Analisis dan perancangann sistem informasi absensi terhadap karyawan pada Telkomsel Branch Ambon : laporan kerja praktek

x

ABSTRAK

Absensi karyawan selama ini selalu menjadi permasalahan yang pelik bagi bagian HRD di perusahaan – perusahaan yang ada, khususnya PT. Telkomsel Branch Ambon. Banyak cara yang telah diambil untuk mengatasi masalah ini, misal dengan menyediakan alat absensi otomatis (checklock) dalam bentuk mekanik maupun elektronik.

Peralatan absensi otomatis ini memiliki kelemahan yaitu tidak dapat mendeteksi kecurangan karyawan yang menitipkan kartu absensinya pada karyawan lain. padahal Absensi merupakan hal penting bagi suatu instansi atau perusahaan. Absensi dikatakan penting karena dapat mempengaruhi besarnya gaji atau upah seorang karyawan dan dari absensi juga dapat melihat kinerja satu karyawan yang sering hadir maupun tidak hadir. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya proses absensi sangat diperlukan ketelitian dalam pelaksanaannya agar tidak menghambat kinerja perusahaan.

Untuk itu Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk merancang suatu sistem informasi absensi karyawan yang diharapkan akan membantu kinerja perusahaan khusunya Bidang Sumber Daya Manusia menjadi lebih cepat dan praktis.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel) Resmi didirikan tahun 1995 dengan kantor pusat diJakarta. Kepemillikan Telkomsel terbagi menjadi 65% PT Telekomunikasi Indonesia(TELKOM: JSX:TLKM; NYSE:TLK;LSE:TKID) dan 35% SingTel Mobile, yang dimiliki 100%oleh Singapore Telecommunications, Ltd. (SingTel: SGX:TELE.SI). Selama tahun 2009 tidak ada perubahan signifikan terkait kepemilikan dan bentuk badan hukum perusahaan Telkomsel.

Telkomsel merupakan operator telekomunikasi selular terdepan di Indonesia yang menyediakan beragam layanan dengan berbasis teknologi jaringan GSM Dual Band (900 & 1800), GPRS, Wi – Fi, EDGE, 3G, HSDPA dan HSPA di seluruh Indonesia. Untuk jaringan internasional, Telkomsel telah berkolaborasi dengan 362 roaming partners di 196 negara.

Telkomsel menyediakan layanan voice dan SMS sebagai layanan dasar selular, sebagaimana juga beragam layanan nilai tambah lainnya seperti nada sambung pribadi, mobile banking, mobile wallet Cash), cash remittance (T-Remittance), internet broadband (TELKOMSELFlash), layanan BlackBerry dan lain sebagainya. Guna melayani kebutuhan segmen pelanggan yang berbeda-beda, Telkomsel menawarkan kepada para pelanggannya pilihan antara dua layanan pra

bayar yakni simPATI dan Kartu As, atau menggunakan layanan pasca bayar melalui produk kartuHALO.

3.2 Visi Dan Misi Perusahaan

PT.Telkomsel dalam operasional kerjanya mempunyai visi dan misi yang diwujudkan.

1. Visi

Menjadi penyedia gaya hidup dan solusi komunikasi bergerak terkemuka dan terbaik di regional.

2. Misi

Memberikan layanan gaya hidup dan solusi komunikasi bergerak dengan kualitas terbaik yangmelampaui harapan pelanggan, serta menciptakan nilai bagi semua pemangku kepentingan dan pembangunan ekonomi bangsa. 3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi PT. Telkomsel adalah struktur organisasi garis atau lini. Tipe organisasi yang hanya mengenal satu pimpinan, dimana wewenang mengalir dari pimpinan kepada bawahan melalui satu garis lurus, sedangkan bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

Berikut ini Merupakan Gambar Struktur Organisasi di PT. Telkomsel Grapari Branch Ambon.

Manager

Technical

Department General Service _{General affair Department}Human Resources & Finance Department Sales& Distribution_Department

IT Operation

Technical Support Technical Operation

Production

Customer Service

HR Operation

General Affair

Accounting & Budgeting

Treatury, Taxation

Prepaid Sales

Postpaid Sales

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Telkomsel Branch Ambon. [Sumber : Telkomsel Grapari Ambon.]

Keterangan :

= Hubungan Lini

3.4 Logo Perusahaan

Gambar 3.2 Logo Telkomsel

Adapun Makna yang tersirat dari logo Telkomsel. Detailnya dapat dijelaskan sebagai berikut.

a. Lingkaran Elips Horizontal

Lingkaran yang membelah heksagon tersebut melambangkan penyelenggara jasa telekomunikasi domestik (PT.Telkom)

b. Lingkaran elips vertikal

Melambangkan penyelenggaraan jasa telekomunikasi Internasional di

Indonesia (PT.Indosat) sebagai salah satu “The Founding Father”. c. Heksagon Merah

Melambangkan seluler, warna merah sendiri bermakna telkomsel berani dan siap menyongsong masa depan dengan segala kemungkinan

d. Heksagon abu-abu kehitaman

Melambangkan Telkomsel selalu siap mengayomi dan terus memenuhi kebutuhan pelanggan, sedangkan warna abu-abu adalah warna logam yang berarti kesejukan, luwes, dan fleksibel

e. Pertemuan dua lingkaran berwarna putih di atas heksagon merah

Melambangkan bentuk huruf „t’ sebagai huruf awal telkomsel. Warna putih pada huruf „t’ tersebut mengandung makna keberanian, keterbukaan, dan

transparansi. 3.5 Deskripsi Kerja

Uraian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian pada Telkomsel Branch Ambon dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Manager

Tugas dan tanggung jawab manager antara lain:

a. Pemimpin tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan dan sasaran-sasaran perusahaan.

b. Menyetujui dan menandatangani surat-surat penting yang berkenaan dengan perusahaan.

c. Bertanggungjawab atas semua kegiatan operasional perusahaan serta kontinuitas kegiatan perusahaan.

