Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern

mengatasi penyelewengan tersebut diadakan suatu pengawasan intern yang dibentuk dalam perusahaan tersebut.

B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern

Pengawasan intern kas merupakan alat pengawasan yang sangat membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Menurut Mulyadi 2001 :163 tujuan pengawasan intern adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi perusahaan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan. Universitas Sumatera Utara Gambar 3.1 FLOW CHART PROSES PENGAWASAN INTERNAL KAS PTPN III Secara garis besar sistem pengawasan intern dapat dibedakan atas 2 dua bagian yaitu : 1. Pengawasan Administratif 2. Pengawsan Akuntansi Ad.1 Pengawasan Administratif Pengawasan Administratif meliputi tetapi tidak terbatas pada rencana serta prosedur – prosedur dan catatan – catatn yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan membawa tindakan pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi – transaksi. Pemberi wewenang tadi merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan Pengawasan Internal Kas Pengawasan Intern Penerimaan Kas Pengawasan Intern Pengeluaran Kas Pengawasan Administratif Pengawasan Akuntansi Pengawasan Administratif Pengawasan Akuntansi Universitas Sumatera Utara organisasi dan itu merupakan titik tolak untuk menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi. Ad.2 Pengawasan Akuntansi Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi serta prosedur – prosedur dan catatan – catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dan dapat dipercaya catatan – catatn keuangan dan karenanya disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa: a Transaksi – transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus. b Transaksi – transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar – ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip – prisip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar – ikhtisar tersebut dan menekan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahaan. c Pengawasan atas harta perusahaan diberikan hanya dengan persetujuan atas wewenang pimpinan. d Jumlah aktivaharta kekayaan perusahaan seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktivaharta yang ada pada waktu yang tepat dan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan. Ada pun unsur – unsur pengawasan intern adalah : 1. Suatu rencana organisasi terdapat pemisahan fungsi secara tepat. 2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang dan penadapatan serta biaya. Universitas Sumatera Utara 3. Praktek – praktek yang sehat harus dijalankan di dalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi. 4. Pegawai yang cakap seimbang dengan tanggungjawabnya. Biasanya istilah internal control dihubungkan dengan prosedur yang masuk dalam fungsi akuntansi dari sudut organisasi. Tetapi sebagaimana diuraikan dalam definisi SAP No. 33 internal control mencakup baik ”Accounting Control” atau Finansial Control maupun “Administration Control” Accounting Control kontrol akuntansi dan kontrol keuangan meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur yang terutama menyangkut dan berhubungan langsung dengan pengamanan kekayaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan. Dalam kontrol ini biasanya termasuk pula otoritas dan persetujuan approval, pemisahan atau penyimapanan pembukuan dan laporan akuntansi mengenai operasi atau penyimpanan aktiva, kontrol secara fisik atau aktiva dan pemeriksaan internal. Administrative Control meliputi rencana organisasi dan semua metode serta prosedur terutama mengenai efisiensi operasi dan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan biasanya hanya berhubungan secara tidak langsung dengan pencatatan keuangan. Dalam kontrol ini lazimnya termasuk analisa statistik, penyelidikan waktu bergerak, laporan pelaksanaan, program latihan pegawai dan kontrol kualitas dan mutu. Terdapat berbagai tujuan pengawasan intern yang dapat diuraikan sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a Menjaga keamanan harta milik bersama Tanggung jawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan – kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengawasan intern yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab yang tepat. Jadi, perlindungan yang dilakukan pengawasan intern yang berfungsi baik terhadap kelemahan manusia merupakan hal yang sangat penting, sehingga akan