Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Penggajian Karyawan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan

SKRIPSI

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

CABANG BELAWAN

OLEH:

RAHAYU DWI HARTATY 110522104

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi saya yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Penggajian Karyawan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan” adalah benar hasil karya saya sendiri yang disusun sebagai tugas akademis guna menyelesaikan beban akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga dan saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin dan dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, April 2014

Yang Membuat Pernyataan

RAHAYU DWI HARTATY

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

CABANG BELAWAN

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah melaksanakan prinsip keandalan sistem untuk mendukung pengendalian internal perusahaan.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi dan beberapa dokumen serta formulir yang berkaitan dengan sistem penggajian. Penelitian ini dilakukan menggunakan teknik wawancara dan studi dokumentasi yang dilakukan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan yang menjadi objek dari penelitian ini belum merupakan sistem penggajian yang andal. Namun demikian, sistem yang ada sekarang telah cukup mendukung pengendalian internal perusahaan, kendati masih ada beberapa hal yang masih perlu disempurnakan.

ABSTRACT

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

CABANG BELAWAN

The purpose of this study was to determine whether the employee’s payroll system applied in PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan has been able to implement the principles of system reliability to support the internal control of the company.

This research is a descriptive research that uses primary data such as the results of interviews with the company member and secondary data such as the organizational structure and some documents and forms related to payroll system. This research was conducted using interview techniques and documentation study which was conducted at PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.

The result showed that the payroll system applied in PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan which became the object of this study is not yet a reliable payroll system. However, the current system applied is adequate to support the company’s internal control, although there are still some things that still need to be perfected.

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Allah SWT atas rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dan menyusun Skripsi yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Penggajian Karyawan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan”. Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan S-1 dan memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Peneliti menyadari bahwa penelitian ini tidak terlepas dari bimbingan dan

pengarahan dari berbagai pihak khususnya dari kedua orang tua tercinta (H. Hasanuddin, S.E dan Hj. Rosliana Sihombing). Serta dengan segala

kerendahan hati, peneliti juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak. dan Bapak Drs. Hotmal Ja’far, M.M, Ak. selaku Ketua dan Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak. dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak. selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi S-1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Erwin Abu Bakar, MBA, Ak. selaku Dosen Pembimbing dan Bapak Drs. Rasdianto, M. Si. selaku Dosen Pembaca yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaga sehingga saya dapat meyelesaikan Skripsi ini.

5. Terspesial buat saudara – saudara saya (mbak nining, dek tia, dek eno) dan Ray yang selalu ada, tak luput memberi semangat dan selalu membantu dalam segala hal, terima kasih.

6. Buat teman – teman tercinta; Wirda, Ade, Gita, Fitri, Ayura, Yuni, Fina, Ratih, Atika, dan semua teman-teman lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu, terima kasih banyak teman-teman.

Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak yang dapat membangun untuk menyempurnakan Skripsi ini agar menjadi lebih baik lagi. Akhir kata, semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca sekalian terutama penulis.

Medan, April 2014

Penulis,

Rahayu Dwi Hartaty

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

ABSTRAK ... ii

ABSTRACT ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 6

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6

1.3.1 Tujuan Penelitian ... 6

1.3.2 Manfaat Penelitian ... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 8

2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia dan Siklus Penggajian... 11

2.2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 11

2.2.2 Siklus Penggajian ... 35

2.2.3 Pengendalian Intern Penggajian ... 47

2.2.4 Penelitian Terdahulu ... 57

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 60

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian ... 60

3.2.1 Tempat Penelitian ... 60

3.2.2 Waktu Penelitian ... 60

3.3 Jenis dan Sumber Data ... 61

3.3.1 Jenis Data ... 61

3.3.2 Sumber Data ... 61

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 61

3.5 Metode Analisis Data ... 62

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Data Penelitian ... 63

4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 63

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 68

4.1.2.1 Visi Perusahaan ... 68

4.1.2.2 Misi Perusahaan ... 68

4.1.4 Peraturan Kepegawaian tentang Sistem Penggajian dan Pengupahan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)

Cabang Belawan ... 71

4.1.5 Gambaran Umum Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan .. ... 72

4.1.6 Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan ……… ... 81

4.2 Analisis Hasil Penelitian ……… 84

4.2.1 Analisis terhadap Penerapan Sistem Informasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan………... 84

4.2.2 Analisis Hubungan Sistem Infromasi Akuntansi pada Sistem Penggajian dan Pengupahan terhadap Sistem Pengendalian Internal yang Diterapkan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.. 91

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 95

5.2 Saran .. ... 98

DAFTAR PUSTAKA ... 100

DAFTAR TABEL

NOMOR JUDUL HALAMAN

DAFTAR GAMBAR

NOMOR JUDUL HALAMAN

Gambar 2.1 Pemutakhiran Masterfile Payroll ... 37 Gambar 2.2 Bagan Alir Manajemen SDM/ Penggajian ……….. 38

DAFTAR LAMPIRAN

NOMOR JUDUL HALAMAN

Lampiran I Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)

Cabang Belawan ……… 101 Lampiran II Flowchart Penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I

(Persero) Cabang Belawan ……… 102 Lampiran III Contoh Struk Gaji Karyawan PT Pelabuhan Indonesia I

ABSTRAK

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

CABANG BELAWAN

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah melaksanakan prinsip keandalan sistem untuk mendukung pengendalian internal perusahaan.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi dan beberapa dokumen serta formulir yang berkaitan dengan sistem penggajian. Penelitian ini dilakukan menggunakan teknik wawancara dan studi dokumentasi yang dilakukan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan yang menjadi objek dari penelitian ini belum merupakan sistem penggajian yang andal. Namun demikian, sistem yang ada sekarang telah cukup mendukung pengendalian internal perusahaan, kendati masih ada beberapa hal yang masih perlu disempurnakan.

ABSTRACT

PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

CABANG BELAWAN

The purpose of this study was to determine whether the employee’s payroll system applied in PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan has been able to implement the principles of system reliability to support the internal control of the company.

This research is a descriptive research that uses primary data such as the results of interviews with the company member and secondary data such as the organizational structure and some documents and forms related to payroll system. This research was conducted using interview techniques and documentation study which was conducted at PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.

The result showed that the payroll system applied in PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan which became the object of this study is not yet a reliable payroll system. However, the current system applied is adequate to support the company’s internal control, although there are still some things that still need to be perfected.

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan didirikan untuk mencapai tujuan tertentu. Pada umumnya tujuan tersebut adalah memperoleh laba dari operasi, memiliki pertumbuhan yang baik (growth), dan terjaganya kelangsungan hidup perusahaan (going concern). Pada sebagian besar perusahaan, biasanya terdapat juga tujuan – tujuan yang ingin dicapai perusahaan secara khusus. Semua tujuan yang ingin dicapai tersebut tentunya dapat dicapai perusahaan dengan memanfaatkan seluruh sumber daya yang diperoleh dan dimiliki oleh perusahaan dengan baik.

Salah satu sumber daya perusahaan yang harus dikelola secara formal dan sistematis agar tujuan yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai adalah tenaga kerja atau sumber daya manusia. Sumber daya manusia atau SDM adalah salah satu faktor yang sangat penting dalam mewujudkan tujuan perusahaan. SDM yang dimaksud adalah tenaga kerja yang memberikan sumbangan berupa tenaga, pikiran, pengalaman, dan keahlian. Tenaga kerja adalah sebagai input penting yang biasa disebut pegawai atau karyawan.

Berbicara mengenai karyawan, maka kita tidak dapat berpaling dari biaya gaji dan upah. Gaji dan upah mempunyai pengaruh yang sangat

besar karena dapat mempengaruhi sifat dan tingkah laku tenaga kerja dalam melaksanakan beban yang menjadi tanggung jawabnya. Apabila masalah karyawan tidak dipikirkan secara khusus dan diberi perhatian yang cukup besar, maka tentu akan menimbulkan masalah, dan lebih jauh lagi akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri.

