LKP : Rancang Bangun Aplikasi Filing System di Technical Services Pertamina Marketing Operation Region (MOR) V.

RANCANG BANGUN APLIKASI FILING SYSTEM DI

TECHNICAL SERVICES PERTAMINA MARKETING

OPERATION REGION (MOR) V

KERJA PRAKTIK

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

Antonia Ratna Hanjani 11410100011

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

vii

ABSTRAKSI ... iv

KATA PENGANTAR ... v

Daftar Isi ... vii

Daftar Tabel ... ix

Daftar Gambar ... x

Daftar Lampiran ... xiii

Bab I ... 1

Pendahuluan ... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 2

1.3. Batasan Masalah ... 2

1.4. Tujuan ... 2

1.5. Manfaat ... 2

1.6. Sistematika Penulisan ... 3

BAB II... 5

GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5

2.1 Visi dan Misi ... 5

2.2 Logo PT. Pertamina (persero) ... 5

2.3 Sejarah PT. Pertamina persero ... 7

2.4 Technical Services MOR V ... 9

2.3.2. Struktur Organisasi Technical Services MOR V ... 10

2.3.3. Satuan Pokok Technical Services Pertamina MOR V ... 10

Bab III ... 18

Landasan Teori ... 18

3.1. Pengarsipan ... 18

3.2. Konsep Dasar Sistem ... 20

viii

3.6. Data Flow Diagram (DFD) ... 28

3.7. Sistem Basis Data ... 31

Bab IV ... 34

Deskripsi Pekerjaan ... 34

4.1. Analisis Sistem ... 34

4.2. Perancangan Sistem ... 36

4.2.1 System Flow ... 36

A. Context Diagram ... 47

B. Himpunan Input Proses Output (HIPO) ... 48

C. DFD level 0 ... 50

4.2.3 Perancangan Database ... 57

A. Conceptual Data Model (CDM) ... 58

B. Physical Data Model (PDM) ... 59

4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 59

4.2.5 Desain Input atau Output ... 63

4.3. Implementasi Sistem ... 78

4.4. Melakukan Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem ... 79

Bab V ... 97

Penutup ... 97

5.1. Kesimpulan ... 97

5.2. Saran ... 97

Daftar Pustaka ... 98

Lampiran ... 99

1

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah

Technical Services (TS) Pertamina Marketing Operation Region (MOR) V

adalah sebuah fungsi yang ada pada PT. Pertamina (Persero) yang bergerak dalam bidang Budgeting, Engineering, Procurement, Construction, Quality Assurance (QA) /Quality Control (QC), dan Maintenance. Untuk mengakomodasi kegiatan tersebut, pihak TS diharuskan untuk membuat dan menyimpan dokumen. Dengan banyaknya dokumen yang masuk dan keluar, maka fungsi TS di PT. Pertamina (Persero) memiliki sebuah tanggung jawab untuk menjaga dan merawat seluruh dokumen yang ada.

Proses pengarsipan dokumen yang ada selama ini hanya sebatas pengarsipan dokumen yang belum teratur. Pencarian dokumen di rak ketika dibutuhkan oleh karyawan dapat memakan waktu sekitar 5 menit per dokumen karena di dalam ruang arsip terdapat sekitar 150 dokumen per rak. Di dalam fungsi TS ini juga belum terdapat pencacatan peminjaman dokumen secara teratur. Pengarsipan yang seperti itu mengakibatkan sulitnya melakukan pencarian dan pengelolaan dokumen. Sedangkan untuk mendukung kinerja fungsi TS, dibutuhkan pencarian dan pengelolaan dokumen secara cepat dan tepat.

Berdasarkan kondisi dan permasalahan di atas, maka disarankanlah sebuah solusi yaitu merancang dan membangun sebuah aplikasi yang dapat membantu proses pengarsipan dan pengelolaan dokumen. Data dokumen yang ada pada

aplikasi ini diharapkan mampu menjadi sarana untuk pengarsipan dan pengelolaan dokumen secara digital di masa mendatang.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengarsipan fungsi Technical

Services Marketing Operation Region (MOR) V.

1.3. Batasan Masalah

Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan aplikasi pengarsipan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

a. Aplikasi ini meliputi pengarsipan dokumen pengadaan barang dan jasa di fungsi Technical Services MOR V.

b. Aplikasi ini tidak menangani masalah keamanan data.

c. Aplikasi ini menangani data arsip periode tahun 2012-2014.

1.4. Tujuan

Tujuan pada kerja praktek ini adalah untuk membangun aplikasi pengarsipan pada fungsi Technical Services MOR V.

1.5. Manfaat

Diharapkan setelah proyek kerja praktek ini selesai, proses pengarsipan dokumen pada fungsi Technical Services MOR V dapat berjalan secara lebih cepat, efektif, efisien, dan terkontrol. Selain itu dengan adanya aplikasi ini, data

maupun informasi yang dihasilkan dapat mendukung pekerja untuk mencari dokumen yang telah diarsipkan.

1.6. Sistematika Penulisan

Di dalam penulisan laporan kerja praktek ini secara sistematika diatur dan disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab, adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir yaitu:

Bab I Pendahuluan

Berisi latar belakang masalah yang ada, rumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, manfaat, serta sistematika penulisan

Bab II Gambaran Umum Instansi

Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, struktur organisasi yang ada pada tempat kerja praktek.

Bab III Landasan Teori

Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi, seperti teori tentang pengarsipan, konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, system flow, Data Flow Diagram (DFD), dan sistem basis data.

Bab IV Deskripsi Pekerjaan

Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, perancangan sistem berupa system

flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, desain

interface aplikasi, implementasi sistem, dan pembahasan terhadap implementasi

sistem.

Bab V Penutup

Berisi kesimpulan dari pembahasan implementasi sistem yang dibuat sedangkan saran untuk perbaikan dan harapan-harapan untuk pengembangan sistem yang lebih baik.

5

GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 Visi dan Misi

Fungsi Technical Services Marketing Operation Region (MOR) V memiliki visi dan misi sebagai berikut:

2.1.1. Visi

Menjadi partner lini bisnis Direktorat Pemasaran & Niaga dengan kinerja ekselen.

2.1.2. Misi

Melayani lini bisnis di Direktorat Pemasaran dan Niaga PT. Pertamina (Persero) dalam bidang jasa keteknikan, untuk menciptakan nilai tambah pada perusahaan.

2.2 Logo PT. Pertamina (persero)

2.2.1 Sejarah Logo

Pertamina merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) besar di Indonesia. Pertamina punya logo baru yang menarik. Logo sederhana dengan syarat makna. Sebelum menggunakan logo yang sekarang pertamina menggunakan logo lama bergambar sepasang kuda laut mengapit bintang kuning. Tak ketinggalan ornamen pita khas logo klasik berwarna kuning yang bertuliskan pertamina. Logo ini telah ada sejak tahun 1961 dan menjadi corporate logo dari Pertamina. Pada tahun 2006 logo lama ini diubah. Logo awal diganti dengan logo

baru, tiga buah bentuk kubisme membentuk huruf P. Dalam pembuatan logo baru itu Pertamina mengeluarkan US$ 225.000 untuk 30 aplikasi. Mulai desain logo kantor pusat, surat, map, kartu nama, stasiun pengisian bahan bakar, hingga truk pengangkut bensin.

Logo dibuat oleh Landor, perusahaan bertempat di San Francisco, Amerika. Landor sudah berpengalaman 60 tahun lebih. Perusahaan ini juga mengubah beberapa logo perusahaan dalam negeri, seperti BNI dan Indosat. Harga logo baru pertamina ini mencapai 350.000 US$ atau sekitar 3,5 miliayar rupiah. Berikut ini file logo pertamina lama dan baru yang bisa di dowload berikut makna dari logo pertamina tersebut.

