TA : Rancang Bangun Aplikasi Promosi Karyawan Berdasarkan Kompetensi Pada PT. Memorandum Sejahtera.

RANCANG BANGUN APLIKASI PROMOSI KARYAWAN BERDASARKAN KOMPETENSI PADA PT. MEMORANDUM SEJAHTERA

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

LUVI EFENDI 11.41010.0211

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Surat kabar Memorandum didirikan oleh Drs. H. Agil H. Ali berkantor pusat di Jalan Kembang Jepun No.167–169, surabaya diterbitkan oleh PT. Haji Ali Sejahtera. Memorandum merupakan perusahaan koran mingguan mahasiswa yang beredar pada 10 November 1969 dan telah sekian tahun menjadi koran mahasiswa Universitas Brawijaya Malang di bidang media informasi. Pada perkembangannya, perusahaan PT. Haji Ali Sejahtera, berubah nama menjadi PT. Memorandum Sejahtera sejak Agustus 2008. Visi dan misi dari PT. Memorandum Sejahtera adalah sebagai lembaga pers yang mempunyai fungsi untuk mendidik, menyebarluaskan informasi, menghibur dan mempengaruhi masyarakat, Memo juga turut serta dalam mencerdaskan bangsa.

Pengolahan data karyawan PT. Memorandum Sejahtera masih bersifat manual, yakni hanya mengarsipkan berkas-berkas karyawan dan menginputkan data pada Ms.Excel. Karena pengarsipan yang manual, pencarian dan pengecekan data atau dokumen membutuhkan cukup banyak waktu. Kebutuhan pihak HRD (Human Resource Development) atas informasi karyawan sangat tinggi. Informasi-informasi yang dibutuhkan adalah data pribadi, riwayat dan penilaian karyawan. Informasi tesebut diperlukan karena merupakan salah satu dasar penilaian dalam promosi karyawan. Dengan minimalnya data dan informasi karyawan yang didapat pihak HRD (Human Resource Development), penilaian dan penentuan promosi karyawan akan cenderung subjektif. Hal ini akan

mengakibatkan adanya kesalahan pemberian promosi pada karyawan yang belum kompeten. Sehingga akan menghambat perusahaan dalam mencapai tujuan. Berdasarkan uraian tersebut, PT. Memorandum Sejahtera membutuhkan perubahan dan perbaikan atas sistem yang sudah ada, sehingga pengolahan data karyawan menjadi lebih cepat, mudah, memerlukan biaya rendah dan dapat memberikan informasi serta nilai kompetitif bagi perusahaan.

Proses promosi karyawan pada saat ini membutuhkan waktu 25 hari. Pada proses penilaian dan penentuan promosi karyawan (14 hari), item yang dinilai masih berdasarkan individual dan belum mendetail sehingga mengakibatkan belum adanya keakuratan hasil penilaian, disebabkan karena tidak adanya standar penilaian dan manajer divisi masih menggunakan formulir penilaian. Proses pengolahan dan perhitungan penilaian (7 hari), membutuhkan ketelitian dalam hal pemeriksaan kembali dokumen penilaian, serta perekapan dan perhitungan data penilaian karena dilakukan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap serta perhitungan penilaian belum mendetail. Proses persetujuan penilaian (3 hari), masih berpotensi sebagai penghambat dalam mengetahui detil karyawan yang dipromosikan dikarenakan hasil promosi karyawan masih belum akurat dan berkompoten di bidangnya. Proses perekapan data penilaian (1 hari), dilakukan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap.

Penentuan promosi karyawan di PT. Memorandum Sejahtera ini dilakukan setahun 3 kali, yaitu periode I adalah April sampai Mei, periode II adalah Oktober sampai November, periode III adalah Januari sampai Februari. Dalam periode

menerus, tetapi sesuai kebutuhan manajer divisi dan akan dilakukan sewaktu-waktu sesuai kesepakatan bersama. Kesepakatan bersama dalam promosi kenaikan jabatan setiap bagian akan dilakukan pada periode yang sudah ditetapkan. Kenaikan jabatan akan dilakukan oleh perusahaan, jika setiap manajer divisi selesai melakukan evaluasi secara keseluruhan pada periode yang ditetapkan. Bahkan, promosi kenaikan jabatan akan dilakukan pada divisi yang mengalami kekosongan seperti ada karyawan pensiun, meninggal, pindah tugas, berhenti bekerja, dipecat, habis kontrak. Jika ada kekosongan SDM (Sumber Daya Manusia) di luar periode yang belum ditentukan maka diadakan promosi karyawan untuk mengisi kekosongan tersebut dan harus berdasarkan kesepakatan masing-masing manajer divisi sesuai status dalam kenaikan jabatan seperti promosi, rutin, dan kasus khusus. Status promosi merupakan kenaikan jabatan berdasarkan periode dan kebijakan perusahaan yang sudah ditetapkan. Sedangkan status rutin merupakan periode pemantauan atau evaluasi dari hasil promosi karyawan dan status kasus khusus meliputi promosi karyawan yang dilakukan diluar periode jika ada kebutuhan SDM yang darurat dalam mengisi kekosongan.

Proses promosi karyawan pada PT Memorandum Sejahtera terdiri atas penilaian dan penentuan promosi karyawan, pengolahan dan perhitungan penilaian, persetujuan penilaian, perekapan hasil penilaian. Proses penilaian dan penentuan promosi karyawan dilaksanakan oleh manajer divisi dalam pembuatan dokumen penilaian serta menilai karyawannya (bawahan). Pada proses pengolahan dan perhitungan penilaian dilakukan oleh HRD manager dengan empat tahap yaitu, pemeriksaan kembali dokumen penilaian, perekapan data-data penilaian, perhitungan penilaian, serta penganalisaan hasil perhitungan penilaian

yang kemudian akan diambil tiga terbaik calon karyawan untuk dipromosikan. Proses persetujuan penilaian dilakukan oleh direktur utama untuk mengevaluasi dan mengambil salah satu dari tiga yang terbaik untuk disetujui maupun dipromosikan naik jabatan dari hasil analisa HRD manager. Terakhir adalah proses perekapan data penilaian dilakukan oleh staf personalia berupa perekapan data penilaian calon karyawan yang telah disetujui untuk dipromosikan.

Berdasarkan penjelasan pada paragraf sebelumnya dapat diketahui bahwa PT. Memorandum Sejahtera membutuhkan Aplikasi Promosi Karyawan Berdasarkan Kompetensi dalam menangani permasalahan tersebut. Harapan dengan adanya aplikasi tersebut adalah penilaian yang digunakan berdasarkan kompetensi dengan menggunakan lima bentuk penilaian yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria, serta dapat mempersingkat proses pada promosi karyawan saat ini.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang sedang dihadapi oleh PT. Memorandum Sejahtera saat ini adalah bagaimana merancang aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi dan dapat mempersingkat proses promosi karyawan pada PT. Memorandum Sejahtera?

1.3 Pembatasan Masalah

Batasan permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Promosi karyawan hanya dilakukan pada karyawan tetap pada level Staff dan

2. Standar kompetensi (specification) sebagai dasar penilaian yang ditetapkan oleh PT. Memorandum Sejahtera, terdiri dari data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria.

3. Proses promosi karyawan hanya sampai dengan persetujuan kepala HRD (Human Resource Development).

4. Penilaian dilakukan dari input-an sampai dengan menghasilkan hasil perhitungan penilaian.

5. Aplikasi dibangun dengan berbasis destop.

1.4 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah menghasilkan aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi dan dapat mempersingkat proses promosi karyawan pada PT. Memorandum Sejahtera.

1.5 Manfaat

Adapun manfaat dari aplikasi yang akan dibangun nantinya adalah: 1. Membantu pihak Direktur Utama dalam hal:

a. Mempercepat proses pengambil keputusan dari hasil pengolahan dan perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD Manager.

2. Membantu pihak HRD Manager dalam hal:

a. Mempersingkat proses Persetujuan dengan dilakukannya otomasi, apabila Direktur utama tidak berada ditempat (di luar kantor).

b. Mempersingkat proses Pengolahan dan Perhitungan penilaian dengan dilakukannya otomasi.

c. Mengurangi potensi adanya kesalahan (human error) dalam melakukan perekapan dan perhitungan penilaian.

3. Membantu pihak Manajer Divisi dalam hal:

a.Memberikan keakuratan dalam memperoleh hasil penilaian, karena dilakukan penilaian berdasarkan kompetensi yang menggunakan lima bentuk penilaian yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria.

4. Membantu pihak Staf Personalia dalam hal:

a.Mempersingkat proses yang dibutuhkan dengan mengurangi atau menghilangkan (eliminasi) proses penilaian yang dilakukan oleh Manajer Divisi masing-masing dan peng-input-an data karyawan.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang memuat uraian secara garis besar pada setiap bab-bab yang akan dibahas pada laporan ini dijelaskan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan, perumusan permasalahan, pembatasan permasalahan, tujuan dilakukannya penelitian, manfaat yang akan diberikan, serta penjelasan sistematika penulisan pada penelitian ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang mendukung atau digunakan sebagai acuan pada saat atau sebelum melakukan penelitian.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana awal proses penelitian ini dilakukan hingga menghasilkan sebuah perancangan yang diperoleh melalui beberapa tahapan yang meliputi pengumpulan data, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan, serta dilanjutkan sampai dengan perancangan sistem (document flow, system

flow, data flow diagram), desain ERD (conceptual data model dan physical data model), struktur basis data, dan interface.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai implementasi sistem yang sudah dibuat berdasarkan hasil analisis hingga perancangan dan dilakukan uji coba fungsional maupun non-fungsional terhadap sistem yang dibangun. Tahap akhir dari serangkaian proses ini adalah dilakukannya evaluasi terhadap uji coba yang telah dilakukan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini akan dijelaskan kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian ini, yaitu hasil dari evaluasi serta saran terkait dengan sistem yang dikembangkan.

