Peranan External Public Relations Dalam Meningkatkan Citra Perusahaan PadaPT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan

(1)

TUGAS AKHIR

PERANAN EXTERNAL PUBLIC RELATIONS DALAM

MENINGKATKAN CITRA PERUSAHAAN PADA

PT. (Persero) PELABUHAN INDONESIA I

CABANG BELAWAN

OLEH :

HENNY PURNAMA SARI HUTAURUK NIM : 062103009

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : Henny Purnama Sari Hutauruk

NIM : 062103009

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : Peranan External Public Relations Dalam Meningkatkan Citra Perusahaan Pada

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan.

Tanggal : ……… Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)

NIP : 132010480

Tanggal : ……… DEKAN

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec)

(3)

PENANGGUNG JAWAB TUGAS

NAMA : Henny Purnama Sari Hutauruk

NIM : 062103009

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : Peranan External Public Relations Dalam Meningkatkan Citra Perusahaan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan.

Medan, 09 Juni 2009 Mengetahui

Pembimbing

( Dr.Endang Sulistya Rini, SE, MSi ) NIP : 132010480

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena kasih dan rahmatNya penulis dapat menyelesaikan studi pada Program DIII Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi, Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis menyadari bahwa terdapat banyak kekurangan-kekurangan baik dari segi isi pembahasan maupun pemakaian bahasa dan cara penulisan yang baik dan benar. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran dari para pembaca dan terutama dari rekan-rekan mahasiswa/i, demi kesempurnaan tugas akhir ini.

Selama perkuliahan hingga selesainya tugas akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Maka dalam kesempatan ini, penulis dengan setulus hati menghanturkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

4. Bapak Drs. A. Samad Zaino, MS selaku Dosen Wali selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara Medan.

(5)

5. Bapak dan Ibu Dosen serta seluruh Staf dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan.

6. Bapak M. Taufik Fadillah, S.Pdi, MM. selaku kepala Personalia di PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, yang telah memberikan izin riset dan telah banyak membantu penulis untuk kelengkapan tugas akhir ini.

7. Teristimewa kepada orang tua yang saya kasihi Bapak dan Ibu, yang telah banyak memberikan motivasi baik moral maupun materil serta doa restu kepada penulis serta keempat saudaraku yang telah mendukung selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara Medan.

8. Buat Steven teman dekat yang telah memberikan dukungan dan doa kepada penulis selama masa perkuliahan.

9. Semua teman-teman Sekretaris’06 yang tidak bisa disebutin satu-satu, terutama Getta, Rifwan, Sivi, Roida, Lia, Lili, Lita, Merlin dan buat teman-teman satu gereja Yuni, Pida, Yesnita, Cici yang telah memberikan dukungan semangat kepada penulis.

Segala budi baik yang telah diberikan selama penulisan tugas akhir ini, kiranya Tuhan Yang maha Esa memberikan balasannya dan memberikan yang terbaik untuk kita semua.

Medan,09 Juni 2009 Penulis

(6)

DAFTAR ISI TUGAS AKHIR

Halaman

KATA PENGATAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan Permasalahan ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Jadwal Penelitian dan Sistimatika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 6

A. Sejarah Ringkas ... 6

B. Struktur Organisasi ... 10

C. Job Description ... 12

D. Jaringan Usaha ... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 19

F. Rencana Kegiatan ... 26

BAB III PEMBAHASAN... 28

A. Defenisi Public Relations ... 28

B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relations ... 30

C. External Public Relations ... 36

D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations ... 41

E. Hubungan dan Pihak External ... 41

F. Citra Positif ... 42

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44

A. Kesimpulan ... 44

B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45

(7)

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... 4

Tabel 2.1 Total Seluruh Dermaga Umum ... 20

Tabel 2.2 Total Seluruh Dermaga Belawan Lama... 21

Tabel 2.3 Total Seluruh Dermaga Ujung Baru ... 22

Tabel 2.4 Total Seluruh Dermaga Citra ... 23

Tabel 2.5 Total Seluruh Dermaga IKD ... 24

(8)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan persaingan yang semakin tajam di dunia bisnis, maka peranan

public relations sangatlah penting dalam suatu perusahaan. Setiap perusahaan

yang bergerak dibidang pemasaran, baik produk maupun jasa selalu menciptakan hubungan yang baik, selaras dan harmonis denga pihak luar perusahaan lain atau pelanggan. Hal ini dikarenakan bagi suatu perusahaan pelanggan merupakan faktor yang amat penting, sebab maju mundurnya suatu perusahaan ditentukan oleh banyak sedikitnya pelanggan perusahaan tersebut.

External public relations, hubungan dengan publik di luar perusahaannya

merupakan suatu keharusan yang mutlak. Sesuai dengan sifatnya, dalam masyarakat modern tidak akan ada kemungkinan bagi seorang insan atau suatu badan bisa hidup menyendiri. Masing-masing akan saling membutuhkan satu sama lain. Seperti halnya suatu perusahaan, tidak akan mugkin bisa hidup kalau dia tidak bisa mendatangkan bahan baku, kemudian menyalurkan dan memasarkan hasil produksinya.

External public relations merupakan salah satu bentuk dari kegiatan public relations yang ditujukan kepada pihak yang berada di luar instansi atau

perusahaan yang merupakan penyelenggaraan komunikasi timbal-balik antara perusahaan dengan pelanggannya, sekaligus turut menentukan sukses tidaknya perusahaan tersebut yang pada akhirnya diharapkan dapat membentuk citra baik perusahaan.

(9)

Komunikasi timbal-balik ini dilanjutkan untuk menciptakan saling pengertian antar perusahaan dengan pelanggan, yang pada akhirnya diharapkan dapat membentuk citra baik perusahaan. Sekaligus opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri.

PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang kepelabuhan. PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan ini dipercaya untuk mengelolah pelabuhan yang ada di tiga Provinsi yaitu Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Provinsi Sumatera Utara, dan Provinsi Riau. Keberadaannya sangat diharapkan akan mampu memenuhi kebutuhan masyarakat yang semakin tinggi dalam menggunakan jasa kepelabuhan.

Perkembangan tingkat kebutuhan tersebut sebagai aset yang cukup potensial, tuntutan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dan pelanggan tersebut, menjadikan perusahaan ini harus mampu meningkatkan citra perusahaan yang baik pada masyarakat dan pelanggan perusahaan. Untuk menjaga proses hubungan yang baik dan penyebaraan informasi kepada public extern, suatu perusahaan memerlukan external public relations yang profesional. Peranan ini meliputi usaha-usaha penyelesaian masalah hubungan kerjasama yang baik dan saling menguntungkan.

