T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro Excel PT CocaCoca Amatil Indonesia Central Java T0 BAB IV
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Hasil Praktek Kerja
4.1.1 Prosedur Penagihan di PT Coca-Cola Amatil Indonesia
1. Sales Representative (SR) / National Contact Center (NCC) melakukan
taking order sesuai dengan keinginan customer / outlet.
2. Sesuai dengan taking order dari SR / NCC, bagian Distribution Center
(DC) / Direct Sales Distribution (DSD) membuatkan Faktur Penjualan
yang sudah di cap dan di tanda tangani outlet. Kemudian Faktur
Penjualan disettle (diinputkan ke sistem yang bernama BASIS) oleh
Dilivery Man (DM) / DSD dan dikirimkan ke Accounts Receivable
Head Office ( AR HO).
3. Bagian Pajak mencetak faktur pajak sesuai dengan data yang sudah di
settle ke dalam sistem BASIS dan menandatanganinya, kemudian
mengirimkan ke AR HO.
4. Oleh Admin supervisor di bagian AR HO Faktur Penjualan di scan
untuk dokumen AR HOdan faktur pajak di copy. Faktur Penjualan
disatukan dengan faktur pajak asli dan copyan, kemudian di lakukan
perhitungan ulang setelah itu dipisahkan sesuai nomor outlet. Admin
supervisor akan membuatkan invoice barcode tagihan sesuai nomor
faktur penjualan kemudian ditanda tangani oleh manager AR untuk
dikirimkan ke collector, kecuali untukoutlet Alfamart, Indomart,
Indogrosir admin supervisor tidak membuatkan invoice barcode tagihan
45
46
melainkan akan membuatkan list sesuai nomor outlet untuk dikirimkan
ke collector .
5. Dengan Faktur Penjualan, invoice barcode dan faktur pajak collector
melakukan Tukar Faktur (TF) outlet. Outlet akan mentransferkan uang
sesuai dengan nominal pada tagihan yang akan memunculkan Tanda
Terima (TT) yang sudah ditanda tangani oleh outlet kemudian dikirim
ke AR HO.
6. Sesuai dengan TT bagian AR HO akan mengalokasikan transferan dari
setiap outlet dan menginfokan daftar tagihan kepada collector untuk di
payment dengan menginputkan ke sistem BASIS. Kemudian TT akan
direkap oleh AR HO.
4.1.2 Dokumen dan Formulir
1. Faktur Penjualan (invoice)
Dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang
atas dasar transaksi penjualan kredit yang di cetak oleh Direct
Sales Distribution (DSD) sebanyak 2 rangkapdiberikan kepada
bagian Account Receivable (AR) yang nantinya akan dikirim ke
collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
2. Faktur Pajak
Formulir ini digunakan sebagai dasar penagihan yang di cetak oleh
Bagian Pajak sebanyak 2 rangkap, rangkap 2 diarsip bagian pajak
dan rangkap 2 diberikan ke Bagian AR yang nantinya akan dikirim
ke collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
47
3. Daftar Tagihan
Dokumen ini digunakan sebagai pencatatan tagihan
dari para
outlet ini dibuat sebanyak 1 rangkap oleh AR admin yang dikirim
kepada collector untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet dan
AR mengarsip soft file excel..
4. Surat Pengantar Tagihan
Formulir ini sebagai bukti penagihan dibuat oleh AR admin
sebanyak 1 rangkap melalui software excel untuk diberikan kepada
konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
5. Kwitansi
Formulir ini sebagai bukti pembayaran yang dibuat oleh AR admin
sebanyak 1 rangkap melalui software MS Excel untuk diberikan
kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
4.1.3 Catatan yang digunakan bagian AR
1. Catatan Piutang
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi untuk
mencatat piutang per outlet.
2. Daftar Hasil Tagihan
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi
mencatat piutang dagang yang berhasil tertagih untuk nantinya
dialokasikan
48
4.1.4Laporan yang digunakan
1. Laporan Tagihan Mingguan
Laporan yang dibuat oleh AR admin berfungsi untuk memberikan
informasi penagihan dan penerimaan kas atas penjualan kredit.
