Export Operation Analysis
A. Export Operation Analysis
1. Preparation
Pada tahap persiapan ini Kimberley telah melakukan survey terhadap supplier, freight forwarder, customer, advising bank, insurance company serta mencari informasi berkaitan dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam mendukung administrasi dan legalitas ekspor kami. Menurut peraturan yang berlaku tentang ekspor di Indonesia, produk kami termasuk pada kategori produk yang bebas di ekspor, sehingga tidak diperlukan rgulasi khusus bila dilakukan ekspor. Selain ada beberapa persyaratan umum yang harus kami penuhi sebagai eksportir, beberapa dokumen yang harus kami miliki sebagai persyaratan umum adalah :
Tanda Daftar Usaha Perdagangan (TDUP) atau Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
Izin dari Departemen Teknis atau Lembaga Pemerintah Non Departemen, sesuai dengan undang-undang yang berlaku
Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Kami berasumsi telah memenuhi semua persyaratan umum yang dibutuhkan.
Selain itu kami telah memiliki pembeli/importir yang telah setuju untuk berbisnis dengan kami. Transaksi yang kami lakukan adalah transaksi B to B dimana pembeli kami merupakan salah satu retailer yang ternama di Afrika Selatan, yaitu Foschini.
2. Making Contacts
Pada tahap ini kami telah menghubungi pihak-pihak yang terkait dengan aktifitas ekspor yang kami lakukan, berikut detail kontak dari pihak-pihak yang terkait:
a. Supplier Produk
: Dreamdelion
Address
: Sejatidesa Moyudan Sleman Yogyakarta
Contacts
: Email : [email protected]
Phone: +62838-6767-6570 (Lola) +62838-6983-0383 (Tesa) +62896-7360-8960 (Evaulia)
Dalam menghubungi supplier kami bernegosiasi dengan salah satu pihak internal supplier, yaitu Evaulia. Kami menanyakan beberapa hal terkait dengan produk serta persetujuan dari supplier mengenai termin-termin pembelian produk, salah satu termin yang kami sepakati adalah dalam mengekspor produk kami harus tetap menyertakan dreamdelion, maka dari itu untuk mengakomodasi permintaan supplier kami masih menyertakan kemasan produk asli dari dramdelion.
b. Freight Forwarder
Address : Apartemen Kalibata City Jalan Raya Kalibata Jakarta 12750 Dari hasil survey yang kami lakukan via internet, kami memutuskan untuk memilih Prima International Cargo sebagai freight forwarder kami, hal ini kami lakukan karena perusahaan ini memberikan berbagai pelayanan terkait aktivitas ekspor maupun impor, dari mulai ekspor convenience goods hingga ekspor barang-barang yang memerlukan penanganan khusus seperti hewan, hasil pertanian, barang pecah belah dan vaksin. Selain itu perusahaan ini leih terpercaya karena telah memenuhi kualifikasi ISO serta memiliki jaringan yang luas di berbagai negara di dunia, termasuk Afrika Selatan.
c. Asuransi
:PT ASEI Reasuransi Indonesia
Address :Graha ASEI, Jl. Indra Prasta No 25 Semarang 50131 (Branch) Contact
E-mail : [email protected]
Kami memilih PT ASEI karena perusahaan asuransi ini menawarkan produk asuransi yang cukup lengkap, termasuk asuransi ekspor. Selain itu perusahaan ini memberikan informasi yang memadai tentang produk asuransinya. Asuransi yang kami gunakan adalah asuransi kredit ekspor, dimana perusahaan ini akan memberikan perlindungan terhadap tidak diterimanya pelunasan pembayaran dari importir atau bank penerbit L/C. Besarnya asuransi yang diberikan maksimum adalah 85% dari kerugian yang diderita eksportir.
d. Advising Bank
: HSBC Indonesia
Address : Jl. Brigjen Sudiarto No.225C Pendurungan, Semarang Contact
: Telp. 62 21 5291 4722
Kami memilih HSBC Indonesia karena kami melihat perusahaan ini telah berpengalaan dalam menangani kegiatan ekspor impor. Selain itu perusahaan ini mempunyai banyak cabang di seluruh dunia, termasuk di Afrika Selatan.