Ini berarti external public relations memiliki peranan penting dalam usaha memajukan suatu perusahaan, untuk itulah kegiatan external public relations diupayakan senantiasa menjaga citra perusahaan agar tetap baik dimata publik, khususnya bagi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan, hal ini

(10)

tidaklah mudah sebab diperlukan usaha yang gigih dan keras yang sungguh-sungguh.

External public relations dalam perusahaan dimaksudkan untuk membina dan

menyelenggarakan komunikasi timbal-balik antara perusahaan yang bersangkutan dengan publik ekstern seperti pelanggan, instansi pemerintah, wartawan, masyarakat dan lain-lain yang merupakan penyelenggaraan komunikasi timbal-balik antara perusahaan dengan pelanggannya, sekaligus turut menentukan sukses tidaknya perusahan tersebut.

B. Permasalahan

Adapun permasalahan dalam penulisan tugas Akhir ini adalah :

“Bagaimana peranan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan dalam meningkatkan citra positif perusahaan dimata public extern ?”

C. Tujuan Permasalahan

Tujuan penelitian yang dilakukan pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah :

“Untuk mengetahui bagaimana peranan external public relations dalam meningkatkan citra perusahaan”.

(11)

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian yang dilakukan penulis pada PT.Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah :

1. Hasil penelitian dapat menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai peranan public relations.

2. Bagi Perusahaan, penelitian ini dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan yang mungkin bermanfaat untuk mendukung kelancaran Perusahaan.

3. Bagi masyarakat/pembaca, penulis berharap hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai tambahan Informasi.

E. Jadwal Penelitian dan Sistimatika Penulisan

1. Jadwal Penelitian

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat waktunya.

Tabel 1.1 Jadwal Penelitian

No. Kegiatan

Minggu Ke

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Membuat Laporan

(12)

Jadwal penelitian yang dilakukan penulis mulai dari tanggal 06 Mei 2009 s/d selesai. Adapun tempat penelitian yang dilakukan penulis adalah pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.

2. Sistimatika Penulisan

Adapun sistimatika penulisan yang disajikan dalam tugas akhir ini adalah : Bab I: PENDAHULUAN

Dalam bab ini berisi tentang latar belakang masalah public relations yang terjadi pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan selain itu bab ini juga berisi permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian, tujuan dan manfaat penelitian ini serta jadwal penelitian tersebut.

Bab II : PROFIL PERUSAHAAN

Adapun hal-hal yang dibahas dalam profil perusahaan penelitian ini yaitu untuk mengetahui sejarah singkat dari perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dari masing-masing unit, jenis usaha kegiatan perusahaan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan kedepan dari perusahaan itu.

Bab III : PEMBAHASAN

Pembahasan yang disajikan penulis dalam penelitian ini adalah bagaimana peranan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan dalam meningkatkan citra positif perusahaan dimata public extern.

Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyajikan kesimpulan penelitian dan saran yang diajukan kepada perusahaan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.

(13)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perkembangan Pengusahaan Pelabuhan Belawan

Sejarah Perkembangan Pengusahaan pelabuhan Belawan bermula dari Zaman Hindia Belanda dahulu Pengusahaan Pelabuhan Belawan ini bernama “HAVEN

BEDRIJF” dan nama ini masih dipakai terus sampai tahun 1950. Haven Bedrijf

Belawan Deli ini mempunyai karyawan/ pegawai berjumlah lebih kurang 50 (lima puluh) orang dan hingga tahun 1950 masih tetap berstatus pegawai Federal. Pada tahun 1951 nama Haven Bedrijf dirubah menjadi Jawatan Pelabuhan. Sebagaimana Pimpinan pada Jawatan pelabuhan ini adalah Direktur pelabuhan. Pada periode tahun 1956-1961 yang semula bernama Jawatan pelabuhan diganti lagi dengan nama Perusahaan Pelabuhan Negara dengan pejabat Pimpinan disebut Direktur Perusahaan Pelabuhan Negara.

Menurut catatan yang ada, yang memegang Pimpinan atau dengan nama

Dedirecteurder Haven, pada periode 1945-1962 tercatat sebagai berikut :

1. Tahun 1945-1946 : Achmad Mardjuki

2. Tahun 1946-12 April 1949 : Ir. JJM. Dorbech 3. 12 April 1949-02 Oktober 1950 : Mr.G.C. Hardenberg 4. 02 Oktober 1950-06 September 1951 : M. Soemarsono 5. 06 September 1951- 30 Nopember 1954 : P. Smeet 6. 30 Juni 1954-30 Nopember 1956 : R. Soewondo 7. 30 Nopember 1956-02 September 1958 : L.M. Idris

(14)

9. 02 Oktober 1958- 1959 : Ir. Tan Tiang Gie

10. Tahun 1959-15 Juli 1959 : Ferdinandus (Pejabat Sementara)

11. 15 Juli 1959-1962 : Ir. Soejono

Perusahaan Pelabuhan Negara Menjadi Perusahaan Negara Pelabuhan (P.N. Pelabuhan)

Pada tahun 1961 berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 15 tahun 1961 lembaran Negara No. 128 tahun 1961, nama perusahaan Pelabuhan Negara diganti lagi menjadi Perusahaan Negara Pelabuhan Daerah I atau lebih dikenal dengan singkatan P.N. Pelabuhan Daerah I, dengan Pejabat Pimpinannya disebut Direktur P.N. Pelabuhan. Dengan Peraturan Pemerintah No. 18 tahun 1964 sistem organisasi kepelabuhan berubah, maka Pengusaha tunggal dipelabuhan adalah “Komandan Pengusaha Pelabuhan” yang didalamnya tergabung syahbandar sebagai staf operasi dan P.N. Pelabuhan sebagai Staf Service atau Staf Jasa.

Pengusaha Pelabuhan (Port Authority menjadi Administrator Pelabuhan)

P.N. Pelabuhan ditetapkan kembali statusnya seperti semula dan Organisasi Penguasa Pelabuhan lebih diarahkan kepada segi ekonomi dan perdagangan. Penguasa Pelabuhan dirubah menjadi Administrator Pelabuhan selaku penanggung jawab tunggal di pelabuhan, didalam organisasi Badan Pengusahaan Pelabuhan(BPP) Belawan dengan dibantu semacam penasehat yakni Badan Musyawarah Pelabuhan (BMP) yang mana Administrator Pelabuhan telah berada dibawah Pengawasan Kepala Daerah Pelayanan.

Setelah perubahan struktur organisasi dipelabuhan berdasarkan PP. No.1 tahun 1969 dan PP No. 18/1969 nama Penguasa Pelabuhan (Port authority) dirubah menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP), maka pada tanggal 17 Juli 1969

(15)

dilakukan acara terima Penguasa Pelabuhan (Port Authority) Belawan, dari Kol(L) Soejono Hamijoyo yang ketika itu merangkap sebagai Kepala Daerah Pelayaran I, kepala Drs. Soemantri sebagai pejabat Administrator. Pelabuhan Belawan yang pertama, dengan disaksikan oleh Mentri Perhubungan RI. Frans Seda.

