LKP : Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru pada Institut Keislaman Abdullah Faqih (INKAFA).

PADA INSTITUT KEISLAMAN ABDULLAH FAQIH (INKAFA)

Oleh:

Yayiek Dzurriyyatin Th 08.41010.0466

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER SURABAYA

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU PADA INSTITUT KEISLAMAN ABDULLAH FAQIH (INKAFA)

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer

Oleh:

Yayiek Dzurriyyatin Th 08.41010.0466

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER SURABAYA

PADA INSTITUT KEISLAMAN ABDULLAH FAQIH (INKAFA)

Telah diperiksa, diuji dan disetujui

Surabaya, Maret 2012 Disetujui :

Pembimbing Penyelia

Januar Wibowo, S.T., M.M. H. Imam Syafi’i NIDN 0715016801 Ketua Biro Umum

Mengetahui:

Ka – Prodi S1 Sistem Informasi

Erwin Sutomo, S.Kom NIDN 0722057501

ABSTRAK

Penmaru (Penerimaan Mahasiswa Baru) merupakan salah satu bagian penting di INKAFA (Institut KeIslaman Abdullah Faqih) sebagai Institut KeIslaman di kota Gresik. Penmaru mempunyai peran yang sangat besar dalam proses perekrutan, pelaksanaan tes, hingga penerimaan calon mahasiswa baru.

Masalah yang dihadapi oleh bagian penmaru adalah banyaknya calon mahasiswa yang mendaftar sehingga menyulitkan kerja dari penmaru dalam mengelola data dan informasi. Data dan informasi yang akurat dari penmaru dalam proses penerimaan mahasiswa agar tidak terjadi kesalahan dalam proses-proses yang ada dan pelaporan.

Sistem informasi penmaru berbasis desktop diharapkan menjadi solusi dalam permasalahan penmaru di INKAFA yang sebelumnya sistem penmaru masih dilakukan secara manual. Kelebihan dari aplikasi berbasis desktop di bandingkan dengan dilakukan secara manual antara lain : aplikasi desktop lebih cepat menginputkan data dari pada secara manual, aplikasi berbasis desktop ini lebih akurat dalam menyimpan data dibandingkan dilakukan secara manual, Aplikasi berbasis desktop ini membantu untuk mengirimkan data pada KOPERTAIS (Koordinat Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta) wilayah IV Surabaya dibandingkan dilakukan secara manual.

Dengan adanya sistem informasi penmaru yang dibangun ini, bagian penmaru di INKAFA dapat menangani proses penmaru dari pelaksanaan tes, penyimpanan

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan Rahmat serta Kasih Sayang – NYA sehingga kerja praktek ini dapat terselesaikan dengan baik.

Laporan ini disusun sebagai perwujudan tertulis dan bukti penyelesaian yang merupakan tanggung jawab penulis dalam melaksanakan kerja praktek selama kurang lebih satu semester. Kerja praktek yang telah terlaksana ini memiliki banyak tujuan, terutama untuk mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang sudah didapat selama duduk dibangku kuliah.

Selesainya penyusunan laporan kerja praktek ini tidak lepas pula dari bantuan berbagai pihak, dan dalam kesempatan ini penulis banyak mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd. selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya.

2. Bapak Januar Wibowo, S.T., M.M. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan kontribusi dalam memberikan masukan dan koreksi yang berguna dalam membimbing penyelesaian kerja praktek ini.

3. Bapak H. Imam Syafi’i selaku Ketua Biro Umum yang telah mengijinkan penulis melaksanakan kerja praktek di tempat tersebut.

4. Orang tua penulis yang banyak memberikan dukungan baik secara moral maupun spiritual dan kasih sayang yang begitu besar kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktek ini dengan baik.

vi i

error yang terjadi pada pembuatan program untuk kerja praktek ini.

6. Teman – teman lain yang tidak dapat saya sebutkan satu per – satu yang telah banyak membantu dan memberikan saran – saran dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam pelaksanaan kerja praktek ini, namun penulis berharap semoga pelaksanaan kerja praktek ini dapat ikut menunjang pengembangan ilmu pengetahuan khususnya ilmu komputer.

Surabaya, Maret 2012

Tim Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL... xiii

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat Penelitihan ... 3

1.6 Sistematika Penulisan... 3

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah dan Perkembangannya ... 6

2.2 Lokasi Perusahaan ... 8

2.3 Struktur Organisasi... 8

2.4 Visi dan Misi ... 12

2.4.1 Visi INKAFA ... 12

2.4.2 Misi INKAFA ... 12

BAB III. LANDASAN TEORI ... 14

3.1 Pengertian Sistem Informasi ... 14

3.2 Pengertian Sistem Informasi Penmaru ... 16

3.3 Analisa dan Perancangan Sistem ... 17

3.3.1 Sistem Flow ... 17

3.3.2 Data Flow Diagram ... 19

3.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 20

3.4.1 Power Designer ... 23

3.4.2 Microsoft Visual Basic.Net 2008 ... 23

3.4.3 SQL Server 2005 ... 24

3.5 Database ... 25

BAB IV. ANALISA DESAIN SISTEM ... 27

4.1 Analisis Sistem ... 27

4.2 Perancangan Sistem ... 28

4.3 Document Flow ... 29

4.4 Sytem Flow ... 31

4.5 Data Flow Diagram (DFD) ... 38

4.6 Entity Reationship Diagram (ERD) ... 40

4.7 Struktur Tabel ... 42

4.8 Desain Input/Output ... 49

BAB V. PENUTUP ... 62

5.1 Kesimpulan ... 62

5.2 Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 63

LAMPIRAN ... 64

Lampiran 1 Kartu Bimbingan ... 65

Lampiran 2 Acuan Kerja ... 66

Lampiran 3 Kehadiran Kerja Praktek ... 67

Lampiran 4 Log Harian Kerja Praktek ... 68

Lampiran 5 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 69

Lampiran 6 Listing program / Hasil Analisa ... 70

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Tugas Struktur Organisasi INKAFA ... 9

Gambar 2.2 Struktur Organisasi ... 10

Gambar 3.1 Komponen Sistem Informasi ... 15

Gambar 3.2 Proses Sistem Informasi ... 16

Gambar 3.3 Simbol-Simbol Sistem Flow ... 18

Gambar 3.4 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ... 20

Gambar 3.5 Komponen Microsoft Visual Basic 2008 ... 23

Gambar 4.1 Document Flow Penmaru ... 29

Gambar 4.1 Lanjutan Document Flow Penmaru ... 30

Gambar 4.2 System Flow Data Master ... 31

Gambar 4.3 System Flow Pengisian Formulir Penmaru... 32

Gambar 4.4 System Flow Tes Penmaru ... 33

Gambar 4.4 Lanjutan System Flow Tes Penmaru ... 34

Gambar 4.5 System Flow Penamaru... 35

Gambar 4.6 System Flow Pengiriman Data ke KOPERTAIS Wilayah IV ... 37

Gambar 4.7 Contecx Diagram... 38

Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 39

Gambar 4.9 CDM Sistem Informasi Penmaru ... 40

Gambar 4.10 PDM Sistem Informasi Penmaru... 41

Gambar 4.26 Desain Form Login... 49

Gambar 4.27 Desain Form Menu Utama ... 50

Gambar 4.28 Desain Form Master Fakultas dan Jurusan ... 51

Gambar 4.29 Desain Form Master Kamar Putra dan Kamar Putri ... 51

Gambar 4.30 Desain Form Tampil Data Master Pengguna ... 52

Gambar 4.31 Desain Form Formulir A ... 52

Gambar 4.32 Desain Form Formulir B ... 53

Gambar 4.33 Desain Form Formulir C ... 53

Gambar 4.36 Desain Form Penilaian ... 56

Gambar 4.37 Tampilan Form Penilaian Sukses ... 57

Gambar 4.38 Desain Form Laporan Kelulusan... 57

Gambar 4.39 Desain Form Laporan ke KOPERTAIS ... 58

Gambar 4.40 Desain Form Update Data ... 59

Gambar 4.41 Waktu Loading Update Data ... 60

Gambar 4.42 Laporan Penmaru yang akan dikirim keKOPERTAIS ... 60

Gambar 4.43 Daftar Lulus Tes yang Berbentuk Microsoft Office Excel ... 61

Gambar 4.44 Daftar Kuitansi Herregistrasi yang berbentuk Microsoft Office Excel ... 61

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.11 Struktur Tabel Calon Mahasiswa ... 42