8

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah pendekatan terhadap manajemen manusia yang didasarkan pada nilai manusia dalam hubungannya dengan organisasi. Pendekatan manajemen manusia ini didasarkan pada empat prinsip dasar yakni: manusia sebagai harta yang paling penting dalam organisasi, peraturan dan prosedur yang berkaitan dengan manusia saling berhubungan, kultur dan nilai perusahaan, dan manajemen manusia berhubungan dengan integritas (Sulistiyani, 2009). Menurut (Robbins, 2007), proses manajemen sumber daya manusia terdiri atas: perencanaan, perekrutan dan pengurangan, orientasi dan pelatihan, manajemen kinerja, kompensasi dan upah, dan pengembangan karir.

Pengembangan sumber daya manusia sangat penting karena dengan kegiatan pengembangan dapat memperbaiki dan mengatasi kekurangan dalam melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik. Mutasi dan promosi merupakan salah satu pengembangan sumber daya manusia (SDM). (Kadarisman, 2012), berpendapat bahwa mutasi adalah kegiatan ketenaga kerjaan yang berhubungan dengan proses pemindahan fungsi, tanggung jawab, dan status ketenagakerjaan tenaga kerja ke situasi tertentu dengan tujuan agar tenaga kerja yang bersangkutan memperoleh kepuasan kerja yang mendalam dan dapat memberikan prestasi kerja yang semaksimal mungkin kepada organisasi. Tujuan mutasi antara lain untuk menempatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan, meningkatkan semangat

dan kegairahan pegawai, upaya pengembangan pegawai dan sebagai tindakan pencegahan dalam upaya mengamankan pegawai dan organisasi.

(Kadarisman, 2012) mengemukakan bahwa promosi adalah kegiatan perpindahan pegawai dari suatu jabatan ke jabatan lain yang mempunyai status dan tanggung jawab yang lebih tinggi dan terkadang diikuti peningkatan kompensasi. Untuk promosi, perlu ditetapkan syarat-syarat tertentu seperti prestasi kerja, pengalaman, pendidikan, kemampuan, kompetensi, dan sebagainya. 2.2 Evaluasi Kerja Menentukan Alokasi Resource

Menurut (Sulistiyani, 2009), Evaluasi kerja dapat menentukan alokasi

resource. Dengan melalui evaluasi kerja yang tentunya dapat mengidentifikasi

kinerja seseorang, produktivitas seseorang, kedisiplinan kerja seseorang, maka dapat memberikan keterangan yang valid terhadap kemampuan kerja pegawai, minat dan bakat pegawai maupun kecakapan yang dimiliki. Dengan demikian ciri atau karakteristik human resource secara otomatis dapat diketahui, dan sekaligus kualitas pegawai tersebut juga kan terlihat.

Dengan mengetahui kualifikasi pegawai yang dimiliki, maka pimpinan instansi dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang pegawai. Pada gilirannya keadaan pegawai tersebut dapat menunjukkan apakah penempatan pegawai yang telah diputuskan sudah sesuai dengan bidangnya atau belum. Melalui hal ini maka dapat memberikan informasi bagi pembuatan kebijakan terhadap alokasi sumber daya. Penting kiranya memperhatikan faktor kualifikasi dengan formasi yang tersedia. Dengan demikian penempatan pegawai juga dapat berlangsung lebih rasional serta dapat dipertanggung jawabkan.

Ada hubungan timbal balik antara evaluasi dan pemberian kompensasi. Evaluasi kerja dan kompensasi merupakan unsur-unsur kunci di dalam perjanjian konstribusi-imbalan. Evaluasi akan menunjukan seberapa banyak atau seberapa tinggi kuantitas dan kualitas konstribusi yang diberikan pegawai terhadap organisasi. Sedangkan kompensasi merupakan penghargaan yang diberikan kepada pegawai atas konstribusi yang disampaikan kepada organisasi. Organisasi menetapkan atau menentukan imbalan ekonomis dan imbalan non-ekonomis yang diberikan oleh organisasi sebagai suatu imbalan atas pegawai, apa yang dilakukan pegawai, atau partisipasinya kinerja harus dipenuhi serta kemampuan memenuhi syarat dan tututan kerja.

2.3 Dasar-dasar Promosi

(Kadarisman, 2012) mengemukakan bahwa promosi bagi seseorang dalam suatu organisasi, harus berdasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang seobjektif mungkin. Karena objektivitas suatu promosi akan membawa dampak yang positif bagi tumbuhnya motivasi atau semangat kerja bagi anggota-anggota lainnya dalam organisasi yang bersangkutan. Bagi penentu kebijakan dalam suatu organisasi, tentunya lebih cenderung menggunakan kecakapan kerja atau merit sebagai dasar suatu promosi. Kompensasi yang baik adalah dasar untuk kemajuan seseorang. Namun umumnya anggota organisasi atau pegawai lebih cenderung atas dasar senioritas karena mereka berpendapat, bahwa makin lama masa kerja seseorang, kecakapan kerja mereka akan lebih baik. Mereka menganggap bahwa dasar kecakapan kerja masih mangandung judgement sehingga masih dianggap belum objektif. Pada kenyataannya, mengukur objektivitas promosi tersebut

tidaklah semudah yang diduga. Pada umumnya terdapat dua dasar untuk mendapatkan promosi, yaitu kecakapan kerja (merit) dan senioritas.

2.4 Promosi Karyawan

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Menurut (Umar, 2003) seseorang yang menerima promosi harus memiliki kualifikasi yang baik dibanding kandidat-kandidat yang lainnya. Terkadang jender pria dan wanita, serta senioritas tua maupun muda mempengaruhi keputusan tersebut. Hal ini yang banyak diusahakan oleh kalangan pekerja agar bisa menjadi lebih baik dari jabatan sebelum menjabat, serta untuk peningkatan dalam status sosial. Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan bagi lingkungan organisasi atau perusahaan.

Terdapat kesadaran karyawan dalam target promosi yang perlu diperhatikan, seperti Gambar 2.1. Kesadaran karyawan dalam Target Promosi. Kesadaran pada target promosi, yaitu kesadaran karyawan dan hasil dari kesadaran karyawan.

Oleh karena itu, pimpinan harus menyadari pentingnya target promosi dalam peningkatan produktivitas yang harus dipertimbangkan secara objektif. Jika pimpinan sudah menyadari dan mempertimbangkan, maka perusahaan akan terhindar dari masalah-masalah yang menghambat peningkatan keluaran serta sesuatu yang merugikan perusahaan seperti:

1. Ketidakpuasan karyawan. 2. Adanya keluhan.

3. Tidak adanya semangat kerja. 4. Menurunnya disiplin kerja.

5. Tingkat absensi yang tinggi atau bahkan masalah-masalah pemogokan kerja. Oleh karena itu, dalam memutuskan imbalan yang sepenuhnya diberikan kepada seorang karyawan atas hasil kerjanya. Maka perusahaan harus memiliki sesuatu sistem balas jasa yang tepat. Mekanisme untuk dapat menentukan balas jasa yang pantas bagi suatu prestasi kerja adalah dengan penilaian prestasi kerja.

Melalui penilaian prestasi kerja akan diketahui seberapa baik karyawan telah melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Setelah itu, perusahaan dapat menetapkan balas jasa yang sepantasnya atas prestasi kerja tersebut. Penilaian prestasi kerja dapat digunakan perusahaan untuk mengetahui kekurangan dan potensi seorang karyawan. Dari hasil tersebut, perusahaan dapat mengembangkan suatu perencanaan sumber daya manusia secara menyeluruh dalam menghadapi masa depan perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia secara menyeluruh tersebut berupa jalur-jalur karir atau promosi-promosi jabatan para karyawannya.

Menurut (Dokumen Hasil Wawancara Perusahaan, 2015), tahapan proses promosi karyawan dibagi empat yaitu penilaian dan penentuan promosi karyawan, pengolahan dan perhitungan penilaian, persetujuan penilaian, perekapan hasil penilaian. Proses promosi akan dijelaskan sebagai berikut :

1. Proses penilaian dan penentuan promosi karyawan, dilakukan oleh manajer divisi dalam pembuatan dokumen penilaian serta melakukan penilaian pada karyawannya (bawahan).

2. Proses pengolahan dan perhitungan penilaian, dilakukan oleh HRD manager meliputi empat tahap yaitu, pemeriksaan kembali dokumen penilaian, perekapan data-data penilaian, perhitungan penilaian, serta menganalisaan hasil perhitungan penilaian. Setelah empat tahap selesai, maka akan diambil 3 terbaik untuk dievaluasi dan dipromosikan jabatannya, kemudian hasilnya akan diberikan pada direktur utama.

3. Proses persetujuan penilaian, dilaksanakan oleh direktur utama untuk memilih salah satu dari tiga terbaik dan menyetujui calon karyawan yang dipromosikan. Setelah itu, direktur utama akan membuat SK kenaikan jabatan, jika kenaikan jabatan tersebut diragukan oleh karyawan lain.

4. Proses perekapan hasil penilaian, dilakukan oleh staf personalia meliputi perekapan dan percetakan data hasil penilaian calon karyawan yang telah disetujui untuk dipromosikan.

Periode Promosi dilakukan setahun 3 kali, yaitu periode I adalah April sampai Mei, periode II adalah Oktober sampai November, periode III adalah Januari sampai Februari. Dalam periode promosi perusahaan memorandum surabaya tidak melakukan kenaikan jabatan secara terus menerus. Kenaikan

jabatan akan dilakukan oleh perusahaan, jika setaip manajer divisi selesai melakukan evaluasi secara keseluruhan pada periode yang ditetapkan. Bahkan, promosi kenaikan jabatan akan dilakukan, jika pada divisi mengalami kekosongan seperti ada karyawan pensiun, meninggal, pindah tugas, berhenti bekerja, dipecat dll. Promosi karyawan tidak dilakukan setiap periode, tetapi sesuai kebutuhan manajer divisi dan akan dilakukan sewaktu-waktu sesuai kesepakatan bersama. Kesepatan bersama dalam promosi kenaikan jabatan setiap bagian akan dilakukan pada periode yang sudah ditetapkan.