e. Buyer/importir
: Foschini
Address : Stanley Lewis Centre, 340 Voortrekker Road, Parow East, 7500, Cape town South Africa Contact
: Tel: 021 938 1911
Walaupun bukan market leader pada sektor retail clothing, perusahaan ini memiliki jaringan yang cukup luas dengan 1539 gerai tersebar di Afrika Selatan. Hal penting yang membuat kami memilih perusahaan ini adalah Foschini mau membuka diri dengan perusahaan asing, pasalnya tidak semua retailer di Afrika Selatan mau mengimpor produk-produk asing (Edcon).
f. Opening Bank
: HSBC South Africa
Address : 1st Floor, Court Chambers Mandela Rhodes Place,Corner of Wale And Burg Streets, Cape Town 8001 Contact
: Phone : +27 21 405 6500
Fax: +27 21 424 8745
Kami memilih HSBC South Africa sebagai opening bank kami karena kami ingin menyamakan advising bank dan opening bank, sehingga kami tidak lagi harus membayar biaya tambahan terkait transfer L/C atau dokumen lain yang terkait dengan aktivitas ekspor kami.
3. Market Research
Market research yang kami lakukan dalam memilih negara tujuan ekspor menghasilkan kesimpulan sebagai berikut :
Dari perbandingan negara tujuan maka dapat kami simpulkan negara tujuan ekspor produk kami adalah Afrika Selatan karena Afrika Selatan memiliki lebih banyak keunggulan di beberapa faktor jika dibandingkan dengan Amerika dan Inggris, yaitu pertumbuhan populasi, potential market dan pertumbuhan GDP.
Setelah melakukan komparasi terhadap ketiga negara tujuan kemudian kami melakukan analisa pasar khusus pada Afrika Selatan terkait dengan pasar produk clothing dan aksesoris.
4. Making Sales Order
Sales order adalah dokumen perdagangan yang digunakan mencatat pesanan dari konsumen, yang digunakan oleh perusahaan untuk menyatakan kesanggupannya untuk menerima pesanan barang atau jasa yang dibuutuhkan oleh konsumen, sekaligus sebagai perintah pada bagian lain dalam perusahaan untuk mempersiapkan produk yang dipesan. Sales order akan kami lakukan setelah ada purchasing order dari konsumen kami, yaitu Foschini. Kami berasumsi bahwa setiap tahun kami menerima pesanan sebanyak 4500 unit tas (BEP total : 2427 unit tas), yang terdiri dari 1000 unit lola bag (BEP lola: 129 unit), 1000 buah Tesa bag (BEP Tesa: 114 unit), 1000 tera bag (BEP Tera: 173) dan 1500 unit Inriz bag (BEP Inriz: 109). Setelah itu kami mencatat order dari Foschini sebagai sales order kami.
5. Getting the goods
Kimberley mendapat pasokan produk tas dari supplier kami, yaitu Dreamdelion. Untuk memenuhi order dari Foschini kami membeli tas dari Dreamdelion sebanyak 4500 unit pada setiap tahun
6. Export Document
Ada beberapa dokumen ekspor yang perlu kami persiapkan sebelum melaksanakan aktivitas ini, dokumen-dokumen tersebut secara garis besar digolongkan ke dalam empat bagian, yaitu government document, commercial document, transport document dan financial document. Untuk di Indonesia sendiri dibutuhkan beberapa government document sebagai berikut:
a. SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) Merupakan surat izin untuk melakukan kegiatan perdagangan (perdagangan
dalam negeri maupun luar negeri). Surat Izin Usaha Perdagangan ini berfungsi sebagai alat atau bukti pengesahan dari usaha perdagangan yang dilakukan perusahaan. Kegunaan kepemilikan Surat Izin Usaha Perdagangan adalah sebagai berikut :
- Sebagai alat pengesahan yang di berikan oleh pemerintah, sehingga dalam kegiatan usaha tidak terjadi masalah perizinan.