Tabel 4.12 Struktur Tabel SMA... ... 42

Tabel 4.13 Struktur Negara ... 43

Tabel 4.14 Struktur Tabel Provinsi ... 43

Tabel 4.15 Struktur Tabel Wilayah ... 44

Tabel 4.16 Struktur Tabel Kota ... 44

Tabel 4.17 Struktur Tabel Tes ... 44

Tabel 4.18 Struktur Tabel Jadwal Tes... 45

Tabel 4.19 Struktur Tabel Pelaksanaan Tes ... 45

Tabel 4.20 Struktur Tabel Formulir ... 46

Tabel 4.21 Struktur Tabel Kamar Pesantren ... 46

Tabel 4.22 Struktur Tabel Orang Tua Mahasiswa ... 49

Tabel 4.23 Struktur Tabel Petugas PMB... 49

Tabel 4.24 Struktur Tabel Fakultas ... 49

Tabel 4.25 Struktur Tabel Jurusan ... 50

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Bagian penmaru dan Rektor mengalami kesulitan dalam mengambil keputusan untuk menyeleksi calon mahasiswa secara tepat. Saat ini sistem yang digunakan pada INKAFA rata-rata masih bersifat manual, sehingga pada saat melakukan pengambilan keputusan, pengarsipan dan pembuatan laporan pada bagian penmaru terkadang mengalami kendala-kendala tertentu. Saat pengiriman data pada KOPERTAIS pihak penmaru mengalami kesulitan saat harus menginputkan satu persatu data secara manual. Kemudian Rektor yang sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam penyeleksian mengalami kendala saat proses penentuan bakat calon mahasiswa. Dalam nilai hasil seleksi, mahasiswa yang memiliki nilai prosentase tertinggi akan di tempatkan sesuai dengan pilihan minat yang sudah dipilih sebelumnya, sehingga pada proses ini kemungkinan terjadi kesalahan karena penilaian secara subyektif, Akibatnya proses tersebut tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Berdasarkan permasalahan diatas proses penmaru pada INKAFA perlu dibuat suatu Sistem Informasi Penmaru, dimana terdapat sistem seleksi calon mahasiswa yang berasal dari luar pondok pesantren. Dalam seleksi tersebut dilakukan penggabungan serta memverifikasi hasil seleksi dengan minat yang telah dipilih.

2

Sehingga diharapkan keputusan yang diambil akan secara maksimal menempatkan calon mahasiswa ditempat yang sesuai dengan hasil dan keinginan calon mahasiswa.

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang telah diketahui di atas, berikut adalah perumusan masalah dalam laporan kerja praktek yaitu :

1. Bagaimana membuat suatu sistem informasi penmaru dengan sistem seleksi calon mahasiswa yang berasal dari luar pondok pesantren ?

2. Bagaimana membuat suatu sistem yang dapat digunakan untuk menentukan kriteria penilaian yang tepat untuk proses seleksi ?

3. Bagaimana membuat suatu sistem informasi yang dapat menangani proses penmaru mulai dari pendaftaran calon mahasiswa baru, seleksi calon mahasiswa baru, penempatan jurusan, sampai membantu dalam pengisian data untuk KOPERTAIS wilayah IV Surabaya ?

1.3Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah dalam kerja praktek adalah :

1. Aplikasi ini dikhususkan hanya untuk Badan Administrasi Umum dan Rektor INKAFA.

2. Aplikasi ini dibuat untuk menyeleksi lebih detail mahasiswa yang berasal dari luar pesantren.

3. Aplikasi ini dibuat untuk membantu dalam mengirimkan data penmaru ke pihak KOPERTAIS wilayah IV Surabaya.

1.4 Tujuan

1. Menganalisa dan memperbaiki sistem penmaru sehingga mampu memberikan informasi yang terbaik untuk INKAFA.

2. Membuat sistem untuk mencatat data calon mahasiswa sehingga memudahkan dalam proses pengiriman data ke KOPERTAIS wilayah IV Surabaya.

3. Membuat sistem yang baik untuk mencatat seluruh data calon mahasiswa.

1.5Manfaat Penelitian

Berdasarkan tujuan di atas, manfaat yang bisa diperoleh INKAFA dengan dibuatnya sistem yang baru adalah :

a. Sistem ini bermanfaat untuk INKAFA supaya dapat mengetahui jumlah calon mahasiswa yang sudah pasti masuk INKAFA untuk dikirimkan kepada pihak KOPERTAIS wilayah IV Surabaya.

b. Sistem ini juga bermanfaat dalam memberikan informasi tentang fakultas yang paling diminati oleh calon mahasiswa.

c. Selain itu sistem bermanfaat untuk membantu dalam proses seleksi fakultas. d. Sistem ini juga bermanfaat untuk mengirimkan data penmaru ke KOPERTAIS

wilayah IV Surabaya secara efektif.

1.6Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan dapat dibagi dalam beberapa bab, yaitu :

4

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan pembuatan kerja praktek dan sistematika penulisan buku ini.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini membahas tentang sejarah INKAFA, lokasi INKAFA, struktur organisasi INKAFA, serta visi dan misi INKAFA.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan mendukung dalam pembuatan kerja praktek ini. Adapun teori-teori yang dibahas meliputi : Pengertian Sistem Informasi, Pengertian Sistem Informasi Penmaru, Analisa dan Perancangan Sistem, Power Designer, Microsoft Visual Basic.Net 2008, SQL Server, Database dan menjelaskan tentang penjelasan sistem-sistem yang terkait.

BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini membahas tentang identifikasi masalah yang ada dibagian penmaru, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem berupa

Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel, Desain Input/Output

sampai dengan implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem yang dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1Sejarah dan Perkembangannya

INKAFA adalah perguruan tinggi Islam, INKAFA ini bagian yang tidak terpisahkan dari Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik, secara historis pendiriannya pada tanggal 10 Muharram 1424 H bertepatan dengan tanggal 13 Maret 2003 dan mendapatkan ijin pendirian dari Direktur Jenderal Kelembagaan Agama Islam (Dirjen Bagais) Departemen Agama RI dalam bentuk SK. Dirjen Bagais Depag No. Dj.II/185/2003 Tanggal 10 Juni 2003 dan diresmikan oleh Bapak Dr. H. Qodri Azizi (Dirjen Bagais a.n. Menteri Agama RI) pada tanggal 29 Juni 2003.

Nama Institut KeIslaman Abdullah Faqih dipilih oleh KH. Masbuhin Faqih (Pengasuh Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik) dengan tujuan mengenang dua nama Abdullah Faqih yakni guru beliau KH Abdullah Faqih (Pengasuh Pondok Pesantren Langitan) serta orang tua beliau KH. Abdullah Faqih (Perintis dan Pendiri Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik). Institut KeIslaman Abdullah Faqih disingkat INKAFA dengan filosofi kata ”inkafa” dalam bahasa arab ”in” yang berarti ”dalam keadaan” dan ”kafa” yang berarti ”cukup”, secara keseluruhan ”inkafa” berarti ”dalam keadaan cukup” dengan maksud agar kelak para lulusannya menjadi manusia yang benar-benar memiliki kecukupan

dalam bidang ilmu Agama Islam serta ilmu pengetahuan lainnya sesuai dengan kompetensi lulusan program studi.

Program studi yang diselenggarakan oleh INKAFA sebanyak 6 (enam) prodi strata satu (S1) dibawah koordinasi 4 (empat) fakultas, secara rinci sebagai berikut :

 Prodi Pendidikan Agama Islam (PAI) dan Pendidikan Bahasa Arab (PBA) dibawah koordinasi Fakultas Tarbiyah.

 Prodi Akhwal Al Syakhshiyyah (ASH) dan Mu’amalat (MML) dibawah koordinasi Fakultas Syari’ah.

 Prodi Komunikasi dan Penyiaran Islam (KPI) dibawah koordinasi Fakultas Dakwah.

 Prodi Tafsir Hadits (THD) dibawah koordinasi Fakultas Ushuluddin.

Mulai tahun Akademik 2003-2004 INKAFA sampai dengan sekarang Tahun Akademik 2011-2012 INKAFA menyelenggarakan pendidikan tinggi bercirihas Islam ala Pesantren dengan memadukan kurikulum pesantren dan kurikulum nasional. Pada tahun Akademik 2011-2012 ini jumlah mahasiswa aktif sebanyak 1116 mahasiswa dan telah menghasilkan lulusan sejak tahun 2007 s.d sekarang sebanyak 639 lulusan. Penyelenggaraan INKAFA dikelola oleh Yayasan Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin (sampai dengan 10 September 2009) dan dilanjutkan oleh Yayasan Mambaus Sholihin Suci Manyar Gresik (mulai 11 September 2009) serta dibawah koordinasi KOPERTAIS Wilayah IV Surabaya dengan nomor 04.089.

Landasan INKAFA adalah Al-qur’an dan Hadits. Tujuan INKAFA sebagai sebuah instusi pendidikan bernafaskan Islam adalah memajukan berbagai ilmu

8

pengetahuan tentang segala aspek di dunia Islam pada umumnya, serta ikut membangun tatanan aqidah ilmu pengetahuan Islam secara nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, alim sholeh dan kafi berlandaskan Alqur’an dan Hadits.

Pendidikan yang diberikan INKAFA tidak hanya menyentuh ranah pengetahuan, tapi juga ranah keahlian, dan nilai-nilai yang didapat oleh setiap mahasiswa setiap proses belajarnya. Dengan demikian, mahasiswa kelak akan mampu menjadi pemimpin-pemimpin masa depan yang utuh serta mampu menjawab tantangan jaman baik dalam tataran lokal maupun global.

