pembangunan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang Atau Jasa Di Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL) Bandung

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada dasarnya kerja praktek ini adalah pengembangan ilmu dari apa yang telah didapat di bangku perkulihan, oleh karena itu mahasiswa harus memanfaatkan sebaik-baiknya dalam pelaksanaan kerja praktek untuk menambah pengalaman dan pengetahuan dalam dunia kerja.

Perkembangan sistem informasi yang berbasis komputerisasi saat ini berkembang dengan pesat, sehingga komputer sudah merupakan suatu sarana yang banyak digunakan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta hingga sampai ke rumah-rumah. Komputer merupakan pengolah data yang dapat bekerja secara cepat dan akurat, bekerja secara otomatis untuk menyimpan dan mengolah data, memproses dan menghasilkan informasi.

Perkembangan informasi khususnya dibidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sangat dirasakan manfaatnya dalam berbagai bidang pekerjaan, terutama dalam hal ketepatan dan kecepatan proses. Berbagai bidang pekerjaan telah banyak memanfaatkan teknologi

(2)

informasi untuk menangani pekerjaan-pekerjaan rutin, seperti pekerjaan administrasi, pengolahan data dan integritas data.

Perkembangan informasi juga telah merambah ke proses pengadaan barang atau jasa, sehingga proses tersebut sebagai salah satu informasi yang dituntut untuk menggunakan dan mengikuti perkembangan informasi secara berkelanjutan. Dengan harapan kedepannya proses pengadaan barang dan jasa dapat meningkatkan peran dan fungsinya dalam memberikan mutu pelayanan yang baik kepada pemakai, terutama dalam kegiatan pengelolaan database barang dan jasa, penelusuran informasi, sirkulasi, dan kegiatan lainnya.

Perangkat lunak sebagai salah satu komponen dari teknologi informasi perkembangannya sejalan dengan perkembangan teknologi informasi sehingga memungkinkan instansi beralih ke sistem yang terintegrasi dengan komputerisasi dalam hal pengelolaan data dan manajemen data. Dalam hal ini perangkat lunak sangat membantu dalam pengelolaan data dalam jumlah banyak. Kemampuan perangkat lunak tadi akan dipakai di salah satu instansi yang bergerak di bidang penelitian, pengembang, metode geologi, geofisika dan sumber daya

(3)

mineral, yaitu Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL) agar lebih efektif dalam pengolahan data dan itegritas data.

Berdasarkan latar belakang di atas penulis mengambil judul :

“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN

PENGADAAN BARANG ATAU JASA DI PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN ( PPPGL )

(4)

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Sebagai hasil kajian terhadap latar belakang munculnya permasalahan di atas dan di tempat kerja praktek, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan yang menjadi beberapa pertanyaan untuk dijawab dengan harapan dapat memperoleh solusi dari permasalahan yang terjadi.

a. Identifikasi masalah

Penulis akan mengidentifikasikan masalah yang menjadi pedoman penelitian dalam membuat sistem informasi pengadaan barang atau jasa yang efektif dalam pengolahan data-datanya. Adapun permasalahan yang menjadi kendala bagi pihak Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan Bandung saat ini adalah sebagai berikut:

a. Belum memanfaatkan sistem komputerisasi dalam manajemen

data.

b. Besar kemungkinan kesalahan yang dibuat yang dikarenakan

kesalahan-kesalahan yang manusiawi (Rusaknya berkas atau hilangnya berkas dan salahnya pencatatan).

c. Belum efektif nya sistem pengajuan barang atau jasa.

(5)

Adapun dasar yang digunakan untuk membangun sistem informasi Pengadaan barang atau jasa pada Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan yaitu :

a. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang atau jasa pada

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan, yang dapat melayani user dalam melakukan pengadaan barang atau jasa dan pemberian informasi data pada anggota.

b. Bagaimana sistem informasi pengadaan barang atau jasa pada

Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan, yang dapat melakukan proses pencarian data user terkait serta data-data yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan barang atau jasa lebih efektif, cepat dan akurat.

c. Bagaimana Sistem Informasi Pengadaan Barang atau Jasa

untuk memberikan kemudahan menyimpan dokumen-dokumen penyimpanan yang telah terintegrasi data ke dalam database.

1.3 Maksud dan Tujuan

Dalam pelaksanaan kerja praktek ini penulis memiliki maksud dan tujuan sebagai berikut:

(6)

1. Sebagai sarana pengembangan kualitas diri dan keilmuan serta menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan dalam dunia kerja.

2. Menjalin kemitraan dengan suatu lembaga bagi Sistem Informatika Universitas Komputer Indonesia.

3. Dengan melaksanakan laporan kerja peraktek terhadap suatu instansi terkait dan mengambil suatu masalah yaitu untuk dilakukan suatu pembaharuan sesuai dengan yang diharapkan.

Tujuan

1. Membuat dan menganalisa cara kerja sistem di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan

2. Menerapkan hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

3. Membuat user interface yang mudah digunakan oleh user terkait.

1.4 Metode Pembangunan Sistem

Metode penelitian yang digunakan adalah paradigma waterfall. Alasan memakai paradigma ini adalah karena paradigma waterfall

(7)

mempunyai tahapan sistem yang terstruktur. Metode yang penulis gunakan adalah metode Waterfall, berikut tahapan-tahapan dalam metode Waterfall menurut Pressman (2001, 29) :

1. Analisi (Analysis)

Analisis merupakan tahap awal dimana dilakukan proses pengumpulan data, identifikasi masalah, dan analisis kebutuhan sistem hingga aktivitas pendefinisian sistem. Tahap ini bertujuan untuk menentukan solusi yang didapat dari aktivitas-aktivitas tersebut.

2. Perancangan (Design)

Pada tahap ini dilakukan pembuatan model dari perangkat lunak. Maksud pembuatan model ini adalah untuk memperoleh pengertian yang lebih baik terhadap aliran data dan kontrol, proses-proses fungsional, tingkah laku operasi dan informasi-informasi yang terkandung di dalamnya. Terdiri dari aktivitas utama pemodelan proses, pemodelan data dan desain antarmuka.

(8)

Pada tahap ini sistem yang telah dianalisis dan dirancang mulai diterjemahkan ke dalam bahasa mesin melalui bahasa pemrograman. Terdiri dari dua aktivitas yaitu pembuatan kode program dan pembuatan antarmuka program untuk navigasi sistem.

4. Ujicoba (Testing)

Selanjutnya program harus diuji coba dimana difokuskan terhadap tiga aktivitas yakni logika internal perangkat lunak, pemastian bahwa semua perintah yang ada telah dicoba, dan fungsi eksternal untuk memastikan bahwa dengan masukan tertentu suatu fungsi akan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang dikehendaki.

(9)

Gambar 1.1 Metode Pengembangan Waterfall

metode Waterfall menurut Pressman (2001, 29)

1.5 Batasan Masalah

Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai masalah yang mungkin dihadapi, akan tetapi pada kesempatan ini penulis membatasi ruang lingkup pembahasan, agar terarah pada pokok permasalahan sebagai berikut :

a. Pelayanan pengadaan barang atau jasa dikelola dan

diproses sesuai prosedur yang berlaku.

b. Pengecekan data-data user terkait yang akan melakukan

(10)

c. Pembuatan surat laporan berita acara serah terima yang dilakukan langsung oleh user terkait setelah menerima barang pengadaan yang langsung dikelola oleh pejabat pembuat keputusan

1.6 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan

Lokasi pelaksanaan kerja praktek dilakukan di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan Bandung yang beralamat di

Jl.Djunjunan no. 236 Bandung, jawa barat. Nomor Telepon:

+62226032020, +62226032201, Nomor Fax: +62226017887, waktu pelaksanaan Kerja Praktek kurang lebih dari satu bulan dimulai pada tanggal 4 juli 2011 - 16 agutus 2011.

Jadwal Pelaksanan Kerja Praktek di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan Bandung

(11)

tabel 1.1 jadwal pelaksanaan kerja praktek

No Aktivitas

JULI AGUSTUS

I II III IV I II

1 Pengumpulan

data

2 Menganalisis dan

perancangan

3 Pengkodean

program

4 Pengujian

program

5 Implementasi

program

1.7 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan , metode pembangunan system, batasan masalah, lokasi dan waktu pelaksanaan serta sistematika penulisan.

(12)

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dalam penulisan ini,

Pengertian system, karakteristik system, pengertian informasi, pengertian system informasi, Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur dan lain-lain.

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan job description perusahaan, visi dan misi perusahaan, tujuan dan sasaran perusahaan, bentuk dan hukum perusahaan, sumber daya manusia perusahaan, Bidang Divisi Atau Departemen Tempat

Kerja Praktekserta tugas pokok dan fungsi perusahaan

tersebut.

