PENGEMBANGAN KAPASITAS PENGELOLAAN ARSIP BAGI PERANGKAT DESA DI DESA PANDAK KECAMATAN BATURADEN

  Tema: 8 (Pengabdian Kepada Masyarakat) PENGEMBANGAN KAPASITAS PENGELOLAAN ARSIP BAGI PERANGKAT DESA DI DESA PANDAK KECAMATAN BATURADEN Oleh

  Slamet Rosyadi, Simin, Denok Kurniasih Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Jenderal Soedirman slamet.rosyadi@unsoed.ac.id ABSTRAK

  Tujuan kegiatan pengembangan kapasitas pengelolaan arsip adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan bagi para perangkat desa dalam pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Metode yang digunakan adalah dengan memberikan pendidikan dan pelatihan (diklat) selama satu hari kemudian pendampingan terhadap para perangkat desa. Setelah diberikan diklat, dilakukan pengukuran pengetahuan dan keterampilan terhadap para peserta. Hasil menunjukkan bahwa tingkat pemahaman Perangkat Desa Pandak tentang pengelolaan arsip masih cukup rendah walaupun telah mengikuti pelatihan serta menerima fasilitas penunjang berupa filling kabinet dan guide. Meski demikian, hasil juga menunjukkan bahwa ada lima unsur pengetahuan hasil post test yang memiliki kenaikan persentase dari hasil pre test sebelumnya diantaranya adalah (1) Pengetahuan tentang definisi Penyimpanan, (2) Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan, (3) Pengetahuan tentang Guide, (4) pengetahuan tentang Pedoman Penata Berkas dan (5) Pengetahuan tentang Pedoman Pola Klarifikasi Arsip. Penurunan pemahaman pengetahuan juga terjadi untuk lima unsur yang meliputi (1) Pengetahuan tentang Peralatan Kearsipan, (2) Pengetahuan tentang Klasifikasi Arsip, (3) Pengetahuan tentang Folder, (4) Pengetahuan tentang Unit Pengolah Arsip serta (5) Pengetahuan tentang Pedoman Pengurusan Surat. Kelima unsur pengetahuan penting terkait pengelolaan kearsipan justru masih banyak tidak dipahami oleh para perangkat desa. Demikian pula, praktik pengelolaan arsip yang sesuai dengan aturan belum sepenuhnya dilaksanakan. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingkat kesadaran dan kepedulian Perangkat Desa Pandak masih rendah terhadap pengelolaan arsip.

  Kata kunci: kapasitas pengelolaan arsip, perangkat desa, Desa Pandak

  ABSTRACT

  The objective of the archive management capacity building activity is to increase knowledge and skills for village administrators in the management of the archives in accordance with applicable government regulations. The method used is to provide education and training for one day and then assistance to village officials. After implementing the training, the measurement of knowledge and skills of the participants is taken. The results indicate that Pandak Village Toolkit's understanding of archive management is still low despite training and receiving supporting facilities in the form of filling cabinets and guides. Nevertheless, the results also show that there are five elements of post test result knowledge that have a percentage increase of pre-test results such as (1) Knowledge of Storage definition, (2) Knowledge of Types of Archiving System, (3) Knowledge of Guide, ( 4) knowledge of the File Designer Guidelines and (5) Knowledge of Guidelines for Archive

  Clarification Patterns. The decline in understanding of knowledge also occurs for the five elements that include (1) Knowledge of Archival Equipment, (2) Knowledge of Archive Classification, (3) Knowledge of Folders, (4) Knowledge of the Archive Processing Unit as well as (5) Knowledge of Guidelines for Handling Letters . The five key knowledge elements related to archival management are still not widely understood by village officials. Similarly, archive management practices that are in accordance with the rules have not been fully implemented. This shows that the awareness and awareness of Pandak Village Devices is still low on the management of the archives.

  Key words: archive management capacity, village administrators, Pandak Village

  PENDAHULUAN Perkembangan dunia kearsipan di Indonesia hingga saat ini terus mengalami peningkatan.

  Dahulu arsip hanya dimaknai sebagai tumpukan kertas hasil kegiatan yang sudah tidak terpakai dan disimpan sekedarnya. Seiring perubahan zaman, arsip bertransformasi dalam berbagai bentuk media simpan termasuk arsip elektronik. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah membangun suatu Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) untuk memberikan informasi autentik serta utuh mengenai arsip sebagai bentuk tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara. Pada pelaksanaan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) juga membentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang berfungsi meningkatkan akses mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, meningkatkan kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan masyarakat dan meningkatkan peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan (Sumber: Perka ANRI No. 4 Tahun 2013 tentang Logo dan Slogan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional).