2.5 Mengatur Promosi dan Pemindahan Karyawan

(Dessler, 2009) mengatakan bahwa Promosi dan pemindahan karyawan adalah bagian yang terintegrasi dari bagian besar karier seseorang. Promosi dulunya mengacu kepada kemajuan ke posisi dengan tanggung jawab yang meningkat. Sedangkan pemindahan adalah penugasan ke posisi serupa atau lebih tinggi di bagian lain perusahaan.

 Membuat keputusan promosi

Sebagian besaar orang-orang yang bekerja menantikan promosi, yang biasanya berarti pembayaran gaji, tanggung jawab, dan sering kali kepuasan kerja yang lebih besar. Bagi pengusaha, promosi dapat memberikan kesempatan untuk memberikan penghargaan atas prestasi yang luar biasa, dan untuk mengisi posisi yang lowong dengan karyawan yang setia dan telah teruji. Namun proses promosi tidak selalu merupakan pengalaman yang positif baik bagi karyawan atau pengusaha. Ketidakadilan, kesewenangan, atau kerahasiaan dapat mempengaruhi efektifitas dari proses itu bagi semua pihak yang terlibat. Karena beberapa keputusan terlihat besar dalam proses promosi suatu perusahaan.

2.6 Pengertian, Tujuan dan Manfaat Pengembangan Karier Karyawan Berkaitan dengan bahasa tentang pengertian, tujuan, dan pengembangan karier karyawan, maka berikut ini dikemukakan oleh ahli di bidang manajemen SDM. (Kadarisman, 2012) mengatakan bahwa :

1. Pengertian pengembangan karier karyawan

Pengembangan karier karyawan adalah proses dan kegiatan mempersiapkan seorang karyawan untuk menduduki jabatan dalam organisasi atau perusahaan, yang akan dilakukan di masa mendatang. Dengan pengembangan tersebut tercakup pengertian bahwa perusahaan atau manajer SDM tersebut telah menyusun perencanaan sebelumnya tentang cara-cara yang perlu dilakukan untuk pengembangan karier karyawan selama ia bekerja.

2. Tujuan pengembangan karier karyawan

Tujuan dari seluruh program pengembangan karier adalah untuk menyesuaikan antara kebutuhan dan tujuan karyawan dengan kesempatan karier yang tersedia di organisasi saat ini dan di masa yang akan datang. Karena itu, usaha pembentukan sistem pengembangan karier yang dirancang secara baik akan dapat membatu karyawan dalam menentukan kebutuhan karier mereka sendiri, dan menyesuaikan antara kebutuhan karyawan dengan tujuan organisasi. Komitmen dalam program pengembangan karier dapat menunda keusangan dari sumber daya manusia yang memberatkan organisasi.

3. Manfaat pengembangan karier karyawan

Pengembangan karier karyawan akan mempunyai manfaat besar baik bagi karyawan yang bersangkutan maupun bagi organisasi. Manfaat tersebut dapat meliputi :

a. Mendorong para karyawan untuk mengembangkan diri dan kemampuannya. b. Menambah rasa kepedulian yang tinggi terhadap organisasi .

c. Mencegah terjadinya keresahan di kalangan karyawan yang selama ini kurang diperhatikan.

d. Mengurangi karyawan yang meninggalkan organisasi.

e. Mengisi lowongan yang tersedia, akibat ada karyawan yang mutasi atau promosi.

f. Mengoptimalkan penggunaan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan karyawan, sesuai dengan potensi yang bersangkutan.

2.7 Tahapan-tahapan Pengembangan Karier Individu

Menurut (Rivai, 2004) menyimpulkan bahwa kebutuhan dan ekspektasi individu berubah melalui tahapan-tahapan. Hubungan antara tahapan-tahapan karier dan kebutuhan individu dapat dilihat pada Gambar 2.2 Tahapan-tahapan karier.

Gambar 2.2 Tahapan-tahapan karier

Fase awal (fase pembentukan) menekankan pada perhatian untuk memperoleh jaminan terpenuhinya kebutuhan dalam tahun-tahun awal pekerjaan.

Selanjutnya adalah fase lanjutan, di mana pertimbangan jaminan keamanan sudah mulai berkurang, namun lebih menitikberatkan pada pencapaian, harga diri dan kebebasan. Fase selanjutnya adalah fase mempertahankan, pada fase ini, individu mempertahankan pencapaian keuntungan dan manfaat yang telah diraihnya sebagai hasil pekerjaan di masa lalu. Individu telah merasa terpuaskan, baik secara psikologis maupun finansial. Setelah fase mempertahankan dilewati, individu kemudian memasuki fase pensiun. Pada fase pensiun ini individu telah menyelesaikan satu karier, dan dia akan berpindah ke karier yang lain dan individu memiliki kesempatan untuk mengekspresikan aktualisasi diri yang sebelumnya tidak dapat dia lakukan.

2.8 Pendekatan Diagnostik untuk Perencanaan dan Pengembangan Karier Menurut (Rivai, 2004), Dalam rangka menganalisis perencanaan dan pengembangan karier, pendekatan umum yang sering digunakan adalah pendekatan diagnostik. Pada pendekatan diagnostik, perencanaan dan pengembangan karier dipengaruhi oleh 2 (dua) faktor penting, yaitu:

1. Pengaruh lingkungan eksternal, antara lain :

a. Peraturan perundangan-undangan dan persyaratan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

b. Serikat pekerja. c. Kondisi ekonomi. d. Tingkat kompetisi. e. Komposisi angatan kerja. f. Lokasi organisasi.

2. Pengaruh lingkungan internal, antara lain : a. Strategi perusahaan.

b. Tujuan perusahaan. c. Budaya perusahaan. d. Sifat pekerjaan.

e. Gaya kepemimpinan dan pengalaman.

Karier individu umumnya berjalan melalui tahap-tahap tertentu. Masing-masing tahap mungkin dipengaruhi oleh sikap, motivasi, sifat karyawan, kondisi ekonomi, dan lain-lain.

2.9 Penilaian Kinerja

(Rahadi, 2010) menyebutkan bahwa, Kinerja adalah tingkat pelaksanaan tugas yang dapat dicapai seseorang, unit atau divisi dengan menggunakan kemampuan yang ada dan batasan-batasan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan.

Kinerja harus selalu dievaluasi atau dinilai agar proses bisnis perusahaan dapat berjalan baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. System penilaian prestasi kerja/kinerja ialah proses untuk mengukur prestasi kerja karyawan berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran (hasil kerjanya) dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yaitu standard pekerjaan yang telah ditetapkan selama periode tertentu. Standard kerja tersebut dapat dibuat baik secara kualitatif maupun kuantitatif (Rahadi, 2010). (Samsudin, 2005) Menyebutkan bahwa, objek penilaian karyawan itu mencakup dua hal pokok, yaitu hasil pekerjaan (prestasi kerja) dan sifat-sifat pribadi yang berarti mencakup kemampuan dan watak pribadi.

Terdapat 2 penggunaan dalam penilaian kinerja, seperti Gambar 2.3 Penggunaan-penggunaan dalam Penilaian Kinerja. Penggunaan pada penilaian kinerja, yaitu penggunaan administratif dan penggunaan pengembangan.

Penjelasan dari penggunaan administratif adalah sistem penilaian kinerja sering kali menjadi penghubung antara penghargaan yang diinginkan karyawan dan produktivitas mereka. Hubungan tersebut dapat diperkirakan sebagai berikut:

Produktivitas  Penilaian Kinerja  Penghargaaan

Promosi yang berbasis-kinerja menegaskan ide bahwa kenaikan jabatan seharusnya diberikan untuk pencapaian kinerja dari pada untuk senioritas. Dalam sistem ini, manajer historis telah menjadi pengevaluasi dari kinerja bawahan dan juga membuat rekomendasi calon karyawan yang dipromosikan pada HRD (Human Resource Development). Jika ada bagian dari proses penilaian yang gagal, para karyawan yang berkinerja baik tidak menerima kenaikan jabatan sesuai prestasinya, yang akan menyebabkan adanya ketidakadilan dalam promosi yang dirasakan karyawan.

Dalam penggunaan administratif pada penilaian kinerja tidak hanya mendapatkan sebuah promosi saja, tetapi penggunaan administratif lainnya seperti pindah jabatan atau bagian, penurunan jabatan, pemecatan, perampingan serta pemberhentian sementara.

Penggunaan pengembangan penilaian kinerja dapat menjadi sumber utama informasi dan umpan balik untuk karyawan, yang sering kali merupakan kunci perkembangan mereka di masa depan. Dalam proses mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, potensi, dan kebutuhan pelatihan karyawan melalui umpan balik penilaian kinerja, para supervisor dapat menginformasikan kepada karyawan mengenai kemajuan mereka, mendiskusikan area-area yang membutuhkan pengembangan, dan mengidentifikasi rencana pengembangan.

Tujuan dari umpan balik pengembangan adalah lebih kepada mengubah atau menguatkan perilaku individu, daripada untuk membandingkan antar individu seperti kasus penggunaan administratif dalam penilaian kinerja. Penguatan positif untuk perilaku yang diharap memberi kontribusi pada pengembangan individu dan organisasional.