BAB IV ANALISIS SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang gambaran system perusahaan, deskripsi system perusahaan yang terdiri dari proses bisnis yaitu gambaran dari flowmap, bisnis data yang terdiri dari Analisa Kebutuhan Data, model

(13)

data, Business Tools, Business Rule, Business

Evaluation dan Solutions serta Business Plan.

BAB V PERANCANGAN SISTEM

Bab ini akan menjelaskan tentang analisa kebutuhan system seperti contex diagram, data flow diagram dan erd, perancangan system, serta implementasi dari perancangan system.

BAB VI PENUTUP

Dibagian bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan saran dari laporan kerja praktek yang penulis lakukan di instansi perusahaan tersebut.

(14)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Secara umum sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian tertentu yang saling berhubungan secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berikut ini adalah beberapa definisi dari sistem :

Pengertian sistem menurut Cole/Neuchel :

“Sistem merupakan suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan

prosedur-prosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas “[Jog95].

Pengertian sistem menurut Raymond Mcleod,Jr :

“Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

(15)

Pengertian sistem menurut John F.Nash / Martin B.Robert :

“Sistem merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan

komunikasi yang penting, proses atau transaksi” [Jog99].

2.1.1 Karakteristik Sistem

Elemen yang terdapat pada suatu sistem yaitu :

1. Komponen sistem (components)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem berupa subsistem ( bagian dari sistem ). Sistem juga dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem.

2. Batasan sistem (boundary)

Batasan yang dimaksud adalah suatu daerah yang membatasi antar system maupun system dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem

merupakan ruang lingkup ( scope ) sistem tersebut.

(16)

Lingkungan yang mempengaruhi operasi sistem dapat menguntungkan dan juga merugikan sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan sehingga tidak menganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung sistem (interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antar

subsistem. Keluaran ( output ) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (

input ) untuk subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan adanya penghubung, subsistem dapat membentuk satu kesatuan.

5. Masukan sistem (input)

Masukan ( input ) adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat

beroperasi kemudian diproses menjadi keluaran ( output ).

6. Keluaran sistem (output)

Keluaran ( output ) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran ( output ) yang berguna. Keluaran ( output

(17)

7. Pengolahan sistem (process)

Fungsi pengolah dalam suatu sistem adalah mengubah masukan (

input ) menjadi keluaran ( output ). Pada umumnya keluaran dari suatu system berupa informasi yang akan dipergunakan di bagian tertentu.

8. Sasaran sistem (objective)

Tujuan ( goal ) atau sasaran ( objective ) harus dimiliki sebuah system. Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak

akan berguna. Sasaran dari sistem menentukan masukan ( input ) dan

keluaran ( output ). Sistem dikatakan berhasil apabila sasaran atau tujuannya

tercapai.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

A. DETERMINISTIK SISTEM.

Sistem dimana operasi-eporasi (input/output) yang terjadi didalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti.

Contoh : 1. Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.

(18)

B. PROBABILISTIK SISTEM

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

Contoh : 1. Sistem penilaian ujian 2. Sistem pemasaran.

C. OPEN SISTEM

Sistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasi dengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.

Contoh : 1. Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir)

(19)

D. CLOSED SISTEM

Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

Contoh : 2. reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

E. RELATIVELY CLOSED SISTEM

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .

Contoh : Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

F. ARTIFICIAL SISTEM

Sistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

(20)

Contoh : 1. Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir.

2. Sistem robotika.

3. Jaringan neutral network.

G. NATURAL SISTEM

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Contoh : 1. laut, pantai, atmosfer, tata surya dll.

H. MANNED SISTEM

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikut sertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :

1. Sistem manusia-manusia.

Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia. 2. Sistem manusia-mesin.

Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan. 3. Sistem mesin-mesin.

Sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin

(21)

untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " Relatively Closed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

2.2 Pengertian Informasi

Suatu sistem harus didukung oleh informasi. Secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

1. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski :

Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan. [Jog99].

(22)

Informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan. [Jog99].

3. Menurut Robert J. Verzello / John Reuter III

Informasi adalah kumpulan data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kegiatan-kegiatan. [Jog99].

4. Menurut Henry C. Lucas :

Informasi adalah kegiatan yang tampak maupun tidak tampak yang tersedia untuk mengurangi ketidakpastian tentang beberapa keadaan atau kejadian. [Jog99]

Kualitas informasi tergantung dari :

1. Akurat ( accurate ). Informasi harus bebas dari kesalahan. 2. Tepat waktu ( timeliness ).

3. Relevan ( relevance ). Informasi yang disampaikan harus bermanfaat bagi

penerima.

(23)

1. Kepadatan informasi

Manajemen tingkat bawah mendapatkan kurang padat untuk pengendalian operasional. Untuk manajemen tingkat tinggi mendapatkan informasi yang tersaring ( filter ), lebih ringkas dan padat.

2. Luas informasi

Manajemen tingkat bawah mendapatkan informasi terperinci (detail) dan

terfokus pada suatu masalah tertentu. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi membutuhkan informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

3. Frekuensi informasi

Frekuensi informasi yang diterima manajemen tingkat bawah adalah rutin, karena memiliki tugas dengan pola yang berulang-ulang dari waktu ke waktu. Manajemen yang lebih tinggi tingkatannya frekuensi informasinya tidak rutin atau

ad-hoc (mendadak), karena manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan.

(24)

4. Jadwal informasi

Informasi yang diterima manajemen tingkat bawah mempunyai jadwal (schedule) yang jelas dan periodik. Manajemen yang lebih tinggi informasinya tidak terjadwal karena berhubungan dengan pengambilan keputusan.

5. Sumber informasi

Manajer tingkat bawah membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri. Manajer tingkat atas berorientasi pada masalah perencanaan strategi yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yang bersumber pada eksternal perusahaan. Penelitian Jones dan McLeod (1980) menunjukan bahwa pengendalian tingkat atas menerima informasi eksternal sebesar 48%.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling

berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup

input-proses-output yang berhubungan dengan pengolahan informasi (data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user)

(25)

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavisn sebagai berikut :

sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan .

Definisi umum sistem informasi adalah Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan

informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

[http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi].

Beberapa definisi sistem informasi diuraikan sebagai berikut : 1. Menurut Gordon B. Davis :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. [Jog99]

(26)

Suatu sistem informasi adalah suatu cara yang sudah tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. [Jog99]

3. Menurut John F. Nash dan Martin B. Roberts :

Suatu sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen data yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik. [Jog99]

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah system yang terdiri dari manusia, fasilitas, alat, media dan prosedur yang digunakan untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan dan menyediakan informasi.

(27)

Metode analisis dan perancangan terstruktur diantaranya yaitu flowmap

(bagan alir), diagram konteks, data flow diagram (DFD), dan kamus data.

2.4.1 Flow Map

Diagram prosedur sistem (flowmap) adalah diagram yang

menunjukan arus dokumen dari suatu fungsi atau kejadian dalam suatu prosedur system tertentu. Diagram ini digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.

Pedoman-pedoman pembuatan Flow Map :

a. Flow Map digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari pojok kiri atas dari suatu halaman.

b. Kegiatan di dalam Flow Map harus ditunjukan dengan jelas. c. Harus ditunjukan awal dan akhir dari suatu kegiatan.

d. Sebaiknya digunakan satu kata untuk mewakili masing-masing kegiatan. e. Setiap kegiatan harus beraturan (berada dalam urutan yang sebenarnya). f. Kegiatan yang terpotong disambung di tempat lain dengan menggunakan simbol penghubung.

2.4.2 Diagram Konteks

Untuk membatasi sistem dan menunjukan adanya interaksi sistem dengan komponen di luar sistem, maka perlu dibuat Diagram Konteks yang

(28)

merupakan gambaran sistem secara keseluruhan. Diagram Konteks menggambarkan secara menyeluruh sistem yang dirancang pada suatu objek dan menggambarkan hubungan antar entitas secara umum.

2.4.3 Data Flow Diagram

DFD digunakan untuk menggambarkan jaringan yang

mempresentasikan sebuah sistem. DFD mengikuti konsep top-down, yaitu menggambarkan bagian secara keseluruhan baru kemudian menjabarkan bagian tertentu dengan lebih terinci.

Sifat-sifat DFD : a. Berupa grafik b. Berdimensi banyak c. Dapat dibagi-bagi

d. Menggambarkan aliran data, bukan aliran informasi

Langkah-langkah penyusunan DFD : a. Identifikasi entitas yang terlibat.

