Audit Kontrol Manajemen Operasi Sistem Produksi PT. Canesia Pradana.
vi
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
PT.Canesia Pradana already using the system for some of the activities. Production activities use manual system before, now it has a system to facilitate such activities. To improve the performance of production activities, will use operating management controls system of production. Method and techniques user for analysis were interview and observations, and using theory Ron Weber – Operation Management Controls. Serve to enhance the performance of production process.
(2)
vii
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
PT. Canesia Pradana sudah menggunakan sistem untuk beberapa kegiatan didalam perusahaannya. Seperti kegiatan produksi yang semulanya dikerjakan secara manual, sekarang sudah memiliki sistem untuk mempermudah kegiatan tersebut. Untuk meningkatkan performa dari kegiatan produksi, maka akan dilakukan kontrol manajemen operasi sistem produksi. Metode dan teknik yang dipakai untuk analisis adalah wawancara dan observasi, serta memakai teori Ron Weber - Operation Management Controls. Berfungsi untuk meningkatkan performa dan kinerja proses produksi pada perusahaan.
(3)
viii
Universitas Kristen Maranatha
Daftar Isi
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRACT ... vi
ABSTRAK ... vii
Daftar Isi ... viii
Daftar Tabel ... x
Daftar Gambar ... xi
Daftar Lampiran ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Batasan Masalah ... 2
1.5 Sumber Data ... 3
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB II KAJIAN TEORI ... 4
2.1 Information System & Information Technology ... 4
2.2 Computerized Information System & Manual System ... 4
2.3 Auditing ... 5
2.4 Operation Management ... 5
2.5 Computer Operation Control ... 6
2.5.1 Operation Control ... 6
2.5.2 Scheduling Controls ... 8
2.5.3 Maintenance Controls ... 9
2.6 Data Preparation & Data Entry ... 10
2.7 Production Control ... 11
2.7.1 Input/Output Controls ... 11
2.7.2 Job Scheduling Controls ... 12
2.7.3 Management of Service-Level Agreements ... 13
2.7.4 Transfer/Pricing Chargeout Controls ... 14
2.7.5 Acquisition of Consumable ... 14
2.8 File Library Controls ... 15
(4)
ix
Universitas Kristen Maranatha
2.8.2 Use of Storage Media ... 16
2.8.3 Maintenance and Disposal of Storage Media ... 17
2.9 Documentation & Program Library Controls ... 18
2.10 Technical Support Control ... 19
2.11 Capacity Planning&Performance Monitoring Controls ... 21
2.12 FlowChart ... 22
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ... 25
3.1 Profile PT. Canesia Pradana ... 25
3.2 Produksi ... 25
3.2.1 Pembuatan desain/grafik dan model tas ... 25
3.2.2 Pemotongan kain / cutting ... 26
3.2.3 Sablon atau bordir kain ... 26
3.2.4 Penjahitan ... 26
3.2.5 Finishing ... 27
3.2.6 Alur Bisnis dalam Produksi yang di dapat dari PT.Canesia Pradana . 28 3.3 Deskripsi Sistem Informasi ... 34
3.4 Identifikasi Komponen Sistem Informasi yang Diteliti ... 39
3.4.1 Computer Operations ... 39
3.4.2 Data Preparation and Entry ... 48
3.4.3 Production Control ... 51
3.4.4 File Library ... 61
3.4.5 Documentation and Program Library ... 70
3.4.6 Technical Support Control ... 73
3.4.7 Capacity Planning&Performance Monitoring Controls ... 75
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 79
4.1 Simpulan ... 79
4.2 Saran ... 80
(5)
x
Universitas Kristen Maranatha
Daftar Tabel
Table I Bagan alir sistem ... 23
Table II Simbol Bagan Alir Data ... 24
Table III Status computer operation controls ... 47
Table IV Status data preparation and data entry ... 51
Table V Status production controls ... 60
Table VI Status file liblary ... 68
Table VII Status documentation and program library ... 72
Table VIII Status help desk / technical support controls ... 75
(6)
xi
Universitas Kristen Maranatha
Daftar Gambar
Gambar 1 Alur Bisnis dalam Produksi ... 28
Gambar 2 Flowchart Produksi ... 29
Gambar 3 Denah Lantai Dasar ... 33
Gambar 4 Denah Lantai 1 ... 34
Gambar 5 Tampilan Awal ... 35
Gambar 6 Menu Item Order Baru ... 36
Gambar 7 Menu Item Masuk Barang ... 37
(7)
xii
Universitas Kristen Maranatha
Daftar Lampiran
Lampiran A – Struktur Organisasi ... A.1 Lampiran B – Bukti Printscreen ... B.1 Lampiran C – Bukti Foto ... C.1 Lampiran D1 – Bukti Wawancara dari Kepala Gudang ... D1.1 Lampiran D2 – Bukti Wawancara dari Staff IT ... D2.1 Lampiran Riwayat Hidup ... F.9
(8)
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan berdiri sejak 1960 merupakan perusahaan manufaktur
yang bergerak dalam bidang pembuatan tas dan beralamat di kiara
condong. Perusahaan ini memproduksi antara lain tas ransel (anak-anak dan
dewasa), tas travel, tas gunung, tas pinggang, dan tas kulit. Perusahaan
memakai sistem informasi di tahun 2006.