- Dengan memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan dapat memperlancar perdagangan ekspor dan impor
- Sebagai syarat untuk mengikuti kegiatan lelang yang di selenggarakan oleh pemerintah.
b. TDP
( Tanda Daftar Perusahaan) adalah bukti bahwa suatu perusahaan atau badan usaha telah melakukan kewajibannya melakukan pendaftaran perusahaan dalam Daftar Perusahaan. Tanda Daftar Perusahaan yang berlaku untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dan wajib dimiliki oleh semua perusahaan, baik yang berbentu PT, CV, Fa, Koperasi, maupun bentuk usaha lainnya.
c. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
dokumen pabean yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang. Dokumen ini dibuat berdasarkan data-data packing list, invoice dan shipping instruction dari eksportir
d. Customs invoice
Dokumen ini merupakan commercial invoice yang dibuat pada formulir khusus yang disiapkan oleh pejabat pabean negara pengimpor. Kebanyakan dokumen ini diberlakukan di beberapa negara-negara Persemakmuran. Dokumen ini berisikan informasi mengenai harga di pasar negara eksportir dan harga jual eksportir guna menghindari tunduhan dumping serta mencegah terjadinya penggelapan bea masuk.
e. Measurement List
Hasil pengukuran atau penakaran yang berisikan informasi mengenai ukuran panjang, tebal, garis tengah, dan volume barang. Ukuran dalam dokumen harus sesuai dengan persyaratan yang tertera dalam L/C. Dokumen ini dipergunakan untuk mengkalkulasikan biaya angkut dan persiapan penerimaan barang bagi importir.
f. Certificate of Origin (Surat Keterangan Asal - SKA) Certificate of Origin ini merupakan pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal barang-barang yang diekspor. Surat keterangan asal barang ini menerangkan barang bahwa barang-barang tersebut betul-betul hasil atau produk dari negara eksportir. Mengingat negara asal barang dapat mempengaruhi besarnya pertanggungjawaban bea atau tingkat bea masuk yang akan dikenakan oleh negara pengimpor, maka untuk itu surat keterangan asal ini harus diisi dengan hati-hati dan akurat sesuai dengan peraturan yang berlaku di negara pengimpor.
g. Cover note
Dokumen ini merupakan pemberitahuan dari perusahaan asuransi yang menyatakan bahwa sebuah asuransi telah ditutup sementara menunggu polis atau sertifikat asuransi dikeluarkan. Kadang-kadang pemberitahuan ini dibuat dalam sebuah Surat Asuransi, tetapi karena tidak berisikan rincian-rincian asuransi yang akan ditutup dan karena ada kemungkinan asuransi tersebut sama sekali belum ditutup, maka bank tidak dapat memperlakukan dokumen tersebut sebagai kontrak asuransi.
Selain itu dibutuhkan pula commercial document, antara lain sebagai berikut:
a. Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen penawaran dari penjual kepada pembeli potensial. Dokumen ini biasanya berisikan syarat-syarat jual beli dan harga barang. Apabila si pembeli setuju maka akan diadakan kontrak jual beli sesuai dengan ketetapan dalam dokumen tersebut .
b. Commercial Invoice
Dokumen ini berisikan informasi mengenai uraian jenis barang sesuai dengan L/C dan dijadikan sebagai dasar transaksi, pernyataan harga yang disepakati antara kedua belah pihak, total nilai, kurun waktu dan mata uang yang dipergunakan dalam transaksi. Fungsi utama dari commercial invoice ini adalah sebagai alat pemeriksaan oleh pabean, baik di dermaga pelabuhan ekspor maupun oleh pabean di pelabuhan impor; pemeriksaan oleh pembeli pada saat barang diterima, dan pembayaran oleh pembeli terhadap barang-barang ekspor.
c. Sales Contract
Perjanjian antara penjual dan pembeli yang berisi tentang ketetapan mendetail terhadap transaksi yang dilakukan, dokumen ini mengikat secara hukum dan disarankan kedua pihak berkonsultasi terlebih dahulu dengan penasehat hukum sebelum menandatangani kontrak
d. Packing List
Packing list berkaitan erat dengan invoice dan biasanya selalu disertakan dalam setiap faktur. Dokumen ini sangat penting bagi si pembawa barang dan pabean dalam pemeriksaan barang dan bagi pelanggan dalam mengidentifikasi muatan kapal. Dokumen ini berisikan informasi mengenai perincian barang yang terdapat dalam setiap peti/karung. Uraian tersebut juga mencakup jenis bahan pembungkus atau pengepakan dan cara mengepaknya. Dokumen ini biasanya disiapkan jika barang yang terdapat dalam setiap peti atau kontainer berbeda jenis, jumlah atau beratnya.
e. Consular invoice
Dokumen atau faktur ini dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat negara pengimpor. Faktur ini berisikan informasi mengenai rincian uraian barang ekspor, jumlah, berat, nilai dan asal barang, serta pernyataan mengenai akurasi informasi yang diberikan.
