Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

commit to user 41 · Keluarga pasien pihak yang melakukan pembayaran membawa dan menyerahkan Surat Perintah tersebut ke Bank BRI cabang Rumah Sakit Panti Waluyo. · Setelah melakukan pembayaran, keluarga pasien menerima Bukti Setor Bank rangkap 2, Lembar 1 disimpan oleh pasien dan Lembar 2 diserahkan ke Bagian AKRI untuk direkap dan diberikan ke Bendahara.

3. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

a Divisi Bendahara Penerimaan · Bendahara menerima Bukti Setor Bank dan Kuitansi Pembayaran Biaya Rawat Inap dari Bagian AKRI. · Mencocokkan jumlah Bukti Setor Bank dengan jumlah pada Kuitansi Pembayaran Biaya Rawat Inap yang diterima dari Bagian AKRI. · Menghitung jumlah uang yang diterima oleh Bagian AKRI dari pembayaran yang melewati batas jam penyetoran uang ke Bank. · Menyetorkan kas tersebut di atas ke Bank BRI cabang Rumah Sakit Panti Waluyo keesokan harinya. · Menyerahkan Bukti Setor Bank 2, Bukti Setor Bank commit to user 42 baru, dan Kuitansi Pembayaran Biaya Rawat Inap ke Bagian Akuntansi. b Divisi Akuntansi · Bagian akuntansi menerima Laporan Omset Harian dari Bagian AKRI. · Menerima Bukti Setor Bank 2, Bukti Setor Bank baru, dan Kuitansi Pembayaran Rawat Inap Lembar Merah Muda 2 dari Bendahara. · Merekap Laporan Omset Harian yang telah diterima dari Bagian AKRI. · Merekap jumlah pendapatan dan penerimaan kas setiap harinya berdasarkan Kuitansi tersebut di atas. · Melakukan jurnal pendapatandan penerimaan kas dari instalasi rawat inap yang diperoleh per harinya sesuai dengan hasil rekapitulasi yang telah dilakukan sebelumnya. Prosedur Rawat Inap untuk Pasien Tanggungan Penerimaan Piutang adalah sebagai berikut. commit to user 43 1 Prosedur Rawat Inap a Divisi Admisi · Pasien datang untuk periksa di bagian Instalasi Gawat Darurat IGD. Apabila dokter menganjurkan pasien untuk menjalani perawatan intensif di rumah sakit, maka pasien akan menerima Surat Perintah Pasien Inap SPPI yang dibuat oleh dokter yang melakukan pemeriksaan pada pasien. · Keluarga pasien pasien datang ke bagian pendaftaran. Petugas dibagian pendaftaran menerima Surat Perintah Pasien Inap SPPI. Apabila pasien merupakan pasien baru, maka keluarga pasien menyerahkan KTP milik pasien kepada petugas untuk dicatat ke komputer. Untuk pasien lama, langsung menyerahkan Kartu Pasien yang dimiliki kepada petugas pendaftaran, untuk selanjutnya petugas mencari data pasien menggunakan Ma ster Data Socia l. · Pihak yang mendaftarkan pasien menunjukkan kartu asuransi pasien. Kemudian petugas mencatat data diri pasien ke dalam Buku Registrasi, sebagai bukti bahwa pasien telah terdaftar di rumah sakit. · Keluarga pasien memilih ruangan yang akan ditempati, commit to user 44 penempatan ruang bisa dilakukan langsung oleh petugas pendaftaran berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan. · Petugas memberi dua Kartu Tunggu kepada pasien. Kartu ini bertuliskan nomor kartu serta ruangan pasien. · Petugas mengisi kartu status dan mengirimnya ke ruang dengan