EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri Yogyakarta
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri Yogyakarta S K R I P S I Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh:
ARIS SUPRIYONO
NIM: 002114058
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri Yogyakarta
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
NIM: 002114058
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
“ Allah tidak akan mencobai kamu melampaui kekuatanmu.
Pada waktu kamu dicobai, Ia akan memberikan kepadamu jalan keluarnya, sehingga kamu dapat menanggungnya” ( 1 Korintus 14 : 13 )
Skripsi ini kupersembahkan kepada: ☼ Yesus Kristus Sang Juru Selamatku ☼ Bunda Maria Pelindung Hidupku ☼ Ayah Ibu tercinta yang dengan segala kasih dan bimbingannya kepadaku
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kasih atas berkat dan karunia- Nya selama penulisan skripsi ini, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
Penulisan skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Penggajian Dan Pengupahan” studi kasus pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri, disusun guna melengkapi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dari Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak akan terselesaikan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikna rasa terimakasih kepada: 1." Drs. Alex Kahu Lantum, M.S., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 2." Ir. Drs. Hansiadi YH, M.Si., Akt, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sanata Dharma dan Dosen Pembimbing II yang telah dengan sabar membimbing serta memberi masukan dan saran bagi penulisan skripsi ini. 3." M. Trisnawati R.,SE, M.Si., Akt, selaku Dosen Pembimbing I, terimakasih atas kesabaran dalam membimbing, memberi masukan ilmu, dan dorongan semangat dalam penyelesaian skripsi ini. 4." Seluruh dosen Jurusan Akuntansi Universitas Sanata Dharma, terimakasih atas semua ilmu yang sangat berguna bagi penulisan skripsi dan dapat menjadi bekal untuk meraih cita-cita. 5." Alexandra Rani Radityawati dan keluarga, terimakasih atas dukungan serta doa yang tiada hentinya. 6." Mbak Niken, terimakasih atas pinjaman komputernya yang sangat membantu dalam penulisan skripsi ini. 7." Mas Sunu dan Mbak Emi, yang sudah banyak memberi bantuan baik secara moril maupun materiil dan informasi yang berguna dalam penulisan skripsi ini.
8." Mas Agus, selaku HRD di PT YPTI, terimakasih atas semua informasi dan data-data selama penelitian, kesabarannya dalam membimbing. 9." Teman-teman Akt’00: Boni, Aris “gethuk”, Antox, Igo, Agung Solo, Agung
Muntilan, Hendro, Plenggong, terimakasih atas dorongannya sehingga skripsi ini dapat selesai. 10."Untuk semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan bantuan moril dan materiil bagi penulisan skripsi.
Semoga Tuhan Yang Maha Kasih membalas kebaikan tersebut masa mendatang dengan penuh kelimpahan. Penulis berharap agar skripsi ini bermanfaat bagi pembaca sekalian dan dapat juga sebagai bahan bacaan untuk penelitian selanjutnya.
Akhir kata penulis terbuka atas semua kritik dan saran yang nantinya dapat semakin memperkaya dan menyempurnakan karya ini.
