Analisis aplikasi mutasi data keluarga (MDK)) berbasis web di Badann Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKkBN) Provinsi Jawa Barat : laporan kerja praktek

RIWAYAT HIDUP

BIODATA

DATA PRIBADI ANGGOTA I

Nama : Fanji Kresna Yudha

Tempat, Tanggal Lahir : Majalengka, 18 Desember 1989 Jenis Kelamin : Pria

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Alamat : Lapangsari Desa Liangjulang Kec. Kadipaten Kab. Majalengka 45452

No. Telp/HP : 08562218017

PENDIDIKAN FORMAL

1995 – 2001 : SD Negeri Liangjulang 1 2001 – 2004 : SMP Negeri 3 Majalengka 2004 – 2007 : SMA Negeri 2 Majalengka 2008 – sekarang : Universitas Komputer Indonesia

DATA PRIBADI ANGGOTA 2

Nama : Genta Pratama Putra

Tempat, Tanggal Lahir : Bandung, 17 September 1989 Jenis Kelamin : Pria

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Alamat : Jl. BKR No. 15, Bandung No. Telp/HP : 085722232402

PENDIDIKAN FORMAL

1995 – 2001 : SD Negeri Nilem1 2001 – 2004 : SMP Negeri 13 Bandung 2004 – 2007 : SMA Negeri 8 Bandung

ANALISIS APLIKASI MUTASI DATA KELUARGA (MDK)

BERBASIS WEB DI BADAN KEPENDUDUKAN DAN

KELUARGA BERENCANA NASIONAL (BKKBN) PROVINSI

JAWA BARAT

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Kerja Praktek Program strata satu Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Oleh :

Genta Pratama Putra NIM. 10508804 Fanji Kresna Yudha NIM. 10508829

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT karena hanya berkat rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan dengan judul

“Analisis Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) berbasis web di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat”. Laporan praktek kerja lapangan ini penulis sajikan untuk memenuhi salah satu matakuliah pada Program S1 Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

Dengan ketulusan dan kerendahan hati, perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membimbing dan membantu penulis, terutama kepada:

1. Allah SWT, yang telah memberikan kekuatan dan LindunganNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan praktek kerja lapangan ini dengan baik.

2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.

3. Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

4. Dadang Munandar, SE.M.SI, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Dadang Munandar, SE.M.SI, selaku Dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dan pengarahan (bimbingan) kepada penulis.

6. Drs. Teguh Santoso, selaku Kepala Bidang Penggerakan dan Advokasi Data dan Informasi Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat.

7. Edi Purnomo, S.Pd, selaku Kepala Sub Bidang data dan informasi serta pembimbing lapangan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat.

ii

8. Seluruh staff Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat.

9. Kedua orang tua penulis yang selalu mendukung dan mendoakan penulis agar menjadi anak yang soleh dan berbakti.

10. Rekan-rekan SI-15 Seperjuangan yang telah memberikan rasa kekeluargaan dan kebersamaan.

11. Pihak-pihak lain yang membantu penulis untuk menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Semoga segala bantuan, dorongan dan niat baik Bapak, Ibu, Saudara/i dan rekan-rekan mendapatkan ridho dan balasan dari Allah SWT.

