1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia usaha saat ini, berbagai macam perubahan yang telah terjadi akibat globalisasi dari era ekonomi industri
ke era ekonomi informasi, maka peran dan fungsi sekretaris tidak hanya sebatas pelaksana administrasi saja, akan tetapi sudah memiliki peran yang lebih luas lagi.
Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus administrasi perkantoran dan clerical tata usaha saja melainkan menjadi pusat
informasi bagi perusahaan. Sekretaris yang profesional merupakan sekretaris yang mampu meningkatkan brand image citra merek pada lembaga atau perusahaan
tempatnya bekerja. Baik dalam kualitas kerja dan profesinya sebagai sekretaris
yang bertanggung jawab sesuai dengan kedudukan atau wewenangnya.
Menurut Dewi 2011: 1, istilah sekretaris berasal dari bahasa latin “secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seorang yang
diberikan kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa inggris disebut “secretary”, yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.
Menurut Brauma dan Portugal 2011: 2, sekretaris adalah asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, surat-menyurat, menerima tamu, melakukan
pengecekan atau mengingatkan pimpinannya bila ada janji pertemuan, dan beberapa bentuk tugas lain yang terkait dengan efektivitas pekerjaan pimpinan dan
menurut Webster’s New Words Dictionary 2011: 2, sekretaris adalah pejabat umum yang bertanggung jawab atas tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
Dari pengertian para ahli di atas tentang sekretaris dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan seorang pejabat perusahaan yang bertanggung jawab
mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi perkantoran, menbantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas, fungsi,
dan perannya dalam menjalankan perusahaan secara efisien dan efektif. Sedangkan defenisi sekretariat menurut para ahli antar lain: Menurut Stein
2011: 3, sekretariat adalah kantor atau pejabat yang dipercaya untuk melakukan pengarsipan dan sejumlah fungsi-fungsi secretarial. Menurut Funk dan Wagnalss
2011: 3, sekretariat adalah keseluruhan staff sekretaris pada suatu kantor, khususnya departemen pemerintahan yang dipimpin sekretaris. Berdasarkan
pendapat para ahli tersebut dapat di simpulkan bahwa sekretariat merupakan suatu satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya
melakukan rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok atau manajeman kearsipan.
Tugas dan pekerjaan sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi 3 tiga bagian yaitu: tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif. Setiap bagiannya
memiliki peranan dalam melakukan penjagaan beranda perusahaan, filter dan pengelolaan informasi, asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan, secret keeper
pemegang rahasia, penasihat untuk dimintai pendapatnya dan penghubung humas. Dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya, seorang sekretaris harus
memperhatikan aspek-aspek untuk memudahkan tugas dan pekerjaannya tersebut di antaranya yaitu: terorganisir dan orientasi detail atau teliti, melaksanakan tugas
dengan cepat dan efisien, menampilkan citra positif bagi perusahaan, berfokus
Universitas Sumatera Utara
pada solusi, mempelajari keahlian baru atau mengembangkan keahlian, menjalin hubungan baik dengan pihak di dalam dan di luar perusahaan, memahami
lingkungan kerja serta memiliki kemampuan melakukan beberapa kegiatan secara bersamaan multitasking.
Pada kedudukannya sekretaris mendapat pandangan dari PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO sebagai seorang sekretaris perusahaan corporate
secretary dalam struktur organisasi di bawah Direktur Utama, diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama berdasarkan mekanisme internal perusahaan
dengan persetujuan Dewan Komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya sekretaris perusahaan corporate secretary menjalankan fungsi sebagai berikut: memastikan
bahwa perusahaan telah mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip-prinsip good corporate government GCG,
memberikan informasi yang dibutuhkan Direksi dan Dewan komisasris secara berkala danatau sewaktu-waktu apabila diminta, sebagai penghubung liaison
officer dan menatausahakan serta menyimpan dokumen perusahaan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus, dan Risalah
Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham RUPS.
Merek brand telah menjadi elemen krusial yang berkonstribusi terhadap
kesuksesan sebuah organisasi pemasaran, baik organisasi bisnis maupun nirlaba, pemanufaktur maupun penyedia jasa, dan organisasi lokal, regional maupun
global. Menurut UU No. 15 2001: 1, merek brand adalah tanda yang berupa gambar, nama, kata, huruf-huruf, angka-angka, susunan warna, atau kombinasi
Universitas Sumatera Utara
dari unsur-unsur tersebut yang memiliki daya pembeda dan digunakan dalam kegiatan perdagangan barang dan jasa.
Menurut Kotler dan Amastrong 2001: 225, citra merek brand image adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu.
http:www.kajianpustaka.com201212citra-merek-brand image.htmlsthash.dpuf
Berkenaan dengan hal itu, PT. Perkebunan Nusantara III PERSERO memiliki strategi dalam meningkatkan pencitraan perusahaannya dengan cara
melakukan kerja sama baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan pada pihak-pihak terkait seperti: pemberitaan, pemerintahan eksternal, organisasi dan
sebagainya, meningkatkan kualitas perkebunan yang dikelola, komoditas hasil perkebunan kelapa sawit dan karet serta mewujudkan paradigma bisnis baru PT.
Perkebunan Nusantara III PERSERO. Agar suatu lembaga atau perusahaan dapat berjalan dengan baik dan
memiliki citra yang positif di masyarakat, maka diperlukan seorang sekretaris perusahaan yang mampu mengayomi seluruh aktivitas pekerjaannya dan menjaga
indentitas citra merek brand image perusahaan. Baik berupa cara melakukan pekerjaan, berkomunikasi dan memiliki penampilan diri yang baik sehingga dapat
membantu perusahaan mencapai tujuan secara efektif dan efisien serta menerapkan nilai-nilai etika yang baik.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan
observasi “PERANAN SEORANG SEKRETARIS PERUSAHAAN DALAM MENINGKATKAN BRAND IMAGE DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III
PERSERO SEI BATANGHARI MEDAN” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
Kategori