6
b. Memberi kemudahan dalam mendokumentasikan pelayanan administrasi manajemen perkantoran pada setiap seksi bidang di Kelurahan Ngijo
Kecamatan Gunungpati Kota Semarang. c. Memberikan kemudahan dalam membuat laporan pada setiap seksi
bidang dalam menjalankan tugas masing-masing di Kelurahan Ngijo Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.
1.5 Pembatasan Masalah
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis hanya membuat rancang bangun sistem informasi manajemen perkantoran di Kelurahan Ngijo Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang, yakni meliputi: a. Pelayanan surat pengantar ataupun sejenisnya oleh Kasi Pemerintahan
dari Kelurahan Ngijo. b. Input data pelayanan surat pengantar ataupun sejenisnya dari Kasi
Pemerintahan yang terdapat di Kelurahan Ngijo. c. Informasi tentang catatan sipil warga masyarakat di Kelurahan Ngijo.
d. Perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan rancang bangun sistem adalah PHP dan MySQL server sebagai databasenya.
e. Sistem informasi manajemen perkantoran berfungsi untuk melakukan penginputan data, pengeditan data, penghapusan data, dan pembuatan
laporan surat yang berkaitan dengan Kasi Pemerintahan.
1.6 Sistematika Penulisan
7
Untuk mengetahui gambaran isi laporan Tugas Akhir ini, maka penulis membuat sistematika laporan Tugas Akhir. Secara garis besar sistematika
penulisan laporan ini dibagi menjadi 3 bagian yaitu: 1. Bagian Pengantar Laporan
Bagian ini terdiri dari Halaman Judul, Halaman Pengesahan, Abstrak, Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar Lampiran
2. Bagian Utama Tugas Akhir BAB I
: PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang latar belakang,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, pembatasan masalah, sistematika tugas
akhir. BAB II
: KAJIAN PUSTAKA Pada bab ini dijelaskan tentang teori manajemen,
manajemen perkantoran,
administrasi dan
administrasi kelrahan, pengertian sistem informasi dan sistem informasi manajemen, XAMPP, basis,
MySQL, PHP, aplikasi macromedia dreamweaver, dan profil kelurahan Ngijo kecamatan Gunungpati
kota Semarang.
8
BAB III : METODE PENELITIAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai ruang lingkup
penelitian, variabel
dan metode
pengambilan data, perancangan sistem, analisis data.
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai langkah kerja program sistem informasi manajemen perkantoran
kelurahan dalam
pelayanan surat
pada masyarakat.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini akan disajikan mengenai simpulan dan saran.
3. Bagian Akhir Laporan Bagian ini terdiri dari daftar pustaka dan lampiran-lampiran
yang memperkuat dasar penulisan laporan ini.
9
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Teori Manajemen, Manajemen Perkantoran, Administrasi dan Administrasi Kelurahan
2.1.1 Manajemen
Pengertian Manajemen menurut beberapa ahli sebagai berikut. a. Ensiclopedia of The Social Sciens
Di dalam Ensiclopedia of The Social Sciens, manajemen diartikan sebagai proses pelaksanaan suatu tujuan tertentu yang diselenggarakan dan
diawasi. b. Mary Parket Follet
Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain Mary Parket Follet dalam Agus Sabardi, 2001:3.
c. Thomas H. Nelson d. Manajemen perusahaan adalah ilmu dan seni memadukan ide-ide, fasilitas
proses, bahan dan orang-orang untuk menghasilkan barang atau jasa yang bermanfaat dan menjualnya dengan keuntungan Thomas H. Nelson
dalam Agus Sabardi, 2001:3. e. G.R. Terry
10
Manajemen diartikan sebagai proses yang khas yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang
dilakukan untuk menentukan dan usaha mencapai sasaran-sasaran dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya G.R. Terry
dalam Agus Sabardi, 2001:3. f. James A.F. Stoner
Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan upaya usaha-usaha anggota organisasi
dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan James A.F. Stoner dalam Agus Sabardi, 2001:3.