disertakan kartu obat, kartu laborat, dan kartu pelayanan medik lainnya. · Petugas membuat Surat Persetujuan Pasien Rawat Inap SPPRI rangkap 3. Lembar pertama 1 diserahkan ke bagian rekam medik, lembar kedua 2 dikirim ke ruangan, lembar ketiga 3 diarsip urut tanggal bersama SPPI. · Petugas kemudian menyuruh keluarga pasien untuk datang ke Bagian Piutang Frontliner guna mengetahui berkas-berkas apa saja yang harus dikumpulkan ke Bagian Piutang Frontliner untuk keperluan pemerolehan asuransi perusahaan. b Divisi Ruang Kelas Pelayanan Medis · Perawat petugas pelayanan medis menerima pasien dari petugas Instalasi Gawat Darurat IGD dan mengantar pasien ke ruangan. commit to user 45 · Perawat menerima kartu status, kartu laborat, dan kartu pelayanan medik lainnya jika ada. · Perawat melakukan pelayanan medik dan perawatan kepada pasien yang bersangkutan. · Perintah Pemeriksaan Medik melalui Kartu Obat, Kartu Laborat, Kartu Pelayanan Medik lainnya dibuat oleh DokterPerawat. · Perintah ke Bagian Penunjang Medis oleh Dokter. Perawat mengantar pasien ke Bagian Penunjang Medis dengan membawa Kartu Laboratdan Kartu Pelayanan Medis Lainnya jika ada. · Setelah Kartu Obat telah diisi oleh dokter, perawat mengantar dokumen tersebut ke Bagian Farmasi. · Perawat memasukkan setiap tindakan yang dilakukan ke tarifharga AKPN Administrasi Keuangan Pasien Inap pada komputer yang telah disediakan. · Perawat membuat Check List yang berisi tindakan apa saja yang telah dilakukan. · Check List dikirim ke Bagian Kasir Rawat Inap oleh petugas khusus saat pasien telah diijinkan pulang oleh Dokter. commit to user 46 c Divisi Penunjang Medis · Petugas di bagian penunjang medis menerima Perintah Pemeriksaan Medik dari perawat ruang melalui Kartu Laborat dan Kartu Pelayanan Medik Lainnya. · Melakukan pelayanan medis kepada pasien. · Petugas bagian penunjang medis memasukkan setiap tindakan yang dilakukan ke tarifharga AKPN Administrasi Keuangan Rawat Inap pada komputer yang telah disediakan. · Petugas membuat Nota Pelayanan Tindakan rangkap 4 yaitu Lembar Putih 1, Lembar Merah Muda 2, Lembar Hijau diserahkan ke Bagian AKRI 4, dan Lembar Kuning 3 diarsip. · Petugas kemudian menyiapkan dan menyerahkan Hasil Pemeriksaan Medik kepada perawat di ruangan tempat pasien menjalani perawatan,beserta Kartu Laborat dan Kartu Pelayanan Medis lainnya. d Divisi Farmasi · Petugas bagian farmasi menerima Kartu Obat dari perawat. · Petugas kemudian menyiapkan obat sesuai resep yang commit to user 47 ditulis oleh dokter di Kartu Obat milik pasien. · Petugas Bagian Farmasi mencatat obat apa saja yang diberikan kepada pasien. · Petugas khusus di ruang pasien yang bersangkutan mengambil obat beserta Kartu Obat, kemudian menyerahkannya ke perawat ruang. · Petugas Bagian Farmasi membuat Rincian Biaya Obat. Rincian Biaya Obat dibuat rangkap 2, yaitu Lembar HVS 1 dan Lembar Buram 2. · Rincian Biaya Obat tersebut kemudian diserahkan ke Bagian AKRI saat pasien telah diijinkan pulang oleh Dokter. 