Untuk mengatasi masalah tersebut di atas diperlukan konsentrasi khusus dalam menangani sistem pembayaran gaji dan upah karyawan. Pada pelaksanaan pembayaran gaji dan upah karyawan harus dilaksanakan secara profesional dengan maksud agar tercipta hubungan timbal balik yang baik antara perusahaan dengan karyawan perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan hak dan kewajiban dapat dijalankan dengan selaras dan seimbang.

Pemberian gaji dan upah dalam organisasi atau perusahaan mampu meningkatkan motivasi karyawan, bila sistem penggajian dan pengupahan diatur sedemikian rupa sehingga karyawan terangsang untuk lebih produktif (Mandang, 2001). Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan merupakan sistem, prosedur dan catatan – catatan yang memberi kemungkinan untuk menetapkan secara tepat dan teliti berupa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan (Adikoesoemo, 2000:185). Sistem penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan

oleh karyawan pelaksana (Mulyadi, 2001:373). Dengan demikian, jelas bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan suatu sistem, prosedur dan catatan untuk menetapkan berapa pendapatan yang harus diterima oleh tiap karyawan.

Seperti halnya sistem - sistem lain yang terdapat di perusahaan, sistem penggajian rentan terhadap berbagai bentuk penyimpangan (fraud), kesalahan manusia (human error), bahkan ketidakandalan dan ketidaktepatan sistem yang digunakan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sistem penggajian yang andal adalah sistem yang dapat memenuhi prinsip – prinsip keandalan sistem dan mendukung pengendalian internal perusahaan dan akan mempengaruhi kepuasan karyawan dalam bekerja dan tentu akan mempengaruhi kinerja mereka. Sistem yang andal juga akan mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan ataupun penyimpangan atas hukum, peraturan, dan sistem perusahaan secara keseluruhan. Karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem penggajian yang andal; yaitu memenuhi prinsip-prinsip keandalan sistem, dan sekaligus mendukung pengendalian internal perusahaan. Mulyadi (2001:163) menyebutkan pengendalian intern adalah menjaga keamanan harta perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan adalah suatu perusahaan BUMN yang bergerak dalam bidang jasa pengelolaan dan

pelayanan pelabuhan. Sesuai dengan misi yang diembannya dari pemerintah yaitu penyediaan fasilitas pelabuhan dengan orientasi keuntungan. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan menerapkan sistem yang terkomputerisasi dalam pemrosesan penggajian. Penetapan, perhitungan, dan distribusi gaji dilakukan dengan bantuan sistem komputer oleh fungsi-fungsi yang terkait berdasarkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan perhitungan gaji para karyawan.

Seperti halnya perusahaan - perusahaan lain, dalam sistem penggajian yang diterapkan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan terdapat kebijakan dan peraturan sendiri berkaitan dengan penggajian karyawan serta segala hal yang berkaitan dengan sistem penggajiannya secara keseluruhan. Perusahaan ini memiliki prosedur tersendiri dalam memberikan gaji dan upah pada karyawannya. Perusahaan ini menerapkan suatu Program Aplikasi yaitu Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), meski pada kenyataannya Program Aplikasi SIMPEG belum sepenuhnya digunakan dalam proses pembayaran gaji dan upah. Hal ini dapat dilihat masih digunakannya Microsof Excel pada perhitungan besarnya gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan.

Pada prosedur pencatatan lembur karyawan dimana perusahaan atau pimpinan yang bertanggung jawab tentang karyawan – karyawan yang lembur kurang melakukan kontrol atas pekerjaan yang sedang dilakukan. Karyawan yang lembur dapat keluar pada saat jam lembur

tanpa ada pengawasan yang ketat dari pihak pimpinan yang bertanggung jawab atas hal tersebut.

Penelitian yang dilakukan oleh Hidayat, dkk (2013), menunjukkan bahwa rangkap tugas pada bagian administrasi keuangan akan memungkinkan adanya penyelewengan pada bagian administrasi keuangan, dimana pada bagian keuangan ini tempatnya pencatat waktu hadir, pembuat daftar upah dan pelaksana pembayaran upah dan gaji karyawan. Penelitian yang dilakukan oleh Suparjono (2011), menunjukkan bahwa pada prosedur penggajian masih terdapat karyawan yang bekerja rangkap. Pada satu sisi sebagai petugas pada bagian keuangan, sedangkan pada sisi lain bertugas mencatat waktu dan lain sebagainya. Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawan (2005), menunjukkan bahwa sistem penggajian dan pengupahan telah berjalan dengan baik dan telah sesuia dengan teori – teori yang ada.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dalam bentuk skripsi dengan judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Penggajian Karyawan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan.

1.2 Perumusan Masalah

Dalam penerapan sistem informasi akuntansi pada proses penggajian ini perlu diperhatikan cara atau prosedur penggunaan program dan sistem penggendalian internalnya sehingga menghasilkan output yang benar dan akurat sesuai dengan data yang ada. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

1) Apakah sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien?

2) Apakah sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah melaksanakan prinsip keandalan sistem untuk mendukung pengendalian internal perusahaan.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian

Penulis tentunya mempunyai tujuan tertentu dalam penelitian ini, dimana tujuan tersebut merupakan pedoman dalam melaksanakan penulisan ini. Secara umum tujuan dari penelitian adalah:

1) Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

2) Untuk mengetahui apakah sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah melaksanakan prinsip keandalan sistem untuk mendukung pengendalian internal perusahaan.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :

1) Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperluas wawasan tentang peranan sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal pada penggajian.

2) Bagi pihak - pihak lain, khususnya almamater Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, hasil penelitian dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.

3) Bagi perusahaan, dapat menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak manajemen yang berkaitan dengan kegunaan dan keefektifan dari satuan pengawasan internal pada perusahaan dan untuk perbaikan kebijakan perusahaan yang berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga tujuan perusahaan tercapai.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi berasal dari 3 kata, yaitu: Sistem, Informasi, dan Akuntansi. Istilah sistem bukanlah istilah yang baru dikenal. Kata ini banyak sekali digunakan dalam kehidupan sehari-hari, baik dalam bahasa tidak resmi (informal) maupun dalam bahasa resmi (formal) seperti forum diskusi ataupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal dan pada banyak bidang pula sehingga maknanya menjadi beragam tergantung dari sisi menilainya. Dalam kehidupan sehari-hari, istilah sistem sering disamaartikan dengan cara atau metode. Tetapi pengertian dari ‘sistem’ yang sebenarnya tidaklah sesederhana itu.

Istilah sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu systēma dan bahasa Yunani, yaitu sustēma, yang berarti penempatan atau mengatur. Dalam sebuah pendapat dikatakan bahwa sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan, yaitu input, proses, dan output (Widjajanto, 2008). Sedangkan pengertian sistem yang lain adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen - komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney dan Steinbart, 2006). Dari defenisi di atas terlihat bahwa suatu sistem terdiri dari banyak bagian atau komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut O’brien (2006:5), “Sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.” Akuntansi sebagai suatu sistem informasi berfungsi untuk mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam pengambil keputusan. Saat ini pengertian akuntansi sebagai sistem akuntansi lebih dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Akuntansi dapat juga didefenisikan sebagai proses pengindentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:1), “Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.

Romney dan Steinbart (2004:3) membagi SIA menjadi lima komponen:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Kelima komponen tersebut secara bersama-sama sangat diperlukan untuk mendukung terciptanya suatu sistem informasi akuntansi yang memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal – hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset - aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

2.2. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Siklus Penggajian 2.2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Penarikan Calon Pegawai (Recruitment)

Rekrutment atau penarikan calon pegawai merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan secara terencana, guna memperoleh calon – calon pegawai yang memenuhi syarat – syarat yang dituntut oleh suatu jabatan tertentu, yang dibutuhkan oleh suatu organisasi (Sirait, 2006:57).