g. Prof. Drs. Oei Liang Lie Manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan sumber-daya manusia dan alam, terutama sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan Prof. Drs. Oei Liang Lie dalam Agus Sabardi, 2001:3. Dari definisi-definisi di atas menarik untuk ditelaah adalah definisi yang
dikemukakan oleh Mary Parket Follet. Definisi tersebut mengundang perhatian kita pada kenyataan bahwa para manajer mencapai tujuan organisasi dengan cara
mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang perlu dalam pekerjaan, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu olehnya sendiri.
Henry M. Boettinger, berpendapat bahwa manajemen itu suatu seni. Seni membutuhkan tiga unsur yaitu: 1 pandangan seniman, 2 pengetahuan dan 3
teknis dan komunikasi yang berhasil. Dalam hal ini manajemen merupakan suatu
11
seni, maka manajemen memerlukan ketiga unsur tersebut. Oleh karena itu sama seperti keterampilan manajemen, keterampilan seni juga dapat dikembangkan
melalui training. Keterampilan manajemen juga dapat dikembangkan dengan cara yang sama untuk melatih seniman.
Pada umumnya diakui bahwa manajemen menyangkut suatu tingkat keterampilan, tetapi di luar itu terjadi perbedaan tentang bagaimana seharusnya
mengelompokkan manajemen sebagai suatu seni atau ilmu. Lebih dari itu, definisi manajemen sebagai seni yang dikemukakan oleh Mary Parker Follet ini tidak
diterima secara luas. Luther Gulick, pendidik dan pengarang buku manajemen sebagai bidang
pengetahuan, yang mencari secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana orang-orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan menjadikan
kerjasama itu berguna untuk kemanusiaan. Menurut Luther Gulick, manajemen memenuhi syarat untuk disebut sebagai bidang pengetahuan, karena telah
dipelajari bertahun-tahun dan ilmu manajemen telah diatur menjadi serangkaian teori-teori.
Menurut T.H. Nelson dan Prof. Oey Liang Lie, manajemen dinyatakan bahwa manajemen sebagai ilmu dan seni. Manajemen dapat dinyatakan sebagai
ilmu, karena manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang sistematis dan telah diterima sebagai kebenaran-kebenaran yang universal.
Sebagai ilmu, manajemen memiliki asas-asas seperti ilmu-ilmu lain, yang disebut “asas-asas manajemen” atau “principles of management”. Asas-asas manajemen
12
seperti asas-asas ilmu sosial lainnya, tidak berlaku dalil-dalil seperti ilmu pasti tetapi berlaku dengan ceteris paribus.
Manajemen dinyatakan sebagai seni karena keberhasilan manajer dalam usahanya mencapai tujuan dengan bantuan bawahan, selain itu diperlukan
pemahaman dan
pengalaman ilmu
manajemen, kemampuan
manajer mempengaruhi bawahan dengan wibawa, karisma atau seni memimpin orang.
Dengan demikian manajemen sebagai seni adalah kemampuan pribadi manajer untuk menarik perhatian dan mempengaruhi orang lain sehingga mereka dengan
senang hati mau megikuti perintah manajer. Oleh karena itu dengan ilmu manajemen, manajer mampu mengenali dan mempelajari masalah-masalah
dengan baik, dan dengan seni manajemen, manajer mampu menentukan sikap dan mengambil keputusan dan memecahkan masalah secara cepat dam tepat.
James A.F. Stoner mendefinisikan manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinandan pengawasan upaya anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2
Dari definisi tersebut dapat ditarik beberapa pokok pikiran penting sebagai berikut.
1 Proses Proses adalah suatu cara yang sistematis untuk melakukan sesuatu.
Manajemen didefinisikan sebagai suatu proses karena semua manajer,
13
apapun keahlian dan keterampilannya, terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
2 Perencanaan Ini menunjukkan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan
kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar pada suatu cara, rencana atau logika, bukan asal tebak saja.
