Implementasi Ilmu Akuntansi dalam Sistem
LOMBA KARYA TULIS ILMIAH NASIONAL
Dalam Rangka Mengikuti “ACTIVE 2015” HMJ Akuntansi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
IMPLEMENTASI ILMU AKUNTANSI DALAM SISTEM
MANAJEMEN KEUANGAN SEBAGAI UPAYA PENCEGAHAN
PRAKTIK KECURANGAN DI UNIVERSITAS GADJAH MADA
Ditulis oleh :
Fathurahman Sidiq
Akuntansi/13/EK/19547/349666
Caecilia Westi Sekar Wangi
Akuntansi/13/347600/EK/19401
Yuniana Rizki Rakhmayanti
Akuntansi/13/347074/EK/19388
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015
1
LEMBAR PENGESAHAN
Karya tulis ini diajukan untuk mengikuti Lomba Karya Tulis Ilmiah Nasional dalam
rangkaian acara ACTIVE (Acounting Society in Versatility) 2015.
Judul Karya Tulis
IMPLEMENTASI ILMU AKUNTANSI DALAM SISTEM MANAJEMEN
KEUANGAN SEBAGAI UPAYA PENCEGAHAN PRAKTIK KECURANGAN DI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Ketua kelompok
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Fathurahman Sidiq
: 13/349666/EK/19547
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
Anggota kelompok 1
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Caecilia Westi Sekar Wangi
: 13/347600/EK/19401
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
Anggota kelompok 2
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Yuniana Rizki Rakhmayanti
: 13/347074/EK/19388
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
2
Dosen Pembimbing
a. Nama Lengkap dan Gelar
: Haryono Drs., M.Com., Ak., CA.,
b. NIP
: 196607101994031003
Yogyakarta, 6 Oktober 2015
4
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
karunia atas hidup. Berkat karunia-Nya kita semua dapat selalu membawa kebaikan dan
manfaat bagi diri sendiri maupun orang lain.
Ucapan terima kasih penulis haturkan kepada Bapak Haryono Drs., M.Com.,
Ak., CA., selaku dosen pembimbing, serta seluruh pihak yang turut membantu, baik
bantuan moril maupun materiil. Pada akhirnya karya tulis ilmiah yang berjudul
”Implementasi Ilmu Akuntansi dalam Sistem Manajemen Keuangan sebagai Upaya
Pencegahan Praktik Kecurangan di Universitas Gadjah Mada” ini dapat diselesaikan
dalam waktu yang telah ditentukan.
Penulis menyadari di dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini masih jauh dari
kesempurnaan. Untuk itu, besar harapan kami jika ada kritik dan saran yang
membangun untuk membantu melengkapi karya tulis ilmiah ini.
Harapan penulis atas penyusunan karya tulis ilmiah ini adalah dapat memberikan
manfaat untuk semua orang di kemudian hari.
Yogyakarta, 6 Oktober 2015
Tim Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN................................................................................... ii
KATA PENGANTAR......................................................................................... iv
DAFTAR ISI..................................................................................................... v
DAFTAR BAGAN............................................................................................. vi
RINGKASAN.................................................................................................. vii
BAB I.............................................................................................................. 1
PENDAHULUAN.............................................................................................. 1
A.
Latar Belakang........................................................................................ 1
B.
Rumusan Masalah.................................................................................... 4
C.
Tujuan.................................................................................................... 4
D.
Manfaat.................................................................................................. 5
TINJAUAN PUSTAKA....................................................................................... 6
A.
Praktik Kecurangan.................................................................................. 6
B. Implementasi Ilmu Akuntansi pada Sistem Manajemen Keuangan Sebagai Fondasi
yang Kuat...................................................................................................... 7
METODE PENULISAN...................................................................................... 8
A.
Desain Penelitian...................................................................................... 8
B.
Teknik Pengumpulan Data.........................................................................8
C.
Teknik Analisis Data.................................................................................. 9
PEMBAHASAN............................................................................................... 10
A.
Teknis Penerapan SIMKEU......................................................................10
B.
Peran SIMKEU dalam Pencegahan Masalah................................................17
C. Kontribusi Akuntan dengan Ilmu Akuntansi dalam Desain dan Pengembangan
SIMKEU..................................................................................................... 20
PENUTUP...................................................................................................... 23
A.
Simpulan.............................................................................................. 23
B.
Saran................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 26
DAFTAR RIWAYAT HIDUP.............................................................................. 28
LAMPIRAN.................................................................................................... 29
6
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Posisi Indonesia berdasarkan Penggunaan Internet...........................................1
Bagan 2. Peringkat Permasalahan Utama di Bidang Bisnis di Indonesia.........................3
Bagan 3. Form UMK Online di SIMKEU.......................................................................12
Bagan 4. Verifikasi UMK di SIMKEU............................................................................13
Bagan 5. RBAC pada SIMKEU UGM............................................................................13
Bagan 6. Alur Kerja Pengajuan UMK.............................................................................14
Bagan 7. Alur Kerja Pertanggungjawaban Dana.............................................................15
Bagan 8. Arsitektur Infrastruktur SIMKEU....................................................................16
Bagan 9. Monitoring Alokasi pada SIMKEU..................................................................19
Bagan 10. Monitoring Proses AMLOK pada SIMKEU..................................................19
Bagan 11. Logic Model Implementasi SIMKEU di UGM..............................................29
RINGKASAN
Universitas Gadjah Mada (UGM) sebagai salah satu institusi pendidikan yang
ada di Indonesia mulai berupaya untuk menjadi less cash society. Upaya yang dilakukan
adalah dengan menerapkan alur penganggaran dan pencairan dana unit kerja melalui
komputer atau online process. Proses tersebut dibantu dengan adanya Sistem Informasi
Keuangan UGM atau SIMKEU (https://simkeu.ugm.ac.id/) sebagai program yang
dikembangkan secara in-house oleh pihak UGM. Tujuan awal penerapan proses yang
terkomputerisasi ini adalah untuk memotong waktu kerja yang cukup lama pada saat
proses masih harus manual sehingga menjadi lebih efisien. Namun, secara tidak
langsung tujuan lainnya adalah untuk melakukan pencegahan praktik kecurangan yang
mungkin terjadi.
Desain dari SIMKEU ini merupakan hasil jerih payah beberapa pihak yang
diantaranya memiliki latar belakang ilmu akuntansi. Mereka memiliki andil besar dalam
perancangan dan pengembangan SIMKEU sampai saat ini. Ilmu akuntansi yang dimiliki
tersebut berkontribusi dalam hal perancangan desain yang efisien sehingga
mempercepat proses transaksi keuangan. Selain itu, akuntan juga berperan dalam
pembuatan prosedur keamanan sebagai upaya pengendalian dan pengawasan dari
pelaksanaan SIMKEU.
Adanya SIMKEU ini menandakan peran akuntan akan lebih bertumpu pada
bagaimana akuntan mampu mengimplementasikan ilmunya dalam lingkup yang lebih
luas pada suatu sistem pendukung dari transaski nontunai. Implementasi ilmu akuntansi
akan menjadi fondasi yang kuat pada kestabilan sistem tersebut. Dengan demikian, akan
tercipta less cash society sekaligus mengurangi risiko praktik kecurangan di lingkungan
UGM.
8
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang semakin modern kini telah
mengglobal. Berkat kecanggihannya, pekerjaan manusia pun menjadi semakin efektif
dan efisien. Terlebih lagi dengan adanya akses koneksi internet yang dapat
mempermudah komunikasi antar manusia. Menurut Global Web Index, yang merupakan
perusahaan riset penelitian pasar konsumen digital, Indonesia menduduki peringkat
kedua sebagai negara yang memiliki perkembangan jumlah pengguna internet terbesar
di dunia. Persentase perkembangan dalam lima tahun terakhir adalah 430%, di bawah
Filipina yang sebesar 531%. Total penduduk Indonesia yang menggunakan internet
adalah sebesar 58 juta orang yang merupakan peringkat ke-7 di dunia[CITATION Par14
\l 1057 ].
Bagan 1. Posisi Indonesia berdasarkan Penggunaan Internet
1
Tak sampai disitu saja, perkembangan TIK juga berbanding lurus dengan
maraknya kejahatan siber. Menurut pernyataan dari Kepala Satuan IV Cyber Crime
Direktorat Kriminal Khusus Polda Metro, Ajun Komisaris Besar Audie Latuheru,
laporan terhadap kejahatan yang ada di dunia maya kian meningkat, yaitu sebanyak 2-3
laporan per hari di tahun 2010-2011[CITATION 154 \l 1057 ]. Bahkan Indonesia
menduduki peringkat kedua di dunia sebagai negara dengan tingkat kejahatan siber
terbesar menurut Ketua Komite I DPD RI, Akhmad Muqowam[CITATION Dec13 \l
1057 ].
Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 yang mengatur tentang informasi dan
transaksi elektronik (UU ITE) ini telah dibuat tidak hanya untuk meningkatkan
efektivitas dan pelayanan publik melalui TIK, tetapi juga untuk memberikan rasa aman,
keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara[CITATION Men08 \l
1057 ]. Ketentuan yang terdapat pada UU ITE telah merujuk ketentuan dan prinsip yang
berlaku secara internasional, seperti UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce,
EU Directives on Electronic Commerce, Convention on Cybercrime, dan sebagainya.
Namun, tetap saja tindak kecurangan dalam TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)
tak kunjung berkurang dan kian meresahkan. Hal ini membuktikan bahwa eksistensi
dari UU ITE masih kurang cukup untuk membendung tindak kecurangan dan
memproteksi para pengguna TIK.
Meskipun tindak kecurangan telah menjamur dan belum mampu diatasi oleh UU
yang sudah ada, semakin banyak pula masyarakat yang kini tidak menutup diri dengan
TIK. Penggunaan TIK telah menjadi suatu kebutuhan yang benefitnya tak terelakkan
lagi. Seperti yang tengah terjadi di Indonesia yang birokrasi pemerintah termasuk empat
besar permasalahan utama dalam dunia bisnis pada tahun 2014 (World Economic Forum
2014). Kebutuhan akan kepraktisan dan keefektifan kinerja, khususnya terkait dengan
masalah birokrasi, menjadi alasan yang kuat mengapa TIK perlu diterapkan secara
meluas.
2
Bagan 2. Peringkat Permasalahan Utama di Bidang Bisnis di Indonesia
Salah satu bidang kerja yang membutuhkan adanya TIK ialah keuangan. Birokrasi
yang kompleks, penyesuaian antara anggaran dan transaksi, serta alokasi dana dalam
jumlah besar dapat diselesaikan secara efisien dengan penggunaan TIK. Selain itu,
memungkinkan dan memudahkan pula untuk diadakannya kontrol keuangan dari pusat
karena telah ada integrasi informasi.
Tidak hanya perusahaan bisnis yang perlu untuk menerapkan TIK, tetapi juga
lembaga-lembaga yang bergerak di sektor publik, salah satunya adalah institusi
pendidikan. Terkadang sistem keuangan institusi pendidikan masih kurang terkelola
dengan baik sehingga memunculkan peluang adanya tindak kecurangan. Hal tersebut
sering terjadi disebabkan oleh minimnya sumber daya manusia dan fasilitas pengelolaan
keuangan yang ada.
Beberapa perguruan tinggi di Indonesia telah menggunakan sistem manajemen
keuangan yang terintegrasi, salah satunya adalah Universitas Gadjah Mada (UGM).
Sistem Informasi Keuangan UGM (SIMKEU) ini dikembangkan sendiri oleh pihakpihak internal di Direktorat Keuangan UGM yang memiliki latar belakang ilmu
pendidikan yang berbeda, salah satunya yang dominan adalah ilmu akuntansi. Semenjak
awal dibuat hingga saat ini SIMKEU terus mengalami perkembangan demi upaya
pencegahan terhadap masalah atau kecurangan di sistem keuangan yang mungkin akan
terjadi.