2.2 Lokasi Perusahaan

Alamat : Jl. KH. Syafi’I No. 07 Suci Manyar Gresik No Tlp : (031) 3959297

2.3 Struktur Organisasi

Pembagian tugas dan Struktur Organisasi INKAFA Gresik. Disusun sedemikian rupa berdasarkan tujuan organisasi (kelembagaan) dengan berfokus pada misi dan visi sekolah dalam rangka mencapai tujuan pendidikan nasional :

Tabel 2.1 Pembagian Tugas Struktur Organisasi INKAFA

Jabatan Tugas

Ketua Yayasan Pemangku Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik sebagai penanggung jawab dan penentu kebijakan INKAFA.

Rektor pimpinan INKAFA yang memimpin

penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, serta hubungan dengan lingkungannya.

Wakil Rektor pimpinan INKAFA yang membantu Rektor dalam memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, serta hubungan dengan lingkungannya dan mewakili Rektor bila berhalangan.

Pembantu Rektor I bidang akademik bertugas membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pembantu Rektor II bidang administasi umum dan perencanaan

hubungan kerjasama bertugas membantu Rektor dalam pelaksanaan kegiatan bidang keuangan dan administasi umum serta mengkoordinasi perencanaan pembangunan kelembagaan serta koordinasi kerjasama dengan lembaga-lembaga lain baik dalam maupun luar negeri.

Pembantu Rektor III bidang kemahasiswaan bertugas membantu Rektor

dalam pelaksanaan kegiatan bidang

kemahasiswaan.

Dekan _{memimpin penyelenggaran pendidikan, penelitian} dan pengabdian pada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa dan tenaga administrasi fakultas

Ketua Prodi memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa dan tenaga administrasi prodi.

10

Jabatan Tugas

Biro unsur pembantu pimpinan Institut KeIslaman

Abdullah Faqih (INKAFA) bidang pelayanan teknis dan administasi yang meliputi administasi akademik dan kemahasiswaan dan administasi umum yang diangkat oleh dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

Biro Administrasi Akademik mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dan administrasi akademik kepada seluruh unsur dilingkungan INKAFA.

Biro Administrasi Umum mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh unsur dilingkungan Institut yang meliputi Administasi Umum, dan Administrasi Kepegawaian.

Biro Administrasi Keuangan mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh unsur dilingkungan Institut yang meliputi Administrasi Keuangan, Administrasi Perlengkapan dan Kerumahtanggaan.

Tabel 2.2 dibawah ini adalah table struktur organisasi INKAFA, yang mana didalam table tersebut terdapat nama dan jabatan struktur organisasi INKAFA.

Tabel 2.2 Struktur Organisasi INKAFA 1. Yayasan

A. Pembina

KH. Masbuchin Faqih Ketua Drs. KH. Abdus Salam, MM. Anggota 1 H. M. Zainul Huda Mafa Anggota 2 B. Pengurus

H. Mohammad Ma’ruf Ketua Umum

H. M. Muqsith, M.HI Ketua

M. Rutabuz Zaman, SH., MH. Ketua

H. Achmad Suchaimi Sekertaris Umum Ah. Haris Fahrudi, S. Fill Sekertaris

Hj. Lalilatul Mukarromah Bendahara Umum

Durrotun Mawaddah Bendahara

C. Pengawas

H. M. Muqsith, M.HI Anggota 1 H. Achmad Fahrul Anam Anggota 2 2. Pemimpin

Drs. H. Abdus Salam, MM Rektor H. Muchammad Majduddin, Lc Wakil Rektor H. M. Muqsith, S.Ag Pembantu Rektor I Ali Sidikin, S.Pdi Pembantu Rektor II Muhammad Isma’il, S. S. Pembantu Rektor III Abdul Halim, M.HI _{Dekan Fakultas Tarbiyah} H. Achmad Lubabul Chadzi, Lc., M.HI. _{Dekan Fakultas Syari’ah} H. Ainul Heri Ahmad Abbas, MA Dekan Fakultas Dakwah H. Nasrullah, M. ThI Dekan Fakultas Usuluddin H. Muhammad Fadlil Afi, Lc Ketua Prodi PAI

Mohammad Makinuddin, M. PdI Ketua Prodi PBA Fashihuddin Arafat, S.HI., SH. Ketua Prrodi ASH Muhammad Rutabuz Zaman, SH., MH. Ketua Prodi MML Ah. Haris Fahrudi, S. Fill Ketua Prodi KPI H. Arif Budiono, Lc., M.HI., MH. Ketua Prodi THD 3. Staff

Mohammad Makinuddin, Lc., M.HI., MH Ketua Biro Akademik

H. Imam Syafi’i Ketua Biro Umum

Khoirul Huda, S. Ag Ketua Biro Keuangan H. Moh. Hilaludin, S. Ag Bagian Ijazah

Khoirus Shobari, SE Bagian Akademik

Ahmad Sholeh, S. Pdi Bagian Keuangan Fikri Mahzumi, S. Hum Bagian Nilai Ahcmad Hilmi Afandi, S.Thi Bagian Umum Mahbub Junaidi, S. Sos Laporan

Kholif Wahidur Rizal Ali Siyafa’I, S.Pdi Bagian Kehasiswaan

Ahmad Hermawan, S. HI Pustakawan

12

2.4Visi Dan Misi 2.4.1 Visi INKAFA

Menyiapkan mahasiswa yang memiliki kematangan aqidah Ahlussunnah Waljama’ah, memiliki kemampuan akademik yang tinggi, profesional, yang dapat mempraktekkan, mengembangkan, dan atau menciptakan ilmu pengetahuan, dan teknologi, serta keIslaman, berbudi pekerti luhur (Akhlakul karimah), dan

mengupayakan penggunaan Imtaq dan Iptek untuk kesejahteraan jasmani dan rohani, masyarakat, bangsa dan negara.

2.4.2 Misi INKAFA

Melengkapi unit pendidikan di Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik, melengkapi sarana prasarana yang lebih memadai secara optimal, melaksanakan kegiatan perkuliahan yang efektif dan efisien sehingga setiap mahasiswa berkembang secara optimal dengan potensi yang dimiliki, Menumbuhkan penghayatan dan pengamalan ajaran agama Islam, dan budaya bangsa sehingga menjadikan sumber kearifan dalam bertindak, melengkapi Imtaq dan iptek khususnya bagi santri dan umumnya bagi masyarakat sekitar yang secara legal formal diakui dan dibutuhkan oleh masyarakat, lembaga, instansi dan pemerintahan.

Mengadakan penelitihan supaya menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metodologi atau informasi baru yang memperkaya Ilmu pengetahuan teknologi dan atau kesenian serta Ilmu keIslaman, mengadakan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan teknologi dan atau kesenian serta ilmu keIslaman dalam usaha memberikan bantuan pada masyarakat.

Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan sivitas akademika dan kelompok kepentingan yang terkait dengan INKAFA.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Sistem Informasi

Dalam merancang sistem perlu dikaji tentang konsep dan definisi dari sistem. Menurut Davis (1984: 68) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sistem fisik lebih dari sekedar bentuk konseptual, karena dapat memperlihatkan kegiatan atau perilaku.

Menurut James A.Hall (2004), sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan informasi adalah fakta yang menyebabkan penggunanya melakukan tindakan yang tidak akan dapat dilakukannya, jika tidak ada fakta tersebut. Jadi sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.

Menurut Hartono (1999:1) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Hartono (1999:8) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum

dapat bercerita banyak, sehingga perlu lebih lanjut “Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dalam laporan-laporan yang diperlukan.”(Leitch, 1983)

Sedangkan menurut Lani Sidharta (1995), sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai. Gambar 3.1 menunjukkan komponen fungsional dari sebuah sistem informasi.

Gambar 3.1 Komponen Sistem Informasi

Pengertian sistem informasi tergantung pada latar belakang cara pandang orang yang mencoba mendefinisikannya. Herlambang dan Tanuwijaya (2005: 47) mendefinisikan bahwa sistem informasi terdiri dari input, proses dan output, seperti

16

yang terlihat pada Gambar 3.1 Pada bagian proses terdapat hubungan timbal balik dengan 2 (dua) elemen, yaitu kontrol dari kinerja sistem dan sumber-sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses berupa data, baik karakter-karakter huruf maupun berupa numerik. Saat ini data bisa berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode-metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan.

Gambar 3.2 Proses Sistem Informasi (Sumber: Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46) 3.2Pengertian Sistem Informasi Penmaru

Sistem informasi penmaru adalah sistem yang berfungsi untuk pengolaan data calon mahasiswa baik tamu pengunjung, calon mahasiswa daftar, serta calon mahasiswa yang melakukan registrasi. Sistem ini bersifat client-server karena menggunakan database MySQL sehingga untuk mengembangkan jaringan akan lebih mudah untuk diimplementasikan.

3.3Analisa dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem: 3.3.1 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 1998: 10).

18

Terdapat beberapa simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, simbol-simbol system flow tersebut dapat dilihat pada tabel 3.3 di bawah ini:

Tabel 3.3 Simbol-Simbol System Flow

Simbol Keterangan/ Fungsi

Terminator

Sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem.