Gambar 2.1. Logo Pertamina lama (sumber:

http://ariefabian.blogspot.com/2011/09/sejarah-penting-dalam-evolusi-logo.html)

A. bintang berwarna kuning : menggambarkan kekuatan guna mencapai

tujuan nasional

B. kuda laut : melambangkan fosil yang mempunyai nilai ekonomis yang tingggi

2.2.2 Arti Logo

Gambar 2.2. Logo Pertamina Saat ini (Sumber: http://artilambang.blogspot.com/2014/02/arti-logo-pertamina.html)

Elemen logo membentuk huruf “P” yang secara keseluruhan merupakan

A. representasi bentuk panah : menggambarkan Pertamina yang bergerak

maju dan progresif

B. warna-warna mencolok : menunjukkan langkah besar yang diambil Pertamina dan aspirasi perusahaan akan masa depan yang lebih positif dan dinamis

C. warna merah : mencerminkan Keuletan dan ketegasan serta keberanian

dalam meghadapi berbagai macam kesulitan.

D. warna hijau : mencerminkan sumber daya energy yang berwawasan lingkungan

E. warna biru : mencerminkan andal, dapat dipercaya, dan bertanggung jawab

2.3 Sejarah PT. Pertamina persero

Pada 1950-an, ketika penyelenggaraan negara mulai berjalan normal seusai perang mempertahankan kemerdekaan, Pemerintah Republik Indonesia

mulai menginventarisasi sumber-sumber pendapatan negara, di antaranya dari minyak dan gas. Namun saat itu, pengelolaan ladang-ladang minyak peninggalan Belanda terlihat tidak terkendali dan penuh dengan sengketa.

Pada tahun 1960, PT PERMINA direstrukturisasi menjadi PN PERMINA sebagai tindak lanjut dari kebijakan Pemerintah, bahwa pihak yang berhak melakukan eksplorasi minyak dan gas di Indonesia adalah negara.

Melalui satu Peraturan Pemerintah yang dikeluarkan Presiden pada 20 Agustus 1968, PN PERMINA yang bergerak di bidang produksi digabung dengan PN PERTAMIN yang bergerak di bidang pemasaran guna menyatukan tenaga, modal dan sumber daya yang kala itu sangat terbatas. Perusahaan gabungan tersebut dinamakan PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional (Pertamina).

Untuk memperkokoh perusahaan yang masih muda ini, Pemerintah menerbitkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971, dimana di dalamnya mengatur peran Pertamina sebagai satu-satunya perusahaan milik negara yang ditugaskan melaksanakan pengusahaan migas mulai dari mengelola dan menghasilkan migas dari ladang-ladang minyak di seluruh wilayah Indonesia, mengolahnya menjadi berbagai produk dan menyediakan serta melayani kebutuhan bahan bakar minyak & gas di seluruh Indonesia.

Seiring dengan waktu, menghadapi dinamika perubahan di industri minyak dan gas nasional maupun global, Pemerintah menerapkan Undang-Undang No. 22/2001. Paska penerapan tersebut, Pertamina memiliki kedudukan yang sama dengan perusahaan minyak lainnya. Penyelenggaraan kegiatan bisnis Public

usaha yang wajar, sehat, dan transparan dengan penetapan harga sesuai yang berlaku di pasar.

Pada 17 September 2003 Pertamina berubah bentuk menjadi PT Pertamina (Persero) berdasarkan PP No. 31/2003. Undang-Undang tersebut antara lain juga mengharuskan pemisahan antara kegiatan usaha migas di sisi hilir dan hulu.

Pada 10 Desember 2005, sebagai bagian dari upaya menghadapi persaingan bisnis, PT Pertamina mengubah logo dari lambang kuda laut menjadi anak panah dengan tiga warna dasar hijau-biru-merah. Logo tersebut menunjukkan unsur kedinamisan serta mengisyaratkan wawasan lingkungan yang diterapkan dalam aktivitas usaha Perseroan.

Selanjutnya pada 20 Juli 2006, PT Pertamina mencanangkan program transformasi perusahaan dengan 2 tema besar yakni fundamental dan bisnis. Untuk lebih memantapkan program transformasi itu, pada 10 Desember 2007 PT

Pertamina mengubah visi perusahaan yaitu, “Menjadi Perusahaan Minyak

Nasional Kelas Dunia”. Menyikapi perkembangan global yang berlaku, Pertamina

mengupayakan perluasan bidang usaha dari minyak dan gas menuju ke arah pengembangan energi baru dan terbarukan, berlandaskan hal tersebut di tahun

2011 Pertamina menetapkan visi baru perusahaannya yaitu, “Menjadi Perusahaan

Energi Nasional Kelas Dunia”.

2.4 Technical Services MOR V

2.3.1. Sekilas tentang Fungsi Technical Services MOR V

Technical Services MOR V merupakan fungsi yang bergerak dalam bidang

serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek Health,

Safety and Environment (HSE) di Marketing & Trading Directorate. Tujuan

fungsi ini adalah untuk melayani jasa engineering, procurement, inspection,

reliability & construction secara efektif dan efisien.

2.3.2. Struktur Organisasi Technical Services MOR V

Gambar 23. Struktur Organisasi Fungsi TS Pertamina MOR V. (Sumber: arsip fungsi TS)

2.3.3. Satuan Pokok Technical Services Pertamina MOR V

A. Manager Technical Services (TS) Region V

Mengelola kegiatan fungsi Technical Services diseluruh wilayah operasi Direktorat Marketing & Trading Region V yang meliputi kegiatan budgeting,

pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE. Adapun fungsi utama dari Manager Technical Services Region V yaitu:

1. Menetapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi

Technical Services Region V

2. Mengelola seluruh usulan Analisis Bisnis Investasi (ABI) dari lini bisnis dan

fungsi penunjang di wilayah Operasi Direktorat Marketing & Trading Region

V untuk kemudian diusulkan ke General Manager (GM) Marketing Operation

Region V dan selanjutnya ke Vice President (VP) Technical Services.

3. Menetapkan target kinerja untuk senior supervisor yang ada di bawah

Technical Services Region V.

4. Menetapkan keputusan engineering, procurement, construction, QA/QC dan

maintenance untuk seluruh kegiatan Technical Services Region V.

5. Menyetujui / mengusulkan engineering package dan owner estimate sesuai dengan otorisasi.

6. Melaksanakan pengendalian dan pelaporan realisasi ABI dan Analisis Bisnis

Operasional (ABO) di lingkungan fungsi Technical Services Region V.

7. Melaksanakan pengelolaan sarfas dan melaporkan secara periodik.

8. Memastikan pengadaan barang dan jasa berjalan sesuai ketentuan dan

kebijakan Perusahaan.

9. Memastikan kegiatan perencanaan, procurement, konstruksi, dan serah terima

project terkoordinasi secara internal maupun eksternal, memenuhi target

biaya, waktu, dan mutu yang ditetapkan serta memperhatikan aspek pengelolaan resiko proyek dan HSE.

10. Memastikan kegiatan QA/QC berjalan sesuai dengan code & standard, Peraturan Pemerintah, ketentuan Perusahaan.

11. Mengusulkan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di Technical

Services Region V.

12. Membuat keputusan untuk perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan

pemeliharaan lini bisnis dan fungsi di wilayah Technical Services Region V.

13. Mengelola penyelesaian temuan auditor internal dan eksternal, berkoordinasi

dengan Business Support Area.

14. Mengelola pelaksanaan evaluasi vendor barang dan jasa secara periodik di

Technical Services Region V.

15. Mengelola pembinaan SDM yang menjadi tanggung jawab Technical

Services Region V.

B. Asisten Manager Engineering

Melaksanakan kegiatan Engineering di wilayah operasi Region V, meliputi kegiatan budgeting, engineering, dan pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan semua lini bisnis dan fungsi penunjang dengan tetap memenuhi aspek HSE. Tugas Asisten Manager Engineering yaitu:

1. Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi

Engineering TS Region V.

2. Menyiapkan seluruh usulan ABI dari lini bisnis dan fungsi penunjang di wilayah operasi Region I untuk kemudian diusulkan ke Region V.

3. Menetapkan target kinerja (SMK) untuk asisten yang ada di bawah

4. Mengevaluasi Gambar Kerja, Spesifikasi Teknis, Spesifikasi Material dan

Owner Estimate (OE) proyek ABI di Region V.

5. Mengevaluasi usulan Gambar Kerja, Spesifikasi Teknis, Spesifikasi Material

dan Owner Estimate (OE) proyek ABO dari user (lini bisnis dan fungsi penunjang) di Region V.