  Hampir semua lembaga pemerintah berpotensi menjadi simpul Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Hal tersebut menandakan bahwa keberadaan arsip berperan sangat penting bagi segala aspek di lingkup lembaga pemerintah, tidak terkecuali Pemerintahan Desa sekalipun. Arsip merupakan jawaban sekaligus perangkat utama untuk meningkatan kapasitas pemerintah desa terutama dalam meningkatkan akuntabilitas kepada publik atas tujuan penyelenggaraan instansi pemerintah desa (Nuryani, 2016).

  Salah satu desa di Kabupaten Banyumas yang masih lemah dalam kapasitas pengelolaan arsip adalah Desa Pandak. Secara administrasi, Desa Pandak termasuk wilayah Jarak dari Ibukota Kecamatan Baturaden berjarak ±3 km. Jumlah penduduk Desa Pandak menurut data sekunder monografi desa tahun 2007 berjumlah 5.076 jiwa terdiri dari penduduk laki-laki sebanyak 2.522 jiwa dan perempuan sebanyak 2.554 jiwa. Sedangkan jumlah perangkat desa sebanyak 9 orang dengan komposisi menurut pendidikan sebagai berikut: 7 orang berpendidikan SLTA dan 2 orang berpendidikan SLTP. Menurut studi Rosyadi (2016:13) mengemukakan bahwa minimnya keterlibatan perangkat desa pada program pelatihan keahlian. Jika terdapat tawaran program pelatihan pun materinya tidak sesuai kebutuhan peningkatan keahlian perangkat desa. Tidak berbeda jauh seperti yang disampaikan oleh Asrori dan Supratiawan (2014) mencatat dua penyebab lemahnya kapasitas Pemerintah Desa atas pengelolaan data potensi desa yakni (1) tingkat kemampuan perangkat desa belum memadai dan belum dibekali pendidikan serta pelatihan yang relevan, (2) kurangnya perhatian Pemerintah Daerah/ Pusat untuk memfasilitasi program peningkatan kemampuan perangkat desa dalam pengelolaan data potensi desa. Padahal menurut The Liang Gie (2004), keberadaan arsip sangat penting bagi organisasi mengingat artisp adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

  Hasil pra-survey ke pemerintah Desa Pandak menemukan bahwa pengelolaan arsip juga masih ditemukan kurang memadai. Secara kuantitas, jumlah staf pengelola arsip masih memadai. Namun, para staf tersebut belum pernah mendapatkan pelatihan mengenai pengelolaan arsip. Berpijak dari fakta tersebut, kegiatan pengabdian ditujukan untuk memberikan penguatan kemampuan pengelolaan arsip untuk peningkatan kualitas penyelenggaran administrasi pemerintah desa dan pelayanan publik.

METODE PENELITIAN

  Dalam rangka pengembangan sumber daya perangkat desa, pengembangan kapasitas pengelolaan arsip dilakukan dengan metode pendidikan dan pelatihan (diklat). Metode On The Job

  

Traning diterapkan dalam kegiatan diklat pengelolaan arsip bagi perangkat desa. Menurut Dessler

  (2010:296), metode On the Job Training menempatkan semua peserta pelatihan dalam konteks tempat kerja yang sebenarnya. Hal ini akan memberikan keuntungan kepada peserta karena mereka akan termotivasi untuk mengikuti pelatihan dengan baik. Kegiatan diklat dilakukan di Kantor Pemerintah Desa Pandak pada Jumat, 28 Juli 2017 dari jam 08.00-12.00 yang terbagi atas materi teori dan regulasi pengelolaan arsip kemudian dilanjutkan dengan praktik penataan arsip. Untuk mengukur tingkat keberhasilan diklat, metode pre-test dan post-test sesuai materi diklat diberikan kepada peserta. Setelah kegiatan diklat, tim memberikan melakukan pendampingan untuk memonitor kendala-kendala praktik pengelolaan arsip.

  HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Pengetahuan tentang PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi Penyimpanan Hasil pre-test menunjukkan bahwa hampir sebagaian Perangkat Desa Pandak

sebanyak 50% masih belum memahami PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi

penyimpanan, sedangkan 50% lainnya sudah paham tentang definisi penyimpanan sesuai

PP Nomor 28 Tahun 2012.

  Setelah diberikan pelatihan, hasil post test menunjukkan bahwa pengetahuan

tentang PP Nomor 28 Tahun 2012 mengenai definisi Penyimpanan meningkat 25%.