Pada prinsipnya yang disebut dengan rekrutment adalah proses mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan oleh organisasi tertentu. Selanjutnya rekrutment juga dapat didefenisikan sebagai serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasikan dalam perencanaan kepegawaian.

Keberhasilan proses rekrutment dapat mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan fungsi – fungsi dan aktivitas manajemen SDM lain yang dilakukan setelah proses rekrutment selesai dilakukan. Adapun fungsi – fungsi tersebut adalah meliputi fungsi penempatan, fungsi pengembangan, fungsi kontrol dan adaptasi. Sedangkan aktivitas – aktivitas yang mengikuti rekrutment adalah seleksi, orientasi dan promosi.

Diselenggarakannya rekrutment adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon – calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pegawai yang dianggap memenuhi standard kualifikasi organisasi.

Tujuan seleksi tidak lain untuk mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk memangku jabatan tertentu. Proses seleksi dimulai setelah kumpulan para pelamar yang memenuhi syarat, yang melalui serangkaian langkah kegiatan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak.

Menurut Panggabean (2002:33), tujuan dari proses seleksi adalah untuk memilih orang yang cocok dengan pekerjaan dan perusahaan. Pada dasarnya seleksi dilakukan untuk memberikan masukan bagi perusahaan dalam rangka mendapatkan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ada beberapa alasan yang mendorong suatu organisasi melakukan rekrutment pegawai, yaitu (Sulistiyani & Rosidah, 2003:134):

a. Berdirinya organisasi baru

b. Adanya perluasan kegiatan organisasi

c. Terciptanya pegawai – pegawai dan kegiatan – kegiatan baru d. Adanya pegawai yang pindah ke organisasi lainnya

e. Adanya pegawai yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak hormat

f. Adanya pegawai yang berhenti karena memasuki usia pensiun g. Adanya pegawai yang meninggal dunia

Prosedur seleksi dibuat dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan – kebutuhan kepegawaian suatu organisasi. Kecermatan seleksi tergantung beberapa faktor, diantaranya pengaruh faktor nilai sangat kuat terutama dalam organisasi publik. Organisasi melakukan keputusan – keputusan seleksi dan diantaranya melakukan secara informal. Proses seleksi terdiri atas urutan – urutan prosedur yang meliputi beberapa tahap. Setiap langkah dalam proses biasanya diperlukan sebagai rintangan yang secara sistematis menyisihkan jumlah pegawai yang maju ke langkah berikutnya. Agar tetap bertahan dalam setiap proses dan ditempatkan pada pegawai, seorang pelamar harus berhasil melewati rintangan tersebut. Setiap langkah dalam proses seleksi haruslah dirancang untuk memperoleh informasi khusus yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan pengangkatan.

Menurut Sirait (2006:56), aspek – aspek yang ada dalam sistem rekrutment, yaitu:

a. Proses seleksi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi untuk dapat mengambil keputusan tentang siapa – siapa dari calon pegawai yang paling tepat (memenuhi syarat) untuk bisa diterima menjadi pegawai dan

siapa – siapa yang seharusnya ditolak untuk diterima menjadi pegawai.

b. Penempatan adalah suatu pengaturan awal atau pengaturan kembali dari seseorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun jabatan yang berlainan. Bagi pegawai baru, penempatan artinya pengaturan awal pada suatu jabatan bagi pegawai yang baru bekerja. Penempatan tenaga kerja menurut Sastrohadiwiryo (2002:162), adalah proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus seleksi untuk dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang telah ditetapkan, serta mampu mempertanggungjawabkan segala resiko dan kemungkinan – kemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang serta tanggungjawab.

c. Orientasi/sosialisasi adalah penyesuai diri, baik dalam aspek psikis dan jasmani, psikologis, peranan (berhubungan dengan pekerjaan yang harus dilakukan). Bagi tenaga kerja baru yang telah memperoleh surat penempatan tugas, orientasi merupakan proses untuk mengetahui dan mengenal tempat kerjanya dalam totalitas hubungan pekerjaan. Oleh karena itu, orientasi terhadap tenaga kerja baru merupakan kegiatan penting dan harus dilaksanakan.

Menurut Sastrohadiwiryo (2002:155) tahapan yang harus ditempuh dalam melakukan seleksi tenaga kerja meliputi :

a. Seleksi Persyaratan

Seleksi administratif merupakan pemeriksaan persyaratan administrasi yang harus dipenuhi para pelamar untuk mengetahui lengkap tidaknya persyaratan tersebut. Seleksi administratif meliputi pengisian formulir yang disediakan perusahaan, persyaratan sebagai lampiran surat lamaran. Formulir tersebut biasanya menurut keterangan dan data pribadi mengenai hal – hal sebagai berikut :

1) Mengenai pribadi, nama lengkap, tempat tinggal, dan nomor telepon/HP

2) Keterangan perorangan, umur, status perkawinan, jumlah saudara, dan alamat orang tua

3) Keterangan fisik, tinggi badan, berat badan, dan kesehatan 4) Pendidikan, SMU, Diploma, Sarjana, Pascasarjana, dan

sebagainya

5) Pengalaman kerja, dimana pernah bekerja, berapa lama, bagian apa, mengapa berhenti, dan sebagainya

Biasanya syarat yang harus dipenuhi para pelamar yang merupakan lampiran surat lamaran, antara lain :

1) Fotokopi ijazah serta sertifikat pelatihan/ kursus yang telah dimiliki

2) Daftar riwayat hidup atau Curiculum vitae

3) Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian 4) Surat keterangan sehat dari dokter

5) Pas foto sesuai dengan permintaan 6) Surat keterangan pengalaman kerja b. Wawancara penyaringan awal

Membuat penilaian secara cepat terhadap kelayakan pelamar, misalnya mengemukakan pertanyaan tentang pengalaman, gaji yang diharapkan, kesediaan untuk dipindahkan atau sebagainya. c. Seleksi psikologi/testing

Seleksi psikologi dapat digolongkan menjadi 5 macam, yaitu : 1) Tes Hasil Kerja, untuk mengetahui tingkat kemampuan

bekerja yang dimiliki para pelamar, serta prediksi terhadap kecakapan mengerjakan suatu jenis pekerjaan setelah diberikan orientasi, pendidikan dan pelatihan

2) Tes Bakat/Pembawaan, untuk memprediksi kecakapan belajar para pelamar dikemudian hari, bukan kecakapannya untuk mengerjakan tugas pekerjaan yang sekarang.

4) Tes minat, untuk mengetahui luasnya minat para pelamar 5) Tes kepribadian, untuk mengukur atau menilai sifat

kepribadian yang dimiliki para pelamar d. Penyelidikan latar belakang

Bertujuan untuk menelusuri kebenaran resume pelamar atau formulir pelamar, dengan menghubungi mantan penyelia pelamar (dengan ijin) dan mengkonfirmasikan informasi pelamar.

e. Wawancara untuk seleksi mendalam

Mengetahui lebih banyak lagi tentang pelamar sebagai individu f. Pemeriksaan fisik/kesehatan

Bertujuan untuk memastikan yang efektif oleh pelamar, melindungi karyawan lain dari penyakit menular, menyusun catatan kesehatan pelamar, melindungi perusahaan terhadap tuntutan kompensasi karyawan yang berlebihan

g. Penawaran pegawai atau keputusan pengangkatan

Mengisi lowongan pegawai atau jabatan dengan menawarkan gaji beserta tunjangan.