4.2
Sistem Penagihan Perusahaan
4.2.1 Data Age Trial Balance (ATB)
Seminggu sekali AR HO melakukan penarikan data yang dilakukan setiap
hari jumatnya melalui sistem yang bernama BASIS. Data ini ditarik untuk
mendapatkan data penjualan kredit yang terbaru, yang nantinya akan
digunakan sebagai acuan AR admin untuk membuat tagihan dan
catatannya.
49
Tabel 7. ATB
3396096
E4
PIZZA HUT DP MALL
EII00794621
2/1/15
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000.00
40
457,760
3372547
EC
PIZZA HUT SUTOYO TEGAL
ELI00954566
26/12/14
C31
A7U
115
CR
17,500,000.00
40
457,760
3034947
EF
PIZZA HUT S. RIYADI
EFI01470158
2/1/15
YW1
CNJ
113
CR
15,000,000.00
40
457,760
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01589962
5/1/15
YW1
CGM
113
CR
35,000,000.00
30
686,640
3522880
EE
PIZZA HUT SUDIRMAN YOGYA
EEI01587311
30/12/14
YW1
CGM
113
CR
25,000,000.00
30
686,640
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01597954
10/1/15
YW1
EGG
113
CR
20,000,000.00
40
457,760
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01596984
9/1/15
YW1
CGM
113
CR
35,000,000.00
30
686,640
3225571
EE
PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA
EEI01597003
9/1/15
YW1
EGG
113
CR
20,000,000.00
40
228,880
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00781880
20/12/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
2,199,920
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01583255
29/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
457,760
3225571
EE
PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA
EEI01582104
27/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
228,880
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01581632
27/12/14
YW1
CGM
113
CR
35,000,000
30
2,288,800
9547814
EG
PIZZA HUT
EGI00783959
26/12/14
C71
AAK
113
CR
25,000,000
30
457,760
9513748
E4
PIZZA HUT MAJAPAHIT
EII00775400
13/12/14
IQ1
BES
113
CR
20,000,000
14
435,080
3034947
EF
PIZZA HUT S. RIYADI
EFI01459879
26/12/14
YW1
CNJ
113
CR
15,000,000
40
652,620
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01557741
6/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
686,640
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00753370
8/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
686,640
3396096
EI
PIZZA HUT DP MALL
EII00753373
8/11/14
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000
40
457,760
9513748
EI
PIZZA HUT MAJAPAHIT
EII00753345
8/11/14
IQ1
BES
113
CR
20,000,000
14
457,760
3396096
EI
PIZZA HUT DP MALL
EII00761872
21/11/14
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000
40
457,760
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00761886
21/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
915,520
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00758255
15/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
457,760
3009061
EI
PIZZA HUT JAVA SUPERMALL
EII00761854
21/11/14
IQ1
BES
113
CR
15,000,000
40
1,144,400
50
4.2.2 Daftar Sales Office (SO)
Daftar sales office ini digunakan sebagai kode outlet yang mempunyai
keterangan nama kota otulet yang nantinya untuk pembuatan daftar
tagihan.
Tabel8. SO
EG
EA
EB
EC
ED
EE
EF
EH
EI
E4
EJ
MADIUN
BAWEN
KUDUS
TEGAL
PURWOKERTO
YOGYAKARTA
SOLO INDUK
KENDAL
SEMARANG
SEMARANG
SEMARANG
EK
EL
EM
EA
EO
EP
EQ
ER
ES
ED
EU
REMBANG
PEKALONGAN
KEBUMEN
WONOSOBO
SOLO TIMUR
BUNTU
PONOROGO
MAGELANG
KLATEN
CILACAP
KUDUS
4.2.3 Daftar Tagihan
Daftar ini dibuat menggunakan MS Excel oleh AR admin dengan
mencari nomor faktur penjualan dalam data ATB yang sudah difilter
sesuai nama outlet, yang kemudian disalin ke sheet baru dengan nama
nomor kwitansi. Daftar yang sudah jadi akan dikirim kepada collector
Semarang
untuk
dilakukan
tukar
faktur
kepada
outlet
bersangkutan. Daftar ini kemudian akandisimpan oleh AR admin.
yang
51
Gambar 1Sistem Penagihan
4.2.4 Kwitansi
Bagian AR setelah menerima transfer dari outlet akan membuat
kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan excel dengan fitur
standart yang ada pada excel.
