LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Absensi Karyawan pada PT. Yuan Teai Indonesia.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PADA PT. YUAN TEAI INDONESIA

Oleh:

Nama : Rokhmad Fadhlul Wafi

NIM : 08.41010.0112

Program Studi : Strata 1

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5

2.1 Sejarah PT. YUAN TEAI INDONESIA ... 5

2.2 Visi ... 5

2.3 Misi ... 5

2.4 Kebijakan Mutu PT. YUAN TEAI INDONESIA ... 5

2.5 Ruang Lingkup ... 5

2.6 Gambar Produksi Pada PT. YUAN TEAI ... 7

2.7 Struktur Organisasi ... 7

BAB III. LANDASAN TEORI ... 8

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 8

3.1.1 Sistem ... 8

3.1.2 Informasi ... 9

3.1.3 Sistem Informasi ... 9

3.2 Analisi Sistem ... 10

3.3 Desain Sistem ... 20

3.4 Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah... 11

3.4.1 Microsoft Visual Basic. Net 2005 ... 11

3.4.2 System Flow ... 11

3.5 SQL Server 2005 ... 18

3.6 Sistem Informasi Absensi ... 18

BAB IV. DESKRIPSI PEKERJAAN ... 20

4.1 Analisis Sistem ... 20

4.2 Desain Sistem ... 20

4.2.1 Sistem Flow ... 21

4.2.2 Diagram Hippo ... 24

4.2.3 Conteks Diagram ... 25

4.2.4 Data Flow Diagram ... 26

4.2.5 Entity Relationship Diagram ... 27

4.2.6 Desain Tabel ... 28

4.3 Desain Input Output ... 31

4.3.1 Desain Input ... 31

4.3.2 Desain Output ... 37

4.4 Implementasi Sistem ... 39

4.4.1 Spesifikasi Perangkat ... 39

4.4.2 Penjelasan Penggunaan Program ... 39

BAB V. PENUTUP ... 51

5.1 Kesimpulan ... 51

5.2 Saran ... 51

DAFTAR PUSTAKA ... 52

LAMPIRAN ... 53

1.1Latar Belakang Masalah

Teknologi Informasi (TI) kini berkembang pesat, hampir tidak ada aspek kehidupan di dunia ini yang tidak terkait dengan teknologi ini. Hal ini disebabkan karena penerapan TI bersifat fleksibel, dan biasanya bersifat jasa atau pelayanan yang digunakan untuk meningkatkan suatu hasil atau mencapai tujuan dari para penggunanya. Informasi sebagai suatu kebutuhan yang dimasa sekarang ini dianggap vital, ditambah lagi dengan harga peralatan TI (misal, Personal

Computer) yang makin terjangkau membuat TI semakin berkembang.

Kecenderungan meningkatnya pertumbuhan TI dapat juga di lihat dari meningkatnya penggunaan internet dari tahun ke tahun.

Obyek yang menjadi tempat kerja praktek adalah PT. Yuan Teai Indonesia berada pada “Kawasan Industri Persada Blok L-5 Ngoro-Mojokerto”. Perusahaan ini bergerak dibidang produksi meteran air bermerk YT dan memiliki bersertifikat SNI. Dalam produksinya perusahaan ini membutuhkan bahan dasar berupa kuningan untuk pembuatan meteran air. Memiliki karyawan ±160 meliputi: staff, satpam dan karyawan. Jadwal shift yang telah ditetapkan oleh pimpinan terdapat 3 shift yaitu pagi, sore dan malam. Lihat tabel 1.1 pembagian shift kerja.

Tabel 1.1 Pembagian Shift Kerja

Shift Pagi Sore Malam

Staff kantor 07:30 - 15:30 - -

Satpam 06:00 – 14:00 14:00 – 22:00 22:00 – 06:00 Karyawan 07:00 – 15:00 15:00 – 23:00 23:00 – 07:00

Berikut tabel 1.2 prosentasi keaktifan rata-rata karyawan, staff, dan satpam yang datang tepat waktu, telat dll dalam kurun waktu 1 bulan selama kami melakukan kerja praktek diperusahaan.

Tabel 1.2 Rata – rata keaktifan karyawan,staft, dan satpam

Rata-rata(%)

Hadir tepat waktu 97% Sering terlambat 3%

Izin 1%

Sakit 1%

Alpa 2%

Lembur 35%

Cuti 5%

Karena adanya, Keterbatasan sistem untuk dapat mengolah sebuah absensi membuat PT. YUAN TEAI INDONESIA ingin mengembangkan sistem informasinya yang ada agar dapat menampilkan data lengkap absensi pada perusahaannya serta dapat mengolah data yang terdapat pada data absensi tersebut menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna.

Data absensi karyawan yang ada masih tidak dapat diolah secara baik dikarenakan data-data yang dibutuhkan masih terpisah antara data atau dengan yang lain sehingga tidak dapat dapat memperoleh informasi yang benar dan akurat.

Belum sempurnanya laporan dan lainnya membuat PT.YUAN TEAI INDONESIA ingin mengembangkan sistemnya menjadi lebih baik lagi, dengan begitu pada HRD bisa mendapatkan data-data laporan absensi pegawai secara sistematis.

Solusi untuk permasalahan-permasalahan di atas adalah sebagai berikut: Agar dapat mengolah data-data pegawai dengan baik maka dibutuhkan adapnya program yang dapat menampilkan data-data karyawan dimana didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya yaitu data karyawan beserta absensi, jabatan, bagian, jam masuk, jam pulang, istirahat, lembur dan dapat menampilkan shift yang sesuai jam masuk karyawan.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana menampilkan data pegawai dan data detail absensi untuk kemudian diolah menjadi suatu informasi.

