PA : Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Piutang Pada "PT. Bina Adidaya".

PROYEK AKHIR

Oleh :

Nama : Dewi Arifianti NIM : 03.39011.0009 Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Komputer Akuntansi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Manfaat Sistem Bagi Pengguna ... 3

1.6 Sistematika Penulisan... 3

BAB II HASIL SURVEY ... 5

2.1 Gambaran Umum PT. Bina Adidaya ... 5

2.2 Struktur Organisasi... 6

2.3 Deskripsi Tugas ... 6

2.4 Analisis Sistem ... 7

2.4.1 Bagian Penjualan ... 7

2.4.2 Bagian Retur Penjualan ... 9

2.4.3 Bagian Stock Persediaan ... 10

2.4.4 Bagian Pembayaran dan Piutang ... 11

2.5.1 Faktur Penjualan... 14

2.5.2 Nota Debet/Kredit ... 14

2.5.3 Surat Jalan/Delivery Order ... 15

BAB III LANDASAN TEORI ... 16

3.1 Sistem Informasi Akuntansi ... 16

3.2 Laporan Keuangan ... 16

3.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 17

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18

3.5 Power Designer 6 32-Bit ... 19

3.6 Visual Basic 6.0 ... 19

3.7 SQL Server 2000 ... 20

3.8 Crystal Reports 8 ... 20

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 22

4.1 Analisis Sistem ... 22

4.2 Desain Sistem ... 25

4.2.1 System Flow ... 25

4.2.2 Context Diagram ... 29

4.2.3 HIPO ... 29

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD) ... 30

4.2.5 ERD/CDM... 37

4.2.6 ERD/PDM ... 37

4.2.7 Struktur File ... 38

Halaman

4.2.8 Desain Input/Output ... 44

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 59

5.1 Sistem Yang Digunakan ... 59

5.2 Cara Setup Program ... 59

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 60

BAB VI PENUTUP ... 73

6.1 Kesimpulan ... 73

6.2 Saran ... 73

DAFTAR PUSTAKA ... 74

LAMPIRAN ... 75

Tabel 4.1 Tabel Struktur File TbUser ... 38

Tabel 4.2 Tabel Struktur File Master Barang ... 38

Tabel 4.3 Tabel Struktur File Pelanggan ... 39

Tabel 4.4 Tabel Struktur File Master COA ... 39

Tabel 4.5 Tabel Struktur File Master Pesanan Penjualan ... 40

Tabel 4.6 Tabel Struktur File Detail Pesanan Penjualan ... 40

Tabel 4.7 Tabel Struktur File Transaksi Penjualan ... 41

Tabel 4.8 Tabel Struktur File Master Retur ... 41

Tabel 4.9 Tabel Struktur File Detail Retur ... 42

Tabel 4.10 Tabel Struktur File Transaksi Retur Penjualan ... 42

Tabel 4.11 Tabel Struktur File Angsuran ... 43

Tabel 4.12 Tabel Struktur File Piutang ... 43

Tabel 4.13 Tabel Struktur File Jurnal... 44

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Bina Adidaya ... 6

Gambar 2.2 Flowchart Penjualan Manual... 8

Gambar 2.3 Flowchart Retur Penjualan Manual ... 10

Gambar 2.4 Flowchart Stock Persediaan Manual ... 11

Gambar 2.5 Flowchart Pembayaran Manual... 13

Gambar 2.6 Faktur Penjualan... 14

Gambar 2.7 Nota Debet/Kredit ... 14

Gambar 2.8 Surat Jalan/Delivery Order ... 15

Gambar 3.1 External Entity ... 17

Gambar 3.2 Data Flow ... 17

Gambar 3.3 Process ... 18

Gambar 3.4 Data Store ... 18

Gambar 4.1 System Flow Penjualan ... 25

Gambar 4.2 System Flow Retur Penjualan ... 26

Gambar 4.3 System Flow Stock Barang ... 27

Gambar 4.4 System Flow Pembayaran ... 28

Gambar 4.5 Context Diagram ... 29

Gambar 4.6 HIPO ... 30

Gambar 4.7 DFD Maintenance Level 0 ... 30

Gambar 4.8 DFD Penjualan Level 0 ... 31

Gambar 4.9 DFD Retur Penjualan Level 0 ... 31

Gambar 4.10 DFD Pembayaran dan Piutang Level 0 ... 32

Gambar 4.12 DFD Maintenance Level 1 ... 33

Gambar 4.13 DFD Penjualan Level 1 ... 34

Gambar 4.14 DFD Penjualan dari proses Level 2 ... 34

Gambar 4.15 DFD Retur Penjualan Level 1 ... 35

Gambar 4.16 DFD Retur Penjualan Level 2 ... 35

Gambar 4.17 DFD Pembayaran dan Piutang Level 1 ... 36

Gambar 4.18 DFD Laporan Level 1 ... 36

Gambar 4.19 Conceptual Data Model... 37

Gambar 4.20 Physical Data Model ... 37

Gambar 4.21 Desain Input Login ... 44

Gambar 4.22 Desain Input Ubah Password ... 44

Gambar 4.23 Desain Input Tambah User... 45

Gambar 4.24 Desain Input Master Barang... 45

Gambar 4.25 Desain Input Master Pelanggan ... 46

Gambar 4.26 Desain Input Pesanan Penjualan ... 47

Gambar 4.27 Desain Input Transaksi Penjualan ... 48

Gambar 4.28 Desain Input Angsuran ... 49

Gambar 4.29 Desain Input Daftar Retur Penjualan ... 50

Gambar 4.30 Desain Input Transaksi Retur Penjualan ... 51

Gambar 4.31 Desain Input Entry Jurnal... 52

Gambar 4.32 Desain Output Laporan Penjualan ... 52

Gambar 4.33 Desain Output Laporan Penjualan semua ... 53

Halaman

Gambar 4.34 Desain Output Laporan Penjualan Per No Faktur ... 53

Gambar 4.35 Desain Output Laporan Penjualan Per Tanggal ... 53

Gambar 4.36 Desain Output Laporan Retur Penjualan... 54

Gambar 4.37 Desain Output Laporan Retur Penjualan semua ... 54

Gambar 4.38 Desain Output Laporan Retur Penjualan per no Retur... 54

Gambar 4.39 Desain Output Laporan Piutang ... 55

Gambar 4.40 Desain Output Laporan Piutang per Kode Pelanggan... 55

Gambar 4.41 Desain Output Laporan Jurnal ... 56

Gambar 4.42 Desain Output Laporan Jurnal semua ... 56

Gambar 4.43 Desain Output Laporan Jurnal per tanggal ... 57

Gambar 4.44 Desain Output Laporan Laba Rugi ... 57

Gambar 4.45 Desain Output Neraca ... 58

Gambar 5.1 Form Menu Utama ... 60

Gambar 5.2 Form Login ... 61

Gambar 5.3 Form Ubah Password ... 61

Gambar 5.4 Form Tambah Pemakai ... 62

Gambar 5.5 Form Master Stock Barang ... 62

Gambar 5.6 Form Master Pelanggan ... 63

Gambar 5.7 Form Pesanan Penjualan ... 63

Gambar 5.8 Form Transaksi Penjualan secara Tunai ... 64

Gambar 5.9 Form Transaksi Penjualan secara Kredit ... 64

Gambar 5.10 Form Transaksi Penjualan secara Angsuran ... 65

Gambar 5.11 Form Daftar Retur Penjualan ... 65

Gambar 5.13 Form Transaksi Jurnal secara Manual... 67

Gambar 5.14 Form Master COA ... 67

Gambar 5.15 Laporan Penjualan... 67

Gambar 5.16 Laporan Retur Penjualan ... 68

Gambar 5.17 Laporan Piutang ... 68

Gambar 5.18 Laporan Stock Barang ... 69

Gambar 5.19 Laporan Jurnal ... 69

Gambar 5.20 Laporan Data Pelanggan ... 70

Gambar 5.21 Laporan Laba Rugi... 71

Gambar 5.22 Laporan Neraca ... 72

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Daftar Wawancara ... 75

Lampiran 2 Laporan Penjualan ... 78

Lampiran 3 Laporan Retur Penjualan ... 79

Lampiran 4 Laporan Piutang ... 80

Lampiran 5 Laporan Stock Barang ... 81

Lampiran 6 Laporan Jurnal ... 82

Lampiran 7 Laporan Laba/Rugi... 83

Lampiran 8 Laporan Neraca ... 84

Lampiran 9 Listing Program Pesanan Penjualan ... 85

Lampiran 10 Listing Program Transaksi Penjualan ... 92

Lampiran 11 Listing Program Angsuran ... 102

Lampiran 12 Listing Program Daftar Retur Penjualan ... 108

Lampiran 13 Listing Program Transaksi Retur Penjualan ... 113

Lampiran 14 Listing Program Laporan Penjualan... 117

Lampiran 15 Listing Program Laporan Retur Penjualan ... 119

Lampiran 16 Listing Program Laporan Piutang ... 121

Lampiran 17 Listing Program Module ... 123

1.1 Latar Belakang Masalah

Komputer merupakan salah satu teknologi yang berkembang sangat cepat dan pesat, oleh karena itu komputer menjadi kebutuhan yang sangat vital untuk mendukung manajemen operasional hampir di semua Perusahaan hingga Pertokoan baik dalam skala besar maupun dalam skala kecil. Dengan adanya perkembangan teknologi dan penggunaannya dalam suatu badan usaha maka akan mendapat keuntungan baik dalam segi materiil maupun waktu

Demikian juga dengan perusahaan “PT. Bina Adidaya”, usaha yang bergerak dalam bidang penjualan dan distributor. Ketelitian dan ketepatan sangat diperlukan dalam transaksi penjualan, meskipun dalam pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan cara komputerisasi tetapi masih belum efektif.

Dalam peningkatan pelayanan kepada konsumen, PT. Bina Adidaya masih mengalami banyak kendala, meskipun sudah dilakukan secara komputerisasi terutama dalam sistem penjualan, retur penjualan hingga penjurnalan. Dengan sistem pelaporan yang masih kurang efektif tersebut perusahaan ingin mempercepat cara kerja hingga mendapatkan hasil yang maksimal dan memuaskan.

Aplikasi sistem ini diharapkan mampu mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada di dalam perusahaan dan sekaligus memperkuat posisi perusahaan dalam dunia Teknologi dan Informasi yang sedang berkembang saat ini, sehingga dalam pekerjaannya dapat berjalan secara lancar dan maksimal.

2

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Bina Adidaya adalah sebagai berikut :

1.Bagaimana merancang & membangun sistem penjualan secara tunai maupun secara kredit?

2.Bagaimana merancang & membangun sistem retur penjualan dan piutang? 3.Bagaimana merancang & membangun stock persediaannya ?

4.Bagaimana menghasilkan suatu laporan keuangannya ?

1.3 Batasan Masalah

Dengan munculnya permasalahan-permasalahan tersebut, maka masalah yang akan dibahas dibatasi pada :

1.Sistem penjualan yang digunakan adalah dengan pembayaran secara tunai maupun secara kredit.

2.Sistem retur penjualan dan piutang.

3.Laporan yang akan dihasilkan adalah laporan penjualan, dan laporan retur penjualan, laporan piutang.

1.4 Tujuan

Tujuan dari Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Piutang pada PT. Bina Adidaya ini adalah untuk membantu permasalahan yang ada dalam perusahaan tersebut sehubungan dengan sistem komputer sehingga dapat diterapkan sebagai berikut :

1.Membuat aplikasi sistem penjualan.

3.Membuat aplikasi pelaporan penjualan, retur penjualan dan piutang secara Efektif & Efisien.