f. Bill of lading
Bill of Lading (B/L) merupakan dokumen pengapalan yang sangat penting peranannya. Dokumen B/L menunjukkan hak kepemilikan atas barang, sehingga tanpa B/L tersebut seseorang tidak dapat menerima barang yang disebutkan dalam B/L.
g. Certificate of Quality (Sertifikat Mutu)
Sertifikat mutu ini diterbitkan oleh Pusat Pengujian Mutu Barang (PPMB) atau Balai Pengujian dan Sertifikasi Mutu Barang (BPSMB) yang berada di bawah naungannya. Sertifikat ini berisikan informasi mengenai hasil analisis barang atas dasar pemeriksaan laboratorium.
h. Certificate of Inspection (Sertifikat Pemeriksaan)
Certificate of Inspection (surat pemeriksaan) ini merupakan keterangan mengenai barang yang dibuat oleh surveyor independent , juru pemeriksa barang atau badan resmi yang ditunjuk oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. Dokumen ini sangat penting bagi importir karena memberikan jaminan atas mutu dan jumlah barang, ukuran dan berat barang, keadaan barang, cara pengepakan barang, dan jumlah satuan barang dari masing-masing kemasan/ pengepakan.
i. Weight Certificate (Surat Keterangan/Daftar Timbangan)
Hasil pengukuran timbangan yang menjelaskan berat kotor dan bersih setiap kemasan/peti. Disamping untuk penentuan harga, dokumen tersebut juga dipergunakan oleh importir untuk mempersiapkan sarana transportasi pada saat barang diterima.
j. Insurance Certificate (Sertifikat Asuransi) Sertifikat ini merupakan
surat keterangan yang menjelaskan bahwa terhadap barang-barang tertentu telah dilakukan penutupan asuransinya dalam bentuk open policy . Open policy itu tidak dapat diberikan oleh si tertanggung sebagai bukti penutupan asuransi barang-barang tertentu karena open policy tersebut diperlukannya untuk pengapalan-pengapalan selanjutnya.
k. Insurance Policy (Polis Asuransi)
Polis asuransi merupakan bukti kontrak asuransi barang-barang yang diangkut dengan kapal atas nama si tertanggung membayar premi. Dengan polis asuransi tersebut dapat dilakukan langkah-langkah atau tindaktindakan hukum bila terjadi permasalahan.
Selain dokumen pemerintah dan perdagangan, dibutuhkan pula dokumen transportasi. Dokumen transportasi ini terdiri dari beberapa dokumen sebagai berikut:
a. Dock Receipt D/R
Merupakan kuitansi yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa perusahaan telah memperoleh kargo sesuai dengan pesanan. Kuitansi ini digunakan sebagai dokumentasi untuk menyiapkan bill of landing .
b. Carrier’s Declaration atau Consignment Note
Carrier’s declarition atau consignment note adalah kontrak antara pengekspor atau eksportir dengan agen pengangkutan/pengiriman untuk
membawa barang-barang ekspor dari satu titik/tempat ke tempat yang lain di negara tujuan.
c. Bill of Landing B/L
Merupakan kontrak antara perusahaan pengapalan dan importir/pembeli. Dokumen ini digunakan oleh pembeli sebagai bukti kepemilikan untuk mengambil barang ketika telah sampai di tempat tujuan.
d. Packing List
Daftar yang berisi informasi detai mengenai produk, seperti siapa pembeli, negara asal dari barang yang diekspor, tanggal pengiriman barang, kemana tujuan pengiriman barang, berat serta volume kontainer dan informasi lengkap mengenai spesifikasi produk yang dikirim.
Selain itu, masih terdapat dokumen terkait dengan financial yang harus dipenuhi, dokumen-dokumen tersebut antara lain:
a. Dokumentasi Kredit
Merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh opening bank atas permintaan importir. Dokumen ini berisi tentang petunjuk mengenai bagaimana pembeli harus melakukan pembayaran produk.
b. Bill of Exchange B/E
Dokumen ini digunakan untuk meminta importir/pembeli membayar pesanannya atau untuk dibayarkan dikemudian hari terhadap barang yang dipesan (sesuai dengan jumlah nilai barang yang diekspor) kepada eksportir atau orang yang ditunjuknya. Namun, dokumen ini tidak memberikan jaminan bagi eksportir untuk mendapatkan uangnya/pembayarannya. Oleh karena itu, dalam perdagangan internasional bill of exchange ini dipergunakan bersamaan dengan L/C, karena L/C dapat memberikan jaminan bahwa bill of exhange dapat diuangkan.