mengurangi kemungkinan kesalahan atau usaha kecenderungan. Dengan adanya pengawasan intern yang baik akan menyebabkan pihak – pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan akan menaruh kepercayaan ketelitian data yang tersedia. b Menjaga ketelitian dan akuntansi Sistem akuntansi dan administrasi yang baik sangat perlu untuk menjaga ketelitian data akuntansi yang terdapat dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan juga dipakai sebagai dasar untuk pengawasan. Suatu transaksi tidak diserahkan kepada satu orang saja tetapi kepada beberapa orang sehingga dapat diharapkan suatu pengawasan yang otomatis akan timbul diantara petugas – petugas yang mengerjakan transaksi itu, berdasarkan formulir atau blanko dan bukti pencatatan yang tersedia akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada. c Mewujudkan efisiensi kerja Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja dalam operasi perusahaan, perlu dibuat sistem dan prosedur operasional tiap – tiap bagian operasi perusahaan, Universitas Sumatera Utara sehingga pelaksanaan operasi perusahaan akan berjalan dengan lancar dan tertib. d Membentuk menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan Dengan adanya formulir – formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas, sehingga setiap transaksi dari permulaan hingga akhir harus mengikutsertakan beberapa pelaksanaan dari tugas dan tanggung jawab yang yang berbeda akan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan intern kas : 1. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akhirnya melalui kas juga. 2. Kas merupakan asset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi. 3. Pengkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah kemungkinan pengkreditan piutang juga salah. 4. Pendebetan hutang merupakan lawan dari pengkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas. 5. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan adanya kesalahan pada perkiraan lain. Universitas Sumatera Utara Selain pengawasan yang dilakukan dari dalam perusahaan yang ditangani oleh internal auditor bagian pengawasan intern juga dilakukan pengawasan secara bertahap yang dilakukan oleh akuntan Publik yang dilakukan pada setiap akhir semester. Demikian juga unsur – unsur pengawasan intern pada PTPN III ini telah dilaksanakan , hal ini dapat dilaksanakan dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional juga pemisahaan antara fungsi operasi, penyimpanan, akuntansi dan pengawasan intern. Setiap transaksi yang memerlukan pertanggungjawaban dan harta perusahaan harus dicatat dengan segera dan sesuai dengan pelaksanaan transaksi setiap golongan dalam perkiraan yang sesuai dan tepat. Untuk mendapatkan pengawasan intern yang memuaskan, perusahaan mengadakan mutasi kerja atau dengan mengadakan cuti bagi pegawai. Pemisahan fungsi yang dilakukan oleh PTPN III bertujuan untuk mengurangi kemungkinan adanya kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adanya fungsi yang tidak boleh digabungkan yakni fungsi penerimaan dan pengeluaran, fungsi pencatatan dan bagian pengurusan harta perusahaan.Dengan demikian kesalahan tugas suatu bagian maka dapat diperiksa bagian lain, sehingga dapat diketahui bagian yang salah. Untuk mempengaruhi kebenaran jumlah uang yang ada dalam perusahaan, maka perlu diperiksa secara periodik dan apabila perusahaan membuat laporan keuangan, perusahaan mengadakan pemeriksaan dan perhitungan atas petunjuk secara tertulis dari pejabat yang berwenang. Hal ini dilakukan oleh pegawai yang bukan bertugas untuk penerimaan dan pengeluaran kas. Setiap dilakukan Universitas Sumatera Utara pemeriksaan kas maka perlu diawasi oleh seorang yang tidak mempunyai keuntungan apa – apa bila terjadi kesalahan. Pada dasarnya penyimpanan uang kas di setor ke bank maka pengawasan dan prosedur yang dilakukan adalah : 1. Diperlukan dana kas kecil untuk keperluan yang jumlahnya kecil. 2. Diadakan rekonsiliasi saldo bank dengan kas secara periodik. Oleh sebab itu untuk menghindarkan penyalahgunaan kas, pencatatan, penyimpanan sehingga seorang pegawai bank tidak dapat melakukan transaksi kas dari awal sampai selesai, melainkan harus ada sistem pencocokan hasil kerja yang biasa dikenal dengan internal check. PTPN III telah menggunakan pengawasan intern yang dilakukan secara prevebtif, maksudnya setiap hari baik penerimaan maupun pengeluaran diawasi kebenarannya dan setiap hari juga dilakukan pengecekan kas.

C. Pengawasan Intern Penerimaan Kas