2. Bagaimana menampilkan seluruh detail laporan absensi karyawan berdasarkan absensi yang dilakukan di perusahaan.

1.3Batasan Masalah

Pembatasan Masalah dalam Pembuatan Sistem Absensi Karyawan ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem aplikasi di buat dengan berbasis desktop

2. Sistem aplikasi ini hanya menampilkan absensi kemudian menampilkan informasi yang dibutuhkan.

3. Sistem aplikasi ini menampilkan data karyawan, bagian, jabatan, lembur, shift masuk kerja dan laporan.

4. Sistem aplikasi ini tidak membahas cuti dan izin apapun secara detail.

1.4Tujuan

Adapun Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi Absensi Karyawan ini adalah sebagai berikut:

1. Membuat sebuah sistem yang dapat membantu dalam hal menampilkan data lengkap absensi karyawan dimana user mendapatkan informasi data-data absensi karyawan yang dapat dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan. 2. Membuat sistem yang dapat menampilkan data karyawan, bagian, jabatan,

lembur, shift dan laporan.

1.5Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan sistem aplikasi pengolahan absensi karyawan ini adalah agar sistem aplikasi ini dapat membantu dalam pengolahan informasi karyawan.

1.6Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan di dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan yang menjelaskan bagaimana hingga timbul permasalahan tersebut, inti dari permasalahan seperti yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan dari pemasalahan sehingga tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang dicapai.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum dan struktur organisasi pada PT. YUAN TEAI INDONESIA, serta sejarah dari PT. YUAN TEAI INDONESIA.

BAB III : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi konsep dasar dari informasi, basis data dan normalisasinya, beberapa landasan dasar yang dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan perancangan dan membangun sistem. Diantaranya merupakan teori-teori yang didapat dalam disiplin ilmu di bangku kuliah, serta disiplin ilmu yang didapat dari literatur-literatur tambahan.

BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Didalamnya diuraikan tentang desain yang dibuat beserta dengan skema yang ada, serta implementasi dari desain ke program. Didalamnya disajikan model dari form-form yang telah dibuat dan bagaimana cara set program dan penjelasan tentang pemakaian SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PADA PT. YUAN TEAI INDONESIA.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dari hasil implementasi kerja praktek di PT. YUAN TEAI INDONESIA.

2.1Sejarah PT. YUAN TEAI INDONESIA

PT. Yuan Teai Indonesia adalah perusahaan penanaman modal asing (PMA) Taiwan yang bergerak di bidang industri alat ukur meter air dan perlengkapannya.

Pada awalnya didirikan di Taiwan pada tahun 1967, kemudian pada tahun 1996 mendirikan anak cabang di Indonesia dengan nama PT. Yuan Teai Indonesia.Disamping itu juga telah mendirikan anak cabang di tempat lain yaitu : Dong Guan, Qin Xi dan Hui Zhou.

2.2Visi

Menjadi produsen alat pengukur dan pengatur yang terkemuka di wilayah Asia.

2.3Misi

Menjadi perusahaan yang mandiri dan bisa mengembangkan pangsa pasar diwilayah indonesia

2.4Kebijakan Mutu PT. YUAN TEAI INDONESIA

Sebagai perusahaan yang menerapkan Quality Management System berdasarkan ISO 9001:2008, PT. Yuan Teai Indonesia berkomitmen untuk memberikan kepuasan pada konsumen dan terus berupaya melakukan perbaikan-perbaikan hingga mencapai kesempurnaan.

Hal tersebut bertumpu pada peningkatan mutu produk yang dihasilkan dan pengiriman barang yang tepat waktu.

2.5Ruang Lingkup

Kegiatan produksi yang ada di PT. YUAN TEAI INDONESIA meliputi : Casting, Plastic Injection Moulding, Machining, Assembly dan Uji Akurasi.

Produk yang dihasilkan meliputi : Meter Air, Main Casing, Register Box Ring, Inner Part Meter Air, dan Accessories Meter Air. Untuk produk Meter Air dibagi berdasarkan :

a.Connection 1. Thread

Connection inlet dan outlet menggunakan ulir/drat, ukuran jenis meter ini adalah ½”, ¾”, 1”, 1 ½”, dan 2”.

2. Flange

Connection inlet dan outlet menggunakan flange/plendes, ukuran jenis meter air ini adalah 2”, 3”, 4”, 6”, 8”, 10”, 12”.

b.System Transmisi 1. Dry/kering

Sistem trasmisi ini menggunakan magnet untuk mencapai gear box atau transmisi tidak langsung, sehingga air yang masuk ke dalam body meter air tidak sampai ke bagian atas inner part/gear assembly.

2. Wet/basah

Sistem transmisi ini menggunakan terusan poros hingga ke gear box atau transmisi langsung, sehingga air yang masuk ke dalam body meter air juga masuk ke dalam gear box dan inner part bagian teratas.

Untuk produk Accessories meliputi : coupling, yurin, valve, tee, kran, stop kran, stopvalve, ball valve, globe valve, check valve, dll. Ukuran produk tersebut adalah ½”, ¾”, 1”, 1 ½”, 2”.

2.6Gambar Produksi Pada PT. YUAN TEAI

2.7Struktur Organisasi Direktur Utama Wakil direktur utama Dir. Administrasi HR development Keuangan Dir. Produksi M R D C Pembelian Export-import Marketing

Mgr. Produksi II Mgr. Produksi III

Mgr. Produksi I

Kabag. Machining

Kabag. P.Injection

Kabag Assembly

Kabag casting Kabag RnD

Kabag QC Kabag Teknik Kabag PPIC Kabag Gudang Tes Bocor Matras Finising Mesin Kern Cor Listrik Cor Manual Cetak Slep Barel

Landasan teori digunakan untuk menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang meliputi landasan teori mengenai hal-hal dari permasalahan yang ada dan landasan teori yang membahas tentang ilmu yang terkait dalam permasalahan tersebut.