Bandung, Oktober 2011

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI……….………… iii

DAFTAR GAMBAR……….….…….. vi

DAFTAR TABEL……….……… vii

DAFTAR SIMBOL………..….………… viii

BAB I PENDAHULUAN……… 1

1.1 Latar Belakang ……….……….. 1

1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah ……….. 2

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ……… 3

1.4 Batasan Masalah………….…..……….. 3

1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian………..…… 3

BAB II LANDASAN TEORI……….. 5

2.1. Pengertian Sistem……….…... 5

2.1.1. Elemen Sistem………... 6

2.1.2. Karateristik Sistem………... 7

2.1.3. Klasifikasi Sistem………... 9

iv

2.3. Pengertian Sistem Informasi ....…….……...… 12

2.3.1. Hubungan Pengelola Dengan Sistem Informasi... 14

2.3.2. Perancangan Sistem Informasi... 14

2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem .……... 15

2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ..………….…... 15

2.4.2. Alat Bantu Analisis...……...…..…... 16

BAB III PROFIL PERUSAHAAN...…..………….……… 18

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan………..…………. 18

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ….…………...…….. 18

3.1.2 Visi, Misi dan Kebijakan ………...…….. 19

3.1.2.1. Visi ... 19

3.1.2.2. Misi ... 20

3.1.2.3. Kebijakan ... 20

3.2 Struktur Organisasi…...……….………... 21

3.3 Deskripsi Kerja ... 23

BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN ……... ……... 28

4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan ..………...………… 28

4.1.1 Analisis Dokumen………...………. 28

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan....……….. 30

v

4.1.2.2. Diagram Kontek……….………..….… 32

4.1.2.3. Data Flow Diagram….….……….… 32

a. DFD Level 1……….………. 32

b. DFD Level 2……….….……… 33

4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan.………. 33

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN……….... 34

5.1 Kesimpulan ……….……….. 34

5.2 Saran ………. 34 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

Bambang Hariyanto. 2004. Sistem Manajemen Basis Data: Pemodelan, Perancangan, dan Terapannya. Informatika. Bandung.

Jogiyanto Hartono. 2004. Pengenalan Komputer: Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan. ANDI. Yogyakarta.

http://nyobayoo.blogspot.com/2008/09/diagram-konteks.html 11 Juli 2011

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Perkembangan teknologi saat ini sangat memberi dukungan bagi kemajuan sistem pengolahan data pada perusahaan, terutama pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Komputer sebagai salah satu sarana yang dapat digunakan sebagai pengolah data dan informasi memungkinkan user (perusahaan) melakukan pengolahan data secara cepat serta menghasilkan output (informasi) yang dibutuhkan secara cepat pula. Selain itu, komputer juga membantu user dalam hal penyimpanan data dalam jumlah yang besar. User tidak perlu takut lagi dengan masalah penyimpanan data atau dokumen yang sering memerlukan tempat yang cukup besar. Komputer mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia kerja, banyak perusahaan yang sangat tergantung dengan keberadaan komputer baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah.

Informasi memiki peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan, baik sebagai penyedia jasa informasi untuk perusahaan itu sendiri dan untuk pihak-pihak lain yang membutuhkan informasi.

Pelaksanaan Program Keluarga Berencana Nasional di era desentralisasi sekarang ini menuntut adanya kecermatan dalam penyelenggaraan Program yang didasarkan pada ketersediaan data sebagai basis kegiatan atau evidence based activities untuk meletakkan dasar pembangunan keluarga kecil bahagia dan sejahtera pada setiap keluarga yang merupakan salah satu indikator keberhasilan dalam melaksanakan pembangunan nasional dan sekaligus menjadi modal dasar dalam mewujudkan visi di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN).

Salah satu dukungan yang sangat berharga dalam keberhasilan program tersebut adalah pelaksanaan entry data keluarga pada aplikasi MDK (Mutasi Data Keluarga) berbasis web yang dikelola oleh bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi (ADPIN) secara cepat, tepat, akurat dan terkini yang dilakukan melalui

2

pelaksanaan dan pengelolaan rangkaian kegiatan mutasi data keluarga disemua tingkat wilayah.

Tahapan Pelaksanaan entry data MDK di antaranya :

1. Pelaksanaan Tahap 1 dilaksanakan di bulan Februari 2011 yaitu sosialisasi ke tingkat kecamatan dan PLKB/PKB/TPD-K

2. Pelaksanaan Tahap 2 dilaksanakan di bulan Maret, April, Mei 2001 yaitu entri data bimbingan konsultasi

3. Pelaksanaan Tahap 3 dilaksanakan di bulan Juni 2011 yaitu penggabungan data tingkat desa, kecamatan, kabupaten, provinsi

4. Pelaksanaan Tahap 4 dilaksanakan di bulan Juli, Agustus, September 2011 yaitu pemutakhiran data dengan editing/updating data

5. Pelaksanaan Tahap 5 dilaksanakan di bulan Oktober, November, Desember 2011 yaitu proses rekapitulasi pencetakan R1KS.

Pada saat kami melaksanakan kerja praktek di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) sedang dilakukan pelaksanaan tahap 4. Adapun latar belakang kami melakukan kerja praktek di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) yaitu :

Mengetahui Sistem informasi di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional khususnya Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK).

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah a. Identifikasi Masalah

Pada saat melakukan praktek kerja lapangan, terdapat beberapa masalah yang ditemukan yaitu :

1. Terjadi kesalahan sistem ketika mencetak laporan individu keluarga. 2. Terjadi kesalahan sistem ketika menginputkan rekap data keluarga. b. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang diajukan adalah:

3

Bagaimana Implementasi aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) yang sedang berjalan di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provisi Jawa Barat.

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Maksud dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengetahui implementasi administrasi kependudukan yang menyangkut pengelolaan data keluarga, individu, dan wilayah di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN).

