Deskripsi Umum Sistem Login Tulis Pesan Kelola User Kelola Surat Masuk Kelola Draf Surat Login

commit to user 15

BAB III ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Deskripsi Umum Sistem

Perancangan sistem sangat dibutuhkan sebelum membuat suatu aplikasi. Rancangan tersebut meliputi perancangan input dan output. Untuk memahami dan merealisasikan sistem, diperlukan suatu gambaran mengenai sistem alur data yang terjadi. Aplikasi Arsip di UPT Puskom UNS adalah suatu aplikasi berbasis web yang memfasilitasi UPT Puskom UNS dalam melakukan surat menyurat elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas. Dengan demikian diharapkan akan menjadi lebih efektif dalam pengaplikasiannya. Dari deskripsi di atas, akan dijabarkan lebih spesifik pada tahap analisis dan perancangan untuk menguraikan sub-sub bagian dan visualisasi dari sistem yang akan digunakan untuk tahap implementasi pembuatan sistem.

3.2 Analisis Kebutuhan

3.2.1 Kebutuhan Fungsional

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem Kode Deskripsi Aktor F1 Dapat login sebelum mengakses sistem Personal, admin F2 Dapat menulis pesan personal F3 Dapat melihat surat masuk sesuai dengan hak akses personal F4 Dapat melihat surat keluar sesuai dengan hak akses personal F5 Dapat memforward surat masuk personal F6 Dapat memforward surat keluar personal F7 Dapat menyimpan surat personal F8 Dapat mengirim surat personal F9 Dapat melihat draft surat personal F10 Dapat mengedit draft surat personal commit to user 16 F11 Dapat mengirim draft surat personal F12 Dapat menghapus draft surat personal F13 Dapat melihat statistik dari surat masuk dan surat keluar admin F14 Dapat melihat arsip admin F15 Dapat menghapus arsip sesuai masa aktif surat admin F16 Dapat melihat user admin F17 Dapat menambah user admin F18 Dapat mengubah user admin F19 Dapat menghapus user admin F20 Dapat melihat aliran surat admin

3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional

- User : terdapat 2 aktor yaitu personal dan admin yang masing-masing memiliki hak akses yang berbeda - Availability : sistem ini bekerja selama jam kerja kecuali ada maintenance perbaikan sistem. - Tampilan : user friendly - Bahasa : pilihan bahasa menggunakan Bahasa Indonesia. - Sistem ini dapat mengurangi kegiatan transaksi manual. commit to user 17

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Pemodelan Use Case

Gambar 3.1 Use Case diagram Aplikasi Arsip Puskom Personal Kelola Surat Masuk Kelola Surat Keluar Tulis Surat lihat surat masuk forward surat masuk lihat surat keluar forward surat keluar Kelola draf surat lihat draf surat kirim draf surat edit draf simpan surat kirim surat include extend extend extend extend include extend extend include admin kelola user lihat arsip lihat statistik surat lihat user tambah user ubah user hapus user include extend extend extend login include include include include include include include hapus arsip include User hapus draf extend Lihat aliran surat include commit to user 18

3.3.2 Flowcart

Flowchart adalah diagram alir rancangan sistem yang sudah dibuat yang diperuntukkan bagi user. Gambar dibawah ini merupakan flowchart hak akses admin pada gambar 3.2. mulai Cek data : ada dan sesuai Menu Admin : 1. Kelola Arsip 2. Kelola USer 3. Statistik Logout Selesai tidak ya Form Login Gambar 3.2 Flowchart Login Admin Flowchart hak akses untuk personal yang username dan password sudah terdaftar didalam data user ditunjukkan pada gambar 3.3. mulai Cek data : ada dan sesuai Menu Personal : 1. Tulis Pesan 2. Kotak Masuk 3. Draft 4. Kotak Keluar Logout Selesai tidak ya Form Login Gambar 3.3 Flowchart Login Personal commit to user 19

