Sistem Informasi Perpustakaan Pada Perpustakaan 400 Bakti Tentara Pelajar Kota Cirebon

SKRIPSI

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Strata I (Satu) Sistem Informasi

Oleh :

LILIS SEPTIYANI

1.05.07.307

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

Keberadaan suatu teknologi di sebuah perusahaan atau instansi saat ini sangat penting, maka manusia di tuntut untuk menyesuaikan dengan perkembangan jaman. Seperti halnya dalam pengolahan data, apabila menggunakan teknologi informasi akan terasa lebih cepat, akurat dan baik dalam pengerjaannya. Karena sistem komputerisasi ini sangat membantu di dalam pengolahan data, pemeliharaan data yang dimiliki perpustakaan sehingga dapat menghemat waktu dan meningkatkan ke akuratan informasi hasil pengolahan data perpustakaan.

Untuk sistem yang sedang berjalan saat ini Perpustakaan 400 kota cirebon belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi, akan tetapi searah dengan perkembangan kapasitas perpustakaan terdapat beberapa hambatan yang dirasakan cukup menyita waktu, seperti susahnya mencari data-data yang menumpuk, sehingga terlambat dalam pembuatan laporan-laporan dan sebagainya. Berawal dari permasalahan di atas maka dibuatlah sebuah program aplikasi “ SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN 400 BAKTI TENTARA PELAJAR KOTA CIREBON”.

Pada sistem ini digunakan metodologi penelitian berupa metode deskriptif yang menggambarkan masalah yang terjadi di lapangan sebagaimana adanya. Kemudian menganalisa dan menjelaskan data yang dikumpulkan sesuai dengan tujuan penelitian, untuk pembangunan sistemnya dengan menggunakan metode prototype. Dan bahasa pemrograman yang dipakai Microsoft Visual Basic 6.0. sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan dengan cara Tanya jawab, observasi dan studi kepustakaan. Sistem informasi akan mengefektifkan kinerja serta mengefisiensi waktu dalam pengolahan data-data anggota dan data buku, sehingga meningkatkan pelayanan perpustakaan dan mengoptimalkan kinerjanya.

really important, so human should be appropiate with era globalization . For instance ,in data processing,and if using information technology will be further,accurate and good working.Because these computerization system will be helping in data processing,data maintenance which libarary has ,then could be efisience the time and increase result information accurated data processing of libarary.

For these system which is has been working now ,the library 400 cirebon city that have not been using computerization system , however the balancing with library capacity develpoment found some problems that spent time,for instance looking for the data too much,so never on time in made the reports and etc. Based on above the problems thenl be create aplication programme “LIBRARY INFORMATION SYSTEM ON 400’s LIBRARY BAKTI TENTARA PELAJAR

CIREBON”

Based on these system in using Research methodology ,it is descritive methodology that describe the problems which is happening in the field as how as been there. Then to analyze and describing data that collected appropiate with intends of research ,for building the system with using protype methodology and programme language which using microsoft visual basic 6.0 while The technic of collected data that using answer question,observation and Information system will be efisience on works and also to eficience the time in member data processing and book data ,so increasing library serving and to optimal works.

Keyword :

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas rahmat, taufik dan hidayah-Nya serta memberikan karunia-Nya kepada kita semua untuk menghirup kesegaran dan kesejukan alam raya ini, sehingga penelitian ini dapat terselesaikan dengan lancar. Penelitian dengan berjudul “SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN 400 BAKTI

TENTARA PELAJAR KOTA CIREBON”.

Dalam penulisan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kelemahan yang perlu diperhatikan dan diperbaiki mengingat keterbatasan pengetahuan yang kami miliki maupun segala faktor keterbatasan yang terjadi dilapangan. Dalam penulisan skripsi ini kami mendapatkan bantuan dari berbagai pihak baik berupa saran, bimbingan maupun dorongan moril dan materil. Dengan segala kerendahan hati,penulis banyak mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga atas segala bantuan dan bimbingan yang telah diberikan kepada penulis,khususnya kepada :

1. Bapak Prof.Dr. Eddy Soeryanto Soegoto,M.sc selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.

2. Dr.Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E.,M.Si selaku program studi di Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia.

4. Bapak Dadang Munandar, S.E.,M.Si selaku dosen wali di kelas MI-07/ angakatan 2007

Cirebon yang telah memberikan kesempatan dan waktunya kepada saya untuk melaksanakan penelitian.

7. Bapak Dwi yang berkenan menjadi pembimbing lapangan selama melakukan penelitian.

8. Kepada seluruh pegawai pada badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota Cirebon.

9. Kedua orang tuaku yang tercinta beserta keluarga yang tak henti-hentinya memberikan semangat.motivasi dan doa.

10. Seluruh teman-teman yang telah memberikan semangat,dan dukungan dalam penyusunan skripsi ini.

Akhirnya atas segala bantuan dan kebaikan yang telah diberikan dalam penyusuna skripsi ini penulis mengucapkan terima kasih semoga penyusunan skripsi ini dapat bermanfaat bagi semuanya.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

Bandung, Juli 2011 Penulis

Lilis Septiyani NIM:10507307

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian

Perkembangan dunia elektronik sangat berpengaruh terhadap ilmu pengetahuan dan teknologi pada kehidupan sehari-hari yang semakin kompleks. Keberadaan suatu teknologi di sebuah perusahaan atau instansi saat ini sangat dibutuhkan , maka manusia di tuntut untuk menyesuaikan dengan perkembangan jaman. Untuk itu manusia sangat memerlukan alat bantu yang disebut komputer. Komputer sendiri dapat diartikan sebagai perangkat elektronika yang dapat digunakan oleh manusia untuk membantu menyelesaikan masalah dengan komputer.

Perpustakaan 400 bakti tentara pelajar adalah suatu instansi pemerintah yang mempunyai tugas memberikan pelayanan peminjaman buku untuk masyarakat. Dalam sistem pelayanan di sebuah perpustakaan sangat besar dalam memberikan kepuasan kepada setiap pengunjung perpustakaan. Pelayanan yang dimaksud diantaranya pembuatan kartu anggota, peminjaman, dan pengembalian buku serta pembuatan laporan mengenai jumlah peminjaman dan pengembalian buku pada Perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

Dalam sistem yang sedang berjalan di Perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara menggunakan pencatatan data dalam buku besar, seperti pendaftaran anggota, peminjaman buku ,

pengembalian buku serta pembuatan laporan anggota,laporan peminjaman dan pengembalian buku. Hal tersebut cenderung kurang efektif dan menyita waktu cukup lama. Salah satu cara untuk mempermudah pelayanan tersebut adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sebuah sistem komputerisasi sangat di perlukan dalam sebuah pelayanan di Perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon. Dengan adanya sistem komputerisai diharapkan suatu masalah dapat diselesaikan cepat. Maka dari itu, pemanfaatannya memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus, maka Perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon harus melakukan berbagai cara yaitu dengan memperbaiki fasilitas yang dibutuhkan atau pun menambah fasilitas-fasilitas yang mendukung.

Berdasarkan uraian diatas,maka penulis bermaksud menyusun tugas akhir ini menetapkan judul “SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN 400 BAKTI TENTARA PELAJAR KOTA CIREBON”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka masalah yang diidentifikasi pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan yang dilakukan masih secara manual mulai dari pendaftaran anggota, peminjaman, pengembalian buku serta pembuatan laporan, sehingga menghambat kegiatan yang ada di perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

2. Tempat penyimpanan dokumen perpustakaan membutuhkan tempat besar. 3. Membutuhkan banyak berkas dokumen untuk proses pencatatan peminjaman,

pengembalian buku, serta laporan.

