commit to user
15
BAB III ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Deskripsi Umum Sistem
Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu aplikasi. Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk memahami dan
merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai sistem alur data yang terjadi.
Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS adalah suatu aplikasi berbasis web yang memfasilitasi UPT Puskom UNS dalam melakukan surat menyurat
elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas. Dengan demikian diharapkan akan menjadi lebih efektif dalam pengaplikasiannya.
Dari deskripsi di atas, akan dijabarkan lebih spesifik pada tahap analisis dan perancangan untuk menguraikan sub-sub bagian dan visualisasi dari sistem
yang akan digunakan untuk tahap implementasi pembuatan sistem.
3.2 Analisis Kebutuhan
3.2.1 Kebutuhan Fungsional
Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem
Kode Deskripsi
Aktor
F1 Dapat login sebelum mengakses sistem
Personal, admin F2
Dapat menulis pesan personal
F3 Dapat melihat surat masuk sesuai dengan hak akses
personal F4
Dapat melihat surat keluar sesuai dengan hak akses personal
F5 Dapat memforward surat masuk
personal F6
Dapat memforward surat keluar personal
F7 Dapat menyimpan surat
personal F8
Dapat mengirim surat personal
F9 Dapat melihat draft surat
personal F10
Dapat mengedit draft surat personal
commit to user 16
F11 Dapat mengirim draft surat
personal F12
Dapat menghapus draft surat personal
F13 Dapat melihat statistik dari surat masuk dan surat
keluar admin
F14 Dapat melihat arsip
admin F15
Dapat menghapus arsip sesuai masa aktif surat admin
F16 Dapat melihat user
admin F17
Dapat menambah user admin
F18 Dapat mengubah user
admin F19
Dapat menghapus user admin
F20 Dapat melihat aliran surat
admin
3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional
- User : terdapat 2 aktor yaitu personal dan admin yang masing-masing
memiliki hak akses yang berbeda
- Availability : sistem ini bekerja selama jam kerja kecuali ada
maintenance perbaikan sistem. - Tampilan : user friendly
- Bahasa : pilihan bahasa menggunakan Bahasa Indonesia. - Sistem ini dapat mengurangi kegiatan transaksi manual.
commit to user 17
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Pemodelan Use Case
Gambar 3.1 Use Case diagram Aplikasi Arsip Puskom
Personal Kelola Surat Masuk
Kelola Surat Keluar Tulis Surat
lihat surat masuk
forward surat masuk
lihat surat keluar
forward surat keluar Kelola draf surat
lihat draf surat kirim draf surat
edit draf
simpan surat
kirim surat
include
extend
extend extend
extend include
extend extend
include
admin kelola user
lihat arsip lihat statistik surat
lihat user tambah user
ubah user
hapus user
include extend
extend extend
login
include include
include include
include
include include
hapus arsip
include
User hapus draf extend
Lihat aliran surat
include
commit to user 18
3.3.2 Flowcart
Flowchart adalah diagram alir rancangan sistem yang sudah dibuat yang diperuntukkan bagi user. Gambar dibawah ini merupakan flowchart hak akses
admin pada gambar 3.2.
mulai
Cek data : ada dan sesuai
Menu Admin : 1. Kelola Arsip
2. Kelola USer 3. Statistik
Logout Selesai
tidak
ya Form Login
Gambar 3.2 Flowchart Login Admin Flowchart hak akses untuk personal yang username dan password sudah
terdaftar didalam data user ditunjukkan pada gambar 3.3.
mulai
Cek data : ada dan sesuai
Menu Personal : 1. Tulis Pesan
2. Kotak Masuk 3. Draft
4. Kotak Keluar
Logout Selesai
tidak
ya Form Login
Gambar 3.3 Flowchart Login Personal
commit to user 19
3.3.3 Deskripsi Use Case
1. Hak dan Kewajiban Aktor Tabel 3.2 Hak dan Kewajiban Aktor
Nama Deskripsi
Admin -
Mengelola user -
Mengelola arsip -
Melihat statistik surat -
Melihat aliran surat
Personal -
Melihat surat masuk -
Melihat surat keluar -
Melihat draf surat -
Manage pesan
Tabel 3.3 Diskripsi Use Case
Nama Deskripsi
Login Fungsi
yang digunakan
sebagai autentikasi untuk memberikan hak akses
sesuai yang dimiliki masingmasing user agar dapat menggunakan fungsi-fungsi
lain di dalam sistem.