Yogyakarta, (Aris Supriyono)
DAFTAR ISI
Halaman HALAMAN JUDUL ………………………………………………..….….. i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ……………………………... ii HALAMAN PENGESAHAN ………………………………………….…. iii HALAMAN PERSEMBAHAN …………………………………………... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ……...……...… v HALAMAN KATA PENGANTAR …………………………..……… …... vi HALAMAN DAFTAR ISI …………………………………………………. viii HALAMAN DAFTAR TABEL …………………………………………...… x HALAMAN DAFTAR GAMBAR …………...…………………………...… xii ABSTRAK …………………………………………...………………...…… xiii ABSTRACT ………………………………………………...…………….… xiv
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………...1 A." Latar Belakang Masalah ……………………………………… 1 B." Perumusan Masalah ……………………………………...…… 3 C." Tujuan Penelitian …………………………………………..... 3 D." Manfaat Penelitian ……………………………………..……. 3 E." Sistematika Penulisan …………………………………….…. 4 BAB II LANDASAN TEORI ………...…………………………….….. 6 A." Sistem Akuntansi …………………………………………... 6 B." Sistem Pengendalian Intern ………………………………… 8 C." Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ….……….. 15 D." Pengujian Kepatuhan ……………………………………... 28 BAB III METODE PENELITIAN ……………………………...……... 44 A." Jenis Penelitian ……………………………………………. 44 B." Tempat dan Waktu Penelitian …………………………….. 44 C." Subyek dan Obyek Penelitian …………………………….. 44
E." Teknik Pengumpulan Data ……………………………...... 46 F." Teknik Analisis Data ………………………………….….. 47
BAB IV TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN …………………......... 50 A." Sejarah Perusahaan …………………………………....…... 50 B." Struktur Organisasi Perusahaan …………………………... 51 C." Tinjauan Sekilas Perusahaan …………...………………… 58 D." Uraian Proses Produksi ……………...…………………… 73 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ……….…………. 80 A." Hasil Temuan Lapangan ………………………………….. 80 B." Analisis Data …………………………………………...... 111 BABVI PENUTUP ………………….……………………………….. 141 A." Kesimpulan ……………………………………………… 141 B." Saran. …………………………………………………….. 142 C." Keterbatasan Penelitian ………………………………….. 142 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1: Pembagian Jam Kerja di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………….………………………… 65 Tabel 2: Jadwal Kerja Lembur di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………………………..…………... 65 Tabel 3: Pengembangan Sumber Daya PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri …………………..……………. 67 Tabel 4: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri …………………………………………...… 113
Tabel 5: Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ……………...………….…. 118
Tabel 6: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik yang sehat pada sistem akuntansi penggajian pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………… 122
Tabel 7: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai kompetensi karyawan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………………………………………...… 125
Tabel 8: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ……………………………….………… 129
Tabel 9: Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ……………………….…… 133
Tabel 10: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik yang sehat pada sistem akuntansi pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………… 137
Tabel 11: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai kompetensi karyawan pada sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………………………………………...… 139
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar I: Sistem Penggajian ……………...………………………. 37 Gambar II: Sistem Pengupahan ………………...…………………... 41 Gambar III: Proses Produksi PT Yogya PresisiTeknikatama
Industri ……………………………..……………. 79 Gambar IV: Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang
Gaji Disediakan Oleh Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri …………………………….……….…... 89 Gambar V: Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang
Gaji Disediakan Oleh Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri …….…... 93
Gambar VI: Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri …………………………………………... 105 Gambar VII: Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang
Upah Disediakan Oleh Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ……….... 109
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
ARIS SUPRIYONO NIM: 002114058
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
2007 Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern penggajian dan pengupahan. Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri Yogyakarta. Tehnik pengumpulan data berupa wawancara, kuesioner, observasi, dan dokumentasi.
Tehnik analisa data dilakukan dengan: 1) mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dipraktikkan oleh perusahaan, kemudian membandingkannya dengan teori yang mendasari, 2) untuk mengetahui efektivitas pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan, dilakukan pengujian kepatuhan menggunakan alat bantu statistik berupa fixed-sample-size attribute sampling, dengan teknik pengambilan sampel secara acak.
Berdasarkan hasil analisa data, diketahui bahwa: 1) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan sudah baik, 2) pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan sudah efektif, karena AUPL<DUPL.
ABSTRACT
AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM OF
SALARY AND WAGE
A Case Study at PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
ARIS SUPRIYONO NIM: 002114058
Sanata Dharma University Yogyakarta
2007 The purpose of research was to evaluate the salary and wages accounting control system. This research was a case study at PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri. The data ware obtained by interview, questionnaire, observation, and documentation.
The data analysis method were: 1) describing the company’s salary and wages accounting system, then comparing it with the existing theory, 2) conducting compliance test to find out the effectiveness of the internal control of salary and wages accounting system using instrument of statistical fixed-sample-
size attribute sampling. The samples were taken randomly.
The result of this research and data analysis indicated that: 1) the salary and wages accounting system was well practiced, and 2) the internal control of the salary and wages accounting system was already effective, because of AUPL<DUPL.