(29)

b. Identifikasi informasi yang dihasilkan atau yang diterima oleh suatu entitas.

c. Menyatakan proses yang terlibat.

2.4.4 Kamus data

Kamus data adalah untuk menjelaskan semua data yang dipakai atau digunakan dalam semua system

2.4.5 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity relation diagram (ERD) merupakan gambaran untuk mejelaskan hubungan antar entitas satu dengan entitas yang lain yang ada di dalam suatu system

2.4.6 Perancangan Basis Data

Data base atau basis data sangat penting untuk menampung seluruh data yang terdapat pada system dan dapat dipergunakan dalam berbagai bentuk, Data base merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan, dimana kelompok-kelompok data ini tersimpan mulai dari input sampai menjadi output. Basis data diorgnisir agar dapat dimanfaatkan sedemikian rupa oleh user. Sistem basis data diterapkan antara lain untuk Pembangunan Sistem Informasi, Keanggotaan, pengadaan barang atau jasa .

(30)

Oleh karena itu basis data sangat menunjang bagi perusahaan yang memiliki karyawan banyak agar lebih terorganisir dalam mengatur karyawannya.

2.4.6.1 Relasi Tabel

Relasi tabel merupakan gambaran untuk menjelaskan hubungan antar tabel dengan tabel yang lain di dalam suatu system.

2.6 MySQL

MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL dan sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis (Open Source) dibawah lisensi GPL (General Public License).Tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.

Dari segi Portabilitas, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.

2.7 PHP

PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa skrip yang dapat ditanamkan atau disisipkan ke dalam HTML.PHP banyak dipakai untuk memrogram situs web

(31)

dinamis. PHP dapat digunakan untuk membangun sebuah aplikasi web. Pada versi PHP 5.0 keatas mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

Beberapa kelebihan PHP dari bahasa pemrograman web, antara lain:

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak

melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari

mulai apache, IIS, Lighttpd, dalam hal ini kami menggunakan XAMPP sebagai software bundle.

3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis

dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling

mudah karena memiliki referensi yang banyak.

5. PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin

(Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system

(32)

XAMPP adalah webserver yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program dan merupakan perangkat lunak bebas(Open Source).

Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload langsung dari web resminya.

2.9 Eclipse

Eclipse adalah sebuah IDE (Integrated Development Environment) untuk mengembangkan perangkat lunak dan dapat dijalankan di semua platform (platform-independent).

Berikut ini adalah sifat dari Eclipse:

1. Multi-platform: Target sistem operasi Eclipse adalah Microsoft Windows,

Linux, Solaris, AIX, HP-UX dan Mac OS X.

2. Mulit-language: Eclipse dikembangkan dengan bahasa pemrograman Java,

(33)

pemrograman lainnya, seperti C/C++, Cobol, Python, Perl, PHP, dan lain sebagainya.

3. Multi-role: Selain sebagai IDE untuk pengembangan aplikasi, Eclipse pun

bisa digunakan untuk aktivitas dalam siklus pengembangan perangkat lunak, seperti dokumentasi, test perangkat lunak, pengembangan web, dan lain sebagainya.

Eclipse pada saat ini merupakan salah satu IDE favorit dikarenakan gratis dan open source, yang berarti setiap orang boleh melihat kode pemrograman perangkat lunak ini. Selain itu, kelebihan dari Eclipse yang membuatnya populer adalah kemampuannya untuk dapat dikembangkan oleh pengguna dengan komponen yang dinamakan plug-in.

2.10 Microsoft Office Visio 2007

Microsoft Office Visio 2007 adalah salah satu program yang dikeluarkan oleh Microsoft untuk membantu perancangan aliran kerja suatu sistem. Microsoft Office Visio merupakan sebuah program grafis untuk mempermudah pembuatan gambar diagram secara cepat dan praktis.

Item-item yang terdapat dalam Visio antara lain : 1. Menu bar

(34)

Berisikan fungsi untuk menggunakan Visio. 2. Shape

Tombol-tombol yang berisikan bentuk dokumen, proses, tampilan, masukan data manual, komputer dan lain sebagainya.

3. Drawing Pane

Adalah daerah gambar dalam visio, daerah ini merupakan daerah tempat melakukan penggambaran diagram ataupun pengeditan.

4. Ruller

Penggaris keterangan untuk area gambar. 5. Stensil

Template stensil biasanya adalah kumpulan objek shape (master) siap pakai. 6. Page Job

Visio dapat membuat lebih dari satu halaman kerja (page) dimana setiap page dapat

(35)

BAB IV

ANALISIS SISTEM

4.1 Gambaran Sistem

4.1.1 Bussiness User

Sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa belum terkomputerisasi dan beberapa proses dilakukan dengan sistem

komputer yang masih sederhana. Terdapat beberapa bussiness users

yang menjalankan sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang dan atau jasa, antara lain :

1. User / Unit terkait

2. P2K (Pejabat Pembuat Keputusan)

3. Panitia Pengadaan

4. Kepala Bidang (KABID)

5. Penguji

6. Vendor.

4.1.2 Analisis Jabatan

Sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL)

(36)

Bandung, Panitia Pengadaan bertanggungjawab atas pengelolaan

pengajuan pengadaan barang dan atau jasa yang diajukan oleh user

atau unit yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan kerja pada Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung. Wewenang atas pemilihan vendor berada dibawah tanggungjawab Divisi Pengadaan dan secara langsung data vendor yang sudah terdaftar pada perusahaan.

4.1.2.1 Analisis Uraian Tugas

Uraian tugas dari masing-masing jabatan tersebut dan pengecekan kesesuaian pembagian tugas yaitu :

1. User / Unit terkait

Mengisi form agenda pengajuan pengadaan barang atau jasa, jika berminat mengajukan pengadaan barang atau jasa, kemudian diberikan kepada P2K (Pejabat Pembuat Keputusan) untuk dikelola dan diproses sesuai prosedur yang berlaku. Selain itu bidang terkait wajib memberikan laporan berita acara serah terima

(37)

2. P2K (Pejabat Pembuat Keputusan)

Mengelola dan mengecek form agenda

pengajuan pengadaan barang atau jasa, setelah lengkap dan sesuai dengan kebutuhan, lalu dilakukan verifikasi berdasarkan standar ISO, setelah itu dibuat surat perintah pelaksanaan pengadaan barang atau jasa dan

ditandatangani lalu diberikan kepada panitia

pengadaan.

3. Panitia Pengadaan

Mengelola data-data vendor, pengajuan

pengadaan barang atau jasa, kontrak kerja, membuat surat undangan ke vendor untuk proses kontrak kerja secara langsung, form penilaian untuk diberikan kepada penguji untuk proses pengujian barang atau jasa, pembuatan surat serah terima barang atau jasa.

4. KABID (Kepala Bidang)

Melihat list kontrak kerja, surat penerimaan

vendor, berita serah terima lalu dilakukan

penandatanganan terhadap list kontrak kerja, surat penerimaan vendor dan berita serah terima.

(38)

5. Penguji

Menerima form penilaian dari panitia

pengadaan, setelah diterima lalu penguji melakukan proses pengujian terhadap barang dan jasa. Setelah dilakukan proses pengujian maka penguji membuat berita acara pengujian dan ditandatangani setelah itu diberikan kepada panitia pengadaan dan vendor.

6. Vendor

Melakukan pendaftaran vendor kepada pihak panitia pengadaan, menerima surat berita acara pengujian yang telah ditandatangani oleh penguji, menerima list kontrak kerja yang telah di tandatangani oleh kepala bidang dan menerima surat undangan untuk proses kontrak kerja.

4.2 Deskripsi Sistem

Sistem digambarkan dengan rangkaian tugas yang harus diselesaikan menurut aturan-aturan tertentu untuk memperoleh suatu hasil. Analisa sistem mencangkup proses bisnis, dokumen pencatatan ( Nota ), metoda pengkodean, keamanan data dan aturan bisnis yang berlaku.

(39)

4.2.1 Proses Bisnis

Proses dimodelkan dengan menggunakan flowmap . Flowmap digunakan untuk memodelkan proses yang sistemnya masih berjalan secara manual. Flowmap merupakan hubungan antara bagian ( pelaku proses ), proses ( manual atau berbasis komputer ) dan aliran data ( dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan ).