2. Technical Department

Tugas dan tanggung jawab dari technical department meliputi pekerjaan yang dilakukan di bidang konstruksi, network operational dan maintenance yang terbagi atas pekerjaan building maintenance. 3. General Service & Production Department

Tugas dan tanggung jawab dari general service & production department meliputi pekerjaan dalam bidang printing dan hantaran tagihan kartu HALO.

4. Human Rescurces & General Affair Department

Tugas dan tanggung jawab dari human rescurces & general affair department adalah:

a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi guna menunjang kontinuitas operasional perusahaan.

b. Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dalam perusahaan.

5. Finance Department

Tugas dan tanggung jawab dari finance department adalah bertanggung jawab atas semua aktivitas keuangan perusahaan

6. Sales& Distribution Department

Tugas dan tanggung jawab dari sales & distribution department meliputi kegiatan penjualan dan pelayanan produk-produk Telkomsel serta penyelenggaraan KiosHALO dan GeraiHALO.

7. Technical Support

Tugas dan tanggung jawab dari technical support adalah mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan Technical Support Assistant (TSA), Operation and Maintenance Center (OMC).

8. Technic Operation

Tugas dan tanggung jawab dari technic operation adalah mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan maintenance site, maintenance genset, maintenance spare part, kasuistik power, bakup power dan pengadaan BBM.

9. IT Operation

Tugas dan tanggung jawab dari IT operation adalah memelihara sistem jaringan dan optimalisasi perangkat IT/server yang ada Telkomsel

10.Production

Tugas dan tanggung jawab dari production adalah printing dan hantaran tagihan kartu HALO.

11.Service

Tugas dan tanggung jawab dari service adalah pengadaan pekerja outsourcing untuk Telkomsel seperti security atau tenaga kerja lainnya.

12.HR Operation

Tugas dan tanggung jawab dari HR operation adalah payroll (penggjian dan lembur), non payroll (seperti tunjangan, bantuan sosial, bantuan kesehatan, jamsostek, THR dan insentif), rekrutmen (meliputi penerimaan karyawan) dan development (meliputi mutasi, rotasi, dan demosi), dan legalitas.

13.General Affair

Tugas dan tanggung jawab dari general affair adalah :

a. Inventory yang terdiri dari inventory card meliputi pulsa electric dan voucher dan inventory non card meliputi alat tulis kantor, b. Pengadaan atau purchasing.

14.Accounting & Budgeting

Tugas dan tanggung jawab dari accounting & budgeting adalah menjaga cash flow dan neraca di tiap-tiap unit Telkomsel Branch Ambon.

15.Treasury & Taxation

Tugas dan tanggung jawab dari treasury & taxation adalah mengatur pengeluaran dan faktur pajak dari setiap transaksi.

16.AR Management

Tugas dan tanggung jawab dari AR management adalah melakukan penagihan piutang dari Telkomsel.

17.Prepaid Sales

Tugas dan tanggung jawab dari prepaid sales meliputi penjualan kartu HALO serta menagih tagihan kartu HALO.

18.Postpaid Sales

Tugas dan tanggung jawab dari postpaid sales adalah menyediakan pelayanan kepada pelanngan kartu HALO seperti penyelenggaraan Kios HALO dan Gerai HALO.

3.6 Para Pemangku Kepentingan

Meski Telkomsel adalah perusahaan swasta, yang bukan perusahaan publik, Telkomsel telahmemiliki unit tersendiri untuk mendukung dan melaksanakan program-program perusahaan yang berkaitan dengan aspek sosial, budaya, dan lingkungan serta secara aktif menyediakan materiinformasi bagi para pemangku kepentingan, yaitu tim CSR Program & Support ManagementDivisio

Telkomsel mengidentifikasi terdapat delapan kelompok pemangku kepentingan Telkomsel,yaitu:

2. Masyarakat

3. para karyawan,yang terdiri dari : a. karyawan tetap

b. karyawan paruh waktu, c. dan outsource.

4. mitra bisnis, yang terdiri dari : a. supplier atau vendor, b. mitra dealer,

c. dan partner sinergi 5. regulator, yang terdiri dari:

a. regulator internasional, b. pemerintah Indonesia, c. dan pemerintah daerah. 6. kreditur dan bank

7. para pemegang saham.

8. para customer/pelanggan, yang terdiri dari: a. korporasi dan ritel.

Telkomsel menyadari pentingnya peranan para pemangku kepentingan bagi pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.Oleh sebab itu Telkomsel senantiasa membina hubungan baik dengan para pemangkukepentingan. Hubungan ini didasarkan pada prinsip tata kelola perusahaan dan nilai-nilai budayakorporat

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Di jurusan Sistem Informasi terdapat mata kuliah Kerja Praktek (KP) yang harus dilakukan atau dilaksanakan oleh mahasiswa. Kerja praktek yang dilakukan oleh penulis mempunyai tujuan untuk memenuhi salah satu syarat mendapatkan nilai dari mata kuliah Kerja Praktek pada semester enam. Selain itu, penulis juga ingin meningkatkan wawasan yang lebih luas dan mendapatkan pengalaman di dunia kerja.

Kerja Praktek juga bermanfaat bagi UNIKOM dan perusahaan atau instansi pemerintahan dimana penulis melaksanakan kerja praktek, manfaat tersebut yaitu terciptanya kemitraan yang baik antara UNIKOM dengan perusahaan atau instansi pemerintahan dan adanya masukan yang bermanfaat yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan atau instansi pemerintahan yang sesuai dengan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama melaksanakan kerja praktek.

Seiring perkembangan zaman serta pesatnya perkembangan teknologi dewasa ini, secara langsung maupun tidak langsung telah menciptakan sebuah perubahan. Perubahan itu, selalu diharapkan mempunyai nilai postif. Begitu pun dengan pertambahan jumlah penduduk yang tiap tahun terus bertambah dengan berbagai permasalahannya, semakin membuktikan bahwa maksimal.ketepatan dan keakuratan suatu informasi perlu dilakukan dengan

Absensi karyawan selama ini selalu menjadi permasalahan yang pelik bagi bagian HRD di perusahaan – perusahaan yang ada, khususnya di Indonesia yang terkenal dengan budaya jam karetnya. Banyak cara yang telah diambil untuk mengatasi masalah ini, misal dengan menyediakan alat absensi otomatis (checklock) dalam bentuk mekanik maupun elektronik.