1 BAB I
PENDAHULUAN A."Latar Belakang Masalah
Perkembangan dalam bidang perekonomian Indonesia akhir-akhir ini menyebabkan peran akuntansi semakin meningkat. Perkembangan dalam bidang-bidang tersebut menuntut adanya akuntansi yang dapat memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan berbagai pihak dalam mengambil keputusan-keputusan ekonomi. Pihak-pihak diluar perusahaan yang membutuhkan informasi itu antara lain kreditur, calon investor, dan kantor pajak. Disamping itu, pihak intern, yaitu manajemen, juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak ekstern maupun intern perusahaan, maka perlu disusun suatu sistem akuntansi. Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir (dokumen), catatan dan laporan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen (Mulyadi, 1993: 31).
Informasi yang termuat dalam laporan keuangan tersebut harus dapat dipercaya. Salah satu faktor yang menentukan dapat dipercaya tidaknya laporan keuangan yang dihasilkan oleh perusahaan adalah struktur pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan tersebut (Mulyadi,1993:
2 51). Semakin efektif struktur pengendalian intern yang berlaku, maka laporan keuangan yang dihasilkan semakin dapat dipercaya, tepat waktu, dan jelas.
Sistem pengendalian intern memang bukan dimaksudkan untuk menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyelewengan, tetapi sistem pengendalian intern yang kuat akan dapat menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas-batas yang layak, dan kalaupun kesalahan dan penyelewengan terjadi, hal ini dapat diketahui dan diatasi dengan cepat. Sistem pengendalian intern harus dievaluasi terus menerus untuk mengetahui apakah struktur tersebut berjalan dengan semestinya dan dimodifikasi seperlunya sesuai dengan perubahan keadaan.
Siklus penelitian adalah prosedur-prosedur yang harus dipatuhi dalam menganalisis data dan catatan, sehingga dapat menghasilkan informasi dalam periode tertentu. Disebut siklus penelitian, karena prosedur tersebut dilakukan dan terjadi berulang-ulang melalui proses yang sama (Winwin, 2006: 89).
Siklus penelitian terhadap pengujian efektifitas struktur pengendalian intern dari sistem personalia dan penggajian ini penting karena (Arens, 1986: 153): 1." Gaji, upah, pajak gaji dan upah dan biaya-biaya personalia lainnya merupakan biaya utama hampir disemua perusahaan.
2." Tenaga kerja sangat penting dalam penilaian persediaan untuk perusahaan manufaktur dan kontruksi, sehingga klasifikasi dan alokasi yang tidak semestinya akan menyebabkan mistake income yang material.
3 3." Upah dan gaji merupakan bidang dimana kadang-kadang jumlah besar sumber dana perusahaan diboroskan karena inefisiensi.
B."Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu masalah, yaitu: 1." Apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri sudah baik ? 2." Apakah sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri sudah efektif ?
C."Tujuan Penelitian
1." Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri sudah baik.
2." Untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri sudah efektif.
4 D."Manfaat Penelitian 1." Bagi perusahaan.
Penelitian ini diharapkan dapat menambah masukan bagi perusahaan, khususnya auditor intern guna menilai efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang berlaku. 2." Bagi Universitas Sanata Dharma.
Hasil penelitian ini digunakan untuk menambah kepustakaan dan dapat memberikan masukan di bidang sistem pengendalian intern.
3." Bagi penulis.
Menerapkan teori-teori yang diperoleh dari bangku kuliah dalam praktik sesungguhnya, khususnya mengenai sistem pengendalian intern terhadap penggajian dan pengupahan.
E."Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori Dalam bab ini diuraikan teori-teori yang digunakan untuk menganalisis data yang terdiri dari sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, serta sistem pengendalian intern perusahaan.
5 Bab III Metoda Penelitian Dalam bab ini diuraikan mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dicari, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Dalam bab ini diuraikan secara singkat tentang sejarah perusahaan dan keadaan perusahaan pada saat penelitian dilakukan. Bab V Analisis Data dan Pembahasan Dalam bab ini diuraikan tentang analisis data sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan sudah baik. Pada bab ini juga dilakukan pengujian kepatuhan untuk mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan.
Bab VI Penutup Dalam bab ini berisi kesimpulan, saran-saran, dan keterbatasan penelitian.