Berikut ini nama Pejabat dimulai dari periode 17 Oktober 1962-15 Juli 1984 adalah :

1. 17 Oktober 1962-04 Pebruari 1965: Ir.M. Soenyoto

2. 04 Pebruari 1965-01 Juli 1965 : M. Soegiyono (Pejabat Sementara) 3. 01 Juli 1965-11 Oktober 1968 : Ir. Hartono Dirjo soediro

4. 11 Oktober 1968-17 Juli 1969 : Moehammad Syahroel 5. 17 Juli 1969-01 April 1971 : Drs. Soemantri 6. 17 Juli 1969-01 April 1971 : Drs. Soemantri

7. 01 April 1971-09 Maret 1974 : Ir. Mustafa Sastrawijaya 8. 09 Maret 1974-04 Pebruari 1978 : Capt. Boedi Soenarjo 9. 04 Pebruari 1974-05 Mei 1981 : H.G. Luntungan

10. 05 Mei 1981-15 Juni 1981 : Hanreng Laima,SH (Pejabat Sementara) 11. 15 Juni 1981-26 Juli 1984 : S.F. Makalew

Badan Pengusaha Pelabuhan Menjadi Perusahaan Umum

Berdasarkan peraturan Pemerintah No. 1 Tahun 1983 Pelabuhan sebagai salah satu unsur penunjang kelancaran angakatan laut telah ditata kembali baik status pembinaannya maupun pengelolahnnya. Seluruh pelabuhan yang diusahakan di wilayah Nusantara, dibagi dalam empat kelompok yang pengusahaannya

(16)

diselenggarakan secara profesional dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen serta prinsip-prinsip ekonomi perusahaan, dalam bentuk Badan Usaha Milik Negara dengan status Perusahaan Umum (Perum) di lingkungan Departemen Perhubungan.

Belawan termasuk kedalam Perum Pelabuhan I bersama 18 Pelabuhan lainnya yang berada di Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Pejabat pimpinan dari perum ini terdiri dari beberapa orang Direksi sedang pelabuhan Cabangnya dipimpin oleh Kepala cabang sementara jabatan Adpel tetap ada. Dan sebagai Kepala Cabang Pelabuhan Belawan yang pertama setelah berjalannya Perum Pelabuhan ini adalah Soetrisno Muali yang telah dilantik pada tanggal 26 Juli 1984.

Perusahaan Umum Pelabuhan I Menjadi PT. (Persero) Pelabuhan belawan I

Berdasarkan Perusahaan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 56 Tahun 1991 tanggal 19 Oktober 1991 tentang Perubahan Status Perusahaan Umum Pelabuhan I menjadi PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I.

Sebagai Pimpinan pada Cabang Pelabuhan Belawan adalah sebagai berikut : 1. Zainal Arifin (Kepala Cabang) : 20 Juli 1989 s/d 24 Januari 1993 2. Bustami Kasim (General Manajer) : 25 Januari 1993 s/d

12 Agustus 1998

3. Drs. Armen Lubis (General Manajer) : 12Agustus1998s/d

07 Nopember 2001

4. Ir. Pudji Hartoyo,MBA (General Manajer): 07 Nopember 2001 s/d

13 April 2004

(17)

6. Drs. H. Embay SP,MM (General Manajer): 23 Agustus 2006 s/d

15 Oktober 2008

7. Syahputera (General Manajer) : 15 oktober 2008 s/d Sekarang.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Dilihat dari pengertiannya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing.

Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar perusahaan maka struktur organisasinya semakin luas dan kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.

PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan mempunyai struktur organisasi yang menggunakan sistem lini, staff dan koordinasi dimana masing-masing kegiatan bertanggung jawab langsung kepada atasannya, sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sehingga pimpinan mempunyai wewenang untuk mendelegasikan tugas pada bawahannya.

Struktur organisasi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan dapat dilihat pada Gambar 2.1

(18)

GENERAL MANAGER DIVISI SISTEM & TEKNOLOGI INFORMASI DIVISI UMUM DINAS DATA DAN INFORMASI DINAS PENGOPERASIAN SISTEM

DINAS TU DAN RUMAH TANGGA

DINAS PERSONALIA

DINAS HUKUM & HUMAS

DINAS KEAMANAN

USAHA BONGKAR MUAT

DIVISI PELAYANAN KAPAL & BARANG

PPSA DIVISI KOMERSIAL DIVISI TEKNIK DIVISI KEUANGAN DINAS PENYIAPAN PERALATAN

DINAS TU DAN KEUANGAN DINAS OPERASI DINAS PELAYANAN PEMADUAN DINAS PELAYANAN PMK & RUPA-RUPA DINAS PERENCANAAN & PENGENDALIAN DINAS PELAYANAN OPERASI DINAS PENYIAPAN ARMADA KEPANDUAN DINAS PENGKAJIAN PASAR & PROMOSI

DINAS PUSAT PELAYANAN ADM. JASA/USAHA DINAS ANEKA USAHA PERWAKILAN

DINAS PEKERJAAN SIPIL DINAS PERALATAN DAN INSTALASI DINAS PERENC & ADMINISTRASI TEKNIK DINAS ANGGARAN DINAS AKUNTANSI DINAS PERBENDAHARAAN DINAS KEMITRAAN DAN BINA LINGKUNGAN WAKIL MANAJEMEN MUTU

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT(Persero) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(19)

C. JOB DESCRIPTION 1. Manajer Umum

a. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan fungsi para manajer. b. Mengarahkan dan meneliti bagian perusahaan.

c. Menyusun kebijaksanaan perusahaan, serta mengawasi pelaksanaannya. d. Merencanakan dan mengatur anggaran modal kerja dan modal investasi

perusahaan.

e. Melaksanakan kontrak-kontrak perusahaan dengan pihak luar. f. Bertanggung jawab kepada Direksi atas jalannya perusahaan.

2. Wakil Manajemen Mutu

Wakil manajemen Mutu mempunyai tugas pokok merencanakan, mengendalikan pelaksanaan standar manajemen mutu agar dapat diterapkan secara konsisten dan dipelihara kelangsungannya unutk melaksanakan tugasnya wakil Manajemen Mutu mempunyai fungsi :

a. Perencanaan dan pengendalian penerapan sistem Manajemen Mutu

b. Perencanaan dan pengembangan program pendukung peningkatan mutu serta penganalisaan hasil penerapan Manajemen Mutu.

3. Divisi Komersil

Divisi Komersil mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengkajian pasar dan promosi, pusat pelayanan administrasi jasa aneka usaha.