7. Term of Costumer
Orders
1. Purchase orders for the procurement of goods must be generated by TFG's computer system, by an authorised employee and bear a valid order number and signature/s ("the TFG purchase order"). TFG shall not be bound by any purchase orders that fail to comply with these requirements in any respect, and all TFG purchase orders shall, subject to clause 26 below ,
be subject only to the terms and conditions contained in this document.
When orders/invoices are despatched by means of Electronic Data Interchange ("EDI"), you shall comply with the TFG standard operating procedure with regard to the EDI process, which is available upon request.
Supplier's Obligations and Warranties
2. Upon confirmation of acceptance of any order, you acknowledge that you have accepted the TFG purchase order subject to its, and these terms and conditions.
3. You undertake that you shall not accept and/or perform in terms of a TFG purchase order, unless the goods which you intend to supply to TFG have been imported, purchased, obtained and/or manufactured by you, as the case may be, lawfully and in strict compliance with all applicable legislation, regulations, directives, guidelines and the like issued by any governmental or regulatory authority in the country of origin and destination, and you hereby warrant to and in favour of TFG that the goods have been so imported, purchased, obtained and/or manufactured, as appropriate.
Without in any way limiting the aforegoing, you warrant that the goods you supply to TFG do not infringe any of the relevant countries' import restr ii ctions and regulations and that the correct tariff codes have been and will be used in relation to all such goods.
4. All goods shall be shipped strictly in accordance with the TFG purchase order, as updated and/or amended from time to time, and these terms and conditions. All goods shall be delivered together with a detailed delivery note in the manner and form as TFG may reasonably require. Unless the face of the TFG purchase order is specifically endorsed to the contrary by TFG, you warrant that the goods delivered are free from any defects whatsoever (including latent defects). In the event of the goods being shipped by Sea or Air Freight, you shall provide the following documentation:
Commercial Invoice (order numbers included)
3rd Party Invoice (when applicable)
3rd Party AQL report nominated by TFG
Detailed Packing List Certificate of Origin or SARS DA59
Original Euro 1 Certificate (in English) (when applicable)
Original SADC Certificate (in English) (when applicable)
House Bill of Lading (when applicable)
House Airway Bill (when applicable) The date on which goods are shipped by TFG's nominated freight forwarder shall be the shipment date of the goo ds.
5. TFG and its representatives shall be entitled to access your books, records and documentation , premises , equipment and/or operations and/or information that relates and is relevant to your business conducted with TFG from time to time for the purposes of assessing your ability to supply goods , to monitor the performance of your duties, functions and obligations in terms hereof and your compliance with TFG standards. TFG shall determine the criteria to be utilised by TFG for the purposes of this process.
6. You warrant that:
(1) You comply with all the requirements of all labour and employment legislation that may be applicable to you in your business;
(2) You comply with all legislation concerning taxation and revenue;
(3) Any and all electrical goods supplied by you to TFG comply with all relevant legislation and conform, at least, to the most up-to- date SANS/SASS requirements and standards . You agree that TFG is entitled to inspect certificates, letters of authority or other documents which you may be required to keep/obtain in terms of
such
standards/requireme nts ;
(4) You comply with all laws concerning the manufacture and distribution of your goods , and all other applicable national, regional or local statutory provisions, common law, rules and by-laws applicable to the manufacture and carriage of goods and distribution of goods anywhere TFG conducts business ;
(5) You are not a "Rogue Trader" and/or are not engaged in "Rogue Trading", with the words "Rogue Trading" having the meaning assigned to it by the Consumer Goods Council of South Africa from time to time; (6)
(1) No notice has been given to you by the relevant Authorities indicating that the you are performing any activity or failing to perform any activity as a result of which the environment is or may be damaged, endangered or detrimentally affected;
(2) None of the Authorities have given notice to you to take steps within a period specified with a view to eliminating, reducing or preventing the damage, danger or detrimental effect or to perform any activity or function with a view to rehabilitating any damage caused
to the environment as a result of any activity or function with a view to rehabilitating any damage caused to the environment as a result of any activity or
failure on your part, nor have you, nor will you become liable to any of the Authorities for any expenditure incurred by them in regard thereto other than in the normal course and scope of your business ; and