(40)

4.2.1.1 Flowmap Proses Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Proses pengajuan pengadaan barang dan jasa

Bidang / Unit

terkait P2K Panitia Pengadaan

surat perintah pelaksanaan pengadaan sudah di tandatangan Form Agenda Pengajuan Form Agenda Pengajuan sudah di isi Melakukan pengecekan form agenda pengajuan Mulai Isi Form Agenda Pengajuan Lengkap, Standar ISO ? Form Agenda

Pengajuan sudah di isi tidak lengkap

standar ISO

Form Agenda Pengajuan sudah

di isi lengkap & standar ISO Tidak Ya Agenda.doc Input Form Agenda Pengajuan sudah

di isi lengkap & standar ISO Cetak surat perintah pelaksanaan pengadaan Melakukan tanda tangan surat perintah pelaksanaan pengadaan surat perintah pelaksanaan pengadaan sudah di tandatangan Arsip Form Agenda Pengajuan sudah di isi Arsip Arsip Selesai

(41)

Dalam proses pengajuan pengadaan barang atau jasa terdapat tiga bagian yang terkait dengan sistem, yaitu User / Unit terkait, P2K dan Panitia Pengadaan. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa adalah :

1. User / Unit terkait mengisi form agenda pengajuan pengadaan

barang atau jasa, setelah itu mengarsipkannya, kemudian form tersebut diberikan kepada P2K untuk dilakukan proses pengecekan dan verifikasi berdasarkan standar ISO.

2. P2K melakukan pengecekan terhadap form agenda pengajuan

pengadaan yang telah diisi, lalu disesuaikan dengan standar ISO jika sesuai di verifikasi berdasarkan standar ISO, dan jika tidak sesuai mengajukan kembali dan mengisi form agenda pengadaan kembali. Setelah di verifikasi dibuatkan surat perintah pelaksanaan pengadaan dan ditandatangai, setelah di tandatangani surat perintah pelaksanaan pengadaan diberikan kepada panitia pengadaan dan mengarsipkannya.

3. Panitia Pengadaan menerima surat perintah pelaksanaa pengadaan

(42)

4.2.1.2 Flowmap Proses Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan Vendor secara langsung

Proses pembuatan surat undangan, persetujuan pengadaan dan penunjukan vendor secara langsung

Panitia

Pengadaan Vendor

Mulai

View Agenda Pengajuan & data

Vendor Agenda Pengajuan.doc Cetak surat undangan pengadaan & penawaran harga Vendor.doc surat undangan pengadaan & penawaran harga surat undangan pengadaan & penawaran harga Cek surat undangan pengadaan & penawaran harga Sesuai,Setuju ? surat undangan pengadaan & penawaran harga tidak setuju Tidak surat undangan pengadaan & penawaran harga sesuai dan setuju

Ya Buat surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga DB Cetak surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga Cetak surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga Cetak surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga Arsip Arsip Selesai

Gambar 4.2 Flowmap Proses Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan Vendor secara langsung

(43)

Dalam Proses Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan Vendor secara langsung terdapat dua bagian yang terkait dengan sistem, yaitu Panitia Pengadaan dan Vendor. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem Pembuatan Surat Undangan dan Penunjukan Vendor secara langsung adalah:

1. Panitia pengadaan melihan agenda pengajuan dan data vendor,

setelah itu mencetak undangan dan penawaran harga, setelah dicetak surat undangan pengadaan dan penawaran harga diberikan kepada vendor yang bersangkutan yang akan ditunjuk dalam pengadaan barang atau jasa secara langsung dan panitia pengadaan menerima

surat persetujan pengadaan dan kesesuaian harga dan

mengarsipkannya.

2. Vendor menerima surat undangan pengadaan dan penawaran harga,

setelah itu vendor mengecek surat tersebut apakah sesuai atau tidak. Jika sesuai dengan permintaan dibuatkan surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga dan mencetaknya, jika tidak sesuai maka melihat agenda pengajuan dan data vendor kembali. Memberikan surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga kepada pihak panitia pengadaan dan mengarsipkannya.

(44)

4.2.1.3 Flowmap Proses Pembuatan Kontrak Kerja

Proses pembuatan Kontrak Kerja

Panitia

Pengadaan Kepala Bidang

Arsip

Kontrak.doc Input data surat persetujuan dan kesesuaian harga

Mulai

Cetak surat persetujuan pengadaan dan kesesuaian harga

Cetak list kontrak

Ditandatangani

List Kontrak sudah di tandatangan 1

Vendor

List Kontrak sudah di tandatangan 1

Ditandatangani

List Kontrak sudah di tandatangan 1

& 2

Arsip

List Kontrak sudah di tandatangan 1

& 2

Selesai

List Kontrak

(45)

Dalam proses pembuatan kontrak kerja terdapat tiga bagian yang terkait dengan sistem, yaitu panitia pengadaan, kepala bidang dan vendor. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem pembuatan kontrak kerja adalah :

1. Panitia Pengadaan melihat dokumen surat persetujuan pengadaan dan

kesesuaian harga lalu menginputkan data surat persetuan dan kesesuain harga dan mencetak list kontrak kerja, lalu ist kontrak kerja diberikan kepada kepala bidang untuk di tandatangani setelah ditandatangani list kontrak tersebut diberikan juga kepada vendor yang akan melakukan pengadaan secara langsung. Setelah ditandatangani juga oleh pihak vendor maka list kontrak kerja diberikan lagi kepada pihak panitia pengadaan dan mengarsipkannya.

2. KABID (Kepala Bidang) mendapatkan list kontrak kerja dari pantia

pengadaan dan mentandatangani list kontrak kerja.

3. Vendor menerima list kontrak kerja yang sudah ditandatangani oleh

kepala bidang dari panitia pengadaan, setelah itu vendor melakukan penandatanganan list kontrak kerja, setelah selesai menandatangani list tersebut, list diberikan lagi kepada pihak panitia pengadaan.

(46)

4.2.1.4 Flowmap Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan berita acara pengujian

Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan Berita Acara Pengujian

Panitia Pengadaan Penguji Arsip Agenda.doc View agenda pengadaan Mulai Cetak form penilaian pengadaan Form penilaian pengadaan Lakukan Penilaian Form hasil penilaian pengadaan Vendor Ditandatangani Arsip Form penilaian pengadaan Input hasil penilaian pengadaan Nilai vendor.doc

Cetak BA ( Berita Acara ) Berita Acara Berita Acara sudah di tandatangan 1 Berita Acara sudah di tandatangan 1 & 2

Berita Acara sudah di tandatangan 1 Di tandatangani Berita Acara sudah di tandatangan 1 & 2

Arsip Berita Acara

sudah di tandatangan 1 & 2

Selesai

Gambar 4.4 Flowmap Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan berita acara pengujian

(47)

Dalam Proses penilaian pengujian pengadaan dan pembuatan berita acara pengujian terdapat tiga bagian yang terkait dengan sistem, yaitu Panitia Pengadaan, Penguji dan vendor. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem adalah :

1. Panitia pengadaan melihat agenda pengadaan, setelah melihat agenda

pengadaan lalu mencetak form penilaian pengadaan. Setelah itu form penilaian diberikan kepada penguji.

2. Penguji menerima form penilaian dari pihak panitia pengadaan, setelah

diterima penguji melakukan penilaian terhadap barang atau jasa, lalu dihasilkan form hasil penilaian pengadaan, setelah dihasilkan nilai nilai di inputkan lalu mencetak berita acara pengujian. Setelah itu berita acara pengujian ditandatangani oleh penguji, lalu diberikan kepada vendor.

3. Vendor menandatangani berita acara yang telah ditandatangani oleh

penguji sebelumnya dan mengarsipkannya. Setelah berita acara ditandatangani oleh penguji dan vendor, berita acara tersebut diberikan kembali kepada panitia pengadaan dan penguji dan mengarsipkannya.

(48)

4.2.1.5 Flowmap Proses pembuatan berita acara serah terima

Proses pembuatan Berita Acara Serah Terima

Panitia

Pengadaan Kepala bidang

Arsip Kontrak.doc View kontrak

Mulai

Cetak berita acara serah terima

Di tandatangani

User / Unit terkait

Arsip Berita acara serah

terima telah di tandatangani 1

Selesai Berita acara serah

terima

Berita acara serah terima

Berita acara serah terima telah di tandatangani 1

Di tandatangani

Berita acara serah terima telah di tandatangani 1 &

(49)

Dalam Proses pembuatan berita acara serah terima terdapat empat bagian yang terkait dengan sistem, yaitu Panitia pengadaan, Kepala bidang dan user / unit terkait. Adapun kegiatan yang terjadi dalam Proses pembuatan berita acara serah terima adalah :

1. Panitia pengadaan melihat kontrak setelah itu mencetak berita acara serah terima, lalu berita acara serah terima diberikan kepada kepala bidang.

2. Kepala bidang menerima berita acara serah terima dari panitia pengadaan lalu menandatanganinya, setelah kepala bidang menandatangani berita serah terima, surat tersebut diberikan lagi kepada panitia pengadaan.