4. Sulitnya pencarian data buku yang tersedia maupun di pinjam, karena harus di cari dalam dokumen.

1.2.1 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang ada pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon sebagai berikut :

1. Bagaimana membangun dan merancang sistem informasi perpustakaan yang ada pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

2. Bagaimana membangun aplikasi perangkat lunak pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

1.3 Maksud dan Tujuan penelitian

Maksud penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi perpustakaan di badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota cirebon.

Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Membangun rancangan sistem informasi pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

2. Menghasilkan perangkat lunak sistem informasi perpustakaan pada perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

1.4 kegunaan penelitian

Adapun penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi pihak-pihak sebagai berikut 1.4..1 Kegunaan Praktis

Dengan adanya sistem informasi Peminjaman dan pengembalian terkomputerisasi dapat membantu pihak perpustakaan dalam mengelola pelayanan peminjaman dan pengembalian buku dapat berjalan dengan baik.

1.4.2 Kegunaan akademis

Kegunaan akademis dengan penelitian sebagai berikut : a. Bagi penulis

Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas terutama dalam pembuatan sistem informasi perpustakaan.

b. Bagi peneliti lain

Diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran atau studi kepustakaan terutama bagi yang akan mengadakan penelitian lebih lanjut tentang sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku.

c. Bagi pengembangan ilmu manajemen informatika

Dari hasil penelitian ini diharapkan menjadi perbandingan antara ilmu pengetahuan (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek), sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu pengetahuan yang sudah ada untuk diterapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak.

1.5 Batasan Masalah

Untuk mengurangi masalah, perlu adanya batasan masalah sehingga pembahasan akan lebih terarah dan mempermudah dalam proses perancangan sistem itu sendiri, maka dari itu penulis membatasi permasalahan yang ada, yaitu:

1. Sistem ini hanya membahas sistem informasi perpustakaan yaitu meliputi peminjaman, pengembalian buku, penginputan data, pencarian data buku, serta denda buku,.

2. Pembuatan sistem informasi ini hanya dapat dilakukan pada bagian perpustakaan yang memiliki hak akses.

3. Perangkat lunak yang dibuat berbasis desktop dengan client server. 4. Masa aktif kartu anggota di perpustakaan ini berlaku hanya satu tahun. 5. Jumlah peminjaman maksimal tiga buku.

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian berlangsung di perpustakaan 400 Bakti tentara pelajar kota Cirebon pada jln Brigjend Darsono tlp.(0231) 486605. Dan waktu penelitian dilaksanakan pada tanggal 1 maret sampai dengan 31 juli 2011. Adapun jadwal kegiatan penelitian yang dilakukan sebagai berikut :

Tabel 1.1 Jadwal kegiatan penelitian Waktu

No Aktifitas Maret April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Identifikasi

masalah 2 Menetapka

n

Pengemban gan Sistem Informasi 3 Merancang

Sistem Informasi 4 Membangu

n Perangkat Lunak 5 Pengujian

Perangkat Lunak 6 Membuat

BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan di bahas ke dalam semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat.

2.1 Pengertian Sistem

Pada dasarnya setiap kegiatan dalam suatu organisasi mempunyai tujuan yang hendak dicapai. Suatu kegiatan dapat berjalan karena adanya sistem.

Menurut Tara Sutabri (2003:9), Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai berikut :

” suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi , saling berinteraksi , saling tergantung satu sama lain dan terpadu.”

Teori sistem secara umum pertama kali di uraikan oleh kenneth boulding, terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.

Secara garis besar,sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.1 Elemen Sistem

Elemen sistem menurut Abdul Kadir (2002:54), membentuk sebuah sistem yaitu :

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal). Begitu pula yang berlaku pada sistem informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan,tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk di proses.masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.

c. Keluaran

Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dsb.

d. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam. contohnya melakukan perhitungan ,mengurutkan data.

e. Mekanisme pengendalian dan Umpan balik

Mekanisme pengendalian diwuudkan dengan menggunakan umpan balik yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

2.1.2 Karakterisitik Sistem

Karakteristik menurut Tara Sutabri (2003:12), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:

a. Komponen sistem

Sustu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub-sistem. Subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan sistem

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat di pisah-pisahkan.

c. Lingkungan Luar sistem

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkaran luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus di

kendalikan, karena kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

d. Penghubung sistem

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain di sebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

e. Masukan sistem

Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan dan sinyal.

f. Keluaran sistem

Hasil dari energi yang di olah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi sistem yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

g. Pengolah sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran sistem

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suau sistem tidak memiliki sasaran , maka operasi sistem

tidak ada gunanya . suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah di rencanakan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Tara Sutabri (2003:14), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan,yaitu :

a. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputer. b. Sistem alamiah dan sifat buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin yang disebut human machine system.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat di prediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasrkan program-program komputer yang dijalankan. Sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengauh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Yang menerima masukan dan menghasilka keluaran untuk subsistem lainnya.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Tata Sutabri (2003:17), informasi adalah proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokan menjadi tiga bagian yaitu :

1. Informasi strategis, informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal,rencana perluasan perusahaan. 2. Informasi taktis, informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka

menengah,seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

3. Informasi teknis, informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock.

2.2.1 kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2003:30) kualitas dari sistem informasi tergantung dari tiga hal yaitu :

1. akurat (accurate)

informasi harus bebas dari kesalahan atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat mungkin banyak mengalami gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. tepat waktu (timelines)

informasi yang sampai pasa si penerima tidak boleh terlambat.informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

3. relevan (relevanced)

informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.

2.2.2 Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya

2.2.3 Siklus informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna, sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

Gambar 2.1 Siklus Informasi Sumber : Tata Sutabri (2003:21) 2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnyasehunnga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut

Menurut Tata Sutabri (2003:36), sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang di perlukan.

DASAR DATA

PROSES

MODUL

OUTPUT

PENERIMA

KEPUTUSAN TINDAKAN

INPUT DATA

DATA DITANGKAP

HASIL TINDAKAN

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah sebagai berikut blok bangunan yang terdiri dari :

a. Blok masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok model

Block ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunkan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan .

e. Blok basis data

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

f. Blok kendali.

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan – kesalahan dapat dengan cepat diatasi.

2.4 Konfigurasi Jaringan

Konfigurasi jaringan terdiri dari pengertian jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, serta topologi jaringan komputer.Berikut adalah definisi-definisi dari konfigurasi jaringan tersebut.

2.4.1 Pengertian Jaringan Komputer

Menurut Budhi Irawan (2005:5) Jaringan Komputer adalah sebuah system yang terdiri atas computer dan perangkat jaringan lainnya yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang bersama-sama.

Pengertian jaringan komputer secara umum merupakan sekelompok komputer otonom/pribadi yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya dengan menggunakan protokol komunikasi melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi, program-program, penggunaan bersama perangkat keras seperti

printer, harddisk dan sebagainya. Selain itu juga jaringan computer bisa diartikan sebagai kumpulan sejumlah terminal komunikasi yang berada di berbagai lokasi yang terdiri dari lebih satu komputer yang saling berhubungan.Dalam sebuah jaringan komputer biasanya terhubung sejumlah komputer atau beberapa Server.

Server adalah komputer yang difungsikan sebagai pelayanan pengiriman data dan penerima data diantara komputer-komputer yang tersambung. Tujuan dibangunnya suatu jaringan komputer adalah membawa informasi secara tepat dan tanpa adanya kesalahan dari sisi pengirim (transmisi) menuju ke sisi penerima (receiver) melalui media komunikasi.

TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) merupakan protokol standard internet yang digunakan untuk melakukan koneksi ke internet protokol. TCP/IP memiliki beberapa subyek protokol yang berbeda yang beroperasi pada lapisan yang berbeda dan mempunyai tugas masing-masing. Berkat adanya protokol ini setiap komputer dapat berhubungan secara fleksibel dengan host-host yang terkoneksi.

2.4.2 Jenis-Jenis Jaringan Komputer

Menurut Budhi Irawan (2005) Secara umum jaringan komputer ada 5 jenis yang terdiri dari :

1) Local Area Network (LAN)

Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

2) Metropolitan Area Network (MAN)

Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.

3) Wide Area Network (WAN)

Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.

4) Internet

Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda. Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kampatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.

5) Jaringan Tanpa Kabel

Jaringan tanpa kabel merupakan suatu solusi terhadap komunikasi yang tidak bisa dilakukan dengan jaringan yang menggunakan kabel. Misalnya orang yang ingin mendapat informasi atau melakukan komunikasi walaupun sedang berada diatas mobil atau pesawat terbang, maka mutlak jaringan tanpa kabel diperlukan karena koneksi kabel tidaklah mungkin dibuat di dalam mobil atau pesawat. Saat ini jaringan tanpa kabel sudah marak digunakan dengan memanfaatkan jasa satelit dan mampu memberikan kecepatan akses yang lebih cepat dibandingkan dengan jaringan yang menggunakan kabel.

2.4.3 Topologi Jaringan Komputer

Menurut Budhi Irawan (2005:25) Topologi secara fisik dari suatu jaringan local adalah merujuk kepada konfigurasi kabel,computer,dan perangkat lainnya.

Adapun bentuk dari topologi fisik dari jaringan komputer adalah sebagai berikut :

1. Topologi Linear Bus

Topologi bus terlihat pada skema di atas. Terdapat keuntungan dan kerugian dari tipe ini yaitu:

Keuntungan:

Hemat kabel Layout kabel sederhana Mudah dikembangkan Kerugian:

Deteksi dan isolasi kesalahan sangat kecil Kepadatan lalu lintas

Bila salah satu client rusak, maka jaringan tidak bisa berfungsi. Diperlukan repeater untuk jarak jauh

Gambar 2.2 Topologi Linear Bus [ Sumber : Budhi Irawan,2005:26] 2. Topologi Token RING

Topologi TokenRING terlihat pada skema di atas. Metode token-ring (sering disebut ring saja) adalah cara menghubungkan komputer sehingga berbentuk ring (lingkaran). Setiap simpul mempunyai tingkatan yang sama. Jaringan akan disebut sebagai loop, data dikirimkan kesetiap simpul dan setiap

informasi yang diterima simpul diperiksa alamatnya apakah data itu untuknya atau bukan. Terdapat keuntungan dan kerugian dari tipe ini yaitu:

Keuntungan :

Hemat kabel Kerugian:

Peka kesalahan

Gambar 2.3 Topologi TokenRing [ Sumber : Budhi Irawan,2005:28] 3. Topologi STAR

Merupakan kontrol terpusat, semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut kesemua simpul atau client yang dipilihnya. Simpul pusat dinamakan stasium primer atau server dan lainnya dinamakan stasiun sekunder atau client server. Setelah hubungan jaringan dimulai oleh server maka setiap client server sewaktu-waktu dapat menggunakan hubungan jaringan tersebut tanpa menunggu perintah dari server. Terdapat keuntungan dan kerugian dari tipe ini yaitu:

Keuntungan:

Paling fleksibel

Pemasangan/perubahan stasiun sangat mudah dan tidak mengganggu bagian jaringan lain

Kontrol terpusat

Kemudahan deteksi dan isolasi kesalahan/kerusakan Kemudahaan pengelolaan jaringan

Kerugian:

Boros kabel Perlu penanganan khusus

Kontrol terpusat (HUB) jadi elemen kritis

Gambar 2.4 Topologi Star [ Sumber : Budhi Irawan,2005:27] 2.5 Pengertian Client-Server

Menurut Budhi Irawan (2005:30).Model Hubungan Client Server memungkinkan jaringan untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua dedicated file server.Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan system,memungkinkan untuk mengakses sumber daya,dan meyediakan keamanan.Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file server.Model hubungan ini menyediakan mekanisme untuk

mengintegrasikan seluruh komponen yang ada di jaingan dan memungkinkan banyak pengguna secara bersama-sama memakai sumber daya pada file server.

file server

Gambar 2. 5 Sistem Jaringan Client Server [Sumber : Budhi Irawan ,2005:30 ] Kelebihan Model hubungan Client server :

1) Terpusat (sumber daya dan keamanan data dikontrol melalui server). 2) Skalabilitas.

3) Fleksibel.

4) Teknologi baru dengan mudah terintegrasi ke dalam system.

5) Keseluruhan komponen (client/network/server) dapat bekerja bersama. Kekurangan model hubungan Client Server :

1) Mahal

2) Membutuhkan investasi untuk dedicated file server.

3) Perbaikan (Jaringan besar membutuhkan seorang staff untuk mengatur agar system berjalan secara efisien).

5) Ketika server jatuh,mengakibatkan keseluruhan operasi pada network akan jatuh pula.

2.6 Pengertian dan istilah perpustakaan 2.6.1 Pengertian perpustakaan

Kata perpustakaan berasal dari bahasa latin yaitu ”Luber” yaitu buku, sedangkan dari bahasa inggris yaitu ”Library” yang artinya perpustakaan.

Pengertian perpustakaan menurut ( Sulistyo, Basuki ; 1991 ) Perpustakaan merupakan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual.

2.6.2 Istilah – istilah perpustakaan

a. Kepustakawanan adalah ilmu atau profesi di bidang pembinaan & pengembangan serta penyelenggaraan perpustakaan , dokumentasi &informasi b. Pustakawan adalah seorang yang mempunyai tugas tanggung jawab , wewenang dan hak secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan yang di tujukan untuk memberikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan ,dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan.

c. Kepustakaan adalah Bahan – bahan yang menjadi acuan atau bacaaan dalam menghasilkan atau menyusun tulisan baik berupa artikel, karangan, buku, laporan, dan sejenisnya.

2.6.3 Fungsi perpustakaan

Adapun fungsi perpustakaan meliputi pendidikan , penelitian,informasi sebagai berikut :

a. Fungsi pendidikan

Perpustakaan harus mampu membangkitkan minat baca parasiswa, mengembangkan daya ekspresi, megembangkan kecakapan berbahasa, mengembangkan daya pikir yang rasional & kritis serta mampu membimbing & membina para siswa dalam rangka menggunakan bahan pustaka dengan baik.

b. Fungsi penelitian

Perpustakaan harus mampu menyediakan buku-buku untuk menunjang dalam melakukan penelitian, riset, survey.

c. Fungsi informasi

Perpustakaan harus mampu menyediakan bahan-bahan yang beraneka ragam,bermutu, up to date, yang disusun secara teratur dan sistematis untuk memudahkan para petugas & para pemakainya dalam mencari informasi yang diperlukan.

2.6.4 Tujuan perpustakaan

Tujuan perpustakaan tergantung kepada jenis perpustakaannya serta tugas dan fungsi,sedangkan penyusun dapat dapat menyimpulkan tujuan dari perpustakaan sbb :

a. Pengembangan sistem, sarana, prasarana belajar sepanjang hayat,penelitian & pengkajian ,hiburan bagi masyarakat untuk mewujudkan salah satu tujuan nasional.

b. Pengembangan sistem, sarana, pasarana pusat informasi ilmu pengetahuan , teknologi seni & kebudayaan untuk memnuhi kebutuhan dan hak asasi masyarakat akan informasi ilmu pengetahuan,teknologi,seni dan budaya. 2.6.5 Jenis-jenis perpustakaan

Adapun jenis-jenis dari perpustakaan sebagai berikut :

1. Perpustakaan Nasional adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang berkedudukan di Ibukota Negara.

2. Perpustakaan provinsi adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Provinsi yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah provinsi serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat.