2 Prosedur Pembayaran Pasien Pulang a Divisi Administrasi Keuangan Rawat Inap AKRI · Bagian AKRI menerima Check List dari petugas khusus di masing-masing ruang. · Bagian AKRI menerima Rincian Biaya Obat yang dibuat oleh bagian farmasi dari petugas khusus. Lembar HVS 1 diserahkan kepada pasien dan Lembar Buram 2 diarsip. commit to user 48 · Bagian AKRI menerima Kartu Obat, Kartu Laborat, dan Kartu Pelayanan Medis lainnya dari perawat ruang saat pasien telah diijinkan pulang oleh Dokter. · Bagian AKRI menerima Nota Pelayanan Tindakan Lembar Putih 1, Lembar Merah Muda 2 dan Lembar Hijau 4 dari petugas bagian penunjang medis. · Karyawan Bagian AKRI kemudian melakukan kroscek antara komputer AKPN yang masuk dengan data Check List yang diterima dari perawat. · Karyawan Bagian AKRI meminta dua Kartu Tunggu pasien kepada pihak yang melakukan pembayaran atas pasien mondok. · Mengumpulkan dokumen yang diterima tersebut di atas lalu menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada Bagian Piutang Frontliner . ® Apabila Bagian Piutang Frontliner telah melakukan penghitungan biaya, maka Bagian AKRI: · Menyerahkan Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Putih 1, Nota Pelayanan Tindakan Lembar Putih 1, dan Rincian Biaya Obat Lembar HVS 1 kepada keluarga pasien. · Membuat Surat Keterangan Pasien Pulang dan membubuhkan tanda tangan di surat tersebut sebagai commit to user 49 bukti bahwa pasien telah diijinkan pulang oleh Dokter dan lunas biaya administrasi di rumah sakit. · Membuat Laporan Omset Harian dari masing-masing ruang, kemudian menyerahkan laporan tersebut ke Bagian Akuntansi. · Bagian AKRI mengarsip Check List beserta dokumen Perintah Pemeriksaan Medis Kartu Obat, Kartu Laborat dan Kartu Pelayanan Medis Lainnya. · Bagian AKRI menyerahkan Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Hijau 4 dan Nota Pelayanan Tindakan Lembar Hijau 4 ke Bendahara. b Divisi Piutang Frontliner · Bagian Piutang menghitung biaya yang harus dibayar oleh pasienkeluarga pasien dan biaya yang menjadi tanggungan perusahaan asuransi. · Bagian Piutang membuat Nota Rincian Biaya Rawat Inap rangkap 4, Lembar Putih 1 dan Lembar Hijau 4 diserahkan ke Bagian AKRI, kemudian mengarsip Lembar Merah Muda 2 dan Lembar Kuning 3. · Bagian Piutang mencetak kuitansi pembayaran pasien dan menyerahkan ke Bagian AKRI. commit to user 50 · Bagian Piutang menyerahkan Nota Pelayanan Tindakan Lembar Putih 1 dan Lembar Hijau 4kepada Bagian AKRI. · Bagian piutang mengarsip dokumen data diri pasien dan Nota Pelayanan Tindakan Lembar Merah Muda2. · Bagian Piutang Frontliner menyiapkan dokumen milik pasien, dokumen tersebut yaitu Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Merah Muda 2 dan Lembar Kuning 3. · Bagian Piutang Frontliner menyiapkan dokumen- dokumen penting untuk penagihan yaitu Fotokopi KTP, Fotokopi Kartu Asuransi, Resume Medis, Surat Jaminan Pelayanan Kesehatan, Surat Pengantar Tagihan, serta dokumen-dokumen penting lainnya. · Dokumen-dokumen yang telah disiapkan tersebut diserahkan kepada Bagian Piutang Ba ck Office untuk direkap dan dilakukan penagihan.