(3) There are no existing, pending or threatened claims, assessments, or litigation against you for any failure or alleged failure to comply with any environmental laws , including, without limitation, the receipt of any notice from any governmental agency or authority claiming or alleging any such failure or the need for any remedial works , rehabilitation, repair, reinstatement or decontamination of any property or any water resources affected by activities conducted by you, nor any act, omission, event or circumstance giving rise to any action. claim, investigation. proceedings, suit or any liability concerning your business under any environmental laws ;
(4) You comply with the provisions of the Waste Act in so far as it may
be applicable to your business; (7) If You , any of your owners, directors . shareholders or members have any relatives or family members employed by TFG, You have disclosed this to TFG, including the full names of all relatives or family members employed by TFG . You have disclosed any vested interest , that may be prejudicial to TFG which You , your owners, directors, shareholders or members have, whether direct or indirect.TFG shall determine whether such vested interest is
prejudicial or not ;
7. You confirm that you have not been, and undertake and agree that you shall not be engaged in any act or omission proscribed in the Prevention and Combating of Corrupt Activities Act and the Prevention of Organised Crimes Act and further undertake that you shall comply with the spirit of this legislation as well as TFG's Code of Ethics (the " Code " ) 7. You confirm that you have not been, and undertake and agree that you shall not be engaged in any act or omission proscribed in the Prevention and Combating of Corrupt Activities Act and the Prevention of Organised Crimes Act and further undertake that you shall comply with the spirit of this legislation as well as TFG's Code of Ethics (the " Code " )
8. You hereby undertake and agree to cede and assign to TFG all your right, title and interest including but not limited to intellectual property rights in any artwork , design , work and/or concepts developed by you for and on behalf of TFG and further hereby undertake and agree that all and any information , documents, materials , knowledge, know how, trade secrets and proprietary interests vesting in and belonging to TFG disclosed to you which is not in the public domain , is confidential and may not be used or disclosed to any third party during the course of or after the termination of this agreement save as may be strictly necessary for the due fulfilment of your obligations in terms of this agreement.
9. You agree that in the event that you fail to inform TFG of any non- compliance or defective compliance with any legislation , regulations, legal/legislative requirements or mandatory requirements as stipulated above, TFG is entitled to assume that you are fully compliant. You agree to inform TFG , without delay, of your failure to comply, in any respect , with any legislation, regulations, legal/legislative requirements or other mandatory requirements as and when such event arises .
1O. These terms and conditions shall operate in addition to and shall, in no way derogate from any warranties that may be contained in your standard terms and conditions and/or which may be implied in law .
11. Your delivery notes and invoices must quote the applicable TFG purchase order number as well as the relevant TFG entity and any other information, which TFG may reasonably require.
12. If your business is registered in South Africa as a vendor for VAT purposes, your invoice to TFG must be a valid "Tax Invoice " and must comply with the requirements in section 20 of the VAT Act, as amended from time to time . Debit and credit notes must, similarly, comply with section 21 of the said Act.
13. TFG pays all suppliers on copy documents while the goods are on the water. The supplier only releases original documents once the goods have been paid for. TFG will only authorise payment once it has received copies of the following documents:
Copy of Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading
14. Once the funds have been transferred then the originals of the
documents must be posted I couriered to: TFG
Shipping Dept, Attention: The Shipping Manager
Lefic Building, 1 • 1 Floor , 340 Voortrekker Road,
Parow 7500, South Africa .
15. Subject to your due and proper fulfilment of all terms of the TFG purchase order and your compliance with these terms and conditions,
payment will be made 30 (thirty) days from date of shipment as reflected on the Freight Forwarder's Bill of Lading by Electronic Funds Transfer which is TFG's preferred method of payment, less 2.5% (two point five percent} discount (recorded in accordance with clause 30) . (1) It is recorded and agreed that initially payments will be made by Telegraphic transfer to ensure the correctness of banking details; (2) All (bank) charges (incurred) outside South Africa are for the
account of the beneficiary;
Liability and Indemnities
16. The risk in any goods ordered by TFG shall pass to TFG upon acceptance of delivery thereof. TFG shall signify its acceptance of delivery of the relevant goods by signing (by an authorised representative of TFG) the delivery note . For the avoidance of doubt , such signature shall not be construed as confirmation by TFG that the goods have been received in good condition or otherwise in accordance
purchae order, but merely as acknowledgement of receipt and delivery thereof. The date on which the goods are delivered to TFG shall be
with
the
TFG
the delivery date of the goods.