3. Perpustakaan kabupaten/kota adalah adalah Lembaga Teknis Daerah Bidang Perpustakaan yang diselenggarakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah Kabupaten/Kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum

4. Perpustakaan kecamatan/desa adalah Perpustakaan yang berada di Kecamatan sebagai cabang layanan Perpustakaan Kabupaten/Kota yang layanannya diperuntukkan bagi masyarakat di wilayah masing-masing. 5. Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang memiliki ciri cirri berada

di lingkungan sekolah, dikelola oleh sekolah dengan penanggungjawab kepala sekolah yang bersangkutan, diperuntukkan bagi masyarakat sekolah (guru, pelajar, tenaga staf, dan orang tua/wali murid, komite sekolah dan dewan pendidikan),tugas dan fungsinya adalah untuk menunjang dan memfasilitasi proses pembelajaran di sekolah tersebut, pembiayaan berasal dari dana sekolah atau dana lain yang sah dan tidak mengikat

6. Perpustakaan perguruan tinggi adalah Perpustakaan yang mempunyai ciri ciri berada di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan, penyelenggaranya adalah suatu universitas/perguruan tinggi tertentu, pemakainya adalah sivitas akademika yang meliputi staf pengajar, mahasiswa, peneliti, staf administrasi dan pemakai atas izin perguruan tinggi yang bersangkutan.

7. Perpustakaan khusus adalah Perpustakaan yang diperuntukkan untuk koleksi- koleksi tokoh terkenal. Contohnya : Perpustakaan Bung Hatta 8. Perpustakaan Digital adalah Perpustakaan yang berbasis teknologi digital

atau mendapat bantuan komputer dalam seluruh aktifitas di perpustakaannya secara menyeluruh.

2.6.6 Sirkulasi buku

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.” Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:97), “Sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawah keluar perpustakaan.”

2.6.6.1 Sistem pelayanan sirkulasi

Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:101), “Sistem pelayanan pemakai pada perpustakaan umunya dapat dilaksanakan melalui dua cara diantaranya, pelayanan dengan sistem terbuka (opened cccess) dan pelayanan dengan sistem tertutup (closed access).”

Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mecari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka

Tujuan sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka adalah. a. Mengamankan koleksi perpustakan serta menghindari dan menekan terjadinya kehilangan koleksi perpustakaan.

b. Mengetahui siapa peminjam koleksi perpustakaan dan berapa yang sedang dipinjam.

c. Mengetahui batas waktu pengembalian buku yang sedang dipinjam.

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:

a. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.

b. Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

c. Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

d. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. e. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

f. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah: a. Frekwensi kerusakan lebih besar.

b. Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

d. Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung. (Perpustakaan Nasional RI; 1999:33)

Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

a. Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.

b. Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil. c. Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

d. Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :

a. Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

b. Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.

c. Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

d. Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relativ terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama. ( Perpustakaan Nasionla RI; 1999:33

2.7 Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem Informasi Perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengolah data suatu perpustakaan. Mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota,

sampai proses peminjaman dan pengembalian beserta aturan-aturannya seperti lamanya peminjaman dan penghitungan denda keterlambatan.

2.8 Perangkat lunak pendukung

Perangkat lunak pendukung yang digunakan dalam pembuatan program,penulis menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan sistem operasi Windows XP/2000, Data Base yang digunakan adalah SQL Server 2000 serta Crystal Reports 8.5 yang digunakan sebagai bentuk laporan dari sistem informasi yang penulis buat.

2.8.1 Sekilas Tentang Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft visual basic 6.0 berawal dari bahasa pemograman BASIC (beginners all purpose symbolic instruction code). Tahun 1980-an sistem opersi DOS cukup populer di kalangan pemakai PC karena di dalamnya disertakan bahasa BASIC yang dikenal dengan QBASIC (quick basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era windows, Microsoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual basic ini.

Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugastugas tertentu. Visual Basic kini seakan-akan menjadi kiblat bagi para Software Developer, dan menjadi salah satu bahasa yang wajib dipelajari oleh berbagai kalangan. Visual Basic (yang sering juga disebut

dengan VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman, juga sering disebut sebagai sarana (Tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti:

1) Untuk membuat program aplikasi berbasis Windows.

2) Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya control ActiveX, file Help, aplikasi Internet dan sebagainya.

3) Menguji program (Debugging) dan menghasilkan program akhir

4) berakhiran EXE yang bersifat executeble, atau dapat langsung dijalankan. Jadi Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup populer dan sangat mudah untuk dipelajari. Kita dapat membuat bahasa pemrograman dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau pemrograman yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan computer tersebut.

[Sumber: http://www.visualbasicindonesia.com/sejarah-visual-basic/ 8 Maret 2011] 2.8.2 Database SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang handal. Di desain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order online, inventory, akuntansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server 2000 dapat dijalankan pada NT 4.0 Server atau Microsoft Windows 2000 Server, selain itu dapat pula di install pada personal desktop di Windows 2000 Profesional dan Windows Millenium.

Sistem akan dipergunakan oleh beberapa komputer (client-server) maka database yang dibangun adalah merupakan database yang berfungsi untuk menunjang hal tersebut, untuk itu dalam penulisan ini dipakai database Microsoft SQL Server 2000, selain itu database ini juga compatible dengan bahasa pemrograman Visual Basic yang digunakan.

Secara teoritis, program SQL yang sudah terinstal pada komputer dapat menampung 32.767 database dan terdapat lebih dari 2 billion object. Kelebihan Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database adalah sebagai berikut :

1) Mempunyai transaction log tersendiri dan mengatur transaksi dalam database. 2) Data dapat berkisar antara 1 MB sampai 1.048.516 MB.

3) Dapat menambah ukuran data secara manual atau otomatis.

4) Dapat diset sesuai dengan keinginan, misal sebuah database hanya dapat dibaca tetapi tidak bisa diedit.

5) Mendukung Web Database melalui IIS.

[http://id.wikipedia.org /Microsoft_SQL_Server/8 Maret 2011]

2.8.3 Crystal Report

Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev.

Ada beberapa kelebihan dari Crystal Reports ini adalah :

1) Dari segi pembuatan laporan, tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.

2) Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian.

3) Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML dan sebagainya.[http://ratnasaridewi4244.files.wordpress.com/ 8 Maret 2011]

BAB III

OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian

Objek Penelitian merupakan suatu permasalahan yang dijadikan sebagai topik penulisan dalam rangka menyusun suatu laporan penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan objek penelitian tersebut.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Pada tahun 1984 pemerintah propinsi jawa barat membentuk unit pelaksana teknik (UPT) perpustakaan umum kotamadya Dati II cirebon di bawah Dinas pendidikan dan kebudayaan propinsi Dati I Jawa Barat.

UPT menempati bangunan gedung yang merupakan sumber dari ikatan keluarga (IKEL) Battalion 400 tentara pelajar brigade XVII siliwangi.

Penggunaan bangunan gedung pertama kali dilaksanakan pada tanggal 10 Nopember 1984,diresmikan oleh ketua umum IKEL 400 Drs. H. Salaman AT.

Pada tahun 1990 UPT perpustakaan umumkotamadya Dati II cirebon berubah menjadi UPT di bawah Cabang dinas pendidikan dan kebudayaan kotamadya Dati II Cirebon.