6. Mengatur keikutsertaan perwakilan engineering dalam proses pelelangan proyek di Region V sebagai unsur ahli.

7. Melaksanakan kegiatan perencanaan proyek yang terkoordinasi secara

internal maupun eksternal untuk memenuhi target biaya, waktu, dan mutu yang ditetapkan serta memperhatikan aspek pengelolaan resiko proyek dan HSE.

8. Mengevaluasi keekonomian proyek untuk investasi non business development

di Region V.

9. Mengevaluasi dan mengusulkan solusi engineering kepada Region V dalam menghadapi kendala-kendala teknis pelaksanaan dilapangan di Region V. 10. Mengevaluasi pengelolaan data harga satuan material, jasa dan konsultansi di

Region V.

11. Mengevaluasi usulan Sistem Tata Kerja yang diberlakukan di fungsi

Engineering – TS Region V.

12. Menyiapkan tanggapan untuk penyelesaian temuan auditor internal dan eksternal yang terkait dengan kegiatan engineering di TS Region V.

13. Mengelola pembinaan SDM yang menjadi tanggung jawab sub-fungsi

C. Asisten Manager Reliability & Construction

Melaksanakan kegiatan Reliability & Construction Region V di wilayah Operasi Region V, meliputi kegiatan construction, QA/QC, dan maintenance serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE. Tugas Asisten Manager Reliability and Construction yaitu:

1. Mengevaluasi usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi

Reliability & Construction Region V.

2. Mengusulkan ABI untuk kebutuhan fungsi Reliability & Construction Region V.

3. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil inspeksi dalam pengusulan ABI.

4. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil inspeksi dalam pengusulan ABO.

5. Mengevaluasi program dan pelaporan maintenance di area Region V.

6. Mengevaluasi laporan updating data kondisi sarfas operasi untuk area Region V.

7. Melaksanakan pengelolaan konstruksi dan QA/QC proyek.

8. Mengelola kegiatan inspeksi sarana dan fasiltas utama.

9. Menetapkan target kinerja untuk asisten yang ada di bawah Reliability &

Construction Region V.

10. Melaksanakan pengendalian realisasi ABO di lingkungan fungsi Reliability &

Construction Region V.

11. Mengelola kehandalan sarfas operasi lini bisnis dan fungsi penunjang di area

12. Mengusulkan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di fungsi

Reliability & Construction Region V.

13. Mengevaluasi tanggapan untuk auditor internal dan eksternal yang terkait dengan fungsi Reliability & Construction Region V.

14. Mengevaluasi kinerja vendor barang dan jasa secara periodik di Region V.

15. Mengevaluasi prosedur konstruksi, QA/QC, tahapan konstruksi pada kegiatan

proyek di Region V.

D. Asisten Manager Budgeting, Procurement, & Administration

Melaksanakan kegiatan fungsi Procurement & Budgeting di area Region V, yang meliputi kegiatan budgeting, procurement, dan administrasi keteknikan serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE. Adapun tugas dari Asisten Manager Budgeting, Procurement, & Administration adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi

Procurement & Budgeting TS Region V.

2. Mengkoordinir proses pengadaan barang dan jasa di area Region V.

3. Menetapkan target kinerja (SMK) untuk asisten yang ada di bawah

Procurement & Budgeting TS Region V.

4. Menyiapkan program dan rencana kerja kegiatan budgeting, procurement dan adminsitrasi keteknikan di Technical Services Region V.

5. Melaksanakan pengendalian Realisasi ABI dan ABO fungsi TS Region V.

6. Memastikan kegiatan budgeting, procurement dan administrasi teknik di area

biaya, waktu, dan mutu yang ditetapkan serta memperhatikan aspek pengelolaan resiko proyek dan HSE.

7. Mengulas dokumen pengadaan untuk kegiatan procurement di area Region V.

8. Melaksanakan kegiatan penyusunan dan pembuatan kontrak pada pekerjaan Investasi dan pekerjaan operasional dengan pihak-pihak yang berkompeten dalam mendukung pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.

9. Meneliti spesifikasi material untuk pengadaan barang sesuai dengan PO yang

ditetapkan.

10. Mengevaluasi usulan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di fungsi TS Region V.

11. Mengelola penyelesaian temuan auditor internal dan eksternal berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa.

12. Mengelola pelaksanaan evaluasi vendor barang dan jasa secara periodik di TS

Region V.

13. Mengelola pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menjadi tanggung

jawab sub-fungsi Procurement & Budgeting

E. Senior Supervisor Domestic Gas Maintenance

Merencanakan, mengorganisir, mengontrol dan mengevaluasi kegiatan

Budgeting, Procurement & Administrasi, Proyek, QA/QC dan Pemeliharaan

sarfas Terminal/Depot Liquefied Petroleum Gas (LPG) di area kerja Domestic

Gas wilayah operasi Region V, serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi

kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi lini bisnis Fungsi Domestic Gas yang memenuhi aspek HSE. Tugas Senior Supervisor Domestic Gas

1. Merencanakan kegiatan Program pemeliharaan dan program tindak lanjut

timeframe kehandalan serta ABO pemeliharaan dan tindak lanjut timeframe

kehandalan.

2. Mengorganisir ketersediaan anggaran, tata waktu, material, QA/QC dan HSE untuk kegiatan pemeliharaan dan pengawasan proyek.

3. Mengontrol realisasi/implementasi pengawasan proyek, program pemeliharaan,

anggaran, tata waktu, material, QA/QC serta HSE.

4. Mengevaluasi implementasi pengawasan proyek, program pemeliharaan sarfas,

18

Landasan Teori

Dalam membangun aplikasi ini, terdapat teori-teori ilmu terkait yang digunakan untuk membantu penelitian serta menyelesaikan permasalahan yang ada berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. Tujuannya adalah agar aplikasi ini memiliki kajian pustaka yang dapat dipertanggungjawabkan

3.1.Pengarsipan

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.1.1. Bentuk Corak Arsip

Asichin (2010) menyebutkan bahwa bentuk corak arsip sebagai berikut:

A.Arsip Tekstual: paper, based records, conventional records, human readable

records, eye readable records,hard copy.

B.Arsip Audio Visual: Gambar statik, citra bergerak, rekaman suara. C.Arsip kartografik dan kearsitekturan

D.Arsip bentuk mikro E.Arsip elektronik

3.1.2. Pengertian arsip dinamis

Asichin (2010) menyebutkan bahwa arsip dinamis adalah bagaimana mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.

3.1.3. Keuntungan Pengarsipan

Firdaus (2010) menyebutkan bahwa keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen kearsipan bagi Organisasi adalah:

A. Pengambilan informasi menjadi lebih cepat

B. Catatan hilang atau salah jarang terjadi

C. Kepatuhan dengan persyaratan retensi hukum

D. Pengurangan belanja peralatan dan perlengkapan

E. Kontrol atas penciptaan catatan baru F. Perlindungan catatan penting

3.1.4. Penyimpanan Arsip

Firdaus (2010) menyebutkan bahwa dalam penyimpanan arsip, terdapat enam sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam pengelolaan arsip :

A.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor

B.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad

C.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad nomor

D.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah

E.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan lokasi/wilayah

F. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, baik tanggal terima arsip atau tanggal dibuatnya arsip tersebut.

Firdaus (2010) menyebutkan bahwa sejalan dengan perkembangan TI, telah banyak software yang berkaitan dengan pengelolaan arsip (tata arsip) secara elektronik. Dalam Departemen TI terdapat bagian-bagian untuk pengelolaan data-data atau file-file yang ada dalam organisasi dengan menggunakan TI (software komputer yang berkaitan dengan database) supaya data yang ada dapat digunakan secara optimal. Bagian departemen TI yang berkaitan dengan tata arsip :

A.Administrasi Database/Database Administrator (DBA) : Bertanggung jawab

atas perancangan, disain, manajemen dan penyelenggaraan database demi memenuhi kehendak pengguna.

B.Programmer dan Sistem Analis: Bertanggung jawab atas mendesain dan

memprogram suatu sistem berkaitan dengan akses pengguna terhadap

database.

3.2. Konsep Dasar Sistem

Kendall (2013) menyebutkan bahwa sistem adalah serangkaian subsistem yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya.