1.5 Manfaat Sistem Bagi Pengguna

Apabila sistem ini akan digunakan maka keuntungan yang akan didapatkan adalah :

1.Mempermudah, mempercepat, dalam melakukan transaksi penjualan maupun transaksi retur penjualan .

2.Pihak manajemen (Pimpinan) dapat melakukan pengambilan keputusan yang tepat, yang diperlukan bagi perusahaan dengan melihat posisi keuangan perusahaan pada laporan keuangan yang tersaji dengan tepat waktu, akurat, dan relevan.

3.Dapat memuaskan pelanggan dengan pelayanan yang diberikan sehingga dapat meningkatkan penjualan yang terjadi.

1.6 Sistematika Penulisan

Adapun dalam penulisan Laporan Sistem Informasi Penjualan dan Piutang ini, sistematika penulisan dapat dikemukakan adalah sebagai berikut :

Bab pertama merupakan bab pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang ingin diselesaikan dengan adanya program aplikasi yang dibuat, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat sistem bagi pengguna dan sistematika penulisan.

Bab kedua merupakan bab hasil survey yang menjelaskan tentang gambaran umum PT. Bina Adidaya, struktur organisasi analisis sistem yang ada di

4

perusahaan meliputi sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembayaran dan piutang yang nantinya akan digunakan sebagai acuan pembuatan program.

Bab ketiga merupakan bab landasan teori berisi mengenai teori sistem penjualan, teori retur penjualan serta teori pembayaran dan piutang yang terkait dengan permasalahan.

Bab keempat merupakan bab analisis dan desain sistem yang terdiri dari Sistem Flow Penjualan, Sistem Flow Retur Penjualan, Sistem Flow Pembayaran dan Piutang, Context Diagram, HIPO, Data Flow Diagram (DFD), Entity

Relational Diagram (ERD), Struktur File yang digunakan, serta desain

input/output.

Bab kelima merupakan bab implementasi dan pembahasan menjelaskan hasil implementasi dari analisis sistem dan desain sistem, hardware dan software yang digunakan, dan menjelaskan cara setup serta jalannya program sesuai dengan perumusan masalah yang dicantumkan. Dalam hal ini akan dijelaskan implementasi dari Sistem Manajemen Penjualan dan Retur Penjualan yang dapat memudahkan kegiatan bagian kasir/keuangan pada PT. Bina Adidaya.

Bab keenam merupakan bab penutup berisi kesimpulan dari hasil pembahasan permasalahan yang telah dibahas pada bab sebelumnya, serta memberikan saran yang dapat berguna bagi perusahaan.

2.1 Gambaran Umum PT. Bina Adidaya

PT. Bina Adidaya adalah jenis usaha yang bergerak dibidang perdagangan yang sudah mengalami kemajuan yang cukup pesat sesuai dengan era jaman. Dengan berbagai persaingan pasar yang cukup pesat mengakibatkan adanya persaingan secara sehat. PT. Bina Adidaya sendiri mempunyai beberapa cabang distributor yang salah satunya berada di Surabaya ini. Cabang-cabang lain dari PT. Bina Adidaya yaitu di Tangerang, Bandung dan Semarang. Meskipun memiliki beberapa cabang PT. Bina Adidaya ini masih memperhatikan antara cabang satu dengan yang lain.

Di dalam pengembangannya PT. Bina Adidaya ini mempunyai beberapa staf-staf yang profesional, andal, berpengalaman, selalu siap bekerja keras dan memberikan layanan yang berkualitas kepada konsumen-konsumennya. PT. Bina Adidaya ini dapat memberikan produk-produk yang diminati kepada konsumen sekaligus memperkuat posisi perusahaan dalam dunia perdagangan.

PT. Bina Adidaya berfokus pada keunggulan daya saing dan pengembangan yang berkesinambungan dan effisien pada bisnis, sekaligus menciptakan peluang-peluang yang lebih yang didasari pada kemampuan yang dimiliki oleh Perusahaan.

6

2.2 Struktur Organisasi

Berdasarkan dari survey yang telah dilakukan pada perusahaan ini, dapat digambarkan struktur organisasi seperti pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Bina Adidaya

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan dari struktur organisasi di atas maka deskripsi tugas dari masing-masing bagian akan diuraikan sebagai berikut:

1.Pimpinan

Mempunyai tugas melakukan pengawasan atas kebijaksanaan perusahaan, mengevaluasi dan menyetujui rencana kerja serta melakukan pembinaan dan pengembangan

2.Wakil Pimpinan

Mempunyai tugas untuk penyelenggaraan koordinasi dalam pelaksanaan tugas-tugas dan melakukan pembinaan serta pengendalian terhadap para karyawan. 3.Kasir/Keuangan

Mempunyai berwenang untuk melaporkan laporan keuangan dan menyajikannya kepada wakil pimpinan yang nantinya dijadikan sebagai pertimbangan keputusan dari pimpinan.

Pimpinan

Kasir / Keuangan Manajer Sales

Wakil Pimpinan

4.Manajer Sales

Mempunyai tugas untuk mengkoordinasi pelaksanaan serta memberikan pembinaan terhadap sales.

5.Sales

Mempunyai tugas untuk melakukan promosi dan penjualan barang dengan pelanggan.

6.Penjualan

Bagian yang mengurusi segala sesuatu mengenai penjualan. 7.Gudang

Mempunyai tugas untuk melakukan pengecekkan persediaan baik terhadap barang masuk atau keluar serta sebagai tempat penyimpanan barang.

2.4 Analisis Sistem

Pada PT. Bina Adidaya ini dibagi menjadi beberapa bagian seperti yang telah dijelaskan di atas. Dan yang menjadi pusat dari semua kegiatan yang ada adalah terjadinya transaksi penjualan dan retur penjualan. Berikut ini akan diuraikan setiap bagian dari penjualan dan retur penjualan.

2.4.1 Bagian Penjualan

Pada bagian penjualan sendiri terdapat transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai. Dapat dilihat pada flowchat penjualan gambar 2.2

1. Pelanggan akan melakukan pesanan pesanan barang ke bagian marketing. 2. Bagian marketing akan menerima order pesanan. Kemudian bagian marketing

8

pertama akan diberikan ke bagian penjualan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian gudang dan rangkap ketiga akan diarsip sebagai bukti.

3. Setelah bagian gudang menerima order pesanan penjualan maka bagian gudang akan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan tadi. Setelah barang yang dipesan ada maka bagian gudang akan membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap. Sebelum surat jalan diberikan ke bagian penjualan maka terlebih dahulu di acc oleh kepala gudang. Surat jalan rangkap pertama akan diarsip, rangkap kedua diberikan ke pelanggan dan rangkap yang ketiga akan dikirim ke tangerang.

4. Bagian penjualan akan membuat faktur penjualan sebanyak lima rangkap. Sebelum faktur penjualan diberikan ke pelanggan dan dikirimkan ke tangerang serta jakarta, terlebih dahulu di acc oleh bagian penjualan di surabaya. Rangkap pertama diberikan ke pelanggan, rangkap kedua dan rangkap ketiga akan dikirim ke tangerang dan jakarta, rangkap kelima akan diarsip.

Pelanggan Mulai Memesan Barang Marketing 3 2 Surat 1 Jalan 1 Ditanda tangani 5 4 3 2 Faktur 1 Menerima Order Pesanan Membuat Order Pesanan 3 2 Order 1 Pesanan N Gudang Faktur 1 Tlh TTD SJ 2 Tlh TTD Selesai Order 2 Pesanan Menyiapkan Barang Membuat Surat Jalan 3 2 Surat 1 Jalan 1 3 2 SJ 1 Tlh TTD Kirim Ke Jakarta N Penjualan Order 1 Pesanan Membuat Faktur 5 4 3 2 Faktur 1 5 4 3 2 Faktur 1 Tlh TTD N Kirim Ke Tangerang Kirim Ke Jakarta Barang Barang

2.4.2 Bagian Retur Penjualan

Prosedur yang harus dijalankan oleh bagian retur penjualan ketika akan melakukan pengembalian barang, dapat dilihat dari uraian berikut ini dan flowchart retur penjualan dapat dilihat pada gambar 2.3

1. Pelanggan akan melakukan pengembalian barang/retur penjualan. Barang, faktur penjualan dan surat jalan yang telah diberikan kepada pelanggan saat melakukan transaksi penjualan diberikan ke bagian penjualan.

2. Bagian penjualan dan bagian gudang akan menvalidasi faktur penjualan dan surat jalan pelanggan dengan arsipan yang ada di bagian gudang dan bagian penjualan, jika faktur penjualan dan surat jalan tidak cocok dengan arsipan yang dimiliki bagian penjualan dan bagian gudang maka pelanggan tidak bisa melakukan retur penjualan barang. Bagian ini akan memeriksa tanggal penjualan yang terdapat di faktur penjualan dan surat jalan. Jika faktur dan surat jalan sudah cocok dengan arsipan yang dimiliki oleh bagian gudang dan penjualan maka bagian gudang akan membuat kartu gudang untuk mengeluarkan barang baru yang ada di gudang.

3. Bagian gudang akan membuat daftar barang retur atau blanko retur, setelah itu bagian gudang akan mengeluarkan barang dari gudang dengan menandatangani surat jalan tadi. Setelah bagian gudang mengeluarkan barang maka pelanggan akan ke bagian kasir/keuangan untuk mengambil tanda terima retur penjualan.

4. Bagian kasir/keuangan akan membuat tanda terima sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan di berikan ke pelanggan dan rangkap kedua akan

10

diarsip di oleh bagian kasir/keuangan sebagai bukti bahwa terdapat transaksi retur penjualan.

Pelanggan

Mulai

Pengembalian Barang + Faktur + SJ

Faktur 1 Tlh TTD SJ 2 Tlh TTD Penjualan Faktur 5 Tlh TTD Gudang Kasir/Keuangan SJ 1 Tlh TTD 2 RG 1 Kirim Ke Jakarta Mengeluarkan Barang Baru Buat Blanko / Daftar Barang Retur 3 2 Barang 1 Brg Retur N Menvalidasi Cocok Selesai T Y Buat Retur Gudang Buat Tanda Terima 2 Tanda 1 Terima N Tanda 1 Terima Selesai Barang Barang Baru Barang Baru

Gambar 2.3 Flowchart Retur Penjualan manual

2.4.3 Bagian Stock Persediaan

Prosedur yang harus dijalankan oleh bagian stock persediaan dapat dilihat dari uraian berikut ini dan flowchart stock persediaan dapat dilihat pada gambar 2.4

1. Bagian gudang akan melekukan pengecekkan barang dagangan. Jika barang yang ada di gudang habis maka akan membuat surat perintah produksi barang tiga rangkap.

2. Rangkap yang pertama akan diarsip sebagai bukti perintah produksi barang. 3. Rangkap kedua akan dikirim ke bagian gudang di kota jakarta.

4. Sedangkan rangkap ketiga akan diberikan ke bagian gudang di kota tangerang.

Gudang

Mulai

Pengecekkan item Barang

Habis T

Y

Buat Surat Perintah Produksi Barang

3 2

Kirim Ke Jakarta

SPPB 1

N Kirim Ke Tangerang

Gudang Jakarta

SPPB 1

Gudang Tangerang

SPPB 2

Gambar 2.4 Flowchart Stock Persediaan manual

2.4.4 Bagian Pembayaran dan Piutang

Prosedur yang harus dijalankan oleh bagian pembayaran dan piutang dapat dilihat dari uraian berikut ini dan flowchart pembayaran dan piutang dapat dilihat pada gambar 2.5

12

1. Pelanggan akan melakukan pembayaran barang dagangan yang telah dibeli ke bagian kasir/keuangan.

2. Bagian kasir/keuangan akan menanyakan ke pelanggan apakah pembayaran barang yang dibeli dengan uang/rekening. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan uang secara cash, maka akan ditanya oleh bagian kasir/keuangan apakah pembayaran dilakukan secara tunai atau kredit.