Manual Operation

Menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual).

Document

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan, surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik.

Process

Merupakan sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara terkomputerisasi.

Database

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat komputerisasi.

Decision

Merupakan operator logika digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar atau salah.

Manual Input

Melakukan proses input ke dalam database

melalui keyboard.

Off-line Storage

Merupakan media penyimpanan dokumen secara manual (arsip).

On-page Reference

Merupakan simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada letaknya terlalu jauh.

Simbol Keterangan/ Fungsi Off-page Reference

Simbol ini digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkanke halaman yang berbeda.

Paper Tape

Merupakan simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (missal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang.

3.3.2 Data Flow Diagram

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003:241).

Menurut Leman (1998) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.

20

Simbol-simbol yang digunakan dalam mendeskripsikan DFD dapat dilihat pada tabel 3.4

Tabel 3.4 Simbol-Simbol Data Flow Diagram

Simbol Keterangan/ Fungsi

Simbol Entitas Eksternal/ Terminator Menggambarkan asal atau tujuan data di luar sistem.

Simbol Persegi/ Lingkaran

Menggambarkan entitas atau proses dimana aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar. Simbol File/ Data Store

Menggambarkan tempat aliran data disimpan, Simbol Aliran Data

Menggambarkan aliran data.

3.3.3 Entity Relationship Diagram (DFD)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan didalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

Rahmad (2005) menyatakan bahwa ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada 3 (tiga) simbol yang digunakan, yaitu:

a. Entity

Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar

atribut diwakili oleh simbol elips. c. Hubungan/ Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :

1. One to One

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

2. One to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

22

3. Many to Many

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Begitu juga pada entitas B, dapat berhubungan dengan banyak entitas A.

ERDini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.

3.4Program Penunjang

Untuk membuat sistem informasi penmaru melalui kriteria lulusan sekolah dari luar Pondok Pesantren Mamba’us Sholihin Suci Manyar Gresik, dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan desain maupun sistem. Perangkat Lunak tersebut antara lain:

3.4.1 Power Designer

Power Designer merupakan suatu tool berupa software untuk mendesain sistem dan rancangan ERD yang dikembangkan oleh Sybase Inc. Terdapat dua model, yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).

3.4.2 Microsoft Visual Basic.Net 2008

Microsoft Visual Basic .Net adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .Net Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan menggunakan tool ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Form. Pada tabel 3.5 dapat dilihat berbagai macam komponen yang digunakan untuk membangun sebuah program dalam Microsoft Visual Basic .Net.

Tabel 3.5 Komponen Microsoft Visual Basic .Net 2008

Bentuk Keterangan

Penunjuk control yang berfungsi memindahkan atau mengubah ukuran control yang ada pada form.

Menampilkan teks, tetapi pemakai tidak bias berinteraksi dengannya.

Menempatkan teks pada form dan pemakai dapat mengedit teks tersebut.

Membuat kotak check yang dapat memilih satu atau banyak keadaan.

Memilih dan mengaktifkan satu keadaan dari banyak pilihan yang ada.

Membuat tombol pelaksana suatu perintah atau tindakan saat digunakan.

Menampilkan data dalam bentuk baris dan kolom. Tempat menginputkan pilihan atau memilih suatu pilihan dengan Drop-Down-List.

24

3.4.3 SQL Server 2005

SQL Server 2005 Express Edition adalah produk database yang mudah dipakai dan dibuat berdasarkan teknologi SQL Server 2005. Kemudahan pakainya bisa dilihat mulai dari antar muka program setup yang memandu pengguna dalam melalui proses instalasi. Tool berbasis GUI (graphical user interface) yang hadir menyertai SQL Server 2005 Express Edition memang sangat minim, hanya ada SQL Server Configuration Manager dan SQL Server Surface Area Configuration. Akan tetapi, kita bisa men-download tool untuk mengelola instance database SQL Server 2005 Express Edition, yaitu SQL Server Management Studio Express Edition (SSMS-EE), secara cuma-cuma integrasi yang sangat erat antara SQL Server 2005 Express Edition dengan Visual Studio 2008 juga akan sangat membantu kita dalam mengembangkan aplikasi database.

SQL Server 2005 Express Edition menggunakan engine database dan API untuk mengakses data yang sama seperti versi SQL Server 2005 lainnya. Perbedaannya, antara lain adalah:

1. Tidak ada dukungan untuk fitur-fitur yang dibutuhkan oleh kalangan enterprise. 2. Hanya mendukung satu processor.

3. Memory untuk buffer pool dibatasi hingga 1 GB. 4. Ukuran maksimal database dibatasi sampai 4 GB saja.

Absennya fitur-fitur untuk kalangan enterprise seperti high availability dan

business intelligence di SQL Server 2005 Express Edition bukanlah masalah besar, karena aplikasi yang dikembangkan di atas SQL Server 2005 Express Edition dapat bekerja secara seamless di SQL Server 2005 Workgroup Edition, Standard Edition,

dan tentunya juga di SQL Server 2005 Enterprise Edition. Dengan demikian,

scalability dari aplikasi database yang dikembangkan menggunakan SQL Server 2005 meneruskan tradisi dalam menghadirkan produk database yang mudah dipakai dan tersedia untuk semua kalangan, Microsoft menghadirkan SQL Server 2005 Express Edition sebagai produk penerus Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000). Sebagai produk yang disediakan secara cuma-cuma, apa saja kelebihan dan kekurangannya Express Edition dapat terjamin dan implementasinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan saat ini.

3.5Database

Menurut Yuswanto (2005:2), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara

database Relational dan Non Relational. Pada database Non Relational, sebuah

database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah – masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan dalam mengakses data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),

26

masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebesaran data).

Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari setiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi. Dalam merancang aplikasi database, selain harus mengatur rutin program agar kinerjanya maksimum, juga harus memperhatikan tata letak penyimpanan data, baik secara fisik maupun logis. Perancangan database yang baik memberikan waktu pencarian minimum dalam menentukan lokasi record-record tertentu. Database yang juga harus menyimpan data seefisien mungkin agar database tidak mengembang terlalu besar. Dengan demikian data dapat diperbarui dengan mudah.

Perencanaan database yang baik melibatkan 7 aktivitas kunci yaitu : 1. Membuat model aplikasi.

2. Menentukan data yang diperlukan aplikasi. 3. Mengorganisir data ke dalam tabel.

4. Menetapkan hubungan antar tabel.

5. Menetapkan kebutuhan indeks, validasi dan integritas bagi data. 6. Membuat penyimpanan query yang perlu untuk aplikasi.

ANALISA DESAIN SISTEM

4.1Analisa Sistem

Sistem informasi penmaru merupakan salah satu aplikasi yang membantu bagian untuk menangani proses pendaftaran, seleksi dan proses penerimaan mahasiswa di INKAFA Gresik. Dalam mengidentifikasi permasalahan yang ada pada penmaru. Pada gambar 4.3 digambarkan prosedur umum pendaftaran mahasiswa baru hingga proses penerimaan mahasiswa tersebut.

Pada saat penmaru membuka pendaftaran, calon mahasiswa dapat melakukan registrasi dipenmaru dengan membeli formulir terlebih dahulu kemudian mengisi formulir dan menyertakan dokumen-dokumen pelengkap yang dilakukan pada proses registrasi. Calon mahasiswa yang telah melakukan registrasi akan mendapat informasi tes berupa nomor tes dan jadwal tes. Setelah semua calon mahasiswa mengikuti tes, daftar calon mahasiswa, pilihan jalur, nilai rapor dan hasil tes akan diserahkan oleh bagian penmaru kepada pimpinan INKAFA untuk dilakukan proses pemilihan mahasiswa. Proses pemilihan atau seleksi mahasiswa yang dilakukan pimpinan menentukan jurusan dan kriteria yang bisa dipilih oleh calon mahasiswa. Hasil pemilihan mahasiswa akan diserahkan kembali kepada penmaru untuk dilakukan penginputan. Setelah itu dilakukan pengumuman penmaru.

Prosedur yang terdapat pada penmaru memiliki kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi dalam menunjang proses penmaru. Kebutuhan penmaru secara umum terbagi menjadi dua bagian utama yaitu kebutuhanmanajemen data

28

penmaru dan keamanan informasi. Kebutuhan manajemen data berkaitan dengan proses penglolaan data calon mahasiswa yang menghasilkan informasi lebih kompleks, sehingga diperlukan pengelolaan informasi yang lebih memadai. Pihak Akademik INKAFA Gresik membutuhkan suatu informasi yang memadai untuk mengikuti perkembangan penmaru berkaitan dengan privasi dan kerahasiaan data sehingga informasi yang diberikan sesuai dengan ketentuan pengguna yang berhak melakukan akses terhadap informasi.