17. TFG will not be liable for any loss or damage resulting from non- compliance with any of these terms and conditions and you indemnify TFG from any and all such claims without lim i tation. Without limiting the generality of the aforegoing, you indemnify TFG against any damages it may suffer in the event of it being held liable for the infringement of any copyright and/or trademark infringement in respect of goods supplied by you.
18. If either party is prevented, whether in whole or in part, or delayed from performing any of its duties, functions or obligations in terms hereof, whether timeously or at all, as a result of or arising from any contingency beyond its control , the obligation to perform shall be suspended to the extent and during the continuance of such prevention 18. If either party is prevented, whether in whole or in part, or delayed from performing any of its duties, functions or obligations in terms hereof, whether timeously or at all, as a result of or arising from any contingency beyond its control , the obligation to perform shall be suspended to the extent and during the continuance of such prevention
19. (1) TFG shall be entitled to institute a claim against you arising from quality control problems, breach of your obligations in terms of this agreement , late deliveries , shortages , breakages, packaging and ticketing i ssues as advised by TFG's Distribution Centres from time to time. All such claims are to be i nstituted within 30 (thirty) days of date of delivery to TFG's Distribution Centre and shall be settled within 30 (thirty) days of the claim being instituted.
(2) Claims shall be instituted in writing , detailing the problem and advising of the action required by TFG to remedy the problem . In the event of you requiring a sample of the goods subject to the claim, it will be sent to you;
(3) Settlement of TFG claims may be made by you either by means of a direct deposit into TFG's nominated bank account, or alternatively by means of a credit note , the amount of wh i ch will be deducted from the next payment due to you by TFG, with the method of payment being decided by TFG in its sole discretion; Breach and Cancellation
20. If you fail to comply in any respect with any of the TFG purchase order terms and conditions and/or these terms and conditions, TFG shall be entitled but not obliged , i n its sole discretion and without prejudice to any its rights, which it may have in law, to:
(1) Refuse to take delivery of any/all goods until such time as you have duly complied with these terms and conditions and/or the TFG purchase order (the risk i n and responsibility for such goods , including any storage, transport or other expenses incurred in respect thereof, shall remain yours until such full complian
ce) ; or
(2) Accept delivery of any/all goods provided that, in either event , TFG shall be entitled to withhold payment of the whole or any part of the purchase price until such time as you have complied with the TFG purchase order and these terms
and conditions;
21. If these terms and conditions are not acceptable to you in whole or in part, TFG reserves the right to cancel/withdraw any and/or all order/s .
22. Your failure to comply with all or any of these terms and conditions or any aspect of the TFG purchase order will entitle TFG to cancel any and all o r ders current at the relevant time , in its sole discretion.
23. TFG may cancel any order by written notice to you to such effect should you commit an act of insolvency, be liquidated , whether compulsory or voluntary , or be placed under judicial management as these terms are understood in the context of the laws of South Africa.
24. TFG may in its sole discretion, having due regard to any prejudice that may be suffered by you , cancel any order placed .
25. Alert Line If you become aware of any fraudulent (or potentially fraudulent) activity committed by TFG employees, you agree to report it. You can do so , anonymously by contacting Alert Line's telephone number:
0027 (0) 11 678 0822. All calls will be treated in the strictest confidence.
General
26. This document together with the relevant TFG purchase order and supplier manuals contains the entire agreement between you and TFG, and neither of you shall be bound by any undertakings , representations, warranties, promises or the like not recorded herein, save for as provided in clauses 1 and 1O above.
27. The head notes to the paragraphs are inserted for reference purposes only and shall not affect the interpretation of any provisions to which they relate.
28. Any reference to the term " goods " or "products " shall mean goods and/or serv i ces procured by TFG for the conduct and operation of its business not sold to customers in any of TFG's retail outlets, and/or services as the case may be .
29. Any reference to you, the supplier, shall include your directors, members, officers, shareholders , employees, representatives and agents as the case may be.