Berdasarkan penjelasan di atas, melalui karya tulis ini penulis berusaha
menganalisis dan mengkaji lebih lanjut mengenai kontribusi ilmu akuntansi dalam
upaya pencegahan praktik kecurangan melalui studi kasus pengembangan SIMKEU di
UGM. Karya tulis yang berjudul “Implementasi Ilmu Akuntansi dalam Sistem
Manajemen Keuangan sebagai Upaya Pencegahan Praktik Kecurangan di Universitas
Gadjah Mada” ini merupakan hasil karya penulis sendiri, bukan plagiat, dan belum
pernah dikompetisikan atau dipublikasikan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, penelitian ini memiliki
beberapa rumusan masalah sebagai berikut.
1. Bagaimana kontribusi ilmu akuntansi dalam pengembangan SIMKEU di UGM?
2. Bagaimana cara SIMKEU dalam mencegah kecurangan yang mungkin terjadi
pada transaksi keuangan di UGM?
C. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Untuk mengetahui kontribusi ilmu akuntansi dalam pengembangan SIMKEU di
UGM.
2. Untuk mengetahui cara SIMKEU dalam mencegah kecurangan yang mungkin
terjadi pada transaksi keuangan di UGM
4
D. Manfaat
Dengan disusunnya penelitian ini, terdapat beberapa manfaat yang diharapkan
dapat dipetik, yaitu sebagai berikut.
1. Bagi instansi pendidikan, dapat memberikan wawasan mengenai pencegahan
tindak kecurangan dengan menggunakan sistem keuangan yang terintegrasi.
2. Bagi khalayak, sebagai penambah wawasan terkait sistem keuangan yang
terintergrasi dan penggugah kesadaran akan pentingnya upaya pencegahan
tindak kecurangan.
3. Bagi peneliti, dapat memberikan pengetahuan yang lebih mengenai upaya
pencegahan kecurangan secara luas.
4. Bagi mahasiswa, sebagai pemantik adanya analisis dan kajian lebih lanjut dari
berbagai sudut pandang ilmu mengenai upaya pencegahan tindak kecurangan
melalui sistem yang terintegrasi.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Praktik Kecurangan
Praktik kecurangan bagi masyarakat bukan hal baru karena hampir terjadi di
setiap lapisan masyrakat terlepas dari ukuran skala pengaruhnya. Praktik kecurangan
atau yang bisa juga disebut fraud difenisikan sebagai “A knowing misrepresentation of
the truth or concealment of a material fact to induce another to act to his or her
detriment”[CITATION Ass15 \l 1033 ].
Praktik kecurangan, menurut Association of Certified Fraud Examiner, dibagi
menjadi 3 jenis, yaitu korupsi, penyalahgunaan aset, dan kecurangan dalam laporan
keuangan[ CITATION Ass151 \l 1033 ]. Tiga jenis praktik kecurangan tersebut dapat
terjadi karena tiga kondisi dasar, yaitu motif, kesempatan, dan justifikasi atau lebih
dikenal dengan istilah fraud triangle[ CITATION Uni10 \l 1033 ].
Bagi dunia keuangan, pada awal abad ke-21 ini banyak digemparkan dengan
praktik kecurangan di bidang keuangan (financial fraud). Jika menelisik kembali ke
sejarahnya, praktik kecurangan di bidang keuangan pertama kali tercatat adalah kasus
Hegestratos yang ingin mengelabui krediturnya yang terjadi 300 tahun sebelum masehi.
[ CITATION Bea09 \l 1033 ].
Praktik kecurangan yang sering menjadi headline berita tersebut bukanlah tanpa
alasan. Dampak yang ditimbulkan oleh praktik kecurangan sangat signifikan, yaitu
kerugian finansial, kehilangan kepercayaan pihak luar, moral organisasi jatuh, dan biaya
audit atau recover yang mahal[ CITATION Joh \l 1033 ].
Waktu yang terus bergulir juga membuat praktik kecurangan semakin
berkembang. Perkembangan teknologi yang diharapkan untuk mengurangi praktik
kecurangan yang konvensional ini pun juga memiliki kelemahan. Istilah yang
digunakan untuk kelemahan tersebut adalah computer fraud[ CITATION Rom12 \l
1033 ].
6
B. Implementasi Ilmu Akuntansi pada Sistem Manajemen Keuangan Sebagai
Fondasi yang Kuat.
Praktik kecurangan di Indonesia belum menunjukkan tren penurunan yang
signifikan. Indonesian Corruption Watch (ICW) menyatakan bahwa tahun 2014 telah
terjadi 629 kasus korupsi yang merugikan negara sebesar 5,29 triliun rupiah. Kerugian
tersebut belum termasuk biaya yang dikeluarkan untuk proses peradilan. Upaya
pemberantasan korupsi memang baik, namun jika terus seperti itu akan banyak biaya
yang terbuang.
Pemberantasan korupsi merupakan salah satu contoh dari deteksi koreksi yang
memakan banyak biaya. Padahal seringkali terdapat tuntutan penghematan anggaran
dari beberapa pihak. Hal tersebut menandakan harus ditemukannya cara baru untuk
mengatasi praktik kecurangan[ CITATION Sya14 \l 1033 ].
Perkembangan transaksi keuangan menuju era transaksi nontunai, seperti yang
sedang digalakkan oleh Bank Indonesia, menjadi indikasi awal mula penekanan
terhadap praktik kecurangan. Keunggulan transaksi nontunai yang mudah dilacak ini
adalah salah satu alasan utamanya. Keunggulan tersebut tidak hadir dengan sendirinya.
Hal itu dipengaruhi oleh bentuk dan desain suatu sistem informasi yang digunakan.
Semakin mudah prosedur pelacakan, maka semakin kuat deteksi preventif yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
Committee of Sponsoring Organizations atau COSO [CITATION Moe09 \l 1033 ]
mengeluarkan panduan tentang bagaimana sebuah kerangka kerja pengendalian internal
dibuat. Kerangka kerja tersebut terdiri atas komponen lingkungan, penilaian risiko,
pengendalian akivitas, komunikasi dan informasi, serta monitoring. Komponen
pengendalian aktivitas, komunikasi dan informasi merupakan dua faktor penting yang
memiliki kaitan terhadap perancangan desain sistem informasi yang baik dan benar.
Desain sistem dengan dasar ilmu akuntansi akan memiliki karakter yang berbeda
apabila dibandingkan dengan desain sistem yang tidak menggunakan dasar ilmu
akuntansi. Ilmu akuntansi ini dapat memberikan karakteristik mengenai bagaimana
suatu komponen dalam suatu sistem bisa saling “mengawasi” satu sama lain.
BAB III
METODE PENULISAN
A. Desain Penelitian
Penelitian ini bersifat deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Pembahasan yang tercakup adalah kontribusi peran akuntan dengan ilmu akuntansi
dalam menmbuat sistem informasi keuangan sebagai upaya untuk mendeteksi praktik
kecurangan sebelum terjadi di UGM.
Variabel penelitian yang akan dibahas adalah mengenai teknis pelaksanaan dari
program SIMKEU di UGM dan ilmu akuntansi yang digunakan dalam merancang
desain SIMKEU, serta cara supervisi SIMKEU oleh akuntan.
B. Teknik Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data
primer yang dibutuhkan adalah informasi mengenai teknis pelaksanaan dari SIMKEU.
Untuk data sekunder yang dibutuhkan ialah dokumen dasar pelaksanaan SIMKEU,
pengertian dari ilmu akuntansi, beserta hal-hal lain yang mendukung penulisan. Berikut
ini merupakan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian.
1. Metode wawancara, yaitu dengan melakukan tanya-jawab kepada beberapa
informan sesuai informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. Beberapa
informan tersebut berasal dari Direktorat Keuangan UGM sebagai salah satu
pihak yang paling berkaitan dengan program SIMKEU.
2. Studi pustaka, yaitu dengan melakukan pengkajian literatur-literatur terkait
secara mendalam, seperti artikel jurnal, buku, dan artikel unggahan yang
berkaitan dengan penelitian.
8
C. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif-kualitatif. Analisis
deskriptif-kualitatif dilakukan dengan memberikan ulasan atau interpretasi terhadap data
yang diperoleh, baik data kualitatif maupun kuantitatif. Tujuan dari teknik analisis ini
ialah supaya penelitian menjadi lebih jelas dan bermakna. Langkah-langkah yang kami
lakukan adalah sebagai berikut.
1. Menyeleksi data yang digunakan, baik kuantitatif maupun kualititatif.
2. Menganalisis data yang dipilih.
3. Menarik simpulan dari data-data yang ada.
BAB IV
PEMBAHASAN
Gerakan Nasional Non Tunai (GNTT) adalah suatu gerakan dari pemerintah yang
bertujuan untuk menciptakan suatu komunitas atau masyarakat Indonesia yang secara
berangsur-angsur menggunakan instrumen non tunai, atau disebut sebagai Less Cash
Society (LCS), pada setiap transaksi. Hal ini dilakukan agar setiap transaksi yang
dilakukan oleh pelaku bisnis, institusi pemerintah, maupun institusi pendidikan menjadi
lebih efisien, aman, dan terintegrasi. UGM pun telah merealisasikan GNTT di dalam
sistem pengelolaan keuangannya, yaitu SIMKEU.
A. Teknis Penerapan SIMKEU
Pada mulanya, tepatnya sebelum tahun 2010, sistem pencairan uang muka kerja
(UMK) dilakukan secara manual. Transaksi yang tiap harinya bisa mencapai ratusan ini
berasal dari kurang lebih 30 unit kerja di seluruh UGM. Formulir pencairan UMK
diajukan ke Direktorat Keuangan UGM yang dilayani oleh seorang pegawai. Pegawai
tersebut kemudian mencocokkan kesesuaian angka di formulir pengajuan dengan daftar
anggaran awal tahun yang berbentuk buku tebal. Oleh karena itu, tidak heran akan ada
tumpukan kertas yang tinggi di meja pegawai, khususnya apabila mendekati akhir
tahun. Menyebabkan pegawai akan kerja lembur akibat adanya peningkatan jumlah
transaksi.
Setelah pengajuan transaksi dianggap sesuai dengan anggaran, perlu waktu tunggu
hingga lebih dari seminggu untuk dapat mencairkan UMK. Waktu tersebut digunakan
untuk memproses formulir yang telah diajukan, meminta persetujuan pihak atas yang
berwenang, serta melikuidasi dana dari bank dalam bentuk uang kas. Setelah itu, uang
tersebut diberikan kepada bendahara di masing-masing unit kerja secara manual.
Nantinya uang yang dipegang bendahara ini akan diproses lebih lanjut terlebih dahulu
10
oleh bagian keuangan dari unit kerja baru setelah itu diberikan kepada bagian unit kerja
yang membutuhkan.
Dengan proses manual tersebut, tidak heran akan banyak peluang kesalahan dan
kecurangan yang mungkin terjadi pada sistem keuangan UGM. Human error dari
pegawai dalam mencocokkan anggaran dan transaksi, dokumentasi formulir,
penyimpanan uang, atau salah memasukan data ini mungkin akan terjadi. Terutama
apabila volume transaksi kian meningkat. Lamanya proses pengajuan UMK hingga
sampai di unit kerja membuat kinerja menjadi terhambat. Hal itu disebabkan hanya ada
satu pegawai yang melakukan pelayanan di front office. Belum lagi apabila pihak atas
yang berwenang untuk menyetujui UMK ini sedang pergi untuk perjalanan dinas atau
sakit.
Meskipun sudah ada pengawasan berkala yang dilakukan tiap tiga bulan sekali,
kontrol yang dilakukan atas sistem pencairan UMK ini akan lebih sukar karena memang
masih manual. Semua pekerjaan dilakukan oleh satu orang saja sehingga seluruh
informasi menjadi terpusat dan kemungkinan adanya kecurangan cukup tinggi. Terlebih
lagi uang yang diberikan langsung kepada bendahara terkadang tidak langsung
diserahkan ke unit kerja, tetapi disimpan dahulu di bank beberapa waktu untuk dapat
memperoleh pendapatan dari bunga bank.