3. Jika pelanggan membayar secara kredit maka pembelian barang harus diatas lima ratus ribu rupiah dan pelanggan yang sudah lama. Pembayaran secara maka bagian kasir/keuangan akan membuat nota angsuran sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama akan diberikan ke pelangan. Rangkap kedua akan diberikan ke bagian kredit control/piutang dan rangkap ketiga akan di arsip oleh bagian kasir/keuangan.

4. Bagian kredit contol/piutang akan mengupdate piutang jika pelanggan melakukan anguran pembayaran.

5. Jika secara tunai maka bagian kasir/keuangan akan membuat tanda terima sebanyak dua rangkap. Sebelum tanda terima diberikan maka di acc dahulu oleh bagian kasir/keuangan.

6. Rangkap pertama akan diberikan ke pelanggan dan rangkap kedua akan di arsip oleh bagian kasir/keuangan sebagai tanda bukti pembayaran barang secara tunai.

7. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan rekening maka pelanggan akan ditanya menggunakan rekening cabang mana saja. Dan bukti dari pembayaran rekening harus diberikan ke bagian kasir/keuangan.

Pelanggan Mulai Bayar 2 Tanda 1 Terima 1 Ditanda Tangani Tanda 1 Terima TTD Kasir/Keuangan

Uang / Rekening

Y T Buat Tanda Terima Tunai Y T Uang Buat Nota Anggsuran 2 Tanda 1 Terima 1 2 Tanda 1 Terima TTD Create Jurnal Selesai Jurnal N 3 2 Nota 1 Anggsuran N Rekening Rekening Cabang SBY Rekening Cabang Jakarta T Y 2 Bukti 1 Pembayaran dr Bank Cabang SBY

Kirim Ke JKT Create Jurnal Jurnal N Selesai 2 Bukti 1 Pembayaran dr

Bank Cabang JKT Kirim Ke SBY

Update Bag. Kasir / Keuangan Jakarta Kredit Control/Piutang Selesai Nota 2 Anggsuran Update Piutang Piutang Nota 1 Anggsuran

Gambar 2.5 Flowchart Pembayaran manual

2.5 Dokumen I/O

Adapun dokumen-dokumen input/output transaksi penjualan yang ada pada PT. Bina Adidaya tampak pada gambar 2.6 sampai gambar 2.8 adalah sebagai berikut :

14

2.5.1 Faktur Penjualan

Gambar 2.6 Faktur Penjualan

Gambar 2.6 merupakan dokumen faktur penjualan yang dibuat oleh bagian kasir/keuangan ketika pelanggan melakukan transaksi penjualan. Faktur penjualan ini dibuat sebanyak lima rangkap. Rangkap pertama akan diberikan ke pelanggan jika pelanggan telah membayar tunai, tetapi jika pelanggan melakukan kredit maka faktur penjualan yang asli tidak diberikan dan pelanggan hanya memperoleh faktur penjualan rangkap kedua.

2.5.2 Nota Debet/Kredit

Gambar 2.7 merupakan dokumen nota debet/kredit yang dibuat oleh bagian kasir/keuangan ketika pelanggan melakukan pembayaran kredit/angsuran. Nota debet/kredit dibuat sebanyak lima rangkap.

2.5.3 Surat Jalan/Delivery Order

Gambar 2.8 Surat Jalan/Delivery Order

Gambar 2.8 merupakan dokumen surat jalan/delivery order yang dibuat oleh bagian gudang yaitu oleh kepala gudang. Dokumen ini digunakan untuk pengiriman barang yang telah dipesan oleh pelanggan.

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi Akuntansi

Merupakan suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Definisi dari akuntansi yang dikemukakan oleh American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) yaitu : “Akuntansi adalah seni pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran menurut cara yang berarti dan dinyatakan dalam nilai uang, segala transaksi dan kejadian yang sedikit-dikitnya bersifat keuangan dan kemudian menafsirkan hasilnya”. Sedangkan American Accounting Assosiation menyatakan akuntansi sebagai “……proses pengumpulan, pengidentifikasian dan pencatatan, serta pengikhtisaran dari data keuangan serta melaporkannya kepada pihak yang menggunakannya, kemudian menafsirkan guna pengambilan keputusan ekonomi” (Pariadi dan Ismawanto, 2000:3).

3.2 Laporan Keuangan

Laporan Keuangan (Financial Statement) adalah hasil akhir suatu proses kegiatan akuntansi dan merupakan suatu ringkasan transaksi keuangan. Leporan Keuangan disajikan untuk memberikan informasi tentang posisi aktiva, kewajiban, dan modal yang terjadi dalam rumah tanggan perusahaan. Laporan Keuangan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Laporan Rugi Laba (Income Statement)

Laporan Rugi Laba adalah laporan yang menunjukkan pendapatan dan beban dari suatu perusahaan dalam satu periode akuntansi.

2. Neraca (Balance Sheet)

Neraca adalah laporan yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada akhir periode, yakni tentang harta, utang/kewajiban, dan modal. Menurut (Pariadi dan Ismawanto, 2000:36).

3.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) merupakan teknik grafik yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran. Berikut ini adalah simbol-simbol standar yang digunakan dalam data flowchart diantaranya :

1. External Entity

Gambar 3.1 External Entity

External Entity merupakan Entitas Luar dapat berupa orang, bagian lain dalam organisasi, suatu mesin, atau sistem lain yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.

2. Data Flow

[Identi tas Konsumen]

Gambar 3.2 Data Flow

Data Flow menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lainnya, dengan tanda panah mengarah ke tujuan data. Data flow diidentifikasi dengan kata benda, karena di dalam flow mengandung sekumpulan data.

18

3. Process

1

Membuat Nota Konsumen

Gambar 3.3 Process

Proses merupakan tranformasi atau perubahan data dari satu bentuk ke bentuk lainnya.

4. Data store

1 Konsumen

Gambar 3.4 Data Store

Data store mengambarkan data yang disimpan dalam sistem, misalnya buku catatan pejualan, lemari file, table-tabel dalam database dan tape. Menurut (Kendall and Kendall, 2002:265).

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan diagram yang menggambarkanr relasi atau hubungan antar cordanality rational dari binary relational pada 2 buah antara lain:

1. One to one.

Satu data pada satu entity berelasi dengan satu data pada entity lainnya. 2. One to many.

Satu data pada satu entity berelasi dengan banyak data pada entity lainnya. 3. Many to many.

Banyak data pada satu entity berelasi dengan banyak data pula pada entity lainnya. Menurut (Kendall and Kendall, 2002:269).

3.5 Power Designer 6 32-Bit

Power Designer adalah seperangkat tools untuk merancang atau mendesain suatu informasi yang dikeluarkan oleh Sybase Incorporation. Informasi yang dihasilkan oleh tools ini berupa notasi-notasi khusus. Salah satu kelebihan tools ini dapat menggenerate sebuah informasi yang telah didisain berupa notasi-notasi atau disebut dengan DFD menjadi ERD, Diagram database yang dapat diproyeksikan ke tools database seperti oracle, SQL server, DB2, atau Interbase.

3.6 Visual Basic 6.0

Dengan Pemrograman Client-Server Microsoft Visual Basic 6.0 Jilid 1 sengaja disusun untuk membantu Anda dalam belajar dan bekerja dengan pemrograman database dengan Visual Basic 6.0, mulai dari konsep dasar Arsitektur dan Teknologi Aplikasi sampai dengan model Data Acsess Object

(DAO) dan cara mengontrol pemakaian database, salah satunya adalah penguncian database. Selain itu juga diulas tentang proses cetak data yang dikerjakan lewat form Visual Basic 6.0 maupun lewat program lain yaitu Seagate Crystal Reports (Yuswanto, 2004:5).

Adapun manfaat yang diperoleh dalam pemakaian program Visual Basic diantarannya adalah dipakai dalam membuat program aplikasi yang berbasis windows, dipakai dalam membuat objek-objek pembantu program seperti : fasilitas help, kontrol ActiveX, aplikasi internet, digunakan juga untuk menguji program (Debugging) dan menghasilkan program akhir EXE yang bersifat Executable, atau dapat langsung dijalankan. Menurut (Yuswanto, 2003:1).

20

3.7 SQL Server 2000

SQL Server merupakan salah satu database engine terpopuler dan terbaik saat ini yang dikeluarkan oleh Microsoft yang telah diakui sebagai vendor software terbesar di dunia. SQL Server mempunyai berbagai fasilitas yang memudahkan seorang database administrator memanajemen database termasuk didalamnya fasilitas replication dan backup. SQL Server merupakan aplikasi database murni yang mendukung penggunaan database relasional. Diantara menu bantuan yang terdapat pada SQL Server 2000 adalah:

1. Enterprise Manager

Enterprise Manager merupakan utility Bantu uatam dalam SQL Server. Enterprise Manager merupakan interface terintegrasi didalam SQL Server yang mempu melakukan hampir semua fungsi dan perintah yang dibutuhkan dalam SQL Server.

2. Query Analyzer

Query Analyzer merupakan Utility Utama untuk menjalankan semua perintah SQL termasuk didalamnya pembuatan dan pengujian stored procedured dan

trigger. Didalam Query Analyzer ini dapat menggunakan perintah-perintah

Data Definition Language (DDL), dimana di sini dapat untuk membuat

database, menghapus dan mengubah database. Perintah lainnya adalah Data

Manipulation Language (DML), dimana bisa untuk mengisi database dan

memanipulasi data yang diinginkan. (Rizky, 2004:1).

3.8 Crystal Reports 8

Seagate Crystal Report adalah program untuk melaporkan dari apa yang user inputkan melalui program aplikasi sesuai dengan kehendak user.Program ini

saling berkaitan dengan Microsoft Visual Basic. Seagate Crystal Report ini berfungsi sebagai laporan dari hasil inputan maintenance maupun inputan dari program yang lainnya. Dalam menggunakan Seagate Crystal Report dengan Microsoft Visual Basic diperlukan control penghubung, sehingga laporan bisa dikatakan komplek bila ada hubungan antara Seagate Crystal Report dengan Microsoft Visual Basic. (Yuswanto, 2005:341).

BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan dari survey yang telah dilakukan pada perusahaan ini maka sistem yang ada saat ini bisa dijadikan sebagai dasar untuk membuat analisis dan desain sistem yang baru. Di bawah ini akan diuraikan analisis dan desain sistem lebih lanjut pada tiap-tiap bagian yang ada.

a. Penjualan

Pada bab sebelumnya terdapat dua macam cara penjualan yang ada yaitu penjualan tunai dan kredit. Di bawah ini akan diuraikan analisis sistem pada bagian penjualan.

1. Penjualan dimulai dari pemesanan barang yang akan dibeli oleh pelanggan dengan melihat gambar barang.

2. Setelah pelanggan memesan barang, bagian marketing akan menanyakan pembelian barang secara partai atau tidak. Jika pembelian tidak secara partai marketing akan melakukan pengecekkan barang. Jika barang yang diminta oleh pelanggan ada maka marketing akan melakukan penjualan barang dengan membuatkan faktur jual. Faktur jual tersebut rangkap lima, rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian barang. Setelah itu faktur jual rangkap kedua dan ketiga akan dikirim ke tangerang begitu juga dengan faktur jual rangkap keempat akan dikirim ke jakarta kemudian rangkap kelima akan diarsip bagian penjualan.