4.2Perancangan Sistem

Perancangan sistem yang digunakan pada kerja praktek ini meliputi

Document Flow, System Flow, DFD, ERD, Struktur Tabel, dan Desain

4.3Document Flow Document Flow Penmaru

KOPERTAIS IV Rektor Penmaru Calon Mahasiswa START Membeli Formulir Formulir Pendaftaran Melakukan Pendaftaran Formulir Pendaftaran TerisiFormulir

Pendaftaran Terisi

Dokumen Persyaratan Berupa 2 Lembar Photocopy DANEM/

STK/STL/SKHUN, Pas Photo Warna dan Pembayaran SP3

Serta Seragam Herregistrasi Pembayaran Herregistrasi Formulir Pendaftaran Terisi

Input Data Calon Mahasiswa

Fakultas dan Jurusan yang di Pilih

Cek Kelengkapan Persyaratan Tes

Tanda Peserta Tes Tulis dan Tes MinatTanda Peserta Tes

Tulis dan Tes Minat

Input Jadwal Tes

Cetak Jadwal Tes

Jadwal Tes Tulis dan Tes Minat_{Jadwal Tes Tulis}

dan Tes Minat Jadwal Tes Tulis

dan Tes Minat

Pelaksanaan Tes Tulis

Hasil Tes Tulis

Hasil Tes Tulis

Hasil Tes Tulis Lengkap Kurang Lengkap Kurang

Hasil Tes Tulis Tanda Peserta Tes

Tulis dan Tes Minat

Data Calon Mahasiswa Cek Registrasi Pelaksanaan Tes Minat Hasil Tes

Minat Hasil Tes

Minat Uji Tes Minat Hasil Tes Minat A

Tanda Peserta Tes Tulis dan Tes Minat

30

Document Flow Penmaru

KOPERTAIS IV Rektor Penmaru Calon Mahasiswa Hasil Tes Minat Hasil Tes Tulis A Seleksi Asal Sekolah Asal Sekolah Pondok Pesantren Luar Pondok Pilihan Fakulktas dan Jurusan yang pertama Quota Kelas Pilihan Fakultas dan Jurusan yang kedua Hasil Penempatan Jurusan Periksa Persyaratan Calon Mahasiswa Cek Persyaratan Calon Mahasiswa Input Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Hasi Penerimaan Mahasiswa BaruHasi Penerimaan

Mahasiswa Baru

Dokumen yang harus diisi Pengurus Penerimaan Mahasiswa

Baru INKAFA

Hasi Penerimaan Mahasiswa BaruHasi Penerimaan

Mahasiswa Baru Hasi Penerimaan Mahasiswa Baru Hasi Penerimaan Mahasiswa Baru Hasi Penerimaan Mahasiswa Baru Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pertanggung Jawaban Finish Laporan Pertanggung Jawaban

4.4System Flow

System flow merupakan bagan alir yang menggambarkan arus dokumen dari bagian yang satu ke bagian yang lain. System flow ini digunakan untuk menunjukkan jalannya aplikasi sistem informasi penmaru secara garis besar. Pada gambar 4.2 sampai 4.6 ditunjukkan perancangan system flow.

4.4.1 System Flow Data Master Penmaru System Flow Penmaru

Data Master

START

Input User dan Password

Cek Login

Login

Input Master Asal Sekolah

Pondok Pesantren Suci

Luar Pondok Pesantren Suci

Input Program Studi

Fakultas

Jurusan

Hasil Test Keseluruhan

Cek Nilai

Nilai

Mahasiswa INKAFA

Tolak Mahasiswa INKAFA

FINISH

32

4.4.2 System Flow Pengisian Formulir Penmaru System Flow Pengisian Formulir Penmaru

Penmaru Rektor KOPERTAIS IV

Calon Mahasiswa

START

Membeli Formulir

Formulir Pendaftaran

Formulir Pendaftaran TerisiFormulir

Pendaftaran Terisi

Dokumen Persyaratan Berupa 2 Lembar Photocopy DANEM/STK/ STL/SKHUN, Pas Photo Warna dan Pembayaran SP3 Serta

Seragam Melakukan Pendaftaran

Formulir Pendaftaran Terisi

FINISH

A

Gambar 4.3 System Flow Pengisian Formulir Penmaru

Alur dari sistem pengisian formulir penmaru adalah calon mahasiswa baru datang ketempat penjualan formulir, setelah calon mahasiswa baru itu membeli formulir penmaru dan mengisi formulir tersebut dengan melengkapi persyaratan yang diajukan dari pihak INKAFA ketika pengisian formulir tersebut, kemudian calon mahasiswa itu harus menyerahkan kembali formulir yang sudah diisi pada pengurus penmaru.

4.4.3 System Flow Tes Penmaru System Flow Tes Mahasiswa Baru

KOPERTAIS IV Rektor Penmaru Calon Mahasiswa START Dokumen Persyaratan Tes Input Data Persyaratan Tes Kontrol Kelengkapan Tes Cek Kelengkapan Persyaratan Tes Tanda Peserta Tes Tulis dan Tes

Minat Tanda Peserta Tes Tulis dan Tes

Minat Tanda Peserta

Tes Tulis dan Tes Minat

Input Jadwal Tes

Cetak Jadwal Tes

Jadwal Test Tulis Jadwal Tes Tulis Jadwal Tes

Tulis

Melakukan

Tes Tulis _{Hasil Test}

Tulis Hasil Test

TulisHasil Tes Tulis Hasil Tes Tulis Hasil Test Tulis Lengkap B C Kurang Penilaian Tes Tulis Input Penilaian Tes Tulis Tanda Peserta Tes Tulis dan Tes

Minat

34

System Flow Tes Mahasiswa Baru

KOPERTAIS IV Rektor Penmaru Calon Mahasiswa B Jadwal Tes Minat Jadwal Tes Minat Melakukan Test Minat Jadwal Tes Minat Uji Tes Minat Penilaian Tes Minat Hasil Tes Minat

Hasil Tes Minat Hasil Tes Minat

Hasil Tes Minat Hasil Tes Minat

Hasil Pengumuman Kelulusan C FINISH Dokumen Penilaian Tes Minat Dokumen Penilaian Tes Minat Input Penilaian Tes Minat Penilaian Tes Minat Dokumen Penilaian Tes Minat Hasil Pengumuman Kelulusan Hasil Pengumuman Kelulusan

Lanjutan Gambar 4.4 System Flow Test Penmaru

Alur dari sistem tes penmaru adalah setelah calon mahasiswa baru mengisi formulir pendaftaran, memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan oleh pihak INKAFA, dan memilih 2 jurusan dari 1 fakultas maupun dari fakultas yang berbeda maka calon mahasiswa tersebut akan mendapatkan jadwal tes kemudian mengikuti tes yang sesuai dengan tanggal, tempat dan jadwal yang sudah

ditentukan oleh pengurus penerimaan mahasiswa baru, kemudian pengurus penmaru menyerahkan hasil tes calon mahasiswa kepada Rektor untuk dilakukan seleksi. Hasil seleksi menentukan jurusan mana yang diterima kemudian mahasiswa tersebut tinggal menunggu hasil pengumuman kelulusan dari tes yang pernah di lakukan calon mahasiswa baru tersebut.

4.4.4 System Flow Herregistrasi Penmaru System Flow Herregistrasi Penmaru

KOPERTAIS IV Rektor

Penmaru Calon Mahasiswa

START

Herregistrasi

A

Kontrol Registrasi

Cek Registrasi

Cetak Tanda Registrasi

Tanda Registrasi Tanda Registrasi

Lengkap

Tanda Registrasi

FINISH

Kurang Entry Data Calon

Mahasiswa Baru

Pembayaran Herregistrasi

Gambar 4.5 System Flow Herregistrasi Penmaru

Alur dari sistem herregistrasi penmaru adalah setelah calon mahasiswa baru mengisi formulir pendaftaran, memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan oleh pihak INKAFA, memilih 2 jurusan dari 1 fakultas maupun dari fakultas yg

36

berbeda, melakukan tes dan menerima hasil pengumuman kelulusan dari penmaru INKAFA maka calon mahasiswa tersebut harus melakukan herregistrasi, herregistrasi ini dilakukan untuk menginputkan data penmaru yang pasti, apabila calon mahasiswa baru tersebut setelah membaca hasil pengumuman kelulusan tes penmaru, akan tetapi apabila calon mahasiswa tersebut tidak melakukan herregistrasi maka calon mahasiswa tersebut tidak akan terdaftar sebagai mahasiswa baru di INKAFA.