Kelola surat masuk Fungsi yang digunakan untuk mengelola
surat masuk yang meliputi lihat surat masuk dan dapat memfoward surat
masuk. Kelola surat keluar
Fungsi yang digunakan untuk mengelola surat keluar yang meliputi lihat surat
keluar dan dapat memfoward surat keluar yang membedakan disini adalah
user dapat mengupdate surat keluar.
commit to user 20
Kelola draf surat Fungsi yang digunakan untuk mengelola
draf surat yaitu user dapat melihat draf surat, edit dan mengirim draf surat.
Kelola user Fungsi yang digunakan untuk mengelola
user yang berhak menggunakan sistem meliputi penambahan akun user dan
delete user. Tulis Pesan
Fungsi yang digunakan untuk menulis surat baru.
Lihat statistik surat Fungsi yang digunakan untuk melihat
statistik banyaknya surat masuk dan surat keluar di puskom UNS per-
bulannya.
Lihat arsip Fungsi yang digunakan untuk melihat
arsip surat masuk maupun surat keluar
yang dibutuhkan oleh user.
Lihat aliran surat Fungsi yang digunakan adalah untuk
melihat aliran surat sampai mana saja.
3.3.4 Skenario Use Case
Tabel 3.4 Skenario Use Case Login
Use Case Name Login
ID F1
Importance Level High
Primary Aktor
Admin, personal
Stakeholders and Interest Admin dan Personal melakukan login
untuk melakukan akses terhadap sistem
Brief Description
Use case
ini digunakan
sebagai autentikasi untuk memberikan hak akses
sesuai yang dimiliki masing-masing user
commit to user 21
agar dapat menggunakan fungsi-fungsi lain di dalam sistem.
Trigger
Admin dan Personal
Type Internal
Relationship Association :
Include : Extend :
Generalization : Normal Flow Event
Aksi 1.
Admin, Personal
2. 1. Memasukkan
username dan
password
Reaksi
2. Mencocokkan username
dan password yang dimasukkan dengan
database. 3. Jika data sesuai login berhasil.
4. Mengambil level user sesuai user yang login.
5. Redirect page ke halaman utama sesuai level user.
Sub Flow
AlternateExceptional Flow
4. Jika data tidak sesuai login gagal 5. Kembali ke langkah 1.
Tabel 3.5 Skenario Use Case Kelola Surat Masuk
Use Case Name
Kelola Surat Masuk
ID F2
Importance Level Internal
Primary Aktor Personal
commit to user 22
Stakeholders and Interest Personal : lihat surat masuk , forward
surat masuk
Brief Description
Use case ini digunakan untuk mengelola surat masuk termasuk didalamnya lihat
surat masuk dan forward surat masuk.
Trigger Personal memiliki surat masuk baru
Type
Internal
Relationship
Association : Personal Include : Login
Extend :
Generalization : Normal Flow Event
Aksi 3.
Personal
1. Memilih mengelola surat masuk
Reaksi
2. Menampilkan data surat masuk. 3. Melakukan pengecekan terhadap
data surat yang masuk 4. Sistem menampilkan kelola surat
masuk.
Sub Flow 4.1 Memilih forward surat masuk
4.1.1 Sistem menampilkan
forward surat masuk.
4.1.2 Sistem melakukan forward surat AlternateExceptionalFlow
commit to user 23
Tabel 3.6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar
Use Case Name
Kelola Surat Masuk
ID F3
Importance Level Internal
Primary Aktor Personal
Stakeholders and Interest Personal : lihat surat keluar , forward
surat keluar, update surat keluar
Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola
surat kelaur termasuk didalamnya lihat surat masuk forward surat dan update
surat keluar
Trigger
Personal memiliki data surat keluar baru
Type
Internal
Relationship Association : Personal
Include : Login Extend :
Generalization : Normal Flow Event
Aksi Personal
1. Memilih mengelola surat keluar
Reaksi
2. Sistem menampilkan data surat keluar.
3. Sistem melakukan pengecekan terhadap data surat keluar
4. Sistem menampilkan kelola surat keluar
Sub Flow
4.1 Memilih forward surat keluar 4.2.1 Sistem menampilkan forward
surat masuk.
commit to user 24
4.2 Memilih update surat keluar 4.2.2 Sistem melakukan forward surat
4.2.3 Sistem menampilkan data surat keluar lama
4.2.4 Sistem mengupdate data surat keluar ke database
AlternateExceptionalFlow
4.2.5 Memperbarui data 4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap
akan muncul
perinagatan dengan
menandai data tidak lengkap
4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2
Tabel 3.7 Skenario Use Case Kelola Draf Surat
Use Case Name
Kelola Draf Surat
ID F8
Importance Level Internal
Primary Aktor Personal
Stakeholders and Interest Personal : lihat draf surat, edit draf surat,
kirim draf surat
Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola
draf surat termasuk lihat draf surat, edit draf dan mengirim draf surat.