Pada tahun 1998 UPT perpustakaan umum kotamadya Dati II cirebon berubah menjadi kantor perpustakaan umum daerah kota cirebon.

Pada tahun 2005 kantor perpustakaan umum daerah kota cirebon berubah menjadi bidang perpustakaan di bawah badan perpustakaan dan kearsipan daerah (BAPUSIPDA) kota cirebon yang di pimpin oleh pejabat setingkat Eselon II-B.

Bapusipda memiliki UPT perpustakaan keliling yang terpisah dengan bidang perpustakaan dan bertanggung jawab langsung kepada kepala badan. Meskipun telah lima tahun bidang perpustakaan menjadi bagian dari Bapusipda, melihat sejarah berdirinya masayarakat lebih familiar menyebutnya ”perpustakaan 400”.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota Cirebon adalah Mewujdkan penyelenggaran perpustakaan dan kearsipan daerah kota cirebon sebagai sumber informasi yang akurat melalui peningkatan layanan yang cepat dan tepat.

Misi :

Mengembangkan minat dan budaya masyarakat membaca Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi

Meningkatkan kegiatan pembinaan tenaga perpustakaan dan kearsipan Meningkatkan mutu pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah kerangka pembanggian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk guna terciptanya sistem kerja kolektif yang harmonis dan dimanis serta terciptanya efektivitas dan efisiensi kerja yang maksimal.

Adapun struktur organisasi dari Badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota Cirebon sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan perpustakaan dan kearsipan daerah CIREBON

Kepala Badan Perpustakaan dan

Kelompok Perpustakaan dan

Kepala Bagian Tata Usaha

Kepala Sub Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Evaluasi dan

Pelaporan

Kepala Bidang Kearsipan Kepala Bidang Perpustakaan

Kepala Bidang Sub Pengembangan

Evaluasi

Pengolahan dan Pembinaan

Kepala Sub Bidang Alivisasi

dan Pengolahan

Pelayanan dan Pengembalian

Kepala UPT Perpustakaan Keliling

3.1.4 Deskripsi Tugas

Berdasarkan peraturan walikota cirebon nomor 49 tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja badan perpustakaan dan kearsipan daerah kota cirebon, tugas pokok dan fungsi bidang perpustakaan adalah: Tugas pokok :

1. Merencanakan,membagi tugas, memberi petunjuk, mengatur, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan urusan penyelenggaran pelayanan dan pembinaan perpustakaan serta akuisi pengolahan bahan pustaka.

a. Fungsi :

Perencanaan operasional bidang perpustakaan

Pemberian tugas penyelenggaraan bidang perpustakaan. Pemberian petunjuk penyelenggaraan di bidang perpustakaan Pengaturan penyelenggaraan bidang perpustakaan

Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas bidang perpustakaan.

Pelaporan pelaksanaan tugas bidang perpustakaan

Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan aturan dalam lingkup bidang perpustakaan

Tugas pokok dari masing-masing bidang :

a. Kepala Bag Umum, mempunyai tugas mengkoordinasikan pengelolaan secara umum dan perlengkapan badan perpustakaan.

b. Kepala bagian tata usaha mempunyai tugas mengendalikan pengelolaan administrasi di lingkungan Badan Perpustakaan.

c. Kelompok perpustakaan dan kearsipan daerah mempunyai tugas Merencanakan dan mengusulkan pengelolaan dan pengembangan, Melaporkan semua kegiatan perpustakaan kepada Kepala perpustakaan dan peningkatan profesi Pustakawan

d. Kepala sub bagian evaluasi dan pelaporan mempunyai tugas mengontrol laporan dan evaluasi terhadap perpustakaan.

e. Kepala bidang kearsipan mempunyai tugas mengkoordinasikan arsip yang ada di perpustakaan.

f. Bagian Pelayanan dan Pengembalian mempunyai tugas mempunyai tugas menyusun bahan kebijakan teknis operasional dan fasilitasi layanan perpustakaan

g. Bidang pengolahan dan Pembinaan, mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan teknis dan fasilitasi bidang pembinaan.

3.2 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Jenis metode penelitian yang digunakan penulis dalam perancangan sistem informasi akademik adalah metode deskriptif.

Gambar 3.2 Metode penelitian secara struktur Identifikasi

masalah

Menetapkan pengembangan sistem informasi

Merancang sistem informasi

Membangun perangkat lunak

Pengujian perangkat lunak

3.2.1 Perumusan Masalah

Perumusan Masalah yaitu menetapkan permasalahan yang ada pada penelitian ini, permasalahan yang ditemukan pada petugas pada Bapusipda peneliti dapatkan dengan cara pengumpulan data. Metode pengumpulan data yang digunakan penulis adalah dengan memadukan data dari sumber data primer dan sumber data sekunder.

3.2.1.1 Sumber Data Primer

Pengumpulan data merupakan salah satu unsur penting dalam upaya penyelesaian suatu penelitian. Data yang digunakan terdiri dari beberapa metode pengumpulan data , yaitu:

1. Teknik wawancara

Wawancara dilakukan untuk memperoleha data – data yang bersangkutan dengan penelitian langsung dari sumber yang dapat dipercaya. Dalam penelitian ini wawancara dilakukan kepada kepala instansi.

2. Teknik Observasi

Teknik observasi ini dimaksudkan untuk mengetahui sistem yang ada di perusahaan dengan cara terjun langsung ke tempat terjadinya system tersebut.

3. Penelusuran Kepustakaan

Penelusuran kepustakaan ini dilakukan dengan cara mencari informasi dengan cara menggali informasi dari berbagai macam sumber seperti buku, jurnal dan lain sebagainya.

3.2.1.2 Sumber Data Sekunder

Sumber Data sekunder dapat diperoleh dari beberapa bentuk media diantaranya, yaitu:

1. Media Internet

Metode ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem yang serupa dengan yang akan dibangun. Oleh karena itu memperoleh informasi dari media internet ini menjadi sosusi yang tepat dan cepat untuk medapatkan informasi dari sumber dengan cakupan yangsangat luas.

2. Dokumentasi

Dokumentasi adalah pengawasan dan pencatatan terhadap semua buku yang terbit dari semua negara sepanjang masa. Sehingga dapat pula dikatakan dokumentasi adalah pengawasan terhadap bibliografi di mana saja dan sepanjang masa.

3.2.2 Menetapkan Pengembangan Sistem

Menetapkan pengambangan sistem adalah menentukan metode apa yang digunakan dalam pendekatan dan pengembangan sistem yang akan dilakukan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pendekatan sistem terstruktur, dan pengambangan sistem prototype. Metode Pendekatan sistem merupakan salah satu cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan – kebutuhan, sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap efektif. Sedangkan Metode Pengembangan Sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan, yang membantu kita dalam pengembangan.

3.2.2.1 Metode Pendekatan Sistem

Metode pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal tahun 1970. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat -alat (tools) dan teknik-teknik

(techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari

sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Alat-alat yang digunakan dalam pendekatan analisis dan pemograman terstruktur adalah Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram

(DFD), Kamus Data, Normalisasi, Entity Relation Diagram (ERD) dan Rancangan Input/ Output.