4.4.5 System Flow Pengiriman Data ke KOPERTAIS Wilayah IV Surabaya System Flow Pengiriman Data ke KOPERTAIS Wilayah IV Surabaya

KOPERTAIS IV Rektor Penmaru Calon Mahasiswa START FINISH Dokumen Kelengkapan Calon Mahasiswa Baru

Input Kelengkapan Calon Mahasiswa Periksa Persyaratan Calon Mahasiswa Cek Persyaratan Calon Mahasiswa Input Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Penerimaan Mahasiswa Baru Lengkap Kurang Pengiriman Data Penerimaan Mahasiswa Baru Input Pengiriman Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Data Penerimaan Mhasiswa Baru Data Mahasiswa Baru Data Mahasiswa Baru Data Mahasiswa Baru Cetak Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Hasil Penerimaan Mahasiswa BaruHasil Penerimaan

Mahasiswa BaruHasil Penerimaan Mahasiswa Baru Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Hasil Penerimaan Mahasiswa Baru Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pertanggung Jawaban Laporan Pertanggung Jawaban Pengiriman Data Penerimaan Mahasiswa Baru Pengiriman Data Penerimaan Mahasiswa Baru Pengiriman Data Penerimaan Mahasiswa Baru

Gambar 4.6 System Flow pengiriman data ke KOPERTAIS wilayah IV Surabaya Alur dari sistem pengiriman data penmaru ke KOPERTAIS wilayah IV Surabaya adalah setelah calon mahasiswa baru melakukan herregistrasi kemudian

38

pengurus penmaru menginputkan semua data mahasiswa baru yang sudah mekukan herregistrasi dan mengirimkan ke pihak KOPERTAIS wilayah IV Surabaya, setelah pihak KOPERTAIS wilayah IV Surabaya mengisi nomer induk maka pihak KOPERTAIS wilayah IV Surabaya akan mengirimkan kembali ke pengurus penmaru INKAFA.

4.5Data Flwo Diagram (DFD)

DFD menunjukkan aliran data dalam penmaru. Tahap pertama pada perancangan dengan menggunakan DFD adalah dengan membuat susunan gambar proses utama yang merupakan gambaran DFD Context Diagram. Pada gambar 4.7 ditunjukkan DFD Context Diagram.

Informasi Daftar Ulang

Data Hasil Tes

Informasi Calon Mahasiswa Informasi Hasil Tes

Data Mahasiswa Baru Data Syarat Perlengkapan Dokumen Data Fakultas dan Jurusan

Informasi Fakultas dan Jurusan

Data Hasil Tes Minat Laporan Hasil Penerimaan Calon Mahasiswa

Laporan Daftar Calon Mahasiswa

Informasi Tes

Informasi Persyaratan Dokumen

Data Daftar Ulang Data Formulir Pendaftaran Terisi

0

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU

+

Calon Mahasiswa Baru

Petugas Rektor

Pada gambar 4.8 menggambarkan DFD Level 0 penmaru yang terdiri dari 5 proses yaitu proses registrasi, proses tes, mengelola data, proses seleksi dan proses cetak informasi.

Data Jadwal Tes

Data Hasil Seleksi Data Hasil Tes Minat

Informasi Persyaratan Dokumen

Data Hasil Tes Informasi Calon Mahasiswa

Data Mahasiswa Baru Data Fakultas dan Jurusan

Data Kelengkapan Dokumen Data Formulir Pendaftaran Terisi

Data Syarat Perlengkapan Dokumen Informasi Fakultas dan Jurusan

Informasi Tes

Laporan Hasil Penerimaan Calon Mahasiswa Laporan Daftar Calon Mahasiswa

Informasi Hasil Tes

Informasi Daftar Ulang Data Daftar Ulang

Calon Mahasiswa Baru

Rektor

Petugas

1

Proses Registrasi 2

Proses Tes 3

Mengelola data

4

Proses Seleksi 5

Proses Cetak Informasi

40

4.6Entyti Reationship Diagram (ERD)

ERD dari sistem informasi penmaru terdiri dari CDM dan PDM dari sistem yang dirancang yang akan dijelaskan pada gambar 4.9 dan gambar 4.10.

Menempat i Menyimpan Pelaksanaan Mendapatkan Menentukan Berada Sekolah TERDAPAT Mempunyai Memiliki Melaksanakan Melayani Membeli Memilih Mempunyai

Calon M ahasiswa Nomer_Tes

Nomer_Formulir Nama M ahasiswa Asal SM A Alamat SMA Alamat M ahasiswa Telp Mahasiswa Tag gal Daftar Kode Pos Lulusan Tahun Tang g al Lahir Tempat Lahir No_STTB

Orang Tua Mahas is wa No_Identitas Alamat Orang Tua Nama Orang Tua Pekerjaan Orang Tua

Petug as PMB ID_Petug as PMB Nama_Petug as_PM B Alamat_Petug as_PM B Formulir No_Formulir Jenis_formulir Neg ara Id_Negara Nama_Neg ara Provinsi ID_Provinsi Neg ara_id Nama_Provinsi Wilayah Id_Wilayah Provinsi_id Nama_Wilayah Kota ID_Kota Wilayah_id Nama_Kota SMA ID_SMA Kota_Id Nama_SMA Alamat SMA Status_SMA Tes Tes_nomer Info_Id Fakultas Id_Fakultas Nama_Fakultas Jurusan ID_JURUSAN Fakultas_id Nama_Jurusan Jadwal Tes No_Jadwal_Tes No_Tes Fakultas_Nama Jurusan_Nama Jenis_Tes Kamar Pesantren ID_Kamar Jumlah_Kamar Nama_Kamar Kapasitas_Kamar Pelaksanaan Ujian ID_Tes Has il_tes Tang g al_Tes Tang g al_selesai_tes Nama_Fakultas Nama_Jurusan

ID_KAMAR = ID_KAMAR

ID_TES = ID_TES TES_NOMER = TES_NOMER

NO_JADWAL_TES = NO_JADWAL_TES NO_TES = NO_TES

NO_JADWAL_TES = NO_JADWAL_TES NO_TES = NO_TES ID_PETUGAS_PMB = ID_PETUGAS_PMB

ID_KOTA = ID_KOTA WILAYAH_ID = WILAYAH_ID ID_SMA = ID_SMA

KOTA_ID = KOTA_ID ID_SMA = ID_SMA KOTA_ID = KOTA_ID

ID_WILAYAH = ID_WILAYAH PROVINSI_ID = PROVINSI_ID ID_PROVINSI = ID_PROVINSI NEGARA_ID = NEGARA_ID ID_NEGARA = ID_NEGARA

TES_NOMER = TES_NOMER NOMER_TES = NOMER_TES NOMER_FORMULIR = NOMER_FORMULIR

ID_PETUGAS_PMB = ID_PETUGAS_PMB NO_FORMULIR = NO_FORMULIR NO_FORMULIR = NO_FORMULIR

NOMER_TES = NOMER_TES NOMER_FORMULIR = NOMER_FORMULIR

NO_IDENTITAS = NO_IDENTITASNOMER_TES = NOMER_TES NOMER_FORMULIR = NOMER_FORMULIR

CALON_MAH ASISWA_ NOMER_TES varchar(20) NOMER_FORMULIR varchar(15) NO_IDENTITAS numeric NO_FORMULIR varchar(20) ID_SMA varchar(15) KOTA_ID varchar(10) NAMA_MAHASISWA varchar(200) ASAL_SMA varchar(50) ALAMAT_SMA varchar(300) ALAMAT_MAHASISWA varchar(300) TELP_MAHASISWA varchar(20) TAGGAL_DAFTAR timestamp KODE_POS varchar(20) LULUSAN_TAHUN char(4) TANGGAL_LAHIR char(8) TEMPAT_LAHIR varchar(30) NO_STTB numeric ID_KAMAR varchar(5) TES_NOMER varchar(20) ORANG_TUA_MAHASISWA NO_IDENTITAS numeric NOMER_FORMULIR varchar(15) ALAMAT_ORANG_TUA varchar(200) NAMA_ORANG_TUA varchar(200) PEKERJAAN_ORANG_TUA varchar(100) NOMER_TES varchar(20) PETUGAS_PMB ID_PETUGAS_PMB numeric NAMA_PETUGAS_PMB varchar(200) ALAMAT_PETUGAS_PMB varchar(200) NO_JADWAL_TES varchar(10) NO_TES varchar(20) FORMULIR NO_FORMULIR varchar(20) JENIS_FORMULIR varchar(200) NEGARA ID_NEGARA varchar(2) NAMA_NEGARA varchar(100) PROVINSI ID_PROVINSI varchar(4) NEGARA_ID varchar(2) ID_NEGARA varchar(2) NAMA_PROVINSI varchar(100) WILAYAH ID_WILAYAH varchar(6) PROVINSI_ID varchar(4) ID_PROVINSI varchar(4) NEGARA_ID varchar(2) NAMA_WILAYAH varchar(100) KOTA ID_KOTA varchar(10) WILAYAH_ID varchar(6) ID_WILAYAH varchar(6) PROVINSI_ID varchar(4) NAMA_KOTA varchar(100) SMA ID_SMA varchar(15) KOTA_ID varchar(10) NAMA_SMA varchar(100) ALAMAT_SMA varchar(300) STATUS_SMA varchar(2) TES TES_NOMER varchar(20) NOMER_FORMULIR varchar(15) INFO_ID numeric(2) NOMER_TES varchar(20) NO_JADWAL_TES varchar(10) NO_TES varchar(20) FAKULTAS ID_FAKULTAS varchar(10) NAMA_FAKULTAS varchar(50) JURUSAN ID_JURUSAN varchar(10) FAKULTAS_ID varchar(10) NAMA_JURU SAN varchar(50)

