasaran

yang smart sehingga kepercayaan pelanggan tetap terjaga di masa mendatang.

b.

Membuka peluang-peluang baru di samping tetap memelihara hubungan baik

B.

Jenis Usaha atau Kegiatan

PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan. Perusahaan pembiayaan adalah suatu bentuk perusahaan yang memfokuskan bisnisnya kepada pemberian dana atau pembiayaan kepada pihak lain atas suatu benda atau barang yang akan dibeli atau dimiliki oleh pihak tersebut. Setiap melakukan pemberian dana atau pembiayaan kepada pihak lain perusahaan akan mengenakan bunga atas setiap dana yang diberikan atau dipinjamkan. Besarnya bunga ditentukan oleh perusahaan dengan melihat kondisi perkembangan tingkat suku bunga yang berlaku. Setelah Perusahaan bergerak dalam bidang pembiayaan sepeda motor baru merek Honda dan sepeda motor bekas semua merek produksi Jepang, Perusahaan sebagai bagian dari kelompok usaha ”Wahanaartha”, turut mendukung penjualan PT Wahana Makmur Sejati sebagai main dealer sepeda motor merek Honda di Jakarta dan Tangerang. Seiring dengan perkembangan Perusahaan maka area pembiayaan diperluas keluar Jakarta dan Tangerang antara lain Bekasi, Ciputat, Bogor, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Medan, Bali, Batam dan Samarinda.

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk adalah berbentuk garis dan pada manajemen puncak telah dilakukan penataan fungsi dan peran kerja yang lebih koordinatif. Upaya ini diikuti pula dengan berbagai penyempurnaan struktur organisasi perusahaan. Penyempurnaan tata laksana organisasi perusahaan ini dijabarkan melalui penyederhanaan maupun peningkatan status, fungsi, dan tanggung jawab. Hal ini dapat dilihat pada bagan struktur organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk di lampiran tugas akhir ini.

D.

Job Description atau Uraian Tugas

PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk memiliki pembagian tugas, wewenang, dan

tanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing-masing.

1. CMO (Credit Marketing Officer)

Tugas-tugas dan tanggung jawab CMO (Credit Marketing Officer) antara lain :

a. menerima aplikasi permohonan kredit dari calon Debitor melalui Dealer yang telah menjalin kerjasama dengan Cabang,

b. memberikan dan membantu calon Debitor mengisi Form Aplikasi Permohonan Pembiayaan (FAPP),

c. menawarkan kepada calon Debitor price list/paket pembiayaan perusahaan yang telah disetujui oleh Kantor Pusat atau membantu calon Debitor menghitung besarnya angsuran yang diinginkan,

d. mengarahkan calon Debitor pada struktur kredit yang terbaik bagi perusahaan dan calon Debitor,

e. melakukan pengecekan fisik kendaraan dengan STNK & BPKB asli, jika ada permohonan kredit untuk unit bekas,

f. menyiapkan kelengkapan dokumen-dokumen dan data-data yang dibutuhkan untuk melakukan survey,

g. melakukan survey ke rumah calon Debitor, dan melakukan survey ke tempat usaha calon Debitor (jika ada usaha),

h. melakukan verifikasi terhadap kebenaran dan legalitas dokumen-dokumen persyaratan kredit yang diberikan oleh calon Debitor dengan memberikan stempel “COPY SESUAI ASLI” pada semua dokumen persyaratan kredit yang diperoleh,

i. melengkapi dokumen persyaratan kredit yang masih belum diserahkan oleh Debitor (Memo Pending) dalam waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan,

j. memberikan rekomendasi terhadap permohonan aplikasi kredit dari calon Debitor setelah melakukan survey.

2. MH (Marketing Head)

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari MH (Marketing Head) antara lain :

a. memantau pasar penjualan kendaraan di berbagai Dealer,

b. menyusun strategi penjualan dengan membuat Paket dan Promosi dengan persetujuan Kepala Cabang dan Kantor Pusat,

c. memberikan dan menawarkan kepada Dealer price list/paket pembiayaan perusahaan yang telah disetujui oleh Kantor Pusat,

d. menentukan besarnya refund dengan persetujuan Kepala Cabang,

e. membina dan memberikan arahan kepada CMO dalam melakukan survey ke tempat calon Debitor,

f. memeriksa adanya Memo Pending dari CMO agar segera dilengkapi,

g. ikut menjaga hubungan baik dengan Dealer (Relationship Dealer) dan Debitor,

h. bersama-sama dengan CMO dan Kepala Cabang menjalin kerjasama dengan Dealer dan menawarkan paket penjualan yang telah disetujui Kantor Pusat,

i. meminta biaya pembatalan perjanjian kredit kepada Debitor/Dealer. 3. CA (Credit Analyst)

