Perubahan organisasi sebagai upaya pengembangan
Perubahan Pada
Organisasi
Nur Rachmat, BPO, M.Kes
1
Perubahan tidak dapat
dielakkan dalam kehidupan.
Suatu hari ada seseorang menemukan ulat kepompong di
sebuah pohon yang ada dihalaman rumahnya. Dan dia
membantu kupu-kupu muda itu keluar dari kepompongnya
Orang yang berniat untuk membantu sang kupu-kupu malah
tanpa disengaja telah membuat kupu-kupu tersebut mati
muda.
Karena tidak dapat terbang akhirnya sang kupu-kupu tersebut
menjadi mati.
What Change?
• Change / berubah / perubahan berasal dari kata
‘metamorphoo’ yang artinya diubah, ditrasformasikan atau
berubah bentuk.
"metanoia" (Yunani, μετ?νοια) berarti "perubahan pikiran".
• Proses perubahan (transformasi) yang dapat digambarkan
seperti proses yang dialami oleh: larva – ulat - kepompong
yang berubah menjadi kupu-kupu.
Organization Change
Adalah perubahan yg terjadi
pada diri organisasi,
dapat dilihat dari:
- pergantian staf,
- konflik organisasi
- pertumbuhan dan
- pergantian pimpinan
(Robbins,1994)
Perubahan organisasi 5W+1H
Mengapa perlu berubah ? (Why)
Perubahan organisasi dapat
didorong oleh pengaruh yang
ditimbulkan dari:
lingkungan internal dan
eksternal organisasi.
Lingkungan internal
mempengaruhi organisasi
terhadap cara organisasi
melaksanakan kegiatankegiatannya.
Kapan diperlukan perubahan?
(When)
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Perubahan tujuan
Pembelian peralatan baru
Kelangkaan tenagakerja
Peraturan pemerintah
Ekonomi
Penggabungan
Menurunnya keuntungan
Siapa yang melakukan perubahan?
(Who)
Agen-agen perubahan
- Top Manager
- Middle Manager
- Firstline Manager
- ** diri sendiri / individu
didalam organisasi
Dimana perubahan terjadi? (Where)
• STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
• TEKNOLOGI & PROSES
- Perubahan teknologi
produksi
- Perubahan proses bisnis /
produksi
• ORANG
- Perubahan Sikap
- Perubahan Perilaku
Bagaimana
cara
perubahanny
a? (How)
Perubahan perlu Manajemen !
Change Management
• Upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.
•
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi,
mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu,
kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri
dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap
tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.
PENDEKATAN MANAJEMEN untuk
PERUBAHAN ORGANISASI
Pendekatan klasik yang dapat diterapkan ada 3 (tiga) langkah.
UNFREEZING : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan
dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo
dicairkan, kondisi yang sekarang berlangsung diguncang
sehingga orang merasa kurang nyaman.
MOVEMENT : Secara bertahap (step by step) tapi pasti,
perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang
dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasilhasil perubahan harus segera dirasakan.
REFREEZING : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai,
stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru,
dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil
maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan
jumlah pendudung makin bertambah.
Tahap-Tahap Manajemen
Perubahan
1. Tahap identifikasi perubahan
Diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa
yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang
atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan
mengidentifikasi tipe perubahan.
2. Tahap perencanaan perubahan.
perubahan
Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.
Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor
pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.
3. Tahap implementasi perubahan
dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan
pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan
sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu
perlu dilakukan monitoring perubahan.
4. Tahap evaluasi dan umpan balik.
Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu
dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi
data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik
kepada tahap identifikasi sehingga memberi dampak pada
perubahan yang diinginkan berikutnya.
Penolakan terhadap
perubahan dalam organisasi
• Resistensi Individual
Resistensi Organisasi
Resistensi individual
1. KEBIASAAN / budaya . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku
yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita.
Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan.
2. RASA AMAN. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa
aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi,
maka potensi menolak perubahan pun besar.