Gambar 2Sistem Penagihan
52
4.3
Implementasi Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro
Excel
4.3.1 Tombol Input
Gambar 3Implementasi Tombol Input
Ketika admin klik tombol input pada MS Excel yang sudah terdapat
program macro. Maka halaman yang akan tampil adalah form input.
4.3.2 Form Input
Gambar 4 Implementasi Form Input
53
Form input ini merupakan halaman pertama kali, form ini
disimpan dengan nama Form_input sebagai langkah awal membuat
daftar tagihan. Form ini terdapat tiga textbox dan tiga commandbutton
yang masing-masing memiliki fungsi. Tiga textbox untuk mengisikan
nama perusahaan, nama outlet dan nomor kwitansi, sedangkan tiga
commandbutton dengan label simpan digunakan untuk mencetaknama
perusahaan, nama outlet, nomor kwitansi dan otomatis akan membuat
tabel daftar dengan format yang sudah dibuat pada macro untuk dicetak
pada sheet baru yang secara otomatis memberi nama sesuai nomor
kwitansi dengan nama 3 digit angka depan. Saat commanbutton
“simpan” ini diklik, maka commanbutton “tambah invoice” akan aktif
yang sebelumnya nonaktif.
Gambar 5Implementasi Cetak Form Input ke Excel
54
4.3.3 Inputbox Nomor Faktur Penjualan
Gambar 6Implementasi Inputbox Faktur Penjualan
Form inputbox faktur penjualan/invoice tampil ketika admin mengklik
commanbutton yang berlabel “tambah invoice” maka commanbutton
“simpan” akan dinonaktifkan dan menampilkan form seperti gambar diatas.
Setelah mengisikan nomor faktur penjualan kemudian klik “ok” akan tampil
inputbox faktur pajak dan sistem akan merekam data yang akan diambil yaitu,
kode outlet yang mempunyai arti nama kota (sales center), nomor outlet,
nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. Namun
jika inputbox tidak diisikan / kosong maka akan muncul kotak dialogdengan
tulisan “Silahkan masukkan Nomor Invoice”, lalu tekan “ok” maka form akan
kembali ke awal / form input.
Gambar 7Implementasi Kotak Dialog Faktur Penjualan
55
4.3.4 Inputbox Nomor Faktur Pajak
Gambar 8 Implementasi Inputbox Faktur Pajak
Form inputbox faktur pajak ini diisikan dengan nomor faktur pajak
yang sudah diterima AR admin dari bagian pajak. Setelah klik “ok”
maka secara otomatis akan mencetak sales center, nomor outlet, nomor
faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. yang
sudah direkam oleh program macro sesuai dengan nama kolom masingmasing.
4.3.5 Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
Gambar 9Implementasi Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
56
Halaman excel pada sheet “Rumus” ini ditambahkan satu kolom
dengan nama “tanda no kwitansi” dengan maksud untuk mengetahui apakah
nomor faktur penjualan sudah dibuatkan daftar atau belum. Jika nomor faktur
penjualan ini sudah dibuatkan daftar maka akan tampil kotak dialog“Sudah
Ada
Nomor
Kwitansi,
Mau
tetap
lanjut?”.Jadi
fungsi
ini
untuk
mempermudah admin dalam pembuatan daftar, selain itu pada kolom nomor
faktur penjualan secara otomatis akan diberikan background color kuning
untuk menandai faktur penjualan yang sudah dibuatkan daftar.
Gambar 10Implementasi Kotak Dialog Nomor Kwitansi
Ketika memilih tombol “yes” maka sistem akan memaksa untuk mencetak
nomor faktur pajak yang sudah dibuat daftar, jika memilih tombol “no” maka
sistem akan kembali ke form inputbox faktur penjualan dan menlanjutkan
program.
4.3.6
Hasil Daftar Tagihan
Setelah semua proses berjalan, mulai dari input nama perusahaan
hingga menginputkan no faktur pajak. Maka akan menjadikan hasil
akhir dari proses ini sebuah daftar tagihan untuk outlet di tiap kotanya.
Dengan data meliputi: no, sales cemnter, nomor outlet, nomor faktur,
tanggal faktur, nomor faktur pajak, total dan grand total.