30. No variation or purported variation hereof by any means whatsoever shall be of any force and effect unless TFG, in its sole discretion, has consented thereto in writing
31. Despite anything to the contrary contained or implied in this document, TFG shall be entitled to amend these terms and cond i tions in its sole discretion from time to time .
32. These terms and cond i tions or any agreement wh i ch arises from your acceptance of the TFG purchase order ("the agreement " ) shall be governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of South Africa and you and TFG hereby consent to the j urisdiction of the Western Cape High Court (Cape Town) in respect of all or any disputes which may arise between you both in relation to or aris i ng out of the implementation of the agreement and/or these terms and conditions
33. TFG shall be entitled t o sell , cede , assign , delegate or in any other way alienate or d i spose o f any or all of its rights and obligations under and in terms of these terms and condit i ons or any agreement arising from your acceptance of the TFG purchase order ("the agreement") to any other company/ies i n the Foschini Group/TFG , without prior notice to or approval from you . You shall no t be entitled
to sell , cede, assign , delegate or in any other way alienate o r d i spose of any or all of your r i ghts and obligations under and i n terms of these terms and conditions or this agreement without the prior written approval of TFG. Regardless of any subcontracting or outsourcing
a r rangement you may enter into, you (1) Will ensure that the relevant th i rd party /i es binds i t self to you obligations and warranties as set out herein ;
and (2) Acknowledge and confirm that regardless of such arrangement , you
will rema i n liable to TFG for the due performance of all obl i gations to TFG ;
34. Any reference to an enactment , statute , regulation or other legislation is to that South African enactment, statute , regulation or other legislation as amended or re-enacted from ti me t o time;
35. References to "days" shall mean days of the week , in other words Monday to and including Friday unless a South African public holiday falls on a weekday in which case , that day shall not be counted as a weekday. In calculating " days ", the first day shall be excluded and the
last
day
i ncluded
the
calculation
8. Letter of Credit from Bank
Letter of Credit (L/C) merupakan salah satu sistem pembayaran dalam perdagangan internasional, metode ini juga merupakan metode yang paling sering digunakan. Hal ini disebabkan L/C memberikan jaminan lebih pada eksportir, jaminan bahwa barang yang mereka ekspor akan dibayar. Tata cara pembayaran dengan L/C
- Importir meminta kepada banknya ( openning bank ) untuk membuka suatu L/C
untuk dan atas nama eksportir. Bila importir sudah memenuhi ketentuan yang berlaku untuk impor seperti keharusan adanya surat izin impor, maka bank melakukan kontrak valuta (KV) dengan importir dan melaksanakan pembukaan L/C atas nama importir. - Advising bank memberitahukan kepada eksportir mengenai pembukaan L/C tersebut.
- Eksportir menyerahkan barang ke Carrier atau freight forwarder , sebagai
gantinya Eksportir akan mendapatkan bill of lading . - Eksportir menyerahkan bill of lading kepada advising bank untuk
mendapatkan pembayaran. Bank kemudian menyerahkan sejumlah uang setelah mereka mendapatkan bill of lading tersebut dari eksportir. - Bill of lading tersebut kemudian diberikan kepada Importir.
- Importir menyerahkan bill of lading kepada Carrier untuk ditukarkan dengan
barang yang dikirimkan oleh eksportir. Dalam proses ekspor ini kami sebagai importir memilih menggunakan irrecovable
and confirmed L/C karena L/C ini lebih memberikan keamanan kepada kami. Dengan L/C jenis ini pembayaran barang ekspor dijamin sepenuhnya oleh advising bank maupun opening bank. Selain itu L/C ini tidak bisa dibatalkan oleh kedua pihak selama jangka waktu yang berlaku. Dalam hal ini kami memilih opening bank dan advising bank yang sama, yaitu HSBC Indonesia sebagai advising bank dan HSBC South Africa sebagai openning bank. Hal ini kami lakukan untuk mempermudah transaksi L/C serta melakukan efisiensi biaya L/C, sebab tarif transfer dan penerusan L/C sendiri lebih murah bila dilakukan di bank yang sama. Untuk tarif L/C yang dikenakan HSBC kepada eksportir adalah sebagai berikut:
Penerusan L/C
: US$10
Transfer L/C
: US$ 15
TOTAL : US$ 25
CONTOH LC HSBC
9. Delivering the Goods