3. Apabila pelanggan tersebut melakukan pembelian secara partai, maka pada bagian gudang akan melakukan pengecekkan pelanggan. Jika pelanggan

termasuk pelanggan baru maka bagian gudang akan mencatat pelanggan baru tersebut. Sebaliknya jika pelanggan merupakan pelanggan tetap maka, gudang akan melakukan pengecekkan persediaan barang, jika barang yang dipesan oleh pelanggan tidak ada maka gudang akan memberikan konfirmasi bahwa barang yang dipesan tidak ada. Tapi jika barang yang dipesan ada maka bagian gudang akan melakukan pesanan pembelian barang dengan mencatat barang dan berapa banyak yang dipesan. Bagian gudang juga membuat surat jalan untuk pengeluaran barang di gudang, dengan bersamaan pengeluaran barang maka bagian ini juga akan membuat faktur penjualan sebanyak lima rangkap. Rangkap pertama bersamaan dengan surat jalan rangkap kedua akan diberikan kepada pelanggan sebagai tanda bukti pembelian barang.

b. Retur Penjualan

Di bawah ini akan diuraikan analisis sistem pada bagian retur penjualan. 1. Retur penjualan dimulai dari pelanggan yang mengembalikan barang +

faktur + surat jalan dikarenakan barang mengalami kerusakkan.

2. Faktur yang dibawa oleh pelanggan akan dicocokkan ke bagian penjualan, dimana bagian penjualan mempunyai faktur rangkap lima sebagai arsip. 3. Begitu juga dengan surat jalan yang dibawa oleh pelanggan juga akan

dicocokkan ke bagian gudang. Apabila faktur dan surat jalan cocok dengan arsip dari bagian gudang dan penjualan maka, bagian gudang akan membuat retur gudang dan membuat daftar barang-barang retur.

4. Bagian kasir (keuangan) akan memperoleh retur gudang dan akan membuat nota kredit rangkap kedua. Nota kredit rangkap pertama akan

24

diberikan kepada pelangan beserta barang baru dan nota kredit rangkap kedua akan disimpan pada bagaian kasir (keuangan) sebagai arsip.

c. Stock persediaan Barang

Di bawah ini akan diuraikan analisis dari sistem stock persediaan barang. 1. Dimulai dari bagian gudang yang melakukan pengecekkan item barang.

Jika item barang yang ada di gudang habis maka bagian gudang akan membuat surat perintah produksi barang sebanyak tiga rangkap.

2. Rangkap pertama akan di arsip oleh baguan gudang cabang surabaya. 3. Rangkap kedua akan dikirim ke bagian gudang cabang jakarta. 4. Rangkap ketiga akan dikirim ke bagian gudang cabang tangerang. d. Pembayaran

Di bawah ini akan diuraikan analisis dari sistem pembayaran.

1. Pembayaran dimulai dari pelanggan yang melakukan pembayaran barang yang sudah dibeli. Pelanggan memberikan uang ke bagaian kasir (keuangan). Kemudian bagian kasir akan mengecek apakah pelanggan tersebut pelanggan baru atau tidak. Jika pelanggan tersebut adalah pelanggan baru maka tidak boleh melakukan angsuran.

2. Setelah pelanggan tersebut dicatat maka kan ditanya lagi oleh bagian kasir apakah pembayaran tersebut dengan uang atau cek. Jika pelanggan membayar dengan uang maka bagian kasir akan membuatkan tanda terima yang sudah ditanda tangani oleh pelanggan. Tanda terima rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan dan rangkap kedua akan diarsip di bagian kasir.

3. Pelanggan yang sudah terdaftar boleh melakukan angsuran pembayaran sebanyak 3x angsuran. Bagian kasir akan membuatkan nota angsuran

sebanyak 3 rangkap. Nota angsuran rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua akan disimpan oleh bagian piutang. 4. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan cek, maka pelanggan harus

memberikan bukti pembayaran dari bank, begitu juga dengan bagian kasir (keuangan) akan meminta bukti dari bank bahwa pelanggan dengan kode pelanggan ini sudah membayar.

4.2 Desain sistem 4.2.1 System Flow

Adapun System Flow atau sistem terkomputerisasi yang akan digunakan sebagai acuan pembuatan program tampak pada gambar 4.1 sampai gambar 4.4

Pelanggan Mulai Memesan Barang Marketing Gudang Pesanan Pelanggan 3 2 SJ 1 Kirim Ke Jakarta N Entry SO Pengecekkan Pelanggan

Ada ? T Buat Data_Pelanggan

Y

Persediaan Barang

Ada ? T

Y

Informasi Tidak Ada

Create SO Tb. SO

Display

Cek Barang

Ada ? T

Y

Informasi SO Nihil

Create Surat Jalan Pengecekkan

SO Tb. SJ

Print SJ 1 Penjualan Create Faktur Print Faktur 5 4 3 2 Faktur 1 Kirim Ke Tangerang Kirim Ke Jakarta Create Jurnal Selesai 1 Faktur 1 SJ 2

Partai ? Y

Cek Barang

Ada ? T

Y 2 2 3 3 T Pelanggan Barang Tb.Persediaan Barang Data Faktur Jurnal T.Penj

26

Gambar 4.1 merupakan System Flow Penjualan yang terdiri dari empat bagian yaitu pelanggan, bagian marketing, bagian gudang dan bagian penjualan, diman tiap-tiap bagian mempunyai tugas masing-masing untuk membuat surat perintah. Pelanggan Mulai Faktur 1 SJ 2 Pengembalian Barang + Faktur +

SJ Penjualan Faktur 5 Gudang SJ 2 Cocok Selesai T Y 2 RG 1 Kirim Ke Jakarta 3 2 Barang 1 Brg Retur N Menvalidasi Buat Retur Gudang

Buat Blanko / Daftar Barang Retur Kasir/Keuangan 2 Nota 1 Kredit Selesai Create Nota Kredit Create Jurnal Nota 1 Kredit Barang Retur. Penj Tb. HPP Jurnal

Gambar 4.2 merupakan System Flow Retur Penjualan yang terdiri dari empat bagian yaitu pelanggan, bagian penjualan, bagian gudang dan bagian kasir/keuangan.

Gudang Gudang Jakarta Gudang Tangerang

Mulai

Habis T

Y

3 2

Kirim Ke Jakarta

SPPB 1

N Kirim Ke Tangerang Cek Item Barang

Buat Surat Perintah Produksi Barang

SPPB 1

SPPB 2 Barang

Gambar 4.3 System Flow Stock Persediaan Barang

Gambar 4.3 merupakan System Flow stock persediaan barang, dimana bagian gudang ini mempunyai tiga cabang yaitu cabang surabaya, cabang jakarta dan cabang tangerang.

28

Pelanggan Kasir/Keuangan Kredit Control/Piutang

Mulai

Uang / Rekening

Selesai 2 Tanda 1 Terima Rekening Cabang SBY 2 Tanda 1 Terima 1 1 Ditanda Tangani 2 Tanda 1 Terima TTD Tunai Y T 3 2 Nota 1 Angsuran Nota 1 Angsuran N Nota 2 Anggsuran Selesai Rekening Cabang Jakarta Tanda 1 Terima TTD N Y T T Y 2 Bukti 1 Pembayaran dr Bank Cabang SBY

Kirim Ke JKT N Selesai 2 Bukti 1 Pembayaran dr

Bank Cabang JKT Kirim Ke SBY

Update Bag. Kasir / Keuangan

Jakarta

Tanda Terima

Create Jurnal

Create Nota Angsuran Rekening Create Jurnal Update Piutang Bayar Uang Print Cek Pelanggan Baru Y T Pelanggan Jurnal Retur. Penj Piutang Jurnal

Gambar 4.4 System Flow Pembayaran

Gambar 4.4 merupakan System Flow pembayaran yang terdiri dari tiga bagian yaitu pelanggan, bagian kasir/keuangan, dan kredit control/piutang.

4.2.2 Context Diagram

Data Retur sdh T erhapus

Data Brg sdh T erhapus

Data Plg sdh T erhapus Data COA sdh T erhapus

Surat Jalan Faktur Data User Surat Jalan Data COA Uang Nota Angsuran HPP Barang Retur Pesan Barang Barang Bukti Pembayaran Surat Jalan Retur

Faktur T anda T erima Retur

Bukti Pembayaran Retur Gudang

Data Piutang Laporan Piutang

Laporan Penjualan Laporan Retur Penjualan

Data Surat Order Penjualan

Data Barang Retur Data Stock Barang Data Pelanggan

Bayar Angsuran

Bayar

0

Sistem Informasi Penjualan dan Piutang

+ Pelanggan Gudang Kasir(Keuangan) Marketing Kredit Control(Piutang) Pimpinan Bank Akuntansi Adm Penjualan

Gambar 4.5 Context Diagram

Gambar 4.5 merupakan Context Diagram yang terintegrasi dengan beberapa entity diantaranya adalah pelanggan, bagian gudang, bagian marketing, bagian akuntansi, bagian bank, bagian kasir (keuangan), bagian kredit control (piutang), bagian administrasi penjualan, dan pimpinan.

4.2.3 Hierarki Input Proses Output

Berdasarkan dari rancangan sistem yang telah dijabarkan pada context diagram maka HIPO (Hierarki Input Proses Output) yang dibuat seperti pada gambar 4.6 di bawah ini.

30

0 Sistem Informasi Penjualan dan Piutang

1 Maintenance 2 Penjualan 4 Pembayaran & Piutang 1.3 Delete Maintenance 5 Laporan 3 Retur Penjualan 1.1 Input Maintenance 2.1 Membuat Surat Order 2.2 Membuat Surat Jalan 4.1 Pembayaran Tunai 2.4 Merekam Transaksi & Posting BB 4.2 Pembayaran Angsuran 3.1 Buat Daftar Barang Retur 3.2 Membuat Nota Kredit 5.1 Laporan Penjualan 5.3 Laporan Piutang 5.2 Laporan Retur Penj 5.5 Laporan Laba Rugi 1.2 Edit Maintenance 3.3 Merekam Trans Retur &

Posting BB 4.3 Posting Jurnal 3.3.1 Trans.Retur Penjualan 3.3.2 Jurnal & Posting BB 2.4.1 Transaksi Penjualan 2.4.2 Jurnal & Posting BB 2.3 Membuat Faktur 5.4 Laporan Neraca

Gambar 4.6 HIPO

4.2.4 Data Flow Diagram (DFD)

[Data Retur sdh T erhapus]

[Data Brg sdh T erhapus] [Data COA sdh T erhapus]

[Data Pl g sdh T erhapus]

Si mpan Data User [Data User]

[Data COA]

Baca COA

Si mpan COA

Baca Retur Barang

Si mpan Barang Retur Baca Stock Barang Si mpan Stock Barang

Baca Pel anggan Si mpan Pel anggan

[Data Barang Retur] [Data Stock Barang]

[Data Pel anggan] Pel anggan Gudang Gudang 1 Mai ntenance +

1 Pel anggan

2 Stock Barang

5 Mt_Retur

6 Daftar COA

Akuntansi Akuntansi 14 User Akuntansi Akuntansi GudangGudang

Gambar 4.7 merupakan DFD level 0 pada maintenance dimana pada proses ini terintegrasi dengan beberapa entity diantaranya adalah akuntansi, pelanggan dan gudang. Sedangkan untuk data store yang terkait adalah pelanggan, stock barang, daftar barang retur, data user dan daftar COA.

[Surat Jal an] [Faktur]

[Surat Jal an]

[Barang] [Pesan Barang]

[Faktur] Data Pl g

Data COA Data Penj ual an

Entry Jurnal

Baca SJ

Baca SO

Data SO Baca Barang

[Data Surat Order Penj ual an]

M arketi ng

2

Penj ual an

+

3 Angsuran

8 T rans Penj ual an

9 Jurnal

2 Stock Barang

12 M aster_SO

6 Daftar COA

1 Pel anggan

Pel angganPel anggan Pel anggan_{Pel anggan}

Adm Penj ual anAdm Penj ual an

Gambar 4.8 DFD Penjualan Level 0

Gambar 4.8 merupakan DFD level 0 pada penjualan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah bagian administrasi penjualan, pelanggan, dan bagian marketing. Sedangkan data store yang terkait adalah stock barang, penjualan, pelanggan, pesanan pembelian, daftar COA, dan jurnal.