3.1Konsep Dasar Sistem Informasi

Konsep dasar dari Sistem Informasi terbagi atas tiga pengertian. Yang pertama adalah sistem, informasi dan sistem informasi itu sendiri.

3.1.1 Sistem

Konsep dasar tentang sistem lebih menekankan pada pemeriksaan terhadap seluruh bagian sistem, dan seringkali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem memiliki beberapa komponen, diantaranya pekerjaan, aktivitas, misi atau unsur-unsur sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan, untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat sehingga manajemen suatu sistem mengarahkan aktivitas-aktivitas pada perencanaan dan pengendalian yaitu berupa feedback (umpan balik).

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jerry Fitzgerald : Hal 5: 1960).

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” (Jogiyanto H: Hal 2: 1999).

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, Karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau

sistem-sistem bagian. Komponen-komponen dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Melainkan saling berinteraksi atau saling berhubungan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari sistem tersebut tercapai. Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan, pengolah dan keluaran.

3.1.2 Informasi

Data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya digunakan oleh satu orang pihak dalam suatu organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

Informasi dalam sebuah organisasi sangat penting peranannya. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi lemah dan akhirnya berakhir. Informasi itu sendiri dapat didefenisikan sebagai berikut :

“Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.

3.1.3 Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga dengan processing system atau information generating system. Dari uraian diatas maka sistem informasi dapat diartikan sebagai berikut :

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasin untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan organisasi.

Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu, yang terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yaitu, manusia, data, hardware, dan software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

3.2Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

3.3Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (1990:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

3.4Teori Yang Terkait Dengan Penyelesaian Masalah 3.4.1 Microsoft Visual Basic. Net 2005

Visual Basic. Net 2005 merupakan bahasa yang benar – benar berorientasi objek dengan mendukung empat pilar utama dari Object Oriented Programming yaitu Abstraction, Inheritance, Polymorphism dan Encapsulation.

Dengan tersedianya berbagai komponen atau objek yang memiliki wadah inputan dalam suatu form membuat aplikasi lebih baik dan user friendly, sehingga aplikasi dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin guna menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Selain itu, bahasa program ini memiliki kompatibilitas dengan berbagai macam aplikasi pendukung lainnya, baik itu yang mengarah kepada program yang berbasis network, website dan aplikasi lainnya.(Yuswanto,2008)

3.4.2 System Flow

Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.

Tabel 3.1 Simbol – simbol System Flow

NO SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI

1.

Document Untuk menunjukkan

dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.

2.

Process Computer Menunjukkan kegiatan

dari operasi program komputer.

3.

Database Untuk menyimpan

data.

4.

On Page Connector Menunjukkan

hubungan di halaman yang sama.

5.

Off Page Connector

Menunjukkan

hubungan di halaman lain.

6. Terminator Menandakan awal

/akhir dari suatu sistem.

7.

Decision Menggambarkan

logika keputusan dengan nilai true atau

false.

8.

Manual input Untuk menunjukkan

pekerjaan yang di- lakukan secara manual.

9.

Arsip Untuk menunjukkan

file non komputer yang diarsip urut angka .

10.

Catatan Menunjukan data

catatan

3.4.3 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut

disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu

process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:

0

Prcs_1

Gambar 3.1 Simbol Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan

terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian

dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau

decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada

level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

a. External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:

Entt_2

Gambar 3.2 Simbol External Entity

b. Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat

berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelamar, tabel pendidikan, tabel lulus seleksi, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai berikut:

1 Stor_3

c. Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan

process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan

data flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow

mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:

Flow_6

Gambar 3.4 SimbolData Flow

3.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

Proses reverse engineering terhadap suatu basis data menjadi suatu kebutuhan bagi perancang basis data untuk mengetahui struktur dari sebuah basis data. Struktur tersebut biasanya dimodelkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD).

ERD dibagi menjadi 2 macam yaitu: Conceptual Data Model (CDM), dan Physical Data Model (PDM). Simbol-simbol yang sering digunakan adalah:

1. Entity

Entity merupakan sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep, atau aktivitas. Entity dinyatakan dalam simbol persegi panjang. Simbol entity pada Gambar 3.5.

Gambar 3.5 Entity. 2. Atribut

Atribut merupakan penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan entity

satu dengan yang lain. Sebuah atribut juga merupakan sifat-sifat dari sebuah

entity. Atribut dinyatakan dalam simbol ellips. Simbol atribut pada Gambar 3.6.

3. Relationship

Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity yang lain dan merupakan bagian yang sangat penting di dalam mendesain database. Ada tiga tipe relationship yang dikenal yaitu :

a. One-to-One Relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan secara bersama sebuah kolom

primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data.

b. One-to-Many Relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.

c. Many-to-Many Relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain.

d. Many-to-One Relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan satu record pada tabel lain.

Menurut Sutanta (2004), relasi antar entitas dapat digambarkan melalui salah satu dari pilihan di bawah ini:

1. Pilihan 1

Jenis relasi Simbol yang digunakan

1-ke-1 :

1-ke-n :

n-ke-1 :

n-ke-n :

2. Pilihan 2

Jenis relasi Simbol yang digunakan

1-ke-1 :

1 1

1-ke-n :

1 n

n-ke-1 :

n 1

n-ke-n :

n n

Gambar 3.8 Simbol relasi antar entitas (pilihan 2)

ERD dapat digambarkan menggunakan salah satu dari pilihan di atas, namun penggunaannya harus konsisten. Jika menggunakan simbol pilihan 1, maka untuk seluruh bagian ERD harus menggunakan simbol kelompok pilihan 1.