Hampir sebagaian Perangkat Desa Pandak sebanyak 75% sudah memahami PP Nomor 28

Tahun 2012 mengenai definisi penyimpanan, sedangkan 25% lainnya belum paham

tentang definisi penyimpanan sesuai PP Nomor 28 Tahun 2012.

  2. Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan Terdapat 88% Perangkat Desa Pandak belum mengetahui macam-macam sistem

pengarsipan, sedangkan 12% nya telah mengetahui mengenai seluk-beluk jenis sistem

pengarsipan.

  Pengetahuan tentang jenis sistem pengarsipan mengalami peningkatan sebesar 30%

setelah diberikan pelatihan. Terdapat 58% Perangkat Desa Pandak yang belum memahami

macam-macam sistem pengarsipan, sedangkan 42% Perangkat cukup paham mengenai

seluk-beluk jenis sistem pengarsipan.

  3. Pengetahuan tentang Peralatan Kearsipan Pemahaman Perangkat Desa Pandak mengenai peralatan kearsipan sebesar 100%,

hal ini berarti seluruh Perangkat Desa Pandak telah mengetahui jenis-jenis alat kearsipan.

  

Namun demikian, setelah diberi pelatihan, pemahaman Perangkat Desa Pandak

mengenai peralatan kearsipan justru mengalami penurunan sebesar 13%. Terdapat

87% Perangkat Desa Pandak sudah memahami jenis-jenis alat kearsipan, namun ada 13%

perangkat yang belum paham tentang peralatan kearsipan.

  4. Pengetahuan tentang Guide Sebanyak 75% Perangkat Desa Pandak telah mengetahui tentang Guide, yaitu

lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau sekat/ pemisah

dalam penyimpanan arsip. Adapun Perangkat Desa Pandak yang belum mengetahui

tentang Guide sebanyak 25%. Setelah diberikan pelatihan, hasil menunjukkan bahwa

sebanyak 87% Perangkat Desa Pandak telah paham tentang Guide, yaitu lembaran kertas

tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk atau sekat/ pemisah dalam

penyimpanan arsip. Adapun Perangkat Desa Pandak yang belum paham tentang fungsi

Guide sebanyak 13%. Persentase pengetahuan tentang Guide tersebut mengalami

peningkatan sebesar 12% dari hasil pre test.

  5. Pengetahuan tentang Klasifikasi Arsip Sebanyak 50% Perangkat Desa Pandak telah mengetahui tentang klarifikasi arsip,

  

post test menunjukkan bahwa sebanyak 62% Perangkat Desa Pandak telah memahami

tentang klarifikasi arsip, sedangkan 38% lagi masih belum memahami betul mengenai

klarifikasi klarifikasi arsip. Persentase pengetahuan tentang klasifikasi arsip tersebut

mengalami peningkatan 12% dari hasil pre test sebelumnya.

  6. Pengetahuan tentang Folder Sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 87% telah mengetahui tentang

Folder, yaitu tempat untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas atau plastik. Adapun

  Perangkat Desa Pandak yang belum mengetahui tentang folder sebanyak 13%.

  Hasil post test pengetahuan tentang folder Perangkat Desa Pandak justru

mengalami penurunan. Sebanyak 62% Perangkat Desa Pandak telah memahami tentang

Folder, namun persentase tersebut menurun dari sebelumnya sebesar 87%. Adapun

Perangkat Desa Pandak yang masih belum paham mengenai folder meningkat menjadi

38%.

  7. Pengetahuan tentang Unit Pengelola Arsip Hampir sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 88% tidak mengetahui

tentang unit pengolah arsip, yaitu bagian dari instansi yang melaksanakan tugas dan fungsi

tertentu serta mengolah arsip aktif. Adapun persentase Perangkat Desa Pandak yang

mengetahui mengenai unit pengolah arsip hanya 12% saja. Namun demikian, hasil post test

justru menunjukkan bahwa seluruh Perangkat Desa Pandak sebesar 100% tidak memahami

tentang unit pengolah arsip, yaitu bagian dari instansi yang melaksanakan tugas dan fungsi

tertentu serta mengolah arsip aktif. Hasil post test ini justru mengalami penurunan dari

persentase sebelumnya sebesar 12% perangkat yang paham mengenai unit pengolah arsip.

  8. Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009 mengenai Pedoman Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas

  Sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 75% tidak mengetahui tentang Pedoman Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009, sedangkan 25% Perangkat Desa Pandak telah mengetahui tentang pedoman penata berkas. Namun demikian, setelah dilakukan post test hasil menunjukkan bahwa sebagian Perangkat Desa Pandak sebesar 50% tidak memahami tentang Pedoman Penata Berkas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2009, sedangkan 50% Perangkat Desa Pandak telah memahami tentang pedoman penata berkas. Persentase perangkat yang tidak paham Pedoman Penata Berkas tersebut justru mengalami peningkatan sebesar 25% dari sebelumnya.

