Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan PT. Daya Adira Mustika

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Paulinne Vanessa Putri NIM. 10508384 Yostyo Siswantoro NIM. 10508414

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG

i

curahan rahmat dan kasih-Nya sehingga penyusunan laporan ini dapat selesai dengan baik dan kami berharap laporan ini berguna kepada semua yang membaca laporan ini. Dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan Kerja Praktek (KP) yang sangat besar dan permintaan Dosen yang terus meningkat, maka pembuatan laporan ini agar dapat dipahami oleh Dosen dan Perusahaan yang kami tempati dalam Kerja Praktek (KP) agar bisa menilai dengan lebih baik.

Penyusunan laporan ini mengacu kepada laporan PKL “Sistem Informasi

Training Karyawan Jaringan“ yang sedang kami jalankan sesuai dengan kenyataan data yang ada. Apabila ada yang terlewatkan dari itu harap dimaklumi oleh Dosen dan Perusahaan yang kami tempati.

Dalam penyusunan laporan ini penulis banyak mendapat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang tulus kepada :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.sc., selaku Rektor Universitas

Komputer Indonesia.

2. Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu

Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Bpk. Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Sistem

Informasi.

4. Ibu Novrini Hasti, S.Si., M.T., selaku Ketua Panitia Kerja Praktek.

5. Ibu Citra Noviyasari, S.Si., M.T., selaku Pembimbing Jurusan Kerja

Praktek dan Dosen Wali.

6. Bpk. Dadan Kusnandar, selaku Pembimbing Lapangan dalam penyusunan

laporan KP di PT. Daya Adira Mustika Cibeureum Bandung.

7. Bpk. Cecep Iwan Moch. Irfan, selaku Pembimbing Lapangan dalam

penyusunan laporan KP di PT. Daya Adira Mustika Cibeureum Bandung.

ii

berusaha menyelesaikan laporan ini. Maka untuk kritik dan saran sangat penulis harapkan demi kemajuan di masa mendatang.

Kami juga berharap semoga laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi pembaca umumnya. Terimakasih atas segala dukungan dan perhatian.

Bandung, Oktober 2011

iii

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI ...iii

DAFTAR GAMBAR ... v

DAFTAR SIMBOL ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3

1.2.1 Identifikasi Masalah ... 3

1.2.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 3

1.4 Batasan Masalah ... 3

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 4

BAB II. LANDASAN TEORI... 5

2.1 Pengertian Sistem ... 5

2.1.1 Elemen Sistem ... 7

2.1.2 Karakteristik Sistem ... 9

2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 11

2.2 Pengertian Informasi ... 14

2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 15

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 16

2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 16

2.4.2 Alat Bantu Analisis ... 18

2.5 Pengertian Training / Pelatihan ... 22

2.6 Tujuan dan Manfaat Training / Pelatihan ... 23

BAB III. PROFIL PERUSAHAAN ... 25

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 25

iv

4.1.1 Analisis Dokumen ... 30

4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ... 32

4.1.2.1 Flow Map ... 32

4.1.2.2 Diagram Kontek ... 34

4.1.2.3 Data Flow Diagram ... 35

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan... 36

4.2 Usulan Perancangan Sistem ... 36

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 37

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 37

4.2.2.1 Flow map ... 37

4.2.2.2 Diagram Kontek ... 41

4.2.2.3 Data Flow Diagram ... 41

4.2.2.4 Kamus Data ... 41

4.2.3 Evaluasi terhadap Sistem yang Sedang Diusulkan / Dirancang... 44

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 45

5.1 Kesimpulan ... 45

5.2 Saran ... 46 DAFTAR PUSTAKA

1

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Sarana transportasi pada saat ini sangatlah beragam, yang sifatnya bisa digolongkan antara transportasi umum dan transportasi pribadi. Transportasi umum adalah transportasi yang digunakan oleh masyarakat umum yang sifatnya mengangkut banyak penumpang. Jenis dari transportasi ini diantaranya adalah kereta (lokomotif), bus, angkutan kota (angkot), bemo, bajaj, dan pesawat. Sedangkan transportasi pribadi adalah transportasi yang dimiliki oleh seseorang dimana dapat pula dimanfaatkan untuk berbisnis atau dipakai untuk keperluannya sendiri seperti pergi berbelanja, mudik, ataupun, pergi ke kantor dan ke tempat-tempat yang lain. Jenis kendaraan pribadi biasanya seperti mobil, motor, bahkan pesawat jet maupun kapal pesiar. Untuk pembeda yang mana antar kendaraan umum ataupun kendaraan pribadi, biasanya dilihat dari bentuk, plat nomor, dan jenis kendaraan.

Transportasi pribadi saat ini sudah banyak dimiliki oleh masyarakat yang berkecukupan dalam hal ekonomi. Dapat dikatakan seperti itu, karena harga dari misal mobil ataupun motor untuk dimiliki pribadi tergolong mahal. Untuk mendapatkan sebuah jenis kendaraan, kita harus mendatangi sebuah dealer ataupun main dealer dan melakukan pembelian disana, bisa dengan cara mencicil (kredit) maupun tunai.

Dealer maupun Main Dealer harus memiliki pegawai yang dapat bekerja secara ahli dalam menangani pembeli suatu kendaraan, sehingga penjualan pun menjadi lancar dan masyarakat yang melakukan pembelian merasa puas. Dalam pelayanan kepada masyarakat ini tentunya tidak lepas dari sebuah Sistem yang membantu memperlancarnya. Sistem yang dibuat selayaknya dapat digunakan dan dapat dimengerti oleh pegawai yang bekerja. Jika suatu pegawai tidak dapat meggunakan sistem yang berjalan, adakalanya perusahaan tersebut mampu mengadakan Training bagi pegawainya tersebut.

Pada PT. Daya Adira Mustika yaitu sebuah perusahaan Main Dealer motor Honda, Training Karyawan dilakukan setiap bulan yang berguna agar pegawainya lebih mengerti pada pekerjaannya disamping dapat menggunakan sistem yang sedang berjalan. Selain itu training ini bersifat terpusat yang artinya dilakukan di Main Dealer. Prosedur pendaftaran Training Karyawan pun pastinya juga menggunakan Sistem Informasi dan Database. Namun dalam pendaftaran ini, pegawai yang akan mengikuti training harus mendaftarkan atau mengajukannya kepada Admin di bagian masing-masing dimana ia bekerja yang kemudian Admin akan membuatkan Laporan Pengajuan jika seluruh pegawai yang mengajukan training telah terkumpul, kepada Main Dealer yang nantinya Laporan tersebut akan terkirim otomatis ke Admin bagian masing-masing di Main Dealer untuk diproses lebih lanjut. Hal ini, membuat kami untuk mengajukan sebuah usulan agar sekiranya dapat mempercepat proses pendaftaran Training Karyawan dimana usulan ini kami dapat dari pembelajaran di kampus.