3. Kunci relasi

Kunci relasi atau key adalah suatu properti yang menentukan apakah suatu kolom pada table sangat penting atau tidak. Berdasarkan macamnya, kunci relasi terdiri dari:

a. Kunci kandidat

Yaitu satu atau atau gabungan minimal atribut yang bersifat unik yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi setiap record dalam relasi.

b. Kunci primer

Yaitu bagian atau salah satu dari kunci kandidat yang digunakan sebagai kunci utama untuk membedakan setiap record dalam relasi. Kunci primer biasa disebut sebagai primary key.

c. Kunci alternatif

Yaitu bagian dari kunci kandidat yang tidak digunakan sebagai kunci utama. d. Kunci penghubung

Kunci penghubung atau foreign key yaitu satu atau gabungan sembarang atribut yang menjadi kunci utama dalam relasi lain yang mempunyai hubungan secara logik. Kunci penghubung dan kunci utama harus memiliki tipe dan ukuran

data yang sama.

3.5SQL Server 2005

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.

Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan clustering. Pada versi sebelumnya, MS SQL Server 2000 terserang oleh cacing komputer SQL Slammer yang mengakibatkan kelambatan aksesInternet pada tanggal 25 Januari 2003.

3.6Sistem Informasi Absensi

Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan.

Beberapa jenis absensi tersebut , yang membedakan jenis-jenis absensi tersebut adalah cara penggunaannya, dan tingkat daya guna. Secara umum jenis-jenis absensi dapat dikelompokan menjadi dua, yaitu:

a. Absensi manual adalah cara pengentrian kehadiran dengan cara menggunakan tulisan, biasanya berupa tanda tangan dll.

b. Absensi non manual adalah suatu cara pengentrian kehadiran dengan menggunakan system terkomputerisasi, bisa menggunakan kartu dengan barcode, finger print atupun dengan mengentrikan nik dll.

Kelebihan dalam memanfaatkan teknologi informasi pada absensi ini adalah:

• Absensi dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat • Informasi hasil pencarian yang disajakan lebih akurat • Mempermudah dalam pembuatan laporan dan rekapitulasi • Terdapat fasilitas informasi

Dengan demikian sistem yang terkomputerisasi akan mempermudah kerja bagian HRD, serta meningkatkan kedisiplinan pada karyawan.

4.1Analisis Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.

Aplikasi Absensi merupakan aplikasi yang menangani pengolahan absensi agar dapat menampilkan data dengan baik. Agar dapat mengolah data-data karyawan dengan baik maka dibutuhkan adapnya program yang dapat menampilkan data-data pegawai dimana didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya yaitu data pegawai beserta absensi, jabatan, bagian,shift, dan lembur.

Dalam kerja praktek ini penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut. Permasalahan pada PT. Yuan Teai Indonesia yaitu mengenai masalah pembuatan detail laporan masuk, istirahat, pulang dan lembur. Untuk mengatasi masalah yang ada di atas maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Analisa Sistem. 2. Desain Sistem. 3. Implementasi Sistem.

Pada langkah-langkah tersebut di atas ditujukan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada PT. Yuan Teai Indonesia, untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini.

4.2Desain Sistem

Setelah melakukan analisis sistem maka selanjutnya dilakukan desain sistem. Dalam desain sistem ini, penulis mulai membentuk suatu sistem baru yang telah

terkomputerisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah sebagai berikut:

1. System Flow

2. Diagram Hippo

3. Context Diagram

4. Data Flow Diagram (DFD)

5. Entity Relationship Diagram 6. Desain Tabel

Keenam langkah tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

4.2.1 System Flow

System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.

Gambar 4.1 sampai gambar 4.4 menjelaskan tentang penyelesaian permasalahan.

system flow PT. Yuan Teai Indonesia yang dirancang adalah sistem flow

terkomputerisasi dari proses absensi harian, absensi lembur, dan proses pembuatan laporan.

a. System Flow Menyimpan Data Karyawan

Proses menyimpan data karyawan adalah proses untuk menyimpan data-data pegawai yang diperlukan kedalam database yang akan diperlukan dalam sistem informasi absensi karyawan.

Proses Menyimpan Data Pegawai

Pimpinan HRD

Karyawan

Start

Data Pegawai

Keyboard

Menyimpan Data pegawai

Karyawan

Selesai

Gambar 4.1 Sistem Flow Absensi Karyawan

b. System flow Absensi Harian

Dimulai dari karyawan yang melakukan absen dengan cara menginputkan Nik mereka pada keyboard, lalu sistem akan melakukan pencocokan antara Nik yang telah diinputkan dengan database pegawai yang disertakan dalam aplikasi. Apabila Nik yang diinputkan sesuai maka akan disimpan dalam database absensi harian dan data pegawai yakni berupa nama, jam masuk, jam pulang, shift kerja akan ditampilkan dalam layar. Apabila tidak sesuai maka proses absensi gagal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.2

Proses Absensi Harian

Pimpinan HRD

Karyawan

Start

Nik

Input KEyboard

karyawan

Pencocokan NIK

NIK Cocok

Pencacatan Waktu

Absensi Harian

Selesai Ya Tidak

Gambar 4.2 Sistem Flow Absensi Karyawan

c. System flow Absensi Lembur

Hampir sma dengan proses pada proses absensi harian yakni dari pegawai yang melakukan absen dengan cara menginputkan Nikyang telah diinputkan dengan database karyawan yang disertakan dalam aplikasi. Apabila Nik yang diinputkan sesuai maka akan disimpan dalam databse absensi lembur dan data pegawai yakni berupa nama, jam masuk, jam pulang akan ditampilkan dalam layar monitor. Apabila Nik tidak sesuai maka proses gagal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.3

Proses Absensi Lembur

Pimpinan HRD

Karyawan

Mulai

NIK

Pegawai

keyboard

Pencocokan NIK

NIK Cocok?

