BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Setiap organisasi perusahaan dengan berbagai bidang usahanya baik itu
bersifat komersil maupun sosial yang ada di Indonesia harus bersiap menghadapi
perkembangan dan persaingan yang berlangsung secara cepat dan dinamis yang terjadi pada era ini, dimana dibutuhkan ketersediaan informasi yang akurat dan cepat
untuk dipergunakan oleh pihak internal manajemen maupun pendukung perusahaan
lainnya. Untuk itu semua jenis sumber daya organisasi harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk mendukung keberhasilan organisasi, baik itu
organisasi pemerintah, swasta, maupun kemasyarakatan. Dengan berkembangnya ilmu dan teknologi dewasa ini, terutama di bidang komputer dan system informasi
sangat berpengaruh terhadap kemajuan pekerjaan didalam setiap organisasi. Dengan
bantuan sebuah system dan penerapannya secara terstruktur pekerjaan dapat
dikerjakan dengan mudah dan cepat.
Informasi saat ini merupakan salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer atau pimpinan perusahaan. Informasi dapat dikelola seperti
halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada kajian ini bersumber dari dua pengaruh utama. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks dan menuntut
kecepatan, ketepatan dan keakuratan sesuai dengan kajian masing – masing dari
proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan tersebut, dan kedua keberadaan
teknologi computer pada saat ini telah mencapai kemampuan arah yang semakin baik
dan menunjang dalam rangka membantu proses kerja sebuah perusahaan.
Komputer dengan segala kelengkapannya telah mampu memberikan kemudahan yang dibutuhkan. Berbagai informasi yang memerlukan kecepatan dan
akurasi tinggi, telah dapat dipenuhi dengan bantuan perangkat tersebut. Teknologi informasi modern tersebut telah banyak membantu dalam hal efektifitas waktu yang
sering menjadi kendala dalam kehidupan masyarakat. Dengan kemampuannya dalam pengolahan data secara cepat dan akurat, penyajian informasi secara cepat dan mudah
dibaca, serta kemudahan pengoperasiannya baik yang difungsikan dengan berupa perangkat personal computer PC maupun software yang ditanamkan ke dalam suatu
perangkat, membuktikan bahwa perangkat komputer sangat efektif dan layak digunakan untuk mendukung pekerjaan rutin bagi para pemakainya.
Keberadaan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung sebagai sebuah unit usaha yang berbentuk yayasan dan lebih dipahami sebagai bentuk usaha yang tidak
bersifat komersial atau tidak mencari keuntungan nir laba atau non-profit, pada dasarnya telah memiliki suatu system atau pola bisnis untuk mendukung berjalannya
aktifitas organisasi maupun kinerja organisasi yang meliputi bidang kegiatan bidang social, organisasi, dan unit usaha. Secara faktanya keberadaan Balai Perguruan Putri
Pusat B.P.P selain untuk membawahi ruang lingkup organisasi intern yang berada langsung di bawah operasional Yayasan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung
dalam hal ini mengenai pengelolaan dari sisi kepegawaian secara khusus pengelolaan penggajian yang masih berjalan secara tertulis. Dimana pola
pengelolaan data kepegawaian ini meliputi proses pengelolaan data pegawai, data jabatan, data golongan dan data penggajian yang masih diproses secara tertulis dan
penggunaan program Microsoft office dalam pengolahan datanya. Selain itu adanya kebutuhan untuk pengelolaan dari sisi ekstern perusahaan
Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P dalam hal ini pengelolaan cabang – cabang
perusahaan dari yayasan Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P yaitu sebanyak 6 kordinator cabang dengan dukungan 27 cabang di beberapa wilayah Jawa Barat,
sesuai dengan data cabang – cabang Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P berdasarkan
data hasil konferensi yayasan Balai Perguruan Putri Pusat Bandung dibawah ini :
Tabel 1.1 Data Kordinator dan Cabang Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P. Bandung
NO KORDINATOR DAN CABANG
1.
2.
3.
4. GARUT : 1. Kordinator Garut
2. Cabang Garut 3. Cabang Tarogong
BANDUNG : 1. Cabang Bandung 2. Cabang Lembang
3. Cabang Arcamanik CIREBON : 1. Kordinator Cirebon
2. Cabang Cirebon 3. Kota Cirebon
SUMEDANG : 1. Kordinator Sumedang 2. Cabang Sumedang
Sumber : Laporan Pertanggung Jawaban B.P.P Pusat Periode 1998 - 2003
Diperlukan adanya suatu system yang mengelola dalam hal penggajian di tingkat pusat serta pengelolaan simpanan tabungan baik untuk pegawai tingkat pusat
maupun tingkat cabang yayasan . System tersebut meliputi pengelolaan data cabang yang dimana di dalamnya terdapat fungsionalitas pengelolaan keuangan simpanan
tabungan yang bersumber dari cabang maupun dari pegwai Balai Perguruan Putri Pusat B.P.P Bandung sendiri.
