178 f. Pengabdian pada masyarakat atau layanan publik merupakan salah
satu dari 3 misi yang ditetapkan oleh lembaga pendidikan tinggi. Kegiatan layanan publik dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
layanan eksternal. Dengan masyarakat sebagai fokusnya dan memungkinkan untuk menguji bagaimana lembaga dapat membuat
program layanan publik. Dokumen layanan publik yang harus dipelihara diantaranya adalah brosur, kurikulum kelangsungan
program pendidikan, laporan kegiatan dan layanan publik yang berkerjasama dengan pemerintah, dan industri.
g. Promote Culture. Banyak cara perguruan tinggi dalam mempromosikan kebudayaan dan sosialnya, diantaranya adalah
melalui ilmu pengetahuan, nilai, konsep dan keterampilan. Produk perguruan tinggi yang nyata setelah menyelesaikan belajarnya adalah
hasil penelitian. Selain itu buku, jurnal, lukisan, patung, manuskrip, dan medali dan lain-lain. Fungsi dari promosi ini adalah
mengarsipkan sumber informasi yang dapat mempromosikan lembaga. Arsip yang disimpan harus arsip yang berbentuk kebijakan
dan prosedur yang menentukan perkembangan lembaga Samuel, 1992:31-249.
4. Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip adalah disiplin ilmu dan fungsi organisatoris yang mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan
akuntabilitas dan harapan masyarakat Kennedy dan Schauder, 1998:8. ISO 15489-1:2001:17 mendefinisikan sebagai bidang manajemen yang
bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi
catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk rekod.
179
5. Kebijakan Pengelolaan Arsip di UIN Syarif Hidaya- tullah Jakarta
Pelaksanaan pengelolaan arsip UIN Syarif Hidyatullah Jakarta mengacu kepada Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor
414 tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia
nomor 477 tahun 2003 tentang Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta nomor 129 tahun
2003 tentang Uraian Tugas Job Description UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Sedangkan untuk tingkat fakultas selain mengacu pada kebijakan yang ada di universitas, juga mengacu pada kebijakan yang dikeluarkan
oleh Dekan sebagai pengambil keputusan. Sejak tahun 2009, FITK UIN Jakarta sudah mengendalikan dokumen dan rekaman mutu yang tercipta
dengan Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008. Oleh karena itu pengelolaan arsip fakultas FITK UIN Jakarta, mengacu juga pada Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Pengendalian rekaman mutu menurut penerapan ISO 9001:2008 ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada
persyaratan dan operasi yang efektif Sistem Manajemen Mutu yang berlaku. Pengendalian rekaman mutu dikendalikan oleh Prosedur
Operasional Standar dan didukung oleh seluruh staf FITK, 2009:IV.34- IV.44.
METODOLOGI PENELITIAN
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif yang bertujuan memperoleh gambaran seutuhnya mengenai suatu hal
menurut pandangan manusia yang diteliti. Penelitian kualitatif berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat, atau kepercayaan orang
180 yang diteliti; kesemuanya tidak dapat diukur dengan angka. Sulistyo,
2006:78. Melalui pendekatan kualitatif dapat memberikan gambaran tentang
pengelolaan penyusutan arsip, dalam mendukung fungsi bisnis organisasi, dan melihat sumber daya manusia yang terkait dalam pelaksanaannya.
Sehingga dapat diperoleh gambaran yang lengkap mengenai proses pelaksanaan penilaian arsip di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
dalam rangka menunjang UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menuju World Class University
. Metode yang digunakan adalah studi kasus, di mana di dalamnya peneliti menyelidiki secara cermat suatu program, peristiwa,
aktivitas, proses atau sekelompok individu Creswell, 2010:20. Informan dalam penelitian ini adalah pengelola rekod di FITK UIN
Jakarta, diantaranya adalah: a. Kepala Subbag Umum, Kepala Subbag Akademik dan
Kemahasiswaan, Kepala Subbag Keuangan dan Kepegawaian. b. Staf administrasi sebagai pengelola rekod di lingkungan FITK UIN
Jakarta. c. PPMPK sebagai pengatur pengelolaan dokumen FITK UIN Jakarta.