Pencacatan Waktu

Absensi Lembur

Selesai

Gambar 4.3 Sistem Flow Absensi Karyawan

d. System Flow Membuat Laporan

Proses membuat laporan ini diawali dari HRD yang akan memasukkan tanggal laporan yang akan dicetak sehingga sistem akan melakukan filtering berdasarkan inputandari petugas absen tersebut. Laporan yang akan dihasilkan ada dua macam yaitu laporan absensi dan laporan harian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.4

Membuat Laporan

Pimpinan HRD

Karyawan

Mulai

Tanggal Laporan Yang Dicetak

Keyboard

Mencetak Laporan

Absensi_Ha rian

Absensi Lembur

Karyawan

Laporan Absen Harian Laporan Absen

Lembur

Gambar 4.4 Sistem Flow Absensi Karyawan

4.2.2 Diagram Hippo

Gambar 4.5 adalah Hierarchy Input Output dari sistem informasi Absensi. Fungsi dari hierarchy Input Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan gambar 4.5

Sistem Informasi Absensi Subsistem Menyimpan data Karyawan Subsistem Proses Absensi Subsistem Membuat Laporan Subsistem Merubah status absen Subsistem Proses Absensi harian Subsistem Proses Absensi lembur

Gambar 4.5 Hierarchy Input Output (HIPO)

4.2.3 Conteks Diagram

Gambar 4.6 adalah conteks diagram dari sistem informasi absensi karyawan pada PT. Yuan Teai Indonesia. Context diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada sistem informasi Absensi karyawan. Pada context diagram tersebut, juga terlihat bahwa sistem informasi Absensi karyawan mempunyai 3 entity, yaitu Karyawan, HRD dan pimpinan

rekap absen lembur rekap absen harian melakukan absensi lembur

absensi lembur

Surat Ijin Data Karyawan

Laporan absensi lembur data absensi harian

laporan absensi harian melakukan absensi harian

0 rancang bangun SI pengolahan data absensi

karyawan

+

karyawan HRD

pimpinan

4.2.4 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan juga DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. DFD Level 0

Gambar 4.7 adalah gambar DFD level 0 dari sistem informasi Absensi Pegawai PT. Yuan Teai Indonesia. Pada DFD level 0 ini menjelaskan proses yang terjadi dalam sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia secara lebih detail dibandingkan dengan contex diagram. Pada proses ini juga terdapat tabel Data Pegawai dan Absensi Pegawai.

[rekap absen lembur] [rekap absen harian]

data absen lembur data absen harian

[data absensi harian] [absensi lembur]

simpan absensi lembur [melakukan absensi lembur]

[Laporan absensi lembur] [laporan absensi harian]

simpan ubah status absen [Surat Ijin]

simpan absen harian lihat data karyawan

[melakukan absensi harian]

simpan karyawan [Data Karyawan] HRD pimpinan 1 Menyimpan data karyawan 2 Proses Absensi +

karyawan 3 Master_kary

4 absen harian

3 Mengubah status hadir 4 Membuat Laporan +

5 absensi lembur

Gambar 4.7 DFD Level 0

B. DFD Level 1 SubProses Absensi

Gambar 4.8 adalah DFD level 1 subproses sistem penilaian pegawai. DFD level 0 ini adalah pengembangan dari proses penilaian yang ada pada level 0. Pada proses ini juga terdapat tabel Data Pegawai, absensi Pegawai, dan penilaian pegawai.

data absensi harian

absensi lembur

simpan absensi lembur lihat data karyawan melakukan absensi lembur

simpan absen harian lihat data karyawan

melakukan absensi harian karyawan

3 Master_kary

4 absen harian

HRD

5 absensi lembur 1 Proses absensi harian 2 proses absensi lembur

Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Absensi

C. DFD Level 1 SubProses Laporan

[laporan absensi harian]

[Laporan absensi lembur] cetak laporan

[data absen lembur]

[data absen harian] [rekap absen harian]

[rekap absen lembur]

pimpinan 4 absen harian 5 absensi lembur HRD 4.1 laporan bulanan 4.2 Membuat laporan bulanan

Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Laporan

4.2.5 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan basis data-basis data yang ada pada Aplikasi. ERD terbagi menjadi 2 bagian yaitu:

A. Conceptual Data Model

Berikut ini adalah Conceptual Data Model yang telah dirancang dari sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia.

Mengisi Melakukan Mempunyai Mempunyai Karyawan Nik Nama passwor d Alamat Jenis_kelamin Kewarg aneg araan HP tgl_lahir Status tgl_masuk Pendidikan_akhir Bag ian id_bag ian Nama_bag ian Jabatan Id_jabatan nama_jabatan Abseni_harian Tang g al Jam_masuk jam_pulang Status telat ket Absensi_lembur Tang g al Jam_masuk jam_pulang Status

Gambar 4.10 Conceptual Data Model

B. Physical Data Model

Berikut ini adalah Physicall Data Model yang telah dirancang dari sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia.