3 Pengorganisasian Ini berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya yang ada
dalam mencapai tujuannya. Tentu saja dengan makin terpadu dan makin terarahnya pekerjaan akan menghasilkan efektifitas organisasi.
Di sinilah tugas manajer untuk mengkoordinasi. 4 Memimpin
Ini menunjukkan bagaimana para manajer mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, menggunakan orang lain untuk
melaksanakan suatu tugas tertentu. Dengan menciptakan suasana yang tepat, mereka membantu bawahannya bekerja secara baik.
5 Pengawasan Ini berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi
bergerak dalam arah atau jalur tujuan. Apabila salah satu bagian dalam organisasi menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk
14
mencari sebabnya dan kemudian mengarahkan kembali ke jalur tujuan yang benar.
6 Menggunakan semua sumberdaya organisasi Definisi ini menunjukkan bahwa para manajer menggunakan semua
sumber daya untuk mencapai tujuannya. Manusia merupakan sumber daya yang terpenting dalam suatu organisasi, namun tanpa sumber
daya yang lainmaka penggunaan sumber daya manusia ini tidak optimal. Sebagai contoh, seorang manajer yang akan meningkatkan
penjualan dapat mencoba untuk tidak hanya mendorong tenaga penjualnya, tetapi juga menaikkan anggaran iklan. Jadi baik sumber
daya manusia dan sumber daya keuangan digunakan untuk mencapai tujuan.
7 Upaya mencapai tujuan Ini berarti bahwa manajer setiap organisasi berusaha untuk mencapai
tujuan tertentu. Tujuan setiap organisasi berbeda-beda, tetapi apapun tujuan yang ditetapkan suatu organisasi, manajemen adalah proses
untuk mencapai tujuan tersebut.
2.1.2 Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen Suparjati dkk, 2000:4.
2.1.3 Administrasi
15
Kata administrasi berasal dari bahasa Inggris administration, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pemimpin tertinggi suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi dalam pengertian ini adalah administrasi dalam arti luas, orang yang melaksanakan administrasi ini disebut
administrator. Pendapat lain menyatakan bahwa kata “administrasi” berasal dari bahasa
Belanda adminsitratie, yaitu kegiatan administrasi atau tata usaha, seperti yang lazim dikenal di Indonesia. Pekerjaan administrasi ini adalah pekerjaan tulis-
menulis atau catat-mencatat semua kegiatan organisasi, termasuk mencatat kekayaan organisasi serta perubahan-perubahan kekayaan tersebut dari waktu ke
waktu. Administrasi sebagai kegiatan Ketatausahaan atau Office Work disebut Administrasi dalam arti sempit Amirullah, Hanafi dkk, 2002.
Pengertian administrasi dalam arti luas, antara lain dikemukakan oleh: a. Luther Gulick
Administrasi adalah pelaksanaan usaha mendapatkan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu Luther Gulick dalam Amirullah, Hanafi
dkk, 2002. b. W.H. Newman
Administrasi adalah bimbingan, pengarahan dan pengendalian usaha- usaha sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama W.H.
Newman dalam Amirullah, Hanafi dkk, 2002. c. J.M. Pfiffner
16
Administrasi dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian dan pengarahan sumber daya manusia dan benda untuk mencapai tujuan
yang diinginkan Pfiffner dalam Amirullah, Hanafi dkk, 2002. d. Prof. Dr. Prayudi, S.H.
Administrasi adalah pengendalian suatu Badan Usaha secara keseluruhan, secara semesta, secara overall, tanpa menitik beratkan
salah satu unsurnya yang tertentu Prof. Prayudi dalam Amirullah, Hanafi dkk dkk, 2002.
