Identifikasi Masalah Analisis Sistem

ekspor ke bagian dokumentasi. Banyaknya data yang harus diolah dan interaksi dengan divisi lain serta pengolahan data yang hanya dibantu dengan perangkat lunak Microsoft Excel membuat data tersebut menjadi rentan, baik dari segi integritas data sampai dengan keamanannya. . Gambar 4.1 Document flow export Marketing PPIC Admin Ekspor Mulai PO, SO, LC Membu at perenc an aan shipm ent Menyiap kan info rm asi ketersediaan barang Ketersediaan barang Ren cana shipmen t mingguan 1 1 Ren cana shipmen t mingguan Memesan pelayaran yan g sesuai Data boo king pelayaran 2 3 DO Carrier DO Carrier Melakukan ko nfirmasi boo king pelayaran Ok ? 1 tidak Membu at mem o konf irm asi bo oking pelayaran ya Memo konf irm asi boo king pelayaran Mempros es m emo konf irm asi bo oking pelayaran DO Carrier disetujui 4 5 Surat jalan Membu at data preliminary ex port shipm ent Prellim inary exp ort ship ment 6 7 Membu at stuff ing instruction Stu ffing instruction 9 10 Shipping Instruction Packing List 11 13 Com mercial Invoice Menentukan penerbitan tipe BL Tipe BL ? 1 H BL 2 M BL Gambar 4.2 Document flow export Dokumentasi Stuffing EMKL external entity Shipping Company external entity 2 Data boo king pelayaran Membu at DO DO Carrier 3 4 DO Carrier disetujui Pengamb ilan kontain er ke depo Surat jalan 5 6 Prelliminary exp ort ship ment Membu at shipp in g instruction Membu at co mmercial invoice Membu at packing list 4 DO Carrier disetujui Membu at daftar isian kon tainer 7 Isian ko ntainer 8 8 Stu ffing instruction 9 PO, SO, LC Isian ko ntainer Shipping Instruction Commercial Invoice Packing List 10 11 Membu at rencana parkir Ren cana parkir kontain er 10 Shipping Instruction Packing List 11 Membu at draft NPE + PEB NPE + PEB draft 12 13 3 M BL draft Membu at M BL Original M BL original 5 4 12 NPE + PEB draft H BL draft COO draft Mengecek kesesu aian dokumen Sesuai? 1 tidak 6 ya NPE + PEB draft H BL draft COO draft 14 14 NPE + PEB draft Mengurus pemb uatan NPE + PEB origin al NPE + PEB origin al 7 8 Gambar 4.3 Document flow export DMG Dokumentasi 1 Membu at draft H BL Membu at draft M BL Membu at draft COO H BL draft M BL draft CO O draft 3 4 5 6 CO O draft H BL draft Mengurus pem buatan C OO origin al Membu at H BL origin al CO O origin al H BL origin al 7 NPE + PEB origin al 15 16 15 16 CO O origin al H BL origin al 8 M BL origin al 2 Membu at draft M BL Membu at draft COO M BL draft CO O draft 17 18 17 18 M BL draft CO O draft Mengecek kesesu aian dokum en Sesuai? 2 tidak M BL draft CO O draft ya 19 19 3

4.1.2 Hasil Identifikasi Masalah

Berdasarkan identifikasi permasalahan maka diperlukan rancang bangun aplikasi E – Portal untuk penetapan ekspedisi pada PT. Kelola Mina Laut sehingga diharapkan mampu memudahkan admin ekspor dalam menetapkan perusahaan ekspedisi, pengisian data petikemas sampai dengan permintaan kelengkapan dokumen ekspor ke bagian dokumentasi. Berikut ini adalah gambaran umum aplikasi e – portal untuk proses pengiriman barang ekspor pada PT. Kelola Mina Laut : Gambar 4.4 arsitektur e – portal untuk proses penentuan ekspedisi

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah atau kendala pada sistem yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat INTERNET WEB SERVER IT ADMIN EKSPOR DOKUMENTASI menjadi lebih baik dengan adanya sistem atau aplikasi yang baru. Perancangan sistem menggunakan bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Langkah – langkah yang dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah membuat : 1. System flow 2. Context diagram 3. Diagram jenjang proses 4. Data flow diagram 5. Entity relationship diagram 6. Struktur tabel 7. Desain input output Berikut penjelasan dari tujuh langkah dalam perancangan aplikasi e - portal untuk proses penentuan ekspedisi pada PT. Kelola Mina Laut :

4.2.1 System flow

System Flow merupakan gambaran alur sistem baru yang akan dibuat, System Flow ini dibuat berdasarkan hasil analisa serta membandingkan dengan sistem yang berjalan pada saat observasi ini berlangsung.

A. System flow data master user

Gambar 4.5 merupakan gambar dari System flow data master user merupakan rancangan alur sistem untuk menambahkan dan mengubah data user atau pengguna aplikasi e – portal, dalam tahap atau proses ini ditujukan agar pengguna dapat menggunakan aplikasi sesuai dengan bagiannya masing – masing.