NI K = NI K NI K = NI K

I D_JABATAN = ID_JABATAN I D_BAGI AN = I D_BAG IAN

KARYAWAN NIK varc har(10) ID_BAGIAN varc har(5) ID_JABATAN varc har(5) NAMA varc har(50) PASSWORD varc har(20) ALAMAT varc har(80) JENIS_KELAMIN varc har(30) KEWARGANEGARAAN varc har(30) HP varc har(15) TGL_LAHIR varc har(20) STATUS varc har(30) TGL_M ASUK varc har(20) PENDIDIKAN_AKHIR varc har(30) BAGIAN

ID_BAGIAN varc har(5) NAMA_BAGIAN varc har(30)

JABATAN ID_JABATAN varc har(5) NAMA_JABATAN varc har(30)

ABSENI_HARIAN NIK varc har(10) TANGGAL varc har(20) JAM_MASUK varc har(20) JAM_PULANG varc har(20) STATUS varc har(30) TELAT varc har(20) KET varc har(20)

ABSENSI_LEM BUR NIK varc har(10) TANGGAL varc har(20) JAM_MASUK varc har(20) JAM_PULANG varc har(20) STATUS varc har(30) Gambar 4.11 Physicall Data Model

4.2.6 Desain Tabel

Struktur tabel merupakan penjabaran dan penjelasan dari suatu database. Dalam struktur tabel dijelaskan fungsi dari masing tabel sampai masing-masing field yang ada dalam tabel. Selain itu juga terdapat tipe dari

masing-masing field beserta konstrainnya. Adapun struktur tabel adalah sebagai berikut: Berikut ini Struktur Table dari sistem sistem informasi Absensi Karyawan PT. Yuan Teai Indonesia.

A. Tabel Karyawan

Nama Tabel : Karyawan Primary Key : kode_Karyawan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Master Karyawan Tabel 4.1 Sturktur Tabel Karyawan

NO Field Name Type Data Length Constraint

Foreign Key

Tabel Kolom

1 NIK Variable Characters 10 Primary key

2 Nama Variable Characters 50

3 Password Variable Characters 20

4 Alamat Variable Characters 80

5 Jenis_kelamin Variable Characters 30 6 Kewarganegaraan Variable Characters 30

7 HP Variable Characters 15

8 Tgl_lahir Variable Characters 20

9 Status Variable Characters 30

10 Bagian Variable Characters 30

11 Jabatan Variable Characters 40

12 Tgl_masuk Variable Characters 20

13 Pendidikan akhir Variable Characters 30

B. Tabel Bagian

Nama Tabel : Bagian Primary Key : kode_Bagian Foreign Key : -

Tabel 4.2 Struktur Tabel Bagian

NO Field Name Type Data Length Constraint

Foreign Key

Tabel Kolom

1 ID_bagian Variable Characters 5 Primary key

2 Nama_Bagian Variable Characters 30

C. Tabel Jabatan

Nama Tabel : Jabatan Primary Key : kode_Jabatan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Master Jabatan Tabel 4.3 Struktur Tabel Jabatan

NO Field Name Type Data Length Constraint

Foreign Key

Tabel Kolom

1 ID_Jabatan Variable Characters 5 Primary key

2 Nama_Jabatan Variable Characters 30

D. Absensi harian

Nama Tabel : Absen_harian Primary Key : Kode_Karyawan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Master Absen Harian Tabel 4.4 Struktur Absensi Harian

NO Field Name Type Data Length Constraint

Foreign Key

Tabel Kolom

1 No Variable Characters 10 Primary key

2 NIK Variable Characters 5 Foreign key Karyawan NIK

3 Nama Variable Characters 50

4 Bagian Variable Characters 30

5 Jabatan Variable Characters 30

6 Shift Variable Characters 5

7 Jam masuk Variable Characters 10

9 Tanggal Variable Characters 30

10 Status Variable Characters 10

11 Telat Int

12 Keterangan Variable Characters 50

E. Absensi Lembur

Nama Tabel : Absen_Lembur Primary Key : kode_Karyawan Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Master Absen Lembur Tabel 4.5 Struktur Absensi Lembur

NO Field Name Type Data Length Constraint

Foreign Key

Tabel Kolom

1 No Variable Characters 10 Primary key

2 NIK Variable Characters 5 Foreign key Karyawan NIK

3 Nama Variable Characters 50

4 Bagian Variable Characters 30

5 Jabatan Variable Characters 30

7 Jam masuk Variable Characters 10

8 Jam pulang Variable Characters 10

9 Tanggal Variable Characters 30

4.3Desain Input Output

Pada desain I/O ini akan digambarkan interface situs yang akan dibangun. Pada desain input/output ini, terdapat beberapa desain input dan output, yaitu:

4.3.1 Desain Input

Gambar 4.12 Form Absensi Harian

2. Desain Input Form Lembur

Gambar 4.13 Form Absensi Lembur PT. YUAN TEAI INDONESIA

3. Desain Input Form Loggin

Gambar 4.14 Form Loggin

4. Desain Input Form Menu Utama

5. Desain Input Form Master Karyawan

Gambar 4.16 Form Master Karyawan

6. Desain Input Form Master Bagian

7. Desain Input Form Master Jabatan

Gambar 4.18 Form Master Jabatan

8. Desain Input Form Ubah Status Absen

9. Desain Input Ubah Password

Gambar 4.20 Form Ubah Password

10. Desain Form Cari Pegawai Berdasarkan Nama

11. Desain Form Daftar Kehadiran

Gambar 4.22 Form Daftar Kehadiran

4.3.2 Desain Output

1. Desain Form Output Laporan Harian

2. Desain Form Output Laporan Absensi Lembur.

Gambar 4.24 Laporan Absensi Lembur

3. Desain Form Output Laporan Data Karyawan

Bagian

Karyawan,staff

Nik Nama alamat Jenis kelamin kewarganegaraan Hp Tgl. Lahir Tgl. Masuk Laporan data Karyawan

Gambar 4.25 Laporan Data Karyawan

4. Desain Form Output Laporan Detail Absensi Karyawan

4.4Implementasi Sistem

Implentasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi informasi absensi karyawan. Penjelasan hardware software pendukung dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang feature apa saja yang ada pada aplikasi ini juka akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi sistem informasi absensi pegawai.