(20)

Divisi komersil terdiri dari :

a. Dinas Pengkajian Pasar dan Promosi mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan penyelenggaraan pengkajian pasar dan promosi;

b. Dinas Pusat Pelayanan Administrasi Jasa/ Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pelayanan administrasi jasa usaha kepelabuhan,verifikasi produksi dan pendapatan, penotaan jasa kepelabuhan serta evaluasi produksi dan pendapatan;

c. Dinas Aneka usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan dan

mengendalikan pengusahaan tanah dan perairan, bangunan, air, listrik serta usaha lainnya.

4. Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA

Divisi Pelayanan Kapal Barang dan PPSA mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pelayanan pemanduan, penyiapan armada kepanduan, pelayanan pemadam kebakaran dan rupa-rupa, perencanaan dan pusat pelayanan satu atap serta pengendalian operasi pelayanan kapal dan barang.

Divisi Pelayanan Kapal dan Barang terdiri dari :

a. Dinas Pelayanan Pemanduan mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan telekomunikasi kapal, pelayanan pemanduan dan penundaan serta melaksanakan administrasi kepanduan;

b. Dinas Pelayanan Pemadam Kebakaran dan rupa-rupa mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pelayanan pemadam kebakaran, pelayanan

(21)

pas pelabuhan dan parkir, pelayanan terminal penumpang serta pelayanan peralatan pelabuhan;

c. Dinas Perencanaan dan Pengendalian mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan kegiatan perencanaan baik dengan pihak internal maupun dengan pihak eksternal perusahaan;

d. Dinas Pelayaran Operasi mempunyai tugas pokok melaksanakan administrasi dan pelayanan operasi dermaga, gudang dan lapangan penumpukan dan pendataan kinerja masing-masing pelayanan;

e. Dinas Penyiapan Armada Kepanduan mempunyai tugas pokok merencanakan dan mengendalikan perawatan dan perbaikan, melaksanakan penilaian dan evaluasi serta melaksanakan penyiapan pengawakan dan perbekalan armada.

5. Dinas Teknik

Divisi teknik mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan investasi dan pemeliharaan prasaranan dan saranan pelabuhan, rekomendasi teknik yang berkaitan dengan IMB, perbekalan teknik/logistik, pemantauan rencana induk pelabuhan dan lingkungan hidup.serta implementasi Sistem Informasi Teknik dan Administrasi teknik, Pelayaran air umum,air kapal,pelayanan listrik. Kegiatan pekerjaan sipil, peralatan dan instalasi, perencanaan dan administrasi teknik serta penyiapan armada kepanduan.

Divisi teknik terdiri dari :

a. Dinas Pekerjaan Sipil mempunyai tugas pokok merencanakan,

(22)

prasarana pelabuhan serta penyiapan rekomendasi teknis untuk penerbitan IMB;

b. Dinas Peralatan dan Instalasi mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan pekerjaan investasi, pemeliharaan sarana pelabuhan serta perbekalan teknik/logistik, pelayanan listrik umum, pelayanan air dan umum; c. Dinas Perencanaan dan Administrasi Teknik mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan dan mengendalikan pemantauan rencana induk pelabuhan dan lingkungan serta implementasi sistem informasi manajemen teknik dan administrasi teknik.

6. Divisi Keuangan

Divisi keuangan mempunyai tugas pokok, menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengendalian anggaran akuntansi dan perbendaharaan serta kemitraan dan bina lingkungan.

Divisi Keuangan terdiri dari :

a. Dinas Anggaran mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi perencanaan pengendalian anggaraan pendapatan, biaya dan investasi serta membuat perhitungan kinerja keuangan; b. Dinas Akuntansi mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelenggarakan

dan mengendalikan siklus akuntansi, meneliti bukti pendukung transaksi, administrasi dan usulan penghapusan aktiva tetap, administrasi dan pelaporan perpajakan serta pengarsipan bukti pembukuan dan laporan keuangan;

c. Dinas Perbendaharaan mempunyai tugas pokok merencanakan,

(23)

koran, administrasi hutang piutang uang muka, uang titipan, uper, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran kas bank dan barang persediaan serta surat berharga;

d. Dinas Kemitraan dan Bina Lingkungan mempunyai tugas pokok

merencanakan, menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi keuangan dana pembinaan, pembinaan uasaha kecil dan koperasi, menyeleksi dan mengevaluasi calon mitra binaan serta menyiapkan laporan keuangan kemitraan dan bina lingkungan.

7. Divisi Umum

Divisi umum mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan,

melaksanakan dan mengendalikan tata usaha, rumah tangga dan kepropotokolan, administrasi personalia, perencanaan dan pengembangan SDM, hubungan industrial, hukum dan humas serta pengamanan lingkungan kerja dan aset perusahaan.

Divisi umum terdiri dari :

a. Dinas Tata Usaha dan rumah tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan dan dan mengendalikan administrasi perkantoran dan kerumah tanggaan, keprotokolan, pengadaan penyaluran, inventarisasi dan pemeliharaan peralatan kantor;

b. Dinas Personalia mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan administrasi kepegawaian, perencanaan dan pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, kesejahteraan dan K3 pegawai serta hubungan industrial;

(24)

c. Dinas Hukum dan Humas mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan penanganan dan penelaahan masalah hukum di cabang, melaksanakan hubungan kemasyarakatan, penataan dokumen perusahaan dan perlindungan kepentingan perusahaan serta mengupayakan peningkatan citra perusahaan;

d. Dinas Keamanan mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan pengamanan terhadap lingkungan kerja perusahaan dan asset perusahaan.

8. Divisi Sistem dan Teknologi Informasi

Divisi Sistem dan Teknologi Informasi mempunyai tugas pokok merencanakan dan melaksanakan pengoperasian dan pemeliharaan sistem dan teknologi informasi serta menyusun laporan dan penyiapan informasi.

Divisi Sistem dan Teknologi Informasi :

a. Dinas Data dan Teknologi mempunyai tugas pokok perencanaan, pelaksanaan, pengumpulan pengolahan data dan penyajian informasi;

b. Dinas Pengoperasian Sistem mempunyai tugas pokok menyiapkan

perencanaan, melaksanakan dan mengendalikan kegiatan pengoperasian dan pemeliharaan Sistem dan Teknologi Informasi.

9. Divisi Usaha Bongkar Muat

Unit Bongkar Muat mempunyai tugas pokok menyiapkan perencanaan, melaksanakan dan mengendalikakan kegiatan bongkar muat dan penumpukan, menyiapkan peralatan dan perawatan serta tata usaha dan keuangan.