Dengan permasalahan yang muncul akibat sistem manual tersebut, UGM
memutuskan untuk mengembangkan sistem terintegrasi dengan aplikasi dan database
terpusat, yaitu SIMKEU. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengelola keuangan
dengan efektif, efisien, dan patuh terhadap peraturan yang berlaku. SIMKEU sendiri
merupakan sistem gabungan antara SIMAGAMA, sistem yang mengurusi realisasi
anggaran, dan SIMAKUN, sistem yang mengurusi laporan keuangan.
Kemunculan ide SIMKEU ini berawal dari penawaran dana hibah bagi pengadaan
penelitian tertentu oleh Bagian Sumber Daya Manusia. Beberapa orang yang tergabung
dalam tim pun mempersiapkan pengembangan SIMKEU ini selama dua bulan sebelum
pada akhirnya diajukan. Setelah disetujui dan mendapat bantuan dana, tim tersebut
mengumpulkan beberapa orang yang berasal dari latar belakang pendidikan yang
berbeda untuk melakukan analisis terhadap kondisi, permasalahan, dan kebutuhan akan
sistem keuangan di UGM.
Perancangan SIMKEU ini dilakukan secara bertahap selama beberapa tahun. Pada
tahun 2010 pengajuan UMK dapat dilakukan secara online, tetapi proses
pertanggungjawaban dana masih manual. Setelah adanya peninjauan dan evaluasi lebih
lanjut, pertanggungjawaban UMK telah dapat dilakukan secara online pada tahun 2011.
SIMKEU juga telah mengembangkan sistem pembayaran definitif di tahun 2012.
Pembayaran definitif disini ialah transaksi keuangan yang tidak melibatkan bendahara
unit kerja lagi untuk menerima uang, tetapi menggunakan virtual account dari masingmasing unit kerja untuk melakukan transfer uang.
Bagan 3. Form UMK Online di SIMKEU
Setelah adanya SIMKEU, dibentuk pula tim verifikator berdasarkan surat
keputusan dari rektorat. Tim yang berjumlah sembilan orang ini berperan sebagai ujung
12
tombak dari proses transaksi keuangan di UGM. Sesuai dengan namanya, mereka
bertugas untuk memverifikasi setiap transaksi yang masuk di SIMKEU, apakah sudah
sesuai anggaran, apakah tujuan penggunaan dana sudah tepat, apakah bukti
pertanggungjawaban sudah sesuai dengan yang ditetapkan, dan lain sebagainya.
Bagan 4. Verifikasi UMK di SIMKEU
Selain verifikator, terdapat pula pihak-pihak yang berkaitan dan memiliki
tingkatan otorisasi dalam mengakses dan menyetujui transaksi pada SIMKEU. Otorisasi
yang digunakan ialah Role Based Access Control (RBAC) sehingga otoritas yang
berbeda akan dapat mengakses hal yang berbeda pula pada SIMKEU sesuai dengan
tingkatannya. Untuk dapat mengajukan pencairan UMK, pihak dengan otoritas paling
bawah harus menuggu persetujuan dari pihak yang memiliki otoritas di atasnya, dan
begitu seterusnya hingga sampai pada pihak dengan otoritas paling tinggi, yaitu
eksekutif universitas.
Bagan 5. RBAC pada SIMKEU UGM
Sistem yang baru ini jauh lebih efisien karena persetujuan UMK dapat dilakukan
24 jam secara online melalui SIMKEU. Persetujuan transaksi juga dapat didisposisikan
kepada pemegang otoritas di bawahnya tergantung dari karakteristik transaksi dan
kesibukan pekerjaan. Selain itu, perlu adanya laporan pertanggungjawaban dalam
bentuk fisik dengan tanda tangan basah dari atasan untuk diberikan kepada direktorat
keuangan. Hal ini juga tidak menjadi masalah karena laporan dapat disusulkan dalam
jangka waktu tertentu. Dengan demikian, SIMKEU ini sebenarnya bukan sistem
sepenuhnya paperless, tetapi lebih cenderung kepada sistem yang less paper karena
masih dibutuhkannya dokumentasi fisik tertentu.
Bagan 6. Alur Kerja Pengajuan UMK
14
Bagan 7. Alur Kerja Pertanggungjawaban Dana
Tantangan yang dihadapi selama pengimplementasian SIMKEU adalah perubahan
status UGM yang juga berkaitan dengan perubahan anggaran UMK. UGM berstatus
Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dengan otonomi pengelolaan keuangan sebelum
tahun 2010. Setelah terbitnya Peraturan Pemerintah 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan Pendidikan, statusnya berubah menjadi Badan Layanan Umum
(BLU). Implikasinya penerimaan UGM disamakan dengan penerimaan negara. Namun,
mulai tahun 2013 UGM berubah status menjadi badan hukum yang seluruh penerimaan
dianggap sebagai dana masyarakat umum[CITATION UIU13 \l 1057 ]. Hasil revisi
anggaran beberapa kegiatan di unit kerja dari komite anggaran ini harus segera
dimasukkan ke SIMKEU. Dengan demikian, SIMKEU berperan dalam mempermudah
dan mempercepat masa transisi status sehingga layanan keuangan dengan implementasi
status yang baru dapat diberikan secara akurat[CITATION Ika12 \l 1057 ].
Terdapat tiga databases yang dimiliki UGM untuk SIMKEU, yaitu satu database
master dan dua databases domain relational calculus (DB DRC). Ketiganya diletakkan
di tiga lokasi yang berbeda, yaitu di dalam area UGM, di area UGM tetapi gedung yang
berbeda, dan di luar kota. Hal tersebut dimaksudkan supaya masih ada database yang
aman apabila database yang lain terkena hacking, virus, atau bencana alam. Sedangkan
untuk akses SIMKEU telah meggunakan Security Service Layer (SSL) sebagai proteksi
atas segala tindak kecurangan cyber.
Pada akhir tahun 2013, SIMKEU sempat crowded sehingga kinerja server
menjadi lambat karena terdapat banyak pihak yang mengakses dan memproses
informasi. Administrator SIMKEU yang piket berjaga pun sempat kewalahan
menanganinya. Hal tersebut berkaitan dengan penyediaan layanan prima terhadap para
stakeholders sehingga perlu segera ditindaklanjuti. Solusinya ialah dengan memisahkan
server SIMKEU dengan Human Resources Information Systems (HRIS) yang
sebelumnya masih bergabung pada server yang sama.
Bagan 8. Arsitektur Infrastruktur SIMKEU
Pengembangan SIMKEU ini dilakukan oleh pihak internal UGM sendiri, atau
dikenal dengan istilah in-house. Memang in-house ini membutuhkan sumber daya yang
berkemampuan, pemahaman dan pengetahuan yang baik, serta waktu yang cukup lama.
Meskipun demikian, UGM merasa mampu untuk melakukan hal tersebut karena adanya
sumber daya dan juga lebih berbasis penelitian sesuai dengan misi dari
UGM[CITATION Ber14 \l 1057 ]. Selain itu, keuntungan dari pengembangan sistem
16
sendiri daripada membeli paket adalah lebih mudah menyesuaikan sistem dengan proses
bisnis daripada sebaliknya.
Meskipun terdapat kompleksitas transaksi yang tinggi dan banyaknya unit kerja
yang dikelola, SIMKEU tetap dievaluasi sekali setahun dan dikembangkan sampai
sekarang. Terbukti saat ini SIMKEU menjadi benchmark dari institusi pendidikan
lainnya karena memiliki server canggih dan spesifikasi tinggi dengan 24 processors
apabila dibandingkan sistem lain di dalam dan luar UGM. Setelah berintegrasi dengan
HRIS, UGM berencana untuk melakukan pengintegrasian SIMKEU dengan sistem yang
lain, yaitu sistem pencatatan aset pada direktorat aset. [CITATION Pen151 \l 1057 ]
B. Peran SIMKEU dalam Pencegahan Masalah
Sebelum diterapkannya SIMKEU dalam pengelolaan keuangan di UGM, setiap
anggaran dana yang dialokasikan maupun dicairkan pada tiap unit kerja memerlukan
waktu yang cukup lama untuk mendapatkan persetujuan birokrasi dari pusat. Hal
tersebut disebabkan karena setiap aktivitas transaksi masih dicatat, disetujui dan
dilaporkan secara manual. Waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan tiap dana yang
akan dialokasikan minimal dua bulan [ CITATION Did15 \l 1033 ]. Dengan demikian,
setiap transaksi manual yang dilakukan akan sangat rentan oleh praktik kecurangan
yang dilakukan oleh pihak yang mengelola karena tidak adanya pencatatan yang
terkomputerisasi sehingga setiap data yang diinput belum jelas arah muara integrasi
data.
Adanya beberapa kemungkinan praktik kecurangan tersebut, pada akhirnya
“memaksa” pihak UGM mencetuskan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan
seluruh aktivitas transaksi pada unit kerja di UGM. Sistem ini berbasis real time yang
seluruh transaksi dan tindak lanjutnya dapat dilacak. SIMKEU ini secara berangsur akan
berkontribusi pada GNNT yang bertujuan untuk mewujudkan LCS.
Peran utama dari SIMKEU adalah mengintegrasikan seluruh transaksi yang
terjadi pada tiap unit kerja ke pusat, yaitu Direktorat Keuangan UGM, melalui sistem.
Terdapat tiga manfaat penting yang telah didapatkan oleh pihak UGM dengan
implementasi SIMKEU dalam tata kelola keuangannya.
Pertama, dengan adanya sistem yang terintegrasi, setiap transaksi pada unit kerja
maupun pusat dapat lebih mudah dilacak pada setiap prosesnya. Selain itu, data aktivitas
transaksi akan di-back up secara otomatis yang nantinya dapat dijadikan bukti apabila
terjadi praktik kecurangan. Human error dalam penginputan data keuangan juga dapat
diminimalisir dengan penggunaan sistem yang terintegrasi.
Kedua, setiap transaksi yang awalnya dilakukan secara manual berubah menjadi
sistem yang terkomputerisasi. Sebelum adanya SIMKEU, setiap unit kerja yang
melakukan pengajuan UMK mebutuhkan waktu yang lama. Namun, pada akhirnya
setiap transaksi tersebut dapat diproses dalam waktu yang lebih efisien dengan adanya
SIMKEU ini.
Ketiga, SIMKEU ini telah terintegrasi dan terkomputerisasi pada semua lapisan
tata kelola keuangan di UGM, baik pada tiap unit kerja maupun pusat. Waktu dan
tenaga yang dibutuhkan untuk setiap pemrosesan transaksi keuangan ini akan jauh lebih
efisien. Hal tersebut akan berimbas pada peningkatan produktivitas kinerja para
pegawai di UGM.
Dengan adanya SIMKEU, kini kian lebih mudah untuk mengetahui, memahami,
dan menekan adanya risiko praktik kecurangan yang terjadi pada tata kelola keuangan
di UGM. Untuk menunjang kinerja SIMKEU dalam pencegahan masalah yang akan
terjadi, terdapat pengawas dan evaluator sistem yang independen yang bekerja secara
berkala di tiap periode. Dengan demikian, setiap transaksi keuangan yang diproses
dapat dikontrol dengan baik.
18
Bagan 9. Monitoring Alokasi pada SIMKEU
Bagan 10. Monitoring Proses AMLOK pada SIMKEU
Terdapat peran dari pengawas khusus, yaitu tim kerja independen pada tiap unit
kerja, yang bertugas sebagai pengawas setiap transaksi yang akan diproses lebih lanjut
di level yang lebih tinggi. Dengan adanya tim kerja independen inilah kinerja yang
rentan akan risiko praktik kecurangan dapat diminimalisir. Hal itu disebabkan karena
pada setiap transaksi yang dilakukan akan diawasi langsung secara ketat oleh tim kerja
tersebut. Dengan demikian, kemungkinan akan adanya “dana siluman” yang diajukan
oleh pihak yang tidak bertanggung jawab akan lebih dapat dicegah atau bahkan
dihilangkan.