Menurut Manullang & Manullang (2001:101) ada beberapa kualifikasi yang menjadi dasar dalam seleksi adalah sebagai berikut: a. Keahlian

b. Pengalaman c. Umur

d. Jenis kelamin e. Pendidikan f. Keadaan fisik g. Tampang h. Bakat i. Temperamen

Menurut Sunarto (2005:109) tahapan rekrutmen adalah sebagai berikut :

a. Menentukan kebutuhan yaitu spesifikasi orang seperti apakah yang diinginkan untuk melakukan pekerjaan khusus atau melaksanakan sebuah peran

b. Menetapkan atau mengkonfirmasikan persyaratan hubungan kerja, yakni gaji, tunjangan, jam kerja, dan lain – lain.

c. Menarik calon karyawan, yaitu menyisihkan dan memproses lamaran, menguji calon dengan wawancara dan ujian – ujian menawarkan pekerjaan, memeriksa referensi dan mempersiapkan kontrak kerja.

2. Pelatihan (Training)

Mathis (2002:5) menyebutkan bahwa pelatihan adalah suatu proses dimana orang – orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Nitisemito (2002:86) memberi pengertian pelatihan sebagai suatu kegiatan dari

organisasi yang bermaksud untuk dapat memperbaiki dan mengembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari karyawannya, sesuai dengan keinginan dari organisasi yang bersangkutan. Selanjutnya Rivai (2004:226) menyebutkan bahwa pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan pada praktek dari pada teori.

Berdasarkan pengertian para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Pelatihan merupakan wahana untuk membangun sumberdaya manusia agar dapat membantu karyawan untuk mengerjakan tugasnya yang ada sekarang dengan lebih baik serta pembinaan karir karyawan dan membantu mengembangkan karyawan untuk mampu mengemban tanggungjawab di masa mendatang.

Karyawan sebagai salah satu unsur organisasi, memegang peranan penting dalam usaha mencapai tujuan. Kedudukan manusia dalam organisasi tidak dapat disamakan dengan unsur – unsur lain, karena karyawan sebagai sumberdaya manusia yang paling dinamis, sehingga di dalam pengelolaan karyawan seorang pemimpin harus

benar – benar mampu mengelola karyawan dengan baik dan harus dilakukan pembinaan sebaik mungkin seperti pelatihan.

Pelatihan karyawan ini pada dasarnya dimulai dari seseorang diangkat menjadi karyawan karena semenjak saat itu ia berkewajiban menjalankan segala aturan yang telah ditetapkan organisasi. Oleh sebab itu pelatihan sangat penting bagi karyawan baru maupun karyawan yang sudah lama. Lebih lanjut Rivai (2004:226) menyebutkan bahwa pelatihan dapat dilihat dari beberapa konsep sebagai berikut :

a. Pelatihan adalah proses secara sistematis mengubah tingkah laku karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Pelatihan berkaitan dengan keahlian dan kemampuan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan saat ini. Pelatihan memiliki orientasi saat ini dan membantu karyawan untuk mencapai keahlian dan kemampuan tertentu agar berhasil dalam melaksanakan pekerjaannya.

b. Program pelatihan secara formal adalah usaha pemberi kerja untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperoleh pekerjaan atau bidang tugas yang sesuai dengan kemampuan, sikap dan pengetahuannya.

c. Pelatihan sebagai salah satu bentuk edukasi dengan prinsip – prinsip pembelajaran dengan menerapkan langkah – langkah sebagai berikut :

1) Pihak yang diberikan pelatihan (trainee) harus dapat dimotivasi untuk belajar

2) Trainee harus mempunyai kemampuan untuk belajar

3) Proses pembelajaran harus dapat dipaksakan

4) Pelatihan harus menyediakan bahan – bahan yang dapat dipraktekkan atau diterapkan

5) Bahan – bahan yang dipresentasikan harus memiliki arti yang lengkap dan memenuhi kebutuhan

6) Materi yang diajarkan harus memiliki arti yang lengkap dan memenuhi kebutuhan

Berdasarkan uraian di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa pelatihan adalah proses pengembangan karyawan dengan proses secara sistematis, merupakan kegiatan formal dan bentuk edukasi yang menambah keahlian dan kemampuan yang selanjutnya akan menjadi asset yang berharga bagi organisasi.

Pada dasarnya setiap kegiatan yang terarah tentu harus mempunyai tujuan yang jelas, memuat hasil yang ingin dicapai dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Demikian pula pelatihan hasil yang ingin dicapai dirumuskan dengan jelas agar langkah – langkah persiapan dan pelaksanaan pelatihan dapat diarahkan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Karena tujuan pelatihan yang dapat dirumuskan dengan jelas akan dijadikan sebagai acuan penting dalam menentukan materi yang akan diberikan, cara dan sarana yang

diperlukan. Adapun tujuan pelatihan sebagaimana dikemukakan Rivai (2004:229) adalah sebagai :

a. Untuk meningkatkan kuantitas output b. Untuk meningkatkan kualitas output

c. Untuk menurunkan biaya limbah dan perawatan

d. Untuk menurunkan jumlah dan biaya terjadinya kecelakaan

e. Untuk menurunkan turnover, ketidakhadiran kerja serta meningkatkan kepuasan kerja

f. Untuk mencegah timbulnya antipati karyawan

Berdasarkan tujuan di atas maka jelaslah bahwa pelatihan pada dasarnya dilakukan untuk menghasilkan perubahan di lingkungan organisasi dan perubahan tingkah laku dari orang – orang yang mengikuti pelatihan. Perubahan tingkah laku yang dimaksud adalah bertambahnya pengetahuan, keahlian dan keterampilan, sikap dan perilaku. Oleh sebab itu sasaran pelatihan dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe tingkah laku yang diinginkan antara lain :

a. Kategori psikomotorik

Meliputi pengontrolan otot – otot sehingga dapat melakukan gerakan – gerakan yang tepat. Sasarannya adalah agar orang tersebut memiliki keterampilan fisik tertentu.

b. Kategori afektif

Meliputi perasaan, nilai dan sikap. Sasaran pelatihan dalam kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai sikap tertentu

c. Kategori Kognitif

Meliputi intelektual seperti mengingat, memahami, dan menganalisa. Sasaran pelatihan pada kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai pengetahuan dan keterampilan berfikir.

3. Penugasan (Penempatan)

Menurut Rivai (2004:211) penempatan adalah penugasan atau penugasan kembali seseorang karyawan kepada pekerjaan barunya. Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini, biasanya supervisor seorang karyawan dengan berkonsultasi menentukan penempatan karyawan dimasa yang akan datang.

Menurut Siswanto (2002:162) penempatan adalah proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus seleksi untuk dilaksanakan sesuai ruang lingkup yang telah ditetapkan, serta mampu mempertanggung jawabkan segala resiko dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang serta tanggung jawab. Menurut Hasibuan (2002:63) penempatan adalah penugasan seseorang untuk

menduduku jabatan, menyelenggarakan fungsi, dan menjalankan aktivitas tertentu. Menurut Manullang dan Manulang (2001:156) penempatan adalah tindak lanjut dari seleksi dan menempatkan calon karyawan yang diterima pada jabatan atau pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan tugas atau wewenang pada orang tersebut. Penempatan adalah pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya, berdasarkan pada kebutuhan jabatan, pengetahuan, kemampuan dan kepribadian karyawan tersebut.

Dari defenisi diatas tentang penempatan, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa penempatan merupakan pemberian tugas baru kepada karyawan baik karyawan lama maupun karyawan baru yang telah lulus seleksi untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan baik, dan mampu untuk mempertanggung jawabkan segala resiko yang timbul nantinya.

Terdapat tiga jenis penting dari penempatan yaitu : a. Promosi

Promosi terjadi apabila seseorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan level. Organisasi pada umumnya menggunakan dua kriteria utama dalam mempertimbangkan seseorang untuk dipromosikan, yaitu prestasi kerja dan senioritas.

b. Tranfer dan Demosi

Transfer dan demosi adalah dua kegiatan utama penempatan karyawan lainnya yang ada diperusahaan. Transfer terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatnya hampir sama baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Demosi terjadi kalau seorang karyawan dipindah dari satu posisi ke posisi lain yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat struktualnya.

c. Job-Posting Program

Job-Posting Program memberikan informasi kepada karyawan tentang pembukaan lowongan kerja dan persyaratan. Tujuan program job Posting ini adalah untuk memberikan dorongan bagi karyawan yang mencari promosi dan transfer serta membantu departemen SDM dalam mengisi jabatan internal.