6 BAB II
LANDASAN TEORI A."Sistem Akuntansi 1." Pengertian Sistem
Suatu sistem adalah suatu susunan atau gabungan dari berbagai konsep, bagian, kegiatan, dan orang-orang yang berhubungan atau saling mendukung untuk mencapai berbagai tujuan dan sasaran. Suatu sistem dapat pula merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan antara satu dengan yang lainnya yang bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.(Mulyadi, 1993: 2)
2." Pengertian Sistem Akuntansi.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan,dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 1993: 3). Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Drs. R. Soemita A. K dalam bukunya yang berjudul “Sistem-Sistem Akuntansi” adalah suatu organisasi dari formulir-formulir, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang erat dikoordinasi untuk memberikan fasilitas kepada pemimpin perusahaan melalui penetapkan informasi-informasi dasar yang dibutuhkan (Mulyadi, 1993: 3).
7 Informasi-informasi yang harus diperoleh pimpinan perusahaan meliputi (Mulyadi, 1993:4): 1." Jumlah laba yang diperoleh dalam suatu periode tertentu. 2." Jumlah aktiva-aktiva, utang-utang dan kekayaan bersih dari suatu perusahaan setiap waktu.
3." Beberapa informasi pelengkap yang terperinci, misalnya: a." Jumlah hasil penjualan. b." Jumlah piutang yang sudah dibayar oleh para pelanggan. c." Jumlah saldo piutang-piutang kepada para pelanggan. d." Jumlah pembelian-pembelian. e." Jumlah saldo utang-utang kepada para kreditur, dan lain-lain. 4." Informasi-informasi yang harus disampaikan kepada instansi-instansi pemerintah dan badan-badan lainnya, misalnya laporan-laporan keuangan untuk keperluan penetapan pajak.
Sistem akuntansi harus menjamin juga pengamanan dari aktiva-aktiva milik perusahaan. Dengan mengadakan pengendalian atau pemeriksaan tertentu dalam sistem akuntansi, maka kecurangan-kecurangan dan kesalahan- kesalahan dapat dicegah atau dikurangi.
Berdasarkan definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan
8 meringkas data keuangan dan data lainnya. Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam jurnal. Buku pembantu (subsidiary ledger) terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan, dan lain-lain.
Penyusunan suatu sistem akuntansi mempunyai dua pengertian, yaitu: 1." Penciptaan suatu sistem formulir-formulir, jurnal-jurnal, buku-buku besar dan daftar-daftar keuangan untuk suatu perusahaan yang masih baru, yang belum pernah menggunakan suatu sistem akuntansi sebelumnya. 2." Penyusunan kembali atau revisi dari sistem akuntansi yang sudah digunakan oleh suatu perusahaan, akan tetapi dianggap tidak memuaskan, oleh karena tidak dapat memberikan informasi yang dibutuhkan, atau membutuhkan waktu yang lama untuk dapat memberikan suatu informasi atau sistem yang dipakai sekarang memakan biaya yang tidak sedikit. Biasanya, revisi semacam itu tidak dilakukan secara menyeluruh, akan tetapi beberapa fase dari sistem akuntansi yang sekarang dipakai di revisi dari waktu ke waktu untuk memperbaiki pekerjaan dari bagian akuntansi.
9 B."Sistem Pengendalian Intern 1." Pengertian Sistem Pengendalian Intern.
Pengertian sistem pengendalian intern mempunyai arti luas dan arti sempit (Munawir, 1995: 228-229). Pengendalian intern dalam arti sempit diartikan sama dengan “internal check”, yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa. Dalam arti luas, pengendalian intern meliputi rencana organisasi serta semua cara dan ketentuan-ketentuan yang dikoordinasi, yang digunakan di dalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.(Munawir, 1984: 72)
Pengertian sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.(Hartadi, 1992: 3)
Sistem pengendalian intern bertujuan untuk mencakup keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hokum, peraturan yang berlaku serta efektivitas efisiensi operasional. Sistem pengendalian intern dikatakan baik apabila (Mulyadi, 1992: 68): a." Dokumen yang dibuat manajemen untuk mencapai tujuan.
10 b." Prosedur, yaitu langkah-langkah tertentu yang harus dilaksanakan dalam suatu kebijakan. c." Tujuan organisasi, yaitu suatu hasil akhir dari seluruh kegiatan yang dicapai perusahaan.