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari CA (Credit Analysist) antara lain :

a. memeriksa kelayakan dokumen persyaratan kredit calon Debitor beserta kekuatan legalitas dokumen persyaratan kredit calon Debitor,

b. melakukan kunjungan langsung ke lapangan atau survey ke calon Debitor terhadap aplikasi kredit baru (new order), pengulangan (repeat order) atau tambahan (additional order) jika Credit Analyst meragukan kebenaran dan validitas data analisa CMO dan CMH,

c. melakukan survey sampling kepada Debitor potensial Bad Debt bahwa Debitor mempunyai aging > 30 hari pada angsuran 1 s/d 6. Survey ulang harus dilakukan minimal sekali dalam seminggu dengan diketahui oleh Kepala Cabang,

d. mewakili Kepala Cabang menandatangani “Purchase Order” apabila Kepala Cabang berhalangan,

e. membuat Pemetaan dan pengumpulan data atau informasi identifikasi tumbuhnya “Red Area” (dalam hal pemetaan ini CA dapat berkoordinasi dengan Credit Screener, CMH/MH, A/R Head, Kepala Cabang),

f. memonitor CMO dengan status “Stop Selling” sampai CMO tersebut dapat berstatus “Selling” kembali,

g. memberikan masukkan kepada CMO, hal-hal yang menyangkut criteria kelayakan kredit serta memberikan masukkan kepada manajemen untuk memperbaharui kondisi Kebijakan Kredit.

4. Data Entry

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Data Entry antara lain :

a. bertanggungjawab terhadap input data calon Debitor di Sistem dan kebenarannya serta pencetakan dokumen pendukung dalam proses kredit (PO, SP BPKB) dan dokumen Kontrak sesuai standard prosedur yang telah ditentukan perusahaan,

c. cetak Dokumen Kontrak, Surat Pesanan (PO) dan Surat Penyerahan BPKB setelah aplikasi disetujui oleh Komite Kredit dan didistribusi ke calon Debitor dan Dealer untuk di tandatangani dan di stempel.

5. Credit Processor

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Credit Processor antara lain :

a. melakukan pemeriksaan ulang terhadap data di Sistem yang telah di input oleh Data Entry,

b. bertanggungjawab terhadap kelengkapan, kebenaran dan keabsahan tagihan Dealer serta mencegah terjadinya pelaksanaan PPD sebelum Memo Pending dokumen tagihan dilengkapi oleh Dealer,

c. melakukan follow up Memo Pending Tagihan Dealer kepada CMO dan CMH/MH atau langsung ke Dealer,

d. melakukan konfirmasi kepada calon Debitor untuk memastikan Berita Acara Serah Terima Kendaraan / Surat jalan dari Dealer,

e. melakukan input dokumen tagihan Dealer di sistem. 6. Credit Admin

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Credit Admin antara lain :

a. mempersiapkan form blanko dokumen kontrak, Form Aplikasi Permohonan Pembiayaan dan Lembar Analisa Survey Rekomendasi Perorangan / Perusahaan (LASRP) untuk digunakan survey ke Debitor oleh CMO,

b. bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pemeliharaan semua dokumen dalam map Perjanjian Kredit dengan tetap mempertahankan kelengkapan dan kerapian dokumen tersebut secara lengkap dan rapi,

c. mencatat setiap peminjaman dokumen dalam buku register dan memonitor jangka waktu pengembaliannya dengan diketahui oleh AdH atau Kepala Cabang,

d. melakukan Follow Up terhadap setiap dokumen Memo Pending kepada CMO dan mengontrol pelaksanaan Stop Selling CMO.

7. Staff Collateral

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Collateral antara lain :

a. menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dokumen BPKB dari CMO dan Credit Admin,

b. memastikan bahwa semua BPKB yang belum diterima dari Dealer adalah sama jumlahnya dengan SP BPKB,

c. menerima dan memeriksa fisik buku BPKB unit baru dan bekas saat diterima dari Dealer,

d. membantu Debitor melalui Customer Service dalam melakukan proses perpanjangan / penggantian STNK dan Balik Nama BPKB,

e. menyerahkan dan menerima BPKB dari Biro Jasa yang telah ditunjuk untuk proses BBN,

f. menyerahkan Berkas BPKB ke Kantor Pusat/Bank Pendanaan kepada Credit Admin untuk dikirimkan ke Kantor Pusat,

g. melakukan permintaan BPKB ke Kantor Pusat (untuk preterm). 8. Staff Finance

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Finance antara lain :

a. bertanggungjawab terhadap penerimaan non cash (transfer dan PDC), cash dari Teller, penyetoran ke Bank, pembayaran dan mengontrol atau mengawasi cash flow keuangan perusahaan,

b. membuat dan filling Kartu Kontrol Kesehatan, Service Kendaraan, bensin dan Pulsa Handphone,

c. meminta dan filling semua bukti pembayaran,

d. menerima dan menyetorkan penerimaan dari Teller ke Bank via Messenger sesuai dengan laporan atau pencatatan membuat laporan serta uang tunai yang belum disetorkan,

e. menginput pembayaran Debitor via transfer berdasarkan bukti yang ada,

f. membayarkan tagihan pihak eksternal sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan cermat dan akurat serta membuat laporan kas Bank harian dan memeriksa kebenaran bukti pendukungnya,

g. membuat rekonsiliasi Bank sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Staff Asuransi