Main Dealer pada PT. Daya Adira Mustika memiliki Dealer-Dealer yang membantu dalam penjualan maupun service atau pelayanan kepada customer. Dealer ini biasa disebut juga dengan Jaringan yang mengacu kepada cabang dari Kantor pusatnya yaitu Main Dealer. Pada proses Training Karyawan yang telah secara singkat diuraikan di atas, Karyawan di setiap Dealer atau Jaringan dari Main Dealer, mengikuti Training yang dipusatkan di Main Dealer tersebut dengan menggunakan sistem informasi dan database agar mempermudah dalam proses

pendaftarannya yang juga bertujuan untuk mengurangi banyaknya peng-input-an

data karyawan.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk melakukan

penganalisisan dan perancangan usulan di dalam Praktek Kerja Lapangan sebuah proses Pendaftaran Training Karyawan Jaringan dengan mengambil judul Laporan ”Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan PT. Daya Adira Mustika”.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

Dari uraian latar belakang diatas, dapat diidentifikasikan bahwa dalam melakukan Training Karyawan pada PT. Daya Adira Mustika, para karyawan yang bersangkutan tidak terlibat secara langsung dalam pendaftaran training, maka dari itu penulis bermaksud untuk membuat rancangan sistem usulan dimana pegawai yang mengajukan training di suatu Dealer langsung dapat berhubungan

dengan Main Dealer secara online dengan pengaksesan sebuah akun.

1.2.2 Rumusan Masalah

Dalam pembahasan laporan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis memberikan rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan yang sedang

berjalan pada PT. Daya Adira Mustika.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan yang

diusulkan kepada PT. Daya Adira Mustika.

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Maksud dilakasanakannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dan dipraktekan di lapangan selain itu untuk melihat kenyataan yang ada di lapangan seperti apa, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :

1. Untuk mengetahui alur proses dari pelatihan karyawan jaringan di PT. Daya

Adira Mustika

2. Untuk melakukan pembuatan dokumentasi atau laporan spesifikasi sistem

yang telah dibuat sebelumnya oleh PT. Daya Adira Mustika

1.4 Batasan Masalah

Agar masalah yang diteliti tidak keluar dan menyimpang maka diperlukan adanya suatu batasan masalah. Penulis membatasi masalah mengenai Training Karyawan Jaringan, sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Training Karyawan Jaringan.

2. Mempercepat dan mempermudah proses pendaftaran training karyawan.

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

Lokasi kerja praktek berada di PT. Daya Adira Mustika dengan alamat Jl. Raya Cibeureum No. 26 - 28, Bandung. Jadwal kerja praktek ini dilakukan dimulai dari tanggal 4 Juli 2011 sampai dengan 29 Juli 2011. Jam kerja setiap hari Senin sampai Jumat, dari pukul 08.00 – 17.00.

5

2.1. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada di negara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

Pengertian Sistem menurut para ahli, yaitu sebagai berikut : Menurut Gordon B. Davis ( 1984 ) :

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

Raymond Mcleod (2001) :

Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

Ludwig von Bartalanfy :

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Anatol Rapoport :

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. Ackof :

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

L. James Havery :

Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

John Mc Manama :

Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.

C.W. Churchman :

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

J.C. Hinggins :

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

Edgar F. Huse dan James L. Bowdict :

Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

2.1.1. Elemen Sistem

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen :

1. Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda

fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.

2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan

objeknya.

3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.

4. Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.

Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

5. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan

daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan

menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan

balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen-komponen

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem

komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.

b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila

perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.

2. Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan

harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

4. Penghubung

Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu

subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi

input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5. Masukkan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah

energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

7. Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran atau tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

1. Sistem Abstrak dan Fisik (Physical System)

a. Sistem Abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik. Misalnya : sistem agama.

b. Sistem Fisik : Sistem yang keberadaannya dapat dilihat secara fisik.

Misalnya : perusahaan, komputer.

2. Sistem Alamiah dan Buatan (Human Made System)

a. Sistem alamiah (natural system ) : Sistem yang terbentuk melalui proses alami. Misalnya : sistem tatasurya, pencernaan.

b. Sistem buatan manusia : Sistem yang dirancang dan dibangun oleh

manusia yang melibatkan interaksi dengan mesin. Misalnya : sistem produksi di pabrik.

3. Sistem Tertentu dan Tidak Tertentu (Probabilistic System)

a. Sistem tertentu (deterministic system) : Sistem yang cara beroperasinya sudah dapat diprediksi, interaksi-interaksi didalamnya dapat dideteksi

dengan pasti dan outputnya dapat diramalkan. Misalnya : pengolahan data

(komputer)

b. Sistem tak tentu : Sistem yang output-nya tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem Tertutup dan Terbuka (Open System)

a. Sistem tertutup : sistem yang tidak berhubungan dengan dunia luar dan

tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (bekerja secara otomatis). Sebenarnya sistem tertutup tidak ada, yang ada adalah relatif tertutup.

b. Sistem terbuka : Sistem yang mempunyai hubungan dengan dunia luar dan

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan ouput untuk subsistem yang lain.

Gambar 2.1. Sistem Tertutup Sumber : http://file.upi.edu

Gambar 2.2. Sistem Relatif Tertutup Sumber : http://file.upi.edu

Gambar 2.3. Sistem Terbuka Sumber : http://file.upi.edu

Gambar 2.4. Pengendalian Umpan Balik Sebuah Sistem Sumber : http://file.upi.edu

Gambar 2.5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem / Systems Life Cycle

Perencanaan dimaksudkan kita sebagai peracang system mampu mengumpulkan

informasi tentang permasalahan atau kejadian yang ingin dikaitkan dengan system

tersebut, serta mulai menetukan kriteria dan pembatasan pemeceahan masalah tersebut yang kemudian memberikan alternatif/solusi jalan keluarnya. Kemudian

analisis digunakan sebagai pusat proses pengembangan system, umumnya tahap

analisis dilakkan oleh tenaga ahli yang telah berpengalaman. Selanjutnya ke tahap desain yakni mulai merancang dari apa yang telah disusun saat perancangan dan setelah peng-analisisan oleh tenaga ahli berupa suatu sitem yang umumnya baru

dan kemudian baru dilakukan implementasi atau pelaksanaan dari system tersebut.