(25)

Divisi Usaha Bongkar Muat terdiri dari :

a. Dinas Operasi mempunyai tugas pokok merencanakan dan mnegendalikan kegiatan bongkar muat, melaksanakan kegiatan bongkar muat dan penumpukan serta melaksanakan administrasi operasi dan pendataan kinerja bongkar muat;

b. Dinas Penyiapan Peralatan mempunyai tugas pokok melaksanakan dan mengendalikan perawatan dan pemeliharaan, serta melaksanakan, mengendalikan dan mengadministrasi pengoperasian fasilitas dan peralatan bongkar muat;

c. Dinas Tata Usaha dan Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan tata usaha pengumpulan data dan informasi, pendistribusian produksi dan pendapatan, pembuatan pranota serta administrasi keuangan.

D. JARINGAN USAHA / KEGIATAN

Jenis Usaha dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan adalah Pelayanan Jasa Kepelabuhan serta usaha dan Pelayanan jasa lainnya secara efisien dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran :

1. Pelaksanaan, pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labuh, tambat, dermaga, gudang lapangan penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti kemas, tanah, perairan, bangunan air dan listrik, alat bongkar muat serta usaha lainnya.

2. Pelaksanaan pengendalian dan pemeliharaan fasilitas dan peralatan pelabuhan, serta pelaksanaan program pembangunan sesuai rencana induk pelabuhan. 3. Pelaksanaan pelayanan bagi kapal, barang, penumpang dan pelayanan lainnya.

(26)

4. Pengelolaan administrasi keuangan cabang.

5. Pelaksanaan urusan kepegawaian dan kesejahteraan, kesehatan dan keselamatan kerja hubungan industrial, urusan tata usaha dan rumah tangga, hukum dan hubungan masyarakat serta pengamanan asset cabang pelabuhan. 6. Pelaksanaan pengolahan data laporan serta pengoperasian dan pemeliharaan

sistem informasi.

7. Pelaksanaan perencanaan dan penerapan sistem manajemen mutu. Sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direksi.

E. KINERJA USAHA TERKINI

Kinerja Usaha Terkini dari PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cab. Belawan adalah Pelayanan Jasa Kepelabuhan serta Usaha dan Pelayanan Jasa lainnya secara efisien dan efektif dalam rangka menunjang kelancaran Pelaksanaan, pengusahaan jasa pemanduan, penundaan, labuh, tambat, dermaga, gudang lapangan penumpukan, usaha bongkar muat, terminal peti kemas, tanah, perairan, bangunan air dan listrik, alat bongkar muat serta usaha lainnya.

Berikut ini tabel realisasi kinerja operasional PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan yang memperlihatkan total seluruh Dermaga Umum, Dermaga Belawan Lama, Dermaga Ujung Baru, Dermaga Citra, Dermaga IKD dan Dermaga Pipa Terpadu dapat dilihat pada Tabel 2.1 s/d 2.6.

(27)

Tabel 2.1

Total Seluruh Dermaga Umum Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(28)

Tabel 2.2

Total Seluruh Dermaga Belawan Lama Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(29)

Tabel 2.3

Total Seluruh Dermaga Ujung Baru Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(30)

Tabel 2.4

Total Seluruh Dermaga Citra Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(31)

Tabel 2.5

Total Seluruh Dermaga IKD Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

Sumber : PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(32)

Tabel 2.6

Total Seluruh Pipa Terpadu Realisasi Kinerja Operasional PT. ( Persero ) Pelabuhan Indonesia I Belawan

(33)

F. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan perusahaan Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan yang akan dilaksanakan dalam menyelenggarakan pelayanan jasa kepelabuhan dan usaha lainnya yang menunjang pencapaian tujuan perusahaan, meliputi :

1. Penambahan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu-lintas dan tempat-tempat berlabuhnya kapal, hal ini dapat membuat akan lebih leluasannya kapal-kapal tersebut untuk berlabuh.

2. Peningkatan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (pilotage) kapal. 3. Penambahan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkar buat barang

termasuk hewan dan fasilitasnya naik turunnya penumpang.

4. Merenovasi gudang-gudang dan tempat penimbunan barang-barang angkutan bandar, alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan.

5. Penambahan tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan, industri dan gedung-gedung atau bangunan yang berhubungan dengan kepentingan kelancaran angkutan laut.

6. Penambahan penyediaan listrik, bahan bakar, minyak, air minum instalasi limbah pembangunan untuk kelancaran aktivitas dalam menunjukan kualitas perusahaan tersebut kepada pelanggan .

7. Peningkatan pemberian jasa terminal, kegiatan konsolidasi dan distribusi barang termasuk hewan.

8. Meningkatkan jasa konsultasi, pendidikan kepada karyawan, serta mengadakan pelatihan/tranning center yang berkaitan dengan kepelabuhan.

(34)

9. Meningkatkan jasa pelayanan kesehatan para pegawai dan staf untuk menunjang kelancaran aktivitas dalam bekerja sehingga para pegawai dapat melaksanakan tugasnya masing-masing demi keuntungan perusahaan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan.

10. Penambahan jasa transportasi dilaut.

11. Penambahan jasa persewaan fasilitas dan peralatan.

12. Penambahan jasa perbaikan fasilitas dan peralatan di bidang pelabuhan untuk menghindari kecelakan yang tidak diinginkan.

13. Memperindah kawasan wisata di daerah lingkungan pelabuhan dengan menjaga kebersihan dan kenyamanan dari setiap gangguan pihak-pihak tertentu yang ingin merusak citra daerah tersebut sehingga dapat menarik para wisatawan berkunjung ke wilayah pelabuhan.

14. Penambahan depo peti kemas.

15. Meningkatkan jasa komunikasi dan informasi di bidang kepelabuhan dan jasa konstruksi dibidang kepelabuhan sehingga pihak eksternal dapat mengetahui informasi tersebut dengan baik.

(35)

BAB III

PEMBAHASAN

A. Defenisi Public Relations

Secara umum public relations menurut Oemi (2001:28) dapat diartikan sebagai penyambung lidah perusahaannya dalam hal mengadakan hubungan timbal-balik dengan pihak luar dan dalam perusahaan. Jadi tidak hanya bertugas sebagai saluran informasi dari perusahaan kepada publiknya, melainkan juga merupakan saluran informasi dari publik kepada perusahaan. Informasi yang datang dari publik itu merupakan opini publik sebagai umpan balik dari informasi yang diberikan oleh perusahaan. Demikianlah pula fungsi public relations sebagai sumber informasi, tidak hanya bagi pihak luar saja, melainkan juga merupakan sumber informasi bagi publik di dalam perusahaan, terutama bagi pimpinan perusahaan.

Public relations adalah sebagai perantara antara pimpinan perusahaan dengan public baik itu public intern maupun public extern. Kegiatan manajemen atas

diarahkan kepada publik dan dari publik menjadi masukan bagi manajemen atas berdasarkan penyelidikan public relations, pimpinan perusahaan menyempurnakan setiap perencanaan, melakukan kebijaksanaan dan meningkatkan usaha-usaha berdasarkan keadaan, perasaan, harapan dan keinginan publiknya.