3 Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

a Divisi Bendahara Penerimaan 1 Bendahara menerima Bukti Setor Bank 2, Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Hijau 4, dan Nota Pelayanan Tindakan Lembar Hijau 4 dari Bagian commit to user 51 AKRI. 2 Mencocokkan Bukti Setor Bank dengan Nota Rincian Biaya Rawat Inapdan Nota Pelayanan Tindakan yang telah diterima dari Bagian AKRI. 3 Menghitung jumlah uang yang diterima oleh Bagian AKRI dari pembayaran yang melewati batas jam penyetoran uang ke Bank. 4 Menyetorkan kas tersebut ke Bank BRI cabang Rumah Sakit Panti Waluyo. 5 Menyerahkan Bukti Setor Bank 2, Bukti Setor Bank baru, Nota Rincian biaya Rawat Inap, dan Nota Pelayanan Tindakan ke Bagian Akuntansi untuk dilakukan pencatatan ke dalam jurnal. 4 Prosedur Penagihan a Divisi Piutang Ba ck Office · Bagian Ba ck Office membuat Surat Pengantar Tagihan yang ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit, beserta dokumen pendukung yaitu Rincian Biaya Perawatan Pasien dan menyerahkan kepada PT. ATLAS. · PT. ATLAS Rekanan Rumah Sakit kemudian mengirimkan Surat Tagihan kepada perusahaan atas commit to user 52 jumlah yang harus dibayarkan untuk menanggung biaya rawat inap pasien yang bersangkutan dengan asuransi. · Apabila perusahaan telah menstransfer uang guna membayar kewajiban, bukti transfer dikirim melalui fa x kepada rumah sakit sebagai bukti bahwa piutang telah dilunasi. · Bagian piutang kemudian membuat rekonsiliasi bank, mengisi kartu piutang, dan menyerahkan Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Merah Muda 2 ke Bagian AKRI untuk dilakukan pencatatan penerimaan kas dari pelunasan piutang. · Bagian piutang mengarsip kartu piutang. 5 Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Lanjutan a Divisi AKRI Apabila telah terjadi pelunasan piutang dari perusahaan asuransi, maka: · Bagian AKRI menerima laporan atas rekonsiliasi bank yang telah dilakukan dan Nota Rincian Biaya Rawat Inap. · Bagian AKRI mencatat jumlah uang yang diterima ke dalam penerimaan kas. commit to user 53 · Bagian AKRI membuat Bukti Kas Masuk dan Kuitansi atas pelunasan piutang. · Bagian AKRI melaporkan pelunasan piutang ke Bagian Akuntansi dengan menyerahkan Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Merah Muda 2 yang telah diberi keterangan bahwa piutang telah lunas beserta Kuitansi dan Bukti Kas Masuk. b Divisi Akuntansi · Bagian akuntansi menerima LOH dari Bagian AKRI. · Merekap LOH yang telah diterima dari Bagian AKRI. · Menerima Bukti Setor Bank 2, Bukti Setor Bank baru, Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Hijau 2 serta Nota Pelayanan Tindakan Lembar Hijau 4 dari Bendahara. · Merekap jumlah pendapatan dan piutang setiap harinya berdasarkan Bukti Setor Bank dan Nota Rincian Biaya Rawat Inap tersebut di atas. · Melakukan jurnal pendapatan dan jurnal piutang pasien rawat inap yang diperoleh per harinya sesuai dengan hasil rekapitulasi yang telah dilakukan sebelumnya. · Menerima Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar commit to user 54 Merah Muda 2, Bukti Kas Masuk, dan kuitansi pelunasan piutang sebagai bukti pelunasan piutang. · Melakukan jurnal pelunasan piutang sesuai dengan bukti pelunasan piutang yang ada. · Mengarsip Nota Rincian Biaya Rawat Inap Lembar Merah Muda 2, Bukti Kas Masuk, dan kuitansi pelunasan piutang. b. Dokumen Pendukung 1 Surat Perintah Pasien Inap SPPI Merupakan surat yang berisi perintah untuk melakukan perawatan inap di rumah sakit Panti Waluyo. Surat ini diberikan oleh Dokter kepada pasien setelah pasien melakukan pemeriksaan di bagian Instalasi Gawat Darurat IGD. 2 Buku Registrasi Merupakan buku yang berisi data-data pasien rawat inap. Buku ini digunakan sebagai sumber bahwa pasien telah melakukan registrasi di bagian pendaftaran untuk menjalani rawat inap di Rumah Sakit Panti Waluyo Surakarta. 