3. Panitia pengadaan menerima berita acara serah terima yang telah ditandatangani oleh kepala bidang, lalu panitia memberikannya kepada user / unit terkait untuk ditandatangani oleh user yang bersangkutan dalam melakukan pengajuan pengadaan barang atau jasa sebelumnya.

4. User / unit terkait menerima berita acara serah terima dari panitia pengadaan yang telah ditandatangani oleh kepala bidang, lalu user / unit terkait juga menandatangani berita acara serah terima tersebut, setelah ditandatangani, berita acara serah terima tersebut diberikan kepada pihak panitia lagi dan diarsipkan.

(50)

4.2.1.6 Flowmap Proses Pendaftaran Vendor

Proses pendaftaran Vendor

Panitia Pengadaan Vendor

Data Vendor Data Vendor Cek Data Vendor Lengkap, Legal, memenihi syarat? Data Vendor Lengkap, Legal, memenihi syarat

Data Vendor tidak Lengkap, Legal, memenihi syarat

Input data vendor

Vendor.doc Cetak surat penerimaan vendor Di tandatangani Surat penerimaan vendor telah ditandatangan Mulai selesai Kepala Bidang Tidak Ya surat penerimaan vendor surat penerimaan vendor surat penerimaan vendor telah ditandatangan surat penerimaan vendor telah ditandatangan Arsip Arsip

(51)

Dalam proses pendaftaran vendor ini terdapat tiga bagian yang tekait dengan sistem yaitu vendor, panitia pengadaan, dan kepala bidang. Adapun kegitan yang terjadi dalam sistem proses pendaftaran vendor adalah:

1. Vendor memilik data vendor dan memberikan data vendor tersebut kepada pihak panitia pengadaan.

2. Panitia pengadaan menerima data vendor dari vendor itu sendiri, lalu mngecek data vendor apakah lengkap, legal dan memenuhi syarat. Jika memenuhi syarat maka di inputkan data vendor tersebut lalu mencetak surat penerimaan vendor, lalu surat penerimaan vendor diberikan lagi kepada kepala bidang untuk ditandatangani. Jika tidak sesuai maka vendor akan memberikan data vendor kembali.

3. Kepala bidang menerima surat penerimaan vendor dari panitia pengadaan dan menandatanganinya, setelah ditandatangani surat penerimaan vendor diberikan lagi kepada pihak panitia pengadaan dan

vendor lalu panitia pengadaan dan vendor mengarsipkannya.

4.3 Business Data

4.3.1 Analisa Kebutuhan Data

Dalam bagian analisa kebutuhan data ini akan dibahas mengenai atribut-atribut yang ada dalam Sistem Informasi

(52)

Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung.

4.3.2 Kamus Data

Kamus data menjelaskan tentang atribut-atribut yang ada dalam suatu sistem informasi yang berisi kumpulan data yang menunjukkan himpunan entitas dan hubungan yang terlibat dalam sebuah basis data pada sistem yang dibuat.

4.3.2.1 Kamus Data Elementer

Adapun kamus data elementer digunakan untuk menjelaskan data-data elementer yang tidak dapat di pecah lagi yang terdapat pada Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian

dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL)

Bandung, antara lain :

Tabel 4.1 Kamus Data Elementer

Attribute Keterangan

No No usulan / pengajuan pengadaan

Tanggal Tanggal usulan / pengajuan permintaan

pengadaan

(53)

Nama barang atau jasa

Nama barang atau jasa yang dibutuhkan

No Nomor urut

Spesifikasi Spesifikasi barang atau jasa

Jumlah Jumlah barang

Nama Nama pegawai P3GL

Jenis barang / alat Jenis barang / alat

Jumlah Satuan Jumlah satuan barang

Harga Satuan Harga satuan barang

Jumlah Harga Harga keseluruhan barang

Jumlah Total harga

Pajak PPN 10% Harga / potongan pajak

Jumlah total Jumlah keseluruhan

Terbilang Keterengan jumlah keseluruhan

Volume Jumlah barang atau jasa

Satuan Satuan barang

Jenis kegiatan Jenis kegiatan yang dilakukan

Tanggal dan jam Tanggal dan jam kegiatan

Nomor Nomor kegiatan

Keterangan Keterangan kegiatan yang dilakukan

Th anggaran Tahun anggaran

Satker Kode perusahaan P3GL

K/L unit Unit berdasarkan kementrian energi dan

sumber daya mineral

Kode Kode kegiatan

Uraian Penjelasan dari kegiatan yang telah

(54)

4.3.2.2Kamus Data Komposit

Adapun kamus data komposit digunakan untuk menjelaskan komposisi dari paket data yang komplek yang dapat dipecah menjadi beberapa item elementer yang terdapat pada Sistem Informasi Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung, antara lain :

Tabel 4.2 Kamus Data Komposit

No Data Keterangan

dt_Pengajuan permintaan barang atau jasa

No+ Nama barang atau jasa+ spesifikasi+ Jumlah+ no usulan+ tanggal+ ref no kontrak

dt_Jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan jasa

No+ Jenis barang / alat+

spesifikasi+ jumlah satuan+ harga satuan+ jumlah harga+ jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah total

dt_Suratperintah pelaksanaan pengadaan lagsung

No+ jenis pekerjaan+ volume satuan+ harga satuan+ jumlah harga+ pengujian

4. dt_Aplikasi

RKAKL

Th.anggaran+ satker+ K/L unit+ kode+ uraian+ volume+ satuan+ harga+ jumlah

5. dt_Suratperintah

kerja (SPK)

No+ jenis barang / alat+ jumlah satuan+ harga satuan+ jumlah

(55)

harga+ jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah total

6. dt_Berita serah terima

pengadaan

No+ nama barang+ volume+ satuan+ harga+ jumlah harga+ jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah total

dt_Berita acara

penerimaan hasil pekerjaan

pengadaan barang / jasa

No+ nama barang+ volume+ satuan+ harga+ jumlah harga+ jumlah+ pajak PPN 10%+ jumlah total

4.3.3 Model Data

Dalam bagian model data ini akan dijelaskan tentang pemodelan data pada Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL) Bandung.

(56)

Dt_Pengajuan permintaan barang / jasa - No

-Nama barang / jasa -Spesifikasi -Jumlah -No usulan -Tanggal -Ref No Kontrak

Dt_Jadwal pelaksanaan pengadaan barang dan

jasa - No

-Jenis barang / alat -Spesifikasi -Jumlah satuan -Harga satuan -Jumlah -Pajak PPN 10% -Jumlah total

Dt_Surat perintah pengadaan barang

langsung - No

-Jenis pekerjaan -Volume satuan -Harga satuan -Jumlah harga -Pengujian

Dt_Aplikasi RKAKL - Th anggaran -Satker -K/L unit -Kode -Uraian -Volume -Satuan -Harga -Jumlah

Dt_Surat perintah kerja (SPK) - No

-Jenis barang / alat -Jumlah stuan -Harga satuan -Jumlah harga -Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

Dt_Berita serah terima pengadaan - No -Nama barang -Volume -Satuan -Harga -Jumlah harga -Jumlah

-Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

Dt_Berita acara penerimaan hasil pekerjaan pengadaan

barang / jasa - No -Nama barang -Volume -Satuan -Harga -Jumlah harga -Jumlah

-Jumlah pajak PPN 10% -Jumlah Total

(57)

4.3.4 Analisis Formulir

Formulir yang sudah digunakan dalam Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (PPPGL) Bandung adalah terlampir sebagai berikut:

Tabel 4.3 Formulir Jadwal Pengadaan Barang atau Jasa

Nama Formulir

Formulir Jadwal Pengadaan Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai form yang digunakan untuk

menjadwalkan kegiatan pengadaan barang atau jasa

Frekuensi Melakukan penjadwalan kegiatan pengadaan

barang atau jasa.

Rangkap 1 lembar

Sumber Bidang Pengadaan

Tujuan Ditujukan untuk penjadwalan pengadaan

Isi No, jenis kegiatan, tanggal dan jam, nomor,

keterangan

4.3.4.1Analisis Dokumen

Tabel 4.4 Dokumen Usulan / Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Nama Formulir

Formulir Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen usulan / pengajuan untuk

(58)

dibutuhkan.

Frekuensi Melakukan usulan / pengajuan pengadaan

barang atau jasa yang di butuhkan.

Rangkap 1 Lembar

Sumber Bagian pengadaan Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan Bandung

Tujuan Ditujukan untuk mengusulkan / pengajuan

pengadaan barang atau jasa

Isi Formulir dengan no usulan , tanggal, ref no

kontrak, no, nama barang atau jasa, spesifikasi, jumlah

Tabel 4.5 Dokumen perintah pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

Nama Formulir

Formulir perintah pelaksanaan Pengadaan Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen perintah pelaksanaan

Pengadaan Barang dan Jasa.