1.4 Batasan Masalah

Pada saat mengikuti kegiatan kerja praktek, kegiatan yang dikerjakan yaitu Input, edit, proses, hapus, pencarian data serta pembuatan dokumen laporan di aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) sehingga dalam perancangan sistem hanya akan membahas langkah-langkah implementasi aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK).

1.5 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Nama Perusahaan : Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat

Alamat Perusahaan : Jl. Surapati No. 122 Bandung 40124

4

Waktu Praktek Kerja Lapangan

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No Aktivitas Waktu (hari)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 Pengenalan Perusahaan _X 2 Pengenalan Bidang Adpin _X 3 Pengenalan Aplikasi MDK _{X X} 4 Penyortiran Data Keluarga _{X X X X X} 5 Penginputan Data Keluarga _{X X X X} 6 Updating Data Keluarga _{X X X X} 7 Pembuatan Laporan Data

Keluarga X 8 Pembuatan Laporan

Tahapan KS X 9 Analisis _{X X} 10 Penulisan _X

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, yaitu sistema yang berarti keseluruhan yang terdiri dari bermacam-macam bagian. Secara umum sistem didefinisikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu di dalam lingkungan yang kompleks.

Di dalam definisi sistem juga terdapat dua kelompok yang mendefinisikannya, yaitu menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Menurut Hartono (2004 : 15), sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan sesuatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja di prosedur lebih ditekankan pada urutan-urutan operasi di dalam suatu sistem. “Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang ditetapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi“.

Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen, adalah adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sana untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem

6

tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) seperti yang diinginkan.

2.1.1 Elemen Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).Hartono ( 2004 : 25 )

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem.

b. Batas sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

7

d. Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintanance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran.

Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer, sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

g. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Jika sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Karakteristik suatu sistem dapat dilihat dari gambar 2.1.

2.1.2 Karakteristik Sistem a. Organisasi

b. Interaksi

c. Interdependensi d. Integrasi

8

e. Tujuan pokok a. Organisasi

Mencakup struktur dan fungsi organisasi 1. Fungsi

Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagian maupun sub bagian.

2. Fungsi direktur utama

Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaan yang di pimpinnya.

3. Fungsi departemen marketing

Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produk dengan jalan mencari langganan pembeli

4. Fungsi departemen dan administrasi

Bertanggung jawab ata kelancaran pengeluaran perusahaan. b. Interaksi

Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya. Contoh :

SA dengan P dengan DE dan sebaliknya

SA : Sistem Analisis, P : Programmer, DE : Data entry c. Interdependensi

Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yang lainnya. Contoh :

Bagian marketing saling berhantung dengan bagian produksi dan bagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan pada customer.

d. Integritas

Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan. Contoh :

Bagian marketing mendapat pesananan 100 buah mobil tapi hanya mampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakan kerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yang sama.

9

Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem. Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusataan tujuan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Hartono (2004:6) sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, yaitu:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide. Contohnya adalah filsafat. Sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia. Contohnya adalah sistem akuntansi dan sistem komputer.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam. Misalnya sistem rotasi bumi dan sistem gravitasi. Sistem buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia, misalnya sistem pengolahan gaji.

3. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh kondisi di luar sistem. Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dengan bagian luar sistem.

4. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Hartono (2004:33)

10

Gambar 2.1. Karakteristik Suatu Sistem

Gambar 2.1 Karateristik Suatu Sistem

Sumber: Hartono, 2004

Sub sistem

Sub sistem Sub

sistem

Sub sistem Sub

sistem

11

2.2 Pengertian Informasi

Informasi pada saat ini sangatlah penting dan dibutuhkan sekali oleh manusia. Menurut Hartono (2004 : 40), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Biasanya dalam pemakaian istilah data dan informasi sering tertukar, namun terdapat perbedaan yang mendasar antar keduanya, yaitu data adalah bahan baku yang diolah untuk mendapatkan informasi sedangkan informasi merupakan acuan dalam pengambilan suatu keputusan yang berarti derajat informasi lebih tinggi dari data.

Masih menurut Hartono, informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

Gambar 2.2. Model Pengolahan Data

Sumber: Hartono, 2004

12

Informasi yang baik harus memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Pertinent atau relevan. Informasi harus sesuai dengan apa yang dibutuhkan,

dengan kata lain harus mempunyai manfaat bagi pemakainya.