4. Kompensasi

Bagi karyawan, kompensasi merupakan pendapatan dan merupakan jaminan bagi kelangsungan hidup karyawan tersebut beserta keluarganya. Oleh sebab itu, karyawan sangat berkepentingan terhadap besarnya kompensasi yang diterima sebagai balas jasa yang telah diberikannya.

Kompensasi karyawan mempengaruhi produktivitas dan tendensi mereka untuk tetap bersama perusahaan atau mencari pekerjaan lainnya. Kompensasi yang diberikan kepada karyawan sangat berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Tingkat besar kecilnya kompensasi karyawan sangat berkaitan dengan tingkat pendidikan, tingkat jabatan, dan masa kerja pegawai.

Kompensasi merupakan pengeluaran dan biaya bagi perusahaan. Perusahaan mengharapkan agar kompensasi yang dibayarkan memperoleh imbalan prestasi kerja yang lebih besar dari besar karyawan. Jadi, nilai prestasi kerja karyawan harus lebih besar dari kompensasi yang dibayar perusahaan, supaya perusahaan mendapatkan laba dan kontinuitas perusahaan terjamin. Kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Menurut Hasibuan (2004:118) “Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas yang diberikan kepada perusahaan”. Sedangkan menurut Handoko (2004:153) “Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima oleh pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka”. Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa kompensasi yang diberikan kepada para karyawan atas prestasi yang bernilai positif

akan memotivasi untuk berprestasi kerja. Untuk itu karyawan dituntut agar meningkatkan prestasi kerja guna memenuhi kebutuhan hidupnya yang layak dan tercapainya tujuan perusahaan secara efektivitas dan efisien. Kompensasi berkenaan tidak hanya pada tujuan–tujuan dan imbalan intrisik organisasi, seperti pengakuan, kesempatan dan promosi.

Kompensasi yang diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa atas pengorbanan yang telah disumbangkan karyawan kepada perusahaan pada dasarnya dibentuk oleh berbagai komponen-komponen. Secara garis besar komponen-komponen kompensasi dibuat atas dasar kepentingan karyawan sebagai penerima dan perusahaan sebagai pemberi. Menurut Rivai (2004:360) komponen-komponen kompensasi tersebut meliputi :

a. Gaji pokok

Dalam perkembangan sistem penggajian, komponen gaji semakin beragam baik fungsi maupun peristilahannya, hal ini menyebabkan gaji pokok seolah tenggelam dan perbandingannya dengan komponen-komponen kompensasi yang lain semakin kecil. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan di dalam gaji pokok :

1) Gaji pokok bagaimanapun tetap merupakan wujud yang paling nyata mewakili arti dari kerja (fungsi) yang dijalani pekerja. Maksudnya adalah bahwa melalui gaji pokoklah

pekerja melihat harga dari pekerjaannya, dan melalui itulah pekerja menggantungkan kepentingannnya.

2) Gaji pokok harus menjadi komponen yang mewadahi upah/gaji minimum. Sehingga jaring pengaman tersebut mendapat tempatnnya, tempat yang memenuhi fitrah upah/gaji minimum.

3) Diantara keseluruhan imbalan, penggajian perlu adanya komponen gaji yang terjamin kepastiannya. Pada gaji pokoklah keperluan tersebut diletakkan, baik kepastian terhadap situasi perusahaan maupun kondisi sekitar diri pekerja.

b. Jaminan sosial

Komponen kompensasi yang satu ini banyak aspek dan fungsi, yaitu menjaga kemungkinan hilangnya pendapatan karyawan (sebagian/seluruhnya) dikarenakan hilang atau menurunnya daya kerja, hilangnya sumber nafkah, maupun dikarenakan bertambahnya kebutuhan dari biasanya, misalnya karyawan mendapat kecelakaan dan sebagainya. Jaminan sosial terbagi atas beberapa komponen-komponen antara lain: tunjangan sakit, santunan cacat, santunan hari tua, pesangon, uang jasa dan ganti rugi.

c. Kesejahteraan karyawan

Tidak jauh berbeda dengan jaminan sosial, tunjangan kesejahteraan merupakan tanggung jawab sosial pihak perusahaan. Tunjangan ini bertujuan untuk memenuhi dan meningkatkan kesejahteraan karyawan beserta keluarganya. d. Bagi keuntungan dan bonus

Keberhasilan dari perusahaan tentunya tidak terlepas dari andil karyawan dan sudah sewajarnya karyawan ikut menikmati keuntungan yang diperoleh oleh perusahaan.

e. Insentif

Jika upah adalah kompensasi dari pihak perusahaan terhadap hasil kerja atau janji kerja yang diberikan kepada karyawan, maka insentif dapat disebut sebagai pemberian dari perusahaan dengan harapan akan diimbangi dengan prestasi kerja dari karyawan. Jadi dapat dikatakan bahwa sistem insentiflah yang menunjukkan hubungan yang paling jelas antara produktifitas kerja.

f. Pemberian saham

Jika pembagian keuntungan untuk menumbuhkan rasa memiliki berdasarkan hak karyawan atas kemajuan perusahaan serta perwujudan semangat kekeluargaan dan gotong royong, maka pemberian saham pada karyawan akan menjadikan karyawan

sebagai pemilik sebagian modal, namun fungsinya sama dengan pembagian keuntungan.

g. Upah lembur

Upah lembur adalah komponen upah yang dibayarkan atas kerja yang dijalankan diluar jam kerja, misalnya pada hari libur atau pada saat istirahat. Harga dari setiap satuan waktu (jam/hari) sepantasnya dibayar lebih dari upah biasa.

5. Evaluasi Kinerja

Kinerja dalam sebuah organisasi merupakan salah satu unsur yang tidak dapat dipisahkan dalam suatu lembaga organisasi, baik itu lembaga pemerintahan maupun lembaga swasta. Kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance yang merupakan prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai seseorang.

Senada dengan pendapat tersebut, Fustino Cardosa Gomes dalam Mangkunegara, (2009:9) mengungkapkan bahwa kinerja karyawan sebagai “Ungkapan seperti output, efisien serta efektivitas sering dihubungkan dengan produktifitas”. Pendapat tersebut menyatakan bahwa kinerja suatu pegawai tidak lepas dari hasil yang dicapai, serta efektif dalam meningkatkan produktivitas. Sedang menurut Mangkunegara, (2009:9), kinerja adalah “hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan dalam

melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.

Pengertian tersebutdapat disimpulkan bahwa kinerja sumber daya manusia adalah prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai SDM persatuan periode waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas.

Kinerja pegawai terbentuk setelah merasa mendapatkan kepuasan atas kerjanya, karena apabila kebutuhannya terpenuhi maka kepuasan kerja akan tercapai begitu sebaliknya apabila kebutuhannya tidak terpenuhi maka kepuasan kerjapun tidak akan tercapai. Apabila kepuasan kerja tidak tercapai, maka dari itu akan sulit terbentuk suatu prestasi kinerja. Penilaian harus berakar pada realitas kinerja karyawan. Penilaian bersifat nyata, bukan abstrak dan memungkinkan pemimpin dan karyawan untuk mengambil pendangan yang positif tentang bagaimana kinerja bisa menjadi lebih baik di masa depan dan bagaimana masalah-masalah yang timbul dalam memenuhi standar dan sasaran kinerja dapat dipecahkan.