Data Piutang

Entry Jurnal Data COA

[Surat Jalan Retur] [Barang Retur]

[T anda T erima Retur]

Data Penjualan

Data Retur Baca Stock Barang

Daftar Barang Baca Pelanggan [Retur Gudang] 3 Retur Penjualan + Gudang

10 T rans Retur Penjualan 2 Stock Barang

5 Mt_Retur

1 Pelanggan

8 T rans Penjualan

Pelanggan Pelanggan Pelanggan 6 Daftar COA

9 Jurnal

4 Piutang

32

Gambar 4.9 merupakan DFD level 0 dari retur penjualan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah pelanggan dan gudang. Sedangkan data store yang terkait adalah stock barang, daftar barang retur, transaksi penjualan, piutang, transaksi barang retur, daftar COA dan jurnal.

Uang

Nota Angsuran

Bukti Pem bayaran

Entry Jurnal

Baca Stock Barang Data COA

Baca Pel anggan Data Uang M asuk Data Pi utang

Bukti Pem bayaran Bayar Angsuran

Data Pi utang Bayar

Pel angganPel anggan

4

Pem bayaran & Pi utang

+ Kredi t

Control (Pi utang)

4 Pi utang

Kasi r(Keuangan)

11 T rans Pem bayaran

6 Daftar COA

2 Stock Barang

1 Pel anggan

9 Jurnal

Bank

Kasi r(Keuangan)

Gambar 4.10 DFD Pembayaran dan Piutang Level 0

Gambar 4.10 merupakan DFD level 0 dari Pembayaran dan Piutang dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah pelanggan, kredit control (piutang), bank dan kasir(keuangan). Sedangkan data store yang terkait adalah pembayaran, piutang, daftar COA, pelanggan, stock barang, jurnal.

[Laporan Laba Rugi ] Data Barang

[Laporan Neraca] Data Penj ual an

Data Pi utang

Data Retur Penj ual an

[Laporan Pi utang] [Laporan Penj ual an]

[Laporan Retur Penj ual an] 5

Laporan

+

Pi mpi nan 10 T rans Retur

Penj ual an

4 Pi utang

8 T rans Penj ual an

2 Stock Barang

Gambar 4.11 merupakan DFD level 0 dari laporan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah pimpinan. Sedangkan data store yang terkait adalah transaksi penjualan, piutang, transaksi retur penjualan, stock barang.

Delete COA

[Data Brg sdh Terhapus] [Data COA sdh Terhapus]

[Data Plg sdh Terhapus]

[Data Retur sdh Terhapus]

Edit Data User [Simpan Data User] Input Data User

[Data User] [Data COA] Delete Retur Delete Barang Delete Pelanggan [Baca COA]

[Baca Stock Barang]

[Baca Retur Barang] [Baca Pelanggan] Baca Edit unk Retur

Baca Edit unk Barang Baca Edit unk Pelanggan

Baca Edit unk COA [Simpan Barang Retur] [Simpan Stock Barang]

Input Retur Input Brg [Simpan Pelanggan] Input Pelanggan Input COA [Simpan COA] Edit Pelanggan Edit Barang

Edit Retur Barang

Edit COA [Data Stock Barang]

[Data Barang Retur] [Data Pelanggan] Pelanggan

Gudang

1 Pelanggan

1 Pelanggan 2 Stock Barang

2 Stock Barang 5 Mt_Retur 5 Mt_Retur 1.1 Input Maintenance 1.2 Edit Maintenance 1.3 Delete Maintenance

6 Daftar COA

6 Daftar COA Akuntansi

Akuntansi

14 User

AkuntansiAkuntansi

GudangGudang

Gambar 4.12 DFD Maintenance Level 1

Gambar 4.12 merupakan DFD level 1 pada maintenance dimana pada proses ini terintegrasi dengan beberapa entity diantaranya adalah bagian akuntansi, pelanggan dan gudang. Sedangkan untuk data store yang terkait adalah user, pelanggan, stock barang, daftar barang retur, dan daftar COA.

34

[Surat Jal an]

[Faktur]

[Data Penj ual an]

[Surat Jal an]

Copy Faktur [Baca SJ] [Pesan Barang] [Barang] [Faktur] [Data COA] Data Penj ual an

[Entry Jurnal ] [Baca Barang]

[Data SO] [Baca SO]

[Data Pl g]

[Data Surat Order Penj ual an]

Pel anggan M arketi ng

2 Stock Barang

12 SO

3 Surat Jal an

9 Jurnal

8 T rans Penj ual an

6 Daftar COA 1 Pel anggan

2.1

M em buat Order Pesanan

2.4 M erekam T ransaksi &

Posti ng BB

+

2.2 M em buat Surat Jal an

2.3 M em buat Faktur Adm Penj ual an

Adm Penj ual an

Gambar 4.13 DFD Penjualan Level 1

Gambar 4.13 merupakan DFD level 1 pada penjualan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah bagian marketing, pelanggan dan bagian administrasi penjualan. Sedangkan data store yang terkait adalah stock barang, pelanggan, daftar COA, pesanan pembelian (SO), surat jalan, penjualan dan jurnal.

[Copy Faktur]

[Entry Jurnal ]

[Data COA]

Inform asi T ransaksi Penj ual an [Data Penj ual an]

9 Jurnal

6 Daftar COA 8 T rans

Penj ual an

2.4.1 M erekam T ransaksi

Penj ual an

2.4.2

Jurnal & Posti ng BB M em buat Faktur

Gambar 4.14 merupakan DFD level 2 pada penjualan dari proses dimana data store yang terkait adalah transaksi penjualan, daftar COA dan jurnal.

[Data Pi utang]

[Entry Jurnal ] [Data COA]

Data Retur

Copy T anda teri m a retur [Data Retur]

[Barang Retur] [Surat Jal an Retur]

Daftar Brg Retur

[T anda T eri m a Retur] [Baca Pel anggan]

[Daftar Barang] [Baca Stock Barang]

[Data Penj ual an] [Retur Gudang] Gudang

1 Pel anggan

5 Daftar Barang _Retur

2 Stock Barang

10 T rans Retur _{Penj ual an} 8 T rans Penj ual an

3.1

M em buat Daftar Barang Retur

3.2 M em buat Nota Kredi t

Pel angganPel anggan

3.3 M erekam T ransaksi &

Posti ng Buku Besar

+

6 Daftar COA

9 Jurnal

4 Pi utang

Gambar 4.15 DFD Retur Penjualan Level 1.

Gambar 4.15 merupakan DFD level 1 dari Retur Penjualan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah gudang dan pelanggan. Sedangkan data store yang terkait adalah pelanggan, stock barang, daftar barang retur, transaksi penjualan, piutang, daftar COA dan jurnal.

[Entry Jurnal ]

[Data COA]

Inform asi T ransaksi Penj ual an Retur [Data Retur]

[Copy T anda teri m a retur] M em buat Nota Kredi t

10 T rans Retur

Penj ual an

3.3.1 M erekam T ransaksi Retur

Penj ual an

3.3.2 Jurnal & Posti ng

BB

6 Daftar COA

9 Jurnal

Gambar 4.16 DFD Retur Penjualan Level 2

Gambar 4.16 merupakan DFD level 2 pada retur penjualan dari proses dimana data store yang terkait adalah transaksi retur penjualan digunakan untuk

36

merekam transaksi retur penjualan, kemudian digunakan sebagai informasi transaksi retur penjualan yang menghasilkan jurnal & buku besar dimana data store yang terkait adalah daftar COA dan jurnal.

Da ta Pe m b a ya ra n

[Ua n g ]

[Da ta COA]

[Bu kti Pe m b a ya ra n ]

[No ta An g su ra n ] Ba ca Pe l a n g g a n [Ba ca Pe l a n g g a n ] [Da ta Ua n g M a su k]

[Ba ca Sto ck Ba ra n g ]

[Da ta Pi u ta n g ]

[En try Ju rn a l ]

[Da ta Pi u ta n g ] [Ba ya r An g su ra n ]

[Ba ya r]

[Bu kti Pe m b a ya ra n ]

Kre d i t Co n tro l (Pi u ta n g ) Pe l a n g g a n

Ka si r(Ke u a n g a n )

4 Pi u ta n g

1 1 T ra n s Pe m b a ya ra n

1 Pe l a n g g a n

6 Da fta r COA 2 Sto ck Ba ra n g

9 Ju rn a l 4 .3

Po sti n g Ju rn a l 4 .1 Pe m b a ya ra n T u n a i

4 .2 Pe m b a ya ra n

An g su ra n

Ba n k

Gambar 4.17 DFD Pembayaran dan Piutang Level 1.

Gambar 4.17 merupakan DFD level 1 dari pembayaran dan piutang dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah pelanggan, kasir (keuangan), bank dan kredit control (piutang). Sedangkan data store yang terkait adalah stock barang, transaksi pembayaran, piutang, daftar COA dan jurnal.

Data Penj ual an

[Laporan Laba Rugi ]

[Data Barang] [Laporan Neraca]

[Data Pi utang] [Data Retur Penj ual an]

[Laporan Pi utang] [Laporan Penj ual an]

[Laporan Retur Penj ual an] [Data Penj ual an]

Pi m pi nan 10 T rans Retur

Penj ual an 4 Pi utang

8 T rans Penj ual an 5.1

Laporan Penj ual an

5.2 Laporan Retur

Penj ual an 5.3 Laporan Pi utang 5.4 Laporan Neraca 2 Stock Barang

5.5 Laporan Laba

Rugi 8 T rans Penj ual an

Gambar 4.18 DFD Laporan Level 1

Gambar 4.18 merupakan DFD level 1 dari Laporan dimana entity yang terintegrasi dengan proses ini adalah pimpinan. Sedangkan data store yang terkait adalah transaksi penjualan, piutang, stock barang dan transaksi retur penjualan.