Dalam Proses absensi data karyawan PT.Telkomsel Branch Ambon masih belum dioptimalkan secara maksimal.dimana karyawan mengisi absensi dengan kartu menggunakan Mesin Check lock. System yang digunakan pada mesin ini adalah System hammer.dimana System Hammer adalah metode pencetakan secara mekanik (hammer) dengan fungsi lengkap,mulai dari pencetakan 2 warna (warna merah berarti karyawan bila terlambat & pulang pagi).disisi lain terdapat system ini juga terdapat 2 macam bel musik, back up Battery dan dapat bekerja bila listrik mati.

Sistem Absensi yang di lakukan PT.Telkomsel Branch Ambon dengan peralatan absensi otomatis ini memiliki kelemahan, yakni : tidak dapat mendeteksi kecurangan karyawan yang menitipkan kartu absensinya pada karyawan lain sehingga dia dapat masuk / pulang kerja tidak pada jam yang telah ditentukan. Disisi lain karyawan dapat memanipulasi data absensi serta media penyimpanan cukup rentan terjadinya kehilangan data.

Maka dilihat dari uraian diatas penulis berkeinginan untuk menganalisis lebih detil dan kemudian merencanakan usulan system baru agar dapat menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang tepat pada PT.Telkomsel Branch Ambon.

Berdasarkan dengan uraian diatas, maka judul yang akan dibahas dari laporan Kerja Praktek ini adalah ”Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Absensi Terhadap Karyawan Pada Telkomsel Grapari Branch Ambon”.

1.2 Identifikasi Masalah

Setelah melihat latar belakang masalah dan berdasarkan kerja praktek yang dilakukan,maka penulis mengidentifikasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh Telkomsel yaitu :

1. Belum adanya system Informasi yang diterapkan pada pengolahan data absensi karyawan di PT.Telkomsel Branch Ambon

2. Belum dioptimalkan pengolahan data absensi tentang seberapa jauh target (kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu) yang telah tercapai oleh setiap karyawan

3. Dampak atas masalah yang terkait dapat menyebabkan karyawan tidak konsisten pada diri sendiri ataupun perusahaan.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah diungkapkan oleh penulis diatas maka dapat dirumuskan masalah,yaitu :

1. Bagaimana sistem absensi karyawan yang sedang berjalan saat ini di Telkomsel Branch Ambon ?

2. Bagaimana perancangan sistem informasi prosedur yang diusulkan untuk memperbaiki permasalahan absensi karyawan tersebut ?

1.4 Batasan Masalah

Dalam penulisan laporan praktek ini penulis membatasi masalahnya yaitu :

1. Laporan hanya membahas tentang sistem absensi karyawan yang sedang berjalan saat ini di Telkomsel Branch Ambon.

2. Laporan hanya membahas tentang bagaimana usulan sistem informasi prosedur absensi karyawan di Telkomsel Branch Ambon.

1.5 Maksud Kerja Praktek

Berdasarkan masalah yang penulis identifikasi,maka maksud kerja praktek adalah : 1. Menambah wawasan pengetahuan tentang bagaimana menganalisa system pada sebuah

perusahaan.

2. Bagi pihak telkomsel maksud dari kerja praktek ini yaitu agar lebih meningkatkan kulitas system.

3. Dengan meningkatkan kualitas system diharapkan dapat menyelesaikan solusi masalah-masalah dari system tersebut.

1.6 Tujuan Kerja Praktek

Setiap penelitian harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah.Adapun tujuan dari Kerja Praktek,yaitu :

1. Untuk menganalisis Sistem yang sedang berjalan di Telkomsel Branch Ambon.

2. Untuk merancang Sistem informasi prosedur absensi karyawan di Telkomsel Branch Ambon.

3. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Penulis melakukan Keja praktek pada PT. Telekomunikasi selular (Telkomsel) Branch Ambon,yang beralamat di Jl. Diponegoro no. 78 Ambon 97124 . Adapun

jadwal penelitian yang dilakukan sebagai berikut

BULAN

Juni Juli Agustus September Oktober

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Pengajuan KP

2. Pelaksanaan KP

3. Pengumpulan Data

4. Penyusunan

5. Bimbingan

6. Pengumpulan

6 BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis akan menjelaskan beberapa teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas sebagai dasar serta metoda yang dipakai untuk kegiatan menganalisa sistem itu sendiri.

2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

Menurutt Jogiyanti (2002) mendefinisikan Suatu Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukkan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut.

Menurut Jogiyanti HM (2002) mendefinisikan Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengenal

7

bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut pengertian tentang sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya.

Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting didalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataan suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian.

Komponenkomponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri-sendiri. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran tersebut dapat tercapai.

Menurut Azhar Susanto (2004) sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu

2.1.1 Karakteristik Sistem

Menurut Jerry Fitz, Gerald dan Jogiyanto (2005:3),suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu :

a. Komponen Sistem

terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau

8

elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sistem atau bagian-bagian dari sistem.

b. Batas Sistem

merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya terhadap lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem

adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat mengguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem

merupakan media penghubung antara subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dan subsistem ke subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem

adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input).Maintenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut

dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapat keluaran.

9

adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

g. Pengolah Sistem

suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

h. Sasaran Sistem

suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) dan juga mempunyai sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem menurut Jerry Fitz, Gerald (1981) dilihat dari beberapa sudut, diantaranya adalah :

a. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa fikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah suatu sistem fisik adalah sistem yang dapat dilihat secara nyata.

