49
3.4.1 Tahap Analisis
Pada tahap ini dilakukan identifikasi pemasalahan dan pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan. Permasalahan yang diangkat dalam tugas akhir
ini adalah bagaimana mempermudah pelayanan pembuatan surat dan melihat daftar laporan pemakaian surat bagi masyarakat kelurahan Ngijo yang akan
menggunakan surat sebagaimana mestinya tanpa harus menunggu dalam proses pembuatan surat yang dibutuhkan di kantor kelurahan Ngijo. Mengacu pada
kegiatan pelayanan surat di kantor kelurahan tersebut maka dibuat beberapa fasilitas antara lain: membuat surat, mencetak surat, mengedit surat, menghapus
surat dan membuat laporan surat.
3.4.2 Tahap Desain
Tahap desain dilakukan untuk menentukan ruang lingkup pembuatan aplikasi yang ditangani, yang selanjutnya dijabarkan dalam bentuk diagram alir.
Diagram alir adalah sebuah proses pembentukan siklus yang digunakan untuk mempermudah dalam perancangan sistem basis data.
3.4.2.1.Entity Relationalship Diagram ERD
ERD merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi
yang masing-masing
dilengkapi dengan
atribut-atribut yang
mempresentasikan seluruh fakta yang kita tinjau. ERD digunakan untuk merancang tabel yang akan dibuat beserta relasi antar tabel pada basis data Toni
Hindiyansyah, 2010. ERD juga merupakan model konseptual yang mendeskripsi hubungan
antar penyimpanan. Simbol-simbol ERD dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Himpunan Entitas Atribut
Relasi Konektor
50
Gambar 3.2 Simbol-simbol ERD Dari hasil analisis, didapat data yang akan dipakai dalam proses
pembangunan program aplikasi sistem informasi manajemen kantor kelurahan Ngijo. Kemudian dari data yang telah diperoleh, dibangun sebuah desain
basis data dengan menggunakan ERD pada Gambar 3.3. Gambar 3.3 memperlihatkan bahwa data masyarakat mempunyai relasi
atau hubungan one to many 1 - N dengan data kepindahan, mempunyai relasi many to one N-1 dengan data keluarga, mempunyai relasi one to one 1-1
dengan data kematian dan form permohonan ktp, mempunyai relasi many to one N-1 dengan data keluarga. Sedangkan data keluarga mempunyai relasi one to
many 1 - N dengan data masyarakat, data kelahiran dan form permohonan Kartu Tanda Penduduk KTP, mempunyai relasi one to one 1-1 dengan
data p i n d a h d a t a n g . D a t a k e p i n d a h a n mempunyai relasi one to one 1-1 dengan data p e n g a n t a r . Artinya admin bisa menginput data
kepindahan, data kelahiran, data kematian, data pindah datang, form permohonan Kartu Tanda Penduduk KTP, dan data pengantar berdasarkan acuan data
masyarakat dan data keluarga .