Evaluasi kinerja atau penilaian kinerja yang dikemukakan oleh Leon C. Mengginson dalam Mangkunegara (2009:10) “Penilaian

prestasi kerja (performance appraisal) adalah suatu proses yang digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seseorang karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya”. Berdasarkan pendapat tersebut, penilaian prestasi kerja adalah suatu proses dimana seorang pemimpin mempunyai wewenang dalam menentukan para karyawan apakah karyawan tersebut melakukan tugas dan pekerjaannya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Evaluasi kinerja adalah dasar bagi penilaian dalam memenuhi standar dan sasaran yaitu bagaimana kinerja pegawai dapat memecahkan masalah yang dihadapi dalam mencapai sasaran. Sasaran dari evaluasi kinerja menurut Dharma (2009:125) terdiri dari motivasi, pengembangan dan komunikasi.

Kinerja tidak lepas dari apa yang dinamakan dengan evaluasi kinerja yang merupakan penilaian atas hasil kerja karyawan serta tujuan evaluasi kinerja. Tujuan evaluasi kinerja bertujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja organisasi melalui peningkatan kinerja dari Sumber Daya Manusia organisasi.

Evaluasi kinerja merupakan sistem formal yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja pegawai secara periodik yang ditentukan oleh organisasi. Evaluasi kinerja mempunyai tujuan antara lain (Dharma 2009:14):

a. Pengembangan, dapat digunakanuntuk menentukan pegawai yang perlu ditraining dan membantu evaluasi hasil training. Dan juga dapat membantu pelaksanaan Conseling antara atasan dan bawahan sehingga dapat dicapai usaha dalam memecahkan masalah yang akan dihadapi pegawai.

b. Pemberian Reward, digunakan untuk proses penentuan kenaikan gaji, intensif dan promosi

c. Motivasi, digunakan untuk memotivasi pegawai, mengembangkan inisiatif, rasa tanggungjawab sehingga mereka terdorong untuk meningkatkan kinerjanya.

d. Perencanaan SDM, dapat bermanfaat bagi pengembangan keahlian dan keterampilan serta perencanaan SDM

e. Kompensasi, memberikan informasi yang digunakan untuk menentukan apa yang harus diberikan kepada pegawai yang berkinerja tinggi atau rendah serta bagaimana pemberian kompensasi yang adil.

f. Komunikasi merupakan dasar untuk komunikasi yang berkelanjutan antara atasan dan bawahan menyangkut kinerja pegawai

Jadi dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan memperhatikan tujuan dari evaluasi kinerja diharapkan dapat dihasilkan suatu hasil kerja yang tepat guna berdasarkan misi, visi, sasaran serta tujuan

yang jelas. Sehingga aparatur pemerintahan dapat bekerja lebih efektif serta efisien setelah adanya penilaian kinerja karyawan.

6. Pemberhentian

Pemberhentian atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) memiliki berbagai pengertian. Menurut Panggabean (2002:47) pemutusan hubungan kerja merupakan pengakhiran hubungan kerja antara pekerja dengan pengusaha yang dapat disebabkan oleh berbagai macam alasan, sehingga berakhir pula hak dan kewajiban diantara mereka. Menurut Siagian (2002:65) pemutusan hubungan kerja adalah ketika ikatan formal antara organisasi selaku pemakai tenaga kerja dan karyawan terputus. Sedangkan menurut Undang – Undang RI No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan Pasal 1 ayat 25, menyatakan pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan beakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja atau buruh dan pengusaha.

Fungsi dilakukannya pemutusan hubungan kerja adalah sebagai berikut (Rahan pad

a. Mengurangi biaya tenaga kerja b. Mengganti kinerja yang buruk c. Meningkatkan inovasi

d. Menciptakan kesempatan untuk level posisi bagi yang baru masuk

Tujuan pemutusan hubungan kerja memiliki kaitan yang erat dengan alasan pemutusan hubungan kerja itu sendiri. Namun tujuan lebih menitikberatkan pada jalannya perusahaan. Pengurangan pekerja dapat diakibatkan karena faktor dari luar seperti kesulitan penjualan dan mendapatkan kredit, tidak adanya pesanan, tidak adnya bahan baku produktif, menurunnya permintaan, kekurangan bahan bakar atau listrik, kebijaksanaan pemerintah dan meningkatnya persaingan.

2.2.2. Siklus Penggajian

Gaji merupakan bentuk kontraprestasi atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau karyawan perusahaan. Tenaga kerja atau karyawan yang dimaksud adalah individu-individu yang bekerja, menjual tenaganya (fisik dan pikiran), kepada suatu entitas atau perusahaan sebagai bentuk kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaan. Gaji diberikan sesuai dengan tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai pula dengan dengan peraturan/kebijakan perusahaan dan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya jika ada.

Ruky (2006:7) mendefenisikan upah dan gaji sebagai berikut: Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran kerja untuk

satuan waktu pendek, misalnya per hari atau per jam. Gaji menggambarkan pembayaran kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan. Upah dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung dalam proses produksi, baik terlibat langsung (direct labor), maupun tidak langsung (indirect labor), sebaliknya pekerja yang menerima gaji termasuk dalam kategori biaya tetap (fixed cost) atau overhead cost.

Istilah penggajian (payroll) kurang lebih dapat diartikan sebagai suatu cara dan proses pengalokasian sejumlah nominal uang yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode tertentu kepada perusahaan atau lembaga tempat mereka.

1. Pemutakhiran Masterfile Payroll

Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian. Mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Perubahan – perubahan pada file induk penggajian dapat dilihat seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 2.1

Pemutakhiran Masterfile Payroll

Departemen manajemen Sumber Daya Manusia memberikan informasi pemutakhiran masterfile payroll ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, namun departemen Sumber Daya Manusia memiliki akses on – lone untuk membuat suatu perubahan – perubahan pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian. Berikut ini adalah gambar yang dapat memperlihatkan akses yang dapat dilakukan oleh departemen Sumber Daya Manusia

Gambar 2.2

Bagan Alir Manajemen SDM/Penggajian

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.

2. Pemutakhiran Pajak dan Potongan Pajak

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen SDM/Penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya, seperti yang tampak pada gambar 2.1 lingkaran 2.0. Bagian penggajian membuat perubahan – perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi Data Kehadiran

Langkah ketika dalam siklus penggajian adalah memvalidiasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai (Gambar 2.1, lingkaran 3.0). Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja.

Kartu waktu juga mencantumkan total jam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Seperti yang diperlihatkan pada gambar 2.2, semakin banyak pengguna mesin pencatat waktu elektronik untuk menggantikan kartu waktu dari kertas. Data – data yang diperoleh dari kartu waktu digunakan untuk

mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara departemen, pusat biaya dan pekerjaan produksi.

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang akan digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain secara baik dengan tujuan yang realistis dan dapat dicapai agar dapat secara objektif diukur. Penting untuk diingat bahwa tujuan tersebut harus sejalan dengan tujuan perusahaan danbahwa para manajer mengawasi tujuan tersebut untuk memastikan bahwa tujuan tersebut masih sesuai. Skema pembayaran insentif yang didesain secara kurang baik dapat menghasilkan perilaku yang tidak diinginkan.

Gambar 2.2 menunjukkan bagaimana pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronik sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi dan akhirnya memasukkan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual. Contohnya, pembaca kartu dapta digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut kemudian secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian. Dalam cara yang hampir sama, mesin pencatat waktu

elektronik dapat mengirimkan data waktu serta kehadiran langsung ke program pemrosesan penggajian.

4. Mempersiapkan Penggajian

Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian (lihat lingkaran 4.0 pada gambar 2.1). departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji dapat dilihat pada file induk penggajian.

Gambar 2.2 menunjukkan langkah – langkah dalam memproses penggajian. Pertama file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan.

File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur, atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan,yang mencerminkan lamanya periode pembayaran.

Contohnya para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu per duabelas dari gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran.