Apakah dari system tersebut telah baik, atau ada kekurangan akan diketahui

apabila system tersebut telah digunakan dan menghasilkan informasi bagi

penggunanya. Dan tahapan terakhir adalah proses perawatan, yakni setelah ditemukan system yang terbaik yang minim dari kesalahan maka kita sebagai si

pembuat system mampu men-create atau merawat system tersebut agar tidak

terjadi kekeliruan dalam penggunaan system tersebut.

2.2. Pengertian Informasi

Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang

diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.

Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam

“pengetahuan yang dikomunikasikan”.

Informasi merupakan fungsi penting untuk membantu mengurangi rasa cemas seseorang. Menurut Notoatmodjo (2008) bahwa semakin banyak informasi dapat memengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya.

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Mc leod :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi “

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai berikut:

1) Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari

metodologi yang digunakan).

Pendekatan klasik (classical approach) merupakan lawan dari pendekatan

terstruktur (structured approach). Metodologi pendekatan klasik

mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle.

Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistern akan berhasil bila

mengikuti tahapan di system life cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek,

hal ini tidaklah cukup, karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan pendekatan terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

2) Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran

yang akan dicapai).

Pendekatan sepotong (piecenteal approach) merupakan pendekatan

pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Lain halnya

dengan pendekatan sistem (system approach) yang memperhatikan sistem

informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada pencapaian

sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja.

3) Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara

menentukan kebutuhan dari sistem).

Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah

organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.

Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas

organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktrur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4) Pendekatan sistem-meyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari

cara mengembangkannya).

Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan

yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit untuk dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.

Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistema yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.

5) Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang

dari teknologi yang akan digunakan).

Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan

menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang. Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan dan pcndekatan ini juga sulit untuk dikembangkan, karena terlalu komplek.

Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan tekologi canggih

hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mcngikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi usang.

2.4.2. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah - langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

2) Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks ialah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks ini dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem.

3) Data Flow Diagram

DFD merupakan pengembangan dari diagram konteks yang menggambarkan arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan penyimpanan data. Data Flow Diagram adalah suatu sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh aliran data. Keuntungan dari pemakaian DFD adalah agar memudahkan pemakai/user yang kurang menguasai bidang komputer. Proses data pada DFD merupakan sekumpulan program dapat juga merupakan transformasi data secara manual.

4) Kamus Data

Kamus data atau systems data dictionary (DD) adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, DD digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai

sistem. Pada tahap perancangan sistem, DD digunakan untuk merancang input,

merancang laporan-laporan dan database. DD dibuat berdasarkan arus data yang

hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di DD.

5) Perancangan Basis Data

Basisdata merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan yang

disimpan secara bersamaan sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudansi) yang

tidak perlu untuk memenuhi berbagai keperluan dalam media penyimpanan elektronik. Basis data merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basis data. Pengelolaan basis data yang buruk dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.

a) Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya merupakan

suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete),

pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.

Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.

Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2002: 54) :

1. Bentuk tidak normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.

2. Bentuk normal pertama

Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).

3. Bentuk normal kedua

Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.

4. Bentuk normal ketiga

Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.

b) Tabel Relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;

a. One-To-One (1 – 1)

Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.

b. One-To-Many (1 – )

Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.

c. Many-To-Many ( – )

Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua “.

2.5. Pengertian Training / Pelatihan

Menurut Nitisemito (1996:35), mendefinisikan pelatihan atau training sebagai suatu kegiatan yang bermaksud untuk memperbaiki dan mengembangkan sikap, tingkah laku ketrampilan, dan pengetahuan dari karyawannya sesuai dengan keinginan perusahaan. Dengan demikian, pelatihan yang dimaksudkan adalah pelatihan dalam pengertian yang luas, tidak terbatas hanya untuk mengembangkan ketrampilan semata-mata.

Menurut Carrell dan Kuzmits (1982:282) mendefinisikan pelatihan sebagai proses

sistematis dimana karyawan mempelari pengetahuan (knowledge), ketrampilan

(skill), kemampuan (ability) atau perilaku terhadap tujuan pribadi dan organisasi.

Menurut Drummond (1990:63), "pelatihan berarti menuntun dan mengarahkan perkembangan dari peserta pelatihan melalui pengetahuan, keahlian dan sikap yang diperoleh untuk memenuhi standar tertentu.

Menurut Simamora (1999:345), pelatihan adalah serangkaian aktifitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan pengalaman atau perubahan sikap seseorang.

Mangkuprawira (2003:135) berpendapat bahwa pelatihan bagi karyawan adalah sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar karyawan semakin trampil dan mampu dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan semakin baik sesuai dengan standar. Dalam definisi lebih lanjut. Mangkuprawira memberikan perbedaan pada pengertian pelatihan dan pendidikan. Pelatihan lebih merujuk pada pengembangan keterampilan bekerja (vocational) yang dapat digunakan dengan segera, sedangkan pendidikan memberikan pengetahuan tentang subyek tertentu, tetapi sifatnya lebih umum, terstruktur untuk jangka waktu yang jauh lebih panjang.

Moekijat (1991:2) mendefinisikan pelatihan merupakan usaha yang bertujuan untuk menyesuaikan seseorang dengan lingkungannya, baik itu lingkungan di luar pekerjaan, maupun lingkungan di dalamnya.

2.6. Tujuan dan Manfaat Training / Pelatihan

Menurut Carrell dan Kuzmits (1982 : 278), tujuan utama pelatihan dapat dibagi menjadi 5 area:

1. Untuk meningkatkan ketrampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi.

2. Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten. 3. Untuk membantu masalah operasional.

4. Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi.

5. Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya

Menurut Procton dan Thornton (1983 : 4) menyatakan bahwa tujuan pelatihan adalah:

1. Untuk menyesuaikan diri terhadap tuntutan bisnis dan operasional-operasional industri sejak hari pertama masuk kerja.

2. Memperoleh kemajuan sebagai kekuatan yang produktif dalam perusahaan dengan jalan mengembangkan kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dan sikap.

