3. Prosedur Pengiriman
Prosedur pengiriman merupakan tahap yang harus dilalui, dari tahap pemberian bukti pembayaran dari pembeli, proses pengiriman, sampai
penyerahan bukti serah terima barang dari forwarder ke pembeli. Dimana forwarder merupakan subject dari luar perusahaan CV.Infomedia Utama,
untuk membantu pengiriman barang kepada pembeli. Forwarder bisa berupa perusahaan jasa pengiriman.
Prosedur pengiriman Gambar 3.3 pada sistem yang sedang berjalan di CV.Infomedia Utama terdiri dari beberapa alur, diantaranya :
1. Pembeli menyerahkan bukti pembayaran transfer pada staf bagian administrasi.
2. Staf bagian administrasi menerima bukti pembayaran transfer dari pembeli, lalu melakukan pengecekan pembayaran transfer dari pembeli
dengan melihat arsip invoice. 3. Jika pembayaran transfer gagal, maka staf bagian administrasi akan
memberikan informasi pada pembeli bahwa transfer yang telah dilakukan gagal.
4. Jika pembayaran transfer berhsil, maka staf bagian administrasi akan mengarsipkan bukti pembayaran transfer yang berhasil, lalu membuat
daftar barang yang akan dikirim. 5. Staf bagian administrasi membuat bukti serah terima barang sebanyak
rangkap dua untuk diserahkan pada forwarder.
6. Forwarder menerima bukti serah terima barang dari staf bagian administrasi sebanyak rangkap dua, lalu mengirimkannya pada pembeli.
7. Pembeli menerima bukti serah terima barang dari forwarder sebanyak rangkap dua, lalu menandatangani bukti serah terima barang dan
memberikan kembali pada forwarder. 8. Forwarder menerima bukti serah terima barang yang telah
ditandatangani dari pembeli sebanyak rangkap dua. Rangkap pertama diberikan kembali pada pembeli, dan rangkap kedua diarsipkan oleh
forwarder.
Flowmap Pengiriman
Forwarder Staf Bagian Administrasi
Pembeli
Invoice
Pengecekan pembayaran
transfer Cek?
Ada Tidak
Bukti pembayaran transfer
A5
Bukti pembayaran transfer
Bukti pembayaran transfer gagal
Bukti pembayaran
transfer berhasil
Pembuatan daftar barang
yang akan dikirim
Bukti pembayaran transfer gagal
Daftar barang yang akan
dikirim Pembuatan
bukti serah terima barang
Bukti pembayaran
transfer berhasil
A6
2 1
Bukti serah terima barang
2 1
Bukti serah terima barang
2 1
Bukti serah terima barang
Penandatangan -
an bukti serah terima barang
2 1
Bukti serah terima barang
1 Bukti serah
terima barang 1
Bukti serah terima barang
A8 2
1 Bukti serah
terima barang
Daftar barang yang akan
dikirim
A7
Keterangan : A5 : Arsip Invoice
A6 : Arsip bukti pembayaran transfer berhasil A7 : Arsip daftar barang yang dikirim
A8 : Arsip bukti serah terima barang
Gambar 3. 3 Flowmap Pegiriman
4. Prosedur pelaporan