Dalam buku Accounting System Procedures and Method System, perencanaan sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan disusun sesuai skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan perusahaan, harus direncanakan dengan baik sehingga dapat menjamin adanya informasi yang dipercaya. Juga di dalam buku Internal Auditing, bahwa perencanaan sistem sangat diperlukan untuk (Hartadi, 1991: 9): a." Menghindari ketidakpastian (uncertainly). b." Meningkatkan operasi secara ekonomi. c." Memfokuskan pada tujuan-tujuan sistem. d." Memberi suatu alat sebagai alat pengendali operasi.
Supaya sistem pengendalian intern mempunyai karakter yang baik, ada hal-hal yang harus dimasukkan. Antara lain (Gillespie, 1981: 2): a." Struktur organisasi yang mengandung pemisahan fungsi pertanggungjawaban secara tepat.
Struktur organisasi yang tepat digunakan oleh suatu perusahaan belum tentu tepat digunakan bagi perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi diantara berbagai perusahaan disebabkan oleh berbagai hal seperti jenis usaha, luas perusahaan, banyaknya cabang dan lain
11 sebagainya. Suatu organisasi yang digambarkan pada bagan secara formal dapat lebih bermanfaat, karena dapat dilihat dengan jelas garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang telah menjadi ketetapan perusahaan. Salah satu dasar yang berguna dalam penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan bahwa struktur organisasi yang disusun dapat menunjukkan garis wewenang dan tanggung jawab. Hal ini diartikan jangan sampai terjadi overlap fungsi masing-masing bagian (Baridwan, 1991: 8). Dengan demikian struktur organisasi yang ada dalam suatu organisasi hendaknya dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan. Diharapkan dengan adanya pemisahan fungsi tersebut akan terjadi saling kontrol diantara berbagai fungsi tersebut. Disamping itu agar semua pihak merupakan bagian dalam perusahaan mengenai wewenang dan tanggungjawabnya. Agar tidak terjadi saling lempar tanggung jawab, maka harus dibuat pedoman organisasi mengenai job description. b." Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang cukup memberikan kontrol yang baik terhadap harta, kewajiban, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi yang terjadi hendaknya selalu berdasar pada otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang dalam hal tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Agar prosedur yang telah ditetapkan dapat dipahami
12 oleh karyawan perusahaan, biasanya dibutuhkan pedoman prosedur yang menunjukkan arus dokumen, pekerjaan yang harus dilakukan masing-masing bagian dan rekening-rekening yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi. Menurut AICPA yang dikutip oleh Zaki Baridwan dalam buku Sistem Akuntansi, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut (Baridwan, 1991: 9): 1." Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.
2." Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya yang harus diperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan pengawasan operasi perusahaan. 3." Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dibuat di dalam setiap rekening.
4." Memberikan batasan sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, dan persediaan dan biaya.
5." Membuat rekening-rekening kontrol yang diperlukan. c." Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi dari setiap bagian dalam organisasi.
Yang dimaksud praktik yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Disamping itu praktik yang sehat merupakan suatu cara
13 untuk menjamin integritas dan pelaksanaan pengendalian intern dalam unsur yang pertama dan yang kedua di atas (Gillespie, 1981: 3). Pemisahan fungsi dimaksudkan agar terjadi saling kontrol secara otomatis antar fungsi tersebut. Namun jika manusia sebagai pelaksana fungsi tidak konsekuen atau bahkan bekerjasama terhadap suatu penyimpangan atau penyelewengan, maka pengendalian intern dapat dikatakan masih lemah. Bila semua pegawai melaksanakan pekerjaannya sesuai prosedur yang tidak asal kerja saja, maka diharapkan bisa terdapat pengendalian intern yang cukup baik. Praktik yang sehat ini berlaku pada setiap bagian dan setiap prosedur dalam perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian langsung dapat dicek oleh bagian lain, dengan tidak ada satu bagianpun yang melaksanakan satu transaksi dari awal sampai akhir. d." Tingkat kualitas pegawai yang setara dengan tanggungjawabnya (kompetensi karyawan).