57
Gambar 11Implementasi Hasil Daftar Tagihan
4.3.7
Kwitansi Dengan Function
Membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan
excel
dengan
function
pada
cell
cukup
mengetikkan
function=Terbilang(E14) & " Rupiah" maka secara otomatis akan
mencetakkan terbilamg dari jumlah uang yang ada pada cell E14.
Gambar 12 Implementasi Kwitansi
58
4.4
Analisis
Aktivitas bisnis yang dilakukan PT Coca Cola Amatil Indonesia
adalah mendistribusikan produknya kepada customer. Sistem Informasi
AkuntansiPenagihan Piutang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup
baik dengan memperhatikan juga pengendalian internal. Mulai dari
prosedur yang berjalan sesuai yang ada, dokumen yang memenuhi syarat,
catatan dan laporan penagihan piutang disajikan dengan baik dan
memberikan informasi yang akurat. Namun ketika sistem informasi
penagihan piutang ini dibuat, admin
Dikarenakan admin
membutuhkan waktu cukup lama.
masih menggunakan sistem masih manual atau
sederhana. Sehingga ini menjadi sangat tidak efektif untuk meningkat
produktifitas perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi PenagihanBerbasis Macroini akan
membantu dan meringankan admin
dalam
menyajikan
informasi
penagihan piutang.Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi ini admin
akan lebih cepat dalam mengerjkan laporan penagihan piutang yang
nantinya waktu sisa bisa dialihkan untuk pekerjaan selanjutnya. Disini
admin cukup menjalankan form-form yang ada dan mengisikan sedikit data
maka secara otomatis akan membentuk laporan penagihan piutang sesuai
dengan laporan yang dibuat oleh admin secara manual.
58
Tetapi, sebuah sistem ini tidah lepas dari sebuah kelemahan. Sistem ini juga
memiliki sedikit kelemahan, yaitu ketika admin memasukkan nomor faktur pajak dan
ternyata data tiak ditemukan atau tidak ada maka sistem akan berhenti seketika. Namun
sistem ini masih bisa untuk dikembangkan lagi dengan menghilangkan kelemahan
seperti diatas.
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Hasil Praktek Kerja
4.1.1 Prosedur Penagihan di PT Coca-Cola Amatil Indonesia
1. Sales Representative (SR) / National Contact Center (NCC) melakukan
taking order sesuai dengan keinginan customer / outlet.
2. Sesuai dengan taking order dari SR / NCC, bagian Distribution Center
(DC) / Direct Sales Distribution (DSD) membuatkan Faktur Penjualan
yang sudah di cap dan di tanda tangani outlet. Kemudian Faktur
Penjualan disettle (diinputkan ke sistem yang bernama BASIS) oleh
Dilivery Man (DM) / DSD dan dikirimkan ke Accounts Receivable
Head Office ( AR HO).
3. Bagian Pajak mencetak faktur pajak sesuai dengan data yang sudah di
settle ke dalam sistem BASIS dan menandatanganinya, kemudian
mengirimkan ke AR HO.
4. Oleh Admin supervisor di bagian AR HO Faktur Penjualan di scan
untuk dokumen AR HOdan faktur pajak di copy. Faktur Penjualan
disatukan dengan faktur pajak asli dan copyan, kemudian di lakukan
perhitungan ulang setelah itu dipisahkan sesuai nomor outlet. Admin
supervisor akan membuatkan invoice barcode tagihan sesuai nomor
faktur penjualan kemudian ditanda tangani oleh manager AR untuk
dikirimkan ke collector, kecuali untukoutlet Alfamart, Indomart,
Indogrosir admin supervisor tidak membuatkan invoice barcode tagihan
45
46
melainkan akan membuatkan list sesuai nomor outlet untuk dikirimkan
ke collector .
5. Dengan Faktur Penjualan, invoice barcode dan faktur pajak collector
melakukan Tukar Faktur (TF) outlet. Outlet akan mentransferkan uang
sesuai dengan nominal pada tagihan yang akan memunculkan Tanda
Terima (TT) yang sudah ditanda tangani oleh outlet kemudian dikirim
ke AR HO.
6. Sesuai dengan TT bagian AR HO akan mengalokasikan transferan dari
setiap outlet dan menginfokan daftar tagihan kepada collector untuk di
payment dengan menginputkan ke sistem BASIS. Kemudian TT akan
direkap oleh AR HO.