3.2.2.2 Metode Pengembangan Sistem

Dalam membuat program aplikasi ada berbagai macam metode, salah satunya adalah metode prototipe. Metode Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai (user). Prototipe membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai yang sulit untuk diidentifikasi. Adapun tahapan tahapan dalam dari metode prototype adalah sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai. Pada tahap ini analisis sistem akan melakukan studi kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pemakai, baik yang meliputi model interface, teknik prosedural, maupun dalam teknologi yang akan digunakan.

b. Mengembangkan prototype. Pada tahap kedua ini, analisa sistem bekerja sama dengan pemrogram dalam mengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada pemesanan permodelan sistem yang akan dibangunnya.

c. Menentukan apakah prototype dapat diterima oleh pemesan atau pemakai.

d. Mengadakan sistem operasional. Melalui pemrogram berdasarkan permodelan sistem yang telah disepakati oleh pemesan sistem.

e. Menguji sistem operasional. Pada tahap ini pemrogram akan melakukan uji coba baik menggunakan data sekunder maupun data primer untuk memastikan bahwa sistem dapat berlangsung dengan baik dan benar, sesuai dengan kebutuhan pemesan.

f. Menentukan sistem operasional. Apakah dapat diterima oleh pemesan atau harus dilakukan beberapa perbaikan atau bahkan harus dibongkar semuanya dimulai dari awal lagi.

g. Jika sistem telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan Implementasi sistem

Gambar 3.3 Metode Prototype

Kelebihan dan kelemahan dari penggunaan prototipe ini adalah sebagai berikut :

Kelebihan dari prototipe yaitu :

1. Kesalahpahaman antara sistem developer dan sistem user dapat diidentifikasi dan dibetulkan.

2. Prototipe yang sedang bekerja mungkin sangat berguna dalam suatu pembuktian manajemen dimana suatu proyek adalah fesibel sehingga menjamin kelangsungan dukungan.

Kelemahan – Kelemahan dari prototype yaitu :

1. Prototipe hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh – sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk mengerjakan prototype.

2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembangan lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototipe.

3. Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap dan bahkan sistem kurang teruji.

4. Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototipe, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negatif.

5. Apabila tidak terkelola dengan baik, prototype menjadi tidak pernah berakhir. Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.

3.2.3 Merancang Sistem

Dalam tahap merancang sistem penulis menggunakan alat bantu seperti flowmap, diagram konteks, DFD.

3.2.3.1 Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat bantu analisis dan perancangan digunakan untuk memudahkan dalam perancangan sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku yang dikembangkan penulis adalah

1. Flow map

Flow Map merupakan bagan alir yang men unjukkan arus dari laporan dan

formulir termasuk tembusan. Flow Map digunakan untuk menganalisis bagaimana

hubungan antara sub kerja yang akan menggerakkan sistem. Setelah diketahui

bagian-bagian yang terlibat dalam sistem, maka akan diketahui berapa jumlah entitas yang

terkait dengan sistem yang dianalisis dan dirancang.

2. Diagram konteks

sistem dengan kesatuan luar (eksternal entity Merupakan model grafis yang

memperlihatkan sistem dalam bentuk paling umum/global dan digunakan untuk

mendefinisikan serta memperlihatkan lingkup atau batas sistem yang akan ditelaah).

Diagram Konteks selalu mengandung satu proses saja. Proses ini mewakili proses

3. Data flow diagram (DFD)

Menurut Tata Sutabri (2003:163), Data flow diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat /komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya,yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), kekurangannya dari DFD adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping).

Beberapasimbol yang digunakan di DFD antara lain :

a. Kesatuan Luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output

kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar ( external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Arus Data (Data Flow)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus

data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut -sudutnya tumpul.

Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

- Suatu file atau database di sistem computer - Suatu arsip atau catatan manual.

c. Kamus Data

Merupakan katalog (tempat penyimpanan) dari elemen -elemen yang berada dalam satu sistem. Kamus data mempunyai fungsi yang sama dalam pemodelan sistem dan juga berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pemakai dan penganalisis sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

d. Perancangan Basis Data

Bentuk normalisasi yang biasanya digunakan pada normalisasi adalah bentuk:

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain lojik basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Menurut fatansyah (2007:39)

- Bentuk normal tahap pertama

Bentuk normal tahap pertama (1NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

- Bentuk normal tahap kedua

Bentuk normal tahap kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel,semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memilik ketergantungan fungsionla (KF) pada primery key secara utuh. Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF , jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari key primer).

- Bentuk normal tahap ke tiga

Suatu relasi memenuhi bentuk III (3 -NF) jika dan hanya jika relasi tersebut memenuhi 2-NF, dan setiap kolom bukan kunci tidak tergantung secara

fungsional kepada kolom bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut. Dengan kata lain setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer

2. Tabel relasi

Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel d engan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 4 (empat) macam hubungan yaitu ;

a. One to one adalah Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dngan satu entitas pada entitas B,dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A

b. One to many adalah Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dimana setiap entitas pada entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

c. Many to one adalah Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada entitas B.

d. Many to many adalah Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya , dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

3.2.4 Membangun Perangkat Lunak

Membangun perangkat lunak yaitu menuangkan hasil analisis kedalam bentuk fisik yaitu perangkat lunak. Dalam mebangun perangkat lunak tersebut, penulis menggunakan bahasa Visual Basic 6.0, dan menggunakan SQL Server 2000 sebagai pennyimpanan basis data.

3.2.5 Pengujian Perangkat Lunak

Pengujian perangkat lunak yaitu menguji kelayakan perangkat lunak yang dibangu, apakah perangkat lunak tersebut masih memilki kekurangan atau tidak, sehingga dapat di perbaiki kekurangannya. Dalam hal ini penulis menggunakan pengujian balck box.

3.2.5.1 Metode Black Box

Adalah metode yang digunakan untuk menguji kelayakan sistem dari segi operasi dan jalannya sistem, pengujian ini biasanya dilakukan dengan menggunakan table test case, table test case ini berupa uji coba jalanny sistem dengan berbagai kasus. Apakah sistem berjalan sesuai keinginan atau tidak.

Ujicoba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya :

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang 2. Kesalahan Interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan performa

5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi. 3.2.6 Membuat Laporan

Membuat laporan yaitu menuangkan secara tertulis tentang apa saja yang telah dilakukan mulai dari penelitian, hingga pengujian yang sebelumnya sudah dilakukan.

BAB 1V

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut. Masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada perpustakaan.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang di gunakan adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Formulir isian untuk calon anggota yang akan mendaftar

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Formulir

Rangkap : 1

Deskripsi : Formulir yang berisi identitas anggota

2. Nama Dokumen : Kartu Anggota

Fungsi : Bukti keanggotaan saat melakukan peminjaman dan pengembalian buku

Bentuk : Kartu

Sumber : petugas perpustakaan

Distribusi : dari Anggota ke Petugas Perpustakaan

Rangkap : 1 (satu)

Deskriptif : Kartu yang berisi identitas anggota sebagai bukti keanggotaan.

3. Nama Dokumen : Kartu peminjam

Fungsi : berisi data buku yang di pinjam dan tanggal kembali

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : kartu

Rangkap : 1(satu)

Deskripsi : kartu yang berisi tentang peminjaman

4. Nama Dokumen : Buku Catatan peminjaman

Fungsi : untuk menyimpan nama angggota yang meminjam buku

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Buku

Distribusi : petugas perpustakaan

Rangkap : 1 (satu)

Deskripsi : data yang digunakan untuk menyimpan, mencari anggota perpustakaan yang meminjam buku.

5. Nama Dokumen : Buku catatan pengembalian

Fungsi : untuk menginformasikan mengenai pengembalian buku.

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Buku

Distribusi : Anggota perpustakaan

Deskripsi : data yang digunakan untuk menyimpan, mencari anggota perpustakaan yang mengembalikan buku

6. Nama Dokumen : Laporan data anggota

Fungsi : Untuk pemberitahuan kepada kepala perpustakaan mengenai data anggota.