10

b. sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made sistem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia sistem yang dirancang oleh manusia itu sendiri, sistem yang dibuat oleh manusia melibatkan antara manusia dengan mesin atau juga banyak dikenal dengan man-machine system.

c. sistem tertentu(deterministic system) dan sistem tak tentu ( probalistic system).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi diantaranya dapat diramalkan dengan pasti. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. sistem tertutup (closed system)dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sitem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.2 Pengertian Analisis Sistem

Analisis system informasi adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

11

Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau kelompok orang yang membentuk tim.orang yang merancang sistem ini disebut sistem analis.

2.2.1 Fungsi Sistem Analis

1. Mengidentifikasi masalah dari pemakai atau user.

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user.

3. Memilih alternatif – alternatif metode pemecahan masalah.

4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user.

2.2.2 Tugas Umum Sistem Analis

1. Mengumpulkan & menganalisis formulir,dokumen,file yang berkaitan dengan sistem yg berjalan.

2. Menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yg berjalan kepada user.

3. Merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi- aplikasi untuk penerapannya pada komputer.

4. Menganalisis dan menyusun biaya-biaya serta keuntungan dari system yang baru

Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yang baru 2.3 Konsep Dasar Informasi

12

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

Menurut Jogiyanto (99) informasi dapat diidentifikasikan sebagai : Hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-keadian(event) yang nyata(fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi.

Menurut Jogiyanto (99) Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

2.3.1 Kualitas Informasi

Kualitas informas (quality of information) sangat dipengaruhi oleh tiga hal sebagai berikut.

a. Relevan (relevancy).

Informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. b. Akurat (accuracy).

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

13 c. Tepat waktu (timeliness).

Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang) karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

d. Ekonomis (economy).

Lebih mengarah kepada biaya,pihak yang menggunakan/membutuhkan informasi akan mempertimbangkan keuntungan informasi dari segi biaya. e. Efisien (efficiency ).

Informasi yang efisien diharapkan dapat menghasilkan perubaha sistem yang menguntungkan contohnya dari keluaran/nilai uang atau keluaran/waktu dan mengurangi kesalahan.

f. Dapat dipercaya (reliability).

Suatu informasi harus bisa dipercaya,darimaa/siapa informasi itu diterima.jadi sistem informasi harus memperhatikan masalah reliabilitasnya

2.3.2 Nilai Informasi

Nilai dari suatu informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya pendapatannya.suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

2.4 Pengertian Sistem Informasi

Dalam manajemen , informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian,

14

sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu .dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.

Menurut Jogiyanto (2005; 8) mendefinisikan Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Menurut George M.Scott (2001; 4) pengertian sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi.

Sedangkan definisi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe davis dari buku jogiyanti (2005;11) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi , karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk mengambil keputusan.

Dibawah ini dapat dilihat gambar mengenai keterkaitan data dengan informasi.

15

Gambar 2. 1 Proses Data Menjadi Informasi

2.4.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.

1. Orang (People)

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).

16 2. Aktivitas

Aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Data

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.

4. Perangkat Keras (hardware)

Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, DLL.

5. Perangkat Lunak (sotfware)

Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.

6. Jaringan (network)

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda 2.5 Pengertian Absensi

Menurut Panggabean definisi ketidakhadiran (absenteism) adalah kegagalan untuk melapor pada waktu kerja dengan kata lain ketidakhadiran merupakan

17

kegagalan seorang karyawan untuk hadir di tempat kerja pada hari kerja. Ketidakhadiran berbeda dengan terlambat (lateness) yang menunjukkan kegagalan untuk datang tepat waktu.

2.6 Jenis-jenis Sistem Biometric

Biometrik adalah penerapan metode matematika dan statistika untuk

mempelajari biologi. Jadi sistem biometrik adalah metode penerapan anggota tubuh manusia, seperti : sidik jari, wajah, retina, lengan, suara dan lain-lain untuk dijadikan input dalam suatu sistem.

Sistem-sistem biometric yang sudah tersedia saat ini :

1. Pengenalan sidik jari

Sistem ini meliputi sebuah perangkat keras scanner dan perangkat lunak. Merekam karakteristik sidik jari yang spesifik, menyimpan data tiap-tiap user ke dalam sebuah template, ketika user mencoba lagi menguatkan akses maka perangkat lunak akan membandingkan data yang tersimpan pada template dengan pembacaan sidik jari dari scanner. Sistem sidik jari sangat akurat tetapi dapat dipengaruhi oleh perubahan-perubahan di dalam sidik jari (terbakar, bekas luka dan sebagainya), kotoran dan faktor-faktor lain yang menimbulkan gangguan pada gambar. Beberapa jenis aplikasi yang dapat diterapkan pada teknologi sidik jari adalah: Police Investment System, Door Access System, Card Access System, Software Access System, Banking System, Time and Attendance System, ID Card

18

Gambar 2.2. Contoh Input Sidik Jari 2. Pengenalan wajah

Pengenalan bentuk-bentuk dan posisi dari ciri-ciri wajah seseorang adalah tugas yang kompleks. Pertama sebuah kamera menangkap gambar dari sebuah wajah dan kemudian software memilah-milah pola informasi yang selanjutnya dibandingkan dengan template user.

3. Pengenalan bagian mata

Pola bagian mata adalah rumit, dengan keanekaragaman dari karakteristik yang unik dari tiap-tiap orang. Sebuah sistem pengenalan iris menggunakan sebuah kamera video untuk menangkap contoh dan perangkat lunak membandingkan data hasil dengan template yang disimpan

4. Pengenalan retina

Dari semua yang paling aman dari bekerjanya sistem biometric adalah retina, dan lapisan-lapisan pembuluh yang dilokasikan di belakang mata. Gambar retina sulit

19

untuk ditangkap dan selama pendataan user harus memusatkan sebuah titik serta mempertahankannya sehingga kamera dapat melaksanakan penangkapan gambar dengan baik. Hal yang sebenarnya ditentukan adalah pola dari pembuluh-pembuluh darah. Tetapi ketika pola-pola ini unik pada tiap-tiap orang, identifikasi dapat menjadi lebih presisi. Sistem yang didasarkan pada dua bagian mata, iris, dan retina adalah dipertimbangkan untuk menawarkan tingkat keamanan terbaik. 5. Geometri lengan

Dengan sistem ini, pengguna meluruskan lengan menurut petunjuk tanda pada perangkat keras pembaca lengan (reader), menangkap gambar tiga dimensi dari jari-jari dan tulang kemudian menyimpan data dalam sebuah template. Geometri lengan telah digunakan selama beberapa tahun dan dimanfaatkan untuk sistem keamanan pada perlombaan Olympiade 1996.

