PENDAHULUAN Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Yayasan (Sinpeya) Pada Balai Perguruan Putri (BPP) Pusat Bandung

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Setiap organisasi perusahaan dengan berbagai bidang usahanya baik itu bersifat komersil maupun sosial yang ada di Indonesia harus bersiap menghadapi perkembangan dan persaingan yang berlangsung secara cepat dan dinamis yang terjadi pada era ini, dimana dibutuhkan ketersediaan informasi yang akurat dan cepat untuk dipergunakan oleh pihak internal manajemen maupun pendukung perusahaan lainnya. Untuk itu semua jenis sumber daya organisasi harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan organisasi, baik itu organisasi pemerintah, swasta, maupun kemasyarakatan. Dengan berkembangnya ilmu dan teknologi dewasa ini, terutama di bidang komputer dan system informasi sangat berpengaruh terhadap kemajuan pekerjaan didalam setiap organisasi. Dengan bantuan sebuah system dan penerapannya secara terstruktur pekerjaan dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat. Informasi saat ini merupakan salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer atau pimpinan perusahaan. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada kajian ini bersumber dari dua pengaruh utama. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks dan menuntut kecepatan, ketepatan dan keakuratan sesuai dengan kajian masing – masing dari proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan tersebut, dan kedua keberadaan teknologi computer pada saat ini telah mencapai kemampuan arah yang semakin baik dan menunjang dalam rangka membantu proses kerja sebuah perusahaan. Komputer dengan segala kelengkapannya telah mampu memberikan kemudahan yang dibutuhkan. Berbagai informasi yang memerlukan kecepatan dan akurasi tinggi, telah dapat dipenuhi dengan bantuan perangkat tersebut. Teknologi informasi modern tersebut telah banyak membantu dalam hal efektifitas waktu yang sering menjadi kendala dalam kehidupan masyarakat. Dengan kemampuannya dalam pengolahan data secara cepat dan akurat, penyajian informasi secara cepat dan mudah dibaca, serta kemudahan pengoperasiannya baik yang difungsikan dengan berupa perangkat personal computer PC maupun software yang ditanamkan ke dalam suatu perangkat, membuktikan bahwa perangkat komputer sangat efektif dan layak digunakan untuk mendukung pekerjaan rutin bagi para pemakainya. Keberadaan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung sebagai sebuah unit usaha yang berbentuk yayasan dan lebih dipahami sebagai bentuk usaha yang tidak bersifat komersial atau tidak mencari keuntungan nir laba atau non-profit, pada dasarnya telah memiliki suatu system atau pola bisnis untuk mendukung berjalannya aktifitas organisasi maupun kinerja organisasi yang meliputi bidang kegiatan bidang social, organisasi, dan unit usaha. Secara faktanya keberadaan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P selain untuk membawahi ruang lingkup organisasi intern yang berada langsung di bawah operasional Yayasan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung dalam hal ini mengenai pengelolaan dari sisi kepegawaian secara khusus pengelolaan penggajian yang masih berjalan secara tertulis. Dimana pola pengelolaan data kepegawaian ini meliputi proses pengelolaan data pegawai, data jabatan, data golongan dan data penggajian yang masih diproses secara tertulis dan penggunaan program Microsoft office dalam pengolahan datanya. Selain itu adanya kebutuhan untuk pengelolaan dari sisi ekstern perusahaan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P dalam hal ini pengelolaan cabang – cabang perusahaan dari yayasan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P yaitu sebanyak 6 kordinator cabang dengan dukungan 27 cabang di beberapa wilayah Jawa Barat, sesuai dengan data cabang – cabang Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P berdasarkan data hasil konferensi yayasan Balai Perguruan Putri Pusat Bandung dibawah ini : Tabel 1.1 Data Kordinator dan Cabang Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P. Bandung NO KORDINATOR DAN CABANG 1. 2. 3. 4. GARUT : 1. Kordinator Garut 2. Cabang Garut 3. Cabang Tarogong BANDUNG : 1. Cabang Bandung 2. Cabang Lembang 3. Cabang Arcamanik CIREBON : 1. Kordinator Cirebon 2. Cabang Cirebon 3. Kota Cirebon SUMEDANG : 1. Kordinator Sumedang 2. Cabang Sumedang Sumber : Laporan Pertanggung Jawaban B.P.P Pusat Periode 1998 - 2003 Diperlukan adanya suatu system yang mengelola dalam hal penggajian di tingkat pusat serta pengelolaan simpanan tabungan baik untuk pegawai tingkat pusat maupun tingkat cabang yayasan . System tersebut meliputi pengelolaan data cabang yang dimana di dalamnya terdapat fungsionalitas pengelolaan keuangan simpanan tabungan yang bersumber dari cabang maupun dari pegwai Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung sendiri. Secara khusus untuk pengelolaan organisasi dan pembagian fungsi tugas yang jelas sesuai dengan fungsinya, penggunaan komputer saat ini di ruang lingkup Balai Perguruan Putri Pusat Bandung terasa semakin dibutuhkan sekali untuk menunjang 5. 6. 3. Cabang Situraja 4. Cabang Tanjung Sari CIANJUR : 1. Kordinator Cianjur 2. Cabang Cianjur 3. Cabang Pamoyanan 4. Cabang Ciherang 5. Cabang Pasir Hayam 6. Cabang Cilaku 7. Cabang Sukabumi KUNINGAN : 1. Kordinator Kuningan 2. Cabang Kuningan 3. Cabang Kramat Mulya 4. Cabang Cidahu 5. Cabang Luragung 6. Cabang Cibingbin 7. Cabang Citenjo kinerja dan produktivitas kerja. Hanya sebagian kecil saja pengolahan data yang menggunakan computer dengan bantuan software Microsoft office sebagai alat Bantu, dan sisanya masih menggunakan alat manual seperti kertas, pulpen dan kalkulator khususnya dalam mengolah data kepegawaian dan pengelolaan tabungan pegawai pusat maupun akumulasi dari cabang. Apalagi di jaman sekarang ini, dimana user atau pengguna system menginginkan pelayanan yang serba cepat. Dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien apabila orang atau bagian termasuk sistem informasi di dalam organisasi sebagai unsur pelaksana mampu melaksanakan tugas –tugas yang telah dibebankan. Mengacu pada latar belakang masalah diatas maka penulis mengambil judul tugas akhirskripsi ini yaitu “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN YAYASAN SINPEYA PADA BALAI PERGURUAN PUTRI B.P.P. PUSAT BANDUNG”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Berdasarkan dengan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka peneliti dapat mengidentifikasi permasalahan yang ditemukan di lapangan, yaitu melalui observasi dan wawancara kepada para staf karyawan Balai Perguruan Putri Pusat Bandung terutama terhadap pihak level manajemen atas perusahaan dalam hal ini Ketua Umum sebagai pelaksana tanggung jawab dan pihak manjemen tingkat menengah dalam hal ini bagian kesekretariatan, sie bidang organisasi, sie bidang usaha sebagai pelaksana tugas operasional harian mengenai kebutuhan – kebutuhan dan keberdaan proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini.