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

Distribusi : Dari petugas ke kepala perpustakaan

Rangkap : 2 (dua)

Deskripsi : Pemberitahuan mengenai anggota yang telah terdaftar

7. Nama Dokumen : Laporan data peminjaman

Fungsi :Laporan untuk pemberitahuan kepada kepala perpustakaan

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

Distribusi : Dari petugas perpustakaan ke kepala perpustakaan.

Deskripsi : Pemberitahuan mengenai anggota yang meminjam buku.

8. Nama Dokumen : Laporan data pengembalian

Fungsi :Laporan untuk pemberitahuan kepada kepala perpustakaan

Sumber : Petugas Perpustakaan

Bentuk : Dokumen

Distribusi : Dari petugas perpustakaan ke kepala perpustakaan

Rangkap : 2 (dua)

Deskripsi : Pemberitahuan mengenai anggota yang mengembalikan buku

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur ini bertujuan untuk memahami prosedur atau langkah langkah yang menerapkan tentang apa yang di kerjakan dan bagaimana proses yang sedang berlangsung di perpustakaan.

1.Prosedur pendaftaran anggota

a. Anggota mendaftar dengan mengisi formulir dan melengkapi syarat-syarat untuk menjadi anggota.

c. Petugas membuat kartu anggota dan kartu peminjam yang kemudian kartu anggota diserahkan kepada anggota baru.

d. Petugas membuat dua rangkap laporan data anggota untuk di arsipkan sebagai dokumen dan menyerahkan satu rangkap laporan kepada kepala perpustakaan.

2. Prosedur Peminjaman Buku

a. Pada saat peminjaman, anggota menyerahkan kartu anggota dan buku yang akan di pinjam kepada petugas perpustakaan.

b. Anggota hanya bisa meminjam buku maksimal tiga buku dengan masa pinjaman tujuh hari.

c. Petugas akan memeriksa status pinjaman yang dilihat dari arsip buku catatan peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman maka anggota tidak dapat meminjam buku. Kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tetapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku.

d. Petugas mencatat data peminjaman pada buku catatan peminjaman.

e. Kartu anggota beserta buku yang akan di pinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota

f. Dari arsip buku catatan peminjaman dibuat laporan data peminjaman buku sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diarsipkan dan rangkap ke dua diserahkan kepada kepala perpustakaan.

3. Prosedur pengembalian buku

a. Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu anggota beserta buku yang di pinjamnya kepada petugas.

b. Petugas akan mengecek data peminjaman yang di lihat dari buku peminjaman buku dan pengembalian buku. Dari catatan yang ada petugas juga mengecek status denda. Jika anggota tidak ada denda kartu anggota diserahkan. Jika ada denda,petugas perpustakaan menghitung denda tersebut. Dan kartu anggota di serahkan kembali kepada anggota.

c. Petugas perpustakaan membuat laporan data pengembalian buku sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan di arsipkan dan rangkap kedua akan diserahkan kepada kepala perpustakaan

4.1.2.1 FlowMap yang sedang berjalan

Flowmap mempunyai fungsi sebagai mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer), dan aliran data (bentuk dokumen keluaran dan masukan).

a. Flowmap pendaftaran anggota

Flowmap Pendaftaran Anggota

Anggota Petugas

Perpustakaan

Kartu Anggota

Formulir Pendaftaran yg Telah Diisi

Kepala Perpustakaan Formulir Pendaftaran Persyaratan Mengisi Formulir Catat Data Anggota Formulir Pendaftaran yg Telah Diisi

Persyaratan Persyaratan Formulir Pendaftaran Persyaratan Membuat Kartu Anggota Formulir Pendaftaran Membuat Laporan Anggota 1 Laporan Data Anggota Kartu Anggota Formulir Pendaftaran Persyaratan Cek Kelengkapan 2 Laporan Data Anggota Formulir Pendaftaran Belum Lengkap Persyaratan Ya Tidak 1 Laporan Data Anggota

Gambar 4.1 Pendaftaran anggota perpustakaan sedang berjalan Keterangan :

b. Flowmap peminjaman buku

Flowmap Peminjaman buku

Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan Anggota Kartu Anggota Buku Yang Akan

Di Pinjam

Kartu Anggota Buku Yang Akan

Di Pinjam Cek Jumlah Buku Maksimal 3 buku Kartu Anggota Kartu Anggota Buku Catat Data Peminjam an Buku Kartu Peminjaman Kartu Anggota Buku Kartu Anggota Buku Buat Laporan Peminjam an 2 Laporan Peminjaman 1 Laporan

Peminjaman 2

Laporan Peminjaman

Ya

Tidak

c. Flow map pengembalian buku

Kartu Anggota

Flowmap Pengembalian Buku

Petugas

2

Laporan Pengembalian

1

Laporan Pengembalian

Kepala Perpustakaan Anggota

Kartu Anggota

Buku Buku

Mencatat Data Pengembali

an

Status Denda

Membayar Denda Kartu Anggota

Laporan Denda Buku

2

Laporan Pengembalian

Ya Tidak

4.1.2.2 Diagram Konteks 0 SI Perpustakaan Formulir pendaftaran, persyaratan Kartu Anggota,buku

Laporan data anggota, laporan pengembalian buku

Laporan Peminjaman buku

Kartu anggota, buku

Anggota Kepala

Perpustakaan

Gambar 4.4 Diagram Konteks sedang berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram

DFD berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD yang sedang berjalan digambarkan sebagai berikut :

4.1.2.3.1 DFD Level 1

anggota 1.1 Pendaftaran anggota 1.2 Peminjaman buku 1.3 Pengembalian buku Kepala perpustakaan Persyaratan,formulir pendaftaran Kartu anggota Buku,kartu anggota Buku,kartu anggota Kartu anggota,buku Kartu anggota

Laporan data anggota

Laporan peminjaman buku

Laporan pengembalian buku

4.1.2.3.2 DFD Level 2 Proses 1 anggota 2.1 Catat data anggota 2.2 Membuat kartu anggota 2.3 Membuat laporan anggota Kepala perpustakaan Persyaratan,formulir

pendaftaran Formulir pendaftaran

Kartu anggota

Laporan data anggota Data anggota

Gambar 4.6 DFD level 2 proses 1 pendaftaran anggota sedang berjalan 4.1.2.3.3 DFD Level 2 proses 2

Kartu anggota , Buku anggota 2.1 Mencatat data peminjaman 2.2 Membuat laporan peminjaman Kepala perpustakaan Buku,kartu anggota Laporan peminjaman Data peminjaman

Gambar 4.7 DFD level 2 proses 2 Peminjaman sedang berjalan

4.1.2.3.4 DFD level 2 proses 3

anggota

2.1 Mencatat data pengembalian

2.2 Membuat

laporan pengembalian

Kepala perpustakaan

Buku,kartu anggota

Kartu anggota

Data pengembalian

Laporan pengembalian

Gambar 4.8 DFD level 2 proses 3 pengembalian sedang berjalan 4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

Suatu peprustakaan memiliki peran penting dalam kelangsungan perpustakaan itu sendiri. Kegiatan pengolahan data dan pelayanan informasi merupakan suatu komponen manajemen yang dapat menunjang bidang-bidang lainnya yang berhubungan langsung dengan anggota perpustakaan. Setelah menganalisa flowmap sistem yang sedang berjalan,terdapat banyak kelemahan pada sistem yang ada. Kelemahan-kelemahan yang ada menimbulkan permasalahan pada perpustakaan dan membutuhkan solusi yang tepat sebagai pemecahannya.

