contoh pengendalian dokumen iso 9001
Contoh Pengendalian Dokumen - Sesuai ISO 9001 - 2008
1.
1.1
TUJUAN
Untuk
memastikan
bahwa dokumen yang
dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2
Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara
memelihara dokumen.
1.3
Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan
dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
2.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh
dokumen,
termasuk
persyaratan
dokumen
perundangan,
eksternal;
persyaratan
yaitu
pelanggan
spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang
dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem
Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak
(hardcopy)
maupun
tidak
elektronik/magnetik/software).
3.
REFERENSI
3.1
Manual Mutu Perusahaan
3.2
ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4.
DEFINISI
·
Dokumen Mutu
tercetak
(media
Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM),
Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM),
Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ),
Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
·
Dokumen Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil
yang
sudah
ditentukan,
dan
apabila
terjadi
perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut,
maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data
yang lama telah ditarik.
·
Dokumen tidak Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil
yang
tidak/belum
ditentukan,
dan
apabila
terjadi
perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut,
maka
Sekretariat
ISO
tidak
berkewajiban
untuk
memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik
dokumen dan data yang lama.
·
SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi
sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat
pengendalian
dokumen
dengan
tujuan
mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan
dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di
lingkungan Perusahaan
·
Manager
Kepala Departemen
·
MR
Management Representative (Wakil managemen)
·
Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang
bersangkutan
·
Unit Kerja (UK)
Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang
berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi
perusahaan
5.
5.1
PENANGGUNG JAWAB.
Sekretariat
ISO
bertanggung
jawab
untuk
mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk
dan Distribusi Dokumen.
5.2
MR (Management Representative) bertanggung
jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di
seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
5.3
Setiap
Manager
bertanggung
jawab
untuk
melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan
bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh
operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
6.
RINCIAN PROSEDUR
6.1
Penerbitan Dokumen
¨
Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan
di Perusahaan,
terlebih
dahulu
ditetapkan
sistem
pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap
dokumen.
¨
Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan,
maka
akan
menerbitkan
sebuah
dokumen sistem
mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui
kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan
untuk penerbitannya.
¨
Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi
persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen
Dibuat oleh :
Manual Mutu
Sekretariat ISO
Diperiksa O
Manageme
Representa
Prosedur Mutu
Manageme
Sekretariat ISO
Representa
(Wajib)
Prosedur Mutu
Manageme
Manager Dept.
Representa
(Departemen)
Manageme
Intruksi Kerja
KABAG
Representa
·
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau
Instruksi Kerja
yang terlampir atau yang mengatur
penggunaannya.
·
Penulisan dokumen tidak harus menggunakan
bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen
menyetujuinya.
6.2
Sistem Identifikasi Dokumen
·
Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
6.3
Dokumen
terkendali
dan
Dokumen
tidak
terkendali :
·
Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada
revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol
atau
terkendali
dan
ditandai
denganDokumen
terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di
dalam perusahaan.
·
Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila
ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali,
ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih
ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan
tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
·
Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen
terkontrol,
tidak
terkendali dan
perlu
disimpan
diberi
oleh
tanda Dokumen
penanggung
jawab
pengendalian dokumen.
·
Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan
dari
dokumen
asli
yang
boleh
dilakukan
atas
persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.
6.4
·
Pengendalian Distribusi
Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian
Dokumen
menyusun Daftar
Induk dan
Distribusi
Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan,
revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang
bersangkutan.
·
dan
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan
dipantau
revisinya
oleh
Pusat
Pengendalian
Dokumen.
·
Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat
Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk
dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
·
Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen
dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen.
6.5
Revisi dan Penarikan Dokumen
·
Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang
sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen
yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan
formulir Usulan Perubahan Dokumen.
·
Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda
dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal
revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
·
Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen,
alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar
Catatan Perubahan Dokumen.
·
Pemakai dokumen harus memastikan bahwa
dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang
berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
·
Dokumen
terkendali
yang
sudah
direvisi
dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih
ingin disimpan.
·
Untuk
mempermudah
mampu
telusur
isi
dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak
digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan
dengan cara ;
·
Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen
yang sudah tidak digunakan.
·
Membuat daftar dokumen yang sudah tidak
digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
·
Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar
dari kehilangan dan kerusakan.
·
Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa
dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai
acuan kerja.
·
Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat
pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi
revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal
revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6.6
Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau
Electronik
·
Data yang berupa software atau dalam media
elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau
hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau
cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam
bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh
masing–masing penanggung jawabnya.
·
Akses ke dalam data di komputer tidak selalu
dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam
disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang
dicatat dalam Daftar Disket Back up.
6.7
·
Pengendalian Dokumen Eksternal
Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi
bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian
Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan
dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir
atau yang masih berlaku.