JADWAL_TES NO_JADWAL_TES varchar(10) NO_TES varchar(20) ID_PETUGAS_PMB numeric FAKULTAS_NAMA varchar(50) JURUSAN_NAMA varchar(50) JENIS_TES varchar(15) KAMAR_PESANTREN ID_KAMAR varchar(5) JUMLAH_KAMAR numeric NAMA_KAMAR numeric KAPASITAS_KAMAR numeric PELAKSANAAN_UJIAN ID_TES varchar(20) HASIL_TES varchar(15) TANGGAL_TES varchar(20) TANGGAL_SELESAI_TES varchar(20) NAMA_FAKULTAS varchar(50) NAMA_JURU SAN varchar(50) MEMILIH NOMER_FORMULIR varchar(15) NOMER_TES varchar(20) MELAYANI NO_FORMULIR varchar(20) ID_PETUGAS_PMB numeric BERADA ID_SMA varchar(15) KOTA_ID varchar(10) ID_KOTA varchar(10) WILAYAH_ID varchar(6) MENYIMPAN TES_NOMER varchar(20) ID_TES varchar(20)

42

4.7Struktur Tabel

Basis data diperlukan untuk menyimpan data pendukung dan data dari masing-masing pengguna aplikasi ini. Pada kerja praktek ini digunakan SQL Server sebagai Relational Database Management System (RDBMS) penyimpan basis data sistem informasi penmaru. Struktur tabelnya dijelaskan pada tabel 4.11 sampai 4.25 ditunjukkan struktur tabel.

4.7.1 Tabel Calon Mahasiswa

Nama Tabel : Calon Mahasiswa Primary Key : Nome_Tes

Foreign_Key : Nomer_Formulir, Id_Kota, Id_SMA Fungsi : Menyimpan data pendaftar

Tabel 4.11 Calon Mahasiswa

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 Nomer_Tes Varchar 20

2 Nomer_Formulir Varchar 15

3 No_Identitas Numeric

4 Nama_Mahasiswa Varchar 200

5 ID_Mahasiswa Varchar 100

6 Telepon_Mahasiswa Varchar 20

7 Tanggal_Daftar Date

8 Lulusan_Tahun char 4

9 Tanggal_Lahir Char 8

10 Tempat Lahir Varchar 30

11 No_STTB Numeric

12 ID_SMA Varchar 15

13 Asal_SMA Varchar 50

14 Alamat_SMA Varchar 200

4.7.2 Tabel SMA

Nama Tabel : SMA Primary Key : ID_SMA

Foreign_Key : ID_Kota

Fungsi : Menyimpan data SMA Tabel 4.12 SMA

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_SMA Varchar 15

2 ID_Kota Varchar 10

3 Nama_SMA Varchar 100

4 Alamat_SMA Varcahar 300

5 Status_SMA Varchar 2

4.7.3 Tabel Negara

Nama Tabel : Negara Primary Key : ID_Negara Foreign_Key :

Fungsi : Menyimpan Data Negara Tabel 4.13 Negara

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Negara Varchar 2

2 Nama_Negara Varchar 100

4.7.4 Tabel Provinsi

Nama Tabel : Provinsi Primary Key : ID_Provinsi Foreign_Key : ID_Negara

Fungsi : Menyimpan Data Provinsi Tabel 4.14 Provinsi

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Provinsi Varchar 4

2 ID_Negara Varchar 2

44

4.7.5 Tabel Wilayah

Nama Tabel : Wilayah Primary Key : ID_Wilayah Foreign_Key : ID_Provinsi

Fungsi : Menyimpan Data Wilayah Tabel 4.15 Wilayah

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Wilayah Varchar 6

2 ID_Provinsi Varchar 4

3 Nama_Wilayah Varchar 100

4.7.6 Tabel Kota

Nama Tabel : Kota Primary Key : ID_Kota Foreign_Key : ID_Wilayah

Fungsi : Menyimpan Data Kota Tabel 4.16 Kota

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Kota Varchar 10

2 ID_Wilayah Varchar 6

3 Nama_Kota Varchar 100

4.7.7 Tabel Tes

Nama Tabel : Tes Primary Key : ID_Tes Foreign_Key : No_Formulir

Fungsi : Menyimpan Data Tes Tabel 4.17 Test

NO Field Type Ukuran Keterangan

NO Field Type Ukuran Keterangan

2 Nomer_Formulir Varchar 15

3 Info_Tes Varchar 50

4.7.8 Tabel Jadwal Tes

Nama Tabel : Jadwal Tes

Primary Key : No_Jadwal_Tes, No_Tes Foreign_Key : ID_Prtugas_PMB

Fungsi : Menyimpan Data Jadwal Tes Tabel 4.18 Jadwal Tes

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 No_Jadwal_Tes Varchar 10

2 No_Tes Varchar 20

3 ID_Petugas_PMB Numeric

4 Nama_Fakultas Varchar 50

5 Nama_Jurusan Varchar 50

6 Jenis_Tes Varchar 15

4.7.9 Tabel Pelaksanaan Tes

Nama Tabel : Pelaksanaan Tes Primary Key : Id_Tes, No_Formulir Foreign_Key : Tanggal_Tes, Selesai_Tes

Fungsi : Menyimpan Data Pelaksanaan Tes Tabel 4.19 Pelaksanaan Tes

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Tes Varchar 20

2 Hasil_Tes Varchar 15

3 Tanggal_tes Varchar 20

4 Tanggal_Selesai_Tes Varchar 20

5 Nama_Fakultas Varchar 50

46

4.7.10 Tabel Formulir

Nama Tabel : Formulir Primary Key : ID_Formulir Foreign_Key : No_Daftar

Fungsi : Menyimpan Data Formulir Tabel 4.20 Formulir

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Formulir Varchar 10

2 Nomer_Formulir Varchar 15 3 Model_Formulir Varchar 5 4.7.11 Tabel Kamar Pesantren

Nama Tabel : Kamar Pesantren Primary Key : ID_Kamar Foreign_Key :

Fungsi : Menyimpan Data Kamar Yang Ada diPesantren Tabel 4.21 Kamar Pesantren

NO Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Kamar Varchar 5

2 Jumlah_Kamar Numeric

3 Nama_Kamar Varchar 20

4 Kapasitas_Kamar Numeric 4.7.12 Tabel Orang Tua Mahasiswa

Nama Tabel : Orang tua Mahasiswa Primary Key : No_Identitas

Foreign_Key :

Tabel 4.22 Orang tua Mahasiswa

No Field Type Ukuran Keterangan

1 No_Identitas Numeric

2 Nama_Orang_Tua Varchar 200

3 Alamat_Orang_Tua Varchar 200

4 Pekerjaan_Orang_Tua Varchar 100

5 Telepon_Orang_Tua Numeric 4.7.13 Tabel Petugas PMB

Nama Tabel : Petugas PMB

Primary Key : ID_Petugas_PMB, No_Tes

Foreign_Key : No_Formulir, No_Jadwal_Tes, Nomer_ Tes Fungsi : Menyimpan Data Penmaru

Tabel 4.23 Petugas PMB

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Petugas_PMB Numeric

2 No_Tes Varchar 20

3 No_Jadwal_Tes Varchar 10

4 Nama_Petugas_PMB Varchar 200

5 Alamat_Petugas_PMB Varchar 200

4.7.14 Tabel Fakultas

Nama Tabel : Fakultas Primary Key : ID_Fakultas Foreign_Key :

Fungsi : Menyimpan Data Fakultas Tabel 4.24 Fakultas

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Fakultas Varchar 10

48

4.7.15 Tabel Jurusan

Nama Tabel : Jurusan Primary Key : ID_Jurusan Foreign_Key : ID_Fakultas

Fungsi : Menyimpan Data Jurusan Tabel 4.25 Jurusan

No Field Type Ukuran Keterangan

1 ID_Jurusan Varchar 10

2 ID_Fakultas Varchar 10

4.8Desain Input/Output

Desain input/output dari sistem informasi penmaru pada INKAFA Suci Manyar Gresik Jawa Timur adalah sebagai berikut :

1. Desain Form Login

Form ini digunakan untuk masuk kedalam sistem informasi penmaru. Petugas penmaru dapat memasukkan username dan password yang telah ditentukan. Dapat dilihat pada gambar 4.26 dibawah ini.

50

2. Desain Form Utama

Form ini adalah form yang akan muncul pertama kali setelah petugas selesai melakukan proses login. Pada form utama ini terdapat beberapa menu yaitu, file, master, formulir, ujian, laporan dan log out. Menu dapat dilihat pada gambar 4.27 sebagai berikut dibawah ini.

3. Desain Form Master Fakultas dan Jurusan

From ini digunakan untuk menambah Fakultas dan Jurusan baru gambar 4.28 dibawah ini.

Gambar 4.28 Form Master Fakultas dan Jurusan 4. Desain Form Master Kamar Putra dan Kamar Putri

From ini digunakan untuk menambah jumlah kamar putra dan jumlah kamar putri. gambar 4.29 dibawah ini.