51
data_masyarakat no_ktp
no.kk
no_urut anggota
keluarga data_keluarga
berdasarkan
form_permohonan _KTP
mendapat NIK Gol_darah
shdk Tgl_lahir
Jenis_kelamin agama
kebangsaan pekerjaan
kewarganegaraan
status_perkawinan masa_ktp
tahun nama_lengkap
Pend_terakhir
alamat Tempat_lahir
no_kk tahun
nik_kepala_ keluarga
tahun jenis_permohonan_ktp
nik no_kk
bulan nomor_srt
Id_ktp data_kelahiran
data_kematian
data_kepindahan data_pengantar
data_pindah_datang mendapat no_kk
baru mati
pindah mendapatkan
berdasarkan penolong_kelahir
an nomor_srt
nik_pela por
nik_ayah nik_ibu
berat_ba dan
anak_ke jenis_kelahiran
hari
jenis_kelamin tempat_dilahirkan
pukul tgl_lahir
Kelahiran_kr nama
tahun bulan
Id_kelahiran no_kk
hub_pelapordg_anak
datang_antar bulan
tahun masa_ktp5
masa_ktp4 nik_pemohon
no_kk masa_ktp2
masa_ktp3
nama_6
nama_2 nama_3
nama_4 nama_5
nama_1 nik_2
jumlah_keluarga_ygdtg masa_ktp1
alamat_tujuan nik_1
nik_4 nik_3
nik_5 nik_6
status_no_kk_ygtdk_pindah tgl_kedatangan
id_pindah_datang nomot_srt
alamat_tujuan_pindah
alasan_pindah no_kk
tahun
id_kepindahan pindah_antar
bulan nomor_srt
Jumlah_keluarga_yg_pindah
nik_pemohon jenis_kepindahan
Status_no_kk_ygtdk_pindah Status_no_kk_yg_pindah
nik hari_meninggal
tahun bulan
tgl_meninggal
nomor_srt id_kematian
penyebab_kematian bertempat_di
nik_pelapor
Hub_pelapordg _anak
no_kk pindah_antar
bulan nik
tahun keperluan
nomor_srt Id_pengantar
Keterangan
masa_ktp6 1
1
N
1 1
1
1 N
1
1 1
N
N 1
1 1
nik_kk
Gambar 3.3 Entity Relational Database ERD Kasi Pemerintahan
3.4.2.2.Data Flow Diagram DFD dan Flowchart
Pembuatan sistem basis data dilakukan dengan pembuatan Data Flow Diagram DFD. DFD merupakan alat untuk mendokumentasikan proses
dalam suatu sistem yang menekankan fungsi pada sistem, cara menggunakan informasi yang tersimpan serta pemindahan informasi antar fungsi dalam sistem.
Simbol- simbol DFD dapat dilihat pada Gambar 3.3 Hindiyansyah, 2010.
Terminator Proses
Data Store Alur Data
Gambar 3.4 Simbol-simbol DFD Diagram konteks merupakan diagram tingkat atas yang bisa juga disebut
sebagai diagram global atau DFD level 0. Diagram konteks menunjukan aliran data yang masuk ke sistem. Diagram konteks menggunakan notasi-notasi grafis
yang menunjukkan aliran informasi dan perubahan yang diterapkan sebagai perubahan atau perpindahan data dari masukan input menjadi keluaran output.
Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar top level dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih
terinci lower level. Diagram konteks sistem informasi laboratorium matematika dilihat seperti Gambar 3.5, Gambar 3.6.1 dan Gambar 3.6.2.
pemohon
Sistem
Admin
Output surat Kelola data yang ada pada database
Input data yang ada pada database dilakukan admin
Gambar 3.5 Data Flow Diagram DFD Konteks
Admin melakukan sebagai berikut. a. Login uses name dan password : kasi Pemerintahan
b. Data kepindahan c. Data kelahiran
d. Peta kematian e. Data pengantar
f. Data pindah datang g. Data pemohonan KTP
h. Rekap
Gambar 3.6.1 Data Flow Diagram Admin
Gambar 3.5 memperlihatkan bahwa sistem berinteraksi dengan dua terminal dan satu proses. Tanda panah menunjukkan masukan dan keluaran
sistem. Tahap rancangan pendahuluan ditentukan dalam bentuk DFD konteks.
DFD konteks dibuat dengan maksud untuk mempermudah dalam merancang program basis data.
Setelah dibuat DFD level 0 untuk terminal admin, dibuat juga flowchart untuk terminal admin yang memperjelas DFD Level 0 dapat dilihat pada Gambar
3.6.2.
Mulai
Masuk
Jika benar Halaman
Edit
Selesai T
Y
Gambar 3.6.2 Flowchart Terminal Admin Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan
hubungan antar proses beserta pernyataannya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses
tertentu. Sedangkan antara proses digambarkan dengan garis penghubung. Dengan menggunakan flowchart akan memudahkan kita untuk melakukan
pengecekan bagian-bagian yang terlupakan dalam analisis masalah. Flowchart juga berguna sebagai fasilitas untuk berkomunikasi antara pemrogram yang
bekerja dalam tim suatu proyek. Iskandar Kusrini dan Sismoro Heri, 2004
Proses
Input output
Seleksi pilihan
Persiapan
Konektor Adapaun Simbol-simbol pada flowchart sebagai berikut.