2.10 Manfaat Penilaian Kinerja

Menurut (Sulistiyani, 2009) menyebutkan bahwa, Konstribusi hasil-hasil penilaian merupakan sesuatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan-kebijakan organisasi. Kebijakan-kebijakan-kebijakan organisasi dapat menyangkut aspek individual dan aspek organisasional. Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi organisasi adalah :

a. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi. b. Perbaikan kinerja.

c. Kebutuhan latihan dan pengembangan.

d. Pengembalian keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja.

e. Untuk kepentingan penelitian kepegawaian.

f. Membantu diagnosis terhadap kesalahan disain pegawai.

Informasi penilaian kinerja tersebut oleh pempinan dapat dipakai untuk mengelola kinerja pegawainya dan mengungkapkan kelemahan kinerja pegawai sehingga manajer dapat menentukan tujuan maupun peringkat target yang harus diperbaiki.

2.11 Penilai

Menurut (Sulistiyani, 2009) menyebutkan bahwa, Ada tidaknya pedoman yang dapat digunakan dalam sebuah penilaian, sangat menentukan validitas hasil penilaian. Sebuah penilaian kinerja membutuhkan pedoman yang jelas, agar arah dari penilaian dapat lebih jelas dan lebih terukur. Dalam memberikan penilaian, seorang penilai atau pimpinan hendaknya berpedoman pada ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

a. Bersifat obyektif. b. Adil

c. Konsekuen

d. Mengikuti langkah-langkah yang telah ditentukan.

Yang dimaksud dengan bersifat obyektif adalah di dalam memberikan penilaian, terlepas dari kepentingan sendiri, rasa senang dan tidak senang serta faktor-faktor pribadi yang lain. Pemberian nilai secara obyektif berarti nilai

tersebut hendaknya sama dengan atau equivalen dengan apa yang senyatanya terjadi.

2.12 Standar Kompetensi

Standar kompetensi dapat didefinisikan sebagai suatu kemampuan baku (patokan kemampuan) yang dilandasi oleh pengetahuan keterampilan dan didukung sikap kerja yang diperlukan dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan di tempat kerja (Daryanto, 2014).

Selain daripada itu standar kompetensi dapat juga dikatakan sebagai persyaratan atau patokan yang meliputi tuntutan bagi seseorang untuk melaksanakan tugasnya di tempat kerja.

2.13 Kategori Standar Kompetensi

Hampir semua sistem yang berdasarkan kompetensi melakukan

pengembangan standar kompetensi dengan mengacu pada tiga kategori yaitu standar industri, standar perusahaan, standar umum atau lingkup industri

(Daryanto, 2014).

Standar industri merupakan standar yang memiliki relevansi lebih luas dengan industri tertentu. Standar-standar ini akan memiliki kompetensi sesuai dengan industri tersebut.

Standar perusahaan adalah standar yang dikembangkan hanya untuk satu perusahaan tertentu. Kebutuhan standar perusahaan dibuat melalui pengakuan organisasi-organisasi, bahwa standar yang dikembangkan pada tingkat industri tidak relevan dengan mereka, sebagaimana mereka juga pada industri lain. Namun

demikian, pada standar perusahaan banyak kompetensi-kompetensi yang mungkin diambil dari standar-standar lain dan standar industri.

Standar umum atau lingkup industri merupakan standar yang dapat diaplikasikan pada bidang kejuruan yang memiliki cakupan lebih luas, namun masih dalam konteks standar kompetensi manajemen atau kompetensi pelatihan yang dapat diaplikasikan pada setiap pekerjaan dan bermakna sama. Dalam kompetensi ini boleh jadi ada standar antar industri yang lain.

2.14 Penilaian Berdasarkan Kompetensi

Struktur standar kompetensi suatu bidang keahlian terdiri dari sejumlah unit kompetensi. Setiap unit kompetensi memuat komponen-komponen sebagai berikut: (Daryanto, 2014).

1. Judul unit/ kompetensi

Judul unit/kompetensi pernyataan yang akan dikerjakan oleh seseorang di tempat kerja atau pernyataan yang memberikan penjelasan umum tentang pekerjaan yang harus dilakukan di tempat kerja.

2. Uraian unit/ kompetensi

Uraian kompetensi dimaksudkan untuk memberikan informasi tentang kompetensi yang telah dituliskan dalam judul kompetensi tersebut.

3. Elemen/ Sub kompetensi

Setiap kompetensi terbagi atas beberapa sub kompetensi dan dalam standar kompetensi dikenal dengan istilah elemen. Elemen atau sub kompetensi adalah dasar pembentukan standar kompetensi yang merupakan pernyataan sederhana dari kegiatan yang harus dilaksanakan untuk memperlihatkan bahwa seseorang telah mencapai standar yang dibutuhkan.

4. Kriteria unjuk kerja

Kriteria unjuk kerja untuk elemen tertentu dijelaskan atau dinyatakan dalam bentuk kriteria dengan jelas dan detil.

2.15 Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK)

SWEBOK adalah sebuah panduan (guideline) yang dihasilkan dari sebuah

project gagasan IEEE Computer Society. Panduan (guideline) ini disusun sejak

tahun 1998 dimana tim tersebut mulai menyusun pemahaman standar (body of

knowledge) tentang bidang ilmu software engineering. Terdapat 5 tujuan utama

pada SWEBOK, yaitu: (IEEE Computer Society, 2014)

1. Untuk memperlihatkan kesamaan pandangan tentang rekayasa perangkat lunak diseluruh dunia.

2. Untuk memperjelas tempat dan menetapkan batas dari rekayasa perangkat lunak dan hubungannya dengan disiplin ilmu lain seperti ilmu komputer, manajemen proyek, teknik komputer dan matematika.

3. Untuk membuat karakter isi dari disiplin ilmu rekayasa perangkat lunak. 4. Untuk memberikan akses topik ke SWEBOK.

5. Untuk memberikan landasan bagi pengembangan kurikulum dan sertifikasi. Terdapat 4 (empat) Knowledge Areas (KAs) utama dari pengembangan

software pada SWEBOK. Berikut adalah penjelasan tentang Knowledge Areas

(KAs) tersebut:

2.15.1 Software Requirements

Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus ditampilkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata. Area

pengetahuan dari software requirements adalah elisitasi, analisis, spesifikasi, dan validasi persyaratan perangkat lunak. : (IEEE Computer Society, 2014)

Software requirements menghasilkan informasi tentang desain yang akan

menjadi dasar, sehingga dapat mengetahui dimana sebuah sistem akan digunakan, oleh siapa, dan layanan apa yang harus disediakan. Berikut ini adalah tahapan dalam software requirements:

A. Requirements Elicitation (Wawancara)

Tahap elisitasi kebutuhan adalah tahap pertama dalam membangun sebuah perangkat lunak. salah satu prinsip dasar yang baik pada proses elisitasi adalah melakukan komunikasi secara efektif antara berbagai pemangku kepentingan. Selanjutnya, dari komunikasi ini dilanjutkan ke proses Software Development Life

Cycle (SDLC). Proses ini adalah proses yang sangat penting sebelum

pembangunan perangkat lunak dimulai. Elemen penting lain dari persyaratan elisitasi adalah bagaimana ruang lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.

B. Requirements Analysis (Identifikasi dan Analisis Permasalahan)

Requirements analysis adalah tahapan yang digunakan untuk mempelajari

kebutuhan pengguna, sehingga didapatkan definisi kebutuhan sistem atau perangkat lunak yang bertujuan untuk mendefinisikan apa yang harus dikerjakan oleh perangkat lunak dalam memenuhi keinginan pengguna dan memahami masalah secara menyeluruh. Pada tahap ini secara detil terdapat proses sebagai berikut:

1. Mendeteksi dan menyelesaikan permasalahan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

2. Menemukan batasan dari perangkat lunak dan bagaimana perangkat lunak berinteraksi dengan organisasi dan lingkungan operasional.

3. Menguraikan spesifikasi kebutuhan. C. Requirements Specification (Observasi)

Requirements specification adalah sebuah kegiatan yang mengacu pada

pembuatan dokumen yang dapat ditinjau secara sistematis, dievaluasi, dan disetujui. Pada tahap ini, sama sekali tidak dibahas bagaimana metode pengembangan yang akan dilakukan. Dokumen spesifikasi kebutuhan ini membahas beberapa hal yang berkaitan dengan system definition document,

system requirements specification, dan software requirements specification.

D. Requirements Verification and Validation (Studi Literatur)

Diperlukan validasi dan verifikasi terhadap dokumen-dokumen persyaratan yang telah dibuat. Persyaratan-persyaratan divalidasi untuk menjamin bahwa

engineer perangkat lunak telah memahami peryaratan, serta perlu juga untuk

memverifikasi bahwa dokumen persyaratan telah sesuai dengan standar perusahaan dan dapat dimengerti, konsisten, serta lengkap. Proses validasi dan verifikasi ini melibatkan pengguna sebagai pihak yang menilai dan memberi

feedback (umpan balik).

2.15.2 Software Design

Software design adalah tahap yang memainkan peran penting dalam

mengembangkan perangkat lunak. Software design adalah proses yang mendefinisikan arsitektur, komponen, interface, dan karakteristik sebuah sistem atau komponen lainnya serta hasil dari proses tersebut, sehingga dapat dikatakan

bahwa software design adalah cetak biru dari solusi yang akan diimplementasikan (IEEE Computer Society, 2014).

Software design secara spesifik memiliki hubungan dengan software requirements, software construction, software engineering management, software engineering models and methods, software quality, dan computing foundations.

Disamping itu, software design berupaya menganalisis input data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi. Berikut ini adalah tahapan dalam software design:

A. Software Structure and Architecture

Software structure and architecture adalah proses mendeskripsikan dan

mendefinisikan bagaimana software dibentuk dan diorganisasikan ke dalam komponen-komponen yang akan menbentuk software tersebut. Hasil dari proses ini adalah sekumpulan model yang mendeskripsikan tujuan serta gambaran dari

software yang akan dibangun, adapun model-model ini bisa dibangun dengan

menggunakan modeling language (bahasa yang digunakan untuk membuat dan menyajikan informasi). Modeling language yang digunakan pada pengembangan sistem ini, yaitu system flow dan data flow diagram sebagai berikut:

A.1. System Flow

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus

pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan pada Gambar 2.4 Simbol-Simbol pada System Flow.