Public relations harus mengetahui dan menguasai persoalan-persoalan yang

bersangkutan dengan perusahaan sehingga mampu memberikan informasi yang benar dan memuaskan kepada publiknya. Kemudian daripada itu, perlu menitik

(36)

beratkan moral dan tingkah laku yang baik dalam memberikan pelayanan kepada publik agar publik tidak tersinggung.

Internal public relations dimaksudkan sebagai salah satu bentuk dari kegiatan public relations yang menitikberatkan kegiatannya ke dalam. Istilah “ke dalam”

menunjukan bahwa kegiatan tersebut hanya berlangsung kepada bentuk hubungan dengan publik yang ada di dalam instansi atau perusahaan tertentu. Pengertian publik dalam hal ini dibatasi kepada pengertian sekelompok individu yang terlibat pada suatu kegiatan dan diikat pada satu perhatian dan kepentingan guna mencapai suatu tujuan.

Bentuk-bentuk dari kegiatan internal public relations adalah sebagai berikut :

1. Hubungan dengan publik karyawan (employes relations) 2. Hubungan dengan manusiawi (human relations)

3. Hubungan dengan publik buruh (labour relations)

4. Hubungan dengan publik pegang saham (stockholder relations). (Djaja, 2000:26)

Sedangkan kegiatan external public relations merupakan salah satu bentuk dari kegiatan public relations yang ditujukan kepada publik yang berada di luar suatu perusahaan.

Bentuk-bentuk kegiatan external public relations meliputi : 1. Hubungan dengan pelanggan (customer relations)

2. Hubungan dengan komunitas/khalayak (community relations) 3. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

4. Hubungan dengan media massa/pers (press relations). (Uchjana, 1993:150)

(37)

B. Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relations

Berdasarkan uraian di atas, maka fungsi dan tugas-tugas public relations adalah sebagai berikut :

Menurut Cultip & Center, and Canfield Pakar Humas Internasional dalam Rosady (2001:20) fungsi public relations adalah sebagai berikut :

1. Membina hubungan yang baik dengan public internal dan external

2. Merencanakan dan melaksanakan hubungan dan komunikasi dua arah dengan

public baik public internal maupun public external yang saling

menguntungkan dan saling pengertian baik komunikasi lisan, tulisan, tatap muka maupun melalui media.

3. Menciptakan dan mempertahankan citra yang positif terhadap publik perusahaan.

4. Mengumpulkan data, fakta dan informasi yang datang dari publik baik public

internal maupun public external yang berhubungan dengan perusahaan.

Pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan public relations berfungsi sebagai berikut :

1. Untuk memberikan data atau informasi kepada masyarakat melalui jurnalis. 2. Mencari informasi atau isu-isu yang berkembang di lingkungan perusahaan

baik negatif maupun positif.

3. Memberikan data-data kegiatan pelabuhan kepada media massa, dan mewakili manajemen kepada pihak eksternal.

4. Mendokumentasikan kegiatan-kegiatan yang ada di pelabuhan dalam bentuk foto atau rekaman video.

(38)

5. Sebagai perantara informasi yang datang dari luar untuk disampaikan kepada manajemen perusahaan.

6. Mewakili manajemen untuk menghadiri undangan instansi-instansi tertentu. 7. Membuat kliping koran yang berhubungan dengan kepelabuhan.

8. Menyelenggarakan rapat direksi dan lain-lain.

Menurut Rumanti (2002:39) tugas public relations sehari-hari adalah :

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasikan tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak tak ada yang dirugikan.

3. Memperbaiki Citra Organisasi

Bagi public relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada (a) Bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi; (b) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. Citra organisasi bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang menjadi

(39)

keinginan, harapan, dan sebagainya. Citra yang bisa mendapat kepercayaan adalah citra dari kenyataan dari identitas organisasi.

4. Tanggung Jawa Sosial.

Public relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap

semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok public sendiri, public internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.

5. Komunikasi

Public relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi

timbal-balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

Tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan dibagi berdasarkan praktisi humas yang ada pada perusahaan ini yaitu : 1. Tugas Kasubbag Public Relations

a. Melaksanakan kegiatan public relations yaitu peningkatan citra perusahaan, dimana uraian kegiatan tersebut adalah mendefenisikan masalah, melakukan pengumpulan data, melakukan kegiatan riset lapangan, menetapkan sumber data dan informasi serta pendataan, menyusun program/jadwal dan bahan riset, dan melakukan evaluasi riset untuk meningkatkan citra perusahaan. b. Penyajian informasi external dengan menerbitkan Corporate Profile, Annual

(40)

pembuatan iklan. Untuk mendukung pelaksanaan tersebut maka kegiatan yang dilakukan adalah menyusun rancangan media yang akan digunakan, melakukan pengumpulan data dan informasi profile perusahaan.

c. Internal public relations yaitu adanya komunikasi dari atas ke bawah dalam bentuk verbal, nota dinas, peraturan administrasi perusahaan, kebijakan umum pimpinan dan petunjuk teknis.

2. Tugas Staf Penyelenggara Publikasi dan Dokumentasi

Mengevaluasi, menyiapkan kegiatan riset, publikasi peningkatan citra perusahaan, penyiapan press release, sambutan direksi, pembuatan kalender, buku kerja, kartu lebaran, kartu natal dan tahun baru, penyiapan audio dan video klip perusahaan, pembuatan spanduk, sticker dan plangkat.

3. Tugas Staf Penyelenggara Hubungan Antar Lembaga

Mengevaluasi, menyiapkan bahan rapat direksi, bahan dengar pendapat DPR, DPRD, PEMDA dan menyiapkan honor peserta rapat direksi.

4. Tugas Staf Penyelenggara Keprotokolan Direksi

Mengevaluasi, menyiapkan akomodasi, transportasi direksi, pelayanan tamu direksi, penyiapan inventaris direksi dan pengendalian rekening kartu kredit. 5. Tugas Pelaksanaan Senior Kehumasan

Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kehumasan. 6. Tugas Pelaksanaan Senior Keprotokolan

Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi keprotokolan 7. Tugas Kasubbag Hubungan Internasional

(41)

Menyelenggarakan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan regional dan internasional.

8. Tugas Staf Evaluasi dan Kerjasama Internasional

Mengevaluasi, merencanakan kegiatan kerjasama dengan asosiasi pelabuhan an regional dan internasional.

9. Tugas Pelaksanaan Senior Administrasi Kerjasama Internasional

Melaksanakan kegiatan tata usaha dan administrasi kerjasama internasional. 10.Tugas Pelaksanaan Senior Kesekretariatan

Mempunyai tugas melaksanakan kegiatan tata usaha kesekretariatan.

Tugas-tugas public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga dibedakan atas tugas rutin dan tugas tidak rutin.