4.4.1 Spesifikasi Perangkat

Berikut adalah perangkat-perangkat minimal yang diperlukan untuk dapat menjalankan aplikasi ini:

a. Software

• Sistem Operasi Microsoft Windows Xp/Windows 7 32 Bit • Microsoft Visual Basic .NET

• Microsoft SQL Server 2005 b. Hardware

• Processor Intel Pentium IV (minimal). • Memory DDR1 RAM 1 GB (minimal). • Hardisk 80 GB (minimal).

• Monitor VGA.

• Keyboard dan Mouse. • Plinter

4.4.2 Penjelasan Penggunaan Program

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada aplikasi sistem informasi absensi karyawa pada PT Yuan Teai Indonesia. 1. Form Utama (Form Absensi Harian)

Pada gambar 4.27 adalah tampilan awal saat aplikasi dijalankan. Form utama ini sekaligus sebagai form absensi harian karyawan. Form ini memuat informasi karyawan yang telah melakukan absensi masuk ataupun pulang. Pegawai dapat melakukan absen dengan cara menginputkan Nik dan password masing-masing karyawan. Sedangkan tombol absen lembur berfungsi untuk

karyawan yang akan melakukan absen lembur, sedangkan tombol admin adalah menu bagi staff absen untuk membuka menu admin.

Gambar 4.27 Form Absensi Harian

2. Form Lembur

Form ini berfungsi untuk karyawan yang akan melakukan absen lembur. Cara sama seperti absensi harian yang membedakan hanya tombol close yang berguna untuk menutup form absen lembur apabila telah melakukan absen.

Gambar 4.28 Form Absensi Lembur

3. Form Loggin

4. Form Menu Utama

Gambar 4.30 Form Menu Utama

5. Form Master Karyawan

Form master karyawan digunakan untuk menginputkan data seluruh karyawan pegawai PT Yuan Teai Indonesia. Master karyawan adalah sebagai data yang penting untuk menjalankan aplikasi ini, apabila terdapat pegawai baru maka harus terdaftar pada sistem supaya dapat menjalankan aplikasi ini sesuai dengan hak akses yang diberikan. Untuk pegawai yang sudah terdaftar dapat langsung absen pada hari kerja. Fungsi button simpan adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database, sedangkan hapus adalah untuk menghapus karywan yang tidak lagi kerja pada perusahaan. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.31 Tampilan maintenance master karyawan. Serta dalam form ini juga dilengkapi dengan foto data karyawan yang ada.

Gambar 4.31 Form Master Karyawan

6. Form Master Bagian

Form master bagian digunakan untuk menginputkan nama-nama bagian yang terdapat pada instansi tersebut. Seperti yang terdapat pada Gambar 4.32 tampilan maintenance master Bagian. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database

Gambar 4.32 Form Master Bagian

7. Form Master Jabatan

Form master jabatan digunakan untuk menginputkan nama-nama jabatan yang terdapat pada instansi tersebut. Mulai dari jabatan yang paling bawah sampai atas. Seperti yang terdapat pada Gambar 4.33 tampilan maintenance master jabatan. Fungsi button save adalah untuk menyimpan data baru kedalam database, sedangkan button update adalah untuk memperbaharui atau merubah data yang sudah ada dalam database.

Gambar 4.33 Form Master Jabatan

8. Form Ubah Status Absen

Form ubah status absen digunakan untuk merubah status absen pegawai apabila ada pegawai yang tidak bisa masuk kerja karena suatu hal dengan surat ijin yang benar-benar tanpa ada rekayasa. Seperti pada gambar

Gambar 4.34 Form Ubah Status Absen

9. Form Ubah Password

Form ubah password digunakan untuk pegawai apabila ingin merubah password yang digunakan untuk proses absensi. Pegawai yang akan ingin melakukan perubahan password ini tidak bisa melakukan perubahan sendiri melainkan melalui staff yang ada pada dalam kantor dimana pada aplikasi ini dia memiliki kewenangan sebagai admin.

Gambar 4.35 Form Ubah Password

10. Desain Form Cari Pegawai Berdasarkan Nama

Form cari pegawai ini digunakan untuk mencari data-data seluruh pegawai yang ada pada perusahaan, masukkan nama karyawan pada kolom nama karyawan maka sistem akan segera menampilkan nama yang sedang dicari.

Gambar 4.36 Form Cari Pegawai

11. Desain Form Daftar Kehadiran

Form daftar kehadiran ini digunakan untuk mengetahui status kehadiran karyawan apakan masuk, pulang atau ijin. Centang terlebih dahulu cek box yang tersedia untuk dapat segera mengetahui secara

tanggal maupun dengan Nik selanjutnya masukkan tanggal atau Nik, maka sistem akan menampilkan beberapa sesuai cek box yang dipilih.

Gambar 4.37 Form Daftar Absen

12. Desain Form Output Laporan Harian

Gambar 4.38 Form Laporan Harian

13. Desain Form Output Laporan Absensi Lembur.

Form ini berfungsi untuk menghasilkan laporan absensi lembur berupa

crystal report yang dapat difilter berdasarkan tanggal dengan menginputkan pada

datetimepicker yang telah disediakan.

14. Desain Form Output Laporan Data Karyawan.

Form ini berfungsi menampilkan laporan data seluruh karyawan yang berkerja pada PT. Yuan Teai Indonesia berupa crystal report yang dapat difilter berdasarkan bagian.

