T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Desain dan Aplikasi Umur Produk di PT. Unza Vitalis Salatiga T0 BAB IV

BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1

Analisa Kondisi
Setiap awal bulan, Staff Bagian Logistik akan membuat dokumen

pencatatan produk (STO). STO yang telah dicetak nantinya akan digunakan oleh
checker untuk mendata seluruh persediaan yang ada di gudang. Setelah seluruh
data persediaan sudah berhasil didapatkan, selanjutnya staff Bagian Logistik akan
menginput data dari STO ke dalam lembar kerja Ms. Excel. Dalam proses
penginputan ke dalam lembar kerja Ms. Excel, tidak menutup kemungkinan
terjadi kesalahan dan ketidakkonsistenan terjadi. Selain menginput kedalam
lembar kerja, staff Bagian Logistik juga harus menghitung umur tiap-tiap produk.
Umur produk sendiri dikategorikan menjadi tiga golongan, yaitu: produk yang
masih bagus (GOOD), produk yang hampir kadaluarsa (ALMOST EXPIRED),
dan produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED). Tentu saja staff Bagian Logistik
juga harus membuat laporan ketiga golongan produk tersebut ditambah laporan
rekap dari ketiga golongan tersebut. Meskipun perusahaan sudah menggunakan
sistem yang sudah terintegrasi yang bernama SAP, akan tetapi sistem SAP tidak

diatur untuk masalah perhitungan umur produk, maka dari itu perlu mengolah data
terlebih dahulu menggunakan MS. Excel, agar data yang dimiliki benar-benar
relevan.

Apabila proses penghitungan umur produk dilakukan secara manual, bisa
dibayangkan betapa rumit dan susahnya menghitung dengan ratusan jenis produk
yang ada. Juga belum tentu hasil perhitungan dan laporan yang telah dibuat sudah
benar. Padahal waktu yang dibutuhkan untuk menghitung umur produk dan
membuat laporan sangatlah terbatas. Dengan adanya sistem pengklasifikasian
umur produk ini, diharapkan dapat mempermudah dan menefisiensikan waktu
kerja saat peghitungan umur produk, pencatatan dari STO ke dalam aplikasi Ms.
Excel,maupun saat pembuatan laporan.
Tabel 1.2 sistem pemberian kode batch
Kode Tahun
A
2000
B
2001
C
2002

D
2003
E
2004
F
2005
G
2006
H
2007
I
2008
J
2009
K
2010
L
2011
M
2012

N
2013
O
2014
P
2015
Q
2016
R
2017
S
2018
T
2019
U
2020
V
2021
W
2022

X
2023
Y
2024
Z
2025

Kode Bulan
A
1
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K

L

2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Pada tabel diatas telah ditunjukkan mengenai sistem pemberian kode
batchproduk. Jadi misalkan produk diproduksi bulan april tahun 2012, maka kode
batch-nya MD. Huruf pertama mewakili tahun, dan huruf kedua mewakili bulan.

Dalam pengelompokan umur produk, dibagi menjadi tiga kelompok yaitu:

1. Produk yang masih bagus (GOOD)
Produk dianggap masih dalam kedaan bagus, apabila umurnya masih lebih
dari dua belas bulan dari bulan produksi
2. Produk yang hampir kadaluarsa (ALMOSTEXPIRED)
Produk dianggap hampir kadalursa apabila umurnya kurang dari dua bulan
tetapi masih lebih dari 2 bulan dari bulan produksi
3. Produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED)
Produk sudah dianggap kadaluarsa apabila umurproduk kurang dari dua
bulan.
4.2

Kebutuhan

4.2.1

Ms. Excel
Aplikasi Ms. Excel dirancang untuk tujuan mempermudah dalam

pengolahan umur produk melalui nomor batch. Selain dapat mengolah data secara
akurat, program ini juga dituntut untuk bisa menyajikan laporan yang mudah

dipahami semua pihak yang membutuhkan. Program ini membutuhkan Ms. Excel
versi 2000, untuk bisa menjalankan fungsi macro. Program yang terdapat dalam
aplikasi ini adalah:
 Penginputan data menggunakan form
 Penyortiran data
 Pembuatan laporan
 Pembuatan laporan rekap produk.

4.2.2

Sistem Operasi
Untuk menjalankan Aplikasi Ms. Excel dibutuhkan sistem operasi yang

mendukung, agar program yang dibuat dapat berjalan seperti yang dikehendaki.
Seperti sistem berbasis Windows maupun sistem Macintosh berbasis Mac OS.
Minimal menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP Service Pack (SP)
2, Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows Vista.
4.2.3

Perangkat Hardware

a. Komputer dengan kecepatan processor 500 megahertz (MHz) atau
lebih tinggi
b. Memori (RAM) minimal 256 megabyte (MB)
c. Harddisk dengan memori yang tersisa minimal 2 gigabyte (GB)
d. Layar monitor dengan resolusi 800 x 600; 1024 x 768 atau yang
mempunyai resolusi lebih tinggi
e. Minimal sebuah DVD Drive