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang atau jasa

Rangkap 2 Lembar

Sumber Bagian pengadaan Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan Bandung

Tujuan Ditujukan untuk melakukan pengadaan

barang atau jasa

Isi Formulir dengan no jenis barang / alat,

spesifikasi, jumlah satuan, harga satuan, jumlah harga, jumlah, pajak PPN 10%, jumlah total

(59)

Tabel 4.6 Dokumen surat perintah kerja (SPK)

Nama Formulir Formulir surat perintah kerja (SPK) Pengadaan

Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen perintah kerja ke

perusahaan rekanan

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang atau jasa

Rangkap 4 Lembar

Sumber Bagian pengadaan Pusat Penelitian dan

Pengembangan Geologi Kelautan Bandung

Tujuan Ditujukan untuk melakukan pengadaan

barang atau jasa

Isi Formulir dengan no jenis barang / alat,

jumlah satuan, harga satuan, jumlah harga, jumlah, pajak PPN 10%, jumlah total

Tabel 4.7 Dokumen acuan RKAKL(rencana kerja dan anggaran

kementrian Negara atau lembaga)

Nama Formulir Formulir Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa

Fungsi Sebagai dokumen acuan dari aplikasi

RKAKL

Frekuensi Melihat acuan RKAKL untuk surat usulan

pengadaan barang dan jasa.

Rangkap 3 Lembar

Sumber Bidang Afiliasi dan Informasi Pusat

Penelitian dan Pengembangan Geologi

Kelautan Bandung

(60)

pengadaan barang atau jasa

Isi Th.anggaran, Satker, K/L unit,

Kode,Uraian,volume, satuan, harga, jumlah

4.3.4.2Analisis Laporan

Tabel 4.8 Laporan Berita Acara serah terima pengadaan

Nama Laporan

Laporan berita acara serah terima pengadaan

Fungsi Sebagai dokumen berita serah terima pengadaan

barang atau jasa dari perusahaan rekanan.

Frekuensi Setiap melakukan pengadaan barang dan jasa

Rangkap 3 lembar

Sumber Bidang Pengadaan barang atau jasa

Tujuan Ditujukan untuk pengadaan barang

atau jasa

Isi No, nama barang, volume, satuan, harga, jumlah

harga, jumlah, PPN 10%, jumlah total

Tabel 4.9 Laporan Berita acara penerimaan hasil pekerjaan pengadaan

Nama Laporan

Laporan Berita acara penerimaan hasil pekerjaan pengadaan

Fungsi Sebagai dokumen Berita acara penerimaan hasil

pekerjaan pengadaan dari penguji.

Frekuensi Setiap melakukan pengujian barang atau jasa

Rangkap 2 lembar

(61)

Tujuan Ditujukan untuk memberi tahu hasil pengujian barang atau jasa

Isi No, nama barang, volume, satuan, harga, jumlah

harga, jumlah, PPN 10%, jumlah total

4.3.4.3Analisis Pengkodean

Teknis pengkodean yang digunakan di pusat penelitian dan pengembangan geologi kelautan sebagai berikut :

Tabel 4.10 Analisis pengkodean

NIP Terdiri dari 18 digit angka, yaitu :

XXXX.XX.XX.XXXX.XX.X.XXX Contoh : 1989.05.03.2006.06.1.001

A B C D E F G Keterangan :

A : Tahun lahir pegawai B : Bulan lahir pegawai C : Tanggal lahir pegawai D : Tahun masuk pegawai E : Bulan masuk pegawai

F : Jenis kelamin pegawai (1: perempuan, 2: laki-laki)

G : Urutan No pegawai yang masuk pada tanggal, bulan, tahun yang sama

Terdiri dari 12 digit karakter, yaitu : XXX/XX/XXX/XXXX

(62)

A B C D Keterangan : A : No surat

B : Kode bidang yang mengeluarkan surat C : Kode instansi

D : Tahun surat

4.4 Business Tools

4.4.4 Perangkat Lunak

Adapun kebutuhan perangkat lunak yang menunjang dengan kebutuhan sistem pada saat ini adalah masih menggunakan tulisan tangan. Perangkat lunak yang akan dibangun ini digunakan untuk pengadaan barang dan jasa.

4.4.5 Perangkat Keras

Adapun untuk perangkat keras yang digunakan

untuk mengelola Sistem Informasi Pengajuan

Pengadaan Barang dan Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung adalah sebagai berikut:

1. Komputer Pentium 3

2. RAM 128

(63)

4. Freespace Hardisk 20 Ghz

5. Keyboard

6. Mouse

4.4.6 Karakteristik Pengguna

Tabel 4.11 Karakteristik Pengguna Pegawai

Pengguna Pegawai

Kualifikasi

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer 2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft

Windows XP

Hak akses Melakukan pengajuan pengadaan barang atau jasa

Tabel 4.12 Karakteristik Pengguna P2K

Pengguna P2K

Kualifikasi

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer 2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft

Windows XP

Hak akses

Mempunyai hak dalam menyetujui pengajuan pengadaan barang atau jasa

Membuat surat perintah pelaksanaan pengadaan berdasarkan ISO

(64)

Tabel 4.13 Karakteristik Pengguna Panitia Pengadaan

Pengguna Panitia Pengadaan

Kualifikasi

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer 2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft

Windows XP

Hak akses Memproses data pengadaan barang dan jasa

Membuat Surat perintah kerja (SPK)

Tabel 4.14 Karakteristik Pengguna Penguji

Pengguna Penguji

Kualifikasi

1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer 2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft

Windows XP

Hak akses Membuat berita acara hasil pekerjaan pengadaan barang / jasa

4.5 Business Rule

Ada beberapa ketentuan yang diterapkan di Pusat Penelitian dan

pengembangan Geologi Kelautan demi menjaga akurasi dan

keabsahan/intergritas data, pengguna jangan sampai merusak sistem yang ada atau merugikan perusahaan. Dalam proses pengajuan pengadaan barang dan jasa ini juga memiliki aturan bisnis agar data-data yang dimasukan tidak rancu dan tidak memasukan data pengajuan pengadaan barang dan jasa yang sama lebih dari satu kali (redudansi).

(65)

Adapun ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang dan Jasa Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung yaitu :

1. Kode NIP antar pegawai / staff tidak boleh sama

2. Kode pengajuan pengadaan barang dan jasa tidak boleh sama.

3. No surat yang digunakan dalam pengajuan pengadaan tidak boleh sama

4. Data pegawai / staff yang bersangkutan harus sudah terdaftar ditabel

pegawai / staff yang aktif.

5. Bidang pengadaan barang dan jasa yang bertanggung jawab membuat

rekapan laporan pengajuan pengadaan barang dan jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan.

6. Pegawai yang bekerja di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi

Kelautan tidak dikenakan biaya pada saat menggunakan peralatan teknologi informasi.

4.6 Business Evaluation dan Solutions

Untuk memperbaiki sistem kerja maka perlu dilakukan identifikasi masalah, jika masalah yang timbul telah diketahui maka akan dirumuskan solusi untuk memperbaiki maslah-masalah yang timbul tersebut, Berikut adalah ringkasan dari identifikasi masalah:

(66)

Tabel 4.15 Identifikasi Masalah 1

1. Penyimpanan data kedalam database

Evaluasi : Data masih disimpan di tempat yang masih dapat dijangkau oleh umum (tidak dalam database).

Penyebab:

Belum adanya system penyimpanan ke dalam

database.

Penyelesaian:

Dibuatkan Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa untuk memberikan kemudahan penyimpanan data ke dalam

database.

Tabel 4.16 Identifikasi Masalah 2

2. Penginputan data kedalam aplikasi

Evaluasi : Data usulan pengadaan masih dilakukan secara manual hanya menggunakan media kertas dan spreadsheet.

Penyebab:

Belum adanya system penginputan data ke dalam aplikasi.

Penyelesaian:

Dibuatkan Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa untuk memberikan kemudahan penginputan data ke dalam

(67)

Tabel 4.17 Identifikasi Masalah 3

3. Proses pencarian data usulan pengadaan barang dan jasa

Evaluasi : Proses pencarian data usulan pengadaan yang sebelumnya telah di ajukan oleh pegawai, masih dilakukan secara manual dengan mencari ulang dokumen-dokumen yang telah disimpan.

Penyebab:

Tidak adanya sistem yang

secara otomatis untuk

melakukan pencarian data usulan pengadaan.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem secara

otomatis untuk melakukan

pencarian data usulan

pengadaan.