Manfaat yang diperoleh dari adanya suatu pelatihan yang diadakan oleh perusahaan seperti yang dinyatakan oleh Flippo (1988:215) berikut ini yaitu : Program-program pengembangan yang direncanakan akan memberikan manfaat kepada orang berupa peningkatan produktifitas, peningkatan moral, pengurangan biaya , dan stabilitas serta keluwesan (fleksibilitas) orang yang makin besar untuk menyesuaikan diri dengan persyaratan-persyararatan eksternal yang berubah. Program-program yang semacam itu juga akan membantu memenuhi kebutuhan perorangan dalam mencari pekerjaan yang bermakna bagi karir seumur hidup. Pelatihan berdampak luas terhadap pengolahan SDM karena adanya pengelolaan SDM yang baik akan lebih menguntungkan bagi kedua belah pihak, baik bagi karyawan maupun bagi perusahaan.

Hamalik (2001:13) mengatakan bahwa fungsi pelatihan adalah memperbaiki kinerja (performance) para peserta. Selain itu pelatihan juga bermanfaat untuk mempersiapkan promosi ketenagakerjaan pada jabatan yang lebih rumit dan sulit, serta mempersiapkan tenaga kerja pada jabatan yang lebih tinggi yaitu tingkatan kepengawasan atau manajerial.

Menurut Siagian (1998:184) pelatihan dapat membantu karyawan membuat keputusan yang lebih baik, meningkatkan kemampuan di bidang kerjanya sehingga dapat mengurangi stres dan menambah rasa percaya diri.

Adanya tambahan informasi tentang program yang diperoleh dari pelatihan dapat dimanfaatkan sebagai proses penumbuhan intelektualitas sehingga kecemasan menghadapi perubahan di masa-masa mendatang dapat dikurangi.

Keberhasilan suatu program pelatihan ditentukan oleh lima komponen menurut As'ad(1987: 73) :

1. Sasaran pelatihan atau pengembangan : setiap pelatihan harus mempunyai sasaran yang jelas yang bisa diuraikan kedalam perilaku-perilaku yang dapat diamati dan diukur supaya bisa diketahui efektivitas dari pelatihan itu sendiri.

2. Pelatih (Trainer): pelatih harus bisa mengajarkan bahan-bahan pelatihan

dengan metode tertentu sehingga peserta akan memperoleh pengetahuan keterampilan dan sikap yang diperlukan sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

3. Bahan-bahan latihan: bahan-bahan latihan harus disusun berdasarkan sasaran pelatihan yang telah ditetapkan.

4. Metode latihan (termasuk alat bantu): Setelah bahan dari latihan ditetapkan maka langkah berikutnya adalah menyusun metode latihan yang tepat.

5. Peserta (Trainee): Peserta merupakan komponen vang cukup penting, sebab

25

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

Pada tahun 1970, Bapak Raphael Adi Rachmat melalui perusahaannya yaitu PD. Matras telah menjual sepeda motor Honda. Pada tahun 1972, PT. Astra International menunjuk Raphael Adi Rachmat sebagai distributor sepeda motor Honda, di wilayah Jabar.

Kemudian beliau mendirikan PD. Daya, dan menjual sepeda motor Honda melalui 12 dealer yang tersebar di wilayah Jabar. Jaringan ini telah menjual ratusan sepeda motor Honda per bulan pada tahun 70-an. Seiring dengan berkembangnya bisnis sepeda motor, PD. Daya mengubah namanya menjadi PT. Daya Adira Mustika (DAM) di tahun 1984.

Pada waktu itu PT. DAM mempunyai 30 dealer yang menjual ribuan sepeda

motor Honda perbulannya. Untuk memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumennya, PT. DAM telah memperluas jaringannya di Jabar. Sampai saat ini

jaringan PT. DAM telah mencapai 202 dealer, 520 AHASS dan 977 toko suku

cadang resmi.

PT. DAM juga telah membangun 3 buah sentra distribusi yang berlokasi di

Bandung, Karawang, dan Cirebon. Sebagai Main Dealer Distribusi Sepeda Motor

Honda, AHASS, dan suku cadang resmi, PT. DAM didukung oleh kurang lebih 660 karyawan dan teknologi informasi terkini.

Visi

1. Menjadi Main Dealer Sepeda Motor HONDA terbaik di Indonesia.

2. Kepada konsumen:

Menjadikan tiap pengguna sepeda motor Honda sebagai teman dan konsumen seumur hidup.

3. Kepada market :

4. Kepada jaringan :

Membangun dan membina keluarga jaringan layanan solusi sepeda motor Honda yang handal, bersemangat melayani, terpercaya, dan saling menguntungkan.

5. Kepada masyarakat :

Ikut serta membantu membina lingkungan masyarakat yang cerdas secara emosional, spiritual, dan intelektual.

Misi

1. Menjadikan setiap pelanggan HONDA sebagai “Pelanggan Seumur Hidup”

2. Membangun dan memelihara “Jaringan HONDA yang Handal, Bersemangat

Melayani, dan Menguntungkan”

3. Senantiasa mengupayakan “Manusia dan Proses yang Unggul”

4. Terlibat dalam “Pengembangan Komunitas Sosial”

Nilai – Nilai Inti

1. Fokus kepada pelanggan

2. Jujur dan berintegrasi tinggi

3. Anggota tim atau jaringan yang kompeten, bersemangat melayani dan

menyenangkan

4. Sistem layanan dan operasional yang unggul

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut adalah struktur organisasi pada perusahaan PT. Daya Adira Mustika dimana struktur organisasi tersebut hanya menampilkan susunan organisasi dari Information Technology Department. Struktur organisasi ini masih berlaku hingga tahun berjalan saat ini yaitu tahun 2011.

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan

3.3. Deskripsi Kerja

Uraian perkerjaan merupakan suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggungjawab, wewenang, fungsi, dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh personil di dalam organisasi. Adapun uraian tugas dari bagian-bagian pada tempat PKL adalah sebagai berikut:

1. General Support, memiliki tugas dan wewenang :

a. Menduduki level Up Management, sebagai kepala divisi dan membawahi

Department.

c. Mengkordinasi bawahan.

2. InformationTechnology, memiliki tugas dan wewenang :

a. Menduduki sebagai kepala Department.

b. Mengarahkan, mengontrol, dan mengatur anggota tim pengembangan sistem

lainnya.

c. Membuat jadwal pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan di

lakukan.

3. IT Operation, memiliki tugas dan wewenang :

a. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal

perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada

manajemen dan pemakai sistem.

b. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (Progress Report).

