Tahap Analisis Tahap Desain

49

3.4.1 Tahap Analisis

Pada tahap ini dilakukan identifikasi pemasalahan dan pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan. Permasalahan yang diangkat dalam tugas akhir ini adalah bagaimana mempermudah pelayanan pembuatan surat dan melihat daftar laporan pemakaian surat bagi masyarakat kelurahan Ngijo yang akan menggunakan surat sebagaimana mestinya tanpa harus menunggu dalam proses pembuatan surat yang dibutuhkan di kantor kelurahan Ngijo. Mengacu pada kegiatan pelayanan surat di kantor kelurahan tersebut maka dibuat beberapa fasilitas antara lain: membuat surat, mencetak surat, mengedit surat, menghapus surat dan membuat laporan surat.

3.4.2 Tahap Desain

Tahap desain dilakukan untuk menentukan ruang lingkup pembuatan aplikasi yang ditangani, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk diagram alir. Diagram alir adalah sebuah proses pembentukan siklus yang digunakan untuk mempermudah dalam perancangan sistem basis data. 3.4.2.1.Entity Relationalship Diagram ERD ERD merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang kita tinjau. ERD digunakan untuk merancang tabel yang akan dibuat beserta relasi antar tabel pada basis data Toni Hindiyansyah, 2010. ERD juga merupakan model konseptual yang mendeskripsi hubungan antar penyimpanan. Simbol-simbol ERD dapat dilihat pada Gambar 3.2. Himpunan Entitas Atribut Relasi Konektor 50 Gambar 3.2 Simbol-simbol ERD Dari hasil analisis, didapat data yang akan dipakai dalam proses pembangunan program aplikasi sistem informasi manajemen kantor kelurahan Ngijo. Kemudian dari data yang telah diperoleh, dibangun sebuah desain basis data dengan menggunakan ERD pada Gambar 3.3. Gambar 3.3 memperlihatkan bahwa data masyarakat mempunyai relasi atau hubungan one to many 1 - N dengan data kepindahan, mempunyai relasi many to one N-1 dengan data keluarga, mempunyai relasi one to one 1-1 dengan data kematian dan form permohonan ktp, mempunyai relasi many to one N-1 dengan data keluarga. Sedangkan data keluarga mempunyai relasi one to many 1 - N dengan data masyarakat, data kelahiran dan form permohonan Kartu Tanda Penduduk KTP, mempunyai relasi one to one 1-1 dengan data p i n d a h d a t a n g . D a t a k e p i n d a h a n mempunyai relasi one to one 1-1 dengan data p e n g a n t a r . Artinya admin bisa menginput data kepindahan, data kelahiran, data kematian, data pindah datang, form permohonan Kartu Tanda Penduduk KTP, dan data pengantar berdasarkan acuan data masyarakat dan data keluarga . 51 data_masyarakat no_ktp no.kk no_urut anggota keluarga data_keluarga berdasarkan form_permohonan _KTP mendapat NIK Gol_darah shdk Tgl_lahir Jenis_kelamin agama kebangsaan pekerjaan kewarganegaraan status_perkawinan masa_ktp tahun nama_lengkap Pend_terakhir alamat Tempat_lahir no_kk tahun nik_kepala_ keluarga tahun jenis_permohonan_ktp nik no_kk bulan nomor_srt Id_ktp data_kelahiran data_kematian data_kepindahan data_pengantar data_pindah_datang mendapat no_kk baru mati pindah mendapatkan berdasarkan penolong_kelahir an nomor_srt nik_pela por nik_ayah nik_ibu berat_ba dan anak_ke jenis_kelahiran hari jenis_kelamin tempat_dilahirkan pukul tgl_lahir Kelahiran_kr nama tahun bulan Id_kelahiran no_kk hub_pelapordg_anak datang_antar bulan tahun masa_ktp5 masa_ktp4 nik_pemohon no_kk masa_ktp2 masa_ktp3 nama_6 nama_2 nama_3 nama_4 nama_5 nama_1 nik_2 jumlah_keluarga_ygdtg masa_ktp1 alamat_tujuan nik_1 nik_4 nik_3 nik_5 nik_6 status_no_kk_ygtdk_pindah tgl_kedatangan id_pindah_datang nomot_srt alamat_tujuan_pindah alasan_pindah no_kk tahun id_kepindahan pindah_antar bulan nomor_srt Jumlah_keluarga_yg_pindah nik_pemohon jenis_kepindahan Status_no_kk_ygtdk_pindah Status_no_kk_yg_pindah nik hari_meninggal tahun bulan tgl_meninggal nomor_srt id_kematian penyebab_kematian bertempat_di nik_pelapor Hub_pelapordg _anak no_kk pindah_antar bulan nik tahun keperluan nomor_srt Id_pengantar Keterangan masa_ktp6 1 1 N 1 1 1 1 N 1 1 1 N N 1 1 1 nik_kk Gambar 3.3 Entity Relational Database ERD Kasi Pemerintahan 3.4.2.2.Data Flow Diagram DFD dan Flowchart Pembuatan sistem basis data dilakukan dengan pembuatan Data Flow Diagram DFD. DFD merupakan alat untuk mendokumentasikan proses dalam suatu sistem yang menekankan fungsi pada sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan serta pemindahan informasi antar fungsi dalam sistem. Simbol- simbol DFD dapat dilihat pada Gambar 3.3 Hindiyansyah, 2010. Terminator Proses Data Store Alur Data Gambar 3.4 Simbol-simbol DFD Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas yang bisa juga disebut sebagai diagram global atau DFD level 0. Diagram konteks menunjukan aliran data yang masuk ke sistem. Diagram konteks menggunakan notasi-notasi grafis yang menunjukkan aliran informasi dan perubahan yang diterapkan sebagai perubahan atau perpindahan data dari masukan input menjadi keluaran output. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar top level dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci lower level. Diagram konteks sistem informasi laboratorium matematika dilihat seperti Gambar 3.5, Gambar 3.6.1 dan Gambar 3.6.2. pemohon Sistem Admin Output surat Kelola data yang ada pada database Input data yang ada pada database dilakukan admin Gambar 3.5 Data Flow Diagram DFD Konteks Admin melakukan sebagai berikut. a. Login uses name dan password : kasi Pemerintahan b. Data kepindahan c. Data kelahiran d. Peta kematian e. Data pengantar f. Data pindah datang g. Data pemohonan KTP h. Rekap Gambar 3.6.1 Data Flow Diagram Admin Gambar 3.5 memperlihatkan bahwa sistem berinteraksi dengan dua terminal dan satu proses. Tanda panah menunjukkan masukan dan keluaran sistem. Tahap rancangan pendahuluan ditentukan dalam bentuk DFD konteks. DFD konteks dibuat dengan maksud untuk mempermudah dalam merancang program basis data. Setelah dibuat DFD level 0 untuk terminal admin, dibuat juga flowchart untuk terminal admin yang memperjelas DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar 3.6.2. Mulai Masuk Jika benar Halaman Edit Selesai T Y Gambar 3.6.2 Flowchart Terminal Admin Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta pernyataannya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan antara proses digambarkan dengan garis penghubung. Dengan menggunakan flowchart akan memudahkan kita untuk melakukan pengecekan bagian-bagian yang terlupakan dalam analisis masalah. Flowchart juga berguna sebagai fasilitas untuk berkomunikasi antara pemrogram yang bekerja dalam tim suatu proyek. Iskandar Kusrini dan Sismoro Heri, 2004 Proses Input output Seleksi pilihan Persiapan Konektor Adapaun Simbol-simbol pada flowchart sebagai berikut. Terminator Garis Alir Gambar 3.7 Simnol-simbol Flowchart Adapun DFD sistem informasi manajemen kelurahan peneliti menyusun DFD yang diperjelas pada Gambar 3.8 yang memperlihatkan diagram alur berjalannya sistem informasi manajemen kelurahan dari pengambilan data masyarakatpemohon dengan data yang akan diolah yang selanjutnya akan kembali lagi ke data masyarakat dalam bentuk keluaran surat kecuali untuk data pindah datang. Data pindah datang alurnya dari surat yang dibawa masyarakat yang datang ingin menjadi warga masyarakat di kelurahan Ngijo diisikan ke pengolahan data pindah datang yang selanjutnya akan direkap Proses menjadi data pindah datang. Masing-masing dari data yang diolah akan tersimpan ke dalam database masing-masing dan terekap. Admin Pengolahn Data Kelahiran Pengolahan Data permohonan KTP Pengolahan data masyarakat Pengolahan Data Kematian Pengolahan Data Kepindahan dan Pengantar Pindah Pengolahan Data Pengantar Umum Pengolahan Data Pindah Datang Rekap Data Pindah Datang Rekap Data Pengantar Umum Rekap Data Kepindahan Rekap Data Kematian Rekap Data permohonan KTP Rekap Data Kelahiran Data Masyarakat Input Data Masyarakat Data Kelahiran Input Data Kelahiran Surat Kelahiran Data Kelahiran Surat Permohonan KTP Data Permohonan KTP Data Permohonan KTP Input Data Permohonan KTP Input Data Kematian Data Kematian Surat Kematian Data Kematian Input Data Pengantar Umum Data Pengantar Umum Surat Pengantar Umum Data Pengantar Umum Surat Pengantar Pindah Data Kepindahan Data Kepindahan Input Data Kepindahan Surat Pindah Datang Input Data Pindah Datang Data Pindah Datang Data Pindah Datang Gambar 3.8 DFD Sistem Informasi Manajemen Kelurahan Dari DFD sistem manajemen kelurahan akan diperjelas dengan apa saja yang dapat dilakukan admin pada Gambar 3.9. Mulai Masuk Jika benar Halaman Edit Masukkan Data Rekap Input Logout Rekap Edit Cetak Hapus Keluar T Y Selesai Cetak Gambar 3.9 Flowchart Halaman Utama Admin Gambar 3.9 memperlihatkan diagram alur berjalannya halaman utama admin dari mulai login kemudian memasukkan data, mengolah mengedit data masyarakatpemohon dengan data yang akan diinginkan sesuai kebutuhan pemohon, menghapus data, dan merekap data. Jika admin berhasil masuk dan benar melakukan sesuai prosedur penggunaan data yang diolah, maka data dapat dicetak dan selanjutnya akan direkap. 3.4.2.3.Normalisasi Basis Data Normalisasi data merupakan suatu proses untuk mendapatkan struktur tabel atau relasi yang efisien. Syarat pembuatan basis data adalah relasi- relasi dalam basis data harus normal, dikatan normal apabila sampai pada bentuk normal kedua atau ketiga. Bentuk normal basis data diperlukan untuk mempermudah perancangan basis data ketika pada tahap perancangan sistem. Oleh karena itu maka perlu dibuat tabel-tabel data untuk mempermudah proses normalisasi basis data bentuk normal kedua Marlinda, 2004.

3.4.3 Tahap Perancangan Sistem