Perusahaan kurang memberikan perhatian terhadap bagian stok, stok
yang jarang ter-
update
menghambat proses produksi dan juga
memperlambat pengiriman barang. Mesin dan peralatan yang rusak juga
menjadi salah satu penghambat keterlambatan pengiriman produk ke
konsumen. Perlunya
training
diberikan pada bagian yang lain misalnya
adalah bagian produksi, agar dapat meningkatkan keterampilan operator
dalam menggunakan peralatan dan menghasilkan produk yang baik. Untuk
itulah diperlukan pengelolaan teknologi informasi pada perusahaan, agar
seluruh aktifitas yang dijalankan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.
Salah satu bentuknya adalah melakukan analisis sistem informasi pada
PT.Canesia Pradana. Hal ini dikarenakan masih ditemukannya kekurangan
pada sistem yang membutuhkan perbaikan
–
perbaikan agar meningkatkan
kinerja sistem informasi yang ada didalam perusahaan.
Sistem Produksi merupakan salah satu faktor penting pada suatu
perusahaan, dengan meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal akan
mendapatkan laba yang optimal. Pengecekan terhadap sistem informasi
yang ada sangatlah penting, dengan melihat apakah sudah berjalan sesuai
harapan dan dapat memenuhi kebutuhan yang ada di dalam perusahaan
tersebut.
(9)
2
Universitas Kristen Maranatha
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana melakukan analisis kontrol manajemen operasi khususnya
sistem produksi pada PT. Canesia Pradana?
1.3 Tujuan Pembahasan
Melakukan analisis kontrol manajemen operasi khususnya sistem produksi
pada PT. Canesia Pradana untuk memberikan evaluasi sesuai dengan teori
Ron Weber pada tiap kontrol
objective
yang diteliti.
1.4 Batasan Masalah
Analisa yang dilakukan dalam bidang produksi barang saja. Analisis
dan audit system memakai metode operasi management di bidang Produksi
Barang
.
Berikut adalah batasan masalah yang akan dibahas :
1.
Computer operations
Operation Controls
Schedulling Controls
Maintenance Controls
2.
Data Preparation & Data Entry
3.
Production Control
Input/output Controls
Schedulling Controls
Management of Service-Level Agreements
Acquistion of Cunsumable
4. File Library Control
Storage of Storage Media
Use of Storage Media
Maintenance and Disposal of Storage Media
5. Capacity Planning & Performance Monitoring Controls
6. Technical Support Control
(10)
3
Universitas Kristen Maranatha
1.5 Sumber Data
Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari PT.Canesia
Pradana, berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang
bersangkutan. Sumber data Teori di ambil dari buku, dan hasil browsing di
internet mengenai artikel mengenai operasi management di bidang Produksi
Barang dan teori - teori yang berhubungan.
1.6 Sistematika Penyajian
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini memuat latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan
masalah, sistematika pembahasan dan waktu.
Bab II Kajian Teori
Pada bab ini berisikan mengenai metode yang dipakai untuk proses analisis
dan audit
Bab III Analisis dan Perancangan
Pada bab ini berisikan proses bisnis, data-data yang akan diperoleh dari
perusahaan, prosedur yang akan dipakai serta perbaikan sistem kinerja
dalam produksi
Bab IV Simpulan dan Saran
(11)
79
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan pengumpulan bukti-bukti dan hasil analisis pada kontrol
manajemen operasi sistem produksi, maka dapat disimpulkan sebagai
berikut:
1. Pada Computer Operations sudah baik dapat dilihat dari perusahaan telah memiliki sistem yang mendukung kegiatan produksi, penjadwalan
pemakaian komputer sebatas absensi kerja ,adanya perawatan terhadap
hardware dan software tetapi belum dilakukan secara rutin.
2. Pada Data Preparation and Data Entry sudah baik dapat dilihat dari adanya pemilahan data didalam perusahaan guna memudahkan penginputan data.
