Prosedur Pengiriman Analisis Sistem

3. Prosedur Pengiriman

Prosedur pengiriman merupakan tahap yang harus dilalui, dari tahap pemberian bukti pembayaran dari pembeli, proses pengiriman, sampai penyerahan bukti serah terima barang dari forwarder ke pembeli. Dimana forwarder merupakan subject dari luar perusahaan CV.Infomedia Utama, untuk membantu pengiriman barang kepada pembeli. Forwarder bisa berupa perusahaan jasa pengiriman. Prosedur pengiriman Gambar 3.3 pada sistem yang sedang berjalan di CV.Infomedia Utama terdiri dari beberapa alur, diantaranya : 1. Pembeli menyerahkan bukti pembayaran transfer pada staf bagian administrasi. 2. Staf bagian administrasi menerima bukti pembayaran transfer dari pembeli, lalu melakukan pengecekan pembayaran transfer dari pembeli dengan melihat arsip invoice. 3. Jika pembayaran transfer gagal, maka staf bagian administrasi akan memberikan informasi pada pembeli bahwa transfer yang telah dilakukan gagal. 4. Jika pembayaran transfer berhsil, maka staf bagian administrasi akan mengarsipkan bukti pembayaran transfer yang berhasil, lalu membuat daftar barang yang akan dikirim. 5. Staf bagian administrasi membuat bukti serah terima barang sebanyak rangkap dua untuk diserahkan pada forwarder. 6. Forwarder menerima bukti serah terima barang dari staf bagian administrasi sebanyak rangkap dua, lalu mengirimkannya pada pembeli. 7. Pembeli menerima bukti serah terima barang dari forwarder sebanyak rangkap dua, lalu menandatangani bukti serah terima barang dan memberikan kembali pada forwarder. 8. Forwarder menerima bukti serah terima barang yang telah ditandatangani dari pembeli sebanyak rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kembali pada pembeli, dan rangkap kedua diarsipkan oleh forwarder. Flowmap Pengiriman Forwarder Staf Bagian Administrasi Pembeli Invoice Pengecekan pembayaran transfer Cek? Ada Tidak Bukti pembayaran transfer A5 Bukti pembayaran transfer Bukti pembayaran transfer gagal Bukti pembayaran transfer berhasil Pembuatan daftar barang yang akan dikirim Bukti pembayaran transfer gagal Daftar barang yang akan dikirim Pembuatan bukti serah terima barang Bukti pembayaran transfer berhasil A6 2 1 Bukti serah terima barang 2 1 Bukti serah terima barang 2 1 Bukti serah terima barang Penandatangan - an bukti serah terima barang 2 1 Bukti serah terima barang 1 Bukti serah terima barang 1 Bukti serah terima barang A8 2 1 Bukti serah terima barang Daftar barang yang akan dikirim A7 Keterangan : A5 : Arsip Invoice A6 : Arsip bukti pembayaran transfer berhasil A7 : Arsip daftar barang yang dikirim A8 : Arsip bukti serah terima barang Gambar 3. 3 Flowmap Pegiriman

4. Prosedur pelaporan