Selain itu, terdapat pula evaluasi SIMKEU oleh evaluator dan analis sistem yang
memiliki latar belakang ilmu akuntansi secara berkala [ CITATION Har15 \l 1033 ]. Hal
ini dilakukan untuk memastikan SIMKEU telah berjalan dengan baik. Tim evaluator
sistem ini juga akan meneliti apakah SIMKEU memerlukan pengembangan lebih lanjut
untuk lebih dapat disesuaikan dengan kondisi, masalah, dan kebutuhan terkini.
Dapat dilihat bahwa SIMKEU ini berperan dalam pencegahan masalah yang
mungkin akan terjadi di UGM. Hal tersebut dapat terjadi karena adanya pengelolaan
keuangan telah terkomputerisasi dan terintegrasi, terdapat pengawasan dan kontrol yang
baik, serta evaluasi kinerja secara berkala. Tentu saja kinerja SIMKEU itu tidak lepas
dari peran beberapa pihak, seperti tim kerja dan tim evaluator sistem.
C. Kontribusi
Akuntan
dengan
Ilmu Akuntansi
dalam
Desain
dan
Pengembangan SIMKEU
Aktivitas
penjurnalan
dan
pencatatan
di
program
SIMKEU
sudah
terkomputerisasi. Seolah-olah tidak membutuhkan peran akuntan lagi untuk
menjalankannya. Persepsi tersebut adalah salah besar. Peran akuntan bagi program
SIMKEU bisa dikatakan sangat vital.
Akuntansi bukan hanya soal pencatatan dan penjurnalan. Akuntansi lebih dari itu,
apalagi pada saat ini kita berada di era yang serba terkomputerisasi sehingga fungsi
pencatatan dan penjurnalan pun tidak lagi dijalankan lagi oleh akuntan secara manual.
Perangkat-perangkat lunak, seperti MYOB, yang menggantikannya menjalankan fungsi
pencatatan dan penjurnalan.
Seorang akuntan dididik untuk paham bagaimana sebuah big picture alur transaksi
sebuah organisasi atau korporasi. Ilmu akuntansi yang dimiliki oleh akuntan adalah
dasar yang kuat untuk membuat suatu sistem informasi keuangan, khususnya dalam hal
20
pengendalian. Kontribusi pertama yang dilakukan oleh akuntan dengan ilmu
akuntansinya adalah menganalisis dan merancang suatu sistem informasi yang sesuai
dengan kebutuhan penggunad yang dalam penelitian ini adalah SIMKEU. Alur data
SIMKEU dibuat sedemikian rupa dengan dasar pengetahuan akuntansi, yaitu dibuat
pos-pos keuangan dengan karakteristik yang disesuaikan dengan fungsi, kompleksitas,
dan keamanan yang diinginkan oleh pihak UGM.
Kontribusi akuntan yang kedua adalah fungsi supervisi atau pengawasan sebagai
bentuk deteksi preventif terhadap praktik kecurangan. Akuntan yang membuat desain
sistem informasi, dalam hal ini SIMKEU, juga merupakan pihak yang paling paham
dimana pos-pos yang memiliki risiko praktik kecurangan. Pada kontribusi yang kedua
ini akuntan lebih mengimplementasikan ilmu akuntansi berupa fungsi audit. Fungsi
audit yang melekat pada seorang akuntan akan menjadi fondasi yang kuat mengenai
bagaimana seharusnya pengawasan yang dilakukan pada SIMKEU tersebut.
Pada praktik SIMKEU terdapat hierarki otorisasi terhadap akses sistem. Hierarki
otorisasi ini menjalankan fungsi pengawasan terhadap alur transaksi keuangan yang
telah disetujui untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, adanya tim verivikator dan tim
evaluasi kerja independen adalah bentuk pengawasan tambahan (pada SIMKEU).
SIMKEU juga dirancang menggunakan tiga databases di tiga lokasi yang berbeda
sebagai prosedur keamanan atas risiko yang ada seperti cybercrime, kebakaran, atau
gempa bumi yang sering terjadi di Yogyakarta. Direktorat Keuangan UGM juga
melakukan evaluasi periodik pada
SIMKEU setahun sekali sebagai upaya
pengembangan sistem lebih lanjut. Dengan demikian, SIMKEU dapat menjadi sarana
yang semakin efiktif dan efisien dalam mendukung kinerja UGM.
Ilmu akuntansi esensinya memang tidak berubah walaupun zaman terus
berkembang. Namun, adanya perubahan teknologi kini telah berdampak pada perubahan
peran akuntan. Pandangan konservatif yang hanya melihat akuntan sebagai “tukang
catat” transaksi ini merupakan kesalahan yang fatal. Terlebih lagi dengan adanya GNNT
yang diusung oleh Bank Indonesia ini bukan berarti para akuntan akan kehilangan
keunggulan kompetitifnya. Sebaliknya, akuntan harus berperan lebih inovatif dengan
cakupan kerja yang lebih luas. Hal tersebut dapat dilihat pada peran akuntan dan
kontribusi ilmu akuntansinya di SIMKEU UGM. Pada kenyataannya semua tergantung
dari bagaimana seorang akuntan mengoptimalkan kontribusi ilmu akuntansi yang
dimiliki sehingga bisa “dibungkus” menjadi sesuatu yang baru dan berguna.
22
BAB V
PENUTUP
A. Simpulan
Ilmu akuntansi yang diterapkan pada pengelolaan keuangan tidak hanya seputar
pencatatan dan pelaporan transaksi, tetapi mencakup area kerja yang lebih luas.
Penerapan SIMKEU di UGM yang berhasil mengubah alur kerja pengelolaan keuangan
manual menjadi terkomputerisasi ini membutuhkan kontribusi dari ilmu akuntansi.
Analisis dan perencanaan desain sistem dilakukan oleh akuntan sehingga SIMKEU
dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pengguna. Selain itu,
terdapat fungsi audit berupa pengawasan dan pengendalian internal dari SIMKEU
sebagai deteksi preventif atas praktik kecurangan.
UGM telah mengupayakan GNNT pada pengelolaan keuangannya, yaitu dengan
SIMKEU. Meskipun mengalami berbagai tantangan, SIMKEU dapat beroperasi dengan
baik dan terus melakukan pengembangan sampai saat ini. Dapat dikatakan bahwa
SIMKEU telah membantu mewujudkan LCS sebagai tujuan akhir GNNT. Apabila LCS
berhasil diwujudkan di lingkungan UGM, kemungkinan akan adanya praktik
kecurangan pun dapat dicegah.
B. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan, saran yang dapat diberikan oleh
penulis adalah sebagai berikut.
1.
Diharapkan
institusi
pendidikan
dapat
mengembangkan
dan
mengimplementasikan sistem informasi yang terintegrasi dalam mengelola
2.
keuangannya sebagai upaya mendukung GNNT.
Diharapkan peneliti selanjutnya dapat menganalisis lebih lanjut mengenai
3.
pencegahan praktik kecurangan yang terdapat pada institusi kerja.
Dibutuhkan kajian yang lebih luas cakupannya mengingat ilmu akuntansi
memiliki kontribusi yang signifikan dalam pengembangan SIMKEU.
24
DAFTAR PUSTAKA
Achjari, Didi, wawancara oleh Yuniana Rizki Rakhmayanti. (21 September
2015).
Association of Certified Fraud Examiner. Fraud resources; Fraud tree. 2015.
http://www.acfe.com/fraud-tree.aspx (diakses September 29, 2015).
Association of Certified Fraud Exminer. Fraud Resources; What is Fraud.
2015. http://www.acfe.com/fraud-101.aspx (diakses September 29,
2015).
Beattie, Andrea. The Pionners of Financial Fraud. 2009.
Decilya, Sutji . 15 April 2013.
http://metro.tempo.co/read/news/2013/04/15/064473563/polisitangani-600-kejahatan-online-per-tahun (diakses September 3, 2015).
Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia. “UNDANG-UNDANG TENTANG
INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK.” Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik. Jakarta, DKI Jakarta, 21 April 2008.
Freedman, John. How Fraud Hurts You. Houston, t.thn.
Haryono, wawancara oleh Yuniana Rizki Rakhmayanti. (27 September 2015).
Ika. Hadapi Perubahan Status, UGM Upgrade Aplikasi Sisitem Informasi
Keuangan. 14 Februari 2012. http://ugm.ac.id/id/post/page?id=4442
(diakses Oktober 1, 2015).
Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. UI, UGM, ITB, dan IPB
Jadi PTN Badan Hukum. 23 Oktober 2013.
http://www.kopertis12.or.id/2013/10/23/ui-ugm-itb-dan-ipb-jadi-ptnbadan-hukum.html (diakses Oktober 1, 2015).
Moeller, Robert. Brink's Modern Internal Auditing. 7th Ed. Hoboken, New
Jersey: John Willey & Sons, 2009.
Paragian, Yasser . Dalam 5 tahun terakhir, jumlah pengguna internet
Indonesia naik 430 persen. 13 Maret 2014.
https://id.techinasia.com/dalam-5-tahun-terakhir-jumlah-penggunainternet-indonesia-naik-430-persen-grafik/ (diakses Oktober 1, 2015).
Pengabdian, Irvan, wawancara oleh Caecilia Westi Sekar Wangi.
Pengembangan SIMKEU (25 September 2015).
Republika. Tingkat Kejahatan Siber di Indonesia Termasuk Terbesar di Dunia.
Jakarta, 9 April 2015.
Romney, Marshall, dan Paul Steinbart. Accounting Information System.
Harlow: Pearson Education, 2012.
26
Syariful Alam, M.Ikom. Pemerintah Jokowi-JK Harus Hemat Anggaran.
Jakarta, 15 September 2014.
Universitas Gadjah Mada. “Visi dan Misi UGM.” Tentang UGM. 2 Februari
2014. https://ugm.ac.id/id/tentang-ugm/1359-visi.dan.misi (diakses
Oktober 2, 2015).
University of Houston. “Understanding Fraud.”
http://www.uhv.edu/compliance. 1 Juni 2010.
http://www.uhv.edu/compliance/pdf/UnderstandingFraud.pdf (diakses
September 30, 2015).
World Economic Forum. Global Competitiveness Report. Forum Report,
Switzerland: World Economic Forum, 2014.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Ketua kelompok
Nama
: Fathurahman Sidiq
Tempat lahir : Tangerang
Tanggal lahir : 16 Mei 1994
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
Anggota I
Nama
: Caecilia Westi Sekar Wangi
Tempat lahir : Semarang
Tanggal Lahir : 8 Juli 1995
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
Anggota II
Nama
: Yuniana Rizki Rakhmayanti
Tempat lahir : Grobogan
Tanggal lahir : 29 Juni 1995
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
28
LAMPIRAN
Input
Sistem informasi di
UGM
Prosedur manual
Informasi status UGM
Sumber daya manusia
(direktorat keuangan,
tim analisis,
pengembang sistem,
akuntan)
Kegiatan
Menganalisis kondisi,
masalah, dan
kebutuhan sistem
Mendesain sistem
yang sesuai
Menguji coba sistem
Mendiskusikan dengan
pihak terkait
Mengawasi jalannya
sistem
Mengevaluasi dan
merekomendasi
pengembangan
Output
SIMKEU
Outcome
Penggunaan sistem
yang terintegrasi
dalam pengelolaan
keuangan pada seluruh
institusi pendidikan
Bagan 11. Logic Model Implementasi SIMKEU di UGM
Impact
Berkurangnya praktik
kecurangan, khususnya
dalam pengelolaan
keuangan
Terwujudnya LCS
sebagai tujuan akir
dari GNNT
Dalam Rangka Mengikuti “ACTIVE 2015” HMJ Akuntansi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
IMPLEMENTASI ILMU AKUNTANSI DALAM SISTEM
MANAJEMEN KEUANGAN SEBAGAI UPAYA PENCEGAHAN
PRAKTIK KECURANGAN DI UNIVERSITAS GADJAH MADA
Ditulis oleh :
Fathurahman Sidiq
Akuntansi/13/EK/19547/349666
Caecilia Westi Sekar Wangi
Akuntansi/13/347600/EK/19401
Yuniana Rizki Rakhmayanti
Akuntansi/13/347074/EK/19388
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015
1
LEMBAR PENGESAHAN
Karya tulis ini diajukan untuk mengikuti Lomba Karya Tulis Ilmiah Nasional dalam
rangkaian acara ACTIVE (Acounting Society in Versatility) 2015.