3. Pada Production Control sudah baik dalam penerimaan dan pengeluaran
data yang dapat diproses secara lengkap dan tepat waktu. Hasil input dan output pada perusahaan pun dapat diproses sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tetapi perlu dievaluasi kembali dikarenakan pemakaian fasilitas yang tidak terkontrol.
4. Pada File Library sudah baik keamanan data pada perusahaan sudah dapat dikatakan aman meski perlu dievaluasi kembali, pengaksesan terhadap media penyimpanan pun dibatasi, dan diperlukan evaluasi kembali dalam perawatannya.
5. Pada Documentation and Program Library Control sudah baik dapat dilihat dari pembatasan dalam pemberian akses terhadap dokumen penting dalam perusahaan.
6. Pada Technical Support Control sudah baik dapat dilihat dari penanganan maintenance dan menjawab pertanyaan yang diberikan oleh operator serta
pengetahuan terhadap hardware dan sistem yang terdapat pada
perusahaan.
7.
Pada Capacity Planning and Performance Monitoring Controls sudah baik dapat dilihat dari hardware yang mencukupi kebutuhan dari sistem, tetapi diperlukannya evaluasi dalam kinerja sistem dan perencanaan sistem.(12)
80
Universitas Kristen Maranatha
4.2 Saran
1. Jika perusahaan memiliki prosedur keamanan tentunya akan lebih
meningkatkan keamanaan pada perusahaan baik data dokumen
maupun data
file
.
2. Pengelolaan data sangatlah penting guna meningkatkan kinerja dan
performa kegiatan pada perusahaan.
3. Pengelolaan sumber daya manusia pun sangat penting, alangkah
baiknya jiga adanya
training-training
pada perusahaan.
(13)
81
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, J.L., Bentley, L. D. & Dittman, K.C. (2000). Systems analysis and design methods (5th ed.). Boston: McGraw-Hill.
Romney, M. B. & Steinbart, P.J. (2000). Accounting information system (8th ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall.
Boynton, W.C. & Kell, W.G. (1996). Modern auditing (6th ed.). New York: John Wiley & Sons, Inc.
Hall, J. A. (2000). Information systems auditing and assurance (2nd ed.). Oklahoma: South-Western College.
Webber, R. (1999). Information system controls and audit. New Jersey: Prentice Hall,Inc.
Hartono, Jogiyanto.(2001). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis/Jogiyanto Hartono; Ed. II. – Yogyakarta: Andi,2001.
(1)
1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perusahaan berdiri sejak 1960 merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang pembuatan tas dan beralamat di kiara condong. Perusahaan ini memproduksi antara lain tas ransel (anak-anak dan dewasa), tas travel, tas gunung, tas pinggang, dan tas kulit. Perusahaan memakai sistem informasi di tahun 2006.
Perusahaan kurang memberikan perhatian terhadap bagian stok, stok yang jarang ter-update menghambat proses produksi dan juga memperlambat pengiriman barang. Mesin dan peralatan yang rusak juga menjadi salah satu penghambat keterlambatan pengiriman produk ke konsumen. Perlunya training diberikan pada bagian yang lain misalnya adalah bagian produksi, agar dapat meningkatkan keterampilan operator dalam menggunakan peralatan dan menghasilkan produk yang baik. Untuk itulah diperlukan pengelolaan teknologi informasi pada perusahaan, agar seluruh aktifitas yang dijalankan sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Salah satu bentuknya adalah melakukan analisis sistem informasi pada PT.Canesia Pradana. Hal ini dikarenakan masih ditemukannya kekurangan pada sistem yang membutuhkan perbaikan – perbaikan agar meningkatkan kinerja sistem informasi yang ada didalam perusahaan.
Sistem Produksi merupakan salah satu faktor penting pada suatu perusahaan, dengan meningkatkan kinerja perusahaan secara optimal akan mendapatkan laba yang optimal. Pengecekan terhadap sistem informasi yang ada sangatlah penting, dengan melihat apakah sudah berjalan sesuai harapan dan dapat memenuhi kebutuhan yang ada di dalam perusahaan tersebut.
(2)
Universitas Kristen Maranatha
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana melakukan analisis kontrol manajemen operasi khususnya sistem produksi pada PT. Canesia Pradana?
1.3 Tujuan Pembahasan
Melakukan analisis kontrol manajemen operasi khususnya sistem produksi pada PT. Canesia Pradana untuk memberikan evaluasi sesuai dengan teori Ron Weber pada tiap kontrol objective yang diteliti.