2. Timely atau tepat waktu. Informasi harus tersedia ketika dibutuhkan.

3. Accurate atau akurat. Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak bias atau menyesatkan.

Selain ketiga hal di atas, Kroenke juga menambahkan bahwa informasi yang baik juga harus mampu mengurangi ketidakpastian (reduces uncertainty) dan informasi harus berisi element of surprise.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah terintegrasi yang mampu menyediakan inforamsi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, menajemen dalam suatau organisasi. Hartono (2004 : 45)

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi diatas terdapat beberapa kata kunci : 1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

a. Berbasis komputer : perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

b. Sistem manusia mesin : ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

2. Sistem basis data terintegrasi

a. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

13

3. Mendukung Operasi

a. Informasi yang diolah dan dihasilkan digunakan untuk mendukung operasi oraganisasi. Berikut adalah istilah sistem informasi :

4. Manajemen Information System 5. Information Processing System 6. Information Decision System 7. Information System

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sisitem Informasi :

1. Perangkat keras komputer : CPU, Storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi dan media komunikasi data.

2. Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman) dan perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).

3. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpanan komputer. 4. Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem

5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi

a. Clerical level manager : untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, indtifikasi situasi out-op-control dan pengambilan keputusaan level menengah ke bawah.

b. Staff specialist : digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.

c. Management : untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang. Aplikasi = program + Prosedur pengoperasian.

14

2.3.1 Hubungan Pengelola Dengan Sistem Inforamsi

Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk/ jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya. Manajemen Level Atas : untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan. Manajemen Level Menengah : untuk perencanaan taktis. Manajemen Level Bawah : untuk perencanaan dan pengawasan operasi Operator : untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil. Struktur dasarnya : Hartono (2004 : 45)

1. Direktur Sistem Informasi

2. Manajer Pengembangan Sistem Analis 3. Programmer

4. Manajer Komputer dan Operasi

Variasi struktur manajem sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

2.3.2 Perancangan Sistem Informasi

Perancangan sistem inforamsi merupakan pengembangan sistem terbaru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Hariyanto (2004:26)

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut :

1. Analisis Sistem : menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses oraganisasi. 2. Perancangan sistem : merancang output, input, struktur file, program,

prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.

15

3. Pembangunan dan Testing Sistem : membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat, melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoprasikan perangkat lunak.

4. Implementasi Sistem : beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan perawatan : mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tamabahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem : mengevaluasi sajauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem tersebut dioperasikan.

2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1 Metode Pendekatan Sistem

Disamping metode tradisional SDLC, ada beberapa metode yang dikembangkan untuk melengkapi kelemahan-kelemahan yang ada dalam metode SDLC. Metode-metode itu antara lain :

1. Structured analysis and structured design

Pendekatan ini lebih berfokus pada bagaimana mereduksi waktu maintenace dalam pengembangan sistem. Pendekatan ini juga langsung mengintegrasikan perubahan jika diperlukan.

2. Object oriented analysis and design

Pendekatan baru untuk pengembangan sistem, sering disebut sebagai pendekatan ketiga setelah pendekatan yang berorientasi data dan berorientasi proses.

OOAD adalah metode pengembangan sistem yang lebih menekan pada objek dibandingkan dengan data atau proses. Ada beberapa ciri khas pendekatan ini yaitu object, inheritance dan object class.

3. Prototyping

Prototyping adalah proses iterative dalam pengembangan sistem dimana requirement diubah ke dalam sistem yang bekerja (working system)

16

yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara user dan analis. Hariyanto (2004 : 22)

Prototype juga bisa dibangun melalui beberapa tool pengembangan untuk menyederhanakan proses. Prototyping merupakan bentuk dari Rapid Application Development (RAD). Beberapa kerugian RAD :

1. RAD mungkin mengesampingkan prinsip-prinsip rekayasa perangkat lunak.

2. Menghasilkan inkonsistensi pada modul-modul sistem.

3. Tidak cocok dengan standar kekurangan prinsip reusability komponen. 4. Joint Application Design (JAD).

2.4.2 Alat Bantu Analisis

1. Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Contoh diagram konteks :

Gambar 2.3. Contoh Context Diagram (CD)

2. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika terstruktur dan jelas. Contoh simbol-simbol Data Flow Diagram dan penggambaran Data Flow Diagram,