4.2.5 ERD/CDM

Setelah mengidentifikasi beberapa proses yang akan terintegrasi dengan sistem yang akan dibuat, maka akan dibuat terlebih dahulu data store beserta relationshipnya seperti dalam gambar 4.19

Piutang1

Jurnal_Piut ang Dat a COA Angsuran

Jurnal_Trans_Ret ur

Jurnal_Trans_Jual Piutang

Barang Retur Dt Ret ur

Dt SO

Dt O rder Pesan Barang

Dat a User

Pel ang g a n Kode_ Pl g N ama_ Pl g Ala ma t_ Pl g Kota_Plg T lp _Pl g

Sto ck Bar a ng Kode_ Br g N ama_ Br g Kemasa n H ar g aL H ar g aB Ju mlah

Piu tan g T g l _Piu ta ng D i ang sur T otal_ Pi utan g D P Sis a_Piu ta ng M t_R etur

N o_ Re tu r T ang g a l_ R etur T otal

D aftar C OA Kd_C OA N m_C OA R ek_Pen g e ndal i Sal do_N o r mal T r ans Penj ua lan N o_ Faktur T g l _T r ans Je ni s_Penj ua lan D i skon Gr and To ta l Ju r nal

N o_ JU T ang g a l_ JU Keter ang an Sta tus D eb et Kr edi t

T r ans R etur Pe nj ual an N ota_R e tu r T g l _T r ans _R etur Keter ang an _R etur Gr and To ta l_ Re tu r

M a ste r _SO N o_ SO T ang g a l_ SO T otal_ SO U se r

Kd_U se r Passwor d M 1 M 2 M 3 M 4

Ang sur an N o_ Ang su r an T ang g a l_ An g Sis a_D P Ang sur an _Ke Keter ang an

Gambar 4.19 Conceptual Data Model

4.2.6 ERD/PDM

Setelah digambarkan pada CDM di atas maka akan dibuat lebih detail lagi mengenai tipe-tipe data yang terkait dengan data store seperti pada gambar 4.20

KO DE_P LG = KO DE_P LG

NO _ANG SURAN = NO _ANGS URAN

KD_COA = K D_CO A NO _ANG SURAN = NO _ANGS URAN

NO TA_RETUR = NOT A_RE TUR NO _FAK TUR = NO_FA KTUR

NO _FAK TUR = NO_FA KTUR

NO _RET UR = NO _RET UR NO _RET UR = NO _RET UR KO DE_B RG = K ODE _BRG

NO _SO = NO_S O KO DE_B RG = K ODE _BRG

NO _FAK TUR = NO_FA KTUR

KO DE_P LG = KO DE_P LG KD_USER = K D_USE R

PELAN GGAN KODE_PLG char ( 7) KD _U SER char ( 5) N AM A_PLG var c har ( 30) ALAM AT _PLG var c har ( 60) KOTA_PLG var c har ( 30) T LP_PLG i nt STOC K_BAR AN G

KODE_BR G char ( 7) N AM A_BR G var c har ( 50) KEM ASAN i nt H ARGAL i nt H ARGAB i nt JU M LAH i nt

PIU T AN G N O_F AKT U R char ( 7) N O_AN GSU R AN char ( 7) T GL_PIU T AN G timestamp D IAN GSU R timestamp T OTAL_PIU TAN G i nt

D P i nt

SISA_PIIU TAN G i nt KODE_PLG char ( 7) M T _R ETU R

N O_R ETU R char ( 7) T AN GGAL_R ETU R dateti me

T OTAL money

D AFT AR _C OA KD _C OA char ( 12) N M _C OA var c har ( 60) R EK_PEN GEN D ALI var c har ( 15) SALDO_N OR M AL var c har ( 10) T R AN S_PEN JU ALAN

N O_F AKT U R char ( 7) T GL_T R AN S dateti me JEN IS_PEN JU ALAN dateti me

D ISKON i nt

GR AN D T OT AL i nt

JU R N AL N O_F AKT U R char ( 7) N OTA_R ET U R char ( 7) KD _C OA char ( 12) N O_AN GSU R AN char ( 7) N O_JU var c har ( 7) T AN GGAL_J U dateti me KET ER AN GAN var c har ( 70) STATU S var c har ( 1)

D EBET money

KR ED IT money

T R AN S_R ETU R _PEN JU ALAN N OTA_R ET U R char ( 7) N O_R ETU R char ( 7) T GL_T R AN S_R ETU R dateti me KET ER AN GAN_R ET U R money GR AN D T OT AL_R ET U R i nt

M AST ER _SO N O_SO char ( 7) KODE_PLG char ( 7) N O_F AKT U R char ( 7) T AN GGAL_SO dateti me T OTAL_SO i nt U SER

KD _U SER char ( 5) PASSW OR D var c har ( 10) M 1 var c har ( 1) M 2 var c har ( 1) M 3 var c har ( 1) M 4 var c har ( 1)

AN GSU R AN N O_AN GSU R AN char ( 7) T AN GGAL_AN G dateti me SISA_D P var c har ( 30) AN GSU R AN _KE char ( 1) KET ER AN GAN var c har ( 70)

D T SO KODE_BR G char ( 7) N O_SO char ( 7)

D T RET U R KODE_BR G char ( 7) N O_R ETU R char ( 7)

38

4.2.7 Struktur File

1. Tabel User

Nama Tabel : TbUser Primary Key : Kd_user Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data user

Tabel 4.1 Tabel Struktur File TbUser

No Field Type Length Key

1 Kd_user Char 5 Primary Key

2 Password Varchar 10 Not null

3 M1 Varchar 1 Not Null

4 M2 Varchar 1 Not Null

5 M3 Varchar 1 Not Null

6 M4 Varchar 1 Not Null

2. Tabel Barang

Nama Tabel : Barang Primary Key : Kode Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data master barang

Tabel 4.2 Tabel Struktur File Master Barang

No Field Type Length Key

1 Kode Char 7 Primary Key

2 Nama Varchar 50 Not null

3 Kemasan Int 4 Not Null

4 Unit Varchar 2 Not Null

5 HargaL Int 4 Not Null

6 HargaB Int 4 Not Null

3. Tabel Pelanggan

Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : Kode_plg Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data master pelanggan

Tabel 4.3 Tabel Struktur File Pelanggan

No Field Type Length Key

1 Kode_plg Char 7 Primary Key

2 Nama_plg Varchar 30 Not null

3 Alamat_plg Varchar 60 Not Null

4 Kota_plg Varchar 30 Not Null

5 Tlp_plg Int 4 Not Null

4. Tabel Master COA Nama Tabel : COA

Primary Key : Kode_rekening Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data perkiraan

Tabel 4.4 Tabel Struktur File Master COA

No Field Type Length Key

1 Kd_COA Varchar 12 Primary Key

2 Nm_COA Varchar 60 Not null

3 Rek_Pengendali Varchar 15 Not Null

4 Saldo_Normal Varchar 10 Not Null

5. Tabel Master Pesanan Penjualan Nama Tabel : MasterSO

Primary Key : No_SO, Kode_Plg

40

Fungsi : Untuk menyimpan data master pesanan penjualan

Tabel 4.5 Tabel Struktur File Master Pesanan Penjualan

No Field Type Length Key

1 No_SO Char 7 Primary Key

2 Tanggal Datetime 8 Not Null

3 Total Int 4 Not Null

4 Kode_Plg Char 7 Foreign key

5 Nama_Plg Varchar 50 Not Null

6. Tabel Detail Pesanan Penjualan Nama Tabel : DtSO

Primary Key : No_SO, Kode

Foreign Key : Kode references tabel barang

Fungsi : Untuk menyimpan data detail pesanan penjualan

Tabel 4.6 Tabel Struktur File Detail Pesanan Penjualan

No Field Type Length Key

1 No_SO Char 7 Primary Key

2 Kode Char 7 Foreign key

3 Kemasan Int 4 Not Null

4 Unit Varchar 2 Not Null

5 Jumlah Int 4 Not Null

6 Harga Int 4 Not Null

7. Tabel Penjualan

Nama Tabel : Jual

Primary Key : No_SO, Kode_Plg, Kode

Foreign Key : Kode references tabel barang, Kode_Plg references tabel Pelanggan.

Tabel 4.7 Tabel Struktur File Transaksi Penjualan

No Field Type Length Key

1 No_Faktur Char 7 Primary Key

2 No_SO Char 7 Foreign key

3 Kode_Plg Char 7 Foreign key

4 Tgl_Trans DateTime 8 Not Null

5 Jenis_Penjualan Varchar 10 Not Null

6 Diskon Int 4 Not Null

7 GrandTotal Int 4 Not Null

8. Tabel Master Retur

Nama Tabel : MtRetur

Primary Key : No_Retur, No_Faktur, Kode_Plg

Foreign Key : No_Faktur references tabel Jual, kode_Plg references tabel Pelanggan

Fungsi : Untuk menyimpan data daftar retur penjualan

Tabel 4.8 Tabel Struktur File Master Retur

No Field Type Length Key

1 No_Retur Char 7 Primary Key

2 No_Faktur Char 7 Foreign Key

3 Tanggal_Retur DatetTime 8 Not Null

4 Total Int 4 Not Null

5 Kode_Plg Char 7 Foreign Key

9. Tabel Detail Retur

Nama Tabel : DtRetur

Primary Key : No_Retur, Kode_Brg

Foreign Key : Kode_Brg references tabel barang

42

Tabel 4.9 Tabel Struktur File Detail Retur

No Field Type Length Key

1 No_Retur Char 7 Primary Key

2 Kode_Brg Char 7 Foreign Key

3 Kemasan Int 4 Not Null

4 Unit Varchar 2 Not Null

5 Jumlah Int 4 Not Null

6 Harga Int 4 Not Null

10.Tabel Transaksi Retur

Nama Tabel : TransRetur

Primary Key : Nota_Retur, No_Retur, Kode_Plg

Foreign Key : No_Retur references MtRetur, Kode_Plg references tabel pelanggan

Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi retur penjualan

Tabel 4.10 Tabel Struktur File Transaksi Retur Penjualan

No Field Type Length Key

1 Nota_Retur Char 7 Primary Key

2 No_Retur Char 7 Foreign Key

3 Kode_Plg Char 7 Foreign Key

4 Tanggal_Trans DateTime 8 Not Null

5 Keterangan Varchar 100 Not Null

6 GrandTotal Int 4 Not Null

11.Tabel Angsuran

Nama Tabel : Angsuran

Primary Key : No_angsuran,No_Nota, Kode_Plg Foreign Key : No_Nota references tebel piutang ,

Kode_Plg references tabel pelanggan Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi penjualan

Tabel 4.11 Tabel Struktur File Angsuran

No Field Type Length Key

1 No_Angsuran Char 7 Primary Key

2 No_Nota Char 7 Foreign Key

3 Kode_Plg Char 7 Foreign Key

4 Tanggal DateTime 8 Not Null

5 Sisa_DP Int 4 Not Null

6 Angsuran_Ke Char 1 Not Null

7 Keterangan Varchar 100 Not Null

12.Tabel Piutang

Nama Tabel : Piutang

Primary Key : No_Fatur, Kode_Plg

Foreign Key : Kode_Plg references tabel pelanggan Fungsi : Untuk menyimpan data piutang pelanggan

Tabel 4.12 Tabel Struktur File Piutang

No Field Type Length Key

1 No_Faktur Char 7 Primary Key

2 Kode_Plg Char 7 Foreign Key

3 Tanggal DateTime 8 Not Null

4 Diangsur Char 1 Not Null

5 Total Int 4 Not Null

6 DP Int 4 Not Null

7 Sisa_Piutang Int 4 Not Null

13.Tabel Jurnal

Nama Tabel : TransJU

Primary Key : No_Trans, No_COA

Foreign Key : No_COA references tabel COA

44

Tabel 4.13 Tabel Struktur File Jurnal

No Field Type Length Key

1 No_JU Char 7 Primary Key

2 Tanggal DateTime 8 Not Null

3 No_COA Varchar 12 Foreign Key

4 Nama_COA Varchar 50 Not Null

5 No_Bukti Char 7 Not Null

6 Keterangan Varchar 100 Not Null

7 Status Char 1 Not Null

8 Debet Int 4 Not Null

9 Kredit Int 4 Not Null

4.2.8 Desain Input/Output

Berdasarkan dari analisa sistem yang ada maka di bawah ini akan digambarkan pada gambar 4.21 sampai dengan 4.45 desain input dan output yang nantinya akan digunakan untuk merancang desain interface pada program

Gambar 4.21 Desain Input Login

Gambar 4.21 merupakan desain input Login dimana terdapat username dan password. Desain input juga terdapat tombol navigasi yaitu login dan tutup.

Gambar 4.22 Desain Input Ubah Password

User name Password

LOGIN

User Name Password Lama Password Baru Konfirmasi

Simpan Batal Tutup

Gambar 4.22 merupakan desain input ubah password dimana terdapat username, password lama, password baru, dan konfirmasi password. Desain input juga terdapat perintah simpan, batal dan tutup.

Gambar 4.23 Desain Input Tambah User

Gambar 4.23 merupakan desain input tambah user dimana terdapat username, password dan konfirmasi password. Desain input juga terdapat perintah tambah, simpan, hapus, batal dan tutup.