  9. Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 190 Tahun 2005 mengenai Pedoman Pola Klarifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas Hanya terdapat 37% Perangkat Desa Pandak yang mengetahui tentang Pedoman

Pola Klarifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas sebagaimana

diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas Nomor 190 Tahun 2005. Sebagian besar

Perangkat Desa Pandak sebanyak 63% tidak mengetahui pedoman pola klarifikasi arsip.

  Hasil post test menunjukkan bahwa pengetahuan Perangkat Desa Pandak tentang

Pedoman Pola Klarifikasi Arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Banyumas

Nomor 190 Tahun 2005 mengalami peningkatan menjadi 78% dari sebelumnya. Terdapat

penurunan persentase Perangkat Desa Pandak yang tidak paham pedoman pola klarifikasi

menjadi 22%.

  10. Pengetahuan tentang Peraturan Bupati Banyumas Nomor 41 Tahun 2009 mengenai Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas Hampir sebagian besar Perangkat Desa Pandak sebanyak 63% tidak mengetahui

tentang Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas

sebagaimana diatur dalam Nomor 41 Tahun 2009. Adapun Perangkat Desa Pandak yang

telah memahami pedoman pengurusan surat hanya sebesar 37%.

  Hasil post test ini termasuk buruk, karena sebesar 100% Perangkat Desa Pandak

tidak paham tentang Pedoman Pengurusan Surat dilingkungan Pemerintah Kabupaten

Banyumas sebagaimana diatur dalam Nomor 41 Tahun 2009. Persentase tersebut justru

menurun setelah diberikan pelatihan.

  KESIMPULAN

  Secara garis besar tingkat pemahaman Perangkat Desa Pandak terkait pengetahuan pengelolaan arsip masih cukup rendah, meskipun telah dilaksanakan pelatihan serta pemberian bantuan fasilitas penunjang berupa filling kabinet dan guide. Terdapat lima point pengetahuan hasil post test yang memiliki kenaikan persentase dari hasil pre test sebelumnya diantaranya Pengetahuan tentang definisi Penyimpanan, Pengetahuan tentang Jenis Sistem Pengarsipan, Pengetahuan tentang Guide, Pengetahuan tentang Pedoman Penata Berkas dan Pengetahuan tentang Pedoman Pola Klarifikasi Arsip.

  Penurunan pemahaman pengetahuan juga terjadi untuk lima point meliputi Pengetahuan tentang Peralatan Kearsipan, Pengetahuan tentang Klasifikasi Arsip, Pengetahuan tentang Folder, Pengetahuan tentang Unit Pengolah Arsip serta Pengetahuan tentang Pedoman Pengurusan Surat. Kelima point pengetahuan penting terkait pengelolaan kearsipan justru masih banyak tidak dipahami oleh para perangkat desa. Hal tersebut menunjukkan bahwa tingkat kesadaran dan kepedulian Perangkat Desa Pandak masih rendah terhadap pengelolaan arsip.

UCAPAN TERIMA KASIH

  Tim pengabdian Fisip UNSOED mengucapkan terima kasih kepada LPPM

UNSOED atas fasilitas pendanaan kegiatan pengembangan kapasitas pengelolaan arsip

bagi perangkat desa. Demikian pula kepada Kepala Desa Pandak Bapak Rasito dan para

perangkatnya tim berterima kasih atas kesediaannya menjadi lokasi kegiatan pengabdian

pada masyarakat. Terima kasih juga disampaikan kepada Zaula Rizqi Atika, S.Sos., M.Si.

yang telah membantu pelaksanaan kegiatan.

DAFTAR PUSTAKA

  Anonim. 2013. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2013 Tentang Logo dan Slogan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional. Asrori dan Supratiawan, A. 2014. Kemampuan Perangkat Desa Dalam Menyusun Profil Potensi

  Des a. Jurnal Bina Praja 6 (4) : 283-29.

  Dessler, G. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi ke-10 Jilid 1). PT Indeks. Jakarta. Gie, T.L. 2004. Administrasi Perkantoran Modern. Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

  Yogyakarta. Nuryani, A.N. 2016. Arsip sebagai Akuntabilitas Instansi, Perlu Dikelola! Makalah. Diakses dari

   Rosyadi, S. 2016. Pengembangan Kapasitas Pemerintah Desa Dalam Konteks Desentralisasi. Rajawali Pers. Jakarta.