6. Geometri jari

Peralatan ini sama untuk sistem-sistem geometri. Pengguna menempatkan satu atau dua jari di bawah sebuah kamera yang menangkap bentuk dan panjang wilayah jari serta tulang-tulangnya. Sistem menangkap gambar tiga dimensi dan mencocokkan data dengan template-template yang disimpan untuk menentukan identitas.

20

Sama dengan pengenalan sidik jari, biometric telapak tangan memusatkan pada susunan-susunan yang beragam, misalnya bagian tepinya dan bagian-bagian yang tidak berharga yang ditemukan pada telapak tangan.

8. Pengenalan suara

Metode ini menangkap suara dari speaker menurut sifat-sifat bahasa. Penggunaan utamanya adalah aplikasi keamanan berbasis telepon. Keakurasiannya dapat dipengaruhi oleh hal-hal berikut seperti suara gaduh dan pengaruh-pengaruh dari penyakit atau kelelahan pada suara. Satu masalah nyata dengan pengenalan suara adalah sistem dapat dikelabui oleh suara tape dari suara seseorang. Untuk alasan ini sistem suara lanjutan harus mampu memperluas atau memperpanjang proses verifikasi dengan memberikan perkataan-perkataan yang lebih sulit dan panjang, membacanya dengan keras atau meminta sebuah perkataan yang berbeda yang dibaca setiap waktu.

9. Pengenalan tanda tangan

Sistem verifikasi tanda tangan memerlukan satu hal utama yaitu penerimaan masyarakat umum (publik). Di segala hal dari deklarasi kemerdekaan sampai slip sebuah kartu kredit. Masyarakat cenderung untuk menerima tanda tangan seseorang sebagai bukti dari identitasnya. Sebenarnya sistem pengenalan tanda tangan atau sering disebut dengan sistem verifikasi tanda tangan dinamis (dynamic signature verification system). Betapa pun terlihat sederhana sebuah tanda tangan, peralatan mengukur baik ciri-ciri yang membedakan tanda tangan dan ciri-ciri yang membedakan dari proses penulisan tanda tangan. Ciri-ciri ini

21

mencakup tekanan pena, kecepatan dan titik-titik ketika pena diangkat dari kertas.Pola-pola ini ditangkap melalui sebuah pena yang dirancang khusus atau tablet (bisa juga kedua-duanya) dan dibandingkan dengan pola-pola template. Permasalahannya adalah tanda tangan kita berbeda secara berarti dan dari satu contoh ke contoh yang lain, sehingga keakurasian yang sangat kuat membutuhkan banyak contoh dan sebuah proses verifikasi lanjutan. Terdapat sistem biometric utama yang sedang dalam pengembangan, ilmuwan-ilmuwan sedang mengembangkan dan menguji kemungkinan-kemungkinan terjadinya sistem yang didasarkan pada analisa DNA, pola-pola pembuluh darah dan bahkan bau tubuh manusia

[Sumber : Andi Susilo [ kompas cyber media]

2.6 Konsep Dasar Pengolahan Data 2.6.1 Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan.

2.6.2 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Menggambar Diagram Konteks, terdiri dari :

22

1. Gambar sistem berupa satu lingkaran dan beri nama sistem. 2. Gambar kotak entitas eksternal dan beri nama

3. Buatkan arus data dari setiap entitas eksternal. 2.6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu Sistem Informasi Penjualan Modem. Sistem ini meliputi analisi prosedur yang berjalan dan evaluasi sistem yang berjalan.

Absensi karyawan selama ini selalu menjadi permasalahan yang pelik bagi bagian Admin di PT.Telkomsel Branch Ambon.Indoenesia adalah salah satu Negara yang terkenal dengan budaya am karetnya. untuk mengatasi masalah ini, Banyak cara yang telah diambil oleh berbagai perusahaan – perusahaan salah satu diantaranya PT.Telkomsel Branch Ambon.

Pada PT. Telkomsel Branch Ambon , system absensi masih belum dioptimalkan secara maksimal.dimana absensi karyawan dilakukan dengan menchecklok di sebuah mesin mekanik ( hammer) secara otomatis. Hal ini ketika dianalisis oleh penulis di perusahaan setempat memang dapat lebih mengurangi kemungkinan kecurangan dalam absensi.

Walaupun demikian peralatan absensi otomatis ini memiliki kelemahan, yaitu, tidak dapat mendeteksi kecurangan karyawan yang menitipkan kartu absensinya pada karyawan lain sehingga dia dapat masuk / pulang kerja tidak pada jam yang telah ditentukan. Disisi lain karyawan dapat memanipulasi data absensi,media penyimpanan cukup rentan terjadinya kehilangan data.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang digunakan untukmengidentifikasi permasalahan yang ada dengan menganalisis dokumen - dokumen yang digunakan untuk proses memasukan data absensi yang sedang berjalan. Analisis ini ditunjukan sebagai bahan pertimbangan dalam perancangan system yang akan dibuat.

