Digunakan untuk perbaikan sistem manajemen layanan kegiatan kemahasiswaan



4. Digunakan untuk perbaikan sistem manajemen layanan kegiatan kemahasiswaan

 Berdasarkan kesimpulan atas hasil survei kepuasan mahasiswa yang telah dilakukan, maka telah digunakan untuk perbaikan sistem manajemen layanan kegiatan kemahasiswaan, meliputi:  1 Kemudahan dalam proses menginput mata kuliah secara on line  a. Pada dasarnya permasalahan input acap kali disebabkan karena padatnya lalu-lintas pada sistem informasi, dikarenakan kapasitas server dan bandwidth jaringan teknologi informasi yang tersedia adalah terbatas.  Untuk mengatasi hal itu, maka pada saat tiba masa inputing mata kuliah, bandwidth diarahkan untuk diproritaskan digunakan untuk keperluan tersebut. 53 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi b. Pada saat input mata kuliah, kapasitas bandwidth akan dinaikkan. Saat ini kapasitas bandwidth = 235 mbps Clear Channel. Kapasitas bandwidth minimal untuk melayani mahasiswa sesuai dengan kebutuhan minimum bandwidth adalah 1 kbps per mahasiswa maka bandwidth yang disediakan saat ini bagi mahasiswa adalah 68 kbps per mahasiswa. c. Dilakukan penjadwalan input untuk masing-masing Prodi secara terjadwal. Jadwal tersebut diumumkan dengan spanduk dan TV Wall. Input juga dapat dilakukan melalui internet diluar kampus, di lab komputer atau di anjungan Fakultas. Bila terjadi permasalahan terkait dengan inputting, maka Fakultas akan membantu mahasiswa yang mengalami masalah, selanjutnya akan diinputkan oleh staf administrasi akademik. 54 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi 2 Kenyamanan toilet a. Sudah dilakukan perbaikan, termasuk penggantian keramik pada toilet , general cleaning pada semua toilet b. Kepala Biro Umum membuat jadwal kontrol dilaksanakan sebulan sekali oleh Kasubag Rumah Tangga untuk kebersihan, dan kasubag Pemeliharaan untuk kerusakan ringan: kran, lampu, kloset pecah. Pelaksanaan kontrol kebersihan dilakukan untuk lantai rektorat, kampus 55 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi c. Biro Umum membuka hotline untuk laporan kerusakan ringan, email: dan Telepon , serta tatap muka langsung. 3 Kecepatan staf tata usaha dalam menanggapi keluhan  Tindak lanjut dalam menanggapi keluhan ini antara lain: Ijazah bermasalah: Ijazah yang bermasalah akan ditarik, dibuat penggantinya. Sesuai standar, selesai dalam 3 hari. b. Ijazah hilang: diterbitkan surat keterangan pengganti ijazah.  Kepala BAAK akan melakukan klarifikasi dokumen yang diajukan oleh mahasiswa, diketahui oleh ketua Prodi dan Dekan. Setelah itu dilihat kelayakannya, selanjutnya direkomendasikan ke Rektor, untuk mendapatkan persetujuan. Pengurusan selesai dalam 3 hari. c. Pendaftaran Wisuda: pendaftaran wisuda dilakukan secara off line dan on line. Hal ini mengurangi banyak permasalahan antara lain keterlambatan mendaftar, cross check data kelulusan kategori prestasi. Data menjadi terintegrasi, sehingga lebih mudah diproses, dan dapat digunakan untuk data base alumni 56 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi f. Pelayanan bagi dosen: Surat Tugas Tri darma PT sudah dilakukan secara on line . Dengan demikian penugasan tertentu bisa diketahui langsung dan beban kerja dosen khususnya di bidang pengajaran per semester dapat diketahui dan dikelola secara terpusat. g. Penerimaan Mahasiswa Baru: Pendaftaran dilakukan secara on line , dan pelaksanaan tes secara tertulis. 57 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi d. Kartu mahasiswa menggunakan Polyvinyl Chloride PVC menggunakan barcode dan RFID, dan dicetak sendiri oleh BAAK, sehingga hanya membutuhkan waktu 2 menit dengan syarat mahasiswa telah upload photo diri pada laman https……………... e. Pelaporan kelulusan dari Program Studi telah dilakukan secara rutin menggunakan softcopy dan hardcopy , oleh karena itu penerbitan nomor Ijazah dan Surat Pernyataan Lulus dari Universitas dapat diproses secara lebih cepat.  Hal ini juga dilakukan untuk mencegah terjadinya pemalsuan dokumen kelulusan, sehingga pelaporan ke PDDIKTI menjadi lebih cepat tepat waktu. 58 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi  calon mahasiswa akan dapat digunakan hingga mereka menjadi mahasiswa, serta terintegrasi. 