Berdasarkan pendapat yang telah di kemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu. 3.2.1.Elemen Sistem

Kendall (2013) menyebutkan bahwa ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian

dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :

A. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

B. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).

C. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna.

D. Keluaran.

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

E. Batas

Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang

lingkup, atau kemampuan sistem. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.

F. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

G. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

3.2.2.Karakteristik Sistem

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

A.Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau

subsistem-subsistem.

B.Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).

C.Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).

D.Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).

3.3. Konsep Dasar Informasi

Raymond Mcleod (2006) menyebutkan bahwa definisi dari informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

3.3.1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai.

3.3.2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan pemakai

3.3.3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan, maksudnya adalah:

3.3.1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

3.3.2. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

3.3.3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda

Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Umur informasi, kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai atau arti bagi penggunanya. Ada condition information (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

3.4. Konsep Dasar Sistem Informasi

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Termasuk juga metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar

3.4.2. Blok Model

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.4.3. Blok Keluaran

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

3.4.4. Blok Teknologi

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa teknologi merupakan alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima

input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan.

3.4.5. Blok Basis Data

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

3.4.6. Blok Kendali

Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

3.5. System Flow

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa system flowchart dapat

didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

Gambar 2.2. System Flowchart (Sumber: http://sdd-hsc-online.wikispaces.com/Modelling+Tools+-+System+Flowcharts)

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau komputer

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan

3. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer

4. Simbol database

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer

5. Simbol penghubung di dalam halaman

Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama

6. Simbol penghubung di lain halaman

Menunjukkan penghubung ke beda halaman

7. Simbol display

Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan

8. Simbol input manual

Proses input data dari user

3.6. Data Flow Diagram (DFD)

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari

data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.

3.6.1. Simbol yang digunakan dalam membuat DFD

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa simbol-simbol yang digunakan di dalam membuat suatu DFD yaitu:

A. Kesatuan Luar

Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

B. Arus Data

Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol panah.

C. Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

D. Simpan data

1. Suatu file atau database di sistem komputer 2. Suatu arsip atau catatan manual

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang

4. Suatu tabel acuan manual

5. Suatu agenda atau buku

3.6.2. Level DFD

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa level yang ada di dalam suatu DFD yaitu:

A. Diagram Konteks

Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

B. Diagram Nol (diagram level-1)

Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

C. Diagram Rinci

Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

3.6.3. Fungsi DFD

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa fungsi dari Data Flow Diagram (DFD) dianataranya yaitu:

A. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

B. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

C. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

3.7. Sistem Basis Data

3.7.1. Konsep Dasar Basis Data

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di

perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

A. Jenis File Basis Data

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa jenis file basis data sebagai berikut:

1. File Master

File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).

2. File Transaksi

File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap transaksi.

3. File Tabel

File tabel merupakan file permanen yang memuat data referensi yang diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk membuat suatu output.

4. File Laporan

File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output yang belum dicetak.

B. Fase Merancang Basis Data

Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa fase merancang basis data diuraikan sebagai berikut:

1. Mengumpulkan dan Menganalisis

b. Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan data

c. Daftar pertanyaan dan wawancara.

2. Merancang Basis Data secara Konseptual

Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database Management System).

3. Memilih Database Management System (DBMS)

Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya : faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik : keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan dan jalur akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.

Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan penjual.

4. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data)

5. Merancang Basis Data secara Fisik

Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file basis data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.

6. Implementasi Basis Data

Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program dengan perintah embedded DML (Data Manipulation Language).

Waliyanto (2000) menyebutkan bahwa sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship

Model. Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu

34

Deskripsi Pekerjaan

Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi yang dilakukan pada fungsi TS Pertamina MOR V, didapat sebuah permasalahan yaitu lambatnya proses pengarsipan dokumen (filing system) serta peminjaman dan pengembalian dokumen. Proses tersebut masih dilakukan secara manual dan belum adanya proses rekap data terhadap data dokumen serta data peminjaman dokumen. Proses tersebut dapat mengakibatkan lambatnya proses pengarsipan dokumen yang ada pada fungsi TS Pertamina MOR V. Dalam proses penyelesaian masalah yang ada pada fungsi TS Pertamina MOR V dibutuhkan beberapa langkah sebagai berikut:

1. Menganalisis sistem

2. Mendesain sistem

3. Mengimplementasikan sistem

4. Melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem

Langkah-langkah di atas dilakukan untuk dapat menemukan solusi terhadap permasalahan yang ada pada fungsi TS Pertamina MOR V. Penjabaran dari langkah-langkah diatas adalah sebagai berikut.

4.1. Analisis Sistem

Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada di dalam TS MOR V khususnya mengenai proses pengarsipan dokumen, proses peminjaman dokumen, dan proses pengembalian dokumen. Untuk dapat membuat

sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini.

Proses pengarsipan dokumen di dalam TS MOR V diawali dengan memasukkan dokumen ke dalam rak di ruang arsip. Dokumen yang baru masuk akan dikelompokkan menjadi 3 jenis yaitu pengadaan barang (investasi), pengadaan barang (operasional), dan pengadaan jasa. Di dalam ruang arsip terdapat 5 rak. Rak 1 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang (investasi), rak 2 dan 3 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang (operasional), rak 4 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan jasa, dan rak 5 berisi dokumen yang berusia lebih dari 3 tahun.

Proses peminjaman dokumen di dalam TS MOR V diawali dengan menanyakan dokumen yang dimaksud ke sekretaris. Sekretaris akan mengambilkan dokumen yang dimaksud oleh karyawan ke dalam ruang arsip. Setelah dokumen yang dimaksud tersebut diambil oleh sekretaris, sekretaris akan menyerahkan dokumen tersebut kepada karyawan dengan syarat menyerahkan fotokopi kartu tanda pengenal.

Proses pengembalian dokumen pada TS MOR V diawali dengan penyerahan dokumen oleh karyawan kepada sekretaris. Setelah itu sekretaris akan mengembalikannya ke dalam ruang arsip dan melihat jenis dari dokumen yang dikembalikan untuk diletakkan ke dalam rak sesuai jenis dari dokumen yang dikembalikan tersebut.

4.2. Perancangan Sistem

Setelah melakukan analisis sistem dengan melakukan observasi pada fungsi TS MOR V, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Di dalam tahap perancangan sistem dijelaskan sistem baru terkait proses filing system pada fungsi TS Pertamina MOR V. Dalam melakukan perancangan sistem tersebut ada beberapa langkah yang harus dilalui terlebih dahulu, yaitu melakukan desain sistem secara terstruktur dengan cara menyusun:

1. System Flow

2. Context Diagram

3. Himpunan Input Proses Output (HIPO)

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram (ERD)

6. Struktur basis data dan tabel

7. Desain Input Output

4.2.1 System Flow

System Flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh

dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di dalam sebuah sistem.

A. System Flow Login Login Sistem Administrator/Pengguna Ph as e Mulai User ID dan

Password

Mengecek hak akses Karyawan

Sesuai? Menampilkan pesan

user ID dan Password tidak

sesuai User id dan

password tidak sesuai

Mengecek hak akses berdasarkan jabatan Administrator? Pengguna? selesai T Y T T 1 2 Y Y

Gambar 4.1. Sysflow Login

Objective : untuk masuk ke dalam aplikasi pengarsipan

Input : user ID dan password karyawan

Proses : mengecek hak akses karyawan masuk ke aplikasi

pengarsipan

Output : form sesuai hak akses karyawan

B. System Flow Mengelola Data Master

1. Mengubah Password Karyawan

Mengubah Password Karyawan

Administrator/Pengguna Sistem P h a s e 1 2

Klik menu ubah password karyawan Menampilkan form ubah password karyawan Form ubah password karyawan Password lama, password baru Mencocokkan dengan password

lama pada tabel karyawan Karyawan Cocok? Menampilkan pesan password tidak cocok Password tidak cocok Menyimpan

password baru Karyawan

Menampilkan pesan ubah password sukses Ubah password sukses! selesai T Y

Objective : untuk mengubah password karyawan

Input : password karyawan lama dan password baru

Proses : mengubah password karyawan menjadi baru

Output : password karyawan berubah

Actor : Administrator atau Pengguna

Asumsi dan Constraint : password baru berlaku sampai karyawan mengubah password lagi

2. Menambah Data Master Rak

Menambah data master rak

Sistem Administrator Ph as e 1 Klik menu master

rak

Menampilkan form master rak

Form master rak Kelengkapan data rak Periksa kelengkapan data Lengkap? Menampilkan pesan

field belum lengkap! Field belum

lengkap!