1. Nama Dokumen : Kartu Absensi Karyawan (Amuno ) Sumber : Karyawan

Jumlah : 1 Rangkap

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran Karyawan

Item Data : Nama Karyawan, Nama Karyawan ,Bagian,Bulan ,Pagi,Siang,Lembur, Masuk, Keluar,Tanda Tangan,

2. Nama Dokumen : Berkas Karyawan Sumber : Bag.Adm.personalia Jumlah : 1 Rangkap

Fungsi : Sebagai data sesuai dan terstruktur

Item Data : Nama Pegawai, NIP Pegawai, Jam Masuk,Jam Keluar ,Pagi,Siang,Lembur,Tanggal Kerja,Tanda Tangan, No tlp,Keterangan. 3. Nama Dokumen : Laporan absensi Karyawan

Sumber : Bag Penggajian Jumlah : 2 Rangkap

Fungsi : Sebagai data absensi karyawan dan bukti kehadiran Item Data : Nama Pegawai, NIP Pegawai, Alamat, No tlp, Jumlah

kehadiran, Tanda tangan, Keterangan.

4.1.2 Analisis Prosedur Absensi Yang Sedang Berjalan

Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan dan dokumen apa yang dilibatkan . Karyawan mengambil kartu Absensi dari tempat penyimpanan kartu absensi (Amano),kemudian munuju mesin checklock untuk dicetak tanggal dan jam masuk karyawan.rutinitas absensi dilakukan selama karyawan masuk – keluar kerja guna pendataan dalam menerima gaji.

1. jika karyawan tiba di kantor tepat waktu maka mesin hammer akan mencatat waktu tiba dikantor dengan tinta warna hitam.dan jika sebaliknya akan berwarna merah.

2. Kemudian bagian Adm.personalia mengambil kartu absensi tersebut untuk Mengecek data absensi karyawan.

3. kemudian setelah pengecekan telah selesai maka adm.personalia akan memberikan berkas data Absensi karyawan ke bagian penggajian

4. Bagian penggajian akan memasukkan data-data absensi karyawan yang berisi tanggal dan jam masuk karyawan satu-persatu ke komputer terdaftar memberikan tanda dengan warna merah pada data absensi setiap karyawan yang datang terlambat, dan ketika akan membuat laporan absensi bagian Admin menghitung setiap data absensi karyawan yang hadir dan datang terlambat, tidak hadir, keluar kota.

5. Data Absensi karyawan diserahkan kepada manajer untuk disahkan dan diberikan kembali ke bagian penggajian

6. Selanjutnya bagian penggajian akan merakap data absensi yang telah diacc sebanyak 2 lembar.yang selembar diarsipkan.kemudian selembarnya sebagai data ungtuk membuat laporan absensi karyawan akhir mingguan.

7. Setelah membuat laporan mingguan Data Absensi Karyawan.maka selembaran data Absensi diberikan ke manajer.

4.1.2.1 Flowmap

Karyawan Adm.Personalia Manager

KA

Melakukan Absensi

DAK

DAK

Mengecek DAK

Merekap Lap. DAK yg di acc Menginput dan

menghitung DAK

Lap.DAK

Lap.DAK acc

Lap.Mingguan DAK acc Membuat

Lap.Mingguan DAK acc Lap.Mingguan

DAK acc

Penggajian

Berkas DAK

Lap.DAK

Meng’acc

Lap.DAK

Lap.DAK acc

Keterangan :

KAK = Kartu Absensi Karyawan DAK = Data Absensi Karyawan. Lap = Laporan.

4.1.2.2Diagram Kontek

Sistem perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan, diantaranya pembuatan diagram konteks. Diagram konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan.

Berikut ini merupakan gambar diagram kontek absensi pegawai yang sedang berjalan.

Karyawan Adm. Personalia

Manajer Sistem Absensi Karyawan Telkomsel Branch Ambon KA DAK Berkas DAK Lap. DAK L ap . D A K ac c

Gambar 4.2 Diagram Kontek Yang Sedang Berjalan. 4.1.2.3Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Berikut ini merupakan gambar DFD yang sedang berjalan :

Karyawan Adm.Personalia Manager Mesin Mencetak Absen Berkas DAK B er ka s D A K Lap.Mingguan DAK acc Mengecek DAK Merekap Lap. DAK Membuat Lap.Mingguan DAK Penggajian KA Lap. DAK acc L ap . DA K a cc Lap. DAK acc B er ka s D AK Lap. Mingguan DAK Acc Menginput dan menghitung DAK B er ka s D A K L ap . DA K a cc

4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan

Sistem Informasi absensi karyawan yang ada pada PT. Telkomsel Branch Ambon dalam pembuatan laporan hasil perhitungan data absensi masih belum dioptimalkan secara maksimal.disini penulis berharap dengan adanya usulan perancangan sistem informasi yang baru dapat membantu Adm.personalia untuk mengolah data pegawai dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak – pihak tertentu dalam pengambilan keputusan serta mampu menyajikan informasi.

4.2 Usulan Perancangan Sistem

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai usulan perancangan terhadap sistem Informasi absensi karyawan pada PT. Telkomsel Branch Ambon. Adapun untuk system yang diusulkan akan disertakan Flowmap,Diagram konteks dan Data Flow Diagram

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Setelah melakukan tahap analisis sistem,penulis menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap perancangan ini penulis akan membuat sebuah rancangan Sistem Informasi Absensi karyawan pada PT Telkomsel Branch Ambon.tujuan perancangan system adalah dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Pada perancangan sistem ini secara prosedur kerja pada dasarnya sama dengan prosedur kerja pada sistem yang sedang berjalan.

Pada bagian ini penulis mencoba merancang prosedur yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan absensi yang terjadi.adapun perancangan prosedur yang diusulkan digambarkan dalam dengan FlowMap, Diagram Konteks, Dan DFD. Berikut ini penjelasan dari masing-masing proses tersebut :

4.2.2.1 Flow Map yang Diusulkan

Berikut ini merupakan flowmap yang diusulkan. FLOWMAP YANG DIUSULKAN

Adm. Personalia Penggajian Manager

Karyawan

Id Karyawan & Sidik Jari

Id Karyawan & Sidik Jari

Input Data Karyawan

Data Absensi DB

Cetak laporan

Lap. Absensi

belum di Acc Lap. Absensi

belum di Acc

Lap. Absensi Telah di Acc Lap. Absensi

4.2.2.2Diagram Kontek Yang Diusulkan

Berikut ini merupakan diagram kontek yang diusulkan.