4.1.2 Dokumen dan Formulir
1. Faktur Penjualan (invoice)
Dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang
atas dasar transaksi penjualan kredit yang di cetak oleh Direct
Sales Distribution (DSD) sebanyak 2 rangkapdiberikan kepada
bagian Account Receivable (AR) yang nantinya akan dikirim ke
collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
2. Faktur Pajak
Formulir ini digunakan sebagai dasar penagihan yang di cetak oleh
Bagian Pajak sebanyak 2 rangkap, rangkap 2 diarsip bagian pajak
dan rangkap 2 diberikan ke Bagian AR yang nantinya akan dikirim
ke collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
47
3. Daftar Tagihan
Dokumen ini digunakan sebagai pencatatan tagihan
dari para
outlet ini dibuat sebanyak 1 rangkap oleh AR admin yang dikirim
kepada collector untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet dan
AR mengarsip soft file excel..
4. Surat Pengantar Tagihan
Formulir ini sebagai bukti penagihan dibuat oleh AR admin
sebanyak 1 rangkap melalui software excel untuk diberikan kepada
konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
5. Kwitansi
Formulir ini sebagai bukti pembayaran yang dibuat oleh AR admin
sebanyak 1 rangkap melalui software MS Excel untuk diberikan
kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
4.1.3 Catatan yang digunakan bagian AR
1. Catatan Piutang
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi untuk
mencatat piutang per outlet.
2. Daftar Hasil Tagihan
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi
mencatat piutang dagang yang berhasil tertagih untuk nantinya
dialokasikan
48
4.1.4Laporan yang digunakan
1. Laporan Tagihan Mingguan
Laporan yang dibuat oleh AR admin berfungsi untuk memberikan
informasi penagihan dan penerimaan kas atas penjualan kredit.
4.2
Sistem Penagihan Perusahaan
4.2.1 Data Age Trial Balance (ATB)
Seminggu sekali AR HO melakukan penarikan data yang dilakukan setiap
hari jumatnya melalui sistem yang bernama BASIS. Data ini ditarik untuk
mendapatkan data penjualan kredit yang terbaru, yang nantinya akan
digunakan sebagai acuan AR admin untuk membuat tagihan dan
catatannya.
49
Tabel 7. ATB
3396096
E4
PIZZA HUT DP MALL
EII00794621
2/1/15
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000.00
40
457,760
3372547
EC
PIZZA HUT SUTOYO TEGAL
ELI00954566
26/12/14
C31
A7U
115
CR
17,500,000.00
40
457,760
3034947
EF
PIZZA HUT S. RIYADI
EFI01470158
2/1/15
YW1
CNJ
113
CR
15,000,000.00
40
457,760
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01589962
5/1/15
YW1
CGM
113
CR
35,000,000.00
30
686,640
3522880
EE
PIZZA HUT SUDIRMAN YOGYA
EEI01587311
30/12/14
YW1
CGM
113
CR
25,000,000.00
30
686,640
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01597954
10/1/15
YW1
EGG
113
CR
20,000,000.00
40
457,760
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01596984
9/1/15
YW1
CGM
113
CR
35,000,000.00
30
686,640
3225571
EE
PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA
EEI01597003
9/1/15
YW1
EGG
113
CR
20,000,000.00
40
228,880
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00781880
20/12/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
2,199,920
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01583255
29/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
457,760
3225571
EE
PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA
EEI01582104
27/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
228,880
3522825
EE
PIZZA HUT KALIURANG
EEI01581632
27/12/14
YW1
CGM
113
CR
35,000,000
30
2,288,800
9547814
EG
PIZZA HUT
EGI00783959
26/12/14
C71
AAK
113
CR
25,000,000
30
457,760
9513748
E4
PIZZA HUT MAJAPAHIT
EII00775400
13/12/14
IQ1
BES
113
CR
20,000,000
14
435,080
3034947
EF
PIZZA HUT S. RIYADI
EFI01459879
26/12/14
YW1
CNJ
113
CR
15,000,000
40
652,620
3376356
EE
PIZZA HUT AMBARUKMO
EEI01557741
6/12/14
YW1
EGG
113
CR
20,000,000
40
686,640
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00753370
8/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
686,640
3396096
EI
PIZZA HUT DP MALL
EII00753373
8/11/14
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000
40
457,760
9513748
EI
PIZZA HUT MAJAPAHIT
EII00753345
8/11/14
IQ1
BES
113
CR
20,000,000
14
457,760
3396096
EI
PIZZA HUT DP MALL
EII00761872
21/11/14
IQ1
CCC
113
CR
19,500,000
40
457,760
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00761886
21/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
915,520
9427906
EI
PIZZA HUT PANDANARAN
EII00758255
15/11/14
IQ1
CCC
113
CR
20,000,000
30
457,760
3009061
EI
PIZZA HUT JAVA SUPERMALL
EII00761854
21/11/14
IQ1
BES
113
CR
15,000,000
40
1,144,400
50
4.2.2 Daftar Sales Office (SO)
Daftar sales office ini digunakan sebagai kode outlet yang mempunyai
keterangan nama kota otulet yang nantinya untuk pembuatan daftar
tagihan.