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Asuransi antara lain :

a. mengasuransikan unit pembiayaan kendaraan Debitor dalam rangka mengurangi resiko kerugian jika terjadi kehilangan dengan tetap mengutamakan kepuasan pelanggan dan bertanggung jawab terhadap kebenaran laporan,

b. menutup (cover) asuransi setiap unit pembiayaan kendaraan sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

c. melakukan pengecekan terhadap Polis dan tagihan asuransi yang dikirimkan oleh Perusahaan Asuransi,

d. melakukan penginputan No. Polis ke dalam Sistem,

e. mendistribusikan no. Polis yang sudah diterima dari Perusahaan Asuransi kepada Credit Admin,

f. melakukan follow-up terhadap perkembangan proses klaim yang diajukan, g. melakukan proses endorsement terhadap polis asuransi yang terdapat kesalahan.

10. Staff Accounting

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Staff Accounting antara lain:

a. bertanggungjawab terhadap pencatatan, pemeriksaan dan pengumpulan data dalam rangka penyajian laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang telah Kantor Pusat serta menyimpan, memelihara dan mengamankan seluruh bukti transaksi yang ada,

b. memeriksa bukti-bukti pendukung setiap transaksi sebelum melakukan penjurnalan, c. menjurnal setiap transaksi non cash sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku, d. menyimpan bukti jurnal dan bukti-bukti pendukung transaksi dengan rapi dan aman, e. mencetak (hard copy) dan menyimpan data (soft copy) seluruh transaksi dan laporan

keuangan setiap periode,

f. memeriksa setiap otomatic jurnal dari transaksi Trade dan Non Trade yang dilakukan oleh divisi atau bagian lain dalam satu hari.

11. Teller

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Teller antara lain:

a. menerima pembayaran angsuran secara tunai dari Debitor,

b. memasukkan data pembayaran tunai ke dalam Sistem dengan benar dan akurat sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan,

c. menerima setoran tunai dari A/R Officer dan Remedial Admin dengan TTS,

d. setiap hari seluruh penerimaan Teller dilaporkan dan disetorkan kepada staff Finance untuk disetorkan ke Bank,

e. jika terjadi selisih penerimaan uang dengan input di sistem, sepenuhnya menjadi tanggung jawab Teller yang bersangkutan,

f. setiap penerimaan uang kertas wajib diperiksa dengan menggunakan lampu ultraviolet karena jika terdapat uang palsu menjadi tanggung jawab Teller.

12. AdH (Administrasion Head)

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Administrasion Head antara lain:

a. memonitor produktifitas staff Data Entry, b. memonitor produktifitas staff Credit Processor, c. memonitor produktifitas staff Asuransi,

d. memonitor produktifitas staff Collateral, e. memonitor produktifitas staff Finance, f. memonitor produktifitas staff Accounting, g. memonitor produktifitas staff Teller,

h. memeriksa keabsahan dan kebenaran data permohonan pembiayaan,

i. mengontrol kondisi kantor (bangunan, peralatan, inventaris) dan pengamanannya. 13. Desk Call

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Desk Call antara lain:

a. memfollow up Debitor-Debitor yang telah membuat janji, b. membuat Insentif performance Desk Call,

c. melaksanakan seluruh aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan tugasnya sebagai Desk Call dengan baik dan bertanggung jawab terhadap segala aktivitas yang telah dilakukannya,

14. A/R Admin

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari A/R Admin antara lain:

a. membuat, mencetak dan mengirimkan Surat Peringatan (SP) I, II dan Surat Peringatan Terakhir (SPT),

b. memberikan laporan tentang SP I, II dan SPT yang telah dicetak kepada A/R Head dalam bentuk Rekap SP I, II dan SPT,

c. membuat tanda terima SP I, II dan SPT,

d. mempersiapkan administrasi untuk tugas A/R Officer dalam menangani Debitor yang menunggak,

e. membuat dan mencetak Daftar Kunjungan Harian A/R Officer. 15. A/R Officer

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari A/R Officer antara lain:

a. bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penagihan A/R Overdue yang ditugaskan kepadanya secara tepat waktu di wilayahnya,

b. menyiapkan administrasi yang diperlukan dalam penagihan seperti TTS, DKH ARO, SP I/SP II/SPT,

c. menerima uang angsuran, denda dan biaya tagih dari Debitor dengan memberikan TTS sebagai bukti penerimaan,

d. menyetorkan hasil tagihan ke Kasir/Finance tepat waktu pada sore hari atau maksimal keesokkan harinya.