Mengenai penjelasan dari simbol-simbol yang digunakan dalam system flow adalah sebagai berikut:

1. Simbol Dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau komputer.

2. Simbol Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual. 3. Simbol Simpanan Offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip. 4. Simbol Proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 5. Simbol Database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer. 6. Simbol Garis Alir

Menunjukkan arus dari proses. 7. Simbol Penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Gambar 0.4 Simbol-simbol pada System Flow A.2. Data Flow Diagram

Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem

yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di tempat data tersebut mengalir. Menurut (Yourdon, 1989), diagram aliran data adalah model atau alat yang digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan dari sekumpulan proses fungsional, yang dihubungkan satu dengan lainnya oleh suatu aliran data dan meneruskannya menjadi data. Ada tiga tingkatan dalam diagram aliran data, yaitu:

1. Context Diagram

Merupakan tingkatan yang paling pertama, yang menggambarkan ruang lingkup sistem dari sistem yang digunakan. Diagram ini hanya memiliki satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan dan hubungan antara sistem dengan unit-unit di luar sistem tersebut.

2. Diagram Nol

Merupakan diagram yang menggambarkan proses-proses dan aliran data yang terjadi di dalam suatu sistem. Proses-proses ini dapat dipecah menjadi proses-proses dan aliran data yang lebih detil.

3. Diagram Rinci

Merupakan diagram yang menggambarkan rincian proses-proses yang ada pada diagram nol dan rincian proses-proses ini dapat dipecah lagi menjadi proses-proses yang lebih detil.

Menurut (Yourdon, 1989), diagram aliran data terdiri dari dari simbol-simbol pada Tabel 2.1 Simbol yang digunakan pada Diagram Aliran Data.

Tabel 0.1 Simbol yang digunakan pada Diagram Aliran Data

Nama Penjelasan Notasi

Proses (bubble atau

function atau transformation)

Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mengolah masukan menjadi keluaran. Proses digambarkan dengan sebuah lingkaran.

Nama Penjelasan Notasi Aliran (flow) Aliran menggambarkan

perpindahan informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem. Awal panah menggambarkan asal data sedangkan arah panah menggambarkan tujuan.

Store Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan penyimpanan data.

Terminator Merupakan simbol yang menggambarkan entitas yang dapat berupa orang, kelompok, atau organisasi yang berhubungan dengan sistem.

B. User Interface Design

User interface merupakan bagian yang menjembatani interaksi antara

manusia dan komputer, sehingga dapat mengoperasikan dan mengontrol komputer yang efektif. User interface dirancang untuk menyesuaikan keterampilan, pengalaman, dan harapan pengguna. Tujuan dari user interface design adalah membuat interaksi pengguna yang sederhana dan efisien mungkin. Proses desain harus menyeimbangkan fungsi teknis dan elemen visual untuk menciptakan

sebuah sistem yang tidak hanya operasional saja tetapi juga disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

2.15.3 Software Construction

Pada tahap ini ialah melakukan konversi hasil desain ke sistem informasi yang lengkap melalui tahapan coding atau pengkodean termasuk bagaimana, membuat basis data dan menyiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengkodean pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program serta melakukan peminjaman pengujian. Construction ini memiliki beberapa tahapan secara umum (IEEE Computer Society, 2014).

1. Software Construction Fundamentals

Pada tahap pertama dilakukan pendefinisian dasar tentang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi seperti minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan standar yang digunakan.

2. Managing Construction

Bagian ini mendefinisikan tentang model implementasi yang digunakan, rencana implementasi, dan ukuran pencapaian dari implementasi tersebut.

3. Practical Considerations

Bagian ini membahas tentang desain implementasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang digunakan, kualitas dari implementasi yang dilakukan, proses pengetesan dan integritas.

Dalam proses pengimplementasian saat ini, beberapa tool pendukung dalam

software pemrograman yang sekarang dipakai adalah Microsoft Visual Studio

2013 yang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. 1. Visual Studio

Menurut (Kusrini, 2007) Microsoft Visual Studio merupakan sebuah IDE (Integrated Development Environment) yang dikembangkan oleh microsoft. IDE ini mencakup semua bahasa pemrograman berbasis .NET framework yang dikembangkan oleh microsoft. Sedangkan menurut (Darmayuda, 2009), Microsoft Visual Studio adalah platform untuk membangun, menjalankan, dan meningkatkan generasi lanjut dari aplikasi terdistribusi. 2. Visual Basic

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemograman komputer. Bahasa pemograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemograman komputer yang mendukung pemograman berorientasi objek. 3. SQL Server 2008

SQL server merupakan database management system (DBMS) yang handal dalam mengolah data dengan disertai user interface yang cukup mudah (Nugroho, 2008). Microsoft SQL Server juga mendukung SQL sebagai bahasa untuk memproses query ke dalam database. Microsoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan atau juga pemerintahan sebagai solusi database atau penyimpanan data. Microsoft telah mengembangkan beberapa fitur yang telah ada di SQL Server sebelumnya

dan menambah beberapa fitur baru untuk meningkatkan performace. Fitur baru di SQL Server 2008 seperti :

a. Query Editor Intellisense

b. Dengan adanya fitur ini, SQL Server 2008 dapat memberikan kemudahan development bagi penggunanya. Pengguna tidak perlu mengetikkan semua query secara manual, namun hanya perlu mengetikkan beberapa huruf maka SQL Server 2008 akan menampilkan query yang diinginkan pengguna.

c. Data Compression

d. Data compression merupakan fitur untuk mengkompress data menjadi

lebih kecil dari sebenarnya. Data compression bisa digunakan pada tabel yang disimpan pada heap dan clustered index, index nonclustered,

indexed view dan partion table.

e. Change Data Capture

f. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengetahui data yang berubah pada transaksi insert, update, dan delete di tabel SQL Server. Untuk

mengaktifkan fitur ini, prosedur

sys.sp_cdc_enable_table_change_data_capture harus dijalankan

terlebih dahulu.

g. Filtered Indexes

h. Filtered indexes merupakan fitru SQL Server 2008 untul mengoptimasi

non-clustered indexes. Dengan digunakannya fitur ini, pengguan bisa

i. Table-Valued Parameter

j. Fitur ini merupakan fitur baru yang baru dalam SQL Server 2008. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna dapat parsing nilai array pada parameter stored procedure.

k. Sparse column

l. Sparse column merupakan fitur yang berguna untuk mengurangi

kebutuhan tempat penyimpanan untuk nilai null.

m. Backup Compression

n. Backup compression merupakan fitur peningkatan untuk backup

strategi. Dengan fitur ini, file akan menjadi lebih kecil sehingga dapat menambah kecepatan dalam proses backup.

2.15.4 Software Testing

Software testing meliputi verifikasi yang dinamis dari tingkah laku sebuah

sistem yang diwakili oleh beberapa contoh kasus uji coba (IEEE Computer Societ, 2014).

Kasus uji coba tersebut dilakukan dengan memberikan masukan kepada sistem agar muncul tingkah laku/reaksi yang diharapkan, begitu pula sebaliknya. Dalam uji coba sistem, terdapat hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Fundamental dari uji coba sistem tersebut. Didalamnya dijelaskan mengenai terminologi dari uji coba terkait, kunci masalah dari uji coba, dan hubungan uji coba tersebut dengan aktifitas lainnya di dalam sistem tersebut.

2. Tingkatan dari uji coba. Didalamnya dijelaskan tentang target dari uji coba dan tujuan dari uji coba tersebut.

3. Teknik dari uji coba. Didalamnya meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, teknik berdasarkan kode, teknik berdasarkan kesalahan, teknik berdasarkan

stakeholder, dan teknik dasar yang relatif tergantung dari sistem tersebut.

4. Pengukuran dari uji coba terkait. Didalamnya dijelaskan bahwa pengukuran tersebut dikelompokkan menjadi dua, yakni yang berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan serta ketika uji coba selesai dilakukan. 5. Proses uji coba itu sendiri, yang berisi tentang pertimbangan praktis dan

aktifitas uji coba.

Black box testing adalah pengujian yang dilakukan hanya mengamati hasil

eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. Jadi, dianalogikan seperti kita melihat suatu kotak hitam dan kita hanya bisa melihat penampilan luarnya saja tanpa mengerti tentang apa dibalik bungkus hitamnya. Sama seperti pengujian black box, mengevaluasi hanya dari tampilan luarnya (interface), yaitu fungsionalitasnya tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proses detilnya (hanya mengetahui input dan output).

Black box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang menguji

fungsionalitas aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja. Uji kasus dibangun di sekitar spesifikasi dan persyaratan, yakni, aplikasi apa yang seharusnya dilakukan. Menggunakan deskripsi eksternal perangkat lunak, termasuk spesifikasi, persyaratan, dan desain untuk menurunkan uji kasus. Tes ini dapat menjadi fungsional atau non-fungsional, meskipun biasanya fungsional. Perancang uji memilih input yang valid dan tidak valid dan menentukan output yang benar. Tidak ada pengetahuan tentang struktur internal benda uji itu.

Metode uji dapat diterapkan pada semua tingkat pengujian perangkat lunak: unit, integrasi, fungsional, sistem dan penerimaan. Ini biasanya terdiri dari kebanyakan jika tidak semua pengujian pada tingkat yang lebih tinggi, tetapi juga bisa mendominasi unit testing juga (Hill, 2009).

Pengujian pada black box berusaha menemukan kesalahan seperti: 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang.

2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.

38

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini terlebih dahulu akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera.