d. Arsiparisis. Pemilihan informan ini akan memudahkan peneliti dalam meneliti
objek yang diteliti dan informan yang dipilih dianggap mengetahui masalah yang diteliti atau orang yang memberi kebijakan kearsipan
Prosedur pengumpulan data dalam penelitian ini, diantaranya adalah dengan metode penilaian makro, observasi, wawancara tidak terstruktur
dan pengambilan dokumen. Pengumpulan data melalui metode penilaian arsip makro adalah cara baru dalam menentukan kriteria penilaian arsip.
Fokus pertama penilaian adalah menganalisis arsip yang tercipta dari fungsi organisasi, program, kegiatan dan transaksi dan interaksi
masyarakat pada organisasi. Kemudian mengevaluasi hasil arsip yang telah di nilai sebagai proses bisnis organisasi yang telah selesai
dilaksanakan Beaven, 1999: 15.
181 Menilai arsip FITK UIN Jakarta bertujuan untuk mengevaluasi
keaktifan arsip yang tercipta, sehingga dapat merekomendasikan arsip yang menunjang jalanya bisnis lembaga. Seleksi arsip dengan
menggunakan metode penilaian arsip makro, dengan cara: a. Menganalisa unit kerja yang ada di FITK UIN Jakarta, diantaranya
adalah fungsi, struktur organisasi dan prosedur. b. Kebijakan organisasi.
c. Pendidikan dan pengajaran, pembelajaran serta penelitian yang dihasilkan universitas.
d. Peristiwa dan orang yang berhubungan dengan organisasi. e. Peristiwa dan kegiatan yang berhubungan dengan sosial, intelektual,
ekonomi dan sejarah kebudayaan universitas. f. Kondisi lokal, regional, nasional yang berhubungan dengan kegiatan
universitas University of Manchester Archives. Rekod yang tidak menunjang bisnis organisasi, dengan otomatis akan
musnah Williams, 2006:50-51. Wawancara tidak terstruktur, peneliti melakukan wawancara dengan
pertanyaan kepada informan sesuai dengan kebutuhan penelitian. Dalam prakteknya, pewancara melihat atau menggunakan catatan, namun catatan
pertanyaan yang akan diajukan secara struktural tidak sejelas pertanyaan terstruktur Sulistyo, 2006:173.
Lokasi wawancara di unit kerja yang ada di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, diantaranya adalah subbag umum, subbag
kepegawaian dan keuangan, subbag akademik dan kemahasiswaan serta PPMTK. Wawancara dilakukan dengan staf yang terlibat langsung dalam
pengelolaan arsip dengan didukung pendapat pimpinan. Dengan cara ini diharapkan mampu memperoleh jawaban yang cukup berkualifikasi.
Analisis dan penyajian data adalah usaha memaknai data yang diperoleh kemudian dianalisis untuk memperdalam pemahaman data
tersebut Creswell, 2010:274. Pengolahan dilakukan berdasarkan kriteria
182 penilaian arsip secara makro. Tahapan dalam analisis data adalah sebagai
berikut: a. Mengolah dan mempersiapkan data untuk dianalisis yang bersumber
dari hasil transkripsi wawancara, kemudian memilah-milah dan menyusun data tersebut ke dalam jenis-jenis yang berbeda tergantung
dari sumber informasi.
b. Membaca keseluruhan dan mencatat data yang diperoleh. c. Menganalisis dengan memberi kode dengan deskripsi singkat untuk
mempermudah peneliti dalam memberi gambaran tentang penilaian arsip.
d. Melakukan penarikan kesimpulan awal untuk memperdalam wawancara atau observasi.
e. Mengkaji literatur pada saat analisa data. f. Yang terakhir adalah membuat kesimpulan terakhir, saat data
dilapangan sudah mencapai titik jenuh.
PEMBAHASAN DAN ANALISIS
1. Profil FITK UIN Jakarta
