e. Sistem Tanggal Chronologis
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima untuk surat masuk dan tanggal surat dikirim
untuk surat keluar. Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
1 Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci
dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
2 Pembagian sistem tanggal: a Pembagian utama menggambarkan tahun
judul laci, b Pembagian pembantu menggambarkan bulan judul guide, c Pembagian kecil menggambarkan tanggal judul folder
3 Susunan guide dan folder dalam filling cabinet: a Laci
menggambarkan tahun, b Guide menggambarkan bulan, c Folder menggambarkan tanggal
4 Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat: a
Menetapkan kode surat sebelum disimpan, b Mencatat surat pada kartu kendali, c Menyimpan surat.
2.7 Penelitian Yang Terdahulu
Penelitian yang dilakukan oleh Krida Tya Yudha tahun 2009 yang berjudul “Sistem Kearsipan Pada PT. Askes persero Kantor Cabang Utama
Semarang ” menyatakan bahwa sistem kearsipan pada PT. Askes persero KCU Semarang menggunakan sistem subyek dimana dalam penataan arsip disimpan
dalam ordner ataupun filing cabinet yang telah dibuat daftar klasifikasi dan indeksnya.
Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Dani Ari Kusuma tahun 2010 “Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Badan Arsip dan Perpustakaan
Pr ovinsi Jawa Tengah” menyatakan bahwa sistem penataan arsip dinamis aktif
menggunakan sistem rubrik. Sistem rubrik yaitu pengelompokan arsip berdasar asas kesamaan masalah yang dituangkan dalam penggunaan pola klasifikasi.
Dimana sistem rubrik ini berdasarkan pola klasifikasi kearsipan pemerintah provinsi daerah tingkat I Jawa Tengah meliputi : 000 umum, 100 pemerintah, 200
politik, 300 keamanan dan ketertiban, 400 kesejahteraan rakyat, 500 perekonomian, 600 PU dan ketenagaan, 700 pengawasan, 800 kepegawaian, 900
keuangan. Dari pemaparan dan beberapa penelitian di atas, peneliti menarik
kesimpulan bahwa sistem pengelolaan kearsipan pada setiap kantor berbeda, disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan arsip pada kantor tersebut dan sesuai
dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh kantor.
2.8 Kerangka Berpikir
Ada banyak anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peran yang penting. Anggapan ini sudah tidak dapat
dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting bagi penyelenggara administrasi. Mengingat pentingnya asip bagi kelangsungan hidup
organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata penyingkiran yang tertib.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. The Liang Gie, 1974: 217. Menurut Sutarto 1981:168 menyusun pengertian arsip yang lebih
sederhana, yaitu arsip adalah sekumpilam warkat yang memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat diketemukan
kembali dengan cepat. Dari pengertian ini dapat diambil adanya cirri-ciri arsip yaitu kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis,
dan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan menggunakan abjad, numerik nomor, huruf ataupun kombinasi
huruf dan
nomor sebagai
identitas arsip
yang terkait.
http:dekygituee.wordpress.com20090705sistem-kearsipan Kerangka berpikir untuk Analisis sistem kearsipan di kantor kecamatan
Gunungpati adalah sebagai berikut :
Gambar 2.2. Kerangka Berpikir
Analisis sistem Kearsipan
Pengetahuan tentang arsip :
1. 1. Kebutuhan arsip
2. 2. Tujuan kearsipan
3. 3. Standar Kearsipan
4. 4. Proses Kearsipan
Hasil Pengelolaan Arsip
BAB III METODE PENELITIAN