3.3.3 Deskripsi Use Case

1. Hak dan Kewajiban Aktor Tabel 3.2 Hak dan Kewajiban Aktor Nama Deskripsi Admin - Mengelola user - Mengelola arsip - Melihat statistik surat - Melihat aliran surat Personal - Melihat surat masuk - Melihat surat keluar - Melihat draf surat - Manage pesan Tabel 3.3 Diskripsi Use Case Nama Deskripsi Login Fungsi yang digunakan sebagai autentikasi untuk memberikan hak akses sesuai yang dimiliki masingmasing user agar dapat menggunakan fungsi-fungsi lain di dalam sistem. Kelola surat masuk Fungsi yang digunakan untuk mengelola surat masuk yang meliputi lihat surat masuk dan dapat memfoward surat masuk. Kelola surat keluar Fungsi yang digunakan untuk mengelola surat keluar yang meliputi lihat surat keluar dan dapat memfoward surat keluar yang membedakan disini adalah user dapat mengupdate surat keluar. commit to user 20 Kelola draf surat Fungsi yang digunakan untuk mengelola draf surat yaitu user dapat melihat draf surat, edit dan mengirim draf surat. Kelola user Fungsi yang digunakan untuk mengelola user yang berhak menggunakan sistem meliputi penambahan akun user dan delete user. Tulis Pesan Fungsi yang digunakan untuk menulis surat baru. Lihat statistik surat Fungsi yang digunakan untuk melihat statistik banyaknya surat masuk dan surat keluar di puskom UNS per- bulannya. Lihat arsip Fungsi yang digunakan untuk melihat arsip surat masuk maupun surat keluar yang dibutuhkan oleh user. Lihat aliran surat Fungsi yang digunakan adalah untuk melihat aliran surat sampai mana saja.

3.3.4 Skenario Use Case

Tabel 3.4 Skenario Use Case Login Use Case Name Login ID F1 Importance Level High Primary Aktor Admin, personal Stakeholders and Interest Admin dan Personal melakukan login untuk melakukan akses terhadap sistem Brief Description Use case ini digunakan sebagai autentikasi untuk memberikan hak akses sesuai yang dimiliki masing-masing user commit to user 21 agar dapat menggunakan fungsi-fungsi lain di dalam sistem. Trigger Admin dan Personal Type Internal Relationship Association : Include : Extend : Generalization : Normal Flow Event Aksi 1. Admin, Personal 2. 1. Memasukkan username dan password Reaksi 2. Mencocokkan username dan password yang dimasukkan dengan database. 3. Jika data sesuai login berhasil. 4. Mengambil level user sesuai user yang login. 5. Redirect page ke halaman utama sesuai level user. Sub Flow AlternateExceptional Flow 4. Jika data tidak sesuai login gagal 5. Kembali ke langkah 1. Tabel 3.5 Skenario Use Case Kelola Surat Masuk Use Case Name Kelola Surat Masuk ID F2 Importance Level Internal Primary Aktor Personal commit to user 22 Stakeholders and Interest Personal : lihat surat masuk , forward surat masuk Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola surat masuk termasuk didalamnya lihat surat masuk dan forward surat masuk. Trigger Personal memiliki surat masuk baru Type Internal Relationship Association : Personal Include : Login Extend : Generalization : Normal Flow Event Aksi 3. Personal 1. Memilih mengelola surat masuk Reaksi 2. Menampilkan data surat masuk. 3. Melakukan pengecekan terhadap data surat yang masuk 4. Sistem menampilkan kelola surat masuk. Sub Flow 4.1 Memilih forward surat masuk 4.1.1 Sistem menampilkan forward surat masuk.