Karyawan

Penggajian

Manager Sistem Informasi

Absensi Karyawan Pada PT. Telkomsel

Branch Ambon Id Karyawan

Dan Sidik Jari

Lap.Absensi Untuk Di acc

La

p

Abs

ens

i

Y

an

g

sdh

d

i

ac

c

Gambar 4.5 Gambar Diagram Kontek Yang Diusulkan

4.2.2.3Data Flow Diagram Yang Diusulkan

Adapun Data Flow Diagram Yang Diusulkan seperti berikut ini.

Karyawan

Penggajian Manager

1.1 Input ID Sidik jari

1.2 Absensi ID sidik jari

Data Absensi

1.3 Cetak laporan Data karyawan

D

at

a K

arya

w

an

Data Karyawan

D

at

a A

bs

ens

i

Lap. Absen untuk di acc

Lap. Absen Yang sudah di acc ID sidik jari

2.1 Identifikasi Absen

2.2 Tampil Data

Absensi Data karyawan

D

at

a

K

ary

aw

an

Data Karyawan

Absensi Data Absensi

Data Karyawan

Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 1.2 Sistem Informasi

4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan

Sistem Informasi Perancangan prosedur absensi pegawai dengan sidik jari pada PT.Telkomsel Branch Ambon adalah sebuah metode yang dirancang oleh penulis.dimana tujuan penulis untuk meringankan beban sistem tanpa mengubah sistem yang lain secara keseluruhan. adapun evaluasi terhadap sistem yang diusulkan diantaranya :

1. Karyawan menginputakan Id karyawan dan sidik jari pada sistem. 2. Proses sistem informasi absensi dilakukan.

3. Sistem akan mengidentifikasi Data Karyawan yang sebelumnya diinputkan oleh karyawan.

4. Jika seandainya data sukses dan sesuai maka Informasi akan ditampilkan secara otomatis oleh sistem.

5. Sistem akan menghasilkan data absensi.

6. Kemudian Data absensi akan dicetak sebagai laporan absensi karyawan yang akan diberikan pada manager dan bagian penggajian.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

Dengan adanya usulan sistem informasi absensi ini dapat menyelesaikan masalah-masalah Absensi para karyawan dan sub bagian yang berkaitan, khususnya PT. Telkomsel Branch Ambon, antara lain :

1. Pada sistem informasi yang diusulkan dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh PT.Telkomsel Branch Ambon yaitu masalah absensi karyawan.

2. Dengan adanya usulan perancangan prosedur sistem informasi absensi dengan sidik jari ini diharapkan dapat memberikan laporan absensi yang lebih akurat

5.2 Saran

Adapun saran dari penulis untuk proses pengembangan sistem selanjutnya yang sesuai dengan perkembangan teknologi yang pesat, sehingga sistem ini dapat mengikuti perkembangan teknologi.

1. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan unit pengamanan untuk memproteksi agar tidak terjadi manipulasi karyawan.

2. Dalam pengambilan keputusan data absensi merupakan sumber yang sangat penting,oleh karena itu pemeliharaan data harus diperhatikan oleh pihak perusahaan.

TELKOMSEL BRANCH AMBON

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Dian Novia Usemahu NIM.10508224

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

iv DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

ABSTRAK ...x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Rumusan Masalah ... 3

1.4 Batasan Masalah... 4

1.5 Maksud Kerja Praktek ... 4

1.6 Tujuan Kerja Praktek ... 4

1.7 Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Konsep Dasar Sistem ... 6

2.1.1 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 9

2.2 Pengertian Analisis Sistem ... 10

2.2.1 Fungsi Sistem Analis ... 10

v

2.3 Konsep Dasar Informasi ... 11

2.3.1 Kualitas Informasi ... 12

2.3.2 Nilai Informasi ... 13

2.4 Pengertian Sistem Informasi ... 13

2.4.1 Komponen Sistem Informasi ... 14

2.5 Pengertian Absensi ... 15

2.6 Jenis-jenis Biometric ... 16

2.7 Konsep Dasar Pengolahan Data ... 20

2.7.1 Flow Map ... 20

2.7.2 Diagram Konteks ... 20

2.7.3 Data Flow Diagram ... 21

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 22

3.1 Tinjauan Umum Perusahan ... 22

3.2 Visi Dan Misi Perusahaan ... 23

3.3 Struktur Organisasi Perusahan ... 24

3.4 Logo Perusahaan ... 25

3.5 Deskripsi Kerja ... 25

3.5 Para Pemangku Perusahaan ... 29

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 31

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 31

4.1.1 Analisis Dokumen ... 32

4.1.2 Analisis Prosedur Yang sedang Berjalan ... 33

4.1.2.1 Flow Map ... 35

4.1.2.2 Diagram Kontek... 36

vi

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 38

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 38

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 38

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 39

4.2.2.1 Flow Map Yang Diusulkan ... 39

4.2.2.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan ... 40

4.2.2.3 Data Flow Diagram Yang Diusulkan ... 41

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan ... 42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………... 44

5.1 Kesimpulan ... 44

5.5 Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45 LAMPIRAN ...

45

1. Davis Gardon, 1999, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen PT.Pustka Binaman Persindo, Jakarta Pusat

2. Jogianto HM, 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan PraktekAplikasi Bisnis, Andi Yokyakarta

3. Susanto Azhar, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya Bandung. 4. http://www.telkomsel.com/about/corporate/368-Profile.html/ 25 september 2011 5. http://selaputs.blogspot.com/2010/06/pengertian-arti-definisi-absen.html/ 25 september

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah mengaruniakan Nikmat-Nya sehingga Laporan Kerja Praktek dengan judul “ Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Absensi Karyawan Pada Telkomsel Branch

Ambon ” ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Laporan Kerja Praktek ini disusun untuk melengkapi kerja praktek yang telah penulis lakukan di PT Telkomsel Branch Ambon sebagai syarat kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek di Jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

Penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak atas dukungan moral maupun materil yang sangat berarti dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini, diantaranya:

1. Bapak. Dadang Munandar, SE, M.Si. selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak.Syahrul Mauluddin, S.Kom,,M.Kom sebagai dosen wali dan pembimbing dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.