16. Remedial Admin

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Remedial Admin antara lain:

b. memberikan laporan tentang STP/SKP yang telah dicetak kepada A/R Head dalam bentuk Rekap STP/SKP,

c. mempersiapkan administrasi untuk tugas Remedial Officer dan Proff Coll dalam melakukan penarikan unit,

d. melakukan verifikasi/Rekondisi terhadap Kendaraan tarikan yang berhasil ditarik. 17. Remedial Officer

Tugas-tugas dan tanggung jawab dari Remedial Officer antara lain:

a. bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penagihan atau penarikan terhadap unit kendaraan Debitor yang menunggak,

b. mengunjungi Debitor yang menunggak untuk melakukan penagihan atau penarikan unit sesuai dengan DKHR, bucket dan wilayahnya,

c. memberikan Surat Tugas Penarikan kepada nasabah yang menunggak.

E.

Kinerja Usaha Terkini

PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk telah membuka 92 cabang yang tersebar di pulau Jawa, Bali, Sumatera dan Kalimantan. Langkah ekspansi yang didahului survey cermat dan mendalam ini diharapkan dapat mempercepat laju pertumbuhan Perusahaan di masa depan, sekaligus memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk selalu mendapatkan pelayanan terbaik dengan cepat dan nyaman.

Melalui pembukaan kantor cabang ini pula, PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk dapat merancang program-program pemasaran dan penjualan yang khas, spesifik dan tepat sasaran karena telah disesuaikan dengan karakteristik pelanggan di daerahnya masing-masing. Di luar berbagai program pemasaran yang antisipatif dan menguntungkan, PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk juga terus meningkatkan kualitas hubungan dengan para

dealer sepeda motor yang telah lama menjadi bagian penting dalam sukses kinerja perusahaan yang diraih hingga saat ini. Insentif baik berupa hadiah maupun berbagai jenis pelatihan yang mendukung pengembangan bisnis para dealer yang akan berdampak pula pada pencapaian Perusahaan terus ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya. Dengan pola kemitraan yang saling mendukung dan menguntungkan, PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk berhasil menciptakan sistem pelayanan yang memuaskan para pelanggannya di seluruh Indonesia.

F.

Rencana Kegiatan

PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk menerapkan beberapa rencana kegiatan untuk pengembangan usahanya sebagai berikut:

1. Terfokus pada kualitas pembiayaan bukan pada kuantitas

2. Ketat menerapkan kebijakan uang muka (down payment) untuk menjaring pelanggan secara lebih selektif

3. Menjalin hubungan baik dengan menerapkan paket insentif menarik bagi dealer 4. Menjual merek sepeda motor Jepang selain Honda (multibrand)

5. Meningkatkan pelayanan pada dealer dan pelanggan

6. Menggelar program-program reward dan loyalty incentive berskala nasional maupun atas inisiatif yang diprakarsai kantor-kantor cabang bagi pelanggan.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

A. Penerapan Komputer 1. Komputer

Komputer merupakan mesin yang memproses data fakta secara elektronis.

Secara umum, pemrosesan data (data processing-DP) dapat didefenisikan sebagai

satu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data, 2. Memanipulasi atau

menangani data, 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data atau informasi untuk

tujuan tertentu.

Istilah komputer berasal dari bahasa latin yaitu computere yang berarti menghitung dan dalam pengertian terbatas komputer sebagai suatu bagian kalkulasi. Komputer telah menjadi unsur yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi sebagian besar perusahaan. Hal ini ditandai dengan dengan semakin banyak perusahaan khususnya perusahaan menengah dan besar yang telah memasang seperangkat komputer didalam perusahaannya dalam mengolah data.

Untuk mengolah data agar dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat maka sistem dibantu oleh tiga komponen sistem komputer. Unsur-unsur komputer menurut La Midjan dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi II” adalah sebagai berikut :

1. Perangkat keras (hardware)

2. Perangkat lunak (software)

Memiliki kemampuan menterjemahkan perangkat keras kedalam sistem kerja dalam mengolah informasi sesuai dengan kebutuhan pemakai dan meliputi kumpulan perintah-perintah yang menyatakxan operasi pengolahan operasi apabila pekerjaan sedang berlangsung.

3. Personil pengelola (brainware)

Ini merupakan departemen pengembangan sistem dan minimal mempunyai satu

unti dimana jumlah unit ini dapat berkembang sesuai dengan perkembangan

organisasi perusahaan.

Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan

aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya

perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka

pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat.

Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya manajemen

dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta dalam

pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.

2. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Komputer

Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan komputer. Masayarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer. Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.

Keuntungan dari komputer yaitu karena komputer memiliki keunggulan dalam kecepatan, kepercayaan, konsistensi, penyimpanan, dan komunikasi.

a. Kecepatan

Operasi komputer terjadi melalui sirkuit elektronik. Ketika data, perintah, dan informasi mengalir melalui sirkuit ini, maka data, perintah, dan informasi tersebut berpindah dengan kecepatan yang luar biasa. Kebanyakan komputer memproses miliaran atau triliunan operasi dalam satu detik.

b. Kepercayaan

Komponen elektronik pada komputer modern dapat diandalkan dan dipercaya karena komponen tersebut jarang rusak.

c. Konsistensi

Dengan diberikan input dan proses yang sama, sebuah komputer akan memproduksi hasil yang sama secara konsisten. Komputer menghasilkan hasil yang bebas dari kesalahan, jika input dan perintah kerjanya benar.

d. Penyimpanan

Komputer menyimpan jumlah data yang banyak dan membuat data ini tersedia untuk diproses kapan pun dibutuhkan.

e. Komunikasi

Kebanyakan komputer sekarang ini dapat berkomunikasi dengan komputer lain, bahkan tanpa kabel. Komputer memungkinkan pengguna untuk dapat saling berkomunikasi.

Kerugian Menggunakan Komputer

Beberapa kerugian komputer terkait dengan pelanggaran privasi, dampak terhadap tenaga kerja, risiko kesehatan, dan terhadap lingkungan.

a. Pelanggaran privasi

Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, di mana catatan ini tidak dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa kerahasiaan pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.

b. Dampak terhadap tenaga kerja

Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar tenaga kerja dari dalam negeri.

c. Risiko Kesehatan

Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit. Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang cukup.

d. Dampak terhadap lingkungan

Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai.

3. Siklus Pemrosesan Informasi

a. Input Device (Alat Masukan) : Adalah perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai alat untuk memasukan data atau perintah ke dalam computer.

b. Output Device (Alat Keluaran) : Adalah perangkat keras komputer yang berfungsi untuk menampilkan keluaran sebagai hasil pengolahan data. Keluaran dapat berupa hard-copy (ke kertas), soft-copy (ke monitor), ataupun berupa suara.

c. I/O Ports : Bagian ini digunakan untuk menerima ataupun mengirim data ke luar sistem. Peralatan input dan output di atas terhubung melalui port ini

4.

Perangkat Pengolah Data

Agar proses pengolahan data menjadi informasi dapat berjalan dengan baik,

maka harus diketahui perangkat-perangkat komputer yang terlibat didalamnya.

Secara garis besar perangkat-perangkat tersebut dibagi menjadi dua bagian yaitu

perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Meskipun demikian

masih ada satu bagian yang tidak bisa dilupakan yaitu manusia yang menjalankan

komputer tersebut (brainware).

a. Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras komputer adalah peralatan fisik komputer yang

melaksanakan tugas pengolahan data pada sistem komputer. Perangkat keras

komputer dapat dikelompokkan menjadi lima komponen utama yaitu:



Central processing unit (CPU) atau unit pemrosesan sentral

CPU merupakan pusat dari komputer yang mempunyai fungsi untuk melakukan

kegiatan-kegiatan arithmetic atau logic dan mengawasi kegiatan seluruh sistem

pengolahan data elektrolis. Untuk dapat melakukan fungsi ini CPU dibagi menjadi

tiga bagian berdasarkan fungsinya yaitu:

1) Main memory unit atau unit penyimpanan utama

Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses,

yang sudah diproses, dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari

CPU. Data yang diterima dari peralatan masukan (input device) dan instruksi

program untuk sementara dikumpulkan bersama di penyimpanan primer

sebelum dieksekusi.

2) Arithmatic-logic unit atau unit aritmatik-logik

Bagian ini berfungsi untuk melakukan kecepatan-kecepatan perhitungan, unit

ini juga melaksanakan operasi-operasi logik seperti membandingkan dua

bilangan, apakah sama besar, yang satu lebih besar, dan lebih kecil dari yang

lain.

3) Control unit atau unit pengendali

Bagian ini berfungsi untuk mengkoordinasikan dan mengatur semua kegiatan

dalam sistem pengolahan data elektrolis. Koordinasi dan pengaturan ini

dilakukan agar dapat keserasian kerja antara setiap alat dalam sistem

pengolahan data elektrolis. Fungsi bagian ini dilakukan dengan cara

menentukan program komputer mana yang akan dikerjakan lebih dulu,

mengatur alat-alat input atau output, memasukkan data, dan mengeluarkan

data dari tempat penyimpanannya.



Input equipment

Data yang akan diproses dalam komputer harus dimasukkan ke komputer.