Identifikasi permasalahan dilakukan pada saat proses wawancara dan setelah wawancara, identifikasi dilakukan sehingga ditemukan titik permasalahan utama yang terjadi pada perusahaan. Setelah dilakukan wawancara, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy), serta stakeholder atau pengguna yang terlibat pada sistem yang sudah ada saat ini, yaitu Staf Personalia, Manajer Divisi, HRD Manager dan Direktur Utama. Secara garis besar proses bisnis promosi karyawan pada perusahaan dimulai dari penilaian dan penentuan promosi oleh Manajer Divisi, dilanjutkan perhitungan, analisa dan pembuatan laporan oleh HRD Manager, persetujuan penilaian oleh Direktur Utama, serta perekapan hasil penilaian dan penentuan promosi karyawan oleh Staf Personalia.

Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan flowchart, perlu diketahui terlebih dahulu peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), dan kebijakan (policy) yang ada pada perusahaan. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder.

Tabel 0.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

Stakeholder Proses Bisnis Phase Aturan (Rule)

Manajer Divisi

Pembuatan

formulir penilaian 1 -

Penilaian dan penentuan promosi karyawan

2

Jika sesuai periode yang ditentukan, maka Manajer Divisi dapat melakukan penilaian dan penentuan promosi karyawan. Sedangkan jika tidak maka bisa melakukan proses penilaian penentuan promosi karyawan pada periode lain sesuai kebutuhan SDM (R.1)

HRD Manager

Pengelolaan dan perhitungan data penilaian

3

Pengelolaan dan perhitungan penilaian akan dilakukan pemeriksaan sebanyak 2 kali atau lebih. Jika belum tepat maka akan dilakukan pengelolaan dan perhitungan kembali (R.2)

Direktur Utama Persetujuan

penilaian 4

Dibutuhkan persetujuan dan memberikan Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan bagi karyawan yang dipromosikan.

Staf Personalia

Rekap dan laporan hasil penilaian

Dari identifikasi masalah, diputuskan untuk membuat perancangan sistem dalam rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera, maka diperlukan seperti Gambar 3.1 Langkah – langkah Perancangan Sistem sebagai berikut :

Gambar 3.1 Langkah-langkah Perancangan Sistem

Pada langkah–langkah di atas, maka perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem yang sedang berjalan saat ini. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem meliputi :

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahap setelah identifikasi masalah. Tahap ini merupakan langkah awal dalam pembuatan sistem yang baru. Untuk menanggapi adanya suatu permasalahan yang terjadi berdasarkan hasil survey dan wawancara, akan dibuat suatu rancang bangun aplikasi promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera. Maka terlebih dahulu harus mengetahui proses transaksi yang masih digunakan saat ini. Kemudian dibuatlah

document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail proses transaksi

tersebut. Proses transaksi saat ini pada PT. Memorandum Sejahtera meliputi :

1. Document Flow Manajer Divisi

2. Document Flow HRD Manager

3. Document Flow Direktur Utama

4. Document Flow Staf Personalia

3.1.1 Document Flow Manajer Divisi

Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 1 tentang proses membuat dokumen, kemudian manajer divisi mencetak dokumen penilaian promosi karyawan. Dapat dilihat pada Gambar 3.2 Document Flow Manajer Divisi Membuat Formulir Penilaian.

Aliran Sistem Saat ini Membuat Formulir Penilaian (Penentuan dan Penilaian Promosi Karyawan)

Manajer Divisi P h ase Mulai Pembuatan Formulir Penilaian Promosi Karyawan Kriteria Penilaian Promosi Karyawan Dokumen Penilaian Promosi Karyawan Mencetak Formulir Penilaian Promosi Karyawan Selesai 1 2

Gambar 0.2 Document Flow Manajer Divisi Membuat Formulir Penilaian Tabel 0.2 Detail Document Flow Manajer Divisi Membuat Formulir Penilaian

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

1. 1 Pembuatan

formulir penilaian promosi karyawan Kriteria penilaian promosi karyawan

Proses ini menjelaskan tentang proses pembuatan formulir penilaian promosi karyawan yang digunakan untuk melakukan penilaian Dokumen penilaian promosi karyawan

2 Mencetak formulir penilaian promosi Dokumen penilaian promosi karyawan

Proses ini menjelaskan tentang mencetak formulir penilaian promosi karyawan Dokumen penilaian promosi karyawan

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

karyawan yang digunakan

Manajer Divisi PT Memorandum Sejahtera

Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 2 tentang proses mengamati dan menilai kinerja karyawan yang dilakukan oleh Manajer Divisi kepada calon karyawan yang akan dipromosikan. Dapat dilihat pada Gambar 3.3

Document Flow Manajer Divisi Melakukan Penilaian Kinerja.

Aliran Sistem Saat ini Penilaian Kinerja (Penentuan dan Penilaian Promosi Karyawan)

Manajer Divisi

P

h

ase

Mulai

Mengamati Kinerja Karyawan Dokumen Penilaian

Promosi Karyawan

Dokumen Penilaian {Setelah penilaian}

Melakukan Penilaian Kinerja

Karyawan

Selesai 1

2a Periode ?

(R1)

Ya Tidak

Melakukan promosi karyawan sesuai kebutuhan SDM pada periode lain

2b

Tabel 0.3 Detail Document Flow Manajer Divisi Melakukan Penilaian Kinerja

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

2. 1 Mengamati kinerja karyawan Dokumen penilaian promosi karyawan

Proses ini

menjelaskan tentang proses manajer divisi setiap divisi mengamati kinerja karyawan dalam melakukan tugas-tugas yang diberikan

Dokumen penilaian

2a Melakukan penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian promosi karyawan

Proses ini

menjelaskan tentang penilaian kinerja yang dilakukan oleh manajer divisi untuk menilai karyawan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan setiap divisi masing-masing.

Dokumen penilaian (setelah penilaian)

2b Melakukan promosi karyawan sesuai kebutuhan SDM pada periode lain

Dokumen penilaian promosi karyawan

Proses ini

menjelaskan tentang penilaian kinerja yang dilakukan oleh manajer divisi dalam menilai karyawannya pada periode lain, karena ada kebutuhan SDM yang harus dipenuhi.

Dokumen penilaian (setelah penilaian)

3.1.2 Document Flow HRD Manager

Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 3 tentang proses memeriksa dokumen, merekap data penilaian, menghitung data penilaian serta melakukan analisa penilaian yang dilakukan oleh HRD Manager. Dapat dilihat pada

Gambar 3.4 Document Flow HRD Manager (Pengelolaan dan Perhitungan Data Penilaian).

Aliran Sistem Saat ini

(Pengelolaan dan Perhitungan Data Penilaian)

HRD Manager

Ph

ase

Mulai

Memeriksa dokumen penilaian Dokumen Penilaian

{Setelah penilaian}

Dokumen Penilaian {Setelah dilakukan

perhitungan dan analisa} Melakukan analisa

penilaian

Selesai 1

5 Benar ?

(R2) Merekap data

penilaian 2

Melakukan perhitungan

penilaian 3

Dokumen Penilaian {Setelah dilakukan

perhitungan} Ya Tidak

4

Gambar 0.4 Document Flow HRD Manager (Pengelolaan dan Perhitungan Data Penilaian)

Tabel 0.4 Detail Document Flow HRD Manager (Pengelolaan dan Perhitungan Data Penilaian)

Phase No.

Proses

Nama

Proses Input Proses Output

3. 1 Memeriksa

dokumen penilaian Dokumen penilaian (setelah penilaian)

Proses ini menjelaskan tentang proses memeriksa semua dokumen hasil penilaian.

Dokumen penilaian (setelah penilaian) 2 Merekap

data penilaian Dokumen penilaian (setelah penilaian)

Proses ini menjelaskan tentang proses

merekap data

penilaian yang telah dilakukan

pemeriksaan.

Data penilaian

3 Melakukan perhitungan penilaian

Data penilaian

Proses ini menjelaskan tentang perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD

Manager yang akan

mendapatkan total hasil penilaian masing-masing

karyawan tiap bagian

Data penilaian (setelah perhitungan)

4 Decision

(keputusan) -

Proses ini menjelaskan apabila perhitungan penilaian yang dilakukan belum sesuai maka akan dilakukan perhitungan kembali

-

5 Melakukan analisa penilaian Data penilaian (setelah perhitungan)

Proses ini menjelaskan tentang pemberian komentar yang dilakukan HRD

Manager terhadap

data penilaian.

Data penilaian (setelah analisa)

3.1.3Document Flow Direktur Utama

Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 4 tentang proses memeriksa data penilaian beserta analisa dan melakukan persetujuan penilaian. Dapat dilihat pada Gambar 3.5 Document Flow Direktur Utama (Persetujuan Penilaian).

Aliran Sistem Saat ini (Persetujuan Penilaian)

Direktur Utama

Ph

ase

Mulai

Memeriksa data penilaian {Setelah

dilakukan perhitungan} Dokumen Penilaian

{Setelah dilakukan perhitungan dan

analisa}

Selesai 1

Melakukan persetujuan

2

Membuat Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan

3 Dokumen Penilaian {Setelah persetujuan}

Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan dan

Hasil Penilaian

Tabel 0.5 Detail Document Flow Direktur Utama (Persetujuan Penilaian)

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

4. 1 Memeriksa dokumen penilaian (setelah dilakukan perhitungan dan analisa) Dokumen penilaian (setelah dilakukan perhitungan dan analisa)

Proses ini

menjelaskan

tentang proses memeriksa semua dokumen penilaian. Dokumen penilaian (setelah dilakukan perhitungan dan analisa) 2 Melakukan

persetujuan Dokumen penilaian (setelah dilakukan perhitungan dan analisa)

Proses ini

menjelaskan

tentang Direktur Utama melakukan persetujuan atas hasil penilaian promosi karyawan

Dokumen penilaian (setelah persetujuan)

3 Membuat Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan Dokumen penilaian (setelah dilakukan perhitungan dan analisa)

Proses ini

menjelaskan

tentang persetujuan dan memberikan Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan bagi karyawan yang dipromosikan. Dokumen penilaian beserta Surat Keputusan kenaikan jabatan (telah disetujui)

3.1.4 Document Flow Staf Personalia

Berikut ini merupakan document flow yang lebih detil phase 5 tentang proses merekap data hasil penilaian yang telah disetujui oleh Direktur Utama. Dapat dilihat pada Gambar 3.6 Document Flow Staf Personalia (Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama).