4.1 Tabel Evaluasi Sistem yang sedang berjalan

No Permasalahan Entitas Rencana

Perancangan/solusi 1 Dilihat dari segi sarana

dan

prasarana proses pengolahan data pada sistem yang lama

dokumen yang tetulis akan memerlukan tempat yang cukup besar dan biaya untuk membeli tempat dokumen

.

Bagian petugas

Di bangunnya sistem akan dapat melakukan proses pengolahan dan pencatatan transaksi yang secara otomatis untuk dapat di simpan dalam database dan mempermudah proses transaksi pendaftaran anggota, peminjaman dan pengembalian buku.

2 Proses pembuatan laporan masih harus merekap ulang data transaksi dari buku-buku transaksi.

Bagian petugas

Dalam proses pembuatan laporannya akan secara otomatis dapat dilakukan oleh sistem tanpa harus merakap ulang data.

3 Proses pendaftaran anggota masih

membutuhkan waktu yang lama dikarenakan

pembuatannya dua

minggu, sehingga anggota tidak bisa meminjam buku secara langsung

Bagian petugas

Dengan adanya sistem, kartu anggota dapat dicetak langsung.

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki, karena sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perencanaan sistem yang diperoleh. Tahap perencanaan sistem dapat digambarkan sebagai perencanaan untuk membangun suatu sistem yang baru akan diajukan kepada perusahaan dan mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat kerasnya sehingga menghasilkan sistem yang baik.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan baru perancangan sistem secara global adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer. Rancangan sistem yang baru akan diterapkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode prosedur dan proses suatu data agar suatu tujuan dari organisasi dapat tercapai. Sedangkan tujuan utama dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada (user) mengenai sistem yang baru.

Adapun suatu rencana perancangan sistem baru mempunyai tujuan utama yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem

2. Agar sistem komputerisasi dapat lebih meningkatkan efektif dan efisiensi kerja pada bagian pelayanan perpustakaan.

3. Memperkecil kesalahan dan permasalahan yang timbul di dalam prose pendaftaran, peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.

4. Hasil program pengolahan datanya akan lebih efktif dan efesien dan mudah digunakan.

4.2.2Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem informasi perpustakaan yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem informasi perpustakaan yang lama dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama data-data perpustakaan hanya disimpan dalam bentuk arsip yang disusun pada sebuah lemari, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data-data perpustakaan dan dalam melakukan proses lainnya.

4.2.3Perancangan Prosedur yang di usulkan

Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.

1. Prosedur Pendaftaran anggota yang di usulkan

a. Petugas memberikan formulir pendaftaran kepada anggota

b. Anggota mengisi formulir pendaftaran serta melengkapi persyaratan untuk menjadi anggota dan kemudian diserahkan kepada petugas.

c. Petugas mengecek kelengkapan persyaratan dan formulir, jika persyaratan tidak lengkap formulir dan persyaratan di kembalikan lagi kepada

d. Pengujian transaksi peminjaman

Tabel 5.12 pengujian transaksi peminjaman Kasus dan Hasil Uji

Data Masukan Yang

diharapkan

Pengamatan Kesimpulan

Masukan nomer anggota

Data anggota dapat muncul dan dapat melakukan peminjaman

Data

peminjaman dapat disimpan

[x] diterima

[ ] ditolak

Klik tombol selesai proses

Bukti pinjaman

dapat diserahkan

pada peminjam

Bukti

pengembalian tercetak

[x] diterima

142

e. Pengujian transaksi pengembalian

Tabel 5.13 Pengujian Transaksi Pengembalian Kasus dan Hasil Uji

Data Masukan Yang

diharapkan

Pengamatan Kesimpulan

Mengklik no peminjaman Data peminjaman akan muncul Dapat melakukan pengembalian [x] diterima

[ ] ditolak

Mengklik kembalikan buku Bukti pengembalian akan tercetak Data pengembalian tercetak [x] diterima

[ ] ditolak

5.2.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

Proses pengujian dilakukan dengan menggunakan program secara keseluruhan untuk mengetahui koneksi database dan kelancaran proses pengolahan data. Apabila proses pengolahan data telah berhasil, pengujian berikutnya dilakukan dengan membuat laporan pelayanan di perpustakaan. Jika pembuatan laporan sesuai dengan yang diharapkan maka proses pengujian telah berhasil.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah melakukan penelitian,menganalisa permasalahan dan merancang sistem informasi yang telah dituangkan ke dalam bab-bab sebelumnya, maka dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat membantu kemajuan sistem informasi dalam mengolah data anggota, pencarian buku, peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon.

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis pada perancangan sistem informasi dalam mengolah data anggota, pencarian buku, peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon. Maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut :

1. Diharapkan dengan adanya aplikasi sistem informasi pelayanan di perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota cirebon ini akan lebih mempersingkat waktu dalam proses pengolahan data dan penyimpanan data akan lebih aman dan efisien, sehingga tidak akan terjadi penumpukan arsip-arsip lagi karena seluruh data tersimpan kedalam database.

2. Sistem informasi perpustakaan yang penulis buat saat ini masih menggunakan program berbasis desktop dan memanfaatkan media jaringan LAN atau Client server.

144

6.2 Saran

Agar sistem informasi pelayanan di perpustakaan 400 bakti tentara pelajar kota Cirebon lebih optimal dan dapat berjalan sesuai dengan harapan, maka penulis memberikan beberapa saran untuk dijadikan bahan pertimbangan untuk Perpustakaan khususnya pada bidang layanan umum, yaitu :

1. Untuk mendapatkan hasil dan kepuasan dalam penggunaan sistem baru ini, maka perlu adanya dukungan berupa perangkat keras dan perangkat lunak yang lebih baik.

2. Untuk ke depannya, sistem informasi perpustakaan ini dapat dikembangkan dengan menggunakan berbasis web, sehingga dapat di akses oleh seluruh masyarakat.

Abdul Kadir. 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.

Fathansyah. 2007. Basis data. Informatika. Bandung.

Roger S pressman. Ph.D.2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Andi and mcgraw-hill book co.

Budhi Irawan.2005.Jaringan Komputer.Graha Ilmu.Yogyakarta.

LPKBM.2002 Microsoft Visual Basic.LPKBM MADCOMS dan Andi.Madiun http://www.visualbasicindonesia.com/sejarah-visual-basic/ 8 Maret 2011 http://id.wikipedia.org /Microsoft_SQL_Server/8 Maret 2011

http://ratnasaridewi4244.files.wordpress.com/ 8 Maret 2011

http://www.madina-sk.com/index.php?option=com_content&task=view&id=1585

http://warintek08.wordpress.com/tes/

http://www.google.co.id/#q=pengertian+sirkulasi+buku&hl=en&biw=1024&bih= 456&prmd=ivns&ei=CAvXTbutKsmJrAet06CMBg&start=0&sa=N&fp=8219f59 9595ee76d

BIODATA PENULIS

BIODATA

NIM : 10507307

NAMA LENGKAP : LILIS SEPTIYANI

TEMPAT / TANGGAL LAHIR : CIREBON , 23 SEPTEMBER 1989 JENIS KELAMIN : PEREMPUAN

AGAMA : ISLAM

ALAMAT : JLN BTN ABRI C.25 RT/RW 04

KLANGENAN – KAB CIREBON 45156 TELEPON / HP : 0857 2009 2600

E-MAIL : faliezz@ymail.com

PENDIDIKAN

1995-2001 : SD NEGERI 3 KLANGENAN KAB.CIREBON 2001-2004 : SMP NEGERI 1 PALIMANAN KAB.CIREBON 2004-2007 : SMA NEGERI 6 KOTA CIREBON