Judul Karya Tulis
IMPLEMENTASI ILMU AKUNTANSI DALAM SISTEM MANAJEMEN
KEUANGAN SEBAGAI UPAYA PENCEGAHAN PRAKTIK KECURANGAN DI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Ketua kelompok
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Fathurahman Sidiq
: 13/349666/EK/19547
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
Anggota kelompok 1
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Caecilia Westi Sekar Wangi
: 13/347600/EK/19401
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
Anggota kelompok 2
a.
b.
c.
d.
Nama Lengkap
NIM
Jurusan
Perguruan Tinggi
: Yuniana Rizki Rakhmayanti
: 13/347074/EK/19388
: Akuntansi
: Universitas Gadjah Mada
2
Dosen Pembimbing
a. Nama Lengkap dan Gelar
: Haryono Drs., M.Com., Ak., CA.,
b. NIP
: 196607101994031003
Yogyakarta, 6 Oktober 2015
4
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan
karunia atas hidup. Berkat karunia-Nya kita semua dapat selalu membawa kebaikan dan
manfaat bagi diri sendiri maupun orang lain.
Ucapan terima kasih penulis haturkan kepada Bapak Haryono Drs., M.Com.,
Ak., CA., selaku dosen pembimbing, serta seluruh pihak yang turut membantu, baik
bantuan moril maupun materiil. Pada akhirnya karya tulis ilmiah yang berjudul
”Implementasi Ilmu Akuntansi dalam Sistem Manajemen Keuangan sebagai Upaya
Pencegahan Praktik Kecurangan di Universitas Gadjah Mada” ini dapat diselesaikan
dalam waktu yang telah ditentukan.
Penulis menyadari di dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini masih jauh dari
kesempurnaan. Untuk itu, besar harapan kami jika ada kritik dan saran yang
membangun untuk membantu melengkapi karya tulis ilmiah ini.
Harapan penulis atas penyusunan karya tulis ilmiah ini adalah dapat memberikan
manfaat untuk semua orang di kemudian hari.
Yogyakarta, 6 Oktober 2015
Tim Penulis
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN................................................................................... ii
KATA PENGANTAR......................................................................................... iv
DAFTAR ISI..................................................................................................... v
DAFTAR BAGAN............................................................................................. vi
RINGKASAN.................................................................................................. vii
BAB I.............................................................................................................. 1
PENDAHULUAN.............................................................................................. 1
A.
Latar Belakang........................................................................................ 1
B.
Rumusan Masalah.................................................................................... 4
C.
Tujuan.................................................................................................... 4
D.
Manfaat.................................................................................................. 5
TINJAUAN PUSTAKA....................................................................................... 6
A.
Praktik Kecurangan.................................................................................. 6
B. Implementasi Ilmu Akuntansi pada Sistem Manajemen Keuangan Sebagai Fondasi
yang Kuat...................................................................................................... 7
METODE PENULISAN...................................................................................... 8
A.
Desain Penelitian...................................................................................... 8
B.
Teknik Pengumpulan Data.........................................................................8
C.
Teknik Analisis Data.................................................................................. 9
PEMBAHASAN............................................................................................... 10
A.
Teknis Penerapan SIMKEU......................................................................10
B.
Peran SIMKEU dalam Pencegahan Masalah................................................17
C. Kontribusi Akuntan dengan Ilmu Akuntansi dalam Desain dan Pengembangan
SIMKEU..................................................................................................... 20
PENUTUP...................................................................................................... 23
A.
Simpulan.............................................................................................. 23
B.
Saran................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 26
DAFTAR RIWAYAT HIDUP.............................................................................. 28
LAMPIRAN.................................................................................................... 29
6
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Posisi Indonesia berdasarkan Penggunaan Internet...........................................1
Bagan 2. Peringkat Permasalahan Utama di Bidang Bisnis di Indonesia.........................3
Bagan 3. Form UMK Online di SIMKEU.......................................................................12
Bagan 4. Verifikasi UMK di SIMKEU............................................................................13
Bagan 5. RBAC pada SIMKEU UGM............................................................................13
Bagan 6. Alur Kerja Pengajuan UMK.............................................................................14
Bagan 7. Alur Kerja Pertanggungjawaban Dana.............................................................15
Bagan 8. Arsitektur Infrastruktur SIMKEU....................................................................16
Bagan 9. Monitoring Alokasi pada SIMKEU..................................................................19
Bagan 10. Monitoring Proses AMLOK pada SIMKEU..................................................19
Bagan 11. Logic Model Implementasi SIMKEU di UGM..............................................29
RINGKASAN
Universitas Gadjah Mada (UGM) sebagai salah satu institusi pendidikan yang
ada di Indonesia mulai berupaya untuk menjadi less cash society. Upaya yang dilakukan
adalah dengan menerapkan alur penganggaran dan pencairan dana unit kerja melalui
komputer atau online process. Proses tersebut dibantu dengan adanya Sistem Informasi
Keuangan UGM atau SIMKEU (https://simkeu.ugm.ac.id/) sebagai program yang
dikembangkan secara in-house oleh pihak UGM. Tujuan awal penerapan proses yang
terkomputerisasi ini adalah untuk memotong waktu kerja yang cukup lama pada saat
proses masih harus manual sehingga menjadi lebih efisien. Namun, secara tidak
langsung tujuan lainnya adalah untuk melakukan pencegahan praktik kecurangan yang
mungkin terjadi.
Desain dari SIMKEU ini merupakan hasil jerih payah beberapa pihak yang
diantaranya memiliki latar belakang ilmu akuntansi. Mereka memiliki andil besar dalam
perancangan dan pengembangan SIMKEU sampai saat ini. Ilmu akuntansi yang dimiliki
tersebut berkontribusi dalam hal perancangan desain yang efisien sehingga
mempercepat proses transaksi keuangan. Selain itu, akuntan juga berperan dalam
pembuatan prosedur keamanan sebagai upaya pengendalian dan pengawasan dari
pelaksanaan SIMKEU.
Adanya SIMKEU ini menandakan peran akuntan akan lebih bertumpu pada
bagaimana akuntan mampu mengimplementasikan ilmunya dalam lingkup yang lebih
luas pada suatu sistem pendukung dari transaski nontunai. Implementasi ilmu akuntansi
akan menjadi fondasi yang kuat pada kestabilan sistem tersebut. Dengan demikian, akan
tercipta less cash society sekaligus mengurangi risiko praktik kecurangan di lingkungan
UGM.
8
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang semakin modern kini telah
mengglobal. Berkat kecanggihannya, pekerjaan manusia pun menjadi semakin efektif
dan efisien. Terlebih lagi dengan adanya akses koneksi internet yang dapat
mempermudah komunikasi antar manusia. Menurut Global Web Index, yang merupakan
perusahaan riset penelitian pasar konsumen digital, Indonesia menduduki peringkat
kedua sebagai negara yang memiliki perkembangan jumlah pengguna internet terbesar
di dunia. Persentase perkembangan dalam lima tahun terakhir adalah 430%, di bawah
Filipina yang sebesar 531%. Total penduduk Indonesia yang menggunakan internet
adalah sebesar 58 juta orang yang merupakan peringkat ke-7 di dunia[CITATION Par14
\l 1057 ].
Bagan 1. Posisi Indonesia berdasarkan Penggunaan Internet
1
Tak sampai disitu saja, perkembangan TIK juga berbanding lurus dengan
maraknya kejahatan siber. Menurut pernyataan dari Kepala Satuan IV Cyber Crime
Direktorat Kriminal Khusus Polda Metro, Ajun Komisaris Besar Audie Latuheru,
laporan terhadap kejahatan yang ada di dunia maya kian meningkat, yaitu sebanyak 2-3
laporan per hari di tahun 2010-2011[CITATION 154 \l 1057 ]. Bahkan Indonesia
menduduki peringkat kedua di dunia sebagai negara dengan tingkat kejahatan siber
terbesar menurut Ketua Komite I DPD RI, Akhmad Muqowam[CITATION Dec13 \l
1057 ].
Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 yang mengatur tentang informasi dan
transaksi elektronik (UU ITE) ini telah dibuat tidak hanya untuk meningkatkan
efektivitas dan pelayanan publik melalui TIK, tetapi juga untuk memberikan rasa aman,
keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara[CITATION Men08 \l
1057 ]. Ketentuan yang terdapat pada UU ITE telah merujuk ketentuan dan prinsip yang
berlaku secara internasional, seperti UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce,
EU Directives on Electronic Commerce, Convention on Cybercrime, dan sebagainya.
Namun, tetap saja tindak kecurangan dalam TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi)
tak kunjung berkurang dan kian meresahkan. Hal ini membuktikan bahwa eksistensi
dari UU ITE masih kurang cukup untuk membendung tindak kecurangan dan
memproteksi para pengguna TIK.
Meskipun tindak kecurangan telah menjamur dan belum mampu diatasi oleh UU
yang sudah ada, semakin banyak pula masyarakat yang kini tidak menutup diri dengan
TIK. Penggunaan TIK telah menjadi suatu kebutuhan yang benefitnya tak terelakkan
lagi. Seperti yang tengah terjadi di Indonesia yang birokrasi pemerintah termasuk empat
besar permasalahan utama dalam dunia bisnis pada tahun 2014 (World Economic Forum
2014). Kebutuhan akan kepraktisan dan keefektifan kinerja, khususnya terkait dengan
masalah birokrasi, menjadi alasan yang kuat mengapa TIK perlu diterapkan secara
meluas.
2
Bagan 2. Peringkat Permasalahan Utama di Bidang Bisnis di Indonesia
Salah satu bidang kerja yang membutuhkan adanya TIK ialah keuangan. Birokrasi
yang kompleks, penyesuaian antara anggaran dan transaksi, serta alokasi dana dalam
jumlah besar dapat diselesaikan secara efisien dengan penggunaan TIK. Selain itu,
memungkinkan dan memudahkan pula untuk diadakannya kontrol keuangan dari pusat
karena telah ada integrasi informasi.
Tidak hanya perusahaan bisnis yang perlu untuk menerapkan TIK, tetapi juga
lembaga-lembaga yang bergerak di sektor publik, salah satunya adalah institusi
pendidikan. Terkadang sistem keuangan institusi pendidikan masih kurang terkelola
dengan baik sehingga memunculkan peluang adanya tindak kecurangan. Hal tersebut
sering terjadi disebabkan oleh minimnya sumber daya manusia dan fasilitas pengelolaan
keuangan yang ada.
Beberapa perguruan tinggi di Indonesia telah menggunakan sistem manajemen
keuangan yang terintegrasi, salah satunya adalah Universitas Gadjah Mada (UGM).
Sistem Informasi Keuangan UGM (SIMKEU) ini dikembangkan sendiri oleh pihakpihak internal di Direktorat Keuangan UGM yang memiliki latar belakang ilmu
pendidikan yang berbeda, salah satunya yang dominan adalah ilmu akuntansi. Semenjak
awal dibuat hingga saat ini SIMKEU terus mengalami perkembangan demi upaya
pencegahan terhadap masalah atau kecurangan di sistem keuangan yang mungkin akan
terjadi.