4.3

Perancangan

4.3.1

Usecase Diagram

Menginput persediaan barang

Membuat laporan umur produk

Membuat rekap dari laporan umur produk

Menyortir data yang telah diinput

Gambar 4.3.1 Usecase Diagram

Secara garis besar user dapat melakukan ketiga hal tersebut diatas. Yaitu
Menginput persediaan barang dari dokumen STO. Membuat laporan umur
produk, laporan umur produk sendiri ada tiga macam. Membuat rekap umur
produk dari ketiga golongan laporan yang telah dibuat sebelumnya. Dan terakhir
menyortir data yang telah diinputkan.
4.3.2

Data Flow Diagram

DEPARTEMEN LOGISTIK

LAPORAN UMUR
PRODUK

DATA PRODUK

PENGKLASIFIKASIAN
UMUR PRODUK

PRODUK YANG SUDAH
DIKLASIFIKASIKAN

MEMBUAT LAPORAN
UMUR PRODUK

LAPORAN UMUR
PRODUK

LAPORAN UMUR
PRODUK

DEPARTEMEN PPIC

Gambar 4.3.2 DFD Aplikasi

DEPARTEMEN AKUNTING

User memasukkan data produk dari STO ke dalam lembar kerja Excel

yang sudah berisi program pengklasifikasian produk. Setelah semua data sudah
diinput user tinggal mengklik tombol report, maka otomatis akan tercipta tiga
sheet yang berisikan masing-masing kategori laporan. Setelah laporan sudah jadi,
laporan tersebut akan digunakan oleh beberapa departemen, yaitu Departemen
Akunting, Departemen PPIC, dan Departemen Logistik sendiri.

4.4

Data

Rincian data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Tabel 1.3 Data penginputan produk
Nama
Kode Material

Keterangan
Nomor barang yang sudah terdapat pada masing-masing
item barang

Material Description

Nama barang

Size

Ukuran barang. Biasanya dalam ukuran mililiter (ml)

Isi

Jumlah barang dalam 1 karton (kardus)

Batch Kode Material (KM)

Kode barang yang diambil dari dua karakter dari nomor
barang

Batch Kode Tahun (KT)

Tahun pembuatan barang

Batch Kode Bulan (KB)

Bulan pembuatan barang

Batch Kode Produksi (KP)

Berapa kali barang tersebut telah diproduksi

Quantity Carton

Jumlah karton (kardus)

Quantity Pieces

Jumlah per item barang

Lokasi

Tempat barang tersebut ditempatkan dalam gudang

4.5

Rancangan User Interface
Agar memudahkan pengguna berinteraksi dengan program, maka

diperlukan sebuah Interface. Tidak hanya memudahkan, tetapi user interface
tersebut juga dapat meminimalisir kesalahan pada saat penginputan.
4.5.1

Tampilan User InterfaceMenu

INPUT

SORT

REPORT

Gambar 4.5.1 Form inputan produk
Saat pertama kali user membuka aplikasi, akan tampil 3 tombol seperti
gambar diatas. Tombol INPUT berfungsi sebagai sarana penginputan ke dalam
lembar kerja. Tombol SORT berfungsi sebagai pengurutan data yang telah
diinputkan ke dalam lembar kerja. Terakhir tombol REPORT berfungsi untuk
menciptakan laporan umur produk beserta hasil rekapan dari laporan umur tesebut
ke dalam empat sheet yang berbeda.

4.5.2

Tampilan User InterfaceInput Produk

CARI

Kode Material
INPUT

Nama Material

SORT

Qty Carton

REPORT

Batch No

Size

Isi

Kode Material

Qty Pcs

Lokasi

MIX

INPUT

TUTUP

Gambar 4.5.2 Form inputan produk
Pada saat tombol INPUT di klik, maka akan muncul form seperti gambar
diatas. Textbox Kode Material diisi sesuai namanya yaitu kode produk, misalkan:
1815030. Setelah kode produk diinputkan, klik tombol cari untuk mencari
namaproduk, ukuran produk (Size), isi, beserta kode nama (misalkan: Sumber
Ayu -> SA) yang akan ditampilkan pada textbox dibawahnya. Kemudian isi
Quantity Carton dan Quantity Pcs yang ada.Setelah quantity sudah diisi,

selanjutnya isi nomor batch.Khusus untuk penginputan batch, menggunakan
combo box karena dalam penomoran batch sudah ditentukan batasan nilai yang

digunakan (lihat tabel sistem pemberian kode batch).Combo box pertama berisi
tahun pembuatan produk, combo box kedua berisi bulan pembuatan produk, dan
textfield yang diisi sesuai dengan barapa kali produk tersebut diproduksi.Dan

terakhir isi textbox lokasi sesuai dengan data yang ada. Setelah semua data sudah
diinputkan ke dalam form selanjutnya klik tombol OK untuk memindahkan data

ke dalam lembar kerja yang telah tersedia. Tombol tutup adalah untuk menutup
form input produk.
4.5.3

Tampilan awal penginputan produk
Pada tampilan awal penginputan produk terdapat beberapa nama kolom

yang disesuaikan dengan data produk. Lembar ini lah yang nanti akan menjadi
tempat diisikannya data produk.