4.1.2 Sistem melakukan forward surat AlternateExceptionalFlow

commit to user 23 Tabel 3.6 Skenario Use Case Kelola Surat Keluar Use Case Name Kelola Surat Masuk ID F3 Importance Level Internal Primary Aktor Personal Stakeholders and Interest Personal : lihat surat keluar , forward surat keluar, update surat keluar Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola surat kelaur termasuk didalamnya lihat surat masuk forward surat dan update surat keluar Trigger Personal memiliki data surat keluar baru Type Internal Relationship Association : Personal Include : Login Extend : Generalization : Normal Flow Event Aksi Personal 1. Memilih mengelola surat keluar Reaksi 2. Sistem menampilkan data surat keluar. 3. Sistem melakukan pengecekan terhadap data surat keluar 4. Sistem menampilkan kelola surat keluar Sub Flow 4.1 Memilih forward surat keluar 4.2.1 Sistem menampilkan forward surat masuk. commit to user 24 4.2 Memilih update surat keluar 4.2.2 Sistem melakukan forward surat 4.2.3 Sistem menampilkan data surat keluar lama 4.2.4 Sistem mengupdate data surat keluar ke database AlternateExceptionalFlow 4.2.5 Memperbarui data 4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap akan muncul perinagatan dengan menandai data tidak lengkap 4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2 Tabel 3.7 Skenario Use Case Kelola Draf Surat Use Case Name Kelola Draf Surat ID F8 Importance Level Internal Primary Aktor Personal Stakeholders and Interest Personal : lihat draf surat, edit draf surat, kirim draf surat Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola draf surat termasuk lihat draf surat, edit draf dan mengirim draf surat. Trigger Personal memiliki data draf surat baru Type Internal Relationship Association : Personal Include : Login Extend : Generalization : commit to user 25 Normal Flow Event Aksi Personal 1. Memilih mengelola draf surat 3.Manage draf surat Reaksi 2. Menampilkan data draf surat 4.Sistem menampilkan kelola draf surat Sub Flow 4.1 Menampilkan data draf surat 4.2 Memilih kirim draf surat 4.1.1 Mengedit draf surat 4.1.2 Melakukan pengecekan terhadap draf surat 4.2.1 Melakukan kirim draf surat AlternateExceptional Flow 4.2.3 Memperbarui data 4.2.2 Jika data surat keluar tidak lengkap akan muncul peringatan dengan menandai data tidak lengkap 4.2.4 Kembali ke langkah 4.2.2 Tabel 3.8 Skenario Use Case Kelola User Use Case Name Kelola user ID F15 Importance Level High Primary Aktor Admin Stakeholders and Interest admin: lihat user, edit user, tambah user, hapus user commit to user 26 Brief Description Use case ini digunakan untuk mengelola user meliputi penambahan user dan memperbarui user. Trigger Admin Sistem mempunyai data user baru atau data baru tentang user. Type Internal Relationship Association : admin Include : Login Extend : Generalization : Normal Flow Event Aksi Admin 1. Memilih mengelola user 3. Mengelola user Reaksi 2. Menampilkan data user 4. Sistem menampilkan penambahan dan perubahan data Sub Flow 4.1 Melihat user 4.2 Tambah user 4.2.2 Mengisi data user baru 4.3 Update user 4.1.1 Sistem menampilkan data user 4.3.4 Menampilkan form 4.2.3 Insert data ke database 4.2.3 Kembali ke kelola user 4.3.1 Menampilkan detail seluruh user commit to user 27 4.3.2 Memilih edit user 4.3.2.2 Konfirmasi setuju 4.3.3 Memilih hapus user 4.3.2.1 Sistem menampilkan form 4.3.4.2 Update data ke database 4.3.4.3 Kembali ke halaman kelola user 4.3.3.1 Update data ke database AlternateExceptional Flow

4.2.4 Memperbarui data

4.2.3 Jika data tidak lengkap akan muncul peringatan dengan menandai data tidak lengkap

3.3.5 Class Diagram Tahap Analisis

Class diagram tahap Analysis merupakan digram yang menjelaskan hubungan antar kelas secara sederhana.

a. Login

Gambar 3.4 Class Diagram Tahap Analysis Login Loginform Logincontrol Userdata Personal admin User session commit to user 28

b. Tulis Pesan

Gambar 3.5 Class Diagram Tahap Analysis Tulis Pesan

c. Kelola User

Gambar 3.6 Class Diagram Tahap AnalysisKelola User Personal Simpansuratform Tulispesanform Pesancontrol Pesandata Userdata session Personal admin User Userdata Lihatuserform Edituserform Hapususerform Tambahuserform Usercontrol session commit to user 29

d. Kelola Surat Masuk

Gambar 3.7 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Masuk e. Kelola Surat Keluar Gambar 3.8 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Surat Keluar Lihatsuratmasukform Forwardsuratmasukform Pesancontrol Userdata Personal Pengirimdata session Personal Userdata Pesancontrol Lihatsuratkeluarform Forwardsuratkeluarform Penerimadata session commit to user 30

f. Kelola Draf Surat

Gambar 3.9 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Draf Surat

g. Kelola Arsip

Gambar 3.10 Class Diagram Tahap Analysis Kelola Arsip Personal Lihatdraftsuratform Pesancontrol Pesandata Userdata session admin Lihatarsip Lihatstatistiksurat Pesancontrol Pesandata Userdata session commit to user 31

3.3.6 Sequence Diagram

a. Login

Gambar 3.11 Sequence Diagram Login : User : Loginform boundary : Logincontrol control : Userdata entity : session control 1 : setUsername 2 : setPassword 3 : setLevel 4 : getUsername 5 : getPassword 6 : getLevel 7 : cekFormat 8 : displayMassage 9 : username:=getUsername 10 : password:=getPassword 11 : level:=getLevel 12 : cekFormat 13 : displayMassage 14 : setLevelusername commit to user 32

b. Edit user