·
Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan
bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1
Manual Mutu
8. LAMPIRAN
8.1
8.2
FM-PDK-01
FM-PDK-02
: Daftar Induk Dokumen Internal
:
Daftar
Induk
Dokumen
Eksternal
8.3
FM-PDK-03
: Daftar Penerimaan Dokumen
8.4
FM-PDK-04
: Bukti Penarikan Dokumen
8.5
FM-PDK-05
: Usulan Perubahan Dokumen
8.6
FM-PDK-06
persetujuan
: Daftar Status revisi dan
8.7
FM PDK-07
: Daftar Distribusi Dokumen
terkendali
8.8
DO-PDK-01
:
Dokumen
Sistem
dan
Identifikasi Dokumen
8.9
DO-PDK-02
: Daftar Singkatan Departemen/
Unit kerja
8.10 Contoh Cap Pengendalian Dokumen
1.
1.1
TUJUAN
Untuk
memastikan
bahwa dokumen yang
dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2
Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara
memelihara dokumen.
1.3
Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan
dokumen yang berhubungan dengan sistem mutu.
2.
RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh
dokumen,
termasuk
persyaratan
dokumen
perundangan,
eksternal;
persyaratan
yaitu
pelanggan
spesifikasi yang mempengaruhi mutu produk yang
dihasilkan perusahaan dan dipersyaratkan oleh Sistem
Mutu. Jenis dokumen dapat dalam bentuk tercetak
(hardcopy)
maupun
tidak
elektronik/magnetik/software).
3.
REFERENSI
3.1
Manual Mutu Perusahaan
3.2
ISO 9001 : 2008 klausul 4.2.3
4.
DEFINISI
·
Dokumen Mutu
tercetak
(media
Meliputi Manual Mutu (MM), Prosedur Mutu (PM),
Instruksi Kerja (IK), Formulir (FM), Rencana Mutu (RM),
Flow Chart (FC), Tugas dan Tanggung jawab (TJ),
Dokumen (DO) dan Standar Operational (SO).
·
Dokumen Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil
yang
sudah
ditentukan,
dan
apabila
terjadi
perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut,
maka Sekretariat ISO berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data
yang lama telah ditarik.
·
Dokumen tidak Terkendali
Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil
yang
tidak/belum
ditentukan,
dan
apabila
terjadi
perubahan/revisi pada dokumen dan data tersebut,
maka
Sekretariat
ISO
tidak
berkewajiban
untuk
memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik
dokumen dan data yang lama.
·
SEKRETARIAT ISO
Sekretariat ISO yang dibentuk berdasarkan SK Direksi
sebagai Document Control Center (DCC) atau Pusat
pengendalian
dokumen
dengan
tujuan
mengkoordinasikan segala kegiatan yang berhubungan
dengan administrative Sistem Manajemen Mutu di
lingkungan Perusahaan
·
Manager
Kepala Departemen
·
MR
Management Representative (Wakil managemen)
·
Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang
bersangkutan
·
Unit Kerja (UK)
Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang
berada di perusahaan sesuai dengan struktur organisasi
perusahaan
5.
5.1
PENANGGUNG JAWAB.
Sekretariat
ISO
bertanggung
jawab
untuk
mengendalikan dokumen serta menyimpan Daftar Induk
dan Distribusi Dokumen.
5.2
MR (Management Representative) bertanggung
jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di
seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
5.3
Setiap
Manager
bertanggung
jawab
untuk
melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan
bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh
operator tersedia di lapangan sesuai revisi terakhir.
6.
RINCIAN PROSEDUR
6.1
Penerbitan Dokumen
¨
Sebelum sebuah dokumen sistem mutu diterbitkan
di Perusahaan,
terlebih
dahulu
ditetapkan
sistem
pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap
dokumen.
¨
Sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan,
maka
akan
menerbitkan
sebuah
dokumen sistem
mutu yang berlaku di Perusahaan. guna menyetujui
kecukupannya maka harus memenuhi persyaratan
untuk penerbitannya.
¨
Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi
persyaratan pengesahan sebagai berikut :
Dokumen
Dibuat oleh :
Manual Mutu
Sekretariat ISO
Diperiksa O
Manageme
Representa
Prosedur Mutu
Manageme
Sekretariat ISO
Representa
(Wajib)
Prosedur Mutu
Manageme
Manager Dept.
Representa
(Departemen)
Manageme
Intruksi Kerja
KABAG
Representa
·
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau
Instruksi Kerja
yang terlampir atau yang mengatur
penggunaannya.
·
Penulisan dokumen tidak harus menggunakan
bentuk format tertentu, selama Wakil Manajemen
menyetujuinya.
6.2
Sistem Identifikasi Dokumen
·
Lihat lampiran Sistem Identifikasi Dokumen
6.3
Dokumen
terkendali
dan
Dokumen
tidak
terkendali :
·
Salinan dokumen yang ikut berubah bila ada
revisi / perubahan disebut sebagai dokumen terkontrol
atau
terkendali
dan
ditandai
denganDokumen
terkendali yang lebih ditujukan untuk penggunaan di
dalam perusahaan.