4. Kemudahan akses menyampaikan keluhan  Untuk memfasilitasi kemudahan penyampaian keluhan, tiap-tiap Fakultas menyediakan kotak saran. Mahasiswa juga dapat menyampaikan keluhannya melalui smssurat ke pimpinan Fakultas, disalurkan melalui BEM Universitas, BEM Fakultas, HMPS, atau disampaikan melalui dialogaudensi dengan Pimpinan Program Studi, Fakultas, bahkan Pimpinan Universitas. Adapun contoh-contoh keluhan mahasiswa antara lain:  Permasalahan gangguan input mata kuliah.  Permohonan dispensasi keterlambatan pembayaran SPP.  Peningkatan sarana laboratorium.  Penggabungan kelas dalam pelaksanaan kuliah oleh oknum dosen. 59 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi 5 Kecepatan pelayanan administrasi akademik  Dalam rangka meningkatkan kecepatan pelayanan administrasi akademik, khususnya yang berhubungan dengan sistem informasi, maka telah dilakukan:  Dilakukan peremajaan beberapa di antaranya diganti dengan yang baru secara bertahap terhadap server-server yang sudah lama.  Telah dilakukan perbaikan terhadap CBIS Computer Based Information System . 60 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi 61 6. Kejelasan staf tata usaha dapat memberikan informasi  Di tingkat Prodi, Fakultas, dan Universitas terdapat staf administrasi yang khusus ditugasi untuk menangani hal-hal berikut: transkrip, legalisir ijazah, nilai, input mata kuliah, peminjaman ruangan, penggunaan ruang seminar, tempat parkir, dan fasilitas lain, pendaftaran alumni, pengurusan Kartu Mahasiswa. Mahasiswa dapat menghubungi petugas-petugas tersebut, sehingga mereka dapat memperoleh informasi dengan mudah. Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi 7 Keramahan staf tata usaha dalam memberikan pelayanan  Staf administrasi yang kurang ramah dalam melayani mahasiswa, telah dilakukan teguran langsung, dirapatkan di tingkat Fakultas, dipanggil 62 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi  pimpinan, dan dilakukan pelatihan dan pembinaan oleh pimpinan. Upaya lain yang dilakukan adalah program pelatihan pelayanan prima. 8 Ketepatan pelayanan administrasi akademik  Guna meningkatkan pelayanan administrasi akademik, telah dilaksanakan standarisasi waktu pelayanan, sebagai berikut:  Legalisir ijazah selesai dalam 1 satu hari  Pembuatan transkrip selambat-lambatnya dalam 3 tiga hari  c. Penyampaian jadwal kuliah dan jadwal ujian secara tepat waktu, Pengumuman nilai ujian tepat waktu  d. Pelaksanaan kuliah sesuai jadwal yang telah ditentukan 63 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi 64 9 Kelengkapan sarana praktikum  Pengadaan peralatan laboratorium dilaksanakan secara bertahap berdasarkan ajuan dari masing-masing Prodi. Pelaksanaannya ada yang dipusatkan di BAUK. Kendala yang kadang-kadang dihadapi adalah dalam pengajuan sarana praktikum, harus mendapatkan persetujuan dari yayasan, yang dalam mekanismenya sering kali memakan waktu cukup lama. Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi  10 Kejelasan informasi akademik  Kejelasan informasi akademik dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:  Menggunakan spanduk  Melalui web site  SMS Gateway  Pemberitahuan melalui Organisasi Kemahasiswan  Dituangkan di dalam Buku Panduan Akademik  11. Kenyamanan ruang kuliah  PTS X melalui Biro Umum dan Fakultas telah melakukan peningkatan kenyamanan ruang kuliah. Pada saat ini di semua ruang kuliah telah terdapat AC, dan LCD projector , dan ruangan kuliah telah dilengkapi dengan seperangkat komputer dan fasilitas internet .  Guna menjaga kenyamanan ruang kuliah, Biro Umum telah membuat 65 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi  jadwal pemeriksaan AC, listrik, dan fasilitas lain, agar apabila terjadi kerusakan, dapat segera diperbaiki. Apabila terdapat kerusakan perabot ruang kuliah, Program Studi dapat melapor ke Fakultas, diteruskan ke Universitas untuk ditindak-lanjuti oleh Biro Umum.  Bila terjadi kerusakan berat, maka Fakultas dapat mengajukan perbaikan untuk program anggaran tahun berikutnya. 66 Workshop Strategi Meraih APT peringkat B, Oleh Dr. Taswan, SE, MSi

5. Mudah diakses oleh pemangku kepentingan