Gambar 4.40 Form Laporan Data Karyawan

15. Desain Form Output Laporan Detail Absensi Harian. Gambar 4.41 Form Laporan Detail Absensi Harian

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya Kerja Praktek ini, maka kami mendapatkan kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi absensi ini dapat menampilkan data pegawai beserta foto masing-masing karyawan, data jabatan serta data bagian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Dengan adanya sistem ini, maka laporan pada perusahaan dapat di tampilkan dengan baik agar perusahaan dapat mengetahui kedisiplinan semua karyawan saat bekerja.

5.2 Saran

Pembangunan software yang modular akan lebih memudahkan dalam pengembangan dan perawatan software ke depannya, maka saran penulis untuk developer dan user dari PT. Yuan Teai indonesia yang selanjutnya dapat dikembangkan menjadi lebih baik seluruh detail transaksi absen dan interaktif bagi penggunanya. Dimana Software ini memiliki potensi yang bagus dalam perkembangannya. Salah satunya adalah keinginan agar aplikasi ini dapat mengkalkulasi secara detail ijin, cuti, sakit, alpha, absen dll.

DAFTAR PUSTAKA

FitzGerald Jerry, Andra F FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., 1981,

Fundamentals of systems analysis(edisi kedua).New York: john Willy & Sons.

Hartono. Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan PraktekAplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offest.

Http://digilib.stikom.edu/detil.php?id=1781&q=Boby%20Vani%20Santoso: Diakses tanggal 01 september 2011 pukul 10:20.

Http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20238/4/Chapter%20II.pdf: Diakses tanggal 03 September 2011 pukul 20:15.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I. Jakarta : PT. Penhallindo.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid II. Jakarta : PT. Penhallindo.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta : Andi Offest.

Suyanto M. 2003. Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta : Andi Offest.

Yuswanto. 2006. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET. Jakarta : Prestasi Pustakarya.

Gambar 4.34 Form Ubah Status Absen 9. Form Ubah Password

Form ubah password digunakan untuk pegawai apabila ingin merubah password yang digunakan untuk proses absensi. Pegawai yang akan ingin melakukan perubahan password ini tidak bisa melakukan perubahan sendiri melainkan melalui staff yang ada pada dalam kantor dimana pada aplikasi ini dia memiliki kewenangan sebagai admin.

50

Gambar 4.35 Form Ubah Password 10. Desain Form Cari Pegawai Berdasarkan Nama

Form cari pegawai ini digunakan untuk mencari data-data seluruh pegawai yang ada pada perusahaan, masukkan nama karyawan pada kolom nama karyawan maka sistem akan segera menampilkan nama yang sedang dicari.

Gambar 4.36 Form Cari Pegawai 11. Desain Form Daftar Kehadiran

Form daftar kehadiran ini digunakan untuk mengetahui status kehadiran karyawan apakan masuk, pulang atau ijin. Centang terlebih dahulu cek box yang tersedia untuk dapat segera mengetahui secara

tanggal maupun dengan Nik selanjutnya masukkan tanggal atau Nik, maka sistem akan menampilkan beberapa sesuai cek box yang dipilih.

Gambar 4.37 Form Daftar Absen 12. Desain Form Output Laporan Harian

Gambar 4.38 Form Laporan Harian 13. Desain Form Output Laporan Absensi Lembur.

Form ini berfungsi untuk menghasilkan laporan absensi lembur berupa crystal report yang dapat difilter berdasarkan tanggal dengan menginputkan pada datetimepicker yang telah disediakan.

52

14. Desain Form Output Laporan Data Karyawan.

Form ini berfungsi menampilkan laporan data seluruh karyawan yang berkerja pada PT. Yuan Teai Indonesia berupa crystal report yang dapat difilter berdasarkan bagian.

Gambar 4.40 Form Laporan Data Karyawan 15. Desain Form Output Laporan Detail Absensi Harian.

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya Kerja Praktek ini, maka kami mendapatkan kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi absensi ini dapat menampilkan data pegawai beserta foto masing-masing karyawan, data jabatan serta data bagian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Dengan adanya sistem ini, maka laporan pada perusahaan dapat di tampilkan dengan baik agar perusahaan dapat mengetahui kedisiplinan semua karyawan saat bekerja.

5.2 Saran

Pembangunan software yang modular akan lebih memudahkan dalam pengembangan dan perawatan software ke depannya, maka saran penulis untuk developer dan user dari PT. Yuan Teai indonesia yang selanjutnya dapat dikembangkan menjadi lebih baik seluruh detail transaksi absen dan interaktif bagi penggunanya. Dimana Software ini memiliki potensi yang bagus dalam perkembangannya. Salah satunya adalah keinginan agar aplikasi ini dapat mengkalkulasi secara detail ijin, cuti, sakit, alpha, absen dll.

1

DAFTAR PUSTAKA

FitzGerald Jerry, Andra F FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., 1981, Fundamentals of systems analysis(edisi kedua).New York: john Willy & Sons.

Hartono. Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offest.

Http://digilib.stikom.edu/detil.php?id=1781&q=Boby%20Vani%20Santoso: Diakses tanggal 01 september 2011 pukul 10:20.

Http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20238/4/Chapter%20II.pdf: Diakses tanggal 03 September 2011 pukul 20:15.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I. Jakarta : PT. Penhallindo.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid II. Jakarta : PT. Penhallindo.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta : Andi Offest. Suyanto M. 2003. Multimedia Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing.

Yogyakarta : Andi Offest.

Yuswanto. 2006. Pemrograman Dasar Visual Basic.NET. Jakarta : Prestasi Pustakarya.