Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1.
untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, 2.
untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,
3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan reability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan, 4.
untuk menguragi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan.
Tujuan pengeluaran kas dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dikategorikan untuk keperluan, biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya
pajak, biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset pereusahaan. Sedangkan transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
sebagian besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh Perusahaan pusat dengan
memberikan dropping kas dari kantor pusat sehingga dana perusahaan benar- benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.
Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan antara lain dengan menggunakan:
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
1. Cash tunai yaitu adanya kwitansi pembayaran
Cara yang dilakukan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales adm.
perusahaan. Dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales adm. membuat invoice. Sales adm. meneruskan faktur tersebut ke bagian
logistik dan barang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales adm. menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi
bersamaan dengan copy faktur. 2.
Cek cheque Dalam pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan
voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang. Kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir
perusahaan. 3.
Transfer Bank Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT Kahar Duta Sarana Cabang
Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang,
perusahaan hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
1. Dokumen sumber source document
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
2. Dokumen pendukung supporting document atau corroborating document
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman
mambuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya
pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya
barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya dokumen pendukung tersebut, faktur
penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.
Transaksi, dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat
dilihat sebagai berikut ini:
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
Transaksi Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung yang
Bersangkutan
Pengeluaran kas Bukti kas keluar Kuitansi
Cek Pembelian
Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian
Surat permintaan otorisasi investasi Surat permintaan otorisasi reparasi
Surat permintaan penawaran barang Surat order pembelian
Laporan penerimaan barang Surat perubahan order
Faktur dari pemasok
Penggajian dan pengupahan
Bukti kas keluar Daftar gaji
Rekap daftar gaji
Dalam Pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu:
1. Kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari
penerimaan cek pembayaran, 2.
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran terdiri dari dua yaitu: cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer
membuat cek atas unjuk. Pada pembelian PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang
digunakan yaitu: 1.
surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut,
2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan
mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,
3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya
reparasi yang merupakan pengeluaran modal, 4.
surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar, 5.
surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih,
6. laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu, 7.
surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya terlah diterbitkan,
8. faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan
harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok. Penggajian dan pengupahan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan
dokumen yang digunakan terdiri dari: 1.
daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untyuk seluruh karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau
daftar hadir,
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
2. rekap daftar gaji, disipakan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji.
Langkah-langkah dalam Prosedur Pengeluaran Kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yaitu dengan cara:
1. bagian kasa menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian
akuntansi, 2.
untuk pengeluaran diatas Rp 200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok,
3. voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi
meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, dan memberi paraf pada voucher kas kuning,
4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian
meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut yang berarti pengeluaran kas tersebut telah disetujui,
5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,
6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi
pusat. Menurut Chairul Marom 2002 langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu:
1. bagian Kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice
mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran, 2.
menyiapkan bukti bank keluar BBK dan cekgiro, kemudian disampaikan ke bagian Keuangan,
Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009.
3. bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan
dengan invoice, menandatangani cekgiro dan memberi paraf pada BBK, berkas dicap ”Lunas”,
4. mendistribusikan cekgiro dan berkas pembayaran,
5. bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka
menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke kartu utang,
6. mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu utang,
kemudian BBK dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir. Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang
berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan perosedur tersebut. Di dalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-cacatan,
dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas digunakan untuk mengolah dana kas. Dengan melaksanakan langkah-langkah dalam
prosedur pengeluaran kas akan terjamin bahwa pembayaran dilaksanakan tepat waktu, jumlahnya benar dan ditujukan kepada yang berhak. Selain itu,
pembukuan atas transaksi pengeluaran kas dilaksanakan dengan benar.
C. Pengendalian Intern Kas