Mutu pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem, karena dengan adanya tenaga-tenaga yang cakap untuk menjalankan tugas sesuai dengan apa yang dituntut dalam prosedur dengan cara yang ekonomis akan memperlancar jalannya sistem dengan baik. Pegawai yang cakap mempunyai arti yang lebih daripada sekedar ketrampilan atau keahlian, akan tetapi juga yang lebih penting adalah sikap mental, perilaku, sikap terhadap fungsi jabatan, kuat dalam prinsip serta tepat dalam posisinya karena banyak orang yang pandai, terampil tetapi
14 tidak berprinsip, sehingga mudah terbawa arus. Hal seperti ini akan melemahkan pengawasan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan harus mampu memperoleh dan menempatkan karyawan tepat dengan jabatan dengan kemampuan yang dimiliki karyawan yang bersangkutan. Dalam rangka ini, pegawai-pegawai yang telah diterima bekerja dalam perusahaan perlu mendapatkan latihan-latihan agar dapat meningkatkan kecakapan pegawai yang bersangkutan.
2." Pentingnya Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan.Apabila diterapkan pada penggajian dan pengupahan, maka tujuan sistem pengendalian intern adalah (1) untuk mengamankan kekayaan perusahaan dari pembayaran gaji dan upah yang tidak sah, (2) untuk menjamin ketelitian dan dapat dipercayakan catatan akuntansi tentang penggajian dan pengupahan.
Agar sistem pengendalian intern dapat berjalan dengan efektif, maka kegiatan penggajian dan pengupahan harus diberikan pada bagian atau orang yang berbeda. Kegiatan penggajian dan pengupahan meliputi empat fungsi, yaitu (Jusup, 2001: 240): a." Pengangkatan pegawai.
Pendaftaran calon pegawai, wawancara, dan seleksi pendaftar, serta pengangkatan pegawai dilaksanakan oleh bagian personalia. Apabila seseorang karyawan diangkat, bagian personalia akan mencatat berbagai informasi penting mengenai karyawan tersebut, yang
15 meliputi data diri, status, tingkat gaji atau upah, mutasi, dan sebagainya. b." Pencatatan waktu kerja.
Karyawan harian atau karyawan yang upahnya dihitung berdasarkan tarif per jam, biasanya diwajibkan untuk mencatatkan waktu kerjanya dengan cara memasukkan timeclock. Prosedur pemakaian timeclock diawasi oleh pengawas atau satpam untuk meyakinkan bahwa satu orang karyawan hanya memasukkan satu kartu. c." Pembuatan daftar gaji dan upah.
Daftar gaji dan upah dibuat oleh bagian penggajian dan pengupahan berdasarkan dua sumber, yaitu (1) otorisasi dari bagian personalia, dan (2) kartu waktu yang telah mendapat persetujuan. d." Pembayaran gaji dan upah.
Pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh kasir di bagian keuangan. Pembayaran dengan menggunakan cek dilakukan dengan maksud untuk mengurangi risiko kerugian akibat pencurian, dan demi kepraktisan. Cek gaji atau upah harus bernomor urut tercetak dan ditandatangani oleh kepala bagian keuangan. Apabila pembayaran dilakukan dengan uang (bukan dengan cek), maka diperlukan orang kedua untuk menghitung uang dan dimasukkan dalam amplop gaji atau upah.
16 C."Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 1." Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Bagi kebanyakan perusahaan, pengertian penggajian dan pengupahan adalah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang digunakan untuk menetapkan secara cepat, tepat, dan teliti berapa besar gaji dan upah yang harus diterima setiap karyawan, berapa yang harus dipotong untuk pajak pendapatan, dan sisa gaji yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan.
Kewajiban perusahaan kepada para karyawan dalam bentuk upah dan gaji yang belum dibayar, kadang-kadang cukup besar jumlahnya.
Lebih-lebih dalam perusahaan yang memiliki tenaga kerja yang banyak jumlahnya, biaya gaji dan upah seringkali mencerminkan jumlah yang cukup besar bila dibandingkan dengan jenis biaya yang lain. Akuntansi penggajian dan pengupahan tidak semata-mata menyangkut soal pembayaran gaji atau upah kepada para karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan administrasi penggajian dan pengupahan untuk setiap karyawan, termasuk juga data pajak penghasilan tiap karyawan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
17 berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesajahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah: a." Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. b." Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c." Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. d." Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
2." Pengertian Gaji dan Upah.
Untuk menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan orang yang disebut pegawai atau buruh. Secara umum disebut karyawan.
Dalam hal ini, pegawai, buruh, dan karyawan menjual tenaga kerja untuk mendapatkan imbalan yang disebut gaji atau upah. Perusahaan yang
18 memperkerjakan orang-orang tersebut kadang-kadang disebut majikan atau pemberi kerja.