3. Bapak Simon Sidabutar,selaku Manager Telkomsel Branch Ambon.

4. Bapak Jimmy YR Tubalawony, selaku pembimbing Kerja Praktek, atas masukan dan saran yang telah diberikan.

5. Staf Karyawan Telkomsel serta bagian Selling dan Administrasi yang telah memberikan bantuan selama kerja praktek.

6. Ayah dan Bunda Terkasih yang selalu memberikan kasih sayang,doa dan dukungan.

iii

7. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya kerja praktek ini,terima kasih.

Pelaksanaan Kerja Praktek ini masih belum sempurna, mengingat keterbatasan kemampuan dan waktu yang ada pada penulis. Maka dari itu penulis menyampaikan permohonan maaf khususnya kepada pembimbing lapangan, apabila dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini terdapat kekeliruan yang penulis lakukan baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari juga bahwa pada Laporan Kerja Praktek ini masih banyak terdapat kekurangan, baik dalam cara penyajian laporan maupun dalam kelengkapan data. Oleh karena itu, kritik dan saran pembaca akan sangat penulis hargai dan harapkan. Akhirnya besar harapan penulis agar laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bandung, 22 Oktober 2011

iv DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SIMBOL ... ix

ABSTRAK ...x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Rumusan Masalah ... 3

1.4 Batasan Masalah... 4

1.5 Maksud Kerja Praktek ... 4

1.6 Tujuan Kerja Praktek ... 4

1.7 Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Konsep Dasar Sistem ... 6

2.1.1 Karakteristik Sistem ... 7

2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 9

2.2 Pengertian Analisis Sistem ... 10

2.2.1 Fungsi Sistem Analis ... 10

v

2.3 Konsep Dasar Informasi ... 11

2.3.1 Kualitas Informasi ... 12

2.3.2 Nilai Informasi ... 13

2.4 Pengertian Sistem Informasi ... 13

2.4.1 Komponen Sistem Informasi ... 14

2.5 Pengertian Absensi ... 15

2.6 Jenis-jenis Biometric ... 16

2.7 Konsep Dasar Pengolahan Data ... 20

2.7.1 Flow Map ... 20

2.7.2 Diagram Konteks ... 20

2.7.3 Data Flow Diagram ... 21

BAB III PROFIL PERUSAHAAN ... 22

3.1 Tinjauan Umum Perusahan ... 22

3.2 Visi Dan Misi Perusahaan ... 23

3.3 Struktur Organisasi Perusahan ... 24

3.4 Logo Perusahaan ... 25

3.5 Deskripsi Kerja ... 25

3.5 Para Pemangku Perusahaan ... 29

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ... 31

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ... 31

4.1.1 Analisis Dokumen ... 32

4.1.2 Analisis Prosedur Yang sedang Berjalan ... 33

4.1.2.1 Flow Map ... 35

4.1.2.2 Diagram Kontek... 36

vi

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 38

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 38

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 38

4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 39

4.2.2.1 Flow Map Yang Diusulkan ... 39

4.2.2.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan ... 40

4.2.2.3 Data Flow Diagram Yang Diusulkan ... 41

4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan ... 42

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………... 44

5.1 Kesimpulan ... 44

5.5 Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45 LAMPIRAN ...

45

DAFTAR PUSTAKA

1. Davis Gardon, 1999, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen PT.Pustka Binaman Persindo, Jakarta Pusat

2. Jogianto HM, 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan PraktekAplikasi Bisnis, Andi Yokyakarta

3. Susanto Azhar, 2004, Sistem Informasi Manajemen, Lingga Jaya Bandung. 4. http://www.telkomsel.com/about/corporate/368-Profile.html/ 25 september 2011 5. http://selaputs.blogspot.com/2010/06/pengertian-arti-definisi-absen.html/ 25 september

ii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah mengaruniakan Nikmat-Nya sehingga Laporan Kerja Praktek dengan judul “ Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Absensi Karyawan Pada Telkomsel Branch

Ambon ” ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Laporan Kerja Praktek ini

disusun untuk melengkapi kerja praktek yang telah penulis lakukan di PT Telkomsel Branch Ambon sebagai syarat kelulusan Mata Kuliah Kerja Praktek di Jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

Penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak atas dukungan moral maupun materil yang sangat berarti dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini, diantaranya:

1. Bapak. Dadang Munandar, SE, M.Si. selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

2. Bapak.Syahrul Mauluddin, S.Kom,,M.Kom sebagai dosen wali dan pembimbing dalam penyusunan laporan kerja praktek ini.

3. Bapak Simon Sidabutar,selaku Manager Telkomsel Branch Ambon.

4. Bapak Jimmy YR Tubalawony, selaku pembimbing Kerja Praktek, atas masukan dan saran yang telah diberikan.

5. Staf Karyawan Telkomsel serta bagian Selling dan Administrasi yang telah memberikan bantuan selama kerja praktek.

6. Ayah dan Bunda Terkasih yang selalu memberikan kasih sayang,doa dan dukungan.

iii

7. Teman-teman dan semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya kerja praktek ini,terima kasih.

Pelaksanaan Kerja Praktek ini masih belum sempurna, mengingat keterbatasan kemampuan dan waktu yang ada pada penulis. Maka dari itu penulis menyampaikan permohonan maaf khususnya kepada pembimbing lapangan, apabila dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini terdapat kekeliruan yang penulis lakukan baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari juga bahwa pada Laporan Kerja Praktek ini masih banyak terdapat kekurangan, baik dalam cara penyajian laporan maupun dalam kelengkapan data. Oleh karena itu, kritik dan saran pembaca akan sangat penulis hargai dan harapkan. Akhirnya besar harapan penulis agar laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Bandung, 22 Oktober 2011