Menyimpan data rak rak Menampilkan pesan penyimpanan berhasil Penyimpanan berhasil selesai T Y

Objective : untuk menambah data pada tabel rak

Input : kelengkapan data rak

Proses : menyimpan data rak baru pada tabel rak

Output : data pada tabel rak bertambah

Actor : Administrator

3. Mengubah Data Master Rak

Mengubah data master rak

Sistem Administrator Ph as e 1

Klik menu master rak

Menampilkan form master rak

Form master rak

Klik data yang akan diubah pada data

grid view

Menampilkan data yang akan diubah pada form ubah

data rak

Lengkap? Menampilkan pesan

field belum lengkap! Field belum

lengkap!

Mengubah data rak rak

Menampilkan pesan pengubahan data berhasil Pengubahan berhasil selesai T Y rak

Data yang akan diubah di form ubah data rak

Kelengkapan data rak

Mengecek kelengkapan field

Objective : untuk mengubah data pada tabel rak

Input : data rak yang ada di dalam tabel rak

Proses : mengubah data rak pada tabel

Output : data pada tabel rak berubah

Actor : Administrator

4. Menambah Data Master Dokumen

Menambah data master dokumen

Sistem Administrator Ph as e 1

Klik menu master dokumen

Menampilkan form maste r dokumen

Form master dokume n Kelengkapan data dokumen Periksa kelengkapan data Lengkap? Menampilkan pesan

field belum lengkap! Field belum

lengkap!

Menyimpa n data

dokumen dokumen Menampilkan pesan penyimpanan berhas il Penyimpanan berhas il selesa i T Mengurangi kuota rak Rak Y

Gambar 4.5. Sysflow Menambah Data Dokumen

Objective : untuk menambah data pada tabel dokumen

Input : kelengkapan data dokumen

Proses : menyimpan data dokumen baru pada tabel

Output : data pada tabel dokumen bertambah

5. Mengubah Data Master Dokumen

Mengubah data master dokumen

Sistem Administrator Ph as e 1

Klik menu Ubah master dokumen Menampilkan form Ubah master dokumen Form master dokumen

Klik data yang akan diubah pada data

grid view

Menampilkan data yang akan diubah

pada form ubah data rak

Lengkap? Menampilkan pesan

field belum lengkap! Field belum lengkap! Mengubah data dokumen dokumen Menampilkan pesan pengubahan data berhasil Pengubahan berhasil selesai T dokumen

Data yang akan diubah di form ubah data rak

Kelengkapan data dokumen

Mengecek kelengkapan field Pencarian dokumen Menampilkan field

dokumen berdasarkan

pencarian Data dokumen

Usia >=3?

Ubah status rak = arsip

Update kuota rak

dengan nama arsip rak Y

Y

T

Objective : untuk mengubah data pada tabel dokumen

Input : data dokumen yang akan diubah

Proses : mengubah data dokumen pada tabel

Output : data pada tabel dokumen berubah

Actor : Administrator

C. System Flow Mencatat Transaksi Peminjaman

1. Mencatat transaksi peminjaman

Transaksi Peminjaman Sistem Pengguna Ph as e 2 Pilih menu Peminjaman

Tampilkan f orm peminjaman dokumen Nama dokumen Klik cari Tampilkan nama dokumen yang dicari pada tabel

dokumen

Nama dokumen Form Peminjaman

dokumen

Klik nama dokumen yang dimaksud pada

tabel

Tampilkan nama dokumen pada tabel peminja man

Nama dokumen pada ta bel peminjaman

Sudah seles ai?

Pilih Nama peminjam

Tampilkan data peminjam pada field

tersedia

karyawan

Data peminjam

Klik simpa n

Uba h status pinja m

pada dokumen dokumen

Simpa n data

peminjaman peminjaman Deta il peminjaman Tampilkan pesan peminjaman berhas il Peminjaman berhas il Selesai Y T

Objective : untuk mencatat transaksi peminjaman dokumen

Input : data dokumen yang dipinjam dan data karyawan

yang meminjam

Proses : menyimpan transaksi peminjaman ke dalam tabel

Output : transaksi peminjaman berhasil dilakukan

Actor : Pengguna

Asumsi dan Constraint : Keterlambatan tidak diperhitungkan

2. Mencatat transaksi pengembalian

Transaksi Pengembalian Pengguna Sistem Ph as e 2 Pilih menu pengembalian

Tampilkan f orm pengembalian

Form pengembalian

dokumen

Pilih id pinjam

Tampilkan detail peminjaman peminjaman Hitung keterlamba tan Tamppilkan keterlamba tan

padaa field Field

keterlamba tan Deta il peminjaman

Tampilkan dokumen yang dipinjam pada

field

Pilih dokumen yang akan dikemba likan

Klik simpa n

Uba h status pinja m

dokumen dokumen Tampilkan pesan pengembalian berhas il Pengembalian berhas il selesa i Deta il peminjaman

Objective : untuk mencatat transaksi pengembalian dokumen

Input : data dokumen yang dikembalikan

Proses : perubahan status dokumen menjadi ‘Ada’

Output : transaksi pengembalian berhasil dilakukan

Actor : Pengguna

D. System Flow Membuat Laporan

1. System Flow membuat laporan Transaksi Peminjaman

Membuat laporan transaksi peminjaman

Pengguna Sistem P h a s e 2

Klik menu laporan transaksi peminjaman Menampilkan form parameter tanggal laporan transaksi peminjaman Form parameter laporan transaksi peminjaman Parameter tanggal Memproses laporan laporan transaksi peminjaman berdasarkan parameter tanggal peminjaman Menampilkan laporan transaksi berdasarkan parameter tanggal Laporan transaksi peminjaman Selesai

Objective : untuk membuat laporan transaksi peminjaman

Input : parameter tanggal

Proses : pembuatan laporan transaksi peminjaman berdasarkan

parameter tanggal

Output : laporan transaksi peminjaman

Actor : Pengguna

2. System Flow membuat laporan dokumen belum kembali

Membuat laporan dokumen belum kembali

Pengguna Sistem P h as e 2

Klik menu laporan dokumen belum kembali Menampilkan form parameter laporan dokumen belum kembali Form parameter laporan dokumen belum kembali Parameter tanggal Memproses laporan laporan dokumen belum kembali berdasarkan parameter tanggal peminjaman Menampilkan laporan dokumen belum kembali berdasarkan parameter tanggal Laporan dokumen belum kembali Selesai

Objective : untuk membuat laporan dokumen yang belum

dikembalikan

Input : parameter tanggal

Proses : pembuatan laporan dokumen belum kembali berdasarkan

parameter tanggal

Output : laporan dokumen belum kembali

Actor : Pengguna

4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

DFD yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

A. Context Diagram

Context Diagram pada aplikasi filing system ini terdiri atas 2 external entity

yaitu administrator dan pengguna. External entity tersebut memberikan suatu informasi kepada sistem yang terlihat pada gambar 4.11.

informasi ubah dokumen informasi dokumen

mengubah data dokumen

menambah data dokumen

informasi log in admin

user id dan password admin

informasi ubah data rak informasi data rak

mengubah data rak

menambah data rak

informasi log in peng g una

user id dan password peng g una

informasi laporan informasi transaksi pengembalian informasi transaksi peminjaman

membuat laporan

melakukan transaksi pengembalian melakukan transaksi peminjaman informasi ubah data peng g una

informasi data peng g una

ubah password karyawan

mengubah data pengg una validasi data peng g una

0

peng arsipan

+

administrator

peng guna

Gambar 4.11. Context Diagram Aplikasi Pengarsipan

B. Himpunan Input Proses Output (HIPO)

HIPO merupakan suatu bagan yang di dalamnya menjelaskan suatu aliran sistem dan struktu menu yang digunakan dalam suatu sistem. Dengan bagan HIPO dapat memberikan kemudahan dalam memahami fungsi-fungsi yang ada pada sistem. Dalam perancangan diagram jenjang aplikasi filing system ini terdiri dari 3 level dalam hierarki diagram yaitu:

1. Top Level

Top Level merupakan level atau herarki utama tentang sistem yang

2. Level Kedua

Level Kedua merupakan subproses dari Top Level sebelumnya meliputi mengecek hak akses, mengelola data master, mencatat transaksi, dan membuat laporan.