4. Business Solution Analyst, memiliki tugas dan wewenang :

a. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desain

sistem dan penerapannya.

b. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

5. Head Development, memiliki tugas dan wewenang :

a. Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta

mengontrol semua pelaksanaan / kegiatan.

b. Memberikan laporan-laporan kemajuan tim.

6. Technical Service, memiliki tugas dan wewenang :

a. Bertanggungjawab dengan pengadaan peralatan

7. Business System Analyst - Application, memiliki tugas dan wewenang:

a. Bertangggungjawab mendefinisikan masalah yang berhubungan dengan

pengembangan aplikasi perusahaan

b. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

8. Business System Analyst - System& Network, memiliki tugas dan wewenang:

a. Bertanggungjawab mendefinisikan masalah yang berhubungan dengan

pengembangan sistem dan network perusahaan.

9. Development, memiliki tugas dan wewenang :

a. Mengkoordinasi kegiatan yang berhubungan dengan pengembangan aplikasi

sistem.

10.Management Information System (MIS), tugas dan wewenang :

a. Bertugas untuk merencanakan, mengorganisasi, aktualisasi dan mengontrol

semua kegiatan yang memberikan report kepada setiap bagian.

11.Quality Assurance, memiliki tugas dan wewenang:

a. Bertugas untuk memonitoring standarisasi untuk pengembangan aplikasi.

12.Application Development, memiliki tugas dan wewenang:

a. Bertugas untuk pengembangan aplikasi.

30

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :

Menurut Mc Leod analisis sistem adalah suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada. Menurut Pressman analisis sistem merupakan kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.

Sistem Informasi Training karyawan Jaringan di PT. Daya Adira Mustika

sudah baik karena sangat membantu para admin terutama admin dari Dealer /

Jaringan yang ada, mereka tidak perlu datang ke MainDealer untuk menyerahkan

surat pengajuan training melainkan sistem akan secara otomatis mengirim email berupa surat pengajuan segera setelah admin menyimpan form pendaftaran training yang telah diisi dengan data karyawan calon peserta training ke admin

perbagian di MainDealer dimana training tersebut akan dilaksanakan, begitu pula

dengan admin perbagian di Main Dealer. Namun dalam sistem yang sedang

berjalan saat ini, para karyawan yang bersangkutan tidak terlibat secara langsung dalam pendaftaran training.

Pada bab ini penulis akan menganalisis, menggambarkan dan mengevaluasi sistem informasi Training Karyawan Jaringan yang sedang berjalan dengan alat bantu Flowmap, Diagram Kontek, dan Data Flow Diagram serta memberi usulan untuk sistem yang telah ada saat ini.

4.1.1. Analisis Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi training karyawan jaringan saat ini adalah sebagai berikut :

a. Nama Dokumen : Form Biodata Peserta Training

Fungsi : untuk pendaftaran karyawan yang ingin mengikuti

Sumber : Karyawan

Tujuan : H123

Frekuensi : setiap ingin mengikuti training

Item data : Jenis Training yang Sedang Diikuti, Tanggal

Pelaksanaan Training, Nama Lengkap, Tempat Tanggal Lahir, Agama, Pendidikan Terakhir, Alamat Rumah, Telepon/HP, Nama Dealer/AHASS, No. Dealer/AHASS, Kota, Alamat Dealer/AHASS, Tlp. Perusahaan, Tanggal Mulai Bergabung, Jabatan Saat Ini, Menginap di Hotel, Jenis Training yang Pernah Diikuti

b. Nama Dokumen : Laporan Pengajuan

Fungsi : untuk pengajuan kepada bagian-bagian dimana

training akan dilakanakan

Sumber : Sistem / Portal

Tujuan : MainDealer H123

Frekuensi : otomatisasi pengiriman setiap ada data-data peserta

training diinputkan / masuk ke sistem

Item data : Nama Peserta, Gender, Training yang Diikuti Saat

Ini, No. Identitas KTP/SIM, Jabatan, No. Tlp/HP, Alamat email, Nama Perusahaan, Kota, Kode Dealer/AHASS, No. Tlp Dealer/AHASS, Status Perusahaan, Jumlah Peserta, Tgl. Pelaksanaan Training

c. Nama Dokumen : Laporan Training

Fungsi : report status training bahwa training telah dilakukan

dan mencantumkan jumlah berapa orang yang telah training dan berapa orang yang untraining

Sumber : H123

Tujuan : bagian percetakan

Item data : Nama Peserta, Gender, Training yang Diikuti Saat Ini, No. Identitas KTP/SIM, Nama Perusahaan,

Kota, Kode Dealer/AHASS, No. Tlp

Dealer/AHASS, Nilai Training, Status Training

d. Nama Dokumen : Sertifikat

Fungsi : sebagai bukti telah melakuksn training dan

dicantumkan nilai hasil training

Sumber : bagian percetakan

Tujuan : karyawan training

Frekuensi : dicetak setiap pelaksanaan training selesai

Item data : -

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai analisis proses training karyawan jaringan yang sedang berjalan di PT. Daya Adira Mustika.

4.1.2.1. Flow Map

Prosedur dari training karyawan jaringan adalah sebagai berikut 

1. Admin Dealer / admin perbagian menginputkan data-data dari karyawan yang

mau mengikuti training serta mencantumkan training yang akan di ikuti ke dalam draft form pendaftaran training dan langsung disimpan di Portal. Portal adalah penamaan dari database dalam Sistem Informasi ini.

2. Setelah proses pendaftaran sistem akan secara otomatis membuat laporan

pengajuan training lalu mengirimkan email yang berisi pengajuan training ke masing-masing bagian dimana training akan dilaksanakan.

Contoh : pada bulan Januari terdapat 7 karyawan baru, dimana 5 orang karyawan mendaftar untuk mengikuti training, sedangkan 2 orang lainnya, tidak mengikuti training. Dari 5 orang tersebut, 3 orang akan di training di bagian HC3 dan 2 orang lainnya akan di training di bagian TS, maka email yang berisi pengajuan traning akan terkirim ke masing-masing bagian secara otomatis oleh sistem setelah penginputan data-data pendaftaran.

3. Admin dari masing-masing bagian pada Main Dealer dimana training akan dilakukan menerima email berupa laporan pengajuan training karyawan.