1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka identifikasi masalah dapat disusun sebagai berikut : 1 Tidak adanya fasilitas pengolahan data penggajian dalam hal ini pengelolaan data pegawai, pengolahan rekapitulasi kehadiran, penghitungan gaji dan penerbitan slip gaji. 3 Sulitnya penanganan proses pengolahan data pegawai, dan data penggajian pegawai sehingga menyulitkan dalam proses pembuatan laporan. 4 Sulitnya proses pencarian data pegawai, update data pegawai dan sering terjadi pula kehilangan dan keruksakan data tersebut. 5 Keamanan data yang tidak terjamin dan banyaknya ketidak-konsistenan dan duplikasi data. 6 Untuk ekstern Yayasan diluar pengelolaan pusat, perlu dibangunnya suatu system yang dapat menangani pengolahan data cabang dan kordinator dimana di dalamnya juga perlu untuk membangun sebuah system yang menangani pengelolaan tabungan simpan baik yang diperuntukan untuk pegawai pusat maupun cabang - cabang yayasan di daerah. 7. Pencatatan pengelolaan simpanan tabungan yang masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dirasakan kurang efesien terutama dalam hal pembuatan laporan yang menyangkut fugsionalitas simpanan tabungan

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah diuraikan diatas maka rumusan permasalahan dapat disusun sebagai berikut : 1 Bagaimana sistem pengelolaan yayasan yang sedang berjalan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung dalam hal ini dikhususkan pengelolaan penggajian dan simpanan tabungan karyawan dan anggota. 2 Bagaimana perancangan sistem informasi pengelolaan penggajian dan tabungan simpan yayasan yang diusulkan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung. 3 Bagaimana implementasi sistem informasi pengelolaan yayasan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung, sehingga lebih efektif dan efisien.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

Setelah membuat identifikasi dan rumusan masalah, tentunya ada suatu maksud dan tujuan dari penelitian yang akan dilakukan, sehingga penelitian yang akan dilakukan mengarah serta sejalan dengan apa yang ada didalam identifikasi masalah dan rumusan masalah tersebut sehingga penelitian yang akan dilakukan dapat dilaksanakan dengan semaksimal mungkin. Adapun maksud dari penelitian tersebut adalah untuk membangun sistem informasi pengelolaan yayasan pada yayasan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung guna memudahkan kinerja pada bagian bidang organisasi, usaha dan kesekretariatan agar lebih efektif dan efisien. Adapun tujuan dari penelitian ini diantaranya : 1 Untuk mengetahui system pengelolaan penggajian dan simpanan tabungan yang sedang berjalan pada yayasan Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung. 2 Untuk membuat perancangan sistem informasi pengelolaan penggajian dan simpanan tabungan yang diusulkan terhadap yayasan Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung 4 Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pengelolaan yayasan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung sehingga lebih terstruktur dan mempercepat pemrosesan setiap aktivitas organisasi perusahaan.