Tabel8. SO
EG
EA
EB
EC
ED
EE
EF
EH
EI
E4
EJ
MADIUN
BAWEN
KUDUS
TEGAL
PURWOKERTO
YOGYAKARTA
SOLO INDUK
KENDAL
SEMARANG
SEMARANG
SEMARANG
EK
EL
EM
EA
EO
EP
EQ
ER
ES
ED
EU
REMBANG
PEKALONGAN
KEBUMEN
WONOSOBO
SOLO TIMUR
BUNTU
PONOROGO
MAGELANG
KLATEN
CILACAP
KUDUS
4.2.3 Daftar Tagihan
Daftar ini dibuat menggunakan MS Excel oleh AR admin dengan
mencari nomor faktur penjualan dalam data ATB yang sudah difilter
sesuai nama outlet, yang kemudian disalin ke sheet baru dengan nama
nomor kwitansi. Daftar yang sudah jadi akan dikirim kepada collector
Semarang
untuk
dilakukan
tukar
faktur
kepada
outlet
bersangkutan. Daftar ini kemudian akandisimpan oleh AR admin.
yang
51
Gambar 1Sistem Penagihan
4.2.4 Kwitansi
Bagian AR setelah menerima transfer dari outlet akan membuat
kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan excel dengan fitur
standart yang ada pada excel.
Gambar 2Sistem Penagihan
52
4.3
Implementasi Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro
Excel
4.3.1 Tombol Input
Gambar 3Implementasi Tombol Input
Ketika admin klik tombol input pada MS Excel yang sudah terdapat
program macro. Maka halaman yang akan tampil adalah form input.
4.3.2 Form Input
Gambar 4 Implementasi Form Input
53
Form input ini merupakan halaman pertama kali, form ini
disimpan dengan nama Form_input sebagai langkah awal membuat
daftar tagihan. Form ini terdapat tiga textbox dan tiga commandbutton
yang masing-masing memiliki fungsi. Tiga textbox untuk mengisikan
nama perusahaan, nama outlet dan nomor kwitansi, sedangkan tiga
commandbutton dengan label simpan digunakan untuk mencetaknama
perusahaan, nama outlet, nomor kwitansi dan otomatis akan membuat
tabel daftar dengan format yang sudah dibuat pada macro untuk dicetak
pada sheet baru yang secara otomatis memberi nama sesuai nomor
kwitansi dengan nama 3 digit angka depan. Saat commanbutton
“simpan” ini diklik, maka commanbutton “tambah invoice” akan aktif
yang sebelumnya nonaktif.
Gambar 5Implementasi Cetak Form Input ke Excel
54
4.3.3 Inputbox Nomor Faktur Penjualan
Gambar 6Implementasi Inputbox Faktur Penjualan
Form inputbox faktur penjualan/invoice tampil ketika admin mengklik
commanbutton yang berlabel “tambah invoice” maka commanbutton
“simpan” akan dinonaktifkan dan menampilkan form seperti gambar diatas.
Setelah mengisikan nomor faktur penjualan kemudian klik “ok” akan tampil
inputbox faktur pajak dan sistem akan merekam data yang akan diambil yaitu,
kode outlet yang mempunyai arti nama kota (sales center), nomor outlet,
nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. Namun
jika inputbox tidak diisikan / kosong maka akan muncul kotak dialogdengan
tulisan “Silahkan masukkan Nomor Invoice”, lalu tekan “ok” maka form akan
kembali ke awal / form input.