4. Pelaksanaan Training

5. Karyawan yang telah di-training, akan diberikan status secara otomatis oleh

sistem bahwa telah mengikuti training. Contoh : Karyawan yang telah mendaftar dan telah mengikuti training, statusnya tersebut akan secara otomatis ter-update sesuai dengan tanggal kapan training di-set selesai.

6. Setelah status training karyawan ter-update dilakukan report status bahwa

training telah dilakukan oleh karyawan yang menghasilkan laporan training. Dari contoh di atas, pada bulan Januari, karyawan baru terdapat 7 orang yang diantaranya mengikuti training berjumlah 5 orang, dan yang belum berjumlah 2 orang, maka report atau laporan dari status training adalah 5 orang training dan 2 orang un-training.

7. Laporan training yang telah dibuat akan dijadikan bahan untuk pembuatan

sertifikat.

8. Sertifikat yang telah dibuat diberikan kepada karyawan yang telah mengikuti

training.

Flowmap berguna untuk membantu analis dan programer untuk memecahkan masalah kedalam segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif pengoperasian. Biasanya flowmap mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. Berikut adalah flowmap-nya :

Gambar 4.1. Flowmap Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram konteks merupakan alat-alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram konteks ialah kasus khusus dari DFD atau bagian dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks ini dirancang dengan memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem.

Untuk lebih jelasnya diagram konteks perancangan system yang berjalan

dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Gambar 4.2. Diagram Konteks Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

DFD merupakan pengembangan dari diagram konteks yang

menggambarkan arus data yang mengalir dalam sistem, proses data dan penyimpanan data.Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya oleh aliran data.

Gambar 4.3. DFD Level 0 Training Karyawan Jaringan yang Sedang Berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan

Sistem yang telah ada dan yang dipergunakan saat ini, sebenarnya sudah cukup baik. Namun, pegawai yang mengajukan Training tidak terlibat langsung ke dalam sistem, sehingga diperlukan sebuah akun untuk fasilitas mendaftar Training bagi para pegawainya secara online. Di samping itu pula, agar lebih mudah dan cepat untuk menyampaikan informasi apapun kepada para pegawainya.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.

Menurut Jogiyanto. HM,(1991), dalam bukunya Analisis Dan Disain Sistem, Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Yang dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat keras dari suatu sistem.

Melihat dari analisis sistem training karyawan yang sedang berjalan, maka penulis bermaksud untuk membuat rancangan sistem usulan dimana pegawai yang

mengajukan training di suatu Dealer langsung dapat berhubungan dengan Main

Dealer secara online dengan pengaksesan sebuah akun.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Sistem yang akan dibangun tentunya memiliki sebuah tujuan yang memberikan manfaat lebih seperti kemudahan dan kecepatan dalam pemberian informasi dimanapun dan kapanpun. Untuk perancangan sistemnya sendiri pun perlu dilakukan analisis terlebih dahulu dan pembuatan suatu dokumentasi yang berisikan mengenai usulan sistem yang diberikan sehingga kendala yang dihadapi dapat dicegah bahkan diatasi. Dalam hal ini, pembuatan akun bagi para pegawai perusahaan tersebut membutuhkan lebih banyak waktu.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur dimaksudkan untuk memberikan gambaran sistem yang akan dibangun dan bagaimana sistem yang dikembangkan ini bekerja. Berikut adalah langkah-langkah proses dari sistem Training Karyawan Jaringan usulan kami :

4.2.2.1. Flow Map

Dibawah ini adalah flow map dari sistem informasi Training Karyawan Jaringan yang di usulkan.

Prosedur Training Karyawan Jaringan adalah sebagai berikut :

1. Karyawan diberikan akun dimana nip karyawan sebagai user name dan

password ditentukan oleh mereka. Karyawan melakukan login untuk mengaktifkan akun mereka.

2. Karyawan memilih opsi proses pendaftaran training yang nantinya akan

memunculkan form pendaftaran training.

3. Form pendaftaran tersebut perlu diisikan terlebih dahulu di dalam field yang telah disediakan.

4. Setelah pengisian form dilakukan penyimpanan dan pengiriman dimana

pengiriman tersebut akan secara otomatis terkirim ke admin bagian

masing-masing di Main Dealer dimana training akan dilaksanakan. Contoh : pada

bulan Januari terdapat 7 karyawan baru, dimana 5 orang karyawan mendaftar untuk mengikuti training, sedangkan 2 orang lainnya, tidak mengikuti training. Dari 5 orang tersebut, 3 orang akan di training di bagian HC3 dan 2 orang lainnya akan di training di bagian TS, maka form pendaftaran training yang telah diisi akan terkirim ke masing-masing bagian secara otomatis oleh sistem setelah penyimpanan data-data pendaftaran.

5. Form pendaftaran training yang telah diisi dan diterima oleh masing-masing

admin bagian di Main Dealer akan diberikan konfirmasi balasan ke karyawan

training mengenai disetujui atau tidaknya pendaftaran training tersebut.

6. Form pendaftaran training yang telah disetujui tersebut oleh admin perbagian

akan dibuatkan daftar karyawan yang mengikuti training dimana daftar karyawan tersebut akan dijadikan acuan absensi training, penilaian dan pembuatan sertifikat.

7. Daftar karyawan yang telah dibuat akan disimpan dan bila diperlukan akan

dicetak sebagai absensi saat training akan dilaksanakan.

8. Training dilaksanakan tepat pada waktunya di Main Dealer pada setiap

department.

9. Karyawan yang telah di-training, akan diberikan status secara otomatis oleh

mendaftar dan telah mengikuti training, statusnya tersebut akan secara otomatis ter-update sesuai dengan tanggal kapan training di-set selesai.

10.Setelah status training karyawan ter-update dilakukan report status bahwa training telah dilakukan oleh karyawan yang menghasilkan laporan training. Dari contoh di atas, pada bulan Januari, karyawan baru terdapat 7 orang yang diantaranya mengikuti training berjumlah 5 orang, dan yang belum berjumlah 2 orang, maka report atau laporan dari status training adalah 5 orang training dan 2 orang un-training.

11.Laporan training yang telah dibuat akan dijadikan bahan untuk pembuatan

sertifikat.