·
Salinan dokumen yang tidak ikut berubah apabila
ada revisi / perubahan disebut dokumen tidak terkendali,
ditandai dengan Dokumen tidak terkendali yang lebih
ditujukan untuk pihak – pihak di luar perusahaan dan
tidak harus ditarik bila terjadi perubahan dokumen.
·
Dokumen asli, walaupun merupakan dokumen
terkontrol,
tidak
terkendali dan
perlu
disimpan
diberi
oleh
tanda Dokumen
penanggung
jawab
pengendalian dokumen.
·
Perbanyakan dokumen hanya boleh dilakukan
dari
dokumen
asli
yang
boleh
dilakukan
atas
persetujuan penanggungjawab pengendalian dokumen.
6.4
·
Pengendalian Distribusi
Sekretariat ISO sebagai Pusat Pengendalian
Dokumen
menyusun Daftar
Induk dan
Distribusi
Dokumen yang berisi; nomor, judul, tanggal penerbitan,
revisi dan kode pemegang dari setiap dokumen yang
bersangkutan.
·
dan
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan
dipantau
revisinya
oleh
Pusat
Pengendalian
Dokumen.
·
Dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat
Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk
dan Distribusi Dokumen yang sudah ditetapkan.
·
Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen
dapat memberikan paraf atau tanda tangan pada Daftar
Induk dan Distribusi Dokumen.
6.5
Revisi dan Penarikan Dokumen
·
Revisi dokumen harus disetujui oleh personil yang
sebelumnya pembuat atau penerbit dokumen. Dokumen
yang akan dirubah diusulkan dengan menggunakan
formulir Usulan Perubahan Dokumen.
·
Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda
dengan segitiga di tepi sebelah kiri. Nomor / tanggal
revisi dicatat dalam Daftar Induk Dokumen.
·
Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen,
alasan perubahannya, Bab dan halaman pada Daftar
Catatan Perubahan Dokumen.
·
Pemakai dokumen harus memastikan bahwa
dokumen yang digunakannya merupakan revisi yang
berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
·
Dokumen
terkendali
yang
sudah
direvisi
dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika masih
ingin disimpan.
·
Untuk
mempermudah
mampu
telusur
isi
dokumen, maka dokumen asli yang sudah tidak
digunakan dengan stempel KADALUARSA dikendalikan
dengan cara ;
·
Disimpan dan dikelompokan kedalam dokumen
yang sudah tidak digunakan.
·
Membuat daftar dokumen yang sudah tidak
digunakan didalam catatan Perubahan Dokumen.
·
Dijaga agar dokumen yang kadaluarsa terhindar
dari kehilangan dan kerusakan.
·
Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa
dokumen yang kadaluarsa tidak digunakan sebagai
acuan kerja.
·
Nomor revisi dokumen dimulai dari 0 pada saat
pertama diterbitkan hingga 9, jika setelah itu terjadi
revisi maka nomor revisinya kembali ke 0 dan tanggal
revisinya menjadi acuan identifikasi revisi.
6.6
Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau
Electronik
·
Data yang berupa software atau dalam media
elektronik, termasuk yang ada di dalam komputer atau
hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau
cetakannya atau paling tidak dibuatkan back up dalam
bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh
masing–masing penanggung jawabnya.
·
Akses ke dalam data di komputer tidak selalu
dibatasi untuk personil tertentu, kecuali akses ke dalam
disket back up. Disket back up dibuatkan daftarnya yang
dicatat dalam Daftar Disket Back up.
6.7
·
Pengendalian Dokumen Eksternal
Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi
bahan dan gambar didaftar oleh PusatPengendalian
Dokumen dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan
dipastikan dokumen tersebut adalah terbitan terakhir
atau yang masih berlaku.
·
Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan
bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.
7. DOKUMEN TERKAIT
7.1
Manual Mutu
8. LAMPIRAN
8.1
8.2
FM-PDK-01
FM-PDK-02
: Daftar Induk Dokumen Internal
:
Daftar
Induk
Dokumen
Eksternal
8.3
FM-PDK-03
: Daftar Penerimaan Dokumen
8.4
FM-PDK-04
: Bukti Penarikan Dokumen
8.5
FM-PDK-05
: Usulan Perubahan Dokumen
8.6
FM-PDK-06
persetujuan
: Daftar Status revisi dan
8.7
FM PDK-07
: Daftar Distribusi Dokumen
terkendali
8.8
DO-PDK-01
:
Dokumen
Sistem
dan
Identifikasi Dokumen
8.9
DO-PDK-02
: Daftar Singkatan Departemen/
Unit kerja
8.10 Contoh Cap Pengendalian Dokumen