3. FAKTOR EKONOMI. Faktor lain sebagai sumber penolakan atas
perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.
4. TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI.
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh
karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan.
5. PERSEPSI. Persepsi cara pandang individu terhadap dunia
sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap.
Resistensi organisasi
1. INERSIA STRUKTURAL.
STRUKTURAL penolakan yang terstrukur.
Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan
main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya
menghasilkan stabilitas.
2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS.
LUAS
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi
hanya difokuskan pada satu bagian saja karena
organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian
dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya.
3. INERSIA KELOMPOK KERJA.
KERJA Walau ketika individu
mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya
potensi untuk menghalanginya.
4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN.
KEAHLIAN Perubahan
dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian
kelompok kerja tertentu.
5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA.
SUMBERDAYA
Mengatasi Resistensi atas
perubahaan
Ada 6 (enam) hal yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi
perubahan
1) Pendidikan dan Komunikasi.
Komunikasi Berikan penjelasan secara
tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya
perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam
berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi,
dan bentuk-bentuk lainnya.
2) Partisipasi.
Partisipasi Ajak serta semua pihak untuk mengambil
keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan
motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil
keputusan.
3) Memberikan kemudahan dan dukungan.
dukungan Jika pegawai
4) Negosiasi.
Negosiasi Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan
negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara
ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan
yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan
alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
5) Manipulasi.
Manipulasi Manipulasi adalah menutupi kondisi yang
sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak
lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan
rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara
memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang
perubahan dalam mengambil keputusan.
6) Paksaan.
Paksaan Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan
jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya
perubahan.
PERILAKU UMUM PERUBAHAN
YANG SUKSES
•
•
•
•
•
•
•
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru
PERILAKU MANAJER DLM
PERUBAHAN YANG SUKSES
•
•
•
•
•
Mampu membangun partisipasi bawahan
Manmpu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan
Contoh kasus:
Penerapan SAP di PT CPI
"SAP" System Analysis and Program Development
(in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)
Charoen Pokphand Indonesia merupakan pemain di bidang
industri pakan ternak yang telah menggunakan MySAP
Business Suite. Saat ini, CPI tengah merencanakan
pembanguan sistem TI tahap selanjutnya guna
memaksimalkan manfaat dari solusi SAP.
Ruang lingkup proyek TI CPI meliputi 4 fase implementasi.
•
Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan
satu pabrik,
• Fase II, merupakan pembenahan personel management
untuk seluruh internal perusahaan yang tercakup dibawah
naungan CPI.
• Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya,
• Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit
bisnis lainnya.
Kasus
Penerapan SAP pada PT. Charoen Pokphand Indonesia
memerlukan waktu dan proses karena menyangkut
proses bisnis dan budaya kerja yang berubah dari
sistem sebelumnya.
Untuk mencapai sasaran enterprise system yang terintegrasi
serta SAP yang stabil dan terutilisasi secara optimal
maka diperlukan adanya implementasi support
organization untuk mendukung operasi SAP.
Janganlah kamu menjadi serupa dengan dunia ini,
tetapi berubahlah oleh pembaharuan budimu,
sehingga kamu dapat membedakan manakah yang baik
dan yang sempurna
Organisasi
Nur Rachmat, BPO, M.Kes
1
Perubahan tidak dapat
dielakkan dalam kehidupan.
Suatu hari ada seseorang menemukan ulat kepompong di
sebuah pohon yang ada dihalaman rumahnya. Dan dia
membantu kupu-kupu muda itu keluar dari kepompongnya
Orang yang berniat untuk membantu sang kupu-kupu malah
tanpa disengaja telah membuat kupu-kupu tersebut mati
muda.
Karena tidak dapat terbang akhirnya sang kupu-kupu tersebut
menjadi mati.
What Change?
• Change / berubah / perubahan berasal dari kata
‘metamorphoo’ yang artinya diubah, ditrasformasikan atau
berubah bentuk.