12. Sertifikat yang telah dibuat diberikan kepada karyawan yang telah mengikuti

Melakukan Login

Portal Memilih Proses

Pendaftaran Training

Mengisi Field yang Disediakan Form Pendaftaran

Training

Menyimpan & Kirim Form isi secara Otomatis ke

Admin Bagian Form Pendaftaran

Training isi

Form Pendaftaran Training isi

Memberi Konfirmasi ke Karyawan Training Form Konfirmasi Form Konfirmasi Membuat Daftar Karyawan Training Mencetak Daftar Karyawan Training Daftar Karyawan Training Daftar Karyawan Training Melakukan Training Auto-update Status Training Karyawan Mencetak Status Training Karyawan Lap. Training Membuat Sertifikat Sertifikat Sertifikat

4.2.2.2. Diagram Kontek

Gambar 4.5. Diagram Konteks Training Karyawan Jaringan yang Diusulkan

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Gambar 4.6. DFD Level Training Karyawan Jaringan yang Diusulkan

4.2.2.4. Kamus Data

Kamus data atau systems data dictionary (DD) adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasi.Dengan DD analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dari sistem usulan diuraikan sebagai berikut :

1. Form Biodata Peserta Training

Nama Arus Data : Form Pendftrn Training

Alias : Form Pendftrn Training isi

Bentuk Data : Form

Arus Data : proses2_Karyawan Training, Karyawan Training_proses3,

proses3_portal, portal_proses4, proses4_Admin perbagian di Main Dealer

Struktur Data : jns_training_yg_sdg_diikuti, tgl_plksnan_training,

nama_krywn,ttl, agama, pnddkn_terakhir, alamat_rmh, tlp/hp, nama_Dealer/AHASS, No.Dealer/AHASS, kota, alamat_Dealer/AHASS, Tlp. Perusahaan,

tgl_mulai_bergabung, jabatan, inap_hotel, jns_training_yg_prnh_diikuti

2. Form Konfirmasi

Nama Arus Data : Form Konfirmasi

Alias : -

Bentuk Data : Form

Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses5,

proses5_portal, portal_proses6, proses6_Karyawan Training

Struktur Data :nama_krywn, jns_training_yg_sdg_diikuti, keterangan,

tgl_training

3. Laporan Training

Nama Arus Data : Lap.Training

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Struktur Data : nama_krywn, gender, jns_training_yg_sdg_diikuti, nip, nama_perusahaan, kota, kode_Dealer/AHASS, No.Tlp_ Dealer/AHASS, tgl_training, nilai_training,

status_training

4. Daftar Karyawan

Nama Arus Data : Daftar Karyawan

Alias : Dt. Karyawan Training

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses7,

proses7_Portal, Portal_proses7,

Struktur Data : nama_krywn, nip, jns_training_yg_sdg_diikuti, tgl_training

5. Data Login

Nama Arus Data : Dt. Login

Alias : Id, Password

Bentuk Data : Data

Arus Data : Karyawan Training_proses1, proses1_Portal,

Portal_proses2, proses2_Portal

Struktur Data : id, password

6. Sertifikat

Nama Arus Data : Sertifikat

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : proses10_Karyawan Training

4.2.3. Evaluasi terhadap Sistem yang sedang Diusulkan/Dirancang

Sistem usulan yang penulis rancang diharapkan dapat lebih mempermudah dan mengefektifkan dalam proses pendaftaran training. Pembuatan akun untuk

setiap karyawan diharapkan antara karyawan dari Dealer / Main Dealer dengan

Main Dealer dapat saling berhubungan dengan mudah serta dapat mempercepat dalam penyampaian informasi tanpa batas jarak dan waktu. Dengan sistem yang baru ini karyawan yang ingin mengikuti training dapat langsung mendaftarkan dirinya dengan mudah melalui akun baru yang mereka miliki.

Untuk merealisasikan sistem usulan ini tentunya dibutuhkan waktu yang banyak dan biaya yang tidak sedikit. Namun demi terbangunnya sistem yang lebih baik hal semacam ini seharusnya sudah difikirkan oleh perusahaan.

45

5.1. Kesimpulan

Dalam melakukan kegiatan usahanya, PT. Daya Adira Mustika yang mana

merupakan perusahaan Main Dealer yang bergerak di bidang otomotif yaitu

penjualan kendaraan bermotor, memerlukan karyawan yang ahli dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan usaha tersebut. Sehingga untuk mendukung agar tercapainya kinerja yang baik, perlu dilakukan training karyawan dimana

karyawan Dealer atau bisa disebut dengan karyawan Jaringan yang akan

mengikuti training, harus mendaftarkan atau mengajukannya kepada Admin di bagian masing-masing dimana ia bekerja yang kemudian Admin akan membuatkan Laporan Pengajuan jika seluruh pegawai yang mengajukan training

telah terkumpul, kepada Main Dealer yang nantinya Laporan tersebut akan

terkirim otomatis ke Admin bagian masing-masing di Main Dealer untuk diproses

lebih lanjut.

Pada sistem yang sedang berjalan saat ini sudah cukup baik karena sudah berjalan cukup lama, tetapi dikarenakan faktor kebutuhan dan kemudahan maka sistem yang sudah berjalan ini perlu dilakukan perubahan sedikit atau dengan kata lain penambahan sebuah fungsi yang diharapkan dapat memberikan kemajuan sesuai dengan tujuan dari pengubahan sistem.

Perubahan tersebut adalah dengan ditambahkannya fasilitas sebuah akun

bagi setiap pegawai dengan pengaksesan yang menggunakan id dan password.

Diharapkan dengan Sistem Informasi online ini para karyawan yang bersangkutan dapat terlibat secara langsung dalam pendaftaran training, selain itu diharapkan

antara karyawan dari Dealer / Main Dealer dengan Main Dealer dapat saling

berhubungan dengan mudah serta dapat mempercepat dalam penyampaian informasi tanpa batas jarak dan waktu.

5.2. Saran

Dalam memberikan konsep usulan perancangan sistem yang baru ini, ada beberapa saran yang dapat melengkapi sistem seperti diantaranya, yaitu:

1. Disarankan agar memiliki fitur "Forgot Password" sehingga bila ada

pegawai yang lupa dengan password-nya, sistem dapat membantu untuk

mengingatkan kembali password mereka.

2. Disarankan agar memiliki fitur chatting agar setiap pegawai dapat

berkomunikasi dengan pegawai lainnya dan juga dengan Admin.