Tabel 4.18 Identifikasi Masalah 4

4. Pembuatan laporan yang efektif dan efisien

Evaluasi : Sulitnya dalam pembuatan laporan. Dikarenakan masih harus mengumpulkann data-data yang lama terlebih dahulu.

Penyebab:

Belum ada sistem

pembuatan laporan yang efektif dan efisien.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem yang bisa

digunakan untuk membuat

laporan secara otomatis.

Dimana tinggal memanggil

data-data yang telah tersimpan sebelumnya.

(68)

Tabel 4.19 Identifikasi Masalah 5

5. Pegawai melakukan pengajuan pengadaan barang / jasa

Evaluasi : Sulitnya pegawai melakukan pengajuan pengadaan barang / jasa karena dilakukan masih secara manual

Penyebab:

Belum ada sistem

pembuatan pengajuan

pengadaan barang / jasa.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem yang bisa

digunakan untuk membuat

pengajuan pengadaan barang / jasa otomatis.

Tabel 4.20 Identifikasi Masalah 6

6. Perangkat yang digunakan masih sangat terbatas

Evaluasi : Hardware yang digunakan masih sangan minimal, karena komputer masih ada beberapa masih mengguanakan pentium 3

Penyebab:

Karena semua data masih

diolah manual dan

menggunakan Ms.Excel

Penyelesaian:

Digantikan dengan komputer dengan space yang sesuai karena akan di buatkan aplikasi

untuk mengatasi semua

(69)

Tabel 4.21 Identifikasi Masalah 7

7. Dokumen masi tersimpan berantakan dan dapat terlihat oleh umum Evaluasi : Penyimpanan dokumen masih berantakan dan dapat diketahui oleh umum karena belum ada tempat penyimpanan yang aman.

Penyebab:

Karena semua dokumen

belum tersusun secara

rapih dan belum

terintegrasi dalam

database.

Penyelesaian:

Dibuatkan sistem untuk

menyimpan dokumen-dokumen yang telah terintegrasi.

4.7 Business Plan

Berdasarkan dari analisis yang telah dilakukan mengenai proses pengelolaan data usulan, data kontrak kerja, data barang, data pengujian di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( P3GL ), maka di perlukan rencana untuk pembangunan sistem informasi pengelolaan pengajuan pengadaan barang atau jasa berbasis web dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai databasenya.Untuk webserver menggunakan XAMPP sebagai software bundle PHP dan MySQL

database.Untuk memudahkan pembuatan aplikasi dan debugging

(70)

BAB V

PERANCANGAN SISTEM

5.1 Analisa Kebutuhan Sistem

Sistem informasi yang dirancang adalah Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung. Sistem informasi ini dirancang untuk:

a. Mempermudah pengelolaan data Pegawai yang melakukan usulan /

pengajuan pengadaan barang atau jasa.

b. Mempermudah pengelolaan data pengajuan pengadaan barang dan

jasa.

c. Meningkatkan pengelolaan keamanan data dengan membagi hak akses

user.

Selain itu, sistem informasi ini dirancang dengan 5 (Lima) klasifikasi pengguna, yaitu:

1. Kabid

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses untuk mengelola data

user dan laporan di sistem informasi ini.

(71)

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses dalam pengelolaan data usulan / pengajuan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan di perangkat lunak ini.

3. Panitia Pengadaan

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses dalam pengelolaan data kontrak kerja, data barang, data penguji, data supplier dan data stok barang di perangkat lunak ini.

4. Penguji

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses dalam pengelolaan data hasil uji yang akan dilaporkan dalam berita acara pengujian di perangkat lunak ini.

5. P2K (Pejabat Pembuat Keputusan)

Merupakan pengguna yang memiliki hak akses dalam pengelolaan data konfirmasi usulan dari pegawai yang telah mengajukan usulan pengadaan barang dan jasa, setelah itu akan dibuatkan surat perintah pelaksanaan pengadaan berdasarkan ISO di perangkat lunak ini.

Di bawah ini adalah gambar konfigurasi jaringan dari Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung:

(72)

User

Client Computer

Web Server _Database

Server

Gambar 5.1 Konfigurasi Jaringan

5.1.1 Context Diagram

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (

(73)

PPPGL ) Bandung dapat digambarkan melalui context diagram di bawah ini: Info_Stok_Barang Data_Stok_Barang Info_Data_Supplier Data_Supplier Info_kontrak_kerja Info_Usulan Surat_penetapan_Berdasarkan_ISO Info_Login Konfirmasi_Usulan Login Info_Hasil_Uji Info_Login Data_Hasil_Uji Login Laporan Info_User Info_Login Pilih_Kategori Data_User login Info_Penguji Data_Penguji Info_Login Info_Barang Data_Kontrak_Kerja Data_Barang Login Info_Login Data_Usulan Login 0

SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA

+ PEGAWAI PANTIA_PEN GADAAN KABID Penguji P2K

Gambar 5.2 Context Diagram

5.1.2 DFD Level 1

DFD Level 1 dari perancangan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan

(74)

Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung dapat digambarkan sebagai berikut:

(75)

Data_Stok_Barang

Data_Bara ng Data_Supp lier Info_Stok_ Barang

Data_Stok_Barang Info_Data_Supplier Data_Supp lier Data_Supp lier Info_kontrak_kerja Info_Usulan Data_Diuji Laporan Pilih_Kate gori Data_Peng uji Data_Bara ng Data_hasil_uji Info_Hasil_Uji Data_Hasi l_Uji Data_Peng uji Info_Penguji Data_Peng uji

Surat_Pen etapan_Be rdasarkan_ ISO

Data_Bara ng Data_Kontrak_Kerja

Data_Kontrak_Kerja Data_Bara ng Surat_penetapan_berdasarkan_ ISO Info_Barang Data_Bara ng Data_Pega wai Surat_penetapan_Berdasarkan_ISO Konfirmasi_Usulan Data_P2K Data_RKAKL

Data_Usul an Data_Usul an

Info_User Data_User Data_User Info_Login Info_Login Info_Login Info_Login Info_Login Data_User Login login Login Login Login PEGAW AI PEGAW AI PEGAW AIPEGAW AI

PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N KABID KABID KABIDKABIDKABIDKABID

PengujiPenguji Penguji Penguji P2KP2K P2KP2K 1 Validasi Login 2 Kelola Use r

+ 3 Kelola Usulan + 4 Kelola Kontrak Kerja + 5 Kelola Barang + 6 Kelola Penguji + 7 Kelola Pengujian + T abel_Use r

T abel_Peg awai

T abel_P2K T abel_Usu lan

T abel_RKAKL T abel _Su rat Penetap an berdasarkan ISO

T abel_Kon trak kerja

T abel_Barang

T abel_Pen guji

8 Kelola_Lapora

n +

T abel_Diu ji

PEGAW AI PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N 9 Kelola Supplier +

T abel Sup plier

PANTIA_P ENGADAA N PANTIA_P ENGADAA N 10 Kelola Sto k

Barang +

T abel_Sto k_Barang

(76)

5.1.3 ER-Diagram

E-R diagram dari perancangan Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Bandung adalah sebagai berikut:

Pegawai Nama Nama_Pangkat NIP Nama_Jabatan Usulan No_RKAKL NIP No Volume Mengusulkan 1 N RKAKL Mengacu Th_anggaran Satker Unit Kode No_RKAKL Uraian Volume Satuan Satuan Harga Jumlah

1 1

Nama_Barang

Surat Penetapan

Berdasarkan ISO Mengajukan Kontrak Kerja

1 1 Id_Kontrak Nama_Perusahaan Th_anggaran Tgl_kontrak Mendapat Barang 1 N Id_barang Nama_barang Tgl_Pembelian barang Tgl_Pengiriman barang Id_Kontrak No_Usulan Nama No_RKAKL No_Usulan NIP_P2K NIP No Nama Volume Nama_Barang Satuan No_Usulan No_Usulan Penguji Diuji No_RKAKL No_Usulan NIP_P2K NIP No Nama Volume Nama_Barang Satuan Kode_BA_Pengujian Nama_Penguji Id_barang N N No_ISO User Username Password Level Mengelola Mengelola Mengelola P2K NIP_P2K Nama_P2K Dikonfirmasi Membuat N 1 1 N N 1 N 1 1 N N 1 Golongan supplier Id_Supplier Nama_Supplier Menyuplai N N Jumlah_Barang Jenis Barang Id_barang Id_Supplier Id_barang Kode_BA_Pengujian

(77)

5.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem terdiri atas lingkup implementasi, perancangan

menu, perancangan database, dan perancangan antarmuka.