Selanjutnya semua potongan penggajian dijumdlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum. Potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potingan untuk pajak penghasilan mencakup pajak daerah serta pajak jaminan social. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pension, premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat, iuran serikat pekerja dan kontribusi untuk berbagai amal.

Pada saat gaji bersih didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbaharui. Memelihara catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah hal yang penting, untuk dua alasan. Pertama, pengurangan untuk pajak jaminan social dan potongan lainnya memiliki batas, perusahaan harus mengetahui kapan meniadakan potongan untuk setiap pegawai. Kedua, informasi ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa jumlah yang sesuai untuk pajak dan potongan lainnya., dikirim ke lembaga pemerintahan, dan organisasi lainnya. Informasi ini juga harus dimasukkan ke dalam berbagai laporan yang disimpan untuk lembaga – lembaga tersebut.

Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah. Yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gajij, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

Ketika setiap transaksi diproses, system tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja. System tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untuk kolom slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukkan ke dalam buku besar setelah semua cek gaji dicetak.

5. Pembayaran Gaji

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai (lihat lingkaran 5.0 pada gambar 4.1). sebagian besar pegawaia dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi

mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.

Gambar 2.2 menunjukkan bahwa begitu cek dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank regular perusahaan. Sebagai gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam rekening penggajian yang terpisah.

Voucher pengeluaran dan dafar penggajian kemudian dikirim ke kasir. Dan kasir akan meninjau dafar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian perusahaan.kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian dipisahkan dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnya. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah pembuatan dan penyebaran cek gaji palsu, sebuah daftar gaji yang

tidak diklaim akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh.

Daftar penggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk memperbarui buku besar.

6. Menghitung Benefit dan Pajak

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung (lihat lingkaran 6.0 pada gambar 2.1). Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan social, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai untuk rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pension, ditambah dengan kredit kompensasi tamabahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana – rencana ini kadang kala disebut sebagai rencana

kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan.

Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas system manajemen SDM/penggajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana – rencana perusahaan. Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses ke informasi penggajian/manajemen SDM dalam internet perusahaan.

7. Pembayaran Pajak dan Potongan Lainnya

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai (lihat lingkaran 7.0 pada gambar 2.1). Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronik untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

Lembaga pemerintah terkait menspesifisikasi waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara suka rela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayar ke organisasi terkait.

2.2.3. Pengendalian Intern Penggajian

Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “Rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah suatu langkah penting yang diterapkan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan dan terhindar dari kegiatan yang merugikan perusahaan seperti kecurangan dan penyelewengan. Pengendalian internal meliputi pengendalian akuntansi (accounting control) yaitu bagian dari struktur pengendalian internal yang meliputi kebijakan dan prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pada umumnya, pengendalian akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan tugas serta pengawasan fisik atas perusahaan. Pengendalian administrasi (administrative control) adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisien usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.

Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus Penggajian menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah

menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini.

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid

3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian/SDM telah terpenuhi

6. Aset (kas ataupun data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian

7. Aktivitas siklus penggajian dilakukan dengan benar.

Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah perlu diperhatikan unsur-unsur pengendalian internal atas gaji dan upah. Mulyadi (2001:386-387) membagi unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pada penggajian dan pengupahan dari beberapa segi yaitu :

1. Organisasi

a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

b. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasional.

2. Sistem Otorisasi

a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari

pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongn atas gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat

waktu.

e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3. Prosedur Pencatatan

a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

4. Praktik yang Sehat

a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung.

b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.

d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

1. Dokumen dalam Sistem Pembayaran Gaji

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:

a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah

Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan

pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan, dan lain sebagainya.

b. Kartu Jam Hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu seperti finger print, check clock, dan sebagainya.

c. Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dihabiskan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

d. Daftar Gaji dan Daftar Upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh (Pajak Penghasilan) Pasal 21, iuran asuransi kesehatan, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.

e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah tiap departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

f.Surat Pernyataan Gaji dan Upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.

g. Amplop Gaji dan Upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisikan informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2. Catatan yang Digunakan dalam Penggajian

Dalam kegiatan penggajian terdapat catatan – catatan yang digunakan oleh para pelaksana penggajian. Adapun catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Umum

Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. Dokumen sumber yang digunakan untuk pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar.

b. Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.

c. Catatan Biaya

Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

d. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini adalah catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Catatan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.

3. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian

Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian karyawan adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan (Mulyadi, 2008). Tugas dari masing – masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut: a. Fungsi Kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru yang dibutuhkan, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru dan membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat/golongan, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian

(personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction

authorization form), dan formulir otorisasi tarif (rate

b. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah kartu absen (time card) dan tiket waktu kerja (job time ticket).

c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumen yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check).

d. Fungsi Akuntansi

Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya hutang gaji, hutang pajak, atau hutang dana pensiun). Bagian fungsi akuntansi yang menangani penggajian adalah: 1) Bagian Hutang

Bagian ini merupakan fungsi pencatatan hutang yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab memroses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar dan memberikan otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk

membayarkan gaji kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji tersebut.

2) Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja.

3) Bagian Jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatatan jurnal yang dalam sistem penggajian bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan kartu jam kerja.

4) Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji kepada karyawan.

2.2.4. Penelitian Terdahulu

Penelitian sehubungan dengan system penggajian ini telah banyak dilakukan oleh peneliti sebelumnya. Diantara penelitian – penelitian tersebut dapat dilihat seperti pada tabel berikut ini :

Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu

No

Nama Peneliti/Tahun

Judul Penelitian Hasil Penelitian

1 Mohammad

Taufiq Hidayat, Sri Mangesti

Rahayu, Achmad Husaini

(2013)

Analisis Penerapan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dalam Mendukung Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT. Cahaya Marta Perkasa, Pamekasan)

Hasil penelitian menerangkan terdapat perbedaan proses dalam pemberian gaji karyawan dimana karyawan tetap dan borongan gaji diberikan secara bulanan, sedangkan karyawan harian gaji diberikan secara mingguan. Penerapan pengendalian intern juga sudah cukup baik meskipun terdapat beberapa kelemahan, yaitu terdapat kerangkapan tugas pada bagian administrasi keuangan sehingga memungkinkan adanya penyelewengan, pada bagian administrasi keuangan masih merangkap sebagai pencatat waktu hadir, pembuat daftar upah, dan juga melaksanakan pembayaran upah karyawan, tidak ada bagian

khusus yang mengawasi proses absensi karyawan menggunakan check clock.

2 Suparjono

(2011)

Sistem Akuntansi Penggajian Karyawan Pada BMT Mandiri Sejahtera Kecamatan Ungaran Timur

Sistem pengendalian intern di BMT Mandiri Sejahtera Kecamatan Ungaran Timur dinilai masih kurang baik. Ada beberapa pegawai yang merangkap beberapa bagian. Bagan alir yang digunakan BMT Mandiri Sejahtera sudah sesuai dengan teori Mulyadi.

3 Reni Atika

(2009)

Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan di

PT. Lonsum Indonesia, Tbk Medan

Pengendalian Intern penggajian dan pengupahan yang diterapkan di PT. PP LONSUM Indonesia Tbk Medan telah dijalankan dengan baik dan telah menurut prinsip sistem akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan di PT. PP LONSUM Indonesia Tbk Medan meliputi prosedur metode, formulir dan catatan-catatan yang digunakan untuk menghasilkan informasi mengenai penggajian dan pengupahan selama periode pembayaran. Sistem penggajian dan pengupahan yang ditetapkan dalam

perusahaan mempunyai peran yang berkaitan dengan pengendalian intern. Pengendalian intern terhadap prosedur pembayaran gaji sudah baik, karena bagian umum, keuangan dan akuntansi melakukan pembayaran melalui bank dengan mentransfer kerekening tabungan masing-masing pegawai dan untuk honor melalui kasir.