Berdasarkan penjelasan di atas, melalui karya tulis ini penulis berusaha
menganalisis dan mengkaji lebih lanjut mengenai kontribusi ilmu akuntansi dalam
upaya pencegahan praktik kecurangan melalui studi kasus pengembangan SIMKEU di
UGM. Karya tulis yang berjudul “Implementasi Ilmu Akuntansi dalam Sistem
Manajemen Keuangan sebagai Upaya Pencegahan Praktik Kecurangan di Universitas
Gadjah Mada” ini merupakan hasil karya penulis sendiri, bukan plagiat, dan belum
pernah dikompetisikan atau dipublikasikan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, penelitian ini memiliki
beberapa rumusan masalah sebagai berikut.
1. Bagaimana kontribusi ilmu akuntansi dalam pengembangan SIMKEU di UGM?
2. Bagaimana cara SIMKEU dalam mencegah kecurangan yang mungkin terjadi
pada transaksi keuangan di UGM?
C. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Untuk mengetahui kontribusi ilmu akuntansi dalam pengembangan SIMKEU di
UGM.
2. Untuk mengetahui cara SIMKEU dalam mencegah kecurangan yang mungkin
terjadi pada transaksi keuangan di UGM
4
D. Manfaat
Dengan disusunnya penelitian ini, terdapat beberapa manfaat yang diharapkan
dapat dipetik, yaitu sebagai berikut.
1. Bagi instansi pendidikan, dapat memberikan wawasan mengenai pencegahan
tindak kecurangan dengan menggunakan sistem keuangan yang terintegrasi.
2. Bagi khalayak, sebagai penambah wawasan terkait sistem keuangan yang
terintergrasi dan penggugah kesadaran akan pentingnya upaya pencegahan
tindak kecurangan.
3. Bagi peneliti, dapat memberikan pengetahuan yang lebih mengenai upaya
pencegahan kecurangan secara luas.
4. Bagi mahasiswa, sebagai pemantik adanya analisis dan kajian lebih lanjut dari
berbagai sudut pandang ilmu mengenai upaya pencegahan tindak kecurangan
melalui sistem yang terintegrasi.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Praktik Kecurangan
Praktik kecurangan bagi masyarakat bukan hal baru karena hampir terjadi di
setiap lapisan masyrakat terlepas dari ukuran skala pengaruhnya. Praktik kecurangan
atau yang bisa juga disebut fraud difenisikan sebagai “A knowing misrepresentation of
the truth or concealment of a material fact to induce another to act to his or her
detriment”[CITATION Ass15 \l 1033 ].
Praktik kecurangan, menurut Association of Certified Fraud Examiner, dibagi
menjadi 3 jenis, yaitu korupsi, penyalahgunaan aset, dan kecurangan dalam laporan
keuangan[ CITATION Ass151 \l 1033 ]. Tiga jenis praktik kecurangan tersebut dapat
terjadi karena tiga kondisi dasar, yaitu motif, kesempatan, dan justifikasi atau lebih
dikenal dengan istilah fraud triangle[ CITATION Uni10 \l 1033 ].
Bagi dunia keuangan, pada awal abad ke-21 ini banyak digemparkan dengan
praktik kecurangan di bidang keuangan (financial fraud). Jika menelisik kembali ke
sejarahnya, praktik kecurangan di bidang keuangan pertama kali tercatat adalah kasus
Hegestratos yang ingin mengelabui krediturnya yang terjadi 300 tahun sebelum masehi.
[ CITATION Bea09 \l 1033 ].
Praktik kecurangan yang sering menjadi headline berita tersebut bukanlah tanpa
alasan. Dampak yang ditimbulkan oleh praktik kecurangan sangat signifikan, yaitu
kerugian finansial, kehilangan kepercayaan pihak luar, moral organisasi jatuh, dan biaya
audit atau recover yang mahal[ CITATION Joh \l 1033 ].
Waktu yang terus bergulir juga membuat praktik kecurangan semakin
berkembang. Perkembangan teknologi yang diharapkan untuk mengurangi praktik
kecurangan yang konvensional ini pun juga memiliki kelemahan. Istilah yang
digunakan untuk kelemahan tersebut adalah computer fraud[ CITATION Rom12 \l
1033 ].
6
B. Implementasi Ilmu Akuntansi pada Sistem Manajemen Keuangan Sebagai
Fondasi yang Kuat.
Praktik kecurangan di Indonesia belum menunjukkan tren penurunan yang
signifikan. Indonesian Corruption Watch (ICW) menyatakan bahwa tahun 2014 telah
terjadi 629 kasus korupsi yang merugikan negara sebesar 5,29 triliun rupiah. Kerugian
tersebut belum termasuk biaya yang dikeluarkan untuk proses peradilan. Upaya
pemberantasan korupsi memang baik, namun jika terus seperti itu akan banyak biaya
yang terbuang.
Pemberantasan korupsi merupakan salah satu contoh dari deteksi koreksi yang
memakan banyak biaya. Padahal seringkali terdapat tuntutan penghematan anggaran
dari beberapa pihak. Hal tersebut menandakan harus ditemukannya cara baru untuk
mengatasi praktik kecurangan[ CITATION Sya14 \l 1033 ].
Perkembangan transaksi keuangan menuju era transaksi nontunai, seperti yang
sedang digalakkan oleh Bank Indonesia, menjadi indikasi awal mula penekanan
terhadap praktik kecurangan. Keunggulan transaksi nontunai yang mudah dilacak ini
adalah salah satu alasan utamanya. Keunggulan tersebut tidak hadir dengan sendirinya.
Hal itu dipengaruhi oleh bentuk dan desain suatu sistem informasi yang digunakan.
Semakin mudah prosedur pelacakan, maka semakin kuat deteksi preventif yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
Committee of Sponsoring Organizations atau COSO [CITATION Moe09 \l 1033 ]
mengeluarkan panduan tentang bagaimana sebuah kerangka kerja pengendalian internal
dibuat. Kerangka kerja tersebut terdiri atas komponen lingkungan, penilaian risiko,
pengendalian akivitas, komunikasi dan informasi, serta monitoring. Komponen
pengendalian aktivitas, komunikasi dan informasi merupakan dua faktor penting yang
memiliki kaitan terhadap perancangan desain sistem informasi yang baik dan benar.
Desain sistem dengan dasar ilmu akuntansi akan memiliki karakter yang berbeda
apabila dibandingkan dengan desain sistem yang tidak menggunakan dasar ilmu
akuntansi. Ilmu akuntansi ini dapat memberikan karakteristik mengenai bagaimana
suatu komponen dalam suatu sistem bisa saling “mengawasi” satu sama lain.
BAB III
METODE PENULISAN
A. Desain Penelitian
Penelitian ini bersifat deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Pembahasan yang tercakup adalah kontribusi peran akuntan dengan ilmu akuntansi
dalam menmbuat sistem informasi keuangan sebagai upaya untuk mendeteksi praktik
kecurangan sebelum terjadi di UGM.
Variabel penelitian yang akan dibahas adalah mengenai teknis pelaksanaan dari
program SIMKEU di UGM dan ilmu akuntansi yang digunakan dalam merancang
desain SIMKEU, serta cara supervisi SIMKEU oleh akuntan.
B. Teknik Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data
primer yang dibutuhkan adalah informasi mengenai teknis pelaksanaan dari SIMKEU.
Untuk data sekunder yang dibutuhkan ialah dokumen dasar pelaksanaan SIMKEU,
pengertian dari ilmu akuntansi, beserta hal-hal lain yang mendukung penulisan. Berikut
ini merupakan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian.
1. Metode wawancara, yaitu dengan melakukan tanya-jawab kepada beberapa
informan sesuai informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. Beberapa
informan tersebut berasal dari Direktorat Keuangan UGM sebagai salah satu
pihak yang paling berkaitan dengan program SIMKEU.
2. Studi pustaka, yaitu dengan melakukan pengkajian literatur-literatur terkait
secara mendalam, seperti artikel jurnal, buku, dan artikel unggahan yang
berkaitan dengan penelitian.
8
C. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif-kualitatif. Analisis
deskriptif-kualitatif dilakukan dengan memberikan ulasan atau interpretasi terhadap data
yang diperoleh, baik data kualitatif maupun kuantitatif. Tujuan dari teknik analisis ini
ialah supaya penelitian menjadi lebih jelas dan bermakna. Langkah-langkah yang kami
lakukan adalah sebagai berikut.
1. Menyeleksi data yang digunakan, baik kuantitatif maupun kualititatif.
2. Menganalisis data yang dipilih.
3. Menarik simpulan dari data-data yang ada.
BAB IV
PEMBAHASAN
Gerakan Nasional Non Tunai (GNTT) adalah suatu gerakan dari pemerintah yang
bertujuan untuk menciptakan suatu komunitas atau masyarakat Indonesia yang secara
berangsur-angsur menggunakan instrumen non tunai, atau disebut sebagai Less Cash
Society (LCS), pada setiap transaksi. Hal ini dilakukan agar setiap transaksi yang
dilakukan oleh pelaku bisnis, institusi pemerintah, maupun institusi pendidikan menjadi
lebih efisien, aman, dan terintegrasi. UGM pun telah merealisasikan GNTT di dalam
sistem pengelolaan keuangannya, yaitu SIMKEU.
A. Teknis Penerapan SIMKEU
Pada mulanya, tepatnya sebelum tahun 2010, sistem pencairan uang muka kerja
(UMK) dilakukan secara manual. Transaksi yang tiap harinya bisa mencapai ratusan ini
berasal dari kurang lebih 30 unit kerja di seluruh UGM. Formulir pencairan UMK
diajukan ke Direktorat Keuangan UGM yang dilayani oleh seorang pegawai. Pegawai
tersebut kemudian mencocokkan kesesuaian angka di formulir pengajuan dengan daftar
anggaran awal tahun yang berbentuk buku tebal. Oleh karena itu, tidak heran akan ada
tumpukan kertas yang tinggi di meja pegawai, khususnya apabila mendekati akhir
tahun. Menyebabkan pegawai akan kerja lembur akibat adanya peningkatan jumlah
transaksi.
Setelah pengajuan transaksi dianggap sesuai dengan anggaran, perlu waktu tunggu
hingga lebih dari seminggu untuk dapat mencairkan UMK. Waktu tersebut digunakan
untuk memproses formulir yang telah diajukan, meminta persetujuan pihak atas yang
berwenang, serta melikuidasi dana dari bank dalam bentuk uang kas. Setelah itu, uang
tersebut diberikan kepada bendahara di masing-masing unit kerja secara manual.
Nantinya uang yang dipegang bendahara ini akan diproses lebih lanjut terlebih dahulu
10
oleh bagian keuangan dari unit kerja baru setelah itu diberikan kepada bagian unit kerja
yang membutuhkan.
Dengan proses manual tersebut, tidak heran akan banyak peluang kesalahan dan
kecurangan yang mungkin terjadi pada sistem keuangan UGM. Human error dari
pegawai dalam mencocokkan anggaran dan transaksi, dokumentasi formulir,
penyimpanan uang, atau salah memasukan data ini mungkin akan terjadi. Terutama
apabila volume transaksi kian meningkat. Lamanya proses pengajuan UMK hingga
sampai di unit kerja membuat kinerja menjadi terhambat. Hal itu disebabkan hanya ada
satu pegawai yang melakukan pelayanan di front office. Belum lagi apabila pihak atas
yang berwenang untuk menyetujui UMK ini sedang pergi untuk perjalanan dinas atau
sakit.
Meskipun sudah ada pengawasan berkala yang dilakukan tiap tiga bulan sekali,
kontrol yang dilakukan atas sistem pencairan UMK ini akan lebih sukar karena memang
masih manual. Semua pekerjaan dilakukan oleh satu orang saja sehingga seluruh
informasi menjadi terpusat dan kemungkinan adanya kecurangan cukup tinggi. Terlebih
lagi uang yang diberikan langsung kepada bendahara terkadang tidak langsung
diserahkan ke unit kerja, tetapi disimpan dahulu di bank beberapa waktu untuk dapat
memperoleh pendapatan dari bunga bank.