3 Kartu Status Merupakan kartu yang dibuat oleh bagian pendaftaran dan digunakan sebagai tanda pasien menjalani rawat inap. Kartu ini commit to user 55 biasanya diberikan di ruang tempat pasien menginap. 4 Kartu Obat Resep Merupakan kartu yang berisi tentang obat yang diperlukan oleh pasien. Kartu ini digunakan untuk pengambilan obat, sebagai bukti bahwa pasien telah memperoleh resep dari dokter yang menangani perawatannya. 5 Kartu Laborat Merupakan kartu yang digunakan untuk pemeriksaan di bagian laboratorium. 6 Kartu Pelayanan Medik Lainnya Merupakan kartu yang digunakan untuk pemeriksaan di bagian pelayanan medik selain Laborat. 7 Surat PersetujuanPendaftaran Pasien Rawat Inap Dokumen ini berisi tentang persetujuan pasien untuk melakukan rawat inap. Dokumen ini juga berisi tentang pengobatan pasien serta tindakan medik yang dilakukan oleh dokter untuk menangani pasien yang bersangkutan. 8 Check List Merupakan dokumen yang berisi mengenai catatan tindakan yang dilakukan oleh petugas pelayanan medis kepada pasien. commit to user 56 9 Rincian Biaya Obat Merupakan dokumen yang berisi tentang obat-obat apa saja yang dipakai oleh pasien selama menjalani rawat inap maupun obat yang diretur ke bagian farmasi beserta jumlah biaya obat tersebut. 10 Kuitansi Pembayaran Biaya Rawat Inap Merupakan dokumen yang berisi tentang rincian biaya perawatan yang harus dibayar oleh pasienkeluarga pasien selama mondok untuk pasien umum. 11 Nota Pelayanan Tindakan Merupakan dokumen yang berisi tentang rincian biaya perawatan pasien tanggungan yang menggunakan fasilitas penunjang medis. 12 Nota Pelayanan Bagian Merupakan dokumen yang berisi tentang rincian biaya pasien saat menggunakan fasilitas penunjang medis rumah sakit beserta rincian jenis tindakan yang dilakukan oleh petugas penunjang medis kepada pasien. 13 Nota Rincian Biaya Rawat Inap Merupakan dokumen yang berisi biaya yang harus dibayarkan oleh pasienkeluarga pasien selama menjalani commit to user 57 rawat inap untuk pasien tanggungan. 14 Hasil Pemeriksaan Medik Merupakan suatu dokumen yang berisi tentang hasil pemeriksaan laboratorium maupun hasil pemeriksaan di bagian penunjang medik lainnya. 15 Surat Perintah membayar ke Bank Merupakan surat yang dibuat oleh bagian Kasir Rawat Inap dan digunakan oleh pasienkeluarga pasien untuk membayar ke Bank. 16 Bukti Setor Bank Merupakan dokumen yang diperoleh dari bank. Bukti ini menunjukkan bahwa kas telah disetor dan disimpan di bank. Kas disetor tiap harinya oleh bagian bendahara ke bank untuk menghindari adanya penyalahgunaan terhadap uang yang ada. 17 Surat Pengantar Tagihan Merupakan surat yang dibuat oleh bagian piutang dan digunakan untuk menagih biaya perawatan pasien yang harus dibayar oleh pihak asuransi. 18 Bukti Kas Masuk Merupakan dokumen yang berisi tentang kas masuk yang telah diterima oleh rumah sakit atas pelunasan piutang suatu commit to user 58 perusahaan. 19 Kuitansi-kuitansi Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti pembayaran biaya rawat inap untuk pasien. 20 Surat Keterangan Pasien Pulang Merupakan surat yang digunakan sebagai bukti bahwa pasien telah diijinkan pulang oleh dokter dan lunas biaya administrasi rumah sakit.

3. Bagan Alir Dokumen