17

28

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analis Sistem Yang Berjalan

Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat memiliki Aplikasi Mutasi Data Keluarga berbasis web yang berupaya menyediakan data dan informasi Kependudukan dan KB Nasional sesuai dengan kebutuhan bagi para pimpinan, pengelola dan pelaksana program dalam merumuskan dan menetapkan kebijakan guna menumbuhkan kepedulian, partisipasi dan kemandirian keluarga dalam penyelengaraan Program KB Nasional. Sistem yang berjalan di bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi (ADPIN) meliputi penerimaan dokumen data keluarga, pengentryan data keluarga dan individu, serta membuat laporan yang akan diserahkan kembali ke Kabupaten / Kota.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen merupakan langkah penganalisaan, dokumen apa saja yang berjalan yang melewati aplikasi mutasi data keluarga. Dokumen yang digunakan diantaranya :

1. Nama Dokumen : Form Data Keluarga

Deskripsi : Merupakan form isian data keluarga dan individu dari setiap keluarga se-Jawa Barat.

Sumber : Kabupaten / Kota Tujuan : Bidang ADPIN Bentuk : Dokumen

Fungsi : Sebagai sumber untuk mengentry data keluarga Frekuensi : Setiap ada sensus penduduk (5 tahun sekali)

29

Gambar 4.1 Formulir Data Keluarga

Gambar 4.2 Formulir Data Keluarga

2. Nama Dokumen : Laporan

Deskripsi : Merupakan laporan data keluarga dan individu dari setiap keluarga se-Jawa Barat.

Sumber : BKKBN bidang ADPIN Tujuan : Kabupaten / Kota Bentuk : Dokumen

Fungsi : Sebagai laporan data keluarga

Frekuensi : Setiap ada sensus penduduk (5 tahun sekali)

30

Gambar 4.3 Laporan Tahapan KS

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur kerja yang berjalan dalam rangka mengentry data keluarga, kami coba sajikan dalam bentuk FlowMap, Konteks Diagram dan DFD.

4.1.2.1Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

31

Gambar 4.4 Flowmap yang sedang berjalan SEKERTARIAT TU BIDANG ADPIN KABUPATEN KOTA

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Sortir data per wilayah

dan data yang bisa di

input

Data Keluarga Prov. Jabar yang

telah di sortir

Entry data keluarga ke SQL

Database Keluarga Update / Edit data

keluarga

Membuat data keluarga

Laporan data Keluarga Prov. Jabar Laporan data

Keluarga Prov. Jabar

32

4.1.2.2Diagram Kontek

KABUPATEN KOTA

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

SIDUGA Laporan Data Keluarga

Prov. Jawa Barat

Gambar 4.5 Context Diagram (CD) yang sedang berjalan

4.1.2.3Data Flow Diagram

DFD Level 1

SEKERTARIAT TU

1.0 Sortir Data

Keluarga

Data Keluarga yang di sortir

2.0 Entry Data Keluarga ke Database F_master Dt_ keluarga 3.0

Update / Edit Data Keluarga

4.0 Membuat Laporan

Data Keluarga KABUPATEN KOTA

File Laporan Data Keluarga Prov.

Jabar Data Keluarga

Data Keluarga Data Keluarga

Data Keluarga Data Keluarga Data Keluarga Data Keluarga Laporan Keluarga Prov. Jabar Laporan Keluarga Prov. Jabar

33

DFD Level 2 proses 2.0

Data Keluarga yang di sortir

F_master Dt_ keluarga

2.1 Entry Data

Keluarga

2.2 Entry Data Anggota

Keluarga Individu Data Keluarga

Data Keluarga

Gambar 4.7 DFD Level 2 proses 2.0 yang sedang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan

Sistem yang sedang berjalan di bidang ADPIN di BKKBN Provinsi Jawa Barat pada dasarnya sudah berjalan dengan baik namun muncul beberapa kendala yang disebabkan kesalahan sistem di aplikasi mutasi data keluarga (MDK) dan perbaikan sistem membutuhkan waktu yang agak lama karena dilakukan di luar tanggal pembuatan laporan (1-5).

34

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis terhadap implementasi Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) berbasis web dapat diambil kesimpulan antara lain:

1. Aliran data berupa pengelolaan data keluarga di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat sudah terorganisir dengan baik.

2. Pelaksanaan pemutakhiran data kependudukan dan keluarga mampu meningkatkan cakupan dan kualitas data yang disajikan.

3. Secara umum tujuan Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) berbasis web adalah tersedianya data dan informasi kependudukan dan keluarga, untuk bahan pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan serta untuk pengelolaan Program KB Nasional baik bagi para pimpinan, pengelola, maupun pelaksana program di seluruh tingkat wilayah.