Dengan permasalahan yang muncul akibat sistem manual tersebut, UGM
memutuskan untuk mengembangkan sistem terintegrasi dengan aplikasi dan database
terpusat, yaitu SIMKEU. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengelola keuangan
dengan efektif, efisien, dan patuh terhadap peraturan yang berlaku. SIMKEU sendiri
merupakan sistem gabungan antara SIMAGAMA, sistem yang mengurusi realisasi
anggaran, dan SIMAKUN, sistem yang mengurusi laporan keuangan.
Kemunculan ide SIMKEU ini berawal dari penawaran dana hibah bagi pengadaan
penelitian tertentu oleh Bagian Sumber Daya Manusia. Beberapa orang yang tergabung
dalam tim pun mempersiapkan pengembangan SIMKEU ini selama dua bulan sebelum
pada akhirnya diajukan. Setelah disetujui dan mendapat bantuan dana, tim tersebut
mengumpulkan beberapa orang yang berasal dari latar belakang pendidikan yang
berbeda untuk melakukan analisis terhadap kondisi, permasalahan, dan kebutuhan akan
sistem keuangan di UGM.
Perancangan SIMKEU ini dilakukan secara bertahap selama beberapa tahun. Pada
tahun 2010 pengajuan UMK dapat dilakukan secara online, tetapi proses
pertanggungjawaban dana masih manual. Setelah adanya peninjauan dan evaluasi lebih
lanjut, pertanggungjawaban UMK telah dapat dilakukan secara online pada tahun 2011.
SIMKEU juga telah mengembangkan sistem pembayaran definitif di tahun 2012.
Pembayaran definitif disini ialah transaksi keuangan yang tidak melibatkan bendahara
unit kerja lagi untuk menerima uang, tetapi menggunakan virtual account dari masingmasing unit kerja untuk melakukan transfer uang.
Bagan 3. Form UMK Online di SIMKEU
Setelah adanya SIMKEU, dibentuk pula tim verifikator berdasarkan surat
keputusan dari rektorat. Tim yang berjumlah sembilan orang ini berperan sebagai ujung
12
tombak dari proses transaksi keuangan di UGM. Sesuai dengan namanya, mereka
bertugas untuk memverifikasi setiap transaksi yang masuk di SIMKEU, apakah sudah
sesuai anggaran, apakah tujuan penggunaan dana sudah tepat, apakah bukti
pertanggungjawaban sudah sesuai dengan yang ditetapkan, dan lain sebagainya.
Bagan 4. Verifikasi UMK di SIMKEU
Selain verifikator, terdapat pula pihak-pihak yang berkaitan dan memiliki
tingkatan otorisasi dalam mengakses dan menyetujui transaksi pada SIMKEU. Otorisasi
yang digunakan ialah Role Based Access Control (RBAC) sehingga otoritas yang
berbeda akan dapat mengakses hal yang berbeda pula pada SIMKEU sesuai dengan
tingkatannya. Untuk dapat mengajukan pencairan UMK, pihak dengan otoritas paling
bawah harus menuggu persetujuan dari pihak yang memiliki otoritas di atasnya, dan
begitu seterusnya hingga sampai pada pihak dengan otoritas paling tinggi, yaitu
eksekutif universitas.
Bagan 5. RBAC pada SIMKEU UGM
Sistem yang baru ini jauh lebih efisien karena persetujuan UMK dapat dilakukan
24 jam secara online melalui SIMKEU. Persetujuan transaksi juga dapat didisposisikan
kepada pemegang otoritas di bawahnya tergantung dari karakteristik transaksi dan
kesibukan pekerjaan. Selain itu, perlu adanya laporan pertanggungjawaban dalam
bentuk fisik dengan tanda tangan basah dari atasan untuk diberikan kepada direktorat
keuangan. Hal ini juga tidak menjadi masalah karena laporan dapat disusulkan dalam
jangka waktu tertentu. Dengan demikian, SIMKEU ini sebenarnya bukan sistem
sepenuhnya paperless, tetapi lebih cenderung kepada sistem yang less paper karena
masih dibutuhkannya dokumentasi fisik tertentu.
Bagan 6. Alur Kerja Pengajuan UMK
14
Bagan 7. Alur Kerja Pertanggungjawaban Dana
Tantangan yang dihadapi selama pengimplementasian SIMKEU adalah perubahan
status UGM yang juga berkaitan dengan perubahan anggaran UMK. UGM berstatus
Badan Hukum Milik Negara (BHMN) dengan otonomi pengelolaan keuangan sebelum
tahun 2010. Setelah terbitnya Peraturan Pemerintah 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan Pendidikan, statusnya berubah menjadi Badan Layanan Umum
(BLU). Implikasinya penerimaan UGM disamakan dengan penerimaan negara. Namun,
mulai tahun 2013 UGM berubah status menjadi badan hukum yang seluruh penerimaan
dianggap sebagai dana masyarakat umum[CITATION UIU13 \l 1057 ]. Hasil revisi
anggaran beberapa kegiatan di unit kerja dari komite anggaran ini harus segera
dimasukkan ke SIMKEU. Dengan demikian, SIMKEU berperan dalam mempermudah
dan mempercepat masa transisi status sehingga layanan keuangan dengan implementasi
status yang baru dapat diberikan secara akurat[CITATION Ika12 \l 1057 ].
Terdapat tiga databases yang dimiliki UGM untuk SIMKEU, yaitu satu database
master dan dua databases domain relational calculus (DB DRC). Ketiganya diletakkan
di tiga lokasi yang berbeda, yaitu di dalam area UGM, di area UGM tetapi gedung yang
berbeda, dan di luar kota. Hal tersebut dimaksudkan supaya masih ada database yang
aman apabila database yang lain terkena hacking, virus, atau bencana alam. Sedangkan
untuk akses SIMKEU telah meggunakan Security Service Layer (SSL) sebagai proteksi
atas segala tindak kecurangan cyber.
Pada akhir tahun 2013, SIMKEU sempat crowded sehingga kinerja server
menjadi lambat karena terdapat banyak pihak yang mengakses dan memproses
informasi. Administrator SIMKEU yang piket berjaga pun sempat kewalahan
menanganinya. Hal tersebut berkaitan dengan penyediaan layanan prima terhadap para
stakeholders sehingga perlu segera ditindaklanjuti. Solusinya ialah dengan memisahkan
server SIMKEU dengan Human Resources Information Systems (HRIS) yang
sebelumnya masih bergabung pada server yang sama.
Bagan 8. Arsitektur Infrastruktur SIMKEU
Pengembangan SIMKEU ini dilakukan oleh pihak internal UGM sendiri, atau
dikenal dengan istilah in-house. Memang in-house ini membutuhkan sumber daya yang
berkemampuan, pemahaman dan pengetahuan yang baik, serta waktu yang cukup lama.
Meskipun demikian, UGM merasa mampu untuk melakukan hal tersebut karena adanya
sumber daya dan juga lebih berbasis penelitian sesuai dengan misi dari
UGM[CITATION Ber14 \l 1057 ]. Selain itu, keuntungan dari pengembangan sistem
16
sendiri daripada membeli paket adalah lebih mudah menyesuaikan sistem dengan proses
bisnis daripada sebaliknya.
Meskipun terdapat kompleksitas transaksi yang tinggi dan banyaknya unit kerja
yang dikelola, SIMKEU tetap dievaluasi sekali setahun dan dikembangkan sampai
sekarang. Terbukti saat ini SIMKEU menjadi benchmark dari institusi pendidikan
lainnya karena memiliki server canggih dan spesifikasi tinggi dengan 24 processors
apabila dibandingkan sistem lain di dalam dan luar UGM. Setelah berintegrasi dengan
HRIS, UGM berencana untuk melakukan pengintegrasian SIMKEU dengan sistem yang
lain, yaitu sistem pencatatan aset pada direktorat aset. [CITATION Pen151 \l 1057 ]
B. Peran SIMKEU dalam Pencegahan Masalah
Sebelum diterapkannya SIMKEU dalam pengelolaan keuangan di UGM, setiap
anggaran dana yang dialokasikan maupun dicairkan pada tiap unit kerja memerlukan
waktu yang cukup lama untuk mendapatkan persetujuan birokrasi dari pusat. Hal
tersebut disebabkan karena setiap aktivitas transaksi masih dicatat, disetujui dan
dilaporkan secara manual. Waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan tiap dana yang
akan dialokasikan minimal dua bulan [ CITATION Did15 \l 1033 ]. Dengan demikian,
setiap transaksi manual yang dilakukan akan sangat rentan oleh praktik kecurangan
yang dilakukan oleh pihak yang mengelola karena tidak adanya pencatatan yang
terkomputerisasi sehingga setiap data yang diinput belum jelas arah muara integrasi
data.
Adanya beberapa kemungkinan praktik kecurangan tersebut, pada akhirnya
“memaksa” pihak UGM mencetuskan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan
seluruh aktivitas transaksi pada unit kerja di UGM. Sistem ini berbasis real time yang
seluruh transaksi dan tindak lanjutnya dapat dilacak. SIMKEU ini secara berangsur akan
berkontribusi pada GNNT yang bertujuan untuk mewujudkan LCS.
Peran utama dari SIMKEU adalah mengintegrasikan seluruh transaksi yang
terjadi pada tiap unit kerja ke pusat, yaitu Direktorat Keuangan UGM, melalui sistem.
Terdapat tiga manfaat penting yang telah didapatkan oleh pihak UGM dengan
implementasi SIMKEU dalam tata kelola keuangannya.
Pertama, dengan adanya sistem yang terintegrasi, setiap transaksi pada unit kerja
maupun pusat dapat lebih mudah dilacak pada setiap prosesnya. Selain itu, data aktivitas
transaksi akan di-back up secara otomatis yang nantinya dapat dijadikan bukti apabila
terjadi praktik kecurangan. Human error dalam penginputan data keuangan juga dapat
diminimalisir dengan penggunaan sistem yang terintegrasi.
Kedua, setiap transaksi yang awalnya dilakukan secara manual berubah menjadi
sistem yang terkomputerisasi. Sebelum adanya SIMKEU, setiap unit kerja yang
melakukan pengajuan UMK mebutuhkan waktu yang lama. Namun, pada akhirnya
setiap transaksi tersebut dapat diproses dalam waktu yang lebih efisien dengan adanya
SIMKEU ini.
Ketiga, SIMKEU ini telah terintegrasi dan terkomputerisasi pada semua lapisan
tata kelola keuangan di UGM, baik pada tiap unit kerja maupun pusat. Waktu dan
tenaga yang dibutuhkan untuk setiap pemrosesan transaksi keuangan ini akan jauh lebih
efisien. Hal tersebut akan berimbas pada peningkatan produktivitas kinerja para
pegawai di UGM.
Dengan adanya SIMKEU, kini kian lebih mudah untuk mengetahui, memahami,
dan menekan adanya risiko praktik kecurangan yang terjadi pada tata kelola keuangan
di UGM. Untuk menunjang kinerja SIMKEU dalam pencegahan masalah yang akan
terjadi, terdapat pengawas dan evaluator sistem yang independen yang bekerja secara
berkala di tiap periode. Dengan demikian, setiap transaksi keuangan yang diproses
dapat dikontrol dengan baik.
18
Bagan 9. Monitoring Alokasi pada SIMKEU
Bagan 10. Monitoring Proses AMLOK pada SIMKEU
Terdapat peran dari pengawas khusus, yaitu tim kerja independen pada tiap unit
kerja, yang bertugas sebagai pengawas setiap transaksi yang akan diproses lebih lanjut
di level yang lebih tinggi. Dengan adanya tim kerja independen inilah kinerja yang
rentan akan risiko praktik kecurangan dapat diminimalisir. Hal itu disebabkan karena
pada setiap transaksi yang dilakukan akan diawasi langsung secara ketat oleh tim kerja
tersebut. Dengan demikian, kemungkinan akan adanya “dana siluman” yang diajukan
oleh pihak yang tidak bertanggung jawab akan lebih dapat dicegah atau bahkan
dihilangkan.