Aliran Sistem Saat ini

(Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama)

Staf Personalia

P

h

ase

Mulai

Merekap data penilaian (Setelah disetujui) Surat Keputusan

(SK) kenaikan jabatan dan Hasil

Penilaian

Selesai 1

Membuat Laporan hasil promosi karyawan

2

Mencetak Laporan hasil promosi karyawan

3

Laporan hasil promosi karyawan

Gambar 0.6 Document Flow Staf Personalia (Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama)

Tabel 0.6 Detail Document Flow Staf Personalia (Perekapan data karyawan setelah disetujui Direktur Utama)

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

5. 1 Merekap data penilaian

Surat Keputusan (SK kenaikan jabatan dan hasil

penilaian

Proses ini

menjelaskan tentang proses perekapan data penilaian setelah disetujui oleh Direktur Utama

Rekap data penilaian

2 Membuat laporan hasil promosi

karyawan

Rekap data penilaian

Proses ini

menjelaskan tentang proses pembuatan laporan hasil kinerja karyawan

Laporan hasil promosi karyawan

3 Mencetak laporan hasil promosi karyawan Laporan hasil promosi karyawan

Proses ini

menjelaskan tentang proses mencetak data penilaian yang telah disetujui dan diberikan kembali pada manajer divisi, dikarenakan yang bertanggung

jawab atas

kegiatan penilaian kinerja.

Laporan hasil promosi karyawan

3.2 Analisis Kebutuhan

Setelah diketahui rangkaian proses dari document flow yang dilakukan oleh masing-masing stakeholder (Manajer Divisi, HRD Manager, Direktur Utama, Staf Personalia), maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut.Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk

merancang sistem yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing stakeholder sistem. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing stakeholder:

3.2.1Analisis Kebutuhan pada Manajer Divisi

Dalam proses tahap pembuatan dokumen penilaian yang dilakukan oleh Manajer Divisi PT Memorandum Sejahtera masih membutuhkan waktu cukup lama. Dikarenakan pembuatan dokumen penilaian untuk promosi karyawan masih secara manual, dapat dikatakan pembuatan masih dilakukan oleh Manajer Divisi secara manual.

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya eliminasi pada tahap proses pembuatan dokumen penilaian, dikarenakan sistem (aplikasi) penilaian promosi karyawan akan secara otomatis. Form penilaian dapat diakses langsung oleh Manajer Divisi, sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efisien yaitu tidak membutuhkan waktu yang lama untuk pembuatan dokumen penilain promosi yang dilakukan oleh Manajer Divisi.

Dalam proses penilaian dan penentuan promosi karyawan masih membutuhkan waktu yang lama karena menunggu Manajer Divisi membuat dokumen penilaian, setelah melakukan penilaian dokumen harus diberikan kepada HRD Manager.

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada penilaian dan penentuan promosi karyawan dikarenakan dalam sistem (aplikasi) penilaian dan penentuan promosi karyawan terdapat fasilitas untuk dapat mengakses langsung

data-data penilaian kepada HRD Manager sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efisien.

a) Analisis Kebutuhan pada Penilaian

Pada saat ini proses penilaian PT. Memorandum Sejahtera item yang digunakan bersifat umum, yaitu item tidak mempunyai acuan atau target yang pasti terhadap kompetensi pada bagian masing-masing.

Hasil analisa dari proses penilaian tersebut dengan dilakukannya penilaian berdasarkan kompetensi. Penilaian berdasarkan kompetensi menggunakan lima aspek, yaitu data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan, dan kriteria. Item yang akan dinilai lebih detail serta terdapat panduan mengenai cara penilaiannya berdasarkan standar yang ada, sehingga akan mendapatkan keakuratan dalam memperoleh hasil penilaian.

3.2.2Analisis Kebutuhan pada HRD Manager

Dalam proses pengolahan dan perhitungan yang dilakukan masih terdapatnya hasil penilaian yang belum akurat, kurangnya ketelitian dalam merekap data dan membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan, dikarenakan dalam prosesnya masih melakukan dengan cara manual.

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada proses pengolahan dan perhitungan dikarenakan sistem (aplikasi) penilaian dan penentuan promosi karyawan akan secara otomatis merekap data dan melakukan perhitungan data penilaian, sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

3.2.3Analisis Kebutuhan pada Direktur Utama

Dalam proses persetujuan penilaian terdapat beberapa tahapan proses yang akan berpotensi untuk menghambat proses persetujuan. Salah satunya, ketika pengambilan keputusan dari hasil pengolahan dan perhitungan penilaian yang dilakukan oleh HRD Manager masih kurang cepat dan sulit dimengerti calon yang dipromosikan berdasarkan kriteria masing-masing divisi.

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya pengolahan laporan promosi karyawan yang mendetail dan mudah dimengerti, sehingga dapat mempercepat proses persetujuan penilaian.

3.2.4Analisis Kebutuhan pada Staf Personalia

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya perekapan secara manual yaitu menyebabkan terjadinya kesalahan dalam merekap dan membutuhkan waktu yang lama.

Hasil analisa dari proses tersebut adalah dilakukannya otomasi pada proses perekapan dikarenakan sistem (aplikasi) penilaian dan penentuan promosi karyawan akan secara otomatis dalam merekap data berdasarkan perhitungan data penilaian yang dilakukan pihak HRD Manager, sehingga proses tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.

3.3 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Kebutuhan sistem merupakan langkah dalam membangun sebuah sistem, hal ini dilakukan agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan stakeholder.

Dalam melakukan identifikasi kebutuhan sistem, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:

A. Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

Elisitasi atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktifitas awal dalam proses rekayasa kebutuhan (requirement elicitation). Proses elisitasi ini dilakukan dengan cara seperti pertama kali melakukan identifikasi permasalahan. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan sistem.

Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi (elisitasi) di perusahaan. Data tersebut meliputi:

1. Data Pengguna

Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna terhadap aplikasi yang akan dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.7 Data Pengguna.

Tabel 0.7 Data Pengguna

No Nama Pengguna Peranan

1 Manajer Divisi

Manajer Divisi bertanggung jawab dalam melakukan penilaian dan penentuan promosi karyawan.

2 HRD Manager

HRD Manager bertanggung jawab dalam proses pengolahan dan perhitungan data penilaian, yaitu melakukan penganalisaan data penilaian yang

No Nama Pengguna Peranan

telah dilakukan Manajer Divisi dan mengajukannya kepada Direktur Utama.

3 Staf Personalia

Staf Personalia bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan pengolahan dan perekapan data karyawan bagian HRD yang berkaitan dengan penilaian dan penentuan promosi karyawan.

2. Data Bagian

Data bagian adalah data yang digunakan untuk mengetahui bagian yang terdapat pada perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contoh bagian yang terdapat pada perusahaan dapat dilihat pada Tabel 3.8 Data Bagian.

Tabel 0.8 Data Bagian

No Nama Bagian

1 Penagihan dan Pengembangan 2 Layout/Pra-Cetak

3 Marketing 4 Wartawan

3. Data Kompetensi Inti

Data kompetensi inti adalah data yang digunakan untuk inti kompetensi apa saja yang akan dinilai pada proses promosi karyawan. Untuk lebih detail contoh data jenis kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.9 Data Kompetensi Inti.

Tabel 0.9 Data Kompetensi Inti

No Kompetensi Inti

1 Data pribadi

2 Riwayat pendidikan 3 Riwayat pekerjaan 4 Riwayat Jabatan 5. Kriteria

4. Data Jenis Kompetensi

Data jenis kompetensi adalah kompetensi apa saja yang terdapat pada sebuah kompetensi inti dalam melakukan sebuah penilaian pada karyawannya. Untuk lebih detail contoh data kompetensi dapat dilihat pada Tabel 3.10 Data Jenis Kompetensi.

Tabel 0.10 Data Jenis Kompetensi

Jabatan Jenis Kompetensi Kriteria Deskripsi

Wartawan Kriteria

Mendapat berita bagus

Unit kompetensi ini berkaitan dengan berapa banyak berita yang didapat wartawan dalam memenuhi targetnya dengan minimal 3 berita dalam 1 bulan yang harus terpenuhi.

Disiplin

Unit kompetensi ini berkaitan dengan kehadiran karyawan beserta

Jabatan Jenis Kompetensi Kriteria Deskripsi

penyerahan berita yang didapat tepat pada waktunya.

Team Kerja

Unit kompetensi ini berkaitan dengan kekompakan dan kerja sama dalam mencari narasumber dan topik untuk surat kabar, sehingga dapat memenuhi target memo surabaya.

5. Data Prioritas Kriteria setiap Divisi

Data prioritas kriteria setiap divisi adalah standar yang digunakan untuk melakukan penilaian oleh manajer divisi masing-masing dalam menilai kinerja karyawan/bawahannya. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.11 Data Prioritas Kriteria setiap Divisi.