1. Kegiatan Rutin

Harian : a. Kliping Koran yang berkaitan dengan kepelabuhan b. Dokumentasi foto

c. Membalas proposal masuk d. Membuat surat (Nota Dinas) Mingguan : Dokumentasi foto

Bulanan : Penerbitan majalah internal Gema Pelabuhan untuk disebarkan Kepada seluruh cabang

Tahunan : a. Menyiapkan rencana kegiatan anggaran perusahaan b. Mengadakan konfrensi pers

c. Mengadakan liputan ke cabang-cabang d. Penyiapan dengar pendapat dengan DPRD

(42)

e. Penyiapan kartu lebaran, natal dan tahun baru f. Penyiapan media humas

h. Penyebaran Kalender i. Workshop Kehumasan. 2. Kegiatan Tidak Rutin

a. Pemasangan iklan pada media massa dalam rangka pengucapan selamat.

b. Exhibittion (Pameran) yang menunjukan kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan perusahaan.

c. Melakukan pemantauan operasional ke lapangan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi sehingga dapat dilakukan perbaikan.

d. Mengadakan rapat sesuai dengan kebutuhan.

Tujuan tiap-tiap organisasi atau perusahaan memiliki perbedaan hal ini tergantung kepada karekteristik organisasi atau perusahaan tersebut. Namun tetap memiliki kesamaan yaitu sebagai usaha untuk membina hubungan yang harmonis antar organisasi atau perusahaan dengan publiknya.

Begitu juga dengan public relations PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, tujuannya adalah untuk memperoleh keuntungan melalui dukungan dari masyarakat maupun pemerintah dan dukungan dari pihak internal untuk meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu public relations pada perusahaan ini mempunyai peran untuk mengemban misi perusahaan, membawa nama baik perusahaan, memberikan motivasi bagi karyawan serta meningkatkan mutu karyawan.

(43)

C. External Public Relations

External public relations adalah sebagai sasaran kegiatan public relations dari

orang-orang atau anggota masyarakat diluar Organisasi/ Perusahaan, baik yang berkaitan dengan perusahaan maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan perusahaan. Adapun bentuk-bentuk dari kegiatan-kegiatan public relations terbagi dalam beberap bentuk kegiatan yaitu :

1. Hubungan dengan Pers (press relations)

Pers dalam arti luas adalah semua media massa yaitu surat kabar, majalah,

kantor berita, siaran radio,siaran televisi, film, iklan dan lain-lainya membina hubungan dengan pers dan media massa merupakan proses publikasi tentang berbagai kegiatan program kerja atau demi kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan publik sebagai sasarannya, karena peranan hubungan media dan pers dalam kehumasan tersebut dapat sebagai saluran dalam penyampaian pesan.

2. Hubungan dengan Pemerintah

Tidak bisa dipungkiri jika perusahaan yang didirikan harus berhubungan dengan jawatan instansi pemerintah. Hubungan komunikasi dengan jawatan pemerintah adalah dalam rangka membina goodwill dan hubungan harmonis, akan banyak membantu memperlancar jalannya perusahaan, kesulitan-kesulitan seperti ; Telepon rusak, gangguan listrik, dan masalah pajak tidak akan sulit apabila dibina hubungan yang baik sebelumnya.

(44)

3. Hubungan dengan Pelanggan

Salah satu kegiatan external public relations adalah menjaga pelanggan jangan berpindah perhatiannya menjadi pelanggan perusahaan lain. Agar pelanggan tetap setia dengan perusahaan kita, maka yang tepat adalah dengan memberikan pelayanan prima kepada pelanggan atau sering disebut Service of

Excelent. Perhatian dari Service of Excelent adalah yang berkaitan dengan jasa

pelayanan yang dilaksanakan terhadap pihak pelanggan, sedangkan konsumen tersebut merasa dirinya dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar. Untuk menjaga hubungan dengan pihak pelanggan, karyawan/I PT. Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan perlu mengadakan komunikasi dengan pelanggan, baik melalui media massa/periklanan dan publikasi maupun komunikasi tatap muka.

4. Hubungan dengan Masyarakat

Masyarakat adalah orang-orang yang bertempat tinggal di sekitar kompleks perusahaan. Komunikasi dengan mereka perlu dilakukan agar mereka merasa bahwa perusahaan beserta karyawan/I nya tidak mengasingkan diri dengan masyarakat sekitarnya, serta kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan citra positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan dilingkungan masyarakat perusahaan guna memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak roda perusahaan.

Hubungan dengan pihak-pihak external yang dilakukan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, bertujuan menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang baik dengan masyarakat luar, yaitu para

(45)

pelanggan dan organisasi lain yang mempunyai keterkaitan dengan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan melalui jasa pelayanan yang baik dalam memberikan informasi yang dapat memperdalam kepercayaan pelanggan.

Adapun bentuk-bentuk kegiatan yang bersifat extern yang dilakukan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan adalah :

1. Publikasi

Kegiatan humas untuk menyampaikan berbagai informasi tentang kegiatan positif perusahaan ataupun bentuk-bentuk pelayanan kepelabuhanan dan lain-lain. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :

a. Pembuatan Brosur, Spanduk dan Leaflet

Pembuatan brosur/leaflet diterbitkan setiap tahun disesuaikan dengan perkembangan maupun perubahan-perubahan yang terjadi pada perusahaan. Sedangkan spanduk dibuat dalam rangka mendukung program/kegiatan yang dilakukan di kantor PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan maupun dalam rangka pengucapan selamat sesuai dengan peristiwa-peristiwa yang terjadi baik hari besar agama dan hari kemerdekaan.

b. Penyuluhan

Penyuluhan yang dilakukan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan adalah berupa sosialisasi kepada pelanggan/pengguna jasa pelabuhan mengenai peraturan-peraturan yang diterapkan Departemen perhubungan pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan sehinga konsumen dapat mengetahuinya.

(46)

c. Temu Pelanggan

Temu pelanggan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui keluhan-keluhan yang dirasakan pelanggan sehingga perusahaan dapat memperbaiki pelayanannya tetapi kegiatan ini tidak rutin dilaksanakan.

d. Pameran

Pameran mengenai kegiatan kepelabuhan dilaksanakan rutin setiap tahun, pameran ini tidak dilaksanakan langsung di lingkungan kantor PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan tetapi dengan ikut serta dalam pameran yang dilakukan oleh pemerintah daerah seperti Medan Fair dan Jakarta Fair.

2. Event (Peristiwa)

Kegiatan humas untuk menjalin hubungan dengan public external melalui kegiatan/peristiwa yang dilakukan perusahaan, baik yang bersifat acara keagamaan, amal, dan olah raga maupun HUT Kemerdekaan yang melibatkan pihak-pihak eksternal yaitu masyarakat, pelanggan, pemerintah dan pihak internal. Hal ini diwujudkan dalam bentuk :

a. Melaksanakan sholat Idul Fitri, solat Idul Adha dan melaksanakan kurban di dalam lingkungan perusahaan dengan melibatkan masyarakat.

b. Melaksanakan perayaan natal dan tahun baru dengan melibatkan masyarakat.

c. Melaksanakan sunat massal yang dilakukan oleh rumah sakit perusahaan kepada masyarakat kurang mampu.