5.2 Saran

Dari hasil analisis yang dilakukan pada kerja praktek ini kami memiliki saran yang selanjutnya dapat dikembangkan sebagai berikut :

1. _{Agar proses pengentrian data lebih efektif dan efisien, disarankan perangkat} komputer (hardware) di upgrade, mengingat data yang dimasukkan dari tahun ke tahun semakin banyak.

2. _{Agar resiko kehilangan data pada database tidak terjadi, hendaknya selalu} membackup database dalam kurun waktu tertentu.

Gambar 4.1 Formulir Data Keluarga

Gambar 4.2 Formulir Data Keluarga

2. Nama Dokumen : Laporan

Deskripsi : Merupakan laporan data keluarga dan individu dari setiap keluarga se-Jawa Barat.

Sumber : BKKBN bidang ADPIN Tujuan : Kabupaten / Kota Bentuk : Dokumen

Fungsi : Sebagai laporan data keluarga

Frekuensi : Setiap ada sensus penduduk (5 tahun sekali)

Gambar 4.3 Laporan Tahapan KS

4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Prosedur kerja yang berjalan dalam rangka mengentry data keluarga, kami coba sajikan dalam bentuk FlowMap, Konteks Diagram dan DFD.

4.1.2.1Flow Map

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan proses diantara unit kerja yang berbeda-beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi.

Gambar 4.4 Flowmap yang sedang berjalan SEKERTARIAT TU BIDANG ADPIN KABUPATEN KOTA

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

Sortir data per wilayah

dan data yang bisa di

input Data Keluarga Prov. Jabar yang

telah di sortir

Entry data keluarga ke SQL

Database Keluarga Update / Edit data

keluarga

Membuat data keluarga

Laporan data Keluarga Prov. Jabar Laporan data

Keluarga Prov. Jabar

4.1.2.2Diagram Kontek

KABUPATEN KOTA

Data Keluarga Prov. Jawa Barat

SIDUGA Laporan Data Keluarga

Prov. Jawa Barat

Gambar 4.5 Context Diagram (CD) yang sedang berjalan

4.1.2.3Data Flow Diagram

DFD Level 1

SEKERTARIAT TU

1.0 Sortir Data

Keluarga

Data Keluarga yang di sortir

2.0 Entry Data Keluarga ke Database F_master Dt_ keluarga 3.0

Update / Edit Data Keluarga

4.0 Membuat Laporan

Data Keluarga KABUPATEN KOTA

File Laporan Data Keluarga Prov.

Jabar Data Keluarga

Data Keluarga Data Keluarga

Data Keluarga Data Keluarga Data Keluarga Data Keluarga Laporan Keluarga Prov. Jabar Laporan Keluarga Prov. Jabar

DFD Level 2 proses 2.0

Data Keluarga yang di sortir

F_master Dt_ keluarga

2.1 Entry Data

Keluarga

2.2 Entry Data Anggota

Keluarga Individu Data Keluarga

Data Keluarga

Gambar 4.7 DFD Level 2 proses 2.0 yang sedang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan

Sistem yang sedang berjalan di bidang ADPIN di BKKBN Provinsi Jawa Barat pada dasarnya sudah berjalan dengan baik namun muncul beberapa kendala yang disebabkan kesalahan sistem di aplikasi mutasi data keluarga (MDK) dan perbaikan sistem membutuhkan waktu yang agak lama karena dilakukan di luar tanggal pembuatan laporan (1-5).

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis terhadap implementasi Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) berbasis web dapat diambil kesimpulan antara lain:

1. Aliran data berupa pengelolaan data keluarga di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Provinsi Jawa Barat sudah terorganisir dengan baik.

2. Pelaksanaan pemutakhiran data kependudukan dan keluarga mampu meningkatkan cakupan dan kualitas data yang disajikan.

3. Secara umum tujuan Aplikasi Mutasi Data Keluarga (MDK) berbasis web adalah tersedianya data dan informasi kependudukan dan keluarga, untuk bahan pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan serta untuk pengelolaan Program KB Nasional baik bagi para pimpinan, pengelola, maupun pelaksana program di seluruh tingkat wilayah.

5.2 Saran

Dari hasil analisis yang dilakukan pada kerja praktek ini kami memiliki saran yang selanjutnya dapat dikembangkan sebagai berikut :

1. _{Agar proses pengentrian data lebih efektif dan efisien, disarankan perangkat}

komputer (hardware) di upgrade, mengingat data yang dimasukkan dari tahun ke tahun semakin banyak.

2. _{Agar resiko kehilangan data pada database tidak terjadi, hendaknya selalu}