Material

Material Description

Material

Material Description

siz
e
Siz
e

Isi
Isi

BATCH
KM

BATCH

BATCH

KT

KB

BATCH
KP

QTY

QTY

LOKASI

CTN

PCS

LOKASI

Gambar 4.5.3Tampilan awal penginputan produk

4.5.4

Tampilanproduk berlabel MIX
Dalam lembar ini, semua produk yang berlabel mix akan disimpan dalam

lembar ini. Perbedaan dengan produk yang biasa adalah tidak diikutsertakannya
kolom batch, karena memang produk ini tidak mempunyai batch yang signifikan.
Kode
Material

Material
Description

size

isi

QTY
CTN

Gambar 4.5.4Tampilanproduk berlabel MIX

QTY
PCS

LOKASI

4.5.5

Tampilanlaporan produk
Tampilan laporan ini tidak terlalu berbeda dengan tampilan pada saat

penginputan produk. Walaupun ada kolom yang kosong, karena kolom tersebut
mempunyai nama yang sama, akan tetapi tidak diperbolehkan adanya penyatuan
sel (merge) karena akan mengganggu proses program pembuatan laporan.

Kode

Material Description

Material

size

Isi

BATCH
KM

QTY
KT

KB

KP

CTN

LOKASI
PCS

Gambar 4.5.4 Tampilan laporan produk
4.5.6

Tampilan rekap laporan produk
Ketika ketiga laporan sudah selesai dibuat, maka selanjutnya adalah

merekap hasil laporan tersebut. Tampilan untuk rekap produk dapat ditunjukkan
seperti gambar dibawah

Gambar 4.5.6Tampilan rekap laporan produk

4.6

Implementasi
Dari tahap-tahap perancangan yang telah dilakukan sebelumnya, maka

dihasilkan aplikasi sebagai berikut:
a. Tampilan menu awal
Pada tampilan ini, terdapat tiga tombol yaitu tombol INPUT, tombol
SORT, dan tombol REPORT.

Gambar 4.6.1 Tampilan penginputan produk
b. Form Inputan produk
Pada gambar tampilan menu awal yang telah ditunjukkan
sebelumnya, ketika pengguna mengklik tombol Input, akan muncul
tanpilan form seperti gambar di bawah

Gambar 4.6.2 Tampilan Form inputan produk

c. Saat mengisi form inputan produk (Gambar 4.6.2) jika Checkbox MIX
di klik, maka data akan disimpan di lembar MIX seperti di bawah ini.

Gambar 4.6.3 Tampilan penginputan produk mix
d. Tampilan lembar produk yang masih bagus (GOOD).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di
lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)

Gambar 4.6.4 Tampilan laporan untuk produk yang masih bagus (good)

e. Tampilan lembar produk yang expired (almost expired).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di
lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)

Gambar 4.6.5 Tampilan laporan produk yang hampir expired (almost expired)
f. Tampilanlembar produk yang sudah expired (expired).
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di
lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1)

Gambar 4.6.6 Tampilan laporan untuk produk yang sudah expired (expired).

g. Tampilan lembar rekap laporan produk
Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di
lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1), dan setelah tiga
laporan sudah dibuat.

Gambar 4.6.7 Tampilan hasil rekap laporan produk

4.6

Analisis
Di Departemen Logistik Unza Vitalis, tidak menggunakan tanggal dalam

mencantumkan masa expired Produk, tetapi menggunakan nomor batch yang
mengidentifikasi tanggal dan tahun kapan produk tersebut akanexpired. Meski
begitu, belum ada sistem yang bisa mengelompokkan umur produk.Laporan umur
produk tersebut tidak hanya diperlukan di Departemen Logistik saja, tetapi juga di
departemen lainnya. Program ini dibuat agar setiap memasukkan data produkakan
langsung tertera kelompok umur produk tersebut. Kelompok tersebut meliputi:
produk yang masih bagus (GOOD), produk yang hampir expired (ALMOST
EXPIRED) dan produk yang sudah expired(EXPIRED).

Ketika user memasukkan data dari dokumen STO ke dalam lembar kerja
di Ms. Excel, terdapat beberapa kriteria yang harus dimasukkan, yaitu: kode
material, namaproduk, size, isi, batch (terdiri dari kolom: Kode material, Kode
tahun pembuatan, kode bulan pembuatan, dan nomor produksi), Quantity karton,
Quantity per item (pcs), dan Lokasi.
Selain kriteria diatas, terdapat satu kriteria lagi, yaitu mix. Mix sendiri
yaitu dalam satu karton terdapat beberapa nomor batch. Saat pencatatan di STO
hanya dicantumkan jumlah mix-nya, tidak dicantumkan berapa batchnya.Sehingga tidak dapat diidentifikasi umur produk tersebut. Oleh karena itu,
saat penginputan ke dalam lembar kerja Excel, produk mix harus disendirikan di
lembar kerja lain agar tidak mengganggu sistem pengklasifikasian umur produk.
Salah satu kelemahan program ini yaitu dalam pemformatan laporan maupun saat
penginputan produk tidak diijinkan adanya penyatuan sel (merge), agar tidak
menyulitkan program dalam mengolah data.