(47)

3. Investasi Sosial Masyarakat

Kegiatan kehumasan yang merupakan implementasi kepedulian perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya guna mengamankan dan mendapatkan dukungan dari masyarakat sekitar serta menjalin hubungan baik dengan masyarakat melalui berbagai kegiatan sosial. Kegiatan ini bertujuan untuk menanamkan citra positif perusahaan melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan masyarakat yang lebih luas tidak terbatas pada sekitar perusahaan, guna memperoleh dukungan masyarakat terhadap setiap gerak roda perusahaan. 4. Koordinasi

Kegiatan humas untuk melakukan koordinasi dengan instansi terkait maupun d engan pihak ketiga demi tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan. Hal ini diwujudkan dengan menjalin hubungan yang baik dengan :

a. Departemen Perhubungan

b. PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia II, III, IV c. ADPEL (Administrasi Pelabuhan)

d. PLN (Perusahaan Listrik Negara) e. PEMDA Tingkat I dan II

f. Dan lain-lainya.

Selain kegiatan-kegiatan di atas PT. (Persero) Pelabuhan indonesia I cabang Belawan juga menjaga hubungan external dengan pemerintah karena pemilikan saham sepenuhnya berada di tangan pemerintah dan pembinaan teknis operasional berada di tangan Departemen Perhubungan RI dan juga memelihara hubungan dengan instansi-instansi lain.

(48)

D. Pelaksanaan Kegiatan Public Relations

Menurut Djaja (2000:51) pada pokoknya kegiatan public relations bertujuan untuk mempengaruhi pendapat, sikap, sifat, dan tingkah laku publiknya dengan jalan menumbuhkan penerimaan dan pengertian dari publik. Sebagai abdi masyarakat, public relations harus selalu mengutamakan kepentingan publik atau masyarakat umumnya, menggunakan moral atau kebiasaan yang baik, guna terpeliharanya komunikasi yang menyenangkan di dalam masyarakat.

Public relations pada PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan

mempunyai tugas mendukung masalah pelayanan jasa kepelabuhan, baik untuk

public extern maupun public intern. Hasil yang dicapai dari kegiatan public relations ini adalah timbulnya loyalitas yang tinggi dari karyawan dan rasa

percaya serta mau bekerja sama dari masyarakat terhadap perusahaan, tetapi bukan hanya sebatas itu saja melainkan banyak hal lain yang ingin diraih dalam kegiatan public relations.

E. Hubungan dengan Pihak External

Public external adalah salah satu pendorong berlangsungnya pelaksanaan

tugas public relations. Adapun hubungan external tersebut adalah dilakukan dengan pemerintah, masyarakat di sekitar perusahaan, masyarakat umum dan perusahaan atau instansi lain sebagai mitra kerja. Setelah memperhatikan kegiatan

public relations, memang seluruh kegiatan public relations tertuju pada

(49)

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga telah mengadakan hubungan yang baik dengan pihak-pihak eksternal tersebut diatas dengan melibatkan pihak eksternal pada kegiatan-kegiatan yang diadakan perusahaan yang dilaksanakan di lingkungan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan baik yang bersifat keagamaan, kegiatan sosial, kegiatan olah raga maupun kegiatan-kegiatan dalam memperingati Hari Kemerdekaan dan hari-hari besar lainya.

F. Citra Positif

Tujuan dari kegiatan public relations yang dilakukan melalui hubungan-hubungan yang harmonis dengan pihak internal dan pihak eksternal adalah untuk menciptakan opini publik atau pendapat masyarakat. Apabila pendapat yang disampaikan oleh masyarakat tersebut baik maka tentu saja hal ini juga mempengaruhi citra positif sebuah perusahaan.

Citra positif yang diperoleh dari hasil kegiatan external public relations juga akan mempengaruhi maju tidaknya kegiatan perusahaan. Karena dengan citra yang baik maka masyarakat pelanggan, masyarakat umum dan pemerintah akan memberikan kepercayaannya kepada perusahaan untuk memperoleh pelayanan jasa sesuai dengan bidang perusahaan tersebut.

PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan juga telah memperoleh citra positif tersebut yang dihasilkan dari kegiatan external public relations kepada masyarakat pelanggan, masyarakat umum dan pemerintah.

(50)

Hal ini dibuktikan dengan tidak adanya masalah ataupun komentar buruk yang ditujukan masyarakat kepada kegiatan perusahaan PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan yang berupa demonstrasi atau pengrusakan terhadap kantor PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan, ini menandakan bahwa masyarakat dapat menerima kegiatan dan keberadaan perusahaan ini.

Berdasarkan penilaian itulah maka dapat dikatakan bahwa kegiatan external

public relations PT. (Persero) Pelabuhan Indonesia I cabang Belawan telah

mampu menghasilkan citra positif di mata masyarakat umum, pelanggan dan pemerintah.

(51)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Kegiatan external public relations yang dilakukan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan adalah menciptakan adanya hubungan dengan pemerintah, masyarakat/ pelanggan dan pers.

2. Kegiatan external public relations yang dilakukan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan memiliki peranan yang sangat penting dalam menjaga citra perusahaan agar tetap baik dimata public external.

B. Saran

1. Kegiatan public relations pada PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan harus ditingkatkan lagi dalam hal mempromosikan jasa kepelabuhannya dan memberikan fasilitas yang nyaman bagi pengguna jasa agar pengguna jasa tertarik dengan jasa yang ditawarkan oleh PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan sehingga semakin tinggi pendapatan perusahaan akan menguntungkan perusahaan dan karyawannya.

2. Public relations PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Cabang Belawan

diharapkan melakukan penelitian lebih baik lagi sebelum menjalankan sebuah program dan pada akhirnya sebuah program juga perlu mengadakan evaluasi program dengan melibatkan seluruh personil public relations.

(52)

DAFTAR PUSTAKA

Rumanti, Maria, Assumpta, Dasar-Dasar Public Relations, Grasindo, Jakarta, 2002.

Abdurrachman, Oemi, Dasar-Dasar Public Relations, Citra Aditya

Bakti,Bandung, 2001.

Djaja, H.R Danan, Peranan Humas Dalam Perusahaan, Alumni, Bandung, 2000.

Effendy, Onong Uchjana, Humas Relations dan Public Relations, Mandar Maju,Bandung, 1993.

Ruslan, Rosady, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, Rajawali Pers, Jakarta, 2001.

(1)