Sebagai kesimpulan dari uraian dan definisi-definisi adaministrasi dalam arti luas adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditentukan.
2.1.4 Administrasi Kelurahan
Berdasarkan Peraturan Walikota Semarang Nomor 55 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Kelurahan Kota Semarang, kelurahan memunyai
tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan serta urusan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Walikota. Kelurahan
merupakan unit organisasi pemerintahan terdepan yang memiliki wilayah yurisdiksi tertentu dan langsung bersentuhan dengan masyarakat. Hal ini
menimbulkan konsekuensi logis terhadap tugas pokok, fungsi, dan peranan kelurahan yaitu melakukan pelayanan prima kepada masyarakat. Pelayanan
administratif yang ada di kelurahan sebagai berikut.
17
1. Administrasi Kelurahan Pendataan Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34 Tahun 2007 ada 5
jenis administrasi di kelurahan: a. Administrasi Umum terdiri dari:
a Buku Data Keputusan Lurah b Buku Data Inventaris Kelurahan
c Buku Data Aparat Kelurahan d Buku Data Tanah di Kelurahan
e Buku Data Agenda Masuk dan Keluar f Buku Ekspedisi.
b. Administrasi Penduduk terdiri dari: a Buku Data Induk Penduduk Kelurahan
b Buku Data Mutasi Penduduk Kelurahan c Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan
d Buku Data Penduduk Sementara. c. Administrasi Keuangan terdiri dari:
a Buku Kas Umum b Buku Kas Pembantu Perincian Objek Penerimaan
c Buku Kas Pembantu Perincian Objek Pengeluaran d Buku Kas Harian Pembantu
e Buku lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d. Administrasi Pembangunan terdiri dari:
18
a Buku Rencana Pembangunan b Buku Kegiatan Pembangunan
c Buku Inventaris Proyek d Buku Kader-Kader Pembangunan.
e. Administrasi Lainnya terdiri dari: a Buku Data Pengurus dan Anggota Lembaga Kemasyarakatan
b Buku Register c Buku Monografi Kelurahan.
Administrasi kelurahan ini menjadi data dan informasi primer dan fundamental yang berguna bagi para stakeholder dan pengambil kebijakan. Jenis
dan bentuk administrasi ini dapat ditambah sesuai kebutuhan, ditetapkan melalui peraturan Walikota.
2. Pelayanan Surat-Menyurat Selain administrasi dalam bentuk manajemen data dan informasi,
kelurahan juga memberikan layanan kepada masyarakat melalui administrasi surat menyurat diantaranya:
a. Surat Pernyataan Surat yang berisi pernyataan seseorang Warga Kelurahan dan diketahui oleh
Lurah yang bersangkutan. Syarat: Menunjukkan dokumen kependudukan KK atau KTP.
b. Surat Keterangan
19
Surat yang berisikan keterangan mengenai sebuah peristiwa maupun kondisi tertentu yang menyangkut kepada seseorang warga kelurahan seperti:
a Keterangan Penduduk b Keterangan Usaha
c Keterangan Pindah d Keterangan Kematian
e Keterangan Ahli Waris f Keterangan Berkelakuan Baik
g Keterangan Tidak Mampu h Keterangan Tanah
i Keterangan Domisili j Keterangan lain-lain.
Syarat: Menunjukkan Dokumen Kependudukan KK atau KTP. c. Surat PengantarRekomendasi
Adapun jenis surat pengantarrekomendasi seperti: a Pengantar Lurah Untuk Pengurusan Dokumen Kependudukan seperti KK,
KTP, maupun Akta Kelahiran b Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Izin Mendirikan Bangunan IMB
c Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Kredit di Badan Layanan Umum Daerah BLUD
20
d Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Dana Pensiun seperti Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri SPTB yang memerlukan tanda tangan
Lurah e Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Akta Nikah NA
f Surat-Surat Lain yang memerlukan tanda tangan Lurah dan berfungsi sebagai pengantar untuk pengurusan urusan-urusan tertentu.