Secara khusus untuk pengelolaan organisasi dan pembagian fungsi tugas yang jelas sesuai dengan fungsinya, penggunaan komputer saat ini di ruang lingkup Balai
Perguruan Putri Pusat Bandung terasa semakin dibutuhkan sekali untuk menunjang
5.
6. 3. Cabang Situraja
4. Cabang Tanjung Sari CIANJUR : 1. Kordinator Cianjur
2. Cabang Cianjur 3. Cabang Pamoyanan
4. Cabang Ciherang 5. Cabang Pasir Hayam
6. Cabang Cilaku 7. Cabang Sukabumi
KUNINGAN : 1. Kordinator Kuningan 2. Cabang Kuningan
3. Cabang Kramat Mulya 4. Cabang Cidahu
5. Cabang Luragung 6. Cabang Cibingbin
7. Cabang Citenjo
kinerja dan produktivitas kerja. Hanya sebagian kecil saja pengolahan data yang menggunakan computer dengan bantuan software Microsoft office sebagai alat
Bantu, dan sisanya masih menggunakan alat manual seperti kertas, pulpen dan kalkulator khususnya dalam mengolah data kepegawaian dan pengelolaan tabungan
pegawai pusat maupun akumulasi dari cabang. Apalagi di jaman sekarang ini, dimana user atau pengguna system menginginkan pelayanan yang serba cepat.
Dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien apabila orang atau bagian termasuk sistem informasi di dalam
organisasi sebagai unsur pelaksana mampu melaksanakan tugas –tugas yang telah
dibebankan. Mengacu pada latar belakang masalah diatas maka penulis mengambil judul
tugas akhirskripsi ini yaitu
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN YAYASAN SINPEYA PADA BALAI PERGURUAN
PUTRI B.P.P. PUSAT BANDUNG”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan dengan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka peneliti dapat mengidentifikasi permasalahan yang ditemukan di lapangan, yaitu melalui
observasi dan wawancara kepada para staf karyawan Balai Perguruan Putri Pusat Bandung terutama terhadap pihak level manajemen atas perusahaan dalam hal ini
Ketua Umum sebagai pelaksana tanggung jawab dan pihak manjemen tingkat menengah dalam hal ini bagian kesekretariatan, sie bidang organisasi, sie bidang
usaha sebagai pelaksana tugas operasional harian mengenai kebutuhan – kebutuhan
dan keberdaan proses bisnis yang sedang berlangsung saat ini.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka identifikasi masalah dapat disusun sebagai berikut :
1 Tidak adanya fasilitas pengolahan data penggajian dalam hal ini pengelolaan data pegawai, pengolahan rekapitulasi kehadiran, penghitungan gaji dan penerbitan
slip gaji. 3 Sulitnya penanganan proses pengolahan data pegawai, dan data penggajian
pegawai sehingga menyulitkan dalam proses pembuatan laporan. 4 Sulitnya proses pencarian data pegawai, update data pegawai dan sering terjadi
pula kehilangan dan keruksakan data tersebut. 5 Keamanan data yang tidak terjamin dan banyaknya ketidak-konsistenan dan
duplikasi data. 6 Untuk ekstern Yayasan diluar pengelolaan pusat, perlu dibangunnya suatu system
yang dapat menangani pengolahan data cabang dan kordinator dimana di dalamnya juga perlu untuk membangun sebuah system yang menangani
pengelolaan tabungan simpan baik yang diperuntukan untuk pegawai pusat maupun cabang - cabang yayasan di daerah.
7. Pencatatan pengelolaan simpanan tabungan yang masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dirasakan kurang efesien terutama dalam
hal pembuatan laporan yang menyangkut fugsionalitas simpanan tabungan
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi permasalahan yang telah diuraikan diatas maka rumusan permasalahan dapat disusun sebagai berikut :
1 Bagaimana sistem pengelolaan yayasan yang sedang berjalan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung dalam hal ini dikhususkan pengelolaan
penggajian dan simpanan tabungan karyawan dan anggota.
2 Bagaimana perancangan sistem informasi pengelolaan penggajian dan tabungan
simpan yayasan yang diusulkan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat
Bandung. 3 Bagaimana implementasi sistem informasi pengelolaan yayasan pada Balai
Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung, sehingga lebih efektif dan efisien.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Setelah membuat identifikasi dan rumusan masalah, tentunya ada suatu maksud dan tujuan dari penelitian yang akan dilakukan, sehingga penelitian yang
akan dilakukan mengarah serta sejalan dengan apa yang ada didalam identifikasi masalah dan rumusan masalah tersebut sehingga penelitian yang akan dilakukan
dapat dilaksanakan dengan semaksimal mungkin. Adapun maksud dari penelitian tersebut adalah untuk membangun sistem informasi pengelolaan yayasan pada
yayasan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung guna memudahkan
kinerja pada bagian bidang organisasi, usaha dan kesekretariatan agar lebih efektif dan efisien.