Gambar 7Implementasi Kotak Dialog Faktur Penjualan
55
4.3.4 Inputbox Nomor Faktur Pajak
Gambar 8 Implementasi Inputbox Faktur Pajak
Form inputbox faktur pajak ini diisikan dengan nomor faktur pajak
yang sudah diterima AR admin dari bagian pajak. Setelah klik “ok”
maka secara otomatis akan mencetak sales center, nomor outlet, nomor
faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. yang
sudah direkam oleh program macro sesuai dengan nama kolom masingmasing.
4.3.5 Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
Gambar 9Implementasi Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
56
Halaman excel pada sheet “Rumus” ini ditambahkan satu kolom
dengan nama “tanda no kwitansi” dengan maksud untuk mengetahui apakah
nomor faktur penjualan sudah dibuatkan daftar atau belum. Jika nomor faktur
penjualan ini sudah dibuatkan daftar maka akan tampil kotak dialog“Sudah
Ada
Nomor
Kwitansi,
Mau
tetap
lanjut?”.Jadi
fungsi
ini
untuk
mempermudah admin dalam pembuatan daftar, selain itu pada kolom nomor
faktur penjualan secara otomatis akan diberikan background color kuning
untuk menandai faktur penjualan yang sudah dibuatkan daftar.
Gambar 10Implementasi Kotak Dialog Nomor Kwitansi
Ketika memilih tombol “yes” maka sistem akan memaksa untuk mencetak
nomor faktur pajak yang sudah dibuat daftar, jika memilih tombol “no” maka
sistem akan kembali ke form inputbox faktur penjualan dan menlanjutkan
program.
4.3.6
Hasil Daftar Tagihan
Setelah semua proses berjalan, mulai dari input nama perusahaan
hingga menginputkan no faktur pajak. Maka akan menjadikan hasil
akhir dari proses ini sebuah daftar tagihan untuk outlet di tiap kotanya.
Dengan data meliputi: no, sales cemnter, nomor outlet, nomor faktur,
tanggal faktur, nomor faktur pajak, total dan grand total.
57
Gambar 11Implementasi Hasil Daftar Tagihan
4.3.7
Kwitansi Dengan Function
Membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan
excel
dengan
function
pada
cell
cukup
mengetikkan
function=Terbilang(E14) & " Rupiah" maka secara otomatis akan
mencetakkan terbilamg dari jumlah uang yang ada pada cell E14.
Gambar 12 Implementasi Kwitansi
58
4.4
Analisis
Aktivitas bisnis yang dilakukan PT Coca Cola Amatil Indonesia
adalah mendistribusikan produknya kepada customer. Sistem Informasi
AkuntansiPenagihan Piutang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup
baik dengan memperhatikan juga pengendalian internal. Mulai dari
prosedur yang berjalan sesuai yang ada, dokumen yang memenuhi syarat,
catatan dan laporan penagihan piutang disajikan dengan baik dan
memberikan informasi yang akurat. Namun ketika sistem informasi
penagihan piutang ini dibuat, admin
Dikarenakan admin
membutuhkan waktu cukup lama.
masih menggunakan sistem masih manual atau
sederhana. Sehingga ini menjadi sangat tidak efektif untuk meningkat
produktifitas perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi PenagihanBerbasis Macroini akan
membantu dan meringankan admin
dalam
menyajikan
informasi
penagihan piutang.Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi ini admin
akan lebih cepat dalam mengerjkan laporan penagihan piutang yang
nantinya waktu sisa bisa dialihkan untuk pekerjaan selanjutnya. Disini
admin cukup menjalankan form-form yang ada dan mengisikan sedikit data
maka secara otomatis akan membentuk laporan penagihan piutang sesuai
dengan laporan yang dibuat oleh admin secara manual.
58
Tetapi, sebuah sistem ini tidah lepas dari sebuah kelemahan. Sistem ini juga
memiliki sedikit kelemahan, yaitu ketika admin memasukkan nomor faktur pajak dan
ternyata data tiak ditemukan atau tidak ada maka sistem akan berhenti seketika. Namun
sistem ini masih bisa untuk dikembangkan lagi dengan menghilangkan kelemahan
seperti diatas.