3. Level Ketiga

Level Ketiga merupakan subproses dari level kedua yang menjelaskan level kedua secara lebih rinci.

4. Level Keempat

Level Keempat merupakan subproses dari level ketiga yang menjelaskan level ketiga secara lebih rinci.

Untuk lebih jelas penjabaran dari HIPO aplikasi Filing System dapat dilihat pada gambar 4.12.

0

Aplikasi Filing System TS MOR V

1

Mengecek Hak akses

2 Mengelola data master 3 Mencatat Transaksi 4 Membuat Laporan 1.1 Mengecek hak akses

pengguna

1.2 Menampilkan form

sesuai hak akses 2.1 Mengelola data master pengguna 2.2 Mengelola data master rak 2.3 Mengelola data master dokumen 2.1.1 Validasi data master

pengguna 2.1.2 Mengubah data master pengguna 2.2.1 Menambah data master rak 2.2.2 Mengubah data master rak 2.3.1 Menambah data master dokumen 2.3.2 Mengubah data master dokumen 3.1 Mencatat Transaksi peminjaman 3.2 Mencatat Transaksi pengembalian 4.1 Mencatat parameter 4.2 Membuat laporan

C. DFD level 0

DFD level 0 pada aplikasi ini mempunyai 4 proses utama yaitu mengecek hak akses, mengelola data master, mencatat transaksi, dan membuat laporan. pada DFD level 0 ini terdapat 5 data stores. Pada DFD level 0 yang terdapat pada

informasi dat a peminjaman keluar

informasi dat a karyawan keluar user id dan password pengguna

informasi login pengguna

informasi login admin user id dan password admin

informasi dat a rak keluar informasi dat a rak masuk

informasi dat a rak masuk

informasi dat a rak keluar informasi dat a rak keluar

informasi dokumen masuk informasi dokumen masuk

informasi dokumen keluar informasi dokumen keluar

informasi dat a karyawan keluar informasi dat a karyawan masuk

informasi dokumen informasi ubah dokumen mengubah data dokumen

menambah data dokumen mengubah data pengguna

ubah password karyawan

menambah data rak

mengubah data rak informasi dat a pengguna

informasi ubah dat a pengguna informasi ubah dat a rak

informasi dat a rak

membuat laporan informasi laporan

informasi hak akses pengguna

melakukan transaksi pengembalian informasi transaksi peminjaman

informasi transaksi pengembalian informasi hak akses karyawan keluar

informasi dokumen masuk informasi dat a dokumen keluar

informasi dat a karyawan keluar

informasi det ail peminjaman keluar informasi dokumen keluar

informasi det ail peminjaman masuk

informasi peminjaman masuk informasi peminjaman keluar

informasi hak akses pengguna informasi hak akses pengguna

melakukan transaksi peminjaman

validasi data pengguna

informasi hak akses admin untuk mengubah data master dokumen informasi hak akses admin untuk menambah data master dokumen informasi hak akses admin untuk mengubah data master rak informasi hak akses admin untuk menambah data master rak informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan informasi hak akses admin untuk validasi data master pengguna

administrator

pengguna

1

mengecek hak akses

+

2

mengelola data master

+

2 karyawan 3 dokumen

4 rak

5 peminjam_an 6 det ail

peminjaman 3

mencat at transaksi

+

3 dokumen 4

membuat laporan

+

3 dokumen

2 karyawan 2 karyawan

D. DFD level 1 proses mengecek hak akses

DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mengecek hak akses. Penjabaran proses pada proses mengecek hak akses yaitu mengecek hak akses pengguna dan menampilkan form sesuai hak akses. DFD level 1 ini memiliki 2 external entities yaitu administrator dan pengguna yang terdapat pada gambar 4.14. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu karyawan.

Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengecek hak akses

E. DFD level 1 proses mengelola data master

DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mengelola data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master yaitu mengelola data master pengguna, mengelola data master rak, dan mengelola data master dokumen. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu administrator yang terdapat pada gambar 4.15. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 3 data

store yaitu karyawan, rak, dan dokumen.

[user id dan password peng guna]

[user id dan password admin]

[informasi hak akses karyawan keluar]

informasi hak akses peng g una

[informasi hak akses peng guna]

[informasi hak akses peng guna]

[informasi hak akses peng guna]

[informasi hak akses admin untuk meng ubah data dokumen] [informasi hak akses admin untuk menambah data dokumen]

[informasi hak akses admin untuk meng ubah data rak] [informasi hak akses admin untuk menambah data master rak] [informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan]

[informasi hak akses admin untuk validasi data peng guna] [informasi login peng guna]

[informasi login admin] adminis

trator

peng guna

mengelola data master

mengelola data master

mengelola data master

mengelola data master

mengelola data master

mengelola data master

mencatat transaksi

mencatat transaksi membuat laporan

1.1 mengecek hak akses peng guna

1.2

menampilkan form sesuai hak akses

Gambar 4.15. DFD level 1 proses mengelola data master

F. DFD level 1 proses mencatat transaksi

DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mencatat transaksi. Penjabaran proses pada proses mencatat transaksi yaitu mencatat transaksi peminjaman dan mencatat transaksi pengembalian. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu penggguna yang terdapat pada gambar 4.16. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 4 data store yaitu karyawan, peminjaman, detail peminjaman, dan dokumen.

[informasi data karyawan keluar]

[informasi data karyawan masuk]

[ubah password karyawan]

[informasi data rak keluar]

[informasi data rak masuk] [informasi data rak masuk]

[informasi data rak keluar]

[informasi dokumen masuk] [informasi dokumen masuk] [informasi dokumen keluar]

[informasi ubah dokumen] [informasi dokumen]

[meng ubah data dokumen] [menambah data dokumen] [informasi ubah data rak]

[informasi data rak]

[meng ubah data rak] [menambah data rak]

[meng ubah data peng g una] [informasi data peng guna]

[informasi ubah data peng guna]

[informasi dokumen keluar] [informasi hak akses admin untuk meng ubah data dokumen]

[informasi hak akses admin untuk menambah data dokumen]

[informasi data rak keluar] [informasi hak akses admin untuk menambah data master rak]

[informasi hak akses admin untuk meng ubah data rak]

[validasi data peng guna] [informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan]

[informasi hak akses admin untuk validasi data peng guna]

mengecek hak akses mengecek hak akses

mengecek hak akses mengecek hak akses

mengecek hak akses

mengecek hak akses administrator 2 karyawan 3 dokumen 4 rak 2.1 mengelola data master peng g una

+

2.2

mengelola data master rak

+

2.3

mengelola data master dokumen

Gambar 4.16. DFD level 1 proses mencatat transaksi

G. DFD level 1 proses membuat laporan

DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses membuat laporan. Penjabaran proses pada proses membuat laporan yaitu mencatat parameter dan menampilkan laporan. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu pengguna yang terdapat pada gambar 4.17. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 3 data store yaitu karyawan, peminjaman, dan dokumen.

[informasi dokumen masuk]

[informasi detail peminjaman keluar] [informasi peminjaman keluar]

[informasi transaksi peng embalian] [informasi transaksi peminjaman] [melakukan transaksi peminjaman]

informasi peminjaman

[informasi hak akses peng guna] [melakukan transaksi peng embalian]

[informasi data karyawan keluar]

[informasi dokumen keluar]

[informasi detail peminjaman masuk] [informasi peminjaman masuk]

[informasi hak akses peng guna] mengecek hak akses

mengecek hak akses peng guna

5 peminjaman

6 detail peminjaman

3 dokumen

2 karyawan

3.1 mencatat transaksi

peminjaman

3.2

mencatat transaksi peng embalian

Gambar 4.17. DFD level 1 proses membuat laporan

H. DFD level 2 proses mengelola data master pengguna

DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola data master. Penjabaran proses pada proses ubah password karyawan yaitu validasi data master pengguna, dan mengubah password pengguna. DFD level 2 ini memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.18. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu karyawan.