Sebagai majikan, perusahaan mempunyai kewajiban untuk (1) membayar gaji atau upah sebagai imbalan atas tenaga kerja yang telah dimanfaatkan; (2) memotong gaji atau upah dan menanggung iuran-iuran yang ditetapkan pemerintah sebagai akibat hubungan kerja tersebut diatas, misalnya iuran Jamsostek; (3) memotong dari gaji atau upah yang dibayarkan kepada pegawai atau buruhnya, pajak penghasilan yang dikenakan atas gaji dan upah tersebut dan kemudian menyetorkannya ke Kas Negara.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif. Pada umunya jumlah gaji ditetapkan secara bulanan atau tahunan. Imbalan yang diberikan kepada buruh-buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik biasanya disebut upah. Pada umumnya jumlah upah ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan (Soemarso, 2003: 288).
Disamping gaji dan upah, pegawai atau buruh mungkin memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan lain- lain.
19 Kadang-kadang tunjangan-tunjangan tersebut diberikan dalam bentuk natura, misalnya tunjangan perumahan diberikan dalam bentuk fasilitas menempati rumah dinas, uang transport dapat diberikan dalam bentuk pemakaian mobil atau kendaraan bermotor lain, uang makan dapat diberikan dalam bentuk makanan, dan lain-lain.
Gaji umumnya untuk pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang memiliki jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara tetap perbulan. Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana dimana pembayarannya berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan yang bersangkutan (Mulyadi, 1993: 337).
Menurut Usry dan Hammer yang dialihbahasakan oleh Sirait dan Wibowo dalam buku yang berjudul “Akuntansi Biaya, Perencanaan dan Pengendalian” adalah sebagai berikut : “Gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen, administrasi, atau jasa-jasa yang serupa.
Tingkat gaji biasanya dinyatakan dalam satuan bulan atau tahun, sedangkan upah (wages) adalah imbalan terhadap karyawan lapangan (pekerja kasar), baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik yang didasarkan atas jam kerja mingguan atau borongan” (Usry dan Hammer, 1999: 287).
20
3." Unit Organisasi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
dan Pengupahan.Unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 1992: 3) : a." Bagian personalia dan umum.
Departemen personalia dan umum bertanggung jawab dalam meningkatkan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan jabatan, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai kesejahteraan pegawai serta penghitungan gaji dan upah karyawan. b." Bagian pencatatan waktu.
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan. c." Bagian pembuat daftar gaji dan upah.
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang menjadi hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi kewajiban karyawan. d." Bagian keuangan.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
21 e." Bagian akuntansi.
Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk perhitungan harga pokok produksi dan penyediaan informasi guna pengendalian biaya tenaga kerja.
4." Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Prosedur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan tata cara pelaksanaan penggajian dan pengupahan yang telah dirumuskan dan digariskan (Winwin, 2006: 22).
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah (Mulyadi, 1992: 389-399) : a." Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir yang menggunakan daftar hadir pada pintu masuk perusahaan. b." Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah.
Pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Data yang digunakan adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penghentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah sebelumnya, dan daftar hadir. c." Prosedur pencatatan waktu kerja.
22 Pencatatan waktu kerja bagi karyawan yang bekerja pada fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. d." Prosedur distribusi biaya gaji dan upah.
Distribusi biaya gaji dan upah dilakukan pada bagian-bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. e." Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
Bukti kas keluar merupakan perintah mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan seperti apa yang tercantum dalam dokumen yang dimaksud. f." Prosedur pembayaran gaji dan upah.
Fungsi pencatat utang membuat perintah mengeluarkan kas kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk menuliskan cek yang akan ditransfer pada nomer rekening karyawan untuk pembayaran gaji dan upah.
5." Dokumen Sistem Penggajian dan Pengupahan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah (Mulyadi, 1989: 321): a." Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
23 pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain-lain. b." Kartu jam hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c." Kartu jam kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d." Daftar gaji dan upah.
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain. e." Rekap daftar gaji dan upah.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, daftar rekap upah
24 dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. f." Surat pernyataan gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sabagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan berserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g." Amplop gaji dan upah.
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. h." Bukti kas keluar.