Terminator
Garis Alir
Gambar 3.7 Simnol-simbol Flowchart Adapun DFD sistem informasi manajemen kelurahan peneliti menyusun
DFD yang diperjelas pada Gambar 3.8 yang memperlihatkan diagram alur berjalannya sistem informasi manajemen kelurahan dari pengambilan data
masyarakatpemohon dengan data yang akan diolah yang selanjutnya akan kembali lagi ke data masyarakat dalam bentuk keluaran surat kecuali untuk
data pindah datang. Data pindah datang alurnya dari surat yang dibawa masyarakat yang datang ingin menjadi warga masyarakat di kelurahan Ngijo
diisikan ke pengolahan data pindah datang yang selanjutnya akan direkap Proses
menjadi data pindah datang. Masing-masing dari data yang diolah akan tersimpan ke dalam database masing-masing dan terekap.
Admin Pengolahn
Data Kelahiran
Pengolahan Data
permohonan KTP
Pengolahan data
masyarakat
Pengolahan Data
Kematian Pengolahan
Data Kepindahan dan Pengantar
Pindah
Pengolahan Data
Pengantar Umum
Pengolahan Data Pindah
Datang Rekap Data
Pindah Datang Rekap Data
Pengantar Umum Rekap Data
Kepindahan Rekap Data
Kematian Rekap Data
permohonan KTP Rekap Data
Kelahiran Data Masyarakat
Input Data Masyarakat
Data Kelahiran Input Data Kelahiran
Surat Kelahiran Data Kelahiran
Surat Permohonan KTP Data Permohonan KTP
Data Permohonan KTP Input Data
Permohonan KTP
Input Data Kematian Data Kematian
Surat Kematian
Data Kematian
Input Data Pengantar Umum
Data Pengantar Umum Surat Pengantar Umum
Data Pengantar Umum Surat
Pengantar Pindah Data Kepindahan
Data Kepindahan Input Data Kepindahan
Surat Pindah Datang Input Data Pindah Datang
Data Pindah Datang Data Pindah Datang
Gambar 3.8 DFD Sistem Informasi Manajemen Kelurahan
Dari DFD sistem manajemen kelurahan akan diperjelas dengan apa saja yang dapat dilakukan admin pada Gambar 3.9.
Mulai
Masuk
Jika benar Halaman
Edit Masukkan
Data Rekap
Input Logout
Rekap
Edit
Cetak Hapus
Keluar T
Y
Selesai Cetak
Gambar 3.9 Flowchart Halaman Utama Admin Gambar 3.9 memperlihatkan diagram alur berjalannya halaman utama
admin dari mulai login kemudian memasukkan data, mengolah mengedit data masyarakatpemohon dengan data yang akan diinginkan sesuai kebutuhan
pemohon, menghapus data, dan merekap data. Jika admin berhasil masuk dan benar melakukan sesuai prosedur penggunaan data yang diolah, maka data
dapat dicetak dan selanjutnya akan direkap.
3.4.2.3.Normalisasi Basis Data
Normalisasi data merupakan suatu proses untuk mendapatkan struktur tabel atau relasi yang efisien. Syarat pembuatan basis data adalah relasi-
relasi dalam basis data harus normal, dikatan normal apabila sampai pada bentuk normal kedua atau ketiga. Bentuk normal basis data diperlukan untuk
mempermudah perancangan basis data ketika pada tahap perancangan sistem. Oleh karena itu maka perlu dibuat tabel-tabel data untuk mempermudah proses
normalisasi basis data bentuk normal kedua Marlinda, 2004.
3.4.3 Tahap Perancangan Sistem