3. Disarankan sistem agar dapat diakses melalui mobile

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem.htm 26 Juli 2011

http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf 26 Juli 2011

http://www.creativebrain.web.id/media.php?action=readnews&id=84 26 Juli 2011

http://www.idafazz.com/pengertian-sistem.php 26 Juli 2011

http://file.upi.edu/Direktori/FPMIPA/PRODI._ILMU_KOMPUTER/WAHYUDI N/klasifikasi-sistem.pdf 26 Juli 2011

http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi 26 Juli 2011

http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm 26 Juli 2011

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/11/pelatihan-tenaga-kerja-definisi-tujuan_11.html 17 Oktober 2011

42

1. Form Biodata Peserta Training

Nama Arus Data : Form Pendftrn Training Alias : Form Pendftrn Training isi Bentuk Data : Form

Arus Data : proses2_Karyawan Training, Karyawan Training_proses3, proses3_portal, portal_proses4, proses4_Admin perbagian di Main Dealer

Struktur Data : jns_training_yg_sdg_diikuti, tgl_plksnan_training, nama_krywn,ttl, agama, pnddkn_terakhir, alamat_rmh, tlp/hp, nama_Dealer/AHASS, No.Dealer/AHASS, kota, alamat_Dealer/AHASS, Tlp. Perusahaan,

tgl_mulai_bergabung, jabatan, inap_hotel, jns_training_yg_prnh_diikuti

2. Form Konfirmasi

Nama Arus Data : Form Konfirmasi

Alias : -

Bentuk Data : Form

Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses5,

proses5_portal, portal_proses6, proses6_Karyawan Training

Struktur Data :nama_krywn, jns_training_yg_sdg_diikuti, keterangan, tgl_training

3. Laporan Training

Nama Arus Data : Lap.Training

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Struktur Data : nama_krywn, gender, jns_training_yg_sdg_diikuti, nip, nama_perusahaan, kota, kode_Dealer/AHASS, No.Tlp_ Dealer/AHASS, tgl_training, nilai_training,

status_training 4. Daftar Karyawan

Nama Arus Data : Daftar Karyawan Alias : Dt. Karyawan Training Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Admin per Bagian di Main Dealer_proses7, proses7_Portal, Portal_proses7,

Struktur Data : nama_krywn, nip, jns_training_yg_sdg_diikuti, tgl_training

5. Data Login

Nama Arus Data : Dt. Login Alias : Id, Password Bentuk Data : Data

Arus Data : Karyawan Training_proses1, proses1_Portal, Portal_proses2, proses2_Portal

Struktur Data : id, password 6. Sertifikat

Nama Arus Data : Sertifikat

Alias : -

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : proses10_Karyawan Training

44

4.2.3. Evaluasi terhadap Sistem yang sedang Diusulkan/Dirancang

Sistem usulan yang penulis rancang diharapkan dapat lebih mempermudah dan mengefektifkan dalam proses pendaftaran training. Pembuatan akun untuk setiap karyawan diharapkan antara karyawan dari Dealer / Main Dealer dengan

Main Dealer dapat saling berhubungan dengan mudah serta dapat mempercepat

dalam penyampaian informasi tanpa batas jarak dan waktu. Dengan sistem yang baru ini karyawan yang ingin mengikuti training dapat langsung mendaftarkan dirinya dengan mudah melalui akun baru yang mereka miliki.

Untuk merealisasikan sistem usulan ini tentunya dibutuhkan waktu yang banyak dan biaya yang tidak sedikit. Namun demi terbangunnya sistem yang lebih baik hal semacam ini seharusnya sudah difikirkan oleh perusahaan.

45 5.1. Kesimpulan

Dalam melakukan kegiatan usahanya, PT. Daya Adira Mustika yang mana merupakan perusahaan Main Dealer yang bergerak di bidang otomotif yaitu penjualan kendaraan bermotor, memerlukan karyawan yang ahli dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan usaha tersebut. Sehingga untuk mendukung agar tercapainya kinerja yang baik, perlu dilakukan training karyawan dimana karyawan Dealer atau bisa disebut dengan karyawan Jaringan yang akan mengikuti training, harus mendaftarkan atau mengajukannya kepada Admin di bagian masing-masing dimana ia bekerja yang kemudian Admin akan membuatkan Laporan Pengajuan jika seluruh pegawai yang mengajukan training telah terkumpul, kepada Main Dealer yang nantinya Laporan tersebut akan terkirim otomatis ke Admin bagian masing-masing di Main Dealer untuk diproses lebih lanjut.

Pada sistem yang sedang berjalan saat ini sudah cukup baik karena sudah berjalan cukup lama, tetapi dikarenakan faktor kebutuhan dan kemudahan maka sistem yang sudah berjalan ini perlu dilakukan perubahan sedikit atau dengan kata lain penambahan sebuah fungsi yang diharapkan dapat memberikan kemajuan sesuai dengan tujuan dari pengubahan sistem.

Perubahan tersebut adalah dengan ditambahkannya fasilitas sebuah akun bagi setiap pegawai dengan pengaksesan yang menggunakan id dan password. Diharapkan dengan Sistem Informasi online ini para karyawan yang bersangkutan dapat terlibat secara langsung dalam pendaftaran training, selain itu diharapkan antara karyawan dari Dealer / Main Dealer dengan Main Dealer dapat saling berhubungan dengan mudah serta dapat mempercepat dalam penyampaian informasi tanpa batas jarak dan waktu.

46

5.2. Saran

Dalam memberikan konsep usulan perancangan sistem yang baru ini, ada beberapa saran yang dapat melengkapi sistem seperti diantaranya, yaitu:

1. Disarankan agar memiliki fitur "Forgot Password" sehingga bila ada pegawai yang lupa dengan password-nya, sistem dapat membantu untuk mengingatkan kembali password mereka.

2. Disarankan agar memiliki fitur chatting agar setiap pegawai dapat berkomunikasi dengan pegawai lainnya dan juga dengan Admin.

3. Disarankan sistem agar dapat diakses melalui mobile telecommunication.

http://www.daya-adira.com 22 Juli 2011

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem.htm 26 Juli 2011

http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf 26 Juli 2011

http://www.creativebrain.web.id/media.php?action=readnews&id=84 26 Juli 2011

http://www.idafazz.com/pengertian-sistem.php 26 Juli 2011

http://file.upi.edu/Direktori/FPMIPA/PRODI._ILMU_KOMPUTER/WAHYUDI N/klasifikasi-sistem.pdf 26 Juli 2011

http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi 26 Juli 2011

http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm 26 Juli 2011

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/11/pelatihan-tenaga-kerja-definisi-tujuan_11.html 17 Oktober 2011