52

5. Desain Form Master Pengguna

From ini digunakan untuk menambah pengguna program ini yang mana pengguna ini digunakan untuk login ketika menggunakan aplikasi ini.

gambar 4.30 dibawah ini.

Gambar 4.30 Form Master Pengguna 6. Desain Form Formulir Model A

Form formulir model A merupakan form yang didesain untuk melakukan inputan penyimpanan data formulir model A yang sudah diisi oleh setiap calon mahasiswa baru ketika mendaftar. Form formulir model A dapat dilihat pada gambar 4.31 dibawah ini.

Di Form formulir model A diatas itu juga bisa dibuat untuk memcari photo mahasiswa baru, caranya tinggal klik tombol cari photo kemudian pengguna aplikasi ini tinggal mencari dimana letak penyimpanan data photo calon mahasiswa baru.

7. Desain Form Formulir Model B

Form formulir fodel B merupakan form yang didesain untuk melakukan inputan penyimpanan data formulir model B, yang mana pengisian/penginputan formulir model B ini setelah pengisian/penginputan formulir model A, formulir B ini berfungsi menginputkan pekerjaan mahasiswa. Form formulir model B dapat dilihat pada gambar 4.32 dibawah ini.

Gambar 4.32 Form Formulir Model B 8. Desain Form Formulir Model C

Form formulir model C merupakan form yang didesain untuk melakukan inputan penyimpanan data formulir model C, yang mana pengisian/penginputan formulir model C ini setelah pengisian/penginputan form nilai, formulir B ini

54

berfungsi menginputkan pekerjaan mahasiswa. Form formulir model B dapat dilihat pada gambar 4.33 dibawah ini.

Gambar 4.33 Form Formulir Model C

Setelah menginputkan data di formulir model C maka tekan tombol simpan, dengan otomatis data yang diinputkan di formulir model C akan tersimpan didatabase, setelah penginputan formulir model C sukses maka akan muncul tampilan yang dapat dilihat pada gambar 4.34 dibawah ini.

9. Desain Form Kuitansi Herregistrasi

Form kuitansi herregistrasi ini dilakukan setelah pengisian formulir model C dan muncul tampilan sukses yang ada pada gambar 3.34 kemudian klik ok pada tampilan sukses yang ada di formulir model C maka secara otomatis form kuitansi herregistrasi akan muncul, kemudian inputkan sesuai dengan persyaratan pembayaran penmaru di INKAFA, setelah selesai dan sukses kemudian tekan tombol print apabila ingin mencetak kuitansi herregistrasi yang tampilannya dapat dilihat pada gambar 4.35 dibawah ini.

Gambar 4.35 form Kuitansi Herregistrasi 10. Desain Form Penilaian

Form penilaian ini merupakan form yang didesain untuk menginputkan nilai tes calon mahasiswa baru, form penilaian ini diisi setelah from formulir A dan B terisi. Form penilaian dapat dilihat pada gambar 4.36 dibawah ini.

56

Gambar 4.36 form Penilaian

Lanjutan Gambar 4.36 form Penilaian

Gambar diatas itu inputan apabila nilai tesnya tidak mencukupi rata-rata nilai tes yang sudah ditentukan oleh INKAFA makamahasiswa tersebut dikatakan tidak lulus tes

Setelah menginputkan data di form penilaian maka tekan tombol simpan, dengan otomatis data yang diinputkan di form penilaian akan tersimpan di

database dan akan muncul jurusan mana yang harus dipilih oleh calon mahasiswa sesuai dengan nilai yang diinputkan, setelah penginputan nilai sukses maka akan muncul tampilan yang dapat dilihat pada gambar 4.37 dibawah ini.

Gambar 4.37 form Penilaian Sukses

11. Desain Form Laporan Kelulusan

Form di atas muncul setelah pengisian form penilaian sukses, form yang ada pada gambar 4.38 dibawah bisa langsung diprint dengan ukuran kertas sesuai ukuran yang sudah ditentukan oleh pihak INKAFA.

58

12.Desain Form Laporan KOPERTAIS

Form ini adalah laporan akhir data penmaru, akan tetapi kolom NIRM dan nomer induknya masih kosong, yang mana dapat dilihat pada gambar 4.39 dibawah ini.

13.Desain Form Update data

Form update data yang ada pada gambar 4.40 dibawah ini adalah untuk memperbarui/mengupdate data penmaru yang sudah terisi kolom NIRM dan no induk dari KOPERTAIS yang ada di folder INKAFA letaknya di local disc D komputer.

60

Gambar 4.41 yang ada dibawah ini adalah menunjukkan waktu loading ketika pengambilan data dari folder INKAFA yang berada di local disc D.

Gambar 4.41 Waktu Loading Form Update Data

Gambar 4.41 yang ada dibawah ini adalah laporan penerimaan mahasiswa yang akan dikirim ke KOPERTAIS yang berbentuk Microsoft Office Excel.

Gambar 4.42 yang ada dibawah ini adalah daftar mahasiswa baru yang lulus tes berbentuk Microsoft Office Excel.

Gambar 4.42 Daftar lulus Tes yang berbentuk Microsoft Office Excel

Gambar 4.43 yang ada dibawah ini adalah daftar kuitansi herregistrasi penmaru yang berbentuk Microsoft Office Excel.

BAB V

PENUTUP

5.1Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem informasi penmaru pada INKAFA Suci Manyar Gresik. Kesimpulan dari sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan proses penmaru dapat dilakukan lebih mudah dan efektif.

2. Pemeliharaan data penmaru dapat dilakukan dengan mudah. Sistem ini juga mampu meminimalisasi terjadinya human error dalam melakukan penyimpanan data penerimaan mahasiswa baru.

3. Laporan data penmaru dapat disajikan dengan mudah dan dalam bentuk yang lebih jelas.

4. Pengiriman data penmaru ke KOPERTAIS dapat dilakukan secara mudah.

5.2Saran

Sebaiknya aplikasi ini ditambahkan atau dibuat dengan versi yang lain yaitu dengan Aplikasi web, jadi bisa membantu calon mahasiswa baru yang ingin mendaftar di INKAFA.

Elmasri, Ramez dan Navathe, Shamkant. 2003. Fundamental of Database System 4rd Edition. Pearson, Boston.

Hartono, Jogiaonto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi. Yogyakarta.

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Romeo, S.T., 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.

Yuswanto, dan Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi Pustaka, Jakarta.

12.Desain Form Laporan KOPERTAIS

Form ini adalah laporan akhir data penmaru, akan tetapi kolom NIRM dan nomer induknya masih kosong, yang mana dapat dilihat pada gambar 4.39 dibawah ini.

59

13.Desain Form Update data

Form update data yang ada pada gambar 4.40 dibawah ini adalah untuk memperbarui/mengupdate data penmaru yang sudah terisi kolom NIRM dan no induk dari KOPERTAIS yang ada di folder INKAFA letaknya di local disc D komputer.

Gambar 4.41 yang ada dibawah ini adalah menunjukkan waktu loading ketika pengambilan data dari folder INKAFA yang berada di local disc D.

Gambar 4.41 Waktu Loading Form Update Data

Gambar 4.41 yang ada dibawah ini adalah laporan penerimaan mahasiswa yang akan dikirim ke KOPERTAIS yang berbentuk Microsoft Office Excel.

61

Gambar 4.42 yang ada dibawah ini adalah daftar mahasiswa baru yang lulus tes berbentuk Microsoft Office Excel.

Gambar 4.42 Daftar lulus Tes yang berbentuk Microsoft Office Excel

Gambar 4.43 yang ada dibawah ini adalah daftar kuitansi herregistrasi penmaru yang berbentuk Microsoft Office Excel.

BAB V

PENUTUP

5.1Kesimpulan

Dari hasil kerja praktek yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem informasi penmaru pada INKAFA Suci Manyar Gresik. Kesimpulan dari sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan proses penmaru dapat dilakukan lebih mudah dan efektif.

2. Pemeliharaan data penmaru dapat dilakukan dengan mudah. Sistem ini juga mampu meminimalisasi terjadinya human error dalam melakukan penyimpanan data penerimaan mahasiswa baru.

3. Laporan data penmaru dapat disajikan dengan mudah dan dalam bentuk yang lebih jelas.

4. Pengiriman data penmaru ke KOPERTAIS dapat dilakukan secara mudah.

5.2Saran

Sebaiknya aplikasi ini ditambahkan atau dibuat dengan versi yang lain yaitu dengan Aplikasi web, jadi bisa membantu calon mahasiswa baru yang ingin mendaftar di INKAFA.

DAFTAR PUSTAKA

Elmasri, Ramez dan Navathe, Shamkant. 2003. Fundamental of Database System 4rd Edition. Pearson, Boston.

Hartono, Jogiaonto. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi. Yogyakarta.

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Rizky, Soetam, 2006, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Romeo, S.T., 2003, Testing dan Implementasi Sistem, STIKOM, Surabaya.

Yuswanto, dan Subari, 2005, Mengolah Database dengan SQL Server 2000, Prestasi Pustaka, Jakarta.