Pekerjaan memasukkan data dapat menggunakan berbagai macam alat

(equipment), alat ini disebut pure input equipment atau sering disebut sebagai

input device. Ada beberapa alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data

ke komputer seperti:

1) Point of sales terminal (POS)

Terminal ini digunakan dalam check-out counter pada toko-toko

supermarket untuk mencatat barang yang dijual. Penjual memasukkan data

persediaan dan harga dengan terminal ini secara langsung, diteruskan ke

komputer untuk diproses sebagai penjualan, penerimaan kas, dan

berkurangnya persediaan.

2) Automatic tag readers

Alat ini fungsinya sama dengan pos terminal, perbedaannya adalah dalam

pos terminal data dimasukkan ke terminal oleh penjual dengan

menggunakan tangan, sedangkan automatic tag readers membawa data

secara otomatis dan langsung masuk ke komputer lewat terminal.

3) Magnetik ink character recognition (MICR)

Dokumen (bukti transaksi) dapat dicetak dengan tinta khusus yang

mempunyai sifat magnetis. Huruf atau angka yang menggunakan tinta

magnetis ini bentuknya standar, merupakan bentuk yang dapat dibaca oleh

komputer tanpa diubah dulu bentuknya.

4) Terminal

Terminal merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan data ke

komputer dengan menggunakan keyboard seperti dalam mesin tik.

Terminal ini dapat dilengkapi dengan kertas atau layar monitor. Terminal

ini dapat diletakkan di dekat komputer atau di tempat yang tidak dekat

komputer, sehingga disebut juga dengan remote control. Dengan adanya

remote control ini, data dapat dimasukkan ke komputer dari tempat asalnya

data.



Output equipment

Alat keluaran (output equipment) adalah alat yang menerima informasi dari

komputer (CPU) dan mengubahnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca.

Informasi yang dihasilkan dapat berbentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik.

Output equipment dapat dikelompokkan menjadi:

1) Soft copy device

Soft copy device ini merupakan alat yang berfungsi untuk menampilkan

informasi di layar monitor, sehingga dapat dibaca oleh pihak-pihak yang

berkepentingan. Contohnya adalah visual display terminal.

2) Hard copy device

Hard copy device merupakan alat yang berfungsi untuk menghasilkan

informasi dalam bentuk catatan. Contohnya adalah primer dan plotter.



Computer communication equipment atau alat komunikasi

Alat komunikasi dengan komputer merupakan alat yang menghubungkan

seseorang langsung dengan CPU atau dengan komputer file yang on-line.

Dengan digunakannya alat-alat komunikasi komputer ini, proses memasukkan

dan mengeluarkan data ke dan dari komputer dapat dilakukan jarak jauh. Dengan

demikian, data akuntansi dapat dimasukkan ke komputer langsung dari tempat

dimana data itu terjadi tanpa perlu membawa bukti fisik (dokumen sumber) ke

tempat dimana komputer tersebut berada. Begitu pula output informasi yang

diinginkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dapat dihasilkan tanpa perlu

mendatangi komputernya. Contohnya adalah terminal, key-entry devices, dan

computer consoles.



Secondary storage atau kombinasi input output (I/O)

Kombinasi input output (I/O) atau secondary storage merupakan alat-alat yang

digunakan untuk menyimpan data input maupun output dari komputer. Karena

terbatasnya kapasitas memory dari CPU dan harganya yang mahal, sedangkan

data atau informasi yang harus disimpan jumlahnya banyak, maka digunakanlah

secondary storage.

b.

Perangkat lunak (software)

Software yang disebut juga dengan program, adalah seperangkat perintah yang

menyampaikan kepada komputer apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya. Secara umum software yang digunakan adalah sebagai berikut :

Terdiri dari program-program yang mengontrol peralatan input/ouput agar dapat berfungsi sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh bagian tata usaha adalah Windows XP.

 Application Software

Terdiri atas program yang dirancang untuk membuat pengguna menjadi lebih produktif dan/atau untuk membantu pengguna dalam mengerjakan pekerjaannya. Application

software yang digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang berfungsi

sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan melihat halaman web.

c.

Pemakai (brainware)

Agar komputer dapat dipergunakan, maka harus ada manusia yang berfungsi untuk

mengoperasikan komputer tersebut. Brainware terdiri dari:



Sistem analisis (system analyst)

1) Menganalisis ketentuan-ketentuan informasi.

2) Mengevaluasi sistem aplikasi yang digunakan dan merencanakan prosedur

proses data yang baru atau yang diperbaiki.

3) Membuat kerangka sistem aplikasi yang baru dan menyusun spesifikasi untuk

mengarahkan para programmer.



Pemrograman sistem (system programmer)

1) Menyediakan petunjuk teknis yang berhubungan dengan operating system untuk

seluruh staf data processing.