Gambar 4.18. DFD level 2 proses mengelola data master pengguna

[informasi laporan]

[informasi data peminjaman keluar] [informasi data dokumen keluar]

[informasi data karyawan keluar] informas i parameter

[membuat laporan]

[informasi hak aks es peng guna] mengecek hak akses

peng guna 2 karyawan 3 dokumen 5 peminjaman 4.1 mencatat parameter 4.2 menampilkan laporan

[informasi data karyawan masuk] [ubah pas sword karyawan]

[informasi data karyawan keluar]

[informasi ubah data peng guna] [informasi data peng guna]

[validasi data peng guna]

informas i data peng g una

[meng ubah data peng g una] [informasi hak aks es admin untuk ubah pas sword karyawan]

[informasi hak aks es admin untuk validasi data mas ter peng g una] mengecek hak akses

mengecek hak akses

adminis trator 2.1.1

validas i data mas ter peng guna 2.1.2 mengubah data master peng guna 2 karyawan

I. DFD level 2 proses mengelola data master rak

DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master rak yaitu menambah data master rak, dan mengubah data master rak. DFD level 2 ini memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.19. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu rak.

Gambar 4.19. DFD level 2 proses mengelola data master rak

J. DFD level 2 proses mengelola data master dokumen

DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master dokumen yaitu menambah data master dokumen, dan mengubah data master dokumen. DFD level 2 ini memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.20. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu dokumen.

[informasi data rak mas uk] [informasi data rak mas uk]

[informasi data rak keluar]

[informasi ubah data rak]

[meng ubah data rak]

[informasi data rak]

informas i data rak

[informasi data rak keluar]

[informasi hak aks es admin untuk mengubah data master rak] [menambah data rak]

[informasi hak aks es admin untuk menambah data mas ter rak] mengecek hak akses

mengecek hak akses adminis trator

4 rak

2.2.1

menambah data mas ter rak

2.2.2

mengubah data mas ter rak

Gambar 4.20. DFD level 2 proses mengelola data master dokumen

4.2.3 Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa

Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data

yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.

[informasi dokumen mas uk]

[informasi dokumen keluar]

[informasi dokumen mas uk] _{[meng ubah data dokumen]}

[menambah data dokumen] [informasi dokumen]

[informasi hak aks es admin untuk mengubah data master dokumen] informas i data dokumen

[informasi ubah dokumen] [informasi data rak keluar]

[informasi dokumen keluar]

[informasi hak aks es admin untuk menambah data mas ter dokumen] mengecek hak akses

mengecek hak akses

3 dokumen

4 rak

adminis trator 2.3.1

menambah data master

dokumen

2.3.2 mengubah data master dokumen

A. Conceptual Data Model (CDM)

CDM ini terdiri dari 4 entity yaitu rak, karyawan, dokumen, dan peminjaman. Di dalam CDM ini terdiri dari 3 relationship yaitu melakukan, berupa, dan terletak. Relationship melakukan memiliki kardinalitas one to many. Relationship berupa memiliki kardinalitas many to many. Relationship terletak memiliki kardinalitas many to one.

Gambar 4.21. CDM Aplikasi Pengarsipan berupa terletak melakukan rak # o o id_rak no_rak nama_rak

Variable characters (5) Variable characters (5) Variable characters (10)

dokumen # o o o o id_dokumen Pekerjaan no_dokumen tahun status_pinjam Integer

Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (5) Variable characters (10) peminjaman # o o id_pinjam tgl_pinjam tgl_kembali Integer Date Date karyawan # o o o o o o o no urut Nama karyawan No Telepon Alamat status hak akses password jabatan user id

Variable characters (10) Variable characters (10) Variable characters (12) Variable characters (30) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (10) Variable characters (50)

B. Physical Data Model (PDM)

PDM ini adalah hasil generate dari CDM aplikasi pengarsipan. Hasil dari

generate menghasilkan 5 tabel yaitu tabel rak, peminjaman, karyawan, detail

peminjaman, dan dokumen. Tabel detail peminjaman adalah hasil generate dari relasi antara tabel peminjaman dan tabel dokumen.

Gambar 4.22. PDM Aplikasi Pengarsipan

4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel

Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft SQL

Server 2008. Aplikasi pengarsipan ini menggunakan satu buah file basis data

bernama pengarsipan.mdf. FK_DETAIL_P_BERUPA_PEMINJAM FK_DETAIL_P_BERUPA2_DOKUMEN FK_DOKUMEN_TERLETAK_RAK FK_PEMINJAM_MELAKUKAN_KARYAWAN rak id_rak no_rak nama_rak kuota varchar(5) varchar(5) varchar(10) int <pk> dokumen id_dokumen id_rak Pekerjaan no_dokumen tahun status arsip jenis int varchar(5) varchar(100) varchar(20) varchar(5) varchar(Max) varchar(Max) <pk> <fk> peminjaman id_pinjam no urut tgl_pinjam tgl_kembali int varchar(10) date date <pk> <fk> karyawan no urut Nama karyawan No Telepon Alamat status_hak_akses password jabatan user id varchar(10) varchar(10) varchar(12) varchar(30) varchar(10) varchar(50) varchar(50) varchar(Max) <pk> detail peminjaman id_pinjam id_dokumen status int int varchar(Max) <pk,fk1> <pk,fk2>

A. Tabel Rak

Nama Tabel : rak

Fungsi : menyimpan data rak

Primary Key : ID_RAK

Foreign Key : -

Tabel 4.1. Struktur Tabel Rak

Field Name Type Field Size Description

Id_rak varchar 5 Id rak

No_rak varchar 5 Nomor rak

Nama_rak varchar 10 Nama rak

kuota Int - Kuota per rak

B. Tabel Dokumen

Nama Tabel : dokumen

Fungsi : menyimpan data dokumen

Primary Key : ID_DOKUMEN

Foreign Key : ID_RAK

Tabel 4.2. Struktur Tabel Dokumen

Field Name Type Field Size Description

Id_dokumen int - Id dokumen

id_rak varchar 5 id rak

pekerjaan varchar 100 Nama dokumen

tahun varchar 5 Tahun dokumen

Status_arsip varchar max Status arsip dokumen

Jenis varchar max Jenis dokumen

C. Tabel Karyawan

Nama Tabel : karyawan

Fungsi : menyimpan data karyawan

Primary Key : no_urut

Foreign Key : -

Tabel 4.3. Struktur Tabel Karyawan

Field Name Type Field Size Description

No_urut varchar 10 Nomor urut karyawan

Nama_karyawan varchar 10 Nama karyawan

No_telepon varchar 12 Nomor telepon karyawan

alamat varchar 30 Alamat karyawan

Status_hak_akses varchar 10 Status hak akses aplikasi

password varchar 50 Password untuk aplikasi

jabatan varchar 50

Jabatan karyawan dalam aplikasi

User_id varchar max

User id karyawan untuk login

D. Tabel Peminjaman

Nama Tabel : peminjaman

Fungsi : menyimpan data peminjaman dokumen

Primary Key : ID_PINJAM

Foreign Key : no_urut

Tabel 4.4. Struktur Tabel Peminjaman

Field Name Type Field Size Description

Id_pinjam int - Id peminjaman

No_urut varchar 10 Nomor urut karyawan

Tgl_pinjam date -

Tanggal pinjam dokumen

Tgl_kembali date -

Tanggal kembali dokumen

E. Tabel Detail Peminjaman

Nama Tabel : detail_peminjaman

Fungsi : menyimpan data detail peminjaman dokumen

Primary Key : id_pinjam, id_dokumen

Foreign Key : -

Tabel 4.5. Struktur Tabel Detail Peminjaman

Field Name Type Field Size Description

Id_pinjam int - Id pinjam dokumen

Id_dokumen int - Id dokumen

status varchar max Status pinjam

4.2.5 Desain Input atau Output

Desain input atau output merupakan rancangan input atau output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input atau output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

A. Desain Input

Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang kemudian akan disimpan ke dalam database.