Adapun tujuan dari penelitian ini diantaranya :
1 Untuk mengetahui system pengelolaan penggajian dan simpanan tabungan yang
sedang berjalan pada yayasan Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung.
2 Untuk membuat perancangan sistem informasi pengelolaan penggajian dan simpanan tabungan yang diusulkan terhadap yayasan Balai Perguruan Putri
B.P.P Pusat Bandung
4 Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pengelolaan yayasan pada Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung sehingga lebih terstruktur dan
mempercepat pemrosesan setiap aktivitas organisasi perusahaan.
1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Parktis
Bagi Balai Perguruan Putri B.P.P Pusat Bandung sebagai perwujudan dalam
kontribusi terhadap perusahaan dalam mengatasi permasalahan untuk mempermudah
penyajian informasi tentang pengelolaan yayasan dalam hal ini bidang pengelolaan
penggajian pegawai dan pengelolaan data simpanan tabungan kordinator dan cabang
dengan menggunakan komputer sebagai media informasi.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Laporan usulan penelitian ini diharapkan berguna bagi berbagai pihak, antara
lain:
Bagi penulis 1 Menambah wawasan serta pengetahuan tentang dunia teknologi informasi
terutama dalam masalah sistem informasi pengelolaan perusahaan dalam hal ini kekhususan bidang usaha yayasan yang akan dibuat di Balai
Perguruan Putri Pusat B.P.P. Pusat Bandung. 2 Dapat mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang didapat selama di bangku
perkuliahan dan membandingkannya dengan keadaan yang sebenarnya dilapangan.
3 Sebagai bahan pengalaman untuk bekal di dalam aplikasi realita nyata dan berlatih dalam menganalisis sebuah permasalahan dan realita secara
factual. Bagi Pihak Lain.
Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat sebagai bahan informasi untuk meningkatkan wawasan pemikiran dan dapat dijadikan bahan bacaan
dan bahan penelitian lebih lanjut.
1.5 Batasan Masalah
Analisis dalam perancangan proses sistem informasi pengelolaan yayasan ini
dibatasi hanya pada pengelolaan untuk kepegawaian kekhususan tentang pengelolaan penggajian diantaranya pengelolaan data pegawai, golongan, jabatan,
pengelolaan rekapitulasi kehadiran, penghitungan penggajian, serta pembuatan laporan
– laporan yang menyangkut proses penggajian karyawan, dan pengelolaan data simpanan tabungan dari cabang dan kordinator yayasan Balai Pergruan Putri
B.P.P. Pusat Bandung, dimana untuk pengelolaan kepegawaian meliputi :
1. Input data pegawai dan pendukungnya dalam hal pengelolaan penggajian pegawai
pusat.
2. Penanganan proses pengolahan rekapitulasi kehadiran pegawai yang didapatkan dari absensi ama
no absen harian pegawai.
3. Penanganan proses pembuatan laporan kepegawaian yang berupa laporan data
pegawai, absensi pegawai, laporan data lembur, dan laporan data potongan gaji.
Sedangkan untuk perancangan pengelolaan data simpanan tabungan untuk anggota cabang dan kordinator meliputi :
1. Pengelolaan input data cabang dan kordinator 2. Pengelolaan data tabungan meliputi pengelolaan simpanan dan pengambilan
dana tabungan. 3. Pembuatan laporan penyimpanan dan pengambilan tabungan.
Adapun pembatasan masalah yang dilakukan pada system yang akan dirancang diharapkan dapat membantu kinerja pada bidang organisasi di yayasan
Balai Pergruan Putri B.P.P. Pusat Bandung dengan menggunakan komputer sebagai perangkat pendukungnya
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian yang digunakan untuk bahan penyusunan skripsi ini dilaksanakan di BALAI PERGURUAN PUTRI PUSAT B.P.P. PUSAT BANDUNG yang
beralamat di Jl. Van de Venter No. 14 Bandung 40112. Berdasarkan surat jawaban dari Yayasan Balai Perguruan Putri B.P.P. Pusat Bandung Nomor Surat :04BPP
PSIII2011. Adapun jadwal penelitian akan dilaksanakan mulai Bulan Maret 2011
– Juli 2011. Jadwal dan jenis kegiatan akan dilakukan seperti pada tabel berikut:
Tabel 1.2. Jadwal Kegiatan Studi Penelitian
No. Nama Kegiatan
Waktu Kegiatan Maret – Juli Tahun 2011
Maret April
Mei Juni
Juli 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Survei Observasi Penelitian
2 Pengumpulan dokumen data
3 Penelitian
4 Studi Pustaka
5 Identifikasi Kebutuhan
6 Desain Sistem
7 Coding
8 Evaluasi Perangkat Lunak
9 Testing
10 Check Perangkat Lunak
11 Implementasi
12 Dokumentasi
BAB I
BAB II LANDASAN TEORI