Gambar 4.24 Desain Input Master Barang

User Name

Tambah Simpan Hapus

Kode Barang Nama Barang Kemasan

Jumlah

Simpan Batal Tambah Ubah Hapus Tutup

Tutup Batal

Harga Lama Rp.

Konfirmasi Password

Harga Baru Rp.

46

Gambar 4.24 merupakan desain input master barang dimana terrdapat kode barang, nama barang, kemasan, harga lama, harga baru dan jumlah barang. Disini user dapat menginputkan daftar-daftar barang yang akan diinputkan atau disimpan secara otomatis. Desain input ini juga terdapat tombol navigasi seperti tombol simpan, tombol batal, tombol tambah, tombol hapus, tombol batal dan tombol tutup.

Gambar 4.25 Desain Input Master Pelanggan

Gambar 4.25 merupakan desain input master pelanggan dimana terdapat kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, kota dan telepon. Desain input master pelanggan ini berguna untuk menyimpan data pelanggan yang baru ataupun yang lama. Desain input master pelanggan ini juga terdapat tombol navigasi seperti tombol simpan, tombol batal, tambah, tombol hapus, tombol batal dan tombol tutup.

Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat

Kota Telp

Batal Tambah Ubah Hapus Tutup

Gambar 4.26 Desain Input Pesanan Penjualan

Gambar 4.26 merupakan desain input pesanan penjualan dimana terdapat kode pelanggan, no so, tanggal pesanan, kode barang, nama barang, jumlah kemasan, harga, dan total. Disini user juga dapat menginputkan pesanan penjualan dari pelanggan, pelanggan juga bisa memesan barang lebih dari satu macam barang, pelanggan yang memesan lebih dari satu barang akan tampil di dalam datagrid dimana datagrid ini berguna sebagai tempat penyimpanan barang-barang yang akan dipesan oleh pelanggan, jika pelanggan sudah cukup memesan barang maka klik tombol simpan disebelah datagrid maka secara otomatis permintaan barang akan berhenti dan akan di total secara keseluruhan. Desain input ini juga terdapat tombol navigasi seperti tombol tambah, tombol simpan, tombol batal, tombol tutup.

Kode Pelanggan

Kode Barang

PLG0001 PLG0002

Nama Barang

No SO Tanggal SO

Tambah Simpan

Tutup Batal Jumlah

Kemasan Harga Total

SubTotal

Simpan Delete

48

Gambar 4.27 Desain Input Transaksi Penjualan

Gambar 4.27 merupakan desain input transaksi penjualan dimana terdapat no faktur, no order, tanggal order, total order penjualan, kode pelanggan, tanggal transaksi, jenis penjualan ada tunai juga kredit. Disini user hanya membuat faktur penjualan setelah pelanggan melakukan pesanan penjualan, jika pelanggan tidak melakukan pesanan penjualan maka tidak bisa melakukan transaksi penjualan ini. Pesanan penjualan pelanggan akan tampil di dalam datagrid jika user memasukkan no order dari pesanan pelanggan tadi. Desain input taransaksi penjualan ini juga terdapat tombol navigasi seperti tombol simpan, tombol batal dan tombol tutup.

Gambar 4.28 merupakan desain input angsuran dimana terdapat no angsuran, no nota, tanggal angsuran, kode pelanggan, total pesanan penjualan, DP, sisa DP, angsuran ke, banyak angsuran, sisa angsuran, pembayaran angsuran

No Faktur

Kode Pelanggan

Tgl Transaksi Jenis Penjualan

No Order Tgl Order Total

Tunai Kredit

SubTotal

Tutup Batal Simpan

Diskon Total

Pembayaran Kembali

kembali dan keterangan. Disini input angsuran dilakukan jika terdapat transaksi penjualan secara kredit. Transaksi penjualan secara kredit hanya bisa dilakukan kepada pelanggan lama saja dan total pesanan penjualan mencapai lima ratus ribu rupiah, jiak pesanan penjualan kurang dari lima ratus ribu rupiah maka pembayaran transaksi penjualan tidak boleh dilakukan secara kredit. Desain input angsuran ini juga terdapat tombol perintah seperti tombol simpan, tombol batal dan tombol tutup.

Gambar 4.28 Desain Input Angsuran

Gambar 4.29 merupakan desain input daftar retur penjualan dimana terdapat no retur, no faktur, kode pelanggan, tanggal retur, kode barang, nama barang, jumlah kemasan dan harga. Disini input daftar retur penjualan dilakukan lebih dari satu atau lebih barang yang akan diretur. Setiap barang yang akan diretur akan ditampilkan dalam datagrid sebagai bukti retur dan juga berapa total

No Angsuran

Kode Pelanggan No Nota

Total (Rp) DP (Rp) Sisa DP (Rp) Angsuran Ke Angsuran Ke Banyak Angsuran Sisa Angsuran

Keterangan :

Simpan Batal Tutup

Tanggal

Pembayaran (Rp) Kembali (Rp)

50

dari barang yang diretur setelah barang yang yang aka diretur sudah terpenuhi maka klik tombol simpan untuk penyimpanan daftar retur penjualan. Desain input daftar retur penjualan ini juga terdapat tombol perintah seperti tombol simpan, tombol batal dan tombol tutup.

Gambar 4.29 Desain Input Daftar Retur Penjualan

Gambar 4.30 merupakan desain input transaksi retur penjualan dimana terdapat no nota, no retur penjualan, tanggal retur penjualan, total retur, kode pelanggan, tanggal transaksi, keterangan. Disini user hanya bisa membuat bukti retur penjualan setelah pelanggan melakukan daftar retur penjualan terlebih dahulu, jika pelanggan tidak melakukan daftar retur penjualan maka tidak bisa melakukan transaksi retur penjualan ini. Daftar retur penjualan akan tampil di dalam datagrid jika user memasukkan no retur dari daftar retur penjualan tadi.

No Faktur

Nama Barang

Simpan

Tutup Batal Jumlah

Kemasan Harga

SubTotal No Retur

Kode Pelanggan

Tanggal

Kode Barang

Delete Simpan

Desain input transaksi retur penjualan ini juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol simpan, tombol batal dan tombol tutup. Pada tombol navigasi simpan ini transaksi retur penjualan akan menyimpan secara otomatis pada jurnal.

Gambar 4.30 Desain Input Transaksi Retur Penjualan

Gambar 4.31 merupakan desain input entry jurnal dimana terdapat no referensi, tanggal jurnal, kode COA, nama COA, keterangan, status disini terdapat debet maupun kredit, nilai, total debet, total kredit. Disini user bisa membuat jurnal secara manual misalnya user menginputkan jurnal dari biaya-biaya yang ada dalam perusahaan. Desain input entry jurnal ini juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol simpan, tombol batal, tombol selesai dan tombol tutup. Pada tombol navigasi simpan ini hanya bisa dilakukan jika total debet dan total kredit sudah balance. Jika total debet maupun total kredit tidak balance maka tidak bisa disimpan.

No Nota

No Retur Tgl Retur Total Kode Pelanggan

Tanggal Keterangan

SubTotal

52

Gambar 4.31 Desain Input Entry Jurnal

Gambar 4.32 Desain Output Laporan Penjualan

Gambar 4.32 merupakan desain output laporan penjualan dimana terdapat beberapa pilihan diantarannya pilihan cetak secara semua, berdasarkan no faktur,

No Ref Tanggal

Keterangan

Batal

Simpan Selesai

Kode COA Nama COA

Debet Kredit

Total

Laporan Penjualan

Tutup Status

Nilai

Semua

Berdasarkan No Faktur

Berdasarkan Tanggal

22/05/2006 _S/D 22/05/2006

Batal

dan juga berdasarkan tanggal transaksi. Desain output laporan penjualan juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol cetak, tombol batal dan tombol tutup.

Laporan Penjualan Semua

No Faktur Kode Barang Kemasan Unit Jml Hrg Total Diskon SubTotal

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999 99 999999

GrandTotal 99999

Gambar 4.33 Desain Output Laporan Penjualan semua

Gambar 4.33 merupakan tampilan desain output laporan penjualan cetak secara semua

Laporan Penjualan Per No Faktur

No Faktur Kode Barang Kemasan Unit Jml Hrg Total Diskon SubTotal

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999 99 999999

GrandTotal 99999

Gambar 4.34 Desain Output Laporan Penjualan Per No Faktur

Gambar 4.34 merupakan tampilan desain output laporan penjualan cetak per no faktur penjualan.

Laporan Penjualan Per Tanggal

No Faktur Kode Barang Kemasan Unit Jml Hrg Total Diskon SubTotal

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999 99 999999

GrandTotal 99999

Gambar 4.35 Desain Output Laporan Penjualan Per Tanggal

Gambar 4.35 merupakan tampilan desain output laporan penjualan cetak per tanggal transaksi penjualan.

54

Gambar 4.36 Desain Output Laporan Retur Penjualan

Gambar 4.36 merupakan desain output laporan retur penjualan dimana terdapat beberapa pilihan diantarannya pilihan cetak secara semua dan berdasarkan no retur. Desain output laporan retur penjualan juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol cetak, tombol batal dan tombol tutup.

Laporan Retur Penjualan Semua

No Retur Kode Barang Kemasan Unit Jumlah Harga Total

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999999

GrandTotal 999999

Gambar 4.37 Desain Output Laporan Retur Penjualan semua

Gambar 4.37 merupakan tampilan desain output laporan retur penjualan cetak retur penjualan secara semua.

Laporan Retur Penjualan Semua

No Retur Kode Barang Kemasan Unit Jumlah Harga Total

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999999

xx-xxxx xx-xxxx 9 Kg 9 999 999999

GrandTotal 999999

Gambar 4.38 Desain Output Laporan Retur Penjualan Per No Retur

Gambar 4.38 merupakan tampilan desain output laporan retur penjualan cetak per no retur transaksi retur penjualan.

Laporan Retur Penjualan

Semua

Gambar 4.39 Desain Output Laporan Piutang

Gambar 4.39 merupakan desain output laporan piutang dimana terdapat beberapa pilihan diantarannya pilihan cetak secara semua dan berdasarkan kode pelanggan. Desain output laporan retur penjualan juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol cetak, tombol batal dan tombol tutup.

Gambar 4.40 Desain Output Laporan Piutang Per Kode Pelanggan

Gambar 4.40 merupakan desain output laporan piutang per kode pelanggan.

Laporan Piutang Per tanggal xxxxxxx

Total DP Sisa Piutang Jatuh Tempo

xxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx

No Faktur _XX-xxxx

Laporan Piutang

Semua

Berdasarkan Kode Pelanggan

Batal

Cetak Tutup

22/05/2006

Kode Pelanggan _XXXxxxx

56

Gambar 4.41 Desain Output Laporan Jurnal

Gambar 4.41 merupakan desain output laporan jurnal dimana terdapat beberapa pilihan diantarannya pilihan cetak secara semua dan berdasarkan periode tanggal. Desain output laporan retur penjualan juga terdapat tombol navigasi meliputi tombol cetak, tombol batal dan tombol tutup.

Laporan Transaksi Jurnal Semua

Tanggal No Transaksi No COA Keterangan Status Debet Kredit

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx D 999999

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx K 999999

Total 999999 999999

Gambar 4.42 Desain Output Laporan Jurnal semua

Gambar 4.42 merupakan tampilan desain output laporan jurnal yang dicetak secara semua.

Gambar 4.43 merupakan tampilan desain output laporan transaksi jurnal yang dicetak berdasarkan per tanggal transaksi jurnal.