1. Form Login

Form login ini berfungsi untuk pengamanan dalam penggunaan aplikasi dan memberikan tingkatan hak akses kepada user tertentu. Gambar desain form login dapat dilihat pada gambar 4.23.

a. TextBox1

Karyawan memasukkan user ID ke dalam TextBox1 agar dapat masuk ke dalam aplikasi filing system.

b. TextBox2

Karyawan memasukkan password ke dalam TextBox2 agar dapat masuk ke dalam aplikasi filing system.

c. Button1

Karyawan diharuskan untuk mengklik Button1 yaitu login untuk masuk ke dalam aplikasi filing system.

d. Button2

Karyawan mengklik Button2 untuk menghapus seluruh TextBox di dalam form login.

Gambar 4.23. Desain Graphical User Interface (GUI) Login

2. Form Master Rak

Form master rak ini berfungsi untuk menambah data pada master rak dan mengubah data pada data yang terdapat dalam tabel rak. Gambar desain form master rak dapat dilihat pada gambar 4.24.

a. TextBox1

Karyawan memasukkan ID rak ke dalam TextBox1 agar dapat menambahkan data master rak ke dalam aplikasi filing system.

b. TextBox2

Karyawan memasukkan nomor rak ke dalam TextBox2 agar dapat menambahkan data master rak ke dalam aplikasi filing system.

c. TextBox3

Karyawan memasukkan nama rak ke dalam TextBox3 agar dapat menambahkan data master rak ke dalam aplikasi filing system.

d. Button1

Karyawan diharuskan untuk mengklik Button1 yaitu tombol simpan untuk menyimpan data master rak ke dalam aplikasi filing system.

e. Button2

Karyawan diharuskan untuk mengklik Button2 yaitu tombol ubah untuk mengubah data master rak ke dalam aplikasi filing system.

f. Button3

Karyawan mengklik Button3 yaitu tombol batal untuk menghapus seluruh

TextBox di dalam form master rak.

g. DataGridView

DataGridView di dalam form master rak digunakan untuk menampilkan

keseluruhan data master rak yang ada di dalam database.

3. Form Master Dokumen

Form master dokumen ini berfungsi untuk menambah data pada master dokumen. Gambar desain form master dokumen dapat dilihat pada gambar 4.25.

a. TextBox1

Karyawan memasukkan ID dokumen ke dalam TextBox1 agar dapat menambahkan data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

b. TextBox2

TextBox2 berguna untuk menampilkan nama rak yang ada di dalam

database sesuai jenis dokumen yang dimasukkan ke dalam ComboBox2.

c. TextBox3

Karyawan memasukkan pekerjaan ke dalam TextBox3 agar dapat menambahkan data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

d. TextBox4

Karyawan memasukkan nomor dokumen ke dalam TextBox4 agar dapat menambahkan data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

e. ComboBox1

Karyawan memilih tahun dimana dokumen dibuat ke dalam ComboBox1 untuk menampilkan usia dokumen ke dalam TextBox5 agar dapat menambahkan data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

f. Option1

Karyawan memilih Option1 yaitu option ‘dipinjam’ untuk memasukkan status dokumen jika dokumen tersebut masih dipinjam oleh karyawan.

g. Option2

Karyawan memilih Option2 yaitu option ‘tidak dipinjam’ untuk

memasukkan status dokumen jika dokumen tersebut ada di dalam ruang arsip.

h. TextBox5

TextBox5 berguna untuk menampilkan usia dokumen setelah karyawan

memilih tahun dimana dokumen dibuat di dalam ComboBox1.

i. ComboBox2

ComboBox2 berguna untuk memilih jenis dokumen yang ada di dalam

ruang arsip untuk menampilkan nama rak yang sesuai di dalam TextBox2.

j. Button1

Karyawan diharuskan untuk mengklik Button1 yaitu tombol simpan untuk menambahkan data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

k. Button2

Karyawan mengklik Button3 yaitu tombol batal untuk menghapus seluruh

TextBox di dalam form master dokumen.

4. Form Ubah Master Dokumen

Form ubah master dokumen ini berfungsi untuk mengubah data yang terdapat pada tabel master dokumen. Gambar desain form ubah master dokumen dapat dilihat pada gambar 4.26.

a. TextBox1

Aplikasi menampilkan ID dokumen ke dalam TextBox1 setelah mengklik

DataGridView agar dapat mengubah data master dokumen ke dalam aplikasi

filing system.

b. TextBox2

Aplikasi menampilkan pekerjaan ke dalam TextBox2 setelah mengklik

DataGridView agar dapat mengubah data master dokumen ke dalam aplikasi

filing system.

c. TextBox3

Aplikasi menampilkan nomor dokumen ke dalam TextBox2 setelah mengklik DataGridView agar dapat mengubah data master dokumen ke dalam aplikasi filing system.

d. ComboBox1

Aplikasi menampilkan tahun ke dalam ComboBox1 setelah mengklik

DataGridView agar dapat mengubah data master dokumen ke dalam aplikasi

filing system.

e. Option1

Aplikasi menampilkan Option1 yaitu option ‘dipinjam’ untuk jika status dokumen di dalam database masih dipinjam oleh karyawan.

93

Gambar 4.61. Faktur Peminjaman Dokumen 8. Form Transaksi Pengembalian

Form transaksi pengembalian ini berguna untuk mencatat transaksi pengembalian dokumen. Karyawan diharuskan untuk memilih id pinjam yang telah tercatat di dalam database untuk memunculkan data transaksi peminjaman. Setelah informasi peminjaman dimunculkan ke dalam field, karyawan memilih dokumen yang ingin dikembalikan. Ketika transaksi pengembalian telah selesai, karyawan diharuskan untuk mengklik tombol simpan seperti yang terlihat pada gambar 4.62.

94

Gambar 4.62. Form Transaksi Pengembalian 9. Form Laporan Transaksi Peminjaman

Form laporan transaksi peminjaman berguna untuk mencetak laporan peminjaman sesuai parameter yang dimasukkan oleh karyawan. Setelah selesai memasukkan parameter tanggal pada form, karyawan diharuskan untuk mengklik tombol cetak seperti yang terlihat pada gambar 4.63. laporan transaksi peminjaman dokumen ini terlihat pada gambar 4.64.

95

Gambar 4.64. Laporan Peminjaman per periode 10. Form Laporan Dokumen Belum Kembali

Form laporan dokumen belum kembali berguna untuk mencetak laporan dokumen yang belum dikembalikan sesuai parameter tanggal yang dimasukkan oleh karyawan. Setelah selesai memasukkan parameter tanggal pada form, karyawan diharuskan untuk mengklik tombol cetak seperti yang terlihat pada gambar 4.65. laporan transaksi peminjaman dokumen ini terlihat pada gambar 4.66.

Gambar 4.65. Form Parameter untuk Cetak Laporan Dokumen yang Belum Dikembalikan

96

97

Bab V

Penutup

5.1. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan aplikasi filing system adalah dapat membangun aplikasi pada fungsi Technical Services MOR V yang dapat membantu proses pengarsipan dan pengelolaan dokumen yang ada pada fungsi

Technical Services MOR V.

5.2. Saran

Berdasarkan penjelasan tentang aplikasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan aplikasi ini sebagai berikut:

1. Aplikasi ini belum menangani masalah keamanan jaringan dan data. Diharapkan pada tahap pengembangan selanjutnya dapat ditambahkan sistem keamanan yang tepat seperti penggantian password berkala.

2. Pengembangan aplikasi, seperti ditambahkan asumsi keterlambatan pengembalian dokumen dan perubahan password karyawan yang berkala. 3. Pengembangan layout dari aplikasi ini dari sebelumnya yang tampilannya

98

Daftar Pustaka

Asichin, M. 2010. Manajemen Kearsipan Terintegrasi dengan Perkembangan

Teknologi Informasi: Yogyakarta.

Firdaus, Afriyan. 2010. Tata Arsip: Yogyakarta.

Kendall, Kenneth E. dan Julie E. Kendall. 2013. Systems Analysis and Design (9th

Edition). New Jersey: Prentice Hall.

Jogiyanto, HM. 2009. Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi Offset.

Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. Yogyakarta: J&J Learning.

Efraim, Turban dan R. Kelly Rainer,Jr dkk. 2006. Pengantar Teknologi Informasi,

Edisi 3. Jakarta: Salemba Infotek.

McLeod, Raymond dan George Schell. 2006. Management Information Systems