Trigger Personal memiliki data draf surat baru
Type Internal
Relationship Association : Personal
Include : Login Extend :
Generalization :
commit to user 25
Normal Flow Event Aksi
Personal
1. Memilih mengelola draf surat
3.Manage draf surat
Reaksi
2. Menampilkan data draf surat
4.Sistem menampilkan kelola draf surat
Sub Flow
4.1 Menampilkan data draf surat
4.2 Memilih kirim draf surat 4.1.1 Mengedit draf surat
4.1.2 Melakukan pengecekan terhadap draf surat
4.2.1 Melakukan kirim draf surat
AlternateExceptional Flow
4.2.3 Memperbarui data 4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap
akan muncul
peringatan dengan
menandai data tidak lengkap
4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2
Tabel 3.8 Skenario Use Case Kelola User
Use Case Name Kelola user
ID F15
Importance Level High
Primary Aktor Admin
Stakeholders and Interest admin: lihat user, edit user, tambah user,
hapus user
commit to user 26
Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola
user meliputi
penambahan user
dan memperbarui user.
Trigger Admin Sistem mempunyai data user baru
atau data baru tentang user.
Type
Internal
Relationship Association : admin
Include : Login Extend :
Generalization : Normal Flow Event
Aksi Admin
1. Memilih mengelola user
3. Mengelola user
Reaksi
2. Menampilkan data user
4. Sistem menampilkan penambahan dan perubahan data
Sub Flow
4.1 Melihat user
4.2 Tambah user
4.2.2 Mengisi data user baru
4.3 Update user 4.1.1 Sistem menampilkan data user
4.3.4 Menampilkan form
4.2.3 Insert data ke database 4.2.3 Kembali ke kelola user
4.3.1 Menampilkan detail seluruh user
commit to user 27
4.3.2 Memilih edit user
4.3.2.2 Konfirmasi setuju
4.3.3 Memilih hapus user 4.3.2.1 Sistem menampilkan form
4.3.4.2 Update data ke database 4.3.4.3 Kembali ke halaman kelola user
4.3.3.1 Update data ke database
AlternateExceptional Flow
4.2.4 Memperbarui data
4.2.3 Jika data tidak lengkap akan muncul peringatan dengan menandai
data tidak lengkap
3.3.5 Class Diagram Tahap Analisis
Class diagram tahap Analysis merupakan digram yang menjelaskan hubungan antar kelas secara sederhana.
a. Login
Gambar 3.4 Class Diagram Tahap Analysis Login
Loginform Logincontrol
Userdata Personal
admin User
session
commit to user 28
b. Tulis Pesan
Gambar 3.5 Class Diagram Tahap Analysis Tulis Pesan
c. Kelola User
Gambar 3.6 Class Diagram Tahap AnalysisKelola User
Personal Simpansuratform
Tulispesanform Pesancontrol
Pesandata Userdata
session
Personal
admin User
Userdata Lihatuserform
Edituserform
Hapususerform
Tambahuserform Usercontrol
session
commit to user 29
d. Kelola Surat Masuk
Gambar 3.7 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Masuk e.
Kelola Surat Keluar
Gambar 3.8 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Keluar
Lihatsuratmasukform
Forwardsuratmasukform Pesancontrol
Userdata Personal
Pengirimdata session
Personal Userdata
Pesancontrol Lihatsuratkeluarform
Forwardsuratkeluarform
Penerimadata session
commit to user 30
f. Kelola Draf Surat
Gambar 3.9 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Draf Surat
g. Kelola Arsip
Gambar 3.10 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Arsip
Personal Lihatdraftsuratform
Pesancontrol Pesandata
Userdata
session
admin Lihatarsip
Lihatstatistiksurat Pesancontrol
Pesandata Userdata
session
commit to user 31
3.3.6 Sequence Diagram
a. Login
Gambar 3.11 Sequence Diagram Login
: User : Loginform
boundary : Logincontrol
control : Userdata
entity : session
control 1 : setUsername
2 : setPassword 3 : setLevel
4 : getUsername 5 : getPassword
6 : getLevel 7 : cekFormat
8 : displayMassage 9 : username:=getUsername
10 : password:=getPassword 11 : level:=getLevel
12 : cekFormat 13 : displayMassage
14 : setLevelusername
commit to user 32
b. Edit user