2) Menyediakan penghubung diantara kebutuhan sistem aplikasi dan ketentuan dari

operating system.

3) Mengubah, mengetes, dan memelihara semua software non aplikasi yang dibeli

dari penjual software.



Pemrograman aplikasi (programmer)

1) Menentukan logika dari program komputer yang diperlukan untuk seluruh sistem

rancangan system analyst.

2) Menyusun logika untuk menjadi program komputer.

3) Mengoreksi kesalahan dalam program yang dibuat dan menyiapkan dokumentasi.



Operator komputer

Mengoperasikan komputer sesuai dengan prosedur operasi untuk instalasi dan

prosedur detail untuk setiap program.



Operator pemasukan data (data entry operator)

Menyiapkan data untuk diproses oleh mesin dengan memasukkannya melalui

keyboard ke suatu alat yang akan mencatat data itu dalam bentuk yang dapat dibaca

oleh mesin (kartu, pita, atau disk) atau memasukkannya langsung ke komputer untuk

diproses.

B. Peranan Komputer

Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi , dan didistribusikan kepada para pengguna.

Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.

Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP, data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan. Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu melakukan proses perhitungan dari awal.

C. Peranan Komputer Khususnya Pada PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk 1. Sebagai Alat Pengolah Data

Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara komputer. PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang berbeda, dengan demikian banyaknya, maka tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal. Oleh karena itu, tidak mungkin lagi pengolahan data dilakukan secara manual.

Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan pengolahan langsung.

2. Sebagai Alat Pemroses Data

Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat dengan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data. Selain itu, dalam memproses data komputer juga dapat membedakan antara ratusan angka dan simbol lainnya.

Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata usaha antara lain adalah :

a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.

b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau lebih,

misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu dengan data mahasiswa tahun ini.

c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari semua

pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan kemudahan untuk dianalisis. d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan hasilnya

dicetak.

3. Sebagai Alat Penyimpan Data

Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan memudahkan pengguna untuk menemukannya.

Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memilki media berupa magnetik dengan kapadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.

Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai penyimpan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk, hard disk, USB flash drive, CD,

DVD, dan memory card. Perangkat penyimpanan (storage device) merekam (menulis) dan

/atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data dari penyimpanan ke memori.

Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik

berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta karakter. USB

flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai kapasitas lebih besar

daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga dapat dibawa dalam saku.

CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari bahan

logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan DVD-ROM.

4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data

Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan dan pengamanan terhadap data transaksi.

5. Sebagai Pembuat Informasi

Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja pada lingkungan prusahaan untuk pengambilan keputusan.

D. Analisa dan Evaluasi

Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.

Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja perusahaan. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja perusahaan antara lain Microsoft Word yang berfungsi sebagi pengolah data perusahaan dalam bentuk kata-kata, dan juga Microsoft

Excel yang berfungsi sebagai pengolah data perusahaan yang berbentuk angka-angka atau

perhitungan.

dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi

Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :  Melalui menu program

- Klik tombol start yang terdapat di task bar

- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.

 Melalui short cut

- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper

- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan

 Memulai dengan menu New Office Document - Klik tombol start yang ada di task bar

- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document ditampilkan

- Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan

Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan perusahaan, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan perusahaan.

Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan kemudahan

dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam

memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :

 Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel

 Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :

- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.

-Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun data debitor dan pegawai.

Perusahaan mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam perusahaan berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal

sebagai Local Area Network (LAN). Local Area Network (LAN) adalah sejumlah komputer yang saling dihubungkan bersama di dalam satu areal tertentu yang tidak begitu luas, seperti di dalam satu kantor atau gedung. Secara garis besar terdapat dua tipe jaringan atau LAN, yaitu jaringan Peer to Peer dan jaringan Client-Server. Pada jaringan peer to peer, setiap komputer yang terhubung ke jaringan dapat bertindak baik sebagai workstation maupun

server. Sedangkan pada jaringan Client-Server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai server dan komputer lain berperan sebagai workstation.

Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :

 Mempermudah pertukaran informasi

 Mempermudah perawatan perangkat lunak

 Mempermudah komunikasi antar pengguna

 Sebagai sarana aplikasi multi user

 Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :

 Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk

mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam perusahaan harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

 Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data perusahaan.

 Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada perusahaan.

A. Kesimpulan

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan komputer lebih cepat dan akurat, sehingga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

3. Struktur Organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk menggunakan sistem garis atau staff dalam penempatan wewenang.

4. Bagian Tata Usaha PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk telah menggunakan

software-software yang membantu kinerja perusahaan.

5. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

6. Sistem komputerisasi memiliki peranan penting dalam peningkatan kinerja perusahaan.

B. Saran

1. Perusahaan sebaiknya memberikan wewenang atas pengelolaan komputer kepada satu orang staf , sehingga keamanan data lebih terjamin.