4 Adhi Mahdi

Kurniawan (2005)

Evaluasi Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Kusuma Mulia Palur

Sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kusuma Mulai Sudah Cukup Baik dan Efisien, baik dari segi operasionalnya maupun pengendalian internya. Hanya pada bagian tertentu perlu ada perbaikan

– perbaikan sehingga proses

penyelenggaraan sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Kusuma Mulia bisa lebih baik.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Jenis Penelitian

Penelitian yang dilakukan ini bersifat deskriptif dalam bentuk studi kasus, yaitu penelitian yang rinci tentang suatu objek tertentu dalam kurun waktu tertentu. Dalam penelitian ini penulis mengumpulkan data penelitian dan literatur-literatur lainnya dan kemudian menguraikannya secara rinci untuk mengetahui permasalahan penelitian dan mencari penyelesaiannya.

3.2 Tempat dan Waktu Penelitian 3.2.1 Tempat Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan yang beralamat di Jalan Kapten R. Sulian No. 1 Belawan 20411 Telp. (061) 6941919.

3.2.2 Waktu Penelitian

Penelitian yang dilakukan mulai dari penelitian kepustakaan hingga lapangan dimulai pada Bulan Juli 2013 dan berakhir pada Bulan September 2013.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Seperti yang telah dibahas pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah diterapkan dan dilaksanakan secara umum sudah memadai dengan alasan sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan berbentuk garis dimana pimpinan tertinggi berada pada seorang Kepala Cabang dan membawahi langsung 4 Divisi, 1 Urusan Umum, 1 Usaha Bongkar Muat dan 1 Usaha Peti Kemas. Dari hal tersebut dapat terlihat bahwa bawahan bertanggung jawab atas tugasnya kepada atasannya. Dengan begitu, disiplin yang tinggi karena laporan hasil tugasnya akan langsung diberikan kepada atasannya dengan tepat waktu dan tentunya pelaksanaan unit kerja secara umum telah berjalan dengan baik.

2. Perusahaan telah melaksanakan prosedur penerimaan karyawan yang selektif, hal ini terlihat dari seleksi yang ketat dan dijalani dalam beberapa tahapan, sehingga akan diperoleh karyawan yang benar - benar berkualitas.

3. Telah dilaksanakannya dengan baik sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang dapat dilihat dari setiap transaksi pada sistem penggajian dan pengupahan dimana setiap transaksi tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Misalnya pembuatan atas daftar gaji dan upah, daftar hadir dan lembur yang dikeluarkan dan diotorisasi terlebih dahulu oleh KA. Kepegawaian dan diotorisasi lagi oleh KA. Divisi Keuangan sebelum didistribusikan kepada unit kerja lainnya. Selain itu, apabila terjadi perubahan dalam perhitungan dalam gaji dan upah seperti perubahan tarif gaji dan upah, tunjangan-tunjangan, tarif lembur dan lain sebagainya harus mendapatkan persertujuan dari Direksi Keuangan dan Direksi Utama. Demikian juga dengan daftar hadir dan lembur yang harus diotorisasi terlebih dahulu oleh kepala kepegawaian.

4. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah menjalankan praktek – praktek yang sehat. Hal ini dapat dilihat dari kegiatan yang dijalankan perusahaan seperti Bagian Kepegawaian yang berfungsi membuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk menyimpan semua arsip pegawai. Sedangkan bagian akuntasi bertanggung jawab atas pencatatan atas pemeriksaan kebenaran jumlah dan potongan - potongan perhitungan gaji dan upah sebelum dilakukan pembayaran gaji dan upah pegawai. Hal terakhir adalah kebijakan dan prosedur kepegawaian, dalam hal ini perusahaan telah membuat kebijakan - kebijakan yang bermanfaat bagi kelangsungan hidup

perusahaan dan kesejahteraan para pegawainya yang mana hal ini dapat mendorong pengendalian internal yang memadai. Salah satu kebijakan yang diterapkan perusahaan adalah kebijakan mengenai pengupahan dimana upah yang diberikan kepada pegawai sesuai dengan harga negosiasi antara PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan dengan KOKARPEL.

5. Dokumen dan pencatatan akuntansi pada perusahaan ini sudah memadai, hal ini dapat dilihat adanya dokumen-dokumen antara lain surat pengangkatan karyawan, daftar hadir dan lembur, daftar gaji dan upah dan slip gaji. KA Kepegawaian membuat daftar gaji dan upah yang akan diperiksa oleh Bagian Akuntansi sebagai kontrol pembukuan, selanjutnya diteruskan kepada Bagian Keuangan yang mana gaji dan upah akan dibayarkan oleh KA Kepegawaian kepada pegawai dalam bentuk slip gaji.

6. Adapun catatan yang digunakan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan dalam pembayaran gaji dan upah adalah Buku Jurnal dan Buku Besar.

7. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan melakukan pembayaran gaji dan upah karyawan dengan cara mentransfer melalui bank ke rekening masing-masing pegawai.

8. Proses penggajian dan pengupahan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan menggunakan dua sistem yang berbeda. Dimana pada prosedur pencatatan waktu hadir dan prosedur pembuatan daftar

gaji dan upah telah menggunakan SIMPEG, tetapi pada prosedur pembayaran gaji dan upah masih menggunakan Microsoft Excel.

Penulis menemukan kelemahan di sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan, yaitu : Terdapat rangkap tugas pada unit kepegawaian yaitu menangani daftar hadir pegawai dan membuat daftar gaji pegawai.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan dan kelemahan tersebut diatas, penulis mengajukan saran sebagai berikut :

1. Seharusnya tidak terjadinya rangkap tugas pada unit kepegawaian, hal ini dimaksudkan guna menghindari terjadinya kecurangan.

2. Untuk menjamin pelaksanaan kerja setiap unit organisasi ada baiknya pihak manajemen melakukan pemeriksaan secara mendadak, hal ini dimaksudkan untuk mengetahui tanggung jawab akan biaya gaji yang dikeluarkan tidak menjadi sia-sia dan dapat menghindari kecurangan terhadap biaya gaji.

3. Seharusnya untuk sebuah perusahaan besar seperti PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Cabang Belawan telah memiliki satu sistem khusus yang menangani sistem penggajian dan pengupahan. Hal ini dimaksudkan agar meminimalkan kecurangan dan meningkatkan kinerja perusahaan.

4. Seleksi pada saat penerimaan pegawai sebaiknya tidak dilakukan oleh divisi kepegawaian perusahaan itu sendiri, hal ini dapat memungkinkan adanya kecurangan pada saat penerimaan pegawai walaupun setelah itu dilakukan seleksi dan training sebelum dinyatakan lulus dan dikeluarkan SK karyawan oleh kepala cabang dan direksi perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu SP, (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia ( Edisi Revisi), Penerbit Bumi Aksara, Jakarta.

Hasibuan, Malayu SP, (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia ( Edisi Revisi), Cetakan Ke-dua Jakarta, Penerbit Bumi Aksara .

Handoko, Kartjantoro, (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia, Gadjah Mada Press, Yogyakarta.

Kurniawan, Adhi Mahdi, 2005. Evaluasi Sistem Penggajian dan Pengupahan Pada PT. Kusuma Mulia Palur, Tugas Akhir, Fakultas Ekonomi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.

Mangkunegara, AA. Anwar Prabu, (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Edisi Revisi, Cetakan Ke-tujuh, Remaja Rosdakarya, Bandung. M, Manullang dan Manullang, Marihot, (2001). Manajemen Personalia, Gajah

Mada University Press, Yogyakarta.

Mathis, Robert L dan Jhon H. Jackson, (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia. Buku I, Penerjemah Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira Hie, Salemba Empat, Jakarta.

Suparjono, 2011. Sistem Akuntansi Penggajian Karyawan Pada BMT Mandiri Sejahtera Kecamatan Ungaran Timur, Tugas Akhir, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.