"metanoia" (Yunani, μετ?νοια) berarti "perubahan pikiran".
• Proses perubahan (transformasi) yang dapat digambarkan
seperti proses yang dialami oleh: larva – ulat - kepompong
yang berubah menjadi kupu-kupu.
Organization Change
Adalah perubahan yg terjadi
pada diri organisasi,
dapat dilihat dari:
- pergantian staf,
- konflik organisasi
- pertumbuhan dan
- pergantian pimpinan
(Robbins,1994)
Perubahan organisasi 5W+1H
Mengapa perlu berubah ? (Why)
Perubahan organisasi dapat
didorong oleh pengaruh yang
ditimbulkan dari:
lingkungan internal dan
eksternal organisasi.
Lingkungan internal
mempengaruhi organisasi
terhadap cara organisasi
melaksanakan kegiatankegiatannya.
Kapan diperlukan perubahan?
(When)
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Perubahan tujuan
Pembelian peralatan baru
Kelangkaan tenagakerja
Peraturan pemerintah
Ekonomi
Penggabungan
Menurunnya keuntungan
Siapa yang melakukan perubahan?
(Who)
Agen-agen perubahan
- Top Manager
- Middle Manager
- Firstline Manager
- ** diri sendiri / individu
didalam organisasi
Dimana perubahan terjadi? (Where)
• STRUKTUR
- Perubahan design organisasi
• TEKNOLOGI & PROSES
- Perubahan teknologi
produksi
- Perubahan proses bisnis /
produksi
• ORANG
- Perubahan Sikap
- Perubahan Perilaku
Bagaimana
cara
perubahanny
a? (How)
Perubahan perlu Manajemen !
Change Management
• Upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.
•
Adalah proses mendiagnosa, menginisialisasi,
mengimplementasi dan mengintegrasi perubahan individu,
kelompok, atau organisasi dalam rangka menyesuaikan diri
dan mengantisipasi perubahan lingkungannya agar tetap
tumbuh, berkembang dan menghasilkan keuntungan.
PENDEKATAN MANAJEMEN untuk
PERUBAHAN ORGANISASI
Pendekatan klasik yang dapat diterapkan ada 3 (tiga) langkah.
UNFREEZING : Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan
dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo
dicairkan, kondisi yang sekarang berlangsung diguncang
sehingga orang merasa kurang nyaman.
MOVEMENT : Secara bertahap (step by step) tapi pasti,
perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang
dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasilhasil perubahan harus segera dirasakan.
REFREEZING : Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai,
stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru,
dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil
maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan
jumlah pendudung makin bertambah.
Tahap-Tahap Manajemen
Perubahan
1. Tahap identifikasi perubahan
Diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa
yang akan dilakukan /terjadi. Dalam tahap ini seseorang
atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan
mengidentifikasi tipe perubahan.
2. Tahap perencanaan perubahan.
perubahan
Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.
Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor
pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.
3. Tahap implementasi perubahan
dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan
pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu perubahan
sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu
perlu dilakukan monitoring perubahan.
4. Tahap evaluasi dan umpan balik.
Untuk melakukan evaluasi diperlukan data, oleh karena itu
dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi
data tersebut. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik
kepada tahap identifikasi sehingga memberi dampak pada
perubahan yang diinginkan berikutnya.
Penolakan terhadap
perubahan dalam organisasi
• Resistensi Individual
Resistensi Organisasi
Resistensi individual
1. KEBIASAAN / budaya . Kebiasaan merupakan pola tingkah laku
yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita.
Kita lakukan itu, karena kita merasa nyaman, menyenangkan.
2. RASA AMAN. Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa
aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi,
maka potensi menolak perubahan pun besar.
3. FAKTOR EKONOMI. Faktor lain sebagai sumber penolakan atas
perubahan adalah soal menurun-nya pendapatan.
4. TAKUT AKAN SESUATU YANG TIDAK DIKETAHUI.
Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh
karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan.