Selain itu, terdapat pula evaluasi SIMKEU oleh evaluator dan analis sistem yang
memiliki latar belakang ilmu akuntansi secara berkala [ CITATION Har15 \l 1033 ]. Hal
ini dilakukan untuk memastikan SIMKEU telah berjalan dengan baik. Tim evaluator
sistem ini juga akan meneliti apakah SIMKEU memerlukan pengembangan lebih lanjut
untuk lebih dapat disesuaikan dengan kondisi, masalah, dan kebutuhan terkini.
Dapat dilihat bahwa SIMKEU ini berperan dalam pencegahan masalah yang
mungkin akan terjadi di UGM. Hal tersebut dapat terjadi karena adanya pengelolaan
keuangan telah terkomputerisasi dan terintegrasi, terdapat pengawasan dan kontrol yang
baik, serta evaluasi kinerja secara berkala. Tentu saja kinerja SIMKEU itu tidak lepas
dari peran beberapa pihak, seperti tim kerja dan tim evaluator sistem.
C. Kontribusi
Akuntan
dengan
Ilmu Akuntansi
dalam
Desain
dan
Pengembangan SIMKEU
Aktivitas
penjurnalan
dan
pencatatan
di
program
SIMKEU
sudah
terkomputerisasi. Seolah-olah tidak membutuhkan peran akuntan lagi untuk
menjalankannya. Persepsi tersebut adalah salah besar. Peran akuntan bagi program
SIMKEU bisa dikatakan sangat vital.
Akuntansi bukan hanya soal pencatatan dan penjurnalan. Akuntansi lebih dari itu,
apalagi pada saat ini kita berada di era yang serba terkomputerisasi sehingga fungsi
pencatatan dan penjurnalan pun tidak lagi dijalankan lagi oleh akuntan secara manual.
Perangkat-perangkat lunak, seperti MYOB, yang menggantikannya menjalankan fungsi
pencatatan dan penjurnalan.
Seorang akuntan dididik untuk paham bagaimana sebuah big picture alur transaksi
sebuah organisasi atau korporasi. Ilmu akuntansi yang dimiliki oleh akuntan adalah
dasar yang kuat untuk membuat suatu sistem informasi keuangan, khususnya dalam hal
20
pengendalian. Kontribusi pertama yang dilakukan oleh akuntan dengan ilmu
akuntansinya adalah menganalisis dan merancang suatu sistem informasi yang sesuai
dengan kebutuhan penggunad yang dalam penelitian ini adalah SIMKEU. Alur data
SIMKEU dibuat sedemikian rupa dengan dasar pengetahuan akuntansi, yaitu dibuat
pos-pos keuangan dengan karakteristik yang disesuaikan dengan fungsi, kompleksitas,
dan keamanan yang diinginkan oleh pihak UGM.
Kontribusi akuntan yang kedua adalah fungsi supervisi atau pengawasan sebagai
bentuk deteksi preventif terhadap praktik kecurangan. Akuntan yang membuat desain
sistem informasi, dalam hal ini SIMKEU, juga merupakan pihak yang paling paham
dimana pos-pos yang memiliki risiko praktik kecurangan. Pada kontribusi yang kedua
ini akuntan lebih mengimplementasikan ilmu akuntansi berupa fungsi audit. Fungsi
audit yang melekat pada seorang akuntan akan menjadi fondasi yang kuat mengenai
bagaimana seharusnya pengawasan yang dilakukan pada SIMKEU tersebut.
Pada praktik SIMKEU terdapat hierarki otorisasi terhadap akses sistem. Hierarki
otorisasi ini menjalankan fungsi pengawasan terhadap alur transaksi keuangan yang
telah disetujui untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, adanya tim verivikator dan tim
evaluasi kerja independen adalah bentuk pengawasan tambahan (pada SIMKEU).
SIMKEU juga dirancang menggunakan tiga databases di tiga lokasi yang berbeda
sebagai prosedur keamanan atas risiko yang ada seperti cybercrime, kebakaran, atau
gempa bumi yang sering terjadi di Yogyakarta. Direktorat Keuangan UGM juga
melakukan evaluasi periodik pada
SIMKEU setahun sekali sebagai upaya
pengembangan sistem lebih lanjut. Dengan demikian, SIMKEU dapat menjadi sarana
yang semakin efiktif dan efisien dalam mendukung kinerja UGM.
Ilmu akuntansi esensinya memang tidak berubah walaupun zaman terus
berkembang. Namun, adanya perubahan teknologi kini telah berdampak pada perubahan
peran akuntan. Pandangan konservatif yang hanya melihat akuntan sebagai “tukang
catat” transaksi ini merupakan kesalahan yang fatal. Terlebih lagi dengan adanya GNNT
yang diusung oleh Bank Indonesia ini bukan berarti para akuntan akan kehilangan
keunggulan kompetitifnya. Sebaliknya, akuntan harus berperan lebih inovatif dengan
cakupan kerja yang lebih luas. Hal tersebut dapat dilihat pada peran akuntan dan
kontribusi ilmu akuntansinya di SIMKEU UGM. Pada kenyataannya semua tergantung
dari bagaimana seorang akuntan mengoptimalkan kontribusi ilmu akuntansi yang
dimiliki sehingga bisa “dibungkus” menjadi sesuatu yang baru dan berguna.
22
BAB V
PENUTUP
A. Simpulan
Ilmu akuntansi yang diterapkan pada pengelolaan keuangan tidak hanya seputar
pencatatan dan pelaporan transaksi, tetapi mencakup area kerja yang lebih luas.
Penerapan SIMKEU di UGM yang berhasil mengubah alur kerja pengelolaan keuangan
manual menjadi terkomputerisasi ini membutuhkan kontribusi dari ilmu akuntansi.
Analisis dan perencanaan desain sistem dilakukan oleh akuntan sehingga SIMKEU
dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pengguna. Selain itu,
terdapat fungsi audit berupa pengawasan dan pengendalian internal dari SIMKEU
sebagai deteksi preventif atas praktik kecurangan.
UGM telah mengupayakan GNNT pada pengelolaan keuangannya, yaitu dengan
SIMKEU. Meskipun mengalami berbagai tantangan, SIMKEU dapat beroperasi dengan
baik dan terus melakukan pengembangan sampai saat ini. Dapat dikatakan bahwa
SIMKEU telah membantu mewujudkan LCS sebagai tujuan akhir GNNT. Apabila LCS
berhasil diwujudkan di lingkungan UGM, kemungkinan akan adanya praktik
kecurangan pun dapat dicegah.
B. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan, saran yang dapat diberikan oleh
penulis adalah sebagai berikut.
1.
Diharapkan
institusi
pendidikan
dapat
mengembangkan
dan
mengimplementasikan sistem informasi yang terintegrasi dalam mengelola
2.
keuangannya sebagai upaya mendukung GNNT.
Diharapkan peneliti selanjutnya dapat menganalisis lebih lanjut mengenai
3.
pencegahan praktik kecurangan yang terdapat pada institusi kerja.
Dibutuhkan kajian yang lebih luas cakupannya mengingat ilmu akuntansi
memiliki kontribusi yang signifikan dalam pengembangan SIMKEU.
24
DAFTAR PUSTAKA
Achjari, Didi, wawancara oleh Yuniana Rizki Rakhmayanti. (21 September
2015).
Association of Certified Fraud Examiner. Fraud resources; Fraud tree. 2015.
http://www.acfe.com/fraud-tree.aspx (diakses September 29, 2015).
Association of Certified Fraud Exminer. Fraud Resources; What is Fraud.
2015. http://www.acfe.com/fraud-101.aspx (diakses September 29,
2015).
Beattie, Andrea. The Pionners of Financial Fraud. 2009.
Decilya, Sutji . 15 April 2013.
http://metro.tempo.co/read/news/2013/04/15/064473563/polisitangani-600-kejahatan-online-per-tahun (diakses September 3, 2015).
Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia. “UNDANG-UNDANG TENTANG
INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK.” Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik. Jakarta, DKI Jakarta, 21 April 2008.
Freedman, John. How Fraud Hurts You. Houston, t.thn.
Haryono, wawancara oleh Yuniana Rizki Rakhmayanti. (27 September 2015).
Ika. Hadapi Perubahan Status, UGM Upgrade Aplikasi Sisitem Informasi
Keuangan. 14 Februari 2012. http://ugm.ac.id/id/post/page?id=4442
(diakses Oktober 1, 2015).
Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. UI, UGM, ITB, dan IPB
Jadi PTN Badan Hukum. 23 Oktober 2013.
http://www.kopertis12.or.id/2013/10/23/ui-ugm-itb-dan-ipb-jadi-ptnbadan-hukum.html (diakses Oktober 1, 2015).
Moeller, Robert. Brink's Modern Internal Auditing. 7th Ed. Hoboken, New
Jersey: John Willey & Sons, 2009.
Paragian, Yasser . Dalam 5 tahun terakhir, jumlah pengguna internet
Indonesia naik 430 persen. 13 Maret 2014.
https://id.techinasia.com/dalam-5-tahun-terakhir-jumlah-penggunainternet-indonesia-naik-430-persen-grafik/ (diakses Oktober 1, 2015).
Pengabdian, Irvan, wawancara oleh Caecilia Westi Sekar Wangi.
Pengembangan SIMKEU (25 September 2015).
Republika. Tingkat Kejahatan Siber di Indonesia Termasuk Terbesar di Dunia.
Jakarta, 9 April 2015.
Romney, Marshall, dan Paul Steinbart. Accounting Information System.
Harlow: Pearson Education, 2012.
26
Syariful Alam, M.Ikom. Pemerintah Jokowi-JK Harus Hemat Anggaran.
Jakarta, 15 September 2014.
Universitas Gadjah Mada. “Visi dan Misi UGM.” Tentang UGM. 2 Februari
2014. https://ugm.ac.id/id/tentang-ugm/1359-visi.dan.misi (diakses
Oktober 2, 2015).
University of Houston. “Understanding Fraud.”
http://www.uhv.edu/compliance. 1 Juni 2010.
http://www.uhv.edu/compliance/pdf/UnderstandingFraud.pdf (diakses
September 30, 2015).
World Economic Forum. Global Competitiveness Report. Forum Report,
Switzerland: World Economic Forum, 2014.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Ketua kelompok
Nama
: Fathurahman Sidiq
Tempat lahir : Tangerang
Tanggal lahir : 16 Mei 1994
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
Anggota I
Nama
: Caecilia Westi Sekar Wangi
Tempat lahir : Semarang
Tanggal Lahir : 8 Juli 1995
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
Anggota II
Nama
: Yuniana Rizki Rakhmayanti
Tempat lahir : Grobogan
Tanggal lahir : 29 Juni 1995
Jurusan
: Akuntansi
Universitas
: Universitas Gadjah Mada
28
LAMPIRAN
Input
Sistem informasi di
UGM
Prosedur manual
Informasi status UGM
Sumber daya manusia
(direktorat keuangan,
tim analisis,
pengembang sistem,
akuntan)
Kegiatan
Menganalisis kondisi,
masalah, dan
kebutuhan sistem
Mendesain sistem
yang sesuai
Menguji coba sistem
Mendiskusikan dengan
pihak terkait
Mengawasi jalannya
sistem
Mengevaluasi dan
merekomendasi
pengembangan
Output
SIMKEU
Outcome
Penggunaan sistem
yang terintegrasi
dalam pengelolaan
keuangan pada seluruh
institusi pendidikan
Bagan 11. Logic Model Implementasi SIMKEU di UGM
Impact
Berkurangnya praktik
kecurangan, khususnya
dalam pengelolaan
keuangan
Terwujudnya LCS
sebagai tujuan akir
dari GNNT