1.4 Kegunaan Penelitian

1.4.1 Kegunaan Parktis

Bagi Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung sebagai perwujudan dalam kontribusi terhadap perusahaan dalam mengatasi permasalahan untuk mempermudah penyajian informasi tentang pengelolaan yayasan dalam hal ini bidang pengelolaan penggajian pegawai dan pengelolaan data simpanan tabungan kordinator dan cabang dengan menggunakan komputer sebagai media informasi.

1.4.2 Kegunaan Akademis

Laporan usulan penelitian ini diharapkan berguna bagi berbagai pihak, antara lain: Bagi penulis 1 Menambah wawasan serta pengetahuan tentang dunia teknologi informasi terutama dalam masalah sistem informasi pengelolaan perusahaan dalam hal ini kekhususan bidang usaha yayasan yang akan dibuat di Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P. Pusat Bandung. 2 Dapat mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang didapat selama di bangku perkuliahan dan membandingkannya dengan keadaan yang sebenarnya dilapangan. 3 Sebagai bahan pengalaman untuk bekal di dalam aplikasi realita nyata dan berlatih dalam menganalisis sebuah permasalahan dan realita secara factual. Bagi Pihak Lain. Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat sebagai bahan informasi untuk meningkatkan wawasan pemikiran dan dapat dijadikan bahan bacaan dan bahan penelitian lebih lanjut.

1.5 Batasan Masalah

Analisis dalam perancangan proses sistem informasi pengelolaan yayasan ini dibatasi hanya pada pengelolaan untuk kepegawaian kekhususan tentang pengelolaan penggajian diantaranya pengelolaan data pegawai, golongan, jabatan, pengelolaan rekapitulasi kehadiran, penghitungan penggajian, serta pembuatan laporan – laporan yang menyangkut proses penggajian karyawan, dan pengelolaan data simpanan tabungan dari cabang dan kordinator yayasan Balai Pergruan Putri B.P.P. Pusat Bandung, dimana untuk pengelolaan kepegawaian meliputi : 1. Input data pegawai dan pendukungnya dalam hal pengelolaan penggajian pegawai pusat. 2. Penanganan proses pengolahan rekapitulasi kehadiran pegawai yang didapatkan dari absensi ama no absen harian pegawai. 3. Penanganan proses pembuatan laporan kepegawaian yang berupa laporan data pegawai, absensi pegawai, laporan data lembur, dan laporan data potongan gaji. Sedangkan untuk perancangan pengelolaan data simpanan tabungan untuk anggota cabang dan kordinator meliputi : 1. Pengelolaan input data cabang dan kordinator 2. Pengelolaan data tabungan meliputi pengelolaan simpanan dan pengambilan dana tabungan. 3. Pembuatan laporan penyimpanan dan pengambilan tabungan. Adapun pembatasan masalah yang dilakukan pada system yang akan dirancang diharapkan dapat membantu kinerja pada bidang organisasi di yayasan Balai Pergruan Putri B.P.P. Pusat Bandung dengan menggunakan komputer sebagai perangkat pendukungnya

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian yang digunakan untuk bahan penyusunan skripsi ini dilaksanakan di BALAI PERGURUAN PUTRI PUSAT B.P.P. PUSAT BANDUNG yang beralamat di Jl. Van de Venter No. 14 Bandung 40112. Berdasarkan surat jawaban dari Yayasan Balai Perguruan Putri B.P.P. Pusat Bandung Nomor Surat :04BPP PSIII2011. Adapun jadwal penelitian akan dilaksanakan mulai Bulan Maret 2011 – Juli 2011. Jadwal dan jenis kegiatan akan dilakukan seperti pada tabel berikut: Tabel 1.2. Jadwal Kegiatan Studi Penelitian No. Nama Kegiatan Waktu Kegiatan Maret – Juli Tahun 2011 Maret April Mei Juni Juli 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Survei Observasi Penelitian 2 Pengumpulan dokumen data 3 Penelitian 4 Studi Pustaka 5 Identifikasi Kebutuhan 6 Desain Sistem 7 Coding 8 Evaluasi Perangkat Lunak 9 Testing 10 Check Perangkat Lunak 11 Implementasi 12 Dokumentasi BAB I

BAB II LANDASAN TEORI