5. PERSEPSI. Persepsi cara pandang individu terhadap dunia
sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap.
Resistensi organisasi
1. INERSIA STRUKTURAL.
STRUKTURAL penolakan yang terstrukur.
Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan
main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya
menghasilkan stabilitas.
2. FOKUS PERUBAHAN BERDAMPAK LUAS.
LUAS
Perubahan dalam organisasi tidak mungkin terjadi
hanya difokuskan pada satu bagian saja karena
organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian
dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya.
3. INERSIA KELOMPOK KERJA.
KERJA Walau ketika individu
mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya
potensi untuk menghalanginya.
4. ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN.
KEAHLIAN Perubahan
dalam pola organisasional bisa mengancam keahlian
kelompok kerja tertentu.
5. ANCAMAN TERHADAP ALOKASI SUMBERDAYA.
SUMBERDAYA
Mengatasi Resistensi atas
perubahaan
Ada 6 (enam) hal yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi
perubahan
1) Pendidikan dan Komunikasi.
Komunikasi Berikan penjelasan secara
tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya
perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam
berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi,
dan bentuk-bentuk lainnya.
2) Partisipasi.
Partisipasi Ajak serta semua pihak untuk mengambil
keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan
motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil
keputusan.
3) Memberikan kemudahan dan dukungan.
dukungan Jika pegawai
4) Negosiasi.
Negosiasi Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan
negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara
ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan
yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan
alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka
5) Manipulasi.
Manipulasi Manipulasi adalah menutupi kondisi yang
sesungguhnya. Misalnya memlintir (twisting) fakta agar tampak
lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan
rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara
memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang
perubahan dalam mengambil keputusan.
6) Paksaan.
Paksaan Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan
jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya
perubahan.
PERILAKU UMUM PERUBAHAN
YANG SUKSES
•
•
•
•
•
•
•
Berkomunikasi secara terbuka
Mau bekerjasama
Mau mengambil tanggungjawab
Memiliki visi yang sama
Mampu memecahkan masalah secara efektif
Mendukung upaya manajemen
Mau mencoba yang baru
PERILAKU MANAJER DLM
PERUBAHAN YANG SUKSES
•
•
•
•
•
Mampu membangun partisipasi bawahan
Manmpu memimpin dengan visi kedepan
Dapat berfungsi secara strategik
Mampu menjadi aliran informasi
Mampu mengembangkan potensi bawahan
Contoh kasus:
Penerapan SAP di PT CPI
"SAP" System Analysis and Program Development
(in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)
Charoen Pokphand Indonesia merupakan pemain di bidang
industri pakan ternak yang telah menggunakan MySAP
Business Suite. Saat ini, CPI tengah merencanakan
pembanguan sistem TI tahap selanjutnya guna
memaksimalkan manfaat dari solusi SAP.
Ruang lingkup proyek TI CPI meliputi 4 fase implementasi.
•
Fase I merupakan implementasi untuk kantor pusat dan
satu pabrik,
• Fase II, merupakan pembenahan personel management
untuk seluruh internal perusahaan yang tercakup dibawah
naungan CPI.
• Fase III merupakan implementasi modul-modul lainnya,
• Fase IV atau terakhir merupakan pembangunan untuk unit
bisnis lainnya.
Kasus
Penerapan SAP pada PT. Charoen Pokphand Indonesia
memerlukan waktu dan proses karena menyangkut
proses bisnis dan budaya kerja yang berubah dari
sistem sebelumnya.
Untuk mencapai sasaran enterprise system yang terintegrasi
serta SAP yang stabil dan terutilisasi secara optimal
maka diperlukan adanya implementasi support
organization untuk mendukung operasi SAP.
Janganlah kamu menjadi serupa dengan dunia ini,
tetapi berubahlah oleh pembaharuan budimu,
sehingga kamu dapat membedakan manakah yang baik
dan yang sempurna