Syarat: Memenuhi segala persyaratan administratif urusan yang dimaksud. 3. Pelayanan Tugas Pembantuan
Sebagai Unit Kerja yang berada dalam kategori Front Liner yang bersentuhan langsung dengan masyarakat, Kelurahan menjadi perpanjang
tanganan Pemerintah Pusat, Provinsi, Kota, SKPD, BUMN, BUMD, dan Instansi Lain baik horizontal maupun vertikal yang membutuhkan bantuan kelurahan
dalam melaksanakan program ataupun proyek tertentu.
Bantuan bisa berupa dalam bentuk administrasi, surat menyurat, ataupun bantuan yang sifatnya non-administratif.
a. Contoh Bantuan Administrasi Instansi tertentu meminta data tertentu kepada kelurahan untuk
kepentingan programproyek instansi tersebut seperti:
21
a Dinas Sosial meminta data anak yatim, fakir miskin, anak terlantar b BPS meminta data profil kelurahan
c Dinas PU meminta data Rumah Tidak layak Huni d Dinas Koperindag meminta data UMKM
e Disdukcapil meminta laporan kependudukan bulanan f Kemenag meminta data mesjid, mushalla, TPAMDA
g Dan lain-lain. b. Contoh Bantuan Surat Menyurat
Surat pengantar Lurah untuk pengurusan urusan tertentu adalah salah satu bentuk bantuan surat menyurat kelurahan untuk kepentingan instansi tertentu
seperti: a Pengantar Dokumen Kependudukan untuk Kepentingan Disdukcapil
b Pengantar Dokumen IMB untuk kepentingan Dinas Tata Ruang Kebersihan
c Pengantar Akta Nikah untuk kepentingan KemenagKUA d Surat Keterangan Tanah Prona untuk kepentingan BPN
e Dan lain-lain.
c. Contoh Bantuan Non-Administratif
22
Selain bantuan yang sifatnya administratif ada juga bantuan yang sifatnya non-administratif seperti Pendistribusian Raskin untuk kepentingan program
Bulog BUMN. d. Pelayanan Non Administratif
Konsekuensi logis dari posisi Kelurahan yang bersentuhan langsung dengan kelurahan adalah Kelurahan menjadi kepanjangan tangan pemerintah
untuk menyelesaikan segala permasalahan ekonomi, keamanan, dan sosial kemasyarakatan yang ada di Kelurahan. Kelurahan tidak bergerak sendiri,
Kelurahan dibantu oleh beberapa mitra, organisasi yang ada dan hidup di masyarakat seperti RT, RW, Lembaga Pemberdayaan Masyarakat LPM,
Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga PKK, Kelompok Tani, Kelompok Wanita Tani, Gabungan Kelompok Tani, Koperasi Warga, Kongsi Kematian, dan
lain-lain. Kelurahan bersama dengan mitra tersebut di atas bahu membahu dan
secara koordinatif menyelesaikan masalah-masalah seperti kesejahteraan ekonomi warga kelurahan, pendataan penduduk, keamanan lingkungan kelurahan,
kebersihan lingkungan kelurahan, pemeliharaan adat, budaya, dan agama, toleransi antar warga kelurahan, pemeliharaan nilai gotong royong, dan lain-lain.
2.2 Sistem Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
2.2.1 Sistem Informasi
23
Pengertian dari Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyampaikan informasi serta berisi
sekumpulan prosedur organisai yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi
Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005:13.
2.2.2 Sistem Informasi Manajaemen
Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu data ditetapkan George M. Scott dalam Anjaya, 2009:2.
2.3 XAMPP
Fungsi dari XAMPP adalah sebagai server yang berdiri sendiri localhost, yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database,
dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X empat sistem operasi apapun,
Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam General Public License GNU dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang
dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis Aditya dalam Adi Nugroho, 2004.
2.4 Basis Data