Tabel 0.11 Data Prioritas Kriteria setiap Divisi

Manager HRD Manager Pra-Cetak

1 Team kerja 1 Team kerja

2 Ulet 2 Penataan berita

3 Ketelitian 3 Ketelitian

4 Target tercapai 4 Ulet

Manager Pemasaran Manager Espedisi 1 Target Tercapai (Cas in Koran) 1 Ketepatan waktu

2 Ketepatan waktu 2 Target tercapai

3 Ulet 3 Ketelitian

4 Ketelitian 4 Ulet

5 Team kerja 5 Disiplin

6 Disiplin 6 Team Kerja

Manager Iklan Manager Keuangan

1. Target Tercapai 1 Ketelitian

2 Disiplin 2 Ulet

3 Ketelitian 3 Target tercapai

4 Team kerja 4 Team Kerja

5 Ketepatan waktu dan tuntas, 5 Disiplin 6 Ulet

Pimpinan Redaksi

1 Mendapat berita bagus 7 Team Kerja

2 Penataan berita 8 Disiplin

3 Ketelitian 4 Ulet

5 Target tercapai 6 Ketepatan waktu

6. Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan

Data prioritas kriteria standar penilaian setiap jabatan adalah standar yang sudah ditentukan oleh pihak HRD sebagai parameter perhitungan penilaian setiap manajer divisi. Standar penilaian digunakan untuk perhitungan penilaian yang dilakukan oleh manajer divisi masing-masing dalam menilai kinerja karyawan/bawahannya berdasarkan setiap jabatan pada divisi. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.12 Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan.

Tabel 0.12 Data Prioritas Kriteria Standar Penilaian setiap Jabatan

Manajer Divisi Staf Divisi

1. Target Tercapai (70) 1 Target Tercapai (70) 2 Ketepatan waktu (60) 2 Ketelitian (70)

3 Ketelitian (70) 3 Team kerja (60)

4 Team kerja (60) 4 Ulet (50)

5 Disiplin (70) 5 Disiplin (60)

Kepala Bagian Staf Bagian

1 Target Tercapai (60) 1 Target Tercapai (60) 2 Ketepatan waktu (60) 2 Ketepatan waktu (60)

3 Disiplin (70) 3 Team kerja (50)

Karyawan Bagian Wartawan

1 Ketelitian (60) 1 Mendapat berita bagus (60) 2 Team Kerja (50) 2 Penataan berita (70)

3 Disiplin (60) 3 Team Kerja (60)

4 Ulet (60) 4 Disiplin (60)

7. Data Standar Penilaian

Data standar penilaian adalah standar yang digunakan untuk melakukan penilaian pada kinerja karyawan. Untuk mengetahui lebih detail mengenai standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.13 Data Standar Penilaian.

Tabel 0.13 Data Standar Penilaian

Nilai Angka Keterangan

81 – 100 Memuaskan

61 – 80 Baik

41 – 60 Cukup

167

Proses Lama (saat ini) Proses Baru (otomasi)

Fungsi Kegiatan Waktu Fungsi Kegiatan Waktu berkompeten di bidangnya.

 Laporan hasil promosi karyawan yang diberikan HRD Manager belum mendetil dan akurat.

 Dokumen hasil analisa promosi karyawan yang diberikan HRD Manager masih dilakukan pengamatan satu persatu.

Direktur utama bisa mengetahui karyawan yang berkompeten.

 Mempercepat waktu Direktur Utama dalam mengambil keputusan dengan laporan hasil promosi karyawan yang diberikan HRD Manager.

 Lebih mudah dalam pengamatan penilaian, karena detil penilaian promosi karyawan dapat langsung dilihat secara jelas.

 30 menit adalah waktu kegiatan.

 3 (karyawan) adalah calon karyawan yang dipromosikan berdasarkan nilai yang terbaik dan berkompeten di bidangnya.

 90 menit adalah estimasi dalam pengerjaan.

 1,5 jam adalah estimasi waktu dalam pengerjaannya. Perekapan hasil penilaian Merekap hasil penilaian

(1 Hari) Perekapan hasil penilaian Perbarui data karyawan yang dipromosikan dan konfirmasi pada divisi bersangkutan. (1 Hari) Membuat laporan hasil penilaian kinerja Penjelasan:

 Setelah Direktur Utama menyetujui hasil promosi karyawan, maka dilakukan rekap data promosi karyawan yang membutuhkan waktu cukup lama karena dilakukan dengan manual.

 Setelah direkap data hasil promosi karyawan, Staf Personalia melakukan konfirmasi dan memberikan hasil keputusan promosi karyawan yang telah disetujui kepada Manajer Divisi yang bersangkutan.

Perhitungan = 15 Menit x 3 (karyawan) = 45 Menit

Penjelasan:

 Setelah HRD Manager membuat analisa penilaian, Direktur Utama menyetujui hasil penilaian promosi karyawan dan memberikan Surat Keputusan (SK) kenaikan jabatan maka Staf Personalia melakukan rekap serta konfirmasi dan memberikan hasil penilaian promosi karyawan yang telah disetujui pada Manajer Divisi yang bersangkutan.

168

Pada evaluasi proses promosi karyawan, maka menghasilkan perbandingan proses lama (saat ini) dengan proses baru (otomasi) adalah sebagai berikut:

1. Pada proses pencatatan data kompetensi dan perekapan hasil penilaian dilakukan dalam waktu 1 hari dapat menjadi 485 menit (8 jam). Karena pada proses baru kegiatan pencatatan data kompetensi dan perekapan hasil penilaian tidak dilakukan setiap hari tetapi sekali pada awal penggunaan aplikasi dan seterus-nya akan secara otomasi. Proses pencatatan data kompetensi dilakukan saat ada data baru atau perbarui data lama, sedangkan rekap data penilaian promosi karyawan berdasarkan kebutuhan. 2. Proses penilaian dan penentuan promosi karyawan dilakukan dalam waktu

14 hari dapat menjadi 7 hari. Karena pada proses baru kegiatan penilaian kinerja yang dilakukan oleh Manajer Divisi dengan cara mengamati karyawan-nya dalam kegiatan sehari-hari, serta item yang dinilai adalah berkaitan dengan kompetensi setiap divisi.

3. Pada proses pengolahan dan perhitungan penilaian dilakukan dalam waktu 7 hari dapat menjadi 1 hari. Karena pada proses baru HRD Manager hanya melakukan proses penganalisaan penilaian promosi karyawan dan tidak diperlukan pemeriksaan kembali dokumen penilaian, perekapan data-data penilaian, perhitungan penilaian, serta penganalisaan hasil perhitungan penilaian dikarenakan dilakukan secara otomasi oleh sistem.

4. Pada proses persetujuan penilaian dilakukan dalam waktu 3 hari dapat menjadi 1 hari, karena pada proses baru Direktur Utama tidak menggunakan aplikasi tetapi hanya menerima laporan hasil analisa promosi

169

karyawan dari pihak HRD dalam mengambil keputusan secara cepat. Proses tersebut akan lebih mudah untuk melakukan pengamatan laporan penilaian promosi karyawan secara detil dan akurat dalam memberikan karyawan berkompeten.

Adapun estimasi waktu (manual) pada proses baru. Lebih detilnya dapat dilihat pada Tabel 4.42 Estimasi Waktu (proses baru).

Tabel 4.42 Estimasi Waktu (proses baru)

Fungsi Hari

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pencatatan data kompetensi Penilaian dan penentuan promosi karyawan Pengolahan dan perhitungan penilaian Pelaporan hasil penilaian promosi karyawan

Persetujuan penilaian

170

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Hasil evaluasi terhadap sistem promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera dapat diambil kesimpulan yaitu sistem telah menggunakan standar kompetensi (data pribadi, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, riwayat jabatan dan kriteria), sistem lebih akurat serta bisa mempersingkat proses terhadap hasil promosi karyawan yang diperoleh. Pada proses baru tersebut waktu yang dibutuhkan adalah 25 hari menjadi 9 hari, maka tahap promosi karyawan dilakukan secara otomasi oleh sistem. Tahap tersebut yaitu pencatatan data kompetensi dan perekapan hasil promosi karyawan (1 hari), penilaian dan penentuan promosi karyawan (7 hari), penganalisaan penilaian dan pelaporan hasil promosi karyawan (1 hari).

5.2 Saran

Berdasarkan hasil pembuatan sistem promosi karyawan berdasarkan kompetensi pada PT. Memorandum Sejahtera, maka sarannya adalah promosi karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan metode Management by Objective (MBO), karena pada metode ini atasan dan bawahan akan sama-sama melakukan evaluasi atas kegagalan atau hambatan yang terjadi. Kemudian memutuskan sasaran-sasaran baru bagi sasaran yang belum tercapai dan terhambat. Sehingga dengan menggunakan metode ini dapat mempercepat proses promosi karyawan selanjutnya dan akan mendapatkan hasil yang lebih akurat.

171

DAFTAR PUSTAKA

Darmayuda, K. 2009. Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual Basic 2008. Bandung: Informatika.

Daryanto, & Bintoro. 2014. Manajemen Diklat. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

Dessler, G. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi kesepuluh/jilid 2. Jakarta: PT Indeks.

Hill, Tata McGraw. 2009. Software Testing. Jakarta: PT. Gramedia.

IEEE Computer Society. 2014. SWEBOK V3.0: Guide to the Software Engineering Body of Knowledge. California: The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc.

Kadarisman, M. 2012. Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia. Depok: Rajawali Pers.

Kurniawati, Y. 2015. Dokumen Hasil Wawancara Perusahaan. Surabaya: PT Memorandum Sejahtera.

Kusrini, & Koniyo, A. 2007. Tuntuan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta: ANDI.

Nugroho, A. 2008. Belajar Sendiri Mengimplementasikan SQL Server 2008. Jakarta: Alex Media Komputindo.

Rahadi, D. R. 2010. Manajemen Kinerja Sumber Daya Manusia. Malang: Tunggal Mandiri.

Rivai, Veithzal. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.

Robbins, S. P., & Coluter, M. 2007. Manajemen Edisi kedelapan/jilid 1. Jakarta: PT Indeks.

Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia. Sulistiyani, A. T., & Rosidah. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia.

172

Umar, H. 2003. Evaluasi Kinerja Perusahaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Yourdon, E. 1989. Modern Structured Analysis. Dalam E. Yourdon, Modern