2. Perusahaan sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar perusahaan dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

3. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka sebaiknya ditetapkan suatu peratutan yang membatasi individu untuk menggunkan komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer di bagian Tata Usaha tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Habraken, Joe. 2002. Microsoft Word 2002, Andi. Yogyakarta.

Hall, James A. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Salemba Empat. Jakarta.

Hasan, M. Ikbal. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodoloi Penelitian Dan Aplikasinya, Ghalia Indonesia. Jakarta.

Mahmudi, Ali. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan, Grasindo. Jakarta.

Microsoft Excel 2007. 2009, Wahana Komputer dan Andi. Semarang.

Mulyanta, Edi S. 2006. Belajar Cepat Microsoft Word 2007, Andi. Yogyakarta.

Panduan Lengkap Microsoft Word XP For Windows, 2004. Madcoms Dan Andi.

Yogyakarta.

Romney, Marshall B., Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System, Edidi Ke Sembilan, Salemba Empat. Jakarta.

Santoso, Singgih. 2003. Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi. Yogyakarta.

Suryabrata, Sumadi. 2008. Metode Penelitian, PT RAJAGRAFINDO PERSADA. Jakarta.

Tjiharjodi, Samuil, Christina M. Utami, Agus Prijono, Marvin Ch. Wijaya. 2006.

Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.

Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :

 Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel

 Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :

- Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.

-Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.

Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun data debitor dan pegawai.

Perusahaan mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam perusahaan berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tampat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal

sebagai Local Area Network (LAN). Local Area Network (LAN) adalah sejumlah komputer yang saling dihubungkan bersama di dalam satu areal tertentu yang tidak begitu luas, seperti di dalam satu kantor atau gedung. Secara garis besar terdapat dua tipe jaringan atau LAN, yaitu jaringan Peer to Peer dan jaringan Client-Server. Pada jaringan peer to peer, setiap komputer yang terhubung ke jaringan dapat bertindak baik sebagai workstation maupun server. Sedangkan pada jaringan Client-Server, hanya satu komputer yang bertugas sebagai server dan komputer lain berperan sebagai workstation.

Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :

 Mempermudah pertukaran informasi  Mempermudah perawatan perangkat lunak  Mempermudah komunikasi antar pengguna  Sebagai sarana aplikasi multi user

 Menurunkan biaya dan penghematan waktu

Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :

 Virus

Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya system atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.

Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk

mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam perusahaan harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.

 Sistem Keamanan Data

Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data perusahaan.

 Pengawasan Pemakaian Software

Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada perusahaan.

A. Kesimpulan

1. Dengan menggunakan sistem komputer, pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat dan dapat meninimalkan terjadinya kesalahan.

2. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan komputer lebih cepat dan akurat, sehingga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.

3. Struktur Organisasi PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk menggunakan sistem garis atau staff dalam penempatan wewenang.

4. Bagian Tata Usaha PT Wahana Ottomitra Multiartha, Tbk telah menggunakan software-software yang membantu kinerja perusahaan.

5. Penggunaan software dalam pengolahan data dan menghasilkan informasi sudah cukup optimal.

6. Sistem komputerisasi memiliki peranan penting dalam peningkatan kinerja perusahaan.

B. Saran

1. Perusahaan sebaiknya memberikan wewenang atas pengelolaan komputer kepada satu orang staf , sehingga keamanan data lebih terjamin.

2. Perusahaan sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar perusahaan dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan efektif.

3. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih aman, maka sebaiknya ditetapkan suatu peratutan yang membatasi individu untuk menggunkan komputer, kecuali dengan izin pegawai yang berwenang atas penggunaan komputer di bagian Tata Usaha tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Habraken, Joe. 2002. Microsoft Word 2002, Andi. Yogyakarta.

Hall, James A. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Salemba Empat. Jakarta.

Hasan, M. Ikbal. 2002. Pokok-Pokok Materi Metodoloi Penelitian Dan Aplikasinya, Ghalia Indonesia. Jakarta.

Mahmudi, Ali. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan, Grasindo. Jakarta. Microsoft Excel 2007. 2009, Wahana Komputer dan Andi. Semarang.

Mulyanta, Edi S. 2006. Belajar Cepat Microsoft Word 2007, Andi. Yogyakarta.

Panduan Lengkap Microsoft Word XP For Windows, 2004. Madcoms Dan Andi. Yogyakarta.

Romney, Marshall B., Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information System, Edidi Ke Sembilan, Salemba Empat. Jakarta.

Santoso, Singgih. 2003. Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi. Yogyakarta.

Suryabrata, Sumadi. 2008. Metode Penelitian, PT RAJAGRAFINDO PERSADA. Jakarta. Tjiharjodi, Samuil, Christina M. Utami, Agus Prijono, Marvin Ch. Wijaya. 2006.