Laporan Jurnal

Semua

Periode

22/05/2006

Batal

Cetak Tutup

22/06/2006 Sampai Dengan

Laporan Transaksi Jurnal Per Tanggal

Tanggal No Transaksi No COA Keterangan Status Debet Kredit

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx D 999999

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx K 999999

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx D 999999

22/06/2006 xx-xxxx xx.xx.xxx xxxxxxxxxxx K 999999

Total 999999 999999

Gambar 4.43 Desain Output Laporan Jurnal Per Tanggal

Gambar 4.44 Desain Output Laporan Laba Rugi

Gambar 4.44 merupakan tampilan desain output laporan laba rugi per periode.

Gambar 4.45 merupakan tampilan desain output laporan neraca per periode.

Laporan Laba Rugi 22/05/2006

Pendapatan :

Penjualan xxxxx

Retur Penjualan xxxxx -

Total Pendapatan xxxxx

Biaya-Biaya :

Biaya xxxxx xxxxx

Biaya xxxxx xxxxx +

Total Biaya-biaya xxxxx -

58

Gambar 4.45 Desain Output Neraca NERACA

Per xxxxxx

Aktiva :

Aktiva Lancar

Kas xxxxx

Aktiva Tetap

Peralatan xxxxx

Total Aktiva xxxxx

Passiva :

Hutang Usaha xxxxx

Modal xxxxx

5.1 Sistem Yang Digunakan

Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini akan diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat.

a. Hardware

Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras dengan spesifikasi:

1. CPU minimal pentium 3 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 64 M

3. Hard disk minimal 10 Giga 4. Monitor

5. Keyboard dan Mouse 6. Printer Canon

b. Software

Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya: 1. Microsoft Visual Basic versi 6.0

2. Cristal Reports 8.5

3. Microsoft SQL Server 2000

5.2 Cara Setup Program

Di bawah ini akan diuraikan cara setup program dari aplikasi yang dihasilkan pada laporan ini.

60

1. Setelah memasukkan cd program, maka akan otomatis proses setup berjalan, karena program telah disetting dengan autorun.

2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.

3. Setelah proses setup selesai, maka program dapat dipakai langsung, tetapi pada saat awal penggunaan program akan ditanyakan apakah settingan terhadap server pada SQL Server sudah apa belum, apabila belum maka akan keluar sebuah form yang digunakan untuk setting server, tetapi apabila sudah tersetting, maka penggunaan program dapat langsung dilakukan.

5.3 Penjelasan Pemakaian Program

Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan pada bab sebelumnya, dan digabungkan dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan developer untuk membuatnya, adapun interface dan laporan yang dihasilkan adalah seperti yang ada pada gambar 5.1 sampai dengan gambar 5.22

Gambar 5.1 merupakan form menu utama yang berfungsi sebagai tampilan awal program aplikasi ini.

Gambar 5.2 Form Login

Gambar 5.2 merupakan form login yang berfungsi sebagai cara masuk untuk ke aplikasi ini. Apabila user tidak mempunyai user name maka tidak akan bisa mengaksses aplikasi ini. Di sini juga menentukan hak akses yang diperlukan oleh masing-masing user

Gambar 5.3 Form Ubah Password

Gambar 5.3 merupakan form yang berfungsi untuk mengubah password user atau pemakai. Setiap user mempunyai hak akses masing-masing untuk menjalankan tugasnya sesuai dengan instruksi pimpinan.

62

Gambar 5.4 Form Tambah Pemakai

Gambar 5.4 merupakan form yang berfungsi untuk tambah pemakai user. Jika user tidak terdaftar maka user akan mengisikan data pada form ini. Disini user juga diberi hak akses sesuai dengan pekerjaan masing-masing.

Gambar 5.5 Form Master Stock Barang

Gambar 5.5 ini merupakan form yang berfungsi sebagai masterdata barang yang akan dijual. Fasilitas yang ada adalah menambah data barang, mengubah data barang dan menghapus data barang. Namun pada fasilitas

mengubah data barang hanya bisa mengubah nama barang, kemasan, harga dan unit.

Gambar 5.6 Form master pelanggan

Gambar 5.6 ini merupakan form yang berfungsi sebagai masterdata pelanggan. Fasilitas yang adalah menambah data pelanggan, mengubah data pelanggan dan menghapus data pelanggan.

Gambar 5.7 Form Pesanan Penjualan

Gambar 5.7 ini merupakan form yang berfungsi sebagai pesanan penjualan dimana pelanggan melakukan pesanan penjualan ke sales. Kode barang

64

akan didapatkan dengan menekan F1 maka akan masuk ke menu pencarian item barang. Kemudian akan terlihat kode dan nama yang akan di pesan oleh pelanggan.

Gambar 5.8 Form Transaksi Penjualan secara Tunai

Gambar 5.8 ini merupakan form yang berfungsi sebagai transaksi penjualan tunai. Di sini pelanggan akan membayar barang yang akan dibelinya secara Tunai. Bagian Kasir hanya menginputkan no order pesanan barang yang telah dipesan oleh pelanggan, ketika pelanggan memutuskan untuk membayar barang secara tunai maka akan ada diskon sesuai dengan barang yang akan di diskon. Transaksi penjualan ini akan secara otomatis menjurnal.

Gambar 5.9 ini merupakan form yang berfungsi sebagai transaksi penjualan kredit. Disni pelanggan akan ditanya berapa angsuran yang akan dibayar, setelah itu pelanggan harus membayar DP (uang muka) dahulu.

Gambar 5.10 Form Transaksi Penjualan dengan pembayaran angsuran

Gambar 5.10 ini merupakan form yang berfungsi sebagai transaksi pembayarn angsuran oleh pelanggan yang telah melakukan transaksi penjualan secara kredit. Kasir akan menginputkan no faktur transaksi penjualan untuk mendapatkan data pelanggan beserta pembayaran uang muka atau angsuran keberapa yang akan dilakukan oleh pelanggan.

66

Gambar 5.11 ini merupakan form daftar retur penjualan yang berfungsi ketika pelanggan mengembalikan barang yang dipesan, yang dikarenakan barang rusak atau tidak cocok dengan pesanan pelanggan. Bagian kasir akan menginputkan no faktur penjualan dari pelanggan dengan menekan F1. Setelah menekan F1 maka akan muncul no faktur yang akan di retur barangnya.

Gambar 5.12 Form Transaksi Retur Penjualan

Gambar 5.12 ini merupakan form Transaksi retur penjualan yang berfungsi sebagai transaksi retur penjualan dimana pada gambar 5.11 tadi kasir sudah membuat daftar barang retur. Pada transaksi retur penjualan ini bagian kasir akan menginputkan no retur dari daftar retur penjualan tadi dengan menekan F1. Setelah bagian kasir menemukan no retur tersebut maka transaksi retur penjualan sudah dilakukan sesuai dengan permintaan dari pelanggan.

Gambar 5.13 ini merupakan form jurnal yang berfungsi transaksi jurnal manual yang dilakukan bagian keuangan. Kejadian-kejadian yang terjadi selain kegiatan penjualan dan retur penjualan haruslah dicatat kejurnal umum. Dan ini hanya mengisi jurnal dan ini sebagai bahan pembuatan laporan.

Gambar 5.13 Form Jurnal secara Manual

Gambar 5.14 Form Master COA

Gambar 5.14 ini merupakan form Master COA yang berfungsi sebagai master nomor akun. Fasilitas yang ada adalah menambah data nomor akun.

68

Gambar 5.15 merupakan laporan penjualan yang dihasilkan dan dapat disajikan ketika bagian Kasir telah melakukan transaksi penjualan kepada pelanggan pada hari tersebut.

Gambar 5.16 Laporan Retur Penjualan

Gambar 5.16 ini merupakan laporan retur penjualan yang berfungsi sebagai laporan untuk transaksi retur penjualan yang dilakukan pada suatu periode dimana pelanggan telah melakukan retur penjualan barang. Yang melaporkan laporan ini adalah bagian kasir untuk disajikan kepada pimpinan

70

Gambar 5.19 ini merupakan laporan jurnal umum yang berfungsi sebagai laporan untuk mengetahui laporan jurnal umum yang dihasilkan oleh setiap transaksi-transaksi penjualan, retur penjualan, maupun untuk keperluan biaya-biaya seperti biaya-biaya listrik, biaya-biaya air, biaya-biaya telepon dan biaya-biaya lain-lain.

Gambar 5.19 ini merupakan laporan jurnal umum yang berfungsi sebagai laporan untuk mengetahui laporan jurnal umum yang dihasilkan oleh setiap transaksi-transaksi penjualan, retur penjualan, maupun untuk keperluan biaya-biaya seperti biaya-biaya listrik, biaya-biaya air, biaya-biaya telepon dan biaya-biaya lain-lain.

Gambar 5.20 Laporan Data Pelanggan

Gambar 5.20 ini merupakan laporan data pelanggan yang berfungsi sebagai laporan untuk mengetahui berapa banyak pelanggan-pelanggan yang melakukan transaksi penjualan. Laporan data pelanggan ini yang nantinya akan dilaporkan kepada pimpinan.

Gambar 5.21 ini merupakan laporan laba/rugi yang berfungsi sebagai laporan untuk mengetahui laba atau rugi yang dihasilkan oleh perusahaan untuk satu periode tertentu. Laporan ini disajikan pada akhir periode tertentu. Juga bisa

71

dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengetahui kemajuaan perusahannya apakah perusahaan itu mengalami kemajuaan atau laba, atau apakah perusahaan itu mengalami kerugiaan atau rugi.

Gambar 5.21 Laporan Laba/Rugi

Gambar 5.22 ini merupakan laporan neraca yang berfungsi sebagai laporan untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan yang nantinya dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan oleh seorang Pimpinan. Pimpinan nanti akan memberikan suatu keputusan yang diambil dari laporan neraca sebagai pertimbangan.

72

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Dari uraian laporan ini penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Piutang yang telah dibuat secara komputerisasi maka semua proses peng-entry-an data akan menjadi lebih cepat. Dengan adanya sistem ini maka akan lebih mengurangi beban kerja bagian keuangan yang sebelum sistem ini digunakan harus mencatat seluruh transaksi termasuk penjualan kedalam sebuah buku jurnal.

Proses pembuatan laporan keuangan ini juga dapat dilakukan dengan cepat dan akurat tanpa melalui proses yang panjang. Hal tersebut tentu sangat memudahkan kinerja dari Pimpinan dalam pengambilan keputusan. Bagaimanapun dengan bantuan komputer dan sistem yang baik berbagai pekerjaan akan terasa lebih cepat. Semua bergantung pada pemakai dalam memaksimalkan sistem dan sumber daya yang ada.

6.2 Saran

Dari penggunakan sistem ini, masih terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Apabila aplikasi sistem informasi keuangan ini diterapkan di PT. Bina Adidaya, maka untuk keamanan data yang ada agar sistem informasi dilengkapi dengan fasilitas sekuriti, agar user digunakan lebih aman.

2. Perlu adanya jaringan komputer yang baik di PT. Bina Adidaya, agar data bisa tersimpan dengan baik dan sempurna.

DAFTAR PUSTAKA

Kendall, Kenneth & Kendall, Julie, 2002, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid I Edisi Bahasa Indonesia, Prenhallindo, Jakarta.

Pariadi dan Ismawanto, 2000, Lembar Kegiatan Siswa dan Evaluasi Akuntansi I, PT. Pabelan, Surakarta.

Rizky, Soetam, 2004, Paduan Belajar SQL Server, Prestasi Pustakaraya, Surabaya. Yuswanto, 2003, Pemrograman Dasar:Microsoft Visual Basic 6.0, Prestasi

Pustakaraya, Surabaya.

Yuswanto, 2004, Pemrograman Client-Server:Microsoft Visual Basic 6.0 jilid 1, Prestasi Pustakaraya, Surabaya.

Yuswanto, 2005, Pemrograman Client-Server:Microsoft Visual Basic 6.0 jilid 2, Prestasi Pustakaraya, Surabaya.