5.2.1 Lingkup Implementasi

5.2.1.1 Lingkungan Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Komputer Pentium 3

2. RAM 128

3. Monitor VGA/SVGA 15”

4. Freespace Hardisk 20 Ghz

5. Keyboard

6. Mouse

5.2.1.2 Lingkungan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Bahasa Pemograman : PHP

2. DBMS : MYSQL

3. Design Grafis : Power Designer 6, Microsoft Visio.

4. Sistem Operasi : Windows XP

(78)

Perancangan menu dari Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( P3GL ) Bandung adalah sebagai berikut:

Utama

Kelola User

Kelola Laporan Tambah

Cari Tampil Edit Hapus

Logout Tampil

Cari Print

(79)

Gambar 5.6 Perancangan Menu Pegawai

Login Halaman Utama Kelola Kontrak Kerja Tambah Cari Tampil Edit Hapus Logout Kelola Barang Tambah Cari Tampil Edit Hapus Kelola Penguji Tambah Cari Tampil Edit Hapus Kelola Supplier Tambah Cari Tampil Edit Hapus Kelola Stok Barang Tambah Cari Tampil Edit Hapus

(80)

Utama

Kelola Usulan

Tampil

Logout

Konfirmasi usulan

Gambar 5.8 Perancangan Menu P2K

Utama

Kelola Pengujian

Tambah Cari Tampil

Logout

(81)

5.2.3 Perancangan Basis Data

Perancangan database dari Sistem Informasi Pengajuan

Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( PPPGL ) Bandung dapat dijelaskan melalui tabel di bawah ini:

Tabel 5.1 Daftar Tabel pada Aplikasi

No. Nama Tabel Jenis Primary Key

1. tbl_user Tabel User nama_user

2. tbl_Usulan Tabel Usulan no_RKAKL

3. tbl_Pegawai Tabel Pegawai NIP

4. tbl_RKAKL Tabel RKAKL no_RKAKL

5. tbl_P2K Tabel P2K NIP_P2K

6. tbl_Surat_Penetapan_

Berdasarkan_ISO

Tabel ISO no_ISO

7. tbl_Kontrak_kerja Tabel kontrak kerja Id_Kontrak

8. tbl_Barang Tabel barang Id_Barang

9. tbl_Penguji Tabel penguji Kode_BA_Pengujian

10. tbl_Supplier Tabel supplier Id_supplier

11. tbl_Diuji Tabel hasil pengujian Id_barang,

Kode_BA_Pengujian

(82)

5.2.4 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka dari Sistem Informasi Pengajuan Pengadaan Barang atau Jasa di Pusat Penelitian dan Pengembangan Geologi Kelautan ( P3GL ) Bandung dapat dijelaskan melalui gambar-gambar di bawah ini:

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

Username Password

LOGIN

LOGO

(83)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola User

Kelola

Laporan Logout

Kalender Jam

Gambar 5.11 Perancangan AntarmukaHalaman Utama Kabid

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Usulan Logout

Kalender Jam

(84)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam

Kelola Barang

Kelola Penguji

Kelola Supplier Kelola

Stok barang

Gambar 5.13 Perancangan AntarmukaHalaman Utama Panitia pengadaan

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Usulan Logout

Kalender Jam

(85)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Pengujian Logout

Kalender Jam

(86)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG LOGO Halaman Utama Kelola User Kelola Laporan Logout Kalender Jam Kelola User

Nama User : Kata Sandi :

Level : Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

Gambar 5.16 Perancangan AntarmukaKelola User SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG LOGO Halaman Utama Kelola User Kelola Laporan Logout Kalender Jam Kelola Laporan

Jenis Laporan :

Periode :

Exit Cari Lihat

cetak

(87)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG LOGO Halaman Utama Kelola Usulan Logout Kalender Jam Kelola Usulan

No RKAKL :

No Usulan : NIP : Nama : No : Nama Barang : Volume : Satuan :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

Gambar 5.18 Perancangan AntarmukaKelola Usulan

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG LOGO Halaman Utama Kelola Usulan Logout Kalender Jam Konfirmasi Exit Lihat Konfirmasi Usulan

No RKAKL :

No Usulan : NIP : Nama : No : Nama Barang : Volume : Satuan :

020.11.04 1910 1910.07 01/03/2010 197610202006041002 Sunarto 1 Stabilo boss 4 buah

(88)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG LOGO Halaman Utama Penetapan berdasarkanISO Logout Kalender Jam

Penetapan Berdasarkan ISO

No ISO : NIP : NIP P2K : No RKAKL : Nama : No : Nama Barang : Volume : Satuan :

Tetapkan

Exit Lihat

Gambar 5.20 Perancangan AntarmukaPenetapan Berdasarkan ISO

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam

Kelola Barang PengujiKelola

Kelola Supplier Kelola

Stok barang

Kelola Kontrak Kerja

Id Kontrak :

No Usulan : Th Anggaran : Tgl Kontrak : Nama Perusahaan :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

(89)

SISTEM INFORMASI SEKRETARIAT PROYEK PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN

(P3GL) BANDUNG LOGO Halaman Utama Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam Kelola Barang Kelola Penguji Kelola Supplier Kelola Stok barang Kelola Barang

Id Kontrak :

Id Barang :

No Usulan :

Nama Barang :

Tgl Pembelian :

Tambah Batal

Tampil Data Barang Tgl Pengiriman :

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam Kelola Barang Kelola Penguji Kelola Supplier Kelola Stok barang Kelola Barang

Id Kontrak :

Id Barang :

No Usulan :

Nama Barang :

Tgl Pembelian : Tgl Pengiriman : Jenis Barang : Jumlah Barang :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

Gambar 5.22 Perancangan AntarmukaKelola Barang

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam Kelola Barang Kelola Penguji Kelola Supplier Kelola Stok barang Kelola Penguji

Kode BA Pengujian : No RKAKL :

No Usulan :

NIP P2K : NIP : Nama : Id Barang :

Nama Barang : Nama Penguji : No : Volume : Satuan :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

(1)

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam Kelola Barang Kelola Penguji Kelola Supplier Kelola Stok barang

Kelola Stok Barang

Id Supplier : Id Barang :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

Gambar 5.24 Perancangan AntarmukaKelola Stok Barang

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Kontrak kerja Logout

Kalender Jam Kelola Barang Kelola Penguji Kelola Supplier Kelola Stok barang Kelola Supplier

Nama Supplier : Id Supplier :

Tambah Ubah Hapus Lihat Exit Cari

(2)

104

SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA PUSAT PENELITIAN DAN PENGAMBANGAN GEOLOGI KELAUTAN (P3GL)

BANDUNG

LOGO

Halaman Utama

Kelola

Pengujian Logout

Kalender Jam

Kelola Pengujian

Kode BA Pengujian : Id Barang :

Tambah Lihat

Exit Cari

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, Shalawat serta salam kami tunjukkan kepada suri teladan kami, Nabi Muhammad SAW. Beserta seluruh pengikutnya hingga akhir

zaman. Karena karunianya dan izinnya kami dapat diberi kemudahan dalam

menyelesaikan Laporan Kerja Praktek dengan judul :

“PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG ATAU JASA DI PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

GEOLOGI KELAUTAN ( PPPGL ) BANDUNG”

Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dalam menyelesaikan Program Studi Jenjang Strata satu (S1) pada Jurusan Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung.

Selama pelaksanaan Kerja Praktek, penulis memperoleh bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak untuk menantisipasi berbagai kesulitan baik dalam persiapan sarana dan prasarana, pengumpulan data-data. Oleh karena itu perkenankanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua jurusan Sistem Informatika.

2. Ibu Sintya Sukarta, ST, MT, selaku Wali Dosen dan selaku Pembimbing Akademik

Sistem Informatika.

3. Ayahnda dan Ibunda tercinta, sumber semangat, inspirasi dam motivasi kami. Terima kasih atas dukunganya baik dalam bentuk doa, dukungan moril maupun materil. Terima kasih atas dorongan serta doanya. Terimakasih kepada kakak tercinta yang selalu memotivasi dan memberi dukungan kami.

4. Bapak Kepala PPPGL yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Kerja Praktek.

(4)

5. Bapak Sunarto S.Kom, sebagai pembimbing di Pusat Penelitian dan Pegembangan Geologi Kelautan yang telah memberi bimbingan dengan kesabaran hati sampai dengan selesai laporan ini.

6. Rekan-rekan mahasiswa yang berada di kelas SI-11 yang sangat kami cintai Dan semua pihak yang telah membantu proses penyusunan Laporan Kerja Praktek ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Kerja praktek ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Semoga Laporan Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi penulis dan umumnya para pembaca.

Bandung, Oktober 2011

(5)