1.4 Batasan Masalah
Analisa yang dilakukan dalam bidang produksi barang saja. Analisis dan audit system memakai metode operasi management di bidang Produksi Barang . Berikut adalah batasan masalah yang akan dibahas :
1. Computer operations
Operation Controls
Schedulling Controls
Maintenance Controls 2. Data Preparation & Data Entry 3. Production Control
Input/output Controls
Schedulling Controls
Management of Service-Level Agreements
Acquistion of Cunsumable 4. File Library Control
Storage of Storage Media
Use of Storage Media
Maintenance and Disposal of Storage Media 5. Capacity Planning & Performance Monitoring Controls 6. Technical Support Control
(3)
3
Universitas Kristen Maranatha
1.5 Sumber Data
Sumber data perusahaan di ambil secara langsung dari PT.Canesia Pradana, berupa hasil wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan. Sumber data Teori di ambil dari buku, dan hasil browsing di internet mengenai artikel mengenai operasi management di bidang Produksi Barang dan teori - teori yang berhubungan.
1.6 Sistematika Penyajian
Bab I PendahuluanPada bab ini memuat latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, sistematika pembahasan dan waktu.
Bab II Kajian Teori
Pada bab ini berisikan mengenai metode yang dipakai untuk proses analisis dan audit
Bab III Analisis dan Perancangan
Pada bab ini berisikan proses bisnis, data-data yang akan diperoleh dari perusahaan, prosedur yang akan dipakai serta perbaikan sistem kinerja dalam produksi
Bab IV Simpulan dan Saran
(4)
79
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Berdasarkan pengumpulan bukti-bukti dan hasil analisis pada kontrol manajemen operasi sistem produksi, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Pada Computer Operations sudah baik dapat dilihat dari perusahaan telah memiliki sistem yang mendukung kegiatan produksi, penjadwalan pemakaian komputer sebatas absensi kerja ,adanya perawatan terhadap hardware dan software tetapi belum dilakukan secara rutin.
2. Pada Data Preparation and Data Entry sudah baik dapat dilihat dari adanya pemilahan data didalam perusahaan guna memudahkan penginputan data. 3. Pada Production Control sudah baik dalam penerimaan dan pengeluaran
data yang dapat diproses secara lengkap dan tepat waktu. Hasil input dan
output pada perusahaan pun dapat diproses sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tetapi perlu dievaluasi kembali dikarenakan pemakaian fasilitas yang tidak terkontrol.
4. Pada File Library sudah baik keamanan data pada perusahaan sudah dapat dikatakan aman meski perlu dievaluasi kembali, pengaksesan terhadap media penyimpanan pun dibatasi, dan diperlukan evaluasi kembali dalam perawatannya.
5. Pada Documentation and Program Library Control sudah baik dapat dilihat dari pembatasan dalam pemberian akses terhadap dokumen penting dalam perusahaan.
6. Pada Technical Support Control sudah baik dapat dilihat dari penanganan
maintenance dan menjawab pertanyaan yang diberikan oleh operator serta pengetahuan terhadap hardware dan sistem yang terdapat pada perusahaan.
7. Pada Capacity Planning and Performance Monitoring Controls sudah baik dapat dilihat dari hardware yang mencukupi kebutuhan dari sistem, tetapi diperlukannya evaluasi dalam kinerja sistem dan perencanaan sistem.
(5)
80
Universitas Kristen Maranatha
4.2 Saran
1. Jika perusahaan memiliki prosedur keamanan tentunya akan lebih meningkatkan keamanaan pada perusahaan baik data dokumen maupun data file.
2. Pengelolaan data sangatlah penting guna meningkatkan kinerja dan performa kegiatan pada perusahaan.
3. Pengelolaan sumber daya manusia pun sangat penting, alangkah baiknya jiga adanya training-training pada perusahaan.
(6)
81
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Whitten, J.L., Bentley, L. D. & Dittman, K.C. (2000). Systems analysis and design methods (5th ed.). Boston: McGraw-Hill.
Romney, M. B. & Steinbart, P.J. (2000). Accounting information system (8th ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall.
Boynton, W.C. & Kell, W.G. (1996). Modern auditing (6th ed.). New York: John Wiley & Sons, Inc.
Hall, J. A. (2000). Information systems auditing and assurance (2nd ed.). Oklahoma: South-Western College.
Webber, R. (1999). Information system controls and audit. New Jersey: Prentice Hall,Inc.
Hartono, Jogiyanto.(2001). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis/Jogiyanto Hartono; Ed. II. – Yogyakarta: Andi,2001.